INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y SEGUROS.

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 1

1. OBSERVACIONES: La finalidad del presente instructivo es establecer el mecanismo para la implementación de la toma física de los inventarios de los bienes asignados y en uso, teniendo en cuenta las zonas comunes. 2. EXPLICACION DE LOS FORMATOS: 2.1 FORMATO 1: CONTROL DE INVENTARIO INDIVIDUAL Y ZONAS COMUNES (GL-ABMIS-PR-01-FR-01) IDENTIFICADOR

CAMPO

C6

FECHA

C7

IDENTIFICACION

A11

ITEM

B11

PLACA INVENTARIO

C11

CLASE DEL BIEN

D11

DESCRIPCION DEL BIEN

E11

MARCA

DESCRIPCION: Se registra la fecha del levantamiento del inventario indicando día, mes, y año Se digita el número de cedula sin puntos, automáticamente aparece el nombre del funcionario o contratista, cargo, vinculación, oficina, dependencia, código, grado. Estos datos se encuentran formulados. Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie 200.000 hasta 400.000 Ejemplo: 296764. Despliegue las opciones con la flecha que se encuentra en la parte derecha y seleccione la clase del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo:

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IDENTIFICADOR

CAMPO

F11

MODELO

G11

SERIE

H11

ESTADO

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 2

DESCRIPCION: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) –sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) –sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. Estado en se encuentra el bien, puede ser: Bueno: Es la condición del bien que está operando en forma normal y tiene mantenimiento permanente. Malo: Es la condición del bien que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles, cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad – irrecuperable costo muy alto. Seleccione con la flecha que se encuentra en la parte derecha si es Bueno o Malo.

I11

OBSERVACIONES FIRMA FUNCIONARIO Vo.Bo.JEFE INMEDIATO RESPONSABLE DEL CONTROL

NOTA: Si el bien, se encuentra en Estado Malo, obsoleto o inservible, relaciónelo en el formato F3 – REINTEGROS – y entregue el bien al funcionario responsable del Control de los Inventarios. Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir. Firma el funcionario responsable del cuidado y uso de los bienes asignados. Aval de la confirmación de los bienes asignados por el Jefe Inmediato o quien haga sus veces. Firma del funcionario responsable del control de los inventarios.

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IDENTIFICADOR

CAMPO

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 3

DESCRIPCION:

DE INVENTARIOS

SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o delegado para el control de los inventarios. ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios.

2.2 FORMATO 2: TRASLADO DE BIENES ENTRE FUNCIONARIOS (GL-ABMIS-PR-01-FR-02). IDENTIFICADOR

CAMPO

DESCRIPCION:

D5

FECHA

D6

CEDULA CIUDADANIA

DE

G6

CEDULA CIUDADANIA

DE

A12

ITEM

B12

PLACA INVENTARIO

C12

ELEMENTO

D12

DESCRIPCION DE ELEMENTOS

Se registra la fecha del traslado de los bienes del inventario indicando día, mes, y año Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista que entrega los bienes y automáticamente aparece el nombre del funcionario que entrega, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista que recibe los bienes y automáticamente aparece el nombre del funcionario que recibe, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie 200.000 hasta 400.000 Ejemplo: 296764. Registrar el nombre del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta

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IDENTIFICADOR

CAMPO

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 4

DESCRIPCION: información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) –sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) –sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc.

E12

MARCA

F13

MODELO

G12

SERIE

I12

OBSERVACIONES Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir.

FIRMA FUNCIONARIO QUE ENTREGA Vo.Bo.JEFE INMEDIATO

NOTA: ORIP: Cuando existan traslados de bienes entre oficinas, deben realizar la Orden de Egreso e Ingreso correspondiente, debidamente legalizadas. Firma el funcionario que entrega los bienes que tenía a cargo. Aval de la confirmación de los bienes entregados y recibidos a cabalidad. Lo debe firmar el Jefe Inmediato o quien haga sus veces. Firma el funcionario que recibe los bienes.

FIRMA FUNCIONARIO QUE RECIBE Firma del funcionario responsable del control RESPONSABLE DEL CONTROL de los inventarios. DE INVENTARIOS SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o

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IDENTIFICADOR

CAMPO

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 5

DESCRIPCION: delegado para el control de los inventarios. ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios.

