Instalación y configuración de impresoras

Contenido Descripción general

1

Introducción a la impresión en Windows 2000

2

Instalación de impresoras en red

6

Configuración de impresoras en red

13

Solución de problemas de impresión en red 17

Instalación y configuración de impresoras

Notas del instructor Este módulo describe los métodos para la instalación de impresoras en red en un entorno Microsoft ® Windows ® 2000. El módulo describe la instalación y configuración de impresoras en red. El módulo también proporciona a los estudiantes métodos para diagnosticar y solucionar los problemas de impresión más habituales relacionados con la instalación de las impresoras. En este módulo, los estudiantes aprenderán a: • Describir los términos sobre la impresión en Windows 2000. • Identificar los requerimientos para instalar una impresora en red y los recursos de impresión. • Describir cómo instalar impresoras en red. • Describir cómo configurar impresoras en red. • Solucionar problemas de impresión en red.

Desarrollo del módulo Siga la siguiente estrategia para las explicaciones de este módulo: • Introducción a la impresión en Windows 2000 Describa la impresión en red y los componentes que se utilizan durante su instalación. Comente también los requerimientos hardware para cada componente y las directrices para garantizar una impresión en red eficaz. • Instalación de impresoras en red Para explicar este tema, empiece comentando la instalación y compartición de una impresora para un dispositivo de impresión local. A continuación, explique cómo añadir y compartir una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red. Finalmente, explique los requerimientos de instalación de diferentes estaciones de trabajo cliente que los usuarios pueden utilizar para imprimir a través de la red Windows 2000. • Config uración de impresoras en red En este apartado, explique qué situaciones pueden requerir que los estudiantes cambien la configuración de una impresora ya instalada en una red Windows 2000. Explique cómo compartir una impresora existente y cómo configurar un grupo de impresión. Explique también la necesidad y el método para establecer prioridades entre impresoras conectadas al mismo dispositivo de impresión. • Diagnóstico y solución de problemas con las impresoras en red En este apartado, explique los problemas más habituales que tienen lugar cuando se instala y configura una impresora en red.

i

Instalación y configuración de impresoras

1

u Descripción general Objetivo

Proporcionar una descripción general de los temas y objetivos del módulo.

n

Introducción a la impresión en Windows 2000

n

Instalación de impresoras en red

Presentación

n

Configuración de impresoras en red

En este módulo, aprenderemos a instalar y configurar impresoras en un entorno de red Windows 2000. También aprenderemos a solucionar los problemas de impresión más comunes asociados a la instalación de impresoras en red.

n

Solución de problemas de impresión en red

n

Práctica : Instalación y configuración de una impresora

Como administrador de red, debería establecer una estrategia de impresión para toda la red que cubriese las necesidades de los usuarios. Para poder establecer una red de impresoras eficaz es necesario conocer los requerimientos de hardware y software, saber cómo instalar y configurar las impresoras, y finalmente saber cómo solucionar los problemas que puedan surgir durante la instalación y la configuración. Windows 2000 nos permite realizar estas tareas de manera eficaz. En este módulo, aprenderá a: • Describir los términos sobre la impresión en Windows 2000. • Identificar los requerimientos para instalar una impresora en red y los recursos de impresión. • Describir cómo instalar impresoras en red. • Describir cómo configurar impresoras en red. • Solucionar problemas de impresión en red.

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2

u Introducción a la impresión en Windows 2000 Objetivo

Presentar los temas relacionados con la introducción a la impresión en Windows 2000.

n

Términos sobre la impresión en Windows 2000

Presentación

n

Requerimientos para la impresión en red

n

Directrices para la instalación de impresoras en red

Windows 2000 soporta la impresión en red y proporciona técnicas sencillas de instalación y configuración para instalar una impresora de red.

Con Windows 2000, podemos instalar fácilmente impresoras en red y configurar los recursos de impresión de forma centralizada. También podemos configurar equipos cliente que ejecuten Windows 2000, Microsoft Windows NT® versión 4.0, Microsoft Windows 98 o Microsoft Windows 95 para imprimir desde las impresoras en red. Antes de instalar impresoras en red, debemos familiarizarnos con los términos utilizados para identificar componentes y cómo funcionan estos componentes de modo conjunto. También deberíamos conocer los recursos neces arios para instalar las impresoras en red y las directrices que deben tenerse en cuenta a la hora de planificar un entorno de impresión en red.

