GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

INFORME MENSUAL DE NOVEDADES MANUAL DE USUARIO RECTORES

En este manual les explicaremos detalladamente el procedimiento con el que realiza el Informe Mensual de Novedades para los funcionarios de las Instituciones Educativas del Departamento del Tolima.

En el Portal de la Secretaría de Educación y Cultural del Tolima (www.sedtolima.gov.co) se encuentra un enlace en el costado izquierdo denominado Informe de Novedades (Ver Fig.1), haga clic para dirigirse al Módulo.

Clic Aquí

Fig. 1 – Portal www.sedtolima.gov.co

En una nueva ventana del Navegador se mostrará la ventana de Inicio de Sesión (Ver Fig. 2), por favor ingrese su Nombre de Usuario y Contraseña que le fueron suministrados previamente

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Fig. 2 - Pantalla de Inicio de Sesión.

Al ingresar correctamente se presentará en la página principal del Módulo el Menú (Ver Fig. 3) que contiene cada uno de las funcionalidades para el Informe de Novedades, que se explicarán a continuación.

Fig. 3 – Menú Principal.

El Modulo se divide en dos (2) secciones que son el Informe de Novedades Laborales y el Reporte de Horas Extras. 1. Informe de Novedades Laborales. Ingresar en el Menú Principal de acuerdo a la siguiente ruta (Reporte ► Reporte Novedades ► Reporte Mensual de Novedades) (Ver Fig. 4) y se presentará a continuación el Formulario para el Registro de las Novedades (Ver Fig. 5).

Fig. 4 – Ruta de Acceso al Módulo de Reporte de Novedades

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

En la parte superior de la ventana encontrará la el Periodo Actual de Reporte de Novedades (Mes y Año) y la Fecha Inicial y Final del Periodo, es decir la vigencia en la cual el Módulo estará disponible para Reportar Información; por fuera de este rango no podrá enviar información a la Secretaría.

Fig. 5 – Formulario de Registro de Novedades.

En este Formulario inicialmente de seleccionar el Municipio y la Institución Educativa a la que pertenece y a continuación se presentará cada una de las Sedes que tiene vinculada. Si desea consultar la Planta completa de Funcionarios que tiene a su cargo, presione el Botón Generar Planta a Excel.

El próxima paso consiste en seleccionar en el Listado Funcionario a la persona que desea reportarle la Novedad Laboral, luego se selecciona el Tipo de Novedad (Laboro Normalmente o NO Laboro Normalmente), en caso de seleccionar como Novedad que No Laboro Normalmente se presentarán unas Sub Novedades Laborales (Ver Fig. 6) como son Días No Justificados, Incapacidad por Enfermedad, Licencia de Maternidad, Traslado, Incorporación, etc. Seleccione la que considera apropiada de acuerdo a la Novedad del Funcionario.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Fig. 6 Novedades y Sub Novedades.

Ahora seleccione la Fecha Inicial y la Fecha Final en que se presento la Novedad, el Sistema automáticamente calculará los días (Ver Fig. 7); por presione el Botón Insertar para almacenar el registro del Funcionario.

Fig. 7 Proceso de Registro la Novedad.

Al registrar la Novedad en la parte inferior de la pantalla puede observar las Novedades que ha Registrado hasta el momento (Ver Fig. 8).

Fig.8 – Listado Temporal de Novedades.

Este proceso debe realizarlo con cada uno de los Funcionarios de la Sede y continuar con las próximas Sedes hasta reportar el Total de Funcionarios que tiene a cargo. En la Zona Media de la Pantalla sobre una Franja Roja (Ver. Fig. 9) puede observar el No. Total de Funcionarios pendientes por Registrar Novedades. Si desea consultar que Funcionarios tiene pendiente por registrar presione el Botón Faltantes.

Fig. 9. Identificador de Funcionarios Pendiente por Reporte de Novedades.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Como sugerencia para facilitar el proceso de Registro de las Novedades se recomienda realizar los siguientes pasos: a) Seleccionar la primera sede. b) Registrar las novedades de los funcionarios que No Laboraron Normalmente. c) Presionar el Botón Insertar Laboro Normalmente. Esto incluirá en el Reporte como Laboró Normalmente los Funcionarios a los que no le ha registrado ningún tipo novedad. Es decir si de veinte (20) funcionarios solo tres (3) funcionarios tienen registradas novedades de NO Laboro Normalmente, el Sistema automáticamente incluirá los diecisiete (17) con la novedad de Laboro Normalmente. d) Seleccionar la siguiente Sede y realizar nuevamente los pasos anteriores (desde el paso b) hasta completar todas las sedes.

