PROCEDIMIENTOS - OPERACIONES CODIGO:SUBOP-OOF 006 Actualización de Libretas de Ahorro por Aperturas o Cambios Subgerencia de Operaciones

Fecha del Documento: 08-10-2014 Fecha última modificación: Página: 1/ 8

Proceso clave

Impresión Digital de Libretas Ahorro.

Subproceso

Actualización LAC por Aperturas o Cambios.

Introducción

Con el propósito de imprimir en forma digital todos los movimientos registrados por cambios de libreta, como también por las aperturas de libretas de ahorro de la cooperativa, se crea este proceso indicando las directrices a seguir para el correcto registro de los movimientos.

Alcance

Todas las oficinas.

Actividades descritas en procedimiento

     

Solicitud de apertura o cambio. Abono por apertura LAC. Imprimir encabezado. Impresión detalle de movimientos. Impresión 1era línea. Actualizar libreta.

Objetivos

El objetivo de este procedimiento es estandarizar la manera de operar en el registro de movimientos de aperturas o cambios de libreta de ahorro, de modo de cumplir con las actividades que se desarrollan en este proceso.

Procesos Relacionados

    

Áreas  

Comercial. Operaciones.

Mediciones del Proceso

Aperturas LAC. Abonos y giros LAC. Aviso de pérdida. Cambio de libretas. Actualización LAC por giros o abonos. Riesgos del Proceso 

Error en la manipulación de la libreta al imprimir.

 Informe de cambios de libretas realizados en el mes.  Informe de aperturas del mes

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I.

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Descripción del Procedimiento

1. Actualización LAC por Aperturas o Cambios Entradas Solicitud de Aperturas o Cambios N° y Nombre Responsable de la Tarea 1° Solicitud de Apertura o Cambio

EJECUTIVO

Salidas Descripción

El Ejecutivo recibe por parte del Socio o Cliente una de las siguientes solicitudes  Apertura LAC.  Cambio LAC.  Libreta extraviada.  Libreta llena.  Libreta deteriorada.

Actualización Digital Apoyo Computacional

Formulario de Apoyo

Sistema Génesis

Contrato

Una vez indicado el motivo el ejecutivo procede a realizar la operación solicitada cumpliendo con los procedimientos vigentes.

2° Abono por Apertura LAC

CAJERO

Si la operación corresponde a una Apertura LAC, el cajero deberá registrar el abono inicial, para que la libreta quede en estado “vigente”

Sistema Génesis

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Control Interno Asociado

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3° Imprimir encabezado

CAJERO

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Una vez realizado el abono inicial o el cambio de libreta en el sistema, el cajero deberá imprimir el encabezado en la Libreta, ingresando en la siguiente ruta: Génesis  CaptacionesLibretas de Ahorro Actualización de Libreta Imprimir Encabezado

Sistema Génesis

Una vez presionado el botón aparecerá la siguiente imagen, en donde se debe presionar nuevamente el botón

Posterior a esto se debe seleccionar la impresora de libretas en el cuadro de impresión e imprimir.

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4° Imprimir detalle de Movimientos

CAJERO

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Aperturas LAC No procede por no tener movimientos históricos.

Sistema Génesis

Cambio LAC El cajero deberá imprimir el detalle de todos los movimientos que se han registrado en la libreta y entregárselo al socio para su información y respaldo. Esta operación se realizará en la siguiente ruta: Captaciones  Actualización Impresión de Libretas  Imprimir Detalle

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5°Impresión 1era Línea

CAJERO

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Apertura LAC Para realizar la impresión de la 1era línea que corresponde al abono inicial para la apertura (paso 2), el cajero deberá ingresar en la siguiente ruta :

Sistema Génesis

Captaciones  Actualización Impresión de Libretas  Imprimir 1era línea. Y colocar la libreta en la primera hoja disponible para registro de movimientos y proceder con la impresión.

Cambio LAC No procede. 6° Actualizar Libreta

CAJERO

Apertura LAC El cajero deberá presionar el botón Actualizar Libreta, para que se eliminen los movimientos que ya fueron impresos en paso 5 (Impresión 1era Línea).

Sistema Génesis

Cambio LAC Cada vez que el cajero imprima el detalle de los movimientos históricos de la libreta, deberá realizar una actualización de la libreta, de este modo se eliminaran los registros ya impresos en el detalle, evitando que se puedan imprimir en la nueva libreta.

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I.

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Flujograma de la Actividad 1. Aperturas de Libreta DIGITALIZACION DE LIBRETAS DE AHORRO APERTURAS DESCRIPCION

EJECUTIVO

CAJERO

Apertura LAC

1° Socio o Cliente realiza solicitud de apertura LAC al ejecutivo

2° El ejecutivo realiza la apertura de Libreta de acuerdo al procedimiento vigente

APERTURA LAC

REALIZA APERTURA

3° El cajero realiza el abono de inicial para aperturar la libreta y dejarla en estado “Vigente”

4° El cajero debe imprimir el encabezado en la libreta en el espacio indicado para ello.

5° Una vez impreso el encabezado, el cajero debe imprimir la 1era línea que corresponde al abono inicial realizado en el paso 3

IMPRESION ENCABEZADO

IMPRESIÓN 1ERA LINEA

ACTUALIZAR LIBRETA

FIN

Fase

6° Debe presionar el botón actualizar libreta para refrescar los datos y eliminar el movimiento ya registrado en la impresión de la 1era línea.

ABONO INICIAL

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2. Cambios de Libreta DIGITALIZACION DE LIBRETAS DE AHORRO POR CAMBIOS DE LIBRETA DESCRIPCION

EJECUTIVO

CAJERO

Cambio LAC

1)Socio o Cliente solicita cambio LAC (Extravío, Libreta Completa, Libreta Dañada) 2)Ejecutivo realiza solicitud de cambio de acuerdo al procedimiento vigente.

CAMBIO LAC (EXTRAVIO, LAC COMPLETA)

REALIZA CAMBIO DE LIBRETA

3)El cajero debe imprimir el encabezado en la libreta en el espacio indicado. 4) El cajero debe imprimir el detalle de los movimientos históricos de la libreta.

DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS

ACTUALIZA LIBRETA

FIN

Fase

5) Una vez impresos los movimientos el cajero debe actualizar la libreta para eliminar los el detalle de los movimientos que fueron impresos.

IMPRIME ENCABEZADO

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II.

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Matriz RACI Actividades / Recursos Solicitud de Apertura o Cambio Abono por Apertura LAC Imprimir encabezado Imprimir detalle de Movimientos Impresión 1era Línea Actualizar libreta

R A

Responsable Aprobador

C

Consultado

I

Informado

Ejecutivo R

Cajero R R R R R

Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.

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