Historia Social Integrada

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Dossier del proyecto

Abril de 2014 Institut Mallorquí d'Afers Socials

Historia Social Integrada

Este documento es un DOSSIER de presentación de la candidatura del proyecto HISTORIA SOCIAL INTEGRADA a los Premios “Islas Baleares 2014 Sociedad de la Información” en la categoría 6-Cooperación entre AAPP. Se estructura en los siguientes apartados: ●

Descripción del proyecto

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Repercusión para el ciudadano y las Administraciones

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Equipo de desarrollo y proveedores

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Valoración económica

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Plazos de cumplimiento

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IMAS, 2014

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Descripción del proyecto Resumen: La Historia Social Integrada es un proyecto con más de 5 años de recorrido a través del cual el IMAS ha dotado de herramientas informáticas a los centros de servicios sociales de todos los ayuntamientos de Mallorca (excepto Palma y Calviá), y desde hace más de un año también al Consell de Formentera. Todo ello por acuerdos voluntarios de colaboración entre AAPP. Hay más de doscientos profesionales de más de 50 administraciones públicas que lo usan como herramienta principal de trabajo. Con él se gestiona el expediente social de más de 80.000 personas. El sistema de información desarrollado permite al IMAS mejorar su planificación y gestión de los servicios sociales de Mallorca y a la vez facilita la gestión desde los municipios y la unificación de criterios. Institut Mallorquí d'Afers Socials

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El IMAS

El Instituto Mallorquín de Asuntos Sociales es la institución de referencia en Mallorca para gestionar los servicios sociales, la protección de menores y los recursos asistenciales. ●

Es un organismo autónomo que depende del Departamento de Bienestar Social del Consejo de Mallorca. ●

Asume las responsabilidades establecidas por la Ley 14/2001, de atribución de competencias a los consejos insulares en materia de servicios sociales. En resumen, nuestra misión es desarrollar los programas, los servicios y los centros de servicios sociales, menores y residencias, hogares y otros recursos asistenciales para personas mayores. ●

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En la Ley 4/2009, de 11 de junio de Servicios Sociales de las Islas Baleares y en el posterior decreto 48/2011, que regula los principios generales de coordinación de servicios sociales comunitarios básicos, se establece la obligatoriedad de utilizar un sistema informativo y también su finalidad en relación con la gestión de la información generada en los municipios de Mallorca. ●

De acuerdo con la ley, el Consejo de Mallorca debe recoger anualmente de los ayuntamientos la información necesaria para que el Gobierno de las Islas Baleares pueda planificar y evaluar los servicios y publicar periódicamente el Plan de Estadística de las Islas Baleares. ●

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http://www.imasmallorca.net

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Antecedentes del HSI

El IMAS, como organismo de referencia de todos los ayuntamientos de la isla promovió la creación de un sistema de información básico que les permitiera registrar la información que se exigía desde el ministerio para alimentar la base de datos estatal SIUSS. ●

A lo largo de estos últimos años la aplicación SIAP (Access) se migró a un entorno web (eSSAP) y se desplegó en todos los municipio de la isla (excepto Palma y Calvià). Este proceso finalizó en 2011. ●

Con la información de este sistema más su integración con otros sistemas propios del IMAS se da forma al concepto de Historia Social Integrada (HSI) con un cierto paralelismo con la Historia Clínica Única del entorno sanitario. La principal diferencia es que en el entorno social se trata con núcleos familiares a la vez que con cada elemento del núcleo individualmente. ●

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Aspectos clave

Respetar el proceso metodológico de intervención social establecido por el IMAS y promovido entre los municipios a través de planes específicos. ● Adaptarlo a los diferentes modelos organizativos de los servicios sociales municipales e incoporar el uso interdisciplinar. ● Combinar las necesidades de la gestión de los servicios (atención rápida) con las necesidades a largo plazo (recogida de datos con fines estadísticos e Historia Social) para la planificación y estudios del IMAS. ● Compatibilidad con los sistemas de información estatales: especificaciones SIUSS del Ministerio de Sanidad Servicios Sociales e Igualdad, códigos oficiales del INE e IBEstat. ●

Que sirviera para elaborar los Informes anuales del Plan de Prestaciones Básicas (PPB) y servicio de Ayuda a Domicilio (SAD). ●

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Evolución de los sistemas de información de servicios sociales

SIAP SIAP

Mallorca*

eSSAP Mallorca* y Formentera

>>

Mallorca*

2014-2015

Mallorca*

SISS

SIAP web

SIAP web

Mallorca

Calvià

Calvià

SET/NOU

NOU

Palma

Palma

SIUSS

SAS

Incrementar la integración con otros sistemas de información del IMAS

Palma

estatal

SIUSS Menorca, Eivissa y Formentera SIUSS Menorca, Eivissa y Formentera

1990

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SIUSS

SIUSS

Menorca, Eivissa y Formentera

Menorca y Eivissa

2014

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Consell Consell de de Formentera Formentera Consolidación, Consolidación, mantenimiento, mantenimiento, explotaciones... explotaciones... Más Más explotaciones explotaciones Mejoras Mejoras de de usabilidad, usabilidad, Expediente Expediente digital digital

