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INFORMEI INFORME DE GESTIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS 2015 A Septiembre 30 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

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Generalidades EMPOCALDAS S.A. E.S.P. • Visión • Misión • Objeto social • Comité Directivo

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SISTEMA ADMINISTRATIVO

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Capítulo 1 Gestión Jurídica 1.1 Gestión Defensa Jurídica 1.2 Gestión Jurídica 1.3 Gestión Contractual 1.4 Gestión Control Disciplinario Interno

12 12 12 12 15

Capítulo 2 Gestión Financiera 2.1 Gestión Contabilidad Gráficos Comportamiento Actividad Económica y Social 2.2 Gestión Presupuesto 2.3 Gestión Tesorería

17 17 25 29 31

Capítulo 3 Gestión Comercial 3.1 Suscriptores Años 2014-2015 3.2 Suscriptores Acueducto 3.3 Suscriptores Alcantarillado 3.4 Incremento m3 Facturado Período Enero-Octubre 2014/2015 3.5 Gestión Cartera

32 32 32 32 32 33

Capítulo 4 Gestión Humana

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Capítulo 5 Gestión Documental y Archivo

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Capítulo 6 Gestión Gobierno en Línea y TIC

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Capítulo 7 Gestión Plan Estratégico 7.1 Procesos Misionales 7.1.1 Servicio Acueducto y Alcantarillado 7.1.2 Disponibilidades de Servicios y Redes Recibidas 7.1.3 Indicadores 7.1.4 Cobertura Servicios a Diciembre 2014 7.1.5 Continuidad Servicios Año 2014-2015 (enero-julio) 7.1.6 Índice de Riesgo Calidad del Agua -IRCA7.1.7 Porcentaje Pérdidas Agua Trimestre Julio-Agosto-Septiembre

40 40 40 41 41 44 45 46 47

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Capítulo 8 Gestión PQR 8.1 Proceso de Atención al Cliente 8.2 Total PQR Julio 2014 - Julio 2015 8.3 Indicador de Quejas Resueltas a Favor del Usuario 8.4 Encuesta del Servicio al Ciudadano - Año 2015

49 49 49 50 51

Capítulo 9 Gestión Recursos Físicos e Inventarios

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Capítulo 10 Gestión Control de la Gestión 10.1 Rol de la Oficina de Control Interno 10.2 Fortalezas 10.3 Estado Sistemas de Control Módulo de Control y Planeación Módulo de Evaluación y Seguimiento Eje Transversal de Información y Comunicación

55 55 56 57 57 58 59

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INTRODUCCIÓN En acatamiento a lo estipulado en la Ley 951 de 2005, la Ley 1151 de 2007, la Ley 1551 de 2012 y la Circular conjunta 018 de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, a los Estatutos de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. y a la directriz del Señor Gobernador del Departamento, me permito dejar a disposición de la nueva administración que inicia gestión a partir del 1 de Enero de 2016, la compilación de lo que ha sido la gestión administrativa a mi cargo con fecha de corte a Octubre 31 de 2015. En consonancia con lo precitado, presento a la ciudadanía caldense y dejo a disposición la siguiente rendición de cuentas como producto de la gestión administrativa realizada en la vigencia 2015: EN LO FINANCIERO. Los Estados Financieros en el año 2014 tenían opinión negativa por parte de la Contraloría Departamental y con más de 47 observaciones por parte de la Revisoría Fiscal de la Empresa. Para la vigencia de 2015 ambos entes otorgan opinión satisfactoria sobre los mismos. Lo anterior se logró ya que se entró al saneamiento inmediato de los estados financieros y con base en las observaciones planteadas, se efectuaron las correcciones relacionadas con: la individualización de los activos fijos; la depreciación y amortización de los mismos de manera individual; toma física de los inventarios. Se contrató con la Lonja de Caldas el avalúo de los activos de la Empresa para el año 2015 con un incremento del 50% en el valor de los mismos representado en la suma de $58 mil millones. Se elaboró y aprobó el manual de políticas contables en reunión de Junta Directiva de fecha 9 de Septiembre de 2015. Se recibe la Empresa con un déficit fiscal cercano a los $3.000 millones y una ejecución presupuestal del 85%. Con gran esfuerzo se logra terminar la vigencia 2014 en equilibrio, gracias a los ajustes en los ciclos de facturación y eficiencia en el recaudo y cobro de cartera, lo que permitió terminar así el año sin déficit fiscal y mejor aún, un superávit de $68 millones. Se lograron ahorros significativos en el proceso de las comunicaciones de la Empresa, optimizando su uso, bajando de $30 millones a $14 millones mes. Se logró un ahorro muy importante cercano a los $500 millones en el contrato de lectura de los medidores, estableciéndose control directo en este proceso por parte de la Empresa. Se delegó en un funcionario de la Unidad de Sistemas el manejo de la página web, lo que conllevó a un ahorro mensual de más de $3 millones.

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Un aspecto de gran relevancia financiera fue que se hizo un traslado presupuestal de gastos de funcionamiento a inversiones, por la suma de $1.100 millones, hecho que muy poco se ha dado en la historia de la Empresa. El buen manejo de la tesorería ha permitido tener saldos positivos y permanentes en bancos lo que representa excedentes de tesorería; también se mejoraron procesos para tener ahorros del 4 por mil. La implementación de las normas NIIF avanzan satisfactoriamente de acuerdo al cronograma establecido, el balance de apertura con corte a diciembre 31 de 2014 se subió el 15 de octubre de 2015 fecha máxima en ese momento y a partir de enero 1 de 2016 se hará de manera paralela con los demás procesos. Los estados financieros se encuentran al día, a un término de 45 días, cuando antes se tenía información con 4 meses de retraso. Cuando se termine la implementación del software comercial, dichos estados se levantarán en 30 días, a partir de enero 1 de 2016. De trascendencia alta fue el incremento de las utilidades en un 94% 1 frente a los resultados del mes de septiembre de 2014 y al comparar las cifras con las del cierre de la vigencia 2014 ($524,513,000), el incremento a septiembre 2015 fue del 481%2 ($2.523.905); al proyectar el cierre de la vigencia 2015 se espera obtener utilidades superiores a los 3.000 millones de pesos. Se obtuvo un aumento significativo en los recursos presupuestados para inversión (el 312%), gracias a la gestión positiva en políticas de austeridad y en los gastos administrativos los que tuvieron un disminución del 50%. Las perspectivas financieras para el año 2016 son muy positivas se espera que con las acciones tomadas en el 2015 se vean reflejadas en la vigencia siguiente y el incremento de las utilidades sea en forma significativa. EN LO TÉCNICO-OPERATIVO. Con el fin de mejorar los indicadores de pérdidas técnicas se tomaron medidas como: Se determinó un plan de choque para lograr la compra e instalación de medidores en los municipios atendidos, ya que dicho proceso se encontraba con dificultades, lo que representaba una situación crítica en este proceso misional; para el año 2014 no se habían comprado medidores y se logra efectuar la compra de 3.160 medidores finalizando el año e instalándose la gran mayoría. Para el año 2015 se compran 4.353 cuyo proceso de instalación y reposición se viene atendiendo de manera eficiente. También, con la firma del convenio para el suministro de medidores en consignación se logra dar solución definitiva a esta situación adversa en este proceso misional operativo y de paso, mantener existencias permanentes de estos equipos, lo que a la vez representa

El Excedente del ejercicio 2014 a Septiembre 30 fue de $1.301.207 frente al excedente del ejercicio 2015 a Septiembre 30 fue de $2.523.905 (de donde: 2523905/1301207=94%). 2 El Excedente del ejercicio a Diciembre 2014 fue de $524.513 frente al excedente a Septiembre 30 de 2015 fue de $2.523.905 (de donde: 2523905/524513=481%)

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mejora en el flujo de caja por ahorros en inventarios, destinando estos recursos a inversión, como lo es también el obtener ingresos por la venta de los mismos. Como medida importantísima se instalaron 9 equipos de telemetría en el año de 2015 en 9 seccionales de la Empresa. Frente al fenómeno del niño, se monto un plan blindaje para estar atentos a esta contingencia natural, en especial en la recuperación de las bocatomas de los municipios de Salamina, Filadelfia y Victoria; fue así como se hizo reposición de cerca de 2.000 metros de tubería en el municipio de Victoria en doña juana. Se logró la aprobación por parte del Fondo de Adaptación para el arreglo en el uvito en Salamina y la aprobación del estudio para chambery en Filadelfia, los cuales llevaban cerca de cinco años dañados. Con recursos de la Empresa se asume el arreglo de la aducción de chambery y como planes alternos se recupera la bocatoma de boquerón en Salamina y se realizan cambios en la planta de Riosucio. Se logró que se atendiera el arreglo de las dos bocatomas en el Municipio de Aguadas por parte de la compañía de seguros, responsable de tal acción. Se actualizan los planes de contingencia y emergencia elaborados por la Universidad Nacional, función institucional que no se había efectuado; solo en el año 2013 se hace adopción de los planes que se venían aplicando en el año 2006 a pesar del mandato legal determinado para efectuar el proceso y para el año 2015 se acometió la gestión administrativa para la realización de la actualización completa de dichos planes. EN LO ADMINISTRATIVO. Se logró dar mayor transparencia en los procesos de contratación al cursarse invitación a los gremios de la ciudad, acogiendo la mayoría de las observaciones planteadas por ellos, en especial las relacionadas con el manejo de prácticas de participación, transparencia, probidad y buen gobierno; se logra así un aumento significativo en la participación en los procesos licitatorios. Se hizo modificación de la fórmula para la contratación para darle mayor peso al menor precio. Se impartieron las instrucciones, como obligación legal, para efectuar estudios de mercado para la adquisición de tubería y suministros para atender las necesidades operacionales de la Empresa; este proceso se había limitado a un incremento de acuerdo al índice inflacionario. Uno de los logros más importantes fue la contratación del suministro de un software comercial, el que se había convertido en el cuello de botella en una de las áreas más importantes de la Empresa como es la comercial; con él se pretende “atacar” un mal de más de 12 años en los procesos misionales, en especial, en facturación, lo cual estaba generando un círculo vicioso por su mal funcionamiento y atención del mismo.

