COLECCIÓN AULA MENTOR

Ministerio de Educación, Cultura y Deporte

SERIE OFIMÁTICA

CamSo

SGALV

Iniciación a Office 2013

Iniciación a Office 2013 Ofimática

Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.educacion.gob.es Catálogo general de publicaciones oficiales: www.publicacionesoficiales.boe.es

Autor José Luis Moreno Sánchez

Coordinación pedagógica Cristina Prada Díez

Edición y maquetación de contenidos Cristina Prada Díez Rocío de la Bandera Berlanga

Diseño gráfico y de portada Rocío de la Bandera Berlanga

NIPO: 030-14-153-4 ISBN: 978-84-369-5590-3

ÍNDICE

Pág.

Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD............................................................13 Unidad 0. Introducción..............................................................................................................15 1. Introducción......................................................................................................................15 2.  Acceso a Word..................................................................................................................15 3.  Entorno de trabajo de Word.............................................................................................16 4.  La cinta de opciones.........................................................................................................17 5.  El menú Archivo...............................................................................................................18 5.1. ¿Qué es SkyDrive?..................................................................................................... 21 5.2. ¿Cómo entrar en SkyDrive? ..................................................................................... 22 Unidad 1. Crear documentos.....................................................................................................29 1.1. Abrir un documento nuevo............................................................................................29 1.2. Abrir un documento guardado......................................................................................30 1.3. Seleccionar texto.............................................................................................................31 1.4. Vista previa de impresión..............................................................................................32 1.5. Insertar salto de página..................................................................................................33 1.6. Cuadros de diálogo........................................................................................................34 1.6.1. Fichas y pestañas................................................................................................... 34 1.6.2. Botones de orden.................................................................................................. 35 1.6.3. Cuadros de texto................................................................................................... 35 1.6.4. Listas desplegables................................................................................................. 35 1.6.5. Botones de opción................................................................................................ 35 1.6.6. Casillas de verificación.......................................................................................... 36 1.7. Los menús contextuales.................................................................................................36 1.8. Guardar un documento..................................................................................................37 1.9. Trabajar con varios documentos....................................................................................39 1.9.1. Nueva ventana....................................................................................................... 42 1.9.2. Dividir..................................................................................................................... 42 1.10. Cerrar el documento.....................................................................................................43 1.11. Ayuda Word..................................................................................................................43 1.12. Imprimir.........................................................................................................................45

Unidad 2. Formato de documentos...........................................................................................47 1. Introducción......................................................................................................................47 1.1. Pestaña de inicio....................................................................................................... 47 1.2. Pestaña de insertar.................................................................................................... 48 1.3. Pestaña de diseño..................................................................................................... 48 1.4. Pestaña de diseño de página................................................................................... 48 2.  Tipo y tamaño de letra.....................................................................................................49 2.1. Negrita, cursiva y subrayado.................................................................................... 51 2.2. Alineación................................................................................................................. 53 2.3. Numeración y viñetas............................................................................................... 56 2.4. Bordes y sombreado................................................................................................ 58 2.5. Color de texto y fondo de caracteres...................................................................... 64 2.6. Fondo de página....................................................................................................... 65 2.6.1. Fondo de marca de agua..................................................................................66 2.7. Interlineado y espacio entre párrafos...................................................................... 67 2.8. Cambiar a mayúsculas o minúsculas....................................................................... 69 2.9. Creación de columnas periodísticas........................................................................ 70 2.9.1. Los saltos de columna.......................................................................................71 2.10. Mover un bloque de texto..................................................................................... 73 2.11. Desplazarse por el documento.............................................................................. 74 2.11.1. Teclas...............................................................................................................74 2.11.2. Barras de desplazamiento. ..............................................................................75 2.11.3. Panel de navegación.......................................................................................75 2.11.4. Ir a....................................................................................................................76 2.12. Insertar un documento........................................................................................... 77 Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas...............................................................................79 1. Introducción......................................................................................................................79 2.  Cortar, copiar y pegar.......................................................................................................79 2.1. Cortar......................................................................................................................... 80 2.2. Copiar........................................................................................................................ 80 2.3. Pegar.......................................................................................................................... 80 3. Deshacer y rehacer............................................................................................................82 3.1. Hipervínculos............................................................................................................ 83 3.1.1. Hipervínculo a otra parte del documento. Marcadores..................................86 3.2. Mostrar u ocultar caracteres no imprimibles........................................................... 88 Unidad 4. Mejorar el documento...............................................................................................89 4.1. Estilos..............................................................................................................................89 4.1.1. Crear un nuevo estilo a partir del formato...........................................................91 4.2. Índices.............................................................................................................................94 4.3. Añadir contraseña a un documento..............................................................................96 4.4. Sangrías. Utilización de la regla.....................................................................................98 4.5. Corrector ortográfico....................................................................................................102 4.5.1. Revisión ortográfica y gramatical automática......................................................103

