 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

INFORME DE GESTIÓN Superintendencia de Notariado y Registro

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

CONSEJO DIRECTIVO AÑO 2014 ALFONSO GÓMEZ MÉNDEZ MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO MAURICIO PERFETTI DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ESTADÍSTICA - DANE JUAN ANTONIO NIETO DIRECTOR INSTITUTO NACIONAL AGUSTÍN CODAZZI - IGAC JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

EQUIPO DIRECTIVO JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO MARÍA EMMA OROZCO ESPINOSA SECRETARIA GENERAL ARCHIBALDO JOSÉ VILLANUEVA PERRUELO SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS MARIA VICTORIA ALVAREZ BUILES SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

JAIRO ALONSO MESA GUERRA SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN, RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS NÉSTOR RAÚL SÁNCHEZ ESPITIA DIRECTOR DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS CARLOS AUGUSTO PRIETO LEÓN DIRECTOR DESARROLLO REGISTRAL SERGIO AGÓN MARTÍNEZ

ENERO DE 2015

DIRECTOR DE GESTIÓN NOTARIAL OSCAR ANÍBAL LUNA OLIVERA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

DIRECTOR FINANCIERO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

JORGE ELIECER DELGADO SALAS DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN LILIANA A. FERNANDEZ MUÑOZ

EQUIPO DE TRABAJO:

DIRECTORA ADMINISTRATIVA MARIA ISABEL ORTEGA SAURITH

ARIEL LEONEL MELO,

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

COORDINADOR GRUPO DE ESTADISTICA

MARCOS JAHER PARRA OVIEDO JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

CLAUDIA JEANNETTE MOGUI CELENO

ELBA LUCIA CORREDOR

HENRY PINILLA HERNANDEZ

JEFE OFICINA DE INFORMÁTICA

NATALI RENDON HUERTAS

DIEGO SALAZAR SAA

LUIS ANTONIO GUTIÉRREZ PEDRAZA

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO KAREN VARÓN LOZANO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

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Contenido PRESENTACIÓN........................................................................................................................................................................ 1 1. MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS DE LA SUPERINTENDENCIA ................................................................................ 4 1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................................................................. 4 1.1.1. GESTIÓN CALIDAD - MECI ............................................................................................................................ 4 1.1.2. GESTIÓN ESTADÍSTICA ................................................................................................................................... 6 1.1.3. GESTIÓN PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ....................................................................................11 1.2. DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES........................................................................................................................17 1.2.1. BOLETINES DE PRENSA .............................................................................................................................17 1.2.1. IMPACTO EN MEDIOS ........................................................................................................................................18 2. MACROPROCESOS MISIONALES DE LA SUPERINTENDENCIA ...................................................................................22 2.1. GESTIÓN REGISTRAL...............................................................................................................................................22 2.1.1. VISITAS GENERALES, ESPECIALES, DE APOYO E INTERVENCIONES A LAS ORIP´S. .............................22 2.1.2. SEGUNDA INSTANCIA REGISTRAL ..................................................................................................................22 2.1.3. INTERRELACIÓN REGISTRO CATASTRO..........................................................................................................22 2.1.4. VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO – VUR ....................................................................................................23 2.1.5. PROYECTO REORGANIZACIÓN DE CÍRCULOS REGISTRALES ............................................................................25 2.2. GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS .......................................................26 2.2.1. PROTECCIÓN PATRIMONIAL A PREDIOS........................................................................................................26 2.2.2. RESTITUCIÓN DE TIERRAS.............................................................................................................................27 2.2.3. FORMALIZACIÓN DE TIERRAS .......................................................................................................................28 2.3. GESTIÓN NOTARIAL ...............................................................................................................................................30 2.3.1. CREACIÓN DE NOTARIAS ..............................................................................................................................30 2.3.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN BIOMÉTRICA .....................................................................................................35 2.3.3. CONCURSO DE NOTARIOS ............................................................................................................................36 2.3.4. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) .........37 2.3.5. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL (VISITAS GENERALES, ESPECIALES) .............39 2.3.6. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL (INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS) ..........39 2.3.7. SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 40 2.4. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO .............................................................................................42 2.4.1. MODELO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO........................................................................................................42 2.5. GESTIÓN FINANCIERA.............................................................................................................................................43 2.5.1. BANCARIZACIÓN CONTROL Y ASEGURAMIENTO AL RECAUDO. .....................................................................43 2.5.2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ......................................................................................................................48 3.1.3. PASIVO PENSIONAL............................................................................................................................................51 3.1.4. RECUPERACIÓN DE LA CARTERA DE VIVIENDA ..............................................................................................52 3.1.5. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN II ..........................................................54 3.1.6. NORMAS INTERNACIONALES NIIF ................................................................................................................54 3.2. GESTIÓN INFORMÁTICA..........................................................................................................................................55 3.2.1. FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ........................................................................55 3.2.2. INTERNET IPV6 ...........................................................................................................................................55 3.2.3. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .....................................56 3.2.4. IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN -RAVEC- ..........................................57 3.2.5. MIGRACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE FOLIO MAGNÉTICO A SIR Y SOPORTAR TÉCNICAMENTE LAS MISMAS. 57 3.2.6. ELABORAR EL MODELO DE GESTION DOCUMENTAL - SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD /SGD DE LA SNR. 58 3.2.7. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA GOBIERNO EN LÍNEA – GEL ..............................................................58

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3.2.8. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES VOIP. .....................................................................59 3.3. GESTIÓN LOGÍSTICA ...............................................................................................................................................59 3.3.1. INFRAESTRUCTURA.......................................................................................................................................59 3.3.2. GESTIÓN DOCUMENTAL...............................................................................................................................61 3.3.3. BIENES MUEBLES INMUEBLES Y SEGUROS ...................................................................................................63 3.3.4. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ......................................................................................................................64 3.3.5. CONTRATACIÓN ...........................................................................................................................................65 3.3.6. CONTROL Y SEGUIMIENTO CONTRACTUAL ...................................................................................................65 3.4. GESTIÓN HUMANA ................................................................................................................................................66 3.4.1. PROTECCIÓN Y SERVICIOS SOCIALES..............................................................................................................66 3.4.2. CALIDAD DE VIDA LABORAL - CLIMA ORGANIZACIONAL ................................................................................67 3.4.3. CULTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................68 3.4.4. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ......................................................................................................70 3.4.5. PLAN ANUAL DE VACANTES .........................................................................................................................76 3.4.6. TEMAS DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO..............................................................................................77 3.5. GESTIÓN JURÍDICA .................................................................................................................................................78 3.5.1. ADMINISTRACIÓN JUDICIAL ..........................................................................................................................78 3.5.2. APOYO JURÍDICO NOTARIAL Y REGISTRAL ....................................................................................................80 3.5.3. SEGUIMIENTO CONCURSO DE REGISTRADORES .............................................................................................80 4. MACROPROCESOS DE SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. ....82 4.2. AUDITORIAS DE CALIDAD .......................................................................................................................................82 4.2 AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN .......................................................................................................................82 4.3. PLANES DE MEJORAMIENTO ...............................................................................................................................82 4.4. AUDITORIAS FINANCIERAS CON ENFOQUE FORENSE...................................................................................83

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PRESENTACIÓN La Superintendencia de Notariado y Registro – SNR –, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, es la entidad encargada de prestar el servicio público de registro de instrumentos públicos al tiempo que lo orienta, vigila, inspecciona y controla al igual que el servicio público notarial. Es importante resaltar que el actual gobierno con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 exigió de esta Entidad apoyo para jalonar la locomotora del sector agropecuario, en especial en lo relacionado con la aplicación de la Ley de Victimas y Restitución de Tierras, que busca restablecer el derecho que sobre sus propiedades perdieron miles de familias que fueron despojadas, en el marco del conflicto armado interno que desde hace varias décadas vive el país. El logro más visible dentro del proceso de Gestión Registral, se obtuvo con el premio a la Alta Gerencia de la Función Pública al reconocimiento de la estrategia de Gobierno para simplificar los trámites y hacer más fácil el registro inmobiliario, por la implementación de la Nueva Reforma al Estatuto Registral (Ley 1579 de 2012) y la implementación de la Ventanilla – VUR. Atendiendo las directrices del Gobierno Nacional, de facilitar el acceso al Servicio Público Notarial, se crearon 23 notarías en diferentes departamentos del país. Se crea el Círculo Registral y la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Apartadó en el Departamento de Antioquia y se modifican los Círculos Registrales de Dabeiba, Frontino y Turbo. La Superintendencia de Notariado y Registro, realizó el 28 de abril de 2014, la Audiencia Pública de rendición de cuentas 2013, conforme a lo establecido en el documento CONPES 3654 de 2010 y el Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011.

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MISIÓN La Superintendencia de Notariado y Registro, como responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza mediante la orientación, inspección, vigilancia y control, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario; así como la actividad notarial. A partir de la innovación y efectividad en sus procesos y calidad de los servicios ofrecidos a nuestros clientes.

VISIÓN En el 2014 la SNR será una institución modelo en la prestación del servicio público registral y en la guarda de la Fe Pública. Líder en el proceso de protección, restitución y formalización para que los colombianos recuperen su tierra, con recurso humano calificado y tecnología de punta.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

CLIENTE/SOCIEDAD/ESTADO    

Posicionamiento de la Imagen Institucional Transparencia. Mejorar el índice de satisfacción al ciudadano / cliente. Generar superávit en el ingreso de los servicios registrales. Proteger, restituir, formalizar, investigar la situación de las tierras de Colombia.

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PROCESOS      

Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales. Mejorar la calidad y la oportunidad de los servicios registrales. Disminuir los tiempos de respuesta de las Quejas y Reclamos. Consolidar el SIG incluyendo todas las Oficinas de Registro. Fortalecer la orientación, Inspección, vigilancia, control, Notarial y Registral. Efectuar la inspección, control y vigilancia de las ORIP’S por Delegada Tierras

FINANCIERO  



Gestionar y garantizar la estabilidad financiera. Gestionar recursos de cooperación internacional para el desarrollo de proyectos. Desarrollar e implementar un sistema de administración de riesgos financieros.

APRENDIZAJE 

  





Desarrollar un programa de capacitación para los servidores públicos enfocando los nuevos retos de la institución. Fortalecer las competencias del talento humano. Desarrollar los procesos de selección a través de concursos. Desarrollar e implementar un sistema de información que soporte la interoperabilidad entre las entidades que tienen competencia en la restitución, formalización y protección de tierras. Diseñar e implementar una estructura organizacional para responder a los nuevos retos de la institución. Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica. Generar soluciones de negocio de valor agregado basados en tecnología.

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1. Macroprocesos Estratégicos de la Superintendencia 1.1.

Direccionamiento Estratégico

1.1.1.

Gestión Calidad - MECI

La Norma Técnica de Calidad Gestión Pública – NTCGP 1000:2009 e ISO 9000:2009 y la Superintendencia de Notariado y Registro - SNR En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 872 de 2003, la Entidad implementa el Sistema de Gestión de la Calidad - SIG, aplicable a la rama ejecutiva del poder público. La orientación de esta norma, promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque, es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales, que forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción. Este enfoque permite mejorar la satisfacción de los clientes y el desempeño de las entidades, circunstancia que debe ser la principal motivación para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad y no simplemente la certificación con una norma, la cual debe verse como un reconocimiento, pero nunca como un fin. La Superintendencia de Notariado y Registro, durante la vigencia 2014, realizó auditorías de calidad a los procesos certificados y a las 35 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos – ORIP del país, junto con las seccionales de los círculos de Medellín y Bucaramanga. Posteriormente, recibió una auditoría, para ampliación, sostenimiento y renovación del Sistema de Gestión de la Calidad por parte del ICONTEC. Como resultado de ésta auditoría, se detectó una No Conformidad (NC) menor afectando el numeral 8.5.3. Acción Preventiva.

Tabla 1 Auditorías realizadas en el proceso de certificación

Ítem Auditorias de Calidad

Cantidad 11

Auditorias de Ampliación

2

Auditorias de Sostenimiento

1

Procesos de Nivel Central Certificados

12

Oficinas de Registro Certificadas

79

Fuente: Grupo de MECI - Calidad

Gráfico 1 Distribución porcentual de la certificación de las ORIP´s

ORIP´s Certificadas 40,93%

ORIP´s No Certificadas 59,07%

Fuente: Grupo de MECI - Calidad Tabla 2 Certificación en los tipos de ORIP´s Tipo de ORIP´s

Cantidad

Principal

35

Seccional

44

Total de ORIP´s certificadas

79

Fuente: Grupo de MECI - Calidad

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Modelo Estándar de Control Interno 2014 La Entidad en cumplimiento del Decreto N° 943 del 21 de Mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI” y en procura del mejoramiento continuo desarrolló las siguientes actividades: Tabla 3 Actividades desarrolladas Implementación nuevo modelo de control Interno 2014 Fase

Actividad Lectura del documento

Conocimiento

Apropiación de los conocimientos Sensibilización a los servidores públicos Identificación de los cambios en el Modelo Diseño del Diagnóstico

Diagnostico

Aplicación del Diagnóstico Análisis del Diagnóstico Identificación de puntos críticos Identificación de victorias tempranas Identificación de actividades a realizar

Planeación De La Actualización

Identificación de los responsables de ejecución de las actividades Definición de fechas de inicio y finales de las actividades

Ejecución Y Seguimiento

Seguimiento de las actividades Realización de correcciones Compilación de los resultados Presentación de los resultados finales

Cierre

Realización de jornadas de actualización Realización del nuevo Diagnóstico Análisis de los resultados del Diagnóstico

Fuente: Grupo de MECI - Calidad

La Superintendencia de Notariado y Registro, adelantó y culminó las etapas del Nuevo Modelo MECI:2014, en cuanto a conocimiento, diagnóstico, planeación de la actualización, ejecución, seguimiento y cierre, alcanzando una meta del 93% en una escala de 100%, catalogada como sobresaliente por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. Actualizar e Implementar el aplicativo ISOLUCION para dar soporte al SIG. Teniendo la información de los procesos en el aplicativo, se realizaron los respectivos ajustes de orden técnico para la puesta en marcha, se impartió capacitación a los facilitadores de calidad, de cada uno de los procesos del Nivel Central sobre el aplicativo en relación con los Módulos de indicadores, MECI, Auditorias, Talento Humano, Mejoramiento y Riesgos. Se validó, la puesta en marcha del aplicativo ISOLUCION de conformidad con los requisitos establecidos, en conjunto con la parte técnica de la SNR y la firma designada. La parametrización se adelantó, con la información que se confronto entre lo que existía en el aplicativo y la base de datos de la SNR. Avanzando en un 60% de la totalidad de información por parametrizar (documentación, indicadores, riesgos, etc.) por parte de cada uno de los responsables del grupo. Después, de verificar y actualizar los macro procesos, procesos, procedimientos e instructivos, desarrollados en las diferentes áreas de la Entidad, se destacaron los macro procesos de Gestión del Servicio Registral y el de Protección, Restitución y Formalización de Tierras, avanzando con esto en un 80%.

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Se culminaron con éxito las actividades de capacitación del aplicativo ISOLUCIÓN, a usuarios técnicos, administradores y funcionarios líderes en el mes de junio y julio, orientada a la parte técnica (Centro de Computo SNR), con un cubrimiento a la totalidad de procesos, del Nivel Central de la SNR. Dado que las capacitaciones se culminaron hasta el mes de julio, en los meses de agosto y septiembre se proyectó el cronograma para la implementación de los 8 módulos del aplicativo, contando con el soporte y apoyo de la firma ISOLUCION.

1.1.2.

Gestión Estadística

La Superintendencia de Notariado y Registro, continua con el fortalecimiento de los sistemas de información estadística, dando a conocer de manera oportuna y confiable a todos los Colombianos, la información producto del quehacer de la Entidad, reuniendo las estadísticas y cifras centrales de las transacciones adelantadas por los ciudadanos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y las Notarías del país. Constituyéndose, en una fuente de consulta que busca propiciar el análisis e identificación de las evoluciones que ha tenido el país en materia de: virtualización de los servicios registrales y notariales, políticas anti-trámites de cara a la Ley de Victimas y Restitución de Tierras (Ley 1448) que abandera el Gobierno Nacional. En el año 2012, la Superintendencia, fijó los lineamientos para las políticas estadísticas mediante la Resolución No 7145 del 06 de agosto de 2012, iniciando el diseño del Sistema Estadístico Institucional, que busca mejorar la organización y procesamiento de la información registral y notarial. Además, de generar alianzas estratégicas con entidades públicas y/o privadas, para facilitar el logro de nuestros objetivos misionales que apoyan la generación de las políticas públicas y toma de decisiones. Por tal motivo y con el apoyo del Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, como autoridad en esta materia y coordinador del Sistema Estadístico Nacional, en el marco del proyecto de Planificación y Armonización Estadística del país, se plantea el Plan Estadístico de la Superintendencia de Notariado y Registro, que tiene como fin mejorar, la calidad de la información estadística registral y notarial, su disponibilidad, oportunidad y accesibilidad para responder a las exigencias de información estadística, con calidad que requiere un país con proyección hacia el desarrollo económico y social, teniendo en cuenta un serio compromiso hacia lo ambiental.

Descripción de la producción estadística de la Entidad La producción estadística de la Superintendencia de Notariado y Registro, se centra en dos operaciones: “Movimiento registral inmobiliario Colombiano” y “Movimiento Notarial Colombiano”, que fueron identificadas con la aplicación del formulario “Existencias y usos de información estadística”. Tales operaciones, pertenecen al área temática social, que informan sobre las actividades del estado en cuanto a temas de registro y notariado en Colombia. Para esta producción de estadística debemos tener en cuenta: Tabla 4 Demanda de las operaciones estadísticas de la SNR. Demandante

Requerimientos de información

Nivel Central SNR

Estadísticas e indicadores de las oficinas de registro de instrumentos públicos

Nivel Central SNR

Estadísticas relacionadas con la actividad de los notarios

Entidades judiciales y administrativas

Información registral de los predios rurales

Objetivo Origen de la demanda Decreto 2163 de 2011 Art 25 Decreto 2163 de 2011 Art 2 Decreto 0238 de 2012

Características demandadas Periodicidad Mensual Mensual Bajo Demanda

Desagregación Por Circulo Registral Por Circulo Notarial Bajo Demanda

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Nivel Central SNR – Divulgación y Comunicaciones Unión Colegiada del Notariado Colombiano – U.C.N.CMinisterio de Agricultura UPRA Ministerio de Agricultura UPRA Ministerio de Agricultura UPRA

Recolectar y consolidar información estadística de los servicios notariales y registrales

Resolución 6126 de 2011 Art 8

Bajo Demanda

Bajo Demanda

Totalidad de trámites notariales

F2

Trimestral

Municipio Departamento

F2

Trimestral

Municipio Área urbana, rural

F2

Trimestral

Municipio Área urbana, rural

F2

Trimestral

Departamento Municipio Área urbana, rural

Mercado de tierras: transacciones por municipio, desagregadas para lo urbano y rural, que permitan asociar el costo de la transacción y valor reportado por cada una de estas. Estudios de concentración de la propiedad: listado y cantidad de propietarios por predio, que se pueda filtrar por municipio, urbano, rural, área del predio, % de participación del propietario sobre el predio Mercado de tierras: listado de transacciones por tipo y por cada una de las notarías, separando urbano, rural, municipio, departamento, valor del bien reportado y costo de la transacción

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Tabla 5 Oferta de las operaciones estadísticas de la SNR Operación Estadística

Productor

Superintendencia de Notariado y Registro – ORIP Superintendencia de Notariado Movimiento notarial y Registro – Notarias Fuente: Oficina Asesora de Planeación Movimiento registral

Periodicidad

Trimestral Trimestral

Desagregación Nacional, Departamental, Regional, Área metropolitana, Municipal. Nacional, Departamental, Regional, Área metropolitana, Municipal.

Operación Estadística: Movimiento Notarial Colombiano El Notariado, es un servicio público que implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial, otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en el caso y con los requisitos que la ley establece. (Artículo 1º del Decreto 2148 de 1983). Existen tres clases de círculos de notarías: De primera categoría, segunda y tercera categoría. Esta clasificación obedece a aspectos administrativos y organizacionales, ya que la labor que desempeñan los notarios es la misma al igual que sus competencias; Los notarios son nombrados así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los de segunda y tercera, por los Gobernadores respectivos.

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Tabla 6Numero de Notarías por Departamento y categoría Departamento

1a.

2a.

3a.

Total

Antioquia

43

26

64

133

Bogotá

77

Valle

37

11

27

75

Cundinamarca

18

34

14

66

Santander

17

17

19

53

Boyacá

11

10

32

53

Tolima

14

16

8

38

Norte De Santander

11

4

19

34

Bolívar

7

5

20

32

Caldas

8

8

13

29

Cauca

3

3

22

28

Magdalena

4

3

19

26

14

2

10

26

6

4

15

25

Cesar

6

10

8

24

Huila

12

6

5

23

Córdoba

3

6

14

23

Sucre

3

3

15

21

Risaralda

9

2

9

20

Choco

2

1

13

16

Meta

4

4

7

15

Quindío

5

3

7

15

Casanare

2

2

6

10

Putumayo

1

1

6

8

Caquetá

2

1

5

8

Guajira

2

6

8

Arauca

1

6

7

Vichada

1

3

4

San Andres Y Providencia

1

1

2

Guaviare

1

1

Vaupés

1

1

Guainía

1

1

Amazonas

1

Atlántico Nariño

Gráfico 2 Porcentaje de Notarías por Categoría a nivel Nacional

77

Total general 328 182 Fuente: Oficina Asesora de Planeación

1 393

Primera Categoría 36%

Tercera Categoría 44%

Segunda Categoría 20% Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Gráfico 3 Relación de Municipios de Colombia y municipios con Notarias

Numero de Municipios Sin Notarias en Colombia Numero de Municipios con Notarias en Colombia Numero de Municipios Colombia

473

646

1119

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Gráfica 1 Numero de notarías en las principales ciudades de Colombia Ciudad Cantidad Bogotá 77 Medellín 31 Cali 23 Barranquilla 12 Bucaramanga 11 Fuente: Oficina Asesora de Planeación

903

Características actuales de la operación estadística “Movimiento Notarial Colombiano” La información estadística generada por las 903 notarías del país, se consolidada como operación estadística desde el segundo semestre de 2011, obteniendo series históricas y difundida, por medio de la página web de la Entidad; su objetivo es dar a conocer a los ciudadanos en general el comportamiento del movimiento notarial en Colombia.

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Tabla 7 Características de la Operación Estadística Movimiento Notarial Colombiano Cobertura geográfica Desagregación

Nacional Nacional

Regional

Periodicidad de difusión Acceso a los resultados Medio de difusión Soporte legal

Departamental

Municipal

Trimestral Página web Página de la entidad

Medio magnético Estadísticas

Decreto 2163 de 2011

Boletines estadísticos Resolución 6126 de 2011

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Tabla 8 Variables de la Operación Estadística Movimiento Notarial Colombiano Escrituración Otros actos notariales Compraventa

Autenticación documentos y firmas

Permuta

Acta comparecencia

Hipoteca (y/o ampliación)

Diligencias fuera despacho

Cancelación hipoteca

Declaración extra juicio

Venta con hipoteca

Conciliaciones

Constitución de sociedad

Copias escrituras

Liquidación de sociedad

Registro civil de nacimiento

Reforma social

Registro civil de matrimonio

Sucesiones

Registro civil de defunción

Reglamento propiedad y/o reformas

Copias de registro civil

Protocolizaciones

Libro de varios

Matrimonios civiles

Conciliaciones de sociedad patrimonial de personas del mismo sexo

Sociedad patrimonial de personas del mismo sexo

Remates

Correcciones de registro

Otros ingreso

Vivienda de interés social

Interdicción judicial

Divorcios Otros ingresos Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Operación Estadística: Movimiento Registral Colombiano El registro inmobiliario, representa la historia jurídica de los bienes inmuebles que se materializan a través de las diferentes inscripciones que se visualizan en el folio de matrícula inmobiliaria, de los actos, contratos, providencias judiciales, administrativas o arbitrales, que impliquen constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces; al igual que los que dispongan las cancelaciones de dichas inscripciones. En el país existen 193 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, distribuidas en 35 capitales departamentales, la ciudad de Bogotá tiene 3 Oficinas de Registro y la Ciudad de Medellín 2 Oficinas de Registro y 158 en ciudades intermedias. Cada una de ellas, tiene una compresión municipal, de acuerdo a su ubicación. Esta cobertura es denominada círculo registral.

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En las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, tanto en las Principales como en las Seccionales; se prestan los siguientes servicios: Expedición certificados  Tradición y libertad. Certificado en línea.  Para adelantar procesos de pertenencia o adjudicación de baldíos.  Tradición superior a veinte (20) años.

