Infolex Nube Release Mayo 2016

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ÍNDICE EXPEDIENTES ............................................................................................................................................................................... 3 ORDENAR POR Nº DE EXPEDIENTE ......................................................................................................................................................3 EDITAR EXPEDIENTES ........................................................................................................................................................................3 ACTUACIONES ............................................................................................................................................................................. 4 ORDENACIÓN POR FECHA Y AJUSTE DEL TEXTO ...................................................................................................................................4 ARRASTRAR CORREOS ELECTRÓNICOS DESDE EL ORDENADOR AL LISTADO DE ACTUACIONES DEL EXPEDIENTES ....................................5 NOTIFICACIÓN: MEJORAS PREVISUALIZACIÓN DEL EMAIL ....................................................................................................................6 BANDEJA DE CORREO .................................................................................................................................................................. 7 DESCARGAR ADJUNTO ........................................................................................................................................................................7 MEJORAS EN LA FUNCIONALIDAD BANDEJA DE CORREO........................................................................................................................8 CORREO ELECTRÓNICO ................................................................................................................................................................ 9 CONFIGURACIÓN CUENTA DE CORREO EXCHANGE ................................................................................................................................9 BANDEJA DE CORREO..........................................................................................................................................................................9 AGENDA .....................................................................................................................................................................................11 MINUTACIÓN .............................................................................................................................................................................13 CONSULTA DE FACTURAS: NUEVA COLUMNA “TOTAL MINUTA” .........................................................................................................13 EXPORTAR GRID DE FACTURAR IGUALAS A EXCEL..............................................................................................................................13 INFORMES ..................................................................................................................................................................................14 NUEVO INFORME DE FACTURAS.........................................................................................................................................................14 LEXNET .......................................................................................................................................................................................14 MEJORAS EN LA ASOCIACIÓN DE MENSAJES A EXPEDIENTES................................................................................................................14 DOCUMENTOS............................................................................................................................................................................15 EDICIÓN DOCUMENTOS LOCAL ..........................................................................................................................................................15 CONTROL ACCESO SIMULTÁNEO A DOCUMENTO ................................................................................................................................17

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EXPEDIENTES Ordenar por Nº de Expediente En la Búsqueda General de Expedientes, nos permite la posibilidad de ordenar por la columna Nº de Expediente. Podemos ordenar directamente por la columna, de forma ascendente/descendente, ó, a través de la Personalización del Grid de resultados de la ventana, como mostramos en la siguiente imagen:

Editar Expedientes En la ventana Búsqueda General de Expedientes, cuando seleccionamos un expediente y pinchamos en el icono de editar, éste se abre en una ventana distinta del navegador sin perder la búsqueda principal. De manera que podemos estar trabajando con varios expedientes al mismo tiempo. Imagen de Búsqueda de Expedientes:

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Imagen de Expediente en una nueva ventana del Navegador:

ACTUACIONES Ordenación Por Fecha y Ajuste del Texto En el apartado Expedientes/Actuaciones, podemos ordenar las actuaciones priorizando la fecha más actual en las actuaciones que sean de la misma Fecha, es decir, prioriza las que hayamos creado más recientemente y se ordenarán bien de manera ascendente ó descendente.

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Además, el texto de las actuaciones se autoajusta al tamaño configurado por defecto de la columna “Texto”.

Arrastrar Correos Electrónicos desde el ordenador al Listado de Actuaciones del Expedientes Los correos electrónicos de Microsoft Outlook almacenados en cualquier directorio del ordenador (bien sea el escritorio, carpetas…), cuando los arrastramos al listado de las actuaciones del expediente, nos pregunta la información del correo electrónico que queremos guardar: Sólo Email, Email Completo ó Sólo Adjuntos. A continuación mostramos unas imágenes del proceso: Imagen al arrastrar el correo electrónico:

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Imagen al incluir el correo a las actuaciones:

Notificación: Mejoras Previsualización del Email Se han hecho nuevas mejoras en la previsualización del email en el momento que necesitamos notificar actuaciones desde el Expediente. Las mejoras destacadas en la previsualización del email son: - Modificar los destinatarios: Solamente se podrán añadir, no borrar o modificar los existentes - Añadir destinatarios con copia y con copia oculta - Modificar el asunto del email (actualmente se permite) - Modificar el cuerpo del email (actualmente se permite) - Solicitar confirmación de lectura (actualmente se permite) - Adjuntar archivos no incluidos en Infolex

Una vez que enviamos el correo correctamente se guarda la comunicación con el asunto y el cuerpo del mensaje actualizados en caso de que lo hayamos modificado. En el caso de que el envío sea erróneo o que no se llegue a enviar, no se guardará la comunicación y se perderán las modificaciones de la previsualización.

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BANDEJA DE CORREO Descargar Adjunto Al recibir en la Bandeja de Correo un correo electrónico con documentos adjuntos, nos permite visualizarlo antes de asociar el correo electrónico al expediente, únicamente pinchando en el icono , se abre la ventana “Vista Previa del Mail” para poder visualizarlo y descárgarlo, tal y como lo mostramos en las siguientes imágenes: Imagen visualización del correo electrónico:

Imagen visualización de descarga del documento:

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Mejoras en la Funcionalidad Bandeja de Correo En el Menú/Comunicaciones/Bandeja de Correo, la pantalla muestra dos grids, una en la parte superior correspondiente a la Bandeja de correo y otro en la parte inferior donde se muestran los emails que ya han sido gestionados. Las mejoras que se han implementado en esta pantalla son las siguientes:

1.-Grid Superior de la Bandeja de Correo: No se recargará el grid superior de la bandeja de correo hasta que seleccionemos alguno de los botones de anterior/siguiente ó cuando se acceda a la ventana. De esta forma, cuando asociemos uno de los correos al expediente, este correo se mostrará en el grid superior y deshabilitado, y al mismo tiempo ya lo podremos ver visualizado en el grid inferior, al tratarse de un email asociado. Así podemos saber cuáles de los correos electrónicos ya están gestionados y asociados a los expedientes.

