El Archivo del Instituto Nacional de Industria (INI): Un caso práctico de recuperación de la memoria industrial Española. The Archive of the Instituto Nacional de Industria (INI): A practical case in the memory recovery of the Spanish industry.

Elena Laruelo Rueda Licenciada en Geografía e Historia por la Universidad Complutense de Madrid. Master en Documentación por la Facultad de Ciencias de la Información de la U.C.M. Jefe del Centro de Documentación, Archivo y Registro General de la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales, SEPI. C/Velázquez, 134 28006 Madrid

Septiembre de 2007

Historia económica; Archivos; Nuevas Tecnologías de la Información; Internet. Economical History, Archives, New Information Technologies; Internet.

El objetivo de esta comunicación es la exposición del proceso seguido con los fondos históricos de la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales, (SEPI), en concreto con el generado por el Departamento de Registro General del Instituto Nacional de Industria (INI), para preservarlo y hacerlo accesible a los investigadores, utilizando para ello las herramientas que ofrecen las Nuevas Tecnologías de la Información.

The aim of this paper is to present the procedure, whereby the historical archival fund of the Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI) has been preserved and made available to researchers. In particular we will refer to the documents produced by Department of General Registry of Instituto Nacional de Industria (INI) and explain the application to this task of the tools supplied by the New Information Technologies.

El Archivo del Instituto Nacional de Industria (INI): Un caso práctico de recuperación de la memoria industrial Española The Archive of the Instituto Nacional de Industria (INI): A practical case in the memory recovery of the Spanish industry Elena Laruelo Rueda Jefe del Departamento de Centro de Documentación, Archivo y Registro General de la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales, SEPI. C/ Velázquez, 134 28006 Madrid Historia económica; Archivos; Nuevas Tecnologías de la Información; Internet. Economical History, Archives, New Information Technologies; Internet. El objetivo de esta comunicación es la exposición del proceso seguido con los fondos históricos la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales, (SEPI), en concreto con el generado por el Departamento de Registro General del Instituto Nacional de Industria (INI), para preservarlo y hacerlo accesible a los investigadores, utilizando para ello las herramientas que ofrecen las Nuevas Tecnologías de la Información. The aim of this paper is to present the procedure, whereby the historical archival fund of the Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI) has been preserved and made available to researchers. In particular we will refer to the documents produced by the Department of General Registry of Instituto Nacional de Industria (INI) and explain the application to this task of the tools supplied by the New Information Technologies. ∞ INTRODUCCIÓN ∞ El Instituto Nacional de Industria, el INI, fue creado por la Ley de 25 de septiembre de 1941 y se mantuvo adscrito a la Presidencia del Gobierno hasta 1968, año en que pasó a depender del Ministerio de Industria y Comercio. Se suprimió por Real Decreto Ley 5/1995 junto con el Instituto Nacional de Hidrocarburos, (INH)1. El INI fue un instrumento de intervención en la economía española con el objetivo de crear una industria fuerte y autosuficiente en aquellos sectores que se consideraron estratégicos, principalmente la minería, la metalurgia del hierro y del 1

Creado en 1981 para gestionar las actividades empresariales públicas en materia de hidrocarburos integradas hasta ese momento en el INI

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cobre, la construcción naval, el trafico marítimo y aéreo, los vehículos de motor, los carburantes, el armamento y la energía eléctrica. A lo largo de su historia, el Instituto ha participado directamente en 178 empresas sin contar su participación indirecta en las empresas filiales. Con la reorganización del sector público industrial español se traspasaron las empresas del INI a otras Entidades que se fueron creando sucesivamente: TENEO2 en 1992 y la Agencia Industrial del Estado, (AIE)3, en 1995. Las empresas adscritas a estas dos Entidades se traspasan definitivamente a la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales, (SEPI) 4 entre 1996 y 1997. SEPI es la depositaria de los Archivos del INI, AIE, TENEO y SEPPA5. El Archivo Histórico de SEPI es la fuente para el estudio de la industria española durante gran parte del siglo XX y de numerosas empresas, algunas de las cuales ya han desaparecido y otras son en la actualidad de gran importancia para nuestra economía. ∞ LOS FONDOS HISTÓRICOS DE REGISTRO GENERAL 6 ∞ Desde la fundación del INI en 1941, el Departamento de Registro General gestionó la mayor parte de la documentación producida por el INI, siendo el encargado de la distribución y archivo de la documentación que entraba, salía o se tramitaba. De forma paralela, el resto de las Unidades Administrativas del INI fueron archivando sus propios fondos documentales, destacando por su importancia y valor histórico el de la Secretaría General y del Consejo, que conserva la documentación generada por los órganos de dirección de las sucesivas Entidades en las que se organizó el sector público industrial. En la Sección de Registro General se archivaron los documentos que permiten conocer la organización interna del INI, la situación y evolución de los sectores económicos en los que invertía y los proyectos técnicos, actas, legislación, etcétera, de las empresas que de él dependían.