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Se estableció el sistema de la facturación en línea implementándose a la vez el código de barras ya consolidado, lo que conlleva a que el usuario, en tiempo real, pueda desde la página web imprimir la factura y su posterior pago ante el agente recaudador; antes, solo se podía efectuar consulta del estado de la deuda y monto a pagar. Se hizo cambio del proveedor del servicio del correo institucional, lográndose con ello ahorro y mejora en el servicio de manera significativa, lo que conllevó también al cambio de la plataforma y el hosting respectivo. Otro logro importante de resaltar fue la nueva aprobación del plan de saneamiento y manejo de vertimentos (psmv), de acuerdo a las condiciones financieras y técnicas de la Empresa, lo que garantiza su viabilidad en el corto, mediano y largo plazo. Se adquirió el software ADMIARCHI para el manejo del proceso de gestión documental, lo que redundará en la minimización de esfuerzos en el registro y consolidación de la información, haciendo que el archivo institucional se procese, actualice, consolide y registre de manera técnica, cumpliendo de paso lo ordenado por la Ley 594 de 2000, ley general de archivos. Se obtuvo la recertificación por parte del ICONTEC para los procesos definidos en la Norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009; en el informe de auditoría no se generaron requerimientos de No Conformidades. Se hizo modificación al comité de gobierno en línea y anti trámites, con la expedición de la Resolución 379 de noviembre 5 de 2014. Se hizo implementación al interior de la Empresa del estatuto anticorrupción y del código de ética corporativo. Se disminuyeron los contratos de prestación de servicios; solo se les dio continuidad a los de atención en procesos misionales puntuales y en las áreas donde no se ha contado con personal suficiente. En este mismo sentido, se cambió el esquema para la socialización entre la comunidad de las obras, ya que se contaba con dos personas para realizar la misma función, una de planta y otra contratada; se deja entre las obligaciones de los contratistas de obra, contratar a su vez el personal para la atención de este propósito contractual. Se reasignaron funciones a los empleados de planta de la Unidad de Sistemas, capacitándolos en el área específica, para así evitar la contratación con terceros frente a cualquier eventualidad en este manejo. Se hizo la supresión y creación de cargos en los municipios de Belalcázar y San José, para así evitar gastos por desplazamientos permanentes a cualquiera de estos municipios, por la cercanía entre los mismos. Igual procedimiento se adoptó en los municipios de Anserma, Palestina y el Centro Poblado Kilómetro 41.

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Se efectuó modificación a la tabla de asignación de viáticos entre municipios cercanos y al control del reconocimiento de horas extras y desplazamientos, para así disminuir los costos operacionales en la prestación de los servicios a cargo de la Empresa. Se hizo supresión de la planta de personal del cargo de nuevos negocios y sus funciones se asignaron al área comercial. Dentro de la estructura organizacional, se efectuó cambio de funciones y requisitos para adecuar los perfiles de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Se reestructuró el cargo del jefe de departamento administrativo y logístico, asignando funciones como responsable del manejo financiero, quedando la denominación como jefe de departamento administrativo y financiero, función esta imperiosa para la atención del proceso misional en esta área y dándole así un perfil fundamental para la Empresa. En este mismo sentido, se efectuó la modificación del organigrama de la Empresa y de paso se efectuó la unificación de los cargos de los auxiliares. Se adoptó la política de efectuar los nombramientos de funcionarios con los más altos perfiles y experiencia, con hojas de vida transparentes. Se actualizó la información que se reporta en el SUI, la cual se encontraba rezagada, conllevando a requerimientos por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. La ejecución del plan de auditoría tuvo avance relevante, el cual paso del 17% al 84% a la fecha. Se estableció el plan de contingencia para el área de sistemas, cuya ejecución ya está en pleno funcionamiento. Se ha venido realizando una acertada defensa jurídica para la Empresa, donde las demandas de nulidad simple de los actos administrativos relacionados con las nivelaciones salariales se fallaron a favor al igual que las demandas de nulidad y restablecimiento del derecho, en número de veinticuatro (24); procesos muy importantes, los que de haber sido adversos para la Empresa, hubiesen representado un golpe negativo a sus finanzas. Y en este mismo sentido, una vez efectuado el saneamiento de los estados contables, se logró un fallo favorable ante la DIAN, que haber sido adverso, hubiera representado una multa por valor cercano a los dos mil millones de pesos. Se estableció un convenio para la venta de seguros con la empresa MAFPRE logrando que la Empresa oferte servicios adicionales a los usuarios. Se hace la denuncia de la convención colectiva de trabajo, cuya vigencia va hasta el 31 de diciembre de 2015. Se logró la aprobación de un crédito por parte de FINDETER por la suma de 10.000 millones de pesos, con tasa de interés compensada, lo que permitirá a la Empresa

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ejecutar obras estratégicas en los diferentes municipios los cuales son completamente necesarios para una correcta prestación del servicio de acueducto y alcantarillado. Se firmó el contrato para el estudio de la nueva estructuración tarifaria, la que debe aplicarse a partir del mes de enero de 2016. Se estableció un convenio con la Universidad Católica para automatizar los bombeos en el municipio de Palestina. EN TECNOLOGÍA. Los siguientes han sido los avances:  Implementación de Software Comercial.  Implementación de terminales móviles y software de control para actividades de lectura, crítica y suspensión digital.  Monitoreo en tiempo real de plantas y tanques de almacenamiento de Agua (Telemetría).  Interfaz del software contable con los demás sistemas.  Software de Gestión Documental (ADMIARCHI).  Software de Gestión Operativa.  Reposición cableado estructural para las áreas de Sistemas, Financiera y Comercial, acompañado de un sistema de comunicación inalámbrica corporativo.  El 100% de su infraestructura esta en un entorno virtual que le permite configurar una Nube privada.  Plataforma de la Seguridad Perimetral de la Empresa y respaldada por un Plan de Continuidad. En el presente Informe, se hace descripción de la gestión misional y administrativa de la Empresa.

JUAN DAVID PELÁEZ CASTRO Gerente

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INFORMEI GENERALIDADES

EMPOCALDAS S.A. E.S.P. “Empresa de Obras Sanitarias de Caldas S.A”, es una Empresa de servicios públicos de carácter oficial de acuerdo con el artículo 14.5 de la Ley 142 de 1994, constituida según Escritura Pública No. 867 de la Notaría Cuarta de Manizales el 30 de Junio de 1976, con una duración indefinida, reformada varias veces siendo la última a través de la Escritura Pública No. 1437 de Junio 24 de 2008 de la Notaria Tercera del Círculo de Manizales, con matrícula en la Cámara de Comercio No. 12614 de 2 de julio de 1976 En EMPOCALDAS S.A. E.S.P. contribuimos al bienestar de la comunidad, a través del mejoramiento continuo en la prestación de nuestros servicios y con acciones encaminadas a preservar el medio ambiente, apoyados en el Talento Humano para aumentar la satisfacción de nuestros usuarios. EMPOCALDAS S.A. E.S.P. tiene veinticuatro (24) seccionales en 20 Municipios, (3) corregimientos y 1 centro poblado; el domicilio principal y la contabilidad están centralizados en Manizales. VISIÓN Para el año 2015 EMPOCALDAS S.A. E.S.P, será una empresa fortalecida en la prestación de servicios públicos domiciliarios y complementarios, en la consecución permanente de nuevos negocios, encaminados hacia la excelencia, caracterizados por la optimización en el uso de los recursos naturales, humanos, tecnológicos y financieros, con responsabilidad social empresarial. MISIÓN Prestamos servicios públicos domiciliarios y complementarios de forma oportuna a la comunidad y usuarios del Departamento de Caldas, con altos índices de cobertura, con calidad en nuestros procesos y recurso humano, encaminando nuestras operaciones hacia la preservación del medio ambiente. OBJETO SOCIAL La Sociedad se propone como objeto social principal la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, gas domiciliario y demás servicios públicos domiciliarios en cualquier parte del territorio Colombiano y/o en el exterior, con sujeción a las reglas que rijan en el territorio del correspondiente departamento, municipio, y/o en el exterior, con sujeción a las reglas que rijan en el territorio Colombiano….” “…La sociedad se encargará de la distribución municipal de agua apta para el consumo humano, incluida su conexión y medición y las actividades complementarias, tales como captación de agua y procesamiento, tratamiento, almacenamiento, conducción y transporte, la recolección municipal de residuos, principalmente líquidos, por medio de tuberías y/o conductos y las demás actividades complementarias de transporte, tratamiento y disposición final de tales residuos …”así mismo, la sociedad podrá celebrar toda clase de actos y contratos relacionados con el manejo del inmueble, adquirir bienes muebles o inmuebles a cualquier título, enajenarlos o de cualquier otra forma disponer de ellos…”, “… Participar como socio o accionista en la constitución de toda clase de sociedades comerciales o civiles…”…en general realizar toda clase de actos y operaciones civiles y mercantiles, explotar actividades empresariales, siempre en relación con el objeto indicado…

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COMITÉ DIRECTIVO

CARGO

NOMBRE

CARGO

NOMBRE

Gerente

JUAN DAVID PELAEZ CASTRO

Secretario General

EDGAR ARTURO DIAZ VINAZCO

Jefe Control Interno

FABIO CARDONA MARIN

Jefe Departamento de Planeación y Proyectos

ARIEL LOPEZ MONTOYA

Jefe Departamento Comercial

RODRIGO LOAIZA GONZALEZ

Jefe Departamento Operación y Mantenimiento

Jefe Departamento Administrativo y Financiero

SERGIO HUMBERTO LOPERA PROAÑOS

MAURICIO LOZANO MEJIA

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INFORMEI SISTEMA ADMINISTRATIVO Capítulo 1 GESTIÓN JURÍDICA

1.1 Gestión Defensa Jurídica 1.1.1 Acciones de Repetición 1.2 Gestión Jurídica 1.2.1 Informe Gestión Jurídica a Septiembre 30 1.2.2 Controversias Judiciales a Septiembre 30 (1) 1.2.3 Controversias Judiciales a Septiembre 30 (2) 1.2.4 Acciones de Tutela 1.2.5 Acciones Populares 2015 CUADRO RESÚMEN Acción Tutela Popular Grupo Ejecutivo Nulidad Nulidad y Restablecimiento del Derecho Reparación Directa Controversia Contractual Ordinario Laboral Sesiones Comité de Conciliación

2014 67 5 4 1

2015 55 4

12

2

DIF. -12 -1 -4 1

5

5

0

-12

1

1

1

-1

20

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-2

1.3 Gestión Contractual 1.3.1 Relación modalidad de contratación vigencia 2015 a Noviembre 30: CONTRATACIÓN DIRECTA INCLUIDO CONVENIOS. INVITACIÓN A COTIZAR PRIVADA(PROPUESTAS SOBRE CERRADO) INVITACIONES PÚBLICAS INVITACIONES A COTIZAR SUMINISTROS CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS (SÓLO LOS REPORTADOS A LA SECRETARIA GENERAL) TOTAL CONTRATOS VALOR TOTAL CONTRATOS

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133 8 54 17 3 215 $14.212.665.340,08

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POR MODALIDAD

DIRECTA

INVITACION 3 CARTAS

INVITACION POR LA SECCION DE SUMINISTROS

INVITACION PUBLICA

TOTAL

29

1

0

1

31

72

1

0

11

84

26 6 0 3 136

6 0 0 0 8

0 17 0 0 17

16 23 3 0 54

48 46 3 3 215

Arrendamiento Prestación de Servicios Obra Suministro Consultoría Convenios TOTAL

VALOR INVERSION POR MODALIDAD Arrendamiento Obra Suministro Consultoría Convenios SUBTOTALES

DIRECTA 242.230.194,52 561.389.347,26 919.928.119,00 0 45.572.771,00 1.769.120.431,78

INVITACION 3 CARTAS 94.777.800,00 307.471.767,00 0 0 0 402.249.567,00 TOTAL

INVITACION SECCION SUMINISTROS 0 0 362.628.005,24 0 0 362.628.005,24

INVITACION PUBLICA 724.000.000,00 5.675.935.759,06 2.319.382.648,00 140.900.560,00 0 8.860.218.967,06

TOTAL 1.061.007.994,52 6.544.796.867,32 3.601.938.772,24 140.900.560.00 45.572.771,00 11.394.216.971,08

PRESTACION DE SERVICIOS Supernumerario Profesional Judicantes Otros Total Contratos VALOR CONTRATOS

