HACIA UN TRABAJO MÁS EFICAZ Y SOSTENIBLE POLÍTICAS DE REVITALIZACIÓN DE BROWNFIELD

RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS JUEGO DE HERRAMIENTAS

P ró l ogo La participación de los grupos de interés o práctica participativa, ha crecido hasta convertirse en una práctica comercial común, principalmente en la toma de decisiones de políticas públicas y decisión de políticas públicas y tiempos de entrega. Se utiliza como un medio para mejorar las comunicaciones, obtener el apoyo de la comunidad en general y convencimiento para proyectos, recopilar datos e ideas útiles para el sector público o mejorar la reputación corporativa del mismo, además de proveer información para la toma de decisiones más acordes con la sostenibilidad. Los posibles resultados de un proceso de participación de alta calidad incluyen: x x x x

El fortalecimiento de la democracia alentando una participación más activa de las comunidades y otros grupos de interés. Mejora la calidad y la sostenibilidad de los servicios del sector público y privado Crea mayor cohesión de la comunidad Aborda los problemas complejos de diseño y entrega en el sector de los servicios públicos

La participación de los ciudadanos debería estar en el FHQWURGHFXDOTXLHUSURJUDPDGHGHVDUUROOR³VRVWHQLEOH6L los grupos de interés no se involucran, no puede haber QLQJ~Q³FRP~QDFXHUGRSURSLHGDGRDSR\R³GXUDGHUR´D un proyecto particular. Es más probable que una empresa tenga éxito, especialmente en el largo plazo, si se toma en cuenta el entorno en que opera y se esfuerza por satisfacer las necesidades de las partes afectadas por ella. La participación de los grupos de interés podría ser vista como una forma de manejar el riesgo. En muchos proyectos aunque no en todos, necesitarán la participación de una amplia gama de grupos de interés, cada uno con sus propias inquietudes, necesidades, conflictos de interés y niveles de influencia. Para que las piezas del proyecto sean eficaces, los planificadores y administradores deben entender: ¿qué son los grupos de grupos de interés, cuáles son sus problemas, y qué es lo que los motiva? Sin embargo, a pesar del enorme crecimiento de la teoría y la práctica de participación, aún se comparte poco conocimiento entre los involucrados. La práctica participativa ha surgido desde muchas disciplinas y en muchos sectores, a menudo muy dispares entre sí. La falta de comunicación eficaz entre estos grupos de interés ha limitado hasta hace poco la oportunidad para el aprendizaje compartido y el desarrollo de la teoría y la práctica participativa. Este conjunto de herramientas están diseñados como instrumentos para proporcionar un conjunto de directrices prácticas sobre cómo planificar y gestionar eficazmente un proceso de participación de los grupos de interés, y está destinado a proporcionar un "manos a la obra" al creciente campo de la teoría y la práctica participativa. R E L A C I ON E S CON L OS GR U POS D E I N T E RÉS

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E x pe r i en c i a La necesidad de participación de los grupos de interés se hace cada vez más evidente en la medida en que un proyecto sea mayor o más complejo. El proyecto de reurbanización Brownfield, por su naturaleza cae en esta categoría. Algunas herramientas que proporciona orientación sobre la mejor manera de planificar, gestionar, ejecutar y evaluar la participación de los grupos de interés, podrían ser de gran utilidad para gestionar proyectos de regeneración de zonas industriales abandonadas. El desarrollo de este juego de herramientas ha sido financiado a través de REVIT - un proyecto transnacional de la UE - cuyo objetivo es mejorar la eficiencia y la sostenibilidad de los proyectos de regeneración de zonas industriales abandonadas. Este juego de herramientas ha sido elaborado por el Torfaen County Borough Council (TCBC) como parte del proyecto de Revit y fue evaluado y revisado por los socios de Revit y otros durante un taller de tres días celebrado en marzo de 2006. Relevancia de la zonas de Brownfield y más allá... ... Para quienes tienen la responsabilidad de la reconversión de zonas industriales abandonadas, es fundamental considerar la necesidad de integrar los distintos puntos de vista y opiniones de los grupos de interés en la primera oportunidad. La actitud de la comunidad local es importante para determinar el nivel de prioridad que se otorga a la rehabilitación de dichos sitios. Involucrar a la comunidad en el proyecto desde las primeras etapas de planificación puede producir muchos beneficios, y de hecho lograr un desarrollo más sustentable, al generar un sentido de pertenencia y participación.

A g r a dec i m i e n t os Este kit de herramientas ha sido desarrollado por Claire Gray, Jefe de generación urbana de Torfaen County Borough Council, y la revisión por los socios europeos del proyecto Interreg IIIB "Revit". Entrada adicional ha sido proporcionada por Andrew Gray, Sarah Colvin, QUEST, Involve, y Gareth Kiddie Associates.

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I n t r od u cc i ón ¿Quiénes son los grupos de interés? En el contexto de la participación del público, las partes interesadas pueden ser definidas como cualquier persona, o grupo, que tiene un interés en el proyecto o pueden ser potencialmente afectados por su entrega y resultados. Las partes interesadas pueden ser los clientes existentes o potenciales o los usuarios finales del producto, empleados, proveedores, accionistas, o las que definen las políticas o el apalancamiento financiero. Los responsables por parte de la empresa de obtener la participación del público, a menudo dividen en grupos o categorías a los grupos de interés se basan en una serie de factores, entre los límites geográficos o de ubicación, distinguiendo entre entidades o instituciones, grupos de ingresos, propiedad de la tierra u ocupación, además de requisitos legales, y puntos de vista reales o percibidos del tema en discusión. Se hace esta clasificación porque los miembros de estos grupos de interés no suelen ser homogéneos. Más que buscar personas interesadas se habla de "grupos de partes interesadas", es decir una mezcla diversa de los individuos, que se puede identificar o se identifican con el grupo de particular, o "grupo de interés" en el que se ha clasificado. Este es un tema importante a tener en cuenta al identificar quiénes son las partes interesadas. La identificación de los grupos de interés es un componente crítico de la fase inicial y debe ocurrir antes de iniciar la fórmula o plan de participación y consultas. Niveles de participación Antes de comenzar cualquier proceso de participación largo y costoso, es importante tener un buen entendimiento, y de hecho considerar qué nivel de participación es el que se busca en realidad. La participación pública puede clasificarse en las siguientes: NIVELES DE LOS OBJETIVOS DE PARTICIPACIÓN PÚBLICA Informar Proporcionar al público información equilibrada y objetiva para ayudarles a comprender el problema, las alternativas, oportunidades y soluciones Consultar Obtener retroalimentación del público para ser consideradas por los tomadores de decisiones en el análisis de alternativas y decisiones Involucrar Trabajar directamente con el público durante todo el proceso para asegurar que las preocupaciones y aspiraciones del público son siempre consideradas en la toma de decisiones. Colaborar Asociarse al público en cada decisión, incluido el desarrollo de alternativas e identificación de la mejor solución. Autorizar y permitir Poner en manos del público la toma de decisiones finales. El proceso completo de participación de los grupos de interés, presentado por este juego de herramientas, buscar la "participación" del público y los grupos de interés en los que opera, y dependiendo del objetivo acordado para el proyecto, podrá solicitar a la completa intervención del público al adoptar decisiones sobre responsabilidades definitivas.

