Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

TELECOMUNICACIONES DE MÉXICO

MEMORIA DOCUMENTAL

Inventario y Traslado de Efectivo (Noviembre de 2012)

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

0

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

INVENTARIO Y TRASLADO DE EFECTIVO

PRESENTACIÓN

Durante el periodo diciembre 2006 a agosto de 2012, Telecomm ha operado más de 480 mil millones de pesos a través de su red de pagos en zonas rurales y populares urbanas, que cuenta con más de 1,600 oficinas telegráficas y más de cinco mil setecientos puntos temporales de pago. El Organismo ha contratado traslados de dinero que implicaron recorridos de más de 9 millones de kilómetros para distribuir los recursos económicos a 4.3 millones de beneficiarios de los programas sociales del gobierno federal. La organización de los operativos para el inventario y traslado de efectivo, se efectúa con base en las necesidades de disposición de efectivo en la red de puntos de pago. En este contexto, se presenta la Memoria Documental denominada Inventario y Traslado de Efectivo, que describe los hechos y estrategias implantadas, para atender a un amplio abanico de requerimientos para la concentración y distribución de los fondos de terceros. Lo anterior conforme a lo establecido en el Acuerdo para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública Federal 2006-2012, en los Lineamientos para la Formulación del Informe de Rendición de Cuentas de la Administración Pública Federal 2006-2012, así como para la Elaboración e Integración de los Libros Blancos y Memorias Documentales, se ha considerado conveniente dejar constancia documental de las actividades y resultados alcanzados en la presente administración respecto del inventario y traslado de efectivo.

Noviembre de 2012

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

1

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

1.- PRESENTACIÓN. a. Nombre del Programa / Proyecto “Inventario y Traslado de Efectivo”

b. Objetivo de la Memoria Documental Dejar constancia de las acciones efectuadas en el periodo diciembre de 2006 a agosto de 2012, para el control del proceso de inventario y traslado de efectivo y de las conciliaciones internas; así como, de la optimización de la disponibilidad del flujo de efectivo en los puntos de venta de Telecomunicaciones de México (TELECOMM) que provienen de una movilización monetaria por la prestación de servicios de giro telegráfico: nacional e internacional, distribución y pago de Programas Sociales del Gobierno Federal, por las transacciones bancarias (corresponsalías bancarias) y por la cobranza por cuenta de terceros.

c. Ubicación Geográfica TELECOMM cuenta con una red de 1,605 oficinas telegráficas ubicadas en 1,106 municipios y delegaciones en el país. Más de la mitad de las oficinas telegráficas (52.0%) están en localidades de menos de 15 mil habitantes. Además, habilita 5,726 puntos de pago temporales, donde se efectúa la distribución y pago de los recursos económicos a los beneficiarios de los programas sociales que viven en localidades rurales. Distribución de las oficinas telegráficas por Entidad Federativa:

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

2

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

No.

# O.T.

No.

01

Aguascalientes

Es tado de la Re pública

17

17

Morelos

33

02

Baja Calif ornia

31

18

Nayarit

45

03

Baja Calif ornia Sur

28

19

Nuevo León

04

Campeche

20

20

Oaxaca

05

Coahuila de Zaragoza

48

21

Puebla

58

06

Colima

21

22

Querétaro Arteaga

21

07

Chiapas

63

23

Quintana Roo

23

08

Chihuahua

44

24

San Luis Potosí

39

09

Distrito Federal

88

25

Sinaloa

67

10

Durango

45

26

Sonora

68

11

Guanajuato

62

27

Tabasco

33

12

Guerrero

63

28

Tamaulipas

50

13

Hidalgo

42

29

Tlaxcala

14

Jalisco

104

30

Veracruz de Ignacio de la Llave

15

México

87

31

Yucatán

16

Michoacán de Ocampo

67

32

Zacatecas

Fue nte :

Es tado de la Re pública

# O.T.

39 121

12 104 31 31

Total Oficinas Te le gráficas

1,605

+ Puntos de Pago Te m porale s

5,726

I nformación proporcionada por l a Gerencia de Procedimientos de Operación de l a Dirección de Operación de l a Re d de Oficinas

d. Periodo que se reporta 1 de diciembre de 2006 al 31 de agosto de 2012. e. Entidades Externas y Unidades Administrativas, participantes: Dependencias y Entidades Públicas: Secretaría de Desarrollo Social (SEDESOL)  Coordinadora del Programa Humano de Desarrollo “Oportunidades” 

Programa 70 y más (Adultos Mayores)



Depósito con tarjeta



Jóvenes con Oportunidades



Actividad Determina los padrones de beneficiarios, establece los calendarios de pagos, los itinerarios.

Apoyo Alimentario en Zonas de Atención Prioritaria

 Banco del Ahorro Nacional Y Servicios Financieros (Bansefi) Secretaría de Gobernación-Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos (Banobras) Instituto Mexicano del Seguro Social

Liquidador único (a partir del 3er. Trimestre de 2011) del programa social “Oportunidades” Fondo de Apoyo Social para Ex-trabajadores Migratorios Mexicanos (concluye en 2012) Apoyos Económicos a Voluntarios de Salud y

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

3

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Instituto Nacional de Educación para Adultos (INEA) y Consejo Nacional de Fomento Educativo (CONAFE)

Parteras Voluntarias Rurales INEA.- Pago a asesores solidarios que participan en programas de educación básica. CONAFE.- Apoyos a niño y jóvenes de las localidades con mayor rezago social y educativo a fin de que terminen su educación básica

TELECOMM Unidad Administrativa Dirección de Operación de la Red de Oficinas

Actividad Recibe y concentra efectivo derivado de la Operación de las Oficinas Telegráficas. Prepara las brigadas y logística en campo

Gerencias Regionales y Estatales

Verifica la entrega de recursos. Contrata el traslado de valores. Realiza traslado de efectivo con personal propio.

Dirección Técnica de Informática y Servicios Financieros Básicos

Da soporte y seguridad lógica a las transacciones a través de la operación del Sistema Giros Telegráficos (SIGITEL)

Dirección de Finanzas y Administración Dirección de la Unidad Estratégica de Inteligencia

f.

Ordena la dispersión y concentración del efectivo para la operación de las oficinas telegráficas. Supervisa la entrega y conciliación Diseña y aplica políticas de seguridad física de los servidores públicos involucrados, así como de los recursos económicos trasladados por conducto personal.

Importancia e Impacto del Proyecto

Importancia del Proyecto: TELECOMM tiene la capacidad jurídica para proporcionar el pago de los beneficios económicos de los programas sociales a cargo de los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal, de conformidad con el artículo 7 del Reglamento del Servicio de Giros Telegráficos (D.O.F: 28 de noviembre de 2006 anexo); y, con base en las Reformas y adiciones a su Decreto de Creación (D.O.F: 14 de abril de 2011 anexo). TELECOMM ha dado cumplimiento al mandato del Ejecutivo Federal en materia de la entrega de los beneficios económicos de los programas sociales, que tienen un gran impacto social a la población en situación de pobreza y pobreza extrema. Durante el periodo diciembre 2006-Agosto de 2012, TELECOMM ha operado y transferido en efectivo, recursos de terceros por más de 480 mil millones de pesos, a través de la red de 7,331 oficinas telegráficas y puntos temporales de pago. Las operaciones efectuadas son de realización inmediata y la entrega de los recursos Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

4

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

económicos (principalmente en efectivo), lo efectúa por personal del Organismo, quienes acuden principalmente a zonas rurales del país. La organización de los operativos, se efectúan con base en los padrones de beneficiarios, rutas y periodos solicitados por las dependencias y entidades responsables de los programas. El servicio que presta TELECOMM cubre a 3.8 millones de beneficiarios. Impacto del Proyecto: TELECOMM organiza brigadas de trabajadores de las Entidades, así como, la logística para la recepción, distribución del dinero en gerencias estatales, y oficinas telegráficas y puntos temporales de pago, en todo el país; Asimismo, elabora los controles como: vigilancia, custodia, entrega y conciliación de los recursos monetarios. El traslado del dinero se hace mediante empresas trasladadoras de valores y con personal propio. El Organismo aporta los viáticos y pasajes de los trabajadores que acuden a los puntos temporales, el resguardo del dinero en caso de siniestro, la seguridad y vigilancia de las entregas de dinero, los vehículos, el control de los operativos, la entrega de los recursos a cada beneficiario, el levantamiento de las constancias, el registro de los pagos, saldos y comprobación de la entrega de los recursos, los controles administrativos y operativos; todos, son responsabilidad de TELECOMM. Ello ha tenido un fuerte impacto en el modelo organizacional de TELECOMM, tanto al nivel de las unidades operativas (centrales y estatales), como administrativas y de seguridad. Se ha tenido que hacer más eficiente, seguro y transparente la distribución, pago y comprobación de los pagos a beneficiarios. Durante el periodo analizado, TELECOMM enfrentó incrementos en sus gastos de operación, modificó su estructura organizacional, creó un grupo de trabajo especializado para dar seguimiento a la operación, saldos y controles de los flujos de efectivo en cada oficina telegráfica, modificó los métodos para el control de los procedimientos, los sistemas de cómputo y administración para el manejo de recursos de terceros; y atendió las observaciones y recomendaciones de los órganos de vigilancia y control, para hacer más eficiente y transparente el servicio de pagos de los programas sociales Federales y estatales.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

5

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Considerando que el año 2011 fue un ejercicio representativo cuyo análisis resulta relevante, a continuación se menciona lo siguiente: En 2011 los ingresos generados por la prestación de servicios de distribución y pago de los programas sociales durante el período enero – agosto, representaron para el Organismo el 41.2% (440.9 millones de pesos) del total de ingresos propios que (ascienden a 1,071.4 millones de pesos). Cabe señalar, que dicho ingreso representa aproximadamente el 1.5% del total de los recursos distribuidos de los mencionados programas. Al cierre 2011, el ingreso fue de 652.0 millones de pesos equivalente a un 41% del total de ingresos que ascendieron a 1,591.7 millones de pesos. Durante el ejercicio de 2011, La distribución y entrega de los servicios representa un gasto de operación anual de 2,148’418.2 miles de pesos (68% por servicios personales, 2% en materiales y suministros y 29% en servicios generales). Fuente: Oficio No. 6101.-816 de fecha 8 de octubre de 2012, signado por el Enc. de la Gerencia de Presupuesto A partir del último tercio de 2011, el Gobierno Federal designó al Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros (Bansefi) como el único liquidador para la distribución de los recursos de los programas sociales; así como también, tomó la decisión de “tarjetizar” a los beneficiarios de los programas, lo que modificó el modelo de entrega de recursos en efectivo e impactó el modelo de operación impacto el modelo de operación en la entrega de apoyos monetarios a los beneficiarios. TELECOMM debe mantener un flujo de efectivo de al menos 300 millones de pesos, para la operación diaria en las 1,605 oficinas telegráficas; así mismo, debe concentrar los fondos remanentes, para solventar los compromisos institucionales. Ello ejerce presiones sobre la disponibilidad de recursos económicos y la operación de los servicios de ventanilla. Por ello, se han desarrollado dos grandes áreas de actividades: a) un conjunto de procedimientos internos para la optimización en el manejo del efectivo y b) la gestión de un capital de trabajo.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

6

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

i. Procedimientos internos Para poder brindar un servicio de calidad en la ventanilla se requiere: •

Contar con el efectivo suficiente para cubrir la demanda en cada oficina telegráfica.

•

Disponer de fondos suficientes en las cuentas bancarias de Tesorería para realizar la distribución de los recursos.

Durante el período de 2007 a 2011 el promedio anual de recurso de terceros que TELECOMM administró fue de 84 mil millones de pesos. Concepto

2006

Cantidad Situada

2007

6,467.1

67,367.3

2008 97,460.9

2009 89,290.2

2010 81,177.4

2011 87,137.1

2012 52,742.9

Fuente: Información obtenida del SEROFA

Con el fin de trasladar la masa monetaria, y estar en condiciones de cumplir con los compromisos de TELECOMM, relativos a la operación de los Programas Sociales del Gobierno Federal, así como de los servicios financieros básicos, se han requerido transportar de una manera segura y eficiente los valores en efectivo, a través de dos modalidades: traslado con personal propio y a través de la contratación de los servicios de empresas especializadas en traslado de valores. A continuación se muestra el comportamiento del monto trasladado por personal propio y por ETV: Concepto Monto trasladado c/personal propio c/ETV 2/

1/

2006 2,500.4 1,014.9 1,485.5

2007 55,642.4 35,061.7 20,580.7

2008 65,052.3 10,015.7 55,036.6

2009 58,009.3 2,629.5 55,379.8

2010 54,514.1 6,885.7 47,628.4

2011 56,266.2 8,820.6 47,445.7

2012 30,205.6 6,493.9 23,711.7

Fuentes : 1/ Informaci ón proporci onado por l a Gerenci a de Des arrol l o de Si s temas Informáti cos 2/ Informaci ón obteni da de l a bas e de datos de l a Gerenci a de Operaci ón y Di s pers i ón de Fondos

El detalle analítico de las oficinas se presenta en anexo.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

7

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Evaluación del Traslado de Valores De 2007 a 2011 se trasladaron recursos sobre el 68% en promedio con respecto a la cantidad situada. De enero a noviembre del 2006, por el servicio de traslado de valores se movieron mil millones de pesos, generando un gasto de aproximadamente de 70 millones pesos, teniendo como prestadoras de este servicio a las empresas Cía. Mexicana Traslado de Valores, S.A. de C.V. y Servicio Pan Americano de Protección, S.A. C.V.