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3

Términos sobre la impresión de Windows 2000 Objetivo

Introducir los términos sobre la impresión de Windows 2000.

Impresora Impresora

Word.doc

Impresora Impresora

Presentación

Antes de instalar una impresora en red, debemos familiarizarnos con algunos términos de impresión de Windows 2000.

Dispositivo Dispositivo de de impresión impresiónlocal local

Usuario2

Controlador Controlador de de impresora impresora Servidor Servidor de de impresión impresión

Dispositivo de impresión con interfaz interfaz de de red red

Asegúrese de que los estudiantes saben qué es un adaptador de red externo. En caso contrario, explíquelo. Asegúrese de que los estudiantes entienden la diferencia entre dispositivos de impresión e impresoras.

La siguiente lista describe los términos sobre la impresión de Windows 2000: • Dispositivo de impresión: es el dispositivo hardware que genera documentos impresos. Windows 2000 soporta los siguientes dispositivos de impresión: •

Dispositivos de impresión locales: son dispositivos de impresión conectados a un puerto físico del servidor de impresión.

•

Dispositivos de impresión con interfaz de red: son dispositivos de impresión conectados a un servidor de impresión a través de la red en lugar de un puerto físico. Los dispositivos de impresión con interfaz de red requieren sus propios adaptadores de red y tienen su propia dirección o están adjuntos a un adaptador de red externo.

• Impresora: es la interfaz software entre el sistema operativo y el dispositivo de impresión. La impresora define el momento y la ruta de los documentos para acceder al dispositivo de impresión (a un puerto local, a un puerto para una conexión de red o a un archivo). • Servidor de impresión: es el equipo donde residen las impresoras. El servidor de impresión recibe y procesa documentos de las estaciones de trabajo cliente. Instalamos y compartimos en los servidores de impresión las impresoras en red asociadas a los dispositivos de impresión locales y de la interfaz de red. • Controlador de impresora: consta de uno o más archivos que contienen la información que Windows 2000 necesita para convertir los comandos de impresión en un determinado lenguaje de impresión. Esta conversión posibilita que un dispositivo de impresión imprima correctamente el documento. Los controladores de impresoras son específicos para cada modelo de dispositivo de impresión y el servidor de impresión debe disponer del controlador de impresora adecuado.

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Requerimientos para la impresión en red Objetivo

Presentar los requerimientos para la instalación de impresoras en red.

n

Un servidor de impresión puede ejecutar l

Windows 2000 Server o bien

Presentación Existen ciertos requerimientos hardware para instalar un entorno de impresión en red eficaz.

l

Windows 2000 Professional para redes con 10 o menos estaciones cliente simultáneas

n

Memoria RAM suficiente para procesar documentos

n

Suficiente espacio en disco en el servidor para almacenar los documentos hasta su impresión

La instalación de impresoras en una red Windows 2000 tiene los siguientes requerimientos: • Como mínimo, un equipo que actúe de servidor de impresión. Si se prevé que el servidor de impresión gestione muchos trabajos de impresión de gran tamaño, Microsoft recomienda utilizar un servidor de impresión dedicado. El equipo puede ejecutar cualquiera de los siguientes sistemas: •

Windows 2000 Professional. Utilice este sistema cuando el número de conexiones simultáneas desde otros equipos para utilizar los servicios de archivos e impresión esté limitado a 10, incluyendo clientes UNIX.

•

Windows 2000 Server, Windows 2000 Advanced Server o Windows 2000 Datacenter Server. Utilice uno de estos sistemas para soportar un gran número de conexiones además de clientes Macintosh, UNIX y NetWare.

• Memoria RAM suficiente para procesar los documentos. Si un servidor de impresión gestiona un gran número de impresoras o muchos documentos de gran tamaño, probablemente necesitará memoria RAM adicional que la requerida por Windows 2000 para otras tareas . Si un servidor de impresión no dispone de suficiente memoria RAM en función de su carga de trabajo, el rendimiento de la impresión podría verse afectado. • Suficiente espacio en disco en el servidor de impresión para garantizar que Windows 2000 podrá almacenar los documentos enviados al servidor hasta que éste los envíe al dispositivo de impresión. Esto es especialmente importante cuando los documentos son de gran tamaño o cuando pueden acumularse. Por ejemplo, si 10 usuarios envían cada uno al mismo tiempo un documento de gran tamaño para que se imprima, el servidor de impresión deberá disponer de suficiente espacio en disco para guardar todos los documentos hasta que los envíe al dispositivo de impresión.

