Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

IMPORT EXPRESS ONLINE GUÍA DEL USUARIO

importexpressonline.dhl.com

PREPARE Y GESTIONE DE MANERA RÁPIDA Y ADECUADA SUS ENVÍOS A TRAVÉS DE IMPORT EXPRESS ONLINE, CON DETALLES SEGUROS SOBRE SUS CUENTAS Y VISIBILIDAD DE LOS ENVÍOS. Import Express Online se ha diseñado para coordinar las

comunicaciones efectivas entre importadores y remitentes dondequiera—que estén, siempre a través de Internet. Este servicio ofrece a los importadores un control absoluto de las importaciones y permite que los remitentes preparen y gestionen sus envíos.

Beneficios: • Lleve a cabo la preparación de sus importaciones a través de la red con sólo unos clics, incluyendo las instrucciones por correo electrónico para el remitente, albaranes, facturas y preparativos de la recogida. • Su número de cuenta de Import Express es completamente confidencial. No se refleja en las instrucciones enviadas al proveedor. • Mejora la comunicación y la visibilidad puesto que todas las partes involucradas pueden acceder fácilmente a los números de albarán y datos de los envíos. • Compruebe el estado de entrega de los envíos en cualquier momento a lo largo del proceso de importación. • Agil gestión de su importación gracias a un proceso completamente automatizado. • Prepare y gestione los envíos online, las 24 horas del día todos los días de la semana.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

ACCESO Y REGISTRO Con Import Express Online no es necesario instalar ningún software y el uso de dicha herramienta de envíos es totalmente gratuito.

Import Express Online de DHL sólo requiere que el importador tenga una cuenta de Import Express; el remitente no necesita una cuenta para registrarse y utilizar la aplicación.

Sitio web global de DHL (seleccione su país)

Acceda a DHL Import Express Online a través del enlace directo importexpressonline.dhl.com O BIEN

a través del sitio web de DHL de su país en www.dhl.com. Si ya se ha registrado, introduzca su dirección de correo electrónico y contraseña.

Sugerencia Active la casilla que se encuentra debajo de los campos de inicio de sesión para que el sistema recuerde su ID de correo electrónico.

CÓMO EMPEZAR Inicio de sesión

Si es un importador y es la primera vez que utiliza esta herramienta, deberá registrarse para poder acceder a ella. Haga clic en “Regístrese ahora” debajo del botón “Acceder”. Asegúrese de que tiene disponibles sus números de cuenta de Import Express.

Sugerencia Registro Como importador, podrá incluir diversos números de cuenta de Import Express durante el registro o bien añadirlos más adelante si edita su perfil de usuario.

Si usted es un remitente, podrá registrar y conservar un perfil de usuario en Import Express Online, pero el sistema no le pedirá que introduzca un número de cuenta de DHL.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

IMPORTADORES PREPARACIÓN DE LAS INSTRUCCIONES DEL ENVÍO: DIRECCIÓN Dirección

Los importadores pueden preparar así como enviar instrucciones del envío a sus remitentes O BIEN completar los envíos en el nombre de sus remitentes.

Los importadores pueden autorizar a los remitentes con una instrucción de envío única, que permite a los remitentes realizar un envío al destinatario mediante la cuenta de Import Express del importador; o bien, los importadores pueden crear una autorización permanente que permite a los remitentes realizar envíos al destinatario en cualquier momento mediante la cuenta de Import Express del importador.