4.5.2. Revisión ortográfica y gramatical manual..........................................................104 4.6. Sinónimos......................................................................................................................105 4.7. Buscar y reemplazar.....................................................................................................107 4.8. Configurar página.........................................................................................................109 4.9. Sobres y etiquetas.........................................................................................................112 4.9.1. Sobres...................................................................................................................112 4.9.2. Etiquetas...............................................................................................................114 4.10. Combinar correspondencia........................................................................................116 4.10.1. Modificar los registros........................................................................................125 4.10.2. Escribir una carta a varias personas sin utilizar el asistente............................126 Unidad 5. Inserción..................................................................................................................128 5.1. Introducción..................................................................................................................128 5.2. Insertar símbolos especiales........................................................................................128 5.3. Encabezado y pie de página........................................................................................130 5.3.1. Encabezado.......................................................................................................... 130 5.3.2. Pie de página....................................................................................................... 131 5.4. Insertar numeración de página....................................................................................132 5.5. Insertar y sobrescribir...................................................................................................135 Unidad 6. Tablas.......................................................................................................................137 6.1. Insertar tablas................................................................................................................137 6.2. Formato de tabla...........................................................................................................139 6.2.1. Seleccionar tablas:............................................................................................... 139 6.2.1.1. Seleccionar una tabla...................................................................................139 6.2.1.2. Seleccionar una columna.............................................................................140 6.2.1.3. Seleccionar una fila......................................................................................140 6.2.1.4. Seleccionar una celda..................................................................................140 6.2.1.5. Insertar celda................................................................................................140 6.2.1.6. Insertar filas o columnas..............................................................................141 6.2.1.7. Eliminar celdas..............................................................................................141 6.2.1.8. Mover filas y columnas.................................................................................141 6.2.1.9. Autoajustar al contenido...............................................................................141 6.2.1.10. Ordenar alfabéticamente............................................................................142 6.3. Ancho y alto de tabla...................................................................................................144 6.3.1. Cambiar el ancho y alto de filas y columnas.......................................................146 6.4. Unir y dividir celdas.....................................................................................................148 6.5. Bordes y sombreados en tablas...................................................................................149 6.6. Estilos de tablas............................................................................................................152 6.7. Mover tablas..................................................................................................................153 6.8. Convertir texto en tabla y viceversa............................................................................154 6.8.1. Convertir texto en tabla....................................................................................... 154 6.8.2. Convertir una tabla en texto............................................................................... 154 Unidad 7. Gráficos....................................................................................................................157 7.1. Introducción..................................................................................................................157 7.2. Herramientas gráficas...................................................................................................157 7.2.1. Formas.................................................................................................................. 158

