Informe final 1

Informe Final de la Práctica profesional

Documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.AS.

Deisy Lorena Bedoya Rangel

Tutor Susana Casas Medina Auditora BASC

Universidad Católica Popular del Risaralda Programa de Negocios Internacionales Prácticas Profesionales Pereira 2010

Informe final 2

AGRADECIMIENTOS

Dedico este trabajo de práctica a Dios por ser quien ha estado a mi lado en todo momento dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día y seguir adelante rompiendo todas las barreras que se me presenten. Le agradezco a mi familia ya que gracias a ella soy quienes soy hoy en día, fueron los que me dieron ese cariño y calor humano necesario, son los que han velado por mi salud, mi estudios, entre otros, son a ellos a quien les debo todo, horas de consejos , de regaños, de reprimendas, de tristezas y de alegrías de las cuales estoy muy segura que lo han hecho con todo el amor del mundo para formarme como un ser integral y de las cuales me siento extremadamente orgullosa, le agradezco a mis amigos más cercanos, a esos amigos que siempre me han acompañado y con los cuales he contado desde que los conocí.

Un agradecimiento muy especial a mi asesora Susana Casas, por su dedicación y apoyo para desarrollar y culminar este trabajo.

A los colaboradores y en especial a la gerencia y al personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S por las horas que estuvieron prestándome y facilitándome información sobre los diferentes procesos de la organización y por brindarme todo su apoyo y colaboración desde el principio del desarrollo de esta práctica, de los cuales aprendí demasiado y los llevo en mi corazón.

Informe final 3

Contenido

AGRADECIMIENTOS 2  RESUMEN 9  ABSTRACT 9  Introducción 10  1.  Presentación del sitio de trabajo 12  1.1. Reseña histórica 12  1.2. Misión 12  1.3. Visión 12  1.4. Valores corporativos 13  1.5. Servicio que presta 14  1.6. Número de empleados 14  1.7. Organigrama 15  2.  Diagnóstico del área de intervención 16  3.  Eje de intervención 16  4.  Justificación del eje de intervención 17  5.  Objetivos 18  5.1. Objetivo general 18  5.2. Objetivos específicos 18  6.  Referente conceptual 18  6.1 Sistemas de Gestión 18  6.2. C-TPAT 19  6.3. NORMA BASC 20  6.4. ESTÁNDARES BASC 24  6.5. NTC-ISO 9000. 24  6.6. NTC-ISO 9004. 26  6.7. ISO 9000-2000. 27  7. Cronograma 28  8. Presentación y evaluación de los resultados 29  8.1. Planear 30 

Informe final 4

8.2. Hacer 46  8.3. Verificar 92  8.4. Actuar 101  Conclusiones 109  Recomendaciones 110  Referencias 111  Apéndices 113  Anexos 119 

Informe final 5

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Cronograma 28.

Informe final 6

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama 15. Figura 2. Matriz de riesgos 53.

Informe final 7

LISTA DE APÉNDICES

Apéndice A. Mapa de procesos 34. Apéndice B. Caracterización de procesos 35. Apéndice C. Matriz de responsabilidades 41. Apéndice D. Mapa de riesgo 68. Apéndice E. Evaluación y calificación de riesgos 69. Apéndice F. Formato de inducción 114. Apéndice G. Control de precintos de seguridad 115. Apéndice H. Listado maestro de documentos 116.

Informe final 8

LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Formato acciones correctivas y preventivas 120. Anexo B. Plan de auditoría 121. Anexo C. Formato de asistencia 122. Anexo D. Informe de auditoría BASC 123. Anexo E. Distribución de documentos 125. Anexo F. Visita domiciliaria 126. Anexo G. Formato autorización visita domiciliaria 131. Anexo H. Listado maestro de registros132.

Informe final 9

RESUMEN Años atrás las empresas, consideraban que la seguridad costaba dinero y por eso preferían no invertir en ella para no tener que disminuir sus ganancias. Sin embargo, en los últimos tiempos dicha idea ha cambiado y evolucionado hasta el punto en que la seguridad se ha convertido en uno de los factores de mayor énfasis en las empresas, la cual es vista como una estrategia para poder competir en el mercado actual. SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. carecía de la documentación del sistema y sus procedimientos lo que favorecía la presencia de errores en las diversas actividades desarrolladas al interior de la misma. En la ejecución de esta práctica, se tuvo en cuenta la ejecución del SGCS BASC y cada una de sus exigencias para lograr realizar la documentación del sistema BASC, con el fin de que esta pudiera establecer estándares de seguridad, mejorar el control y medición de sus procesos, contar con guías y procedimientos para el desempeño de las funciones de los empleados. Palabras claves: Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC ABSTRACT Years ago companies, considered the security cost money and therefore preferred not to invest in it to avoid having to reduce their profits. However, in recent times this idea has changed and evolved to the point where Security has become one of the factors of greater emphasis on business, which is seen as a strategy to compete in today's market. SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. lacked documentation system and procedures which favored the presence of errors in the various activities carried out in the company. This practice, took into account the implementation the system control and security management BASC and each of its requirements for ensuring the achievement of BASC system documentation, for that this it could establish safety standards, improve control and measurement of its processes, have guidelines and procedures for carrying out the duties of employees. Key words: System Control and Security Management BASC

Informe final 10

Introducción

Actualmente con la internacionalización y globalización de los mercados uno de los factores trascendentales para el éxito de una empresa es la seguridad de sus productos o servicios. En las últimas décadas ha existido una tendencia mundial por parte de los clientes, ellos se han tornado más exigentes con respecto a la seguridad. Al mismo tiempo se ha producido una creciente toma de conciencia que, para obtener un buen rendimiento económico y competitividad, es necesario demostrar mejoras en la seguridad en forma sistemática.

Los sistemas de gestión son herramientas que permiten lograr la estandarización, el enfoque de los procesos y el alcance de los objetivos. El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, es un modelo de gestión utilizado para dirigir y controlar

una

Organización referente a la seguridad.

Una de las primeras actividades para aplicar un Sistema de Gestión en Control y Seguridad corresponde al establecimiento de la documentación que facilite la comprensión de cada uno de los procesos y los procedimientos que conlleve al alcance de los objetivos propuesto.

SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S es una empresa de transporte de carga terrestre, la cual presta su servicio a diferentes organizaciones reconocidas, las cuales cuentas con la certificación BASC, debido a esto, la empresa ha identificado lo importante que es contar con un Sistema de Gestión en Control y Seguridad óptimo y eficiente, que le contribuya en la obtención de una mayor confiablidad con sus clientes, que la impulse a sobresalir en el mercado regional, nacional e internacional, cumpliendo así con los requisitos reglamentarios; es por esto que la Organización decide dar inicio a la primera etapa de su construcción a través de la documentación de su Sistema en Control y Seguridad BASC.

Informe final 11

El marco general de la investigación para el diseño y documentación del SGCS BASC, hace parte de su reglamento la obligación de implementar el SGCS BASC.

Informe final 12

1. Presentación del sitio de trabajo

1.1. Reseña histórica. La experiencia en el manejo de personal y la necesidad que tiene los ingenios de la región, motivó al señor CARLOS ARTURO SERNA URIBE a la constitución de una empresa, comprometida con el desarrollo del país y con la formalización de contratación de una fuerza laboral no calificada pero muy capacitada para el corte de caña de azúcar y el transporte Terrestre Automotor de carga. Inicialmente lo realizó a título personal, pero a principios del año 2009, crea la sociedad SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. cuyo objeto principal es la prestación de servicio de corte manual o mecanizado de caña de azúcar y de otros cultivos de pan coger ocasionales o transitorios. Para complementar toda la cadena de los servicios adicionales que requieren los ingenios, incluyó dentro de su objeto social el corte, alce y transporte de cosechas y transporte de carga y/o pasajeros con vehículos propios y ajenos dentro del territorio nacional. El 1º. De julio de 2009 en calidad de accionista único de la sociedad, se aprueba y se constituye un establecimiento de comercio dedicado a la industria del transporte terrestre automotor de carga por carretera a nivel nacional y se obtuvo del Ministerio de Transporte la resolución Número 14 por medio de la cual se obtiene de este Ministerio la Habilitación para Prestar el servicio público de transporte Terrestre Automotor de carga. 1.2. Misión. Somos una empresa del sector transportista, dedicada a la prestación del servicio de transporte de carga, con presencia a nivel nacional. Contamos con una tecnología actualizada y un equipo humano competente que satisface las necesidades del sector. 1.3. Visión. Ser al 2.014 la empresa de prestación de servicio de transporte más reconocida del Occidente Colombiano, destacada por su rigurosidad en los procesos de calidad, los

Informe final 13

procesos de control y seguridad, cuidado de la salud ocupacional, su talento humano calificado y la aplicación de tecnología de punta. 1.4. Valores corporativos • Respeto por las personas. Somos una comunidad integra por las personas, con deberes y derecho mutuos; por lo tanto la entidad respeta a sus miembros, creencias y expectativas y espera de ellos cumplimiento de sus responsabilidades, pertenencia, honestidad y lealtad institucional. • Calidad. La calidad es nuestro reto y compromiso. Es una condición de supervivencia. Calidad que se traduce en cada 8una de nuestras acciones. UNA MANERA DIARIA DE VIVIR. • Servicio. El servicio debe ser nuestra ventaja competitiva, nuestra diferenciación organizacional. En éxito de una empresa se mide en el mercado. Satisfacer las necesidades y expectativas de todos nuestros clientes, con servicio de excelente calidad, es la tarea diaria de todos los miembros de la familia de SERVIAGROCOLA DE COLOMBIA S.A.S. • Rentabilidad. Alcanzar altos niveles de productividad que aseguren la rentabilidad, es responsabilidad permanente de todos los miembros de nuestra organización. Solo una empresa rentable puede ofrecer estabilidad a sus miembros e invertir en su desarrollo. Retribuir adecuada y oportunamente a sus empleados, propietarios y a la sociedad, es nuestro objetivo. • Recurso

humano.

El

recurso

humano

es

el

activo

más

valioso

de

SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. invertir en su desarrollo un bienestar es un compromiso corporativo prioritario. • Responsabilidad social. Como miembro de la sociedad SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. cumplirá con la responsabilidad de contribuir, en la medida de sus capacidades, al desarrollo de esta, del país y al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos. • Honestidad. El bien general es también nuestro compromiso; por ello todo los actos ejecutados dentro de la empresa, a su nombre o en relación con el estarán caracterizados por un recto proceder y un elevado sentido de responsabilidad y

Informe final 14

profesionalismo; dichos actos responderán a la confianza que la sociedad y los clientes depositan el al institución.

1.5. Servicio que presta. Presta el servicio de corte de caña de azúcar y transporte de carga, le transporta al Ingenio Risaralda azúcar a los diferentes sitios de destino, igualmente tiene más clientes alrededor del país, a los cuales les transporta diferentes tipos de carga. 1.6. Número de empleados. • Administrativos: 3 empleados. • Corteros: 335. • Conductores y monitores de calidad: 5. • Cabo o supervisor de corte: 1. • Alrededor de 700 conductores terceros.

Informe final 15

1.7. Organigrama Figura 1. Organigrama

La práctica se ubica dentro del departamento de Dirección Logístico y de transporte, a cargo de Gloria Inés Restrepo.

Informe final 16

2. Diagnóstico del área de intervención

SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. envió a la Asociación BASC la solicitud de vinculación el 28 de enero de 2010 y el 02 de febrero de 2010 el BASC aprobó la preselección al BASC Capítulo Centro Occidente, esta vinculación es de gran importancia para la empresa y más lograr la certificación BASC, ya que gran parte de sus clientes así lo exigen. Debido a su poco conocimiento acerca del tema, surgió la necesidad de una persona que cuente con los conocimientos necesarios acerca del tema y así poder brindar todo el apoyo necesario para sacar adelante la documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, para así poder corregir las inconformidades que se encontraron en el diagnostico inicial realzado a la empresa y poder cumplir con todos los requisitos que así exigen la Norma y los Estándares BASC. Con base en el informe realizado por el auditor BASC, se empezó a recolectar información, primero que todo haciendo una revisión documental de todo lo que había en la empresa, como: certificados, pólizas, reseña histórica, misión, visión, valores, constitución de la empresa, entre otras, como segunda medida. Así mismo se realizó una observación directa, se hizo una visita al Ingenio Risaralda, donde se realizan las operaciones directamente, después de estar allí, se hizo una observación directa de todos los procesos y como se llevan a cabo directa e indirectamente relacionadas con el proceso de transporte y las actividades que allí desempeñan en la oficina que está dentro del Ingenio.

3. Eje de intervención

A lo largo del desarrollo de la práctica desde el 1 de marzo, hasta el 23 de julio, se pretende llevar a cabo la documentación del SGCS BASC para la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. para el servicio de transporte de carga terrestre, con el fin de mejorar la seguridad del servicio prestado, porque en estos momentos por medio del Ingenio Risaralda se lleva a cabo el desarrollo de dicha seguridad, pero la empresa no esta

Informe final 17

directamente involucrada con este proceso, por lo cual se proyecta que la empresa adquiera este compromiso y aplique cada uno de los requisitos y cumpla con todos ellos, implemente el SGCS BASC y pueda obtener la certificación y sea totalmente avalado por sus clientes, ya que estos exigen la certificación BASC.

4. Justificación del eje de intervención

La necesidad más clara es la documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC para la empresa SERVIAGRÍCOLA DE COLOMBIA S.A.S., como también en la capacitación del personal para que adquieran los conocimientos necesarios acerca del SGCS BASC y así mismo poder llevar a cabo con éxito la implementación del BASC en la empresa, ya que es muy importante, tanto para la empresa, como para sus clientes y demás empresas con las que se pretende hacer negocios, puesto que para muchos de sus clientes es fundamental que sus asociados de negocios cumplan con el SGCS y para la empresa garantizar que el servicio que presta es confiable y seguro para sus asociados de negocio y para el comercio internacional. La documentación e implementación de un sistema de gestión en control y seguridad BASC, le permite a la empresa una mayor sistematización y documentación de los procesos, así como una mayor integración de los recursos humanos en la estructura organizativa de la misma, al mismo tiempo obtendrá beneficios como el establecimiento de responsabilidades y reglas, la generación de una mayor motivación para los empleados, la mejora de relaciones y comunicación entre empleados y dirección, la mejora de la coordinación con los proveedores, la modernización de la organización de la compañía, la cuidadosa documentación de procesos y procedimientos, entre otras. El SGCS BASC es para la empresa una herramienta de promoción e imagen empresarial, por tanto la empresa busca este beneficio para lograr una estrategia de diferenciación que se puede concretar en la mejora de la satisfacción del os clientes, la fidelización de los mismo, acceso a otros mercados, el incremento de la reputación del servicio que se presta, la diferenciación de la empresa con respecto a otras organizaciones y la mejora del a imagen.

