Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS REPOSITORIO INSTITUCIONAL RIUD

Instructivo conversion a formato estandar para registrar documentos en el Repositorio Institucional RIUD 1. Objetivo: Indicar al usuario los pasos para convertir sus documentos al formato PDF/A como estándar de conservación a largo plazo de las monografías de trabajo de grado, tesis y disertaciones depositados en el Repositorio Institucional RIUD 2. Alcance: Brindar las herramientas necesarias a la comunidad académica para convertir los documentos a un formato estándar (PDF/A) para incluir en el Repositorio Institucional RIUD desde su conversión de otros formatos (Word, open office) hasta dejarlos en el formato indicado.

3. Consideraciones A. Acuerdo 27 de 1993 articulo No. 70 por el cual se establece que para optar a un título universitario el estudiante debe presentar un trabajo de grado. B. Que la Biblioteca de la Universidad deberá certificar la entrega de la copia del documento correspondiente (tesis, trabajo de grado) por parte del (los) estudiante (s) generando un paz y salvo como requisito para optar el título de profesional. C. Que el documento entregado por el (los ) estudiante (s) como requisito para optar al título de profesional se convierten en parte de la producción y Memoria Institucional Académica de los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

4. Responsabilidades  

La Biblioteca de la Universidad deberá actuar como custodia del documento entregado por el (los) estudiante (s) como requisito para optar al Título de Profesional. La Biblioteca de la Universidad deberá establecer los mecanismos para la conservación y preservación de la información digital contenida en los documentos entregados por el (los) estudiante (s) como requisito para optar al Título de Profesional.

5. Adopción del estándar para el formato de archivo electrónico de documentos para la conservación a largo plazo en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas Para los efectos de normalización y aseguramiento de la conservación a largo plazo de los archivos relacionados a los documentos entregados como requisito para optar a un título profesional de pregrado o postgrado en la Universidad Distrital se acoge en el Sistema de Bibliotecas el formato estándar PDF/A-1ª- nivel A representado en la norma internacional ISO 19005-1:2005 y ISO 3200-1:2008

6. Formato de los documentos a incluir en el Repositorio Institucional RIUD Antes de cargar el documento al RIUD se deberán realizar los siguientes pasos: A. Convertir el documento de texto original al formato PDF/A, (se explica a continuación) B. Añadir al documento PDF/A los metadatos necesarios para su correcta recuperación (se explica a continuación) 7. Crear archivos PDF/A desde Word u OpenOffice con PDFCreator Para los documentos creados en las versiones de Word y OpenOffice existe una aplicación (gratuita) que permite automatizar el proceso de conversión de archivo de texto a PDF/A y genera un documento con los siguientes metadatos: 

Titulo

Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

    

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

Fecha de Creación Fecha de Modificación Autor Asunto Palabras Clave

La aplicación se llama PDFCreator y se puede descargar desde: http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/

8. Crear archivos PDF/A desde Word 2010 Desde Word se puede crear directamente el archivo PDF/A siguiendo los siguientes pasos: a) Desde su documento en Word escoja archivo > Guardar como

Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

b) Escoger en la parte inferior la opción PDF

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

c) Una vez escogido el formato PDF hacer clic en opciones, aparecerá una ventana donde se escogerá el cuadro que dice “ Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)

Macro proceso: Servicios Proceso: Repositorio Institucional Instructivo: Conversión a formato estándar para registrar documentos al Repositorio Institucional RIUD

GIB-PR-20 IN-05 Versión: 2 Fecha de Revisión: 11/06/2015

d) Ya tiene su archivo en formato PDF/A listo para registrar en el Repositorio Institucional RIUD