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Directrices para la instalación de impresoras en red Objetivo

Presentar los temas a tener en cuenta antes de instalar impresoras en red.

Determinar Determinar las las necesidades necesidades de de impresión impresión de de la la empresa empresa

Presentación

Antes de instalar impresoras en red, tenga en cuentas las siguientes directrices.

Determinar Determinar las las necesidades necesidades de de impresión impresión de de los los usuarios usuarios Determinar Determinar el el número número de de servidores servidores de de impresión impresión requeridos requeridos Determinar Determinar la la ubicación ubicación de de los los dispositivos dispositivosde deimpresión impresión Determinar Determinar los los trabajos trabajos de de impresión impresión de de mayor mayor prioridad prioridad

Antes de instalar impresoras en red, desarrolle una estrategia de impresión para gestionar eficazmente las necesidades de impresión de la red. Ello garantizará una gestión eficiente de los trabajos de impresión. La siguiente lista proporciona algunas directrices para desarrollar una estrategia de impresión en red: • Determinar las necesidades de impresión de la empresa o institución. Esto incluye el número y tipo de dispositivos de impresión requeridos. Además, considere el tipo de carga de trabajo que gestionará cada dispositivo de impresión. Por ejemplo, podría no ser una buena idea utilizar un dispositivo de impresión local para la impresión en red ya que podría no ser capaz de gestionar la carga de trabajo. • Determinar la carga de trabajo de impresión de cada departamento. Por ejemplo, probablemente el departamento de facturación tendrá trabajos de impresión de mayor tamaño debido a que imprimen facturas continuamente. Una mayor carga de trabajo de impresión puede requerir más dispositivos de impresión. • Determinar el número de servidores de impresión que requiere la red para poder gestionar el número y tipos de impresoras de que disponga. • Determinar la ubicación de los dispositivos de impresión. Los usuarios deberían poder acceder a los documentos impresos fácilmente. • Determinar qué trabajos de impresión tienen mayor prioridad. Normalmente, los ejecutivos y los responsables de la toma de decisiones necesitan que sus trabajos de impresión se procesen con rapidez. Los administradores pueden otorgar una mayor prioridad a las personas que lo necesiten.

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u Instalación de impresoras en red Objetivo

Introducir las tareas que un administrador debe llevar a cabo antes de que los usuarios puedan acceder a una impresora de red.

Presentación Una vez determinados los requerimientos de impresión, podemos empezar a añadir y compartir impresoras.

n

Agregar y compartir una impresora para un dispositivo de impresión local

n

Agregar y compartir una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red

n

Configuración de equipos cliente

La instalación y compartición de una impresora de red posibilita que múltiples usuarios puedan utilizar el mismo dispositivo de impresión. Podemos instalar una impresora para un dispositivo de impresión local conectado directamente al servidor de impresión, o podemos instalar una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red conectado al servidor de impresión a través de la red. En organizaciones de mayor tamaño, la mayoría de impresoras utilizan un dispositivo de impresión con interfaz de red. Cuando añadimos una impresora en Windows 2000, debemos comprobar también que los equipos cliente están instalados correctamente para que los usuarios puedan imprimir sus documentos en el dispositivo de impresión adecuado.

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Agregar y compartir una impresora para un dispositivo de impresión local Objetivo

Explicar las principales opciones y consideraciones para añadir y compartir un dispositivo de impresión local.

Presentación Los pasos para añadir una impresora para un dispositivo de impresión local o para un dispositivo de impresión con interfaz de red son similares.

Sugerencia

Haga una demostración de los pasos para añadir y compartir una impresora para LPT1.

Importante

Cuando los usuarios buscan una impresora en el Directorio Activo, la información que el administrador introduce en los cuadros Ubicación y Comentario del asistente Agregar una impresora aparece en los resultados de la búsqueda. Lo que el administrador introduce debería estar estandarizado para que los usuarios pudieran comparar las impresoras obtenidas en el resultado de la búsqueda.

