EXCEL I

MARZO 2010

EXCEL I 2007

ÍNDICE MARZO 2010 ................................................................................................................................... 1 EXCEL I ................................................................................................................................................. 1 ÍNDICE.................................................................................................................................................. 2 PRESENTACIÓN.................................................................................................................................... 5 OBJETIVO ............................................................................................................................................. 6 INICIAR MICROSOFT EXCEL 2007 .................................................................................................... 7 ¿Qué es Excel? ............................................................................................................................. 8 Descripción de los elementos de la ventana de Excel................................................................. 8 Área de trabajo.......................................................................................................................... 10 Las etiquetas de las hojas .......................................................................................................... 10 Libro de trabajo ......................................................................................................................... 11 Manejo de archivos ................................................................................................................... 11 Cambiar el nombre a las hojas de cálculo ................................................................................. 12 Ocultar y mostrar hojas de cálculo............................................................................................ 13 Abrir y Guardar Libro de Trabajo .............................................................................................. 13 Abrir y Buscar archivos .............................................................................................................. 14 Práctica 1 ................................................................................................................................... 16 ESCRIBIR FÓRMULAS Y USAR FUNCIONES .................................................................................... 17 Fórmulas .................................................................................................................................... 17 Características de una fórmula: ................................................................................................ 17 Funciones .................................................................................................................................. 25 Práctica 2 ................................................................................................................................... 29 2

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EDITAR HOJAS DE CÁLCULO .......................................................................................................... 30 Seleccionar datos ...................................................................................................................... 30 Copiar y mover .......................................................................................................................... 31 Pegado Especial ......................................................................................................................... 37 Insertar elementos de la hoja de cálculo .................................................................................. 38 Eliminar elementos de la hoja de cálculo.................................................................................. 41 Llenar, Autollenar y Listas Personalizadas ................................................................................ 42 Ir a… ........................................................................................................................................... 48 Buscar y Reemplazar ................................................................................................................. 49 Autocorrección y Ortografía...................................................................................................... 50 Práctica 3 ................................................................................................................................... 52 DAR PRESENTACIÓN AL LIBRO DE TRABAJO ................................................................................. 53 Formato de Celdas .................................................................................................................... 53 Formato de Columnas ............................................................................................................... 57 Estilos Rápidos........................................................................................................................... 59 Práctica 4 ................................................................................................................................... 60 GRÁFICOS ...................................................................................................................................... 62 Creación de gráficos .................................................................................................................. 62 Aspecto de un Gráfico ............................................................................................................... 67 Práctica 5 ................................................................................................................................... 72 DISEÑO DE PÁGINA ....................................................................................................................... 73 Configurar Página ...................................................................................................................... 73 Mostrar, ocultar o imprimir líneas de cuadrícula, títulos de fila y encabezados de columna. . 76

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Opciones de impresión.............................................................................................................. 77 Saltos de Página ........................................................................................................................ 78 Imprimir una hoja de cálculo o libro de forma completa o parcial ........................................... 79 Práctica 6 ................................................................................................................................... 83 CONCLUSIÓN ..................................................................................................................................... 84 GLOSARIO .......................................................................................................................................... 85 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 88 ANEXOS ............................................................................................................................................. 89

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PRESENTACIÓN

En la actualidad, para cualquier institución, por muy pequeña que sea, se ha vuelto necesario contar con herramientas que permitan a su personal administrar la información y aprovecharla al máximo. En esta ocasión trabajaremos con Excel versión 2007, a través de un libro de trabajo integrado por hojas de cálculo parecidas a las hojas tabulares que utilizan las áreas de contabilidad; con la ventaja de que en éstas se pueden realizar cálculos con precisión y sin temor de obtener un resultado erróneo, a menos que los datos introducidos no sean los correctos. Aún y cuando esto ocurriera, se tiene la oportunidad de realizar modificaciones hasta obtener el producto esperado. El curso está formado por seis temas principales, el primero relacionado con la descripción de la ventana de Excel y con la clasificación de las hojas que componen un libro; el segundo con la aplicación de fórmulas y funciones; los restantes, a la edición y formato de la información. Para lograr el objetivo, requerimos de su participación y apoyo a fin de aplicar los conocimientos adquiridos tanto en las prácticas consideradas en el curso, como en sus actividades laborales, a fin de tener la posibilidad de acceder al siguiente nivel de Excel.

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OBJETIVO Al término del curso, los participantes aplicarán las herramientas de Excel orientadas a la utilización de fórmulas, funciones, formato e impresión para obtener los documentos que requieran en el desempeño de sus funciones laborales.