Registro de Instrumentos Públicos  Registro de la propiedad - inmueble y otros derechos reales.  Registro de testamentos cerrado y abierto.  Registro de Embargos. Tabla 9 Numero de ORIP’s por Departamento y categoría Departamento Principales Seccionales Total Antioquia

2

30

32

Santander

1

14

15

Boyacá

1

13

14

Cundinamarca

0

13

13

Tolima

1

11

12

Caldas

1

9

10

Nariño

1

7

8

Cauca

1

7

8

Valle

1

7

8

Norte De Santander

1

6

7

Magdalena

1

5

6

Risaralda

1

5

6

Córdoba

1

5

6

Bolívar

1

4

5

Sucre

1

3

4

Meta

1

3

4

Huila

1

3

4

Bogotá

3

Casanare

1

2

3

Cesar

1

2

3

Choco

1

2

3

Quindío

1

2

3

Guajira

1

2

3

Putumayo

1

1

2

Caquetá

1

1

2

Atlántico

1

1

2

San Andres Y Providencia

1

1

Vaupés

1

1

Amazonas

1

1

Guaviare

1

1

Vichada

1

1

Arauca

1

1

Guainía

1

Total general

35

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

3

1 158

193

Gráfico 4 Porcentaje de ORIP’S por regiones registrales de Colombia

Pacifico 14%

Orinoquia 9%

Caribe 16% Andina 26% Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Central 35%

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Tabla 10 Características de la Operación Estadística Movimiento Registral Colombiano

Nacional Nacional

Regional

Cobertura geográfica

Departamental

Municipal

Trimestral Página web Página de la entidad

Periodicidad de difusión Medio magnético

Estadísticas

Decreto 2163 de 2011

Desagregación

Boletines estadísticos Resolución 6126 de 2011

Acceso a los resultados Medio de difusión Soporte legal

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Características actuales de la operación estadística “Movimiento Registral Colombiano” Su objetivo, es dar a conocer el comportamiento del movimiento registral en Colombia. Inició como operación estadística, en el segundo semestre de 2011y las variables que componen el registro administrativo son: Tabla 11 Variables de la Operación Estadística Movimiento Registral Colombiano Bloque de actos registrales Bloque de folios Compraventa Folios de inmobiliaria Hipoteca Total folios Cancelaciones de actos registrales Remate Bloque de certificados de tradición y libertad Sucesión Certificados de tradición y libertad Permuta Certificados reimpresos Embargos Certificados anulados Desembargos Certificados exentos Certificados antiguo sistema Bloque documentos de registro Documentos radicados Documentos devueltos Correcciones Documentos con mayor valor Funcionarios calificadores Turnos repartidos (último turno del mes) Turnos anulados Documentos pendientes del mes Documentos pendientes acumulados

Bloque de tierras Declaratoria de desplazamiento forzado Prevención registradores de abstenerse a inscribir Solicitudes de protección individual Prohibición de enajenar Bloque de ingresos Total ingresos documentos Total ingreso por certificados Total otros ingresos Total general de ingresos

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

1.1.3. Gestión Planes, Programas y Proyectos El presupuesto de Inversión, es una herramienta de gestión que concibe a las entidades de la administración como unidades gerenciales, esto es, con la misión de generar valor público para los ciudadanos. A diferencia del presupuesto de funcionamiento, este establece una relación directa entre el gasto, los bienes y servicios finales (productos y resultados), que cada proyecto priorizado por la Entidad, debe entregar en cumplimiento de los objetivos, estrategias y programas del Plan Estratégico Institucional y Plan Nacional de Desarrollo durante una vigencia.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Durante los últimos años, la Superintendencia viene adelantando el proceso de Sistematización y Modernización de los servicios de la Entidad (Servicio Registral y la inspección, vigilancia y control del servicio Notarial), al igual que la sistematización de los procesos administrativos y jurídicos, por lo que se requieren recursos financieros adecuados para la ejecución de sus proyectos de inversión, tanto en programas de sistematización como de obra pública. Con relación a la Ley de Victimas la superintendencia de Notariado y Registro, creo la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, creada en el marco de la Ley 1448 de 2011, mediante los Decretos N° 0238 y N° 0239 del 01 de febrero de 2012, cuyas principales funciones son; adelantar las gestiones necesarias para promover la formalización masiva de la propiedad inmobiliaria rural y urbana; diseñar, implementar y evaluar el programa de orientación e información a las víctimas del despojo acerca de los derechos, los medio y rutas judiciales y administrativas; fijar las políticas y adoptar los planes generales de protección, formalización y restitución jurídica de los inmuebles despojados y velar por su cabal cumplimiento, por parte de las ORIPS; interactuar con las entidades relacionadas con el tema de la titulación y formalización de la propiedad y con las de atención integral a la población víctima del desplazamiento forzado y despojo de tierras. Apropiación de recursos proyectos de inversión - vigencia 2014 Para la vigencia 2014, le aprobaron a la Entidad, un presupuesto de $374.801.122.919,00 distribuidos y priorizados en 13 proyectos de inversión de acuerdo con la disponibilidad de recursos, donde el 30.72% corresponde a Inversión Directa, por valor de $115.153.996.839,00 y el 69.28% a la Inversión Indirecta Transferencias por Ley 55 de 1985, por valor de $259.647.126.080,00, valor incluido dentro de la proyección del Marco de Gasto de Mediano Plazo. A la fecha de corte del informe, el porcentaje de avance con respecto a la obligación para la Inversión Directa de los 12 proyectos de inversión, es del 48.31% y del 100.00% para la Inversión Indirecta por Ley 55 de 1985. El porcentaje de avance de la obligación con respecto al total de la inversión, es del 84.12%. Tabla 12 Tipo de presupuesto y su porcentaje de apropiación y obligación. % Presupuesto Apropiado %Obligación Apropiado Inversión Directa Inversión Indirecta Total Inversión

115.154 259.647 374.801

30,72%

48,31%

69,28%

100,00%

100,00%

84,12%

Fuente: Grupo de Proyectos Nota: Datos en miles de millones

Tabla 13 Proyecto: Ejecución del proyecto de inversión indirecta Implantación convenio para ejecución de proyectos de inversión para el sector justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985 Apropiación Vigente

259.647,13

CDP

259.647,13

Compromiso

259.647,13

Obligación

259.647,13

Pagos

253.000,00

%Ejecución

CDP / Aprop

100,00%

Com / Aprop

100,00%

Oblig / Aprop

100,00%

Pagos / Aprop

97,44%

Fuente: Grupo de Proyectos Nota: Datos en miles de millones

Tabla 14 Ejecución inversión directa proyectos de inversión %Ejecución Proyecto

Reposición Y Recuperación De La Infraestructura Registral

Apr Vig

449,90

CDP

374,41

Com

374,41

Obl

355,48

Pag

289,53

CDP/ Aprop

Com/ Apro

Obl/ Apro

Pag/ Apro

83,2%

83,2%

79,0%

64,4%

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

%Ejecución Proyecto

Apr Vig

Estudios De Vulnerabilidad Y Obras De Reforzamiento Estructural En140 ORIP´s

CDP

Com

Obl

Pag

9.550,10

7.754,00

7.754,00

5.166,13

5.160,39

1.400,00

1.384,49

1.375,82

641,24

641,24

4.000,00

3.194,28

1.968,91

1.808,22

1.807,88

48.364,00

47.130,17

24.055,01

21.323,08

21.263,76

13.000,00

12.053,85

11.559,99

8.995,12

8.944,78

9.000,00

8.805,55

7.434,65

3.083,96

3.074,30

11.000,00

10.950,91

2.226,19

1.757,23

1.753,53

Implementación Interrelación Catastro Registro Nacional

5.000,00

4.475,94

3.897,49

3.149,47

3.139,99

Ampliación Y Sostenibilidad Del Sistema Integrado De Gestión

1.500,00

1.271,08

1.228,12

1.061,52

1.058,30

8.800,00

8.314,56

7.546,29

6.510,51

6.490,65

3.090,00

3.023,36

3.012,78

1.784,46

1.777,48

115.154,0

108.732,6

72.433,7

55.636,4

55.401,8

Adquisición Lote Y Construcción Sede Facatativá Construcción Oficinas De Registro De Cartagena, Santa Marta Y Monte Líbano ( Córdoba ) Sistematización Y Modernización De Los Servicios De La Superintendencia Sistematización De Los Procesos Administrativos Y Jurídicos De La Superintendencia Diseño E Implementación Del Modelo Tecnológico Y De Gestión Para La Ventanilla Única De Registro Asistencia Técnica De La Administración Central A La Sistematización De Oficinas De Registro

Protección Registral A Los Derechos De Bienes Inmuebles Abandonados Por La Población Desplazada Conforme A La Política De Tierras En Colombia Desarrollo Implementación Y Administración De La Reorganización De Los Círculos Registrales Total Inversión Directa

CDP/ Aprop

Com/ Apro

Obl/ Apro

Pag/ Apro

81,2%

81,2%

54,1%

54,0%

98,9%

98,3%

45,8%

45,8%

79,9%

49,2%

45,2%

45,2%

97,4%

49,7%

44,1%

44,0%

92,7%

88,9%

69,2%

68,8%

97,8%

82,6%

34,3%

34,2%

99,6%

20,2%

16,0%

15,9%

89,5%

77,9%

63,0%

62,8%

84,7%

81,9%

70,8%

70,6%

94,5%

85,8%

74,0%

73,8%

97,8%

97,5%

57,7%

57,5%

94,4%

62,9%

48,3%

48,1%

%Ejecución Com / Obl/ Apr Apr

Pag / Apr

Fuente: Grupo de Proyectos Nota: Datos en miles de millones Tabla 15 Ejecución inversión directa proyectos de inversión Proyecto

Apro Vig

CDP

Com

Obli

Pag

259.647,13

259.647,13

259.647,13

259.647,13

253.000,00

115.154,00

108.732,58

72.433,66

55.636,42

55.401,83

374.801,12 Fuente: Grupo de Proyectos Nota: Datos en miles de millones

368.379,70

332.080,79

315.283,54

308.401,83

Total Inversión Indirecta Total Inversión Directa Total Inversión

CDP / Apr 100,00%

100,00%

100,00%

97,44%

94,42%

62,90%

48,31%

48,11%

98,29%

88,60%

84,12%

82,28%

Análisis: Finalizada la vigencia 2014, la inversión total de los proyectos en relación con los recursos comprometidos presento un avance del 88.60%, en recursos obligados del 84.12% y en pagos del 82.28%, sobre el total apropiado.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Gráfico 5 Ejecución proyectos de inversión 82,28%

Pagos / Aprop

84,12%

Oblig / Aprop

88,60%

Compr / Aprop

98,29%

CDP / Aprop

Fuente: Grupo de Proyectos Nota: Datos en miles de millones

Adicionalmente, durante la vigencia 2014, se realizaron actividades tendientes a articular, consolidar y socializar, la temática relacionada con el Plan Anual de Adquisiciones - 2014 formulación 2015. En términos de proyectos de inversión, se emprendieron acciones tendientes a la elaboración del anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2015, asesoramiento y acompañamiento en la formulación de los proyectos de inversión para la vigencia 2015 materializando dichas iniciativas en el Registro de los mismos por parte del Departamento Nacional de Planeación; No obstante, toda esta gestión se basó en mesas de trabajado con la Alta Dirección en donde todas las estrategias planeadas fueron incorporadas en los planes operativos de inversión inherentes a cada proyecto formulado. Gestión y seguimiento a los proyectos de inversión Cumplimiento Metas del Gobierno La Superintendencia de Notariado y Registro, formuló para la vigencia 2014, cuatro (4) indicadores para el cuatrienio, los cuales a diciembre 31 de 2014 presentan el siguiente avance: Pilar: Soportes transversales de la prosperidad democrática Objetivo: Buen gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción Programa: Modernizar el servicio público registral Gráfico 6 Avance Acumulado de la Sistematización de las ORIP´s

Gráfico 7 Avance Acumulado Folios Interrelacionados 6.067.973

192

192 173

3.590.757

157 1.901.729

141 Línea de base

Ene-Dic 2011

Ene-Dic 2012

Ene-Dic 2013

Ene-Dic 2014

Fuente: Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno Nota: Meta Cuatrienio 192 ORIP´s

800.000 Año 2011

Año 2012

Año 2013

Año 2014

Fuente: Sinergia Nota: Meta para el cuatrienio 4.100.000 Cumplimiento: 148%

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos automatizadas En el mes de julio de 2013, se cumplió la meta asignada de sistematizar cincuenta y una (51) ORIP’s. El indicador, presenta un acumulado de diecinueve (19) ORIP’s, que se encuentran en producción, en el Sistema de Información Registral – SIR, con un avance del 100,00%. Folios Interrelacionados Registro – Catastro La Entidad, a través del proyecto de Interrelación catastro registro al mes de diciembre de 2014, interrelacionó 2.477.216 folios, para un acumulado de 6.067.973 folios de matrícula inmobiliaria interrelacionados en el cuatrienio. Con este resultado, se cumple y se supera la meta programada para la vigencia 2014, alcanzando un cumplimiento del 190.56%. Notarias con Ventanilla Única de Registro - VUR implementadas En el mes de junio de 2014, se logró la meta programada para la presente vigencia integrado cuarenta (40) notarías, con esta cifra se cumple con la ejecución del 100,00% programado para la vigencia y se supera la meta para el cuatrienio en un 142.41%, con la integración de 272 notarias al VUR. Gráfico 8 Notarías con VUR implementadas 272 232 149

8 Ene-Dic 2011

Ene-Dic 2012

Ene-Dic 2013

Pilar Soportes transversales de la prosperidad democrática Objetivo Buen gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción Programa Modernizar el servicio público registral

Ene-Dic 2014

Fuente: Sinergia Nota: Meta para el cuatrienio 192 Cumplimiento: 142.41%

Estudios Técnicos para la creación de notarias Durante la vigencia del 2014, se crearon cuatro (4) notarias a nivel nacional y se modificó el círculo notarial de Pacho, Cundinamarca. Fueron creadas las notarías de Santa Rosa del Sur, Bolívar, Santa Rosalía, Vichada, Algarrobo, Magdalena y Acevedo, Huila, todas de tercera categoría, así: Tabla 16 Notarias de tercera categoría creadas Departamento

Municipio

No. Notarias Creadas

Bolívar

Santa Rosa del Sur

1

Vichada

Santa Rosalía

1

Magdalena

Algarrobo

1

Huila

Acevedo

1

Total

4

Fuente: Grupo de Proyectos

Por último con el Decreto N°1856 del 26 de septiembre de 2014, se modifica el círculo notarial de Pacho, Cundinamarca y que expresa: “por el cual se modifican las circunscripciones de unos círculos notariales y se dictan otras disposiciones”, trasladados así: San Cayetano forma parte del círculo de Zipaquirá y Villagómez hará parte del círculo notarial de Paime, ambas pertenecientes a el Departamento de Cundinamarca.

Estudios técnicos para la creación de ORIP´s El Proyecto de Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de los Círculos Registrales a Nivel Nacional, prioriza las necesidades de los ciudadanos para optimizar la prestación del Servicio Público

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Registral, creando y reorganizando algunos de los círculos registrales. Con la creación de las Oficinas de Registro, descongestionó la oficina de la cual se segrega algunos municipios y por ende la capacidad productiva de la misma, aumentando su calidad y tiempo de respuesta. Así mismo, se agrupa una cantidad de municipios, que se encontraban distantes de la oficina original. Disminuyendo notablemente los tiempos de desplazamiento y los costos de transporte, los cuales influyen dentro de la población campesina. El Gobierno Nacional expidió el Decreto No. 2056 del 16 de octubre de 2014, por medio del cual se modifica el círculo registral de Barranquilla, Departamento de Atlántico y la competencia territorial de la Oficina Principal de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Sur, Departamento de Cundinamarca y se crean los círculos registrales de Soacha - Cundinamarca y Soledad – Atlántico, con una Oficina Seccional de Registro de Instrumentos Públicos en cada uno. Tabla 17 Círculos registrales modificados Circulo Registral Departamento Nueva Comprensión Municipal Modificado Barranquilla

Decreto De Creación

Puerto Colombia Atlántico

Barranquilla

Tubara

Decreto 2056 Del 16 De Octubre De 2014

Galapa

Cundinamarca

Baraona Inmuebles Ubicados En La Calle 1a Sur Y Al Sur De Esta, De La Ciudad De Bogotá

Bogotá Zona Sur

Fuente: Grupo de Proyectos Tabla 18 Creación de Círculos registrales vigencia 2014 Departamento

Oficina Seccional

Comprensión Municipal

Decreto De Creación

Soledad Malambo Atlántico

Soledad

Sabana grande Santo Tomas Palmar De Varela

Decreto 2056 Del 16 De Octubre De 2014

Soacha Cundinamarca

Soacha

Sibaté Granada

Fuente: Grupo de Proyectos

Junto con la Superintendencia Delegada para el Registro, se elaboraron los estudios técnicos de la creación de Soacha, Soledad y Sibundoy. Estudio técnico de la reorganización de los círculos de Girardot, La Mesa y Agua de Dios del Departamento de Cundinamarca; Ocaña y Cúcuta en el Departamento de Norte de Santander; Aguachica en el Departamento del Cesar; El Banco y Plato en el Departamento del Magdalena; Mompós en el Departamento de Bolívar; Marinilla, Rionegro, Andes y Ciudad Bolívar, en el Departamento de Antioquia; Villavicencio y San Martín, en el Departamento del Meta y Bolívar y Popayán en el Departamento del Cauca. Se elaboró la resolución de asignación de códigos, a los círculos de registro correspondientes a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos Seccionales de Soacha - Cundinamarca y Soledad - Atlántico.

Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

1.2.

Divulgación y Comunicaciones

Tabla 19 Caracterización audiencias SNR Audiencias

Canales De Comunicación

Clientes Internos: Funcionarios de nivel central, funcionarios de las oficinas de registro y notarios

Correo electrónico, página web, redes sociales, carteleras, libros, cartillas, plegables, programa de tv Fe Pública, Escribano, Boletín de Jueves a Jueves – Monitoreo Diario de Noticias

Usuarios Externos Por Suscripción: Usuarios de la página web, que se han suscrito para el envío de información relevante de la Superintendencia (No suscritos)

Página web, redes sociales, correo electrónico, programa de tv Fe Pública

Medios De Comunicación: Periodistas de los medios de comunicación nacional y regionales

boletines de prensa a través del correo electrónico, llamadas personalizadas, programa de tv Fe Pública), redes sociales

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

1.2.1. Boletines de prensa El trabajo de comunicación de la Oficina de Divulgación de la Superintendencia de Notariado y Registro, inicia con la construcción comunicados de prensa y su posterior envío a las diferentes audiencias. El propósito de estos boletines, es mantener informados a los diversos públicos identificados. En resumen lo que busca es que la información de la SNR, sea replicada por éstos y con ello, de conocimiento público. Durante el año 2014, la Oficina de Divulgación desarrolló 236 boletines de prensa. Dichos comunicados fueron envidos a las bases de datos de medios de comunicación del orden nacional y regional, a funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro, a Notarías y a suscriptores. Estos boletines de prensa son cargados a su vez en el portal de la Entidad y expuestos en el “Home” durante un tiempo determinado, para lograr tránsito y su fácil comprensión. Tabla 20 Boletines en cifras Temática

Gráfico 9 Comparativo Boletín años 2012-2014 236

Cantidad

Notariado

27

Registro

43

Supernotariado

145

1

Tierras

165

Total general

236

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

52

AÑO 2012 AÑO 2013 Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

AÑO 2014

En materia noticiosa, la Superintendencia de Notariado y Registro, se destacó por emitir contenidos referentes en su mayor parte a las Delegadas de Registro y de Tierras. En Registro, se destacan temas como posesión de nuevos Registradores de Instrumentos Públicos, implementación de servicios en línea y Botón de Pago. En lo que respecta a la Delegada de Tierras, los temas más publicados fueron: Recorridos de la Unidad Móvil de Registro, entrega de títulos de propiedad en diferentes regiones del país, estudios registrales, y protección de bienes de uso público como parques y playas. Cada año se evidencia un crecimiento en el número de boletines de prensa emitidos y de información generada gracias a los nuevos retos que asume la Entidad.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

1.2.1. Impacto en Medios Parte del resultado de la función de los boletines de prensa, se ve reflejado en el impacto en medios de comunicación. En éstos también, se refleja el trabajo realizado en cada región, cuando se llevan a cabo eventos y se visita a medios de comunicación locales o cuando se producen actos, en espacios públicos, previamente preparados para generar opinión. A través, de cada uno de los medios tradicionales, se presenta el balance de la respuesta obtenida con la información generada. Cabe destacar, que este no es el total de los artículos, audios o notas televisivas publicadas, ya que es imposible acceder a éstos. Este informe, se construyó con las notas que sistemas ALERTAS DE GOOGLE, el sistema de Alertas Siglo Data, que para el año 2014, comenzó a operar desde el mes de octubre y el monitoreo que de lunes a viernes se hace de forma manual. Prensa El Monitoreo de prensa permitió rastrear la publicación de 2.153 artículos de prensa en los diferentes diarios del orden nacional y regional. A continuación presentamos un cuadro de medios que permite identificar los diarios que respondieron a las acciones mediáticas de la SNR y la cantidad de notas publicadas. Tabla 21Cuadro respuesta de medios Medio Total

Medio

ADN

1

El Meridiano de Córdoba

Ámbito Jurídico

2

El Meridiano de Sucre

Diario del Otún

3

Diario del Sur

8

El Colombiano

20

El País

El Diario del Huila

12

El Diario del Otún El Espacio El Espectador

Medio 110

Total

La Crónica del Quindío

63

36

La Libertad

22

El Nuevo Día

78

La Patria

El Nuevo Siglo

210

24

La República

175

75

La Tarde

104

El País Vallenato

48

Llano 7 Días

7

El Periódico

17

Meridiano de Córdoba

8

El Pilón

18

Portafolio

180

El Tiempo

209

Semana

31

El Universal

120

Vanguardia Liberal

45

El Heraldo

Total

120

28 58

288

Voz

33

Total 2.153 Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

En la tabla anterior, se permite identificar la respuesta de medios del orden nacional como El Tiempo y del orden local, diarios regionales como el Meridiano de Córdoba, el Meridiano de Sucre, La Tarde, el Heraldo, entre otros, permitiendo que la Superintendencia de Notariado y Registro avance en su posicionamiento regional. Tabla 22 Noticias generadas por la superintendencia vs noticias generadas por terceros Generado

Total

Supernotariado

2.153

Terceros

1.800

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

Tabla 23 Salida en medios por delegada vs impacto positivo/ negativo Nominación

Registro

SNR

Tierras

Notariado

Total

Positivo

174

63

683

32

952

Negativo

43

2

53

2

100

Neutro

111

83

741

166

1101

Total

328

148

1477

200

2153

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Es de resaltar que, para la Entidad es importante que hablen que terceros, mencionen los temas relevantes y estén en su referente y lo más importante, que los comentarios siempre sean positivos. Caso que fue muy mencionado en la vigencia 2014. Las categorías 1, 2 y 3, corresponden en su orden a: Positivo, Negativo o Neutro respectivamente. Los neutros, son aquellos que por su naturaleza son informativos y no afectan la percepción de imagen sobre la Entidad. De acuerdo a las cifras del cuadro anteriormente expuesto, se evidencia que es mayor el porcentaje de noticias que generan un impacto positivo sobre la imagen de la Superintendencia. En segundo grado de relevancia están aquellas que no afectan la percepción de imagen como cifras de matrimonios, divorcios o matrimonios, aquellas donde la Superintendencia es citada en diferentes notas para relatar avances de investigaciones sobre administraciones anteriores que comienzan a dar resultado o está vinculada en temas del orden nacional pero que no son de corte misional. Y en tercera instancia, están aquellas donde la imagen si puede verse afectada negativamente, caso que en el cuadro, muestra que el impacto en noticias negativas es representativo, teniendo en cuenta que en años anteriores este fue nulo. Radio El Monitoreo de prensa y los sistemas SIGLODATA y ALERTAS DE GOOGLE, permitieron rastrear la publicación de 74 notas radiales en las diferentes emisoras del orden nacional y regional. A continuación presentamos un cuadro de medios que permite identificar las emisoras que respondieron a las acciones mediáticas de la SNR y la cantidad de notas publicadas. Tabla 24 Cuadro de medios Radio

Cantidad

Radio

Cantidad

h

Radio

Cantidad

ABC Atlántico

1

Emisoras Fuentes

1

La W radio

Bluradio

1

HSB Radio

1

Ondas de Ibagué

2

2

Guajira Estéreo

1

Radio Cartagena

1

La Caliente de San Gil

1

Radio Guatapurí

2

Cadena Melodía Caracol Radio

20

11

Colmundo Radio

3

La Cariñosa

1

Radio Red

2

Ecos del Combeima

1

La FM

2

Radio Santa Fe

9

Emisora del Atlántico

1

La Hora de la Verdad

2

RCN Radio

6

Emisora del Atlántico

1

La voz de la Dorada

1

Señal Radio Colombia

1

Total 74 Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

En la tabla anterior, podemos destacar que se presenta a continuación la respuesta de los medios radiales del orden nacional como Caracol Radio, La W Radio, Ecos del Combeima, Entre otros, se evidencia la acogida de la información emitida sobre temas de formalización de la propiedad y restitución de tierras. Es de resaltar que uno de los temas de mayor relevancia durante el 2014, en esta materia fue el Parque Tayrona, formalización de tierras y baldíos, posesión de Registradores y construcción del Registro único de Propietarios de Armero. La Delegada para el Notariado, también generó un impacto representativo en medios radiales, gracias a temas como estadísticas de divorcios, matrimonios y nacimientos. Televisión El Monitoreo de prensa y los sistemas SIGLODATA y ALERTAS DE GOOGLE, permitieron rastrear la publicación de 278 notas de televisión en los diferentes canales del orden nacional y regional. A continuación presentamos un cuadro de medios que permite identificar los canales de televisión que respondieron a las acciones mediáticas de la SNR y la cantidad de notas publicadas.

