Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 1 de 21

FECHA DEL INFORME: 2015

06

04

FECHA DE LA AUDITORIA: Inicio 2015-04-13 Finalización 2015-05-29 INFORME DEFINITIVO.

PROCESO

A5-02 Administración de recursos físicos.

AUDITADO:

ALCANCE:

Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de Control Interno. Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales vigentes para la gestión de activos fijos, administración de recursos físicos para el segundo semestre de 2014 y primer trimestre de 2015; así como también verificar el cumplimiento de directrices internas de la entidad dispuestos a través de manuales, procedimientos, instructivos, correspondientes al proceso A5-02. Segundo semestre 2014 y primer trimestre 2015

METODOLOGIA:

Se aplicaron procedimientos de auditoría como:

AUDITOR(ES): OBJETO:

1. Consulta: realizando preguntas especialmente al contratista Sergio García obteniendo respuestas orales. 2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos en el SIG y la normatividad que aplicará a la observación. 3. Inspección: se estudiaron documentos y registros como los expedientes contractuales, comprobantes de ingreso a almacén tanto en Excel como en el sistema STONE, entre otros. 4. Revisión de comprobantes: la revisión de comprobantes se realizó específicamente para probar la validez de la información documentada o registrada. 5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la integridad de la información documentada o registrada. 6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías en la información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones normativas tanto internamente como a nivel nacional.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 2 de 21

7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa. Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos que contienen los siguientes elementos: 1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad). 2. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser). 3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada). 4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada). Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las observaciones identificadas CRITERIOS AUDITORIA:

RECURSOS:

DE Ley 1150 de 2013 Resolución 358 de 2008. Documentos del SIG correspondientes al proceso A5-02. Se relaciona el criterio de auditoria en cada observación. Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como: Expedientes contractuales, equipo de cómputo, internet, intranet, registros de activos fijos de STONE y en Excel entre otros. OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS FORTALEZAS

Disposición del personal para suministrar información y atender oportunamente a interrogantes y/o cuestionamientos realizados por la auditora. OBSERVACIONES A5-2 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FISICOS. OBSERVACION No. 1 EXTINTORES DE VEHÍCULOS VENCIDOS.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 3 de 21

Condición: El 16 de abril de 2015 se evidenció que el extintor perteneciente a la camioneta a cargo de Richard Cuellar conductor de la Dirección General se encontraba vencido desde enero de 2015 como se evidencia a continuación:

Criterio: El artículo 30 de la ley 769 de 2002 establece el equipo reglamentario que deben tener los automóviles. Manual A5-02-M-02 11.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES Dotación de los vehículos: “El GITA como responsable de la administración de los vehículos, es responsable de asegurar que estos cuenten con la siguiente dotación mínima de equipos de carretera en cada uno de ellos:  

Un gato con capacidad para elevar el vehículo Una cruceta

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

      

Versión: 01 Página 4 de 21

Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical. Un botiquín de primeros auxilios Un extintor de polvo químico seco con la capacidad exigida por el vehículo. Dos tacos para bloquear el vehículo. Una caja de herramientas con el siguiente contenido: alicate, destornilladores (pala y estrella), llave de expansión y llaves fijas, de acuerdo con el artículo 30 de la Ley 769 de 2002. Una llanta de repuesto inflada y en buen estado Una linterna con pilas.