Informe final 18

5. Objetivos

5.1. Objetivo general Documentar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC de la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S para el servicio de transporte de carga terrestre. 5.2. Objetivos específicos • Identificar los procesos que hacen parte del SGCS BASC, en la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. •

Documentar todos los procesos relacionados con el SGCS BASC

•

Documentar los procedimientos requeridos por el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

•

Diseñar el Manual de Seguridad para la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S.

6. Referente conceptual

6.1 Sistemas de Gestión. “Un sistema de gestión es una estructura probada para la gestión y mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de la organización. Las mejores empresas funcionan como unidades completas con una visión compartida. Ello engloba la información compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y del medioambiente. Un sistema de gestión ayuda a lograr los objetivos de la organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado. Son importantes porque.

Informe final 19

Las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a muchos retos, significativos, entre ellos: • Rentabilidad • Competitividad • Globalización • Velocidad de los cambios • Capacidad de adaptación • Crecimiento • Tecnología

Equilibrar estos y otros requisitos empresariales puede constituir un proceso difícil y desalentador. Es aquí donde entran en juego los sistemas de gestión, al permitir aprovechar y desarrollar el potencial existente en la organización. La implementación de un sistema de gestión eficaz puede ayudar a: • Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros • Mejorar la efectividad operativa • Reducir costos • Aumentar la satisfacción de clientes y partes interesadas • Proteger la marca y la reputación • Lograr mejoras continuas • Potenciar la innovación • Eliminar las barreras al comercio • Aportar claridad al mercado

El uso de un sistema de gestión probado le permite renovar constantemente su objetivo, sus estrategias, sus operaciones y niveles de servicio”.1

6.2. C-TPAT. “C-TPAT es una iniciativa conjunta entre el gobierno americano y el sector privado cuyo objetivo es construir relaciones de cooperación que fortalezcan la seguridad de 1

Referencia electrónica por BSI. Recuperado el 10 de junio de 2010, de http://www.bsigroup.com.mx/es-mx/Auditoria-yCertificacion/Sistemas-de-Gestion/De-un-vistazo/Que-son-los-sistemas-de-gestion/

Informe final 20

toda la cadena de suministro y la seguridad en las fronteras. C-TPAT reconoce que la Aduana puede proveer el mayor grado de seguridad a través de una cercana cooperación entre los propietarios de la cadena de suministro: importadores, transportistas, agentes de aduana, almacenes de depósito, y empresas de manufactura. A través de esta iniciativa, la Aduanas le está solicitando a las empresas importadoras en los Estados Unidos, que fortalezcan sus prácticas de seguridad y comuniquen a sus socios de negocios a lo largo de la cadena de suministro, sus lineamientos con respecto a la seguridad”2.

6.3. NORMA BASC “La Norma BASC, está diseñada de forma tal que su contenido sea totalmente comprensible, permitiendo que el sistema de Gestión sea aplicable a las organizaciones que hoy día participan en actividades de comercio internacional, buscando demostrar conformidad con todos y cada uno de los requisitos que se determinan tanto en la norma como en los Estándares BASC y en otro tipo de programas de Seguridad que hoy día han sido establecidos por diferentes entidades internacionales. Esta norma constituye un marco general para la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, con la cual las organizaciones utilizando una metodología de procesos, planearan, implementaran, verificaran y tomaran las acciones necesarias en procura de mejorar su Sistema de Gestión en Control y Seguridad de una manera eficaz.

Revisión por parte de la gerencia La alta gerencia de la organización debe revisar, conforme se define en los Estándares BASC, el sistema de gestión en control y seguridad para garantizar su continua aptitud, adecuación y eficiencia. El proceso de revisión debe garantizar que se recoja la información necesaria para permitir que la gerencia realice está evaluación. La revisión debe estar documentada. 2

Referencia electrónica por handel consultoría especializada. Recuperado el 23 de mayo de 2010, de http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html

Informe final 21

Esta revisión debe considerar: a) El desempeño global del sistema; b) El desempeño de los elementos individuales del sistema, c) Los resultados de las auditorias, acciones preventivas, correctivas, de mejora, y revisiones anteriores d) Factores internos y externos como cambios en la estructura organizacional, legislación pendiente, introducción de nueva tecnología, etc... e) Identificar la acción necesaria para remediar cualquier deficiencia. f) Resultados de la Evaluación de riesgos El sistema de gestión en control y seguridad debe estar diseñado para adaptarse a factores tanto internos como externos. La revisión por parte de la gerencia también brinda una oportunidad de tener una visión para el futuro. La información que se presenta en los literales a) a f) anteriores, se puede utilizar para mejorar el enfoque proactivo de la organización, con el fin de minimizar los riesgos y mejorar el desempeño del negocio especialmente en las áreas relacionadas con el comercio internacional.

Monitoreo y medición La medición y el desempeño es una forma fundamental de dar información sobre la efectividad del sistema de gestión en control y seguridad. Se deben establecer y mantener, procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y cuantitativamente, con regularidad, aquellas características clave que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las necesidades de la organización. La medición del desempeño permite monitorear hasta qué punto se está cumpliendo la política y los objetivos. La medición deberá contemplar tantas mediciones proactivas que monitorean el desempeño del sistema y mediciones reactivas que monitoreen incidentes o situaciones críticas y otras evidencias históricas de desempeño deficiente.

Informe final 22

Auditoria Además del monitoreo de rutina en control y seguridad, es necesario programar y realizar auditorías periódicas que permitan evaluar todos los elementos del sistema, de una manera más crítica y profunda. Las auditorias deben ser realizadas por personas competentes y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento documentado para su realización. Si bien es necesario que las auditorias sean exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la organización y a la naturaleza de los riesgos. En diferentes momentos y por diferentes razones, las auditorias deben cubrir las siguientes preguntas: a) ¿El sistema de gestión en control y seguridad de la organización tiene la capacidad para alcanzar los estándares de desempeño requeridos? b) ¿La organización está cumpliendo sus obligaciones en relación con el control y la seguridad en el comercio internacional? c) ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del sistema de gestión en control y seguridad? d) ¿La organización (o parte de ella) realmente está haciendo y logrando lo que dice hacer y lograr? Las auditorias pueden ser generales o centrarse en tópicos seleccionados de acuerdo con las circunstancias. Los resultados de las auditorias deben ser comunicados a todo el personal que se requiere informar y se debe emprender la acción correctiva o preventiva requerida.

Mejora Continua El objetivo de la mejora continua del Sistema de Gestión BASC es el de incrementar el desarrollo y ejecución de actividades de control y seguridad dentro de los procesos productivos y administrativos al interior de la Organización tendientes a asegurar los diferentes actores de la cadena del comercio internacional. Los resultados se revisan cuando es necesario, para determinar actividades adicionales de mejora. De esta manera, la mejora es una actividad continua. La información

Informe final 23

proveniente de los miembros de la cadena logística, las auditorias, la revisión del Sistema de gestión pueden, asimismo, utilizarse para identificar oportunidades para la mejora. Las siguientes son acciones destinadas a la mejora: a) Análisis y evaluación de la situación existente para identificar áreas y/o procesos para la mejora b) Establecimiento de los objetivos para la mejora c) La búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos d) Medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación para determinar que se han alcanzado los objetivos.

Documentación del sistema La documentación es un elemento clave para permitir a una Organización implementar un sistema exitoso de gestión en Control y Seguridad. Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre el tema, pero es indispensable mantenerla reducida al mínimo requerido para que sea efectiva y eficiente. La Organización debe asegurarse de que la documentación se encuentre disponible de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que permita la implementación de los planes de Control y Seguridad.

Definiciones.

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

GESTION DEL RIESGO Proceso sistemático tendiente a la administración de los riesgos.

Informe final 24

GESTION EN SEGURIDAD Conjunto de actividades encaminadas a la prevención y protección de los riesgos a que están expuestos personas, activos y procesos, de las organizaciones”. (NORMA BASC VERSION 3 – 2008)

6.4. ESTÁNDARES BASC “Estos criterios mínimos de seguridad se presentan como las bases fundamentales a ser utilizadas por los transportistas de carretera para establecer prácticas de seguridad eficaces que optimicen el rendimiento de la cadena de suministro y mitiguen el riesgo de pérdida, robo y paso de contrabando que pudiese introducir elementos peligrosos a la cadena de suministro mundial. Una vez al año como mínimo o según lo dicten las circunstancias, como por ejemplo durante una infracción o incidente de seguridad, los transportistas de carretera deben realizar una evaluación completa de sus prácticas de seguridad de las cadenas de suministro internacionales basándose en los criterios mínimos de seguridad BASC”. (Estándares BASC versión 3 – 2008)

6.5. NTC-ISO 9000 “Enfoque basado en procesos: Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar entradas en salidas puede considerarse como un proceso. Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. A menudo la salida de un proceso forma directamente la entrada del siguiente proceso. La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como “enfoque basado en procesos”. Esta Norma Internacional pretende fomentar la adopción del enfoque basado en procesos para gestionar una organización”. (ICONTEC, 2000, p. 3)

Informe final 25

“Documentación. Valor de la documentación: La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su utilización contribuye a: a) Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad; b) Proveer la formación apropiada; c) La repetibilidad y trazabilidad; d) Proporcionar evidencias objetivas, y e) Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad. La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería ser una actividad que aporte valor”. (Ibíd., p. 5)

“Autoevaluación. La autoevaluación de una organización es una revisión completa y sistemática de las actividades y resultados de la organización con referencia al sistema de gestión de la calidad o a un modelo de excelencia. La autoevaluación puede proporcionar una visión global del desempeño de la organización y del grado de madurez del sistema de gestión de la calidad. Así mismo, puede ayudar a identificar las aéreas que precisan mejora en la organización y a determinar las prioridades. (Ibíd., p. 7)

Definiciones ¾ “Alta dirección Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización”. (Ibíd., p. 12) ¾ “Parte interesada Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización”. (Ibíd., p. 14) ¾ “Procedimiento Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso”. (Ibíd., p. 16)

Informe final 26

¾ “Trazabilidad Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. ¾ Conformidad Cumplimiento de un requisito. ¾ No conformidad Incumplimiento de un requisito. ¾ Acción preventiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable”. (Ibíd., p. 18) ¾ “Acción correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable”. (Ibíd., p. 19) ¾ “Información Datos que poseen significado. ¾ Documento Información y su medio de soporte”. (Ibíd., p. 20) ¾ “Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas”. (Ibíd., p. 22) ¾ “Auditado Organización que es auditada. ¾ Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. ¾ Proceso de medición Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de la magnitud”. (Ibíd., p. 25)

6.6. NTC-ISO 9004

“Compromiso de la dirección

Informe final 27

La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia. a) Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, b) Estableciendo la política de la calidad, c) Asegurando que se establezcan los objetivos de la calidad, d) Llevando a cabo las revisiones por la dirección, y e) Asegurando la disponibilidad de recursos”. (ICONTEC, 2000, p. 14)

6.7. ISO 9000-2000. “¿Cómo se elaboran los documentos? Las Fases por las que atraviesa la redacción del documento podrían ser: ¾ Elaboración del borrador: los responsables de la elaboración del documento desarrollan un borrador. ¾ Fase de lanzamiento: una vez realizado el primer borrador, todo documento se somete a una fase de lanzamiento, en la que se consulta a todo el personal afectado pudiendo esta sugerir modificaciones para mejorar o aclarar el contenido inicial. La fase de lanzamiento termina con la realización de la redacción definitiva, basándose en el borrador y en las sugerencias recibidas. ¾ Aprobación: antes de la distribución formal del documento se procede a la aprobación del mismo. Por el responsable asignado previamente. Normalmente se designa el director general para el nivel 1, el responsable del departamento al que el procedimiento, para el nivel 2 y los mandos intermedios para el nivel 3. ¾ Distribución: el documento, una vez aprobado, se distribuye formalmente a los departamentos implicados registrando dicha distribución para asegurar que siempre se mantiene la última versión vigente. ¾ Revisiones: las revisiones las puede solicitar cualquier empleado de la empresa. Las efectuara el mismo estamento que elaboró el procedimiento en su versión inicial, siguiendo los pasos antes citados (lanzamiento, aprobación y distribución)

Informe final 28

para cambiar partes del documento que puedan haber quedado obsoletas o haber sido mejoradas”. (Senlle, A, Martínez, E. & Martínez N., 2001, p. 39 - 40)

“Medición y seguimiento de los procesos. Se debe establecer la metodología adecuada para medir y controlar las prestaciones de los procesos de realización, para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente. Esta metodología nos debe demostrar la capacidad continua para satisfacer su propósito”. (Ibíd., p. 85)

7. Cronograma

Tabla 1. Cronograma No

Actividades

Mes

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Informe de ubicación 2 Política de seguridad 3 Organigrama y Mapa de Procesos 4 Caracterización de procesos Capacitación para administrativos de la 5 empresa 6 Plan de práctica 7 Evaluación de riesgos 8 Segundo informe 9 Visita al ingenio 10 Documentación de algunos procesos 11 Borrador Final 12 Reunión con Doña Gloria 13 Informe Final

Informe final 29

8. Presentación y evaluación de los resultados.

Como primer paso se empezó a revisar la documentación existente para empezar a desarrollar el trabajo: Se identificaron los procesos que hacen parte de la organización, para facilitar documentación de estos mismos. A continuación se describirán cada una de las etapas del proceso de desarrollo del trabajo y como la realización de la documentación del SGCS BASC. • Elaboración del borrador: como primera medida se elaboran los borradores para que pasen por la revisión de los encargados y de esta forma se puedan hacer todos las correcciones pertinentes a los documentos • Fase de lanzamiento: en esta fase de lanzamiento se muestra a todas las personas interesadas en los documentos, que conoces al respecto y que pueden colaborar con una mejora y aclaración de los mismos. Se hacen las correcciones y esta fase finaliza con la redacción del documento definitivo ya organizado y con todas las sugerencias puestas en práctica si así podría ser aplicada. • Aprobación: La aprobación es responsabilidad de la dirección administrativa y la gerencia, es decir antes de ser difundidos, pasan por estos dos cargos para ser revisados y aprobados, una vez aprobados se pasa a la distribución. En esta fase, se hizo una reunión con la directora administrativa, la cual le dio el visto bueno a los documentos, se le hicieron las correcciones pertinentes y se ajustaron los documentos a las necesidades de la empresa. • Distribución: Al distribuir formalmente los documentos, esta debe ser registrada para mantener siempre actualizada la versión de los documentos y que mantengan al día.

Informe final 30

• Revisiones: Estas pueden ser solicitadas por cualquier empleado de la organización, que observe alguna inconsistencia en la documentación o que debe hacerle algunos cambios para que esta mejore y se ajuste a la actualización del proceso o procedimiento, pues estos pueden presentar cambios con el paso del tiempo. Etas revisiones son efectuadas por el mismo estamento que los elaboró inicialmente, los cuales deben realizar los pasos anteriormente mencionados para llegar a su nueva distribución. Esto se puede dar para cambiar partes de los documentos que pueden estar obsoletos o para mejorarlos.

Al documentar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, se dio por terminada la práctica en SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. con satisfacción, tanto del personal administrativo como por parte del practicante.