17 de de de

En el período diciembre de 2006 a septiembre de 2008 se llevaron a cabo contrataciones con empresas de Traslado de Valores a través de licitaciones públicas para los servicios de envasado, recolección, traslado, entrega de valores y renta de cofres, resultando ganadoras las empresas: Cía. Mexicana de Traslado de Valores, S.A. de C.V. y Servicio Pan Americano de Protección, S.A. de C.V. (Se anexan contratos) Los contratos celebrados por TELECOMM con las ETV´s (COMETRA y Servicio Panamericano de Protección), fueron iguales en su estructura legal y también en cuanto a sus cláusulas. Los conceptos fundamentales establecidos en las Bases de Contratación y en las cláusulas mismas de los Contratos con las ETV fueron:         

Servicios de Envasado, Recolección, Traslado y Entrega de Valores y Renta de Cofre en un determinado número de Estados de la República Mexicana. Se determinó el monto máximo del Contrato y los precios de los servicios del traslado de valores. Forma de pago. Vigencias de aproximadamente 10 meses. Garantías, fianzas. Contratación por la ETV de un seguro que respaldara los valores de TELECOMM y póliza de responsabilidad civil. Sobre la supervisión. Penas convencionales. Terminación anticipada.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

8

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

La cobertura del servicio en la República Mexicana para cada una de estas ETV, se estableció de la siguiente forma: 



Cía. Mexicana de Traslado de Valores, Grupo COMETRA: Campeche, Chiapas, Distrito Federal, Durango, Guerrero, Hidalgo, Edo. de México, Morelos, Nuevo León, Oaxaca, Puebla, Querétaro, Quintana Roo, San Luis Potosí, Tabasco, Tamaulipas, Tlaxcala, Veracruz y Yucatán. Servicio Panamericano de Protección: Aguascalientes, Baja California, Baja California Sur, Chihuahua, Coahuila, Colima, Guanajuato, Jalisco, Michoacán, Nayarit, Sinaloa, Sonora y Zacatecas.

Dada la importancia y trascendencia del servicio de remesas de dinero para servicios bancarios, y con la finalidad de optimizar el costo entre otros aspectos y debido al incremento en las tarifas por parte de las Empresas Trasladadoras de aproximadamente el 5% de 2007 a 2008, TELECOMM se vio en la necesidad de buscar nuevos mecanismos para el traslado de valores con tarifas más accesibles. Con el fin de buscar una reducción en los costos de este servicio y para llevar a cabo el nuevo esquema para el traslado del efectivo, se realizó una consulta a la Dirección General de Normatividad de Adquisiciones y Servicios de la Secretaría de la Función Pública, en el que se indica la posibilidad de contratar los servicios bancarios integrales que incluían el Servicio de Traslado de Dinero, ya que diversas Instituciones Bancarias ofrecían el servicio de traslado de manera integral a los servicios bancarios. (Se anexa oficio número 8000.-2160) La Secretaría de la Función Pública a través del Director General Adjunto de Normatividad de Adquisiciones y Servicios no observó impedimento normativo para que se lleve a cabo la contratación del servicio bancario integral, sin sujetarse a la aplicación de las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (Se anexa oficio número UNAOPSPF/309/AD/0.-286/2008)

Cambio en el Modelo Operativo y sus Efectos 1.- Contratar directamente a las Empresas Trasladadoras de Valores (ETV’s) para tener acceso al servicio del orden de 250 cajas generales, lo que le da una oferta más competitiva y de servicio eficiente a Telecomm al recibir el servicio de puntos mas Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

9

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

cercanos a las Oficinas Telegráficas y Puntos de Pago, cuyo efecto será reflejado menos kilometraje, menor tiempo de recorrido, mayor cumplimiento y principalmente menor costo. 2.- Contratar directamente a las Empresas Trasladadoras de Valores (ETV’s) y secundariamente al banco, con el fin de contar con flexibilidad en la toma de decisiones, en virtud de que se operaría directamente con ETV’s y las Instituciones Bancarias únicamente se utilizarían para operaciones bancarias (apertura de cuentas bancarias). Oferta de disponibilidad de recursos. 3.- El nuevo modelo incorpora una clausula de cumplimiento de la fecha y hora de servicio de la entrega y recolección de remesas y en el eventual caso de que la ETV y los bancos incumplan en el 10% o más de los servicios de la hora y fecha acordadas, son acreedores de penalización económica. El banco debe disponer los recursos en la hora y fecha acordada con Telecomm y la ETV debe de cumplir conforme lo acordado. 4.- El nuevo modelo optimiza el inventario del dinero en el saldo de las cuentas de Telecomm al modificar la fecha y hora del depósito del abono para que mediante sistemas automatizados de administración de efectivo, el depósito sea en el día en que se realiza la recolección de la remesa, conocido como T(0) y para el caso de dispersión que el cargo a la cuenta por el retiro de los recursos sea entre las 16:00 hrs. y las 18:00 hrs. del día (T-1), nuevas condiciones cuya repercusión es la elevación de los saldos en las cuentas de Telecomm. 5.- Debido a que se optimiza el saldo en las cuentas de Telcomm, se facilita la negociación de los servicios bancarios para que por el concepto de reciprocidad de saldos, el traslado de valores sea compensado total o parcialmente de acuerdo a las circunstancias nacionales, estatales o de zonas que caractericen el traslado de valores. 6.- El nuevo modelo operativo establece el procedimiento de que la Dirección de Operación de la Red de Oficinas semanalmente elabore y entregue a Bancos y ETV’s los programas de los servicios de dotación y recolección y que las Gerencias Estatales el día anterior a la realización del servicio invariablemente elaboren y envíen la confirmación del servicio a las ETV’s y Bancos. Adicionalmente, deberá llevarse a cabo la evaluación mensual del grado de cumplimiento y desviación entre los servicios programados, los servicios confirmados y los servicios realizados.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

10

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

7.- En la diversidad de los servicios bancarios, el nuevo modelo la logra al tener la flexibilidad al tener cuentas en la red nacional de cajas generales tomando en cuenta la disponibilidad del efectivo y de dotaciones para integrar las remesas que demanda Telecomm. 8.- El comportamiento del nuevo modelo ahora esta dotado de un sistema de visibilidad mediante los reportes diarios de cierres de operaciones, la elaboración de la batería de indicadores de desempeño y la producción de un tablero de control para uso del nivel directivo de Telecomm. 9.- Las modalidades de los servicios siguen siendo:  Servicios locales o urbanos.- Que ampara o cubre hasta 30 km.  Servicios Foráneos .- Servicios mayores a 30 km  Servicios Especiales.- Con Características singulares. Los dos primeros se mantienen con estructura de costos unitarios y se conservan los niveles actuales de las mismas. Los servicios especiales tienen cuotas convencionales en atención a sus características y particularidades. El contrato actual tiene acordado que estos servicios se contratan con la modalidad punto a punto y en este momento no es muy claro si es la forma de contratación mas económica para Telecomm, específicamente en el concepto de cuota de km, razón por la cual el nuevo modelo operativo propone que colegiadamente Telecomm y sus proveedores de servicios (Bancos y ETV), analicen si la cuota por km debe de cambiar al sistema de km por ruta o si se debe de mantener la modalidad de punto a punto. 10. El nuevo modelo impulsa el traslado con recursos directos de Telecomm. Del 100% de servicios de dotación y recolección que realiza el organismo, 24% son servicios locales o urbanos que, en términos relativos, fácilmente pueden ser prestados con personal, instalaciones, equipo, vehículos, servicios generales, supervisión y vigilancia de seguridad, por lo que esta forma de trasladar los valores debe generalizarse en las diferentes localidades y zonas del país. Lo anterior implica la optimización de los recursos y de la organización actual de Telecomm debido a que atenderían estas nuevas tareas con un crecimiento marginal de sus plantillas y uso de recursos en el ámbito de su competencia (Dirección de Unidad Estratégica de Inteligencia, Dirección de operación de la Red de Oficinas, Gerencias Estatales, Oficinas Telegráficas y Área de Supervisión).