Introduzca y guarde la información de la dirección del remitente y del destinatario y proporcione detalles del envío importantes para crear instrucciones del envío, revisar información ya introducida y hacer un seguimiento de los envíos. Búsqueda del remitente o del destinatario Paso 1A:

Para preparar rápidamente instrucciones de envío, utilice la información del remitente y del destinatario utilizada recientemente; para ello, elija el remitente y el destinatario adecuados en los menús “Enviar desde/Enviar a” y haga clic en “Siguiente” para continuar. O BIEN

Si no ha utilizado recientemente el remitente o el destinatario o bien debe introducir una dirección nueva, haga clic en los enlaces “Abrir agenda de direcciones” o “Crear nuevo remitente” que se encuentran debajo del campo “Enviar desde”. Creación de documentos fáciles de utilizar Paso 1B:

Para crear documentos fácilmente, seleccione el idioma del remitente en el menú desplegable correspondiente y autorícele para que pueda actualizar la información de la dirección de recogida. Si se trata de una dirección nueva, haga clic en la casilla para que se guarde en la agenda de direcciones.

Nota Si no se activa la casilla que autoriza la modificación de la información de la recogida por parte del remitente, los remitentes no podrán editar los campos relacionados.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

PREPARACIÓN DE LAS INSTRUCCIONES DEL ENVÍO: DETALLES DEL ENVÍO Detalles del envío Paso 2A:

La pantalla “Detalles del envío” permite a los importadores: • Introducir un mensaje para el remitente como, por ejemplo, los artículos que deben pedirse, los números de pedido y las instrucciones de manipulación. • Adjuntar opcionalmente un archivo como, por ejemplo, un pedido de compra o cualquier documento relacionado. • Elegir facturar los cargos de portes y aduanas en cuentas separadas, si es necesario. Utilice el menú desplegable para elegir la cuenta de Import Express adecuada para facturar. • Indicar si desea recibir notificaciones por correo electrónico al realizarse el envío y con qué frecuencia, así como configurar preferencias para recibir un mensaje de correo electrónico de seguimiento en caso de que el remitente no actúe según las instrucciones del envío durante un periodo de tiempo concreto.

Detalles del envío (preparación del envío en nombre del remitente) Paso 2B:

Además de la información incluida en el paso 2A anterior, si el importador prepara un envío en nombre del remitente, también puede: • Seleccionar un tipo de embalaje, introducir los bultos o el peso así como una descripción del contenido, el estado gravable (“non-document” para los artículos imponibles y “document” para los no imponibles) y decidir si crear una factura comercial online. • Elegir un producto de entre las opciones mostradas; la aplicación sólo mostrará aquellos productos que estén disponibles de acuerdo con los datos del envío introducidos por el importador. • Si el producto seleccionado no está disponible en el momento del envío, indique en su lugar su preferencia por la opción más rápida o más económica.

Nota La fecha de entrega estimada dependerá de si el envío se procesa inmediatamente. La fecha de entrega puede cambiar en función de cuándo se procese el envío.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

PREPARACIÓN DE LAS INSTRUCCIONES DEL ENVÍO: REVISIÓN Y ENVÍO DE LAS INSTRUCCIONES Revisar los detalles del envío Paso 3A: Import Express Online ofrece a los importadores la

oportunidad de revisar toda la información introducida antes de enviarla al remitente. • Elija si desea autorizar al remitente para que pueda procesar una instrucción única o bien cree una autorización permanente para que el remitente utilice su número de cuenta de Import Express para realizar envíos con regularidad. • Active la casilla para permitir que el remitente pueda ver las tarifas.

Sugerencia

GESTIÓN DE AUTORIZACIONES

Para hacer cambios, haga clic en los botones “Volver” o “Cancelar” de la parte inferior de la página. Haga clic en el botón “Enviar las instrucciones” para enviar las instrucciones del envío por correo electrónico al remitente designado.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

GESTIÓN DE AUTORIZACIONES Paso 3B:

Cree autorizaciones permanentes para sus remitentes y conserve un registro de ellos mediante la función “Gestión de autorizaciones”. • Introduzca los detalles del remitente (“Desde”) y del destinatario (“A”); para ello, seleccione en los menús desplegables respectivos los contactos utilizados últimamente o utilice el enlace “Abrir agenda de direcciones” para buscar cualquier remitente guardado en la agenda de direcciones, o bien, haga clic en los enlaces “Crear nuevo remitente/destinatario” para introducir los detalles de un remitente o un destinatario nuevo. • Haga clic en el número de cuenta de facturación. • Compruebe los detalles de la dirección y revise los detalles de la cuenta para conocer las opciones sobre la cuenta de facturación de portes así como de tasas e impuestos. • Haga clic en el botón “Conceder autorización permanente” en la parte inferior de la página. S e proporciona un enlace para que el remitente acceda directamente a Import Express Online.

Sugerencia El remitente recibirá un mensaje de correo electrónico en el que se indicará que un importador le ha concedido una autorización permanente. Dicho mensaje incluirá la dirección de correo electrónico del importador, un enlace directo para que el remitente acceda a la aplicación y la contraseña que debe utilizarse.

SEGUIMIENTO E HISTÓRICO DEL ENVÍO Visualización del histórico y seguimiento de envíos Paso 4:

Para ver y hacer un seguimiento de sus envíos, haga clic en la pestaña “Histórico/Seguimiento”. Haga clic en el encabezado de una columna para ordenarla por opciones tales como el número de ID, la última actualización, el nombre del remitente, el país, el ID de correo electrónico, el número de albarán y el estado. O BIEN

Haga el seguimiento de un envío completado haciendo clic en el enlace “Seguimiento” de la columna “Estado”. También puede actualizar o autorizar, cancelar o preparar instrucciones de envío nuevas, según sea necesario.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

OTRAS PANTALLAS Y ENLACES DEL IMPORTADOR Mi perfil

La pantalla “Mi perfil” contiene la información introducida durante el registro. Está disponible para su revisión o actualización en todo momento.

Para obtener respuestas a dudas sobre el uso de una pantalla en concreto, haga clic en el enlace “Ayuda” de la barra de navegación o en uno de los enlaces “Ayuda” que se encuentran cerca de los campos del formulario.

La pantalla “Agenda de direcciones” resulta muy útil para guardar toda la información de contacto del remitente y del destinatario. Para crear entradas de remitente y destinatario nuevas, haga clic en el botón correspondiente y rellene la información obligatoria.

Agenda de direcciones

Para importar o exportar agendas de direcciones, utilice los botones respectivos de la parte inferior de la pantalla. • Seleccione qué agenda de direcciones desea importar o exportar (la del remitente o la del destinatario). • Indique si el archivo que debe importarse o exportarse tiene encabezados, adjunte el archivo y haga clic en “Comenzar importación/Exportación”. • Haga coincidir los nombres de campo de Import Express Online con los del archivo CSV que debe importarse o exportarse. • Haga clic en el botón “Importar/Exportar”. • Recibirá un mensaje de correo electrónico de confirmación.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

REMITENTES Introduzca y guarde la información de la dirección del remitente y del destinatario y proporcione detalles del envío importantes para crear instrucciones del envío, revisar información ya introducida y hacer un seguimiento de los envíos.

Los remitentes pueden acceder a Import Express Online • A través de notificaciones por correo electrónico proactivas enviadas por los importadores, o bien, • Mediante el enlace directo importexpressonline.dhl.com y sus respectivas credenciales de inicio de sesión tras haberse registrado en la aplicación.

Página de navegación del enlace de URL Paso 1:

Los remitentes accederán a Import Express Online de una de las maneras siguientes: • Haga clic en el enlace de URL proporcionado en una notificación por correo electrónico proactiva enviada por los importadores. O BIEN

• Acceda a la aplicación a través del enlace directo importexpressonline.dhl.com

Nota Al iniciar sesión en Import Express Online por primera vez mediante el enlace de URL y la contraseña temporal proporcionada en la notificación por correo electrónico proactiva, el remitente deberá seleccionar una contraseña nueva, que será válida para todos los envíos futuros.

