INFORME DE RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE 2013

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

BOGOTÁ D.C. Enero de 2013

Presidencia Oficina de Control Interno

República de Colombia

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVO DEL INFORME.

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2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL INFORME

2

3. ALCANCE DEL INFORME

2

4. RESPONSABILIDAD

2

5. TÉRMINOS DEL INFORME

2

6. ASPECTOS GENERALES DEL INFORME

3

4.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 2012 4.2 PLAN DE MEJORAMIENTO 2011 4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO 2010

3 8 9

7. DISPOSICIONES LEGALES

10

8. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN

10

9. PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES

10

10. CONCLUSIONES GENERALES DEL INFORME

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1

República de Colombia

I.

Presidencia Oficina de Control Interno

OBJETIVO DEL INFORME.

Presentar a la alta Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia la gestión realizada frente a los avances en el cumplimiento de las acciones de mejora y metas reportadas por las diferentes dependencias en el plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la Republica. II.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL INFORME.

Verificar el cumplimiento de las metas y/o avances del Plan de Mejoramiento establecido por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y la Contraloría General de la Republica, producto de los informes finales de auditoria vigencias 2011, 2012 y 2013. III.

ALCANCE DEL INFORME.

Para el desarrollo del presente informe, la Oficina de Control Interno estableció como alcance, el periodo comprendido entre el 1° de octubre al 31 de diciembre de 2013, de acuerdo con la información reportada por las diferentes dependencias comprometidas en el cumplimiento de las acciones de mejora del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República “SIGEPRE” módulo de Mejoras. IV.

RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica comprometidas en el cumplimiento de los acuerdos concertados con la Contraloría General de la República por medio de sus responsables y enlaces, suministrar la información y los soportes suficientes para el seguimiento del Plan de Mejoramiento, y es responsabilidad de la Oficina de Control Interno, producir un informe objetivo que refleje la gestión adelantada en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma. La Oficina de Control Interno realiza la verificación de los soportes reportados trimestralmente por parte de las dependencias comprometidas en el cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito entre el representante legal de la Entidad y la Contraloría General de la República.

V.

TÉRMINOS DEL INFORME

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el aplicativo SIGEPRE de acuerdo con el Flujo de Planes de Mejoramiento, a saber: Asignar Responsable de las Mejoras: En este paso el responsable del proceso y/o dependencia debe asignar una persona, quien se encargará de formular el plan de mejoramiento.

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VI.

Presidencia Oficina de Control Interno

Formular el Plan de Mejoramiento: Formule el plan de acuerdo a las no conformidades resultantes. Validar el Plan de Mejoramiento: El responsable del Proceso y/o Dependencia valida la formulación del plan y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobación. Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento: La Oficina de Control Interno revisará la coherencia de la acción de mejora respecto al hallazgo, el análisis de causas, las tareas planteadas y la meta a lograr. Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento: El responsable designado registra la información soporte de los resultados obtenidos de las acciones y metas planteadas en el plan de mejoramiento. Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento: La Oficina de Control Interno evalúa los resultados alcanzados y presentados en el plan de mejoramiento. Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento. La Oficina de Control Interno evalúa la eficacia de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento.

ASPECTOS GENERALES DEL INFORME.

El Plan de Mejoramiento de la Presidencia de la República surge como producto de la Auditoría realizada en la presente vigencia, con el fin de emitir un concepto sobre la gestión del DAPRE a partir de la evaluación de los Proyectos de Inversión relacionados a continuación, en cuanto a cumplimiento de actividades y objetivos, destinación y uso de los recursos públicos, cumplimiento normativo y su coherencia en el plan estratégico 2011-2014 y con el plan Nacional de Desarrollo. Asistencia Técnica al Programa Presidencial para los Derechos Humanos. Adecuación y ampliación del Hardware y Software para el DAPRE. Implementación de Programas especiales para la Paz, Ley 368/97. Fortalecimiento de la Instancia Técnica Nacional de Acción Integral contra Minas Antipersonal. Fortalecimiento Acción Integral contra Minas Antipersonal Nacional. Adecuación y mantenimiento de sedes de la Presidencia de la República. Apoyo a la Estrategia de Atención Integral a la Primera Infancia a Nivel Nacional. 4.1. PLAN DE MEJORAMIENTO 2012 El plan de mejoramiento de la vigencia 2012 contiene cuatro (4) hallazgos, a las cuales, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República concertó por intermedio de las dependencias comprometidas, treinta y cinco (35) actividades, tendientes a eliminar las mismas. Con corte al 31 de diciembre de 2013 se tienen los siguientes resultados: NCR-0264. CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D) Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Edgar Urrego Martinez.

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M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/08/2013 CORTE a DIC 31 de 2013. ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN

ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA

#

ACCIÓN DE MEJORA

1

NCR-0264 1.1. Enviar comunicaciones (correos electronicos) a los jefes de dependencia informando sobre el estado de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los objetos a su cargo

1.10 La Oficina de Planeación envia quincenalmente correo electrónico a los jefes de las dependencias y a los enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado del Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a los atrasos y saldos por liberar o reprogramar.

2

1.2. Presentar en reuniones semanales de la Subdirección de Operaciones el seguimiento de la ejecución al Plan Anual de Adquisiciones

1.20 La Oficina de Planeación consolida la información del estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Comites de Contratos y lo presenta en las reuniones semanales de Seguimiento seguimiento (´Dependencias de la Subdirección, (Actas) Programas y Altas Consejerias y Proyecto Minas - UE) para la toma de decisiones en el caso que se requiera.

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1.3. Socializar el procedimiento para la elaboración, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.

