DISEÑO

Imaginar… la Oficina Ideal

Bienestar, calidez, movilidad, creatividad, interacción e identidad son valores que las empresas buscan integrar y potenciar en su equipo de trabajo –a través de la innovación de sus espacios laborales– en razón que los resultados favorecen la productividad y la vida. Un reciente estudio así lo demuestra.

“U

na imagen vale más que mil palabras”. De esto son concientes las empresas que hoy día apuestan por innovar el diseño de sus espacios laborales con un objetivo claro: convertirlos en lugares agradables que transmitan los valores de la organización y en donde sus empleados logren el máximo rendimiento productivo, cuidando de su bienestar físico y mental. Así, teniendo en cuenta que los horarios de trabajo y las diversas funciones que se desarrollan en ciertos cargos son cada vez más flexibles o que en ocasiones, por el contrario, es el sitio de trabajo el lugar donde se pasa la mayor parte del tiempo, las organizaciones se han preocupado por proporcionar a sus empleados, un entorno laboral en el que se sientan como en su propio hogar.

De acuerdo a lo anterior, y considerando que se trata de un tema abordado desde hace varias décadas en los círculos del diseño y la arquitectura, pero que permanentemente

52

Foto: Orgatec

Esto, más allá de permitir que el trabajador personalice su puesto con portarretratos familiares o que lo ambiente usando materas, implica un concepto más amplio que involucra el diseño arquitectónico (1), la decoración interior e incluso, la implementación de medidas de seguridad laboral en sitio; así como la satisfacción de otras necesidades olvidadas o menospreciadas como la relajación y la lúdica –y la disposición de espacios para realizarlas– y que en suma, se constituyen en herramientas efectivas para promover el rendimiento laboral y la productividad empresarial.

Visítenos en: www.revista-mm.com

es materia de análisis para identificar nuevas alternativas en pro del valor más importante de las empresas: su recurso humano, M&M publica los resultados de “Ultima Office”, el más reciente estudio realizado en el marco de Orgatec 2008, la tradicional feria de mobiliario alemana especializada en el sector de oficina.

Foto: DEWG/Chris Gascoigne

DISEÑO

Aquí, un modelo de oficina abierta en la que la comunicación y la interacción son el objetivo principal.

Tendencias Laborales Óptimas, sensuales, cómodas, amigables, son algunos de los adjetivos que 2.000 personas vinculadas al sector de la arquitectura y el interiorismo, y encuestadas –a través de Internet y de manera personal– utilizaron para describir lo que consideran la oficina ideal, esto, en el marco del estudio ‘Ultima Office’, realizado en la pasada versión de la feria Orgatec, y que dio luces sobre las tendencias en diseño de espacios laborales en el mundo moderno. Según este análisis, la “oficina del futuro” se caracterizará porque demandará áreas diseñadas especialmente para suplir las exigencias del quehacer laboral y del recurso humano. Los expertos en arquitectura y decoración interior afirman que existen conceptos básicos en los que el diseño de estos espacios tendrá como prioridad, dar solución a estas necesidades. Serán oficinas abiertas, con lugares especiales para la celebración de reuniones de trabajo y en donde los empleados podrán moverse con libertad, sin problemas de espacio a fin de facilitar la comunicación e intercambio de ideas entre los miembros. Este fue, precisamente, el ítem de mayor importancia resaltado por los encuestados, puesto que la comunicación es considerada como uno de los factores que hace posible el éxito de las organizaciones.

Visítenos en: www.revista-mm.com

Cabe destacar, en este mismo sentido, como los encuestados también advirtieron la necesidad que los espacios transmitan los valores de la organización y potencien la identidad de las empresas tanto al interior como hacia el exterior de la organización. En este sentido, desde el lugar (barrio, calle, carrera) en donde se ubiquen las oficinas hasta los colores que se seleccionen para las paredes o el tipo de mobiliario jugarán –como ahora– un papel fundamental. Las oficinas serán multifuncionales y primará en ellas la optimización de espacios creados para instalar personal de diferentes cargos –en una misma área– como forma de hacer más dinámico el trabajo. En este sentido “flexibilidad” es el término que prevalecerá en las oficinas del futuro, debido que las personas trabajarán en diferentes equipos en búsqueda de crear nuevos productos, servicios o modelos de negocio. Los espacios laborales contarán con áreas dedicadas especial y únicamente a la práctica de actividades lúdicas y de relajación; esto significa, la implementación de espacios comunes para propiciar el encuentro personal y el desarrollo de la personalidad e individualidad de los empleados.