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Sociedad Anónima constituida el 14 de julio de 1992. Cesó su actividad en 1996. Ente de derecho público constituido por Real Decreto-Ley 5/1995 de 16 de junio, con dependencia del Ministerio de Industria y Energía, fue suprimida en 1997. 4 Ley 5/1996 de 10 de enero de creación de determinadas entidades de derecho público. 5 Sociedad Estatal dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda, que se constituyó por Acuerdo de Consejo de Ministros del 28 de junio de 1996. 6 Laruelo, E., “Los Fondos Históricos del INI : Fuentes para el Estudio de la Empresa Pública Industrial”. Congreso de la Asociación Española de Historia Económica . Santiago de Compostela, 2005. http://www.usc.es/es/congresos/histec05/comunicaciones.jsp. 3

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El procedimiento empleado para su clasificación consistió en, una vez asignado el tipo de registro, (entrada, salida o trámite) y el número de registro correspondiente, incluir la documentación en expedientes organizados de acuerdo con una clasificación decimal. Si el documento afectaba a más de una materia, se archivaba copia en todas las divisiones temáticas con las que podía tener relación. Este sistema de organización aseguraba la localización de la documentación, pero incrementó excesivamente las dimensiones del archivo. Cada legajo archivado en este Departamento, hasta 1985, incluía una relación mecanografiada de los documentos que contenía, relacionados por orden cronológico, especificando el tipo de registro, el remitente y el destinatario, la fecha en la que fueron registrados y un breve extracto de su contenido. ∞ LA INFORMATIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DEL FONDO DE REGISTRO GENERAL ∞ En 1995, como consecuencia de una reorganización interna, se adscribe el Departamento de Registro y Archivo General al Centro de Documentación que se marca el objetivo de garantizar la conservación de la documentación histórica y la difusión de su valioso contenido, al que se añadía la Biblioteca y la Hemeroteca, cuyas colecciones se comenzaron a formar desde la fundación del Instituto, utilizando para todo ello las Nuevas Tecnologías de la Información. La documentación del Archivo de Registro General desde 1941 hasta 1989, se encontraba localizada en diferentes emplazamientos siguiendo un criterio cronológico que se incumplía con frecuencia. No existían índices generales de su contenido e incluía en el caso de la documentación mas antigua, un número de cinco copias como mínimo de cada original dentro del mismo legajo. Los documentos comprendidos entre 1941 y 1966 estaban ubicados en un sótano sin ninguna medida de seguridad, en estanterías de cuatro metros de altura, ordenados en legajos, cubiertos de polvo y afectados por la humedad. El investigador disponía exclusivamente como orientación en sus búsquedas de un listado de materias y otro de empresas. El acceso a la información era muy complicado y para localizar los documentos se debía deducir en qué clasificación podían haberse archivado y una vez situado el depósito donde estaba la sección y el año requeridos, manejar planos que orientaban sobre su ubicación. Una vez identificado el legajo, había

