INTRODUCCIÓN

Guía de archivos históricos de la ciudad de Chihuahua M.C MÓNICA VILLEGAS

Uno de los grandes obstáculos para la investigación científica, sobre todo en las Ciencias Sociales, ha sido el acceso a las fuentes primarias, casi siempre alojadas en acervos documentales en archivos históricos; la distancia y el tiempo que físicamente separan al investigador de los acervos históricos hacen costoso y tardado el proceso de la investigación, sobre todo en nuestro país en donde las célebres tres palabras con las que se resuelven los problemas administrativos “no hay recursos” se aplican también a los procesos de investigación. Sin embargo, no todo está perdido. En la actualidad son utilizadas las tecnologías de información y comunicación como herramientas para facilitar el acceso a la información para un gran número de usuarios Reflexionando lo anterior, es necesario apelar a la buena voluntad de las personas que estamos ocupadas cotidianamente en el quehacer “archivístico” mentalizar que en la era de la información el documento generado de la investigación toma más relevancia si se comparte y se genera también en formato electrónico, aumentando así las posibilidades de aquellos que estén interesados en acceder a este tipo de información. Un investigador riguroso sabe que el primer acercamiento a la temática a desarrollar es un paso que consume tiempo, pues debemos en primer instancia ubicar los archivos, localizar los acervos, conocer los cohortes históricos que maneja, el tipo de información que ofrece e idealmente el nivel de organización, así como también los servicios que ofrece, los requisitos para el acceso a la documentación, etc. Con este modesto trabajo se pretende facilitar a los interesados este primer acercamiento aportando los datos de ubicación, contenido, servicios y requisitos que se ofrecen en los diferentes archivos de la ciudad de Chihuahua por principio y como tarea extenderlo poco a poco a los demás municipios del estado hasta completar una guía completa de todos los archivos históricos municipales del estado de Chihuahua. Los archivos históricos: fuente primaria para la investigación ¿Qué es una fuente primaria? Podemos considerar como fuente primaria a todo aquel elemento que nos proporciona datos acerca de un objeto de estudio determinado que por ser “original” nos permite reconocer los rasgos característicos o reconstruir la historia del objeto en cuestión.

En las Ciencias Sociales tomamos como fuente primaria los acervos documentales o fuente documental que contengan material de primera mano relativo al fenómeno que se pretende investigar. En el caso de la historiografía, lo que en su tiempo ha servido como instrumento para construir la historia. Ejemplo: Todos los actos registrados ante un notario, testamentos, escrituras denuncios etc. De los cuales se deriva un documento cualesquiera y que forma parte de la vida cotidiana en una época determinada, luego de un tiempo dejarán de ser vigentes y pasaran a formar parte de un acervo documental considerado histórico, por tanto será una fuente primaria. Puede ser fuente primaria un trabajo creado por algún testigo presencial o protagonista e un evento histórico en el que éstos son descritos, pero también pueden incluirse objetos físicos (como monedas), artículos periodísticos, cartas o entrevistas orales a personajes que fungen como testigos de un hecho determinado. Lo que distingue una fuente primaria de una fuente secundaria es mas el cómo se ha usado más que el contenido. Una fuente secundaria es generalmente una descripción histórica construida a partir de fuentes primarias, lo que significa que ha sido “interpretada” aun cuando el análisis haya sido rigurosamente científico (lo que conocemos comúnmente como refrito). Hubo épocas que esta forma de trabajo fue muy popular, debido al poco acceso que se tenía a las fuentes originales, los acervos documentales históricos no siempre fueron accesibles; es hasta hace relativamente poco tiempo los archivos históricos fueron abiertos al publico. Afortunadamente los tiempos han cambiado y los científicos sociales modernos preferimos recurrir a las fuentes primarias, si están disponibles, así como buscar nuevas. Estas fuentes, sean precisas o no, ofrecen nueva información en las diversas cuestiones históricas y la mayor parte de la historia moderna gira en torno al uso preponderante de de archivos con el fin de encontrar fuentes primarias útiles. Un trabajo de historia no tiene muchas posibilidades de ser tomado en serio si solo cita fuentes secundarias, al no indicar si se ha introducido investigación original.

