INSTRUCTIVO DE TRABAJO

PARA LA CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL

IT-TESE-05

1. Nombre: Catalogación y clasificación del acervo documental 2. Objetivo: Identificar y describir el acervo documental, para facilitar su adecuada ubicación en la estantería y recuperación a través del catálogo automatizado. 3. Alcance: Aplica a los servidores públicos del área de Procesos Técnicos que tengan a su cargo la elaboración de registros bibliográficos. 4. Referencias Reglas de catalogación Angloamericanas. (RCA2). Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD). Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas. Tabla de Cutter adaptada para su uso en el C. I. del TESE. Manual de técnicas y soluciones de SIABUC (Sistema Integral de Automatización de Bibliotecas de la Universidad de Colima) Catalogación descriptiva. Mortimer, Mary Conociendo Marc bibliográfico. Furrie, Betty Políticas Básicas para la Organización del Acervo Documental del Centro de Información del TESE (PBOADCI) Disposiciones para el Uso y Funcionamiento del CIDTTESE, (Febrero, 1993). 5. Responsabilidades: El área de procesos técnicos es el responsable de organizar y ejecutar las actividades de catalogación del material documental del Centro de Información (CI) del TESE. El técnico bibliotecario responsable del área de Procesos Técnicos deberá: • Realizar el proceso técnico de los documentos. • Elaborar informe semanal. El técnico bibliotecario deberá: • Catalogar y clasificar los materiales documentales que les sean asignados para ello. • Describir y registrar el acervo documental en el catálogo automatizado para su consulta. • Corregir los registros catalográficos que se le indique. Reportar el avance semanal de las catalogaciones y clasificaciones efectuadas. 6. Definiciones: Acervo.- La totalidad de documentos pertenecientes a la colección de una biblioteca o Centro de Información. Adiciones.- Agregar a un registro una copia de dicho título, asignándole un número consecutivo correspondiente de ejemplar y/o volumen o tomo. Catalogación.- Proceso destinado a identificar y describir cada uno de los documentos de una colección, consignando por escrito, de manera uniforme y de acuerdo a normas y procedimientos establecidos, sus rasgos distintivos, con el propósito específico de distinguirlo entre otros e indicar sus alcances, contenido y relaciones bibliográficas para posibilitar su recuperación. CIDTTESE.- Centro de Información y Documentación Tecnológica del T.E.S.E. (ahora Centro de Información). Clasificación.- Sistema para organizar un universo de elementos, ya sean documentos, objetos, conceptos o registros. Clasificación de bibliotecas.- Agrupar los documentos en los estantes de acuerdo con su contenido temático, su genero o su forma bibliográfica. Clasificación local.- Clasificación utilizada para organizar documentos, implementada por cualquier biblioteca de acuerdo a sus intereses. Documento.- Soporte o material diseñado o modificado para contener cualquier sistema de signos comprensibles para el hombre, perceptible en forma directa o mediante dispositivos mecánicos, ópticos, electrónicos u otros. Página 1 de 8 Elaboró

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Descripción bibliográfica.- Conjunto convencional de datos, establecidos a partir del examen del documento y destinados a dar una descripción única y precisa de tal documento, para lo cual se hace uso de normas establecidas internacionalmente para homogeneizar dicha actividad. Elementos catalográficos.- Registro que comprende 7 elementos descriptivos de documentos: 1. título, responsable del documento, 2. edición, 3.fecha y lugar de publicación. 4. descripción física. 5. serie o colección. 6. Notas 7. ISBN (identificador único) o número normalizado del documento. Ejemplar.- Cada uno de los documentos de igual formato y contenido por ser impresos en una misma edición o tirada. Encabezamiento de materia.- Palabra, nombre o frase utilizada convencionalmente para representar el contenido de una obra y servir de entrada en el catálogo para posibilitar su recuperación selectiva. Etiqueta.- Rotulo que se adhiere al lomo de libro con los datos de la signatura topográfica (código alfanumérico) utilizado para identificar al ejemplar. Etiqueta del registro.- Identifica los campos de formato MARC de un registro de longitud variable en la elaboración de fichas catalográficas. Fondo.- Conjunto de libros que posee una librería o una biblioteca Formato MARC.- Norma para crear registros legibles por computadora (Machine Readable Cataloging), Catalogación Legible por Máquina. Significa que una computadora puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico. Fuente principal de información.- Fuente de datos bibliográficos que se usa de preferencia para preparar una descripción bibliográfica. Indización.- Proceso el cuál se realiza en el programa SIABUC para actualizar el módulo de consulta de los últimos registros ingresados en el sistema para que el usuario pueda acceder a ellos. ISBN.- Siglas de Internacional Standard Book Number (Número internacional normalizado de libros), compuesto de 10 y 13 dígitos para identificar el título de un libro. Material bibliográfico.- Obra impresa, no periódica que puede ser de papel, pergamino, vitela u otro material, cosida, empastada o encuadernada que se reúne en volúmenes o tomos. En este apartado no se incluyen las tesis o proyectos de residencia. Número de adquisición.- Número progresivo que se asigna a cada volumen en el orden de su ingreso a la biblioteca. Procesos técnicos.- Conjunto de operaciones relacionados directamente con el registro, la descripción física, clasificación, y actualización de catálogos, ordenamiento de los documentos para posibilitar su disponibilidad en los estantes. Registro bibliográfico.- Conjunto de datos y elementos descriptivos de un documento. Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed. (RCA2).- Reglas de aplicación en la catalogación de documentos de bibliotecas, que establece el número, secuencia y formato de presentación de los elementos descriptivos. SIABUC XXI.- Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima. Software utilizado para la administración de bibliotecas, estructurado en varios módulos, versión 7. Signatura topográfica.- Conjunto de letras, números, caracteres especiales o su combinación, empleados para asignar un solo código de identificación y una sola ubicación a cada uno de los documentos. Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD).- Sistema de ordenación lógica del conocimiento utilizado en bibliotecas, que separa a este en diez divisiones, utilizando números arábigos 000 al 999 y cuando son necesarios más números se coloca un punto decimal. Volumen.- División física de una obra que representa una división intelectual. 7. Insumos: Para catalogar el material documental del Centro de Información (CI) se requiere: Reglas de catalogación angloamericanas 2ª ed. Ó actual. Sistema de Clasificación Decimal Dewey edición 21 ó actual. Página 2 de 8 Elaboró

