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Índice

Introducción.......................................................................................................................5 Metodología......................................................................................................................................7 Asociaciones empresariales...........................................................................................................8 Ayuntamientos..................................................................................................................................8 Análisis de usabilidad de los espacios de tramitación..............................................................10 Trámites realizados por las empresas asturianas con la administración local...........11 Servicios empresariales................................................................................................................14 Informática y multimedia..............................................................................................................14 Madera.............................................................................................................................................15 Hostelería y Turismo.....................................................................................................................15 Construcción..................................................................................................................................17 Transporte.......................................................................................................................................17 Electricidad y electrónica.............................................................................................................18 Metalurgia y siderurgia..................................................................................................................18 Comercio.........................................................................................................................................19 Telecomunicaciones......................................................................................................................19 Deportes..........................................................................................................................................19 Artes gráficas..................................................................................................................................20 Alimentación y bebidas.................................................................................................................20 Cargas administrativas....................................................................................................20 Entorno y situación actual de las cargas administrativas relacionadas con la administración local......................................................................................................................24 Sedes electrónicas de los ayuntamientos asturianos................................................................25

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AYUNTAMIENTOS 2.0

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Índice

Ayuntamiento de Oviedo...............................................................................................................27 Ayuntamiento de Gijón..................................................................................................................27 Ayuntamiento de Avilés.................................................................................................................28 Ayuntamiento de Mieres...............................................................................................................28 Ayuntamiento de Langreo.............................................................................................................29 Ayuntamiento de Siero..................................................................................................................29 Ayuntamiento de SMRA................................................................................................................30 Ayuntamiento de Llanes................................................................................................................30 Ayuntamiento de Carreño.............................................................................................................31 Trámites en nivel 4.........................................................................................................................32 Tramitación electrónica empresarial con la administración local..........................................33 Ejemplos de cuantificación del impacto de las cargas administrativas en las empresas asturianas........................................................................................................................................36 Cargas administrativas derivadas de la “solicitud de licencias de apertura de actividad”...36 Solicitudes de licencias de obra mayor.......................................................................................39 Conclusiones y propuestas de mejora............................................................................42 Anexo I. – Criterios para la aplicación de la tabla para la medición del coste directo de las cargas administrativas............................................47 Anexo II.- Soporte tecnológico en empresas: situación de partida para la utilización de las TIC en la reducción de cargas............................58

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AYUNTAMIENTOS 2.0

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Introducción La Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior constituyó el germen para las iniciativas en materia de reducción de cargas administrativas al establecer la obligatoriedad de las ventanillas únicas a través de las que poder realizar a distancia y por vía electrónica todos los procedimientos, trámites y solicitudes de autorización necesarias para acceder o ejercer las actividades de servicios. Esta Directiva tuvo su transposición al ordenamiento jurídico español por medio de la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio y de la Ley 25/2009, de 22 de diciembre, de modificación de diversas leyes para su adaptación a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio que desarrollan el sector servicios y que regulan la declaración responsable, la ventanilla única y la información por medios electrónicos. La Ley 17/2009, de 23 de noviembre obliga a las Administraciones Públicas a la simplificación de los procedimientos y trámites aplicables al establecimiento y la prestación de servicios así como la realización electrónica y a distancia de todos los procedimientos y trámites que supeditan el acceso a una actividad de servicios. De este modo, los prestadores de servicios deberán poder acceder a través de las ventanillas únicas de las Administraciones Públicas a la información sobre los procedimientos necesarios para el acceso a una actividad de servicios y su ejercicio, a la realización de los trámites preceptivos para ello, incluyendo las declaraciones, notificaciones o solicitudes necesarias para obtener una autorización, así como a conocer el estado de tramitación de los procedimientos en que tengan la condición de interesado y recibir la correspondiente notificación de los actos de trámite preceptivos y la resolución de los mismos por el órgano administrativo competente. Anteriormente, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos reguló el régimen jurídico de la administración electrónica y de las sedes electrónicas en particular, además de reconocer el derecho de todo ciudadano de relacionarse con las

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Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, así como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos. El Consejo Europeo de Primavera de 8 y 9 de marzo de 2007 estableció el objetivo de reducir las cargas administrativas que recaen en las empresas en un 25% para el año 2012, invitándose a los Estados Miembros a determinar sus objetivos, por lo que el Gobierno español adoptó en Consejo de Ministros un Acuerdo para el impulso del Programa de Mejora de la Reglamentación y Reducción de Cargas Administrativas. En ejecución de dicho Acuerdo, el 20 de junio de 2008 se aprueba un Plan de Acción para la Reducción de Cargas Administrativas que preveía una reducción de las cargas administrativas en un 30% para el horizonte temporal del año 2012. Desde entonces, las Administraciones Públicas han venido haciendo importantes esfuerzos para la consecución de este objetivo. En el caso concreto de Asturias, de acuerdo al informe elaborado por el Gobierno del Principado de Asturias para la reducción de costes administrativos se identifica como área de mejora la simplificación de procesos, con el objetivo de facilitar su aplicación y comprensión por los ciudadanos y operadores eliminando aquellos actos que constituyan cargas para estos sujetos. En esta línea el informe establecía varias recomendaciones como modificar la normativa para identificar, derogar e incluso sustituir las normas que sean incoherentes e ineficientes, llevar a cabo medidas para garantizar que las nuevas normativas cumplan los requisitos para que sea eficaz y de fácil aplicación o la realización de ejercicios periódicos de análisis y seguimiento de la aplicación de la normativa vigente, para posibilitar su adaptación a las necesidades que se identifiquen durante su vigencia. Sin embargo, la identificación de las cargas que soportan las empresas en relación a las administraciones locales ha sido escasamente analizada. Con este fin, la Federación Asturiana de Empresarios ha abordado este estudio, que se enmarca en el proyecto MIMETIC, financiado por el Gobierno del Principado de Asturias, y que en última instancia, pretende profundizar en cómo las nuevas tecnologías de la información y comunicación pueden servir para la simplificación administrativa y, en términos generales, la modernización empresarial.

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AYUNTAMIENTOS 2.0

Metodología Para el desarrollo del análisis se han realizado actuaciones en dos fases diferenciadas. Inicialmente, se han trasladado una serie de cuestionarios a una muestra representativa de las asociaciones empresariales del Principado de Asturias a los que se ha acompañado una reunión presencial con todas ellas para identificar y analizar cuáles son los trámites o procedimientos que las empresas asturianas realizan de forma más habitual con las administraciones locales, así como las cargas administrativas que soportan. De este modo se ha trabajado con más de 40 empresas y asociaciones empresariales de 16 sectores diferentes, y se han identificado y analizado en torno a 30 trámites y procedimientos. Por otro lado, se ha trasladado a los ayuntamientos cuestionarios personalizados con el objetivo de conocer de primera mano la situación de la tramitación electrónica en las administraciones locales, manteniéndose reuniones con los consistorios más representativos de la región. Además, se ha contado con la colaboración de la Federación Asturiana de Concejos (FACC) y del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST), a través de los cuales se ha podido obtener igualmente información relevante que ha servido de referencia para la elaboración de este informe. A partir de los datos obtenidos tanto desde el sector empresarial como de la administración local, se ha construido el mapa de la tramitación electrónica con la administración local del Principado de Asturias. Este mapa representa los trámites que desde los diferentes sectores se llevan a cabo directamente con los ayuntamientos, y la disponibilidad o no de estos trámites en las sedes electrónicas de los ayuntamientos de la región en la actualidad. Igualmente se han analizado las cargas administrativas que algunos de estos trámites representan para las empresas asturianas e identificado algunas de las líneas de mejora en las que sería recomendable trabajar para reducir de forma eficiente estas cargas administrativas que soportan las empresas. Finalmente, junto con la información y opiniones obtenidas de los principales implicados en los procesos administrativos analizados, empresas y administración local, se ha completado el espectro con información obtenida directamente por usuarios contando con los elementos indispensables han tratado de llevar a cabo tramitaciones electrónicas en diferentes sedes

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electrónicas de ayuntamientos de la región. A partir de estas experiencias y contando con la colaboración de expertos en esta materia, se ha elaborado un análisis de la usabilidad de estas sedes electrónicas.

Asociaciones empresariales En una primera fase, se ha procedido a mantener reuniones con una muestra representativa de las asociaciones empresariales asturianas integradas en FADE con el fin de recabar la información sobre los procedimientos administrativos más demandados por las mismas y los problemas que se encuentran en su tramitación con las entidades locales con el objetivo de establecer el mapa de la situación actual. En este sentido, se ha recabado información de varios sectores de actividad como agricultura y ganadería, alimentación y bebidas, artes gráficas, automoción, comercio, construcción, deportes y ocio, electricidad y electrónica, energía y aguas, hostelería y turismo, informática, metalurgia, sanidad, servicios empresariales, telecomunicaciones y transporte. En las reuniones, con una duración media de 75 minutos, el perfil de las personas entrevistadas fue de directivos de la asociación empresarial, que a su vez, ocupaban puestos de alta dirección en sus respectivas empresas. En la mayoría de los casos, estaban a acompañados de un empleado con funciones administrativas o financieras en la organización. La entrevista mantenida con cada representante estaba orientada a conocer los trámites administrativos más utilizados por las empresas de la asociación y sector, identificando aquellos que actualmente pueden llevarse a cabo a través de sedes telemáticas de los ayuntamientos, así como las dificultades y áreas de mejora que como usuarios de esos servicios telemáticos encuentran para su realización.