A continuación se presentaran todos los documentos y formatos, basados en el ciclo PHVA:

8.1. Planear

• Definir, documentar, comunicar y respaldar la política de seguridad de la empresa. Dando cumplimiento al numeral 4.1 de la Norma. • Identificar los procesos que realiza la organización, utilizando la metodología de mapa de procesos. Dando cumplimiento al numeral 2.10 de los Estándares Parte “B”. • Caracterizar los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de medición, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsable del proceso. Dando cumplimiento al numeral 2.11 de los Estándares Parte “B”.

Informe final 31

MANUAL DE SEGURIDAD DOCUMENTO: MS-SG-001/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 10/06/2010

1 de 15

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Orientar a todos los integrantes de la organización, en cuanto al control de la seguridad que permita poner en práctica normas y procedimientos para así reducir los índices de contaminación, robo, daño de la mercancía a ser transportada y de igual forma evitar cualquier actividad ilícita, como narcotráfico, lavado de activos, terrorismo, entre otras, mediante la aplicación de los requisitos de la Norma y los Estándares BASC.

2. ALCANCE Todos los procesos de la empresa.

3. RESPONSABLE Coordinador BASC

4. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Reseña histórica. La experiencia en el manejo de personal y la necesidad que tiene los ingenios de la región, motivó al señor CARLOS ARTURO SERNA URIBE a la constitución de una empresa, comprometida con el desarrollo del país y con la formalización de contratación de una fuerza laboral no calificada pero muy capacitada para el corte de caña de azúcar y el transporte Terrestre Automotor de carga. Inicialmente lo realizó a título personal, pero a principios del año 2009, crea la sociedad SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. cuyo objeto principal es la prestación de servicio de corte manual o mecanizado de caña de azúcar y de otros cultivos de pan coger ocasionales o transitorios. Para complementar toda la cadena de los servicios adicionales que requieren los ingenios, incluyó dentro de su objeto social el corte, alce y transporte de cosechas y transporte de carga y/o pasajeros con vehículos propios y ajenos dentro del territorio nacional.

Informe final 32

El 1º. De julio de 2009 en calidad de accionista único de la sociedad, se aprueba y se constituye un establecimiento de comercio dedicado a la industria del transporte terrestre automotor de carga por carretera a nivel nacional y se obtuvo del Ministerio de Transporte la resolución Número 14 por medio de la cual se obtiene de este Ministerio la Habilitación para Prestar el servicio público de transporte Terrestre Automotor de carga.

4.1. MISION Somos una empresa del sector transportista, dedicada a la prestación del servicio de transporte de carga, con presencia a nivel nacional. Contamos con una tecnología actualizada y un equipo humano competente que satisface las necesidades del sector.

4.2. VISION Ser al 2.014 la empresa de prestación de servicio de transporte más reconocida del Occidente Colombiano, destacada por su rigurosidad en los procesos de calidad, los procesos de control y seguridad, cuidado de la salud ocupacional, su talento humano calificado y la aplicación de tecnología de punta.

4.3. VALORES

Respeto por las personas. Somos una comunidad integra por las personas, con deberes y derecho mutuos; por lo tanto la entidad respeta a sus miembros, creencias y expectativas y espera de ellos cumplimiento de sus responsabilidades, pertenencia, honestidad y lealtad institucional.

Calidad. La calidad es nuestro reto y compromiso. Es una condición de supervivencia. Calidad que se traduce en cada 8una de nuestras acciones. UNA MANERA DIARIA DE VIVIR. Servicio. El servicio debe ser nuestra ventaja competitiva, nuestra diferenciación organizacional. En éxito de una empresa se mide en el mercado.

Informe final 33

Satisfacer las necesidades y expectativas de todos nuestros clientes, con servicio de excelente calidad, es la tarea diaria de todos los miembros de la familia de SERVIAGROCOLA DE COLOMBIA S.A.S.

Rentabilidad. Alcanzar altos niveles de productividad que aseguren la rentabilidad, es responsabilidad permanente de todos los miembros de nuestra organización. Solo una empresa rentable puede ofrecer estabilidad a sus miembros e invertir en su desarrollo. Retribuir adecuada y oportunamente a sus empleados, propietarios y a la sociedad, es nuestro objetivo.

Recurso humano. El recurso humano es el activo más valioso de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. invertir en su desarrollo un bienestar es un compromiso corporativo prioritario.

Responsabilidad social. Como miembro de la sociedad SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. cumplirá con la responsabilidad de contribuir, en la medida de sus capacidades, al desarrollo de esta, del país y al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

Honestidad. El bien general es también nuestro compromiso; por ello todo los actos ejecutados dentro de la empresa, a su nombre o en relación con el estarán caracterizados por un recto proceder y un elevado sentido de responsabilidad y profesionalismo; dichos actos responderán a la confianza que la sociedad y los clientes depositan el al institución.

4.4. POLITICA DE SEGURIDAD La alta Gerencia de la Organización debe definir, documentar, comunicar y respaldar su política de Seguridad. Esta política es la manifestación de la Organización en contra de una posible utilización para actividades ilícitas. Esta es de carácter general y sirve como base para que cada área de la compañía determine sus objetivos de seguridad, los cuales deben ser medidos a partir de indicadores de gestión.

Informe final 34

4.5. OBJETIVOS DE SEGURIDAD •

Controlar la seguridad de la carga desde el sitio de origen hasta el momento en que es entregada la carga en destino, cumpliendo así con las exigencias del mercado.

•

Evitar que nuestra empresa se vea involucrada en situaciones referentes a actividades ilícitas, mediante la implementación de todos los requisitos de la norma y los estándares BASC.

•

Evaluar las acciones implementadas que permitan el control de los procedimientos de seguridad.

•

Conservar apropiadamente los requisitos de la norma y los estándares BASC, aumentando las acciones de evaluación de procesos para lograr un mejoramiento continuo del servicio.

•

Brindar la capacitación necesaria para q las personas puedan conocer y cumplir con el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

GESTIÓN GERENCIAL

SISTEMAS DE GESTIÓN

GESTIÓN DE TRANSPORTE DE CARGA

REQUISITOS SERVICIO

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA, CONTABLE Y DE SISTEMAS

G. SALUD OCUPACIONAL Y TALENTO HUMANO

GESTIÓN COMERCIAL

USUARIOS Y PARTES INTERESADAS

USUARIOS Y PARTES INTERESADAS

4.6. MAPA DE PROCESOS

Informe final 35

4.7. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Informe final 36

Informe final 37

Informe final 38

Informe final 39

Informe final 40

Informe final 41

4.8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

NORMA REQUISITOS 4,0 4.0.1 4.0.2 4,1 4,2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4,3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7 4,4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4,5 4,6 ESTANDARES PARTE "A" REQUISITOS 1 1.a 1.b 1.c 1.d 2 2.1.a 2.1.b 2.1.c 2.1.d 2.1.e 2.1.e.i

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES PROCESOS G. Sistemas de G. G. Admon, Fra., Gerencial Gestión. Transporte Cont., y de sist.

x x

G. Comercial

x

x x x x

G. S.O. y T.H.

x x

x x x x x

x x

x x

x

x x x x x x

x

x x x x x x x x x x

x

Informe final 42

2.1.e.ii 2.1.e.iii 2.1.f 2.1.g 2,2 2.2.a 2.2.b 2.2.c 2.2.d 2.2.e 2,3 2.3.a 2.3.b 2.3.c 2.3.d 2.3.e 3 3.a 3.b 3.c 3.d 4 4.a 4.b 4.c 5 5.a.i 5.a.ii 5.a.iii 5.a.iv 5.a.v 5.b 5.c 5.d 5.e 6 6.a 6.b 6.c 6.d 6.e 6.f 6.g 7 7.a 7.b 7.c 8

x x

x x x x x x x x x

N/A

x

x x x x x x x

x x x x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x

x x

x

x x x

Informe final 43

8.a PARTE "B" 1 1,1 2 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 2,8 2,9 2,10 2,11 2,12 3 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 4 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 4,7 4,8 5 5,1 5,2 6 6,1 6,2 6,3 7 7,1 7,2 7,3 7,4 7,5 7,6

x

x

x x

x x x x x

x

x x x x x x x x x x x x x x x

x

x x N/A

x x

x

x x x x N/A N/A N/A N/A N/A x x x x x x

x

Informe final 44

4.9. EXCLUSIONES • Estándares “Parte A” 6.a Cercado Una cerca perimétrica debe encerrar el patio o terminal de camiones completa, especialmente áreas donde se estacionan o almacenan tractores, remolques y otros equipos rodantes. Todas las cercas deben ser inspeccionadas regularmente para verificar su integridad e identificar daños.

La empresa no cuenta con patios o terminal de camiones.

6.c Estacionamiento Se debe prohibir que los vehículos de pasajeros privados se estacionen en cercana proximidad a las áreas de estacionamiento y almacenaje de tractores, remolques y otros equipos rodantes que cruzan la frontera internacional o ingresan a los puertos marítimos.

La empresa no cuenta con estacionamientos.

6.f Iluminación Debe haber iluminación adecuada dentro y fuera de la instalación, incluso en las siguientes áreas: entradas y salidas, áreas de estacionamiento o almacenaje para tractores, remolques, equipos rodantes y cercas.

La empresa no cuenta con: áreas de estacionamiento o almacenaje para tractores, remolques, equipos rodantes y cercas.

6.g Sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia Se deben utilizar sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia para supervisar los locales e impedir el acceso no autorizado a embarcaciones, áreas de manejo y almacenaje de carga, basado en el riesgo.

Informe final 45

La empresa no cuenta con sistemas de alarmas y videocámaras de vigilancia.

7.c. Uso Apropiado de los controles electrónicos. Los Empresas transportistas tienen que tener procedimientos documentados para la adecuación, operación, activación, desactivación y en general, para la manipulación de los equipos electrónicos o GPS.

La empresa no cuenta con equipos que posean los controles de GPS. • Estándares “Parte B” 4.3. Las áreas de lockers de empleados tienen que estar controladas y separadas de las áreas de almacenamiento u operación de carga.

La empresa no cuenta con lockers.

6.2. Material de empaque. El material de empaque y embalaje tiene que ser revisado antes de su uso. Se tiene que disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de empaque - Cintas adhesivas / corrugados

No aplica para transportadores terrestres

5. DOCUEMNTOS DE REFERENCIA Listado maestro de documentos DC-SG-001/10 Listado maestro de registros DC-SG-002/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 46

8.2. Hacer

• Documentar los requisitos que así lo exijan la Norma y los Estándares BASC.

Norma BASC V3-2008

o 4.2.2. Gestión del riesgo: procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestión del riesgo o 4.2.3. Requisitos legales y de otra índole: procedimiento documentado para identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a ella y también a cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea aplicable a la gestión en control y seguridad.

Estándares BASC V3-2008 Parte “A” Transportador Terrestre

o 1.a. Procedimientos documentados exigidos para Asociados de Negocio Deben existir procedimientos escritos para evaluar a los asociados de negocios que identifiquen factores o prácticas específicas cuya presencia activaría un examen adicional por parte del transportista de carretera. o 2.1.f. Requiriendo procedimientos escritos para la identificación de riesgos: Tienen que existir procedimientos escritos para identificar factores o prácticas específicas, las cuales pueden estimar los riesgos presentes en un embarque de un embarcador seguro. o 2.2.e. Requerimiento de sellos de Alta Seguridad para contenedores: Los procedimientos escritos tienen que estipular claramente cómo serán controlados los sellos de seguridad por el transportista durante el transito en ruta. Estos procedimientos escritos deberían tener mecanismos para asegurar que los conductores o chóferes hayan entendido los procedimientos y los sigan. 2.3.d. Requerimiento de regulaciones escritas para el manejo de sellos: Tienen que estar establecidos procedimientos escritos para registrar el

Informe final 47

cambio de sellos, así como establecer la forma como los sellos son controlados y distribuidos, y cómo se toma nota de las discrepancias y se informa al respecto. o 3.a. Empleados: Se tiene que documentar los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.). 4. Seguridad del personal: Deben existir procesos por escrito y verificables establecidos para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.

Estándares BASC V3-2008 Parte “B” para todos los sectores

o 4.8. Ejercicios prácticos y simulacros: Tienen que documentarse y aplicarse procedimientos para la realización de ejercicios prácticos y simulacros de los planes de protección y de procedimientos de contingencia y emergencia. o 7.1. Control de documentos: Tiene que disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluyan listados maestros de documentos y de registros.

Informe final 48

GESTIÓN DEL RIESGO DOCUMENTO: PR-SG-002/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 11/05/2010

1 de 6

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Establecer e implementar el proceso de gestión del riesgo, que involucra la determinación del contexto y la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, comunicación y monitoreo regular de los riesgos.

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la empresa.

3. RESPONSABLE Coordinador BASC.

4. DEFINICIONES •

Consecuencia: resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, como por ejemplo una pérdida, lesión, desventaja o ganancia. Puede haber una serie de resultados posibles asociados con un evento.

•

Evento: incidencia o situación que ocurre en un lugar durante un intervalo de tiempo particular.

•

Monitorear: verificar, supervisar, observar de forma crítica, o registrar el proceso de una actividad, acción o sistema, en forma regular, a fin de identificar cambios.

•

Peligro: fuente de daño potencia o situación con potencial para causar pérdida.

•

Pérdida: cualquier consecuencia negativa, financiera u otra.

•

Posibilidad: se emplea como una descripción cualitativa de la probabilidad o frecuencia.

•

Probabilidad: posibilidad de que ocurra un evento o resultado específico, medida por la relación entre los eventos o resultados específicos y el número total de eventos o resultados posibles. La probabilidad se expresa como un número entre 0 y

Informe final 49

DOCUMENTO: PR-SG-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

2

1, en donde 0 indica un evento o resultado imposible y 1 un evento o resultado seguro. •

Riesgo: posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.

•

Aceptación del riesgo: decisión informada de aceptar las consecuencias y posibilidad de un riesgo particular.

•

Análisis del riesgo: Uso sistemático de la información disponible, para determinar la frecuencia con la que pueden ocurrir eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias.

•

Evitar el riesgo: decisión informada de no involucrarse en una situación de riesgo.

•

Control del riesgo: parte de la gestión del riesgo que involucra la implementación de políticas, normas, procedimientos y cambios físicos a fin de eliminar o minimizar los riesgos adversos.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO La Organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestión del riesgo que permita la determinación del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos.

5.1. Determinación del contexto: el respaldo de la alta dirección es muy importante en esta etapa, debido a que con la ayuda de ésta, se lograra determinar el contexto para administrar los riesgos, en el cual tendrá lugar el resto del proceso, identificando fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades que puedan afectar a la empresa y empezar a tomar las medidas pertinentes, para afrontar cada uno de los riesgos que traigan consigo. Para esto se debe hacer una evaluación inicial y periódica de los riesgos, para así poder dar inicio a las acciones correctivas y preventivas.