1.30 La Oficina de Planeación, actualiza el procedimiento incluyendo los lineamientos de la nueva legislación y las orientaciones de Colombia Compra Eficiente y lo socializa a las dependencias usuarias

Comunicaciones de Seguimiento (Correo electrónico)

Eventos de socialización (Listas de Asistencia)

ACTIVIDADES / CANTIDADES ACTIVIDADES / Responsable UNIDAD DE FECHA DE INICIO MEDIDA

En desarrollo 9 de 22, 40,9%

15/08/2013 31/07/2014

22 de 132

En desarrollo

16,6%

15/08/2013 31/07/2014

Oficina de Planeación

Oficina de Planeación

Finalizada 2 de 2 23/09/2013 30/09/2013

Oficina de Planeación

1.1 La Oficina de Planeación envió comunicaciones dirigida a dependencias que tienen asignado presupuesto informado el estado de lo programado, atrasos y los saldos disponibles a liberar. 1. Primera comunicación (15/08/2013), 2. Segunda (31/09/2013), 3. Tercera (15/09/2013), 4. Cuarta (31/10/2013), 5. Quinta (15/10/2013), 6. Sexta (15/11/2013), 7. Séptima (29/11/2013), 8. Octava (17/12/2013), 9. Novena (18/12/2013) 9 de 22 avance del 40,9% en desarrollo. 1.2 La Oficina de Planeación presentar semanalmente ante la Subdirección de Operaciones, el seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos, con el fin de revisar el estado de la programación, ejecución y los saldos disponibles que tiene las dependencias presupuesto asignado frente a las metas presupuestales establecidas. Los documentos adjuntos hacen parte de la Acta elaborada por Subdirección de Operaciones y que tienen bajo su custodia, 3 en agosto, en Septiembre 6, Octubre 5, Noviembre 4, diciembre 4 : 22 de 132, avance del 16.6% en desarrollo. 1.3 Se efectuó socialización del procedimiento Formulación, ejecución y seguimiento al plan anual de adquisiciones P-DE-03 y los Lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones L-DE-02 en capacitación realizada en el auditorio de Alejandría, adicionalmente se socializo la herramienta formato F-DE-34 Programación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones que se utilizará para la formulación 2014 y el formato F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones. Para documentar la actividad se adjunta listado de asistencia a la capacitación. Adicionalmente por correo masivo se dio amplia difusión del procedimiento P-DE-03. Finalizada.

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1.4. Definir y comunicar los lineamientos para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2014.

1.40 La Subdirección de Operaciones envia comunicación con lineamientos a los jefes de dependencia para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2014.

1.5. Diseñar y ejecutar un programa de capacitación dirigida a las dependencias usuarios en temas contractuales haciendo énfasis en el principio de Planeación.

1.50 El Área de Contratos elaborá un programa de socialicación y sencibilización en temas contractuales de acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en el principio de planeación (talleres, tips informativos, charlas, etc). Para el segundo semestre de 2013 se tiene previsto realizar dos talleres sobre la elaboración Eventos de documentos de estudios previos para las modalidades de contratación y realizar tisp informativos sobre liquidación de contratos, vigencia fiscal anual y resera presupuestal.

Comunicación con lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones.

1.6. Elaborar el Plan 1.60 La Oficina de Planeación en coordinación con el Anual de Adquisiciones Area de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan Plan Anual de 2014 Anual de Adquisiciones 2014 de acuerdo con las Adquisiciones necesidades planteadas por las dependencias y Elaborado teniendo en cuenta el presupuesto asignado para presentar a aprobación del Subdirector de Operaciones.

Finalizada 1 de 1

2 de 5 40%

15/10/2013 31/10/2013

Oficina de Planeación

En desarrollo 23/08/2013 31/07/2014

Oficina de Planeación

Finalizada 1 de 1

01/11/2013 31/01/2014

Oficina de Planeación

1.4 Se elaboró los lineamientos correspondientes a la programación del Plan Anual de Adquisiciones del 2014 y se informó mediante comunicaciones escritas (SIGOB) a las dependencias que tienen presupuesto asignado por funcionamiento (Gastos Generales, Transferencias) e Inversión, lo siguiente: 1) Se informó los cupos asignados al presupuesto, se determinaron con base en la asignación de los techos presupuestales fijados por el DNP y el MHCP. 2) Lineamientos Generales : Registro de la información en el Formato F-DE-34 Programación y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones teniendo en cuenta lo definido en el Lineamiento Plan Anual de Adquisiciones L-DE-02 y el procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. 3) Plan de Trabajo para apoyar el cargue de la información en el formato F-DE-34 Programación y Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones con los enlaces de las dependencias. 4)Las dependencias deben enviar oficialmente el Plan Anual de Adquisiciones 2014 a la Oficina de Planeación a más tardar el 01 de Noviembre, para la revisión y posteriores validaciones por parte del Área Financiera y el Área de Contratos de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-DE-03 Formulación, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones. Finalizada. 1.5 Realizar cinco eventos: El área de contratos ha diseñado un programa de capacitaciones con el fin de fortalecer en los enlaces de las diferentes dependencias sus conocimientos sobre la adecuada forma de realizar las solicitudes de contratación atendiendo el principio de planeación. Se anexan las constancias y soportes de cada una de las capacitaciones:

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1. Capacitación sobre las Modalidades de Licitación Pública y Menor Cuantía (23 de Agosto de 2013). 2. Capacitación sobre obligaciones de los supervisores frente a la oportuna ejecución de Recursos (Ejecución Presupuestal, Cuentas por pagar, vigencias futuras, reserva presupuestal, informe final de supervisión, liquidación de contratos), 2 de 5 es decir un 40% de avance, en desarrollo. 1.6 Plan Anual de Adquisiciones Elaborado: 1. Octubre 22: Se elaboró los lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones para la programación vigencia 2014, teniendo en cuenta el marco legal del decreto 1510 y la circular externa N° 2 expedida por la Agencia Nacional de Contratación, se remitió el cupo presupuestal asignado a cada dependencia y el plan de trabajo para apoyar el cargue de la información para la posterior revisión y validación de las Áreas de Contratos y Financiera. 2. Diciembre 16: Se envió el Plan Anual de Adquisiciones 2014 reportado por las dependencias para la validación por parte del Área de contratos y Área Financiera. 3.Diciembre 31: Se publicó el PAA 2014 aprobado por la subdirección de operaciones en la página WEB de la entidad, Intranet y se envió al Área de contratos para publicación en la página de Colombia Compra Eficiente dando cumplimiento a lo establecido Decreto1510 y la circular externa No 2 expedida por la Agencia Nacional de Contratación. Finalizada. NCR-0265. CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en intervención de Hogares Infantiles Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento a cargo de Inés Elvira Montealegre Martínez.