Ayuntamientos En una segunda fase del proyecto se ha recogido información de los principales Ayuntamientos de la región (Oviedo, Gijón, Avilés, Langreo, Siero o Llanes) mediante las

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AYUNTAMIENTOS 2.0

oportunas reuniones presenciales, además de conversaciones telefónicas con un número representativo de ayuntamientos asturianos (Belmonte de Miranda, Cabranes, Castrillón, Castropol, Colunga, Corvera, Illas, Ribera de Arriba, Sobrescobio, Tineo, etc.). En total se han realizado entrevistas presenciales con seis de los más relevantes ayuntamientos del Principado de Asturias y otras diez entrevistas telefónicas con ayuntamientos de menos de 20.000 habitantes. Además, se han mantenido reuniones con la Federación Asturiana de Concejos (FACC), asociación en la que se integran la totalidad de los municipios del Principado de Asturias, y con el Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST), entidad pública que apoya a los concejos de la región con menos de 20.000 habitantes en la implantación de las medidas necesarias para su adaptación a la Administración Electrónica y de la que forman parte 69 concejos del total de los 71 que en Asturias cuentan con una población inferior a 20.000 habitantes. Ha sido posible de este modo contar con información actualizada y relevante de la práctica totalidad de los concejos asturianos:

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Dentro de la corporación municipal, la persona entrevistada ha sido la que ostentaba el cargo de secretario del ayuntamiento, derivándose al jefe de servicio de informática en su caso. Las entrevistas con los ayuntamientos pretendían obtener la información necesaria para establecer una visión general del entorno de tramitación del Ayuntamiento: los canales de acceso a los distintos procedimientos de tramitación del ayuntamiento, la necesidad o no de certificados digitales y, en su caso, los certificados admitidos, las tecnologías utilizadas, el régimen de ejercicio de cada trámite en concreto, la disponibilidad de información de modo electrónico de cada trámite y, en su caso, la posibilidad de realización parcial o completa de los mismos, las previsiones de ampliación o mejora en los entornos de tramitación y las estadísticas de utilización que se pudieran tener.

Análisis de usabilidad de los espacios de tramitación Como complemento a la información obtenida de la muestra de asociaciones y ayuntamientos, se ha realizado un estudio de la usabilidad de los espacios de tramitación electrónica que ofrecen diferentes ayuntamientos. Este estudio trata de analizar la facilidad con que las personas pueden utilizar estos espacios con el fin de llevar a cabo los trámites previstos, permitiendo identificar las dificultades que podría encontrarse y convertirlas al mismo tiempo en opciones de mejora en estos espacios. Este análisis se ha realizado mediante pruebas de acceso y realización de trámites por usuarios anónimos que tenían a su disposición las herramientas necesarias para tal fin, como son ordenadores, conexión a Internet o certificados electrónicos de varias entidades de certificación (FNMT y Camerfirma). Lejos de pretender realizar un juico de valor de las sedes electrónicas de los ayuntamientos de la región, este análisis ha tenido como objetivo contar con un tercer punto de vista complementario al de los dos agentes principales, sobre los espacios de tramitación basada en la prueba de uso, e identificar las áreas de mejora que permitan fomentar la utilización de los espacios de tramitación por parte de las empresas.

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AYUNTAMIENTOS 2.0

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Trámites realizados por las empresas asturianas con la administración local administración local El trabajo llevado a cabo con una muestra representativa de empresas y asociaciones sectoriales de la región, ha permitido identificar y cuantificar los trámites que los diferentes sectores empresariales llevan a cabo como parte del desarrollo de su actividad con los ayuntamientos. Consolidando la información aportada por las diferentes asociaciones y empresas que han colaborado puede establecerse una distribución de la necesidad de las empresas de realización de los diferentes trámites con la administración local. 0%

25%

50%

75%

100%

Presentación de documentación Solicitud de licencia de apertura Solicitud de licencia de obra menor Solicitud de licencia de obra mayor Pago de tasas, impuestos y contribuciones Autorizaciónes de carga y descarga, mudanzas… Compulsa de escrituras Certificados de estar al corriente Presentación de DNI Solicitud de subvenciones Autorizaciones para la ocupación de espacios pcos. Solicitud de autorización de rótulos o carteles Solicitud de licencia de terrazas Solicitud de acceso a calles peatonales Autorización de entrada de vehiculos pesados en ciudad Devolución de garantías provisionales Solicitud / renovación de vados

Gráfica representativa del porcentaje de empresas que deben realizar cada tipo de trámite con la administración local.

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De acuerdo a la información obtenida durante el estudio, se desprende que la práctica totalidad de las empresas deben en algún momento presentar documentación ante la administración local de los municipios en los que tienen sede o desarrollan su actividad, con independencia del sector al que pertenezcan. Un porcentaje similar aparece en el caso de la solicitud de licencia de apertura. Otros trámites que de manera global afectan a un gran número de empresas en algún momento a lo largo de su actividad serían los de “solicitud de obra menor”, “solicitud de obra mayor”, “pago de tasas e impuestos”, “autorizaciones de carga y descarga”, “compulsa de escrituras”, y otros como solicitudes de certificados o presentación de identificación del titular (DNI). Esta distribución puede considerarse como un primer dato de referencia a la hora de identificar las áreas en las que las mejoras que permitan reducir el coste vinculado a su realización aportarían mayores mejoras globales. El listado general de los trámites identificados que las empresas han de realizar con la administración local es el siguiente: 1. Solicitudes y renovaciones de autorizaciones y licencias. - Solicitud de licencias de obras mayores y menores - Solicitud de licencia de apertura de actividad - Autorizaciones de carga y descarga, mudanzas, contenedores, etc. - Autorizaciones para la ocupación de espacios públicos - Solicitud de licencia de terrazas - Autorización para la colocación de carteles o rótulos - Solicitud de vados y badenes - Autorización de acceso a calles peatonales - Autorización de acceso de vehículos pesados a las ciudades - Solicitud de hojas de reclamaciones - Solicitud de permisos de vertidos - Solicitud de recogida de basuras, vidrio, etc. - Solicitud de la placa obligatoria del aforo y horario para establecimientos hosteleros

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AYUNTAMIENTOS 2.0

2. Comunicaciones de datos y presentación de documentos - Presentación de documentación - Presentación de informes - Presentación de documentos de pago - Presentación de certificados de estar al corriente - Presentación de declaraciones responsables - Presentación del DNI - Presentación de ofertas en concursos 3. Obligaciones tributarias - Pago de tasas, impuestos y contribuciones (sin domiciliación) - Devolución de garantías provisionales 4. Formalización de documentos - Compulsa de escrituras - Compulsa del DNI - Visados 5. Solicitudes de subvenciones y ayudas 6. Consultas técnicas Algunos de estos trámites ya son ofrecidos en la actualidad en las sedes electrónicas de los ayuntamientos más avanzados tecnológicamente en cuanto a tramitación electrónica, pero para la realización de ciertos trámites sigue siendo imprescindible acudir presencialmente a los ayuntamientos. Este hecho unido a que además algunos de los trámites no se realizan únicamente en el municipio en el que la empresa tiene su domicilio fiscal, sino que es necesario realizarlos en aquellos en los que realizan su actividad, implica la necesidad de la realización de desplazamientos continuos para la realización de trámites con los costes y tiempo que esto implica. Aunque existen trámites que son realizados por la práctica totalidad de las empresas con

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independencia del sector, cada sector y empresa en particular soportan cargas derivadas de trámites específicos en función de su propia actividad. Una distribución de los trámites a realizar con la administración local atendiendo al sector en el que la empresa lleva a cabo su actividad sería el que a continuación se expone. En cada uno de ellos se hace referencia a las principales cargas administrativas que soportan las empresas encuadradas en cada uno de dichos sectores según la información trasladada en las entrevistas por los representantes de las asociaciones empresariales de nuestra región que han colaborado en el estudio.

Servicios empresariales - - - - -

Solicitud de licencias de apertura de actividad Autorizaciones de carga y descarga, mudanzas, contenedores, etc. Solicitud de licencias de obras menores Autorización de acceso de vehículos pesados a las ciudades Autorizaciones para la ocupación de espacios públicos

En este sector es de resaltar la cargas administrativa que soportan las empresas de alquiler de grúas móviles, para las que cualquier autorización para el desplazamiento de una grúa dentro de un núcleo de población la reciben, en la mayoría de las ocasiones, con varios meses de retraso, y ello, tras los pertinentes trámites previos con la policía local. Además deben depositar una fianza por los posibles daños que puedan ocasionar, fianza que no es devuelta hasta pasados varios meses.

Informática y multimedia - - - -

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Solicitud de licencia de apertura de actividad Presentación de documentación Presentación de certificados de estar al corriente Solicitudes de subvenciones y ayudas

AYUNTAMIENTOS 2.0

De acuerdo a la información trasladada por los representantes del sector, las empresas de contenidos audiovisuales deben solicitar con dos meses de antelación la autorización pertinente para poder acceder a rodar a edificios gestionados por ayuntamientos. Este trámite se puede demorar bastante, teniendo que realizar un seguimiento de la solicitud. Además estas empresas realizan otros trámites con los ayuntamientos como la compra de derechos o contenidos audiovisuales (imágenes de obras de arte de museos), el acceso a bases documentales de los propios ayuntamientos o acreditaciones en general.

Madera - -

Presentación de documentación Compulsa de escrituras y DNI Dentro de este sector, las empresas dedicadas a la rama de la silvicultura, al tener que realizar trámites ante aquellos ayuntamientos en cuyos territorios desarrollan sus proyectos forestales han manifestado soportar unos costes de desplazamiento y de tiempo importantes para la realización de trámites como la compulsa de documentos que se realizan presencialmente ante un funcionario del ayuntamiento, poniendo un sello en cada hoja del documento a compulsar. Normalmente, en cada trámite presentan varias escrituras por lo que la duración del trámite es muy elevado y repetitivo en el tiempo, ya que tienen que llevar periódicamente las escrituras y documentos de identidad para que se los compulsen con cada proyecto forestal que abordan.

Hostelería y Turismo - - - - - - -

Solicitud de licencias de obras mayores y menores Solicitud de licencia de apertura de actividad Autorizaciones de carga y descarga Solicitud de licencia de terrazas Solicitud de recogida de basuras, vidrio Solicitud de hojas de reclamaciones Autorizaciones para la ocupación de espacios públicos

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- - -

Solicitud de permisos de vertidos Solicitud de la placa obligatoria del aforo y horario para establecimientos hosteleros Autorización para la colocación de carteles o rótulos En cuanto a las solicitudes de licencias de apertura de actividad, gran parte de los entrevistados manifiestan la problemática que supone la presentación de la documentación necesaria para su tramitación. Conscientes de que algunos ayuntamientos ofrecen la posibilidad de su tramitación electrónica, la diversidad de la documentación a presentar tanto en número como en formato, hacen que la misma la presenten de forma presencial. Situación parecida es la que sucede con las solicitudes de licencias de instalación de terrazas, ya que entre la documentación a aportar se encuentra un plano o croquis de la misma, por lo que aunque en algunos ayuntamientos se facilita su tramitación electrónica es más operativo para los empresarios realizar el trámite de modo presencial. Además, situaciones originadas por cambios en las ordenanzas municipales que las regulan impiden de manera transitoria su tramitación electrónica. Particularmente sensible es la situación trasladada por los responsables de la Asociación de Campings de nuestra región. La actividad multidisciplinar que comporta la explotación de este tipo de empresas turísticas implica relaciones con la administración local correspondiente (licencias, suministros, gestión de residuos y vertidos, etc.), la administración autonómica y la administración estatal. Es por ello que estas empresas se encuentran con circunstancias que perturban el normal desarrollo de su actividad debido a la falta de coordinación entre las distintas administraciones ante cuál debe ser el criterio interpretativo en una situación concreta. Por ello, estas empresas demandan la implementación de una efectiva transversalidad en la gestión de su particular situación y el establecimiento de unos criterios interpretativos ante determinadas situaciones conflictivas. Sirva de ejemplo que cada vez que tienen que realizar una obra, por pequeña que esta sea (por ejemplo, colocar una valla) además de tener que solicitar la oportuna licencia de obra menor ante el ayuntamiento respectivo deben solicitar una autorización al Principado de Asturias. Los criterios en una y otra administración no son los mismos, encontrándose situaciones en que realizada la obra conforme a los requerimientos del ayuntamiento posteriormente es denegada la autorización por la administración autonómica.