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Asegurando la Compra y el Desarrollo Institucional En la mayoría de los casos existe la necesidad de garantizar la compra de proceso tanto de manera institucional como de parte del desarrollador del proceso, es decir, es necesario demostrar cuidadosamente los efectos secundarios positivos de un proceso de participación para así fomentar el apoyo institucional y del desarrollador desde el principio. ¿Por qué? En el ámbito de las instalaciones industriales abandonadas y otros proyectos de desarrollo, la obtención de lograr el interés de los desarrolladores en el proceso de participación de los interesados, es tan importante como la obtención de apoyo institucional. Hay muchos argumentos convincentes para demostrar por qué es importante el apoyo institucional y que se debe buscar el proceso de participación lo antes posible. Estos incluyen: ‡YDORUagregado" y una mayor sostenibilidad de proyectos y agendas similares ‡XQDPHMRUFRRUGLQDFLyQGHODVFRQVXOWDV ‡(VWDEOHFLPLHQWRGHXQcompromiso claro de auditoría de las grupos de interés para apoyar el proyecto ‡Si el compromiso no se realiza, hay un mayor riesgo de fracaso del proyecto. Además de los motivos principales para llevar a cabo el compromiso de las grupos de interés (tales como conseguir que la comunidad compre el proyecto y tener una decisión más sostenible), otros posibles spin-offs1 para los desarrolladores incluyen una mejora de su imagen, poder de comercialización como anfitrión o patrocinar eventos en la comunidad, convirtiéndose en un caso de estudio de buena práctica empresarial, y ayudando a elevar el perfil social de las empresas de la compañía. Cómo obtener el apoyo institucional La aceptación institucional se puede solicitar a través de una serie de vías. Estas incluyen: ‡Los grupos de interés pueden plantear la cuestión a través de canales institucionales o gestionar y manifestar la necesidad del proyecto ‡Construir relaciones cordiales con los principales individuos en la estructura organizativa ‡Obtener apoyo de alto nivel, es decir, que se convierta en un mandato de un dirigente local o director general ‡3LJJ\-Backking2 a los programas de difusión existentes en la comunidad o la prestación del mandato para ello apelando a la responsabilidad social de las empresas existentes o grupos de interés (CSR / PSR), la sostenibilidad, o las políticas de participación del público ‡(PSOHDUDHVSHFLDOLVWDV³FRQFROPLOOR´ ‡Lograr el apoyo entusiasta de los miembros destacados ‡9HUSDUDFUHHU6LPSOHPHQWHKDFLHQGRSDUWLFLSDr a los interesados y demostrando los ahorros y otros efectos secundarios positivos ‡Lograr que el gabinete o los procesos políticos lo adopten como política ‡7UDEDMDUSDUDJDUDQWL]DUTXHVHDXQDSDUWHLQWHJUDOGHORVVLVWHPDVGHSODQLILFDFLyQLQVWLWXFLRQDO es decir, arraigado en lo profundo de la organización es decir "participar a los grupos de interés es sólo una forma de hacer negocios"

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Anglicismo: Proyecto nacido como extensión de otro anterior. N del T Anglicismo: Cargar en la espalda de alguien más. N del T

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¿Cómo obtener soporte técnico para desarrolladores ¿ Los desarrolladores pueden ser alentados a apoyar (y con frecuencia a financiar) el proceso a través de muchos de los mismos canales utilizados para lograr la aceptación institucional. Además, se pueden ofrecer los siguientes incentivos: ‡9HQGHUORVPéritos de la participación de los grupos de interés como la reducción de conflictos y el ahorro de de costos de largo plazo, que arriesgan los beneficios y las sustentabilidad ‡2IUHFHUDSR\RLQVWLWXFLRQDO\ODILQDQFLDFLyQTXHUHTXLHUHQ ‡7RPDUXQDPD\Rr estrategia de línea dura, haciendo de la participación de los grupos de interés un requisito del proceso de licitación, el promotor no será considerado a menos que se acuerde llevar a un proceso completo de participación de los grupos de interés. Libertad de Información Registro de Notas En los casos dudosos, periodistas, actores y miembros del público en breve comenzarán a utilizar la Ley de Libertad de Información para solicitar información sobre la forma de consulta se han realizado. Es probable que reciba preguntas tales como: Q: ¿Quién ha participado en sus debates pre consulta?, ¿Que se preguntaba preguntas? Q: ¿Por qué se encuestó a los residentes de XX, pero no YY? Q: ¿Cómo seleccionaron a las personas a participar en sus grupos focales? ¿Qué tan representativos son? Q: ¿Dónde fue exactamente que anunció las reuniones públicas? ¿Cómo es que nuestros miembros no se enteraron a tiempo? Q: ¿Podemos analizar los resultados de la encuesta con los residentes de Expertos en este tema? Q: ¿Podemos ver las actas de las reuniones que celebraron con el promotor? Q: ¿Cómo resumir las opiniones de todos los que respondieron? ¿Qué pasó con la que nosotros enviamos? Q: ¿Los responsables vieron la presentación que nosotros enviamos? Q: ¿Cuál fue su recomendación basada en el proceso de consulta?, ¿Tenía y había leído nuestra presentación la persona que hizo la recomendación?

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Ob j e t i v o d e l j u e go d e h e r r am i e n t a s Si bien este juego proporciona valiosas herramientas para la planificación de los proyectos en instalaciones industriales abandonadas, no es específico para estas instalaciones industriales abandonadas y puede ser utilizado para una amplia gama de proyectos donde se requiera la participación de los grupos de interés.

El objetivo general de la guía es: Proporcionar un marco para que las organizaciones consideren los elementos clave necesarios para participar con los grupos de interés. Como no hay dos proyectos de desarrollo idénticos, ya que varían por su ubicación, limitaciones, y la relación con la financiación y los plazos, no se puede esperar que se pueda replicar el proceso de participación de un proyecto en otro (no importa si fue exitoso) y esperar que produzca los mismos resultados. Es necesario tratar cada proceso por separado, aprendiendo de las lecciones de proyectos similares, pero reconociendo que siempre hay un margen para mejorar. Este conjunto de instrumentos está destinado a proporcionar una guía genérica de cómo planificar y gestionar un proceso de participación efectiva.

¿Qué no está incluido en el juego de herramientas? Esta caja de herramientas no intenta dar una guía detallada del "cómo", ni abarcar todos los elementos de participación de los grupos de interés en el nivel de detalle que sea necesario. Por ejemplo, ni siquiera intenta abordar una amplia gama de metodologías y técnicas que pueden emplearse en la fase de participación real. Sin embargo, sí ofrece un marco suficiente (y las directrices estratégicas) para la planificación, gestión y ejecución del proceso participativo. Desde el proceso de orientación sobre cómo identificar y definir el objetivo, competencia y el contexto del proceso, hasta la planificación de la revisión final y la evaluación, esperamos que este conjunto de instrumentos proporcione una guía para el avance y una herramienta de gestión SUiFWLFDTXHVHPDQWHQGUiILUPH\GHUHFKRIUHQWHDRWUR¢&yPRKDFHUOR"´TXHHVWiDFXPXODQGR polvo manual en su biblioteca.

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Cómo f u n c i o n a e l J u e g o d e h e r r a m i e n t a s El diagrama de flujo de la Planificación de las Relaciones con los Grupos de Interés, es esencialmente un hipervínculo que aparece en las páginas de esta guía, y que proporciona una visión esquemática del proceso de participación de los grupos de interés, que a su vez tiene un hipervínculo a las directrices correspondientes en el cuerpo de este documento. El Marco del Plan de participación de los grupos de interés, consiste en el elemento principal de la guía y es una pro forma que sugiere los principales elementos que deben ser trabajados a través de la planificación de la participación de los grupos de interés. Cada elemento es un hipervínculo a las directrices respectivas de las mejores prácticas en esta guía. En el cuerpo de la guía se incluyen directrices para proporcionar definiciones, principios, temas clave o preguntas, y los antecedentes o información adicional para cada elemento del proceso. Estos son los hipervínculos que conducen a las dos partes: al diagrama Planificación de Relaciones con los Grupos de Interés y al Plan Marco de Relaciones con los Grupos de Interés. Matriz de Evaluación: es una herramienta para ayudar en el proceso de revisión, tanto antes, durante y después de una actividad de participación de los Relaciones con los Grupos de Interés. Bitácora de lecciones aprendidas: es un formato para ayudar en el registro las lecciones aprendidas a través de los procesos de revisión y evaluación final. Lista de publicaciones útiles