Utilice Utiliceesta estaopción opción

Para Para

Impresora Impresoralocal local

Designar Designardónde dóndereside residelalaimpresora impresora

Usar Usarelelpuerto puertosiguiente siguiente Fabricantes FabricanteseeImpresoras Impresoras

Conectar Conectarun undispositivo dispositivode deimpresión impresiónalalservidor servidor Instalar Instalarelelcontrolador controladordedeimpresora impresoracorrecto correcto

Nombre Nombrededelalaimpresora impresora

Identificar Identificarlalaimpresora impresorapara paralos losusuarios usuarios

Impresora Impresorapredeterminada predeterminada

Establecer Establecerlalaimpresora impresorapredeterminada predeterminada

Nombre Nombredel delrecurso recursocompartido compartido Asignar Asignarun unnombre nombrecompartido compartido

Ubicación UbicaciónyyComentario Comentario

Proporcionar Proporcionarinformación informaciónsobre sobreeleldispositivo dispositivode deimpresión impresión

¿Desea ¿Deseaimprimir imprimiruna unapágina página de prueba? de prueba?

Comprobar Comprobarlalainstalación instalaciónde delalaimpresora impresora

Cuando añadimos una impresora compartida, debemos iniciar sesión como Administrador en el servidor de impresión. Después de iniciar sesión, añada y comparta una impresora utilizando el asistente Agregar una impresora desde la carpeta de impresoras del sistema. El asistente Agregar una impresora nos guía por los pasos a seguir para añadir una impresora a un dispositivo de impresión conectado al servidor. El número de dispositivos de impresión locales que podemos conectar a un servidor de impresión a través de puertos físicos depende de la configuración de nuestro hardware. La siguiente tabla describe las opciones del asistente Agregar una impresora para añadir una impresora a un dispositivo de impresión local. Opción

Descripción

Impresora local

Indica que estamos añadiendo una impresora al mismo equipo con el que estamos trabajando, que es el servidor de impresión.

Usar el puerto siguiente

El puerto del servidor de impresión al que hemos adjuntado el dispositivo de impresión. También podemos añadir un puerto. Añadir un puerto permite imprimir en puertos hardware no estándares, como una conexión con el interfaz de red.

Fabricantes e Impresoras

El controlador de impresora correcto para el dispositivo de impresión local. Introduzca el fabricante y el modelo de impresora de su dispositivo de impresión. Si su dispositivo de impresión no está incluido en la lista, deberá proporcionar un controlador de impresora del fabricante o seleccionar un modelo similar para que el dispositivo de impresión pueda utilizarlo.

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(continuación) Opción

Descripción

Nombre de la impresora

Nombre con el que los usuarios identificarán la impresora. Utilice un nombre que sea intuitivo y descriptivo del dispositivo de impresión. Algunas aplicaciones no soportan más de 31 caracteres en combinaciones de nombre de servidor e impresora. Este nombre también aparece en el resultado de las búsquedas en el Directorio Activo.

Impresora predeterminada

La impresora predeterminada para todas las aplicaciones basadas en Windows. Seleccione esta opción para que los usuarios no tengan que configurar una impresora para cada aplicación. Cuando añadimos por primera vez una impresora al servidor de impresión, esta opción no aparece porque la imp resora se selecciona automáticamente como impresora predeterminada.

Nombre del recurso compartido

Nombre compartido que los usuarios (que tengan el permiso adecuado) pueden utilizar para conectarse a la impresora a través de la red. Este nombre aparece cuando los usuarios buscan una impresora o proporcionan la ruta a una impresora. Asegúrese de que el nombre de compartición es compatible con las convenciones de nomenclatura de todos los equipos cliente de la red. Por defecto, el nombre de compartición es el nombre de la impresora reducido a 8.3 caracteres. Si utilizamos un nombre de compartición cuya una longitud sea superior a 8.3 caracteres, es posible que algunos equipos cliente no puedan conectarse.

Ubicación y Comentario

Información sobre el dispositivo de impresión. Proporcione información que ayude a los usuarios a determinar si el dispositivo de impresión se ajusta a sus necesidades. Los usuarios pueden buscar en el Directorio Activo la información que se facilita aquí. Por ello, es recomendable estandarizar este tipo de información para que los usuarios puedan comparar las impresoras obtenidas en los resultados de la búsqueda.

¿Desea imprimir una página de prueba?

Verificación de que ha instalado la impresora correctamente. Seleccione Sí para imprimir una página de prueba.

Nota Cuando añadimos y compartimos una impresora de red, automáticamente Windows 2000 publica la impresora en el Directorio Activo. Esto permite a los usuarios buscar la impresora más rápidamente. Si no disponen de una red Windows 2000 o si el Directorio Activo no está instalado, los usuarios deberán buscar la impresora compartida a través de la red.