7.3. Insertar imágenes.........................................................................................................162 7.3.1. Insertar Imágenes.................................................................................................162 7.3.2. Insertar imágenes desde medios de almacenamiento externos como cámaras fotográficas o escáner.................................................................................................... 163 7.3.3. Insertar imagen desde Internet........................................................................... 164 7.4. Captura de imágenes de la pantalla............................................................................165 7.5. WordArt.........................................................................................................................166 7.6. Modificar gráficos.........................................................................................................171 7.7. Líneas y flechas.............................................................................................................172 7.8. Cuadrados y círculos....................................................................................................175 7.9. Efectos de relleno.........................................................................................................175 7.10. Tres dimensiones........................................................................................................178 7.11. Trabajar con imágenes...............................................................................................181 Módulo B. PRESENTACIONES. POWERPOINT........................................................... 185 Unidad 8. Creación de presentaciones y powerpoint............................................................186 8. Creación de presentaciones y diapositivas....................................................................186 8.1. Entorno de trabajo de Powerpoint........................................................................ 186 8.2. Vistas de una presentación.................................................................................... 188 8.3. Crear una presentación.......................................................................................... 194 8.4. Añadir textos a las diapositivas.............................................................................. 197 8.5. Tipos de diseño de diapositivas............................................................................ 198 8.6. Añadir diapositiva................................................................................................... 201 8.7. Eliminar diapositiva................................................................................................ 202 8.8. Mover diapositiva................................................................................................... 203 8.9. Añadir un cuadro de texto..................................................................................... 205 8.10. Cambiar el formato de texto................................................................................ 206 8.11. Añadir fondos de color a las diapositivas........................................................... 208 8.12. Insertar imágenes.................................................................................................. 214 8.12.1. Insertar una imagen desde el diseño de diapositiva..................................214 8.12.2. Insertar una imagen desde Internet.............................................................215 8.12.3. Insertar una imagen desde un archivo........................................................217 8.13. Plantillas................................................................................................................ 218 8.14. Presentación en pantalla...................................................................................... 220 8.15. Duplicar diapositiva.............................................................................................. 220 Unidad 9. Efectos de transición y animación..........................................................................222 9.1. Avance de diapositivas: efectos de transición.............................................................222 9.2. Animación de objetos...................................................................................................225 9.3. Animación avanzada e intervalos................................................................................227 9.4. Configuración de la presentación................................................................................231 9.5. Plantillas........................................................................................................................233 9.6. Proteger las presentaciones.........................................................................................235 9.7. Presentaciones interactivas...........................................................................................236 9.8. Presentaciones con gráficos y organigramas..............................................................241

Módulo C. HOJA DE CALCULO. EXCEL...................................................................... 249 Introducción..............................................................................................................................250 Unidad 10. Operaciones con archivos....................................................................................251 10.1. Abrir un libro de trabajo ya existente........................................................................251 10.2. Guardar un libro de trabajo.......................................................................................252 10.3. Cerrar un libro de trabajo..........................................................................................254 10.4. Empezar un libro nuevo de trabajo...........................................................................254 10.5. Botones del cuadro de diálogo “Guardar”................................................................255 10.6. Crear automáticamente copias de seguridad............................................................257 10.7. Proteger libros de trabajo...........................................................................................258 10.8. Cerrar todos los libros abiertos..................................................................................262 Unidad 11. Crear una hoja de cálculo.....................................................................................263 11.1. Entorno de trabajo......................................................................................................263 11.2. Hojas y celdas.............................................................................................................264 11.3. Inserción de texto y números....................................................................................267 11.4. Modificar, eliminar y mover los contenidos de las celdas........................................270 11.5. Rangos.........................................................................................................................273 11.6. Insertar filas y columnas............................................................................................276 11.7. Rellenar celdas automáticamente...............................................................................277 11.8. Dar nombre a las hojas..............................................................................................280 11.9. Insertar celdas en una hoja........................................................................................281 11.10. Insertar hojas en un libro.........................................................................................282 11.11. Eliminar filas y columnas de una hoja....................................................................282 11.12. Eliminar hojas de un libro........................................................................................282 11.13. Mover una hoja de cálculo.......................................................................................283 11.14. Copiar una hoja de cálculo......................................................................................284 Unidad 12. Formato..................................................................................................................285 12.1. Formato de texto........................................................................................................285 12.2. Formatos numéricos...................................................................................................287 12.3. Ancho de columna.....................................................................................................291 12.4. Altura de filas..............................................................................................................291 12.5. Alineación...................................................................................................................292 12.6. Fondos de las celdas..................................................................................................294 12.7. Unir y separar varias celdas.......................................................................................295 12.8. Líneas y bordes...........................................................................................................295 12.9. Formato automático....................................................................................................299 12.10. Vista preliminar.........................................................................................................303 Unidad 13. Datos......................................................................................................................306 13.1. Ordenar datos.............................................................................................................306 13.2. Filtrar datos.................................................................................................................307 13.3. Subtotales....................................................................................................................311 13.4. Formato condicional...................................................................................................314