2014-2015

Nord, Nord, Son Son Servera Servera Inca Inca yy Manacor Manacor

2011

2010

2013

Prueba Prueba piloto piloto en en la la Mancomunitat Mancomunitat Pla Pla de de Mallorca Mallorca

2012

2009

Incorporación de los ayuntamientos

Evolución Evolución hacia hacia la... la... Historia Historia Social Social Integrada Integrada

Resto Resto de de municipios municipios excepto excepto Palma Palma yy Calvià Calvià

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Aspectos clave Convenios de colaboración

Todo el despliegue se ha realizado siempre por convenios bilaterales voluntarios entre el IMAS y cada unos de los ayuntamientos participantes, sin coste económico para las partes. ●

En el convenio se hace especial incapié en la protección de los datos de carácter personal. El propietario del fichero es siempre el ayuntamiento y el IMAS es quien realiza el tratamiento de los datos. Sólo puede hacer uso de los mismos para fnes estadísticos y con el consentimiento del titular del fichero. ●

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Normalización de los datos RMI, ayudas Ariany Alcúdia

S.I. Servicios Sociales municipales

Historia Social Integrada (HSI)

Otros S.I. del IMAS

Inca

Municipios

Menores

Servicios IMAS

S.I. otras administraciones Servei de salut, AEAT, TGSS, SOIB, INEM...

>>> Historia Social Integrada ● Permite homogeneizar conceptos entre las instituciones (mejor calidad estadística y planificación) ● Permite incrementar la cooperación y el intercambio de información Institut Mallorquí d'Afers Socials

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Información de los expedientes Diagnósticos: • Fecha • Tipo de diagnóstico • Elementos del núcleo implicados • Profesionales implicados

Núcleo de convivencia: • Municipio • Tipo de núcleo • Tipo de vivienda • Régimen de propiedad Elementos: • Sexo, edad • País de nacimiento, nacionalidad • Estado civil • Nivel de estudios • Situación laboral, act. económica • Discapacidad / Dependencia • Inmigración (situación admtva.) • Ingresos

Objetivos: • Fechas inicio y fin • Tipo de objetivo • Sector de población • Resultado de cumplimiento Recursos: • Fechas inicio/fin (motivo del fin) • Tipo de recurso • Elementos del núcleo implicados • Profesionales implicados

Expediente digital: • Documentación • Informes, gestiones con otras administraciones Institut Mallorquí d'Afers Socials

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Alcance del sistema (datos de febrero 2014)

ipios c i n u 52 m

222

De todos los de Mallorca (excepto Palma y Calvià) y Formentera.

profesionales

trabajan conectados Educadores, Trabajadores sociales, Coordinadores, desde su Auxiliares, Psicólogos, Mediadores interculturales, municipio

Técnicos sociolaborales, Trabajadores familiares

84.000 personas

(expedientes de usuarios de los servicios sociales)

IMAS

PPB, UGN, BAJA OCUPABILITAT, DESARROLLO PLAN HHTT, SOPORTE PSICOSOCIAL, TALLER DE CAPACITACIÓN, OFIM, DEPENDENCIA...

Febrero 2013: 72.000 Junio 2012: 61.000 Julio 2011: 32.000

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Repercusión para el ciudadano y las Administraciones Para el ciudadano: Indirectamente recibe el beneficio de unos servicios sociales mejor gestionados y planificados, sin duplicidad de intervenciones, con una mejor coordinación de los recursos disponibles de todas las administraciones públicas y entidades colaboradoras del sector social. ●

Toda intervención social va dirigida a un objetivo según un plan que se revisa, los recursos asignados (ayudas económicas, cursos de formación, cheques bebé, etc.) son periódicamente revisados por los distintos profesionales que intervienen. ●

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Para el IMAS: Entre las funciones del IMAS se encuentra la planificación de los Servicios Sociales de Mallorca. Para ello es crítico poder contar con un diagnóstico social fiable y actualizado. ● El HSI proporciona al IMAS toda esta información estadística básica para una buena planificación y ordenación de los recursos. ●

Además facilita la labor de intermediación del IMAS en el envío de datos municipales al Govern de les Illes Balears y al sistema estatal SIUSS al estar todo el sistema enfocado a la obtención de estos datos. ●

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Para los ayuntamientos que lo usan: Los servicios técnicos municipales registran los casos y sus actuaciones a través de Internet. ●

Aplicación web.