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Tabla 25 Notas publicitadas en televisión Televisión

Cantidad

Canal Uno

Televisión 2

CM&

30

Cantidad

Televisión

Cantidad

Noticias Caracol

24

Semana en Vivo

11

Noticias uno

14

Tele País

12

8

Tele Antioquia Actos y decisiones

13

9

Tele Antioquia Noticias

98

Tele caribe

15

Valledupar Noticias

16

CNC noticias

3

Polos opuestos Caracol

Hora 13

8

RCN

Llano al mundo noticias

5

Red + Noticias

10

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

Redes Sociales Las redes sociales, han logrado posicionarse como un elemento fundamental en la estrategia de comunicación para las instituciones del Estado, porque han permitido un acercamiento directo de los gobiernos a una sociedad inmersa y activa a través de este tipo de plataformas de comunicación. Es fundamental, generar comunicación a través de las redes sociales porque la institución se convierte en un facilitador, en un canal directo entre la ciudadanía y las instituciones. Esto permite una interacción especial, donde se genera participación ciudadana, información veraz en tiempo real, de contenidos especiales para informar a través de las herramientas que brindan las Nuevas Tecnologías de la Información. La Superintendencia de Notariado consciente de ello, ha reforzado su estrategia, se ha capacitado en temas técnicos y estratégicos en redes sociales y ha avanzado en su plan de comunicaciones. Tabla 26 Estado actual de las redes sociales en la Superintendencia de Notariado y Registro Red Social

Año 2012

Año 2013

Año 2014

Twitter

3.950 Seguidores

10.400 Seguidores

13.400 Seguidores

1.180 Fans 22 Videos 1. 441 YouTube Reproducciones Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

1.481 Fans 117 Videos - 9270 Reproducciones

3.155 Fans 243 Videos – 17.761 Reproducciones

Facebook

Para identificar el estado de las redes sociales del gobierno, desarrollamos el índice e-gobierno digital que analiza las fases en las que se encuentran las redes sociales de las diversas entidades nacionales. Los resultados del estudio realizado posicionan a cada institución en una de las siguientes categorías: Entidades que tienen un puntaje final que se ubica en un rango de 0% a 69%, en esta categoría se ubican los Ministerios que:  Están iniciando su participación en redes sociales.  El equipo de comunicaciones y prensa, realiza también funciones de comunicación digital y gestión de redes sociales.  Los contenidos que se difunden en las redes sociales, son los que genera la oficina de prensa para sus bases de datos. Ministerios y entidades que tienen un puntaje final que se ubican en el rango entre 70% y 89%:  Son conscientes de la importancia de las redes sociales para divulgar su información y están realizando acciones para mejorar.  Tienen 2 cuentas en redes sociales, alrededor de los 5.000 seguidores.  Tienen personas encargadas de las redes sociales pero ellas no se encargan exclusivamente de este tema y necesitan apoyo para mejorar la gestión.  Actualizan sus redes diaria o semanalmente. Gráfico 10 Índice de e-gobierno SNR

Gráfico 11Público Objetivo

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Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

Gráfico 12 El tamaño de los círculos indica la importancia del grupo objetivo

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones Gráfico 13 Estado actual de la presencia en redes sociales

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

2.

Macroprocesos Misionales de la Superintendencia 2.1.

Gestión Registral

2.1.1. Visitas generales, especiales, de apoyo e Intervenciones a las ORIP´s. La Superintendencia Delegada para el Registro, viene prestando un decidido apoyo a las oficinas de registro en la orientación al registro de la vivienda de interés prioritario, a través de circulares e instrucciones, así como también con apoyo de personal en las diferentes oficinas de registro, específicamente Cúcuta, Popayán, Santa Marta, Montería, Barranquilla, Sincelejo, Girardot, Cartagena, con el fin de apoyar la actual política de vivienda del Gobierno Nacional. Tabla 27 Tipo de visitas a las ORIP´s Visitas

Cantidad

Generales

120

Apoyo

201

Especiales

91

Intervenciones

5

Fuente: Superintendencia Delegada para el Registro

2.1.2.

Segunda instancia registral

En la vigencia 2014, se presentaron 663 radicados, dando trámite a 146. Generando El no cumplimiento de las metas establecidas, debido a la ausencia de 10 profesionales del derecho, por causa de retiro, traslados, pensión de jubilación y asignación a otros cargos, entre otros. Una situación similar, se presentó en el año 2013; se radicaron 231 expedientes y se tramitaron 196. Aunado a lo anterior, fue necesario prestar apoyo por largos períodos, a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de diferentes Círculos Registrales del país. Actualización de la relatoría de la segunda instancia registral publicada en la página web de la Entidad. Se encuentran divulgadas 72 decisiones.

2.1.3.

Interrelación Registro Catastro.

Se realizó la revisión puntual de los datos folio – predio de 109 municipios, ésta corresponde a parejas no interrelacionadas con el proceso inicial (ICARE). En diciembre de 2014, se contrató a un Ingeniero, que va a construir los web service del sistema SIR, para transmitir la información digital a los catastros, se debe contar con dicho recurso para la vigencia 2015. Se activaron, las Oficinas de Registro que manejan el sistema de Folio Magnético para transmisión de información digital al IGAC (Duitama y Calarcá), Barranquilla ya estaba en funcionamiento, se ha transmitido automáticamente información de 2.614 transacciones registrales de Duitama, 789 de Calarcá y 39.850 de Barranquilla. Se adelantaron gestiones con los catastros descentralizados de Antioquia y Medellín, en los cuales se socializó avance del proceso Interrelación Permanente y se definieron labores para intercomunicar dichos catastros con SNR vía VPN (Virtual Private Network), toda vez que la interconexión con la red RAVEC (Red de alta velocidad

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del Gobierno Colombiano), tendría costo a partir de diciembre de 2014 –hubo una prórroga por dos meses más para su uso en las entidades del estado. Se actualizó, la información referente al Numero Predial Nacional en 2’293.290 folios de matrícula, de ORIPS que operan con Folio Magnético, se aprobó ajuste para que el operador del Sistema de Información Registral SIR, realice las actualizaciones del caso para permitir la actualización catastral en la ORIPS que operan con dicho aplicativo. Se incorporó la información registral contenida en 1.123 libros del Antiguo Sistema misional de la ORIPS, se revisó la información de 307.602 folios de matrícula, validando que estuviesen adecuadamente abiertos. En el 2014, se finalizó la labor de incorporación de la información registral contenida en los Libros de Antiguo sistema al sistema misional en la oficinas de: Barrancabermeja, San Martín Piedecuesta y Aguachica. En anteriores vigencias se ha finalizado ésta labor en las ORIP de Manizales, Puerto López, Jericó, Leticia y Ocaña; total de oficinas finalizadas: 9 Se contrató, la conservación y digitalización de 1.506 libros del Antiguo Sistema (contrato 712 de 2014 – finalizado contratados 1386), de las oficinas de Barbacoas, Corozal, Sitio Nuevo, San Marcos y Cartagena. Se realizó, la verificación a los datos de secuencias en 400.000 anotaciones en las ORIPS de Bogotá Centro, Sur, Norte, Barranquilla y Medellín. En la vigencia 2015 se debe realizar la contratación de un Ingeniero, para actualizar tanto ésta información, como la que revise mensualmente por parte de los contratistas encargados de realizar esa actividad. 2.1.4.

Ventanilla Única de Registro – VUR



El proyecto en cuanto a indicadores y avances de implementación de ciudades para la vigencia 2014, efectuó el levantamiento y socialización de los de los diagnósticos de las veinte (20) ciudades, integró las cuarenta (40) notarías programadas y suscribió diecinueve (19) convenios VUR, quedando pendiente la firma del convenio con el Municipio de Ipiales.



Se realizaron capacitaciones a 886 Notarias y 88 Consulados en repositorio de poderes, quedando pendiente 11 Notarías por dificultades en el acceso a internet.



Se mantienen las mejoras sustanciales las posiciones en el Ranking del Doing Businees (78 en el 2009 al 42 en el 2014)



Se ha implementado de manera exitosa el servicio virtual de liquidador y pago de Derechos de Registro en sesenta y ocho notarías del país. Entre los meses de enero y el 30 de diciembre de 2014 se han realizado 28.199 transacciones por un monto de $12.030.000.000 millones de pesos.



Se ha dado acceso a 83 entidades a las consultas jurídicas del inmueble, en cumplimiento del artículo 15 del Decreto Anti trámites (45 de ellas en vigencia 2014).



Adicionalmente al levantamiento de los 20 diagnósticos de las ciudades VUR 2014, se realizó el levantamiento del diagnóstico en los Departamentos de San Andrés, Arauca y Putumayo.



Adicionalmente a los convenios VUR establecidos como meta para la vigencia 2014, el proyecto VUR firmo convenio con los municipios de: o o o o o

La Estrella (Antioquía) La Ceja (Antioquía) Girardota (Antioquía) El Retiro (Antioquía) Sampues (Sucre)

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o o o

Palestina (Caldas) Copacabana (Antioquía) Caldas (Antioquía)

2.1.4.1.

Liquidador De Derechos De Registro

Qué es el liquidador virtual de Derechos de Registro: Es una herramienta tecnológica implementada por la SNR, en la cual interactúan notarías y Oficinas de Registro, permitiendo a las notarías obtener los recibos de pago de la liquidación de los derechos de registro con el fin de reducir los pasos que debe realizar el ciudadano dentro del proceso de registro inmobiliario. Cobertura del Servicio El servicio del liquidador de Derechos de Registro inició su implementación en los meses de Octubre y noviembre de 2013 en las ciudades de Manizales e Ibagué. Durante el año 2014, se realizó la réplica del servicio en las notarías de cuatro ciudades del país: Santa Marta, Valledupar, Bucaramanga, Armenia y en ocho notarías de la ciudad de Bogotá (*1, 18, 24, 29, 37, 38, 41, 42 y 73). Así mismo, se implementó este servicio en las notarías de los municipios de Girón, Floridablanca, Lebrija, Matanza, El Playón, Rio negro, Chinchiná, Villa maría, Facatativá, Zipaquirá y Dosquebradas. Entre los meses de enero y el 30 de diciembre de 2014 se han realizado 28.199 transacciones por un monto de $12.030 millones de pesos. Datos adicionales: El liquidador de los derechos de Registro, es un esfuerzo conjunto de la Dirección Financiera y del Equipo del Proyecto VUR, que cumple con las expectativas tanto en simplificación de trámites como de transparencia y agilidad de los recaudos de las oficinas de registro. La transferencia de datos y de documentos del modelo de servicio cumple con los criterios definidos en la normatividad en materia de gobierno electrónico. Las escrituras se remiten con el certificado digital del Notario y/o Notaria. El liquidador de derechos de registros, se ha perfilado también como una importante iniciativa que apoya la estandarización de los criterios de liquidación a nivel nacional; el modelo de servicio permite que funcionarios del nivel central revisen escrituras de todo el país. Todas las transacciones tienen un número de verificación, que permite establecer si la escritura ha sido paga, de tal suerte que el sistema junto con unos controles implementados en los sistemas registrales; se permite a las oficinas de registro garantizar el recaudo de los documentos dispuestos al proceso de registro. El servicio del liquidador otorga mayor confianza y seguridad a las prácticas notariales en la prestación del servicio de registro; el modelo garantiza transacciones electrónicas evitando: a) Desplazamientos de los mensajeros de las notarías con altos sumas de dinero. b) Cumplimiento del esquema de recaudo definido en los estatutos notarial y tributario; recaudo por deposito en la cuenta única notarial y pago a través de esta misma cuenta. c) Reconocimiento de los criterios de liquidación, gracias a que las ORIP realizan devoluciones sustentadas. Como soporte del sistema se cuenta con el apoyo de la mesa de ayuda correo:

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[email protected], teléfonos: 2483470 y 2483476 en Bogotá y con la asistencia directa de las líderes funcionales del servicio, tanto del equipo VUR como de la Dirección Financiera. 2.1.4.2.

Simplificación de Trámites – Impacto - Beneficios del VUR Comparativo del Doing Business

Acorde con la clasificación Doing Business 2015 realizada por el Banco Mundial, Colombia a nivel mundial se sitúa en el 42 en el ranking de 189 economías en la facilidad de registro de la propiedad. Frente a la medición realizada por el Banco Mundial para el año 2014. El país mejoro 12 posiciones en la categoría de Registro de propiedades al pasar de la posición 54 en 2014 a la 42 para 2015. Gráfico 14 Título: Ranking Registro de la propiedad 2009-2015 78

54

51

2009

2010

2011

53

2012

53

52

2013

2014

2015

Fuente: http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia

2.1.5.

Proyecto Reorganización de Círculos Registrales

Mediante el Decreto N° 2056 del 16 de octubre de 2014, se crearon los círculos registrales de Soledad y Soacha, el proyecto de reorganización de algunos círculos registrales se encuentran en el Ministerio de Justicia y del Derecho, así como el de creación del círculo registral de Sibundoy. A través del Contrato de Prestación de Servicios 263 del 2014, cuyo objeto es la organización y transporte del fondo documental correspondiente a los folios de matrícula inmobiliaria, antecedentes registrales y demás documentos para la reorganización de los Círculos Registrales, se organizaron los antecedentes registrales de los municipios que serían impactados de los Círculos Registrales de Barranquilla, Plato, El Banco, Aguachica, Ocaña, Andes, Ciudad Bolívar, San Martín, Ayapel, Bolívar, Girardot y Mocoa. Pendiente el traslado para las Oficinas destino. Quedó sin trámite los proyectos de decreto de reorganización de Círculos Registrales y la creación del Círculo Registral de Sibundoy con una Oficina de Registro. El proyecto, contó con una apropiación de $3.090.000.000, de los cuales quedaron sin ejecutar 2,49%.

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2.2.

Gestión para la Protección Restitución y Formalización de Tierras

La Superintendencia de Notariado y Registro, tiene la misión de prestar el Servicio Público Registral, el cual debe otorgar significativamente la confianza ciudadana y en particular de la población desplazada, en el Estado como garante de la tradición de sus derechos sobre el predio abandonado por causa de la violencia, así como en la protección de los mismos, previniendo que por medio de la coerción a las víctimas se transfieran sus derechos sobre la tierra. Ofrecer a los poseedores y ocupantes que una vez le sea adjudicado por la autoridad competente, judicial o administrativa la propiedad sobre la tierra, se garantiza que el inmueble tendrá una identificación registral (Folio de Matrícula Inmobiliaria), en donde al inscribirse el nombre del desplazado como propietario, se puede proteger su libre derecho a la transferencia con la inscripción de las medidas de protección.

2.2.1.

Protección Patrimonial a Predios

Registro Único de Predios y Territorios Abandonados a Causa de la Violencia - RUPTA (Ruta Colectiva /Ruta Individual). RUPTA INDIVIDUAL Y COLECTIVA: Desde 2.009, la Superintendencia de Notariado y Registro, coadministrador junto con el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural - INCODER, el Sistema de Protección Patrimonial de Tierras, cuya finalidad es amparar los derechos de propiedad sobre los bienes inmuebles de quiénes han tenido que abandonarlos o están en riesgo de tener que hacerlo a causa de la violencia, protegiendo la voluntad de disposición del inmueble por parte de los titulares de derechos. Así mismo, que de forma específica y para atender las investigaciones relacionadas con la restitución jurídica de la propiedad de los predios despojados y la recuperación de baldíos de propiedad de la Nación. Gráfico 15 Solicitudes RUPTA - 2014 Meta 2014 RUPTA INDIVIDUAL Solicitudes actualizadas en RUPTA Individual Diciembre Acumulado vigencia 2014 6700 3359 127 SOLICITUDES Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras. Nota: El Cumplimiento de los indicadores está sujeta a la demanda de las solicitudes de protección individual y a la declaración de las medidas de protección colectiva emanadas por los comités departamentales y municipales de atención integral para la reparación de víctimas. Tabla 28 Solicitudes RUPTA - 2014 Descripción Meta 2014 RUPTA Individual Solicitudes Actualizadas en RUPTA Individual Diciembre Acumulado Vigencia 2014

Solicitudes 6.700 127 3.359

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras.

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Tabla 29 Medidas de Protección Individual Por Departamento Departamento

Cantidad

Amazonas Antioquia

Departamento

Cantidad

Departamento

Cantidad

0

Cesar

119

Norte De Santander

584

Chocó

122

Putumayo

Arauca

71

Córdoba

Atlántico

81

Cundinamarca

Bogotá, D.C.

16

Quindío

119

63 164 10

Risaralda

62

6

Santander

239

7

Sucre

6

Guainía

Bolívar

154

Guajira

Boyacá

26

Guaviare

122

Tolima

Caldas

60

Huila

100

Valle Del Cauca

Caquetá

155

Magdalena

182

Vaupés

0

Casanare

159

Meta

210

Vichada

100

60

Nariño

43

Cauca

2 220 97

Total 3,339 Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras.

Levantamiento de una medida de protección colectiva que afectaba 3.585 predios, con igual número de folios de matrícula inmobiliaria, del municipio de La Palma - Cundinamarca. Durante el año 2014, se realizaron 10 visitas de apoyo para la actualización de estados RUPTA a las ORIP de Santa Marta - Magdalena, Acacias - Meta, Istmina y Quibdó - Choco, Carmen de Bolívar – Bolívar, Puerto Carreño – Vichada y Arauca - Arauca.

Requerimientos de Información Atendidos (Fiscalía / DIJIN) Atendiendo y cumpliendo, con el principio de cooperación interinstitucional la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, ha atendido y dado respuesta a todos los requerimientos de las entidades involucradas en el proceso de los entes de control del Estado: Gráfico 16 Solicitudes Fiscalía - DIJIN

BUSQUEDA POR INDICE DE PROPIETARI OS 50%

Gráfico 17 solicitudes INCODER, UAERGRT, UARIV, PNN y congreso

CERTIFICAD OS DE LIBERTAD 49%

Fuente: Superintendencia Delegada Restitución y Formalización de Tierras.

2.2.2.

para

COPIA ESCRITURA S 1%

la

Protección

BUSQUEDA POR INDICE DE PROPIETARIO S; 9.243 COPIA ESCRITURAS; 25

CERTIFICADO S DE LIBERTAD; 10.922

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras.

Restitución de Tierras

Estudios registrales individuales de la historia jurídica de la propiedad de los predios rurales en proceso de Restitución de tierras despojadas a las víctimas del conflicto armado (Ley 1448 de 2011), así como el análisis y recuperación de los baldíos de la Nación que han sido objeto de usurpación y falsa tradición. Total asignaciones Registrales año 2014:

2.575

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Diagnósticos Registrales Generales Según la programación de actividades del Plan Anual de Gestión de la Delegada para el año del presente informe, se realizaron 6 Diagnósticos Registrales de la situación de despojo de las siguientes zonas, Vichada, Casanare, Cesar, Parque Nacional Natural Galeras, zona protegida de Doña Juana y Yaigojé Apaporis; alcanzando aproximadamente 1’400.000 hectáreas revisadas. Actuaciones Administrativas En la actualidad, se han dado inicio a 238 actuaciones administrativas producto de los hallazgos derivados de los diagnósticos registrales de las ORIP de Santa Marta, Cali, Carmen de Bolívar, Ocaña, San Martin, Puerto López, Barranquilla, Cúcuta y Santander; de las cuales sólo en 2014 se iniciaron 82 actuaciones, que se encuentran en curso de ser culminadas.

2.2.3.

Formalización de Tierras

Con el objeto de ejecutar las Políticas nacionales sobre la formalización de la propiedad Rural y Urbana, la Delegada de Tierras ha implementado el programa de Formalización de Tierras, mediante el cual , conjuntamente con los Ministerios de Agricultura y Desarrollo Rural y de Vivienda, el INCODER, y el IGAC, se promueve el registro de la propiedad , prestando el servicio a través de las Unidades Móviles y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, adelantando campañas de comunicación y capacitación y realizando jornadas asesoría jurídica gratuita en temas de saneamiento y formalización de la propiedad. Tabla 30 Jornadas de asesoría jurídica en saneamiento y formalización de la propiedad inmobiliaria Departamento

Número de Jornadas

Departamento

Personas Atendidas

Valle del Cauca

25

Boyacá

2096

Tolima

20

Cundinamarca

1952

Boyacá

20

Tolima

1859

Cundinamarca

19

Casanare

1730

Casanare

13

Valle del Cauca

1643

Antioquia

10

Caldas

1073

Huila

9

Huila

Caldas

9

Cauca

861

Santander

8

Antioquia

636

Cauca

8

Santander

563

Bogotá

5

Putumayo

279

3

Bogotá

Putumayo Total general

149

Total General

897

54 13.643

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras Tabla 31 Convenios firmados con entes territoriales para la formalización de la propiedad inmobiliaria Departamento Municipio Argelia Cauca

Sucre Mercaderes

Magdalena Valle del Cauca

Zona Bananera Algarrobo Yumbo Pradera

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Caldas

Pensilvania Samaná

Cundinamarca

Soacha

Total Convenios

10

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras.

En el desarrollo de los convenios interadministrativos, se registraron y se entregaron 9.903 títulos en el marco de los convenios suscritos con las diferentes entidades territoriales. Como productos del proyecto, se realizaron las siguientes publicaciones impresas:   

¿De quién es el Parque el Tayrona? Como se robaron la tierra en Colombia Guía práctica proceso de Restitución de Tierras.

Tabla 32 Indicadores del proyecto de inversión Unidad de Medida Oficinas de registro dotadas con apoyo humano y logístico para el registro de la medida de protección. *Folios de matrícula inmobiliaria con medida de protección colectiva *solicitudes de protección individual atendidas por las ORIPS -

Meta Vigente 2014

Avance Vigencia 2014

% Avance 2014

60

100

100%

100

* 3585

0%

6700

3359

51%

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras. Nota: El Cumplimiento de los indicadores está sujeta a la demanda de las solicitudes de protección individual y a la declaración de las medidas de protección colectiva emanada por los comités departamentales y municipales de atención integral para la reparación de víctimas. Levantamiento de una medida de protección colectiva que afectaba 3.585 predios, con igual número de folios de matrícula inmobiliaria, del municipio de La Palma Cundinamarca.

Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

2.3.

Gestión Notarial

2.3.1.

Creación de Notarias

El Gobierno Nacional, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014: “Prosperidad para Todos”: Más Empleo, Menos Pobreza y Más Seguridad, consciente de la imperiosa necesidad de garantizar el cumplimiento de su compromiso irrestricto de alcanzar la Prosperidad para Todos, ha venido formulando e implementando una serie de acciones de carácter estratégico con el propósito de establecer las bases programáticas e institucionales para lograr la prosperidad y consolidación de la paz, mediante un esfuerzo conjunto, coordinado y sostenido, creando sinergias entre diferentes actores institucionales y sectores de la sociedad. Por lo anterior la Superintendencia de Notariado y Registro, crea Nuevas Notarias y Notarias en Zonas de Consolidación. Unos de los propósitos de la creación de estas Notarias es acercar a todos los Colombianos el servicio Notarial con lo cual se estaría beneficiando un aproximado de 539.059 pobladores de estos territorios históricamente afectados por grupos armados ilegales y cultivos ilícitos. Proyección de creación de notarias para el año 2014 Se elaboraron los estudios técnicos socioeconómicos para la creación de dieciséis (16) notarias en zonas de consolidación territorial con el apoyo de Gobernadores y Alcaldes, trabajo de campo que fue realizado con profesionales de la Delegada para el Notariado y la Oficina Asesora de Planeación, quedo compilado en un solo decreto y fue remitido por la Oficina Asesora Jurídica con el siguiente radicado EXT14-0020819 de fecha 17 de junio de 2014 ante el Ministerio de justicia y del Derecho para su debido procedimiento ante los entes de Gobierno, todas estas notarías son de tercera categoría, distribuidas en varios departamentos la notaría de Acevedo - Huila y Santa Rosalía - Vichada los estudios se realizaron en el 2013. A corte del mes de julio de 2014, se elaboraron estudios técnicos para analizar la factibilidad de la creación de veinte (20) notarias a nivel nacional. De los cuales fueron presentado 19 con el siguiente radicado EXT140020819 de fecha 17 de junio de 2014 ante el Ministerio de justicia y del Derecho para su debido procedimiento ante los entes de Gobierno y la faltante que es la creación de la notaría del Algarrobo, Magdalena esta pronta a ser presentada ante el Ministerio mismo. Todas estas notarías son de tercera categoría veinte (20) distribuidas en varios departamentos así: Tabla 33 Notaría programadas para el año 2014

Fuente: Grupo de proyectos - Oficina Asesora de Planeación.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Tabla 34 Proyección en cubrimiento Regional de Notarías en Colombia: 2014-2015 Regiones Departamento Notaría a crear Vigencia 2014 - 2015 Número de Notarías Andina Orinoquia

Antioquia

Campamento y Mutatá

2

Cauca

Argelia, El Tambo, Paez, Cajibio y Jambaló

5

Guaviare

En los municipios de Calamar, El Retorno

2

Putumayo

En los municipios de San Francisco

1

Nariño Pacífico Quibdó Tolima

Central 4

En los municipios de Leiva, Mayama, Policarpa, a Llanada, La Tola, Francisco Pizarro, Mosquera, Olaya Herrera, Santa Bárbara, Maguí, Cumbitara y Roberto Payan. En los municipios de Carmen del Darién (Chocó). En los municipios de Alpujarra, Roncesvalles, Prado, e Icononzo

13

1 4

total

28

Fuente: Grupo de proyectos - Oficina Asesora de Planeación.

Con los decretos 1410, 1411 y 1412 de fecha 31 de julio de 2014 fueron creadas las Notarías de los municipios de Algarrobo - Magdalena, Santa Rosa del Sur - Bolívar y Santa Rosalía - Vichada, por lo cual se generó la Resolución de creación de los códigos notariales para cada una, la cual quedó numerada así: Resolución N° 9044 del 14 de agosto de 2014. Se presentaron ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, con el radicado número EXT 14-0031291 de fecha 3 de septiembre de 2014, los estudios técnicos para analizar la factibilidad de la creación de dieciséis (16) notarias en Zonas de Consolidación con los ajustes solicitados por la Oficina Jurídica del Ministerio mismo, hecho que se realizó con la Oficina Jurídica y Planeación de la SNR. Con la creación de la notaría del Algarrobo Magdalena por medio del Decreto 1410/14, Santa Rosa del Sur - Bolívar con el Decreto 1411/14, la de Santa Rosalía - Vichada con el Decreto 1412/14, la de Acevedo - Huila con el Decreto 1857/14 y con el Decreto 1856 de fecha 26 de septiembre de 2014 se modifica las circunscripciones de unos círculos notariales como son el de Pacho, Paime y Zipaquirá en Cundinamarca así: Tabla 35 Modificación según Decreto 1856/2014 Círculo Comprensión No. No. Notarial Notarial Círculos Notarías Pacho

Pacho

1

Código Notarial 1

Única

1a

Decretos (Sancionados por Presidencia) 1028/80

Única

2a

965/94

2589901

Primera

1a

1028/80

2589902

Segunda

1a

1337/93

El Peñón

25258000

La Peña

25398000

Supatá

25777000

Paime

25823000 1

1

1

2

2551800001

Villagómez Zipaquirá

Categoría

2551300001

Topaipi Paime

Notaría

Zipaquirá

25871000

San Cayetano

25653000

Cogua Fuente: Grupo de proyectos - Oficina Asesora de Planeación.