13.5. Validación de datos....................................................................................................317 13.6. Insertar una hoja de cálculo en un documento de Word........................................321 13.7. Imprimir.......................................................................................................................322 Unidad 14. Funciones...............................................................................................................330 14.1. Funciones....................................................................................................................330 14.1.1. Suma................................................................................................................... 332 14.1.2. Máximo (MAX)................................................................................................... 332 14.1.3. Mínimo (MIN).................................................................................................... 333 14.1.4. Moda................................................................................................................... 334 14.1.5. Promedio............................................................................................................ 335 14.1.6. Potencia.............................................................................................................. 335 14.1.7. Producto............................................................................................................. 336 14.1.8. Raíz..................................................................................................................... 337 14.1.9. Operador de textos (unir textos de celdas)..................................................... 337 14.1.10. Tanto por ciento.............................................................................................. 338 14.1.11. Hoy................................................................................................................... 339 14.1.12. Ahora................................................................................................................ 339 14.1.13. Año................................................................................................................... 339 14.1.14. Aleatorio........................................................................................................... 340 14.1.15. SI....................................................................................................................... 340 14.2. Insertar función con el asistente de funciones.........................................................342 14.3. Autosuma....................................................................................................................348 14.4. Autocopiado de fórmulas...........................................................................................350 14.5. Referencias absolutas y relativas................................................................................351 Unidad 15. Gráficos e imágenes..............................................................................................354 15.1. Gráficos.......................................................................................................................354 15.2. Modificar un gráfico...................................................................................................361 15.3. Insertar imágenes. WordArt........................................................................................377 15.4. Insertar fondo a la hoja de cálculo............................................................................379 Módulo D. BASES DE DATOS - ACCESS...................................................................... 381 Introducción..............................................................................................................................382 Unidad 16. Tablas.....................................................................................................................387 16.1. Crear una tabla utilizando el asistente......................................................................387 16.2. Cambiar el nombre de un campo..............................................................................394 16.3. Ancho de columna.....................................................................................................395 16.4. Agregar campos..........................................................................................................398 16.5. Eliminar campos y registros.......................................................................................399 16.6. Clave principal............................................................................................................402 16.7. Ordenar datos.............................................................................................................403 16.8. Alto de fila...................................................................................................................405 16.9. Filtrar datos.................................................................................................................406 16.10. Ocultar campo..........................................................................................................409 16.11. Buscar datos..............................................................................................................411

16.12. Introducción a las bases de datos relacionales.......................................................412 Unidad 17. Consultas................................................................................................................414 17.1. Introducción a las consultas.......................................................................................414 17.2. Crear una consulta utilizando el asistente.................................................................415 17.3. Crear una consulta en una base de datos que contiene más de una tabla.............418 17.4. Establecer un criterio a la consulta............................................................................420 17.5. Consultas de tipo resumen.........................................................................................422 17.6. Guardar una consulta con otro nombre....................................................................425 17.7. Consulta en vista de diseño.......................................................................................427 Unidad 18. Formularios............................................................................................................430 18.1. Introducción a los formularios...................................................................................430 18.2. Crear formularios utilizando el asistente...................................................................431 18.3. Borrar formularios......................................................................................................435 18.4. Propiedades de los documentos................................................................................436 Unidad 19. Informes.................................................................................................................438 19.1. Introducción a los Informes.......................................................................................438 19.2. Crear informes utilizando el asistente.......................................................................439 19.3. Crear etiquetas con el asistente.................................................................................445 19.4. Informe con valores de resumen...............................................................................449 19.5. Informe de una consulta............................................................................................453 19.6. Vista preliminar...........................................................................................................456

Módulo A. PROCESADOR DE TEXTOS. WORD Unidad 0. Introducción. Unidad 1. Crear un documento. Unidad 2. Formato de documentos. Unidad 3. Cinta de opciones-herramientas. Unidad 4. Mejorar el documento. Unidad 5. Inserción. Unidad 6. Tablas. Unidad 7. Gráficos.

Unidad 0. Introducción.

1.  Introducción. WORD es un procesador de textos que sirve para crear, dar formato e imprimir documentos nuevos así como para modificar otros ya existentes. Las posibilidades de trabajo con este programa son enormes y con él se pueden realizar una gran variedad de tareas que van desde escribir correctamente una carta o un documento sencillo hasta crear Blogs y páginas Web, trabajar con gráficos, intercambiar información con otros programas de Office o guardar documentos en “La Nube” (SkyDrive) para trabajar con ellos en otros equipos sin necesidad de llevarlos consigo. No obstante, este es un curso de iniciación y por lo tanto tiene como objetivo el conocimiento y uso de las funcionalidades básicas del programa. Antes de comenzar a crear documentos vamos a ver algunos elementos que nos ayudarán a comprender el entorno de trabajo de Word. Estos elementos son los siguientes: - Acceso a Word. - Cinta de Opciones. - Barra de formato rápido. - Vista Previa. - Zoom. - Ayuda.