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NCR-0265 2.1 Fortalecer el equipo técnico de apoyo a la gestión y supervisión

2.10 (1) Determinar las actividades requeridas de apoyo técnico a la supervisión del convenio

Finalizada Número de actividades

10 de 10

2.11 (2) Elaborar los estudios y previos 8

10

2.13 (4) Verificar la documentación necesaria para la contratación y solicitar ajustes o documentos adicionales

2 de 2

Profesionales seleccionados

2 de 2

Documentos completos

2 de 2

Memo de solicitud

2 de 2

2.14 (5) Solicitar la contratación de los 2 profesionales 11

AC Programas Especiales

Finalizada Estudios previos realizados

2.12 (3) Seleccionar los 2 profesionales 9

01/03/2013 05/03/2013

06/03/2013 07/03/2013 Finalizada 07/03/2013 25/06/2013 Finalizada 03/07/2013 16/08/2013 Finalizada 19/07/2013 30/08/2013

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

2.10 (1) Conforme a las necesidades requeridas de apoyo técnico a desarrollar por los profesionales, se definieron las 10 actividades que realizarán en el marco del convenio de gerencia integral DAPRE-FONADE No. 330-12/212011. En documento informal que adjuntan la relación de las 10 actividades. Finalizada.

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2.11 (2) Anexan tres estudios previos y documentos de ajustes de los siguientes contratos: 1.- Ramón Alberto Lozada, 2.- José Ignacio Valencia, 3.- Claudia Maldonado. Presentan un ejemplo adicional, Finalizada. 2.12 (3) Se recibieron 8 hojas de vida que se anexan, de las cuales se entrevistaron a 6 posibles candidatos y se seleccionaron inicialmente a Ramón Alberto Lozada y José Ignacio Valencia. Teniendo en cuenta que no fue posible adelantar la contratación de Ramón Alberto Lozada; posteriormente se seleccionó la arquitecta Claudia Maldonado, Finalizada. 2.13 (4) Se anexan los documentos presentados por: 1.- Ramón Alberto Lozada. 2.- José Ignacio Valencia. 3.- Claudia Maldonado, Finalizada. 2.14 (5) Mediante MEM13-00003689 y MEM13-00010865 se solicitó la contratación de Ramón Alberto Lozada hasta el 26 de agosto de 2013. Mediante MEM13-00010534 y los alcances MEM13-00010795, MEM13-00010893 y MEM1300010946 se solicitó la contratación de José Ignacio Valencia. Mediante MEM13-00013224 se solicitó la contratación de Claudia Maldonado, En el SIGEPRE se anexan todos los documentos relacionados, Finalizada. 2.15 (6) Adelantar el estudio de seguridad 12

13

14

15

Estudios de seguridad adelantados

2.16 (7) Adelantar la contratación de 2 los profesionales de apoyo a la supervisión técnica del convenio Profesionales contratados 2.17 (8) Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio

2.18 (9) Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión

Información remitida Informes de apoyo a la supervisión revisados

Finalizada 2 de 2

2 de 2

100% de 100%

8 de 8

01/08/2013 30/08/2013 Finalizada 09/08/2013 10/09/2013 Finalizada 21/08/2013 31/12/2013 Finalizada 16/09/2013 31/12/2013

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

2.15 (6) Se adelantaron los estudios de seguridad para 1.- Ramón Alberto Lozada 2.- José Ignacio Valencia Con el retiro de Alberto Lozada, se adelantó el estudio de seguridad de Claudia Maldonado, Finalizada. 2.16 (7) Se adjunta el contrato 225-13 celebrado entre el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y José Ignacio Valencia Delgado, C.C. 71.663.787

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Se adjunta el contrato 262-13 celebrado entre el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y Claudia Esther Maldonado Pérez, C.C. 52.697.666, Finalizada. 2.17 (8) Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio. Una vez iniciada la ejecución del contrato del arquitecto José Ignacio Valencia, se hizo entrega de la documentación previa suministrada por FONADE y una lista de chequeo con la información técnica que debe contener cada proyecto. Los arquitectos José Ignacio Valencia y Claudia Maldonado han participado en las reuniones mensuales de coordinación y seguimiento de la ACPPE, en los comités operativos del Convenio DAPRE-FONADE No. 330-12 y en las demás reuniones y visitas realizadas, donde reciben la información relacionada con la ejecución de los proyectos. Así mismo, la Alta Consejería para Programas Especiales hizo entrega de paquetes técnicos de estudios y diseños de Bahía Solano, Bituima, Villagómez, Los Patios y El Cerrito para la revisión y verificación de los mismos por parte de ambos arquitectos. Por último, se les ha hecho entrega de toda la correspondencia relacionada con los proyectos y han sido copiados en todos los correos electrónicos recibidos y enviados en relación con los proyectos desarrollados en el marco de este convenio. Finalizada. 2.18 (9) Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión, Los arquitectos han consignado todas sus observaciones y recomendaciones en los informes que deben presentar mensualmente como contratistas. El arquitecto José Ignacio Valencia, quien visitó todas las obras de FONADE, elaboró varios informes de visitas a las obras. Los dos arquitectos participaron en la elaboración de tres informes con sus conceptos técnicos sobre los informes preliminares emitidos por Control Interno con relación a las obras realizadas en los departamentos del Meta, Caldas y Tolima. En las sesiones del comité operativo, reuniones, visitas y por escrito, se han hecho las respectivas observaciones a FONADE conforme las recomendaciones hechas por los profesionales de apoyo a la supervisión. Se anexaron los soportes 8 Informes de apoyo a la supervisión revisados, se encuentran en comentarios. Finalizada.