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A: Res u l t a dos E s pe r a dos Definición: Los resultados deseados son los objetivos generales de un proceso de compromiso. Los resultados hacen la diferencia fundamental entre los resultados de un proceso y sus impactos. /RVUHVXOWDGRVVRQPiVHVSHFtILFRVTXHHO³REMHWLYR´\VRQODH[SRVLFLyQFODUDGHORTXH exactamente se quiere con el proceso. Los resultados deseados de un ejercicio de Relación con los Grupos de Interés deben estar siempre a la vanguardia de la planificación de un proceso de compromiso. Se deberá indicar claramente, y en detalle que es exactamente lo que se busca en el proceso y cómo debe trascender las demás consideraciones, manteniéndose siempre el objetivo de la participación, en lugar de los resultados del proceso en sí. Los resultados deseados para la realización de un proceso de Relación con los Grupos de Interés podrían incluir: ‡0HMRUDGHODVUHODFLRQHVSHUVRQDOHV\GHWUDEDMR ‡Cambios de Percepción (para mejor) ‡0HMRUDGHORVFDQDOHVGHFRPXQLFDFLyQ ‡3URPRFLyQGHXQFtUFXORPiVDPSOLRGHOD responsabilidad de las decisiones y acciones, es decir una ciudadanía activa ‡$FXHUGRVREUHHOSURSyVLWR\GLUHFFLyQpor ejemplo la compra) de un proyecto o programa, ‡ La identificación temprana de posibles problemas, conflictos y beneficios ‡*HQHUDFLyQGHQXHYDVLGHDV ‡/DIRUPDFLyQGHQXHYDVrelaciones formales ‡Aclaración de situaciones de conflicto antes que pueden impedir el progreso ‡$XPento del capital social y mejora de los servicios para las personas ‡&DPELRGHSROtWLFDV ‡$KRUURGHFRVWos de medio y largo plazo ‡3URPRFLyQGHODFUHDFLyQGHFDSDFLGDGORFDO\HODSUHQGL]DMHLQGLYLGXDO\RUJDQL]DFLRQDO  ‡$SR\RORFDO\ODEXHQDYROuntad para el fomento de nuevas ideas o iniciativas ‡$XPHQWRGHODFRKHVLyQFRPXQLWDULD\HOIRUWDOHFLPLHQWRGHXQDLGHQWLGDGFRPún.

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¿Cómo influyen en el método que adoptamos los resultados deseados? Los diferentes métodos de participación están diseñados para producir diferentes tipos de resultados, que a su vez, determinan los resultados finales del ejercicio de participación de los grupos de interés. La identificación de los resultados deseados, durante la fase de especificación (es decir, antes de que el plan de participación sea formulado y antes de que el proceso de participación inicie) ayudan a identificar el método que será el más probable para obtener estos resultados, y lograr el objetivo definido para el proceso de contratación (Objetivos identificados en el plan de participación). Identificar y aceptar los "resultados deseados" es, pues, una parte crucial del proceso de planificación. No sólo ayuda a seleccionar la metodología y técnicas de participación más apropiadas, pero asegura que los objetivos generales del ejercicio de compromiso nunca se pierdan de vista a medida que avanza el proyecto.

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B : P r o c e s o d e Comp e t e n c i a s El "diagrama de flujo del proceso de participación de grupos de interés" pone de manifiesto que el propósito, competencia y contexto de cualquier compromiso de los interesados son factores estrechamente relacionados entre sí. Esto se debe a que están definidos en diversos grados por los demás. En combinación con la identificación de los grupos de interés que constituyen el "Ámbito del proceso" en que, cuando existe apoyo institucional, un "Plan de Participación" se puede formular y puede comenzar el proceso de participación de los grupos de Interés

B 1: P r o pós i t o Justificación: La definición del propósito o razón de por qué debe realizarse, es quizás la etapa más importante de cualquier proceso de participación de los grupos de interés Un buen propósito tiene que estar bien enfocado con metas u objetivos claros, (procedente de los resultados esperados). Un objetivo débil o vago respecto a los posibles resultados del proyecto estará abierto a diferentes interpretaciones. Es fundamental, que las personas u organización(es) responsables de poner a andar el proceso de participación de los grupos de interés, compartan el propósito del proyecto. Con demasiada frecuencia, existen diferentes propósitos dentro de la misma organización, a veces tácita o supuesta, y sólo sale a la luz cuando el proceso ya está en marcha. Esto puede ser perjudicial y vergonzoso. El propósito u objetivo como punto de referencia Una vez establecido, el objetivo acordado puede proporcionar un punto de referencia en todo el proceso de participación de los grupos de interés, para el director del proyecto, la entidad adjudicadora y los propios participantes. Esto podría ser especialmente cierto si los grupos de interés tratan de introducir nuevos temas o cuestiones. Su importancia para el propósito puede ser usado para determinar si deben o no ser incluidos. Un propósito claro permite a la entidad adjudicadora garantizar los mecanismos de derecho en lugar de transformar los productos en proceso de resultados. Muchos procesos fracasan debido a que los adjudicados no cumplen con las expectativas puestas en ellos. Clarificar el propósito, asegura que cualquier organismo de sepa lo que está buscando y puede comprobar si la "participación" es la adecuada. Por último, un propósito claro, da a los grupos de interés un entendimiento de lo que son parte y la oportunidad de tomar una decisión informada en primer lugar sobre cómo participar. Con demasiada frecuencia se escuchan quejas de gente que se siente engañada o manipulada. Esto se debe a la falta de comunicación entre la entidad adjudicadora y los grupos de interés, en cuanto a los cambios que puede tener el proceso. R E L A C I ON E S CON L OS GR U POS D E I N T E RÉS

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Definiendo el propósito En sí no es tan fácil como parece. Para que organización llegue a un entendimiento común requiere tiempo, que casi siempre es escaso, especialmente en el inicio de un proceso. Las circunstancias externas también pueden afectar a la finalidad y esta posibilidad debe ser anticipada. Por ejemplo, los resultados de una futura investigación o una decisión tomada por otras personas pueden influir en el contexto y el objetivo o finalidad de un proceso de participación. Este es un riesgo particular si el proceso no ha sido reconocido o apreciado por personas más calificadas que las que participan en el diseño detallado y la entrega. Identificar el propósito que implica esta alianza: ‡$QLYHOLQWHUQRSDUDDFODUDUORTXHSXHGHVHUFDPELDGRFRPRUHVXOWDGRGHOSURFHso y cuáles son los resultados y los resultados esperados. ‡([WHUQDPHQWHFRQORVDIHFWDGRVSRUHOSUR\HFWRSDUDLGHQWLILFDUORVLQWHUHVHV\SRVLEOHV preocupaciones. Es importante definir el propósito, en contraposición con los resultados deseados, para que haya claridad acerca de la diferencia entre los fines y objetivos. Estos a su vez están respectivamente, vinculados a los resultados y productos. ‡'HVFULELUORVUHVXOWDGRVTXHVHGHVHDDOFDQ]DUHQ~OWLPDLQVWDQFLDSDUDGHFLGLUSRUHMHPSORDWUDYps de consensos, incluso para decidir si construir o no incineradores en un área determinada, (véase la sección A más arriba). ‡/RVREMHWLYRVGHVFULEHQFyPRORJUDUORVUHVXOWDGRVHVGHFLUORVSURGXFWRVTXHHQ~OWLPDLQVWDQFLD conducen a la consecución de los resultados generales (Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas, y en un plazo de tiempo), por ejemplo, mediante la celebración de un taller y un grupo focal en un lugar y tiempo apropiados para todos los grupos de interés, incluyendo los expertos técnicos, para discutir cada punto, y proporcionar información que permita llegar a un consenso antes de que termine el mes de junio. Haciendo una clara distinción entre fines y objetivos contribuirá a la definición de un objeto sólido y útil. Para ayudar a definir un objetivo preciso, se deben plantear las siguientes preguntas: ‡(QJHQHUDO¢4XpTXLHUHDOFDQ]DUDOILQDOGHHVWHSURFHVRHVGHFLUORVUHVXOWDGRVSUHYLVWRV " ‡¢4XpSURGXFWRVWDQJLEOHVTXLHUHREWHQHUFRQHVWHproceso de los grupos interesados?, (es decir, su productos clave) Para tener una referencia cruzada de la validez de su propósito, y del éxito potencial de la participación de los grupos de interés, se debe formular la siguiente pregunta: ‡¢4XpVHGHEe hacer con estos productos a fin de garantizar que se obtengan los resultados deseados?

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Algunos posibles efectos (o razones) para participar a los grupos de interés incluyen: ‡DSURYHFKDUODHQHUJtD\ORVUHFXUVRVGHlas otras personas ‡H[SORUDUORVWHPDV\HQFRQWUDUQXHYDVLGHDV ‡FRPSDUWLULGHDV\PHMRUHVSUiFWLFDVHQUHG ‡D\XGDUDODWRPDGHGHFLVLRQHV ‡LQIRUPDU ‡HQWHQGHUODVQHFHVLGDGHV\GHVHRVORFDOHV ‡IRPHQWDUODDFHSWDFLyQGHORVSUR\HFWRV ‡/RJUDUUHVXOWDGRVPiVVRVWHnibles ‡&RPSUHQGHU\FRQWURODUPHMRUODVSHUFHSFLRQHVGHODFRPXQLGDG ‡(VWDEOHFHUFDQDOHVGHFRPXQLFDFLyQPiVDELHUWDJDQDUFRQILDQ]DRWUDEDMDUHQURPSHUODVEDUUHUDV históricas.