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Agregar y compartir una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red Objetivo

Mostrar la información adicional necesaria para añadir una impresora a dispositivos de impresión con interfaz de red.

Presentación Cuando añadimos dispositivos de impresión con interfaz de red, debemos configurar una conexión del puerto. Esta configuración de puerto es la principal diferencia entre añadir una impresora para un dispositivo de impresión local y un dispositivo de impresión con interfaz de red.

Sugerencia

Haga una demostración de los pasos a seguir para añadir y compartir una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red utilizando el asistente Agregar una impresora y definiendo una dirección IP en el asistente Agregar un puerto TCP/IP estándar. Recuerde que los estudiantes no realizarán este ejercicio en el laboratorio.

Importante

La principal diferencia entre añadir una impresora para un dispositivo de impresión local y añadir una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red es la información del puerto que proporcionamos. El protocolo de red predeterminado para Windows 2000 es TCP/IP.

169.254.16.210 IP_169.254.16.210

En organizaciones de gran tamaño, la mayoría de dispositivos de impresión son dispositivos de impresión con interfaz de red. Estos dispositivos de impresión ofrecen varias ventajas. En primer lugar, los usuarios no necesitan ubicar dispositivos de impresión en el propio servidor de impresión. Además, las conexiones de red transfieren los datos más rápidamente que las conexiones a través del cable de una impresora. Añadimos una impresora para un dispositivo de impresión con interfaz de red utilizando el asistente Agregar una impresora. El protocolo de red predeterminado para Windows 2000 es TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), utilizado por numerosos dispositivos de impresión con interfaz de red. Si utilizamos TCP/IP, debemos proporcionar información adicional del puerto en el asistente Agregar un puerto TCP/IP estándar. La siguiente tabla describe las opciones de la página Seleccionar el puerto de impresora del asistente Agregar una impresora para añadir un dispositivo de impresión con interfaz de red. Opción

Descripción

Crear nuevo puerto

Inicia el proceso de creación de un nuevo puerto para el servidor de impresión al que el dispositivo de impresión con interfaz de red está conectado. En este caso, el nuevo puerto apunta a la conexión de red del dispositivo de impresión.

Tipo

Determina el protocolo de red a utilizar para la conexión. El protocolo predeterminado para Windows 2000 es TCP/IP.

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La siguiente tabla describe las opciones del asistente Agregar un puerto TCP/IP estándar que configuramos al seleccionar TCP/IP como tipo de puerto. Opción

Descripción

Nombre de la impresora o dirección IP

Define la ubicación de red del dispositivo de impresión. Proporciona la dirección TCP/IP o un nombre DNS (Domain Name System) del dispositivo de impresión con interfaz de red. Podemos obtener una dirección IP (Internet Protocol) de nuestro administrador TCP/IP. Si proporcionamos una dirección TCP/IP, Windows 2000 proporciona automáticamente una sugerencia para el nombre de puerto para el dispositivo de impresión que sigue el formato IP_DirecciónIP. Si Windows 2000 no puede conectarse e identificar el dispositivo de impresión con interfaz de red, deberemos proporcionar información adicional sobre el tipo de dispositivo de impresión. Para permitir la identificación automática, asegúrese de que el dispositivo de impresión está funcionando y conectado a la red.

Nombre del puerto

Nombre que Windows 2000 asigna al puerto que usted ha creado y definido. Puede introducir un nombre de puerto distinto. Una vez creado el puerto, Windows 2000 lo muestra en la página Seleccionar puerto de impresora del asistente Agregar una impresora . No necesita volver a definir el puerto si apunta a impresoras adicionales del mismo dispositivo de impresión.

El asistente Agregar un puerto TCP/IP estándar reconoce la mayoría de los dispositivos de impresión de los interfaces de red más habituales. Si no reconociera el dispositivo de impresión con interfaz de red que estamos configurando, deberíamos proporcionar información adicional sobre el mismo para completar la instalación. Nota Si su dispositivo de impresión utiliza un protocolo de red distinto de TCP/IP, deberá instalar el protocolo de red requerido para poder añadir una impresora para este dispositivo. Una vez instalado el protocolo, podrá añadir puertos adicionales que lo utilicen. Las tareas e información de instalación necesarias para configurar un puerto de impresora dependen del protocolo de red.