Incluso, entre las propuestas de mayor aceptación registradas en la encuesta, apareció la conveniencia que las oficinas cuenten con espacios que se asimilen a la sala-comedor del hogar, para que en un momento dado actividades como cocinar, puedan ser parte de ese bienestar personal. A este respecto, Melissa Marsh, consultora de la firma DEGW, empresa dedicada a la prestación de servicios de consultoría y diseño a través de la gestión del espacio –con sedes en Europa, Asia, América y Oceanía–, afirma que “el lugar de trabajo se está convirtiendo en el eje central de nuestras vidas, puesto que ocupa la mayor parte de nuestro tiempo”; lo cual hace necesario que las organizaciones dispongan cuidadosamente un ambiente laboral que soporte las necesidades de los empleados, “incluso, si de llevar a los niños al trabajo se trata”, concluye la experta. Serán oficinas ecoeficientes: en este sentido, además de las necesidades de las empresas y de los empleados, existen una serie de normas relacionadas con la seguridad y la salud laboral, el uso de las nuevas tecnologías y la protección del medioambiente, que serán masivamente aplicadas pues ya hoy son asimiladas por las compañías como parte de su responsabilidad social.

53

DISEÑO

Otros resultados del estudio • El 53% de los encuestados cree que cada vez será más habitual la flexibilidad de los horarios laborales. • El 78% piensa que el estrés laboral, incrementará en el futuro. • El 68% afirma que las empresas tienden a conformar equipos de trabajo multifuncionales. • El 79% cree que cada vez será más relevante el conocimiento del “knowhow” del negocio a fin de propiciar ideas y soluciones que beneficien a las empresas, es decir, la necesidad que todos los empleados conozcan los procesos a fin de agilizar el trabajo, lo que facilita, por ende, el proceso de comunicación. • El 36% afirma que el uso de las nuevas tecnologías de la comunicación serán más acertadas en el campo laboral globalizado.

En este sentido, la construcción masiva de edificios inteligentes hará más factible cumplir estos propósitos, por cuanto están diseñados para ofrecer alta eficiencia energética (en la que se provee a la construcción de energía solar para el consumo), iluminación y ventilación natural (que permiten que los empleados mantengan el sentido temporal y biológico del cambio del tiempo) y un correcto nivel de humedad y temperatura para favorecer el equilibrio de la temperatura de las oficinas.

(impresoras, fotocopiadoras, monitores, central telefónica, etc…) y las áreas limpias donde se ubica el recurso humano. Basados en los resultados del estudio anterior (2), expertos en el tema de diseño de oficinas ofrecieron nuevas propuestas para la creación, distribución y decoración de las áreas en mención. Considerando que el área técnica –cuyos objetivos son reducir el tiempo de traslado entre las estaciones (de computo, de video o de fotocopiado, por ejemplo), y optimizar el rendimiento laboral de los trabajadores a través del uso de herramientas de multimedia y telecomunicaciones– se caracteriza por presentar una gran cantidad de cables y conexiones físicas imprescindibles para el funcionamiento de los equipos, se hace indispensable aplicar soluciones estéticas para evitar que la red de cableado se convierta en un peligro tangible para el recurso humano. Por eso, para solventar las necesidades de esta área, explican los especialistas, son ideales los sistemas modulares cuyas estructuras permitan una

rápida instalación y adecuación de los equipos electrónicos, de acuerdo a las necesidades del recurso humano. De hecho, en el mercado ya se encuentran soluciones para estructuras abiertas de oficina, estructuras cerradas, compartimentadas o mixtas, que se ajustan a diferentes entornos laborales, lo que mejora la estética de estas secciones. Cabe destacar que gracias a las nuevas tecnologías wi-fi y de miniaturización, el problema del cableado promete ser cosa del pasado pues aunque ahora, por sus altos costos de implementación, no se aplican de forma masiva, todo indica que en el futuro serán más populares y accesibles. Será posible esconder, por ejemplo, equipos electrónicos como pantallas de video, proyectores o sistemas de videoconferencia en techos y paredes falsas o en muebles modulares y multifuncionales, diseñados especialmente para guardar en su interior esta clase de equipos, con compartimientos para mimetizar el cableado eléctrico. De otro lado, para el área limpia, que además acoge al personal externo a