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2.2 Adelantar procesos 2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las de seguimiento y obras para el recibo control 2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras

2.22 (12) Elaborar informes de verificación 18 2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras 19

Finalizada Alcances técnicos verificados

15 de 15

Número de visitas realizadas

30 de 30

Informes de verificación realizados

Requerimientos de ajustes a las obras 100% del 100% realizados

Requerimientos cumplidos

13/05/2013 31/12/2013 Finalizada

100% del 100%

2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones 20

02/05/2013 31/12/2013 Finalizada

100% del 100%

14/05/2013 31/12/2013 Finalizada 14/05/2013 31/12/2013 Finalizada 14/05/2013

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

31/12/2013

2.20 (10) Verificar técnicamente los alcances de las obras para el recibo, Con el objetivo de evaluar los resultados generados de las obligaciones contractuales del convenio No. 330-12, el cual tiene por objeto "Ejecutar la gerencia integral del proyecto para la implementación de componentes de la estrategia de Cero a Siempre Atención Integral de la Primera Infancia a nivel nacional, departamental, distrital y municipal a cargo del DAPRE", la Oficina de Control Interno del DAPRE ha continuado con el seguimiento en el marco de la auditoría interna que adelanta, presentando tres informes preliminares de auditoría respecto a las obras realizadas en el departamento de Meta, Tolima y Caldas, los días 10, 16 y 18 de diciembre, respectivamente. Finalmente, con el fin de revisar los documentos se realizaron dos mesas de trabajo, el 17 y el 23 de diciembre. El mismo 23 de diciembre con MEM13-00018360 la supervisora del convenio solicitó a la oficina de Control Interno ampliar el plazo de entrega de las objeciones a los informes hasta el próximo viernes 3 de enero, fecha en la que se espera contar con el pronunciamiento de FONADE. Posteriormente, en respuesta a nuestra solicitud el 2 de enero, FONADE vía correo electrónico informó que el 31 de diciembre recibieron el informe de los interventores, que lo están revisando y solicitan ampliar el plazo de entrega de la respuesta hasta el lunes 13 de enero. El 14 de enero con comunicación No.2014231006671 FONADE solicita nuevamente ampliar el plazo de entrega del informe hasta el 24 de enero, dado que se encuentra adelantando mesas de trabajo con sus contratistas. Se anexa el MEM13-00018476, del 27 de diciembre de 2013, donde la Oficina de Control Interno informa que el cierre de la Auditoria que se adelanta para evaluar los resultados del Contrato 330-12, se efectuará una vez finalicen las respectivas mesas de trabajo. Nota: Se anexan los tres (3) informes preliminares entregados, los archivos se encuentran en los comentarios. Finalizada.

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2.21 (11) Hacer visitas de verificación técnica de las obras: El arquitecto José Ignacio Valencia ha realizado 15 visitas de seguimiento y verificación técnica de las obras. Se adjunta cuadro con la relación de las comisiones realizadas, los informes de las mismas se anexan como soporte de la actividad "Elaborar informes de verificación" Se aclara que el arquitecto realizó 15 viajes que incluyen 31 visitas de seguimiento y verificación técnica. Se anexan los informes. Finalizada. 2.22 (12) Elaborar informes de verificación, El arquitecto José Ignacio Valencia, quien ha visitado todas las obras adelantadas por FONADE, elaboró los respectivos informes. Así mismo, los dos arquitectos (Claudia Maldonado y José Ignacio Valencia) emitieron conceptos técnicos con relación a los informes preliminares emitidos por Control Interno a las obras realizadas en Meta, Tolima y Caldas. Anexan 34 archivos de informes de visitas. Finalizada. 2.23 (13) Solicitar los ajustes necesarios a las obras, Las solicitudes de ajustes a las obras se han consignado en las actas de reuniones técnicas, los oficios y mensajes enviados por el DAPRE a FONADE, los informes de las visitas de verificación de obra realizadas por el arquitecto José Ignacio Valencia y en los informes mensuales del arquitecto, los cuales se encuentran anexos como soporte de la actividad "12. Elaborar informes de verificación", Se anexan cinco actas de revisión. Finalizada. 2.24 (14) Seguimiento a los ajustes a las intervenciones: En visitas posteriores, los arquitectos verifican que FONADE haya hecho los ajustes pertinentes para atender los requerimientos realizados y registran en sus informes si se hicieron o continúan pendientes. Adicionalmente, en los casos que ha sido necesario se han envidado mensajes o comunicaciones haciendo las respectivas solicitudes. Ver anexos en la actividad "12.Elaborar informes de verificación". Finalizada. 2.25 (15) Revisar los informes emitidos por FONADE 21

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24

2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio

2.27 (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No.330-12/212011 al mes

2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento al interior de la Alta Consejería para Programas Especiales para hacer seguimiento al plan de acción del convenio 2.29 (19) Adelantar una auditoría interna

25 2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones 26

Finalizada Informes revisados

2 de 2

Informes solicitados

100% del 100%

Comités operativos celebrados

5 de 5

Reuniones de coordinación y seguimiento realizadas

5 de 5

Auditoría interna realizada

1 de 1

Proceso adelantado por presunto incumplimiento de las obligaciones

25/09/2012 31/12/2013 Finalizada 01/08/2012 31/12/2013 Finalizada 06/03/2013 20/12/2013 Finalizada 28/08/2013 20/12/2013 Finalizada 10/07/2013 20/12/2013

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

AC Programas Especiales

Finalizada 1 de 1 10/05/2013 10/05/2013

AC Programas Especiales

2.25 (15) Revisar los informes emitidos por FONADE: Como soporte a la revisión de los informes se adjuntan las comunicaciones que el arquitecto José Ignacio Valencia entregó a la supervisora