Informe final 50

DOCUMENTO: PR-SG-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

3

5.2. Identificación: • En este punto se busca identificar los riesgos que se deben tener en cuenta en la empresa, es de suma importancia hacer una identificación completa y exhaustiva, para abarcar todos los riesgos existentes y que afectan a la empresa en el desarrollo de sus actividades, ya sea directa o indirectamente. • De igual forma se deben identificar los eventos que pueden afectar a la organización y cada una de las áreas de trabajo, una vez identificados los eventos, se analizan detalladamente y así se tiene una visión de lo que pueda ocurrir. • Así mismo, se deben considerar las causas mediante las cuales se identificaron los eventos, debido a que los eventos surgen por diferentes causas, por lo cual es muy importante tener en cuenta todas las causas que vayan surgiendo y no omitirlas.

Para identificar los riesgos se pueden tener en cuenta algunas herramientas: • Entrevistas • Listas de chequeo • Análisis del escenario • Identificación de cargos críticos

5.3. Análisis: • Consiste en analizar los riesgos en términos de consecuencias, para así proporcionar la información necesaria para su evaluación y tratamiento. • Al analizar los riesgos se deben considerar las fuentes de los mismos, las consecuencias potenciales y la posibilidad de que estos ocurran. • Al determinar las consecuencias, estas se pueden combinar, junto con la posibilidad de los controles existentes, de esta forma se produce un nivel estimado del riesgo. • Se le da una clasificación a los riesgos, así se determina su prioridad y se les da mayor tratamiento a los que lo necesiten rápidamente, para irlos evacuando primero.

Informe final 51

DOCUMENTO: PR-SG-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

4

5.4. Nivel de riesgo: se evalúa la magnitud de las consecuencias de un evento, si ocurriera, y la posibilidad del evento y sus consecuencias asociadas, en el contexto de los controles existentes. Las consecuencias y la posibilidad se combinan para producir un nivel de riesgo y se clasifican en riesgo, alto, medio y bajo.

5.5. Evaluación: • Se comparan los niveles estimados de los riesgos, que se determinaron durante el análisis de los riesgos. • Gracias a la clasificación de los riesgos alto y medio y la determinación de prioridades, se pueden tomar las acciones pertinentes para su control. • Si los niveles de riesgo son bajos pueden clasificarse en la categoría de aceptable, para darle paso a los prioritarios y darles un tratamiento adecuado y eficaz. • De igual forma se deben tener en cuenta los riesgos que ingresen en la categoría de aceptables y hacerles un seguimiento para q continúen así o se logren minimizar aun más.

5.6. Tratamiento: hacerle seguimiento y monitoreo a los riesgos aceptables. Se deben desarrollar e implementar planes para el tratamiento de los demás riesgos: • Reducir la posibilidad de la ocurrencia • Reducir las consecuencias • Transferir el riesgo o • Retenerlo

5.7. Monitoreo y revisión: es de suma importancia hacerle monitoreo y revisión a la implementación de los planes de control para el tratamiento de los riesgos, para verificar que estén funcionando adecuada y correctamente y de esta forma garantizar que los cambios no afecten los riesgos y que mantengan controlados en su totalidad.

Informe final 52

•

DOCUMENTO: PR-SG-002/10

•

VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

5

5.8. Comunicación: Dar a conocer el sistema de gestión del riesgo que se haya implementado y mantener una constante comunicación para que contribuya a una correcta aplicación e implementación por parte de todos los involucrados en el proceso y puesta en marcha del sistema.

6. REVISIONES DE LAS EVALUACIONES DE RIESGOS La evaluación de riesgos se revisa cuando así lo estimen las siguientes condiciones: • La legislación vigente • La existencia de cambios significativos en las condiciones del servicio. • La detección en los controles periódicos de que las medidas de prevención pueden ser inadecuadas o insuficientes. • Cualquier otra circunstancia que lo haga necesario.

Niveles de riesgo:

Riesgo Alto

Riesgo Medio

Riesgo Bajo

Informe final 53

•

DOCUMENTO: PR-SG-002/10

•

VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

6

7. Matriz de riesgo:

IDENTIFICAR LOS RIESGOS

ANALIZARL OS RIESGOS

EVALUAR LOS RIESGOS

MONITOREO Y REVISIÓN

COMUNICACIÓN Y CONSULTA

ESTABLECER EL CONTEXTO

TRATAR LOS RIESGOS

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Evaluación de riesgos PR-SG-007/10 • Acciones correctivas y preventivas FO-SG-001/10 • Análisis de causas FO-SG-002/10 • Instructivo análisis de causas IN-SG-001/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 54

REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE DOCUMENTO: PR-SG-003/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 16/06/2010

1 de 4

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Establecer los requisitos y criterios legales, para la gestión de su cumplimiento y actualización dentro de la organización, así como de otros requisitos que la organización subscriba.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde el reconocimiento e identificación de los requisitos legales en cada proceso, hasta la revisión del cumplimiento por parte de la organización.

3. RESPONSABLE Gestión Gerencial

4. DEFINICIONES • Requisitos legales: Todo requisito obligatorio establecido en la legislación y reglamentación aplicable a diferentes áreas de la Empresa, así como los impuestos de manera particular por entidades oficiales.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. Requisitos legales: • Debe haber un responsable y encargado de mantener los documentos requeridos legalmente para mantener la empresa en funcionamiento. • Al mismo tiempo mantener actualizado acerca de la información que contienen cada uno de los documentos. • Conocer cuáles son los tiempos de vigencia de dichos documentos.

Informe final 55

DOCUMENTO: PR-SG-003/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

16/06/2010

2

• Así mismo verificar cuáles son sus trámites de renovación si así se solicita y ante qué entidad se solicita su renovación. • Mantener actualizados ante nuevos requisitos que sean exigidos para el funcionamiento de la organización.

A continuación se muestran los requisitos legales exigidos:

CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA: este es el primer paso que se debe tener en cuenta la constitución de la empresa, es el certificado de Cámara y Comercio, es expedido ante la Cámara de Comercio. Vigencia: indefinida.

Registro Único Tributario RUT: Es expedido por la DIAN. Vigencia: indefinida o se renueva si cambia la razón social.

Resolución de aprobación del Reglamento interno de trabajo: la solicitud de estudio y aprobación del Reglamento Interno de Trabajo se envió al Ministerio de la Protección Social el 15 de marzo de 2010 y la aprobación la dieron el 30 de marzo de 2010 con RESOLUCIÓN 006 DE 2010. Vigencia: indefinida.

Código sociedad portuaria: Es un permiso para tener oficina en el puerto de Buenaventura y el código es 39386. Vigencia: no aplica. Habilitación: Las empresas legalmente constituidas, interesadas en prestar el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Carga, deberán solicitar y obtener habilitación para operar. La habilitación lleva implícita la autorización para la prestación del servicio público de transporte en esta modalidad. La habilitación concedida autoriza a la empresa para prestar el servicio solamente en la modalidad solicitada. Si la empresa pretende prestar el servicio en una modalidad diferente,

Informe final 56

DOCUMENTO: PR-SG-003/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

16/06/2010

3

debe acreditar ante la autoridad competente de la nueva modalidad, los requisitos de habilitación exigidos. Se expide ante el Ministerio de Transporte, según Decreto 173/01. Vigencia: indefinida.

Manifiestos de carga: estos manifiestos son utilizados para poder realizar el transporte, son expedidos por el Ministerio de transporte, según Decreto 173/01. Vigencia: no aplica.

Remesa terrestre de carga: estas remesas son utilizadas para poder realizar el transporte, son expedidas por el Ministerio de transporte, según Decreto 173/01. Vigencia: no aplica.

Tabla de fletes: es una tabla donde están todas las tarifas del valor a los distintos lugares a donde se vaya a transportar la carga, se debe trabajar bajo los parámetros de la tabla de fletes, es expedida y controlada por el Ministerio de Transporte, según Resolución 003175/08. Vigencia: no aplica.

Póliza de seguros responsabilidad civil contractual: es muy importante contratar una póliza para estar bien preparados ante cualquier evento crítico que se pueda presentar, es expedida por una aseguradora. Vigencia: anual.

Impuestos: • Por actividades en el puerto de Buenaventura, se paga un impuesto a la Superintendencia de Puertos y Transporte, anualmente. • Renovaciones anuales a la Cámara de Comercio. • Impuesto a la renta de 33%, al Gobierno Nacional. Anualmente.

Informe final 57

DOCUMENTO: PR-SG-003/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

16/06/2010

4

5.2. Requisitos de otra índole: Certificado BASC: es un sistema en control y seguridad para la empresa y la prestación de sus servicios, para hacerla más confiable y segura. Expedido por el BASC, es de cumplimiento permanente. Vigencia: anual.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • www.mintransporte.gov.co • www.dian.gov.co • www.minproteccionsocial.gov.co

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 58

ASOCIADOS DE NEGOCIO DOCUMENTO: PR-GACFS-001/10 FECHA VIGENCIA: 26/05/2010

Pág. 1 de 4

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Evaluar cada uno de los asociados de negocios, saber cómo escogerlos de acuerdo a los requisitos establecidos para la selección de asociados de negocio y además que sean confiables para la organización, verificar que sean de buena procedencia y que se pueda negociar con ellos.

2. ALCANCE Gestión Administrativa, Financiera, Contable y de Sistemas

3. RESPONSABLE Director Administrativo

4. DEFINICIONES Asociado de negocio: son todos aquellos con los cuales la organización hace negocios, por ejemplo los clientes y los proveedores.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1. Consecución del cliente: Se buscan los clientes, a quien se le pueda prestar el servicio de transporte de carga terrestre.

5.2. Requisitos de los clientes: • tipo de carga que manejan, • cantidades, • medio de pago, • plazos de pago, • tipo de vehículo que necesita,

Informe final 59

DOCUMENTO: PR-GACFS-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

26/05/2010

2

• cantidad de carga movida mensualmente, para verificar si puede transportar toda la carga que se desea movilizar, • viabilidad de un acuerdo.

5.3. Presentación de la empresa: • se muestra el portafolio de la empresa, • sus pólizas, • que está bien constituida, • cuáles son los clientes (sus asociados de negocio), • la capacidad que se tiene para prestar el servicio y poder satisfacer las necesidades del cliente.

5.4. Antecedentes: • que sea un empresario, • que no participe ni haya participado en actividades ilícitas, • que tenga buenas costumbres, • honesto, • que sea cumplido con los pagos, • que la empresa este bien constituida, • que la empresa sea de tradición y que cuente con trayectoria, y • sobre todo que sea una empresa seria con la cual se pueda hacer negocios.

5.5. Acuerdo: si existe un acuerdo se firma un contrato y las características varían de acuerdo a las necesidades de los clientes.

5.6. Documentos requeridos para los asociados BASC: • Nombres y apellidos o razón social del cliente;

Informe final 60

DOCUMENTO: PR-GACFS-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

26/05/2010

3

• Número del documento de identificación o NIT; • Domicilio y residencia; • Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales; • Cuando se trate de sociedades anónimas, nombre, identificación y dirección de representantes legales; • Actividad económica; • Capital social registrado; • Certificado BASC.

5.7. Documentos requeridos para los asociados no BASC: • Cámara de comercio; • Número del documento de identificación o NIT; • Domicilio y residencia; • Nombres, apellidos, identificación de los socios y representantes legales; • Cuando se trate de sociedades anónimas, nombre, identificación y dirección de representantes legales; • Actividad económica; • Capital social registrado; • El origen de los recursos y forma de pago de las operaciones de comercio exterior identificando el medio e individualizando el instrumento de pago, entidad financiera emisora o pagadora, ciudad donde está localizada; • Nombre, identificación y dirección de las personas o empresas beneficiarias de las operaciones de comercio exterior. • Los profesionales del cambio de divisas tendrán un "formato de identificación del cliente" con requisitos similares a los antes citados, ajustados en la naturaleza de su negocio.

Informe final 61

DOCUMENTO: PR-GACFS-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

4

5.8. Manejo de los proveedores: • Consecución de vehículos: Relación de los vehículos: modelo, placas, marca, capacidad de carga, conductor. • Papelería: cotizaciones, antecedentes. • Se pide la misma documentación para asociados BASC y No BASC. • Se firma un acuerdo

6. DOCUEMNTOS DE REFERENCIA • Contratos • Hoja de vida del cliente o proveedor, se manejan en el SAT-BÁSICO • Circular 170 de la DIAN • Acuerdo de Buenas prácticas

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 62

EVALUACIÓN DEL RIESGO DOCUMENTO: PR-SG-007/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 11/05/2010

1 de 9

VERSIÓN: 1 Determinación de contexto: La empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S., está ubicada en el municipio de La Virginia en la carrera 6 # 12 – 61. B/ Balsillas. Presta el servicio de corte de caña de azúcar y transporte de carga, le transporta al Ingenio Risaralda azúcar a los diferentes sitios de destino, igualmente tiene más clientes alrededor del país, a los cuales les transporta diferentes tipos de carga.

Identificación de los riesgos: 1. Inundaciones 2. Daños por agua e inundación 3. Vendavales y granizadas 4. Incendio 5. Rotura de Maquinaria o equipo 6. Falla estructural 7. Atentado 8. Robo 9. Falta de entrega por parte de proveedores 10. Pérdida de un cliente 11. Falta de entrega y oportunidad del producto 12. Cambio y diferencias económicas (Transporte, carros, combustible, disponibilidad) 13. Accidente de trabajo 14. Manipulación inadecuada de la carga 15. Problemas con los documentos de despacho 16. Incumplimiento de estándares de seguridad física 17. Dependencia de sistemas de información 18. Incumplimiento de condiciones contractuales por parte de los asociados de negocio

Informe final 63

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

2

19. Proveedores únicos de suministro 20. Fraude 21. Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. 22. Embalaje 23. Daño de la carga 24. Varadas en carretera 25. Paro de transportadores

Análisis de los riesgos:

Inundaciones: inundaciones que se presentan en el municipio de La Virginia (Risaralda) que afectan las instalaciones, infraestructuras de las oficinas, bodegas, vías de acceso y vías en general. Causas: Ubicación geográfica, por el Rio Cauca.

Daños por agua e inundación: Daños por agua e inundaciones que afecta las carreteras y que impidan el transporte de la carga, igualmente inundaciones en las oficinas y daño de materiales. Causas: Ruptura de tubos, fallas del sistema hidráulico, estado del techo, condiciones

Vendavales y granizadas: Vendavales y granizadas que se presentan en el Municipio de La Virginia (Risaralda), no solo en la Virginia que es donde tiene la oficina principal, sino también en los demás municipios donde presta el servicio de transporte de carga que afecta las instalaciones de la cadena logística (Bodegas). Causas: Condiciones climáticas

Informe final 64

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

3

Incendio: Incendio que afecta bodegas materiales, insumos, incendio en muebles, patios de maniobra, maquinaria. Causas: Condiciones de riesgo, materiales inflamables, violación de protocolos de seguridad.