Foto: Orgatec

Vale señalar que estas edificaciones, por estar construidas con materiales reciclados y reciclables, libres de sustancias tóxicas para la salud humana favorecen el empleo de energías limpias y la disminución de residuos y emisiones.

Estética y Funcionalidad En términos generales, en una planta de oficinas se distinguen dos tipos de áreas: la técnica, en la que se instalan todas las herramientas de trabajo

54

Adiós a las jerarquías. En busca de mayor eficiencia y competitividad, las organizaciones tratan de involucrar a todos los empleados en su funcionamiento integral.

Foto: DEWG

Visítenos en: www.revista-mm.com

Foto: Orgatec

DISEÑO

la organización (clientes, consultores, visitantes, etc…) el concepto que predominará en las oficinas del futuro será, como se mencionó anteriormente, la “flexibilidad”, es decir la capacidad y facilidad que tengan los espacios para adecuarse en cuanto a tamaño, distribución y disposición a las necesidades de los empleados. Esto significa, por ejemplo, que los puestos de trabajo se adaptarán a distintas superficies, siendo posible realizar reuniones de trabajo, videoconferencias e incluso seminarios o foros, en un mismo lugar, gracias a estos sistemas “flexibles”. Como hecho importante y que condiciona también la disposición de los elementos en el espacio de oficina, las características de los puestos de trabajo y la estética del espacio mismo, esta la concepción que desaparecerán las jerarquías corporativas, de hecho, pronostican los expertos, que las oficinas serán mucho más abiertas y los despachos de los altos ejecutivos no tendrán muros porque éstos serán reemplazados por paneles transparentes, incluso, en las oficinas abiertas, prevalecerán los pool en los que se ubicarán desde el secretariado hasta los ejecutivos, sin distinciones de mobiliario en función del nivel jerárquico. Independiente de este y otros análisis –y como tema vital y siempre vigente– la oficina, su mobiliario y lo que implica serán objeto de estudio y mejoramiento. De hecho, ramas como la ergonomía que tienen incidencia directa en la productividad y la calidad de vida laboral, seguirán siendo temas de investigación pues se ha demostrado que su aplicación –correcta o no– puede modificar el estado ánimo y la buena disposición de los empleados hacia el trabajo, no en vano el cuidado físico es una las normas de obligatorio cumplimiento actualmente para las empresas. En cuanto a los detalles estéticos, el estudio reveló que tendrán como base para su diseño, los objetivos que en materia de comunicación organizacional, se proponga reflejar la

Visítenos en: www.revista-mm.com

DISEÑO

La Oficina en la Historia Los primeros modelos de oficina denominados conducto, nacen a principios del siglo XX (1906) y se caracterizaron por incorporar muebles que se adaptaban al uso, los espacios y las necesidades del momento. Así, se observaban mesas con sillas unidas a ellas por un brazo articulado a una de sus patas, sistema en el que un herraje permitía el giro para que, quien las usara, tuviera menores impedimentos para ubicarse en el mueble. Este tipo de mobiliario, por su sistema, además de facilitar las labores de limpieza, permitía controlar a los trabajadores quienes sólo podían ubicarse individualmente, en las mesas enfrentadas y que se veían parcialmente separados por estantes cajoneras laterales y con archivadores ubicados en los pasillos. Posteriormente, después de la segunda mitad del siglo XX, surgieron las oficinas mancha, las cuales predominarían gracias al desarrollo del control ambiental, la iluminación y la climatización; y que se distinguirían por la expansión incontrolada de los espacios, y con ellos el uso de muebles, accesorios y objetos. Con formas organizativas más fragmentadas y con mayor independencia entre cada área, nacen entonces los modelos de oficinas abiertas y más tarde, en la década de los 70, se aplican por completo las denominadas ‘paisaje’, en las que los despachos del staff y las salas de uso común y archivo –disponibles en cualquier momento– tienen un tratamiento especial y en la que los empleados ganaran cierta individualidad en sus puestos de trabajo pero todos, en un mismo espacio. No obstante, la tendencia en diseño de mobiliario siguió la homogenización de los espacios a través de muebles con una estética fría, limpia e impersonal. También se destacó en este modelo, la presencia de “techos o suelos técnicos” para permitir la instalación en ellos, de un variado catálogo de elementos móviles: mesas, sillas, particiones, sistemas de comunicaciones e informática, con los cuales se podía colonizar de forma cambiante el espacio, pero sin destruir “el paisaje” de la oficina. En esta etapa, cabe destacar la aparición, en Europa, del concepto de Bürolandschaft que favoreció la desaparición de las divisiones interiores, la equiparación de los puestos de trabajo, la dispersión de muebles en grandes espacios, y el uso de alfombras y paneles recubiertos para controlar el ruido y regular la temperatura ambiente. Con todo lo anterior, se dio una recuperación de la individualidad y la independencia que se reflejó en mobiliario más adaptado a las necesidades del consumidor, y que originó el desarrollo de la ergonomía (3). Hoy día, gracias a las nuevas tecnologías y la masificación del conocimiento, el concepto de oficina ha adquirido una nueva dimensión que recibe el nombre de oficina burbuja, y que se relaciona a la fuerte caída en los mercados bursátiles que caracterizó los años 90. Este término asume por una parte la dimensión espacial que van adquiriendo los espacios de trabajo y la capacidad que necesitan para variar en tamaño, tanto por extensión como por la reducción en los tiempos laborales. En la oficina burbuja las fronteras físicas desaparecen y, como resultado de los avances en las tecnologías de las comunicaciones, las relaciones entre los empleados y sus superiores han dado un giro, se han hecho más flexibles y menos presenciales, lo que se hace evidente en la dimensión de los espacios de trabajo y que los varían en tamaño, gracias a las redes tecnológicas que hacen innecesario el asentamiento de los empleados durante jornadas laborales extensas. Igualmente, las mejoras de la comunicación entre los trabajadores y sus jefes –más fluidas y directas– hacen innecesarias que las jerarquías sean representadas por símbolos como el de la posesión de un espacio privativo o el uso de ciertos equipos. Foto: DEWG

56

empresa. Desde los colores de las superficies de los escritorios o de los paneles hasta el tipo de mobiliario instalado (fabricado en fórmica, cuero, plástico, madera, aluminio o acero), se seleccionarán de acuerdo a los valores corporativos y por ende, a la imagen que desee proyectar al público. Otros aspectos como la disposición de los accesorios tipo archivadores suspendidos, porta cd, portalápices, percheros o lámparas, o la selección de los sistemas de soporte para unidades de procesamiento y monitores también podrá “personalizarse” partiendo de esa identidad corporativa, en la que el color y el manejo de las formas son fundamentales. Pero ¿qué se espera de otros espacios distintos a la mera oficina? Según los resultados de la encuesta, aquí también las jerarquías desaparecen: por ejemplo, la zona de descanso, deportes y comedor estará disponible para todos los empleados, en cualquier momento, y se dará prioridad a lugares al aire libre como punto de encuentro y reunión para las actividades en mención. No en vano algunas organizaciones ya han implementado áreas exclusivas para las actividades lúdicas y el descanso de sus empleados, cuyos resultados se han visto traducidos en su mayor satisfacción, apropiación, identidad y productividad. En cuanto al mobiliario y accesorios para estos espacios, se impondrán aquellos materiales de alta resistencia y durabilidad (polipropileno, aluminio, acero, etc…) que además de ofrecer una apariencia estética agradable, soporten el uso propio de estas áreas. A continuación, M&M presenta una selección de algunas de las propuestas más llamativas en diseño de mobiliario y configuración de espacios que predominarán –o que en algunos casos ya son una realidad– en la oficinas del futuro. Citas 1) El diseño, en las empresas, se aplica en la configuración e integración de todos aquellos soportes que la dan a conocer en el mercado, como los productos (bienes y servicios), la comunicación y el espacio donde lleva a cabo sus actividades: cultura corporativa, su identidad y su misión. 2) Aunque para este artículo se toma como referencia el estudio “Ultima Office”, existen numerosos análisis sobre el tema del interiorismo y arquitectura de las oficinas del futuro. En general, todos coinciden con las premisas del documento aquí referenciado. 3) Sistemas de muebles tan populares en el mundo, como los de Herman Miller, diseñaron sus escritorios a partir de este entorno de oficina, además de considerar en sus diseños, temas como el ruido y la privacidad.