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del convenio DAPRE-FONADE No.330-12 manifestando no tener observaciones frente a los mismos, así como los informes de gestión No.7 y No.8. Finalizada. 2.26 (16) Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio: Desde la supervisión del convenio se han solicitado a los dos arquitectos los informes necesarios. Se adjuntan 2 correos electrónicos como soporte. Finalizada. 2.27 (17) Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No.330-12/212011, Posterior a la formulación del plan de acción, se han celebrado siete comités operativos, el No.19 el 27 de agosto, el No. 20 el 27 de septiembre, el No. 21 el 18 de octubre, el No. 22 el 31 de octubre, el No. 23 el 15 de noviembre, el No. 24 el 29 de noviembre y el No. 25 el 3 de diciembre de 2013. En dichas sesiones se hizo la verificación de los temas pendientes y se hizo seguimiento general a la ejecución del contrato marco. Anexan 13 archivos. Finalizada. 2.28 (18) Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento al interior de la Alta Consejería para Programas Especiales para hacer seguimiento al plan de acción del convenio: Posterior a la formulación del plan de acción, se han celebrado cinco reuniones de coordinación y seguimiento así: el 30 de agosto, el 27 de septiembre, el 31 de octubre, el 29 de noviembre, y el 3 de diciembre. En dichas sesiones se hizo el seguimiento al plan de acción. Finalizada. 2.29 (19) Adelantar una auditoría interna, Con corte a 31 de diciembre de 2013, se presentaron informes 4 informes preliminares de auditoria, de acuerdo con el procedimiento se realizaran mesas de trabajo para lo cual Solicitan plazo MEM13-00018360 teniendo en cuenta: En respuesta a los informes emitidos por la Oficina de Control Interno y con el fin de revisar las observaciones a las obras adelantadas por FONADE en los departamentos de Meta, Tolima y Caldas, se han adelantado dos mesas de trabajo con ustedes en las que el Gerente de Convenio, Carlos Tovar y su equipo técnico han manifestado tener varias observaciones frente a los documentos. Teniendo en cuenta que FONADE en cumplimiento de sus obligaciones ejerce la gerencia de cada uno de los proyectos, debe proporcionar la asesoría jurídica, administrativa y asistencia técnica a que haya lugar para el adecuado desarrollo de los mismos, y adelantó bajo su exclusivo riesgo y responsabilidad los trámites contractuales para ejecutar el objeto del Contrato, en calidad de supervisora del convenio DAPRE-FONADE No.330-12, le solicito amablemente ampliar el plazo de entrega de las objeciones a los informes hasta el próximo viernes 3 de enero, fecha en la que esperamos contar con el pronunciamiento de FONADE. La jefe de Control Interno con MEM13-00018370 concede el plazo determinado hasta el 3 de enero de 2014. Se anexa el MEM13-00018476, del 27 de diciembre de 2013, donde la Oficina de Control Interno informa que el cierre de la Auditoria que se adelanta para evaluar los resultados del Contrato 330-12, se efectuará una vez finalicen las respectivas mesas de trabajo. Finalizada. 2.30 (20) Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones, Se incluye el detalle de los acciones realizadas para verificar si existe incumplimiento de las obligaciones por parte de FONADE, se adjunta documento informal de avances sobre adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones.pdf. El proceso se ha realizado así

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1.- El 16 de mayo de 2013 el DAPRE citó a audiencia de descargos a FONADE, la sesión fue suspendida tres veces así: a. Se suspende hasta el 11 de junio por solicitud de FONADE para adelantar la inspección ocular de las obras realizadas en el departamento del Meta. b. Se suspende hasta el 26 de julio, por solicitud de FONADE para citar a audiencia de descargos a sus contratistas e iniciar una auditoria interna. c. FONADE presentó el informe adjunto en donde se pudo establecer que la mayoría de ítems están subsanados. De acuerdo con los plazos para garantizar el debido proceso, para determinar si hubo o no incumplimiento en los siguientes ítems: piso, mesones, rodaderos y techos de las casitas de los parques, FONADE solicitó suspender la audiencia hasta el 2 de septiembre. El 2 de septiembre no se pudo reiniciar la audiencia dado que no hizo presencia la representante legal o la apoderada de FONADE y se reprogramó para el 11 de septiembre. Teniendo en cuenta que el 11 de septiembre, fecha de reinicio de la audiencia FONADE no tenía el informe del proceso sancionatorio que adelantó en contra de sus contratistas se suspende nuevamente la sesión. El 15 de octubre se reanuda la audiencia, FONADE presenta el informe final con las respuestas a las observaciones realizadas por la CGR. Sin embargo, no aporta varios documentos soporte que le fueron requeridos por parte de la supervisora del convenio. Finalmente, el 9 de diciembre, una vez analizados y probados los argumentos presentados por FONADE acerca de la subsanación de las observaciones realizadas por la Contraloría General de la Nación, se encontró demostrada la cesación del incumplimiento y se procedió a dar por terminado el procedimiento por presunto incumplimiento, según lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Finalizada. NCR-0267. CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D) Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Nelly Soler.

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NCR-0267 3.1. Enviar comunicaciones (correos electronicos) a los supervisores de contratos y ordenadores de gasto informando sobre los contratos que se encuentran atrasados en su ejecución. 3.2. Enviar circular estableciendo los plazos para el trámite y pago de obligaciones para el cierre de la vigencia fiscal 3.3. Capacitar a los supervisores de los contratos

3.10 La coordinación de presupuesto enviara semanalmente correo electrónico a los supervisores de los contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión y el Jefe del Área Financiera), para que tome las medidas necesarias Correo electrónico para cumplir con los plazos establecidos y si hay saldos que no se van a ejecutar informar oportunamente a los ordenadores del gasto para que estos soliciten su liberación. 3.20 La Subdirección de Operaciones enviara circular a todos los supervisores y funcionarios de la entidad informando los plazos máximo para el tramite de la documentación exigible para el pago o constitución de Circular cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la Entidad.