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INICIAR MICROSOFT EXCEL 2007 Haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los Programas y busque “Microsoft Office Excel 2007”, otra opción es utilizar el icono de acceso directo, ubicado en el escritorio de Windows.

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¿Qué es Excel? Excel es un programa que permite trabajar con hojas de cálculo, las cuales son semejantes a una hoja de cuaderno cuadriculado, en el que las filas tienen identificación numérica de uno en uno, mientras que las columnas se identifican por letras. Contiene herramientas automatizadas necesarias para el análisis de datos, mantenimiento de listas y realización de cálculos.

Descripción de los elementos de la ventana de Excel

Ventana principal de Excel 2007 Cuando inicia Excel 2007, se muestra en la pantalla un libro de trabajo en blanco, tal como se observa en la siguiente imagen.

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En la barra de herramientas de acceso rápido puede activar los comandos que utilice con frecuencia o desactivarlos cuando ya no sean necesarios. El cuadro de nombres presenta la referencia o el nombre de la celda activa (aquella en que está posicionado el cursor). La barra de fórmulas muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa, permite escribir o modificar valores o fórmulas. La cinta de opciones consta de 7 fichas, cada ficha se divide en grupos y cada grupo se divide en comandos.

La flecha en la esquina inferior derecha de un grupo (selector de cuadros de diálogo), significa que dentro, encontrará más opciones.

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Área de trabajo El área de trabajo de Excel presenta la siguiente estructura:

Las etiquetas de las hojas El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la etiqueta de la hoja correspondiente. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo, con el fin de organizar la información y facilitar su localización. Los botones de desplazamiento permiten localizar rápidamente las hojas de un libro. Las barras de desplazamiento se emplean para desplazamientos verticales y horizontales dentro de la hoja de cálculo, a otra parte del archivo. La barra de estado muestra información del escenario de algunas funciones y del comando en curso, además contiene diferentes opciones para visualizar el documento.

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Libro de trabajo

Un libro de trabajo de Excel es un conjunto de hojas en las que se pueden almacenar textos, números, fórmulas, gráficos, imágenes, etc. Un libro de trabajo puede presentar por omisión tres hojas (de acuerdo a la configuración que se haya dado al programa), pero usted puede agregar o eliminar las hojas que requiera, siempre y cuando no exceda las 255 y la memoria de su computadora lo permita. Cada hoja contiene 16,384 columnas y 1’048,576 filas. La intersección de una fila con una columna forma una celda. Así, la celda C10 es la que se encuentra en la intersección de la columna C con la fila 10.

Manejo de archivos Cuando inicia Excel, se abre de manera predeterminada un libro nuevo. Para abrir un libro basado en una plantilla, realice lo siguiente:

En el botón de Office

, haga clic en la opción “Nuevo”.

Elija la plantilla (plantillas instaladas) que desee y haga clic en “Crear”. Insertar y eliminar hojas de cálculo

Insertar Para insertar una hoja de cálculo posicione su cursor en cualquier etiqueta (donde desee insertar la nueva hoja), active el menú contextual haciendo clic con el botón secundario del ratón y elija el comando “Insertar” y elija “Hoja de Cálculo”.

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Para insertar rápidamente una hoja de cálculo, haga clic en el botón “Insertar hoja” que se encuentra al final de las ya existentes. La nueva hoja se insertará al final.

Eliminar Para eliminar permanentemente una hoja del libro de trabajo, selecciónela, active el menú contextual y elija el comando “Eliminar”. Si la hoja contiene información, antes de eliminarla Excel pedirá que se confirme la eliminación.

Procedimiento por medio de la cinta de opciones: En la ficha inicio, en el grupo celdas encontrará los comandos para insertar o eliminar una hoja.

Cambiar el nombre a las hojas de cálculo Para proporcionar un nuevo nombre a una hoja de cálculo, el procedimiento es el siguiente: Haga clic con el botón secundario del ratón en la etiqueta de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. Notará que el nombre actual de la hoja activa se seleccionará, escriba el nuevo nombre

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Ocultar y mostrar hojas de cálculo Ocultar: 1. 2. 3. 4.

Coloque el cursor sobre la etiqueta de la hoja que desea ocultar Haga clic en formato del grupo celdas En visibilidad, haga clic en ocultar y mostrar Haga clic en ocultar hoja.

Mostrar: 1. 2. 3. 4.

Haga clic en formato del grupo celdas En visibilidad, haga clic en ocultar y mostrar Haga clic en mostrar hoja. En el cuadro mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desea mostrar.

También puede ocultar y mostrar hojas desde el menú contextual (recuerde que éste se activa al hacer clic con el botón secundario del ratón).

Abrir y Guardar Libro de Trabajo

Guardar y Guardar como Una vez finalizada su tarea, es importante guardarla. Para ello, deberá pensar en un nombre que la identifique claramente y en la ubicación en que se almacenará el archivo. 1. 2. 3. 4.

5.

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Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en “Guardar como” En la lista “Guardar en”: Seleccione la unidad y carpeta en la cual desea guardar su trabajo. Escriba el nombre del archivo. En la lista “Guardar como tipo”, elija el formato “Libro de Excel 97-2003” cuando tenga que compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores y no cuenta con el paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007. En caso de que no requiera compartirlo, guárdelo bajo el formato “Libro de Excel”. Haga clic en el botón Guardar.

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Una vez guardado podrá modificarlo, es decir, puede seguir trabajando en él y guardar los cambios que realice, haciendo clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, en Guardar.

Es importante mencionar que si está trabajando en un archivo que ya fue guardado y desea realizar cambios, pero sin afectar al archivo original, deberá guardarlo con otro nombre, y por lo tanto deberá utilizar el comando “Guardar Como”.

Abrir y Buscar archivos Para abrir un archivo ya existente, realice lo siguiente: 1.

Haga clic en el botón de Microsoft Office

2.

En la lista “Buscar en” localice la unidad y carpeta que contenga el archivo que desea abrir.

3. 4.

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, y a continuación, en Abrir.

Haga doble clic sobre el nombre del archivo y listo, o bien, selecciónelo y haga clic en el botón “Abrir”.

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En ambos casos (guardar o abrir), puede auxiliarse de la barra de herramientas de acceso rápido, siempre y cuando haya agregado los comandos correspondientes.

Cerrar un archivo Al cerrar un libro de trabajo, se cierran todas las hojas de cálculo que lo componen; puede cerrar sólo un libro o todos los que se encuentren abiertos. Para cerrar el libro activo, haga clic en el botón de Microsoft Office y posteriormente en la última opción de la lista “Cerrar”. Si desea cerrar todos los libros abiertos, haga clic en la opción “Salir de Excel”; si entre ellos se encuentra algún archivo que no fue guardado, Excel preguntará si desea guardar los cambios, para responder deberá elegir cualquiera de las siguientes opciones:

Se presenta el cuadro de diálogo “Guardar como”, donde deberá escribir el nombre que dará al documento, así como la ubicación en la que se almacenará, siempre y cuando sea un documento nuevo; de lo contrario, Excel guardará los cambios realizados. Se cerrará automáticamente el documento. Continuará en el documento sin salir.

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Práctica 1

Instrucciones: Crear un libro de trabajo con seis hojas de cálculo cuyo nombre corresponda a los primeros seis meses del año, de acuerdo a lo que se especifica a continuación. 1. Al iniciar una sesión en Excel se presenta un libro de trabajo con 3 páginas, inserte tres más.

2. Cambie el nombre a las hojas tal y como se muestra a continuación.

3. Elimine las hojas de febrero y abril

4. Oculte la hoja “junio”

5. Guarde el libro de trabajo con el nombre “Práctica1” en la carpeta “Mis documentos” y ciérrelo. 6. Abra el archivo que cerró, realice algunos cambios y guárdelo con otro nombre en la misma carpeta.

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ESCRIBIR FÓRMULAS Y USAR FUNCIONES Fórmulas Una característica muy importante de Excel, es que permite realizar operaciones con los datos que se encuentran en nuestra hoja por medio de fórmulas; esto agiliza las tareas al momento de realizar cálculos como sumas, promedios, multiplicaciones, etc. Estas fórmulas pueden contener números, operadores, referencias, e incluso otras funciones. Un ejemplo de una fórmula muy sencilla es =4+7*2, en la cual se están usando constantes y operadores de cálculo.

Características de una fórmula: Siempre se inicia con el signo igual “=” o “+”. En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.). Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios. El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente. Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.

Barra de fórmulas La barra de fórmulas se encuentra integrada por: Un cuadro de nombres o funciones según sea el caso, opciones para aceptar o cancelar la entrada de un dato o una fórmula, insertar funciones y área de edición.

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Área de edición:

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores de cálculo y prioridad Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero éste puede cambiarse utilizando paréntesis. Operadores aritméticos Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos. Operador aritmético

Significado

Ejemplo

+ (signo más)

Suma

3+3

– (signo menos)

Resta Negación

3–1 –1

* (asterisco)

Multiplicación

3*3

/ (barra oblicua)

División

3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje ^ (acento circunflejo)

18

20%

Exponenciación 3^2

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Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

Significado

Ejemplo

= (signo igual)

Igual a

A1=B1

> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1