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IT-TESE-05 Listas de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas 3ª. Edición ó actual. Documentos del área de biblioteconomía o bibliotecología que sirvan de apoyo. • Conociendo MARC bibliográfico, • Catalogación descriptiva por Mary Mortimer. • Interpretación catalográfica de los libros por Gloria Escamilla G: • Servicio de referencia. • Herramientas de apoyo a través de Internet. Diccionarios de la lengua española y diccionarios bilingües español / inglés u otro idioma. Para registro de datos: Software de automatización para bibliotecas SIABUC Manual de técnicas y soluciones de SIABUC. Consulta a bases de datos bibliográficas en discos compactos como: LIBRUNAM, CIBIMEX, Bancos Bibliográficos Latinoamericanos u otras Bases de datos de otras bibliotecas a través de Internet como: la Biblioteca Central de la Universidad Nacional Autónoma de México, Biblioteca de la Universidad de Guadalajara, la Biblioteca del Colegio de México, TESIUNAM, Catalogo Colectivo Bibliográfico, Acervo Bibliográfico de Información de Servicios del IPN, u otras. Libros de nueva adquisición. 8. Resultado: Acervo documental catalogado y clasificado Catalogo electrónico actualizado. Incremento en el número de documentos a disposición de los usuarios. 9. Interacción con otros procedimientos: Recepción, registro y proceso físico de libros adquiridos por compra IT-TESE-04. Recepción, registro y proceso físico de libros adquiridos por donación IT-TESE-06. 10. Políticas: Políticas Básicas para la Organización del Acervo Documental del Centro de Información del TESE (PBOADCI) • Asignar al material bibliográfico la clasificación del SCDD. • Los documentos como tesis, proyectos de residencia, CD-ROM y videocasetes se les asignará una clasificación local. • La descripción bibliográfica se registrara a un segundo nivel.

11. Desarrollo: No. Unidad Administrativa / Puesto 1. Técnico bibliotecario responsable de procesos técnicos (TBRPT) 2. 3.

4.

Actividad Recibe material documental del área de procesos físicos por medio de entrega de libros a procesos técnicos FO-TESE-CIN-04, verifica que estén todos los documentos y firma de recibido. Busca en el catálogo automatizado de SIABUC, para verificar si hay un registro similar al documento que se va a catalogar. Si se localiza el documento: Se procede a adicionar el ejemplar en el registro correspondiente del módulo de análisis de SIABUC de acuerdo a las PBOADCI. Envía a la actividad 14 del procedimiento. No se localiza el documento: Buscar en el material documental la fuente principal de información que utilizaremos para la descripción bibliográfica como: portada, cubierta, contraportada, material complementario, etc. Página 3 de 8

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IT-TESE-05 No. 5.

Unidad Administrativa / Puesto Técnico bibliotecario responsable de procesos técnicos

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Encargado de Turno

18. 19. 20. 21.

Técnico bibliotecario responsable de procesos técnicos Encargado de Turno Técnico bibliotecario responsable de procesos técnicos

22.