3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una sensibilización a los supervisores de contratos, con el fin de concientizarlos sobre los deberes y las Capacitación obligaciones frente a la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación. 3.4. Solicitar al 3.40 Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ministerio de Hacienda - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, y Crédito Público autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos Dirección General del procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere Solicitudes Presupuesto Público la vigencia fiscal del 2013, Nacional, autorización de cupo de vigencias futuras

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Finalizada 16 de 16

01/09/2013 20/01/2014

Area Financiera

Finalizada 1 de 1

01/11/2013 15/12/2013

Area Financiera

Finalizada 1 de 1

01/11/2013 30/11/2013

Area Financiera

Finalizada 17 de 17

01/01/2013 13/12/2013

Area Financiera

3.10 Teniendo en cuenta que el Fondo de Programas Especiales para la Paz, por ser un Fondo Cuenta efectúa la gestión financiera desde el mismo Fondo, se envió igualmente correo al Director del Programa con el fin de que ordene a quien corresponda, realizar el seguimiento de los contratos con los supervisores de cada uno. Por parte del Grupo de Presupuesto del Área Financiera, se efectuó la revisión a los saldos de contratos con el fin de determinar saldos sin ejecutar por actas de terminación de mutuo acuerdo, contratos que no han tenido pago alguno o contratos cuyo plazo de ejecución ya terminó, enviando correo a cada uno de los supervisores solicitando gestión por parte de ellos, se anexó cuadro donde se detallan los contratos que se encuentran en las condiciones antes mencionada. Durante las los días del (9 al 13 de septiembre de 2013), del (16 al 20 de septiembre de 2013), del (23 al 30 de septiembre de 2013), del (1 al 4 de octubre de 2013), del (7 al 11 de octubre de 2013), del (15 al 21 de octubre de 2013), del (22 al 28 de octubre de 2013), del (28 al 31 de octubre de 2013), del (1o. al 11 de noviembre de 2013), del (12 al 15 de noviembre de 2013), del (18 al 22 de noviembre de 2013),del (1 al 6 de diciembre de 2013), del (9 al 17 de diciembre de 2013), del (17 al 23 de diciembre de 2013), del (23 de diciembre al 3 de enero de 2014), del (4 al 15 de enero de 2014), con el envío del correo anterior algunos supervisores contestaron y se logró sanear tema de pagos de contratos cuya ejecución venia atrasada, tanto de proveedores como contratistas de prestación de servicios y liberación de recursos, así mismo se incluyeron en el reporte nuevos contratos. Cabe anotar que en este archivo se incluyeron contratos de prestación de servicios cuya fecha de terminación era 31 de octubre de 2013, lo anterior para que el supervisor respectivo presente el informe final y solicitud al ordenador de gasto para que autorice a liberar saldos. 16 de 16. Finalizada.

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3.20 De acuerdo a la Circular Externa No. 066 de fecha noviembre 15 de 2013 expedida por el Administrador del SIIF Nación, el Subdirector de Operaciones suscribió la Circular Interna de fecha noviembre 26 de 2013 dirigida a los supervisores de contratos, responsables de cajas menores y funcionarios encargados del trámite de cuentas, en la cual se informaba los plazos para el trámite de cuentas, legalización definitiva de cajas menores y constitución de cuentas por pagar y reserva presupuestal. Dicha circular fue publicada por Correo Informativo DAPRE. Se anexa circular interna CIR13-00000019 de noviembre 26 de 2013 donde se solicita adicionalmente a los supervisores enviar al grupo de central de cuentas las facturas, certificaciones del servicio prestado o bien recibido y demás documentos requeridos en la cláusula de valor y forma de pago. Finalizada. 3.30 Mediante Memorando MEM13-00016768 de noviembre 21 de 2013 el Subdirector de Operaciones, convoca a los supervisores de contratos sobre los deberes y obligaciones frente a la ejecución de recursos del Presupuesto General de la Nación, dicha sensibilización se realizó el día 27 de noviembre de 2013 en la Sala de Alejandría, asistieron 52 personas. Adicionalmente se hizo esta sensibilización con el Área de Contratos haciendo énfasis en las responsabilidades que tiene los supervisores de contratos. Se anexa memorando de convocatoria, presentación y listado de asistencia. Finalizada. 3.40 De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, se han solicitado desde el 10 de enero de 2013 hasta el 23 de julio de 2013 y han sido aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional trece (13) solicitudes que contemplan aproximadamente ciento cincuenta (150) procesos de contratación, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Las vigencias futuras aprobadas hasta el 1o. de agosto de 2013, en funcionamiento tienen un costo de $17.575 millones para la vigencia 2014, en Inversión lo aprobado entre 2014, 2015 y 2016 suman $28.997 millones, para un total de $46.572 millones. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas y oficios de aprobación de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Anexan 13 solicitudes de 17 es decir un 76.45 de avance. De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, se han solicitado desde el 26 de agosto de 2013 hasta el 30 de septiembre de 2013 y han sido aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional tres (3) solicitudes, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Es importante mencionar que el Fondo de Programas Especiales para la Paz envió una solicitud para aprobación de cupo de vigencias futuras para 82 procesos contractuales por la suma de $14.510.9 millones. Las vigencias futuras aprobadas durante el mes de septiembre, en funcionamiento tienen un costo de $14.679,2 millones para la vigencia 2014, en Inversión lo aprobado entre 2014, 2015 y

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2016 suman $1.548,8 millones, para un total de $16.228 millones. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a septiembre 30 de la presente vigencia y oficios de las tres vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Anexan 3 solicitudes que suman 16 de 17 es decir un 94.1% de avance. De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, durante el mes de octubre fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional cinco (5) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a octubre 31 de la presente vigencia y oficios de las cinco vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Anexa 1 solicitud cumpliendo el compromiso con la CGR 100%. Adicionalmente se realizaron 4 solicitudes en el mes de octubre. Como seguimiento la Entidad continuo realizando la verificación mes a mes teniendo como resultado que al diciembre 31 de 2014 reporto 31 solicitudes: De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, durante el mes de noviembre fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional siete (7) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a noviembre 30 de la presente vigencia y oficios de las siete vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. De acuerdo a las necesidades formuladas por las diferentes dependencias de la Entidad para procesos contractuales que superen la vigencia actual, hasta el día 12 de diciembre de 2013 fueron aprobadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional dos (2) solicitudes de cupo de vigencias futuras, las cuales han sido informadas una vez aprobadas al técnico, al Área de Contratos y Ordenadores de Gasto. Adicionalmente 1 solicitud de vigencia futura NO fue aprobada por el Ministerio de Hacienda porque el Rubro Presupuestal No contaba con apropiación para la vigencia 2014 esta solicitud corresponde a Recursos de Inversión asignada al Fondo de Programas Especiales para la Paz (Oficio anexo) Se anexa cuadro consolidado de las vigencias futuras aprobadas acumuladas a diciembre12 de la presente vigencia y oficios de las dos vigencias aprobadas por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Es importante mencionar que en lo que resta de días para terminar esta vigencia fiscal está pendiente de aprobación de cupo de vigencia futura por $19.939.680 y que se puede presentar nuevas solicitudes para radicar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo a las necesidades que se evalúen al interior de la Entidad. Finalizada.