Acuerdo 051 de 1993, en su artículo 16 el cual reglamenta que: (…) 2. Extintor de incendio: Un (1) extintor de incendio de uso manual que cumpla con las especificaciones señaladas por la Superintendencia de Industria y Comercio con un alcance mínimo de descarga de un (1) metro y de acuerdo con la siguiente tabla de capacidades mínimas de extinción según norma ICONTEC vigente: a. Automóviles, camperos y camionetas: Un (1) extintor con capacidad mínima de extinción de 2B-C. b. Busetas, microbuses, buses, volquetas y camiones hasta de cinco (5) toneladas: Un (1), extintor con capacidad mínima de extinción 5B-C. c. Buses de servicio intermunicipal de pasaderos, camiones de mas de cinco (5) toneladas y vehículos articulados: Un (1) extintor con capacidad mínima de extinción lOB-C. d. Carro tanques o cualquier vehículo destinado al transporte de gases licuados del petróleo o de otros líquidos inflamables: Un (1) extintor con capacidad mínima de extinción 20B-C. El elemento extintor podrá ser cualquier agente que sirva para apagar fuegos de la clase B y C, y que no sea nocivo para la salud de conformidad con las disposiciones del Ministerio de Salud. 3. Botiquín: Un (1) botiquín de primeros auxilios que debe contener como mínimo, los siguientes elementos: -Antisépticos. -Un elemento de corte. -Algodón. -Gasa estéril. Esparadrapo o vendas adhesivas. -Venda elástica. -Analgésicos. -Jabón. Causa: Debilidad en el control para asegurar que estos cuenten con dotación mínima de equipos de carretera y que adicionalmente estén no vencidos. Efectos o consecuencia: Riesgo de sanción de tránsito por 8 SDMLV. OBSERVACIÓN No 2. FORMATO SIN FECHAS DE DILIGENCIMIENTO Y SIN NOMBRE Y

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 5 de 21

FIRMA. Condición: Si bien en formato denominado REGISTRO ESTADO DE EXTINTORES INM y codificado A502-F-20 registra que los extintores están vencidos, no se registra ni fecha, ni nombre y firma de quien diligenció dicha información:

Criterio: "(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a través de la fecha se puede determinar los valores históricos de un documento, el tramite que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición, para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, (gestión, central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron, dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos, entre otras muchas funciones fundamentales." (Negrilla fuera de texto).

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 6 de 21

Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" establece: "(...) 3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma..."(negrilla y subrayado fuera de texto). Causa: Debido a debilidades de procedimientos de control interno en las áreas que generan estos documentos, al no contar con fecha cierta de emisión. Consecuencias o Efectos: Al no contar con fecha cierta de emisión dificulta la labor de verificación, seguimiento y control sobre los documentos soportes de la contratación estatal, incumpliendo con la Ley 594 de 2000 y el acuerdo No. 042 de 2002, artículo cuarto "Criterios para la organización de archivos de gestión", expedido por el Archivo General de la Nación. OBSERVACIÓN No. 3. TRIANGULOS DE EQUIPO DE CARRETERA. Condición: Se evidenció el 16 de abril que la camioneta a cargo de Richard Cuellar conductor de la Dirección General cuenta con dos conos y no con dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical. El registro fotográfico es el siguiente:

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 7 de 21

Criterio: Artículo 30 de la ley 769 de 2002 es el que establece el equipo reglamentario que deben tener los automóviles. Manual A5-02-M-02 11.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES Dotación de los vehículos que establece: “El GITA como responsable de la administración de los vehículos, es responsable de asegurar que estos cuenten con la siguiente dotación mínima de equipos de carretera en cada uno de ellos:        

Un gato con capacidad para elevar el vehículo Una cruceta Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo y provistas de soportes para ser colocadas en forma vertical. Un botiquín de primeros auxilios Un extintor de polvo químico seco con la capacidad exigida por el vehículo. Dos tacos para bloquear el vehículo. Una caja de herramientas con el siguiente contenido: alicate, destornilladores (pala y estrella), llave de expansión y llaves fijas, de acuerdo con el artículo 30 de la Ley 769 de 2002. Una llanta de repuesto inflada y en buen estado

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO



Versión: 01 Página 8 de 21

Una linterna con pilas.

Acuerdo 051 de 1993, en su artículo 16 el cual reglamente que: EQUIPO DE PREVENCION Y SEGURIDAD. Las señales, los extintores v el botiquín de primeros auxilios que hacen parte del equipo de prevención y seguridad deberán cumplir con las siguientes condiciones especificaciones y características: 1. Señales de prevención: Dos (2) señales en forma de triángulo equilátero de