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B 2: Comp e t e n c i a s Justificación: Se desea definir los competencias de un ejercicio de participación para aclarar exactamente los límites del ejercicio, es decir lo que realmente se puede lograr en la práctica. Identificar la competencia de un proyecto ayuda a definir un objetivo adecuado y factible. Definición de la competencia Al definir la competencia del ejercicio de participación, las preguntas que deben plantearse son las siguientes: ‡¢&XiQWRSXHGHFDPELDUUHDOPHQWH" Es fundamental establecimiento de lo que realmente puede cambiar como resultado de la participación. Definir esto requiere de acuerdos en la toma de decisiones, y debería dar lugar a una declaración clara de esas decisiones con referencia a las cosas que pueden cambiar gracias al ejercicio de la participación. La Asociación Internacional de la Participación Pública llama a esto la "promesa para el público". ‡¢/DSDUWLFLSDFLyQFRUUHVSRQGDDWRGRV" No tiene ningún sentido en seguir adelante con la participación si, por ejemplo: - Nada puede cambiar, sin importar los resultados de la participación - No hay demanda o interés de los participantes potenciales en involucrarse - Hay recursos suficientes para hacer que el proceso funcione correctamente ‡¢4XpQLYHOVHHVWibuscando? Es importante ser claro en cuanto al nivel de participación que se solicita a través del compromiso de los grupos de interés (ver "Los niveles de los objetivos de participación del público" en "Antecedentes"). Esto ayudará a la selección de métodos apropiados de compromiso. ‡¢&XiOHVVRQORVULHVJRV" Cada actividad conlleva riesgos; y trabajar con público es impredecible por su propia naturaleza. Esto es así en parte por qué la participación que se está haciendo para llegar a algo nuevo, es algo que no se conoce. Una buena gestión del riesgo requiere que los riesgos potenciales sean considerados desde el principio. Los principales riesgos de participación son los siguientes: ‡5HSXWDFLyQ Todos los involucrados en la participación están poniendo en peligro su reputación, tanto en el diseño y la ejecución del ejercicio participativo, como en la voluntad de participar de los demás, y la voluntad de respetar los resultados (si son adecuados para la técnica utilizada) ‡5HFXUVRV La participación, incluso del personal cualificado consume tiempo y dinero. ‡(OLQFXPSOLPLHQWRal entregar los resultados prometidos. Aun cuando los resultados están claramente definidos desde el principio, los tomadores de decisiones puede no aceptar los resultados, o las expectativas podrían ser poco realistas y con ello perderse la confianza. ‡Secuestro político. Cuando se utiliza la participación de los grupos de interés como agenda política de una persona ‡5HODFLRQHV Un mal manejo puede dañar las relaciones entre todos los involucraos. Aunque la participación puede aumentar el capital social y la creación de capacidad, si están proyectados para ello, la participación en mal estado puede dañar las relaciones y socavan la confianza.

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Considerar la participación de los grupos de interés y tratarlos como "algo que hay que hacer" es motivo suficiente como para no embarcarse en el proceso.

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B 3: Co n t e x t o Justificación: Un buen proceso participativo debe estar bien integrado dentro de su contexto. Por "contexto" nos estamos refiriendo a los antecedentes de la cuestión que se aborda en el proceso de compromiso. Las cuestiones pertinentes al contexto podrían incluir los resultados de los debates o compromisos anteriores sobre el mismo tema, así como el contexto histórico, político, físico y cultural del mismo. Entender el proceso de participación de los grupos de interés en un contexto más amplio, es fundamental para asegurar: ‡5HFRQRFHUORVHQODFHVFRQRWUDVRUJDQL]DFLRQHVUHODFLRQDGDV\VXVDFWLYLGDGHVFRQH[DV ‡4XHHOSURFHVRGHSDUWLFLSDFLyQUHVSRQGDDODVQHFHVLGDGHVGHORVSDUWLFLSDQWHV\VHQVLELOLGDG para apreciar la importancia de su papel ‡(OSURFHVRGHSDUWLFLpación se base en la experiencia anterior y las lecciones aprendidas en lugar de duplicar esfuerzos anteriores ‡4XHHOSURFHVRFRQWULEX\Da los progresos importantes y medibles. Determinar el contexto El contexto de cualquier participación de los interesados es determinado por un amplio espectro de factores. Algunos de los que más pueden afectar el éxito de un proceso participativo, y de elección de los métodos a adoptar incluyen: ‡'HFLVLRQHVVREUHHl medio ambiente. Antes de embarcarse en cualquier proceso de participación de los grupos de interés, Usted necesita determinar: - El interés, compromiso y o participación de los tomadores de decisiones clave en el proceso - Parámetros políticos y legales - ¿Cómo se ajusta este proceso a los sistemas relevantes de toma de decisiones? (por ejemplo, calendario, documentos necesarios, etc.) ‡+LVWRULD Tiene que investigar acerca de: - Ejercicios anteriores de participación en el mismo proyecto o programa, incluyendo cómo concluyeron (por ejemplo: Conflictos y Acuerdos), y cuáles fueron los resultados finales - Otras actividades pertinentes del pasado que puedan afectar los debates previstos. ‡2WUDVDFWLYLGDGHVSHUWLQHQWHV Usted querrá saber qué otras actividades, realizadas o previstas, se están llevando a cabo, de forma que puedan compartir la información, la duplicación o la supervisión reducida, y los posibles resultados articulados (si esto es apropiado). Esto podría incluir otras actividades que son: - Que abarquen la misma materia (por ejemplo, el mismo programa, o expedición) - Que se ubiquen en la misma área geográfica - Que participen quienes participaron en el pasado

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Características y capacidades de los participantes El propósito de un proceso se define por su alcance y su contexto (y viceversa), de manera que la identificación de los interesados es determinada por el fondo de las comunidades (contexto, es decir) y los grupos de interés a los que el proceso de participación esté dirigido. Antes de comenzar cualquier proceso de contratación, es conveniente hacer una investigación de antecedentes sobre lo siguiente - Identificar los sectores de la sociedad que sea poco probable que participen (por ejemplo, vecinos de barrios desfavorecidos), pero que aportarían valor agregado al proceso si se logra que participen, y encontrar la mejor forma para comunicarles el mensaje y lograr su participación - Evaluar las relaciones existentes entre los participantes clave (por ejemplo, antagonismos o alianzas políticas), incluida la relación de estos grupos con las autoridades a consultar o responsables de la toma de decisiones. Considerar las diversas experiencias de participación entre los grupos de interés. Aquellos con más experiencia pueden tener las habilidades y la confianza para dominar el proceso que a su vez puede tener que ser diseñado para tratar con diferencias significativas (por ejemplo, las distintas sesiones de los distintos intereses, cuando todos están reunidos al final del proceso). Alternativamente, el proceso puede ser diseñado para adaptarse a los que tengan más o menos experiencia - Considerar la diversidad cultural de los participantes que puedan afectar, por ejemplo, si la gente estaría dispuesta a reunirse todos juntos (hombres y mujeres juntos por ejemplo), o afectar la manera en que los diferentes grupos de interés están acostumbrados a debatir en público (por ejemplo, aquellos con experiencia formal en grupos o comités podrían estar esperando un sitio y procedimientos formales de debate) - Lenguaje - ¿Se necesitan intérpretes para asegurarse de que obtiene la gente comprende y así obtener lo que necesita en ella?, y tiene que estar muy claro el contenido del cualquier material promocional para ser usado por el traductor - Explorar todas las barreras entre las personas que trabajan juntas, por ejemplo, las barreras de género y si los grupos de hombres serían capaces de trabajar con grupos de mujeres. Comunique su comprensión del "contexto" aún cuando desde el principio piense que tiene un buen conocimiento del "contexto" en el que opera el compromiso con los grupos de interés. Es importante reconocer que la mayoría de los participantes tendrán su propia interpretación del contexto en que se vea el proceso funcionamiento de la participación de los grupos de interés, así como sus respectivas funciones. Es importante que haga saber a los grupos de interés que usted comprende el "contexto" en las primeras fases de la contratación, y con ello proveer a los grupos de interés de una plataforma para hacer sus comentarios y aportaciones, que ayudarán a desarrollar un entendimiento compartido del contexto del proceso e participación. Debe considerarse suficiente tiempo para este asunto, y debe ser en las primeras etapas del proceso de contratación.

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B 4 : I d e n t i f i c a n d o l o s G r u p o s d e I n t e r és Justificación: Identificar la mezcla correcta de participantes, y asegurar que no se excluirá a ningún grupo inadvertidamente (o tal vez intencionalmente), es esencial para dar legitimidad y credibilidad al proceso de participación. Identificar quién debe participar: Si bien ningún proceso de participación es similar a otro (cada uno está determinado por un contexto individual y el alcance del proyecto o tema), hay algunos principios generales para la identificación quienes deben ser los participantes adecuados. A continuación se presentan algunas preguntas específicas pueden ayudar a garantizar que se ha olvidado a ningún sector importante: ‡¢4XLpQHVHOUHVSRQVDEOHGLUHFWRGHODVGHFLVLRQHVVREUHORVWHPDVDWUDWDU" ‡¢4XLHQHVVRQLQIOX\HQWHHQOD]RQDODFRPXQLGad u organización? ‡¢4XLpQVHYHUiDIHFWDGRSRUODVdecisiones tomadas sobre el asunto en cuestión (individuos y organizaciones)? ‡¢4XLpQFRUUHFRQORVLQWHUHVHVGHODVRUJDQL]DFLRQHVSHUWLQHQWHV" ‡¢4XLpQLQIOX\HHQHVWHWHPD" ‡¢4XLpQSXHGHREVWUXLr una decisión si no participa en la misma? ‡¢4XLpQKDHVWDGRLQYROXFUDGRHQHVWHWHPDHQHOSDVDGR" ‡¢4XLpQQRKDSDUWLFLSDGRSHURGHEtDKDEHUORKHFKR" También es útil tener en cuenta las categorías de los participantes, las cuales incluyen: ‡8QD muestra representativa del público en general (sea o no directamente afectado por el tema) ‡/DVVHFFLRQHVSDUWLFXODUHVGHODSREODFLyQGLUHFWDPHQWHDIHFWDGDSRUHOWHPD ‡&RQVXOWRUHVGHORVHVWDWXWRV ‡/DVRUJDQL]DFLRQHVJXEHUQDPHQWDOHVSHUWLQHQWHV ‡ Los grupos de intereses especiales, organizaciones no gubernamentales locales o nacionales, asociaciones profesionales, sindicatos y sus representantes ‡/DVSHUVRQDVHVSHFLDOLVWDVWpFQLFRVRSHUVRQDO

Idea Útil Si el objetivo es ser inclusivo y abierto para quien quiera participar, a menudo el mejor enfoque es identificar una lista inicial de personas y luego solicitar a los demás que opinen sobre quienes deben estar involucrados.

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Otras consideraciones clave en la identificación de potenciales grupos de interés ‡¢4XLpQGHFLGHDTXLpQHVLQYROXFUDU? Como la selección de los participantes puede ser una responsabilidad políticamente cargada, es útil para hacer un proceso de selección lo más transparente posible. Idealmente el grupo de planificación o diseño toma esta decisión para todo el proceso. Es conveniente asegurarse de que las razones para la selección se tomaron de manera que puede ser contestada cualquier pregunta acerca de cómo se hizo la selección. ‡5HVLVWLUODSUHVLyQGHORs números. A menudo hay presiones internas y externas para ampliar o reducir la cantidad de personas involucradas. El número de personas no debe ser arbitrario, sino basado en una comprensión coherente de la finalidad y el contexto del proceso. ‡0DUJLQDción de "sospechosos habituales". A veces las organizaciones tratan de evitar la participación de los "sospechosos habituales", que es un término denigrante para personas que habitualmente dedican tiempo y esfuerzo a lo que ven como sus responsabilidades cívicas. Describir a alguien como "sospechoso habitual" no debe ser más ni menos motivo para excluirlos o incluirlos en un proceso: las personas deben participar cuando son las personas adecuadas. ‡4XLHQHVVHRSRQHQ. Es igualmente erróneo excluir a una persona o una organización que sea un conocido opositor de un propósito determinado o proceso. De hecho, a menudo hay buenas razones para mantener a los opositores "dentro de la tienda": estas pueden ser las personas a las que se debe dar más participación para que adquieran un cierto dominio del proceso y tal vez se estén más proclives a apoyar el resultado final (o al menos, menos inclinados a socavarlo que si hubieran sido excluidos). ‡*UXSRVGLItFLOHVGHDOFDQ]DU Es importante tratar de incluir a todos los grupos de interés, quienes a menudo se omiten son los grupos de difícil acceso. Es necesario el esfuerzo y la creatividad para lograr ponerse en contacto e incluir en el proceso a estos grupos o individuos, que no suelen presentarse por su SURSLDYROXQWDG/DLQFOXVLyQGHHVWDVPLQRUtDVGH³GLItFLODFFHVR´HVLPSRUWDQWHSDUDREWHQHUXQDLPDJHQ más equilibrada del proceso de contratación. ‡1RWRGDVODVSHUVRQDVWLHQHQTXHLQYROXFUDUVHHQWRGR Con una buena planificación, y el acuerdo de los participantes, diferentes personas pueden participar solamente en aquellas partes del proceso que son más relevantes para ellos. ‡/RVRUJDQL]DGRUHVGHFDPSDxDV Muchos organismos que hacen campañas, especialmente las ONG nacionales, solicitan constantemente que se les incluya en estos ejercicios, y no siempre los consideramos como el recurso más eficaz. Además, algunos ven como un conflicto con sus objetivos primarios, los compromisos que pueden ser inherentes a algunos procesos de participación. Puede ser útil tener en cuenta (y discutir con ellos) en que parte del proceso es más apropiada la participación de organizaciones no gubernamentales: si en la elaboración de programas, desarrollo de políticas, aplicación de políticas u opinión política. ‡¢4XpKD\DTXtSDUDHOORV" 3, Es importante considerar y discutir con los participantes lo que ellos quieren obtener del proceso y lo que podría impedir que participaran. Si las motivaciones de todas las partes pueden ser aclaradas en el comienzo, habrá menos confusión y todo el mundo tendrá más probabilidades de estar satisfechos con los resultados. Esto es especialmente importante en algún tema TXHKDVLGRH[WHQVDPHQWHFRQVXOWDGR\VXIUHGH³IDWLJDGHFRQVXOWD´

3

:KDW¶V,Q,WIRU7KHP:,,)7 "HQHORULJLQDOHQ,QJOpVN del T

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HERRAMIENTAS QUE PUEDEN SER UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR A LOS GRUPOS DE INTERÉS & EL PAPEL DE CADA UNO PUEDE JUGAR EN UN PROCESO DE PARTICIPACIÓN * Información proporcionada por ejemplo, medios de comunicación, los formadores de opinión

Mayor influencia

Menos Afectados

Recolección de Información por ejemplo, público en general

Diálogo por ejemplo, los sindicatos, reguladores, departamentos gubernamentales, etc.

Más Afectados

Menor Influencia

Consulta Más pasivos, más interactivo por ejemplo, público en general

Otros ejes que pueden ser utilizados en la identificación de los grupos de interés son los siguientes: Grado de Interés en el Tema Facilidad de compromiso Representatividad Positivos "pioneros" / "Envenenadores" negativo Capacidad de Recursos Mucho o Poco tiempo al aire * La herramienta de arriba fue proporcionada por cortesía de "involucrar" (www.involve.org.uk) a partir de su publicación "La gente y Participación" 4

4

³3HRSOHDQG3DUWLFLSDWLRQ´HQHORULJLQDOHQ,QJOpV1GHO7

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HERRAMIENTA PARA AYUDAR EN LA EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES DE LOS GRUPOS DE INTERÉS Las partes interesadas