En caso de requerir Modificar o Eliminar alguna Novedades del Listado Temporal antes de realizar el envío definitivo de información, presione el circulo al frente de la Novedad (Ver Fig. 10) para marcarlo y luego el Botón Eliminar. Realice los ajustes sobre la Novedad e insértela nuevamente.

Fig. 10 – Eliminar Novedad de Tabla Temporal.

Para realizar el envío definitivo de las Novedades Laborales que ingreso en el Módulo presione el Botón Registrar Reporte (Ver Fig. 11). Es de recordar que debe cumplir dos condiciones, primera que el No. de Funcionarios pendientes por reportar sea cero y la franja cambie de color; y la segunda que la información se envié dentro de los tiempos estipulados para el reporte del periodo.

Fig. 11 – Registro de Reporte de Novedades.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Finalizado el envío de las Novedades del Periodo, se le informará el No. de Radicado (Ver Fig. 12) y se mostrarán 2 ventanas adicionales que presentan el Certificado de envío de información (Ver Fig. 13) y el Reporte Detallado de todas las Novedades que registro en el Sistema (Ver Fig. 14). Estos reportes pueden imprimirlos o copiarlos en un documento Word o Excel para almacenarlos. De cualquier modo estos datos no son modificados ni eliminados del Módulo y pueden ser consultados en cualquier momento que desee, incluso fuera de las fechas destinadas para el Reporte de Novedades.

Fig. 12 – Información del Radicado de Envío.

Fig. 13 – Certificado de Envío de Información.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Fig. 14 – Listado Detallado de Novedades Reportadas.

En caso de alguna eventualidad por el cual requiera realizar una modificación sobre la información en el periodo que se encuentra activo, puede realizar un proceso de anulación para reportar nuevamente todas las novedades. Es proceso solo es posible de realizar dentro de la vigencia para el envío del Informe de Novedades. Por fuera de estas fechas no es posible de realizarlo. Para realizar la Anulación debe dirigirse a la siguiente ruta en el Menú Principal (Reporte ► Reporte de Novedades ► Anular Cargues Realizados), se presentará el siguiente formulario en donde puede seleccionar el No. del Radicado del envío de Informe de Novedades Laborales que ha realizado para el periodo activo (Ver Fig. 15).

Fig. 15 – Anulación de cargues de Informes de Novedades Laborales.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Luego de seleccionado el No. de Radicado que desea anular presione el Botón Anular Cargue. Concluido el proceso se le informará si fue anulado correctamente (Ver Fig. 16) y a continuación puede dirigirse nuevamente a realizar el reporte de novedades.

Fig. 16 – Confirmación de Anulación.

Si desea consultar o imprimir nuevamente los documentos generados al realizar el envío del Informe de Novedades Laborales ingrese en la ruta (Reporte ► Reporte Novedades ► Reimprimir Certificado y Listado) (Ver Fig. 17).

Fig. 17 – Menú Principal Ruta para Reimprimir Certificado y Listado.

Para visualizar los Informes realizados en periodos anteriores pueden ingresar en la Ruta (Informes ► Reportes Realizados), a continuación seleccione el Municipio, Usuario y No. Radicado del Reporte. Esto mostrará en la parte inferior el Informe de Novedades registrado según el periodo reportado (Ver Fig. 18). Este informe muestra envíos activos y anulados.

Fig. 18 – Consulta de reportes realizados.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

2. Reporte de Horas Extras. Ingresar en el Menú Principal de acuerdo a la siguiente ruta (Reporte ► Reporte Horas Extras ► Reporte Mensual de Horas Extras) (Ver Fig. 19) y se presentará a continuación el Formulario para el Registro de las Horas Extras (Ver Fig. 20).

Fig. 19– Ruta de Acceso al Módulo de Reporte de Horas Extras

En la parte superior de la ventana encontrará la el Periodo Actual de Reporte de Horas Extras (Mes y Año) y la Fecha Inicial y Final del Periodo, es decir la vigencia en la cual el Módulo estará disponible para Reportar Información; por fuera de este rango no podrá enviar información a la Secretaría.

Fig. 20 – Modulo para Registro de Horas Extras.

En este Formulario inicialmente de seleccionar el Municipio y la Institución Educativa a la que pertenece y a continuación se presentará cada una de las Sedes que tiene vinculada. El próximo paso consiste en seleccionar en el Listado Funcionario a la persona que desea reportarle Horas Extras, de acuerdo al tipo de funcionario se puede presentar en la parte inferior una Tabla para registrar la cantidad de Horas Extras como Administrativo (Horas Extras

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Diurnas, Horas Extras Nocturnas, Horas Extras Festivas Diurnas y Horas Extras Festivas Nocturnas) (Ver Fig. 21) o como Docente (Horas Extras de Docente) (Ver Fig.22).

