INVITACIÓN A COTIZAR LEASING DE EQUIPOS DE CÓMPUTO. INDICE

CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ......................................... 3 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 1.6.6 1.6.7

ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ...................................................... 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO ........................................................ 3 Régimen Jurídico ................................................................................................................. 3 Valores Institucionales ........................................................................................................ 4 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO ..................................................... 4 OBJETIVO DEL SERVICIO A CONTRATAR ................................................................... 5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR ................................................................... 5 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA ............................................ 5 Presentación de la propuesta ............................................................................................... 5 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ......................................................................... 6 VALIDEZ DE LA PROPUESTA ................................................................................................... 6 IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA (SI APLICA PARA EL SERVICIO A CONTRATAR) ............ 6 VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA.................................................................. 7 CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL ............................................................................... 7 RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN). ................................................................................................................................. 7 1.6.8 POLÍTICAS DE SEGURIDAD ...................................................................................................... 8 1.6.9 FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS ...................................................................... 8 1.6.10 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ......................................................... 8 1.6.11 ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA .............................................................. 9 1.6.12 ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS .......................................................................... 10 1.6.13 CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA ......................................................................... 10 CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS ................................................. 11 2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA................................................................................................. 11 2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA – ANEXOS A LA SOLUCIÓN REQUERIDA............................................................................................................ 11 2.2.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS EQUIPOS ..................................................................... 11 2.3 ARRENDAMIENTO DE HARDWARE ............................................................................ 13 2.4 SERVICIOS A LA SOLUCIÓN OFRECIDA .................................................................... 14 CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE ........................................... 15 3.1. 3.2.

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................... 15 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE ........................................................ 17

CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE ....................................................... 17 4.1. 4.2.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA ........ 17 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN ............................................... 18 1

4.3.

PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN ........ 18

CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA........................ 19 5.1. 5.2. 5.2.1. 5.3.

CARTA DE PRESENTACIÓN. ......................................................................................... 19 COSTOS. ............................................................................................................................ 19 Relación de costos ............................................................................................................. 19 FORMA DE PAGO............................................................................................................. 20

CAPITULO VI – ELABORACIÓN DEL CONTRATO ............................................... 20 6.1. 6.2. 6.3. 6.3.2.

TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO ........................................................... 20 REQUISITOS DE LEGALIZACION ................................................................................. 21 POLIZAS DE GARANTIA ................................................................................................ 21 SUBCONTRATOS ................................................................................................................... 21

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CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Actualmente BANCOLDEX cuenta con equipos de cómputo arrendados en la modalidad de leasing operativo y arrendamiento operativo, mediante contratos marco de arrendamiento al que se le suscriben adendos para incorporar nuevos lotes o reemplazar aquellos que culminan su vigencia de arrendamiento. Esta modalidad de arriendo le ha permitido al Banco mantener su infraestrucutra de equipos de cómputo debidamente actualizada.

1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o Leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas.

Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de 1991. Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. 1.2.1

Régimen Jurídico

Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas.

Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de 1991. Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.

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1.2.2

Valores Institucionales

El proponente deberá dar lectura al documento titulado “Valores Institucionales” y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo 1 Valores Institucionales.

1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO Actualmente BANCOLDEX, cuenta con una plataforma tecnológica compuesta por estaciones de trabajo modelo Lenovo ThinkCenter y HP 8200 USTD, y equipos portátiles Lenovo X230s y HP Elitebook 2560p. Ofimática: Se dispone de una red interna de computadores personales con herramientas de oficina Office de Microsoft.

Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna LAN soportada en switches Cisco, cuenta con un cableado estructurado categoría 6A fabricante Systimax y una red externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. Los servicios de Internet se soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones con OAS y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y .NET de Microsoft, el sistema de Telefonía está basada en tecnología Siemens Openscape v.6.

Core Bancario: Componente tecnológico que soporta los sistemas de información para la operación bancaria, basado en arquitectura AS/400 la cual está siendo migrada a la plataforma AIX. Además se cuenta con aplicaciones de negocio desarrolladas en ambiente Windows y diferentes bases de datos, primando entre ellas Oracle y SQL.