Página de navegación del enlace directo

A los remitentes ya registrados se les mostrará una página de navegación dividida en dos secciones: • “Preparar nuevos envíos”: para que los remitentes preparen una solicitud de envío al titular de una cuenta de DHL; los cargos del envío se facturarán al titular de la cuenta de DHL una vez que éste haya autorizado la solicitud. • “Gestionar envíos”: muestra las instrucciones del envío de los importadores.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

SOLICITUDES DE ENVÍO: RESUMEN DEL ENVÍO Resumen del envío

Paso 2:

Cuando se utilice el enlace de URL enviado por correo electrónico para acceder al programa, el remitente verá un resumen de las instrucciones del envío del importador. Haga clic en el botón “Aceptar” para aceptar la solicitud de envío del importador. O BIEN

Si desea aceptar la solicitud de envío pero la información de la dirección de recogida ha cambiado y es necesario actualizarla, haga clic en el botón “Modificar dirección de recogida y aceptar”. O BIEN

Para rechazar el envío por cualquier motivo, escriba un mensaje en el campo “Motivo del rechazo”. Haga clic en “Rechazar”.

Nota El botón “Modificar dirección de recogida” sólo estará disponible para el remitente si el importador ha indicado que el remitente tiene autorización para actualizar información.

SOLICITUDES DE ENVÍO: OPCIONES DE ENVÍO Detalles del envío Paso 3A:

Una vez aceptada una solicitud, introduzca la información adicional como, por ejemplo, el tipo de embalaje, el número de bultos, el peso total, la descripción del contenido y, si es imponible, el valor declarado. Si el importador ha preparado los detalles del envío en nombre del remitente, el remitente tan sólo necesitará verificarlos y actualizarlos, si es necesario.

Paso 3B:

Utilice el menú desplegable de “Recogida” para indicar la acción solicitada. Puede escribir instrucciones adicionales en el campo “Instrucciones especiales”. Los horarios de recogida pueden configurarse por adelantado, en función del país.

Sugerencias Import Express Online incluso ayuda al remitente a decidir si el envío se considera no-documento o documento. Haga clic en el enlace “Ayuda para decidir” situado a la derecha del campo “Estado del envío”. Los remitentes de EE. UU. con envíos imponibles también deberán introducir un ITN válido o una exención de FTR del menú desplegable.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

Información de aduanas Paso 4:

Seleccione “Factura comercial” o “Factura proforma/No comercial” en la pantalla desplegable “Tipo de factura”, en función del tipo de mercancía que se envíe. Indique el tipo de exportación en el menú desplegable. Rellene los campos del formulario para introducir la información de la mercancía y haga clic en “Añadir”. Repita este proceso hasta que haya introducido toda la información de la mercancía.

Sugerencias La información opcional que no se requiere en la pantalla de la factura incluye la introducción de un número de factura, los términos comerciales, “Otras observaciones” y “Otros cargos”. Pueden introducirse diversas listas de información de mercancías. Simplemente debe escribir la descripción del envío, indicar el país de origen, la cantidad, la unidad de medida y el precio unitario. Haga clic en “Añadir” para incluir cada lista. Una vez que haya completado la información de la factura, puede añadir esta factura a sus plantillas de factura; para ello, haga clic en la casilla de la parte inferior y escriba un nombre de archivo para la plantilla de factura nueva.

Opciones de servicio Paso 5:

La pantalla “Opciones de servicio” mostrará todos los productos y servicios disponibles de acuerdo con el origen, el destino y los detalles del envío introducidos. Asimismo, también mostrará la última hora de recogida posible para el país del remitente. Si un importador ha elegido autorizar a un remitente para que vea las tarifas, éstas se mostrarán al lado de cada producto. Seleccione el producto de DHL que mejor se adecúe a sus necesidades de envío. Si el importador ya ha seleccionado el producto, compruebe su disponibilidad y pase a la pantalla “Confirmación del envío”.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

SOLICITUDES DE ENVÍO: CONFIRMACIÓN DEL ENVÍO Confirmación del envío Paso 6:

En la pantalla “Confirmación del envío”, haga clic en el botón “Volver” para modificar los datos ya introducidos. Una vez verificados los detalles, acepte la opción “Términos y condiciones”. Haga clic en el botón “Confirmar envío” para continuar.