Actividad Crea un registro en el módulo de análisis de SIABUC y captura la descripción bibliográfica del documento de acuerdo a las RCA2 y PBOADCI. Asigna los encabezamientos de materia, utilizando la lista de encabezamientos para bibliotecas o los almacenados en la base de autoridades del programa SIABUC. Asigna la clasificación local o del SCDD, construye y captura la signatura topográfica de acuerdo a las PBOADCI, grabando registro. Revisa la signatura topográfica para evitar la duplicidad de estas dentro de la base de datos SIABUC. Si la signatura topográfica no esta repetida, pasa a la actividad 11. Si la signatura topográfica está repetida: Modifica de acuerdo a las PBOADCI, graba registro. Revisa el registro catalográfico elaborado. Si no hay errores pasa a la actividad 14. Si hay errores Corrige, la (s) etiqueta(s) variables del código MARC errónea(s) o campos fijos o números de adquisición. Imprime las etiquetas correspondientes a cada documento y adhiere en el lomo del libro, junto con el código de barras de acuerdo a las PBOADCI. Marca al material bibliográfico en el canto superior, junto al lomo y después de la franja gris, una franja verde. Elabora un Listado de libros que salen a circulación FO-TESE-CIN-03 y envía para su revisión y firma al Jefe de oficina/proyecto. Recibe el Listado de libros que salen a circulación FO-TESE-CIN-03 para su revisión y firma. Si encuentra errores. Señala las correcciones a realizar y comunica al TBRPT Corrige errores y envía a la actividad 17 del procedimiento. Si no encuentra errores. Firma de visto bueno el Listado de libros que salen a circulación FO-TESE-CIN-03 y entrega al TBRPT para archivar y envía los libros al área de circulación. Reorganiza e indica la base de datos SIABUC para la actualización del módulo de consulta semanalmente (sábado). Elabora reporte semanal FO-TESE-CIN-01 del avance de procesos de catalogación y clasificación dando por concluido el procedimiento.

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IT-TESE-05 12. Diagramación: Bibliotecario responsable Bibliotecario responsable de procesos técnicos

Jefe de oficina/proyecto Encargado de Turno

de procesos técnicos

Inicio 1 5 Recibe material documental de procesos físicos por medio de FO-TESE-CIN-04, verifica los documentos y firma de recibido.

Crea un registro en el módulo de análisis de SIABUC y captura la descripción bibliográfica del documento de acuerdo a las RCA2 y PBOADCI

2 6 Busca en el catálogo automatizado, para verificar si hay un registro similar al documento que se va a catalogar

Asigna los encabezamientos de materia, utilizando la lista de encabezamientos para bibliotecas o los almacenados en la base de autoridades del programa SIABUC

NO Se localizo?

7

SI 3

Se procede a adicionar el ejemplar en el registro correspondiente del módulo de análisis de SIABUC de acuerdo a las PBOADCI Envía a la actividad 14 del procedimiento

A 4

Asigna la clasificación local o del SCDD, construye y captura la signatura topográfica de acuerdo a las PBOADCI grabando registro

8

Revisa la signatura topográfica para evitar la duplicidad

Buscar en el material documental la fuente principal de información que utilizaremos para la descripción bibliográfica

B

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Bibliotecario responsable Bibliotecario responsable de procesos técnicos de procesos técnicos

Jefe de oficina/proyecto Encargado de Turno

B 12

SI

Signatura duplicada?

Si no hay errores pasa a la actividad 14

NO 9

13

Si la signatura topográfica no esta repetida, pasa a la actividad 11

Si hay errores Corrige, la (s) etiqueta(s) variables del código MARC errónea(s) o campos fijos o números de adquisición.

10 A Si la signatura topográfica está repetida: Modifica de acuerdo a las PBOADCI, graba registro

14

Imprime las etiquetas correspondientes a cada documento y adhiere en el lomo del libro, junto con el código de barras de acuerdo a las PBOADCI.

11 15 Revisa el registro catalográfico elaborado

Se encontraron errores?

Marca al material bibliográf ico en el canto superior, junto al lomo y después de la franja gris, una franja verde.

SI 16

NO Elabora un listado de los documentos (formato FOTESE-CIN-03) que es revisado y verificado de la realización del producto por el jefe de oficina/proyecto C

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Bibliotecario responsable Bibliotecario responsable de procesos técnicos de procesos técnicos

Jefe Encargado de oficina/proyecto de Turno C

17

Recibe formato FOTESE-CIN-03 para su revisión firma.

19 Se encontraron errores? Corrige errores y envía a la actividad 17 del procedimiento

NO

SI 18

Si encuentra errores. Señala las correcciones a realizar y comunica al TBRPT .

21

Reorganiza e indiza la base de datos SIABUC para la actualización del módulo de consulta semanalmente

20

Si no encuentra errores. Firma de visto bueno y entrega al TBRPT para archivar y envía los libros al área de circulación

22

Elabora reporte semanal FO-TESE-CIN-01 del avance de procesos de catalogación y clasificación dando por concluido el procedimiento .

Fin

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13. Medición: Indicador para medir la capacidad de respuesta: % De cumplimiento mensual de la meta de catalogación y clasificación del acervo

=

Número de documentos catalogados y clasificados en el mes

X 100

Número de documentos programados para ser catalogados y clasificados en el mes

Registro de evidencias. -Los procesos elaborados quedan registrados en el Reporte semanal FO-TESE-CIN-01. -Registros en la base de datos de la catalogación y clasificación realizada. -Listado de libros que salen a circulación FO-TESE-CIN-03 PRODUCTO NO CONFORME: 1.- Recibir libros que no cumplan con el proceso físico completo. 2.- Pasar al área de Circulación, libros que no tengan completo el proceso Técnico.

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