Sistema de Información Gerencial: Componente tecnológico basado en servidores HP con sistema operativo Windows y ambiente de bases de datos Oracle. Se utiliza Business Object como herramienta permanente de consulta para los usuarios.

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1.4 OBJETIVO DEL SERVICIO A CONTRATAR El Departamento de Sistemas de BANCOLDEX, está interesado en arrendar mediante leasing o arrendamiento operativo, equipos de escritorio y portátiles, con la finalidad de optimizar la prestacion de servicios informáticos mediante la actualización de equipos de cómputo. Para este propósito, esta interesado en suscribir un contrato marco que defina los términos generales de arrendamiento y servicios adicionales para la posterior inclusión de lotes de equipos mediante adendos.

1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR Se requiere el arrendamiento de equipos de cómputo mediante la modalidad de leasing o arrendamiento operativo basado en un contrato marco, que permita: 

Inclusion de adendos por lotes de equipos.



Entrega y devolución de equipos en las oficinas del Banco.



Mantenimientos preventivos de los equipos.



Facturación independiente por centros de costo.



Garantía de los equipos.

1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA

1.6.1

Presentación de la propuesta

La propuesta debe ser presentada en original impreso y una copia en medio electrónico, en el orden solicitado en el presente documento, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el Original impreso y la copia en medio magnético, se tendrá en cuenta la información contenida en el Original impreso.

Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos, en sobres

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independientes. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver pagina: http://www.bancoldex.com/contratacion/contratacion.aspx No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico.

1.6.2 Carta de presentación de la propuesta

La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar la Plantilla “Carta de presentación de la propuesta” Ver Anexo 2 Formato de Carta de Presentación.

1.6.3 Validez de la propuesta La propuesta debe tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación.

1.6.4 Idioma y moneda de la propuesta (Si aplica para el servicio a contratar) Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original.

En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto.

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Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización.

1.6.5 Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente.

1.6.6 Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán al Bancoldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado.

1.6.7 Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información). El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento.

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1.6.8 Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado “Políticas de la información” y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el Anexo 3 Políticas corporativas.

1.6.9 Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas hasta el día 12 de mayo de 2014 hasta las 03:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. (esto esta en el ítem 1.6.1. presentación de la propuesta). BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes.

1.6.10 Metodología para la evaluación de propuestas

La metodología de evaluación de propuestas se basará en los criterios de evaluación especificados por el Banco antes de la publicación de este documento, teniendo en cuenta los aspectos solicitados en los términos de referencia, con el fin de identificar las propuestas que por su calidad, coherencia técnica, funcional, experiencia y prestación de servicio, sin análisis de costos (evaluación técnica), ameriten ser tenidas en cuenta en la evaluación por cada una de las áreas del Banco, quienes son las encargadas de realizar el análisis y calificación para cada factor de evaluación correspondiente. Igualmente se hará verificación de la documentación básica requerida que deberá adjuntar el proponente.

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La mejor o mejores propuestas serán las que alcancen el mayor porcentaje de cumplimiento de la evaluación técnica, que para este caso es del 85% de cumplimiento las cuales pasarán a la siguiente etapa de evaluación económica que tiene un valor del 15%; por tanto, la propuesta que obtenga un porcentaje de cumplimiento alto en la evaluación técnica, así como, una evaluación económica ajustada a las necesidades del Banco, será señalada como la mejor opción.

BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes.

Para que su propuesta pueda ser evaluada, debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto en sus relaciones o vínculos comerciales con BANCOLDEX, aspecto que deberá declarar expresamente y por escrito. Los criterios a evaluar se relacionan a continuación:

1. Cumplimiento especificaciones técnicas de los equipos 2. Servicios de arrendamiento, mantenimiento, garantías y transporte (entrega y devolución) 3. Experiencia 4. Empresa 5. Precio de la propuesta

1.6.11 Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar sus propuesta, para ello podrán formularlas por escrito vía correo físico o electrónico al contacto: Byron Arciniegas Cáceres con correo electrónico ([email protected]) con copia a Maurin Orjuela Maldonado ([email protected]) hasta el día 8 de mayo de 2014.