Grado de Dificultad

Nivel de confianza

diversidad cultural

Necesidades de lenguaje

Otras Necesidades

Posible Participante

Difíciles de alcanzar

Importancia

Clave: 1 = Alto 2 = Medio 3 = Bajo

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R e s p u e s t a a l a c omp r a d e l a i d e a i ns t i t uc ion a l5 Uno de los aspectos fundamentales que afectan el éxito de cualquier proceso de participación de los grupos de interés es la necesidad de comprender el sistema más amplio en el que se adapta el proceso de participación. Ya se trate de un consejo local, una corporación del sector privado o una agencia de desarrollo, es esencial que el vínculo sea explícito entre el proceso de participación y el momento en que la decisión que afecta a la acción futura (especialmente si la decisión final se toma fuera del proceso participativo). Esto implica tanto la planificación de cómo será la respuesta institucional y la forma en que se administren los resultados del proceso participativo. La obtención de apoyo institucional para el proceso (ya sea la empresa desarrolladora, o comprador del sector público) es a menudo el ingrediente más importante para garantizar que se cumplan los resultados del proceso de participación. La naturaleza del sistema y los procesos en los que se toman las decisiones, son una consideración importante para determinar los resultados y productos que se debe buscar (para el proceso de contratación) y también afectará a la elección de los métodos de participación utilizados. Aclarar el proceso a fin de obtener el apoyo institucional es de vital importancia debido a que: ‡6HHVWDEOHFHXQFRPSURPLVRFRQHOFDPELRGHVGHHOFRPLHQ]RDOUHFRQRFHUODQHFHVLGDG de la respuesta algunos ‡6HDVHJXUDTXH existan mecanismos para hacer frente a los productos que provienen del proceso participativo, y asegura que estos productos puedan ser tratados de manera eficaz y en un plazo determinado ‡3HUPLWHDORVUHVSRQVDEOHVGHOSURFHVRH[SOLFDUH[DFWDPHQWHDORs participantes qué se hará con su esfuerzo, cómo el proceso se gestionará y cómo afectará a sus resultados y como cambiarán las cosas ‡$\XGDDDFODUDUORTXHHV\QRHVREMHWRGHGHEDWHQRWLHQHVHQWLGRKDEODUGHFRVDVTXH realmente no pueden ser cambiadas) ‡$\XGDDFODULILFDUODVIXQFLRQHVGHORVGLIHUHQWHVSDUWLFLSDQWHV\DTXHDFODUDORTXHVH espera de todos en las diferentes etapas del proceso.

El apoyo institucional para el proceso de participación se debe buscar cuanto antes. Sin embargo, los tomadores de decisiones necesitan además información básica sobre la que basar su decisión de apoyar o no un proceso. El "proceso de determinación del alcance" cumple con este requisito al definir el objetivo, el alcance, el contexto, los resultados deseados y la identificación de las partes interesadas del proceso de participación. (Por esta razón, "la obtención de apoyo institucional" se coloca después del proceso de especificación, pero como un proceso en movimiento en el diagrama de flujo del plan de participación, aunque el proceso debe adaptarse constantemente).

5

Institutional Buy In en el Original en Inglés. N del T

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La obtención de apoyo institucional para el proceso debe ocurrir antes de que siquiera haya comenzado la fase de especificación (ayudando a dar forma a los resultados deseados desde el principio), a medio camino en el proceso (con los resultados deseados que consecuentemente necesiten ser reajustados), o tal vez no en todos (con el riesgo de no tener las decisiones tomadas o avanzar). El proceso de participación (y la planificación de la misma) debe suficientemente adaptable a estas posibilidades. La respuesta institucional puede ser el cambio más significativo que se produce tras un proceso de participación, ya sea un cambio en la política resultante (por ejemplo, vamos a cambiar el trazado de una carretera) o una reacción (es decir, no vamos a cambiar la ruta de la carretera porque . . .). Cualquier cambio requiere un acuerdo a cambio de la propia institución, y la preparación dentro de la institución. Si por cualquier motivo, es probable que no sea posible para una institución responder en la forma en que desea o esperan los participantes del proceso de participación, esto debe quedar claro, tan pronto como sea posible. Es el trabajo de los directores del proceso reconocer esto y decidir cómo lidiar con él. De hecho, el proceso nunca debe ponerse en marcha en primer lugar, si sus resultados deseados son completamente irreales.

Advertencia El aumento de las expectativas, los requerimientos de inversión de tiempo y energía, y luego ignorar los resultados es una receta en el mejor de los casos para el cinismo, y en el peor para la desobediencia civil.

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C1: P l a n d e P a r t i c i p a c i ó n Justificación: Después de realizar la fase de especificaciones, si no hay apoyo institucional o de convencimiento en el proceso de compromiso de los grupos de interés, se debe escribir un plan detallado de compromisos para proporcionar el marco para el proceso de planificación participativa. Es en esta etapa en que se toman las decisiones sobre el calendario, los números, los costos, las técnicas, el uso de los resultados, y demás. C1. Lanzamiento de un Plan de Participación Tal vez el mayor obstáculo para llevar a cabo la participación efectiva de los grupos de interés, es el tiempo necesario para diseñar y entregar de manera efectiva el proceso. Con demasiada frecuencia, los plazos poco realistas son fijados por los comisionados, sobre todo en el sector público. En la puesta en marcha del plan de compromiso, aquí hay algunos pasos claves a considerar: ‡(O3ODQGH3DUWLFLSDFLyQ(3 VyOR debería tener lugar después de que se ha completado el proceso de especificación, y los resultados de esta primera fase se usan directamente en la retro alimentación para informar del Plan de Participación ‡El apoyo institucional (o buy-in) debe solicitarse antes (o al menos durante) la puesta en marcha del Plan de Participación. El apoyo institucional puede o no ser un requisito previo para proceder con la participación de los interesados. De cualquier manera, este es a menudo es el determinante más importante para el éxito de cualquier proyecto. ‡1RPEUDUHOSHUVRQDOGHGLFDGRDODHVFULWXUDGHO3ODQGH Participación ‡/RVVLJXLHQWHVVRQHOHPHQWRVFUtWLFRVGHFXDOTXLHUSODQGH actuación: - Calendario, - La asignación de recursos, - Los resultados deseados, - Estrategia de comunicación (incluido el seguimiento), - La logística de entrega - La selección de métodos y técnicas que se utilizarán en el compromiso. Si bien hay muchos temas relacionados entre sí, no incluidos en esta lista, sin la participación efectiva del Plan (EP) pasaría por alto ninguno de los componentes mencionados anteriormente. ‡3RU~OWLPRHVWDEOHFHUSHUtRGRVGHUHYLVLyQLQWHUPLWHQWHGXUante y después del proceso de participación de participación, es un criterio clave del Plan. ‡(OSURFHVRGHUHYLVLyQGHEHVHUDSOLFDGRKDFLDHOILQDOGHODIDVHGHSODQLILFDFLyQSDUDHYDOXDUODFDOLGDG del plan de compromiso, antes de establecer cualquier compromiso.

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Puesta en marcha de un equipo que organice la consulta Inclusive el simple proceso de participación se beneficiará si un equipo asume un compromiso formal para asegurar que el proceso de planificación es tomado en serio y programado dentro del horario de trabajo de la gente. El equipo también puede también ser usado para obtener apoyo de quienes pueden tomar en cuenta los resultados del proceso (a veces un grupo ejecutivo separado "puede ser necesario para los procesos más importantes y para garantizar la participación de la alta dirección). El equipo de planificación de compromiso puede ser las mismas personas responsables de desarrollar el proceso, puede establecerse un equipo separado, en cuyo caso se deben desarrollar relaciones de trabajo muy estrechas. Tanto los equipos de planificación y de entrega pueden implicar a contratistas externos, así como colegas de interior. Si dentro de su organización no existen los conocimientos para planear o entregar el proceso de compromiso, es entonces cuando facilitadores profesionales pueden proporcionar valiosas contribuciones, especialmente si es probable que el problema sea controversial o cuando la independencia de la intermediación podría ser un problema. Quien sea seleccionado para desarrollar el proceso debe involucrarse cuanto antes. Encontrar el facilitador apropiado puede sin embargo ser la parte más difícil. Considere el uso de una red de facilitadores como Interct para identificar facilitadores acreditados en su área u obtener referencias de uso, recomendaciones y o experiencia personal para comprar en asesoramiento externo.