13 17 4 50 84

2.818.448.369

RELACION CONTRATISTAS CON 2 O MAS CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS VIGENCIA 2015. NOMBRE No. CONTRATO TOTAL 25 JOHNSON CASTELLANOS 2 132 48 SANDRA PATRICIA 2 RESTREPO TORO 121 42 MARTHA LUCIA MOLINA 2 LOPEZ 114 27 MONICA SANCHEZ ARIAS 2 101 82 JAKELINE CHICA GOMEZ 2 137 TOTAL CONTRATOS 10

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DISTRIBUCIÓN CRÉDITO FINDETER MUNICIPIO GRUPO I VICTORIA GRUPO II CHINCHINA GRUPO III NOR OCCIDENTE (SUPIA RISARALDA) GRUPO IV ORIENTE (VICTORIA Y DORADA) GRUPO V LA DORADA No. 1 GRUPO VI LA DORADANo.2 GRUPO VII OCCIDENTE(BELALCAZAR -SAN JOSE Y VITERBO ) GRUPO VIII NORTE(SALAMINA - FILADELFIA - AGUADAS) GRUPO IX RIOSUCIO NO. 1 GRUPO X RIOSUCIO No. 2 GRUPO XI ANSERMA GRAN TOTAL Suministros Interventoría

Obras Civiles 62.500.000,00 532.341.501,00 351.304.697,00 440.327.304,00 555.627.602,00 445.252.272,00 312.827.637,00 311.589.457,00 616.422.191,00 586.468.812,00 732.872.901,00 4.947.534.374,00 807.757.367,00 346.327.406,00

Total en Proceso de Contratación Descripción Automatización Palestina Compra Cámara Compra sede y adecuación Chinchiná Carrotanque Samaná - Inversiones Marquetalia - Inversiones Riosucio - Inversiones Palestina - Inversiones Chinchiná (Acueducto Zona de desarrollo) - Inversiones Racks de almacenamiento - Inversiones Material filtrante Aguadas, Salamina y Manzanares Caseta de Cloración La Dorada y Conducción PTAR Guarinocito) Placa de losa en Arauca y alcantarillado puesto de salud Optimización laboratorios, arreglo plantas Conducción Arauca y Km 41 Suministros de tubería (Proyectos varios) Total Nuevas Inversiones TOTAL CRÉDITO

 Ver en CD anexo información sobre: 1. Gestión Defensa Jurídica 2. Gestión Jurídica 3. Gestión Contractual

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6.101.619.147,00 Monto 323.319.317,00 60.000.000,00 500.000.000,00 277.332.900,00 57.005.545,00 483.740.922,00 849.808.073,00 455.202.853,00 185.195.027,00 180.000.000,00 65.000.000,00 100.000.000,00 70.000.000,00 113.604.287,00 95.000.000,00 83.171.929,00 3.898.380.853,00 10.000.000.000,00

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INFORMEI

1.4 Gestión Control Disciplinario Interno CONSOLIDADO TOTAL A SEP. 2015 ACTUACIÓN Auto de Apertura de Indagación Preliminar Auto de Apertura Investigación Disciplinaria Auto de Terminación de la Actuación y Archivo Definitivo Auto Inhibitorio Auto Ordena Práctica de Pruebas Auto que Resuelve Nulidad de Actuación Disciplinaria Auto de Acumulación de Queja Charlas Ley 734 del 2001 Proyección llamadas de atención Alegatos de conclusión Autos pliego de cargos Notificación personal pliego de cargos Autos que corre traslado Alegatos de Conclusión Análisis y foliación de expedientes Comunicaciones Notificación por Edicto Notificaciones Constancia Secretarial Estados Desfijación Estados Respuesta solicitud de información y/o documentación Citación declaración juramentada Recepción Declaración Juramentada Auto que ordena recepción de testimonios Auto que ordena nombrar abogado de oficio Auto que reconoce personería jurídica Citación versión libre y espontánea disciplinado Recepción versión libre y espontánea disciplinado Oficios remisión de documentación Fallo Primera Instancia Notificación personal fallo primera instancia TOTAL

15

2014 24 9

2015 12 9

DIF. -12 0

23

8

-15

5 0

8 0

3 0

0

0

0

0 7 2 4 6 6 0 11 197 40 11 63 3 3

6 0 0 5 2 2 0 0 185 16 6 18 2 2

6 7 2 1 -4 -4 0 11 -12 -24 -5 -45 -1 -1

0

0

0

0 29 0 0 0 0 15 0 5 0 463

0 19 0 0 0 0 7 0 4 4 315

0 -10 0 0 0 0 -8 0 -1 4 -108

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INFORMEI

INFORMACION DE LAS QUEJAS QUEJAS RECIBIDAS POR APERTURAR

2014 30 28

2015* 13 9

*a Septiembre 30.

PROCESOS EN TRÁMITE A SEPTIEMBRE DE 2015: 31 Existe un adelanto histórico, con relación a las actuaciones desplegadas por este Operador Disciplinario, tendientes a descongestionar la Unidad respecto a procesos y quejas. Es así como durante los últimos tres (3) años, se han evacuado todos los expedientes con radicados de los años 2008, 2009, 2010, 2011, y en gran parte 2012, así como algunos expedientes aperturados de quejas recibidas en los años 2013, 2014.  Ver en CD anexo información sobre: 4 Informe de Gestión Control Disciplinario Interno

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INFORMEI Capítulo 2 GESTIÓN FINANCIERA

2.1 Gestión Contabilidad. Resumen Financiero (corte a Septiembre 30 de 2015) (cifras en miles de $) - Balance General CONCEPTO Activo Pasivo Patrimonio

VALOR 119.852.763 11.745.497 108.107.266

- Estado de Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental CONCEPTO VALOR Ingresos Operacionales 21.656.056 Gastos y Costos Operacionales (incluye 18.759.022 Depreciación-Amortización-Provisiones) 2.523.905 Resultado (Utilidad Neta)  Ver en CD anexo información sobre: 5.1 Estados Comparativos a Septiembre 30 5.2 Árbol de Actividad Económica a Agosto 31 Notas a los Estados Financieros períodos intermedios Junio 2014-Junio 2015 Notas de Carácter General 1. Principales Políticas y Prácticas Contables Las políticas y prácticas contables utilizadas en la preparación de los Estados Financieros están acordes con las normas prescritas por la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION. El Plan Único de Cuentas se basa en los lineamientos de la Resolución No. 354 de 2007, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública, sus modificaciones y reglamentaciones, acogidas y adaptadas al sector en la parte pertinente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en la resolución SSPD-1300033635 de Diciembre 28 de 2005. A continuación se describen las principales políticas y prácticas contables utilizadas en los Estados Financieros, las cifras están expresadas en miles de pesos: Efectivo. Está representado por las partidas monetarias cuyo valor nominal no varía por la pérdida de poder adquisitivo de la moneda y representan una cantidad fija en moneda corriente. Corresponde a los activos que indican disponibilidades líquidas, expresados en sumas fijas en moneda de curso legal como lo son los saldos poseídos en los diferentes Bancos y Corporaciones financieras separados de acuerdo con su origen, ya sea recursos propios o por fondos especiales. Deudores Corresponden a los derechos de cobro originados en el desarrollo de la actividad económica de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. que se producen como resultado de la venta de

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INFORMEI

servicios, préstamos concedidos, avances y anticipos y otros derechos generados, de los cuales se espera recibir una contraprestación representada en recursos. Estos derechos son reconocidos y clasificados de acuerdo con la característica y naturaleza de la operación generadora y son contabilizados por su valor nominal, monto desembolsado y derecho cierto de cobro. Inventarios Comprende los bienes corporales adquiridos con la intención de ser comercializados, destinados a la transformación o consumidos en el proceso de producción o de prestación de servicios. Los inventarios se clasifican de acuerdo con su naturaleza en suministros y materias primas, se registran por el precio de adquisición y se llevan por el sistema de inventario permanente, en la valoración se aplica el método de costo promedio. Propiedades planta y equipo Lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos, en tránsito de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de los servicios. Las propiedades, planta y equipos, están reconocidas y clasificadas de acuerdo con su naturaleza en bienes depreciables y no depreciables registrados por el costo histórico, y re expresados aplicando ajustes por inflación, los cuales se realizaron hasta el 31 de Diciembre de 2000; por disposición de la Contaduría General para efectos contables no se efectuaron para las vigencias 2001 en adelante. El costo histórico de los bienes, está constituido por el costo de adquisición, más todas las erogaciones necesarias para colocarlo en condiciones de funcionamiento, y el costo de las adiciones y mejoras que aumentan la vida útil, amplían la capacidad y eficiencia operativa, mejorando la calidad en los servicios, permitiendo una reducción significativa en los costos de producción. Las Propiedades, Plantas y Equipos depreciables corresponden a los activos que por causa del deterioro, utilización y explotación, pierden su capacidad de operación, después de un periodo de vida útil; el valor de las depreciaciones constituidas se revela por separado como un menor valor de la cuenta propiedades, planta y equipos. La vida útil corresponde al lapso durante el cual se espera que el activo depreciable pueda ser usado en la prestación del servicio. Cargos Diferidos Son erogaciones por concepto de prestación de servicios recibidos, los cargos diferidos se amortizan durante los periodos en los cuales se espera percibir beneficios de los costos incurridos, corresponden a los estudios y consultorías cuyo beneficio se espera recibir en varios periodos. Deuda Pública Comprende las obligaciones contraídas por EMPOCALDAS S.A. E.S.P. con personas jurídicas, consideradas cambiariamente como residentes en el país. Las operaciones de deuda pública están registradas por el monto del desembolso, están reconocidas y calificadas dependiendo de su naturaleza cambiaría, separando los conceptos que integran el servicio de la deuda, entre corto y largo plazo de conformidad con la exigibilidad en el tiempo del correspondiente plan de pagos.

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N

INFORMEI

Cuentas por Pagar Comprende las obligaciones originadas en la compra de bienes, prestación de servicios, gravámenes, contribuciones adquiridas con personas naturales y jurídicas en desarrollo de la actividad económica de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. están registradas por el monto total adeudado y reveladas por el valor que constituye la obligación de pago. Pasivos Laborales Se reconocen las obligaciones a favor de los trabajadores, generadas por una relación laboral, en virtud de normas legales, convencionales, tales como salarios y prestaciones sociales por pagar. Patrimonio Institucional Está constituido por los aportes efectuados por los entes públicos del nivel territorial para la constitución de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. incluyendo los valores de las reservas, superávit, revalorización del patrimonio, resultados del ejercicio. El capital pagado está reconocido y registrado con ocasión de la recepción del valor de los aportes. Ingresos Se reconocen cuando se causan como resultados del flujo real de servicios, de los recursos aportados y transferencias recibidas generando el derecho cierto del cobro de las rentas. Gastos Comprenden las erogaciones, causaciones de obligaciones ciertas no recuperables efectuadas para adquirir los medios y recursos necesarios en la realización de las actividades económicas, están clasificados y registrados dependiendo de la actividad principal de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. Costos De acuerdo con las normas técnicas relativas a las cuentas de actividades económicas del plan general de contabilidad pública los gastos de operación en los entes públicos cuya actividad principal corresponda a la comercialización y producción de servicios debe tratarse como costos, ya que éstos están relacionados directamente con los procesos de producción y prestación de servicios, que se recuperan en desarrollo de la actividad de enajenación, con el fin de lograr una acumulación razonable de costos frente al total de los ingresos generados en desarrollo de la actividad principal. Cuentas de Orden Las operaciones que afectan las cuentas de orden son reconocidas cuando expresen hechos económicos que pueden afectar los entes públicos. En el caso de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. son utilizadas con el propósito de control de situaciones y circunstancias específicas como lo son la ejecución de los proyectos especiales, teniendo la responsabilidad de administrar los fondos., garantizando su inversión en los proyectos a los cuales fueron destinados. Además, se registran los litigios que pueden representar eventualmente erogaciones para la empresa, pero que su ocurrencia no es totalmente cierta al cierre del ejercicio.

