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GUIA PARA UITLIZAR LA HERRAMIENTA PARA GENERAR INFORMACION EXOGENA A TRAVES DE VISUAL TNS

Visual TNS ofrece una herramienta para agilizar el proceso de generación de los formatos de la información exógena solicitada por la DIAN. Sin embargo todo el manejo de la información y la veracidad de los datos generados mediante esta herramienta son responsabilidad exclusiva del cliente. Todo lo relacionado con la información exógena se desarrolla a través del módulo de Contabilidad. 1. Importar los conceptos Dian utilizados para cada formato: Para este proceso existen 2 opciones:  Una es cuando por primera vez se va a generar la información. Como se indica a continuación. 

Herramientas – Importar /Exportar Archivo Plano - Importar Archivo Plano * CSV. Como lo muestra la gráfica.

En el cuadro que sigue a continuación se da click en recuperar para traer el listado de los conceptos DIAN y se selecciona el archivo SUBIR CODIGOS DIAN.txt que debe estar en la carpeta Visual TNS. Seguidamente se procede a importar.

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NOTA: No todos los conceptos DIAN se encuentran allí, consulte la resolución de la DIAN para los conceptos que debe utilizar según los formatos que está obligado a presentar.

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 La segunda es cuando en la empresa del año anterior ya se había realizado este proceso. 

Herramientas – Importar Datos Tns. Como lo muestra la gráfica.

En el cuadro que sigue a continuación se seleccionan, en el primer bloque (Tablas y Documentos a Importar) la opción Conceptos Dian. En el segundo bloque (Empresa Origen de Datos) se selecciona la empresa del año anterior. Por último en Tipo de Modificación se escoge la opción Actualizar.

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Click en el botón importar para que se ejecute el proceso. 2. Actualizar los Eventos Exógena para que pueda generar con los últimos cambios solicitados.  Archivo – Configuración – Generales Selecciona la pestaña que dice Eventos Exógena y luego presiona el botón Predeterminados. Nota: Antes verifique en la carpeta Visual TNS se encuentre el archivo Eventos – Exógena2013.txt

3. Iniciar la parametrización del plan de cuentas asociando el respectivo código DIAN de acuerdo al formato a generar. Existen dos opciones para esta operación.  Una es cuando por primera vez se va hacer este proceso. 

Archivos – Plan de Cuentas y ubica la cuenta contable a parametrizar. Como se muestra a continuación.

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NOTA: El sistema ofrece la ayuda de asociar el código DIAN en una cuenta mayor y que se copie a todas las Cuentas auxiliares, pero DEBE QUITAR EL CONCEPTO DIAN A LA CUENTA MAYOR.  La segunda es cuando en la empresa del año anterior ya se había realizado este proceso y se quiere trasladar la parametrización realizada anteriormente. 

Herramientas – Importar Datos Tns. Como lo muestra la gráfica.

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NOTA: El sistema solo actualizara las cuentas contables que coincidan de un año a otro, cuentas creadas en la Empresa actual no se actualizarán. Debe realizarse una revisión minuciosa del plan de cuentas y adicionalmente tener en cuenta que para este año (vigencia 2013), las cuentas de RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA, van no con los código DIAN 23 sino con el correspondiente del gasto, es decir los códigos DIAN 50. En el cuadro que sigue a continuación se seleccionan, en el primer bloque (Tablas y Documentos a Importar) la opción Plan de Cuentas. En el segundo bloque (Empresa Origen de Datos) se selecciona la empresa del año anterior. Por último en Tipo de Modificación se escoge la opción Actualizar.

Click en el botón importar para que se ejecute el proceso.

4. En el módulo de Contabilidad a todos los comprobantes relacionados con gastos con Iva deducibles y gastos con Iva no deducible, se debe desglosar el Iva si lo hubiese e indicar si la Base incluye o no el Iva, como se muestra a continuación. Se ubica en el registro con la cuenta del gasto y con Barra Espaciadora, aparece un botón Datos Adicionales, click sobre ese botón.

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Para el caso del Retención de Iva, a la cuenta 2367 se le debe asociar el Concepto DIAN según sea el caso. Esta cuenta 2367 debe estar en el plan de cuentas marcada como Tipo Reteiva. La cuenta utilizada para Retecree, se le debe asociar el Concepto DIAN según sea el caso. Solo si se utilizó una sola cuenta auxiliar para él CREE. La cuenta utilizada para autorretención CREE debe marcarse en el plan de cuentas como no deducible y adicionalmente el concepto DIAN debe ser 5062. IMPORTANTE : Cuando el asiento contable lleva discriminado el iva, en el registro correspondiente a la cuenta del gasto, se digita el valor del iva y se selecciona la opción Valor de la Base No incluye IVA. En caso de que en el registro de la cuenta del gasto esté el valor total, es decir base + iva, entonces se digita el valor del iva y NO se selecciona la opción Valor de la Base No incluye IVA.

5. Inicie la generación de los formatos.  Herramientas – Archivo Plano Información Exógena. Se va seleccionado uno a uno cada formato. Para este año la información se genera automáticamente a Excel. Recomendación: Cuando se genere el archivo de Excel, hasta que el cursor no deje de parpadear NO se debe dar click sobre ninguna celda puesto que se detiene el informe.

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6. Una vez generada la información a Excel, debe realizarse la respectiva revisión por parte del personal responsable de presentar esta información.