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que comprobar si efectivamente se ajustaba su contenido con lo requerido por el investigador. Es en 1996 cuando se pudo plantear en SEPI una actuación global en los fondos de Registro General para conservar la documentación en condiciones aptas para su estudio por investigadores, asegurando su preservación y ubicándolos en un espacio apropiado. Se establecieron los siguientes objetivos a cumplir en el plazo de dos años: Limpieza de la documentación, expurgo de copias, ordenación de los fondos, catalogación automatizada de los fondos, revisión y digitalización de los índices, introducción de los legajos en cajas normalizadas de archivo numeradas correlativamente y comienzo de la elaboración de los índices en aquellas secciones que no existían o que estaban deteriorados. Para la informatización de los fondos históricos se utilizó el sistema de gestión documental que se había adquirido en 1992 para el Departamento de Registro y Archivo General. Esta aplicación permitía la captura de las imágenes de los documentos en papel, añadiéndoles una serie de campos para su identificación y clasificación. Los campos utilizados eran relacionales (fechas, números, cadenas de caracteres) y documentales, (texto libre), permitiendo realizar la búsqueda en texto libre para localizar cualquier palabra en cualquier grafía: mayúsculas o minúsculas, singular o plural, acentuadas o no, utilizando para la localización de los documentos los campos relacionales, los documentales o una combinación de ambos. El sistema incluía herramientas auxiliares capaces de emitir listados por cualquier campo de la descripción del documento lo que facilitaba los controles de calidad en la introducción de los datos, la emisión de partes de recepción y distribución de documentos e incluso libros de registro automáticos. La información, tanto textual como de imágenes, se hizo accesible a través de la red interna de SEPI. Para el inventario de los fondos históricos de Registro General, se decidió que, por su organización, el volumen de documentación y los recursos técnicos y humanos de los que se disponía, era más aconsejable, dado su alto nivel descriptivo, limitar la digitalización exclusivamente a los índices de cada legajo, aunque en el Archivo de Gestión, se estaba catalogando cada documento. Los campos relacionales se modificaron para reflejar las materias por las que el Archivo estaba clasificado desde su origen.

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Desde 1999 el acceso a la documentación tanto por parte de los usuarios de SEPI, como por parte de los investigadores se facilitó enormemente: se había racionalizado la ubicación y ordenación de los documentos, normalizando las unidades de instalación y la posibilidad de acceso automatizado a la información aportaba gran precisión y eficiencia en las búsquedas. El volumen de consultas aumentó considerablemente. El Archivo de Registro General del INI comenzó a estar abierto a la investigación. En el año 2001, se asignó la gestión de la totalidad de la Documentación Histórica de SEPI al Centro de Documentación, que emprende el estudio de la situación y la organización de diversos Fondos, comenzando su tratamiento documental y su informatización. Actualmente están accesibles en la base de datos del Departamento, el Archivo del primer Presidente del INI, Juan Antonio Suanzes, íntegramente digitalizado, la mayor parte de la documentación generada por los sucesivos Presidentes del INI hasta 1977, los documentos archivados en el Departamento de Caja, y los producidos por las Direcciones Técnicas del INI que cesaron su actividad a finales de los años setenta. En el 2003, se cambió la aplicación informática por otra más flexible y potente capaz de almacenar tanto documentos digitalizados como electrónicos. El formato de almacenamiento de las imágenes cambió de TIFF, (Tagged Image File Format) a PDF, (Portable Document Format), con el objetivo de facilitar el envío de los índices de los documentos electrónicamente y de posibilitar la inclusión de una marca de agua en los documentos con el logotipo del Archivo. La nueva aplicación también permitía grabar los resultados de las búsquedas en soportes de almacenamiento externos, (discos compactos y memorias USB). Se mejoraron los campos descriptivos y se mantuvo el tipo de búsqueda por texto libre o por campos y la consulta de los documentos en la red corporativa. El gran avance respecto al acceso a los documentos que aportó la nueva aplicación informática, fue la posibilidad de enviar anexados al correo electrónico los índices de los legajos seleccionados en las búsquedas. El procedimiento consistía en que una vez que el usuario o el investigador comunicaba al Departamento los temas en los que estaba interesado, se realizaba la búsqueda y se remitían electrónicamente las imágenes de los índices, compactadas en el formato de compresión ZIP, con un diseño de acceso igual al de la aplicación informática de gestión documental del Centro de Documentación. De esta forma, sin necesidad de desplazarse a nuestro Centro, el