Rotura de Maquinaria o equipo: Daños en mulas, camiones, etc. y equipos de la oficina. Causas: Falta de mantenimiento, inapropiada manipulación, incumplimiento en los cronogramas de mantenimiento.

Falla estructural: Falla estructural en muelle de carga o en estantería. Causas: Inadecuadas condiciones y mal uso de estantería o muelles para material almacenado.

Atentado: Acto mal intencionado de un propio o tercero presentado durante el transporte o almacenamiento que afecta la carga. Causas: Conflictos internos y externos, competencia desleal.

Robo: Robo de la carga durante el transporte o almacenamiento. Causas: Falta de control por parte del departamento de seguridad, problemas con el manejo de inventarios, productos atractivos para robo, falta de análisis de vulnerabilidad.

Falta de entrega por parte de proveedores: Incumplimiento en entregas en fechas o cantidades pactadas de materiales e indirectos. Causas: Problemas logísticos, paros de transporte (marítimo o terrestre), disposiciones legales.

Informe final 65

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

4

Pérdida de un cliente: Perdida de un cliente clave. Causas: Incumplimiento por parte de proveedores, incumplimiento de la entrega de la carga.

Falta de entrega y oportunidad del producto: Demoras en la entrega de producto terminado que dificulta las posibilidades de nuevas negociaciones. Causas: Incumplimiento por parte de proveedores, incumplimiento de la entrega de la carga.

Cambio y diferencias económicas (Transporte, carros, combustible, disponibilidad): Insolvencia a proveedores y clientes que dificulta la entrega de de la carga. Causas: Crisis económica

Accidente de trabajo: Lesiones al personal durante la ejecución de la labor en la cadena logística. Causas: Incumplimiento de procedimiento de salud ocupacional y seguridad industrial, falta de concentración para la ejecución de la tarea.

Manipulación inadecuada de la carga: Daños a la carga debidos a: un inadecuado almacenamiento, mala manipulación o por problemas de embalaje. Causas: Falta de capacitación y cumplimiento de procedimientos establecidos para la manipulación de la carga, falta de concentración y cuidado para la ejecución de la tarea.

Problemas con los documentos de despacho: Falta o error en los documentos soporte de los trámites logísticos. Causas: Información inexacta, omisión de procedimiento, falta de revisión de documentos.

Informe final 66

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

5

Incumplimiento de estándares de seguridad física: Incumplimiento de estándares de seguridad física. Causas: Falta de compromiso de empleados y terceros. Estándares de seguridad inadecuados

Dependencia de sistemas de información: Problemas causados por la dependencia de los sistemas de información como: correo electrónico, avancis, entre otros. Causas: La información requerida para las operaciones logísticas se encuentra contenida en los sistemas de información.

Incumplimiento de condiciones contractuales por parte de los asociados de negocio: Incumplimiento de las condiciones contractuales por parte los asociados de negocio. Causas: los asociados de negocio que con el fin de obtener el contrato, promete más de lo que puede cumplir.

Proveedores únicos de suministro: Dependencia de proveedores que genera paros en la producción o incrementos sustanciales en los costos. Causas: Exigencia en los requisitos para proveedores, dificultad de consecución de materiales.

Fraude: Fraude y/o robo por parte de personal de confianza de la carga, como por ejemplo: el azúcar. Causas: Material atractivo y de mucho valor, mercado abierto para la venta de azúcar.

Fraude: Manipulación malintencionada de documentos legales (títulos valores) de cobro o pago. Causas: Inapropiada selección de personal, personas inescrupulosas, falta de controles y auditorias.

Informe final 67

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

6

Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S.: Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA en el procedimiento establecido que afecta la disponibilidad de la carga. Causas: Falta de control, sobrecarga de trabajo.

Daño de la carga: Daño de la carga debido a una mala inspección de los camiones o mulas que transportan la carga. Causas: Falta de inspección por parte de los encargados.

Varadas en carretera: Debido a un mal mantenimiento de los vehículos o por condiciones inesperadas en el camino, por ejemplo: pinchadas, etc. Causas: Falta de un buen mantenimiento de los equipos o condiciones inesperadas

Paro de transportadores: Debido a inconformidades o violaciones de los derechos de los conductores. Causas: falta de mantener una buena y constante comunicación con los conductores o transportistas.

Informe final 68

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

7

MAPA DE RIESGO

Riesgo Alto

Riesgo Medio

PROBABILIDAD/SEVERIDAD

Riesgo Bajo

1

3

5

3

1, 3, 17, 24.

11, 12, 16, 22, 23, 25.

10.

1

2, 6, 9, 15, 18, 19.

4, 5, 7, 13, 14.

8, 20, 21.

5

PROBABILIDAD

SEVERIDAD

Alto (5)

menos de un año

100.000 millones

Medio (3)

3 años

50 millones

Bajo (1)

5 años

menos de 50 millones

Informe final 69

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

8

Evaluación: #

RIESGOS

1 2 3 4 5

Inundaciones

6 7 8 9

Falla estructural

Daños por agua e inundación Vendavales y granizadas Incendio

1 1 1 1

3 1 3 5

1 3

1 5

3

3

Accidente de trabajo

1 1

3 3

Manipulación inadecuada de la carga

1

3

Problemas con los documentos de despacho

1

1

Incumplimiento de estándares de seguridad física

3

3

Dependencia de sistemas de información

3

1

1 1 1 1

1 1 5 5

3 3 3 3

3 3 1 3

Rotura de Maquinaria o equipo Atentado Robo Falta de entrega por parte de proveedores

10 11

Pérdida de un cliente

12

Falta de entrega oportuna de la carga Cambio y diferencias económicas (Transporte, carros, combustible, disponibilidad)

13 14 15 16 17

PROBABILIDAD SEVERIDAD CALIFICACIÓN 3 1 1 1 3 1 1 3

18 Incumplimiento de condiciones contractuales por parte los asociados de negocio

19 20 21 22

23 24 25

Proveedores únicos de suministro Fraude Fraude Errores y omisiones por parte del personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. Daño de la carga Varadas en carretera Paro de transportadores

Informe final 70

DOCUMENTO: PR-SG-007/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

11/05/2010

9

5. Plan de acción: • Monitorear la carga. • Gente de confianza. • Gente con experiencia. • Hacer un buen estudio a las personas que se contraten. • Buena selección del personal, clientes y proveedores. • Asociados de negocios confiables. • Orden y organización dentro de la empresa. • Fechas de entrega y pago cumplidas. • Asegurar la carga mediante las pólizas. • Evaluar a los conductores antes de entregar la carga

6. Comunicación: • Hacer un listado de los riesgos de mayor prioridad, es decir los altos y pasar a los procesos directamente relacionados con los riesgos. • Pasar un comunicado a los directamente implicados en los riesgos altos, comunicándoles, que clase de riesgo es y cómo tratarlo.

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 71

SELLOS DE ALTA SEGURIDAD DOCUMENTO: PR-GTC-001/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 17/05/2010

1 de 3

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Proteger la cadena de suministros de cualquier acto ilícito o terrorista, mediante la colocación de sellos de alta seguridad a los vehículos que transportan la carga.

2. ALCANCE Es aplicable al proceso de transporte.

3. RESPONSABLE Transporte.

4. DEFINICIONES • La Norma ISO/PAS 17712: tiene como exigencia, que los sellos de seguridad y los sellos de alta seguridad, llenen estos estándares: a). Deben ser fuertes y durables para resistir la ruptura accidental o deterioro temprano (debido a las condiciones climáticas o la acción química durante la manipulación). b). Podrán ser removidos fácil y rápidamente con herramienta adecuada. c). Tendrán que ser identificados por una marca y número únicos fácilmente legibles. Cualquier modificación de la marca provocará destrucción irreversible del sello, sea química o física. d). Deben ser construidos de manera que no puedan ser removidos sin dejar trazos o huellas visibles. e). Deben ser diseñados para no permitir más que su uso una sola vez. f). Deberán diseñarse de tal modo que sea difícil su falsificación. • Sellos de seguridad: son aquellos construidos con el propósito de revelar los intentos de intrusión sobre el contenedor y ofrecen un nivel limitado de resistencia a los intentos de abrir la carga. • Sellos de alta seguridad: son construidos generalmente en materiales como el metal, con el propósito de retrasar la intrusión y ofrecen resistencia alta. Para ser

Informe final 72

DOCUMENTO: PR-GTC-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

17/05/2010

2

removidos se debe utilizar un instrumento capaz de cortar cable metálico o materiales metálicos. • Sellos indicativos: por su parte, están fabricados con materiales que pueden ser rotos fácilmente con las manos.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO El uso correcto del sello de alta seguridad en los contenedores, es un elemento fundamental de una cadena de suministro segura y es un componente crítico del compromiso de un transportista con respecto a la norma y los estándares BASC. Es necesario aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores cargados.

5.1. Puntos clave para el buen uso del sello de seguridad:

5.1.1. Se debe verificar lo siguiente: • Que sea el mismo número de sello con que salió de origen. • Inspeccionar que se encuentre libre de manipulaciones y que el sello no haya sido comprometido. • Si el sello es retirado en tránsito a la frontera, aún por funcionarios gubernamentales, se debe colocar un segundo sello en el contenedor y se debe documentar el cambio de sello.

5.1.2. El chofer debe notificar de inmediato a origen, que se desprendió el sello, quién lo hizo y el número del segundo sello aplicado al contenedor.

5.1.3. Recomendación: • Uso de la etiqueta de seguridad en las bisagras

Informe final 73

DOCUMENTO: PR-GTC-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

17/05/2010

3

5.2. Proceso de colocación del sello: • Todos los sellos utilizados deben cumplir la norma ISO / PAS 17712 (Alta Seguridad). •

Se deben tener procedimientos escritos que describan cómo serán controlados los sellos y colocados en contenedores de carga.

•

Solo empleados autorizados deben distribuir y colocar los sellos de contenedores.

•

Se deben guardar los sellos de seguridad bajo llave.

•

Debe colocarse en la puerta derecha del contenedor en el pasador que tiene el remache soldado. Esta práctica eleva el nivel de seguridad de su carga.

•

Antes de colocarlo inspeccionar el sello y ver que no esté alterado el folio ni el mecanismo de cierre.

•

Verificar que las puertas del contenedor y sus tornillos se encuentren fijos.

•

Una vez colocado el sello jalarlo para asegurarnos que esté bien puesto.

•

En caso de una inspección gubernamental y abran el sello, recoger las partes para que no se les dé un mal uso.

•

Los números deben ir en forma aleatoria y no consecutivo.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Formato control de precintos FO-GTC-001/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 74

SEGURIDAD DEL PERSONAL Y EMPLEADOS DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 FECHA VIGENCIA: 27/05/2010

Pág. 1 de 8

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales. Controlar el acceso e identificar positivamente a los empleados.

2. ALCANCE Recursos humanos

3. RESPONSABLE Talento Humano

4. DEFINICIONES Cargo crítico: son aquellos cargos que afectan la seguridad de la empresa. Son los cargos más vulnerables, por medio de los cuales se puede incurrir en actividades ilícitas.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1. Proceso de Selección: • El recurso humano puede llegar a ser el eslabón más débil o más fuerte en la cadena de prevención de riesgos. De los procesos de selección, dependerá en buena parte evitar que el interés primario de éste, no sea trabajar para la empresa, sino, en contra de ésta. • Sí el proceso de selección es lo suficientemente seguro, se debe procurar que los prestadores de servicio (externos) como (escoltas, conductores, operadores portuarios y aeroportuarios, intermediarios, operadores logísticos, etc.), a los contratistas (internos) como (seguridad, servicios de limpieza, recolección de basuras, maquiladores, empacadores, mantenimiento, coteros, etc.) que cumplan con los mismos estándares utilizados por la compañía. Nada se gana con tener un

Informe final 75

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

2

proceso seguro al interior de la compañía, si los prestadores de servicios, no se acercan o superan los mismos estándares del proceso. • Un buen proceso de selección y el uso de los filtros adecuados, permitirá detectar estos posibles intentos de infiltración y en la mayoría de los casos, los hace desistir de su intención de incorporarse. En el caso de los segundos, por el contrario, persisten y se acogen a todas y cada una de las actividades y requerimientos que conlleva el proceso de selección que demande la compañía.

Algunos aspectos importantes a tener en cuenta dentro del proceso de selección, el cual debe estar debidamente documentado:

5.1.1. Requisición: • Es muy importante hacer un buen planeamiento de los reemplazos o apertura de nuevas vacantes, el requerimiento se debe hacer con suficiente anticipación. • Quien hace el requerimiento para cubrir la vacante, debe explicar claramente el cargo y funciones a desempeñar, área de trabajo, procesos que maneja, personas con las que interactúa. • El perfil requerido también debe contener aspectos de seguridad acordes con el análisis de riesgos del cargo. • Se tiene un banco de hojas de vida: las hojas de vida llegan a la oficina y se recolectan en un banco de hojas de vida.

5.1.2. Reclutamiento: • Aquí se tiene el primer filtro, donde se pueden descartar, de acuerdo con el perfil requerido, por presentación de la hoja de vida, presentación personal, trayectoria profesional y laboral, lejanía o cercanía con las instalaciones de la compañía, por la información consignada en la hoja de vida, verificación de la información, etc.

Informe final 76

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

3

• Cuando el nivel de rotación es alto, se recomienda mantener una base de datos con la información básica, que garantice que un candidato rechazado, no vuelva a pasar por un nuevo proceso de selección de la compañía.

5.1.3. Entrevista jefe inmediato: • Se maneja este segundo filtro, donde el jefe inmediato dará su percepción y empatía inicial con el aspirante, el concepto general emitido indicará aspectos de presentación personal, dicción, claridad de conceptos, modales empleados, disposición de horario de trabajo, disponibilidad para iniciar labores, escolaridad, habilidades, conocimiento del trabajo, empleos anteriores, ascensos, motivos de terminación de anteriores empleos, aspiración salarial, aspectos consignados en su formulario de solicitud de empleo etc. • El jefe directo debe tener la habilidad para detectar una posible fachada del aspirante. • El concepto emitido por el jefe inmediato, debe terminar en una recomendación que concluye si el aspirante es altamente opcionado para el cargo, si es opcionado con reserva o si por el contrario es rechazado.

5.1.4. Documentación y antecedentes para conductores: • Aquí la compañía hace un tercer filtro y solicita al candidato, que allegue los documentos, registros y certificados legales requeridos por la empresa, los cuales permitirán confrontar la veracidad de la información consignada en su hoja de vida y la transmitida al jefe inmediato. De igual forma, se obtendrán nuevos documentos que permitirán investigar al candidato y solicitar sus antecedentes. • Dentro de la lista solicitada por la empresa, se recomienda incluir copia de la última afiliación al sistema general de seguridad social (ARP, EPS, Pensiones y Cesantías), carta laboral de anteriores empleos, licencia de conducción, tres últimos extractos bancarios, pasado judicial, paz y salvo con transito (en cuanto a comparendos).