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1.6.12 Actividades adicionales no previstas BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación.

El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo.

1.6.13 Causales de Rechazo de la propuesta BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes.

Algunas causales de rechazo son: 

El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación.



El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia.



El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento.



Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.



Se incluya información que no sea veraz.



Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana.



Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de BANCOLDEX, la propuesta se considera rechazada inmediatamente.



El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional.

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CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS

2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA

BANCOLDEX requiere arrendar equipos de cómputo mediante suscripcion de contrato marco de leasing o arrendamiento operativo con una empresa especializada en leasing o arrendamiento operativo, con una vigencia inicial de 60 meses, donde se incluya el servicio de mantenimiento préventivo, entrega y devolución en las oficinas del Banco, facturación por centro de costo y garantía de los equipos.

Definidos los términos generales del leasing o arrendamiento operativo en el contrato marco, se debe permitir la suscripción de adendos por cada lote de equipos, donde se especifique la cantidad, plazo del arrendamiento y el canón correspondiente.

El proponente debera realizar la entrega de los equipos en las instalaciones del Banco, oficina principal ubicada en la Calle 28 #13A-15 Piso 40 de Bogotá, la entrega de los equipos se realizará debidamente probados con sistema operativo y la configuracion de las politicas definidas por el Banco. De igual forma, las devoluciones de los equipos se realizarán en las instalaciones del Banco, oficina principal ubicada en la Calle 28 #13A-15 Piso 40 de Bogotá.

El Banco cuenta con oficinas de representación en las ciudades de: Bucaramanga, Cali, Medellín, Pereira y Barranquilla, a donde serán enviados por el Banco algunos de los equipos arrendados y donde se requiere que la propuesta incluya el mantenimiento preventivo.

Con el contrato marco se requiere la suscripción del primer adendo de equipos cuyas especificaciones se describen en el numeral 2.2.1 Especificaciones técnicas de los equipos.

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INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA

2.2.1

Especificaciones técnicas de los equipos

Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas requeridas para los equipos de cómputo, que serán adquiridos mediante el primer adendo del contrato marco a suscribir por 36 meses.

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Estaciones de Trabajo (All in One) - 10 unidades. Se debe especificar el modelo de la máquina, la cual debe ser para uso corporativo. ÍTEM

Característica

Descripción

CUMPLE

1

Procesador

2 3 4 5 6

Memoria Disco Duro Puertos USB Unidad óptica Interfaces de Red

7 8 9 10

Monitor Teclado Mouse Sistema Operativo

11 12

Cámara Sonido

Cámara web de 2.0 MP Integrado con Altavoces estéreo de alto rendimiento; botones de control de volumen y silencio; micrófono y salida de línea estéreo.

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Soportes

El equipo debe contar con un soporte que permita el desplazamiento vertical de la máquina y su inclinación.

14

Cantidad

10

ESPECIFICAR

Intel Core i7 (2.80 GHz, 8MB cache, 4 cores) o superior. 8 GB 500 GB Dos puertos USB 2.0 y Un puerto USB 3.0 DVD RW Tarjeta de red 10/100/1000 Mbps, tarjeta inalámbrica 802.11 a/b/g/n y Bluetooth LED de 22” ó 23” USB en Español USB Windows 7 Professional 64 bits.

Equipos Portátiles - 127 unidades. Se debe especificar el modelo de la máquina, la cual debe ser para uso corporativo. ÍTEM

Característica

Descripción

1 2 3 4 5 6 7

Sistema operativo Procesador Memoria Disco Duro Pantalla Peso Batería

8

Puertos

Windows 7 Professional 64 bits. Core I7 2.2Ghz o superior 8 GB 500 GB LED HD 14" Menos de 2 kg Con autonomía mínima de 7 hs Un puerto USB 3.0 y Un puerto USB 2.0 1 VGA para monitor externo 1 HDMI o mini display port con cable adaptador para HDMI 1 Conector combinado de audífono/micrófono