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Configuración de equipos cliente Objetivo

Explicar los requerimientos para la configuración de los diferentes equipos cliente para que los usuarios puedan imprimir a través de la red Windows 2000.

Presentación

Después de añadir y compartir una impresora, debemos asegurarnos de que los usuarios pueden imprimir. Las tareas a realizar dependen de los equipos cliente que haya en la red.

n

Windows 2000 descarga automáticamente los controladores de impresora para los equipos cliente que ejecutan l

Windows 2000

l

Windows 95 y Windows 98

n

Los equipos cliente que ejecutan otros sistemas operativos de Microsoft requieren instalar los controladores de impresión

n

Los equipos cliente que ejecutan otros sistemas operativos que no sean de Microsoft requieren la instalación de l

Controlador de impresión

l

Servicio de impresión en el servidor de impresión

Después de añadir y compartir una impresora, debemos configurar los equipos cliente para que los usuarios puedan imprimir. Aunque la tarea de configurar los equipos cliente varía dependiendo del sistema operativo que tienen instalado, todos los equipos cliente requieren la instalación de un controlador de impresora.

Equipos cliente con Windows 2000, Windows 95 y Windows 98 Los usuarios de equipos cliente con Windows 2000, Windows 95 y Windows 98 sólo deben realizar una conexión a la impresora compartida. El equipo cliente descarga automáticamente el controlador de impresora adecuado, siempre que exista una copia del controlador en el servidor de impresión. Antes de que los usuarios intenten conectarse a la impresora compartida, debemos asegurarnos de que el servidor de impresión dispone de los controladores de impresora adecuados. Nota Los controladores de impresora para las distintas plataformas hardware no son intercambiables. Por ejemplo, si tenemos un servidor de impresión basado en Alpha y equipos cliente basados en Intel, debemos añadir los controladores de impresora para ambas plataformas en el servidor de impresión.

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Equipos cliente con otros sistemas operativos de Microsoft Debemos instalar manualmente un controlador de impresora en equipos cliente que ejecuten otros sistemas operativos de Microsoft (como Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 3. x o Microsoft MS -DOS ®) y que puedan imprimir en una impresora compartida basada en Windows 2000. Nota Podemos obtener el controlador de impresora adecuado para un equipo cliente basado en Windows en los discos de instalación de ese equipo cliente o a través del fabricante de la impresora.

Equipos cliente con sistemas operativos distinto s de Microsoft Para permitir que los usuarios de equipos cliente con sistemas operativos que no son de Microsoft puedan imprimir, el servidor de impresión debe tener instalados servicios adicionales. La siguiente tabla ofrece una lista de los servicios requeridos para equipos cliente con Macintosh o UNIX, o equipos que ejecuten un cliente NetWare. Sistema operativo

Servicios requeridos

Macintosh

Los servicios para Macintosh están incluidos en Windows 2000 Server pero no se instalan de forma predeterminada.

UNIX

El Servicio de Impresión TCP/IP, también denominado LPD (Line Printer Daemon), está incluido en Windows 2000 Server pero no se instala de forma predeterminada.

NetWare

Los servicios de archivos e impresión para NetWare, un servicio añadido opcional de Windows 2000 Server, no están incluidos en Windows 2000 Server.

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u Configuración de impresoras en red Objetivo

Presentar los cambios habituales que un administrador podría realizar después de instalar una impresora.

Presentación Tras la instalación de una impresora, las necesidades de impresión de la empresa pueden requerir que cambiemos su configuración.

n

Compartición de una impresora existente

n

Configuración de un grupo de impresión

n

Establecimiento de prioridades entre impresoras

Una vez instaladas y compartidas las impresoras en red, es posible que las necesidades de impresión de los usuarios y de la empresa o institución requieran cambios en la configuración de la impresora para que nuestros recursos de impresión se adapten mejor a estas necesidades. Existen tres cambios de configuración habituales. Podemos compartir una impresora adicional si se aumenta la carga de impresión. Podemos crear un grupo de impresión para que la impresora distribuya automáticamente los trabajos al primer dispositivo de impresión disponible y los usuarios no tengan que buscar una impresora disponible. Finalmente, podemos establecer prioridades entre impresoras para que los documentos críticos se impriman siempre antes que el resto.

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Compartición de una impresora existente Objetivo

Explicar cómo compartir una impresora existente.