Informe final 77

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

4

• Debe aprovecharse cualquier sistema que se aproxime a la verdad, olvidando el análisis de personas, los prejuicios y utilizando diferentes métodos para conseguir mayor efectividad y objetividad. En este caso, la compañía le informa y recoge la firma del aspirante en el documento donde acepta voluntariamente someterse antes y durante su vinculación laboral con la compañía, a los exámenes médicos exigidos (general, optometría, audiometría, embarazo, etc.), test (drogadicción, alcoholemia) y pruebas (polígrafo, grafología, psicológicas, técnicas), entrevista psicológica.

5.1.5. Documentación y antecedentes para administrativos: • Dentro de la lista solicitada por la empresa, se recomienda incluir copia de la última afiliación al sistema general de seguridad social (ARP, EPS, Pensiones y Cesantías), carta laboral de anteriores empleos, tres últimos extractos bancarios, pasado judicial.

5.1.6. Preselección: • En el cuarto filtro que es la preselección, se tienen los elementos de juicio suficientes para hacer la visita domiciliaria. • En ésta se amplia y ratifica la información suministrada por el aspirante. Aunque normalmente, ésta visita es practicada por psicólogo o trabajadores sociales y está encaminada a conocer aspectos psicosociales y culturales como el modo y estilo de vida, costumbres, orden, organización, entorno familiar y entorno social, entre otros, • se recomienda que el personal que realiza la visita obtenga los registros que indiquen la capacidad de adquisición y nivel de vida tanto del aspirante, como de la familia (fotografías de vías de acceso a la vivienda, fachada de la vivienda, nomenclatura, interior de la vivienda y habitación del aspirante). • Formato de visita domiciliaria. (Ver Anexo F.)

5.1.7. Exámenes y Pruebas:

Informe final 78

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

5

• El aspirante, que ha avanzado hasta este punto dentro del proceso, inicia la presentación de exámenes, test y pruebas sugeridas en los requisitos indicados en el numeral 5.1.4. • De acuerdo con los parámetros y orden establecido por la compañía el aspirante va presentando sus exámenes y pruebas hasta que llega al momento de la selección. • Dentro de la pruebas se deben incluir aquellas que reflejen y proyecten los rasgos más importantes de la personalidad.

5.1.8. Selección: • Ya no es el aspirante, es un candidato a desempeñar el cargo. • Este o estos individuos, se han sometido y han superado el proceso. • Quien tenga a cargo la decisión, practicará una entrevista final, donde cuestionará la posición de los candidatos frente a aspectos como robo, tráfico ilícito, terrorismo, piratería, entre otros. Estos aspectos le permitirán al entrevistador determinar el carácter, la motivación, la honestidad de cada uno y escoger el nuevo o nuevos empleados 5.1.9. Contratación: • Durante la fase de contratación, se cumplen los aspectos exigidos por la legislación vigente. • No olvide antes de formalizar la parte contractual, que se cumpla con todas y cada una de las afiliaciones requeridas por el sistema de seguridad social, incorpore al contrato de trabajo en las cláusulas adicionales todas aquellas causales de carácter específico que estime convenientes para dar por terminado con justa causa el contrato de trabajo por parte del empleador, • entregue una copia del contrato de trabajo al empleado.

5.1.10. Inducción y entrenamiento en seguridad:

Informe final 79

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

6

• Este es uno de los momentos propicios para hacer el entrenamiento en seguridad, el nuevo empleado tiene grandes expectativas, está ansioso de conocer, está más dispuesto a recibir información y tiene la motivación suficiente para aprender rápidamente, verifique que el plan de inducción de la compañía, contemple los aspectos de seguridad. • Se elabora una guía o plan de inducción y capacitación que contenga las políticas y normas generales de seguridad de la compañía, plano de áreas restringidas, tarjetas de identificación, proceso de acceso y tránsito autorizado dentro de las instalaciones, dónde y a quien informar irregularidades, haga un recorrido con el nuevo personal por la planta mostrándole las áreas restringidas, explíquele los motivos de las restricciones. • Enséñele a reconocer las señales que indican que sus colegas consumen estupefacientes y/o participan de actividades ilícitas como el contrabando. Todo el personal que maneja y tramita documentos debe dar a conocer los requisitos de seguridad y las consecuencias de su incumplimiento. • Formato de inducción

5.1.11. Procedimientos de terminación del contrato: • Las compañías tienen que contar con procedimientos para retirar la identificación y eliminar el permiso de acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados retirados de la empresa. • El retiro del personal se hace por medio de verificación y constancia de paz y salvo: o se pide la dotación al personal que se va a retirar, o el carnet o se les piden un examen médico para el retiro de la empresa, que consta de un examen que verifique que la persona que se va a retirar ingreso a trabajar bien y salió bien.

Informe final 80

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

7

o después de tener estos papeles al día se expide la liquidación y se retira a la persona de la empresa.

5.1.12. Perfil del Cargo: • El responsable de la seguridad de la compañía, está en el deber de acompañar la toma de decisiones relacionadas con el establecimiento de perfiles de cargos en la empresa. • Esta labor no debe ser competencia exclusiva del departamento de selección, del jefe inmediato, ni del jefe de personal. • Los perfiles del personal, deben resultar y reflejar el análisis de cargos e identificación de posiciones críticas elaboradas por el responsable de la seguridad, buscando disponer de personal no solamente competente sino también confiable. • Los perfiles existentes: o Conductores y monitores de calidad o Corteros o Auxiliar Contable o Auxiliar Administrativa o Cabo o supervisor de Corte o Coordinador salud ocupacional

5.2. Identificación en las áreas de trabajo: • Exija el estricto cumplimiento en el uso y correcta postura de uniformes y escarapelas para identificación en cada área de trabajo; de igual manera, exija el uso de la dotación de seguridad industrial entregada al personal. • La indisciplina en el personal es uno de los principales factores de riesgo y genera disminución del compromiso con la empresa.

Informe final 81

DOCUMENTO: PR-GSOTH-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

27/05/2010

8

• Registre permanentemente todas las novedades encontradas y las acciones correctivas tomadas, de tal forma que le permita obtener datos y cifras para encaminar sus esfuerzos a prevenir la siniestralidad.

5.3. Empleados: • Tiene que existir un sistema de identificación de empleados con el propósito de controlar el acceso e identificarlos positivamente. • Los empleados sólo deberían tener acceso a aquellas áreas seguras que necesitan para desempeñar sus funciones. • La gerencia o el personal de seguridad de la compañía tienen que controlar adecuadamente la entrega y devolución de carnés de identificación de empleados, visitantes y proveedores: esta se controla por medio de un formato donde se lleva registro de todas las personas que entran y salen de la compañía.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Hojas de vida • Formatos de pruebas • Formato visita domiciliaria FO-GSOTH-002/10 • Formato Inducción FO-SG-004/10 • Perfiles de cargo • Autorización Visita Domiciliaria FO-GSOTH-003/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 82

EJERCICIOS PRÁCTICOS Y SIMULACROS DOCUMENTO: PR-GSOTH-002/10 FECHA VIGENCIA: 03/05/2010

Pág. 1 de 5

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Capacitar a todo el personal de la empresa en cuanto a seguridad y salud ocupacional y que tengan en cuenta todos los riesgos que existen y los sepan afrontar.

2. ALCANCE Todos los procesos de la empresa.

3. RESPONSABLE Gestión de salud ocupacional y talento humano

4. DEFINICIONES No son necesarias.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. Convocatoria del personal: Lo hacen por medio de circulares, en estas se citan a las personas y se les especifican: • La fecha, • Las personas que se deben presentar, • El lugar, • La hora, • Los temas, • El encargado, y • Duración.

5.2. Inicio de los ejercicios prácticos y simulacros

Informe final 83

DOCUMENTO: PR-GSOTH-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

03/05/2010

2

5.2.1. Ciclo básico • Aplicación equiestándarPSO: es una evaluación que se le realiza al programa de salud ocupacional, es un requisito de la ARP. • Política de salud ocupacional, seguridad, alcohol y drogas. • Reglamento de higiene y seguridad industrial • Asesoría técnica comete paritario de salud ocupacional o Capacitación copaso: inspecciones de seguridad (taller práctico) o Investigación de accidentes de trabajo (taller práctico) o Actualización legal en riesgos profesionales • Inspecciones planeadas • Investigación y análisis de incidentes y accidentes • Matriz de identificación de peligros y riesgos: seguimiento plan de acción corte de caña. • Actualización del programa de salud ocupacional • Planes de emergencia. Conformación y o capacitación lideres en primeros auxilios o Capacitación riesgo público o Simulacro de evaluación oficina central o Capacitación “manejo de desastres naturales en campo” (inundaciones, vendavales o tormentas eléctricas, incendios forestales) 5.2.2. Ciclo medular • Sistemas de gestión OHSAS 18001 5.2.3. Ciclo integrado • Subprograma de higiene y salud industrial o Sensibilización hacia la prevención de AT para los trabajadores accidentados. o Seguimiento personalizado en la rehabilitación de casos reportados por accidentes de trabajo y o Capacitación: manejo defensivo

Informe final 84

DOCUMENTO: PR-GSOTH-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

03/05/2010

3

• Subprograma de medicina preventiva y del trabajo o Implementación programa de acondicionamiento físico o Capacitación en prevención de cáncer de piel 5.2.4. Evaluación • Seguimiento a la implementación del cronograma • Indicadores de gestión en salud ocupacional • Consolidación y análisis de estadísticas ATEP 5.2.5. Cierre de los ejercicios prácticos y simulacros: • La ARP evalúa el entendimiento de las capacitaciones • Se toma lista de las personas q asistieron • Se toma registro fotográfico • Se recogen los talleres 5.3. Mantenimiento y conocimiento del personal: • Una charla y revisión periódica sobre aspectos como el comportamiento, cambio de hábitos, las proposiciones que haya recibido de agentes externos, las observaciones que haya hecho sobre otros colegas, su situación social y económica, los compromisos económicos adquiridos, sus nuevos amigos, ayudará para que su empleado se sienta protegido, controlado, tenido en cuenta y a la vez comprometido y responsable con la seguridad de la empresa. • Usted demostrará que se preocupa por el empleado, que está pendiente de él, que lo tiene en cuenta y lo más importante, que lo conoce. • Estas actividades se pueden llevar a cabo, con un plan anual de exámenes programados, visitas y reuniones inesperadas a su domicilio, organización de eventos y celebraciones sencillas donde participen sus compañeros, visitas domiciliarias programadas a criterio de la compañía que detecten cambios bruscos en su modo de vida, con un plan de seguimiento selectivo contratado o a través de personas de confianza pertenecientes a la seguridad o a la red de informantes al interior de la compañía.

Informe final 85

DOCUMENTO: PR-GSOTH-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

03/05/2010

4

• También puede emplear programas de concientización sobre prevención en el consumo de droga, material de prensa y carteles fijados en cartelera sobre incautaciones y judicialización de personas comprometidas.

5.4. Prevención contra conspiraciones internas • Las acciones que realizan un conjunto de personas que trabajan en una empresa, con o sin participación de entes externos y sirven a intereses oscuros y punibles penalmente, se les conoce como “CONSPIRACION INTERNA” y “ASOCIACIÓN o CONCIERTO PARA DELINQUIR”. • Recuerde que el recurso humano de su empresa, constantemente está siendo estudiado y analizado por las organizaciones delictivas para explotar sus debilidades y sacar provecho de él. • El principal elemento que las facilita es la OPORTUNIDAD, la cual se presenta en forma subjetiva, que es la probabilidad que tiene el empleado de no ser descubierto y en forma objetiva, que físicamente la falta de control sobre el empleado. • Las personas que laboran, especialmente en áreas con procesos operativos y de responsabilidad en la manipulación y seguridad de la carga, documentos y objetos valiosos, son los más propensos a recibir propuestas por parte de la delincuencia para conformar una asociación delictiva, pues éstos, requieren de conexiones al interior de las compañías que tengan acceso físico a las áreas y conozcan claramente los procesos y procedimientos.

5.5. Programas de incentivos Así como la compañía implementa programas de incentivos para sus mejores trabajadores desde el punto de vista de producción, ventas, calidad, etc., se recomienda también establecer incentivos para aquellos empleados o personas que elaboren y presenten informes sobre actividades relacionadas con aspectos sospechosos o con procesos que presenten vulnerabilidades, de esta forma se crea un ambiente disuasivo que ayudará a

Informe final 86

DOCUMENTO: PR-GSOTH-002/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

03/05/2010

5

impedir y/o neutralizar una acción delictiva y al mejoramiento de los estándares de seguridad.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. • Formato de asistencia FO-GSOTH-001/10 • Formato de asistencia equidad de Seguros

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 87

CONTROL DE DOCUMENTOS DOCUMENTO: PR-SG-001/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 20/04/2010

1 de 5

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para el control de documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, garantizando su emisión, distribución, localización, actualización, legibilidad, revisión y aprobación, para garantizar que toda la documentación este siempre disponible en todos los lugares de trabajo donde sea requerida.

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos establecidos en la estructura documental del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

3. RESPONSABLE Coordinador BASC.

4. DEFINICIONES •

Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado.

•

SGCS: Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

•

Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

•

Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

Informe final 88

DOCUMENTO: PR-SG-001/10 VERSIÓN: 1 •

FECHA

Pág.

20/04/2010

2

Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGCS BASC.

•

Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

•

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

•

Formato: método de organización de la información de forma estandarizada.

•

Instructivo: Conjunto de instrucciones o reglas que se deben cumplir para el correcto funcionamiento del SGCS BASC.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. Emisión de un documento: La documentación es un elemento clave para permitir a una Organización implementar un sistema exitoso de gestión en Control y Seguridad. Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre el tema, pero es indispensable mantenerla reducida al mínimo requerido para que sea efectiva y eficiente. La Organización debe asegurarse de que la documentación se encuentre disponible de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que permita la implementación de los planes de Control y Seguridad. • El Coordinador BASC les comunica a los responsables de los procesos la inclusión de nuevos documentos en los puntos de uso. Posteriormente y dependiendo de la cantidad de documentos y de su aplicación se divulga a todo el personal y así todos puedan conocerlos. • Es importante evaluar si el contenido del documento continúa siendo adecuado y consistente con la realidad y necesidades de la empresa. Los responsables de cada proceso son los encargados de mantener los documentos en un lugar seguro y protegido.

Informe final 89

DOCUMENTO: PR-SG-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

3

El responsable del proceso donde aplica el documento comunica e informa a las personas a su cargo que manejaran el documento. Se identifique adecuadamente cualquier documento obsoleto que sea retenido con propósitos de preservación legal o de conocimiento. Se controlen los documentos de origen externo; se asegure que los documentos permanezcan legibles. Cuando se emite un documento, primero pasa por la revisión que la hace el director administrativo y después si para al gerente general para que le de la aprobación.

5.2. Localización: Almacenado en archivo físico en el archivo central y en medio magnético en USB. Se debe asegurar que el documento llegue al lugar y al usuario pertinente.

