Importar CSV en Microsoft Excel, Access y OpenOffice Calc. Introducción CSV (comma-separated values), es un formato abierto y simple en el que mantener nuestra información sin depender de las decisiones particulares de alguna empresa sobre el formato del documento. Está estandarizado por el IETF (Internet Engineering Task Force) en el RFC 4180, el cual es un estándar de facto ampliamente utilizado. Formatos propietarios, como por ejemplo .docx, nos obliga a los usuarios a actualizar (pagando) nuestro paquete ofimático si queremos acceder a nuestra información, y en el caso de que quiebre la empresa, corremos el riesgo de no poder acceder a nuestra información si no hemos transformado previamente el formato del documento a una paquete ofimático disponible. Estos problemas no se presentan al utilizar formatos abiertos, como CSV. La suite ofimática OpenOffice con sus programas Calc y Base (equivalentes a Access y Excel) abren el formato .csv simplemente haciendo doble clik sobre el archivo, ya que conservan la configuración seleccionada. Sin embargo, esto no sucede con el paquete ofimático de Microsoft (Microsoft Office). En este documento se explicará cómo abrir un .csv con Microsoft Excel, Access y OpenOffice Calc.

Importar CSV en Excel Una vez en SOPRUS (http://soprus.icp.uam.es), nos movemos al apartado “cuentas” y seleccionamos la cuenta en la que estemos interesados. Recordemos que sólo podemos consultar movimientos de las cuentas que seamos titulares: Seleccionamos el rango de fechas y pulsamos siguiente:

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Si nos desplazamos hacia abajo, podemos ver el contenido de cada sección: 

Pedidos Internos relacionados

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Pedidos Externos relacionados

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Apuntes relacionados

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Solicitudes de mantenimiento relacionadas

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Autorizaciones en cuenta

En la parte de debajo de cada sección exportable, tenemos un botón para exportar la información que estamos visualizando. En este ejemplo, vamos a exportar la información de la sección “Pedidos Externos relacionados”. Para ello, seleccionamos “Exportar Pedidos Externos”

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Y guardamos el archivo en una carpeta de nuestro ordenador:

Para importar dicho archivo en Excel, abrimos el Excel directamente desde inicio->Programas:

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Seleccionamos Datos, en la parte superior:

Seleccionamos “Desde texto” y seleccionamos el archivo que nos hemos descargado previamente y seleccionamos importar:

Seleccionamos la opción “Delimitados” y seleccionamos siguiente: Página 4 de 15

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Seleccionamos “Coma” y desmarcamos “Tabulación”, siguiente:

Seleccionamos “Avanzadas”:

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Seleccionamos separador decimal el punto y separador de miles en blanco, aceptar:

Seleccionamos Finalizar:

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Seleccionamos Aceptar:

Listo!

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Importar un CSV en Access Seleccionamos “Datos Externos”, “Archivo de Texto”:

Especificamos la ruta al .csv, aceptar:

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Seleccionamos “Delimitado” y “Avanzado”:

Seleccionamos el punto como símbolo decimal, aceptar:

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Siguiente:

Seleccionamos “coma” y marcamos “Primera fila contiene nombres de campos”, siguiente:

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Siguiente:

Siguiente:

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Finalizar:

Cerrar:

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Listo!

Importar un CSV en OpenOffice Calc

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El procedimiento a seguir es más fácil en este caso. Abrimos directamente el archivo .csv con Calc y seleccionamos los parámetros como se expone a continuación:

Esta configuración queda memorizada para la próxima vez que abramos otro documento, con lo que no habrá que seleccionarla de nuevo como ocurre con el paquete ofimático Microsoft Office. Seleccionando Aceptar, importamos la información en el documento:

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Conclusiones En este documento se ha expuesto cómo importar la información, almacenada en un .csv, en las principales plataformas ofimáticas disponibles actualmente. De esta forma, al estar nuestra información en un formato abierto y estándar, conseguimos no depender de un producto específico de una compañía determinada o de un proyecto específico de desarrollo de software libre determinado; manteniendo nuestra información accesible a lo largo del tiempo, independientemente de cómo evolucionen la tecnología y los mercados.

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