2.3 FORMATO 3:

CONTROL DE REINTEGROS (GL-ABMIS-PR-01-FR-03).

IDENTIFICADOR

CAMPO

DESCRIPCION:

D5

FECHA

D6

CEDULA CIUDADANIA

A11

ITEM

B11

PLACA NUEVA

C11

ELEMENTO

D11

DESCRIPCION DE ELEMENTOS

E11

MOTIVO REINTEGRO

DE

DE

Se registra la fecha de Reintegro de los bienes del inventario indicando día, mes, y año Se digita el número de cedula sin puntos del funcionario o contratista que reintegra los bienes y automáticamente aparece el nombre del funcionario, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie 200.000 hasta 400.000 Ejemplo: 296764. Registrar el nombre del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. El motivo del reintegro se establece por: 1. No lo requiere 2. Mal estado. 3. Cambio del Bien

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IDENTIFICADOR

CAMPO

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 6

DESCRIPCION: Se selecciona o registra, el número del motivo de reintegro.

F11

MARCA

G11

MODELO

H11

SERIE

I11

VALOR

J11

CONCEPTO TECNICO

FIRMA FUNCIONARIO QUE REINTEGRA Vo.Bo.JEFE INMEDIATO

Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) –sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) –sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. Se registra el valor en pesos, de la adquisición del bien por: Orden de ingreso y egreso del almacén, compra por caja menor, contratación o donación o según como lo haya adquirido la entidad. (Documento Soporte). Este campo, se debe diligenciar para los equipos de cómputo que se encuentren en mal estado, obsoletos e inservibles, como: CPU, Monitor, Mouse, Teclado. En las ORIPS lo diligenciara en funcionario encargado o delegado del centro del cómputo y en el nivel central los funcionarios encargados o delegados de dar Soporte Técnico. Firma el funcionario que reintegra los bienes que tenía a su cargo. Aval de la confirmación de los bienes que fueron reintegrados. Lo debe firmar el Jefe Inmediato o quien haga sus veces.

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IDENTIFICADOR

CAMPO

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 7

DESCRIPCION:

Firma del funcionario responsable del control RESPONSABLE DEL CONTROL de los inventarios. DE INVENTARIOS SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o delegado para el control de los inventarios.

AUTORIZACION DE SALIDA

ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios. Aval de la confirmación de los bienes reintegrados al Grupo ABMIS de la SNR. Lo debe firmar el Jefe Inmediato o quien haga sus veces. NOTA: Una vez que se retiren los bienes de la base de datos de la Oficina de origen, se debe diligenciar el formato Control de Bienes Inservibles – Obsoletos GL-ABMIS-PR-01-FR06. Firma el funcionario encargado o delegado del Grupo ABMIS de la SNR.

RECIBO ALMACEN

2.4 FORMATO 4: CONCEPTO TECNICO GL-ABMIS-PR-01-FR-04 IDENTIFICADOR

CAMPO

DESCRIPCION:

CEDULA CIUDADANIA

DE Se digita el número de cedula sin puntos del

DE

A13

FECHA REVISION TECNICA ITEM

B13

PLACA

C13

DESCRIPCION

D6

D11

funcionario o contratista, automáticamente aparece el nombre del funcionario a cargo del bien, dependencia / oficina, cargo, código y grado. Estos datos se encuentran formulados. Se registra la fecha de la Revisión Técnica, para el Reintegro de los bienes inservibles, obsoletos, indicando día, mes, y año. Número consecutivo de los bienes que se van relacionando. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie 200.000 hasta 400.000 Ejemplo: 296764. Registre la descripción de las características

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IDENTIFICADOR

CAMPO

D13

MARCA

E13

MODELO

F13

SERIE

G13

CONVENCIONES

H13

OBSERVACIONES DEL CONCEPTO NOMBRE Y FIRMA DEL TECNICO AUTORIZADO PARA EXPEDIR EL CONCEPTO RESPONSABLE DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 8

DESCRIPCION: individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB. Registre la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo L30U). Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Seleccione el estado por el cual ha sido dado como inservible u obsoleto el bien, como: (A) Se encuentra en estado de Obsolescencia Tecnológica para la entidad. (B) Se encuentra en estado inservible para dar de baja. (C) Se encuentra en estado funcionalmente bueno se sugiere la permanencia del mismo. (D) Se encuentra averiado, debe ser reparado y/o actualizado. Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir. Nombre y Firma el funcionario encargado o delegado del centro de cómputo de las ORIPS, y en el Nivel Central del funcionario encargado o delegado de dar soporte técnico a las dependencias de la SNR.