Cambio de categoría de Yumbo – Valle Se hace necesario tener en cuenta, la conformación de El Valle del Cauca, por 42 Municipios agrupados en 5 sub regiones. La población de Yumbo, es denominada capital industrial del departamento y sede de más de 2.000 industrias de diversos tipos. En los últimos 9 años, el municipio de Yumbo ha mostrado una tendencia constante de crecimiento en su población. Para el año 2012, la población fue de 109.131, en el año 2013 fue de 111.753 y para este año se proyecta de 114.427, generando un crecimiento significativo, aunque no suficiente

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para cumplir con el requisito de 300.000 habitantes lo cual es necesario para subir la categoría del Círculo Notarial de Yumbo, Valle a primera categoría y si se suma la población flotante que oscila en 33.000 habitantes aproximadamente, no alcanzaría tampoco. El incentivo tributario, su posición geográfica y la infraestructura vial han hecho que el municipio sea atractivo para la industria y el comercio, no solo para los nacionales sino para los extranjeros, puesto que se facilita la salida al interior del país y hacia el Puerto de Buenaventura, siendo este el principal puerto de Colombia sobre el Océano Pacífico. Un 90% de estas familias, habita en la zona urbana del Municipio de Yumbo, principalmente en las comunas 1, 3 y 4, (Barrios: Panorama, San Jorge, Juan Pablo II, Buenos Aires, Las Cruces y Bellavista), mientras que el 10% restante habita en la zona rural (Dapa, Arroyohondo, Mulaló, San Marcos y El Chocho). El tener un municipio con importante desarrollo económico ha incidido en que este pueda tener dos notarias de segunda categoría las cuales presentan un comportamiento así: Tabla 36 Promedio anual de escrituras otorgados durante los últimos cinco años. Categoría de los círculos Escrituras 2010 2011 2012 2013 notariales Tercera Candelaria 988 948 1.009 1.024

2014* 778

Segunda

Dagua

844

789

536

565

400

Tercera

La Cumbre

456

402

527

659

444

Tercera

Vijes

338

397

315

300

291

Segunda

Yumbo

2.451

2.350

2.399

3.489

1.472

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Nota: El total de escrituras del año 2014 corresponden al período comprendido entre el 01/01/2014 y 30/09/2014.

En cuanto al comportamiento por escrituración del Círculo Notarial de Yumbo con respecto a los Círculos Notariales vecinos, se muestra en la Tabla 2 que el volumen promedio ha sido considerablemente mayor durante los últimos cinco (5) años, razón por la cual podría sugerirse el cambio de categoría de una inferior a una superior del Círculo en comento. Tabla 37 Promedio anual de Ingresos otorgados durante los últimos cinco años. Categoría de los círculos Ingresos 2010 2011 notariales Tercera Candelaria 115.889.544,00 100.645.733,00

2012

2013

2014*

123.044.141,00

141.045.640,00

78.369.403,00

Segunda

Dagua

77.501.607,00

84.797.178,00

46.443.184,00

68.386.033,00

48.203.983,00

Tercera

La Cumbre

46.739.486,00

52.006.212,00

81.644.368,00

140.630.006,00

111.846.243,00

Tercera

Vijes

Segunda

Yumbo

40.534.616,00

42.529.682,00

36.964.406,00

32.061.723,00

72.580.441,00

808.743.767,00

818.740.246,00

962.531.358,00

1.474.953.988,00

567.945.919,00

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Nota: El total de ingresos del año 2014, corresponden al período comprendido entre el 01/01/2014 y 30/09/2014.

Ahora, en cuanto al comportamiento de los ingresos de los Círculos Notariales cercanos a el Círculo de Yumbo, Valle como se puede observar en la Tabla 3 y en su orden están: Candelaria, Dagua, La Cumbre y Vijes – Valle, se puede leer que la Notaría Única de Yumbo, encabeza el promedio anual de ingresos con un valor de $926.583.056, esto significa que este Municipio tiene un pujante crecimiento socioeconómico. Al modificar la categoría segunda del Círculo Notarial de Yumbo - Valle, se estaría reconociendo el posicionamiento de la imagen empresarial de dicho municipio, que redunda en una rentabilidad social y económica de los ciudadanos que allí viven y trabajan. Por lo tanto se puede concluir sobre la situación del Círculo Notarial de Yumbo – Valle, lo siguiente: Que tras el análisis de las diferentes variables socio económicas que dicho municipio presenta, se puede decir que aunque estas no son las fortalezas que permiten cumplir con los requerimientos para la cambio de categoría de este Círculo Notarial y teniendo en cuenta el informe aportado por el Grupo de Recaudos y

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Subsidios Notarias y el cual hace parte de la Dirección Financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, su resultado puede ser es positivo y viable con el apoyo del Gobierno Nacional, que se cambie de categoría de una inferior a una superior el Círculo Notarial de Yumbo (Valle) y pueda sugerirse, quede así las Notarías que lo conforman: Notaría Primera de Yumbo de primera categoría y Notaría Segunda de Yumbo de primera categoría. Ubicación de una notaría en la Localidad 18 de Bogotá (Rafael Uribe) La Localidad 18, de la ciudad de Bogotá, está denominada como Rafael Uribe, se analizó su composición geográfica y la ubicación de las notarías que existen en su entorno, esto con el fin de mirar la posibilidad de ser trasladada una notaría para esta localidad o la creación de una en el lugar. Tiene una población aproximada a corte del año 2014, de 376.060 habitantes. Ubicación geográfica: Norte: Avenida Primero de Mayo, con la localidad de Antonio Nariño Sur: Calles 46, 47 y 54 Sur y Vía a Usme con la localidad de Usme Este: Carrera 10.ª y caño de Chiguaza, con la localidad de San Cristóbal Oeste: Carrera 27 y Carrera 33, con la localidad de Tunjuelito Tabla 38 Proporcionalidad de habitantes y vivienda / comparativo entre las localidades que conforman la ciudad de Bogotá. Notarías Proporcionalidad No. Localidad (Cantidad) Habitantes Habitantes/Notaría Vivienda (2) Vivienda/Notaría 1

Localidad 1: Usaquén

8

(1) 489.526,00

61.191,00

162.641,00

20.330,00

2

Localidad 2: Chapinero

30

137.281,00

4.576,00

55.919,00

1.864,00

3

Localidad 3: Santa Fe

5

109.974,00

21.995,00

36.163,00

7.233,00

4

Localidad 4: San Cristóbal

1

407.416,00

407.416,00

112.721,00

112.721,00

5

Localidad 5: Usme

1

427.090,00

427.090,00

99.114,00

99.114,00

6

Localidad 6: Tunjuelito

2

200.725,00

100.363,00

49.168,00

24.584,00

7

Localidad 7: Bosa

1

629.066,00

629.066,00

133.097,00

133.097,00

8

Localidad 8: Kennedy

2

1.054.850,00

527.425,00

269.028,00

134.514,00

9

Localidad 9: Fontibón

3

370.976,00

123.659,00

166.233,00

38.744,00

10

Localidad 10: Engativá

4

866.719,00

216.680,00

232.205,00

58.051,00

11

Localidad 11: Suba

7

1.146.985,00

163.855,00

288.568,00

41.224,00

12

Localidad 12: Barrios Unidos

2

238.380,00

119.190,00

57.196,00

28.598,00

13

Localidad 13: Teusaquillo

4

150.236,00

37.559,00

57.972,00

14.493,00

14

Localidad 14: Los Mártires

1

98.637,00

98.637,00

27.497,00

27.497,00

15

Localidad 15: Antonio Nariño

1

108.766,00

108.766,00

27.774,00

27.774,00

16

Localidad 16: Puente Aranda

2

258.154,00

129.077,00

70.682,00

35.341,00

17

Localidad 17: La Candelaria

2

24.140,00

12.070,00

7.857,00

3.929,00

18

Localidad 18: Rafael Uribe Uribe

0

376.060,00

-

104.433,00

-

19

Localidad 19: Ciudad Bolívar

1

675.471,00

675.471,00

152.266,00

152.266,00

20

Localidad 20: Sumapaz

0

6.393,00

-

1.743,00

-

77

7.776.845,00

3.864.086,00

2.112.277,00

961.374,00

Total Fuente: Oficina Asesora Jurídica - JM

Notas: (1) Secretaría Distrital de planeación: Subsecretaría de información y estudios estratégicos-dirección de información, cartografía y estadística de población por sexo tasa de crecimiento 2005-2015/Proyección de población (2014) (Fecha de consulta: 06-05/14). (2) Secretaría Distrital de Planeación: Subsecretaría de información y estudios estratégicos-Dirección de información, cartografía y estadística: Población, viviendas y hogares por estrato socioeconómico/número de viviendas (2011) (fecha de consulta: 06-05-14).

La localidad de San Cristóbal, está dividida en cinco Unidades de Planeamiento Zonal - UPZ. A su vez, estas unidades están divididas en barrios, como se muestra a continuación, algunas UPZ comparten barrios:

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San Blas: Aguas Claras, Altos del Zipa, Amapolas, Amapolas II, Balcón de La Castaña, Bella Vista Sector Lucero, Bellavista Parte Baja, Bellavista Sur, Bosque de Los Alpes, Buenavista Suroriental, Camino Viejo San Cristóbal, Cerros de San Vicente, Ciudad de Londres, Corinto, El Balcón de La Castaña, El Futuro, El Ramajal, El Ramajal (San Pedro), Gran Colombia (Molinos de Oriente), Horacio Orjuela, La Castaña, La Cecilia, La Gran Colombia, La Herradura, La Joyita Centro (Bello Horizonte), La Playa, La Roca, La Sagrada Familia, Las Acacias, Las Mercedes, Laureles Sur Oriental II Sector, Los Alpes, Los Alpes Futuro, Los Arrayanes Sector Santa Inés, Los Laureles Sur Oriental I Sector, Macarena Los Alpes, Manantial, Manila, Miraflores, Molinos de Oriente, Montecarlo, Nueva España, Nueva España Parte Alta, Ramajal, Rincón de La Victoria-Bellavista, Sagrada Familia, San Blas, San Blas (parcelas), San Blas II Sector, San Cristóbal Alto, San Cristóbal Viejo, San Pedro, San Vicente, San Vicente Alto, San Vicente Bajo, San Vicente Sur Oriental, Triángulo, Triángulo Alto, Triángulo Bajo, Vereda Altos de San Blas, Vitelma. Ilustración 1 Barrio Calvo Sur

Sosiego: Golconda, Primero de Mayo, Buenos Aires, Calvo Sur, Camino Viejo de San Cristóbal, La María, Las Brisas, Los dos Leones, Modelo Sur, Nariño Sur, Quinta Ramos, República de Venezuela, San Cristóbal Sur, San Javier, Santa Ana, Santa Ana Sur, Sosiego, Velódromo, Villa Albania, Villa Javier. 20 de Julio: Atenas, 20 de julio, Atenas I, Ayacucho, Barcelona, Barcelona Sur, Barcelona Sur Oriental, Bello Horizonte, Bello Horizonte III Sector, Córdoba, El Ángulo, El Encanto, Granada Sur, Granada Sur III Sector, La Joyita, La Serafina, Las Lomas, Managua, Montebello, San Isidro, San Isidro I y II, San Isidro Sur, San Luis, Sur América, Villa de Los Alpes, Villa de Los Alpes I, Villa Nataly 20 de Julio. La Gloria: Altamira, Altamira Chiquita, Altos del Poblado, Altos del Virrey, Altos del Zuque, Bellavista Parte Alta, El Pilar, Bellavista Sur Oriental, Buenos Aires, Ciudadela Santa Rosa, El Quindío, El Recodo-República de Canadá, El Rodeo, La Colmena, La Gloria Baja, La Gloria MZ 11, La Gloria Occidental, La Gloria Oriental, La Gloria San Miguel, La Grovana, La Victoria, La Victoria II Sector, La Victoria III Sector, Las Guacamayas, Las Guacamayas I, II y III, Las Lomas, Los Puentes, Malvinas, Miraflores, Moralva, Panorama, Paseito III, Puente Colorado, Quindío, Quindío I y II, San José, San José Oriental, San José Sur Oriental, San Martín de Loba I y II, San Martín Sur. Los Libertadores: Antioquia, Canadá La Guirá, Canadá La Guirá II Sector, Canadá-San Luis, Chiguaza, Ciudad de Londres, El Paraíso, El Pinar (República del Canadá II), El Triunfo, Juan Rey (La Paz), La Belleza, La Nueva Gloria, La Nueva Gloria II Sector, La Península, La Sierra, Las Gaviotas, Los Libertadores, Los Libertadores Sector El Tesoro, Los Libertadores Sector La Colina, Los Libertadores Sector San Ignacio, Los Libertadores Sector San Isidro, Los Libertadores Sector San José, Los Libertadores Sector San Luis, Los Libertadores Sector San Miguel, Los Libertadores Bosque Diamante Triángulo, Los Pinares, Los Pinos, Los Puentes, Nueva Delly, Nueva Gloria, Nueva Roma, Nuevas Malvinas (El Triunfo), República del Canadá, República del Canadá-El Pinar, San Jacinto, San Manuel, San Rafael Sur Oriental, San Rafael Usme, Santa Rita I, II y III, Santa Rita Sur Oriental, Valparaíso, Villa Angélica-Canadá-La Guirá, Villa Aurora, Villa del Cerro, Villabell, Yomasa, Villa Angélica, El Paraíso Sur Oriental I Sector, Juan Rey I y II, Villa Begonia

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Tabla 39Direcciones de las notarías ubicadas en el entorno de la localidad Rafael Uribe de Bogotá Ubicación No

Denominación

1

54

Categoría

Notario (a)

Elsa Villalobos Sarmiento 2 66 Primera Oscar Fernando Martínez Bustamante 3 17 Primera Eduardo González Montoya 4 57 Primera Nibardo Agustín Fuentes Morales 5 58 Primera Claret Antonio Perea Figueroa Fuente: Oficina Asesora de Jurídica JM

2.3.2.

Primera

Estado

Dirección

Propiedad

Carrera 10 No. 15-04 sur

Propiedad

Calle 69F Sur No. 18-23

Propiedad

Carrera 10 No. 16-22 Sur

Propiedad

Av. Calle 45A Sur No. 50-47

Propiedad

Calle 51 Sur No. 16A-21

Localidad

UPZ

Barrio

Localidad 1: Antonio Nariño Localidad 5: Usme Localidad 4: San Cristóbal Localidad 6: Tunjuelito Localidad 6: Tunjuelito

Ciudad Jardín Gran Yomasa Sosiego

Ciudad Jardín La Aurora

Tunal Oriental Tunal Oriental

Venecia

Sosiego

Venecia

Sistema de Información Biométrica

Ilustración 2 Verificación de Identidad

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado.

Objetivos: • • • • •

Mejorar la seguridad ciudadana Mejorar la seguridad jurídica en los procesos y/o servicios notariales Prestar servicios notariales en línea Apoyar la Ley de víctimas y restitución de Tierras en sitio Llevar a cabo de la mejor manera el objeto misional de la entidad, como lo es la Orientación, Inspección, Vigilancia y Control de la Gestión Notarial en el País

Convenio Interadministrativo No. 01 de 2013 Unión Colegida del Notariado Colombiano, Registraduría Nacional-Grupo de Acceso a la Información Y Protección Datos Personales, Delegado para el Registro Civil e Identificación- Gerente General Certicamara S.A. base de datos biométrica (REPLICA II) para el proceso de autenticación biométrica. Se debe mantener la confidencialidad, integridad y custodia de los datos incorporados y conservar la protección legal. La Registraduría Nacional se reserva el derecho de realizar las auditorías a las notarías conforme a su nivel de competencias. Se tiene prevista para el mes de enero y febrero de 2015, el proceso de enrolamiento personal de los notarios. Una vez efectuado el enrolamiento personal de los Señores Notarios, podrán acceder al Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica, en programación que se ejecutará a partir del día 2 de febrero de

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

2015, en acto que se realizará en una Notaría de la ciudad de Bogotá D.C., con la presencia de los Señores Ministro de Justicia y del Derecho, Registrador Nacional del Estado Civil, Superintendente de Notariado y Registro, Presidente Mundial de nuestro aliado tecnológico de Francia, ID3 Technologies y Gerente de Certicámara S.A., estimamos que la puesta en marcha del Sistema Biométrico en todas las Notarías del país, se cumplirá entre el 2 de febrero al 30 de mayo de 2015.

2.3.3.

Concurso de Notarios

CONCURSO PÚBLICO PARA LA PROVISION DE 176 NOTARIAS VACANTES AÑO 2014 Se cumplió con el nombramiento en el 93% de las notarías convocadas. PORCENTAJE

7% NOTARIOS NOMBRADOS 146

93%

NOTARÍAS FALTANTES 11

La razón por la cual algunas notarías no fueron entregadas, es que ninguno de los concursantes aceptó el nombramiento, como en el caso del círculo de San Vicente del Caguán en Caquetá o del círculo de Mesetas en Meta.

Concurso 2014-2015 

Preliminares del concurso 2014-2015

Actualmente se están adelantando las actividades correspondientes al próximo concurso para el nombramiento de notarios en propiedad e ingreso a la carrera notarial. Durante el año 2014 se adelantaron todas las actividades preliminares: se hizo la solicitud de aprobación de vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda, solicitud que fue aprobada en diciembre de 2014; se presentaron los estudios previos de acuerdo a la cotización presentada por la Universidad Nacional de Colombia; el Consejo Superior de la Carrera Notarial aprobó que la contratación para la operación del concurso se hiciera con la Universidad Nacional de Colombia debido a las condiciones particulares de infraestructura y experiencia específica en concurso notarial; por último, se suscribió el contrato de operación del concurso, con lo cual quedaron listos los elementos necesarios para iniciar con el procedimiento. 

Notarías a convocar

Inicialmente se proyectó la convocatoria de 110 notarías, sin embargo, como se señaló en los estudios previos, en el contrato mismo y como se señalará en la Convocatoria oficialmente emitida por el Consejo Superior de la Carrera Notarial, en esta oportunidad durante el desarrollo del concurso y durante la vigencia de la lista de elegibles, la lista de cargos de notario a proveer se puede incrementar en la medida en que se presenten renuncias de notarios titulares, cumplimiento de edad de retiro forzoso, desplazamiento del titular en ejercicio del derecho de preferencia, destituciones u otros casos que impliquen la necesidad de un nombramiento para la prestación del servicio público notarial.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014



Archivo de Hojas de Vida

A partir del año 2011, se implementó el sistema de hojas de vida de notarios desarrollado por la Universidad de Pamplona, que permite digitalizar el archivo. Actualmente se está llevando a cabo la labor de digitalización y actualización del sistema. Al 31 de diciembre de 2014, se actualizó un total del 666 hojas de vida en el sistema, durante los primeros meses de 2015 se planea culminar la tarea con las 232 restantes aproximadamente. En cuanto al archivo físico: 2010 y 2011, se organizó el archivo de hojas de vida de notarios en anaqueles apropiados para la manipulación y conservación de los documentos, actualmente, el archivo se mantiene actualizado diariamente a través de la labor de funcionarios dedicados a la manutención y actualización física permanente. 

Sucesiones

Se implementó el sistema de reporte de sucesiones adelantadas en notaría para disminuir el consumo de papel y agilizar el trámite de respuesta a consultas ciudadanas. De acuerdo con las indicaciones divulgadas a través de las Instrucciones Administrativas 09 de 2012 y 06 de 2013, en la actualidad, todos los notarios del país deben reportar la apertura, trámite y cierre de sucesiones en el sistema implementado para tal fin. Cada notario cuenta con un usuario y una contraseña para acceder al sistema e ingresar la información. En la actualidad, la Dirección de Gestión Notarial responde un promedio de 15 solicitudes de información sobre sucesiones al mes. 

Permisos y licencias

Se implementó una base de datos de permisos y licencias de notarios de primera categoría en la que se plasman los datos específicos de cada situación como tipo (permiso o licencia), cantidad de días, número de resolución por la cual se concede, nombre y cédula del encargado. Esta base de datos que se mantiene actualizada a diario, permite tener un control adecuado de las ausencias de notarios y de los funcionarios que los reemplazan. En la Dirección de Gestión Notarial, se proyectan los actos administrativos de licencias y permisos para notarios de primera categoría. En 2010 se tramitaron en promedio alrededor de 500 permisos y licencias mensuales para notarios de primera categoría. En 2014 el promedio mensual de trámites de actos administrativos para notarios de primera categoría es de 750, o que indica que los notarios están acudiendo más a la Superintendencia en lugar de acudir a alcaldías y gobernaciones, gracias a la celeridad con la que se atienden tales requerimientos actualmente. Entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014 se tramitaron en total 7.202 solicitudes de permiso y 2.439 solicitudes de licencia.

2.3.4.

Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial (Peticiones, Quejas y Reclamos)

En lo que corresponde al procedimiento de Peticiones, Quejas y Reclamos , dentro del Proceso de Vigilancia de la Gestión Notarial, durante el periodo evaluado, esto es lo que comprende desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2014, se recibieron en la Superintendencia Delegada para el Notariado, un total de 1.234 requerimientos de los ciudadanos para su trámite, encontrando que los meses con mayor número de radicados fueron febrero y septiembre, y aquellos con menor cantidad fueron junio, noviembre y diciembre. Así, se tiene que respecto al número de requerimientos recibidos en la Delegada para el Notariado, la cantidad mes a mes durante todo el año presenta como tendencia una disminución, según se evidencia en la gráfica. Se tiene entonces que para brindar una solución efectiva al ciudadano, se recepcionan y evalúan los requerimientos, según su clasificación, bien sean derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas, denuncias y tutelas, de manera tal que para el año 2014 y de los 1234 requerimientos

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

tramitados por la Delegada para el Notariado el 24,7 % corresponde a solicitudes de información, el 23,7% corresponde a quejas, el 23,6% corresponde a reclamos y el 22,0% a derechos de petición. Gráfico 18 Número de Requerimientos por mes 160 140

137

137 125

120 100

98

114

104

96

83

80

110

94

84

60

52

40

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado. Gráfico 19 Tipo de Requerimientos

TUTELA 1%

CONSULTA 1%

SOLICITUD 25%

DENUNCIA 4%

DERECHO DE PETICION 22%

RECLAMO 23%

QUEJA 24%

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado.

Ahora bien, el resultado de la gestión realizada por la Delegada para el Notariado en este procedimiento, en lo que tiene que ver con los tiempo de respuesta, se muestra positivo para el año 2014, ya que una vez obtenido el promedio de días por mes que se necesitó para dar solución efectiva a los ciudadanos, la tendencia es de disminución, según se representa en la siguiente gráfica. Gráfico 20 Promedio de días de respuesta por mes

20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0

17,5 14,6

12,5

12,0 7,5

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado.

11,9 7,9

10,2 7,8 5,4

6,5

8,5

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Una vez evaluados los requerimientos de los ciudadanos, se procede a definir las acciones a implementar, por lo que de ser posible se brinda respuesta efectiva mediante un oficio, debiéndose en algunos casos requerir a los vigilados, adelantar acciones de mejora, ordenar visitas generales y especiales, ordenar indagación preliminar o apertura de investigación disciplinaria, entre otras actuaciones. En tal orden, del análisis de las PQR, la Delegada para el Notariado puede igualmente proyectar circulares, proferir autos de prescripción, caducidad, inhibitorios, inadmisorios y de archivo. Durante el año 2014, las actuaciones surtidas como respuesta a los requerimientos de los ciudadanos fueron en su mayoría concretadas mediante oficios, ya que si bien es necesario dar solución de fondo a los requerimientos, se ha optado por oficiar a los Notarios en la mayoría de los casos, para recibir la explicación sobre los hechos puestos en conocimiento y evitar acciones disciplinarias innecesarias. Gráfico 21 tipo de actuación surtida

OFICIO CIRCULAR AUTO VISITA AUTO REMITE POR COMPETENCIA AUTO PRESCRIPCION AUTO INHIBITORIO AUTO INDAMISORIO AUTO INDAGACION AUTO DE CADUCIDAD AUTO APERTURA DE INVESTIGACION ARCHIVO

1106

11 7 1 7 25 1 31 13 30 2 0

200

400

600

800

1000

1200

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado.

2.3.5.

Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial (Visitas generales, especiales)

Visitas Generales Se cumplió con el cronograma de visitas generales 2014 de acuerdo a lo proyectado de 330. Esto permitió una cobertura del 90% de las notarías del país en los tres últimos años.De las trescientos treinta (330), visitas generales programadas en el año 2014 culminaron con las siguientes decisiones: Se han venido practicando las visitas generales a las Notarías, con el apoyo de los funcionarios que se encuentran ubicados en cada una de las regiones del País. Se cumplió con el cronograma de visitas generales de 330. Se profirieron las siguientes decisiones: 189 archivos, 118 planes de mejoramiento y se han ordenado 23 procesos disciplinarios. Se ha realizado requerimiento a las Notarías que a la fecha no han cumplido con los planes de mejoramiento. Visitas Especiales Conforme a los requerimientos recibidos, se ordenaron 222 visitas especiales donde se atendieron: 59 entregas de notarías, verificación para aprobación de locales 67 y práctica de pruebas 96. 2.3.6.

Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial (Investigaciones Disciplinarias)

Procesos Disciplinarios 2014 Se hizo la depuración de la base de datos, con los expedientes físicos y la información, que reposa en el Sistema de Información Disciplinaria, así:

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Gráfico 22 Procesos disciplinarios

GESTIÓN 2013

GESTIÓN 2014 1806

132

278

389

850

197 186 219 231 174

0

0

0

74

172

214

216

174

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado.

Procesos Disciplinarios Se hizo la depuración de la base de datos y el inventario de los procesos disciplinarios activos del 2009 al 2014. A diciembre 30 de 2014 el inventario de expedientes tiene un total de 850, Se están firmando actas de compromiso con los profesionales para el impulso de las etapas procesales. Se formalizaron actas de compromiso, con cada uno de los profesionales para el impulso de los procesos disciplinarios por lo que a la fecha no existe procesos del año 2009; de igual forma se ha venido impulsando los procesos más antiguos; en la vigencia del 2014 se ha venido depurando las quejas con el fin de darle tramite en tiempo real y disminuir la apertura de actuaciones disciplinarias. Con el Contrato No. 239 de 2014 se hizo la digitalización de 2502 procesos disciplinarios y vistas que se encontraba en medio físico. El operador del contrato se compromete a entregar la información que se digitalizó. Se hizo la parametrización de la segunda instancia para la trazabilidad de la información esto permite contar con información real en la herramienta Sistema de Información de Procesos disciplinarios-SIID en la medida que se actualice la información de forma permanente. Tabla 40Repositorio de poderes por tipo: 29-10-2013 AL 30-12-2014 Entidad Notarias Consulados

Especial

General

86248 5876

Cantidad Cargada 92124 Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado

2.3.7.

Cantidad Cargada

14301

100549

24

5900

14325

106449

Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

Implementación del SIPLAFT en las Notarías del país Mediante Circular No. 1812 de 2013, se adoptó la Guía para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en sector Notarial en la que se instruyó a los Notarios sobre la implementación del SIPLAFT en la vigencia 2014. Mediante ccirculares expedida por la Delegada para el Notariado, Nos. 1536, 1812, 2173 de 2013 y 1324 de 2014, ha venido orientando sobre la obligación del SIPLAFT, como un sistema integral de prevención y control de riesgo de LA/FT, donde se adoptan políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos que contemplan las actividades que se realizan a través de Escritura Pública, en desarrollo de la

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

función notaría y que se ajusten al tamaño de la Notaría. El manual SIPLAFT, no son más que reglas de conductas que orienten la actuación de la Notaría, que le permita generar los reportes internos para la notaría y los externos a la UIAF. Las notarías reportan a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL para lo cual deben tener usuario, clave y matriz de autenticación, así como consultar el manual de usuario para notarías publicado en la página web de la UIAF. Gráfica 2 Coordinador SIPLAFT Implementar y desarrollar los procesos a través de los cuales se llevarán a la práctica las políticas del SIPLAFT.

Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en los actos.

Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en los actos.

Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

Velar por la conservación adecuada del protocolo, con el fin de que éste refleje la información relativa al riesgo de LA/FT en la organización.

Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

Proponer ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del SIPLAFT.

Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y realizar, cuando proceda, el reporte a la UIAF.

Presentar un informe por escrito donde exponga el resultado de su gestión.

En la ciudad de Bogotá durante los días 8 al 12 de diciembre, en el marco del Congreso Nacional de Notariado Colombiano, se contó con el acompañamiento de funcionarios de la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF, donde se hizo énfasis del notario responsable de información a la UIAF y atender los problemas de conectividad para el envío de la información a través del SIREL.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

2.4.

Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano

2.4.1.

Modelo de atención al ciudadano

Se publicó en la página web de la Entidad, el documento de protocolos de atención al ciudadano en el link https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=29846:2014-09-26-20-2617&catid=1990:2014-09-26-19-32-00&Itemid=3337

En este documento, se establece el ciclo de servicio que se define como el mapa de los momentos de verdad que experimentan secuencialmente los ciudadanos-clientes al realizar un trámite, servicio o solicitud de información en su interacción con una entidad de la administración pública. Genera un esquema de lineamientos, desde que empieza el servicio con el primer contacto entre el ciudadano/cliente - entidad y el momento en que termina cuando el servicio está completo. En la construcción de ciclos de servicio fue indispensable definir de manera secuencial los procedimientos que se siguen en el momento de la prestación del servicio o trámite identificados con sus puntos de control, con la concepción de una mejora continua. La idea es que una vez implementados los protocolos definidos, se mida el servicio a través de las encuestas de satisfacción, de los resultados de estas encuestas la entidad adoptará las acciones de mejora correspondientes.

Diagnostico “Atención al Ciudadano de la SNR respecto de la Estrategia para la construcción del Plan de Atención al Ciudadano del DNP”. En este documento se identificaron las debilidades del modelo de atención al ciudadano de la SNR y se recomienda implementar cuanto antes la herramienta tecnológica adecuada, que permita cumplir con todos los requerimientos citados dentro del diagnóstico, para de esta forma dar cumplimiento a la normatividad existente en materia de atención y servicio al ciudadano, y evitar que en futuras auditorias de calidad, el ICONTEC o ente certificador, establezca esta situación de manera reiterada como una no conformidad, lo que pondría en riesgo la certificación de calidad de la Entidad. Se hicieron varias pruebas sobre la funcionabilidad y beneficios de solución basada en búsqueda de google, como consta en las actas de fechas: 30/09/2014; 02/10/2014; 08/10/2014; 03/09/2014; 10/10/2014.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Gráfico 23 Número de Requerimientos por canales de Atención con el Ciudadano TELEFONO; 2.704

PRESENCIAL; 3.701 CHAT; 7.278 PERSONAL; 18

CORRESPONDENCIA; 219

LINEA 01800 ; 995

E-MAIL; 15.195

Fuente: Grupo de cultura del servicio y Atencion al Ciudadano

Gráfico 24 Número de peticiones por modalidad TUTELA DENUNCIA

10 2

FELICITACION

17

INFORMACION RADICADO

641 14 271 2.377

PETICION - SOLICITUD INTERES GENERAL O PARTICULAR

149

PETICION CONSULTA

23

PETICION DE INFORMACION

5.257

PETICION DOCUMENTOS

14.042 PETICION INFORMATIVA 1 er NIVEL QUEJA RECLAMO RECURSO

Fuente: Grupo de cultura del servicio y Atencion al Ciudadano

2.5.

Gestión Financiera

2.5.1.

Bancarización Control y Aseguramiento al Recaudo.

373

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

La Superintendencia de Notariado y Registro, a través del proceso de bancarización en las 193 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en las cuales se presta el Servicio Público Registral, ha venido modernizando el sistema de recaudo, con el objetivo de garantizar y sostener los índices anuales, asegurar el incremento de los ingresos presupuestados y reducir los riesgos de posibles manejos indebidos, optimizando las herramientas que ofrecen las entidades financieras para controlar con mayor oportunidad el recaudo de la SNR. Para lo cual se ha realizado la sostenibilidad de la implementación de las modalidades de recaudo por medios electrónicos de la siguiente forma: Gráfico 25 Modalidades de recaudo

Botón de Pago

PIN de recaudo

Supercades

Datafonos

PSE Recaudos en VUR

Kioscos

Fuente Dirección Financiera.

Con la implementación y sostenibilidad de nuevas modalidades de recaudo en la SNR, en sus componentes organizacionales, tecnológicos, seguridad, humanos y físicos, con el objetivo de optimizar procesos y dar seguridad al recaudo en la SNR, mediante sistemas de información estandarizados, estableciendo estrategias financieras que permitan adoptar los servicios ofrecidos por el sector financiero y los medios virtuales así:     

Eliminación del recaudo en efectivo. Ajuste a los convenios de recaudo por reciprocidad, mejorando las condiciones de información requerida para la SNR, para la identificación, registro y control del recaudo. Continuidad en la implementación del PIN, el cual amplia la accesibilidad de los ciudadanos a los servicios registrales. Ampliación de cobertura de recaudo a través de datafonos a las Oficinas de Registro. Implementación del recaudo a través de PSE en las Notarías y Oficinas de Registro.

Las anteriores acciones implementadas permiten ampliar las modalidades como se define en la siguiente gráfica: Gráfico 26Modalidades de recaudo Extensión de Caja

Recaudo directo en el banco

Pin Baloto RECAUDO

Recaudo centralizado

Recaudo en efectivo

Fuente: Dirección Financiera

2.5.1.1.

Código de Barras

Con esta modalidad de recaudo a la SNR le es posible realizar el recaudo de un gran número de Oficinas de Registro en cuentas centralizadoras, lo cual reduce costos bancarios y administrativos, que genera tener una cuenta de recaudo en cada ORIP. Adicionalmente, reduce la operación administrativa optimizándola con los mecanismos de control a implementar.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Este proceso se encuentra en ajustes técnicos por parte de la ETB en la interoperabilidad del recibo de caja con Código de Barras y los sistemas misionales SIR y Folio, hasta tanto se realizaran los recaudos por este medio. 2.5.1.2.

Datafonos

El Objetivo es controlar el recaudo en línea de las Oficinas de Registro, que cuentan con el servicio de datafono en la actualidad. La estrategia, es realizar un seguimiento al recaudo, por medio de la conciliación mensual de los informes presentados por la entidad financiera. Esta modalidad consiste en terminales que fueron instaladas en 115 Oficinas de Registro, con el fin de reducir el recaudo en efectivo y facilitar a los ciudadanos el pago de los derechos de registro con Tarjetas Débito y/o Crédito y ofrecer un servicio ágil, seguro y cómodo. En la siguiente grafica se indica el comportamiento de recaudo a través de este medio de pago, el cual a diciembre ascendió a $18.265 millones, teniendo un incremento muy representativo en el mes de diciembre con un valor recaudado de $2.418 millones. Tabla 41 Comparativo recaudo datafonos 2014 vs.2013 Año

Total

Año 2014

$ 18.265.359.075

Año 2013

$ 10.588.701.583

Fuente: Dirección Financiera

Por Datafonos, el recaudo en la vigencia 2014, se incrementó en $7.700 millones, frente al recaudo en la vigencia 2013 el cual correspondió a $10.589 millones, situación que refleja que esta forma de recaudo ha tenido una aceptación importante por los ciudadanos, y va creciendo en forma significativa, descongestionando en las ORIPS el recaudo en efectivo. 2.5.1.3.

PSE

La modalidad de recaudo de Derechos de Registro a través de PSE, consiste en un proyecto estratégico del Gobierno Nacional, que busca acercar el proceso de registro de inmueble a la ciudadanía a partir de la facilitación de las relaciones del ciudadano con las entidades vinculadas, en la simplificación de los trámites asociados al proceso. Esto ha traído a la Ciudadanía y a la SNR beneficios importantes como, reducir los trámites, plazos, costos y requisitos necesarios para formalizar los procesos de escrituración y registro de la propiedad inmueble, principalmente para los actos de transferencia de dominio. OBJETIVO Permitir la realización de transacciones en línea entre ciudadanos-Notarías-Oficinas de Instrumentos Públicos, reduciendo tiempo, costos, haciendo más eficiente el proceso. ESTRATEGIAS    

Implementar el Liquidador de derechos de registro en las Oficinas de Registro y Notarias del País. Recaudar a nivel nacional los derechos de registro a través del liquidador PSE. Reducir los trámites, tiempo, procesos, documentos entre otros requisitos necesarios para formalizar el registro de la propiedad inmueble (Anti tramites). Asegurar el recaudo a través de PSE Derechos de Registro.

Este recaudo para la vigencia 2014 ascendió a $11.942 así:

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Año 2014

Total

Total Recaudo

$ 11.942.248.727

Fuente: Dirección Financiera Tabla 42 Notarias presentan mayor uso aplicativo Circulo Notaría Cantidad Registro Recaudo Manizales

2

6338

2.302.699.700,00

Manizales

4

3053

633.058.500,00

Pereira

5

2742

1.249.366.300,00

Pereira

4

1646

264.410.700,00

Bucaramanga

3

1594

1.118.157.700,00

Bucaramanga

7

1257

240.432.600,00

Manizales

1

882

280.798.900,00

Manizales

5

797

317.616.200,00

Pereira

1

713

228.400.800,00

Valledupar

2

627

235.342.200,00

Pereira

3

536

120.272.800,00

Armenia

4

485

155.011.300,00

Pereira

6

473

211.239.100,00

Armenia

3

453

121.852.200,00

Bucaramanga

9

373

276.823.100,00

Bucaramanga

4

369

110.732.200,00

Manizales

3

363

44.988.100,00

Armenia

1

325

71.970.900,00

Ibagué

5

289

73.574.300,00

Bucaramanga

2

279

197.954.100,00

1 Villa maría

269

42.425.600,00

5

263

131.118.500,00

Manizales Armenia Ibagué

4

256

49.912.900,00

Bogotá Norte

42

232

388.851.400,00

Bogotá Norte

24

227

265.653.600,00

Bogotá Norte

29

223

492.475.800,00

Bogotá Centro

29

208

684.402.500,00

Bogotá Sur

24

199

140.904.700,00

2

198

150.363.600,00

Pereira

Fuente; Dirección Financiera

3.1.1.4 Pin Baloto OBJETIVO Orientación al ciudadano al acceso de las nuevas alternativas implementadas por la Superintendencia de Notariado y Registro para la satisfacción del servicio de expedición del certificado de tradición y libertad. Velar por el mejoramiento de los procesos correspondientes al trámite que implica la obtención del certificado. Agilizar la gestión relacionada con el acceso al sistema en línea el cual facilita la obtención del certificado. ESTRATEGIAS  Suministrar alternativas para acceder al sistema de tramites implementados por la Superintendencia de Notariado y Registro para usuarios no bancarizados.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

   

Favorecer a los usuarios bancarizados y no bancarizados en cuanto al ahorro de desplazamientos Oficinas de Registro. Implementar modalidades de pago que agilicen el trámite requerido por el usuario. Ampliación del horario de atención al usuario brindado por la SNR a través de puntos vía baloto Cobertura nacional de la SNR para beneficiar al usuario que tenga como necesidad la expedición del Certificado de Libertad y tradición. 2.5.1.4.

Kioscos

OBJETIVO Ofrecer al ciudadano al acceso de las nuevas alternativas implementadas por la Superintendencia de Notariado y Registro para la satisfacción del servicio de expedición del certificado de tradición y libertad, a través de agilizadores dentro de las oficinas de registro. ESTRATEGIAS   

Suministrar alternativas para acceder al sistema de tramites implementados por la Superintendencia de Notariado y Registro para usuarios no bancarizados. Descongestionar las oficinas de registro minimizando el recaudo en efectivo por venta de certificados brindar agilidad en el servicio al ciudadano dentro de las oficinas de registro.

Certificados emitidos y recaudo por Kioscos Ítem Total Certificados Emitidos 2014 15.122 Total Recaudo $204.153.560 Tabla 43

Fuente: Dirección Financiera

3.1.1.6 Consultas OBJETIVO Facilitar el acceso del servicio de consultas a los interesados mediante cupos y masivos por PSE, a través de un Web Services que controla el recaudo y envía la información solicitada por medio de informes y alertas. ESTRATEGIAS 

Realizar convenios de asociación entre personas jurídicas y naturales.

Tabla 44 Interesados en el servicio

Sistemcobro BBVA Colpatria Fuente: Dirección Financiera

Data Crédito Cifin Otros

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

3.1.1.7. Herramienta De Gestión Financiera Integral Objetivo Implementar una herramienta de gestión financiera integral, con el fin de hacer el seguimiento, prevención, detección y corrección, de situaciones disfuncionales relacionadas con los procesos de gestión de costos, gestión de riesgos financieros, auditoría con enfoque forense, propiedad, planta y equipo y gestión de incidentes, que permita garantizar la veracidad de la información financiera en SIIF Nación II. Acción

Descripción del Avance

Levantamiento de información de cada proceso de Gestion involucrado en el proyecto análisis de fuentes de Datos análisis de Herramientas de TI

esta etapa comprende visitas, entrevistas y solicitud de información para el desarrollo del Diagnostico Técnico y Funcional de la SNR y la Herramienta de Gestion Integral Financiera comprende el análisis de la estructura, calidad y periodicidad de la información recolectada por Holística Organizacional Análisis de las Herramientas tecnológicas que intervienen en los procesos.

Diagnóstico del Esquema actual de Gestion

Entrega del primer produce to pactado en el contrato 611 de 2014

Arquitectura funcional y Técnica

Definición de la herramienta tecnología de gestión integral financiera

plan de acción de implementación

ejecución del Plan del Proyecto

operación de la herramienta

Documento que tiene la planeación, los recursos involucrados (Técnicos logísticos y humanos) y los tiempos requeridos para colocar en operación la herramienta. Identificación y definición de las funciones a implementar en la herramienta de gestión integral financiera

Fuente: Dirección Financiera

2.5.2. Ejecución Presupuestal

2.5.2.1.

Presupuesto de Ingresos

En concordancia con la apropiación presupuestal de ingresos para la vigencia 2014, la cual asciende a $727.747 mil millones de pesos, a la fecha de corte 14 de enero de 2014, el recaudo asciende a un valor de $696.403 mil millones, que corresponde al 96% del valor aforado, es importante resaltar que el recaudo a la fecha no se encuentra consolidada con el 100% de las ORIP´s, por razones de cierre financiero anual previsto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el 20 de enero de 2015. Tabla 45 Presupuesto de ingresos ejecutado Descripción

Aforo Vigente

I-Ingresos De Los Establecimientos Públicos A-Ingresos Corrientes No Tributarios Aportes De Otras Entidades Tasas, Multas Y Contribuciones Otros Ingresos

Recaudo En Efectivo Acumulado

% Ejecución

Saldo De Aforo Por Recaudar

727.747.064.440

696.403.060.146

96%

33.103.072.284

642.548.193.681

609.493.275.664

95%

34.813.986.007

642.548.193.681

609.493.275.664

95%

34.813.986.007

10.045.000.000

12.130.096.279

121%

-2.084.279.579

564.572.252.160

540.902.976.123

96%

25.383.146.228

3.064.082.519

2.736.820.220

89%

328.897.098

Fondos Especiales

64.866.859.002

53.723.383.040

83%

11.186.222.260

B-Recursos De Capital

85.198.870.759

86.909.784.481

102%

-1.710.913.722

7.000.000.000

7.894.742.933

113%

-894.742.933

Rendimientos Financieros Rendimientos Financieros

7.000.000.000

7.894.742.933

113%

-894.742.933

Recursos Del Balance

78.198.870.759

79.015.041.547

101%

-816.170.788

Excedentes Financieros

78.198.870.759

78.198.870.759

100%

0

Fuente: Dirección Financiera

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Tabla 46 Total ingresos por venta servicios de registro SuperModalidad CEPS Botón De Pago Pin Baloto P.S.E Datafonos Oficinas Total Cades Total 5.319 131 21.435 1.324 11.942 18.265 500.093 558.510 Fuente: Dirección Financiera Nota: Cifras que se encuentran en proceso de consolidación y validación de cierre presupuestal, determinado por el Ministerio de Hacienda para el 20 de enero de 2015.

Teniendo en cuenta las diferentes modalidades de recaudo, se realiza comparativo de los mismos el cual nos permite concluir que las nuevas de formas de recaudo implementadas se han sostenido y han tenido aceptación por parte de la ciudadanía que accede a los servicios de registro inmobiliario. Tabla 47 Comparativo Modalidades De Recaudo 2014 Vs. 2013 $451.411

Oficinas Boton de Pago Datafonos Supercades CEP´s P. Baloto P.S.E Kioscos

Año 2013 $500.530

Año 2014 $504.890

$469.878

$21.423 $16.466 $15.848 $8.808 $4.977 $5.326 $118 $52 $1.208 $0 $9.739 $0 $166 $0

Fuente: Dirección Financiera



RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES

El Fondo Especial de Notarios para la vigencia 2014, contó con un presupuesto inicial de ingresos por 56.6 mil millones de pesos, el cual a la fecha muestra un recaudo de 59.6 mil millones de pesos, superando el recaudo en un 5.32%, que corresponde a 3.000 mil millones de pesos. Tabla 48

Ejecución De Ingresos Fondo Especial De Notarios

Ingresos

2014 Presupuestado

Ejecutado 2014

% Ejecución

Aportes

0

6.948

12,27

Recaudos

0

9.861

17,42

Aportes Especiales

0

32.443

57,31

Rendimientos Financieros/TES

0

10.346

18,28

Otros Ingresos (Sostenibilidad Contable)

0

20

0,03

56.608

59.618

105,32

Total Fuente: Dirección Financiera

3.1.2.2.

Presupuesto de Gastos

En concordancia con la apropiación presupuestal de gastos para la vigencia 2014, la cual ascendió a 727.747 mil millones de pesos, a la fecha de corte 14 de enero de 2014, se generaron unas obligaciones por valor de 592.700 mil millones de pesos, que corresponde al 81% del valor aforado, es importante resaltar que la ejecución de gastos a la fecha se encuentra en proceso de conciliación, en razón al cierre financiero anual previsto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el 20 de enero de 2015.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Descripción Total Presupuesto

Apr. Vigente

Obligación

Obli/Apr. Vigente

Pagos

Pagos/Apr. Vigente

727.747.064.440

592.700.909.993

81%

555.532.096.360

76%

Fuente: Dirección Financiera

Tabla 49 Ejecución consolidada presupuesto de funcionamiento Descripción Total Gastos De Personal Total Gastos Generales Transferencias Corrientes Total Gastos De Funcionamiento

Apr. Vigente

122.822.650.307 32.772.373.492

197.100.917.722

352.695.941.521

Apr. Disponible

Compromiso

Com/Ap Vig

Obligación

Obl/Apr Vigente

Pagos

Pag/Apr Vigente

65.574.221.507

83.213.368.640

68%

83.153.075.243

68%

83.101.061.910

68%

11.216.723.311

32.179.842.100

98%

31.225.368.727

95%

30.126.023.739

92%

92.590.488.600

169.381.433.419

161.726.729.408

277.119.940.147

82%

79%

82%

161.161.292.700

78%

275.539.736.670

133.903.444.813

247.130.530.462

68%

70%

Fuente: Dirección Financiera

Tabla 50 Ejecución Consolidada Presupuesto De Inversión Vigencia 2014 Proyecto Reposición Y Recuperación De La Infraestructura Registral Del Orden Nacional Estudios De Vulnerabilidad Y Obras De Reforzamiento Estructural En140 Oficinas De Registro De Instrumentos Públicos A Nivel Nacional Adquisición Lote Y Construcción Sede De Notariado Y Registro Del Municipio De Facatativá Departamento De Cundinamarca Construcción Oficinas De Registro De Cartagena, Santa Marta Y Monte Líbano ( Córdoba ) Sistematización Y Modernización De Los Servicios De La Superintendencia De Notariado Y Registro A Nivel Nacional Sistematización De Los Procesos Administrativos Y Jurídicos De La Superintendencia De Notariado Y Registro. Diseño E Implementación Del Modelo Tecnológico Y De Gestion Para La Ventanilla Unica De Registro A Nivel Nacional Asistencia Técnica De La Administración Central A La Sistematización De Oficinas De Registro Implementación Interrelación Catastro Registro Nacional Ampliación Y Sostenibilidad Del Sistema Integrado De Gestión De La Superintendencia De Notariado Y Registro A Nivel Nacional Protección Registral A Los Derechos De Bienes Inmuebles Abandonados Por La Población Desplazada Conforme A La Política De Tierras En Colombia Desarrollo Implementación Y Administración De La Reorganización De Los Círculos Registrales A Nivel Nacional Implantación Convenio Para Ejecución De Proyectos De Inversión Para El Sector Justicia En Desarrollo De La Ley 55 De 1985 Total Inversión Fuente: Dirección Financiera

Apr. Vigente

Obligación

Obli/Apr. Vigente

Pagos

Pagos/Apr. Vigente

449.900.000

355.478.992

79%

289.529.260

64%

9.800.100.000

5.186.842.998

53%

5.160.386.640

53%

1.400.000.000

641.236.503

46%

641.236.503

46%

4.000.000.000

1.808.224.822

45%

1.807.884.136

45%

48.363.996.839

21.624.682.127

45%

21.263.498.612

44%

13.000.000.000

9.363.589.290

72%

8.944.776.807

69%

9.000.000.000

3.103.057.833

34%

3.074.301.454

34%

11.000.000.000

2.192.513.409

20%

1.753.534.188

16%

5.000.000.000

3.160.186.081

63%

3.139.990.891

63%

1.500.000.000

1.066.099.165

71%

1.058.303.911

71%

8.800.000.000

6.561.269.871

75%

6.490.646.183

74%

3.090.000.000

2.450.866.154

79%

1.777.477.314

58%

259.647.126.080

259.647.126.080

375.051.122.919

317.161.173.323

100% 85%

253.000.000.000 308.401.565.898

97% 82%

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014



Recaudos y Subsidios Notariales

El Fondo Especial de Notarios para la vigencia 2014, contó con un presupuesto inicial gastos de 56.6 mil millones de pesos, el cual a la fecha muestra un recaudo de 55.5 mil millones de pesos, ejecutando un 98% del presupuesto asignado, siendo el más representativo lo correspondiente al pago de subsidio de notarios. Tabla 51 Ejecución del presupuesto de gastos – Recaudos y Subsidios Notariales Año 2014 Subsidios

Presupuestado

Ejecutado

Diferencia

% Ejecución

49.362.479.793

48.469.405.741

893.074.052

98,19

Capacitación

4.878.038.119

4.878.038.119

0

100,00

Concurso Notarial

1.506.880.000

1.439.997.986

66.882.014

95,56

311.539.090

267.969.041

43.570.049

86,01

30.000.000

0

30.000.000

0,00

0

0

0

0,00

Financiación Archivo Notarial AGN(Pamplona) Divulgación Derecho Notarial Impresos Y Publicaciones Gravamen Financiero y Operaciones de Tesorería Total

520.000.000

470.855.465

49.144.535

90,55

56.608.937.002

55.526.266.352

1.082.670.650

98,09

Fuente: Dirección Financiera

3.1.3. Pasivo Pensional El Bono Pensional es un instrumento o título de deuda pública calculado con base en los aportes realizados por los afiliados con anterioridad a la afiliación a los fondos privados, o el traslado al ISS. Constituye el reconocimiento de los aportes realizados por cada afiliado, al régimen del ISS o cualquier entidad que administraba pensiones antes de la Ley 100 de 1993. (Art. 113 y 121 ley 100/93). En su conjunto, los Bonos Pensionales tipo A contribuyen, como aportes, a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad administrado por las AFP. Los Bonos tipo B entran al Fondo Común del ISS y sirven para pagar las pensiones causadas hoy. Los Bonos Pensionales constituyen una institución compleja, porque exigen condiciones para adquirir el derecho, definen unas bases técnicas para calcularlos, establecen responsabilidades en emisores y contribuyentes respecto de su monto y valor, tanto en su liquidación, emisión y expedición, como en su redención y pago. La Superintendencia de Notariado y Registro, en las vigencia 2013 y 2014 realizó el pago de los siguientes bonos pensionales: Bonos Pagados

Año 2013

Año 2014

Tipo A

848.738.000

138.927.000

Tipo B

597.413.468

192.074.000

0

1.961.445

1.446.151.468

332.962.445

Devoluciones de aportes Total

Fuente: Dirección Financiera Tabla 52 Nómina de pensionados Ítem

Valor 2013

Valor 2014

Total

7.758.798.867

7.874.531.004

Fuente: Dirección Financiera

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El pago de la nómina será asumida por la UGPP, en cuanto se realice la entrega en todos sus frentes temáticos, (gestión documental, determinación, atención al ciudadano, defensa judicial, nómina, estructuras FOPEP, normalización , Cálculo Actuarial, Tecnología), el cual está dependiendo de la sanción presidencial del Decreto Ley por medio del cual la UGPP asume el pasivo pensional de la SNR. A la fecha, ya fue entregado en totalidad tanto en medio físico como en magnético los expedientes de los pensionados (278), acorde con los parámetros impartidos por la UGPPN y se está trabajando mediante reuniones conjuntas con la UGPP. Tabla 53 Actividades adelantadas Actividades adelantadas Digitación de información Solicitud de "llaves" FOPEP Primer envío a pruebas FOPEP Primer análisis de errores emitido por consorcio FOPEP Segundo envío a pruebas FOPEP Segundo análisis de errores emitido por consorcio FOPEP Tercer envío a pruebas FOPEP Tercer análisis de errores emitido por consorcio FOPEP Fuente: Dirección Financiera

Del tercer análisis de la información se han realizado las siguientes actividades con el fin de subsanar las observaciones:   

Revisión de información de 17 expedientes de pensionados. Datos Básicos Nuevos Pensionados (1) Descuentos (2)

Nota: Teniendo en cuenta la densidad de la información, el FOPEP advierte que recibe la misma con un margen de error mayor a 0, pero mínimo conforme a sus parámetros. IMPACTO DEL TRASLADO DEL PASIVO PENSIONAL A UGPP Y FOPEP El traslado del pasivo pensional tiene los siguientes beneficios para la SNR:  Supresión de trámites administrativos en lo correspondiente al pago de auxilios funerarios, pago de nómina, pago de seguridad social y novedades.  Disminución de riesgo antijurídico para la Entidad en el tema pensional.