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AYUNTAMIENTOS 2.0

Construcción - - - - - - - - - - - -

Solicitud de licencias de obras mayores y menores Autorizaciones para la ocupación de espacios públicos Solicitud de licencia de apertura de actividad Autorizaciones de carga y descarga, mudanzas, contenedores, etc. Solicitud de vados y badenes Autorización de acceso a calles peatonales Autorización de acceso de vehículos pesados a las ciudades Presentación de documentación Presentación de certificados de estar al corriente Pago de tasas, impuestos y contribuciones Compulsa de escrituras Consultas técnicas En las entrevistas realizadas con los responsables de las asociaciones empresariales de este sector que han colaborado en el estudio se pone de manifiesto el problema, a su vez común a varios sectores de actividad, que supone la solicitud de acceso de vehículos a calles peatonales. Esta autorización se concede para un vehículo concreto que debe ser previamente identificado por medio de su matrícula, suponiendo para empresas que tienen una importante flota de vehículos tener que solicitar una autorización para todos ellos aunque no la utilicen todos al mismo tiempo.

Transporte - - - - - - - -

Presentación de documentación Autorizaciones de carga y descarga, mudanzas, contenedores Solicitud de licencias de carga y descarga en determinadas zonas y horas Solicitud de autorizaciones de entrada a núcleos de población Presentación de documentación Pago de tasas, impuestos y contribuciones Presentación de certificados de estar al corriente Compulsa de escrituras

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Los representantes del sector que han colaborado en el proyecto destacan entre estos costes el que representa la solicitud de autorizaciones de entrada en núcleos de población de vehículos de transporte pesados, que conlleva el pago de una tasa por la cobertura de dicho acceso por la policía local, debiendo además realizar el trámite cada vez que se realiza un acceso, lo cual genera situaciones en las que debiendo acceder varias veces a lo largo de una semana, deben tramitar una nueva solicitud por cada día en que se pretenda entrar con un vehículo pesado en el núcleo de población.

Electricidad y electrónica - - - -

Devolución de garantías provisionales (avales) Compulsa de escrituras y DNI Presentación de documentación Presentación de certificados de estar al corriente

Los representantes de este sector trasladan la problemática que surge con los avales que deben presentar en las propuestas de contratación y concursos con la administración local que les son devueltos al cabo de varios meses al ser necesario un previo informe preceptivo en el que participan múltiples departamentos dentro de la administración local. Igualmente, manifiestan la problemática, común a todos los sectores consultados, surgida respecto a la compulsación de escrituras en concursos con las entidades locales. En este sentido, exponen que tienen que realizar las compulsas con varios días de antelación a la finalización del plazo de entrega de la oferta ya que se han encontrado con situaciones en que pretendiendo la compulsa en los últimos dos o tres días no se la han podido realizar, principalmente en ayuntamientos rurales, por la falta lógica de recursos.

Metalurgia y siderurgia - - -

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Solicitud de licencias de obras mayores y menores Solicitud de licencia de apertura de actividad Presentación de documentación

AYUNTAMIENTOS 2.0

- - -

Pago de tasas, impuestos y contribuciones Compulsa de escrituras Solicitudes de subvenciones y ayudas

Comercio - - - - -

Certificados de estar al corriente Solicitud de ayudas y subvenciones Solicitud de licencias de obras mayores y menores Solicitud de licencia de apertura de actividad Pago de tasas y contribuciones

Telecomunicaciones - - - - -

Solicitud de licencia de obras menores Solicitud de licencia de apertura de actividad Presentación de documentación Compulsa de documentos Visados

Deportes - - - - -

Solicitud de licencia de obras menores Solicitud de licencia de apertura de actividad Presentación de documentación Compulsa de documentos Pago de tasas, impuestos y contribuciones

En este sector, en el que muchas de las empresas que lo forman son gimnasios, la solicitud de la licencia de apertura es de tramitación problemática ya que están catalogados como empresas insalubres y ruidosas (al igual que las discotecas), lo que supone que los ayuntamientos sean mucho más estrictos en su tramitación, retrasándose largo tiempo su concesión, llegando a encontrarse con situaciones en las que la concesión de la licencia se ha llagado a demorar hasta dos años. Situación similar les sucede con la tramitación de las solicitudes de licencias de obras.

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Artes gráficas - - - - -

Solicitud de licencia de apertura de actividad Solicitud de subvenciones y ayudas Presentación de documentación Pago de tasas, impuestos y contribuciones Compulsa de documentos

Alimentación y bebidas - - -

Solicitud de licencia de apertura de actividad Autorizaciones de carga y descarga, mudanzas, contenedores, etc. Autorización de acceso a calles peatonales

En resumen, la información facilitada por las empresas y asociaciones empresariales entrevistadas se pueden identificar como cargas administrativas actualmente soportadas por las empresas las derivadas de: • la realización de diferentes trámites, • las exigencias del proceso a seguir • la documentación a aportar para su realización.

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Cargas administrativas Por cargas administrativas entenderemos aquellas actividades de naturaleza administrativa que deben llevar a cabo las empresas y ciudadanos para cumplir con las obligaciones derivadas de la normativa, incluyendo las actividades voluntarias de naturaleza administrativa derivadas de una diligente gestión empresarial (solicitud de subvenciones, inscripción en registros voluntarios, etc.). Desde un punto de vista de los costes que representan estas cargas administrativas para las empresas, pueden definirse como todos aquellos costes que las empresas deben soportar para cumplir las obligaciones de facilitar, conservar o generar información sobre

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AYUNTAMIENTOS 2.0

sus actividades o su producción, para su puesta a disposición y aprobación, en su caso, por parte de autoridades públicas o terceros, y constituyen un subconjunto de los costes administrativos de las empresas, ya que éstos engloban también, además de las cargas, las actividades administrativas que las empresas continuarían realizando si se derogase la normativa. Para la medición de las cargas administrativas existe un método denominado Método Simplificado de Medición de Cargas Administrativas basado en el Modelo de Costes Estándar, que se ha utilizado como referencia en la elaboración de este informe.

Precio = (Coste por hora x tiempo + adquisiciones

c

c

Coste total = Precio x Cantidad Cantidad = Población x Frecuencia

Este método permite establecer los costes estimados para la realización de diferentes trámites partiendo de unos costes estimados de referencia aplicados en la siguiente fórmula: En esta fórmula, se entiende por 1.- Precio unitario de una carga, es el obtenido en función de los parámetros “tiempo” y “precio”. Para el cálculo de tiempo y precio se han tenido en cuenta los datos ofrecidos por las asociaciones empresariales durante las entrevistas realizadas en los estudios de campo efectuados, estadísticas publicadas y baremos públicos. 2.- Frecuencia indica cuántas veces al año se debe cumplir con un trámite. En general, se pueden presentar dos casos: -

Cuando la norma establece una renovación o repetición periódica del proceso, se utiliza esta frecuencia llevada a denominador anual. Por ejemplo, una renovación cada 10

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-

años supone una frecuencia de 1/10, o sea 0,1 veces al año; para una repetición de una declaración cada tres meses, la frecuencia será 4 veces al año. Cuando la obligación se realiza cuando ocurre un hecho, por ejemplo al constituirse una empresa, ante un accidente laboral o un despido, la única forma de establecer la frecuencia es estimar el número de expedientes anual. En este caso no se multiplicará por la población, puesto que la frecuencia y la población vienen a ser el mismo dato.

3.- Población indica cuántas empresas se ven afectadas por la carga administrativa. La estimación de la población afectada debe corresponder con los que realmente cumplen o están obligados a cumplir con la carga y no con los que potencialmente podrían estar afectados. Sin embargo, cuando se está abriendo una posibilidad que puede o no ser utilizada por todos los interesados, por ejemplo, el acceso electrónico de las empresas a los servicios públicos, se estimará la población que hace uso de ese acceso. Se supone que, mediando el tiempo, todos los interesados se acogerán a la mejora. Igualmente, es importante tener presente que una población también puede ser un acontecimiento: por ejemplo, el número de solicitudes, expedientes o informes anuales. A continuación se muestra la tabla con los costes unitarios en euros de cada una de las cargas administrativas, tal y como se recogen en el método simplificado de medición de cargas administrativas y de su reducción de acuerdo con los criterios para la aplicación de la tabla de medición publicada por el Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas (ver Anexo I). En los costes unitarios que se enumeran en la tabla se incluyen todos los costes vinculados con su realización como tiempo empleado, desplazamientos, etc. Estos valores han sido establecidos por el citado Ministerio, siendo utilizados como referencia estándar para el análisis y la realización de estimaciones sectoriales e intersectoriales de cargas administrativas. Estos costes unitarios pueden personalizarse para obtener una visión más cercana a la realidad particular de cada empresa teniendo en cuenta los perfiles profesionales que

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AYUNTAMIENTOS 2.0

realizan cada uno de los trámites, su coste salarial, la ubicación geográfica de la empresa así como los desplazamientos reales y sus costes, etc. Tabla para la medición del coste directo de las cargas administrativas (Coste unitario en €) 1

Presentar una solicitud presencialmente

2

Presentar una solicitud electrónica

3

Tramitación mediante intermediarios (bancos, médicos…)

35

4

Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos

5*

5

Presentación de una comunicación presencialmente

30

6

Presentación de una comunicación electrónicamente

2

7

Presentación electrónica de documentos, facturas o requisitos

4*

8

Aportación de datos

2*

9

Presentación de copias compulsadas (acumular al coste del documento)