Firma del funcionario responsable del control de los inventarios. SNR - Grupo ABMIS: Funcionario encargo o delegado para el control de los inventarios. ORIPS: Funcionario encargado o delegado de los inventarios.

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Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 9

2.5 FORMATO 5: CONSOLIDADO GENERAL DE INVENTARIO GL-ABMIS-PR-01-FR-05 IDENTIFICADOR

CAMPO

DESCRIPCION:

F3

DEPENDENCIA / OFICINA

Se registra la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado general de inventario.

F4

FUNCIONARIO RESPONSABLE

N4

CARGO

F5

FUNCIONARIO ENCARGADO

N5

CARGO

D11

FECHA

CASILLA 1

ITEM

Se registra el nombre del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado. Se registra el cargo del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado Se registra el nombre del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios. Se registra el cargo del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios Se registra la fecha de la Consolidación General del Inventario, indicando día, mes, y año. Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando.

CASILLA 2

IDENTIFICACION

Registrar el número de la cedula de ciudadanía del funcionario que tiene a cargo el bien.

CASILLA 3

FUNCIONARIO A CARGO DEPENDENCIA

Digitar el nombre y apellidos completos del funcionario que tiene a cargo los bienes.

CASILLA 4

CASILLA 5

CLASE DE VINCULACION

CASILLA 6

PLACA INVENTARIO

Registrar la dependencia en donde se encuentra y ubicado el funcionario. Ejemplo: Jurídica, Almacén, Despacho, Mesa de Control, Calificación, Zonas Comunes, Ventanilla, Administrativa, Financiera, etc. Registrar la vinculación del funcionario. Ejemplo: Planta, Provisional, Contratista. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie 200.000 hasta 400.000 Ejemplo: 296764.

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y SEGUROS. CASILLA 7

CLASE DE BIEN

CASILLA 8

DESCRIPCION DEL BIEN

CASILLA 9

MARCA

CASILLA 10

MODELO

CASILLA 11

SERIE

CASILLA 12

ESTADO BIEN

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 10

Despliegue las opciones con la flecha que se encuentra en la parte derecha y seleccione la clase del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) –sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Modelo L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) –sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. Estado en se encuentra el bien, puede ser: Bueno: Es la condición del bien que está operando en forma normal y tiene mantenimiento permanente. Malo: Es la condición del bien que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles, cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad – irrecuperable costo muy alto. Seleccione con la flecha que se encuentra en la parte derecha si es Bueno o Malo.

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y SEGUROS.

CASILLA 13

CLASE DEL BIEN

CASILLA 14

ORIGEN

CASILLA 15

NUMERO ORDEN DE INGRESO FECHA ORDEN INGRESO ALMACEN NUMERO ORDEN DE EGRESO

CASILLA 16

CASILLA 17 CASILLA 18

CASILLA 19

FECHA DE ACTIVACION Orden de Egreso (cuando sale al servicio el bien) COSTO HISTORICO

CASILLA 20

CODIGO CONTABLE

CASILLA 21

ORIP

CASILLA 22

DEPARTAMENTO

CASILLA 23

OBSERVACION

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 11

NOTA: Si el bien, se encuentra en Estado Malo, obsoleto o inservible, relaciónelo en el formato F6 – Control de Bienes INSERVIBLES – OBSOLETOS. Registrar el bien así: C.C.(Consumo Controlado) D (Devolutivo). Los bienes de consumo controlado son aquellos cuyo valor de adquisición es menor a ½ SMLV de cada año. Registrar: SNR ORIP Registrar el número de la Orden de Ingreso del bien que se recibe. Registrar la fecha de la Orden de Ingreso del almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA).