3.1.4. Recuperación de la Cartera de vivienda El procedimiento de recaudo créditos de vivienda, se refiere al cobro de las cuotas establecidas para cada uno de los créditos otorgados a través del Fondo de Previsión Social “FONPRENOR” a los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro, Oficias de Registro, Fonprenor y Notarias a nivel nacional.

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Tabla 54 Eficiencia

Tabla 56 Estado Jurídico De Los Créditos

Créditos Eficientes

72

40%

Créditos Al Día

53

14%

Créditos Deficientes

107

60%

Mora 1- 3 Meses

45

12%

Total

179

100%

Mora 4-12 Meses

30

8%

Mora 13-24 Meses

7

2%

Mora 25-36 Meses

10

3%

Mora + De 37 Meses

36

10%

Cancelados

196

52%

377

100%

Fuente: Dirección Financiera Tabla 55 Créditos Cancelados Cancelados Cantidad Cancelación

183

93%

Fallecimiento

10

5%

Invalidez

3

2%

Total

196

Total Fuente: Dirección Financiera

100%

Fuente: Dirección Financiera

Valor creditos con demanda en elaboracion 0,0%

Valor creditos al dia 14,0%

Valor creditos con demanda 59,7%

Valor creditos con carta prejuridica 18,4%

Valor creditos con cobro coactivo 7,9%

Convenio Interadministrativo N° 112 suscrito entre El Fondo Nacional del Ahorro y la Superintendencia de Notariado y Registro Se han realizado las siguientes actividades, entre otras:    



 

Elaboración de cartilla didáctica para dar a conocer a los beneficiarios los beneficios y obligaciones del mismo, fue remitido por el Grupo de divulgación a nivel nacional. Elaboración de cronograma de visitas a Notarias y ORIPS para dar a conocer el convenio, pendiente definir su ejecución. Implementación de formato de postulación para ser diligenciado por los funcionarios que se quieran acoger a los beneficios que da el convenio. En Juntas de Crédito de Vivienda celebradas en la vigencia 2014 se han emitido los siguientes actos administrativos, por los cuales se han otorgado 106 subsidios a la tasa de interés de los créditos otorgados por el Fondo Nacional del Ahorro los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional: Resolución No. 9650 de 2014 01 de septiembre de 2014 por medio de la cual se otorgaron 56 subsidios a la tasa de interés de los créditos de vivienda de los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional. Resolución No. 12179 de 30 de octubre de 2014 por medio de la cual se otorgaron 46 subsidios a la tasa de interés de los créditos de vivienda de los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional. Resolución No. 13504 de 02 de diciembre de 2014 por medio de la cual se otorgaron 4 subsidios a la tasa de interés de los créditos de vivienda de los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional.

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3.1.5.

Sistema Integrado De Información Financiera SIIF Nación II

Implementación en 32 Oficinas de Registro Seccionales, clasificando la información de sus ingresos en el Aplicativo SIIF Nación II, con el alistamiento, depuración y cargue de la info rmación de los ingresos por parte de los usuarios de las oficinas de registro en sus seccionales. Se amplió la cobertura del año anterior, con la programación de la implementación de estas tareas para el óptimo funcionamiento del SIIF en dichas oficinas seccionales para que así el Macroproceso de Ingresos sea eficiente y se consolide toda la información de las mismas. Para el ingreso en producción del Macroproceso, se definió con la identificación de las ORIP, con mayores ingresos, solicitud de usuarios al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, configuración de los equipos de cómputo y acompañamiento en el alistamiento de la información e ingreso al SIIF. Ilustración 3 Implementación macroproceso ingreso a las seccionales

Fuente: Dirección Financiera

De acuerdo al plan anteriormente definido, fue implementado el macroproceso de ingresos en las siguientes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos: En este sentido quedaron pendientes por implementar el mencionado Ma croproceso, la seccional de Nuquí - Chocó y Barbacoas - Nariño. 3.1.6.

Normas Internacionales NIIF

Con el fin de iniciar el proceso de capacitación en la “NORMAS INTERNACIONALES NIIF”, se suscribió el Convenio 339 De 2014 SNR y la Fundación Francisca Radke Para El Desarrollo De La Universidad Pedagógica Nacional, el cual tiene una cobertura a nivel nacional de 120 beneficiarios, esta contratación ascendió a un valor de 228.017.720 el cual se encuentra desarrollando el siguiente temario:     

Estado del Proceso de convergencia a las NIIF – NIC – Cuerpo normativo del NIIF – NIC Marco conceptual de las NIIF – NIC – NIIF 13 – Medición del valor razonable Normas Internacionales Contables (NIC) y Normas Internacionales de la información (NIIF) Normas relativas al reconocimiento, revelación y medición de activos Normas relativas al reconocimiento, revelación y medición de pasivos.

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3.2. Gestión Informática 3.2.1.

Fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica

Compromiso estratégico conformado por las siguientes cuatro (4) acciones, las cuales con corte al 31 de Diciembre de 2014, se cumplieron al 100%: Actualización de la matriz de riesgos y de los indicadores del macroproceso Gestión Tecnológica. RESULTADO: Se realizó la evaluación de los indicadores y medición del indicador para el Proceso Gestión de Incorporación de Tecnología (GIT). Cumplimiento al 100% Elaboración de los estudios de mercado y estudios previos para la Implementación del Proyecto 1 - Año 1: Ampliación de la Infraestructura del Centro de Datos (Plataforma Oracle) de acuerdo al documento Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones RESULTADO: Actividad culminada en el primer semestre. Cumplimiento al 100% Ejecución proceso precontractual (Licitación Pública) para la Implementación del Proyecto 1 - Año 1: Ampliación de la Infraestructura del Centro de Datos (Plataforma Oracle) de acuerdo al documento Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones. RESULTADO: Se suscribió el contrato de prestación de servicios No. 683 de 2014 con la firma COMWARE S.A, el cual finalizó el día 31 de Diciembre. Cumplimiento al 100% Ejecución del contrato cuyo objeto obedece a la Implementación del Proyecto 1 - Año 1: Ampliación de la Infraestructura del Centro de Datos (Plataforma Oracle) de acuerdo al documento Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones RESULTADO: Se ejecutó el contrato No. 683 de 2014 cuyo objeto se definió como: “Contratar una solución integral de Hardware, Software y servicios para el crecimiento horizontal de la infraestructura tecnológica de la SNR compatible con los sistemas Exadata X2-2 y Exalogic X3-2, incluyendo instalación y puesta en funcionamiento”. Finalizó el día 31 de Diciembre de 2014. Cumplimiento al 100%

3.2.2.

Internet IPV6

Compromiso estratégico conformado por las siguientes tres (3) acciones. Continuar con la actividad de mejoramiento del servicio de Internet por parte del Operador: El desarrollo de producto (procesos, acuerdos con áreas operativas, ANS, etc.). RESULTADO: El operador ETB reportó que adelantó: La conectividad avanzada IP, internet dedicado (ID) e Internet + con IPV6 y que continua el desarrollo del producto de forma manual: Cliente por cliente. Avance 90% Continuar con la actividad de mejoramiento del servicio de Internet por parte del Operador: DNS Autoritativo para alojar dominios de los clientes. RESULTADO: El DNS caché de navegación está operativo y queda pendiente el DNS autoritativo para resolver dominios alojados en ETB. Avance 90%

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Pruebas internet: Las pruebas se realizarán en conjunto con el operador cuando este finalice las actividades predecesoras. RESULTADO: Se continúa a la espera de un reporte por parte del operador, en términos de un status de pruebas. Avance 0%

3.2.3.

Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Compromiso estratégico conformado por las siguientes cuatro (4) acciones. Definición del Oficial de Seguridad de la Información (Capacitado en ISO 27001 Auditor líder), Equipo de trabajo de seguridad de la Información (Auditor Interno ISO 27001, especializaciones en seguridad de redes, entre otras) y Comité de Seguridad de la Información. RESULTADO: Se adelantan actividades de Conformación del Equipo de Seguridad de la Información a fin de cumplir con el pleno de los requisitos legales para la formalización del equipo en la Entidad. Avance 75% Elaboración estudios de mercado y estudios previos para contratar la "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central e Implementación de políticas, (documentación detallada de procedimientos, ajustes de medición de indicadores bases, ajustes de ley y normatividad relacionada). RESULTADO: Se continua en la revisión y mejora de las políticas implementadas en el Firewall Checkpoint del CDP y CDA, se inicia proceso de documentación de las reglas establecidas en el dispositivo, se realiza aprobación de permisos de navegación y se realiza modificación de configuraciones de reglas de forma particular a global. Se realiza bloqueo de redes P2P por medio de un afinamiento sobre la herramienta de antivirus que actualmente se encuentra en funcionamiento en la entidad. Cumplimiento 100% Diseño y ejecución del proceso precontractual para la "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central e Implementación de políticas, (documentación detallada de procedimientos, ajustes de medición de indicadores bases, ajustes de ley y normatividad relacionada). RESULTADO: Se realizan afinamientos al módulo al Blade Antispam de la SNR, se ingresan nuevas direcciones externas que son enviadas a la entidad y que generan spam. Se continúa en la implementación y se configuran VPN con entidades tales como Alcaldía, servicios y otros. Se realiza revisión de módulos de blades para alineamiento con políticas y se realiza documentación para garantizar afinamiento. Se realizan informes de vulnerabilidades y se procede a realizar subsanación de las mismas en la plataforma. Se realiza seguimiento a la línea de Seguridad de la Información para afianzar los controles establecidos en la plataforma. Se realiza implementación del cambio de la solución de directorio activo de la versión 2003 a 2012 y se refuerza el entorno de la solución y se distribuye en regionales. Con respecto a la actividad, se cumple con el 100% del diseño, que equivale al 25% de la totalidad del proceso precontractual, es decir que está pendiente el 75% correspondiente a la ejecución y que no se ha realizado. Ejecución contractual del objeto: "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central e Implementación de políticas, (documentación detallada de procedimientos, ajustes de medición de indicadores bases, ajustes de ley y normatividad relacionada).

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RESULTADO: El proceso de contratación de Divulgación, Sensibilización y Difusión del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información se encuentra pendiente de aprobación por encontrarse en revisión. Avance 0%, en atención a que el presupuesto destinado para esta actividad fue asignado a la operación Tics – SNR.

3.2.4.

Implementación de servicios de intercambio de información -RAVEC-

Compromiso estratégico conformado por las siguientes tres (3) acciones. Prestación del servicio de consultas de la información registral a las entidades gubernamentales que tienen convenio con la Superintendencia de Notariado y Registro y que están en RAVEC. RESULTADO: De conformidad a la política establecida por MINTIC, la actual red de alta velocidad del estado Colombiano RAVEC será reemplazada por un nuevo modelo de conectividad, lo que implica no seguir utilizando RAVEC. En consecuencia la SNR, dio cumplimiento hasta el momento de la disposición emitida. Avance 40% Establecer el modelo de conectividad de las Entidades con convenio autorizadas para ingresar a la consulta de información registral. RESULTADO: De conformidad a la política establecida por MINTIC, la actual red de alta velocidad del estado Colombiano RAVEC será reemplazada por un nuevo modelo de conectividad, lo que implica no seguir utilizando RAVEC. En consecuencia la SNR, dio cumplimiento hasta el momento de la disposición emitida. Avance 50% Capacitación a las Entidades sobre el acceso y el uso de la información registral. RESULTADO: De conformidad a la política establecida por MINTIC, la actual red de alta velocidad del estado Colombiano RAVEC será reemplazada por un nuevo modelo de conectividad, lo que implica no seguir utilizando RAVEC. En consecuencia la SNR, dio cumplimiento hasta el momento de la disposición emitida. Avance 40%

3.2.5.

Migración del sistema de información de folio magnético a SIR y soportar técnicamente las mismas.

Compromiso estratégico conformado por las siguientes Cinco (5) acciones, alcanzando el 50% en razón a la finalización del contrato 654 de 2013. Depuración de la información registral en 34 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos - ORIP´s. RESULTADO: La actividad de Depuración se llevó a cabo en 56 oficinas de registro, quedando pendiente las Oficinas de Bogotá Centro y Bogotá Norte, por designación de los Abogados de la Dirección de Desarrollo Registral para el apoyo funcional. Ejecución de los simulacros establecidos para las oficinas de tamaño grande, mediano y pequeño. RESULTADO: Dentro de la fase de transición del proyecto se efectuaron simulacros de migración en nueve (9) oficinas de Registro (Tipo: Grande, Mediano y Pequeño). Sincronización del aplicativo folio magnético con el esquema de replicación de la migración. RESULTADO: Dentro la fase de transición del proyecto se definió y ejecutó el modelo de sincronización en veintinueve (29) oficinas de registro. Generación de los “export” de las bases de datos de las 58 oficinas como punto de partida para el esquema de replicación de la migración.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

RESULTADO: Actividad con cumplimiento al 100% Migración de las bases de datos de las 58 ORIP´s. RESULTADO: Con la finalización del contrato 654 de 2013 y la no entrada a la fase de operación del operador ETB, los servicios asociados a la Línea de Migración de la Información de Folio Magnético a SIR no se efectuaron. Avance 0% 3.2.6.

Elaborar el Modelo de Gestion Documental - Sistema de Gestión Documental GD /SGD de la SNR.

Compromiso estratégico conformado por las siguientes cuatro (4) acciones, las cuales con corte al 31 de Diciembre de 2014, por parte de la Oficina se cumplieron al 100%: Valoración del estado actual de la Gestión Documental. RESULTADO: Actividad con cumplimiento al 100%. Soporte Documento Diagnóstico PGD/SGD – SNR 2013 2014 Análisis situacional atendiendo la legislación y normatividad referente al Programa de Gestión Documental. RESULTADO: Actividad con cumplimiento al 100% de la acción, está documentado en "Gestión Documental/Sistema Gestión Documental. Consolidación y entrega del documento. RESULTADO: El cumplimiento al 100% de la acción, está documentado en "Modelo Integral de Gestión Documental/SGD-MIGD. Socialización y retroalimentación con las áreas funcionales. RESULTADO: El “Modelo Integral Funcional y Técnico de Gestión Documental” fueron presentados en cumplimiento de sus obligaciones contractuales por parte de la profesional especializada y a solicitud de la Dra. María Emma Orozco – Presidenta del Comité de Desarrollo Administrativo se presentó el documento contentivo del “SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVIDAD – PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS – MODELO INTEGRADO SNR – ESTADO ACTUAL”, para revisión y posterior aprobación, socialización y divulgación. La actividad por parte de la Oficina de Informática se cumple al 100%. 3.2.7.

Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea – GEL

Compromiso estratégico conformado por las siguientes Dos (2) acciones. COMPONENTE ELEMENTOS TRANSVERSALES. Actividad: Implementar un sistema de gestión de tecnología: Diseñar e implementar el Plan de Recuperación ante de desastres, DRP -por sus siglas en inglés- que garantice la disponibilidad de las aplicaciones críticas de la SNR dentro de la metodología del estándar DRI (Disaster Recovery Institute). La efectividad del DRP se garantiza a través de la ejecución periódica de simulacros operativos y la permanente revisión y actualización de la documentación técnica y procedimental. RESULTADO: La SNR cuenta con un plan de Recuperación de Desastres DRP, al cual se le realizan periódicamente simulacros operativos, para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. Actividad con cumplimiento al 100% COMPONENTE DE INTERACCION EN LINEA. Actividad: Habilitar espacios para interponer peticiones - Sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

RESULTADO: El Ciudadano cuenta con canales de interacción con la SNR a través del Portal Institucional, como son el Chat, Correo de atención al ciudadano ([email protected]), foros, redes sociales y vía telefónica (018000911616). Actividad con cumplimiento al 100%

3.2.8.

Implementación del Sistema de comunicaciones VoIP.

Compromiso estratégico conformado por las siguientes Cuatro (4) acciones, las cuales se cumplieron por parte de la Oficina de Informática en 100%. Instalación. RESULTADO: El operador realizó la instalación en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%. Configuración. RESULTADO: El operador realizó la configuración en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%. Pruebas. RESULTADO: El operador realizó las pruebas en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%. Puesta en funcionamiento. RESULTADO: El operador realizó la puesta en funcionamiento en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%.

3.3. Gestión Logística 3.3.1.

Infraestructura

Funcionamiento – Mantenimiento de Bienes Inmuebles Se solicitó la asignación de Recursos por valor de $251.489.731, para atender las necesidades prioritarias en Infraestructura en 50 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional. Gráfico 27 Asignación para atender requerimientos de infraestructura Valor

Oficinas

367.132.915 251.489.731 177.831.110

156.070.261 90.244.464 96

47

36

63

50

Año 2010

Año 2011

Año 2012

Año 2013

Año 2014

Fuente: Grupo Infraestructura

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014



Funcionamiento arrendamiento de bienes inmuebles.

Se supervisan los contratos de arrendamiento de 47 Inmuebles, para el funcionamiento de Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y dependencia de La Superintendencia de Notariado y Registro, por valor de $ 2.242.955.110.  PROYECTO: REPOSICION Y RECUPERACION DE INFRAESTRUCTURA REGISTRAL DEL ORDEN NACIONAL Recursos asignados iniciales: $4.000.000.000 Recursos asignados después del traslado presupuestal: $449.900.000 Cumplimiento metas 2014: Oficinas de Registro Adecuadas y con Suministro de Muebles: Durante la vigencia 2014, con los recursos asignados después de realizar el traslado presupuestal a otro proyecto de inversión por valor de $3.550.100.000, se asignaron recursos a 34 Oficinas de Registro para atender necesidades en adecuaciones locativas, mantenimiento de aires acondicionados y suministro e instalación de mobiliario y archivo rodante, de las cuales han informado 23 Oficinas de Registro que han ejecutado y pagado los recursos asignados, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 70%. Tabla 57 Número oficinas atendidas Año

Oficinas Atendidas

Presupuesto Asignado

2014

34

449.000.000

Fuente: Grupo de Infraestructura



Proyecto: estudios de vulnerabilidad y obras de reforzamiento estructural en 140 oficinas de registro

Cumplimiento metas 2014: Ejecutar las Obras de Reforzamiento Estructural en 7 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Se ejecutó el 100% de las obras contractuales en 7 Oficinas de Registro, pero se tuvo que realizar una adición a dicho contrato, para la terminación de dichas ORIP’s, las cuales serán entregadas en la Vigencia de 2015, teniendo un avance para la entrega en promedio del 80%, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 90%. Tabla 58 Presupuesto asignado 2014 Año

Oficinas Reforzadas

Presupuesto Asignado

2014

7,00*

6.000.000.000

Fuente: Grupo de Infraestructura *Dichas obras se encuentran en ejecución y serán entregadas en la Vigencia 2015.



PROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE CARTAGENA, SANTA MARTA Y MONTELÍBANO

Cumplimiento metas 2014: Se realizaron los Estudios Técnicos para la construcción de la Oficina de Registro de Santa Marta y se adquirió el Inmueble para la Oficina de Registro de Cartagena, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 70%. Tabla 59 Avance de cumplimiento Oficina De Registro

Cartagena

Santa Marta

Montelíbano

Inmueble Adquirido

1

-

-

Estudios Y Diseños

-

1

-

Inicio de la Construcción

-

1

1

Fuente: Grupo de Infraestructura

No fue posible comprometer los Recursos para la construcción de las Oficinas de Registro Santa Marta y Montelíbano, en razón a que el proceso de licitación fue declarado desierto.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014



PROYECTO: ADQUISICIÓN DE LOTE Y CONSTRUCCIÓN DE LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE FACATATIVÁ – CUNDINAMARCA.

Cumplimiento metas 2014: Realizar los Estudios y diseños y obtención de la licencia de construcción de la Oficina de Registro de Facatativá – Cundinamarca y ejecutar y entregar las obras de construcción de la ORIP de Facatativá. Esta última actividad se realizará en la vigencia 2015, teniendo en cuenta que La Entidad no contaba con la licencia de construcción para iniciar las obras, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 50%. Tabla 60 Cumplimiento de meta Inmueble Adquirido

Estudios y Diseños

Construcción

Vigencia

2.012

2.014

2014 - 2015

Valor

420.000.000

74.495.033

1.318.055.364

Fuente: Grupo de Infraestructura

3.3.2.