Aviso

"Lo único peor que no tener un facilitador, es un mal facilitador" Peter Woodward (Taller de Búsqueda de Facilitador para Involucrar grupos de interés Marzo 21 a 26 del 2006)6

También se comete comúnmente el error de creer que los facilitadores son "sólo las personas contratadas SDUDHMHFXWDUODVUHXQLRQHV´Oa participación de los facilitadores en el proceso de planificación (es decir, el plan de contratación) puede ayudar a desarrollar mejor los procesos y proporcionar una orientación más realista acerca de lo que se puede lograr y cómo hacerlo. Efectivamente muchos de los facilitadores profesionales no van propiamente a "dirigir reuniones" a menos que hayan estado involucrados en el proceso de planificación. Algunos factores a considerar en la elección de un facilitador son: ‡Conocimiento de la materia -, mientras que los facilitadores no necesitan ser expertos en la materia, deben saber suficiente para facilitar el debate y hacer avanzar el proceso. ‡Contar con reputación y experiencia, en circunstancias similares especialmente, ‡/DIRUPDFLyQ\ORVPpWRGRVXWLOL]DGRV ‡El estilo apropiado. Aunque muchos facilitadores pueden tener que lidiar con una amplia gama de contextos, algunos pueden tener más experiencia y manejar más cómodamente cierto tipo de reunión como un grupo de profesionales de alto rango en lugar de una pequeña reunión de la comunidad local (y viceversa). En algunos procesos, también puede ser beneficioso tener el apoyo de profesionales externos, tales como abogados o planificadores, que comprendan el sistema que se está trabajando. Considere las organizaciones locales que pueden ser capaces de proporcionar servicios especializados, tales como la red de Consejo facilitadores locales, centros legales y la planeación de las redes de ayuda C2. Contenido del Plan de Participación 6

Quest Facilitation ± Stakeholder Engagement Workshop, 21-23 March 2006) en el Original en Inglés. N del T

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Un buen plan de participación debe incluir o considerar los siguientes aspectos: ‡3UHVXSXHVWR Un presupuesto adecuado es esencial, incluso dejando de lado el tiempo para los funcionarios que deben participar ‡/tQHDGHWLHPSR Sea realista acerca de cuánto tardarán las cosas y siempre considerar más y no menos tiempo para la planificación y para la participación de la gente. Recuerde que se necesita tiempo entre las etapas para que el trabajo sea completado y se adapte a la siguiente etapa. ‡/DVIHFKDVFODYH y las acciones deben considerarse sobre cuándo y quien toma las decisiones finales, todos son parte del proceso de planificación y deben ser parte del plan de compromiso. ‡0pWRGRV Hay muchas formas de participación, y técnicas de compromiso que pueden ser adoptadas, y de hecho una serie de métodos son útiles en las diferentes etapas del proceso de consulta. Para más información sobre las diferentes metodologías y técnicas disponibles referirse a "El Manual de Planificación de la Comunidad" por Nick Wates, publicado por Earthscan Publications Ltd. (2000)7. Es necesaria la planificación cuidadosa para asegurar que las metodologías aplicadas son complementarias y trabajan juntas para hacer que el proceso global tenga éxito. ‡2UJDQL]DFLyQ/RJtVWLFD. Los procesos participativos requieren una gran cantidad de acuerdos prácticos, especialmente en términos de materiales de información amigables al usuario y lugares adecuados para llevarse a cabo. Adicionalmente a los aspectos prácticos de logística, se debe considerar la elección del lugar con respecto a los posibles efectos positivos y negativos que esto puede tener sobre el proceso y los consiguientes resultados. ‡(VWUDWHJLDGH&RPXnicación. La comunicación es importante en todo el proceso. En primer lugar es necesario que la gente se interese durante el proceso, para que estén al tanto de lo que está pasando, al final, y a modo de seguimiento, para garantizar que todos son conscientes de lo las diferencias generadas por el proceso. ‡6HJXLPLHQWR. La planificación inicial debe tener en cuenta desde el principio: - ¿Cómo serán usados los resultados?, la forma en que se utilizarán en los sistemas de decisión, y cómo se informará de los resultados finales a los participantes y otros - ¿Cómo saber si el proceso ha sido un éxito?, los criterios de éxito pueden ser reformulados posteriormente a la formulación de los objetivos originales Un seguimiento adecuado debe llevarse a cabo tan pronto como sea razonablemente posible después del evento de compromiso. ‡'HILQLFLyQGH3URGXFWRV Los resultados son los productos tangibles de cualquier proceso. Los productos que se obtienen incluyen cosas como informes, reuniones o talleres, exposiciones y folletos: útiles en sí mismos, pero por sí solos no cumplen con el propósito del proceso de participación. La definición de los resultados esperados del proceso, es una parte crucial del plan de participación, lo que ayuda al proceso de diseño para seleccionar la metodología más apropiada (se han diseñado diferentes técnicas de participación para producir diferentes tipos de productos), obliga a la gente a pensar en cómo permitirán alcanzar los resultados deseados ( "¿cómo esta reunión ayudará a alcanzar nuestros resultados generales?") y asegura que los resultados correctos se produzcan en el momento adecuado.

7

³7KH&RPPXQLW\3ODQQLQJ+DQGERRN´E\1LFN:DWHVSXEOLVKHGE\(DUWKVFDQ3XEOLFDWLRQV/WG En el original en Inglés

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Consejo

Los productos pueden ser vistos como los bloques de construcción que ayudan a crear los resultados deseados. El éxito de un ejercicio no debe juzgarse sólo por los resultados: la celebración de una reunión no significa necesariamente la plena consecución de los objetivos generales del proceso.

‡&RQVLGHUDFLRQHVDGLFLRQDOHV&DGDSURFHVRGHSDUWLFLSDFLyQGHEHRSHUDUGHQWURGH limitaciones prácticas y políticas, incluido el dinero, el tiempo, la escasez de competencia, la accesibilidad y las características de los participantes. Esto ayuda a identificar las limitaciones que son realmente importantes, y las que podrían ser potencialmente superables. También se deben establecer "Reglas básicas" para definir un marco ético claro en que el proceso de participación (por ejemplo, no la atribución o la confidencialidad, siendo conscientes de la protección de los niños, las minorías y las personas con habilidades diferentes). El hipervínculo de participación de los grupos de interés en este Plan Marco es para ser utilizado como una plantilla para documentar el plan de participación.

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C1: P r o c e s o d e P a r t i c i p a c i ó n Se puede llevar a cabo previamente al proceso de participación, es decir, cuando las medidas presentadas por el plan de intervención se pongan efectivamente en práctica. Los resultados producidos durante esta etapa, son las más fácilmente "medibles" de los avances del proceso. Sin embargo, algunos "productos" tienen un valor intrínseco, independiente de si contribuyen o no a los resultados generales. El intercambio de información, por ejemplo, puede ayudar a construir la confianza entre los participantes, incluso si la información en sí no tiene relevancia particular. Del mismo modo, simplemente tener una reunión a veces puede ser más importante que el resultado ya que la reunión ofrece la oportunidad de crear o fortalecer las relaciones. Un buen diseño de procesos (específicamente aplicados al plan de participación) incluye planificación y beneficios tangibles. Establecer si los resultados deseados se están cumpliendo (es decir, principalmente las razones para la participación de los interesados), en parte o en su totalidad, esto sólo puede saberse a través de un proceso de revisión en curso. Estas revisiones deben incluir la perspectiva de todos los involucrados en el proceso, incluyendo a los líderes del proceso, los responsables y los participantes. Un enfoque interactivo permite a un mejor proceso de adaptación a circunstancias nuevas e imprevistas. No importa cuánto se planifique, al trabajar con procesos de participación lo impredecible es inevitable (ya sea en las nuevas agendas políticas o respuestas de los participantes). El truco es tener un enfoque interactivo y flexible para la gestión del proceso que le ayudará a responder a lo impredecible

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P r oceso d e Re v i s i ón Justificación: El objetivo principal de la revisión es proporcionar a los participantes en el proceso de participación (y a otros) la información para juzgar si es posible que se haga el proceso, que se lleve a cabo, y que sea un éxito. Una revisión es se entiende normalmente como una evaluación (en mayor o menor detalle) de algo que ha tenido lugar. Sin embargo, también debe utilizarse, como un elemento esencial del proceso de participación, tanto para evaluar la calidad de un plan de compromiso, antes de cualquier compromiso que tenga lugar durante el proceso. Esta evaluación puede ser un proceso independiente, en colaboración con el proceso de participación, o una parte integral de la "gestión" del proceso. Como algunos resultados serán intangibles (como el mejoramiento de las relaciones o de un "sentido de empoderamiento"), es útil para establecer puntos de referencia que pueden ser medidos en contra. Idealmente técnicas cuantitativas8 y cualitativas9 que se hayan empleado en el proceso de contratación. Una forma eficaz de gestión de riesgos también puede ser Un proceso de revisión robusto. Esto se debe a que ayuda a delinear los diferentes puntos de vista en poder de los distintos grupos de interés en el inicio de un proceso, y es un reconocimiento de los posibles retos que el proceso de participación puede enfrentar. La inclusión de un proceso de revisión puede aumentar los costos, especialmente si se contrata y gestiona de forma independiente al proceso de participación central. Este costo agregado puede ser difícil de justificar cuando se buscan ahorros en los costos. No obstante, la opinión sobre la utilidad de esta herramienta para el logro de un buen proceso de participación de los grupos de interés está muy extendida. Esto es especialmente cierto de los "entornos intrínsecamente inciertos", como los solares abandonados. El costo de no contabilizar los riesgos y enfrentarse al hecho de que las cosas salgan mal, como puede pasar cuando el tiempo es limitado y no se pueden hacer los exámenes exhaustivos, son siempre mucho más altos que el costo de hacer un examen a tiempo.