Sugerencia Puede cancelar la instrucción del envío si hace clic en el botón “Cancelar” en cualquier momento.

SOLICITUDES DE ENVÍO: IMPRIMIR DOCUMENTOS Imprimir documentos Paso 7:

Seleccione la opción de impresión y el número de copias que deben imprimirse. Haga clic en el botón “Visualizar impresión” para revisar los documentos que deben imprimirse (resumen del envío, albarán, factura) y haga clic en “Imprimir”.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

reverse shipments Los remitentes pueden preparar y enviar una solicitud de envío a un importador. El importador deberá autorizar la solicitud para que el remitente la procese. Los cargos del envío se cargarán en la cuenta del importador. Instrucciones del envío Paso 1A-Remitente:

El remitente inicia sesión en Import Express Online. • Seleccione un destinatario de la agenda de direcciones. • Introduzca los detalles del envío y seleccione un importador de la lista desplegable (si no se ha establecido una relación entre importador y remitente anterior, el remitente deberá introducir la dirección de correo electrónico del importador). • Seleccione un producto. • Solicite la aprobación. • Se enviará un mensaje de correo electrónico para notificar al importador.

Detalles del remitente y del destinatario Paso 1B-Importador:

El importador recibirá una notificación por correo electrónico e iniciará sesión en Import Express Online. • Visualice la solicitud de envío. Actualice el mensaje para el remitente y la información de facturación, si es necesario. • Apruebe o rechace la solicitud de envío. • Se enviará un mensaje de correo electrónico para notificar al remitente.

Paso 1C-Remitente:

El remitente recibirá una notificación por correo electrónico e iniciará sesión en Import Express Online. • Visualice la solicitud de envío para el mensaje de actualización del importador. • Imprima los documentos del envío y prepare la recogida.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

Programación de la recogida

Si no tiene una recogida programada regularmente en un día determinado, puede solicitarla fácilmente mediante la pestaña “Solicitar recogida”. Es posible recoger diversos envíos a la vez.

Solicitud o revisión de autorizaciones

Conserve un registro de todas las autorizaciones permanentes que le hayan concedido los importadores.

Autorización permanente

Solicite una autorización permanente de un importador para que pueda realizar envíos con regularidad. • Introduzca el ID de correo electrónico del importador. • Seleccione un destinatario. • A continuación, siga el mismo proceso que para los Reverse Shipments de una sólo autorización.

Envíos online

Gestión de envíos

Soluciones de integración

OTRAS PANTALLAS Y ENLACES DE REMITENTE Mi perfil

La pantalla “Mi perfil” contiene la información introducida por el importador. Está disponible para su revisión o actualización en todo momento por parte del remitente. Para ello, simplemente introduzca la información nueva o modificada y haga clic en el botón “Enviar”.

Para obtener respuestas a dudas sobre el uso de una pantalla en concreto, haga clic en el enlace “Ayuda” de la barra de navegación.

Sugerencia Para obtener ayuda adicional acerca de los formularios de envío, haga clic en los diversos enlaces de ayuda situados a la derecha de algunos de los campos del formulario.

Plantillas de factura comercial o proforma

Una vez que haya completado la información de la factura, puede añadir esta factura a sus plantillas de factura; para ello, haga clic en la casilla de la parte inferior y escriba un nombre de archivo para la plantilla de factura nueva.

Agenda de direcciones

La agenda de direcciones almacena toda la información de los destinatarios, lo que permite preparar envíos sin tener que introducir repetidamente la misma información de contacto. Utilice el campo “Encontrar” para buscar por nombre o vea los contactos mediante una variedad de opciones de clasificación disponibles en la lista desplegable “Contenidos en la columna”.

DHL Express www.dhl.com

3/11