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NCR-0266. CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Diana Fernanda Gutierrez Moreno. Mediante MEM14-00000045 de enero 15 de 2014 la jefe del Área de Contratos solicita prórroga de las actividades 4.10, 4.20, 4.30 Y 4,50 hasta el 30 de abril de 2014, aduciendo lo siguiente: “De manera atenta me permito solicitar la ampliación del plazo de ejecución del Plan de Mejoramiento para la Contraloría General de la República - Hallazgo N° 4 Función Archivística: “Se evidenció que las carpetas de los contratos que fueron objeto de la muestra selectiva de los proyectos de Asistencia Técnica al Programa Presidencial de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario y Fortalecimiento de la Instancia Técnica Nacional de Acción Integral Contra Minas Antipersonal, no se encuentran identificadas con sus rótulos e índices (lista de chequeo), lo cual genera riesgo de pérdida de documentación.” De la siguiente manera

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NCR-0266 4.1 Dar cumplimiento a los numerales 1,2 y 5 articulo 4 del Acuerdo N° 042

4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. Foliación

En desarrollo 612 de 700

01/09/2013 31/01/2014 30/04/2014 En desarrollo

Area Contratos

Rótulos

520 de 700

01/09/2013 31/01/2014 30/04/2014 En desarrollo

Area Contratos

Índices

520 de 700

01/09/2013 31/12/2013 30/04/2014 Finalizada

Area Contratos

4.11 Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractuales. 32

4.12 Realizar el Indice de conformidad con la normatividad vigente de la información. 33

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4.13 Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 042

4.2 Realizar 4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del transferencias DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad primarias según el Plan con la tabla de retención documental de Transferencias

Procedimiento

1 de 1

01/09/2013

Area Contratos

13/09/2013 23/09/2013 En desarrollo Transferencia

460 de 700

01/09/2013 31/01/2014 30/04/2014

Area Contratos

Lo anterior, teniendo en cuenta que el Área de Contratos en la actualidad no cuenta con el personal suficiente para dar cumplimiento a las actividades planteadas en el Plan de Mejoramiento para eliminar el hallazgo N° 4. Durante los meses de noviembre y diciembre de 2013 el Área de Contratos contó con el apoyo de dos (2) contratistas (Contrato N° 300/13 y 317/13) para la prestación de servicios personales para la organización, clasificación, depuración documental y todo lo concerniente con el proceso archivístico del archivo de gestión del Área, sin embargo no es posible continuar con la contratación de estos servicios dado que no se contó con la aprobación de vigencias futuras y durante el periodo de aplicación de la ley de garantías electorales no es posible realizar contratación directa. Como consecuencia de lo anterior, se hace imposible cumplir a cabalidad con el cronograma establecido, dado que a la fecha se han realizado la organización, rotulación, índices de cuatrocientas (400) carpetas, quedando pendiente trescientas (300) carpetas.”

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4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica: Durante el periodo comprendido entre (16-09-2013- al 09-10-2013), se organizaron 195 carpetas, para un total de 42.402 documentos foliados. Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- al 26-11-2013), se organizaron 152 carpetas, para un total de 8187 documentos foliados. Durante el periodo comprendido entre (26-11-2013- al 20-01-2014), se organizaron 265 carpetas, para un total de 49.090 documentos foliados. Se anexan relaciones de lo expuesto anteriormente. Avance de 612 de 700. Es decir un 87%. En desarrollo. 4.11. Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractuales: Durante el periodo comprendido entre (16-09-2013- hasta el 09-10-2013), se realizaron los rótulos para 195 carpetas. Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- hasta el 26-11-2013), se realizaron los rótulos para 60 carpetas. Durante el periodo comprendido entre (27-11-2013- hasta el 20-01-2014), se realizaron los rótulos para 265 carpetas. Se anexa soporte documental. Avance de 520 de 700, es decir un avance del 74%. En desarrollo. 4.12. Realizar el Índice de conformidad con la normatividad vigente de la información. Durante el periodo comprendido entre (16-09-2013- al 09-10-2013), se organizaron 195 carpetas, por ende, se realizaron 195 Índices de conformidad con la normatividad vigente. Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- hasta el 26-11-2013), se realizaron los Índices para 60 carpetas. Durante el periodo comprendido entre (27-11-2013- hasta el 20-01-2014), se realizaron los Índices para 265 carpetas. Anexan dos archivos Excel. A la fecha se tienen en el SIGEPRE 520 de 700, es decir un avance del 74%. %. En desarrollo. 4.13. Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 042. Mediante comunicación por correo electrónico el Área de Contratos solicito se amplié el plazo de ejecución de la actividad 4.13, la cual genera riesgo de pérdida de documentación, del 1309-2013 al 23-09-2013, considerando lo siguiente: La Entidad tenía estimada la aprobación del Procedimiento denominado: MANEJO DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CONTRATOS, para antes del 13 de septiembre de 2013, sin embargo durante el trámite de revisión del proyecto de procedimiento, la Oficina de Planeación de la Entidad sugirió que se documentará la actividad propuesta en el Plan de Mejoramiento en el Manual de Contratación de la Entidad y no a través de un procedimiento propiamente dicho, ya que el proceso de Gestión Documental, ha fijado los lineamientos sobre el manejo de archivo y aplicación del Acuerdo 042, mediante el Procedimiento P-GD-05 Transferencias de archivos de gestión (primarias) así como en el Manual M-GD-01 del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales. Por lo anterior, dando cumplimiento al Plan de Mejoramiento y siguiendo las orientaciones de la Oficina de Planeación, el Área de Contratos incluyó un nuevo Título en el Manual de Contratación denominado: “DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE CONTRATOS.” en él cual se establecen las medidas de control para garantizar el cumplimiento

