MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 1

INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2013

1. INTRODUCCION Considerando lo establecido en el artículo 12 de la ley 87 de 1993 que determina que las oficinas de control interno o quien haga sus veces deben verificar que

el Sistema de Control

Interno este formalmente establecido, se procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable del Municipio VALLE DE SAN JOSE, Santander. Este informe se fundamenta en la verificación y evaluación a los procesos y procedimientos que deben ejecutar todos los responsables del área, especialmente los que tienen que ver con contabilidad, presupuesto y tesorería. 2. ASPECTOS GENERALES 2.1. OBJETIVO Evaluar el Sistema de Control Interno Contable del Municipio VALLE DE SAN JOSE, según lo establecido en

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 2 la Ley 87 de 1993 y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. 2.2. ALCANCE Se quiere determinar con este trabajo si el Municipio realiza

los

procedimientos

contables

de

manera

adecuada y si da cumplimiento a la normatividad vigente al respecto. Para la evaluación se tiene como soporte el Presupuesto aprobado, Ingresos y Gastos, Nomina, Cuentas por Pagar, Propiedad Planta y Equipo. 2.3. PERIODO EVALUADO El presente informe corresponde al periodo Enero 01 Diciembre 31 de 2013. 2.4. METODOLOGIA Para la elaboración de este informe de Control Interno Contable

se

tuvieron

en

cuenta,

se

analizaron

detalladamente los procedimientos de contabilidad que se están llevando a cabo en la entidad.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 3

3. ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE 3.1. Reconocimiento. Actividades Según el Plan General de Contabilidad Publica en esta etapa se capturan los datos de la realidad económica del Municipio. Se analiza el origen, la aplicación de recursos y su incorporación. Para ello es necesario adelantar procesos de medición de los recursos, que permitan

incorporar

los

atributos

de

los

hechos

acaecidos en la realidad y su impacto. Esta etapa de reconocimiento se materializa con la realización de las siguientes actividades: 3.1.1 Identificación El Municipio VALLE DE SAN JOSE, Santander cuenta con un sistema integrado llamado GD o Delfín. Este sistema permite que sean incorporados al proceso contable todos

los

realizadas.

hechos,

transacciones

y

operaciones

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 4 Existen rubros que requieren actualización a través de otros medios técnicos, como el grupo propiedad planta y equipo, obligaciones laborales, cálculo actuarial. El Municipio realiza inventarios físicos periódicamente, para mantener actualizada la contabilidad realizando los registros respectivos. El sistema contable, de tesorería y presupuesto funciona adecuadamente. 3.1.2 Clasificación El Municipio de VALLE DE SAN JOSE hace la clasificación de

cada

transacción,

hecho

u

operación,

en

coherencia con el marco conceptual del Plan General de Contabilidad pública. Por medio del Consolidador de hacienda e Información Financiera Publica (CHIP) sistema de información del Ministerio de Hacienda y la Contaduría General de la Nación

se

clasificada.

reporta

la

información,

debidamente

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 5 3.1.3 Registro y Ajustes Los registros contable se efectúan en forma cronológica y

conservando

el

consecutivo

de

los

hechos,

transacciones y operaciones realizadas. Se elaboran comprobantes de contabilidad

directamente en el

sistema. En el mismo sistema se consolida la información de presupuesto, tesorería y contabilidad. Se calculan y registran las depreciaciones de las propiedades del municipio. Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los

registros

contables

se

realizaron

de

manera

adecuada y por los valores correctos. 3.1.4 Riesgos Asociados Entre

los

riesgos

asociados

a

la

etapa

de

reconocimiento del proceso contable en el Municipio VALLE DE SAN JOSE están: - Perdida de información por inconvenientes en los sistemas en los cuales se procesa la información.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 6 - Carencia de políticas contables. 3.1.5 Controles asociadas a esta etapa A cada uno de los riesgos existentes se le ha establecido su punto de control asociado, para evitar el efecto o impacto que pueda llegar a tener sobre la información del Municipio. - Se realiza diariamente copia de seguridad de los archivos del sistema GD o Delfín y del Modulo de Predial. Y se mantiene una copia por fuera de las instalaciones de la entidad. - Se realizan los procedimientos contables atendiendo las normas legales de los Manuales de Procedimientos de la Contaduría General de la nación. - Mensualmente

se

efectúan

las

conciliaciones

bancarias, registrando los ajustes que resulten de ese proceso. - Se realizan conciliaciones periódicas entre las aéreas de presupuesto, contabilidad y tesorería, en lo referente al proceso contable.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 7 - Existen políticas de depuración permanente de las rentas y cuentas por cobrar, que permiten establecer saldos reales y una adecuada clasificación contable.