treinta (30) centímetros de lado como mínimo, con bordes rojos de cinco (5) centímetros de ancho como mínimo, en material reflectivo V fondo vaciado o de color claro, provistos de soportes para colocarlos en forma vertical, de tal modo que sean fácilmente visibles. Estas señales deberán colocarse a una distancia mínima de cuarenta (40) metros adelante y atrás del vehículo. Sustitutivamente pueden usarse conos o lámparas que cumplan con las condiciones del artículo 59 del Decreto Lev 1344 de 1970. Estas señales deberán colocarse a una distancia mínima de cuarenta (40) metros adelante y atrás del vehículo. Sustitutivamente pueden usarse conos o lámparas que cumplan con las condiciones del artículo 59 del Decreto Lev 1344 de 1970. (Negrilla fuera de texto). Causa: Desconocimiento del acuerdo 051 de 1993. Efectos o consecuencia: Riesgo de incumplimientos del acuerdo 051 de 1993. OBSERVACIÓN No. 4. INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS. Condición: Ante la solicitud de formato de inspección de vehículos y designación de funcionarios que han realizado inspecciones a vehículos del INM, se evidencia en correo electrónico remitido por la Coordinadora de Servicios Administrativos y suscrito por el profesional Andrés Mauricio Rincón que: “No se cuenta con ningún formato de inspección de vehículos, por consiguiente tampoco se tiene asignación de funcionario para esta labor”. De igual manera, la Coordinadora de servicios Administrativos manifestó: “en lo referente al número 9. “Designación de

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 9 de 21

funcionarios que han realizado inspección de vehículos del INM” la misma se hizo de manera verbal al funcionario Andrés Mauricio Rincón”. Adicionalmente no se evidencio formato en el SIG de inspección de vehículos pero en el Manual se hace referencia al formato y el procedimiento para su diligenciamiento. Criterio: Manual A5-02-M-02 11.2 MANTENIMIENTO E INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS, establece entre diferentes aspectos que: el GITA realiza inspecciones periódicas a los vehículos de propiedad y en responsabilidad del INM, para comprobar su estado y funcionamiento, para lo cual deben diligenciar el formato diseñado para tal fin, de acuerdo con el procedimiento a continuación detallado. Descripción de actividades - El coordinador del GITA, informa al conductor del vehículo la fecha y la hora en la que se realizará la inspección. - El coordinador del GITA designa a un funcionario para que realice la inspección. - El funcionario designado del GITA y el conductor del vehículo realizan la inspección. - En el proceso de inspección debe diligenciarse el formato donde se consigna entre otras cosas el estado de la pintura, espejos, llantas, farolas, luces, tapicería y herramienta. - De encontrarse alguna anomalía se solicita explicación al conductor del vehículo y se registra en el formato. - De la inspección y explicación, en caso de ser procedente, se envía reporte a la coordinación del GITA. El coordinador revisa el reporte y decide si informa a la SG. - La SG valora el reporte y decide trasladar o no la documentación para la apertura del proceso disciplinario por mal uso. (Negrilla fuera de texto). Causa: Se evidencia falta de comunicación dentro del mismo grupo de trabajo y desconocimiento de lo establecido en el manual A5-02-M-02 al exitir un designado y un formato de inspección de vehículos.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 10 de 21

Efecto o consecuencia: Incumplimiento de la autorregulación interna del Instituto. OBSERVACIÓN No. 5. NUMERAL 13.9 GESTIÓN AMBIENTAL Condición: Ante la solicitud por parte de Control Interno de remitir la siguiente información: 13. Ejecución programa de reciclaje 2015. 14. Programa de reciclaje 2015. 15. Programa de ahorro de energía y agua 2015. 16. Programa de residuos sólidos 2015. 17. Programas compras ecoeficientes. La respuesta a través de correo electrónico suscrito por el profesional Andrés Mauricio Rincón y remitido a la Coordinadora de servicios Administrativos establece que: “Estos puntos 13., 14, 15, 16 y 17, los hará llegar el área de Planeación”.