El servicio de Informática del IMAS les proporciona el sistema de autenticación (cuentas de usuario LDAP) y comunicación segura (VPN) y se encarga de gestionar los servidores de aplicación y de base de datos con sus correspondientes copias de seguridad. Les proporciona el servicio de “cloud”. ●

Navegador Firefox

Servidor VPN

No se instala nada ni se graban datos en local. No se depende del ordenador.

vpn.imasmallorca.net

Servidores HSI (de aplicación y de base de datos)

ADSL, CABLE, 3G/4G... INTERNET

Infraestructura Ajuntament

Conexión segura

Infraestructura IMAS

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En total son 52 municipios los que usan este sistema de información: todos los de Mallorca (excepto Palma y Calvià) y el de Formentera. ●

Son ya más de 220 profesionales de distintas disciplinas de los servicios sociales (educadores, trabajadores sociales, coordinadores, auxiliares, psicólogos, mediadores interculturales, técnicos sociolaborales, trabajadores familiares) los que utilizan este sistema de información como herramienta principal de trabajo. ●

Ha sido en estos últimos años cuando se ha disparado el uso del sistema hasta alcanzar los actuales 84.000 expedientes individuales de personas atendidas.

Convenios bilaterales voluntarios. El IMAS proporciona la herramienta informática, la formación y soporte.

●

Febrero 2014: 84.000 Febrero 2013: 72.000 Junio 2012: 61.000 Julio 2011: 32.000

A medida que se vayan integrando sistemas van a poder realizar seguimientos más precisos e informar mejor a las personas y familias atendidas. ●

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Equipo de desarrollo y proveedores El HSI ha sido desarrollado por personal propio del Servicio de Informática del IMAS (tanto el sistema de orígen eSSAP como los otros sistemas del IMAS -RMI, Menores...- como las integraciones realizadas). ●

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En el proyecto trabajan conjuntamente diversos servicios del IMAS: •

Servicio de Informática

•

Servicio de Soporte Municipal

Sección de Planificación ● Se mantienen grupos de trabajo agrupando los municipios por zonas en los cuales se realizan de forma periódica las tareas de formación y seguimiento, se preparan propuestas de mejora que son evaluadas y planificadas. •

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Valoración económica Al tratarse de un desarrollo propio no se dispone de una valoración económica precisa. La dedicación de personal informático ha sido variable entre uno o dos técnicos asignados a lo largo de los últimos años. ● Los servidores de aplicaciones, base de datos, VPN, etc són compartidos con el resto de sistemas de información del IMAS. ●

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Plazos de cumplimiento El despliegue de la infraestructura de conexión de los ayuntamientos (VPN, cuentas de usuario LDAP) se realizó entre los años 2009 y 2011. Posteriormente, a finales de 2012 se añadió el Consell de Formentera. ●

El desarrollo del sistema de información se completó en 2009/2010 y desde entonces se ha ido manteniendo y mejorando a partir de las peticiones de los grupos de municipios. ●

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Últimas mejoras incorporadas

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Ampliación del módulo de explotación de datos: Informes de gestión del servicio: expedientes por perfil, diagnósticos, objetivos, recursos, perfil sociodemográfico... Extracción de datos del sistema: informe social, seguimiento, datos del expediente, datos de vistas anteriores, modelos de tramitación de servicios del IMAS (derivación a Menores)... ● Explotaciones a demanda de los ayuntamientos: según sus necesidades, para memorias anuales o proyectos específicos. ● Mejora de la usabilidad de la aplicación web: Incorporados filtros en los apartados de seguimiento y documentos escaneados o adjuntos. Impresión de todo el expediente y por apartados. Avisos y soporte para la detección de datos no introducidos o expedientes sin revisar en un plazo determinado. ● Incorporada la funcionalidad de genograma familiar actual y su evolución en el expediente. ● Se realiza un soporte continuo a los técnicos de los municipios para formación, dudas y limpieza de datos erróneos. ●

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Tareas previstas 2014-2015

Incorporación continua de mejoras solicitadas por los diversos grupos de municipios y priorizadas por el Servicio de Soporte Técnico Municipal. ●

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Integración telemática con los servicios del IMAS • Integración con las nuevas aplicaciones de Renda Mínima de Inserción (RMI), Inclusión Social, Dependencia y Discapacitados. • Tramitación telemática de expedients de RMI (solicitud, consulta de estat y informes de seguimiento desde la HSI). • Tramitació telemática de expedientes de derivación de menors desde la HSI. Incrementar la comunicación Municipios – IMAS • Interconexión de las bases de datos de usuario único de los municipios y del conjunto de sistemas del IMAS, permitiendo conocer qué servicios ha recibido un usuario de servicios sociales en Mallorca (en el marco jurídico adecuado).

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Planificación IMAS. Departamento de Recursos Humans, Informática y Telecomunicaciones 2014 T1 Tareas permanentes (soporte continuo y evolución) Tramitación/consulta telemática expedientes RMI Tramitación/consulta telemática deriv. menores Aportar información al HSI de sistemas del IMAS Integración con sistemas de Inclusión Social Integración con sistemas de Dependencia / Discapacitados

T2

T3

2015 T4

T1

T2

T3

2016... T4

T1

T2

xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

A la planificación se irán incorporando, a medida que se considere viable y se firmen los convenios necesarios, las conexiones con sistemas de información de otras administraciones. Sujecto a posibles variaciones en función de la carga de trabajo. Institut Mallorquí d'Afers Socials

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Anexo

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Algunos pantallazos del sistema de información.

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