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N

INFORMEI

2. Efectos y Cambios Significativos en la Información Contable Depreciación Aunque la empresa sigue empleando el método de depreciación en línea recta, a partir de Enero de 2005 deprecia sus activos de acuerdo con las vidas útiles contempladas en las normas tributaria y no con las vidas útiles determinadas por el PGCP, lo que conlleva a unas mayores alícuotas por este concepto, toda vez que las vidas útiles de esta ultima son mayores a las del Estatuto Tributario. Contratos de Leasing de Infraestructura En Diciembre de 2004 se firmó con la empresa Leasing Colombia un contrato de Leasing de Infraestructura por $2.000 millones y en Diciembre de 2006 se firmo un nuevo contrato por otros $2.000 millones de pesos, en ambos casos con un plazo de 12 años, operaciones que implican la transferencia temporal de unos activos fijos propiedad de la Empresa. Los recursos obtenidos fueron destinados a reposición de los sistemas en diferentes municipios del Departamento. Por las condiciones especiales que reviste este tipo de contratos, su registro contable no afecta el pasivo de la Empresa, llevándose la totalidad del canon (capital e intereses) como un costo de operación. 3. Procesos y Resultados de la Consolidación de la Información Contable La Empresa registra sus ingresos, costos y gastos independientemente para cada una de las seccionales (20 municipios y 4 corregimientos), que se consolidan en los presentes estados financieros, con la limitación que se refiere en la nota siguiente. Notas de Carácter Específico 1. Disponibilidad Los fondos de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. no tienen ninguna restricción. Las conciliaciones bancarias en moneda legal se encuentran actualizadas al 30 de junio de 2014 y 2015. 2. Deudores - Neto Su composición es como sigue: (valores expresados en miles de $). DEUDORES Prestación de servicios Servicios públicos Avances y anticipos entregados Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones Depósitos entregados en garantía Otros deudores Provisión deudores

Sep-15 6.299.024 13.535 4.656.239 777

Sep-14 4.033.671 14.804 2.973.183 3.661

1.419.995 0 208.783 -245.569

858.560 0 173.669 -197.440

En las cuentas por cobrar por concepto de Servicios Públicos ascienden a 4.656 millones, millones corresponden a la facturación del mes de Septiembre de 2015 para recaudar en octubre de 2015.

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INFORMEI

Los anticipos y avances entregados son los que se realizaron a Contratistas para la ejecución de obras, los cuales se amortizan al recibo de las mismas. El saldo a favor de impuestos lo constituyen las auto retenciones y el anticipo de renta. La partida otros deudores está compuesta por cuentas por cobrar a los empleados por los diferentes conceptos establecidos en el Plan de Bienestar Social contenido en la convención colectiva de trabajo vigente, Embargos judiciales y otros deudores 3. Inventarios Están conformados por los elementos que se encuentran en las 24 bodegas que posee la empresa en las diferentes secciónales, representados en materiales para acueducto, alcantarillado y otros materiales. 4. Propiedades, Plantas y Equipos Su composición es como sigue: (valores expresados en miles de $). Sep-15

Sep-14

Terrenos

770.361

690.511

Edificaciones

232.180

232.181

Plantas Ductos y túneles

25.403.946

24.435.785

Redes, líneas y cables

36.834.188

35.479.673

1.490.894

1.205.978

Equipo Médico y científico

551.818

445.052

Muebles, enseres y equipo de oficina

354.198

319.626

Equipos de Comunicación

755.846

703.125

161.355 27.198.429

161.355 24.616.824

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Maquinaria y equipo

Equipo de transporte Depreciación acumulada(Cr) Depreciación diferida Provisión para protección de propiedad, planta y equipo TOTAL

707.735

0

-731.771

-94.570

39.332.321

38.961.892

EMPOCALDAS S.A. E.S.P. a partir de la aplicación del PGCP busca una desagregación de cada una de las cuentas existentes permitiendo realizar análisis comparativo lo suficientemente amplio con miras a determinar las fortalezas en infraestructura que posee con el fin de aceptar el reto de supervivencia en el mercado de los servicios públicos, tomando como referencia que sus bienes se encuentran prestando servicio permanente, la depreciación se calcula por el método de línea recta en los términos del artículo 137 del estatuto tributario y el D.R. 3019/89. La identificación individual plena en cuanto a bienes raíces viene siendo objeto de trabajo permanente por parte de la administración, a fin de cumplir con las características de tipo técnico exigidas por la reglamentación contable. 5. Otros Activos El detalle de los saldos es: (valores expresados en miles de $)

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N

INFORMEI OTROS ACTIVOS

Sep-15

Sep-14

Gastos pagados por anticipado

368.492

333.766

Intangibles Amortización acumulada de bienes entregados a terceros (Cr)

610.807

483.404

-331.847

-69.222

Valorizaciones

71.377.717

73.389.395

TOTAL

72.025.169

74.137.343

Las valorizaciones se realizaron con el fin de encontrar el valor de reposición de los sistemas actuales y como requisito para la estructuración de la metodología tarifaría adoptada por la Comisión Reguladora de Agua Potable y de obligatorio cumplimiento por parte de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. 6. Contratos de Leasing de Infraestructura La siguiente es la situación de los contratos de leasing para el mes de Septiembre de 2015: 7. Código de Crédito 6. Descripción del Crédito LEASING COLOMBIA (REDES) LEASING COLOMBIA LEASING COLOMBIA (SEDE) LEASING COLOMBIA LEASING COLOMBIA (EQ) LEASING COLOMBIA

9. Fecha de vencimiento

10.Fecha de Operación

aaaa-mm-dd aaaa-mm-dd

12.Tasa de 13 Valor Interes en operación en 14. Acumulados números moneda del de movimientos reales pago

15. Saldo Deuda (Cifra completa)

614500106

2016-12-24

2015-09-24

DTF+7.5

23.232.072

1.600.266.094

399.793.906

614500106

2016-12-24

2015-09-24

DTF+7.5

4.554.774

2.026.967.567

0

614500131

2019-11-01

2015-09-03

DTF+5.8

4.880.996

1.187.748.297

312.251.703

614500131

2019-11-01

2015-09-03

DTF+5.8

2.679.494

832.845.327

0

614500132

2018-12-28

2015-09-28

DTF+5.8

1.753.545

413.554.503

86.445.497

614500132

2018-12-28

2015-09-28

DTF+5.8

753.568

270.808.494

0

Los contratos de leasing operacional y/o de infraestructura para efectos fiscales y contables no tienen tratamiento de deuda, pero si para efectos presupuestales y de deuda pública. Por tal motivo estos valores no aparecen registrados en el pasivo y su control se realiza a través de cuentas de orden 7. Deuda Pública Su composición es como sigue: (valores expresados en miles de $) ENTIDAD

PLAZO

INFICALDAS (PSB) TOTAL

15 Años

SALDO INICIAL 8.271.000

22

Sep-2015

Sep-2014

4.932.356 4.932.356

5.621.624 5.621.624

N

INFORMEI

8. Cuentas por Pagar Su detalle es el siguiente: (valores expresados en miles de $) CUENTAS POR PAGAR

Sep-15

Sep-14

Adquisición de bienes y servicios nacionales

484.382

222.761

Intereses por pagar

18

Acreedores

343.016

372.634

72.606

76.436

794.665

722.863

9.197

8.382

120.002

155.091

1.823.886

1.558.167

Retención en la fuente Impuestos contribuciones y tasas por pagar Impuesto al valor agregado Recursos recibidos en administración TOTAL

0

El saldo de proveedores y acreedores Incluye los derechos de pago a favor de terceros originados en la prestación de servicios o la compra de bienes, uso de activos de propiedad de terceros y demás obligaciones contraídas a favor de terceros. Estas obligaciones se reconocen en el momento en que el servicio o bien haya sido recibidos a satisfacción y de acuerdo con el valor pactado; los impuestos de industria y comercio e impuesto predial y la tasa retributiva en cumplimiento de la ley 99/93 (Costo por contaminar), los depósitos recibidos de terceros corresponden en su mayoría a recursos recibidos en Administración para la ejecución de obras en los diferentes municipios del Departamento, teniendo como contrapartida los Fondos Especiales del Activo en igual cuantía, y de los cuales EMPOCALDAS S.A. E.S.P. es responsable de su ejecución. 9. Obligaciones Laborales Está conformada por cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, prima de vacaciones, prima de servicios y prima de antigüedad, de acuerdo con la convención colectiva vigente para los trabajadores oficiales y a las normas vigentes para el caso de los empleados públicos. 10. Pasivos Estimados Su detalle es el siguiente (valores expresados en miles de $): PASIVOS ESTIMADOS

Sep-15

Sep-14

Provisión para obligaciones fiscales

879.461

687.090

2.006.566

2.309.564

Provisión para contingencias Provisión para pensiones

152.483

0

Provisión para prestaciones sociales

1.137.553

993.128

TOTAL

4.176.063

3.989.782

Corresponde a las provisiones registradas de acuerdo a la ley, así como a las provisiones para posibles contingencias (demandas) de acuerdo a la información entregada por la secretaria general de la empresa, para la vigencia 2014 dicha información se actualizo de acuerdo al nivel de riesgo.

23

N

INFORMEI

11. Patrimonio Capital. El capital autorizado de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. es de $873.195.400 dividido en 8.731.954 acciones nominativas de un valor nominal de $100 m/cte. cada una, las cuales están suscritas y pagadas en su totalidad. El 18 de Diciembre de 2000 la sociedad fue capitalizada en $600.000.000 aportados en su totalidad por el Departamento de Caldas. Reservas. Están constituidas por las utilidades acumuladas durante los ejercicios anteriores al periodo y de acuerdo con la autorización de la Asamblea de Socios éstas se crearon con el fin de garantizar el patrimonio y los activos de la Empresa así como los planes para futuras expansiones, se tienen reservas de ley y reservas estatutarias Superávit por Valorización. Es la contrapartida de la valorización de los activos fijos que EMPOCALDAS S.A. E.S.P. tiene en operación. Revalorización del Patrimonio. Corresponde al ajuste por inflación del patrimonio; este valor no podrá distribuirse como utilidad de los aportantes hasta tanto se liquide la Empresa. Igualmente se puede capitalizar tal valor, de conformidad con el artículo 36-3 del Estatuto Tributario. Capital Fiscal. Corresponde una parte al valor del lote La Floresta en el Municipio de Villamaría, el cual había sido comprado en años anteriores con aportes del Municipio de Chinchiná y EMPOCALDAS el cual no se encontraba registrado dentro de los activos de la Empresa. La otra parte corresponde a reclasificaciones de la partida revalorización del patrimonio de acuerdo a circular emanada de la Contaduría General de la Nación. Superávit por Donaciones. Corresponde a dos franjas de terrenos donadas por particulares de Chinchiná en años anteriores. 12. Ingresos Operacionales La sociedad presenta unos ingresos por prestación de los servicios de Acueducto y Alcantarillado para el mes de Septiembre 2015, de $21.656 millones frente a $21.311 millones del año anterior. 13. Gastos de Administración En este grupo están contenidos los egresos correspondientes a los servicios personales de los Empleados de EMPOCALDAS de Manizales y Secciónales que realizan actividades de apoyo en la prestación de los servicios; gastos generales en los que incurrió la sociedad con el fin de cumplir su objeto social; depreciaciones por el uso de los bienes con los cuales EMPOCALDAS S.A. E.S.P. realiza su actividad comercial. 14. Costos de Producción y Comercialización Muestra el valor acumulado de los insumos utilizados en el año de para la potabilización del agua y para garantizar la adecuada prestación de los servicios.