Presentación Si nuestra red no dispone de suficientes impresoras compartidas para cubrir las necesidades de impresión de los usuarios, podemos compartir una impresora adicional.

Introducir Introducir un un nombre nombre intutitivo intutitivo

En caso de que la carga de impresión aumente en las impresoras compartidas y la red disponga de un dispositivo de impresión adicional, podemos compartirlo y reducir la carga de impresión de cada dispositivo de impresión. Cuando compartimos una impresora en el servidor de impresión: • Debemos asignar un nombre compartido a la impresora, que aparece en Mis sitios de red. Utilice un nombre intuitivo que facilite a los usuarios la búsqueda de impresoras. • Podemos publicar la impresora en el Directorio Activo para que los usuarios puedan buscarla. La publicación de la impresora en el Directorio Activo permite a los usuarios realizar una búsqueda más rápida. • Podemos añadir controladores de impresión para Windows NT, para Windows 95 y Windows 98 y para Windows 2000 ejecutándose en diferentes plataformas hardware. Para compartir una impresora existente, seleccionamos la pestaña Compartir en el cuadro de diálogo Propiedades de la impresora. Para acceder a la pestaña Compartir, realice los siguientes pasos: 1. En la carpeta de sistema dónde están las impresoras, haga clic con el botón derecho en el icono de la impresora que desea compartir y, a continuación, haga clic en Propiedades. 2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la impresora, haga clic en la pestaña Compartir. Una vez se ha compartido la impresora, Windows 2000 cambia su icono mostrando una mano en la parte inferior, lo cual indica que se trata de una impresora compartida.

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Configuración de un grupo de impresión Objetivo

Describir el funcionamiento de los grupos de impresión.

Presentación Podemos utilizar grupos de impresión para acelerar el tiempo de impresión de los usuarios. También podemos utilizar grupos de impresión para que los usuarios no tengan que buscar un dispositivo de impresión disponible.

n

Una impresora con múltiples dispositivos de impresión idénticos

n

Dispositivos de impresión locales o con interfaz de red

n

LPT1: LPT1:

El documento se envía al primer dispositivo de impresión disponible Impresora Impresora

Word.doc

Usuario2

LPT2: LPT2:

LPT3: LPT3:

Un grupo de impresión está formado por una impresora conectada a múltiples dispositivos de impresión a través de múltiples puertos en un servidor de impresión. Los dispositivos de impresión pueden ser locales o dispositivos de impresión con interfaz de red. Los dispositivos de impresión no necesitan ser idénticos pero deberían utilizar el mismo controlador de impresora. Cuando creamos un grupo de impresió n, los usuarios pueden imprimir documentos sin necesidad de determinar qué dispositivo de impresión está disponible, ya que la impresora lo busca automáticamente. Un grupo de impresión tiene las siguientes ventajas: • En una red con un gran volumen de impresión, reduce el tiempo de espera de los documentos en el servidor de impresión. • Simplifica la administración, ya que podemos administrar múltiples dispositivos de impresión desde una misma impresora. Sugerencia Cuando configuramos los dispositivos de impresión para un grupo de impresión, ubíquelos en la misma área física para que los usuarios puedan localizar fácilmente sus documentos. Antes de crear un grupo de impresión, asegúrese que tiene conectados los dispositivos de impresión al servidor. Para crear un grupo de impresión, realice los siguientes pasos: 1. En el cuadro de diálogo Propiedades de la impresora, haga clic en la pestaña Puertos. 2. Seleccione la caja de verificación de Activar grupo de impresión. 3. Seleccione la caja de verificación de los puertos a los que estén conectados los dispositivos de impresión que desea añadir y haga clic en OK.

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Establecimiento de prioridades entre impresoras Objetivo

Explicar por qué y cómo establecer prioridades entre impresoras.

Impresora-Gen Impresora -Gen Usuario1 Word.doc

Presentación

Es posible que necesitemos establecer prioridades entre grupos de documentos. Para ello, podemos establecer prioridades entre impresoras conectadas al mismo dispositivo de impresión.