Archivos históricos: un vistazo a través de sus conceptos En diversas ocasiones hemos tratado diferentes aspectos de los archivos históricos; de su importancia en el resguardo de la herencia cultural, de los aportes para el estudio de la historia regional; pero hasta ahora hemos dejado de lado a los documentos, principales actores en la conformación de un archivo, por lo que, hoy vamos hablar de archivos desde la perspectiva de los documentos. Los documentos tienen una serie de interpretaciones adicionales a las que contiene por si mismo en su texto (que es generalmente a lo que le damos mayor importancia), tipo de papel, sellos, tintas, tipos de letras, nos permiten obtener información extra a la que el texto por sí mismo nos esta brindando; pero no solo esto nos permite recabar información, también su ubicación en uno u otro archivo (de tramite, concentración, o histórico) nos da elementos para enriquecer el conocimiento de la temática que en su momento estemos analizando. La organización de los archivos en un principio se realizó tomando como eje el año en que fueron producidos los documentos, sin embargo, esto no funcionaba, por que no reflejaba correctamente la información. Así, la organización archivística evoluciona y es el principio de procedencia el parámetro que se considera hasta la actualidad el mas adecuado para la clasificación documental; pues en el mismo se establece que los documentos producidos por una Institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, pues debe responder a la organización y competencias de la unidad productora cualquiera que esta sea. La clasificación mediante el principio de procedencia permite ensanchar el espectro de información que los documentos en sí contienen, pues nos da referencia del sistema político, social, económico o cultural que lo genera. Este principio es la base de la clasificación ideal propuesta para la organización de archivos históricos en fondos, series, secciones en tendiendo por: FONDO.- “Conjunto de documentos cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona en particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.” 1 Entendiendo por ejercicio un periodo de tiempo determinado donde las estructuras que lo componen no varían ejemplo: Fondo Colonial. SECCIÓN.- “La subdivisión del fondo que contienen un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron, o cuando no sea posible, la agrupación de documentos por criterios geográficos, cronológicos, funcionales o similares. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subgrupo puede tener tantos subgrupos subordinados como sean necesarios, 1

Diccionario de terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura; Dirección General de Archivos Estatales, 1993, colección Normas técnicas de la Dirección de Archivos Estatales.

para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña” 2 . SERIE.- “Documentos organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad por que son el resultado de la misma gestión o procedimientos, o de la misma actividad que tienen una misma topología, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación recepción o utilización” 3 . Esta primera parte en la clasificación permite al investigador o usuario del archivo tener una idea concreta no solo del contenido del documento sino también la organización de la época. La otra parte de la clasificación documental, es la que ubica el documento topográficamente en número de caja y número de expediente; los números de caja y expediente son determinados por fondo, sección y serie, a partir de una indización de cada documento, la cual determina la cantidad de cajas y el acomodo de expedientes dentro de las mismas. Esta segunda parte de la clasificación facilita al investigador o usuario tener acceso fácilmente a la información, pues mediante este procedimiento se elaboran índices, guías y catálogos. ÍNDICE.- “Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímico, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. De acuerdo a los encabezamientos va ordenado alfabética o numéricamente” 4 . GUÍA.- “Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales” 5 . CATÁLOGO.- “Instrumento de referencia en el que, con finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.” 6 Presentar en este espacio los conceptos del modelo de organización de archivos históricos, para algunos podrá resultar ocioso y hasta un tanto aburrido; Sin embargo, uno de los principales problemas que se presentan en el manejo de la información de este tipo de fuentes es, precisamente, el 2

Diccionario de terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura; Dirección General de Archivos Estatales, 1993, colección Normas técnicas de la Dirección de Archivos Estatales.

3

Ibidem.

4

Ibidem

5

Ibidem.

6

Ibidem

“desconocimiento de los principios y técnicas utilizadas en la organización y validación y de los acervos documentales“ 7 . De la correcta interpretación de los conceptos propios de la archivística depende la exacta evaluación del peso histórico de la documentación valorada, la creencia popular de que cualquier papel viejo es histórico, es errónea, el documento para considerarse histórico debe de tener una serie de aspectos que le permitan ser calificado de esta manera, los cuales se refieren a la valoración documental (tipo, atributos, función y ciclo vital) lo que ha sido determinado legalmente en los Lineamientos Generales para la Organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal, y seguida en los mismos términos por la Entidades Estatales y Municipales definiendo a: ARCHIVO.- Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. ARCHIVO HISTÓRICO.- Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. VALOR DOCUMENTAL.- Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). DOCUMENTO DE ARCHIVO.- Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA.- Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. El conocimiento de los términos correctos en cualquier materia, permite a los usuarios uniformar criterios en la elaboración de trabajos sencillos o investigaciones profundas, y tener la convicción de que se está trabajando con “fuentes primarias de investigación”.

7

Liliana Rascón Sigala, Un modelo de Organización Archivística. Manuscrito no publicado, UACH.