- Mensualmente se generan los Estados Financieros y las ejecuciones presupuestales y se revisan y se les hace análisis.

- Permanentemente se consultan en la página web de la Contaduría General de la Nación las nuevas normas expedidas o los cambios producidos en los procedimientos contables. - Los soportes documentales se conservan en el archivo de la Secretaria de Hacienda, debidamente organizado y archivado. - El aplicativo utilizado para procesar la información se actualiza periódicamente. 3.2. Revelación. Actividades Según el Plan General de Contabilidad Publica la revelación es la etapa que sintetiza y representa la

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 8 situación, los resultados de la actividad económica y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Esta etapa de revelación se materializa con las siguientes actividades: 3.2.1 Elaboración de los estados, informes y reportes contables El resultado del proceso contable se expresa en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica

y

adicional

necesaria

para

una

adecuada

interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos del Municipio Valle de San José.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 9 El área contable del Municipio entrega de forma oportuna los estados e informes contables a la Contaduría General de la Nación y a los entes de control y vigilancia. Se da cumplimiento a las normas técnicas, a las políticas De

información

financiera,

contable

y

presupuestal

establecidas. Se

efectúa

el

parametrizacion

mantenimiento, necesarios

para

actualización el

y

adecuado

funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información. Los saldos de los libros coinciden con los estados contables e informes producidos. Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las

formalidades

establecidas

en

el

régimen

de

contabilidad pública, revelando de forma suficiente la información

de

tipo

cualitativo

y

cuantitativo

que

corresponde. 3.2.2

Análisis,

información

interpretación

y

comunicación

de

la

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 10 Esta actividad corresponde a la lectura que se hace de los estados financieros y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de la entidad, desde el punto de vista financiero, económico, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos., El Municipio Valle de San José ha presentado de forma oportuna a la CGN y a los organismos de control la información contable, financiera y presupuestal requerida. 3.2.3 Riesgos asociados Entre los riesgos más probables están: No publicación de los estados contables en sitios visibles a la comunidad. Carencia de indicadores adecuados de seguimiento y evaluación del proceso contable.. 3.2.3. Controles asociados a la etapa

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 11 A continuación se relacionan a algunos de los controles que esta administración municipal ha logrado establecer para el proceso contable en la etapa de reconocimiento. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde a la registrada en el sistema y en los libros de contabilidad Procedimientos que garantizan un adecuado flujo de documentos de las dependencias de manera que permitan la generación oportuna de los estados contables y reportes requeridos. Exponer en lugar visible la información contable, para que pueda ser consultada fácilmente por los ciudadanos y demás usuarios. 4. VALORACION CONTABLE.

CUALITATIVA DEBILIDADES,

RECOMENDACIONES. Fortalezas:

DEL

CONTROL

AMENAZAS,

INTERNO

AVANCES

Y

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 12  Cumplimiento de la normatividad establecida en el régimen de contabilidad pública.  Los reportes e informes están de acuerdo con los saldos de los libros y del sistema contable.  Los estados financieros se elaboran oportunamente.  El Municipio cuenta con un sistema de información en red que permite el manejo de la información en tiempo real.  El Municipio cuenta con personal idóneo en el área contable.  Se ejecutan los diferentes procedimientos contables teniendo

en

cuenta

las

normas

legales

y

las

a

los

exigencias de la entidad. Debilidades  Falta

de

recursos

para

capacitación

funcionarios de Contabilidad, presupuesto y Tesorería.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 13 AVANCES OBTENIDOS Y RECOMENDACIONES  Conformación de un área contable, presupuestal y de tesorería con los recursos físicos, financieros y humanos necesarios para su funcionamiento.  Implementación de los manuales de procedimiento de la Contaduría General de la Nación.  Mejor organización de los documentos físicos, soportes de las transacciones, pues en la dependencia solo se mantiene el archivo de gestión y el histórico ya tiene su espacio físico asignado.