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

11

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

11.- El nuevo modelo plantea la optimización del inventario casuísticamente en las oficinas telegráficas mediante el análisis, diseño e implantación puesta a prueba, calibración y liberación de la ecuación de balance del dinero que debe de mantenerse en las oficinas telegráficas. Lo anterior generara la repercusión positiva de elevar el saldo en cuentas de Telecomm al racionalizar los inventarios específicos de cada una de las OT. 12. Racionalización de la red de oficinas telegráficas, mediante análisis de la productividad y del perfil del padrón del usuario que atiende caso por caso que nos dé las siguientes repercusiones:  



Cierre de Oficinas telegráficas de muy baja productividad. Para las oficinas telegráficas de mediana productividad, diseñar e implantar nuevas modalidades en la prestación del servicio en oficinas telegráficas, mediante aperturas programadas por ciertos días de la semana, que una plantilla de personal atienda varias oficinas telegráficas de la zona o región. Las oficinas telegráficas de alta productividad deben de mantenerse abiertas todos los días hábiles, se les debe de incorporar más y nuevos servicios que genere la Dirección Comercial

El organismo implemento acciones para apoyar el manejo y control de los recursos monetarios entre los que destacan los siguientes: A) Creación de la Unidad Estratégica de Inteligencia A finales del año 2008, TELECOMM crea la Unidad Estratégica de Inteligencia (UEI) con el principal objetivo de abatir el riesgo hacia los trabajadores y reducir el detrimento económico al Organismo, así como proporcionar en un corto plazo los elementos necesarios que previnieran y neutralizaran las actividades delincuenciales en las Oficinas Telegráficas y puntos de pago . Algunas de las acciones que la Direccion de la Unidad Estratégica de Inteligencia (DUEI) emprendió para reforzar las medidas de seguridad en oficinas telegráficas y puntos temporales de pago para el pago de Programas Sociales fueron:

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

12

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Adquisición de videocámaras inteligentes.´ Adquisición de cámaras con tecnología IP. Rehabilitación del sistema de alarmas. Disposiciones de Políticas de Seguridad a través de documentos oficiales hacia las Gerencias Estatales. Montos máximos de hasta $500,000.00 de efectivo en caja Autorización para pernocta de recursos y que rebasen el límite establecido Justificación para pernocta de recursos superiores a $150,000.00 Suspensión y reprogramación de pagos de Programas sociales cuando no haya elementos de Seguridad armados Prohibición del traslado de remesas para el pago de programas sociales de más de $1’000,000.00 Distribución de 1,400 cuadernillos denominados “Guía Rápida de Seguridad” Implementación del procedimiento para el traslado de valores por conducto personal Estudios de seguridad física en oficinas telegráficas con la finalidad de realizar evaluaciones y diagnósticos de los riesgos a que están expuestos los usuarios, empleados y patrimonio de Telecomm.

Como se puede apreciar en el siguiente gráfico a partir del 2010 la tendencia de incidencia delictiva en contra del Organismo, se logró revertir en un 55% comparado con la estadística registrada en 2009; así como en 2011 la reducción comparada contra 2009 fue de un 62%.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

13

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Comparativo anual 2008- 2011

De 2008 a 2009 se redujo un 34.7% en las pérdidas económicas; del 2009 al 2010 se obtuvo una disminución del 55.6%. Mientras que del 2010 al 2011 aminoró en un 14.4%.

Entre los logros más importantes de la DUEI se destaca que el Gobierno del Estado de Durango, proporciona un helicóptero para el traslado de las remesas a las zonas más lejanas de la sierra; asimismo, realiza gestiones ante el Ejercito Mexicano y la Secretaría de Marina para que se brinde apoyo en lugares en los que estas Instituciones cuentan con despliegue de elementos. En el año de 2010 se volvió a operar el “Procedimiento para el Traslado de Valores por Conducto Personal” con la finalidad de que se disminuyeran los costos por concepto de pago del servicio a las ETV’s, así como para contar con disponibilidad inmediata de los recursos financieros en las Oficinas Telegráficas (OT) a través de los depósitos en línea y tiempo real que realizarán las Gerencias a las diversas Instituciones Bancarias, con objeto de que se contara con el flujo de efectivo suficiente para la prestación de los servicios telegráficos. En mayo de 2012, se presentó el Plan de Acción para el Reforzamiento Medidas de Seguridad en la Ejecución de los Programas Sociales, el cual encuentra en proceso de aprobación por el Director General, en el que incluyen Normas de Seguridad a implementarse previo y durante el proceso pago de los Programas Sociales.

de se se de

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

14

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Fuente: Oficio Número 9200.-0030 de fecha 28 de junio de 2012, signado por la Subdirectora de Análisis de Riesgos y Supervisión.

B) Creación del Grupo de Trabajo Interdisciplinario de Apoyo a la Subdirección de Tesorería En el año de 2009, se creó un Grupo de Trabajo, a fin de analizar la situación que guardan los recursos de TELECOMM, por lo que la Dirección de Finanzas y Administración de conformidad a las facultades que se le confieren en los artículos 21 Fracción X y 27 Fracción XVI, XVII, XVIII y XXVI del Estatuto Orgánico en vigor, instruyo para que a través de la Subdirección de Tesorería, se llevará a cabo la optimización de la oferta de recursos concentrados, así como la demanda de recursos necesarios para la operación del Organismo. Este grupo de trabajo fue constituido por las siguientes áreas:      

Dirección de Finanzas y Administración Dirección de Operación de la Red de Oficinas Subdirección de Planeación Estratégica Subdirección Comercial de Servicios Telegráficos Subdirección de Diseño y Operación de Sistemas de Protección Órgano Interno de Control (Invitado)

Los objetivos principales de este grupo fueron encaminados a examinar la situación del inventario de recursos en la red de oficinas telegráficas, dentro de los cuales destacan las siguientes actividades:  Analizar la brecha de recursos entre la demanda inmediata que requiere el Organismo y la oferta de la red telegráfica.  Emitir opinión sobre los niveles mínimos de caja y las medidas de seguridad en los diferentes esquemas de traslado de efectivo para reducir posible daño patrimonial y costos, al disminuir la vulnerabilidad de las oficinas telegráficas, frente a asaltos y delitos por los montos concentrados en la red. Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

15

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

 Proponer medidas para evitar insuficiencia de efectivo en las oficinas telegráficas, para la prestación de los servicios.  Optimización del Modelo Operativo de Traslado de Valores en Oficinas Telegráficas. En el año de 2010, queda registrada la “Guía para el Funcionamiento del Grupo de Trabajo Interdisciplinario de Apoyo a la Subdirección de Tesorería”. En 2011, se actualiza la Guía por cambio de Estructura Orgánica del Grupo de Apoyo a la Subdirección de Tesorería, misma que se encuentra publicada en la normateca de Telecomm. (Se anexa)

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

16

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Las sesiones de este Grupo se llevan a cabo diariamente y dentro de las actividades se destacan las siguientes: Act. 1 2

Descripción Analizar la situación que guardan los recursos de la Tesorería y la liquidez en la Red Telegráfica. Oferta y Demanda de recursos Verificar el volumen de oficinas que no cierran el Movimiento Diario de Fondos (MODIFO)

3

Analizar el flujo de efectivo extendido, Saldos en Caja y Bancos.

4

Monitorear: Flujo de efectivo Real y Estimado

5

Verificación de Saldos Bancarios en Gerencias Regionales y Estatales

6

Comunicación vía telefónica con las Gerencias Regionales y/o Estatales con la finalidad de dar cumplimiento a la norma en materia de registro en el módulo de Caja y Bancos

7

8

Establecer acuerdos con las oficinas que integran la Red Telegráfica, así como dentro del Grupo de Trabajo para establecer mejores mecanismos de control de los recursos a Flujo de efectivo Dar seguimiento a los acuerdos establecidos en las sesiones del Grupo de Trabajo

C) Esquemas y estrategias para el control del inventario y traslado de efectivo Derivado del incremento reflejado en el ejercicio fiscal 2009 por concepto de traslado de valores y con la finalidad de tomar acciones para la reducción del gasto en este año las Direcciones de Unidad Estratégica de Inteligencia, Operación de la Red de Oficinas Telegráficas y Finanzas y Administración, implementaron diversos mecanismos de autorización en Gerencias Regionales y Estatales y Oficinas Telegráficas que a continuación se detallan: 1.- Concentración/dotación por conducto personal: Actualmente en 917 Oficinas Telegráficas, personal propio acude a depositar o retirar en instituciones bancarias, excedentes o requerimientos de recursos.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

17

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

2.- Reducción a dos viajes por semana a través de la Empresa Trasladadora: Se realizan actualmente dos veces por semana con un total de 369 Oficinas Telegráficas autorizadas. 3.- Incrementos en montos a trasladar por conducto personal: Autorización a trasladar montos mayores de 30 mil pesos con autorización de la DUEI, contando con 95 Oficinas Telegráficas que llevan acabo esta actividad. 4.- Pernocta de recursos en oficinas telegráficas: Autorización a 458 Oficinas Telegráficas para la pernocta de recursos, que serán concentrados al día siguiente. 5.- Implementación de Centros de Distribución para el traslado de recursos con personal propio: Actualmente se cuenta con 204 centros de distribución, en donde el recurso excedente y personal propio lo traslada a otra Oficina Telegráfica. 6.- Apertura de Cuentas Bancarias: Se apertura 155 cuentas en Oficinas Telegráficas, para la dispersión y concentración del recurso.

ii. Gestión del capital de trabajo Respecto de la falta de capital de trabajo, existe un desbalance en la concentración de los flujos de efectivo (que se lleva de dos a tres días), frente a la dispersión de los recursos para la operación diaria de las oficinas, con un promedio de 300 millones de pesos. Ello crea fuertes presiones en las disponibilidades diarias, lo que pone en riesgo la prestación de los servicios por falta de liquidez en las oficinas. Por ello, se han tomado las siguientes medidas: a) Análisis diario de los saldos de efectivo al cierre y apertura de las oficinas. b) Determinación de los niveles máximos de efectivo por cada oficina telegráfica y de acuerdo con la estacionalidad de los productos. c) Limitación de recepción de depósitos bancarios para evitar incrementos en los traslados de valores. d) Incremento de las tarifas de los servicios bancarios y de cobranza a cuenta de terceros, con base en costos; y

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

18

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

e) Dotaciones de efectivo a las oficinas en función de sus operaciones para los siguientes cuatro días. La falta de capital de trabajo se esta viendo agravado, debido a que los flujos monetarios para atender pagos a beneficiarios de programas sociales a diferencia de lo que se venia dando. Por ello, se hicieron trámites ante la SHCP y la Comisión Nacional Bancaría y de Valores para contar con un fondo revolvente, situación que no prosperó. Asimismo, el Organismo esta gestionando con varios bancos una cuenta operativa con saldos a cubrir en el corto plazo o en su caso, lograr que las operaciones bancarias, se transfieran a los bancos con un margen de dos días. Telecomm juega un importante papel como pagador de los recursos económicos de los programas sociales, en las transferencias de dinero y como corresponsal de servicios bancarios; así como los de telecomunicaciones por satélite y de redes de comunicaciones que le encomienda el Gobierno Federal; particularmente, en poblaciones menores de 50 mil habitantes, donde tiene presencia. Ello constituyó una oportunidad, no solo para satisfacer a amplios sectores que requieren servicios financieros básicos y de telecomunicaciones, sino también para incursionar en proyectos de inclusión financiera, operación de satélites y redes de comunicación. Para el soporte estratégico y control de las operaciones de los servicios que se prestan, se cuenta con el Sistema Informático de Giros Telegráficos (SIGITEL) que es la espina dorsal del control de la operación diaria de todos los servicios financieros básicos y de telegramas. El SIGITEL es el equipamiento informático y programa de cómputo que administra la diversidad de servicios, que proporciona el Organismo al público de las zonas rurales y urbano-populares. Las operaciones son realizadas, controladas y operadas en línea, desde cada una de las oficinas telegráficas. El SIGITEL permite al Organismo tener un control del inventario de efectivo, la disponibilidad de recursos financieros en la Red de Oficinas Telegráficas, para lograr la optimización de recursos financieros. El incremento durante el periodo de 2007 a 2009 de los recursos que el Organismo empezó a manejar en su red de Oficinas Telegráficas, así como el traslado de recursos con personal propio de cantidades elevadas sin el debido resguardo policiaco y debido

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

19

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

al incremento en el nivel de inseguridad de algunas zonas del país, motivó que el índice delictivo de robos y asaltos en contra de Telecomm creciera sustancialmente.

2.- SINTESIS EJECUTIVA DEL PROYECTO. Debido a que la cobertura de TELECOMM se encuentra principalmente en zonas rurales y urbanas de alta marginalidad, el carácter social del servicio que se proporciona beneficia a la población con menos recursos, a través de la disponibilidad de servicios telegráficos y financieros básicos, que la red bancaria nacional e internacional no se los proporciona, para los cuales requiere de la concentración y dispersión de efectivo hacia las oficinas telegráficas y a la Tesorería del Organismo. Para operar de manera eficiente, es necesario contar con recursos disponibles en la Tesorería de TELECOMM, que permitan cubrir los compromisos de pago durante el tiempo que el dinero está en la oficina telegráfica y en tránsito hacia las Gerencias Estatales, así como de éstas hacia la Tesorería y que son adicionales a los ingresos por los servicios facturables que presta el Organismo. En el siguiente esquema se muestra la operación de efectivo, traslado y distribución del recurso:

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

20

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Concentración y Dispersión de Fondos (Traslado de Valores, Transferencia Bancaria y Conducto Personal) Concentración

Dispersión

Gerencia

Oficina Gerencia

ETV’s

Tesorería

Conducto Personal

Oficina

ETV’s Conducto Personal

Transferencia Bancaria

En el mes de septiembre de 2008, se formalizó la relación comercial con la empresa de tercerización “Banco Nacional de México, S.A.” (Se anexa contrato), cuyo objeto del contrato fue la prestación de servicios bancarios integrales, los cuales incluía los servicios de traslado de valores obteniendo precios tarifarios por debajo del 4.3% en viajes y cuota de riesgo, y hasta un 24% en promedio sobre el kilometraje recorrido con los que se tenían con las empresas de trasladó de valores, como se muestra en la siguiente tabla:

Costo Unitario Empresas de Traslado de Valores Concepto Viajes Cuota de Riesgo Kilómetros Pavimenta dos Kilómetros Agrestes

Banco de tercerización (Banamex)

2006

2007

Ago. 2008

Sep. 2008

2009

2010

Mar. 2011

Ene. 2012

167.9

167.9

177.13

169.6

169.6

169.6

177.06

183.82

1.88

1.88

1.98

1.891

1.891

1.891

1.974

2.05

11.8

11.8

12.45

10.5

10.5

10.5

10.9

11.32

14.75

14.75

15.56

10.5

10.5

10.5

10.9

11.32

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

21

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Fuente: Información proporcionada por la Gerencia de Operación y Dispersión de Fondos

Como se observa en la tabla anterior, con la contratación de la empresa de tercerización (Banco Nacional de México, Banamex), el Organismo obtuvo una disminución de los costos unitarios; sin embargo esto no representó un ahorro en el gasto, ya que la demanda de servicios se incrementó considerablemente hasta en un 300% en 2009 con respecto a 2007, considerando que este último tuvo un mayor número de viajes operados por las empresas de traslado de valores. Dentro del Traslado de Efectivo los servicios de mayor impacto en el costo de operación son: los Viajes, la Cuota de Riesgo y el Kilometraje, en virtud de que el traslado es la transportación de recursos de un punto de origen a uno de destino como se observa en el siguiente cuadro: Concepto Viajes realizados (Unidades) /2 Monto trasladado (MDP) 1/ Kilometros recorridos (Unidades) /2 Costo ( MDP) /1

2006 5,103 2,500.4 146,481 7.3

2007 52,806 55,642.4 1,676,887 116.9

2008 92,264 65,052.3 3,126,171 162.8

2009 230,942 58,018.3 9,782,910 300.8

2010 166,524 54,514.1 10,486,975 285.7

2011 155,442 56,266.2 10,846,126 307.2

2012 74,731 30,205.6 5,261,968 159.4

Fuentes : 1/ Informaci ón proporci onado por l a Gerenci a de Des arrol l o de Si s temas Informáti cos y l a Gci a de Di s pers i ón de Fondos 2/ Informaci ón obteni da de l a bas e de datos de l a Gerenci a de Operaci ón y Di s pers i ón de Fondos

En el año de 2009, se incorporó la mayoría de oficinas telegráficas en el servicio de traslado de valores a través de Banamex, así como el incremento en programas sociales lo que representa un aumento del 337% en el número de viajes con respecto al año de 2007; asimismo, se observó un incremento considerable del 483% en los kilómetros recorridos, en virtud de que la empresa de tercerización solo cuenta con 43 Centros de Procesamiento de Administración de Efectivo (CPAE’s), en tanto que en el año de 2007 se contaba con aproximadamente 150 cajas generales de las ETV’s. Con la ampliación en la cobertura del servicio de traslado de valores, se incluyeron oficinas en zonas de difícil acceso o en zonas de alto riesgo, que las trasladadoras catalogan como especiales y que tienen diferente costo. En la negociación de Banamex con las empresas trasladadoras, éstos costos no se modificaron; al incorporarse nuevas oficinas de difícil acceso, las empresas trasladadoras establecieron el precio del viaje para cada una de ellas, de manera análoga a los contratos anteriores y derivado de la demanda para trasladar recursos, el número de viajes para el año de 2009, se incrementaron de 365 viajes en 2008 a 1,132 viajes en 2009 lo que generó el 210% de aumento en este tipo de servicios. Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

22

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Por otra parte en lo que respecta al gasto de los servicios de traslado de valores por Banamex en el año de 2009 se incrementó en un 157% en comparación con 2007, al pasar de 116.9 MDP a 300.8 MDP. En los años de 2010 a 2011 se ve una reducción en comparación con 2009 derivado de las siguientes medidas que se implementaron:     

Establecer dos viajes por semana en oficinas telegráficas, previa autorización de la Unidad de Estrategia de Inteligencia. Establecimiento de centros de distribución a nivel estatal. Negociaciones con las instituciones bancarias con la finalidad de que TELECOMM pague nóminas en las oficinas telegráficas recaudadoras. Renta de Cofres con la finalidad de que el traslado de valores se realice por conducto personal. Concentración de recursos de oficinas telegráficas a bancos

Gasto de Operación. Costos por Mes 40,000.0 35,000.0 30,000.0 25,000.0 20,000.0 15,000.0 10,000.0 5,000.0 0.0

2006-2012

Fuente: Información Obtenida de la base de datos de la Gerencia de Operación y Dispersión de Fondos

Como es de apreciarse a partir del mes de septiembre de 2008 el gasto de operación sufre un incremento considerable, esto obedece a la alta demanda de servicios que se devengaron.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

23

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

En el año de 2009 el incremento de los costos se derivó de los aumentos en los viajes y el kilometraje recorrido, para el ejercicio 2010 y de acuerdo a las acciones implementadas el costo de operación disminuyó en un 5%, para el ejercicio 2011 se observó una estabilidad en los costos.

Acciones de Mejora y Riesgos. El 15 de diciembre de 2010, el Organismo llevó a cabo un convenio de colaboración con el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) con el fin de contar con una interacción para la realización de proyectos y trabajos en conjunto que incluye el desarrollo de tecnología en el ámbito institucional o la asesoría técnica, educativa y administrativa para facilitar al personal con estudios superiores, concluidos o por concluir a fin de obtener su titulación Con base en el anterior convenio, el 15 de noviembre de 2011, el Organismo formalizó el contrato número 0162/2011 para la prestación de Servicios de Asesoría para la Optimización de Servicios Financieros y del Inventario de Transporte de dinero a TELECOMM. Asimismo, Banamex comunicó formalmente a TELECOMM la conclusión de la relación comercial relativa al contrato de traslado de valores (Se anexa Minuta), por lo que resultó necesario modificar el contrato 0162/11 para que se concluyera, resultado del análisis que realizó el INAP se definió el siguiente esquema comparativo de alternativas de la prestación del traslado de valores:

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

24

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Analisis Comparativo de Alternativas de la Prestación del Traslado de Valores Alternativa

Tercerización A Banamex

Tercerización regional con bancos regionales B que globalicen a las ETV

Negociación directa TELECOMM-ETV y C pago de traslado vía los contratos con Bancos Regionales Negociación directa TELECOMM-ETV, pago Contrato TELECOMM y D depósitos con Contratos con Bancos

Utilización de CocaCola FEMSA como tercera E para el servicio de traslado

Contrato

Costo de Traslado

Modificación del Actual

Caro sin expectativa de reducción del costo y elevación de la calidad.

Inventario y Reciprocidad

Viabilidad

Los abonos a cuenta son tardíos y se anticpa la Banamex anuncia que deja la salida de retiros de las operación. cuentas de TELECOMM. Baja reciprocidad.

El costo de traslado en función de las negociaciones Se mejoraría la prontitud Todos los bancos regionales TELECOMMde los del abono y del retiro de dependen de las Bancos bancos regionales las salidas de las cuentas de mismas ETV para Regionales con las ETV. Difícil la TELECOMM. Se espera dar el servicio de traslado. optimizan de viajes ante la mejorar reciprocidad. priooridad del banco. Es más rápido el abono y Negociación El costo depende de la más tardío el retiro de las avanzada con COMETRA, TELECOMMnegociación directa cuentas de TELECOMM solo falta detalles de los Bancos TELECOMM-ETV y se optimizando saldo de servicios. Regionales optimazan las rutas con la Tesorería. Mayores saldos Inicio de operaciones el 1o. prioridad TELECOMM.. optimizan reciprocidad. de abril. COMETRA pide Es más rápido el abono y El costo depende de la contrato y pago TELECOMM más tardío el retiro de las negociación directa directo de con ETV; y cuentas de TELECOMM TELECOMM-ETV y se TELECOMM, TELECOMM optimizando saldo de optimazan las rutas con mantiene tarifas, prioridad en con Bancos Tesorería. Mayores asaldos prioridad TELECOMM.. horarios y elimina viajes optimizan reciprocidad. ineficientes. Coca Cola FEMSA Se estima que se no es permisionario TELECOMM Se abona la remesa reduce traslado de para dar servicio a con Coca a la cuenta de TELECOMM al valores por su red de terceros. Requiere Colaterminar la recolección recolección de en autorización de SCT. Solo FEMSA de la ruta. 850, 000 puntos. ofrece servicio en el centro y sur del país.

Administración

Recomendación INAP

Simple contratación directa de servicios bancarios y de pago del servicio de traslado vía bancos.

Terminar operación con Banamex por servicio caro y malo.

Simple contratación directa de servicios bancarios y de pago del servicio de traslado vía bancos.

Tercera opción

Simple contratación directa de servicios bancarios y "etiquetación" del pago del servicio de traslado vía bancos.

Primera opción

Existiría retraso por el trámite de la Autorización de la Función Pública de contratación directa y se requiere reserva presupuestal.

Eventualmente a partir de 2013.

Para ser permisionario SCT exigiría protocolos Eventualmente a que encarecerán partir de 2013-2014 su operación y el trámite es de periodo largo.

Durante el ejercicio fiscal 2012, y como resultado del análisis especializado del tema, se identificó que la mejor opción es contar con una regionalización bancaria para la prestación de los servicios de traslado de dinero en la que se pretende llevar a cabo la contratación de diversos bancos tanto para la optimización de servicios como para disminuir el costo de operación en este rubro. Para el caso de una institución bancaria, si se opta por los servicios de tercerización, los aspectos a considerar serán también su cobertura nacional o regional, que otorguen precios menores que los de las empresas trasladadoras por el principio de reciprocidad de acuerdo con los montos en las cuentas que TELECOMM tenga en dicho banco. Parte importante como estrategia fundamental es que las Cajas Generales de las instituciones bancarias se encuentren a distancias menores de las oficinas telegráficas.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

25

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Para las nuevas contrataciones se deberá solicitar un conjunto de reportes e información a entregar por las ETV’s o el Banco a TELECOMM, mismo que será utilizado para controlar y regular las operaciones del servicio de traslado de valores. Nombre del reporte

Fecha de entrega

Lista de distribución

Núm. de entregas / Núm. entregas en tiempo.

Cortes semanales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Monto semanal trasladado / monto faltante.

Cortes semanales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Monto trasladado semanalmente / monto billetes falsos.

Cortes semanales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Cantidad servicios semanales /Cantidad de servicios especiales.

Cortes semanales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

km facturados ETV’s / N° servicios efectuados.

Cortes semanales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Fecha de entrega a ETV – fecha de disponibilidad Cortes mensuales. (diferencia en días y horas).

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Monto total facturado mensual / Núm. de traslados mensuales.

Cortes mensuales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Monto total facturado mensual / Núm. de kilómetros facturados mensuales.

Cortes mensuales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

Costo por servicio /Ingreso por servicio (masa monetaria).

Cortes mensuales.

Oficinas centrales, Gerencias Estatales y Gerencias regionales de TELECOMM, el Banco o ETV y el Coordinador del servicio.

TELECOMM para estar en condiciones de tener un control de los servicios de Traslado de Efectivo deberá aplicar una serie de indicadores de eficiencia como a continuación se establece: Criterios para el mapeo de rutas 1° Estableciendo la ruta en función de criterios de mínima distancia y tiempo programado de entrega de remesas a cada OT de la ruta, utilizando la Caja General que actualmente se utiliza, contabilizando los kilómetros a cobrar a “destino más distante”, como antes se cobraba.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

26

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

2° Estableciendo la ruta en función de criterios de mínima distancia y tiempo programado de entrega de remesas a cada OT de la ruta, utilizando la sucursal bancaria más cercana a la ruta (trasladando personalmente el efectivo), esta opción tiene cierto nivel de riesgo, contabilizando los kilómetros a cobrar a “destino más distante”, como antes se cobraba. 3° Estableciendo la ruta en función de criterios de mínima distancia y tiempo programado de entrega de remesas a cada OT de la ruta, utilizando la caja de seguridad de las ETV, contabilizando los kilómetros a cobrar a “destino más distante”, como antes se cobraba. 4° Estableciendo la ruta en función de criterios de mínima distancia y tiempo programado de entrega de remesas a cada OT de la ruta, utilizando la caja de seguridad de las ETV, contabilizando los kilómetros a cobrar en “forma radial”, como hoy se está cobrando. Se analizaron cuáles son los criterios que actualmente definen la actividad de traslado de valores, se establece si estos criterios son los que optimizan las dos variantes principales que se toman en cuenta para el establecimiento de una ruta: a) Tiempo b) Distancia. 5° Los horarios de entrega de remesas a las OT deberán ser a partir de las 08:00 hrs. a más tardar en rutas foráneas. 6° Los horarios de entrega de remesas a las OT rutas locales (zonas metropolitanas) deberán ser a partir de las 08:00 hrs. a más tardar. Uno de los objetivos de Telecomm es el mapeo de servicios directos y de ruta, por lo que se deberá identificar las variables que en las operaciones de traslado de valores para TELECOMM son determinantes para lograr los objetivos planteados y finalmente se establecen los criterios que permitan direccionar estas variables y establecer las rutas óptimas para las distintas modalidades de servicios requeridos, y que satisfagan la demanda de servicios de los clientes de TELECOMM.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

27

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Esquema estratégico del nuevo servicio de traslado Aplica penalizaciones y paga factura.

Entrega informes e indicadores bancarios y operativos y netea reciprocidad con factura operativa

Cobro mensual del Banco

Autoriza Programa Semanal

Comunica Revisa Programa Entrega informes e Semanal bonifica- indicadores ciones y operativos penalizaciones.

CL

Banco Regional

Contrato TELECOMM-Banco

Tesorería TELECOMM

Cláusulas operativas de la ETV.

Contrato BancoETV

Acuerdo Operativo con ETV

Elaboran Programa Semanal

ETV

Ordena Aplica Programa Semanal penalizaciones a la la ETV .

Opera y envía informes, e indicadores y factura del servicio.

3. PERSPECTIVAS Los lineamientos del servicio de traslado de valores para la contratación de las ETV en la materia del alcance para la “Optimización de Servicios Financieros y del Inventario de Transporte de Dinero de TELECOMM”. Los puntos que cubren los citados lineamientos, son:           

Servicio de Banco Regional de mayor competitividad. Servicios según su sentido. Modalidades del servicio de transporte para su cobro. Ámbito del recorrido del servicio. Programación de los servicios. Servicios conexos de dispersión, dotación o entrega. Servicios conexos de recolección o concentración. Cobro de los servicios. Faltantes y otras contingencias. Identificación del personal de la ETV. Atención del servicio.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

28

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

 

Facturación. Visibilidad del proceso de traslado de valores.

Para el caso de contratación a través de Instituciones Bancarias, deberá ser el banco de mayor competitividad y corresponderá a las localidades del país donde la ubicación de sus Bóvedas o Cajas Generales tenga el menor recorrido a la Oficina Telegráfica o Punto de Pago de TELECOMM a servir, con respecto al recorrido comparativo contra cualquier otra Bóveda o Caja General que operen las ETV’s. Si por el interés propio del negocio del Banco se decide realizar el servicio de traslado de valores desde o hacia sus Cajas Generales aunque no esté a la menor distancia de la Oficina Telegráfica o Punto de Pago, entonces se negociará que los conceptos del cobro del servicio de traslado que son en función del kilometraje, se apliquen preferentemente con relación a la Caja General más cercana a la Oficina Telegráfica o Punto de Pago de que se trate. Para el nuevo modelo logístico de la operación del Traslado de Valores de Telecomm, es fundamental incorporar las siguientes prácticas: • •

• • • •

Diversificar el servicio financiero de traslado de valores con diversas Instituciones Bancarias y/o Empresa Trasladadora de Valores. Ancla que garantice el 80% de cobertura del servicio, incorporar dos adicionales que amplíen la oferta de servicios de traslado de valores (mayor número de centros de proceso de dinero) y aumentar las entregas con personal de Telecomm. Diseñar un contrato marco de servicios de traslado que estandarice, mida y penalice servicios de traslado de valores. Programar logística de servicio de traslado por oficina telegráfica (OT), minimizando costo de kilometraje entre cajas bancarias y OT. En base a la logística de servicio, instrumentar sistema de abono en t(0) y cargos en t(-1) a través de un sistema de efectivo electrónico. Diseñar e instrumentar en cada OT modelo de optimización de inventario de dinero que reduzca su monto actual.

Dirección de Unidad Estratégica de Inteligencia, deberá continuar la búsqueda de mecanismo que coadyuven a la seguridad de los recursos, integridad del personal a cargo de oficinas telegráficas, así como del patrimonio de Telecomm. Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

29

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

Dirección de Operación de la Red de Oficinas, deberá implementar mecanismo que permita una sistematización con las Gerencias Regionales y Estatales a fin de integrar información estadística para la elaboración de indicadores en la ejecución de procesos operativos de los servicios telegráficos y satelitales, así como de establecer mecanismos de supervisión para el buen manejo de recursos humanos y financieros, para la prestación de servicios de calidad. Gerencias Regionales y Estatales, Coordinar y Supervisar el desarrollo y la operación de las oficinas telegráficas, asimismo concientizar a los administradores sobre un clima laboral dentro de una cultura institucional en el desarrollo de sus actividades. Empleados en forma General, deberán cumplir con los criterios de Cultura Institucional a fin de desarrollar sus labores encomendadas con mejor calidad, cuidando los intereses del Organismo, así como equipo de trabajo e instalaciones que forma parte del patrimonio de Telecomunicaciones de México. Con el nuevo modelo operativo para el inventario y traslado de efectivo, TELECOMM proporcionará servicios con mayor capacidad de respuesta, movilizando esfuerzos colectivos de sus trabajadores a nivel Institucional, por lo que se considera un desarrollo favorable a mediano plazo.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

30

Informe de Rendición de Cuentas 2006-2012

4. ACCIONES A SEGUIR EN LOS PRIMEROS 90 DÍAS.

Alcance de Objetivos

Acción (A) / Impacto (I)

Del Servicio de Traslado de Valores Calidad del Servicio A. Se restablece en los nuevos contratos de servicios bancarios y de traslado de valores la penalización económica cuando no se cumpla con el parámetro del 90% de las horas acordadas en contrato del servicio. I. Al elevar y mantener el nivel de la calidad del servicio se abate el riesgo de pérdida de usuarios dejan de usar el servicio de TELECOMM cuando se les presta con mala calidad Optimización del Inventario de Efectivo. Aumentar el Inventario A. Con el sistema SEF de BANAMEX el abono sería el día del del Saldo en la cuenta servicio de recolección, T(0), al momento en que se recoge el de Telecomm. dinero en la Oficina Telegráfica. I. Se estima que se elevará el saldo bancario en la cuenta de TELECOMM en 90,000’000,000 masa monetaria x 0.15 servicios de recolección / días hábiles (365-119) = 54.9 MDP promedio diario de elevación en cuenta de banco Racionalizar el A. Establecer ecuaciones de balance racional de inventario de Inventario de Dinero en dinero en las Oficinas Telegráficas que optimice el inventario. las oficinas telegráficas I. Se La meta es reducir a 36.6 MDP el inventario diario en toda la red y cumplir con el límite máximo de $30,000 por OT que fija La Unidad de Seguridad. Beneficio Financiero del A. Reducir en 0.5 horas la duración promedio del recorrido del Inventario en Tránsito servicio que se estima en 2 horas, mediante la programación y confirmación del servicio. I. El cálculo del inventario entre la duración de la masa monetaria entre las CPAES y las OT es de 50.7 MDP, por lo que el beneficio económico de la reducción del tiempo en tránsito del viaje, es = 50.7 MDP al año x ( 0.5 Horas de reducción del viaje / 34 Horas de la duración del inventario entre CPAE y OT) = 0.7 MDP al año. Disminución del Costo del Traslado de Valores Disminuir kilometraje A. Negociar con BANAMEX la supresión de servicios con por la incorporación de kilometrajes superiores a 175 km., al asignárselos a otros bancos más cajas generales de que ofrecen cajas generales que se encuentren más cercanas.. los otros bancos. I. Como la cuota del kilometraje pesa en el 41% y se estima que el kilometraje se reduciría por esta acción en el 10%, se generaría una economía del 4.1% de los 285.8 MDP anuales = 11.7 MDP. Análisis de rentabilidad A. Realizar el análisis de rentabilidad social y económica para social y económica de recomendar las OT que deben mantenerse en servicio y aquellas las oficinas telegráficas que daban suprimirse. I. En el escenario de supresión del 10% de la OT se generará un ahorro de 66.5 MDP, por las partidas de: servicios personales, de inmuebles, servicios generales como cancelación de rentas y materiales y suministros.

Memoria Documental Inventario y Traslado de Efectivo

Página

31