24

N

INFORMEI

15. Utilidad Operacional La utilidad operacional para junio de 2015 fue de $2.523.905 millones comparada con $1.301.207 millones en el año anterior. 16. Ingresos no Operacionales La Empresa recibió $422.745 millones de pesos respecto al año anterior que fue de $87.593 millones. GRÁFICOS COMPORTAMIENTO ACTIVIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL A SEP-2015 (Cifras expresadas en miles de pesos)

Ingresos Operacionales 21.656.056 21.311.980

19.678.613 19.351.936

Sep´12

Sep´13

Sep´14

Sep´15

Costo de Ventas y Operación 13.735.977 13.621.345

13.210.426

12.874.904

Sep´12

Sep´13

Sep´14

25

Sep´15

N

INFORMEI

Gastos Operacionales de Administracion 5.689.689

4.393.304

4.442.173

Sep´12

Sep´13

4.452.270

Sep´14

Sep´15

Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones 686.307

195.990 110.674 54.871

Sep´12

Sep´13

Sep´14

Sep´15

Excedente (Deficiit) Operacional 2.896.134 1.887.738

1.971.143

Sep´12

Sep´13

1.775.640

Sep´14

26

Sep´15

N

INFORMEI

Excedente(Deficit) Del Ejercicio 2.523.905 1.939.581 1.559.749 1.301.207

Sep´12

Sep´13

Sep´14

Sep´15

Detalle Gastos de Administración

Sep´12 Sep´13 Sep´14 Sep´15

Sueldos Y Salarios 1.819.867 2.130.937 2.089.332 2.236.476

Aportes Sobre La Nomina 433.907 421.824 355.711 351.744

27

Otros Gastos 2.139.530 1.889.412 3.244.646 1.864.050

N

INFORMEI

Total Activo 119.852.763 119.550.426 119.414.264 119.085.175

Sep´12

Sep´13

Sep´14

Sep´15

11.258.542

11.745.497

Sep´14

Sep´15

Total Pasivo

14.924.354 12.817.994

Sep´12

Sep´13

Total Patrimonio 108.291.884

108.107.266

106.267.181

104.489.910

Sep´12

Sep´13

Sep´14

28

Sep´15

N

INFORMEI

Razón Corriente 1,50 1,34

1,11 1,02 1,00

0,78

0,50 Sep´12

Sep´13

Sep´14

Sep´15

EMPOCALDAS S.A. E.S.P. por cada peso que debe, tiene $0,34 para pagar o respaldar compromisos a corto plazo.

2.2 Gestión Presupuesto 2.2.1 Descripción del Proceso. La sección Presupuesto de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. tiene como finalidad realizar un manejo adecuado de todas las transacciones presupuestales, bajo los parámetros legales establecidos, aplicables a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, buscando siempre el equilibrio presupuestal para la Entidad. CUADRO RESÚMEN INGRESOS 2015 (Oct-31) CONCEPTO PROGRAMADO RECAUDADO DISPONIBILIDAD 1.083.252.851 1.083.252.851 INICIAL INGRESOS 32.558.193.524 24.405.570.000 CORRIENTES INGRESOS DE 10.025.002.000 10.022.400.000 CAPITAL

% EJECUCIÓN 100.0 74.96 99.97

CUADRO RESÚMEN GASTOS 2015 (Oct-31) CONCEPTO PROGRAMADO REG. PPTAL. FUNCIONAMIENTO 17.897.331.592 15.220.414.587 OPERACIÓN 4.930.689.692 3.828.821.523 INVERSIÓN 18.369.768.229 12.043.283.764 DEUDA 2.068.658.862

29

EJECUCIÓN 85.04% 77.65% 65.56% 100.0%

N

INFORMEI

PRESUPUESTO INGRESOS A OCTUBRE 2015 100,00%

1.083.252.851

74,96%

99,97%

24.405.570.003 10.022.400.059 % EJECUCION RECAUDOS

1.083.252.851

DISPONIBILIDAD INICIAL

32.558.193.524

INGRESOS CORRIENTES

10.025.002.000

PROGRAMADO

INGRESOS CAPITAL

GASTO APROBADO vs COMPROMISOS A OCTUBRE 2015 18.369.768.229 20.000.000.00017.897.331.592 18.000.000.000 100,00% 16.000.000.00015.220.414.587 77,65% 14.000.000.000 65,56% 85,04% 12.000.000.000 10.000.000.000 12.043.283.764 8.000.000.000 4.930.689.692 2.068.658.862 6.000.000.000 3.828.821.523 4.000.000.000 [VALOR] 2.000.000.000 0 0,…

PROGRAMADO

VALOR RP

30

120,00% 100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 400.000.000 0 0,00%

% EJECUCION

N

INFORMEI

SUPERAVIT O DEFICIT PRESUPUESTAL A OCTUBRE-2015

[VALOR] 33.161.178.736 35.511.222.913

INGRESOS EJECUTADOS

GASTOS COMPROMETIDOS

SUPERAVIT O DEFICIT  Ver en CD anexo información sobre: 5.3 Actos de Aprobación y Modificación Presupuesto 2015 5.4 Ejecución Presupuestal a Septiembre 30 5.5 Gráficos Ejecución Presupuestal a Octubre 31 2.3 Gestión Tesorería 2.3.1 Descripción del Proceso El manejo de la tesorería se concentra en garantizar el pago de todas las obligaciones de la Empresa dando prioridad a los compromisos laborares, pago de impuestos, servicios públicos, obligaciones financieras e insumos químicos. Una vez cubiertos estos compromisos y de acuerdo con el comportamiento de los ingresos, se procura cubrir el resto de obligaciones con los diferentes contratistas y proveedores de materiales y servicios. Es de destacar la mejora ostensible en la oportunidad de los pagos a proveedores internos, externos y contratistas lo cual ha repercutido en la buena imagen de la Empresa. TOTAL SALDO BANCOS (Oct-31) FONDOS COMUNES+FONDOS DESTINACIÓN ESPECÍFICA+FIDUCOLOMBIA  Ver en CD anexo información sobre: 5.6 Saldo en Bancos a Octubre 31 5.7 Informe Ejecutivo Tesorería 2015

31

$3.193.710.000

N

INFORMEI Capítulo 3 GESTIÓN COMERCIAL

3.1 Suscriptores Años 2014-2015 ACUEDUCTO ESTRATO 1 2 3 4 5 6 USO CCIAL. USO INDUST. USO OFICIAL TOTAL

ALCANTARILLADO

TOTAL 2014 16.360 35.145 22.185 2.799 510 24 47 6.388 895 84.353

TOTAL 2015 17.226 35.769 22.505 2.859 517 24 30 6.522 917 86.369

TOTAL 2014 12.400 30.806 20.868 2.139 179 0 32 5.354 696 72.474

ESTRATO 1 2 3 4 5 6 USO CCIAL. USO INDUST. USO OFICIAL TOTAL

Incremento = 2.39%

TOTAL 2015 13.243 31.312 21.146 2.163 182 0 13 5.428 697 74.184

Incremento = 2.36%

3.2 Suscriptores Acueducto

AÑO 2014 2015*

E-1

E-2

E-3

E-4

E-5

E-6

UI

UC

UO

TOTAL

INCR.

16.360 17.197

35.145 35.715

22.185 22.478

2.799 2.858

510 517

24 24

47 30

6.388 6.474

895 915

84.353 86.208

1.855

*Datos a Septiembre 30

3.3 Suscriptores Alcantarillado AÑO 2014 2015*

E-1

E-2

E-3

E-4

E-5

E-6

UI

UC

UO

TOTAL

INCR.

12.400 13.219

30.806 31.277

20.868 21.111

2.139 2.165

179 182

0 0

32 14

5.354 5.393

696 696

72.474 74.057

6.058

*Datos a Septiembre 30

E-1: Estrato 1 E-5: Estrato 5 UO: Uso Oficial

E-2: Estrato 2 E-6: Estrato 6

E-3: Estrato 3 UI: Uso Industrial

E-4: Estrato 4 UC: Uso Comercial

 Ver en CD anexo información sobre: 6.2-6.3 Suscriptores por Servicio-Estrato-Uso a Septiembre 30-2015 3.4 Incremento m3 Facturados Período Enero a Octubre 2014 - 2015 Aumento M3 Facturados = 559.330 (4.75%)

32

N

INFORMEI

3.5 Gestión Cartera

CARTERA OCTUBRE 2015

0% 0% 0%

0% 0%

1% 1% 1%

1%

TOTAL

$3.095.654.876

0% 0%

MD=0

0%

MD=1

5%

MD=2

3%

MD=3

3%

MD=4

1%

MD=5

3%

MD=6 MD=7 MD=8 9%

MD=9 MD=10 MD=11 MD=12

NO VENCIDA $2.197.914.962

MD`=13 71%

MD = 1 - 30 Días $278.608.939

MD`=14 MD`=15 MD`=16

MD > 1 = 30 Días $619.130.975

MD`=17 MD`>18

 Ver en CD anexo información sobre: 6.5 Gestión Cartera Agosto-septiembre-Octubre 2015 por Seccional-UsuarioAcueducto- Alcantarillado

33

N

INFORMEI Capítulo 4 GESTIÓN HUMANA

El área de Gestión Humana para EMPOCALDAS S.A E.S.P., se ha convertido en un proceso de apoyo gerencial muy importante para el manejo de las relaciones laborales, el fortalecimiento de la cultura organizacional y la promoción de un buen clima laboral No. EMPLEOS POR NIVEL JERÁRQUICO 2 1 49 94 110 256

NIVEL Directivo Asesor Profesional Técnico Asistencial TOTAL

TRABAJADORES OFICIALES 220

SERVIDORES CON FUERO SINDICAL 12

VACANTES DEFINITIVAS 0 0 1 6 7

COSTO TOTAL DE LA NÓMINA $7.651.633.367

Esquema Vinculación Trabajadores Empleados públicos

46

Trabajadores Oficiales

217

Total Servidores Públicos

263

Vacantes a la Fecha DENOMINACIÓN DEL CARGO

Promotor desarrollo de la comunidad Operador de planta Ingeniero Zona Inspector Electromecánico

34

# 1 1 1 1 1 1 1

Seccional Manizales Aguadas Arauca Riosucio Marulanda Anserma La Dorada

N

INFORMEI Planta Ocupada por Cargos DENOMINACIÓN DEL CARGO

NUMERO

GERENTE

1

SECRETARIO GENERAL

1

JEFE CONTROL INTERNO

1

ADMINISTRADORES

23

INGENIERO DE ZONA

1

JEFE DE SECCIÓN

10

JEFE DEPARTAMENTO

4

PROFESIONAL UNIDAD JURÍDICA

1

ANALISTA DE COSTOS

1

JEFE OFICINA PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

1

COORDINADOR DE ACUEDUCTO Y SANEAMIENTO HÍDRICO

1

COORDINADOR GESTIÓN AMBIENTAL Y RECURSOS NATURALES

1

COORDINADORA DE PROCESOS

1

COORDINADORA GESTIÓN DE CALIDAD

1

ASISTENTE DEPTO. ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

1

ASISTENTE DE NOMINA

1

ASISTENTE DE PLANTAS

1

PROMOTORA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1

TRABAJADOR DE MANTENIMIENTO

77

AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECCIONAL AUXILIARES AUXILIAR OFICINA P.Q.R.