8 9

Los métodos cuantitativos incluyen recolectar cifras para la medición y la sentencia Los métodos cualitativos implican la recolección de datos de las personas para permitir la descripción e interpretación

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Revisión intermedia Para las iniciativas de participación de largo plazo es una buena práctica planificar períodos de revisión periódica donde los controles se repitan para verificar si el proceso está cumpliendo con el objetivo acordado al inicio. Esto puede ocurrir a través de reuniones de los equipos planificadas con anterioridad. Este método es especialmente útil si el equipo que realizará el estudio tiene un amplio conocimiento de otros métodos disponibles para verificar si el enfoque actual está funcionando, o la aplicación de un método alternativo. Un proceso de revisión estructurada es fundamental para asegurar que el "aprendizaje" se obtenga de los trabajos, y que el plan de intervención sea lo suficientemente flexible para hacer frente a imprevistos que puedan surgir.

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E . E v a l u a c i ón F i n a l La evaluación final tendrá que evaluar los siguientes criterios clave: a) Si el proceso ha cumplido con sus propios objetivos (es decir, los resultados deseados) y si son los originalmente acordados propósito b) Si el proceso satisfizo las demandas explícitas e implícitas de los participantes c) Si el proceso llenó las normas de "buenas prácticas" en el trabajo participativo La evaluación final puede también tratar de evaluar si: ‡(OQLYHOGHSDUWLFLSDFLyQ\HOWLSRGHSDUWLFLSDQWHVSRUHMHPSORODFRQVXOWDRDVRFLDFLyQ  fue el adecuado. ‡6LORVPpWRGRV\WpFQLFDVIueron las adecuadas y las que se esperaba ‡6LHOQLYHO\ODYDULHGDGGHUHVSXHVWDVGHORVSDUWLFLSDQWHVGDQOHJLWLPLGDGDOHMHUFLFLR ‡6LORVFRVWRVIXHURQUD]RQDEOHV\HVWiQGHQWURGHOSUHVXSXHVWR ‡¢&XiOVHSURGXMR\RUJDQL]RD\XGDURQORVSURGXFWRV a la consecución de los resultados deseados? ‡6LODVIRUPDVHQTXHODVUHVSXHVWDVGHOSURFHVR\ODVUHFRPHQGDFLRQHV IXHURQWUDWDGDV efectivamente.

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MA T R I Z D E L P ROC E SO D E E V A L U A C I ÓN D E L A P A R T I C I P A C I ÓN D E L OS GR U P OS D E I N T E RÉS Elementos a Incluir ANÁLISIS  DEL  PROCESO  

Propósito  

Ámbito  

Contexto  

Identificación  de  los   interesados  

Resultados  esperados   Involucrar  a  la  parte   institucional    

PLAN  DE   PARTICIPACIÓN  

Métodos  

Recursos  

Itinerario  

Productos   PROCESO  DE   PARTICIPACIÓN  

PROCESO  DE  REVISIÓN  

EVALUACIÓN  FINAL  

Una  clara  prueba  de  la  finalidad,  ámbito  de  aplicación,  contexto,   identificación  de  los  interesados  y  resultados  deseados.   Definir  claramente  metas  y  objetivos,  acordados  por  todos  los  grupos  de   interés.  Establecer  claramente  cómo  se  usaran  los  resultados  para  garantizar   que  sean  alcanzados  los  objetivos.   Tener  claridad  en  los  límites  específicos  para  el  ejercicio.  Definir  claramente   el  nivel  de  participación.  Identificar  los  elementos  que  pueden  o  no  pueden   cambiar.  Identificar  y  evaluar  bien  los  posibles  riesgos.   Comunicar  a  los  grupos  de  interés  sobre  las  cuestiones  más  amplias  y   detalladas  desde  el  principio,  es  decir,  contexto  histórico,  político,  físico  y   cultural.  Claridad  en  las  actividades  relacionadas  con  el  pasado  o  presente,   las  organizaciones  o  consultas,  la  política  de  parámetros  legales  o  toma  de   decisiones,  las  limitaciones  y  plazos,  las  características  de  los  participantes  y   las  capacidades.   Un  proceso  de  identificación  de  los  interesados  transparente  y  documentado,   mediante  una  base  de  datos  de  contactos  y  una  comprensión  coherente  de  la   finalidad  y  el  contexto  del  proceso.  Trata  de  incluir  a  todos  los  grupos  de   interés  en  las  partes  apropiadas  del  proceso,  incluidos  los  grupos  a  los  que  es   difícil  acceder.   Tener  claridad  exactamente  sobre  cuál  es  el  resultado  que  se  espera  del   proceso  de  participación,  y  considerar  los  métodos  más  adecuados  para   lograr  este  objetivo.   Las  decisiones  clave  están  completamente  informadas  y  comprometidas  con   apoyar  el  plan.   Se  basa  en  el  resultado  del  proceso  de  especificación,  y  cuenta  con  el  apoyo   institucional.  Detalles  claramente  documentado  en  todos  los  componentes   principales  del  proceso  de  participación  de  los  grupos  de  interés,  incluyendo   esquemas  claros  de  la  logística,  organización  y  planificación.  Así  como  de  la   revisión  y  evaluación  del  plan  antes  de  su  contratación.   Diferentes  metodologías  de  investigación  y  selección,  adecuada  a  los   problemas  y  los  grupos  de  Interés.  La  planificación  cuidadosa  de  los  métodos   que  se  complementan  y  trabajar  juntos  para  que  sea  exitoso  el  proceso   global.   Dotar  de  un  presupuesto  suficiente  para  emprender  un  proceso  de   participación  que  logre  los  resultados  deseados.  Asignación  clara  de  las   funciones  y  responsabilidades  detalladas  para  todos  los  involucrados,  para   que  el  proceso  funciones  sin  dificultad.  Contar  con  personas  adecuadamente   preparadas  y  si  es  necesario  asignar  personas  apropiadamente  entrenadas   para  realizar  tareas  específicas.   Asignación  de  tiempos  realistas,  incluso  entre  los  eventos  que  se  realizan   entre  diversas  etapas,  con  fechas  clave,  acciones  y  plazos  de  decisión   detallada.   Objetivos  claros  y  tangibles  desde  el  principio.  Actividad  y  participación  en   consonancia  con  métodos  específicos  para  alcanzar  los  resultados  deseados   del  proceso  de  participación.  Incluir  productos  secundarios  intrínsecos  a  la   consecución  de  los  resultados  globales.   Un  enfoque  interactivo  y  flexible  para  la  gestión  del  proceso  que  ayude  a   responder  o  imprevisible.  Esta  información  surge  de  un  proceso  permanente   de  evaluación.   El  proceso  de  revisión  está  itinerado  y  estructurado,  proveyendo  a  los   involucrados  con  información  durante  el  proceso  de  participación,  para   Contiene  los  criterios  de  evaluación  cualitativa  y  cuantitativa.  Poder  juzgar  si   el  proceso  se  está  desarrollando  apropiadamente,  si  es  un  éxito,  o  para   evaluar    el  riesgo  y  hacer  las  enmiendas  que  correspondan.   Evalúa  si  el  proceso  logró  los  resultados  deseados.  Considerando  si  hay  un   nivel  y  método  adecuado  de  contratación,  participación  de  los  productos   apropiados,  los  grupos  de  interés,  y  el  uso  apropiado  del  presupuesto  y   recursos  de  personal,  así  como  una  eficaz  retroalimentación.  Incluye  el   registro  de  las  lecciones  aprendidas  para  futuros  compromisos.    

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1 Fuerte

2

3

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Publicaciones Utiles

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