2.  Acceso a Word. Word se encuentra dentro de la carpeta Microsoft Office y se abre desde el botón Inicio que aparece en la parte inferior izquierda del escritorio

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Al pinchar en el botón se despliega un menú como éste; si colocas el cursor sobre “Todos los programas” se abrirá otra lista con todos los que tienes instalados en tu equipo. Entre ellos verás Microsoft Office 2013.

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Haces clic sobre él y se abrirá una lista con todos los programas de Office que hayas instalado.

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Pulsas en Word 2013 y aparecerá la ventana de Word.

3.  Entorno de trabajo de Word. Al abrir Word nos encontramos con una ventana parecida a la siguiente ya que el usuario puede configurarla para que se vean unos elementos u otros. En la imagen señalamos los más importantes:

Módulo A. U0. Introducción

Pestañas de la cinta de operaciones Menú archivo

Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de título

Barra de desplazamiento Área de trabajo o ventana del documento

Barra de estado

Vista de documento

Zoom

4.  La cinta de opciones.

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El entorno gráfico y visual de Word al igual que el resto de programas de Office, se muestra esencialmente a través de la cinta de opciones. Está formado por diferentes secciones o grupos desde los cuales se pueden ejecutar todos los comandos de Word. Posicionando el cursor sobre los botones que forman cada sección tendremos acceso rápido a la tarea que queramos realizar. Cada fragmento es accesible a través de la ficha o pestaña que agrupa el conjunto de secciones relacionadas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Posicionando la flecha del ratón sobre los botones nos mostrará la función que cumplen. Además, alguna de las secciones permite la ampliación de opciones desplegando una lista a la que tendremos acceso pinchando en el botón situado en la parte inferior derecha de la sección: . Secciones o grupos Fichas o pestañas

La cinta de opciones puede ocultarse pulsando en el botón situado en el ángulo inferior derecho: .

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5.  El menú Archivo. El menú Archivo se encuentra en la parte izquierda de la cinta de opciones con un color diferente al resto de fichas . El menú Archivo de la versión que guía este manual, la 2013, contiene los comandos básicos Información, Nuevo, Abrir, Guardar y Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones de Word. - “Información”. Seleccionando esta opción se abre un cuadro de diálogo con la información del documento que tenemos abierto y 4 botones: • Convertir el documento. • Protegerlo. • Comprobar si hay problemas de accesibilidad o compatibilidad. • Administrar las diferentes versiones del mismo.

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El botón “Convertir” nos permite crear un documento en Word compatible con las versiones 2010, 2007, 2003, 2002. Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las opciones que permite Word 2013. El botón “Proteger” nos permite restringir su utilización, cifrar con contraseña o agregar una firma digital.

Módulo A. U0. Introducción

El botón “Comprobar si hay problemas” nos permite comprobar la información personal, las propiedades del documento o las características de compatibilidad con versiones anteriores 2010, 2007, 2003, 2002. Al hacerlo damos la posibilidad a otros usuarios con quien compartimos la información que puedan abrir nuestro documento aunque no tenga habilitadas todas las opciones que permite Word 2013. El botón “Administrar versiones” recupera documentos sin guardar. - Nuevo. Nos ofrece una serie de plantillas de varios tipos: Cartas, calendarios, currículums, etiquetas, etc.

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- Abrir. Utilizaremos esta opción para abrir documentos o imágenes que tenemos guardados en las unidades de nuestro equipo o depositados en SkyDrive “La Nube”.

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Al seleccionar “Abrir” desde el menú Archivo se nos mostrarán varias posibilidades de apertura de documentos según el lugar donde los tengamos guardados: • Últimos documentos guardados en cualquier ubicación (Documentos recientes). • Documentos guardados en SkyDrive “La Nube”. • Documentos guardados en otras unidades del equipo (Para acceder a documentos guardados en nuestro disco debemos pinchar en Abrir > Equipo > Examinar y seleccionamos la carpeta que contiene el documento). Al abrir un documento guardado, nos aparece un marcador automático que nos permite continuar en la página donde lo dejamos antes de guardarlo:

También nos permite la opción de visualizarlo para una lectura más cómoda que la utilizada para escritura y que aparece como Diseño de impresión: