MEMORIA - XX Congreso Archivístico Nacional - 2008

IMPACTO DE LA FIRMA DIGITAL EN COSTA RICA Alicia Avendaño Rivera 1 Buenas tardes, primero deseo agradecerles la invitación al XX Congreso Archivístico Nacional, en especial a la directora y subdirectora del Archivo Nacional por invitarme a esta actividad de tanta importancia. Creo que la profesión Archivística tiene que sufrir una transformación fundamental y yo creo que una de las pioneras en ese proceso ha sido la directora del Archivo Nacional, que se ha comprometido a buscar precisamente esa inserción de la parte tecnológica en un área realmente importante. Es un gusto poder compartir con ustedes la importancia de lo que viene: el gobierno digital y el efecto que puede tener la implementación de la firma digital en la parte de archivos. Primero voy a darles una introducción de lo que estamos haciendo desde el punto de vista del gobierno digital, para después caer un poco en lo que se ha hecho en la parte de firma digital, de lo que falta por hacer, de lo cual posiblemente pueden hablar un poco más las personas del Banco Central. El gobierno digital tiene como foco central el ciudadano, o sea los servicios que se están planteando dentro del proyecto de gobierno digital en Costa Rica, siempre tienen como punto central al ciudadano. Básicamente el enfoque tiende a cambiar la interacción del ciudadano con el estado. Esa misión viene reflejada precisamente al buscar que las instituciones puedan prever servicios de calidad a las empresas y al ciudadano para agilizar la vinculación que existe entre ambos. Para nosotros lo importante es que la institución o el gobierno sean transparentes, que se promueva la productividad, la competitividad y cambie la relación entre el ciudadano y el Estado. El tener documentos digitales y hacer los trámites por vía digital, va a garantizar un cambio radical en esa relación ciudadano-Estado. Los objetivos estratégicos que nosotros nos hemos propuesto, tienden a alcanzar un nivel significativo de cultura y utilización de las tecnologías en el sector 1. Directora de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital. Administración de Negocios y Administración Aduanera en la Universidad de Costa Rica. Maestría en Finanzas Internacionales y otro en Administración Tecnológica. Premio Ancora de Ciencia y Tecnología correspondiente al año 2007.

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gobierno, mejorar y asegurar los servicios y procesos gubernamentales claves, que puedan significar un mayor impacto hacia la ciudadanía. Fomentar la interoperabilidad de los procesos y trámites entre instituciones es un tema fundamental, es cambiar la forma en que se relacionan las instituciones. En este momento hay muchas instituciones que son feudos de información, cada una tiene su información y no se comparte. El Estado debe compartirse, debemos buscar estándares de cómo interrelacionar esa información para que el ciudadano sea el beneficiado final, eliminando duplicaciones. Eso es parte de la interoperabilidad, para que al ciudadano ya no se le exija un papel, una certificación, que tiene que ir a traer a una institución para hacer el trámite en otra. Bueno, la interoperabilidad significa conectar sistemas, enlazar instituciones, alcanzar un nivel significativo de conectividad, mejorar en forma significativa el acceso y la cultura hacia los ciudadanos. En esto también tiene que haber toda una estrategia sobre cómo llegar al ciudadano, para que se use la tecnología en forma adecuada. Nosotros empezamos hace poco en la incursión en el gobierno digital; somos un proyecto joven. Comenzamos en octubre del 2006, sin oficina. Yo cuento esto porque realmente el equipo de trabajo éramos dos personas, don Kevin Casas y yo; dos personas trabajando en una idea. Posteriormente, a diciembre, ya teníamos firma con convenio con varias instituciones. Éramos dos personas y cincuenta más que se apuntaron en las instituciones. De ahí empezamos a establecer una estrategia de corto plazo, en donde se establecían proyectos concretos que iban a resolver problemas a los ciudadanos. Se hizo una encuesta de opinión sobre cuáles eran los servicios que se querían transformar. El resultado fueron diez servicios que los ciudadanos quieren que se cambien radicalmente, entre ellos licencias, pasaportes y servicios médicos, las citas que se les dan a las personas en la caja, las matrículas de las escuelas, la parte de pensiones, la parte de constancias. Entonces desde ahí se empezó a trabajar ¿cuáles eran esos proyectos que el gobierno digital debería de trabajar? Precisamente empezamos a trabajar en esos proyectos que le iban a dar un impacto grande en esa relación de servicio. Todos esos servicios que mencionamos estaban colapsados, o están todavía, porque hemos empezado con algunos y otros no. Para sacar una licencia antes, las personas duraban uno o dos días haciendo filas, con “gavilanes”, estableciendo procesos que no eran correctos y se empezó a trabajar en eso. En abril de 2007 se inició la integración de cinco personas más y en julio ya teníamos dos proyectos implementados, que fueron licencias y pasaportes. Si alguno ha sacado últimamente licencia en el Banco de Costa Rica siente el cambio radical que se dio. Tal vez ahí lo que se utilizó fue el sentido común porque se utilizó la misma tecnología que estaba, nada más convirtiéndola e insertándola dentro de un proceso, dentro de un flujo e integrando varios procesos y 220

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cambiando. Realmente el lanzamiento de ese proyecto trajo bastantes buenos resultados. En octubre lanzamos también un programa de inserción digital que fue el de las computadoras para los educadores. En este sólo mil quinientos educadores de sesenta mil se insertaron dentro del proceso y compraron computadora e Internet. Bueno ¿por qué sólo mil quinientos educadores de sesenta mil supuestos educadores que hay en el país? Yo creo que el problema que se dio es que no hay cultura, porque los educadores no tienen para qué utilizar la computadora y el Internet. En ese caso también tiene que pensarse dentro del país si al final de cuentas la máquina y el Internet son fundamentales pero no hay contenido o no hay forma de utilizarlo. Los educadores no le vieron valor a comprarse una computadora e Internet para la casa dándoles condiciones sumamente bajas, porque en ese proceso también tiene que haber un cambio radical en la cultura, en la educación. La inserción de la tecnología en la educación es fundamental. Si no, no vamos a poder seguir para adelante. En enero de este año lanzamos un nuevo plan y ese plan tiene 24 proyectos, esos 24 proyectos están enfocados a cambiar radicalmente varios servicios. Dentro de esos uno de los fundamentales es el de las compras del estado por vía electrónica. Aunque ustedes no crean, eso podría posibilitar la transformación del Estado en sí mismo. El Estado a veces está amarrado en las compras; los procesos de adquisiciones son tremendamente burocráticos, se puede durar en una compra un año comprando equipo o cualquier proceso. La transformación de compras del Estado podría producir un cambio radical en cuanto a cómo podemos ejecutar las cosas. Inclusive se podría tener un ahorro de casi 2% del producto interno bruto, solamente incorporando el sistema de compras. En eso hay varios proyectos; son 24 proyectos dentro de los que se destaca precisamente el proceso de compras, establecimiento de telepeajes en las carreteras, el proyecto de permisos migratorios y la parte de bibliotecas. Estamos trabajando arduamente con la Dirección General de Bibliotecas, donde en este momento hay 54 bibliotecas dispersas y no existe un sistema central de información o de gestión bibliotecario y se está construyendo precisamente el sistema. También se están digitalizando libros, o sea la Biblioteca Nacional está digitalizando la historia de Costa Rica porque está en papel; hay documentos a los que nadie puede acceder porque tienen demasiado valor histórico y no es posible tener acceso a ellos por razones de conservación y por otra serie de factores. El tema bibliotecas es un tema importantísimo, es un proyecto importante que va a garantizar que se digitalice la parte histórica y se ponga a disposición, mediante Internet, bajo un sistema de búsqueda avanzado. Esperamos que el proyecto esté empezando el lanzamiento en el mes de diciembre de este año. 221

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Básicamente también estamos trabajando en emisión de estándares de interoperabilidad. Precisamente desde ya hay toda una comisión que estamos organizando para crear los estándares y este estándar de interoperabilidad podría tener mucha vinculación con el tema de archivo. Debemos integrar procesos para incorporar la parte de archivos. Tenemos hasta el 2010 varios proyectos importantes que pueden traer también la eliminación de documentos totales, la inscripción de escrituras, la parte de certificaciones, la parte de expedientes judiciales. Estos proyectos hacen ver que básicamente el Estado se va a transformar y la mayoría de sus documentos o su operación va a ser electrónica. Básicamente el plan está en Internet, está en la página www.gobiernofacil.go.cr por si tienen interés de consultarlo y aquí la firma juega un rol sumamente importante. Nosotros hemos estado haciendo grandes esfuerzos por hacer los servicios del Estado más fáciles, para eliminar inclusive la presencia física en las ventanillas del Estado. Precisamente un elemento fundamental que hace falta dentro del rompecabezas del proyecto es la implementación de la firma digital, que podría garantizar un salto significativo en el uso de documentos digitales. Yo extraje la definición de firma digital de la Ley de Certificados y Firmas Digitales, Ley que está vigente, que fue emitida en el 2005 y que a la fecha está en proceso de implementación. Tal vez nosotros vamos muy despacio; muchas veces nos toma mucho tiempo sacar las leyes e implementarlas, al final de cuentas duramos casi tres años para implementar dos cosas. La firma digital es cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico que permita verificar su integridad y vincular jurídicamente al autor. Eso es importante porque son las características que podrían dar toda la validez a un documento o una transacción. Las ventajas del uso de la firma digital precisamente están contempladas dentro de su definición. Una ventaja es la autenticación, porque permite identificar plenamente al signatario, a quien hizo el documento. Hay imposibilidad de suplantación, porque la firma ha sido creada por quien suscribe, por medios que se mantienen bajo su control, o sea esta firma debe garantizar que está controlada, que tiene validez, que respeta la integridad, porque se detecta cualquier momento en que los datos fueron modificados. Si el documento es modificado se puede identificar plenamente y también garantiza el no repudio. Si nosotros queremos tener un gobierno o un Estado digital, tendríamos que tener una implementación de la firma y con esta firma garantizar todas estas características que van a posibilitar todo el esquema del archivo y de manejo de los documentos. 222