10 20 2

MENSAJERO SERVICIOS GENERALES CELADOR OPERADOR PTAR INSPECTOR CONDUCTOR OPERADOR EQUIPO SUCCIÓN CONDUCTOR INSPECTOR AGUA NO CONTABILIZADA

1 1 1 1 2 1

INSPECTOR CONDUCTOR CÁMARA DE VIDEO

1

INSPECTOR DE REDES SECCIONAL

2

INSPECTOR ELECTROMECÁNICO

1

INSPECTOR ELECTRÓNICO OPERADOR DE BOMBEO OPERADOR DE PLANTA DE TRATAMIENTO

1 7 71

SUPERVISOR ADMINISTRATIVO SECCIONAL

2

SUPERVISOR ADMINISTRATIVO SUPERVISOR COMERCIAL TOTAL PLANTA OCUPADA TOTAL VACANTES TOTAL PLANTA APROBADA

1 2 256 7 263

35

N

INFORMEI

Actividades Institucionales. Día de la Secretaria Día del Hombre Día del Padre Capacitaciones Vacaciones Recreativas Salud Ocupacional

Día de la Mujer Día de la Madre Semana Salud Ocupacional Juegos Interadministrativos Gobernación Taller Preparación Retiro Laboral

Servidores Públicos próximos a pensionarse: 26 Sustitución Pensional. En el momento EMPOCALDAS S.A. E.S.P. cuenta con una sustitución pensional la cual asciende al mínimo legal vigente. Valor Cesantías adeudadas a Octubre 30-2015 = $416.268.761  Ver en CD anexo información sobre: 7.1 Informe Gestión Humana 7.2 Relación Personal

36

N

INFORMEI Capítulo 5 GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Sistema de Información para el manejo de archivo y gestión documental. Se adquirió el software ADMIARCHI. El acta de inicio fue suscrita el 4 de agosto de 2015. Esta solución tecnológica contribuye a mejorar los procesos y la cultura organizacional de la Empresa en cuanto a la organización documental, además de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 (ley general de archivos). Es una solución de archivo y gestión documental que permite a las empresas mejorar el control de sus documentos, disminuir costos de papel, requerir menos espacio de almacenamiento y realizar una gestión centralizada con acceso a consulta local y remota debidamente controlada. ADMIARCHI proporciona una solución para la captura, almacenamiento digital y consulta del contenido de los documentos. Facilita la definición y aplicación de las Tablas de Retención Documental para las transferencias entre el Archivo de Gestión, Central e Histórico. Cuenta además con un módulo de gestión documental que permite la elaboración estandarizada de los documentos, control de revisiones, aprobaciones, distribución y consulta. También incluye funcionalidades para realizar la recepción, radicación y distribución desde la Ventanilla Única.

 Ver en CD anexo información sobre: 8.1 Gestión documental y Archivo/Inventario Documental

37

N

INFORMEI Capítulo 6 GESTIÓN GOBIERNO EN LÍNEA Y TIC Gestión de Tecnologías de Información INFRAESTRUCTURA HARDWARE DE PROCESAMIENTO DESCRIPCIÓN

CANT.

Servidores Portátiles Computador Escritorio Sede Central Computador Escritorio Seccionales Dispositivos Móviles

3 18 82 82 84

INFRAESTRUCTURA PERIFERICOS DESCRIPCIÓN

CANT.

Impresoras* Scanner Fotocopiadoras* Plotter Fax Cámaras Teléfonos Sede Central

68 1 1 1 24 5 60

*Tercerizadas con el proveedor

INFRAESTRUCTURA SOFTWARE DESCRIPCIÓN

CANT.

Licencias Sistema Operativo Licencias Ofimática Otras Licencias

409 239 541

APLICATIVOS ADQUIRIDOS

NOMBRE ANTARES (software apoyo) FORTUNER (software apoyo SOLÍN (software misional)

USO Nómina Inventarios-Cartera-CxP-Bancos Contabilidad-Compras Cartera-PQR-Tarifas-Catastro Suscriptores-Lectura MedidoresProceso Crítica-FacturaciónRecaudos-Interfaz Sistema Fcro.

ADMIARCHI (software estratégico)

Gestión Documental

38

N

INFORMEI

Infraestructura Comunicaciones (Centro de Datos). • Cableado estructurado de UTP Categoría 5E con 58 puntos de red de datos • Cableado estructurado de UTP Categoría 6A certificado con 37 puntos de red de datos • Cableado eléctrico regulado. • 1 rack de datos y voz • 1 rack de Servidores • 1Switche Cisco POE SG500X de 24 puertos 10/100/1000 Mbps • 1Switche Cisco POE SG500 de 28 puertos 10/100/1000 Mbps • 1 Switche Cisco POE SG500X de de 48 puertos 10/10/1000 Mbps • 1 Switche Cisco de 48 puertos 10/10/1000 Mbps • 5 Router Wireless Cisco (conexión Inalámbrica red) • 2 UPS MATRIX 5 KVA • 1 UPS APC 10 KVA • 1 Planta telefónica Panasonic TDE-200 Hibrida Conectividad de Datos e Internet El contratista INTERLANS S.A.S. es el encargado de mantener en buen estado de funcionamiento la red corporativa de EMPOCALDAS S.A. E.S.P. en Manizales y en cada una de las Seccionales los equipos necesarios que garanticen los anchos de banda, servicios y tecnología de comunicaciones. Página Web: empocaldas.com.co Correo Institucional: [email protected] Proveedor que tiene alojada la página: colombiahosting En el portal de la página se pueden identificar los siguientes links: • Inicio: ….., Misión, Visión, Objetivos • Información Institucional: Informes de Gestión, Indicadores de Gestión, Documentos de Interés ..., • Contratación: Los procesos que se encuentran para su licitación y adjudicación y el record de los años anteriores. • Información para el ciudadano: Preguntas frecuentes, Atención al Usuario, Consulta de la Factura en línea • Contacto: Directorio de las Seccionales, Directorio de Dependencias, Escríbale al Gerente Sitios de Interés Se tiene un sitio de Interés donde se publican: • Avisos • Notificaciones • Información de Procesos que adelanta la empresa  Ver en CD anexo información sobre: 9.1 Inventario Herramientas Tecnológicas 9.2 Proceso Tecnologías de Información

39

N

INFORMEI Capítulo 7 GESTIÓN PLAN ESTRATÉGICO

EMPOCALDAS S.A. E.S.P. no maneja banco de proyectos; se tienen como programas macro Plan de Acción, Plan de Inversiones, Plan Estratégico. 7.1 Procesos Misionales 7.1.1 Servicio Acueducto y Alcantarillado ESTUDIOS Y PROYECTOS 2015 COORDINACION ACUEDUCTO PROYECTO ESTADO Construcción de Estructuras en las Bocatomas que permitan el Control y Aforo del caudal captado. Proyecto de investigación para la optimización de la sectorización hidráulica de las redes de acueducto de Chinchiná y Salamina. Proyecto Conducción a Parcelación Las Margaritas en El Palo-Cambia entre Risaralda y Arauca. Proyecto Conducción a Escuela Vereda El Palo y a sector calle larga en El PaloCambia entre Risaralda y Arauca. Estudio de factibilidad para el suministro de agua a la Vereda Banderas en Risaralda. Proyecto Conducción a Hacienda La Laguna en Arma Proyecto Conducción por Bombeo para la Zona Sur de Chinchiná. Proyecto Conducción al sector de Curazao entre Palestina y Chinchiná. Proyecto Conducción a Vereda Soria y La Esperanza en zona rural de Risaralda.

OBSERVACION

En Ejecución

Elaborado y Presentado Elaborado con Diseño y Presupuesto Elaborado con Diseño y Presupuesto Elaborado con Diseño y Presupuesto Elaborado con Diseño y Presupuesto En Elaboración En Elaboración En Elaboración

40

Proyecto para el SGR presentado junto con la empresa Aguas de Manizales S.A. E.S.P. y la Universidad Nacional de Colombia.

N

INFORMEI

7.1.2 Disponibilidades de Servicios y Redes Recibidas: Durante el año 2015 se han expedido 77 certificados de disponibilidad de servicios correspondientes a unos 5.180 potenciales nuevos usuarios. Se han recibido para su administración, operación y mantenimiento las redes de acueducto y alcantarillado de 4 proyectos a saber: SECCIONAL ANSERMA CHINCHINA LA DORADA PALESTINA

PROYECTO Urbanización Villa Esperanza Barrio Nuevo Horizontes Proyecto de Viviendas Gratis Ciudadela XVI de Julio Urbanización Los Nogales Asociación de Vivienda

7.1.3 Indicadores

41

N

INFORMEI

Índice de Agua Suministrada por Suscriptor Facturado

56,0

43,1

32,3

25,3 22,6

23,3

ISUF

VITERBO

VICTORIA

MARMAMTO

ARAUCA

KILOMETRO 41

LA DORADA

14,3

GUARINOCITO

60,0 55,0 50,0 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0

Lim_caliente (25)

ISUF CLIMA FRÍO ISUF

Lim_frio (22)

35,0 25,0

31,5

31,4

30,0 22,3

20,6

22,8

21,7

20,0 15,0

14,3

14,3

16,9

16,5

13,3

10,0

17,6

16,2 11,6

8,8

5,0

14,3

14,3

42

SUPIA

SAN JOSE

SAMANA

SALAMINA

RISARALDA

RIOSUCIO

PALESTINA

NEIRA

MARULANDA

MARQUETALIA

MANZANARES

FILADELFIA

CHINCHINA

BELALCAZAR

ARMA

ANSERMA

AGUADAS

0,0

N

INFORMEI Índice de Consumo de Agua Facturada

ICUF CLIMA CALIENTE 28,00

Rango caliente (23,9-25,8)

26,00 24,00 22,00 20,00

19,79

18,62

18,00

16,91

16,00 14,00 12,00 10,00

13,22 11,38

10,61 8,73

8,00 6,00 4,00 2,00

VITERBO

VICTORIA

MARMAMTO

LA DORADA

KILOMETRO 41

ARAUCA

GUARINOCITO

0,00

ICUF CLIMA FRIO Rango frio (16,6-19,8)