Gestión Documental

Implementación del sistema de Gestión documental – IRIS DOCUMENTAL, en el proceso de Gestión Documental Registral: Durante el año 2014 se digitalizaron 1.087.934 documentos que fueron ingresados al Sistema IRIS lo que representa un porcentaje del 63% de la totalidad de documentos misionales radicados a nivel nacional en la vigencia. Se observa una tendencia del último cuatrienio constante debido a que el número de 51 ORIP que cuentan con la implementación de este sistema no aumentó. Tabla 61 Digitalización de documentos

2009

Número De Documentos Radicados (193 ORIP) 1.561.950

2010

1.627.031

997.370

61%

2011

1.592.031

1.007.755

63%

2012

1.629.031

1.256.490

77%

2013

1.666.351

1.267.467

76%

2014

1.727.673

1.087.934

63%

Año

Número De Documentos Con Respaldo Digital (51 ORIP)

% Documentos Procesados

89.217

6%

Fuente: Grupo de Gestión Documental

Intervención en la organización de los fondos acumulados de la serie documental registro de matrícula inmobiliaria, organizado y digitalizado para su conservación: Para el año 2014, el total de imágenes que se encontraban en fondos acumulados intervenidos, ascendió a 41.768.554 Tabla 62Imágenes De Los Fondos Documentales Intervenidos

ORIP Intervenidas Carmen De Bolívar Plato

Cantidad 616.522 502.518

Puerto Lopez

56.254

Santa Martha

2.474.179

Marinilla

1.816.148

Turbo

1.033.856

San Martin

1.247.911

Bogotá Norte

8.697.248

Bogotá Sur

8.358.127

Facatativá

2.921.910

Villavicencio

4.729.624

Valledupar

3.520.835

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Montería

2.334.427

San Vicente Del Caguán Barranquilla

411.995 3.047.000

Total

41.768.554

Fuente: Grupo de Gestión Documental

Conservación y custodia documental, Bodega – Funza: En la vigencia 2014 se continuó el traslado documental desde las distintas sedes u ORIP hacia la Bodega de Funza que nos permiten presentar el siguiente consolidado de antecedentes registrales y libros de antiguo sistema: Tabla 63 Conservación Y Custodia Antecedentes Registrales Oficinas De Registro

Cantidad (Cajas X 300)

En Metros Lineales

Bogotá Zona Norte

4.445

1.482

Bogotá Zona Sur

5.314

1.771

Bogotá Zona Centro

5.250

1.750

Facatativá

1.539

513

Montería

1.396

465

Villavicencio

2.112

704

Valledupar

1.585

528

Facatativá

117

39

San Vicente Del Caguán

225

75

Cartagena

256

85,33

2.033

677,67

24.272

8.090

Barranquilla Total

Fuente: Grupo de Gestión Documental Tabla 64 Conservación y custodia libros antiguo sistema Oficinas De Registro

Cantidad

Girardot

762

Santa Marta

330

Espinal

556

Total

1.648

Fuente: Grupo de Gestión Documental Tabla 65 Conservación y custodia comunicaciones oficiales Nivel Central

Cantidad Cajas X-300

En Metros Lineales

Fondos Documentales Organizados

5.263

1.754

Fondos Documentales En Estado Natural

3.584

1.195

Total Fuente: Grupo de Gestión Documental

8.847

2.949

Al terminar la vigencia 2014, la ocupación de la bodega era de 24.272 cajas X-300 de archivo misional, 8.947 cajas X-300 de comunicaciones oficiales de la sede central y 1.648 libros de antiguo sistema, lo que generó también la necesidad de continuar la Fase II del proyecto consistente en la ampliación de la estantería para lograr una disponibilidad a 31 de diciembre de 2014 de 61.949 cajas X-300 Tabla 66 Fases del Proyecto Programación estantería en unidades de conservación x - 300

Capacidad en unidades de conservación

ocupación en unidades de conservación

Disponibilidad en unidades de conservación

Fase I Adquisición y estantería 2012 Fase 2: Aplicación estantería contrato 708 de 2014

35.452

33.119

2.333

59.616

0

59.616

Total Fuente: Grupo de Gestión Documental

95.068

33.119

61.949

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Gestión Comunicaciones Oficiales Nivel Central: El operador 4-72 realizó durante la vigencia, la radicación de 58.911 documentos que fueron ingresados en el IRIS documental, digitalizados al 100% 3.3.3.

Bienes Muebles Inmuebles Y Seguros

Mediante Circular No. 1664 de Noviembre 13 de 2014, se estableció la Jornada Anual de Inventarios arrojando los siguientes resultados a 31 de diciembre de 2014:17 Círculos reportados y 19 Círculos no reportados, inconsistencia que tiene como consecuencia la imposibilidad de la actualización del inventario. Tabla 67 Reporte Levantamiento de Inventarios Jornada 2014 - ORIP’s

OFICINAS (CIRCULO REGISTRAL) ENTREGADAS PENDIENTES X ENTREGAR 19,5

19

19 18,5 18 17,5

17

17 16,5 16

1 Fuente: Grupo de Gestión Documental

Respecto al proceso de baja de bienes inservibles u obsoletos vs. No reportadas, en vigencia 2014 se logró la baja de 1.704 elementos a nivel nacional con tendencia creciente comparado con los años 2012 y 2013 para un total acumulado de 4.167 elementos desde la creación del Grupo. Gráfica 3 comparativo de baja de bienes inservibles 2012, 2013 y 2014

2012

2013

2014

1000

875

800

638 660

600 400 200

406 280 117

59

32

96

9 56

0

300

267

188

0

54

130

0 Andina

Caribe

Central

Orinoquia

Pacifica

Nivel Central (SNR)

Fuente: Grupo de Gestión Documental

En materia de inmuebles, se procedió a realizar la trasferencia a título gratuito de 18 inmuebles a Central de Inversiones CISA S.A. en virtud de lo ordenado en el Decreto 047 de 2014. Para tal efecto se emitieron las Resoluciones 11815 y 12991 de 20 de noviembre de 2014. El trámite se encuentra en ejecución para proceder a la entrega material de los inmuebles en el año 2015.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Tabla 68 Reporte de siniestros presentados a las aseguradoras. Aseguradora

Ramo Todo Riesgo Daño Material

QBE

Valor Siniestros

72.100.002.034

21.160.320

703.657.363

38.008.845

72.803.659.397

59.169.165

Automóviles

Total Fuente: Grupo de Gestión Documental

3.3.4.

Póliza

Servicios Administrativos

Tabla 69 Asignaciones ORIP´s Gastos Generales

Tabla 70 Numero de ORIP´s Asignación 133

2014

95

506.804.33 9,54

2013

2012

126

119

601.187.94 8,20

405.760.57 6,79

2011

543.858.79 7,55

Año 2011

Fuente: Grupo de Servicios Generales

Año 2012

Año 2013

Año 2014

Fuente: Grupo de Servicios Generales

En 2014, la Administración destinó una importante suma de dinero para atender las necesidades de mantenimiento de bienes muebles en 126 Oficinas de Registro de Instrumentos Público, en relación creciente frente a los años 2012 y 2013. Por medio de Servicios Administrativos se realizó la contratación de los bienes y servicios del año 2014 lográndose en los procesos públicos de contratación un significativo ahorro de 4.756.439.476, como a continuación se indica: Modalidad de Selección y/o clase de contrato

No. De Contratos

Presupuesto oficial de contraltos

Valor Contratado

Porcentaje de Ahorro

Ahorro

Licitación Publica

8

30.560.475.864

28.031.053.249

Concurso de méritos

4

1.908.381.406

1.900.139.443

8.241.963

0

Selección abreviada menor cuantía

5

2.016.311.467

1.891.720.320

124.591.147

6%

Subasta inversa

5

8.961.792.162

6.933.987.112

2.027.805.050

23%

11

12.434.605.783

12.434.605.783

0

0%

Órdenes de compra Mínima Cuantía Contratos de prestación de Servicios Contrato de prestación de servicios profesionales

2.529.422.615

8%

11

335.759.904

269.381.203

66.378.702

20%

549

28.129.495.846

28.129.495.846

0

0%

289

18.780.294.126

18.780.294.126

0

0%

Contratos interadministrativos

14

8.150.399.369

8.150.399.369

0

0%

Arrendamientos

57

14.994.131.180

14.994.134.180

0

0%

Compraventa bienes inmuebles

1

1.691.000.000

1.691.000.000

0

0%

Comodato

6

0

0

0

0%

Anulados Total Adiciones Total Contratado

52

0

0

0

0%

1012

127.962.647.107

123.206.210.630

4.756.439.476

4%

491

8.239.979.165

8.239.879.165

0

0%

1012

136.202.626.272

131.446.089.796

4.756.439.476

4%

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

3.3.5.

Contratación

3.3.6.

Control y Seguimiento Contractual

Con el objetivo de adelantar las gestiones necesarias para apoyar y acompañar a la supervisión y/o interventoría, para lograr el cumplimiento de los fines de la contratación y la ejecución del objeto contractual, en estricto respeto y protección de los derechos e intereses de la Entidad y de terceros que pudieran verse afectados con la ejecución del contrato, implementando y/o adoptando las medidas que resulten necesarias para superar las dificultades o diferencias surgidas con ocasión a dicha ejecución o en su defecto dar aplicación al procedimiento dispuesto para la imposición de multas, sanciones o declaratoria de incumplimiento, teniendo en cuenta la relación y estado de los procesos de contratación, el número y valor de los contratos terminados y en ejecución (Objeto, Monto y estado)

Metas Alcanzadas

Seguimiento Preventivo

283

Seguimiento Correctivo

45

Total Audiencia

184

Visitas Realizadas

37

Incumplimientos Declarados

3

Periodo Reportado

01/01/2014 Al 15/12/2014

Anualidad

2014

Fecha

15/12/2014

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

3.4. Gestión Humana La planta global de la Superintendencia de Notariado y Registro que rigió durante la vigencia 2014, correspondió a la generada por la estructura orgánica establecida en los decretos 2164 de 2011 y 1068 de 2013. A diciembre de 2014 presentó la siguiente situación: Tabla 71 Planta Global de personal Cargos Planta 2014 Cargos De Carrera Administrativa

Total Cargos 2115

Funcionarios Escalafonados Funcionarios En Provisionalidad Cargos De Libre Nombramiento Y Remisión Registradores Principales Y Seccionales

895 1030 24 193

Registradores Delegados

6

Cargos Registradores En Trámite

3

Tabla 72 Planta de Personal Por Niveles Total Cargos 19

Participación % 0,81%

199

8,56%

591

25,27%

Técnico

289

12,36%

Asistencial

1240

53%

2338

100,00%

Cargos Planta 2014 Directivo y Asesor Registradores Principales, Seccionales y Delegados Profesional

TOTAL Fuente: Grupo de Talento Humano

Fuente: Grupo de Talento Humano

Tabla 73 Planta Temporal De La Superintendencia Delegada Para La Protección, Restitución Y Formalización De Tierras Total Cargos De La Planta 46 Fuente: Grupo de Talento Humano

3.4.1.

Protección y servicios sociales

En cuanto a la calidad de vida laboral el grupo de Desarrollo Humano de la Superintendencia de Notariado y Registro con el apoyo de la ARL COLMENA realizo el levantamiento de la batería psicosocial en 19 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en todo el país realizando una muestra con 556 funcionarios, sumado al levantamiento de la batería hecha en las Oficinas de Registro de Bogota y el nivel central durante el 2013; además mediante contrato No de 2014 se realizó la encuesta de clima organizacional que encuesto 1958 funcionarios de los cuales 686 se hicieron de carácter presencial y 1272 se ejecutaron On Line. A través del Contrato 036 de 2014 se realizaron talleres para la construcción del Código de Ética de la SNR en los cuales participaron 478 funcionarios y realizaron la encuesta correspondiente 453, de este trabajo se derivó el Proyecto de Resolución por medio de la cual se adopta el Código de Ética de la Superintendencia de Notariado y Registro. Se adelantó el trabajo de construcción del manual del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo de la entidad el cual fue adoptado por la Resolución 11152 de 2014. A través del Contrato No. 061 de 2014 la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD adelanto el trabajo para elaborar el Diccionario de competencias y el proyecto del Manual de Competencias Laborales por Cargo de la SNR, adicionalmente se entregó la propuesta preliminar de implementación del teletrabajo en el proceso de gestión registral y el documento que integra las competencias funcionales y comportamentales al sistema propio de evaluación de desempeño.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Tabla 74 Plan de Bienestar Actividad

Cantidad de Actividades

No. De personas impactadas

Presupuesto

2

109

270.099.933

12

736

0

Actividades de Bienestar

5

1.480

21.990.000

Gimnasio

1

400

201.600.000

Canchas Disciplinas Deportivas

3

72

27.303.346

Torneos deportivos y actividades deportivas

4

390

19.600.000

Entrenadores Equipos Disciplinas Deportivas 2011

5

72

72.000.000

Realización de la Feria de los servicios públicos

1

0

400.000

Día del conductor

1

0

0

Bienvenida la Navidad

1

0

0

Celebración de la novena de Aguinaldos

1

400

0

Incentivos

1

36

36.000.000

Mejor equipo de Trabajo

1

2

4.000.000

Comité directivos y Reuniones de trabajo

1

40

30.069.750

39

3.737

683.063.029

Créditos Educativos Mejor Funcionario Mes a Mes

Total Fuente: Grupo de Desarrollo Humano

3.4.2.

Calidad de vida laboral - Clima Organizacional

Medición de clima: A continuación se detalla el panorama de los resultados de acuerdo con la clasificación por dominios y sus respectivas dimensiones relacionados con los factores intra laborales: El resultado dado en porcentaje, cuya interpretación se agrupa en dos categorías: Fortaleza, puntuaciones que superan el 80%; oportunidades de mejora, correspondiente a las puntuaciones entre 60% y 79% y las puntuaciones inferiores al 60% consideradas como debilidades. Los resultados nacionales arrojaron los siguientes datos: Calidad y Productividad

90%

Identidad y compromiso

79%

Organización del trabajo

78%

Trabajo en equipo

77%

Relaciones Interpersonales

76%

Capacitación y desarrollo

72%

Toma de decisiones

69%

Evaluación y control de gestión

63%

Comunicación

62%

Satisfacción con el trabajo reconocimiento e incentivos Fuente: Grupo de Desarrollo Humano

60% 41%

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Se puede Observar que hay fortaleza en el Factor Calidad y Productividad y una debilidad manifiesta el factor de Reconocimiento e Incentivos. Los demás factores, presentan oportunidades de mejora, explicables en la medida que este es un clima que evidencia la oportunidad se reconstrucción y consolidación positiva. Se observa que a pesar de que la Entidad tiene una alta orientación hacía la calidad y la productividad, la evaluación y control de gestión tiene oportunidades de mejora definidas, fundamentalmente por el resultado y consecuencias de dicha evaluación y control y no por la evaluación en si misma; pues en este factor está uno de los ítems peor evaluados de toda la encuesta a Nivel Nacional y es el que responde a la pregunta: ¿Los ascensos, capacitaciones, traslados o despidos se toman con base en el desempeño del trabajador?. 3.4.3.

Cultura Organizacional

La tendencia hacía uno de los extremos va determinado lo que podemos llamar personalidad institucional, y la pregunta lógica sería; ¿Esta cultura o (personalidad) organizacional resulta constructiva y eficaz para lograr el propósito establecido en la Misión y nos ayudará a evolucionar hacía lo que se plantea en la visión institucional?

A continuación, se presentan los resultados: Autoevaluación

89%

Servicio al Ciudadano

85%

Adaptabilidad al cambio

76%

Enfoque estratégico

67%

Principios y valores

64%

Estilo de dirección Desarrollo tecnológico Estabilidad financiera

62% 60% 56%

Motivación

55%

Desarrollo humano

55%

En general lo que encontramos es que el sentir de los trabajadores es que su labor está fuertemente orientada al servicio, se autoevalúan conocedores de los clientes, preocupados por sus necesidades y dispuestos a solucionarlas con amabilidad y se auto-perciben dispuestos al cambio y con un enfoque estratégico de posible mejoría, por reforzar de parte de la Entidad; esto último significa que en un 67% los valores e intereses personales están alineados con los intereses organizacionales; pero sienten que hay poca preocupación por el desarrollo humano en la organización; La tendencia reflejó claramente el rechazo de un 70% de funcionarios a esta variable y aunque no todos los funcionarios mencionaron en la pregunta abierta opciones para aplicar, las que se evidenciaron fueron las siguientes:     

Integración familiar Actividades deportivas: Bolos Estímulos e incentivos-Plan de Bienestar Actividades deportivas diferentes Talleres, seminarios o cursos relacionados con las funciones

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

De acuerdo a los hallazgos, consideramos que los principales factores que determinan la satisfacción laboral son y que es necesario revisar en esta organización son:    

Reto del trabajo Sistema de recompensas justas Condiciones favorables de trabajo Colegas que brinden apoyo

Adicionalmente:    

   

Compatibilidad entre intereses personales y puesto de trabajo Satisfacción con el trabajo en si – Reto del trabajo La importancia del trabajo mismo como un determinante principal de la satisfacción del puesto. Variedad de habilidades, el grado en el cual un puesto requiere de una variedad de diferentes actividades para ejecutar el trabajo, lo que representa el uso de diferentes habilidades y talentos por parte del empleado. Identidad de la tarea, el grado en el cual el puesto requiere ejecutar una tarea o proceso desde el principio hasta el final con un resultado visible. Significación de la tarea, el grado en que el puesto tiene un impacto sobre las vidas o el trabajo de otras personas en la organización inmediata o en el ambiente externo. Autonomía, el grado en el cual el puesto proporciona libertad, independencia y discreción sustanciales al empleado en la programación de su trabajo y la utilización de las herramientas necesarias para ello. Retroalimentación del puesto mismo, el grado en el cual el desempeño de las actividades de trabajo requeridas por el puesto produce que el empleado obtenga información clara y directa acerca de la efectividad de su actuación.

Los empleados, tienden a preferir trabajos que les den oportunidad de usar sus habilidades, que ofrezcan una variedad de tareas, libertad y retroalimentación de cómo se están desempeñando, de tal manera que un reto moderado causa placer y satisfacción. Es por eso que el enriquecimiento del puesto a través de la expansión vertical del mismo puede elevar la satisfacción laboral ya que se incrementa la libertad, independencia, variedad de tareas y retroalimentación de su propia actuación. Se debe tomar en cuenta que el reto debe ser moderado, ya que un reto demasiado grande crearía frustración y sensaciones de fracaso en el empleado, disminuyendo la satisfacción. Sistemas de recompensas justas En este punto nos referimos al sistema de salarios y políticas de ascensos que se tiene en la organización. Este sistema debe ser percibido como justo por parte de los empleados para que se sientan satisfechos con el mismo, no debe permitir ambigüedades y debe estar acorde con sus expectativas. En la percepción de justicia influyen la comparación social, las demandas del trabajo en sí y las habilidades del individuo y los estándares de salario de la comunidad. Liderazgo En lo que se refiere a la conducta de orientación a la tarea por parte del líder formal, es necesario ajustarse a las condiciones; cuando los papeles son ambiguos los trabajadores desean un supervisor o jefe que les escale los requerimientos de su papel, y cuando por el contrario las tareas están claramente definidas y se puede actuar competentemente sin guía e instrucción frecuente, se preferirá un líder que brinde autonomía pero que permita la comunicación de doble vía. Las recomendaciones generales, son las siguientes: 

Reforzar la identificación del empleado con la Entidad, a través del reconocimiento de logros individuales y de equipo; de manera que el éxito obtenido en el desempeño laboral sea motivado en continuidad.

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014









Mantener un nivel elevado de motivación individual que se contagie en el ambiente laboral de forma global y positivamente. Un empleado motivado está dispuesto a dar más de sí dentro del puesto de trabajo, pues se siente cómodo con la reciprocidad de dar y recibir. Fortalecer la cultura de trabajo en equipo actual en la empresa, de manera que las tareas sean realizadas de manera eficiente y colaboradora; evitando conflictos que entorpecen el desempeño individual y departamental repercutiendo finalmente en el ambiente de la organización. Mantener de forma óptima los canales estratégicos de comunicación, a fin de que el empleado esté enterado de las actividades que la empresa está realizando. Al mantener informado al empleado de los cambios, mejoras y proyectos de la organización, fomentará su participación y evitará que se forme una resistencia ante los cambios. De igual forma, puede lograrse un aprendizaje a través de las experiencias de otros colaboradores. Fortalecer el ambiente de estabilidad que la empresa ofrece, a través de la formación de un plan de carrera de acuerdo a los planes a largo plazo que la organización posee. RESULTADOS CULTURA

Tomando como base la realidad institucional, los miembros de la organización comienzan gradualmente a construir valores, compartir significados, creencias y presunciones básicas que se manifiestan a través de actitudes, modos específicos de relacionarse, lenguajes, ritos y leyendas que conforman una base que les permite organizarse y mantener una coherencia y cohesión en sus relaciones y con la misión y los proyectos empresariales. Por supuesto que la creación de una cultura organizacional no es cosa de un día, los valores, presunciones, interpretaciones, significados se afianzan y modifican, en algunos casos incluso llegan a cambiar. La identidad institucional comienza a vislumbrarse entre los complicados entretejidos de la cultura, no solo en la medida en que esta determina los modos de hacer y un estilo en la empresa, sino más bien en el resultado de la suma con el subsistema que conforma la identidad visual de la institución, subsistema que favorece enormemente la coherencia, fuerza e integración del conjunto. La cultura igual que el clima fueron medidos por factores compuestos por preguntas encaminadas a recoger la percepción y sentimientos de los trabajadores frente a situaciones cotidianas que van construyendo la cultura; si bien el resultado se muestra de manera numérica, la interpretación se mueve dentro de constructos que tienen extremos que pueden ser igualmente positivos o negativos solo de acuerdo con las circunstancias presentes. En el concepto de cultura no existen buenas o malas culturas, solo comportamientos culturales que pueden llevar al éxito o al fracaso dadas ciertas condiciones del entorno. La tendencia hacía uno de los extremos va determinado lo que podemos llamar personalidad institucional, y la pregunta lógica sería; ¿Esta cultura o (personalidad) organizacional resulta constructiva y eficaz para lograr el propósito establecido en la Misión y nos ayudará a evolucionar hacía lo que se plantea en la visión institucional? En general lo que encontramos es que el sentir de los trabajadores es que su labor está fuertemente orientada al servicio, se autoevalúan conocedores de los clientes, preocupados por sus necesidades y dispuestos a solucionarlas con amabilidad y se auto-perciben dispuestos al cambio y con un enfoque estratégico de posible mejoría, por reforzar de parte de la Entidad; esto último significa que en un 67% los valores e intereses personales están alineados con los intereses organizacionales; pero sienten que hay poca preocupación por el desarrollo humano en la organización;

3.4.4.

Plan Institucional de Capacitación

Se estructuró y se formuló el Plan Institucional de Capacitación PIC 2014 con la Resolución No. 4957 de 2014 encaminado a solucionar problemas cotidianos que presentaron los servidores de la SNR, fortaleciendo sus competencias con el fin de mejorar la prestación del servicio y la atención al ciudadano

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

La formulación del Plan Institucional de Capacitación para el 2014, se fundamentó en la metodología establecida por el DAFP, basada en los Proyectos de Aprendizaje en Equipo- PAE, las Encuestas individuales de las necesidades de capacitación realizadas a los funcionarios de Superintendencia de Notariado y Registro, los Hallazgos relevantes presentados por la Contraloría General de la República, las no conformidades que se proporcionaron en la Auditoria de Calidad, Evaluación del Desempeño de los funcionarios que obtuvieron puntajes inferiores a lo estipulado, las PQRS más relevantes presentadas en la oficina de Atención y Servicio al Ciudadano, y número de contratos por prestación de servicios; insumos esenciales para la consolidación del diagnóstico de necesidades de capacitación de la SNR, herramienta principal para la formulación y elaboración del PIC- 2014 y el mayor insumo, en procura de lograr eficiencia y calidad en la prestación del Servicio Público Registral. Cumpliendo con las políticas trazadas por la Entidad y las metas proyectadas en el aludido plan 2014, se propuso fortalecer las competencias del talento humano de la SNR, a través de organizar y realizar diferentes talleres de capacitación con temáticas basadas en las necesidades de capacitación requeridas por los distintos niveles de cargos y dependencias de la SNR. Las actividades y talleres de capacitación, fueron desarrollados a lo largo y ancho del territorio nacional, teniendo en cuenta fundamentalmente las ORIP’s de cada una de las Regiones Registrales contempladas en la Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos y se dictan otras disposiciones y considerando el perfil de formación, nivel de cargo que ocupa, funciones que realizan los servidores y requerimientos de los mismos. Seis de los talleres o capacitaciones brindadas, se efectuaron bajo la modalidad de video conferencia, utilizando las tecnologías de la información y comunicación con el objeto de alcanzar el mayor número de funcionarios capacitados y lograr mayor eficiencia en el uso de los recursos. Es importante revelar que diversas de las capacitaciones brindadas a los servidores de la SNR, se lograron con las gestiones realizadas por la Dirección de Capacitación aprovechando la oferta externa, las cuales no están contenidas en el PIC 2014, pero que se requerían para los servidores de la SNR. Los talleres registrales por la modernización del Servicio Publico Registral sobre calificación, se dirigieron a forjar la gestión del conocimiento a fin de que, la gran mayoría de servidores aprendan, conozcan y manejen el proceso de calificación en las ORIP’s, pero fundamentalmente a fortalecer las competencias habilidades y destrezas de los servidores de la SNR, unificar criterios en temáticas como: Interrelación catastro registro – ICARE, Ventanilla Única de Registro – VUR, vivienda de interés social- VIS, vivienda de interés prioritario – VIP, Gestión protección restitución y formalización de tierras, Ley Agraria, Gestión Registral, propiedad horizontal, actuaciones administrativas frente a la Ley 1437 de 2011, principio de legalidad, calificación, notas devolutivas, recursos, causales de devolución y código general del proceso frente al registro. Como acción de mejora en las jornadas regionales Notariales, que se realizaron a finales de diciembre de 2014, se dictó taller de capacitación con la presencia de los notarios del País, donde se hizo énfasis en la lista de chequeo formalizada mediante circular No. 582 del 7 de abril de 2014, como una herramienta de autocontrol para el notario y sus empleados, en la que se contempla todos los aspectos administrativos, jurídicos, fiscales que rige la función notarial, esto permita disminuir las actuaciones disciplinarias y mejorar el índice de satisfacción de la ciudadanía órganos de control y entidades que guardan relación con el cometido misional. Objetivo General Estructurar procesos de formación y capacitación, encaminados a brindar alternativas de solución a problemas de conocimiento cotidianos que presentan los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro en el cumplimiento de sus funciones, respondiendo a situaciones concretas de necesidades de capacitación, fortalecer sus competencias, mejorar la prestación del servicio público y la atención al ciudadano.

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Objetivos específicos 

Implantar alternativas de capacitación que permitan mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo de la SNR y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para el bienestar general y la consecución de los fines que le son propios; así como garantizar la ejecución de competencias y capacidades para desarrollar las diferentes labores de los servidores.



Constituir espacios encaminados a lograr servidores integrales tocando las diferentes dimensiones del SER desde su esencia. Su dimensión cognitiva, su dimensión física, su dimensión emocional y su dimensión trascendente, para alcanzar un aprendizaje integral.



Contribuir al fortalecimiento de competencias necesarias del talento humano el ser, hacer y saber, la capacidad para la innovación y para afrontar el cambio, identificar los requerimientos del entorno, tomar decisiones acertadas en situaciones complejas, trabajar en equipo, valorar y respetar.