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La importancia de la firma, para nadie es un secreto, es que puede potenciar el comercio electrónico, porque garantiza mayor seguridad y fomenta la eliminación del papel. Ojalá tuviéramos firma digital, porque eliminaríamos muchos papeles y estaríamos contribuyendo al ambiente, para que se deje de deforestar y elimina trámites engorrosos en el Estado. Si yo puedo verificar que unos datos son comprobados por medio de una firma no tengo que estar presentando documentos dentro del mismo Estado y mejora la seguridad de las transacciones. Yo he tenido la experiencia de implementar la firma digital en proyectos muy concretos como el funcionamiento de aduanas. ¿Qué pasó y qué efecto tuvo la implementación de la firma digital en aduanas? -Pues la aduana se convirtió en una aduana virtual-. Todo el mundo decía: ¿Qué es eso, aduana virtual? Sí, desaparecieron las ventanillas porque ya la gente no iba a hacer filas; no sé si ustedes conocieron una aduana, donde a la entrada de la aduana habían 15 ventanillas y habían 50 personas haciendo trámites. Eran papeles y los presentaban en esa ventanilla para que un funcionario le pusiera un sello, recibiera el documento y se diera un proceso. En la actualidad las aduanas de Costa Rica dejaron esas ventanillas cerradas y son los auxiliares de aduanas o los agentes de aduana los que preparan el documento en forma digital, lo firman, lo encriptan, lo envían y el sistema de aduana lo procesa. Entonces ¿qué consecuencia trae esto? la eliminación de papel, la eliminación de ventanillas y trámites engorrosos, o sea de presentación de papeles para que les pongan un sello. La conservación de información digitalizada elimina las plantillas o sábanas grandes que había antes de los documentos electrónicos. Era toda una estadística de exportación o balance de pagos, que ahora es electrónica. Los auxiliares de aduanas firman y lo pueden hacer desde su casa. Es decir, se elimina el concepto inclusive de ubicación física. En Costa Rica hay 7 aduanas: Peñas Blancas, Paso Canoas, Limón, Caldera, entre otras y un agente aduanero antes firmaba y estaba como el Espíritu Santo en todas las aduanas, ¿qué hacía? -Firmaba en blanco los documentos-. Ahora, con la firma digital puede firmar desde un punto central y hacer las operaciones en todo el país. Esto ¿qué garantiza? -pues esa implementación de la firma garantiza que la gente lo esté haciendo bien, porque es seguro y le da la posibilidad de no tener un lugar físico para hacer las operaciones-. Ahora, con el tema de los combustibles y con el problema de traslado y el costo de la gasolina, nosotros estamos fomentando el proyecto de teletrabajo. Se va a emitir un decreto precisamente para fomentar este medio. ¿Qué garantizaría la firma también? -Que usted pueda hacer el trabajo desde su casa porque está protegido, porque está firmado y una serie de elementos-. A mí me contaba un agente aduanero que lo mejor que le pasó fue la transformación de la aduana, porque desde la casa hacía todas las operaciones sábado y domingo sin salir de la casa y en pijama hacía las declaraciones de aduana. Esa es una de las ventajas que puede tener la firma. 223

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También la firma o el certificado digital lo que podría facilitar es esa interoperabilidad dentro del mismo Estado, que los sistemas se comuniquen entre ellos y se pueda validar la información que sea certificada por la entidad; si yo quiero corroborar que una inscripción se dé, yo tengo un certificado y valido la información. ¿Cuál ha sido la estrategia básica en este tema? -A corto plazo muchos esfuerzos se están haciendo, cada uno está trabajando la forma de emitir certificados o la forma de validar las operaciones-. No nos podemos esperar. Si nos esperamos a implementar la firma digital en su gran dimensión no transformamos lo que hay que hacer y yo creo que lo fundamental es ir juntos, caminar, pero también si nos ponemos a esperar mucho no transformamos el Estado. A mediano y largo plazo se podrá implementar la firma en el país como identificación única y ojalá ya en la cédula de identidad haya un chip con la firma digital. Entonces, ya tiene usted también una personalidad digital y a eso vamos. Ya a mediano plazo estaríamos con la cédula de identidad, con la firma digital para hacer todas las operaciones a nivel de Estado y a nivel bancario. Es importante tomar los retos en este tema. Yo creo que aquí y en todos los países debemos integrar esfuerzos. Estaba escuchando a la expositora anterior sobre integrar un portal de archivos. Cada entidad puede tener un portal, cada uno por su parte, pero también se puede hacer un proyecto común e integrar los pocos recursos que se tienen hacia un portal de archivos. Yo creo que eso sería un proyecto fantástico, pero integrando esfuerzos. Aquí en Costa Rica, que cada uno tenga su página y su propia inversión es lo que tiene que romperse y establecer esquemas de cómo integrar esfuerzos, capacitar y cambiar la cultura del papel. A veces uno siente que los funcionarios o inclusive los ciudadanos se sienten desprotegidos si el papel no está. Yo creo que también se trata de cambiar la cultura, la utilización de documentos de papel y universalizar el uso de la firma digital.

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