Registrar el valor unitario de la Orden de Ingreso del bien en el momento de la compra incluido el IVA, o buscar el Ingreso del Almacén para su valor. Si el elemento es de Consumo Controlado su valor es cero (0). Digitar el código contable en el cual se encuentra clasificado el bien. En caso de no tener el código, solicitar apoyo al área Contable de cada círculo Registral o del Nivel Central. Fuente Plan Único de Cuentas. Registrar la Oficina de Registro: a la cual pertenece el bien. Ejemplo: Manizales, Cali; Valledupar, Bogotá Sur; etc. Digitar el nombre del Departamento de su Oficina. Ejemplo, Cundinamarca, Valle, Amazonas, Antioquia, Caldas, etc. Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir.

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Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 12

2.6 FORMATO 6: CONTROL DE BIENES INSERVIBLES - OBSOLETOS GL-ABMIS-PR-01-FR-06

IDENTIFICADOR

CAMPO

DESCRIPCION:

F3

DEPENDENCIA / OFICINA

Se registra la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado general de inventario.

F4

FUNCIONARIO RESPONSABLE

N4

CARGO

F5

FUNCIONARIO ENCARGADO

N5

CARGO

D11

FECHA

CASILLA 1

ITEM

Se registra el nombre del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado. Se registra el cargo del Jefe Inmediato de la dependencia u oficina a la cual pertenece el consolidado Se registra el nombre del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios. Se registra el cargo del funcionario encargado o delegado del Control de los Inventarios Se registra la fecha de la Consolidación General del Inventario, indicando día, mes, y año. Numero consecutivo de los bienes que se van relacionando.

CASILLA 2

IDENTIFICACION

Registrar el número de la cedula de ciudadanía del funcionario que tiene a cargo el bien.

CASILLA 3

FUNCIONARIO A CARGO DEPENDENCIA

Digitar el nombre y apellidos completos del funcionario que tiene a cargo los bienes.

CASILLA 4

CASILLA 5

CLASE DE VINCULACION

CASILLA 6

PLACA INVENTARIO

Registrar la dependencia en donde se encuentra y ubicado el funcionario. Ejemplo: Jurídica, Almacén, Despacho, Mesa de Control, Calificación, Zonas Comunes, Ventanilla, Administrativa, Financiera, etc. Registrar la vinculación del funcionario. Ejemplo: Planta, Provisional, Contratista. Se digita el número de la PLACA DE INVENTARIO compuesto por Seis (6) dígitos, que corresponde al adhesivo con código de barras (nuevo) y que inicia con la serie 200.000 hasta 400.000 Ejemplo: 296764.

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y SEGUROS. CASILLA 7

CLASE DE BIEN

CASILLA 8

DESCRIPCION DEL BIEN

CASILLA 9

MARCA

CASILLA 10

MODELO

CASILLA 11

SERIE

CASILLA 12

ESTADO BIEN

CASILLA 13

CLASE DEL BIEN

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 13

Despliegue las opciones con la flecha que se encuentra en la parte derecha y seleccione la clase del bien. Ejemplo. Impresora, CPU, Monitor, Silla, etc. Registre la descripción de las características individuales de cada bien. Ejemplo 1: Para los equipo de cómputo debe digitar: CPU Hewlett Packard 600 PRO 2 MB con Puertos USB, Tarjeta de Video; Ejemplo 2: Monitor HP LCD pantalla Plana de 17" con puertos USB; Ejemplo 3: Escritorio de madera color caoba, rectangular, medidas 60 x 40; Ejemplo 4: Silla de cuero, cordobán negro, con brazos, reclinable, de astas, con rodachinas, etc. Esta información la encuentra en la orden de egreso de la cual se debe transcribir literalmente. Se registra la marca que trae el elemento de fábrica, sin abreviaciones. Ejemplo: Panasonic, Hewlett Packard; Acer, DELL, etc. Para los elementos que no tienen marca de fábrica, coloque (S/M) –sin marca- como es el caso para los muebles, sillas, bibliotecas, mesas, escritorios, etc. Registre el modelo dado por el fabricante que puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito o letra, como por ejemplo: Teclado (Model L30U). Para los elementos que no tengan modelo utilice la sigla (S/M) –sin modelo-, por ejemplo para muebles, sillas, escritorio, etc. Registre el código de la serie dado por la casa matriz del producto, puede ser alfanumérico sin omitir ningún digito ni letra. EJEMPLO: CPU (Serie BAUDUOHVBY76N8). Para los elementos que no tengan serie utilice la sigla (S/S) -sin serie-, como por ejemplo para: muebles, sillas, etc. Estado en que se encuentra el bien. Malo: Es la condición del bien que no recibe mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles, cuyo deterioro técnico y físico hace presumir su inoperatividad – irrecuperable, costo muy alto. Seleccione con la flecha que se encuentra en la parte derecha Malo. Registrar el bien así: C.C.(Consumo Controlado) D (Devolutivo). Los bienes de consumo controlado son