5.3. Versión: el estado de la versión se identifica con el número de versión y fecha, colocados en el encabezado de los documentos. Se inicia con la versión 1 y se va aumentando en la medida que se actualice el documento. La fecha indica a partir de cuando entra en vigencia el documento, cada vez que se genere o modifique un documento, también se actualiza en el listado maestro de documentos. Las copias impresas de documentos son destruidas al entregar la nueva versión del documento y en el sistema la nueva versión reemplaza la anterior.

5.4. Cambios en la documentación: Se puede dar por una nueva exigencia de la Norma o de los Estándares, por disposición de la empresa o cambios en los procesos. También cuando se requiera efectuar cambios o modificaciones a la documentación que hace parte del SGCS BASC, se debe contar con previa información de donde proviene ese cambio o modificación, e informar al Coordinador BASC para la respectiva revisión y actualización de los documentos pertinentes. En la revisión de los documentos se debe tener en cuenta:

Informe final 90

DOCUMENTO: PR-SG-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

4

• Cambios en las actividades • Cambios en los procesos • Cambios en la organización • Cuando se requieran cambios como resultado de las auditorías internas/externas • Cuando haya sugerencias del personal relacionadas con el mejoramiento de los documentos Al realizar los cambios, igualmente se deben informar a todas las personas y dar a conocer las nuevas versiones.

5.5. Tipo de documentos: 5.5.1. Documentos: DOCUMENTOS

REFERENCIA

Documentos

DC

Registro

RG

Manual de seguridad

MS

Procesos

PR

Caracterizaciones

CR

Instructivos

IN

Formato

FO

5.5.2. Procesos: PROCESOS

REFERENCIA

Gestión Gerencial

GG

Sistema de Gestión

SG

Gestión de Transporte de Carga

GTC

Gestión Comercia

GC

Gestión administrativa, contable, financiera y de sistemas

GACFS

Gestión salud ocupacional y talento humano

GSOTH

Informe final 91

DOCUMENTO: PR-SG-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

5

6. FORMATO INTERNO PARA LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS 6.1. Encabezado: CONTROL DE DOCUMENTOS DOCUMENTO:

Pág.

FECHA VIGENCIA: VERSIÓN: 6.2. Para 2as, 3as, etc. Páginas:

DOCUMENTO:

FECHA

Pág.

VERSIÓN: 6.3. Para firmas: Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

___________________ Nombre Cargo

______________________ Nombre Cargo

_________________________ Nombre Cargo

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: •

Listado maestro de documentos DC-SG-001/10

•

Listado maestro de registros DC-SG-002/10

•

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS FO-SG-006/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

_____________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 92

8.3. Verificar.

• Verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos del SGCS BASC. • Monitorear y medir cada uno de los indicadores.

Norma BASC V3-2008

o 4.4.1

Monitoreo

y

medición:

Se

deben

establecer

y

mantener,

procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y cuantitativamente, con regularidad, aquellas características clave que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las necesidades de la organización. • Realizar auditorías internas para controlar el desempeño del SGCS BASC

Norma BASC V3-2008

o 4.4.4 Auditoria: Se debe establecer un procedimiento documentado para su realización.

Informe final 93

MONITOREO Y MEDICIÓN DOCUMENTO: PR-SG-004/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 28/04/2010

1 de 3

VERSIÓN: 1

1. OBJETIVO Medir y monitorear hasta qué punto se está cumpliendo la política y los objetivos. La medición deberá contemplar tantas mediciones proactivas que monitorean el desempeño del sistema y mediciones reactivas que monitoreen incidentes o situaciones críticas y otras evidencias históricas de desempeño deficiente.

2. ALCANCE Es aplicable a todos los procesos de la empresa los cuales estén bajo el SGCS BASC.

3. RESPONSABLE Cada uno de los responsables de los procesos.

4. DEFINICIONES • Medición cualitativa: La variable puede tomar distintos valores ordenados siguiendo una escala establecida, aunque no es necesario que el intervalo entre mediciones sea uniforme, por ejemplo, alto, medio, bajo. • Medición cuantitativa: Son las variables que se expresan mediante cantidades numéricas. • Meta: La Meta desde la perspectiva conceptual es un límite que marca hasta donde se quiere llegar, lo que se desea conseguir, es un objetivo a alcanzar. • Indicador: Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos. Son medidas verificables de cambio o resultado diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo productos y alcanzando objetivos”

Informe final 94

DOCUMENTO: PR-SG-004/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

28/04/2010

2

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. Indicadores del sistema de gestión Transporte: • [# de novedades o incidencias]/[# de despachos en el trimestre] • Meta = 2% • [Tiempos estimados en el trimestre] / [Tiempos reales] • Meta = 90%

Sistema de Gestión: • Cumplimiento de los requisitos vs norma y estándares, por medio de auditorías. • [# de acciones correctivas generadas en el trimestre] / [#de acciones correctivas cerradas eficazmente] • Meta = 2%

Gestión Gerencial: • # de seguimientos del sistema de gestión y efectividad

Gestión Comercial: • Cumplimiento de las expectativas de nuestros clientes. •

Índice de cumplimiento de fechas en entregas a clientes.

• Efectividad en gestión de despacho. • [Pedidos Cumplidos / Total de Pedidos]

Meta = 98%

Gestión Administrativa, Contable, Financiera y de Sistemas • Comprar a proveedores seguros • Evaluación del desempeño

Informe final 95

DOCUMENTO: PR-SG-004/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

28/04/2010

3

Gestión Salud Ocupacional y Talento Humano • Efectividad en el proceso de selección • # de capacitaciones • Eficiencia de las capacitaciones

5.2. Periodicidad: Su periodicidad de medición será cada tres meses. Se harán todas revisiones pertinentes para mirar el desempeño del sistema y verificar su correcto funcionamiento.

5.3. Análisis: Después de tener los resultados del monitoreo y la medición del sistema, se pasa a analizarlos resultados: • Se toma cada uno de los indicadores medidos, • Y se analiza, diciendo: cuál fue la meta, si se cumplió o no y esto porque razón se dio.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Caracterizaciones CR-SG-001/10 • Manual de seguridad (objetivos) MS-SG-001/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 96

AUDITORIAS INTERNAS AL SGCS BASC DOCUMENTO: PR-SG-005/10 FECHA VIGENCIA: 20/04/2010

Pág. 1 de 5

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Determinar si el SGCS BASC es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma y los Estándares BASC establecidos para la empresa.

2. ALCANCE Las auditorías internas cubren todos los procesos establecidos al interior de la organización: gerencial, sistemas de gestión, transporte de carga, administración, contable, financiera, de sistemas, talento humano y salud ocupacional.

3. RESPONSABLE Coordinadora BASC y grupo auditor.

4. DEFINICIONES • Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Es realizada por un auditor de la empresa, que fue formado para poder realizar auditorías al interior de la organización. • Auditoría externa: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. • Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría. • No conformidad mayor (M): Incumplimiento total de un requisito, de la norma o los estándares.

Informe final 97

DOCUMENTO: PR-SG-005/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

2

• No conformidad menor (m): Una deficiencia que no es tan grave como para ser Mayor, Incumplimiento parcial de un requisito. • Fortaleza (F): es cuando la organización se excede en el requisito. • Observación (O): Una no conformidad en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a la organización, oportunidades para mejorar el sistema.

5. DESCRIPCCIÓN DEL PROCESO Se debe elaborar un programa de auditorías internas para el SGCS BASC, de igual forma verificar que se cumpla con lo establecido en el programa de auditorías internas, es muy importante programar reuniones para evaluar el resultado de las auditorías y así hacerle seguimiento al SGCS BASC. Si se hayan No conformidades, es importante establecer acciones correctivas para estas mismas que se encontraron en la auditoria y así mismo vigilar que las acciones correctivas propuestas, sean cumplidas.

5.1. Inicio de la auditoria: REUNION DE APERTURA • Presentación de asistentes • Confirmación plan acordado • Confirmación auditado será informado de hallazgos • Proceso presentación informe • Recolección información informe • Establecer confianza • Solución de inquietudes • Requisitos de confidencialidad • Funciones de acompañantes

Informe final 98

DOCUMENTO: PR-SG-005/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

3

• Clasificación anotaciones en el informe (M, m, O, N)

Es necesario leer con anticipación los procedimientos pertinentes u otros documentos relacionados con el proceso a auditar.

5.2. Revisión documental: hacer una observación minuciosa del proceso que se está auditando, observar registros de los procesos, para verificar que estos estén siendo diligenciados.

5.3. Lista de verificación: • elaborar una serie de preguntas para realizárselas a los encargados de los procesos. • Esta se elabora mediante la matriz de responsabilidades, diseñada para delegar las deferentes actividades y responsabilidades de los procesos. • Entonces a cada proceso se le realizan una serie de preguntas de acuerdo a los requisitos que cada uno debe cumplir

5.4. Plan de auditoría: El plan de auditoría es un formato en el cual se encuentran: • El proceso a auditar, • Fecha, • Objetivo de la auditoría, • El alcance, • El criterio, • El nombre de los auditores, • El nombre de los auditados, y • Las observaciones que salieron de la auditoria.

5.5. Realización de la auditoría: diligenciar la hoja de chequeo durante la auditoria, haciendo las preguntas pertinentes al auditado. Hallazgos, calificados M, m, O, F.

Informe final 99

DOCUMENTO: PR-SG-005/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

4

5.6. Preparación, aprobación y distribución del informe: • Emitir conclusiones pertinentes de las auditorías. • Realizar el informe de auditoría: o El proceso o El auditado o El auditor o La fecha o Los hallazgos o Las no conformidades o Las observaciones

5.7. Fin de la auditoría: cierre de la auditoría. REUNION DE CIERRE: • Responsable: Auditor Líder • Procesos Auditados • Comentar fortalezas • Hallazgos y conclusiones de la auditoría • Solicitud de acciones correctiva y fechas • Acuerdos sobre precisión de la NC • Agradecer

5.8. Seguimiento: asistir a todas las reuniones programadas. Es responsabilidad del Coordinador BASC, pero es importante resaltar que es un trabajo que va de la mano con la gerencia, que deben trabajar en conjunto y realizar los programas de auditoría, las revisiones, las evaluaciones y verificar que el sistema este marchando bien.

Informe final 100

DOCUMENTO: PR-SG-005/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

20/04/2010

5

Se debe mantener al día la información actualizada de las auditorias, fechas, hora y área a auditar. También coordinar las auditorías y mantener la información actualizada y a disposición del personal que así lo necesite.

6. EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS TÉCNICAS DE LOS AUDITORES INTERNOS La evaluación se hace anualmente y se toma como base para la misma los siguientes aspectos: • Seminarios de formación de auditores internos de la empresa. • Revisión de las auditorías internas efectuadas por los auditores asignados. • Revisión de los módulos de evaluación. • Talleres prácticos. • Presentación de informes.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Programa de auditorías internas. • Hoja de chequeo. • Acciones correctivas PR-SG-006/10 • Formato de acciones correctivas FO-SG-001/10 • Plan de auditoría FO-SG-003/10 • Cronograma de auditorías. • Formato informe de auditoría FO-SG-005/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 101

8.4. Actuar.

• Realizar la revisión por parte de la gerencia, mediante las acciones correctivas y preventivas, para poner en marcha el sistema.

Estándares BASC V3-2008 Parte “B” para todos los sectores

o 2.12 Acción Correctiva. Tiene que documentarse y aplicarse un procedimiento de acción correctiva y preventiva.

Informe final 102

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DOCUMENTO: PR-SG-006/10 FECHA VIGENCIA: 14/05/2010

Pág. 1 de 5

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Establecer la metodología para definir, investigar e implementar las acciones correctivas y preventivas para la eliminación de no conformidades en el servicio, los procesos del SGCS BASC en SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. y de esta manera evidenciar acciones de mejora.

2. ALCANCE Las acciones correctivas y preventivas se aplican a todos los procesos del SGCS BASC: gestión Gerencial, Sistemas de Gestión, Gestión de Transporte de Carga, Gestión Administrativa, Financiera, Contable y de Sistemas, Gestión de talento Humano.

3. RESPONSABLE Coordinadora BASC.

4. DEFINICIONES • Acciones Correctivas: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. • Acciones Preventivas: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. • Análisis de causas:

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Informe final 103

DOCUMENTO: PR-SG-006/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

14/05/2010

2

• Se deben realizar informes del estado trimestral de las acciones correctivas y preventivas en todos los procesos del SGCS BASC, al igual que mantener actualizado este procedimiento y hacer seguimiento. • Se debe dar inicio a las acciones correctivas y preventivas cuando sea adecuado, investigar al personal involucrado, las causas de las no conformidades, asegurar la implementación y el cumplimiento de todas las acciones correctivas y preventivas resultantes de la investigación, modificar los procedimientos que se afectan al implementar alguna acción y actualizar la información y presentación de las conclusiones correspondientes.

6. ACCIONES CORRECTIVAS 6.1. ENTRADAS Las fuentes sobre las cuales se basa la iniciación de una acción correctiva son: • No conformidades encontradas en las auditorías • No conformidades repetitivas y relevantes en el servicio, que han sido reportadas en los reclamos internos o externos (quejas de los clientes) • Resultados de análisis de datos, mediciones (procesos, satisfacción del cliente, registros, etc.) • No cumplimiento de procedimientos, política de seguridad, objetivos de seguridad • Resultados de la revisión por parte de la alta gerencia • Registros del SGCS BASC • Resultados de la autoevaluación del desempeño del SGCS BASC

6.2. Criterios: Frecuencia o recurrencia de la no conformidad, impacto que genera la no conformidad o el problema, importancia o magnitud del problema (relacionado con costo, cantidad, severidad, satisfacción del cliente, riesgo)

Informe final 104

DOCUMENTO: PR-SG-006/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

14/05/2010

3

6.3. Iniciación de la acción correctiva: Cuando se presenta cualquiera de los casos determinados en las fuentes y de acuerdo a los criterios establecidos se evalúa si se inicia la acción correctiva. Se registra el problema en FO-SG-02/10 Acciones correctivas y preventivas.

6.4. Definir las posibles causas que originan el problema; y si es requerido establecer las herramientas estadísticas que permitan acciones de mejoramiento. Se registran las causas en FO-SG-03/10 Análisis de causas.

6.5. Investigar y destacar las causas que originan el problema. Al determinar las causas, se da el paso a la implementación de la acción correctiva.

6.6. Plan de acción: al investigar y destacar las causas, se inicia un plan de acción para atacar los riesgos y así poder minimizar los riesgos al máximo o eliminarlos, se tiene en cuenta: fechas, proceso al que se le está aplicando, responsable, entre otros.