22,00 20,00 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00

17,79

9,87

9,51 9,74

7,96 7,78 8,52

7,56

12,40

11,39 11,32 9,40 7,15

8,20

9,26

8,27

43

SUPIA

SAN JOSE

SAMANA

SALAMINA

RISARALDA

RIOSUCIO

PALESTINA

NEIRA

MARULANDA

MARQUETALIA

MANZANARES

FILADELFIA

CHINCHINA

BELALCAZAR

ARMA

ANSERMA

AGUADAS

4,53

N

INFORMEI

7.1.4 Cobertura Servicios a Diciembre 2014 COBERTURA A DICIEMBRE DE 2014 * MUNICIPIO

% ACUEDUCTO

% ALCANTARILLADO

AGUADAS

100,00

98,11

ANSERMA

99,96

96,77

ARAUCA

96,32

96,23

ARMA

91,02

83,01

BELALCAZAR CHINCHINA

100,00

91,62

96,94

93,84

FILADELFIA

98,56

100,00

GUARINOCITO

100,00

0,00

KILOMETRO 41 LA DORADA

100,00

93,51

95,65

92,11

MANZANARES

97,12

82,04

MARMATO

66,30

34,71

MARQUETALIA

100,00

98,50

MARULANDA

100,00

97,86

NEIRA PALESTINA

100,00

100,00

100,00

97,67

RIOSUCIO

99,45

98,98

RISARALDA

100,00

97,63

SALAMINA

98,46

95,40

SAN JOSE

100,00

100,00

SAMANA

98,52

79,96

SUPIA

99,08

86,80

VITERBO

100,00

100,00

VICTORIA Promedio Total Empocaldas S.A E.S.P

93,14

93,87

97,11

91,68

Datos obtenidos Numero de usuarios del servicio de acueducto y alcantarillado Total de viviendas que cuentan con el servicio

*La cobertura se cuantifica cada año.

44

N

INFORMEI

7.1.5 Continuidad Servicios Año 2014-2015 (enero-julio) CONTINUIDAD AÑO 2014

Seccional

CONTINUIDAD AÑO 2015

Índice de Continuidad % META ≥ 95%

Seccional

Promedio anual Seccional Año

Promedio Ene – Jul 2015

Aguadas

99,44%

Aguadas

Anserma

99,70%

Anserma

Arauca

99,01%

Arauca

Arma

99,81%

Arma

Belalcázar

99,61%

Belalcázar

Chinchiná

99,76%

Chinchiná

Filadelfia

99,89%

Filadelfia

Kilometro 41

98,61%

Kilometro 41

Guarinocito

98,97%

Guarinocito

La Dorada

97,20%

La Dorada

Marmato

98,65%

Marmato

Manzanares

99,80%

Manzanares

Marquetalia

99,87%

Marquetalia

Marulanda

99,84%

Marulanda

Neira

99,40%

Neira

Palestina

99,92%

Palestina

Riosucio

91,53%

Riosucio

Risaralda

99,83%

Risaralda

Salamina

99,93%

Salamina

Samaná

99,90%

Samaná

San José

99,79%

San José

Supía

99,91%

Supía

Victoria

99,93%

Victoria

Viterbo

99,89%

Viterbo

Promedio

Índice de Continuidad % META ≥ 95%

99,17%

Promedio

45

99,5% 99,8% 99,2% 98,7% 99,3% 99,6% 99,6% 98,6% 99,7% 98,4% 99,2% 99,9% 99,9% 100,0% 99,5% 99,9% 99,9% 99,9% 99,6% 99,8% 99,8% 99,8% 99,9% 99,8% 99,6%

N

INFORMEI

7.1.6 Índice de Riesgo Calidad del Agua -IRCA-

INDICE DE RIESGO DE CALIDAD DE AGUA IRCA AÑO 2014 AÑO 2015 SECCIONAL Promedio Promedio Aguadas

0,0

0,0

Anserma

0,3

0,0

Arauca

0,0

0,0

Arma

3,3

0,0

Belalcázar

0,0

0,0

Chinchiná – Los Cuervos

0,2

0,0

Chinchiná – Campoalegre

0,3

0,0

Filadelfia

0,0

0,0

La Dorada

0,7

0,0

Manzanares

1,9

0,0

Marmato

0,0

0,0

Marquetalia

0,0

0,0

Marulanda

1,3

0,0

Neira

0,8

0,0

palestina

0,0

0,0

Riosucio

2,1

0,0

Risaralda

2,3

0,0

Salamina

0,3

0,0

Samaná

0,8

0,0

San José

0,0

0,0

Supía

1,9

0,0

Victoria

1,8

0,0

Viterbo

0,4

0,0

FUENTE: DIRECCIÓN TERRITORIAL DE SALUD DE CALDAS

NOTA: El índice se establece al término de cada vigencia.

46

N

INFORMEI

7.1.7 Porcentaje Pérdidas Agua Trimestre Julio-Agosto-Septiembre

PERDIDAS PORCENTAJE MES DE JULIO DE 2015

PERDIDAS PORCENTAJE MES DE AGOSTO 2015

PERDIDAS PORCENTAJE MES DE SEPTIEMBRE 2015

AGUADAS

51,07

51,00

38,47

ANSERMA

47,48

45,41

37,97

ARAUCA

19,89

16,08

9,44

ARMA

79,52

75,85

81,48

BELALCAZAR

34,00

19,41

28,34

CHINCHINA CA-CV

26,84

30,62

19,46

FILADELFIA

53,94

38,52

44,79

GUARINOCITO

37,76

37,60

47,24

KILOMETRO 41

47,30

44,12

43,73

LA DORADA

44,48

39,95

40,93

MANZANARES

45,22

52,29

45,42

MARMATO

63,55

62,85

55,77

MARQUETALIA

37,99

33,30

34,88

MARULANDA

49,10

45,68

37,14

NEIRA

38,27

32,75

26,13

PALESTINA

40,25

44,54

29,27

RIOSUCIO

42,73

39,21

25,78

RISARALDA

34,00

31,39

33,73

SALAMINA

36,06

27,00

21,36

SAMANA

41,55

38,52

28,54

SAN JOSE

42,03

40,15

41,32

SUPIA

57,16

51,61

55,42

VICTORIA

50,38

45,17

48,21

VITERBO

55,97

50,18

47,05

PROMEDIO

44,86

41,38

38,41

SECCIONAL

47

N

INFORMEI Gráfico Representativo Porcentaje Pérdidas Agua 90

80

70

60

50

40

30

20

10

0

 Ver en CD anexo información sobre: 10 Gestión Departamento Planeación y Proyectos 10.1 Indicadores 10.2 Informe Comparado 2014-2015 10.3 Plan Acción 2015 10.4 Plan Estratégico 2012-2015 (Doc. Word) 10.5 Plan Estratégico 2012-2015 (Doc. Power point) 10.6 Plan de Inversiones 2015-Seguimiento Tercer Trimestre 11 Gestión Departamento Operación y Mantenimiento/Informe

48

N

INFORMEI Capítulo 8 GESTIÓN PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS 2014 - 2015

EMPOCALDAS S.A. E.S.P. cuenta con una oficina principal DE PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS en la Sede Central; en cada una de las Oficinas Seccionales de los municipios se hace recepción a las Peticiones, Quejas y Recursos de acuerdo a lo ordenado por la Ley 142 de 1994. 8.1 Proceso de Atención al Cliente. El equipo encargado de gestionar las peticiones, quejas y reclamos atiende a los usuarios en temas relacionados con la prestación de los servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado, en lo referente a trámites, fallas técnicas, facturación, reposición de redes domiciliarias, cambio de medidores, cobro de tarifas, recuperar el servicio dejado de facturar al usuario con el fin de cobrar el consumo real de acueducto y alcantarillado, dando soluciones adecuadas y respondiendo dentro de los términos de ley.

8.2 Total PQR Julio 2014 - Julio 2015 AÑO 2014 PETICIONES QUEJAS RECURSOS TOTAL PQR % PETICIONES % RECLAMACION

TOTAL PQR SECCIONALES 9.905 1.346 21 11.251 88% 12%

TOTAL PQR COMPARATIVO SECCIONALES -1890 PETICIONES 8.015 290 QUEJAS 1.636 10 RECURSOS 31 -1600 TOTAL PQR 9.651 -5% % PETICIONES 83% % 17% 5% RECLAMACION AÑO 2015

49

N

INFORMEI

8.3 Indicador de Quejas Resueltas a Favor del Usuario 2015

# USUARIOS SECCIONALES SECCIONAL

AGUADAS ANSERMA ARAUCA ARMA BELALCAZAR CHINCHINÁ FILADELFIA GUARINOCITO KILÓMETRO 41 LA DORADA MANZANARES MARMATO MARQUETALIA MARULANDA NEIRA PALESTINA RIOSUCIO RISARALDA SALAMINA SAMANÁ SAN JOSÉ SUPÍA VICTORIA VITERBO TOTAL

3.843 6.609 1.565 552 1.503 11.812 1.510 854 509 19.738 2.557 756 2.089 404 3.525 1.794 5.555 2.049 3.759 1.882 838 4.530 1.488 3.793 83.515

# DE QUEJAS # QUEJAS RESUELTAS META 0,5 % RECIBIDAS A FAVOR DEL USUARIO 7 7 1 1 0 12 2 3 1 174 7 0 1 0 11 4 15 5 6 6 1 5 5 1 273

5 5 0 1 0 9 1 2 0 57 5 0 1 0 7 3 12 4 5 5 1 3 4 0 131

0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50% 0,50%

RESULTADO % 0,14 0,08 0,02 0,13 0,00 0,08 0,09 0,25 0,06 0,29 0,18 0,00 0,05 0,07 0,19 0,15 0,22 0,17 0,13 0,27 0,10 0,08 0,25 0,01 0,13

En el cuadro anterior, se puede evidenciar que el Indicador de las reclamaciones a favor del usuario no supera el 0.5% del número de usuarios en cada Municipio, siendo este solo el 0,13% de los mismos.