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proceso de consulta de los documentos fue más preciso y eficiente, pues, una vez que el usuario seleccionaba los documentos que le interesaban, podía indicar al Archivo el número de caja donde estaban localizados, de forma que cuando concertaba cita, la documentación que necesitaba consultar ya estaba preparada. Este sistema tenía el inconveniente de sobrecargar los correos electrónicos del remitente y del destinatario por el gran volumen de espacio en disco que ocupan las imágenes, lo que obligaba a dividir los resultados de las búsquedas y a enviar varios mensajes para no sobrepasar el tamaño permitido en las redes de comunicación. Además, en ocasiones los conocimientos informáticos de los usuarios no eran los requeridos para abrir correctamente los ficheros con lo que se entorpecía el proceso de localización de los documentos. Se analizó este problema y se decidió volcar el resultado de las búsquedas en un servidor temporal de la página corporativa de SEPI, enviando al investigador por correo electrónico el enlace donde podía consultar los documentos durante dos semanas, evitándose el inconveniente de la apertura incorrecta de los ficheros y la sobrecarga de los correos electrónicos. ∞ INTERNET ∞ Cada día son más los Archivos que disponen de una página WEB en la que con más o menos recursos dan a conocer sus Fondos a través de la Red. Una de las formas, en nuestra opinión, mas efectiva de preservar nuestra Memoria Histórica es, en la medida de las posibilidades de cada Archivo, su difusión. Si se conoce el valor y la importancia de lo que se conserva en nuestros Archivos hay más posibilidades de conseguir recursos para conservar y difundir nuestro patrimonio documental. Para conseguir la financiación necesaria para el desarrollo de una página WEB, nuestro Departamento tuvo que alcanzar un incremento exponencial de las consultas al Archivo que de forma paralela aumentó su valoración en el mundo académico y profesional como fuente para el estudio de la empresa pública industrial española. Como es lógico, este proceso fue posible gracias al previo acondicionamiento y automatización del acceso a la documentación. Durante el 2007 comenzó el desarrollo de una página WEB del Centro de Documentación y del Archivo con un enlace independiente de la página corporativa. La dirección para entrar en nuestra página es http://archivo.sepi.es. El objetivo es integrar de forma simplificada toda la información que gestiona el Departamento y a la que actualmente se puede acceder de forma electrónica, publicando

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la información de acceso permitido tanto de los fondos históricos, como de la Biblioteca y de la Hemeroteca. El proyecto se ha dividido en tres fases: FASE I (Finalizada) Publicación, con un sistema de búsquedas en texto libre, de la documentación histórica del Registro General del INI y de parte de la generada por los Presidentes del INI hasta 1977 y de su primer Vicepresidente, Joaquín Planell. El volumen actual de registros contenidos en los fondos históricos es de 45.918 con 45.048 imágenes asociadas. FASE II (En desarrollo) Inclusión de la información de la Hemeroteca y de la Biblioteca, unificando en un solo sistema informático las bases de datos que soportan esta documentación, migrando la información que actualmente está en FoxPro, Access y Universe al sistema Oracle, que es el que utiliza nuestro sistema informático corporativo FASE III (Prevista para el 2.010) Publicación de la documentación del Archivo del primer Presidente del INI, Juan Antonio Suanzes y publicación del fondo audiovisual integrado por fotografías y películas. Al término de esta fase, se modificará el formato de ejecución de la “búsqueda”, que será un desplegable donde se desglosarán las siguientes opciones: o Archivo o Centro de Documentación Biblioteca Hemeroteca o Búsquedas en Archivo y Centro de Documentación o Archivo Digitalizado de Juan Antonio Suanzes, (requerirá el uso de una clave de acceso que facilitará el Centro de Documentación) ESPECIFICACIONES Los textos de la página estarán en español y en inglés y se incluirá un contador de las consultas realizadas, incluyendo las franjas horarias en las que más se visita la página. La información se actualizará de forma simultánea a la introducción de nuevos registros por el Centro de Documentación. Las especificaciones en el diseño y contenido de la página WEB son las siguientes: 1. Información del contenido de la página 1. Historia de la Institución y descripción del Departamento.