Encaminar acciones para impulsar la profesionalización de los empleados públicos de la SNR, gestionando convenios de formación y capacitación que respondan a las efectivas necesidades de los mismos.

Actividades de capacitación programadas y ejecutadas 2014 En las diligencias de ejecución del PIC 2014, se programaron desarrollar diferentes actividades o talleres de capacitación entre las cuales podemos resaltar:

Talleres de capacitación Cumpliendo con las políticas trazadas por la entidad y las metas proyectadas en el aludido plan 2014, se propuso fortalecer las competencias del talento humano de la SNR, a través de organizar y realizar diferentes talleres de capacitación con temáticas basadas en las necesidades de capacitación requeridas por los distintos niveles de cargos y dependencias de la SNR. En este sentido las capacitaciones y talleres realizados y el total de funcionarios capacitados en cada uno, fueron: Tabla 75 Talleres De Capacitación Realizados Temas Sensibilización en la formulación de los proyecto de aprendizaje en equipos – PAE. Taller de capacitación en presupuesto publico Taller de lineamientos para la construcción de acción interinstitucional para la recuperación y protección de bienes de uso marítimo Taller de capacitación sobre el proyecto de interrelación catastro registro

Funcionarios Capacitados 13 106 24 282

Capacitación sobre el Sistema Integrado de Gestión de Calidad

51

Taller en Contratación Administrativa

42

Capacitación en Programación Neurolingüística PNL

31

Taller el impacto del estatuto anticorrupción en el derecho disciplinario

70

Taller sobre el proceso verbal y el pliego de cargos

40

Capacitación sobre procedimientos para liquidar la Retención en la Fuente

50

Capacitación sobre el tratamiento de las P.Q.R.S Instrucción sobre competencias digitales, validación de datos, filtros avanzados, formato condicional, formatear campos y graficas en Excel. Adiestramiento sobre la reforma tributaria mediante la ley 1607 de 2012, para personas obligadas a presentar declaración de renta en el 2014. Capacitación en redacción de textos legales, estructuras de textos informativos, expositivos y argumentativos y normas de publicación ( APA - ICONTEC) Capacitación en la administración, manejo y alimentación de la herramienta ISOLUCION.

32 20 25 27 30

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Capacitación de control interno de gestión nuevo - MECI y control interno contable

5

Capacitación supervisión de contratos a supervisores e interventores frente al nuevo estatuto de contratación estatal.

34

taller de capacitación código contencioso administrativo y procedimiento administrativo ley 1437 de 2012

60

Capacitación sobre el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

28

Taller cierre contable, presupuestal y financiero.

80

Capacitación sobre el sistema de información disciplinaria a Control Interno Disciplinario.

18

Sub - Total De Servidores Capacitados Fuente: Dirección de Investigación y Capacitación

1.068

Las actividades y talleres de capacitación puntualizados en el cuadro anterior fueron desarrollados a lo largo y ancho del territorio nacional, teniendo en cuenta fundamentalmente las ORIP’s de cada una de las Regiones Registrales contempladas en la ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos y se dictan otras disposiciones y considerando el perfil de formación, nivel de cargo que ocupa, funciones que realizan los servidores y requerimientos de los mismos. Seis de los talleres o capacitaciones brindadas, se efectuaron bajo la modalidad de video conferencia, utilizando las tecnologías de la información y comunicación con el objeto de alcanzar el mayor número de funcionarios capacitados y lograr mayor eficiencia en el uso de los recursos. Es importante revelar que diversas de las capacitaciones brindadas a los servidores de la SNR, se lograron con las gestiones realizadas por la Dirección de Capacitación aprovechando la oferta externa, las cuales no están contenidas en el PIC 2014, pero que se requerían para los servidores de la SNR. Continuando con la dinámica y cumplimiento de las actividades de capacitación planeadas para la vigencia objeto del presente informe, asumimos la organización, coordinación y ejecución del Primer Simposio Nacional de Registro. Tabla 76 Primer Simposio Nacional de Registro Temática Ofrecida derechos de registro-tarifas especiales mejoras -d. construcción-nuda propiedad-Ley 1182-1183 transferencia de dominio contrato de arrendamiento - liquidaciones - sucesiones permuta- dación en pago-donación- fideicomiso civil-comodato-remate-embargos Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos calificación - causales de devolución Recursos – revocatorias – Ley 1437 de 2011 Actuaciones administrativas – correcciones Taller de medidas cautelares reales , personales y coactivas, y extinción de dominio en procesos de justicia y paz- restitución de tierras VIS- Vivienda de Interés Social

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VIP – Vivienda de Interés Prioritario VUR – Ventanilla Única de Registro Ley 675 de 2001 ICARE- Interrelación Catastro Registro Folio magnético - aplicativos SIR – Sistema de Información Registral- Aplicativo – taller practico Ley 1448/2011 – protección – restitución y formalización SIIF NACION II- Sistema Integrado de Información Financiera Ley 1564 de 2012- Código General del Proceso Sub Total De Servidores Capacitados Registradores Asistentes 190 Fuente: Dirección de Investigación y Capacitación

Cumpliendo con las directrices del Alto Gobierno que se caracteriza por ser un gobierno eficiente y fiscalmente responsable, se racionalizaron los gastos de funcionamiento, generando ahorro utilizando las herramientas tecnologías con que cuenta la Entidad con lo que se obtuvo ahorros en los gastos de funcionamiento de esta manera se logró más y mejor con menos recursos.

Tabla 77 Talleres Registrales sobre calificación Ciudad De ORIP’s De Los Departamentos Convocados Realización Barranquilla Bolívar – Atlántico - San Andres - Córdoba Medellin

Antioquia – Caldas – Risaralda – Quindío - Choco

Cali

Valle – Cauca – Nariño Cundinamarca – Boyacá - Huila – Tolima – Meta – Arauca – Casanare – Vichada – Guaina – Bogota Guaviare – Vaupés – Amazonas – Caquetá - Putumayo – Santander – Norte De Santander Sub Te Servidores Capacitados Fuente: Dirección de Investigación y Capacitación

Numero De Funcionarios Capacitados 30 45 35 110 220

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los talleres registrales por la modernización del Servicio Publico Registral sobre calificación, se dirigieron a forjar la gestión del conocimiento a fin de que, la gran mayoría de servidores aprendan, conozcan y manejen el proceso de calificación en las ORIP’s, pero fundamentalmente a fortalecer las competencias habilidades y destrezas de los servidores de la SNR, unificando criterios en temáticas como: Interrelación catastro registro – ICARE, Ventanilla Única de Registro – VUR, vivienda de interés social- VIS, vivienda de interés prioritario – VIP, gestión protección restitución y formalización de tierras, Ley Agraria, Gestión Registral, propiedad horizontal, actuaciones administrativas frente a la Ley 1437 de 2011, principio de legalidad, calificación, notas devolutivas, recursos, causales de devolución y código general del proceso frente al registro. Total de servidores capacitados por la SNR, en el 2014:

1.478

Como conclusión, la capacitación al Recurso Humano de la Superintendencia, se constituyó en uno de los factores determinantes para el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Desarrollar, tanto actitudes como destrezas, crecimiento personal y profesional, conocimiento y actualización en los empleados permite que éstos desempeñen su trabajo con mayor eficiencia y calidad. La capacitación es, por tanto, una inversión trascendental. Pues los resultados que se obtienen de ella, no sólo benefician al funcionario, sino que contribuye y aporta de manera principal al logro de los objetivos estratégicos institucionales y metas de Gobierno Nacional, sin capacitación, sin conocimiento y sin compromiso sería imposible lograr los resultados. Capacitación a Funcionarios: Fortalecimiento de las competencias de los servidores de la Delegada y del Nivel Central en temas de Protección, Restitución y Formalización de Tierras, se capacitaron 513 funcionarios a través de diferentes foros registrales liderados por la Delegada de tierras.

Tabla 78 Foros Delegada de Tierras Temas

Ciudad

Funcionarios y/o Contratistas SNR

No. De Funcionarios y Contratistas Otras Entidades

Capacitación en Restitución

Bogotá

70

0

8 horas

I Foro: sobre la aplicación de la instrucción administrativa conjunta 01-11 de 2010 DE LA SNR E IGAC

Medellín

38

217

16 horas

II Foro: sobre la aplicación de la

B/manga

55

143

16 horas

Intensidad Horaria

Observaciones Dirigida a nivel Nacional, Funcionarios y Contratistas de la SNR Dirigida a Registradores de Instrumentos Públicos, funcionarios de Catastro y Notarios, de los Departamento de Santander y Norte de Santander con la finalidad de unificar criterios respecto a su aplicación y verificar aspectos para su modificación. Dirigida a Registradores de Instrumentos

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Temas

Ciudad

instrucción administrativa conjunta 01-11 de 2010 DE LA SNR E IGAC

Funcionarios y/o Contratistas SNR

No. De Funcionarios y Contratistas Otras Entidades

Intensidad Horaria

Públicos, funcionarios de Catastro y Notarios, de los Departamento de Santander y Norte de Santander con la finalidad de unificar criterios respecto a su aplicación y verificar aspectos para su modificación.

Actuaciones de la Superintendencia Delegada de Tierras, frente al proceso de Restitución

Bogotá

0

10

4 horas

Sesión de aprendizaje "trabajo colaborativo"

Bogotá

10

0

8 horas

Sesión de "aprendizaje continuo"

Bogotá

10

0

8 horas

Sesión de aprendizaje "Innovación abierta"

Bogotá

10

0

8 horas

Taller " Formador de Formadores"

Bogotá

5

0

12 horas

Iii Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De Cali 53 124 16 horas Inmuebles En Colombia Iv Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De B/quilla 30 113 16 horas Inmuebles En Colombia V Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De V/cio 60 80 16 horas Inmuebles En Colombia Vi Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De Bogotá 61 123 16 horas Inmuebles En Colombia Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras.

3.4.5.

Observaciones

Dirigida a Funcionarios de la Unidad de Atención y Reparación a las Víctimas Dirigida a funcionarios y contratistas de la Delegada de Tierras, como parte de la formación requerida en la cultura de Gestión de Conocimiento de la SNR Dirigida a funcionarios y contratistas de la Delegada de Tierras, como parte de la formación requerida en la cultura de Gestión de Conocimiento de la SNR Dirigida a funcionarios y contratistas de la Delegada de Tierras, como parte de la formación requerida en la cultura de Gestión de Conocimiento de la SNR Dirigida a funcionarios y contratistas de la Delegada de Tierras, como parte de la formación requerida en la cultura de Gestión de Conocimiento de la SNR Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional

Plan Anual de Vacantes

En desarrollo del Plan Anual de Vacantes 2014, se presentaron las siguientes novedades con corte a 31 de diciembre: Tabla 79 Plan Anual Vacantes 2014 Tipo

Cantidad

Nombramientos

197

Desvinculaciones

282

Encargos

63

Planta provista 31 diciembre

2186

Planta vacantes 31 diciembre

180

Fuente: Grupo de Talento Humano

Respeto al cargue de la información de las hojas de vida en el aplicativo SIGEP del DAFP, se reporta a 31 de diciembre: 2.170 hojas de vida.

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3.4.6.

Temas de Control Disciplinario Interno

Alegastos 2014

11

Fallos 2014

13

Investigaciones Indagaciones 2014 Autos Trámite Inhibitorios 2014 Reparto Quejas

55 134 219 256 341

De las 341 quejas radicadas en el año 2014, las conductas más comunes estaban relacionadas con el cobro de derechos e impuestos de registro, errores en la calificación, incumplimiento en el horario de trabajo y problemas menores, de los que muchas veces no requerían el inicio de alguna actuación de carácter disciplinario. De las 341 quejas, sumadas a las 110 dejadas de tramitar en años anteriores, el 57% eran relacionadas con conductas irrelevantes disciplinariamente, o de imposible ocurrencia o que podían ser solucionados por el Jefe inmediato. De las 341 quejas, sumadas a las 110 dejadas de tramitar en años anteriores, el 30% fueron consideradas que requerían alguna averiguación, especialmente las relacionadas con el incumplimiento del horario de trabajo y errores en la calificación. De las 134 quejas que dieron lugar al inicio de una actuación disciplinaria en averiguación, el 41% dio mérito para continuar y poder imputar una conducta, quedando pendiente establecer la responsabilidad, muchas de esas conductas estaban relacionadas con el incumplimiento del horario de trabajo, en errores en la calificación, perdidas y manejos irregulares de dineros, la no respuesta oportuna a los derechos de petición y del trámite irregular de documentos. De estas investigaciones disciplinarias, 17 dieron lugar a establecer responsabilidades profiriendo Pliego de Cargos, entrando así a una etapa definitiva de Juzgamiento, en este ítem se encuentran conductas como las del incumplimiento del horario de trabajo, el no dar respuesta oportuna a derechos de petición, perdida y manejos irregulares de dineros y trámite de documentos, de los cuales como se mirara en el cuadro siguiente, en el 2014, el 64% se trasladaron para alegar de conclusión, estando pendiente el fallo de primera instancia. De los 13 fallos proferidos, 15 personas fueron sancionadas, con destitución e inhabilidad general de 10-20 años 9, con suspensión 5 y amonestación 1, sin que con ello no quiera decirse que no se hayan proferido decisiones absolutorias. Los fallos proferidos con destitución estaban relacionados con el manejo irregular de los dineros de la entidad en cuanto al cobro de derechos e impuestos de registro, y el incumplimiento del horario de trabajo que dio lugar al abandono injustificado del mismo, las suspensiones, se dieron por conductas como las de no dar respuesta oportuna a los derechos de petición, incumplimiento reiterado sin justificación alguna del horario de trabajo, tramite de documentos y errores en la calificación no justificados; y el de amonestación es una conducta irregular pero de poco impacto como el de error en la calificación, o incumplimiento justificado del horario de trabajo.

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El cuadro, refleja las diferentes actuaciones dentro de los procesos, por lo que de los 184, al interior de cada uno para dar impulso se hicieron 219 trámites. Tabla 80 Acción Preventiva - Capacitaciones Año 2014

ORIP

Funcionarios Capacitados

Pereira-Risaralda

20

Ocaña-Norte De Santander

11

Florencia-Caquetá

9

Teleconferencia A Nivel Nacional

20

Medellin Zona-Sur

45

Barranquilla

24

Quibdó- Choco

8

Villavicencio

22

Valledupar

28

Palmira

21

Manizales

24

Silvia

5

Villavicencio

17

Taller Registral Barranquilla

30

Fuente: Grupo de Control Disciplinario Interno

Es una acción que puede verse reflejada en el aumento o disminución de las quejas. 3.5. Gestión Jurídica La Superintendencia de Notariado y Registro, ha presentado un avance significativo en la Eficacia, Eficiencia y Efectividad en lo concerniente a la gestión en la defensa judicial, en la Administración del Concurso Notarial y Registral y en la Sistematización de los procesos judiciales. 3.5.1.

Administración Judicial

Tabla 81 Procesos –primera instancia: fallos favorables vs. Fallos desfavorables Fallos

Desfavorables 19%

Cantidad

Favorables

378

Desfavorables

89

Total

467

Fuente: Oficina Asesora Jurídica

Favorables 81%

La gráfica, muestra un nivel de eficiencia superior en la Defensa Jurídica de la Entidad, comparando el número total de fallos favorables (378, equivalentes al 80.94%) vs. los fallos desfavorables (89, equivalentes al 19.06%) en primera instancia, que se han dictado en el último cuatrienio.

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Tabla 82 Procesos -Segunda instancia: favorables vs. Fallos desfavorables

Fallos

fallos Desfavorables 22%

Total

Favorables

168

Desfavorables Total

47 215

Favorables 78%

Fuente: Oficina Asesora Jurídica

La gráfica muestra un nivel de eficiencia superior en la Defensa Jurídica de la Entidad, comparando el número total de fallos favorables (168, equivalentes al 78.14%) vs. los fallos desfavorables (47, equivalentes al 21.86%) en segunda instancia. Tabla 83 Procesos ejecutoriados: fallos favorables vs. Fallos desfavorables.

Fallos Favorables

Total 1

Desfavorables Total

Desfavorables 1%

263.670.050.447 3.622.651.687 267.292.702.134

Favorables 1 99%

Fuente: Oficina Asesora Jurídica

La urbanizadora López y Suarez, pretendió mediante distintos recursos que la Superintendencia los reconociera la suma de 150 mil millones de pesos por lo que ellos consideraban un error registral. El fallo del consejo de estado resolvió el recurso de súplica desestimando las pretensiones de la demanda, señalando que el registrador tiene competencia para reconstruir folios de matrícula inmobiliaria adulterados o suplantados teniendo como fundamento los documentos auténticos. Se resalta que el fallo es el resultado del esfuerzo del equipo jurídico de la entidad. La gráfica muestra la cuantía consolidada de los fallos favorables (263.670.050.447) vs. Los fallos desfavorables (3.622.651.687), que ya se encuentran ejecutoriados.

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3.5.2.

Apoyo Jurídico Notarial Y Registral

Tabla 84 Derecho de Petición y Acciones de Tutela emitido por la Oficina Asesora Jurídica ÍTEM

TOTAL

Conceptos

1099

Derechos de petición

132

Acciones de tutela

128

Total Fuente: Oficina Asesora Jurídica

1359

Acciones de tutela Derechos de 9% petición 10%

Conceptos 81%

En la gráfica se refleja el número de conceptos, derechos de petición y acciones de tutela emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el último cuatrienio.

3.5.3.

Seguimiento concurso de registradores

Tabla 85 Concurso Registral

Ítem

Total

Personas Inscritas

4.526

Personas Rechazadas

1.446

Personas Sin Consolidar Inscripción

2.525

TOTAL Fuente: Oficina Asesora Jurídica

8.497

Personas Sin Consolidar Inscripción 30%

Personas Inscritas 53% Personas Rechazadas 17%

En la gráfica se refleja el número de personas que se inscribieron y fueron admitidas, el número de personas rechazadas y el número de personas que no consolidaron su inscripción, para un total de 8497 aspirantes. Tabla 86 Concurso Registral: Oficinas Principales Ítem

Total

Registradores Posesionados

31

Pendientes De Posesión

1

Vacantes

3

Total

35

Pendientes De Posesión 3%

Vacantes 8%

Fuente: Oficina Asesora Jurídica

Registrador es Posesionad os 89%

En la gráfica, se refleja el movimiento de las oficinas principales que fueron objeto de concurso, a la fecha, de las 35 oficinas a proveer, en 31 ya se dio la posesión del Registrador, en una hubo aceptación de la

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postulación, pero está en trámite el nombramiento y la posesión. Los tres restantes, se presentó a las personas que hacen parte de la lista de elegibles.

Tabla 87 Concurso Registral: Oficinas Seccionales

Ítem Registradores Posesionados

Registradores Posesionados 43%

Total 62

Pendientes De Posesión

1

Oficinas Pendientes Por Proveer

80

TOTAL Fuente: Oficina Asesora Jurídica

143

Oficinas Pendientes Por Proveer 56%

Pendientes De Posesión 1%

En la gráfica, se refleja el movimiento de las oficinas seccionales que fueron objeto de concurso, a la fecha, de las 143 oficinas a proveer, en 62 ya se dio la posesión del Registrador, en una hubo aceptación y nombramiento pendiente de posesión por solicitud de prórroga por parte del nominado, y las 80 restantes se están postulando a las personas que aun forman parte de la lista de elegibles. Tabla 88 Apoyo Jurídico Concurso Notarial Y Registral Ítem

Total

Conceptos

135

Derechos De Petición

365

Acciones De Tutela

82

Derechos De Preferencia

60

Defensa Judicial

32

TOTAL

674

Fuente: Oficina Asesora Jurídica

Derechos De Preferencia 9% Acciones De Tutela 12%

Defensa Judicial 5% Conceptos 20%

Derechos De Petición 54%

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4.

Macroprocesos de Seguimiento Control y Evaluación del Sistema Integrado de Gestión.

4.2. Auditorias de Calidad

En cumplimiento al numeral 8.2.2 Auditorías Internas que contempla la NTCGP 1000:2009, en donde se debe planificar un programa de auditorías internas tomando en consideración el estado de la importancia de los procesos por auditar. Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Control Interno de Gestión realizó las siguientes auditorias en la vigencia 2014.

Tabla 89 Cantidades de las No Conformidades Abiertas y Cerradas año 2014 Cantidad

Ítem No conformidades

47

No conformidades Abiertas

26

No conformidades Cerradas

21

Fuente: Oficina de Control Interno de Gestión

Tabla 90 Cantidad de Auditorias Cantidad 4

Auditorias

18

Auditorias primer semestre Macroprocesos Nivel Central Auditorias segundo semestre Macroprocesos Nivel Central Auditorias segundo semestre ORIP´S

26

Total

4

Fuente: Oficina de Control Interno de Gestión

4.2 Auditorías Internas de Gestión La Oficina de Control Interno, en el desempeño de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, dentro del marco del Decreto 1537 del 26 de julio de 2001, y con el propósito de cooperar en el proceso de fortalecimiento del Sistema de Control Interno y en el logro de los objetivos institucionales y con el fin de promover el mejoramiento continuo, se realizaron 63 auditorías en la vigencia 2014, Lo anterior, contribuyo para el retiro de los hallazgos suscritos con la Contraloría General de la Republica de las Oficinas de Registros de instrumentos Públicos de Neiva, Cali, Tunja, Cartagena, Ibagué, Popayán, Pereira, Pasto, Palmira, Manizales, Cerete, Cúcuta, Sincelejo, Filandia, Bucaramanga, Valledupar, Medellín Zona Norte. En la actualidad, la única Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que cuenta con Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la Republica es la ORIP de San Martin – Meta. 4.3.

Planes de mejoramiento

Como resultado de la auditoría y seguimiento al Plan de Mejoramiento practicada por la CGR con corte a 31 de diciembre de 2013, el cual contaba con 56 hallazgos y 148 metas, de los cuales retiran 37 hallazgos cumplidos y 126 metas, quedando pendiente 19 hallazgos que pasan a hacer parte de la vigencia 2014 más 13 hallazgos para un total de 32 hallazgos y 118 metas. De igual forma, en esta vigencia 2014 se suscribieron dos Planes de Mejoramientos atendiendo lo dispuesto en el artículo 41 de la Resolución Orgánica No. 6289 del 08 de marzo de 2011, en el cual se establecieron inicialmente 28 hallazgos con 61 metas como resultado de la auditoría realizada en el primer semestre 2014 (Vigencia 2013) y 2 hallazgos con 6 metas como resultado del dictamen de la actuación especial realizada a la

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Política Publica: Unidad de Restitución de Tierras Despojadas y Abandonadas Nivel Central (Vigencia 2013) del total de los hallazgos, para un consolidado de 30 hallazgos.     

Sub Total Hallazgos 2014 Más Total de hallazgos vigencia 2013 Menos Hallazgos retirados: Más Total de hallazgos Tierras 2014 Total cierre vigencia 2014

28 Hallazgos 69 Hallazgos 37 (ORIP’s y Nivel Central) 02 Hallazgos 62 Hallazgos

Es importante tener en cuenta que a la gestión de seguimiento, evaluación y control realizada por la Oficina de Control Interno de Gestión, ha permitido subsanar los hallazgos suscritos con la Contraloría General de la Republica el retiro y fenecimiento de las cuentas consecutivamente. 4.4.

Auditorias Financieras Con Enfoque Forense

OBJETIVO Realizar auditoria con enfoque forense a los procesos de liquidación, calificación y recaudo de los derechos por concepto de la función registral ESTRATEGIAS    

Determinar posibles irregularidades de los procesos en las oficinas de registro. Presentar informes mensuales de inconsistencias y hallazgos encontrados en los procesos ejecutados en las ORIP’s. Establecer hallazgos potenciales de los informes remitidos a dirección financiera En noviembre de 2014 se iniciaron 18 auditorías en las Oficinas de: VALLEDUPAR

ARMENIA

QUIBDO

CUCUTA

BUCARAMANGA

TUNJA FLORENCIA

BOGOTA

PASTO

NORTE

IBAGUE

PEREIRA

PUERTO CARREÑO

POPAYAN NEIVA

BOGOTA CENTRO

BOGOTA SUR

MONTERIA

SINCELEJO

Fuente: Dirección Financiera Tabla 91 Muestra analizada ORIP´s

No. Auditores

Turnos Analizados

h

ORIP´s

Turnos con Inconsistencias

Armenia

1

762

Armenia

12

Bogota Centro

3

870

Florencia

24

Bogota Norte

2

367

Montería

16

Bogota Sur

2

491

Pasto

18

Bucaramanga

2

579

Quibdó

9

Cúcuta

1

385

Sincelejo

Florencia

1

844

Valledupar

Ibagué

1

75

Montería

2

92

Neiva

1

150

Total

24 18 121

 Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

Pasto

1

301

Parreira

2

1.217

Popayán

1

140

Puerto Carreño

1

188

Quibdó

1

246

Sincelejo

2

1.660

Tunja

1

134

Valledupar

2

443

27

8.944

Total Fuente: Dirección Financiera

Tabla 92 Inconsistencias y Hallazgos en las auditorias Tipo de inconsistencias

Tipo de hallazgos

No se exige la documentación necesaria para el registro.

Liquidación errónea.

Aceptación de avaluó catastrales de años anteriores. Aceptación de licencias vencidas (6 meses) para las divisiones materiales.

Documentos mal calificados. No existen soportes del pago de derechos de registro, ni pago del impuesto de registro.

Aceptación de sentencias sin certificación ejecutoria.

Notas devolutivas injustificadas.

Documentos en fotocopia.

Documentación diferente al trámite cancelado en dinero.

No se exige el paz y salvo del impuesto predial.

Modificación interna de los folios de matricula

Oficinas con alto índice de notas devolutivas injustificadas. Restitución de turnos alta. Fuente: Dirección Financiera