RECOMENDACIONES  Suministrar periódicamente información contable con su análisis al representante legal de la entidad.  Asignar mayores recursos para capacitación al personal del área contable, presupuestal y de tesorería.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 14

4. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2013-.

Atendiendo lo establecido en los Decretos 2145 de 1999, 1027 de 2007 y en la Circular 10-08 emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública se presenta el INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE, Santander Vigencia 2013 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO AVANCES Se están ejecutando programas y proyectos planeados con motivo del seguimiento a la implementación del MECI, tales como la organización física del archivo, atendiendo la Ley 594 de 2000, la adecuación del espacio para ello dentro de la alcaldía municipal. DIFICULTADES No ha sido fácil implementar las reuniones de los diferentes comités , porque a pesar de haber dado capacitación a todos los funcionarios, sobre el Decreto 1599 de mayo de 2005, y de estar conformados plenamente los comités, las actividades diarias los absorben y no disponen del tiempo necesario para reunirse, por su propia cuenta y operar los diferentes comités.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 15 AVANCES Se están ejecutando programas y proyectos planeados con motivo del seguimiento a la implementación del MECI, tales como la organización física del archivo, atendiendo la Ley 594 de 2000, la adecuación del espacio para ello dentro de la alcaldía municipal. Continúa presentándose dificultad para capacitar al personal, debido a que no se tiene personal de apoyo en tres secretarias (Gobierno, Planeación y Salud), existiendo multiplicidad de funciones que no permiten dedicar el tiempo suficiente para completar el proceso de capacitación. Subsistema de Control de Gestión Avances - El municipio cuenta con página WEB valledesanjose.gov.co, con la actualización de la estrategia gobierno en línea, y cada dependencia cuenta con un correo electrónico institucional para generar la cultura de Intranet, se está en proceso de capacitación permanente para actualizar cada canal de la página institucional, con el fin de implementar el uso y socialización de la pagina a toda la comunidad. - La alcaldía da a conocer los avances de la gestión y la publicación de las diferentes actividades a desarrollar a través de la difusión radial. Está consolidado la implementación de las tablas de retención documental para dar cumplimiento a la ley de archivo.

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 16 Dificultades Dificultad con la identificación y cargue de trámites o servicios institucionales Subsistema de Control de Evaluación Avances Se ha efectuado procedimientos de autoevaluación y autocontrol, en la presentación oportuna de los informes de Ley. -

Es importante consolidar un programa de auditorías, que permitan establecer la gestión institucional, se revise los planes de mejoramiento por procesos individuales y se diseñe los planes de mejoramiento de la Contraloría Departamental de la Administración Municipal con el fin de fortalecer el plan de desarrollo 2012-2015

Dificultades Falta de personal en cada proceso, ya que existe multiplicidad de funciones. Estado general del Sistema de Control Interno En la presente Administración, a pesar de que ha habido muchas dificultades de recursos se ha venido trabajando con los manuales existentes revisándolos con el fin de mejorar los procesos, a pesar de no existir una oficina de control interno sino un encargo en la Secretaría de Gobierno Municipal, se ha venido trabajando como equipo en procura de mejorar la gestión de la oficina asesora de control interno de una manera

MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE INFORME CONTROL INTERNO DICIEMBRE 2013 17 eficaz para alcanzar las metas. Se requiere desde luego ejecutar un programa de fortalecimiento y desarrollo institucional basado en la ejecución y fortalecimiento de control interno MECI en forma coherente y acorde a los lineamientos dados por la normatividad. Recomendaciones: 1. Continuar con los procesos de capacitación a todo el personal. 2. Implementación, mantenimiento, actualización y articulación del MECI. 3. Implementar estrategias de socialización y uso de la página WEB del Municipio. 4. Fortalecer las actividades de identificación, cargue de trámites y servicios institucionales. 5. Fortalecer la identificación, elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento por proceso e individual. LAURA VIVIANA JIMENEZ RUEDA Jefe Oficina Control Interno MUNICIPIO VALLE DE SAN JOSE