1*

10 Presentación de un informe y memoria 11 Obligación de conservar documentos 12 Inscripción convencional en un registro 13 Inscripción electrónica en un registro

80 5

500 20 110 50

14 Llevanza de libros

300

15 Llevanza libros en vía electrónica

150

16 Auditoría o controles por organizaciones o profesionales externos

1.500

17 Información a terceros

100

18 Formalización en documentos públicos de hechos o documentos

500

19 Obligación de comunicar o publicar

100

* Euros por documento

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Entorno y situación actual de las cargas administrativas relacionadas con la administración local A través de las entrevistas realizadas con los ayuntamientos y por la información facilitada por Federación Asturiana de Concejos (FACC) y del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST) se ha podido constatar que los ayuntamientos, en mayor o menor medida dependiendo de sus respectivas capacidades económicas, están inmersos en un proceso continuo de simplificación y reducción de cargas soportadas por los ciudadanos y, por ende, las empresas de nuestra región, que supongan un importante ahorro de los costes y el tiempo que emplean tramitarlas. Poco a poco, pero sin pausa, los ayuntamientos van alcanzando los hitos propuestos, especialmente los ayuntamientos más importantes de Asturias, influenciados en gran parte por la falta de recursos (hecho que a los ayuntamientos de las zonas rurales les deja bastante atrás) y por la grave crisis económica que estamos sufriendo de un tiempo a esta parte. En este sentido, para alcanzar una gestión más efectiva de todos aquellos trámites administrativos que deben soportan las empresas se hace imprescindible en muchos casos la necesidad de introducir mejoras tecnológicas en cada administración local, mejoras que en muchos casos no pueden ser asumidas por los ayuntamientos en sus presupuestos, tales como la automatización de las relaciones de las empresas con los ayuntamientos, la interconexión entre las distintas administraciones públicas, el acceso a través de las sedes electrónicas a la tramitación completa de un procedimiento o gestión íntegra de tasas e impuestos por vía electrónica. Este hecho, teniendo en cuenta que una empresa no sólo necesita realizar trámites con el ayuntamiento en el que tiene su domicilio fiscal sino que en muchos sectores es habitual que necesite realizar trámites con ayuntamientos en los que realiza su actividad de forma permanente e incluso ocasional, representa en ocasiones unas cargas administrativas significativas ya que implica múltiples desplazamientos que en muchos casos serían salvables mediante los espacios de tramitación electrónica.

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AYUNTAMIENTOS 2.0

Sedes electrónicas de los ayuntamientos asturianos Asturias cuenta en sus 10.604 Kilómetros cuadrados con un total de 78 concejos, de los cuales 71 tienen una población inferior a 20.000 habitantes. Esta distribución de la población unida a la escasez de recursos de la que disponen, hace que para muchos ayuntamientos el desarrollo tecnológico sea en una dificultad adicional, habiéndose identificado diferencias considerables entre la situación tecnológica de los ayuntamientos, que tiene su reflejo en los servicios ofrecidos en sus espacios de tramitación telemática. Son varios los ayuntamientos que ya han dado sus primeros pasos en la tramitación electrónica, y en casos muy concretos estos espacios cuentan ya con un catálogo importante de servicios, aunque como norma general, en su mayoría estén orientados principalmente hacia trámites de particulares. Sin embargo, aunque la situación actual en varios de los ayuntamientos en materia de tramitación telemática aún está en fase de elaboración, la actuación del Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos en esta materia ofrecerá a los municipios de menos 20.000 habitantes que agrupa, la posibilidad de mejorar de forma exponencial su situación en un plazo de tiempo reducido. El Consorcio Asturiano de Servicios Tecnológicos (CAST) es una entidad pública creada para impulsar el desarrollo tecnológico y la modernización de los concejos con población inferior a 20.000 habitantes. Bajo una de sus iniciativas se contempla la puesta en marcha de sitios informativos y espacios de tramitación electrónica para los ayuntamientos consorciados, actualmente 69. La ejecución de esta iniciativa permitirá alcanzar en el medio plazo una situación en cuanto a tramitación telemática con el conjunto de los ayuntamientos de Asturias mucho más alentadora ya que como parte de la misma se incluye la posibilidad de incorporar una cartera amplia de trámites, si bien, su implantación en cada ayuntamiento dependerá de las capacidades y decisiones en el seno de cada ayuntamiento.

25

Los principales ayuntamientos de la región cuentan con espacios de tramitación que llegan a tener hasta 180 trámites disponibles en diferentes grados de digitalización. Sin embargo, no todos los trámites presentes en los espacios de tramitación de los ayuntamientos ofrecen el mismo grado de modernización, existiendo una clasificación de los mismos en cinco niveles: •

NIVEL 1: la información es textual. Informa al usuario de qué es el trámite y cómo hacerlo.

•

NIVEL 2: trámite con información textual y, además, la posibilidad de descargarse un documento en formato pdf o Word para realizar la tramitación de forma presencial.

•

NIVEL 3: además de contener información textual y descarga de documento, puede realizarse de forma online, aunque el ciudadano deberá finalizar el trámite de forma presencial en la oficina correspondiente.

•

NIVEL 4: el ciudadano puede realizar el trámite de forma íntegra a través de la web.

•

NIVEL 5: el ciudadano recibe avisos e información sobre el estado del trámite tras realizar la tramitación de forma online.

En el trabajo realizado con los diferentes ayuntamientos, la distribución de los trámites que ofrecen en sus sedes electrónicas clasificados de acuerdo a este modelo sería la siguiente:

26

AYUNTAMIENTOS 2.0 Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

17 72 0 79 0

Ayuntamiento de Oviedo 17

79 Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

61

72

14

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

0 78 0

Grado de modernización de los 168 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Oviedo

Ayuntamiento de Gijón

61 78

14

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

Grado de modernización de los 153 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Gijón

27

Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

40 0 17 0

Ayuntamiento de Avilés

17

22 Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

Trámites nivel 0 1 40 Trámites nivel 10 2 Trámites nivel 0 3 Trámites nivel 0 4 Trámites nivel 0 ofrecidos por el Ayuntamiento de Avilés. Grado de modernización de los 79 trámites 5

Ayuntamiento de Mieres

10

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

Grado de modernización de los 10 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Mieres

28

Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

152 0

AYUNTAMIENTOS 2.0

0 0

Ayuntamiento de Langreo 34 Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

11 144 8

152

4

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

0

Grado de modernización de los 186 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Langreo

Ayuntamiento de Siero 8 4 11

144

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

Grado de modernización de los 167 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Siero

29

4 Trámites nivel 5

0

Ayuntamiento de SMRA

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

16 81

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

2313 0 0

Grado de modernización de los 23 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de San Martín del Rey Aurelio

Ayuntamiento de Llanes 16

13

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

81

Grado de modernización de los 110 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Llanes

30

4 Trámites nivel 5

0

AYUNTAMIENTOS 2.0

Ayuntamiento de Carreño

7 13

Trámites nivel 1 Trámites nivel 2 Trámites nivel 3 Trámites nivel 4 Trámites nivel 5

Grado de modernización de los 20 trámites ofrecidos por el Ayuntamiento de Carreño

Aunque toda modernización en la realización de trámites es positiva, y como tal debe ser considerada por los usuarios en general y las empresas en particular, el nivel de modernización objetivo para favorecer la reducción de cargas administrativas es el nivel 4, ya que en este nivel se permite la realización del trámite de forma completa por medios telemáticos no siendo necesarios por tanto desplazamientos a las sedes municipales y con ello se reduciría igualmente el tiempo necesario para su ejecución y, por lo tanto, las cargas administrativas derivadas de su ejecución. En la situación actual el número real de trámites que se encuentran en este nivel de modernización es reducido, siendo los mejores datos alcanzados desde este punto de vista los de los ayuntamientos de Oviedo (79) y Gijón (78) seguidos ya a una distancia considerable por Avilés (17), Carreño (7) y Siero (4), mientras que el resto de ayuntamientos no ofrecerían en la fecha de realización de este estudio ningún trámite con este nivel de modernización.

31

4 Avilés Carreño Gijón Langreo Llanes Mieres Oviedo Siero SMRA

ofrecidos 17 7 78 0 0 0 79 4 0

79 20 153 186 110 10 168 167 23

Trámites en nivel 4 200 150 100 50 0

Avilés

Carreño

Gijón

Langreo

Trámites nivel 4

Llanes

Mieres

Oviedo

Siero

SMRA

Trámites ofrecidos

Representación gráfica del número de trámites con nivel de modernización 4 frente al número total de trámites ofrecidos en la sede electrónica en los principales ayuntamientos

Además ha de tenerse en cuenta que como se ha mencionado anteriormente, estas carteras de trámites están principalmente orientadas a usuarios particulares y no al colectivo empresarial.

32

AYUNTAMIENTOS 2.0

Tramitación electrónica empresarial con la administración local Tomando como referencia los trámites identificados por las empresas y asociaciones sectoriales participantes, y teniendo en cuenta los trámites ofrecidos por los ayuntamientos asturianos con un nivel de modernización 4, puede obtenerse el siguiente cuadro resumen: Mapa de trámites mayoritariamente utilizados por las empresas asturianas y su disponibilidad en los espacios de tramitación de los diferentes ayuntamientos: Avilés Presentación de documentación (Registro de entrada)

Gijón

Langreo

Llanes

Oviedo

Siero

CAST

x

Solicitud de licencia de apertura Solicitud de licencia de obra menor

x

Solicitud de licencia de obra mayor

x

Pago de tasas, impuestos y contribuciones (sin domiciliación)

x

Domiciliación de tributos

x

Solicitud de autorizaciónes de carga y descarga, mudanzas, contenedores Solicitud de certificados

x

x

x

x

x x

x

Solicitud de carácter general

x

Solicitud de subvenciones

x

Solicitud de autorizaciones para la ocupación de espacios públicos

x

Solicitud de autorización de rótulos o carteles Solicitud de licencia y renovación de terrazas

x

Solicitud de acceso a calles peatonales Solicitud de autorización de entrada de vehiculos pesados en ciudad Autorización ambiental integrada Solicitud / renovación de vados

x

x

33

Mapa de trámites utilizados por las empresas asturianas y disponibilidad prevista a medio plazo en los espacios de tramitación de los diferentes ayuntamientos: Avilés Presentación de documentación (Registro de entrada)

Gijón

Langreo

Llanes

Oviedo

x

x

x

x

Solicitud de licencia de apertura

x

x x

Solicitud de licencia de obra menor

x

x

Solicitud de licencia de obra mayor

x

x

Pago de tasas, impuestos y contribuciones (sin domiciliación)

x

Domiciliación de tributos

x

Solicitud de autorizaciónes de carga y descarga, mudanzas, contenedores Solicitud de certificados

x

Siero

CAST x

x x

x x

x

x

x x

x

Solicitud de carácter general

x

x

x

Solicitud de subvenciones Solicitud de autorizaciones para la ocupación de espacios públicos

x

x

x

x

x

x

x

Solicitud de autorización de rótulos o carteles Solicitud de licencia y renovación de terrazas

x

x

Solicitud de acceso a calles peatonales

x

Solicitud de autorización de entrada de vehiculos pesados en ciudad Autorización ambiental integrada Solicitud / renovación de vados

x x

x

x

Teniendo en cuenta la situación actual de los ayuntamientos, únicamente en los casos de Gijón, Oviedo, Avilés y Siero se contemplan trámites en nivel 4 desde el punto de vista del interés de las empresas, siendo además en el mejor de los casos (Gijón) un total de 8 trámites.

34

4 Empresas Avilés Carreño Gijón Langreo Llanes Mieres Oviedo Siero SMRA

4 3 0 8 0 0 0 4 3 0

ofrecidos 17 7 78 0 0 0 79 4 0

79 20 153 186 110 10 168 167 23

AYUNTAMIENTOS 2.0

200 150 100 50 0

Avilés

Carreño

Trámites nivel 4 Empresas

Gijón

Langreo

Llanes

Trámites nivel 4

Mieres

Oviedo

Siero

SMRA

Trámites ofrecidos

Representación gráfica de los trámites con nivel de modernización 4 y de utilidad para las empresas frente a número de trámites con nivel de modernización 4 en la sede electrónica, y el número total de trámites ofrecidos.

De todo ello se deriva que a corto plazo se logrará una consolidación de los trabajos que los ayuntamientos están llevando a cabo a través del CAST junto con la evolución prevista por algunos de los ayuntamientos de mayor tamaño, tal y como se refleja en el segundo cuadro resumen. Aunque no existen fechas concretas, la previsión es que en los próximos meses estas mejoras se pongan en marcha y con ello la situación de las empresas asturianas en su relación con las administraciones locales y con ello las cargas administrativas soportadas.

35

Gijón Langreo Llanes Mieres Oviedo Siero SMRA

8 0 0 0 4 3 0

9 10 3 0 8 3 5

18 15 12 9 6 3 0

Avilés

Carreño

Gijón

Situación actual

Langreo

Llanes

Mieres

Oviedo

Siero

SMRA

Previsión nuevos trámites nivel 4

Representación gráfica de los trámites ofrecidos en las sedes electrónicas de los ayuntamientos utilizados por las empresas existentes en la actualidad, y previstos a corto plazo.

Ejemplos de cuantificación del impacto de las cargas administrativas en las empresas asturianas Una vez identificadas y analizadas las necesidades de las empresas de la región en cuanto a la realización de trámites con las administraciones locales, así como la situación tecnológica real de empresas y ayuntamientos de cara a la evaluación de la tecnología como soporte para la reducción de las cargas administrativas que representan la realización de estos trámites, se ejemplifica a continuación el impacto económico real que estas cargas administrativas representan para las empresas permitiendo establecer una visión del ahorro que su reducción podría representar. Cargas administrativas derivadas de la “solicitud de licencias de apertura de actividad”

Según los datos publicados por el Instituto Nacional de Estadística (INE) el número de

36

AYUNTAMIENTOS 2.0

empresas asturianas ascendió en 2010 a 72.718 empresas, de las cuales 1.230 son nuevas empresas durante dicho año. COSTE DEL TRAMITE PRESENCIAL Solicitudes presenciales en 2010 Coste directo de presentar una solicitud presencialmente Coste del trámite presencial

3.473 80 € 277.840 €

El coste que supuso para esas 1.230 empresas la pertinente solicitud de licencia de apertura de actividad se puede medir de la siguiente manera: En la tabla de medición publicada por el Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas, el coste directo de presentar una solicitud presencialmente asciende a 80 euros. En este caso, la frecuencia y la población coinciden ya que al ser esta una obligación de realización únicamente cuando sucede la constitución de una empresa, la única forma de establecer la frecuencia es la estimación del número de expedientes anuales tramitados. Por lo tanto, 80 x 1= 80 € es el coste directo de presentar la solicitud de licencia de apertura presencialmente en cada caso. Por ello, y de acuerdo con la tabla de medición publicada por el Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas: Esta coste se vería incrementado ya que la solicitud de una licencia de apertura de actividad es necesario acompañarla de tres documentos, a saber, fotocopia del DNI o NIF, plano o croquis del local y certificado de titularidad anterior, cargas que según la tabla de medición publicada por el Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas están cuantificados en 5 € por documento adicional a presentar. Por ello, el coste del trámite se incrementaría en 15 € más a sumar a los 80 € del coste de la presentación de la solicitud. En total, el coste directo de la solicitud presencial de una licencia de apertura ascendería a 95 €. COSTE DEL TRAMITE PRESENCIAL Solicitudes presenciales en 2010 Coste directo de presentar una solicitud + documentos presencialmente Coste del trámite presencial

1.230 95 € 116.850 €

37

En el supuesto de que los respectivos ayuntamientos asturianos tuvieran a disposición de las empresas un registro electrónico de documentos, el coste directo de presentar una solicitud de licencia de apertura de actividad según la tabla de medición mencionada únicamente sería de 5 €, en lugar de los 80 € que suponen su tramitación presencial, por lo que el coste sería sensiblemente inferior: COSTE DEL TRAMITE ELECTRÓNICO Solicitudes presenciales en 2010 Coste directo de presentar una solicitud electrónicamente Coste del trámite electrónico

1.230 5€ 6.150 €

A esta cantidad se debe sumar el coste de presentación de un documento en formato electrónico, cuantificado según la tabla de medición en 4 € por cada documento, y al ser obligatoria la presentación de tres documentos junto con la solicitud suponen 12 € más a sumar a los 5 € de la solicitud, lo que hace un total de 17 € por cada solicitud electrónica de licencia de apertura.1 COSTE DEL TRAMITE ELECTRÓNICO Solicitudes presenciales en 2010 Coste directo de presentar una solicitud + documentos electrónicamente Coste del trámite electrónico

1.230 17 € 20.910 €

Restando al coste total de solitud presencial (95 €) el coste total de solicitud electrónica (17 €) obtenemos el ahorro que supondría la medición del coste de reducción de la carga (su realización electrónica frente a la realización presencial) -95.940 euros - por la totalidad de presentaciones de solicitudes de licencias de apertura durante todo el año 2010 por las empresas asturianas. MEDICIÓN DEL COSTE DE REDUCCIÓN DE LA CARGA Solicitudes presenciales en 2010 Ahorro de la medida por trámite Ahorro total

38

1.230 78 € 95.940 €

AYUNTAMIENTOS 2.0

Por su parte, las altas de autónomos en los sectores del comercio y la hostería suponen un 35% del total de nuevas altas en el año 2010. Entre estos dos sectores las altas han supuesto un total de 3.473 nuevos autónomos (2.183 en el sector comercio y 1.290 en el sector hostelería) a los que la solicitud de la licencia de apertura de actividad supuso, en la línea de lo expuesto en los párrafos anteriores, un desembolso total de 329.935 euros. En cambio, de haberse tramitado electrónicamente dicha licencia, el coste conjunto de la misma para los nuevos autónomos en estos dos sectores descendería a 59.041 euros, suponiendo el ahorro de la medida 270.984 euros. COSTE DEL TRÁMITE PRESENCIAL Solicitudes presenciales en 2010 Coste directo de presentar una solicitud + documentos presencialmente Coste del trámite presencial

3.473 95 € 329.935 €

COSTE DEL TRAMITE ELECTRÓNICO Solicitudes presenciales en 2010 Coste directo de presentar una solicitud + documentos electrónicamente Coste del trámite electrónico

3.473 17 € 59.041 €

MEDICIÓN DEL COSTE DE REDUCCIÓN DE LA CARGA Solicitudes presenciales en 2010 Ahorro de la medida por trámite Ahorro total

3.473 78 € 270.894 €

Solicitudes de licencias de obra mayor

Según los datos publicados en el último Anuario de la Construcción de Asturias, las licencias de obra mayor solicitadas a lo largo del año 2009 en todo el Principado de Asturias ascendieron a 1.890, lo que supuso un claro retroceso respecto a años anteriores. El coste de presentación presencial de la solicitud de una licencia de obra mayor según la tabla de medición publicada por el Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas es de 80 euros. A ello se debe añadir, como mínimo, la presentación de 8 documentos

39

(fotocopia del DNI o CIF del solicitante, proyecto básico, planning de obras, estudio de seguridad y salud, dirección de obra de técnico competente visado por el Colegio Oficial, dirección de ejecución material firmada por técnico competente y visada por el Colegio Profesional, impreso cubierto para el cálculo del coeficiente K, copia de ingreso en Tesorería Municipal de los avales correspondientes al cálculo K…), lo que supone 40 € (5 € por cada documento) más según la mencionada tabla. COSTE DEL TRÁMITE PRESENCIAL Solicitudes presenciales licencias de obra mayor en 2009 Coste directo de presentar una solicitud presencialmente Coste del trámite presencial

1.890 120 € 226.800 €

Por el contrario, el coste de la tramitación electrónica de la solicitud de las licencias de obras tramitadas durante el año 2009 sería según la tabla de medición de únicamente 5 € por solicitud a lo que se añadirían 4 € más por cada uno de los 8 documentos adicionales que es preciso presentar, en total, 37 €. COSTE DEL TRÁMITE ELECTRÓNICO Solicitudes presenciales licencias de obra mayor en 2009 Coste directo de presentar una solicitud electrónicamente Coste del trámite electrónico

1.890 37 € 69.930 €

Con ello obtenemos que el coste de reducción de la carga que supone la tramitación de una licencia de obra mayor – ahorro que supondría la tramitación electrónica de la solicitud frente a la tramitación presencial, 37 € frente a 120 € - es de 156.870 € por la totalidad de las licencias de obra mayor presentadas en 2009 en todo el Principado de Asturias. MEDICIÓN DEL COSTE DE REDUCCIÓN DE LA CARGA Solicitudes presenciales en 2009 Ahorro de la medida Coste del trámite electrónico

40

1.890 83 € 156.870 €

AYUNTAMIENTOS 2.0

Caso de éxito: solicitudes de licencias de terrazas en el Ayuntamiento de Gijón Un claro ejemplo de reducción de cargas administrativas es el que nos encontramos con la solicitud de licencias de terrazas en el Ayuntamiento de Gijón tanto para la primera solicitud como para posteriores renovaciones. En primer lugar, el Ayuntamiento de Gijón ofrece a todos los hosteleros de la ciudad la posibilidad de tramitar esta licencia a través de su sede electrónica. Además, la solicitud incluye la autorización expresa del solicitante para la consulta de su DNI/NIF con lo que se puede prescindir del coste asociado a su presentación. Por último, a la propia solicitud se incorpora una declaración responsable del solicitante de estar en posesión de las preceptivas licencias, estar al corriente con las obligaciones fiscales municipales referidas al establecimiento y estar en posesión del seguro de responsabilidad civil en vigor en cuantía suficiente para cubrir los riesgos que puedan derivarse de la instalación y uso de la terraza, lo que provoca que el plazo de la tramitación de la renovación de estas licencias sea de manera inmediata (para la primera solicitud, el plazo estimado de tramitación es de 8 días). Según datos ofrecidos por la Asociación de Hostelería de Gijón, en torno a 150 hosteleros de la ciudad han tramitado la licencia que les ha permitido instalar sus terrazas en la vía pública durante los meses de abril, mayo y junio del presente año 2011. Para la primera solicitud es necesario acompañar el plano del conjunto y la memoria de las instalaciones, requisitos no necesarios para posteriores renovaciones si no hay ninguna modificación. De este dato, y suponiendo que todas las solicitudes han sido de renovación (en caso de de primera solicitud habría que añadir 2 € más al coste asociado a su tramitación debido a la presentación de los documentos obligatorios para su solicitud señalados en el párrafo anterior), podemos obtener los siguientes datos:

41

COSTE DEL TRÁMITE PRESENCIAL Solicitudes trimestrales Coste directo de presentar una solicitud presencialmente Coste del trámite presencial

150 80 € 12.000 €

COSTE DEL TRÁMITE ELECTRÓNICO Solicitudes trimestrales Coste directo de presentar una solicitud electrónicamente Coste del trámite electrónico

150 5€ 750 €

MEDICIÓN DEL COSTE DE REDUCCIÓN DE LA CARGA Solicitudes trimestrales Ahorro de las medidas introducidas Coste del trámite electrónico

150 75 € 11.250 €

Para los empresarios del sector de la hostelería y turismo de Gijón la adopción de las medidas reseñadas suponen un ahorro en el coste de la solicitud de la renovación de sus licencias de terrazas de 11.250 € trimestrales (45.000 € anuales).

➔

Conclusiones y propuestas de mejora En un entorno socioeconómico como el actual, cualquier aspecto que permita mejorar la situación económica y financiera de las empresas ha de ser tratado con especial atención. Las cargas administrativas que soportan las empresas son por definición, gastos que no mejoran la competitividad ni la productividad de las empresas, y que por tanto lastran sus resultados. Actualmente son ya varias las iniciativas que tratan de identificar y cuantificar estas cargas, y también las normativas que establecen objetivos de reducción de las mismas. Por lo que con este escenario lo importante en este momento sería abordar medidas concretas que permitan reducirlas de forma efectiva.

42

AYUNTAMIENTOS 2.0

Con las medidas adoptadas desde la Administración central y diferentes administraciones autonómicas, provinciales e incluso locales, se han producido ya algunas mejoras, aunque esto debería considerarse el primer paso del largo camino aún por recorrer, para lo que la implicación y participación de la Administración será imprescindible, ya que es quien tiene la posibilidad de modernizar, simplificar o incluso eliminar algunos de los trámites que actualmente se llevan a cabo. Una de las limitaciones detectadas, y que ha sido trasladada por varias de las asociaciones y empresas que han colaborado en la elaboración de este informe, es la falta de interconexión entre las diferentes administraciones de la región. Este hecho implica que sea frecuente la necesidad de aportar en repetidas ocasiones un documento en diferentes sedes para la realización de diferentes trámites o el mismo frente a diferentes organismos o ayuntamientos. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI, regulado por el Real Decreto 4/2010), persigue la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por la Administraciones Pública, pero su aplicación práctica y sus efectos aun no son visibles en el cumplimiento de las obligaciones de las empresas con las administraciones. Un ejemplo de esta situación es la frecuente repetición de presentación de los certificados de la situación de la empresa frente a las obligaciones tributarias con la Seguridad Social y Hacienda. En el caso de la relación con la administración local, la presentación de documentación ante los ayuntamientos es el trámite más realizado por las empresas. Otro de los aspectos comentados desde diferentes sectores, es la diferencia en la evolución de la simplificación de los trámites en función del objetivo de los mismos. Así, desde el entorno empresarial se manifiesta la necesidad de simplificar los trámites relacionados con las devoluciones de garantías provisionales, al menos en el mismo orden en que se facilitan los procesos recaudatorios. Actualmente existen diferencias notables que provocan retrasos de incluso varios meses en la materialización de estas devoluciones. En cuanto a la tramitación telemática empresarial con la administración local, aunque existen algunos casos particulares, prácticamente podría afirmarse que en Asturias es inexistente, existiendo únicamente cuatro ayuntamientos que ofrecen algún tipo de trámite de los que

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exigen a las empresas que llevan a cabo su actividad dentro de sus municipios en sus sedes electrónicas. Esta situación provoca que para cualquier empresa sea prácticamente imprescindible personarse ante los ayuntamientos para llevar a cabo cualquier trámite. Sin duda, es posible afirmar que existen numerosas áreas de mejora en cuanto a la reducción de las cargas administrativas soportadas por las empresas, y que la colaboración de empresas y Administración para lograr los mejores resultados de los esfuerzos que se acometan para tal fin, es sin duda uno de los aspectos que aportarían mayores garantías. Algunas de estas áreas de mejora identificadas a partir de la situación actual de empresas y ayuntamientos, y de la tipología de trámites más utilizados, serían las siguientes:

44

•

Eliminación o simplificación de trámites reiterativos y/o trámites innecesarios, como la presentación de documentación generada o en posesión de otras administraciones (Ministerio del Interior, Servicio Público de Empleo, Ministerio de Educación, Administración Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Catastro, Registro de la Propiedad, etc.) o la solicitud de renovación o prórrogas de licencias (terrazas, acceso zonas peatonales, etc.).

•

Facilitar la realización de trámites por medios telemáticos. Potenciar la utilización de las sedes electrónicas de los ayuntamientos con un mayor elenco de trámites que permitan su realización parcial o completa a través de Internet que permitiría un considerable ahorro de tiempo para las empresas en desplazamientos. Esta medida es especialmente solicitada por los empresarios de los concejos más alejados de los grandes núcleos de población.

•

Fomentar la aceptación de las declaraciones responsables para agilizar la realización de trámites como solicitudes de licencias de apertura de actividad o de licencias de obras menores.

•

Evitar la entrega de un mismo documento ante diferentes ayuntamientos.

AYUNTAMIENTOS 2.0

•

Fomentar la aceptación de las llamadas declaraciones responsables en los procesos y trámites, con comprobación a posteriori del cumplimiento de los requisitos exigidos.

•

Facilitar y fomentar la presentación electrónica de solicitudes y documentación.

•

Facilitar herramientas que permitan y simplifiquen el cálculo de las cantidades adeudadas por las empresas derivadas de los pagos a realizar a la administración local.

•

Prolongar la vigencia de permisos y licencias, evitando de este modo la necesidad de realizar trámites de renovación y prórroga. Se aboga por una reducción de la frecuencia con la que se deben presentar actualmente la documentación requerida por los ayuntamientos ampliando los vencimientos de licencias, autorizaciones y permisos. Es necesario hacer especial referencia a la situación existente con las autorizaciones de acceso a calles peatonales en las que se concede un único acceso por matrícula de vehículo cuando una empresa puede disponer de una amplía flota de vehículos, no siendo necesario que todos ellos accedan a este tipo de vías al mismo tiempo.

•

Comunicar y divulgar las medidas tomadas por los respectivos ayuntamientos. Se ha detectado que en muchas ocasiones los ayuntamientos disponen de procedimientos de tramitación a través de sus sedes electrónicas que son totalmente desconocidos por los empresarios. Sería conveniente la realización por los ayuntamientos de campañas divulgativas entre los distintos colectivos empresariales en las que se expongan las ventajas del acceso a la información y a la realización de los distintos trámites disponibles a través de las oficinas virtuales o sedes electrónicas de las que disponen en mayor o menor medida prácticamente la totalidad de los ayuntamientos asturianos.

•

Reducción de plazos en la tramitación de procedimientos. Aplicar las medidas necesarias para lograr reducir los plazos legales en la tramitación de procedimientos, marcándose como hito en muchos de ellos la concesión o respuesta inmediata, como por ejemplo en la concesión de una licencia de obra menor o en las prórrogas o renovaciones de distintas autorizaciones o licencias (obras menores, terrazas, acceso a calles peatonales, ocupaciones de vía pública, etc.).

•

Implementar mecanismos para la tramitación y pago de tasas e impuestos por vía

45

electrónica. Potenciar a través de sus sedes electrónicas los mecanismos que permitan a las empresas realizar la tramitación completa y el pago de tasas e impuestos por vía electrónica. Con la aplicación de este tipo de mejoras, teniendo en cuenta las tipologías de trámites más realizados por las empresas con la Administración, podrían producirse reducciones muy notables en las cargas administrativas soportadas por las empresas. De este modo, los trámites de mayor uso como presentación de documentación, presentación de solicitudes de licencia de apertura y obra menor o el pago de tasas e impuestos, que representan un gran porcentaje dentro de los que afectan a las empresas, se verían en unos casos simplificados con herramientas de presentación telemática, y en otros reducida su frecuencia o simplificados reduciendo la documentación a presentar gracias a una mejor interoperabilidad entre los diferentes ayuntamientos, y entre éstos y otras administraciones.

46

AYUNTAMIENTOS 2.0

➔

Anexo I. – Criterios para la aplicación de la tabla para la medición del coste directo de las cargas administrativas. Tabla para la medición del coste directo de las cargas administrativas (Coste unitario en €) 1

Presentar una solicitud presencialmente

2

Presentar una solicitud electrónica

3

Tramitación mediante intermediarios (bancos, médicos…)

4

Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos

5

Presentación de una comunicación presencialmente

30

6

Presentación de una comunicación electrónicamente

2

7

Presentación electrónica de documentos, facturas o requisitos

4

8

Aportación de datos

2

9

Presentación de copias compulsadas (acumular al coste del documento)

1

10 Presentación de un informe y memoria 11 Obligación de conservar documentos 12 Inscripción convencional en un registro 13 Inscripción electrónica en un registro

80 5 35 5

500 20 110 50

14 Llevanza de libros

300

15 Llevanza libros en vía electrónica

150

16 Auditoría o controles por organizaciones o profesionales externos

1.500

17 Información a terceros

100

18 Formalización en documentos públicos de hechos o documentos

500

19 Obligación de comunicar o publicar

100

*Euros por documento

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Para el establecimiento de estos costes unitarios, el Ministerio de Política Territorial y Administraciones Públicas ha tenido en cuenta lo siguiente en cada caso: 1 - Presentar una solicitud presencialmente – 80 € En este apartado se incluyen las solicitudes de los interesados para iniciar los procedimientos, independientemente de que haya modelo normalizado o no. Por asimilación, también pueden incluirse otros formularios que las normas obligan a cumplimentar para su entrega a la Administración o a terceros. Se tratará de una solicitud presencial cuando la norma o procedimiento exige la presencia del interesado o representante para su presentación. 2 - Presentar una solicitud electrónica – 5 € En este punto, se incluyen, igualmente, las solicitudes para iniciar los procedimientos independientemente de que haya modelo normalizado o no, así como otros formularios que las normas obligan a cumplimentar para su entrega a la Administración o a terceros. Se tratará de una solicitud electrónica siempre que se especifique esta forma de presentación en las normativa reguladora o bien cuando, sin especificarlo, se entienda que está habilitado el acceso electrónico de acuerdo con la Ley 11/2007. 3 - Tramitación mediante intermediarios (bancos, médicos, …) – 35 € Se entiende por tramitación mediante intermediarios el hecho de que un trámite puede realizarse a través de colaboradores externos, como por ejemplo: presentación de la declaración de la renta a través de entidades financieras, renovación del carné de conducir mediante los centros médicos habilitados, realización de trámites de otras administraciones a través de funcionarios de ayuntamientos habilitados para ello, etc.

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Esta medida acerca más la Administración al ciudadano, poniendo a su disposición más lugares, medios y personas para cumplir con las obligaciones administrativas. 4 - Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos – 5 € * Se refiere a la aportación de documentos a la Administración que normalmente acompañan a una solicitud. Los documentos pueden ser de diferentes tipos: títulos académicos, facturas, certificados de IRPF, estadísticas, y cualquier documento que acredite los requisitos correspondientes. En el caso de las declaraciones responsables cuando éstas se utilice únicamente como sustitución de documentos o acreditación de requisitos, se podrán contabilizar como un documento presentado en la Administración con un valor de 5 €. Sin embargo, cuando la declaración responsable se utilice para comunicar a la Administración el inicio de una actividad y la posesión de los requisitos y documentos correspondientes, tendrá la valoración que se describe en el apartado 5. La presentación convencional se refiere a la utilización del canal presencial, independientemente del formato del documento. El coste unitario que figura en la tabla se multiplica por el número de documentos que se aportan o se adjuntan. 5 - Presentación de una comunicación presencialmente – 30 € En este apartado, se entiende por comunicación (previa) aquel documento que presenta el interesado para ejercer un derecho, o iniciar una actividad, sin necesidad de esperar respuesta de la Administración. Al igual que la solicitud, la comunicación previa puede ir o no acompañada de documentos y/o de datos que se valorarán como carga independiente. En definitiva, nos referimos al deber de comunicación previa recogido en el artículo 42 y 71 bis de la Ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y

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del Procedimiento Administrativo Común, que exime a la Administración de dictar resolución expresa. No se debe confundir este tipo de comunicación con la mera presentación de escritos o documentos en los que el interesado aporta información requerida por las Administración y que corresponderían a los puntos 4 y 7 de la tabla. Aunque, en puridad, el coste de rellenar una solicitud o una comunicación para el interesado es similar, ya que debe presentar un documento, la comunicación tiene un coste menor por los beneficios que para el interesado supone el no tener que estar pendiente de la notificación de la resolución de la Administración, con el consiguiente retraso en el ejercicio de sus derechos o actividades. Cuando la declaración responsable se utilice para comunicar a la Administración el inicio de una actividad y la posesión de los requisitos y documentos correspondientes, tendrá la misma valoración, a los efectos de la tabla, que la comunicación previa. 6 - Presentación de una comunicación electrónicamente – 2 € Se refiere a la comunicación recogida en el apartado anterior cuya presentación se realiza mediante un canal electrónico. 7 - Presentación electrónica de documentos, facturas o requisitos – 4 € * Es el mismo caso que el apartado 4 pero varía el canal de presentación, que en este supuesto es electrónico. 8 - Aportación de datos – 2 € * La aportación de datos se refiere a la información que se requiere en la solicitud o comunicación, al margen de los datos personales o de identificación que no requieren ningún tipo de consulta para su cumplimentación. Está pensado para aquellos campos que, para ser rellenados, requieren realizar consultas a documentación obrante en los archivos de la empresa, por ejemplo, datos de una casilla concreta que obran

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en la última declaración de renta, o datos estadísticos específicos, etc. Es decir, que para obtener el dato, la empresa ha de invertir más tiempo. Se valoran a dos euros por unidad (por campo a rellenar). De esta forma, se distingue el valor de las solicitudes más simples (con datos personales, domicilio de notificación y petición concreta) de aquéllas que, para su cumplimentación, exigen mayor esfuerzo por las características de los datos que se solicitan. 9 - Presentación de copias compulsadas (acumular al coste del documento)– 1 € Cuando en la norma se especifica que el interesado aporte una copia compulsada o un original, el valor del documento (5€) se incrementa un euro más dado que la exigencia de una copia compulsada requiere mayor inversión de tiempo al interesado que la mera presentación de una copia simple. 10 - Presentación de un informe y memoria – 500 € En este punto se valora el coste que supone la elaboración y presentación de informes técnicos o memorias justificativas. Son documentos especializados que requieren un nivel amplio de conocimientos de la materia que se trate, un tiempo de ejecución importante y en numerosas ocasiones requiere de asistencia externa con el consiguiente coste económico. Por lo tanto, esta actividad supera la mera aportación de un documento o de aportación de datos a la Administración. Por ej: la presentación de memorias anuales, cuentas justificativas acumuladas. 11 - Obligación de conservar documentos – 20 € Con frecuencia las normas obligan a conservar los documentos durante un periodo determinado para que estén disponibles en cualquier momento para su comprobación por la Administración o terceros. Esta carga obliga a la empresa a mantener archivos actualizados, tanto físicos como electrónicos, lo que implica un coste económico que puede ser importante. Para realizar el cálculo multiplicamos el coste unitario (20€) por la frecuencia y por las

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empresas que tienen que realizar la conservación de documentos. Sin embargo, el coste unitario no está calculado para ser multiplicado por el número de documentos a guardar. 12 - Inscripción convencional en un registro – 110 € Se trata de aquellos casos en los que el interesado debe acudir a un organismo específico para inscribirse. Por lo general, el interesado se traslada a la sede del registro sin posibilidad de presentar la documentación en otros organismos, por lo que supone una carga superior a la presentación convencional de una solicitud que puede ser presentada en cualquier administración y en múltiples organismos. Si la inscripción, además de la cumplimentación de una solicitud o formulario, conlleva la aportación de datos y/o la presentación de documentos, se valorarán por separado como coste añadido. 13 - Inscripción electrónica en un registro – 50 € Si la inscripción en el registro se puede realizar electrónicamente el coste se ve atenuado porque no hay traslado físico. 14 - Llevanza de libros – 300 € Se trata de una obligación constante y periódica que supone una dedicación continuada en mantenerlo actualizado. Se cuantificará anualmente multiplicando los 300€ por el nº empresas afectadas, o si se conoce el dato, por el número de libros dados de alta. 15 - Llevanza libros en vía electrónica – 150 € La llevanza de libros de forma electrónica también supone la misma dedicación que la forma convencional pero permite realizar explotación de datos, extracción de listados y su conservación no ocupa espacio físico, por ello el coste de la carga es menor.

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AYUNTAMIENTOS 2.0

16 - Auditoría o controles por organizaciones o profesionales externos – 1500 € Recoge la obligación de someterse a cualquier tipo de control, tanto externo como interno. Engloba todas las actividades que se deben desarrollar en el contexto de la auditoria o control: aportación de datos, de documentos, inspecciones visuales, presentación de cuentas o resultados, el tiempo de los especialistas dedicado a dar la información requerida. 17 y 19 - Información a terceros y obligación de comunicar o publicar – 100 € Se trata de los requisitos que debe cumplir el interesado para informar a ciudadanos, clientes, trabajadores, etc., de algún hecho actividad o característica. Engloba también la publicación de hechos y la acreditación de la obtención previa de homologaciones o aprobaciones externas a la Administración. Para su cuantificación, es preciso multiplicar el coste unitario (100 €) por el número de publicaciones o comunicaciones diferentes. 18 - Formalización en documentos públicos de hechos o documentos–500 € Recoge aquellos documentos que necesitan ser formalizados por una entidad acreditada como por ejemplo elevar a escritura pública un contrato, incorporar apostillas,… También se incluye la traducción jurada de un documento y aquellos trámites que exijan un visado por colegios profesionales. 19 - Obligación de comunicar o publicar – 100 € Tratado conjuntamente con el punto 17. El valor que se extrae de la tabla se multiplicará por una frecuencia, población o volumen de tramitación determinados para obtener el valor total de carga. La elección del valor que se escoja en la tabla deberá ser coherente con la población objeto de la medición, frecuencia de la obligación estudiada o con el volumen de expedientes a los que se aplica la carga.

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Tabla para la medición del coste agregado de la reducción (sólo cuando no se puede utilizar la tabla anterior)

€

1

Renovación automática de autorizaciones y licencias

175

2

Implantación de tramitación proactiva

100

3

Establecimiento de respuesta inmediata en un procedimiento

200

4

Reducción de plazos de respuesta de la Administración

**

5

Establecimiento de sistemas específicos de ayuda a la cumplimentación

30

6

Puesta en marcha de campañas de información a interesados

15

Nota: Si alguna medida no puede encuadrarse en la clasificación anterior, actuar sobre posible asimilación. Los costes y ahorros podrán ser acumulables. * Euros por unidad ** Ver escala en función del tiempo reducido Escala de valores en función del tiempo reducido Del 1 al 25%

20 €

Del 26 al 50%

60 €

Del 51 al 75%

110 €

Del 76 al 99%

180 €

Esta segunda parte de la tabla recoge buenas prácticas por parte de la Administración que suponen beneficios importantes para los interesados. Las cifras que figuran son ahorros en lugar de costes de cargas que figuran en la primera tabla. 1 - Renovación automática de autorizaciones y licencias – 175 € Existen diversas autorizaciones, licencias, permisos, que tienen una vigencia determinada transcurrida la cual se abre la posibilidad de renovación. Con frecuencia, la Administración establece un procedimiento de solicitud de renovación tan complejo como el que dio origen al derecho inicial, exigiendo al interesado la presentación de una nueva solicitud, aportación de datos y documentos, que en la

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mayoría de los supuestos obran ya en poder de la Administración. Con la renovación automática, se valora que la Administración actúa de oficio, eliminando cargas al interesado. 2 - Implantación de tramitación proactiva – 100 € La implantación de tramitación proactiva es el nivel más alto de calidad de servicios por parte de la Administración. Ésta proporciona al interesado la información y datos que tiene en su poder, de tal forma que el interesado únicamente tiene que validar esa información y dar su autorización para iniciar o continuar con la tramitación. Por ejemplo, el borrador de la renta en las declaraciones anuales del IRPF. 3 - Establecimiento de respuesta inmediata en un procedimiento – 200 € El interesado está habituado a presentar una solicitud y esperar un plazo considerable a que la Administración conteste. En algunos casos es posible que la propia oficina presencial o virtual esté en condiciones de emitir la resolución correspondiente en el mismo momento de la solicitud. No se trata en este caso de una reducción de los requisitos que debe cumplir el interesado. Sin embargo, sí conlleva la eliminación del tiempo de espera y ahorro de costes con la consiguiente satisfacción del usuario del servicio. Ej.: La renovación del DNI. 4 - Reducción de plazos de respuesta de la Administración - (escala) En las últimas décadas las administraciones públicas están haciendo un gran esfuerzo para reducir los plazos legales de tramitación de los procedimientos. Con la introducción plena de la administración electrónica es posible seguir acortando los plazos de tramitación y los tiempos de espera por parte de los ciudadanos. Se indica a continuación una escala de valores a aplicar en función del porcentaje de tiempo que se haya reducido. Esta reducción se refiere al plazo legal establecido en que la Administración debe notificar la resolución expresa.

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Por tanto, para que se pueda cuantificar económicamente la reducción, el nuevo plazo debe recogerse en la norma reguladora del procedimiento. Escala de valores en función del tiempo reducido: Del 1 - 25% ------- 20 € Del 26 - 50% ------ 60 € Del 51 - 75% ----- 110 € Del 76 - 99% ----- 180 € 5 - Establecimiento de sistemas específicos de ayuda a la cumplimentación -30 € El establecimiento de sistemas específicos de ayuda a la cumplimentación es una forma de facilitar las gestiones del interesado con el consiguiente ahorro de tiempo y dedicación. Ejemplos de estos sistemas son: la creación de formularios inteligentes con sistemas de autoayuda y corrección de datos y errores; la puesta en marcha de programas de ayuda concretos; la implantación de servicios telefónicos de ayuda a la gestión de un servicio determinado; la publicación de guías informativas concretas; en general, aquellos mecanismos que tengan como objetivo el informar, orientar y facilitar la gestión específica de trámites administrativos. Ej.: Programa PADRE para la elaboración de la declaración de la renta. 6- Puesta en marcha de campañas de información a interesados - 15€ Se trata de valorar la difusión de determinados servicios que la Administración pone en marcha, la divulgación de iniciativas de reducción de cargas que se estén desarrollando o la explicación de forma genérica de cómo acceder a un servicio. Los destinatarios de las campañas informativas pueden ser los usuarios del servicio

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del que se informa, por ejemplo envíos de cartas personalizadas a los interesados. Sin embargo, en otros casos, especialmente si la información se publica a través de medios de comunicación masiva, la población que multiplica el valor unitario se determinará como la que razonablemente utilizará el servicio. Para calcular las reducciones que se aplican a las cargas, se calcula la diferencia entre los valores de los costes que representa la realización del trámite de forma presencial al que representaría su realización por medios telemáticos. Por ejemplo en el cambio de presentación de una solicitud en modo presencial (coste estimado de 80€) a su presentación por medios electrónicos (coste estimado de 5€) el ahorro o reducción de la carga sería la diferencia entre los dos valores, es decir 75€. Los precios unitarios podrán ser acumulativos, por ejemplo, si se exige presentar una solicitud presencial, acompañada de 2 documentos, de los cuales 1 de ellos debe compulsarse, el cálculo sería: 80€ (por la solicitud presencial) + 10€ (presentación convencional de 2 documentos, 5 € por cada documento) + 1€ (por compulsa de un documento) = 91€. Si por ejemplo para estimar el coste que supone la comunicación de una declaración responsable electrónicamente (coste 2 €), estimamos que la tienen que presentar anualmente una población de 100.000, nos da el resultado que la presentación de las declaraciones responsables electrónicamente tiene un coste de 200.000 €. Por el contrario, el coste que tendría dicho trámite si aún estuviese sometido al régimen de autorización sería el resultante de multiplicar el coste marcado en la tabla para la solicitud electrónica de la misma (5 €) por la población de 100.000 estimada, lo que nos da un resultado de 500.000 €. Por lo tanto, la reducción de cargas que supone la sustitución del régimen de autorización por el de declaración responsable es de 300.000 €. Esta diferencia aún sería mayor si la comunicación en el caso de la declaración responsable (30 €) o la solicitud en el caso de la autorización (80 €) se realizasen de modo presencial.

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➔

Anexo II.- Soporte tecnológico en empresas: situación de partida para la utilización de las TIC en la reducción de cargas Las entrevistas realizadas con una muestra de las empresas y asociaciones sectoriales de nuestra región nos han permitido obtener una visión global en cuanto a la situación tecnológica y la utilización y aprovechamiento de las nuevas tecnologías por las empresas asturianas, como factor de relieve para poder reducir las cargas administrativas que soportan. De este estudio se desprende la generalización del uso de los equipos informáticos y las suites ofimáticas como herramientas de apoyo en la práctica totalidad de las empresas, siendo excepciones únicamente los autónomos en determinados sectores como el transporte o actividades vinculadas con la construcción. También Internet, generalmente con conexiones de banda ancha, y el correo electrónico son actualmente herramientas de uso generalizado y valoradas muy positivamente por parte de las empresas como ayuda en el desarrollo de su actividad habitual. 0% Ordenadores Ofimática Aplicaciones específicas ERP Internet Correo electrónico Portal web Intranet / Extranet Smartphones

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22,5%

45%

67,5%

90%

AYUNTAMIENTOS 2.0

Blackberry 37% Iphone 23% Windows, 40% Symbian,Un dato relevante dentro de este marco tecnológico en el entorno empresarial es la creciente Android, etc.

utilización de terminales de telefonía móvil con conexión a Internet - Smartphones –, que son ya utilizados en mayor o menor medida por un 60% de las empresas. Dentro de este tipo de dispositivos, la distribución por plataforma tecnológica sería:

37%

40%

Blackberry Iphone Windows, Symbian, Android, etc.

23%

Otros aspectos como la presencia en Internet, la utilización de aplicaciones de gestión o incluso la disponibilidad de entornos privados para la comunicación y coordinación con proveedores o clientes, son algunas de las herramientas que actualmente ya están presentes en muchas empresas. Sin embargo, las empresas no consideran cubiertas sus espectativas en cuanto a soluciones tecnológicas, identificando como áreas de mejora en la utilización de las mismas las relacionadas con el aprovechamiento de Internet como herramienta de comunicación e integración con sus proveedores y clientes (e-procurement).

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Digitalización documentación Facturación electrónica Reuniones virtuales Intranets / Extranets Renovación portales web Mayor cobertura internet

6 4 2 11 8 1

Las principales demandas trasladadas por las empresas entrevistadas han sido: 0

Transporte

Aplicaciones específicas Ordenadores 68% Sistemas ofimáticos Ofimática 44% Digitalización documentación Aplicaciones 52% específicas Facturación electrónica ERP 10% Reuniones virtuales Internet 55% Correo 58% Intranets / Extranets electrónico web Portal webRenovación portales34% Intranet / Mayor cobertura internet 2% Extranet Smartphones 20%

2

Hosteleria y turismo 92% 88% 75%

4

6

8

10

12

80% 86% 84% 82% 40% 85%

Aunque la utilización de la tecnología puede considerarse como generalizada en el conjunto del entramado empresarial, existen diferencias sensibles entre los sectores. Un ejemplo de estas diferencias sería por ejemplo las existentes entre Transporte y Turismo y Hostelería. 0%

25%

50%

75%

Ordenadores Ofimática Aplicaciones específicas ERP Internet Correo electrónico Portal web Intranet / Extranet Smartphones

Transporte

60

Hosteleria y turismo

100%

AYUNTAMIENTOS 2.0

Las causas de estas diferencias en el grado de utilización de las herramientas tecnológicas entre sectores empresariales puede ser originado por aspectos como el tamaño de las empresas, que influiría por ejemplo en la capacidad de inversión en herramientas que pueden llegar a representar una cuantía económica importante como soluciones ERP, o en la implantación de herramientas de comunicación como intranets o extranets. También ha de tenerse en cuenta que este tipo de herramientas aportan una mayor utilidad cuando las necesidades de gestión de las empresas se incrementan, por lo que el número de empleados sería un factor que influiría también en la necesidad y por tanto en la utilización de este tipo de herramientas. Esta perspectiva serviría como prisma desde el que analizar la situación de sectores como el del transporte, utilizado de ejemplo en este gráfico, donde el volumen de profesionales autónomos y microempresas es elevado. Actuaciones conjuntas a través de asociaciones empresariales y el apoyo de la Administración Pública, podrían ser un elemento facilitador del acceso a estas tecnologías en sectores con estas características, ofreciendo soluciones y acuerdos sectoriales que permitan disponer de este tipo de soluciones reduciendo la inversión individual necesaria.

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