Criterio: Manual de Servicios Administrativos numeral 13.9 GESTIÓN AMBIENTAL: “El Instituto Nacional de Metrología, está comprometido en el cumplimiento de los principios del desarrollo sostenible, de las disposiciones legales vigente y de las buenas prácticas en general y de la calidad razón por la cual asume su responsabilidad de construir a la preservación del medio ambiente a través de la mejora continua en la implementación y desarrollo de planes y programas que mitigan las alteraciones al medio ambiente. El Instituto Nacional de Metrología, diseñará programas enfocados al uso eficiente y racional de los recursos y a la disposición adecuada de los residuos para ello contempla actividades encaminadas a la concientización del personal y al compromiso de la entidad con el ambiente. Programa de reciclaje, a través de este programa se pretende que el servidor realice la separación de los residuos sólidos en su piso, con el objeto de disponerlos adecuadamente y así permitir el aprovechamiento de los mismos. Programa de ahorro de energía y agua: A través de este programa se pretende reducir el consumo de estos servicios contribuyendo al medio ambiente y a mejorar el uso racional de los recursos asignados.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 11 de 21

Programa de responsabilidad de residuos sólidos: A través de este programa se pretende que los residuos sólidos generados por la entidad se manejen en las condiciones óptimas y la disposición final se realice en condiciones ambientales y técnicas. Programa compras Ecoeficientes: A través de este programa se pretende que la entidad adquiera los bienes y servicios eficientes, duraderos para minimizar la generación de residuos, garantizar la disposición final y reducir los costos”. Causa: Desconocimiento de la obligatoriedad del manual de servicios administrativos al no modificar el manual. Efecto o consecuencia: Incumplimiento de la autorregulación del Instituto Nacional de Metrología pues lo establecido en ella es de obligatorio cumplimiento. OBSERVACIÓN No. 6. ACTIVOS FIJOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y DE 1 DE ENERO A 31 DE MARZO DE 2015. Condición: La Coordinadora de Servicios Administrativos informa que el aplicativo de activos fijos de la entidad, no da la posibilidad de hacerlo con corte a una fecha solicitada ya que es acumulativo a la fecha diaria. Existe la posibilidad de sacar un reporte con fechas pero es el de la depreciación. Criterio: Resolución 357 de 2008. Las auditorias de la CGR son de término anual y analizará la vigencia 2014. Causa: Debilidades en el sistema STONE. Efecto o consecuencia Incumplimiento en la presentación de información ante entes de control y las debilidades en el sistema implementado que no garantiza eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 12 de 21

OBSERVACION No. 7. RELACION PLACAS STONE. Condición: 

En verificación de las placas asignadas a los activos fijos a cargo de la Asesora con funciones de jefe de Control Interno se evidenció que en el comprobante de cuadro Excel se registra MESA REDONDA AUXILIAR EN MADERA con placa AF-1603 por un valor unitario de $170.000 contrastando esta información con lo establecido en el programa STONE se evidencia que el valor actual de dicha mesa es de $134.829 valor que no ha sido notificado a la funcionaria en la vigencia 2015, así:

En el sistema STONE se relaciona para dicha funcionaria CAJONERA 2X1 LAMINA CR CALIBRE 22 Y con placa R-000175 con un valor de $291.657, información que no se encuentra identificada en los activos fijos en Excel recibido por la funcionaria, adicionalmente de no hacer parte de sus activos. El registro del STONE es el siguiente:



Las placas AF-4166, AF-4180 y AF-4169 que hacen parte de los activos fijos y del notificado en Excel a la funcionaria no se evidencia en el archivo de relación de placas remitido el día 19 de mayo por parte de la Coordinadora de Servicios Administrativos.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO



Versión: 01 Página 13 de 21

Se evidencian en el sistema STONE bienes a nombre de exfuncionarios, como Beatriz Avila, Bibiana Torres y Silvia Pulido así:

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

    



Versión: 01 Página 14 de 21

Los Registro en STONE del funcionario responsable y al cual se encuentran asignados los bienes adquiridos a través de los contratos del 2014: 97, 61, 68, 76, 59, 67, 72 y 90 no han sido individualizados y se encuentran a cargo del contratista Sergio Garcia. No se evidenció ningún bien a nombre de Liliana Fong de Fong, Diana Carolina Rodríguez Fernández y Omar Mejía, entre otros. Los celulares se encuentran en responsabilidad de Sergio García, Luz Ángela Gallego y Beatriz Helena Ávila Hernández (exfuncionaria). No es claro cuál es la información oficial de activos fijos si la registrada en Excel o en el sistema STONE. La relación de activos fijos a cargo del funcionario Javier Viveros en Excel registra 46 ítems de los cuales solo 25 se encuentran registrados en el sistema STONE. Adicionalmente en este último se encuentra registrados bienes a cargo con las siguientes placas que no están registradas en el Excel como son: R-000173, R000184 y AF-5617. El valor unitario en Excel notificado al funcionario Javier Viveros el 13 de abril de 2015 de una biblioteca tres cuerpos diez entrepaños dos gavetas es de $ 4.996.299 mientras que el valor registrado en STONE es $4.121.944, el registro fotográfico es el siguiente:

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 15 de 21

Criterio: Resolución 357 de 2008. Control Interno Contable Causa: No se cuenta con el profesional especializado responsable de las funciones de almacén y debido a la magnitud de los registros en el aplicativo, a la fecha no ha sido posible realizar dicha individualización. Desactualización de la información registrada. Efecto o consecuencia: Información no veraz y poco confiable debido a las debilidades en el sistema implementado que no garantiza eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental.

OBSERVACIÓN No. 8. BOLETIN MENSUAL.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 16 de 21

El manual de recursos físicos establecido en el SIG establece: “17.12 REPORTE BOLETÍN MENSUAL DE ALMACEN A CONTABILIDAD. De conformidad con las directrices impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en lo referente a los cierres contables, el profesional especializado responsable de las funciones de almacén e inventarios, deberá reportar al área de contabilidad en el formato A502-F-25 -Boletín Mensual de Almacén un informe de depreciaciones, amortizaciones y consumo de reactivos y de papelería, con el fin de ser registrados en la contabilidad”. De manera aleatoria se revisaron dos boletines. El boletín remitido para el mes de Marzo de 2015 fue:

El boletín de agosto de 2014 que:

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 17 de 21

Evidenciándose que: 1. Formato sin código que aunque esta codificado dentro del texto del manual de servicios administrativos en el SIG aún no se encuentra aprobado. 2. Falta de uniformidad en la información relacionada en los formatos (no registra la misma información). 3. El formato debe registrar un informe de depreciaciones, amortizaciones y consumo de reactivos y de papelería, y al parecer en el de marzo de 2015 solo se registra la depreciación. Se remite en Excel, al tener un sistema como STONE debería ser este el que lo genere para disminuir el riesgo de inconsistencias en la información. Criterio: Manual de Servicios Administrativos. Resolución 358 de 2008. Causa: Falta de conocimiento de los documentos aprobados en el SIG. Aún no se encuentra en total funcionamiento el sistema STONE. Efecto o consecuencia:

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 18 de 21

Inconsistencias de información debido a las debilidades en el sistema implementado que no garantiza eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental. OBSERVACIÓN No. 9. RIESGOS OPERACIONALES. Condición: Se observa en el mapa de riesgos la identificación de cuatro riesgos que se vienen mitigando a través de las actividades establecidas en el, sin embargo aún falta identificar otros riesgos que se observan producto de esta auditoria como son posibles sanciones de tránsito, inconsistencias en la información de activos fijos, entre otros. Criterio: Decreto 943 de 2014. Producto mínimo mapa de riesgos por procesos. Causa: Debilidad en la identificación de riesgos. Consecuencia o efecto: Al no identificar los riesgos impide generar mecanismos de protección y control frente a eventualidades que puedan ocurrir en el ejercicio diario de las obligaciones laborales. OBSERVACIÓN No. 10. PLAN DE MEJORAMIENTO. Condición:

1. En algunos casos se observa no hay un verdadero análisis de causa o por el contrario se obvió el uso del instructivo del INS_f_Plan_Mejoramiento y/o Metodología AU13-01, A modo de ejemplo puede citarse el caso donde se refiere al manual no señala de forma precisa el numeral y/o el aparte que soluciona el incumplimiento y/o ataca la causa raíz del problema cuando hay frases como: Un (1) Manual de Recursos Físicos actualizado.