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8.4 Encuesta del Servicio al Ciudadano - Año 2015 •

1. Con qué frecuencia le interrumpen el suministro de agua?

ENCUESTA DE SERVICIO AL CIUDADANO- AÑO 2015 PREGUNTA 1 10

4

5 9

72

SEMANAL

•

QUINCENAL

MENSUAL

NUNCA

POR DAÑO

2. Califique los siguientes aspectos: ENCUESTA DE SERVICIO AL CIUDADANO- AÑO 2015 PREGUNTA 2 100

92

90

83

80

88 81 74

72

d

e

70 60 50 40 30 20 10 0

a

b

c INDICE DE SATISFACCION

51

META

f

N

INFORMEI •

3. Considera que EMPOCALDAS S.A E.S.P. es una empresa que brinda bienestar a la comunidad?

ENCUESTA DE SERVICIO AL CIUDADANO- AÑO 2015 PREGUNTA 3 4

96

SI

•

NO

4. Conoce los siguientes medios disponibles en la empresa para presentar sus reclamos? ENCUESTA DE SERVICIO AL CIUDADANO - AÑO 2015 PREGUNTA 4

33

9

TELEFONO

42

3

12

CORREO ELECTRÓNICO

PQR

52

LINEA 018000

NINGUNA

N

INFORMEI •

5. Cree usted que la gestión de la gerencia de EMPOCALDAS S.A. E.S.P del último año: ENCUESTA DE SERVICIO AL CIUDADANO- AÑO 2015 PREGUNTA 5

36 59 4

MEJORÓ

DESMEJORÓ

SIGUE IGUAL

ENCUESTA DE SERVICIO AL CIUDADANO COMPARATIVO 100

85

91

86 74

80

87

74

82

56

60 40 20 0

2007

2008

2009

2010

2012

INDICE DE SATISFACCIÓN

53

2013 META

2014

2015

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RESULTADOS OBTENIDOS POR SECCIONAL 120 100 80

97

92 91 91 88 86 86 86 86 86 85 85 82 82 81 80 79 77 76 76 73

60

69 67 45

40 20 0

INDICE DE SATISFACCION

 Ver en CD anexo información sobre: 12 Gestión PQR

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META

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INFORMEI Capítulo 9 GESTIÓN RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIOS  Ver en CD anexo información sobre: 13. Proceso Recursos Físicos e Inventarios Capítulo 10 CONTROL DE LA GESTIÓN

10.1 Rol de la Oficina de Control Interno La función de la Oficina de Control Interno debe ser considerada como un proceso retro alimentador a través de la actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de Administración del Riesgo, Control y Gestión de la Empresa. De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, los principales ROLES que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, dentro de las Entidades públicas se enmarca en cinco tópicos a saber: • • • • •

Valoración y Seguimiento a Riesgos Asesoría y Acompañamiento Evaluación y Seguimiento. Fomento a la Cultura del Control. Relación con entes Externos

Los diferentes roles de la gestión de las Oficinas de Control Interno deben guardar la debida independencia para garantizar la objetividad de sus evaluaciones y seguimientos, por lo tanto no deben hacer parte en los procesos administrativos de la entidad, ni intervenir en el desarrollo de procesos internos. EMPOCALDAS S.A. E.S.P. recientemente actualizó el Nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI: VERSIÓN 2014. A través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, se han establecido las modificaciones al MECI. Aspectos considerados en la implementación y aplicación del nuevo MECI:

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MODULOS(2)

COMPONENTES (6) 1.Talento Humano

2.Direccionamiento estratégico 1.Control de Planeación y Gestión

3. Administración del riesgo.

4.Autoevaluación 2.Control de Evaluación y Institucional Seguimiento 5.Auditoría Interna 6.Planes de Mejoramiento 3.EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACION

ELEMENTOS(13) 1) Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. 2) Desarrollo del Talento Humano. 3)Planes, Programas y Proyectos 4)Modelo de operación por procesos 5)Estructura organizacional 6)Indicadores de gestión 7)Políticas de operación 8)Políticas de administración del riesgo 9)Identificación del riesgo 10)Análisis y valoración del riesgo 11)Autoevaluación de control y Gestión 12)Auditoría Interna 13)Plan de mejoramiento

La Oficina de Control Interno en su revisión verifica el estado de avance y desarrollo de los sistemas, identificando sus fortalezas y debilidades y realizando las recomendaciones para la mejora continua. El fin de este informe es dar a conocer a las diferentes partes interesadas, el estado del sistema, el cual se fundamenta en las políticas y orientaciones fijadas en la Ley 142 de 1994 del Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios y sus modificaciones y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de Caldas. 10.2 Fortalezas De acuerdo con lo previsto en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, la Empresa implementó los ajustes requeridos bajo el nuevo modelo MECI - versión 2014. El Sistema Integrado de Gestión de EMPOCALDAS S.A. E.S.P., se ha implementado con un enfoque por procesos, de acuerdo con lo establecido en las normas de calidad ISO 9001:2008 y NTCGP: 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno-MECI; en cumplimiento de estos estándares se definieron, documentaron y se están aplicando los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, con sus procedimientos e indicadores asociados, evidenciando la secuencia e interacción entre ellos. Este modelo se encuentra documentado en los Manuales de calidad y Planeación de calidad establecidos para la Gestión de EMPOCALDAS S.A. E.S.P., en el que se precisa además de la existencia y funcionamiento los mapas de procesos, mapa de riesgos y la estructura organizacional de la Entidad. Así mismo se ha formulado el Plan Estratégico con una periodicidad de cuatro años (2012-2015), alineados con los planes y programas anuales teniendo en cuenta los

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objetivos institucionales, los requerimientos legales y presupuestales y las necesidades de la población objetivo, estableciendo cronogramas, responsables, metas e indicadores para su ejecución y seguimiento periódico. 10.3 Estado Sistemas de Control A continuación se dan a conocer aspectos relevantes del estado de los Sistemas, con corte a Septiembre 30 de 2015, los que han contribuido a brindar elementos para el funcionamiento de los procesos:

1. Módulo de Control y Planeación

Este módulo se refiere a los componentes y elementos que permiten asegurar razonablemente que durante la planeación y ejecución, se tienen los controles necesarios para su realización. Componentes: Talento Humano-Direccionamiento Estratégico-Administración del Riesgo. Como resultado de las revisiones y diagnósticos realizados para generar un ambiente de control que contribuya a una gestión transparente y efectiva, se definieron de manera participativa la misión, visión, objetivos institucionales y el Código de Ética, los cuales fueron formalizados y socializados a través de diferentes medios de difusión interna; así mismo, se cuenta con elementos que favorecen la gestión del Desarrollo del Talento Humano a través de las políticas, programas y/o planes como: Manual de Funciones, Plan Institucional de Capacitación, Programa de Inducción y Reinducción, Programa de Bienestar Social Anual, Programa de Salud Ocupacional, Sistema de Evaluaciones de Desempeño, encuesta de Clima Organizacional, acordes con el quehacer y dinámica institucional. Se están realizando algunas modificaciones al Manual Funciones y frente al Programa de Salud Ocupacional, se está realizando la migración de la información de la Resolución 1016 de 1989 al nuevo decreto de cumplimiento de julio 31 de 2014, con un plazo de dos años para que la Empresa lo adopte y presupueste los recursos para el desarrollo del mismo. Así como los recursos humanos para desarrollar los programas. Durante el mes de Julio, se realizó la Semana Saludable en la cual se cuenta con valoración médica y de salud ocupacional, charlas informativas sobre accidentes de trabajo, talleres, jornadas deportivas, entre otros temas. EMPOCALDAS S.A. E.S.P. formuló los mapas de riesgos para los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, determinando el contexto estratégico, la identificación, análisis y valoración de los riesgos. Así mismo se realizó el primer seguimiento al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2015, el cual fue subido a la página web de la entidad, de acuerdo con la Guía del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y el Mapa de Riesgos Institucional. En lo relacionado con la Planeación Estratégica para el período 2016-2019, se solicitaron cotizaciones a tres firmas de Consultoría del Nivel Nacional, con el fin de comenzar el proceso antes de culminar el presente año.

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En las reuniones de Empalme con la nueva administración, se ha definido que se solicitará a la Junta Directiva de la empresa, la prórroga del actual Plan Estratégico mínimo por seis (6) meses, mientras llega la nueva administración de la entidad.

2. Módulo de Evaluación y Seguimiento

EMPOCALDAS S.A. E.S.P. cuenta con mecanismos para la recolección y clasificación de la información la cual es canalizada regularmente de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos y como aporte a la mejora en el desarrollo del Talento Humano se tienen establecidos y se han aplicado instrumentos para realizar la medición del clima laboral (encuesta de clima Organizacional), con el fin de establecer oportunidades de mejora en la formulación de políticas y planes asociados a este componente. Adicionalmente y como elemento que contribuye a la retroalimentación del Sistema de Control Interno para la vigencia 2015, se aprobó por parte del señor Gerente el PROGRAMA DE AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO, a realizarse a partir del mes de Abril del presente año a los diferentes procesos misionales y de apoyo de la Empresa por parte de los responsables de la Oficina de Control Interno de Gestión. Así mismo y con el fin de dar cumplimiento al Programa de Auditorías, en el mes de Abril se realizaron dos Auditorías a la Secretaría General (contestación de demandas y pago de indemnizaciones de perjuicios). A la fecha se han realizado 21 auditorías de Control Interno de 25 programadas, 12 de ellas en la Sede Central, lo cual presentó un avance del 84% durante esta vigencia. Se espera cumplir a cabalidad el Plan de Auditorías de 2015. Como resultado de los informes de ésta auditorías, se ha formulado un plan de mejoramiento para éstas seccionales, los cuales seguramente contribuirán al mejoramiento continuo de la gestión organizacional, con la implementación de las acciones de mejora pertinentes. La Oficina de control Interno, viene participando activamente en los Comités de Conciliación, Juntas Directivas y los Comités Directivos donde participa con voz, pero sin voto; ejerciendo de esta manera una de las funciones básicas como es la de asesorar y acompañar a la Alta dirección de la Empresa. Igualmente en su rol asesor, la Oficina de Control Interno viene asesorando la elaboración del Mapa de Riesgos, dado que el plan anterior tenía una vigencia hasta el 31 de Julio del presente año. Finalmente la Oficina de Control Interno, ha sido nombrada como Coordinadora del Proceso de Empalme con la nueva administración departamental, lográndose la entrega del ACTA FINAL DE EMPALME y los documentos soporte.

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3. Eje Transversal de Información y Comunicación

Para la administración y procesamiento de la información misional y de apoyo, la Empresa utiliza sistemas de información y herramientas tecnológicas realizando los mantenimientos y actualizaciones necesarias en la Sede Central y en las 24 Seccionales. El elemento de Información cuenta con mecanismos diseñados y funcionando para la recepción de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía y se han formulado acciones para fortalecer el análisis y clasificación de la información para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de los procesos institucionales. Igualmente, se cuenta con el proceso documentado para gestionar la información en la Entidad y se tiene definida la información que ingresa, que se genera y que se produce en los diferentes procesos. Se definieron las Tablas de Retención Documental como elemento de administración documental. Así mismo, se cuenta con diferentes canales internos y externos de comunicación que permiten y facilitan la interacción con los usuarios y la difusión de la información relevante para la ciudadanía, como: Para la comunicación interna:  Se cuenta con diversos medios como: página web, Intranet, correo electrónico, redes sociales establecidas (Spark, Skype, Facebook, etc.).  Tablas de retención documental, de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000.  Se adquirió el Software ADMIARCHI, el cual permitirá no solo el cumplimiento de la Ley General de Archivo, sino la eficiencia y eficacia en el manejo de toda la documentación entrante y saliente a la entidad.  Se cuenta con una unidad de red, establecida para el fácil acceso a documentos y formatos de los diferentes procesos, de todos los funcionarios de la organización.  Existen además software de apoyo a la gestión administrativa como FORTUNER, para el manejo de los temas financieros, de presupuesto, inventarios y cartera entre otros. Además se tiene el Software Comercial “SOLIN” encargado de la facturación, lectura y crítica. Para la comunicación externa:  Acceso a la página web: www.empocaldas.com.co  Contamos con 24 oficinas de atención al usuario, línea de atención al usuario, página web etc. En la actualidad se adelanta el tema de gobierno en línea de acuerdo al Decreto 962 de 2005 y el Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014. La entidad además conformó legalmente el Comité de Gobierno en Línea (Resolución 0379 del 5 de Noviembre de 2014).  Audiencias públicas de rendición de cuentas.  Informes de gestión  Se realiza con una periodicidad anual las encuestas de satisfacción al cliente externo. Edición y Compilación: John Jairo Giraldo V., Contratista.

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