Fig. 21 – Tabla de Horas Extras para Administrativos.

Fig. 22 – Tabla de Horas Extras para Docentes.

El proceso de Registro de Horas Extras debe realizarlo con los funcionarios que usted desea reportar en el periodo vigente. Para realizarlo solo debe especificar la cantidad de horas extras laboradas en el periodo, la fecha inicial y fecha final en la cual se laboraron de acuerdo a cada Tipo de Hora Extra (Concepto). Por último debe presionar el Botón Insertar para almacenar los datos registrados (Ver Fig. 23).

Fig. 23 – Registrar el Reporte de Horas Extras del Funcionario seleccionado.

Advertencia. El sistema muestra al frente del cada tipo de hora extra la cantidad de horas extras disponibles (tope) y la cantidad de horas extras restantes por reportar en el periodo vigente. Recuerde que no puede superar el tope permitido y que existen igualmente topes autorizados por funcionario y por tipo de horas extra. Este proceso debe realizarlo con cada uno de los funcionarios que laboraron horas extras en la Institución durante el periodo vigente; al final de la ventana usted puede encontrar una tabla temporal con los funcionarios registrados hasta el momento.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

En caso de requerir Modificar o Eliminar algún Registro del Listado Temporal antes de realizar el envío definitivo de información, presione el circulo al frente del Registro (Ver Fig. 24) para marcarlo y luego el Botón Eliminar. Realice los ajustes e insértelo nuevamente.

Fig. 24 – Eliminar Registro de Tabla Temporal.

Para realizar el envío definitivo de las Horas Extras que ingreso en el Módulo presione el Botón Registrar Reporte (Ver Fig. 25).

Fig. 25 – Registro de Reporte de Horas Extras.

Finalizado el envío de las Horas Extras del Periodo, se le informará el No. de Radicado (Ver Fig. 26) y se mostrarán 2 ventanas adicionales que presentan el Certificado de envío de información (Ver Fig. 27) y el Reporte Detallado de todas las Horas Extras que registro en el Sistema (Ver Fig. 28). Estos reportes pueden imprimirlos o copiarlos en un documento Word o Excel para almacenarlos. De cualquier modo estos datos no son modificados ni eliminados del Módulo y pueden ser consultados en cualquier momento que desee, incluso fuera de las fechas destinadas para el Reporte de Novedades.

Fig. 26 – Información del Radicado de Envío.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Fig. 27 – Certificado de Envío de Información.

Fig. 28 – Listado Detallado de Horas Extras Reportadas.

En caso de alguna eventualidad por el cual requiera realizar una modificación sobre la información en el periodo que se encuentra activo, puede realizar un proceso de anulación para reportar nuevamente todas las horas extras. Es proceso solo es posible de realizar dentro de la vigencia para el envío del Reporte de Horas Extras. Por fuera de estas fechas no es posible de realizarlo.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

Para realizar la Anulación debe dirigirse a la siguiente ruta en el Menú Principal (Reporte ► Reporte de Horas Extras ► Anular Cargues Realizados), se presentará el siguiente formulario en donde puede seleccionar el No. del Radicado del envío de Horas Extras que ha realizado para el periodo activo (Ver Fig. 29).

Fig. 29 – Anulación de cargues de Horas Extras.

Luego de seleccionado el No. de Radicado que desea anular presione el Botón Anular Cargue. Concluido el proceso se le informará si fue anulado correctamente (Ver Fig. 30) y a continuación puede dirigirse nuevamente a realizar el reporte de horas extras.

Fig. 30 – Confirmación de Anulación.

Si desea consultar o imprimir nuevamente los documentos generados al realizar el envío del Informe de Horas Extras ingrese en la ruta (Reporte ► Reporte Horas Extras ► Reimprimir Certificado y Listado) (Ver Fig. 31).

Fig. 31 – Menú Principal Ruta para Reimprimir Certificado y Listado.

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]

GOBERNACION DEL TOLIMA SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DEL TOLIMA

3. Modificar Contraseña. Si desea puede cambiar su contraseña en cualquier momento ingresando en el Menú Principal con la siguiente ruta (Salir ► Modificar Contraseña), a continuación se presentará un formulario (Ver Fig. 32) en el que debe ingresar la contraseña que tiene actualmente y la nueva clave, por último presione el Botón Modificar Contraseña.

Fig. 32 – Cambio de Contraseña

Carrera 3a. entre Calles 10A y 11, Octavo Piso Teléfono: (8) 2632776 – 2611111 Ext. 818 Correo Electrónico: [email protected]