1. La información entregada para la verificación y/o para efectos de seguimiento en lo que al plan de mejoramiento de servicios administrativos está recopilada de forma bastante general, carente de orden y/o asocio al hallazgo.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 19 de 21

2. No se logró a partir de la denominación del archivo asociar el documento ACTA REUNION ENTREGA DE ESCOMBROS a los hallazgos relacionados en los ítems objeto de la revisión en cuanto a cumplimiento del mismo. 3. Los documentos AF-26,47,64; AF-576; AF-5584; AF-5615; AF-5630; AF-5645,5660; AF-5690, Zipaquira; no constituyen de manera práctica el soporte al hallazgo que corresponde dada la agrupación de la información 4. El archivo de nombre: Luisa Juana por sus propias especificaciones no proporciona aporte en la identificación del hallazgo al que corresponde como soporte u evidencia del cumplimiento.

Criterio: Manual técnico del MECI. Instructivo del INS_f_Plan_Mejoramiento y/o Metodología AU13-01 Causa: Debilidad en el control de evidencias claras para el seguimiento de los planes de mejoramiento. Efecto o consecuencia: Falta de claridad de si se ha mejorado a través de las acciones de mejora que se plantearon en el plan de mejoramiento.

RECOMENDACIONES NOTA: las recomendaciones son realizadas de manera general para que en el momento que sean adoptadas sea de manera integral a los procesos y no corregir situaciones puntuales. OBSERVACION No. 1 EXTINTORES DE VEHÍCULOS VENCIDOS. Se recomienda crear controles dentro de los procedimientos del área para asegurar que los vehículos cuenten con dotación mínima de equipos de carretera que no se encuentren vencidos, adicionalmente a planear las adquisiciones con tiempo para que estos acontecimientos no ocurran. Igualmente se sugiere modificar el manual incluyendo los requerimientos del acuerdo 051 de 1993.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 20 de 21

OBSERVACIÓN No. 2. FORMATO SIN FECHAS DE DILIGENCIMIENTO Y SIN NOMBRE Y FIRMA. Se recomienda diligenciar con nombre, firma y fecha todos los formatos y documentos que se expiden dentro de los procesos y procedimientos del área.

OBSERVACIÓN No. 3. TRIANGULOS DE EQUIPO DE CARRETERA. Se recomienda incluir en el manual lo establecido en el acuerdo 051 de 1993. OBSERVACIÓN No. 4. INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS. Se recomienda crear controles para mejorar comunicación dentro del mismo grupo de trabajo y socializar e interiorizar lo establecido en el manual A5-02-M-02 en relación al uso de un formato de inspección de vehículos.

OBSERVACIÓN No. 5. NUMERAL 13.9 GESTIÓN AMBIENTAL Se recomienda modificar el manual y re direccionarlo al área correspondiente. OBSERVACIÓN No. 6. ACTIVOS FIJOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y DE 1 DE ENERO A 31 DE MARZO DE 2015

Se recomienda implementar de manera urgente y prioritaria una acción que permita que el sistema STONE generé la información de activos a diferentes cortes o periodos de información.

OBSERVACION No. 7. RELACION PLACAS STONE. Se recomienda vincular de manera urgente y prioritaria el profesional especializado de gestión de activos fijos pues la administración lleva aproximadamente un año y cinco meses sin este funcionario. Se recomienda que sea preferiblemente contador por su conocimiento en la importancia del control interno contable adicionalmente que posea experiencia relacionada en el manejo gestión de activos y de inventarios.

Código: C1-01-F-03

INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Versión: 01 Página 21 de 21

Se recomienda individualizar todos los activos fijos a su respectivo responsable en el sistema STONE. OBSERVACIÓN No. 8. BOLETIN MENSUAL. Se recomienda que las acciones de mejora apunten a que no se vuelvan a presentar

situaciones de formatos no publicados y aprobados, ese control se sugiere nazca del área responsable de ejecutarlos. Se recomienda que el boletín mensual de almacén sea generado por el sistema STONE. OBSERVACIÓN No. 9. RIESGOS OPERACIONALES. Se recomienda actualizar el mapa de riesgo involucrando riesgos como inconsistencias en información de gestión de activos.

OBSERVACIÓN No. 10. PLAN DE MEJORAMIENTO. Se sugiere realizar hipervínculos si no existe una herramienta para facilitar el proceso de seguimiento de los soportes de las acciones adoptadas en los planes. Se recomienda programar mesas de trabajo con Control Interno para el adecuado seguimiento. ELABORÓ: Sandra Lucía López Pedreros.

REVISÓ: Sandra Lucía López Pedreros.