Usuario1

Prioridad 1

Usuario2

Servidor Servidorde deimpresión impresión

Usuario2

Usuario1

Usuario2

Impresora - Crítico Impresora

Word.doc

Usuario2

Prioridad 99

Podemos establecer prioridades entre impresoras para priorizar documentos que se imprimen desde el mismo dispositivo de impresión. Para ello, crearemos múltiples impresoras que apuntan al mismo dispositivo de impresión. De esta forma, los usuarios podrán enviar documentos críticos a una impresora de alta prioridad y los documentos no críticos a una impresora de baja prioridad. Los documentos críticos siempre se imprimen antes. Para establecer prioridades entre impresoras: 1. Apunte dos o más impresoras al mismo dispositivo de impresión, es decir, al mismo puerto. El puerto puede ser un puerto físico del servidor de impresión o un puerto que apunta a un dispositivo de impresión con interfaz de red. 2. Establezca una prioridad diferente para cada una de las impresoras conectadas al dispositivo de impresión, y haga que grupos diferentes de usuarios impriman en diferentes impresoras, o que los usuarios envíen diferentes tipos de documentos a diferentes impresoras. Observe que en la ilustración anterior, Usuario1 envía documentos a una impresora con la prioridad más baja (1), y Usuario2 envía documentos a una impresora con la más alta prioridad (99). En este ejemplo, los documentos de Usuario2 siempre se imprimen antes que los de Usuario1. Para establecer la prioridad de una impresora, siga los siguientes pasos: 1. En el cuadro de diálogo Propiedades de la impresora, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas. 2. En Prioridad, mueva las flechas hasta obtener la prioridad deseada y haga clic en OK. Windows 2000 establece la prioridad de la impresora.

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u Solución de problemas de impresión en red Objetivo

Presentar los pr oblemas habituales que pueden ocurrir cuando se instala y configura una impresora de red.

Err or

La Lapágina páginade deprueba prueba no no se se imprime imprime cuando cuando el el dispositivo dispositivo de de impresión impresión está está en en marcha marcha

Err or

Los Losdocumentos documentosno nose seimprimen imprimencorrectamente correctamente

Err or

Un Unmensaje mensajede deerror errorindica indicaaalos losusuarios usuariosque queinstalen instalenun un controlador controladorde deimpresora impresora

Err or

No Nose seimprimen imprimenlos losdocumentos documentos de de un unequipo equipo cliente cliente

Err or

Algunos Algunosdispositivos dispositivosde deun ungrupo grupode deimpresión impresiónno noimprimen imprimen

Err or

Los Losdocumentos documentos no no se se imprimen imprimen con con la la prioridad prioridad correcta correcta

Presentación Cuando instalamos y configuramos impresoras, pueden surgir problemas. Es importante detectarlos y solucionarlos para que los recursos de impresión sigan estando disponibles para los usuarios.

Durante la instalación y configuración de una impresora, en ocasiones surgen problemas. La siguiente tabla ofrece una lista de los más habituales, sus posibles causas y soluciones. Problema

Posible causa

Posible solución

La página de prueba no se imprime. Ha comprobado que el dispositivo de impresión está conectado y en marcha.

El puerto seleccionado no es correcto.

Configure la impresora para el puerto correcto. Para una impresora que utilice un dispositivo de imp resión con interfaz de red, asegúrese de que la dirección de red es correcta.

La página de prueba o documentos no se imprimen correctamente, como texto confuso.

El controlador de impresora instalado no es correcto.

Vuelva a instalar la impresora con el controlador de impresora correcto.

Los usuarios reciben un mensaje de error que les pide que instalen un controlador de impresora cuando impriman a un a servidor de impresión.

Los controladores de impresora para los equipos cliente no están instalados en el servidor de impresión.

En el servidor de impresión, añada los controladores de impresora adecuados para los equipos cliente. Utilice el CD del sistema operativo del equipo cliente o un controlador de impresora del fabricante.

Los documentos de un equipo cliente no se imprimen, pero sí los documentos de otros equipos cliente.

El equipo cliente está conectado a una impresora incorrecta.

En el equipo cliente, elimine la impresora y, a continuación, añada la impresora correcta.

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(continuación) Problema

Posible causa

Posible solución

Los documentos se imprimen correctamente en algunos dispositivos de impresión de un grupo de impresión pero no en todos ellos.

Los dispositivos de impresión del grupo de impresión no son idénticos.

Compruebe que todos los dispositivos de impresión del grupo de impresión son idénticos o que utilizan el mismo controlador de impresora. Elimine los dispositivos incorrectos.

Los documentos no se imprimen con la prioridad correcta.

Las prioridades de impresión entre impresoras no se han establecido correctamente.

Ajuste las prioridades de impresión para las impresoras asociadas al dispositivo de impresión.