2.-Grid Superior de la Bandeja de Correo: Vamos a poder expandir y contraer el subgrid donde nos muestra los expedientes sugeridos o asociados de la Bandeja de Correo.

3.-Barra de Progreso: Se incorpora una barra de progreso cuando se accede a la bandeja de correo hasta que finalice la búsqueda, de manera que ya no nos aparece el mensaje en el grid de resultados de “No hay Resultados” Como en otras pantallas de la aplicación se mostrará a la izquierda.

4.-Grid Últimos Emails Asociados: En el segundo grid de últimos emails asociados, podemos pinchar en el icono de visualización

para poder visualizar los emails asociados a los expedientes, tal y como se ve en la siguiente imagen:

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CORREO ELECTRÓNICO Configuración Cuenta de Correo Exchange Si trabajamos en el despacho con cuentas de Correo Exchange, ya podemos configurarlas en Infolex. Para configurarnos una cuenta de Correo Electrónico Exchange, debemos de pinchar en el Menú Administración/Correo Electrónico.

Desde esta ventana, pinchamos en el menú acciones en el botón “Nuevo” para crear la cuenta. Rellenamos los campos de configuración y pinchamos en “Guardar”. Tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez que tenemos configurada la cuenta de correo, ya podemos notificar, enviar emails, etc, desde las ventanas correspondientes de la aplicación.

Bandeja de Correo

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AGENDA Desde el Menú/Agenda, ya podemos asignar una agenda libre a un determinado expediente. Para ello, una vez que estamos en la Agenda, pinchamos en el menú Acciones en el botón “Nueva”, rellenamos la anotación y pinchamos en el botón “Asociar Expediente” tal y como mostramos en la siguiente imagen:

Al pinchar en el botón “Asociar Expediente”, se abre la ventana de “Búsqueda de Expedientes” para que podamos buscar el expediente por cualquier campo y una vez que lo localicemos pinchamos en el botón “Seleccionar” para que podamos asociar la anotación de agenda a dicho expediente.

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Una vez que asociemos la anotación de agenda al expediente, podemos directamente editar el expediente ó también borrar la anotación de agenda asociada.

En caso de querer eliminarla, debemos pinchar en el icono , aparece un mensaje diciéndonos que la anotación de agenda se encuentra vinculada a un expediente y si queremos desasociarla, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

En el caso de que pulsemos en Aceptar, la anotación se desvinculará del expediente.

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MINUTACIÓN Consulta de Facturas: Nueva Columna “Total Minuta” Se incluye una nueva columna en la consulta de facturas llamada “Total Minuta”. Es importante que para acceder a esta consulta tengamos activado el parámetro “Activar Minutación y Contabilidad”. Una vez activado, pinchamos en el menú Minutación/Facturas, filtramos por los campos correspondientes y cuando pinchamos en el menú Acciones en “Buscar”, nos da el resultado con los filtros que habíamos seleccionado y con la columna “Total Minuta” ya incluida.

Exportar Grid de Facturar Igualas a Excel Podemos exportar la búsqueda de resultados de la ventana Facturar Igualas que se encuentra en el Menú Minutación/Facturar Igualas a un fichero excel. Tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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INFORMES Nuevo Informe de Facturas Se ha implementado una nueva carpeta en el árbol del menú Informes. Podemos acceder a través del Menú "Informes Económicos / Informes de Facturas". En esta carpeta encontramos la entrada correspondiente a este nuevo informe, con el nombre "Informe General de Facturas". El Informe General de Facturas, nos va a mostrar la información detallada de las facturas generadas, así como los importes globales del saldo, total factura, total cobrado, total saldado.

LEXNET Mejoras en la Asociación de Mensajes a Expedientes Desde la Bandeja de Lexnet, una vez hayamos seleccionado el expediente con el que se desea vincular la notificación, nos aparecerá una opción para crear la actuación en el expediente de forma directa.

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Si pulsamos en el botón “Aceptar”, nos abrirá la actuación con los datos del mensaje de Lexnet asociado.

DOCUMENTOS Edición Documentos Local Se permite la edición de documentos de Word de un expediente con versiones de Office 2010 SP2, 2013 y 2016 para PC con sistema operativo Windows. Esta función no está activada por defecto para clientes con servicio Web In House, en este último caso, se debería de configurar por parte del Departamento del CAC de TR. Esto significa que podemos editar un documento de Word en un determinado expediente sin tener que descargar el documento, realizar las modificaciones y volver de nuevo a adjuntar el documento al expediente. Simplemente editando el documento desde el expediente nos visualiza en la versión de Word que se tenga instalada en el PC, podemos realizar los cambios pertinentes y volver a guardar el documento. A continuación, mostramos cómo editar un documento de Word desde una actuación del Expediente, simplemente pinchando en el botón

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Imagen del documento de Word editado:

Si queremos modificarlo, sólo tenemos que escribir, y pinchar en el botón “Guardar” del Procesador de textos Word. Los cambios realizados se actualizarán automáticamente en la nube.

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Debemos de realizar el mismo proceso en caso de querer editar un documento desde el apartado “Documentos” del Expediente.

Control Acceso Simultáneo a Documento