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2. Condiciones de acceso a la documentación y dirección, teléfono de contacto, plano de situación y transporte. 3. Descripción de los fondos históricos disponibles, indicando si están accesibles o han de contactar con el Departamento para su consulta. 4. Formulario de búsqueda y orientación para ejecutarla. 5. Relación de enlaces WEB de interés. 6. Formulario para contactar con el Departamento 2. Funcionalidad: Los parámetros generales de los cuales partimos son los siguientes: 1. Limitación cronológica de la información No se permite el acceso a la documentación histórica con menos de 30 años de antigüedad, por lo que se ha establecido un sistema de filtros para excluir cronológicamente los anexos de los documentos que no cumplan ese requisito e incluirlos automáticamente al pasar un año. 2. Limitación por materias El perfil de los usuarios que han consultado nuestros fondos, muestra la preferencia hacia la información contenida en dos divisiones “Empresa” , donde se encuentra la documentación técnica, económica y legal de las empresas que fueron del INI, e “Industrial”, donde se archivó la documentación relativa a los sectores industriales en los que el INI invirtió. Para dar más eficacia a la búsqueda en nuestra página WEB decidimos excluir las secciones menos utilizadas, dejando abierta la posibilidad de, si fuera necesario, consultar estas secciones a través de nuestro Departamento, solicitándolo por correo electrónico. ∞ CONCLUSIÓN ∞ Según vayan avanzando los trabajos de descripción archivística iremos incluyendo más información en la WEB, hasta alcanzar el objetivo de que en ella se pueda consultar toda la documentación histórica del Instituto Nacional de Industria. A la fecha, la conclusión que podemos hacer es que los esfuerzos por ordenar y rescatar la abundantísima información que custodia hoy la SEPI han puesto a disposición de los investigadores todo un material de primera mano sobre las actividades del Instituto. Como consecuencia, las trabajos de investigación se han intensificado haciendo del INI uno de los “temas estrella” de la historia económica reciente.

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Notas Bibliográficas: 1. Instituto Nacional de Hidrocarburos. Entidad de derecho público sujeta al derecho privado y dependiente del Ministerio de Industria y Energía, que se constituyó por Ley 45/1981, de 28 de diciembre, para gestionar la actividad empresarial pública en materia de hidrocarburos, integrada hasta ese momento en el INI. El INH desaparece el 16/6/1995, por Real Decreto-Ley 5/1995 de Creación de Determinadas Entidades de Derecho Público, en el que también se determina la supresión del INI y se crean SEPI y la AIE. 2. TENEO. El 14/7/1992, quedó oficialmente constituida ante notario, después de ser aprobada por el Consejo de Administración del INI. El artículo 107 de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de 1992, autorizó la constitución de una nueva sociedad anónima a la que el INI traspasaría su participación en aquellas empresas 'susceptibles de ser gestionadas con criterios empresariales homogéneos'. Su disolución y traspaso de todo su patrimonio a SEPI se elevó a público el 16/9/1996. 3. Agencia Industrial del Estado. Ente de derecho público constituido por Real Decreto-Ley 5/1995, de 16 de junio, con dependencia del Ministerio de Industria y Energía y cuya actividad estaba sometida al derecho privado. La AIE vino a sustituir, junto a SEPI, al INI. Con fecha 5/9/1997, el Consejo de Ministros aprobó el traspaso a SEPI de las empresas de la AIE, con lo que quedaba suprimida.(R.D.L.15/1997). 4. Sociedad Estatal de Participaciones Industriales. Entidad integrada en el sector público español y adscrita al Ministerio de Economía y Hacienda. Fue creada en 1995, por el Real Decreto Ley 5/1995, de 16 de junio, convalidado el 10/1/1996, por la Ley 5/1996 de Creación de Determinadas Entidades de Derecho Público. 5. Sociedad Estatal de Participaciones Patrimoniales. Se constituyó a partir del cambio de denominación de la Sociedad Estatal Patrimonio I y la absorción de la Sociedad Estatal de Patrimonio II. por Acuerdo de Consejo de Ministros del 28/6/96. El 25/5/01, el Consejo de Ministros acordó la integración de la SEPPA en SEPI, al mismo tiempo que determinadas sociedades dependientes hasta ese momento de la Dirección General de Patrimonio del Estado. La disolución definitiva tuvo lugar por resolución del Acuerdo de Consejo de Ministros de 13/7/2001. 6. LARUELO RUEDA, Elena. Los Fondos Históricos del INI : Fuentes para el Estudio de la Empresa Pública Industrial. Congreso de la Asociación Española de Historia Económica. Santiago de Compostela, 2005. Disponible en Internet: http://www.usc.es/es/congresos/histec05/comunicaciones.jsp.

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