Fuentes •

www.dewg.com - www.orgatec.com.de - www.ofitec.com

Visítenos en: www.revista-mm.com

DISEÑO

¿Hacia Dónde Apunta la Oficina del Futuro?

Foto: DEWG

Fotos: Orgatec

Funcionalidad y optimización de los espacios. Muebles como archivadores, antes pesados y estéticamente aburridos, son ahora parte integral de la decoración de las oficinas. En modernos colores y haciendo uso de herrajes o las ruedas, los archivadores serán un elemento atractivo y 100% funcional.

Visítenos en: www.revista-mm.com

Foto: Orgatec

Para las áreas sociales, que también pueden hacer parte de la recepción, aparecen propuestas en las que se incita a la integración a través de coloridos módulos circulares, poltronas individuales o sistemas multipuesto, en lo que se evidencia preocupación por la comodidad.

57

DISEÑO

Foto: Orgatec

En materia de salas de juntas, las propuestas van desde sencillas mesas con sus puestos correspondientes hasta las más sofisticadas, en las que el mobiliario permite, desde ya, la integración de equipos de telecomunicaciones.

Fotos: Orgatec

Para las áreas de esparcimiento intelectual, los diseñadores se inclinan por propuestas en las que el mobiliario innove en formas y colores, para lograr su propósito. En materia de sillas, la tendencia apunta hacia el uso de materiales sintéticos en tonos brillantes.

58

Visítenos en: www.revista-mm.com

DISEÑO Foto: DEWG

Foto: Orgatec

Hacia el futuro, las jerarquías serán sólo cuestión de responsabilidad de funciones pues, en cuanto a la arquitectura interior y el diseño de las oficinas, predominarán los paneles de vidrio y el mobiliario sin ninguna o mínimas distinciones.

DISEÑO

Fotos: Orgatec

Conscientes de la importancia de hacer sentir a sus empleados como en el hogar, cada vez son más las compañías que adaptan espacios para el relax y el esparcimiento. Aquí, ergonomía, funcionalidad, calidez y comodidad son los llamados a procurar el descanso físico y mental.

Foto: DEWG/ John Hewitt

Foto: DEWG

60

En el mobiliario para áreas destinadas a la capacitación y entrenamiento –como los auditorios o salones de conferencias– priman los materiales de calidad y resistentes que soporten el alto tráfico y la instalación de plataformas o silletería móvil y desarmable, de esta manera se optimizan estos espacios.

Visítenos en: www.revista-mm.com

Fotos: Orgatec

Foto: DEWG

DISEÑO

Una imagen vale más que mil palabras: Desde los colores –ácidos o neutros– hasta los materiales seleccionados para las superficies de los escritorios o del mobiliario en general, deben responder a la imagen de la empresa y a sus valores. Fórmica, cuero, plástico, madera y aluminio con identidad corporativa.

Visítenos en: www.revista-mm.com

DISEÑO

Foto: DEWG

Las oficinas abiertas presentan como novedad, detalles singulares, como este modelo en el que se introducen módulos adicionales que pueden servir como bibliotecas, archivadores o para colocar objetos decorativos.

Fotos: Orgatec

Detalles que hacen la diferencia. Paneles especiales para guardar equipos electrónicos y de telecomunicaciones o canaletas instaladas en los escritorios para mimetizar el cableado. Estética que favorece la practicidad y la seguridad en los espacios laborales.

62

Visítenos en: www.revista-mm.com