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a la normatividad de archivo y el día 20 de septiembre de 2013 a través del SIGEPRE se solicitó la correspondiente aprobación de la versión N° 11 al Subdirector de Operaciones, la cual fue aprobada sin modificaciones el día 23 de septiembre de 2013. Observando que el procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo garantiza la aplicación del acuerdo 042 y que el mismo hace parte integral del Manual de contratación, la Entidad considera que la acción implementada, satisface plenamente los requerimientos del procedimiento, al cual el área de contratos de la Presidencia había presentado como medio que garantice que el evento no se vuelva a presentar. Por lo anterior se da por Finalizada. 4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, las carpetas de los contratos de conformidad con la tabla de retención documental. Durante el periodo comprendido entre (16-09-2013- al 09-10-2013), se organizaron 195 carpetas, las cuales fueron transferidas en el formato establecido por Área de Gestión Documental. Durante el periodo comprendido entre (10-10-2013- al 26-11-2013), se organizaron carpetas, Pero no se transfirieron al archivo central por que no coincide con el cronograma de transferencias. Durante el periodo comprendido entre (27-11-2013 al 20-01-2014), se organizaron 265 carpetas, Pero no se transfirieron al archivo central porque no coincide con el cronograma de transferencias. Para un total de 460 de 700 es decir un avance del 66%. En desarrollo. El plan se encuentra a la fecha en un nivel de avance del 84.10% faltando por desarrollar un 15.9%, es de anotar que el cumplimiento es al 100%.

4.2. PLAN DE MEJORAMIENTO 2011 NCR-0170. CGR - Transversalidad actividades Paso actual: Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento, Responsable del paso actual: Yenny Bello Cely. 3.6 Se observaron escenarios frágiles de participación y concertación de las autoridades y sociedad civil en el Departamento de Bolívar, en lo que respecta al sur del Departamento.

3.6.1. Reuniones entre el PPDDHH y las autoridades locales del sur del departamento con el fin de fortalecer la interlocución entre las partes y mejorar las capacidades institucionales.

actas de reuniones realizadas / Reuniones programadas

100%

01/10/2012 31/12/2013

PP DH y DIH

3.6.1 Se realizó acompañamiento al sur de Bolívar de donde se crearon instancias de coordinación para trabajar el tema de Derechos Humanos, con acompañamiento de otras

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entidades y programas presidenciales. Se adjuntan listados de asistencia y documentos (Informe de Comisión Sur de Bolívar, Listados de Asistencia, San Pablo, Santa Rosa y Simiti. El 26/dic/2013 Se aprueba cierre del plan de mejoramiento, Finalizada. El Plan de Mejoramiento que se concertó entre el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y la Contraloría General de la República para la vigencia 2011, con corte a diciembre 31 de 2013 presenta resultados satisfactorios en el cumplimiento de los compromisos establecidos al 100% y un nivel de avance de 100%.

4.3 PLAN DE MEJORAMIENTO 2010 NCR-0024. CGR, Sistema de Información de Gestión de Activos (SIGA)-GA El plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República vigencia 2010, fue verificado y aprobado por la comisión Auditora en la vigencia 2013, A diciembre de 2013 el plan total presenta un cumplimiento del 97.62%, lo cual de acuerdo a lo establecido por el Ente externo es satisfactorio, sin embargo por parte de la Oficina de Control Interno se continua realizando el seguimiento trimestral. Seguimiento a la Actividad 7.4 Con corte a 31 de diciembre de 2013 queda pendiente por tramitar 11 vehículos de los 98, presentando un avance del 88,7%. La entidad continúa la actividad de legalización de los restantes vehículos, realizando las gestiones ante las diferentes entidades de las cuales depende el cumplimiento del compromiso total.

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DISPOSICIONES LEGALES

De conformidad con lo establecido en la Directiva Presidencial 003 de abril 3 de 2012, que establece que la coherencia e integridad de los planes de mejoramiento es responsabilidad de las Entidades, para lo cual la Oficina de Control Interno son las responsables del seguimiento a los mismos, en virtud de su rol evaluador independiente, de acuerdo a lo anterior se presenta el informe sobre los temas expuestos. VIII.

CRITERIOS DE VERIFICACIÓN

1. Información publicada en el aplicativo SIGEPRE. 2. Verificación de archivos y documentos soportes. 3. Entrevista. Del anterior análisis, se presenta el presente informe. IX.

PRINCIPALES ASPECTOS CONFORMES

De conformidad con la información publicada en el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia, por cada uno de los enlaces responsables del cumplimiento y presentación de la información y soportes en los tiempos establecidos el Plan de Mejoramiento. X.

CONCLUSIONES GENERALES DEL INFORME.

Realizada la verificación a la información, la Oficina de Control Interno considera importante resaltar lo siguiente: El cumplimiento se ha mantenido en el 100% y los niveles de avance siempre han estado acordes al tiempo y la disponibilidad de la documentación soporte, la Oficina de Control Interno considera que el plan se ajusta en la aplicación de las medidas de la mejora continua en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Lo anterior se fundamenta en el seguimiento permanente que se realiza en el aplicativo SIGEPRE, módulo de mejoras, el cual permite el seguimiento constante en tiempo real, Así mismo es importante resaltar, que la administración realiza un seguimiento permanente al avance y al cumplimiento del plan de mejoramiento, por medio de los Comités de Seguimiento, Subcomités del Sistema de Control Interno y las Auditorías internas realizadas por el equipo de la Oficina de Control Interno. Realizar seguimiento al plan de mejoramiento suscrito por la Entidad y determinar el grado de avance y cumplimiento y conceptuar sobre la eficacia de las acciones emprendidas.

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Adicionalmente se solicitara la publicación del presente informe en la página Web de la Entidad en el vínculo Nuestra Entidad, Planes de Mejoramiento.

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