6.7. Realizar seguimiento que garantice la efectividad de la acción correctiva tomada.

6.8. Actualizar la documentación afectada por los cambios.

6.9. En el caso que la acción correctiva no sea la adecuada, iniciar de nuevo el estudio de investigación.

7. ACCIONES PREVENTIVAS 7.1. ENTRADAS Las fuentes de información para realizar una acción preventiva son: • Acciones correctivas (que se hayan generado en otros procesos)

Informe final 105

DOCUMENTO: PR-SG-006/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

14/05/2010

4

• Lecciones aprendidas de experiencias pasadas • Revisión de las necesidades y expectativas del cliente • Análisis del mercado y contacto con el cliente • Informe de quejas de los clientes • Información proveniente de reclamos hechos a la competencia • Auditorias • Resultados de la revisión por la alta gerencia • Resultados de análisis de datos • Resultados de mediciones (procesos, registros, satisfacción del cliente) • Resultados de autoevaluaciones

7.2. Criterios: Probabilidad que se presente la no conformidad, impacto que pueda generar la no conformidad o el problema (su importancia y magnitud).

7.3. Iniciación de la acción preventiva: Análisis de la información proveniente de las fuentes antes mencionadas.

7.4. Determinar las no conformidades potenciales y sus causas registra en FO-SG-02/10 Acciones correctivas y preventivas.

7.5. Definir el campo y la forma de aplicación de la acción preventiva (dónde se va a aplicar). Después de esto, se implementa la acción preventiva.

7.6. Plan de acción: antes del seguimiento, se inicia un plan de acción para atacar los riesgos y así poder minimizar los riesgos al máximo o eliminarlos, se tiene en cuenta: fechas, proceso al que se le está aplicando, responsable, entre otros.

7.7. Realizar seguimiento que garantice la efectividad de la acción preventiva tomada.

Informe final 106

DOCUMENTO: PR-SG-006/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

14/05/2010

5

7.8. Actualizar la documentación afectada por el cambio.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • Acciones correctivas y preventivas FO-SG-002/10 • Análisis de causas FO-SG-003/10 • Instructivo Análisis de Causas IN-SG-001/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 107

INSTRUCTIVO ANÁLISIS DE CAUSAS DOCUMENTO: IN-SG-001/10 FECHA VIGENCIA: 09/06/2010

Pág. 1 de 2

VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Identificar las causas más probables del problema, mediante la técnica de los 5 ¿Por qué?, para lograr al menos cinco niveles de detalle del problema.

2. ALCANCE Todos los procesos de la empresa

3. RESPONSABLE Coordinador BASC

4. DEFINICIONES

Ver el procedimiento evaluación del riesgo PR-SG-002/10.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO • Realice una selección de lluvias de idea • Una vez la causa más probable haya sido identificada, pregúntese ¿por qué es así? O ¿por qué está pasando? • Continúe preguntando Por qué al menos 5 veces, esto reta al equipo a buscar a fondo la raíz del problema • Tenga cuidado en no preguntar Quién, recuerde que el equipo está interesado en el proceso y no en la persona involucrada • Esta técnica funciona bien en equipos de cuatro a ocho personas, debe haber un facilitador que conozca la dinámica del equipo y las relaciones entre los miembros.

Informe final 108

DOCUMENTO: IN-SG-001/10 VERSIÓN: 1

FECHA

Pág.

09/06/2010

2

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA • Gestión del riesgo PR-SG-002/10 • Formato análisis de causas FO-SG-002/10

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

_______________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

___________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 109

Conclusiones.

• Gracias al trabajo realizado en la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S., se logró llevar a cabo la identificación de los procesos que hacen parte de la empresa, para facilitar la documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. • Se realizo con satisfacción la documentación de los procesos que hacen parte de las actividades que desarrolla la empresa SERVIAGRICOLO DE COLOMBIA S.A.S., prestando el servicio de transporte de carga terrestre en el mercado nacional. • Se cumplió con el objetivo de documentar los procedimientos requeridos por el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, los cuales son exigidos por la Norma y los Estándares, para un correcto funcionamiento del sistema. • El hecho de la empresa tener un estudiante de práctica, le ayudó a adelantar mucho acerca del tema del SGCS BASC, debido a que los conocimientos que se tenían acerca del BASC eran prácticamente nulos.

Informe final 110

Recomendaciones.

• Continuar con la segunda etapa del proceso, la cual es la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, con el fin de llevas a cabo con éxito todo el proceso de certificación BASC para la empresa SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S. • Contar con una persona con el conocimiento mínimo necesario sobre los Sistemas de Gestión en Control y Seguridad BASC, para que se encargue todo el tiempo del mantenimiento del SGCS BASC y también de la mejora continua. • Realizar capacitaciones al personal de SERVIAGRICOLA DE COLOMBIA S.A.S., con el fin de obtener y adquirir mayor conocimiento acerca del SGCS BASC, así mismo, para que estos puedan obtener el certificado de auditores internos BASC, con lo cual se va a generar un grupo de trabajo que va a facilitar y asegurar la revisión del sistema y el mejoramiento continuo. • Organizar y llevar a cabo reuniones periódicas, donde asistan las personas que tienen relación directa con el SGCS BASC, donde revisen, controlen y comuniquen los documentos elaborados, las actualizaciones y las decisiones tomadas. • Hacer lo posible para organizar y mejorar la comunicación entre los empleados y el SGCS BASC, para que le presten la atención necesaria para su correcto funcionamiento y de igual forma la correcta difusión de los nuevos procedimientos.

Informe final 111

Referencias. • Instituto Técnico Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000, sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Santafé de Bogotá, D.C. • Instituto Técnico Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9004, sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del desempeño. (2ª actualización). Santafé de Bogotá, D.C.

• Senlle, A, Martínez, E. & Martínez N. (2001). ISO 9000-2000 CALIDAD en los servicios. Barcelona: Talleres Gráficos Vigor S.A. - Sant Feliu de Llobregat. • World Basc Organization, Inc. (2008). NORMA BASC - VERSION 3 – 2008. Documento editado por World BASC Organization • World Basc Organization, Inc. (2008). Estándares BASC - Versión 3-2008 Adopción de Requisitos Mínimos de Seguridad C-TPAT - Transportador Terrestre. • NORMA TEÉCNICA COLOMBIANA NTC 5254 “GESTIÓN DEL RIESGO” • CASAS MEDINA, Beatriz Susana. DOCUMENTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001-2000 EN LA EMPRESA INDUSTRIAS DE CABLES Y PARTES LTDA. Folleto 5720 UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DE RISARALDA. Ej. 1, 2006. • http://www.crautonoma.gov.co/documentos/GESTION%20DE%20LA%20CALID AD/PROCEDIMIENTOS%20Y%20OTROS%20DOCUMENTOS/Control%20y% 20Mejoramiento/Procedimiento%20Control%20Documentos.pdf

Informe final 112

• http://www.carloshaya.net/chchaya/GMedioambiental/Documentos/2.2.2.RLR.pdf • http://www.enlactecbajio.com/seccion_informativa_sellos_de_seguridad_iso_pas_1 7712.php • http://www.cyctrading.com/seguridad/actualidad-03.htm • http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html

Informe final 113

Apéndices  

Informe final 114

Apéndice F. Formato de inducción.

FORMATO DE INDUCCIÓN DOCUMENTO: FO-SG-004/10 FECHA VIGENCIA: 11/06/2010 VERSIÓN: 1 TEMA

ENCARGADO

Pág. 1

FIRMA

Informe final 115

Apéndice G. Control de precintos de seguridad.

CONTROL DE PRECINTOS DE SEGURIDAD DOCUMENTO: FO-GTC-001/10 FECHA VIGENCIA: 02/06/2010 VERSIÓN: 1 No. De precinto

No. Contenedor/planta

Pág. 1

No. Manifiesto fecha Responsable

Informe final 116

Apéndice H. Listado maestro de documentos

Informe final 117

Informe final 118

Informe final 119

Anexos 

Informe final 120

Anexo A. Formato acciones correctivas y preventivas ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DOCUMENTO: FO-SG-001/10 FECHA VIGENCIA: 13/05/2010 VERSIÓN: 1 Elaborado por: __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ Fecha: _________________________________

Acción Preventiva Acción Correctiva BASC ISO

NO-CONFORMIDAD

CAUSAS

ACCIONES

RESPONSABLE

SEGUIMIENTO

Se cumplió en su totalidad el Plan de acción?

Pág. 1

SI

FECHA LÍMITE

FECHA

NO Se eliminó la causa de la No-conformidad?: SI NO Responsable del seguimiento: _____________________________

Informe final 121

Anexo B. Plan de auditoria PLAN DE AUDITORÍA DOCUMENTO: FO-SG-003/10

Pág.

FECHA VIGENCIA: 25/05/2010

1

VERSIÓN: 1

PLAN DE AUDITORÍA PROCESO: FECHA: OBJETIVO:

ALCANCE:

CRITERIO:

FECHA HORA PROCESO

AUDITORES

AUDITADO

OBSERVACIONES Reunión de apertura reunión de cierre

Informe final 122

Anexo C. Formato de asistencia

FORMATO DE ASISTENCIA DOCUMENTO: FO-GTC-001/10 FECHA VIGENCIA: 02/06/2010 VERSIÓN: 1 NOMBRE

CARGO

Pág. 1

FIRMA

Informe final 123

Anexo D. Informe de auditoría BASC

INFROME DE AUDITORÍA DOCUMENTO: FO-SG-005/10 FECHA VIGENCIA: 09/06/2010 VERSIÓN: 1

INFORMACIÓN GENERAL

PROCESO: OBJETIVO: ALCANCE: CRITERIO DE AUDITORIA: FECHA(S) DE LA AUDITORÍA:

SITIO(S) AUDITADO(S):

RESPONSABLE DEL PROCESO:

REPRESENTANT E ANTE BASC: FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA QUE PARTICIPAN EN LA AUDITORIA: EQUIPO AUDITOR:

TIPO DE AUDITORIA

Interna

AUDITOR LÍDER:

X

2. REGISTROS DEL AUDITOR

2.1.

PROCESOS AUDITADOS

2.2

FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

2.3

ASPECTOS A MEJORAR

Pág. 1

Informe final 124

2.4 HALLAZGOS ESTÁNDARES Y NORMA BASC Mayor

Menor

Proceso: Documento de Referencia: Numero de la No Conformidad: Descripción de la no conformidad:

Norma/estándar:

2.5 OBSERVACIONES GENERALES Y OPORTUNIDADES DE MEJORA Proceso

No

Estándar/ Norma

O: Observación 3.

CONCLUSIONES

4. firma

O/ OM

OM: Oportunidad de Mejora

Descripción

Informe final 125

Anexo E. Distribución de documentos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DOCUMENTO: FO-SG-006/10 FECHA VIGENCIA: 10/06/2010 VERSIÓN: 1 DEPARTAMENTO

CARGO

Pág. 1

FIRMA

Informe final 126

Anexo F. Visita domiciliaria VISITA DOMICILIARIA DOCUMENTO: FO-GSOTH-002/10 FECHA VIGENCIA: 17/06/2010 VERSIÓN: 1 INFORMACIÓN PERSONAL Fecha: _______________ Hora: _____________ Cargo: _________________________________ Nombre: __________________________ Apellidos: _______________________________________ Cédula: ________________ Edad ________ Estado Civil ____________ Años E.C _______________ Libreta Militar: ___________Licencia de Conducción: ___________Tarjeta Profesional: ____________ Dirección: ____________________ Teléfono: _____________ Barrio: __________________________

Quien atendió la visita: _______________________________________________________________ Relación con aspirante o empleado: _____________________________________________________

EDUCACIÓN: FORMACIÓN ACADÉMICA Nivel Educativo: Profesión:

INFORMACION Y ENTORNO FAMILIAR

Institución:

Pág. 1 de 5

Informe final 127

PRIMER NUCLEO FAMILIAR PARENTESCO

NOMBRE

EDAD

NIVEL ACADEMICO

OCUPACION

EMPRESA O INSTITUCIÓN

OCUPACION

EMPRESA O INSTITUCIÓN

PADRE MADRE HERMANOS

PERSONAS CON LAS CUALES CONVIVE NOMBRE

PARENTESCO

¿Tiene familiares en el exterior?

EDAD

NIVEL ACADEMICO

Si

No

FAMILIARES QUE VIVEN EN EL EXTERIOR NOMBRE

PARENTESCO

PAIS

HACE CUANTO TIEMPO

ACTIVIDAD QUE REALIZA

Observaciones: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________

2.1

CONCEPTOS DE LA FAMILIA:

¿Cómo es la comunicación y relación dentro de la familia? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

Informe final 128

________________________________________________________________________________ _________

Situaciones favorables y desfavorables que estén viviendo actualmente ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________ ¿Qué actividades comparten en familia? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________ ¿Qué metas familiares tienen? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________ Percepción del grupo familiar acerca del candidato: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________ Percepción del grupo familiar de la empresa: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________ Grupos a los que pertenecen: (Culturales, Religiosos, Políticos, Comunitarios, Deportivos, Sociales, Instituciones, Gremios) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________ VIVIENDA Y ENTORNO

Informe final 129

DATOS GENERALES Vivienda propia

Con deuda: Si

No

Arriendo

Valor arriendo: $ Valor deuda: $ Valor arriendo: $

De padres y/o Familiares

Tiempo de Permanencia en el Barrio o sector: _____________________________________________

SERVICIOS PÚBLICOS Agua

Luz

Teléfono

Gas

Internet

Observaciones/Descripción general de la vivienda: (Muebles y Enseres, mantenimiento, estado de infraestructura): ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________

3.1

Entorno y Vecindad:

Infraestructura del Sector: (Escuelas, Supermercados, Centros de Salud, Parques, Compraventas, Bares u otros negocios) ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________ Relación con vecinos: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________ INFORMACIÓN FINANCIERA IN G R E S O S F A M IL IA R E S NOMBRE

PARENTESCO

APORTE M ENSUAL

Informe final 130

Personas que dependen del evaluado: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________ 4.1 EGRESOS

EGRESOS CONCEPTO

VALOR

CONCEPTO

VALOR

Educación Tarjetas de crédito Créditos Transportes Recreación

Vivienda Salud Vestido Alimentación Servicios Públicos

Relación Ingresos - Egresos: ___________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ______ OBSERVACIONES FINALES: Actitud familia frente a la visita: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Comentarios vecinos frente al candidato: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ CONCEPTO FINAL: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

___________________ Deisy Lorena Bedoya Rangel Coordinadora BASC

______________________ Gloria Inés Restrepo Directora Administrativa

_______________________ Carlos Arturo Serna Uribe Gerente General

Informe final 131

Anexo G. Formato autorización visita domiciliaria

FORMATO AUTORIZACION VISITA DOMICILIARIA DOCUMENTO: FO-GSOTH-003/10 FECHA VIGENCIA: 17/06/2010

Pág. 1

VERSIÓN: 1

Yo, _______________________________________, identificado con cédula de ciudadanía número________________, autorizo a la Empresa INGENIO RISARALDA S.A., para realizar visita domiciliaria Proceso Selección

Cargo Crítico BASC

Por su parte el Ingenio Risaralda S.A. se compromete a mantener en privado la información que de la visita se derive, conservado intacto el derecho fundamental a mi intimidad personal consagrado en la Constitución Política de 1991.

FIRMA DEL ASPIRANTE_______________________________ c.c. No.______________________ de___________________

Informe final 132

Anexo H. Listado maestro de registros.