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CASILLA 14

ORIGEN

CASILLA 15

NUMERO ORDEN DE INGRESO FECHA ORDEN INGRESO ALMACEN NUMERO ORDEN DE EGRESO

CASILLA 16

CASILLA 17 CASILLA 18

CASILLA 19

FECHA DE ACTIVACION Orden de Egreso (cuando sale al servicio el bien) COSTO HISTORICO

CASILLA 20

CODIGO CONTABLE

CASILLA 21

ORIP

CASILLA 22

DEPARTAMENTO

CASILLA 23

OBSERVACION

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 14

aquellos cuyo valor de adquisición es menor a ½ SMLV de cada año. Registrar: SNR ORIP Registrar el número de la Orden de Ingreso del bien que se recibe. Registrar la fecha de la Orden de Ingreso del almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA). Registrar la fecha cuando sale en uso el bien, de acuerdo a la orden de Egreso del Almacén, indicando (DD/MMM/AA).

Registrar el valor unitario de la Orden de Ingreso del bien en el momento de la compra incluido el IVA, o buscar el Ingreso del Almacén para su valor. Si el elemento es de Consumo Controlado su valor es cero (0). Digitar el código contable en el cual se encuentra clasificado el bien. En caso de no tener el código, solicitar apoyo al área Contable de cada círculo Registral o del Nivel Central. Fuente Plan Único de Cuentas. Registrar la Oficina de Registro: a la cual pertenece el bien. Ejemplo: Manizales, Cali; Valledupar, Bogotá Sur; etc. Digitar el nombre del Departamento de su Oficina. Ejemplo, Cundinamarca, Valle, Amazonas, Antioquia, Caldas, etc. Relacione la información adicional que no se encuentre o que considere se deba incluir.

NOTA: Los formatos se deben remitir al Grupo Administración de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros vía e-mail o por correo certificado.

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Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 15

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:    



Resolución 0379 de 2012 Ley 734 de 2002, articulo 34 Código Único Disciplinario. Resolución 8631 del 17 de septiembre de 2012 Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 El Plan General de la Contabilidad Pública

3. NOTAS DE CAMBIO:

VERSIÓN:

FECHA DE CREACION DELFORMATO:

NATURALEZA DEL CAMBIO:

4. ANEXOS: Formatos. CODIGO: GL-ABMIS-PR-01-FR-01 GL-ABMIS-PR-01-FR-02 GL-ABMIS-PR-01-FR-03 GL-ABMIS-PR-01-FR-04 GL-ABMIS-PR-01-FR-05 GL-ABMIS-PR-01-FR-06

NOMBRE: Control Inventario Individual y Zonas Comunes Traslado de Bienes entre funcionarios Control de Reintegros Concepto Técnico, Consolidado General de Inventario Control de Bienes Inservibles y obsoletos

Elaboró: Revisó: Aprobó: Julio Cesar Pedraza Daniel Alberto Castillo Roa Camacho Coordinador Grupo Juan Carlos Torres Rodríguez Martha Isabel Navarrete Administración de Bienes Coordinador Grupo MECI - CALIDAD Jején Muebles e Inmuebles y Grupo Administración de Seguros Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros. Juan Carlos Torres Rodríguez Heyner Carrillo Romero Coordinador Grupo MECI Grupo MECI - Calidad CALIDAD Fecha: Septiembre 5 de 2013

Fecha: Septiembre 9 de 2013

Fecha: Septiembre 9 de 2013

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y SEGUROS.

Código: GLABMIS-PR-01IS-01 Versión: 1 Página: 16