CUMPLE ESPECIFICAR

12

9 10 11 12 13 14

Ranuras Cámara web Alimentación Unidad Interface de Red Cantidad

estéreo 1 Alimentación de CA 1 RJ-45 10/100/1000 GB 1 SD/MMC HD 720 P Adaptador de CA 120VAC. DVD RW Wi-fi – 802.11 a/b/g/n 127

2.3 ARRENDAMIENTO DE HARDWARE La propuesta de leasing o arrendamiento operativo deberá especificar lo siguiente:

1. Contrato master (marco): La propuesta debe especificar la posibilidad de suscribir el leasing o arrendamiento operativo mediante un contrato master (o marco) que describa los terminos generales de arrendamiento, el cual debe tener una vigencia de 60 meses, con posibilidad de renovación por periodos iguales. 2. Adendos: La propuesta debe especificar la posibilidad de suscribir adendos que especifiquen cantidad y caracteristiticas de los equipos correpondientes a nuevos lotes solicitados por el Banco, así como el plazo de arrendamiento del lote respectivo. 3. Trámite de un adendo: La propuesta debe especificar que este trámite se iniciará con la carta de interés del Banco de suscribir un nuevo adendo, especificando los equipos que requiere, los cuales deberán ser cotizados por la Leasing en un plazo no mayor a quince dias calendario, si dicha propuesta acoge las expectativas del Banco, se generará la carta de aceptación por parte del mismo para que se inicie el trámite de suscripción del adendo. 4. Plazo de entrega de los equipos: La propuesta debe especificar que la entrega de los equipos correspondientes a cada lote (adendo) se realizará en un plazo máximo de 45 días después de generada la carta de aceptación por parte del Banco indicando las cantidades de equipos y sus valores de arrendamiento (o leasing) para el lote correspondiente. 5. Entrega/devolución de equipos: La propuesta debe especificar que tanto la entrega de los equipos como su devolución se realizará en las instalaciones del Banco esto es la Calle 28 No 13A-15 piso 40 de Bogotá.

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6. Las devoluciones de los equipos: La propuesta debe especificar que el proceso de devolución y retiro de los equipos a la finalización de la vigencia de un adendo se realizara en un plazo máximo de 15 dias posterior a la carta del Banco indicando que se puede proceder con el retiro de los equipos del adendo. El retiro de los equipos de la oficina de Bancoldex sera realizado por el contratista. 7. Procedimiento de suscripción de adendos: La propuesta debe especificar un procedimiento claro para la suscripción de un nuevo adendo que facilite la entrega de los equipos dentro del plazo indicado. 8. Primer adendo y propuesta de leasing: El proponente debera especificar los valores de los equipos y el canon mensual de arrendamiento por cada equipo antes de impuestos, de la misma forma, deberá especificar costos adicionales por concepto de renting de sistema operativo. 9. Inicio de los adendos: La propuesta deberá especificar la posibilidad de que el inicio y facturación de un nuevo adendo sólo se podrá dar con la suscripción de la respectiva acta de recibo a satisfacción de los equipos objeto de leasing o arrendamiento por parte del Banco. 10. Facturación: La propuesta deberá especificar la posibilidad de generar facturas de forma independiente por cada centro de costo ya que el Banco administra programas del Gobierno Nacional y se les debe facturar de manera independiente los costos por arrendamiento por cada equipo de cómputo. Nota: Todas las condiciones de arrendamiento relacionadas en este numeral deberán estar incluidas de manera clara y explicita en el contrato marco cuyo borrador deberà adjuntarse a la propuesta. 2.4 SERVICIOS A LA SOLUCIÓN OFRECIDA

La propuesta debe incluir los siguientes servicios: 1. Mantenimiento Preventivo: La propuesta debe incluir dos (2) mantenimientos preventivos en el año, para todos los equipos que se encuentren en arrendamiento en las instalaciones del Banco. Algunos de estos mantenimientos deberán realizarse en las oficinas de representación de Bucaramanga, Cali, Medellín, Pereira y Barranquilla, cabe mencionar que cada oficina no supera un número de 10 equipos en la actualidad.

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2. Procedimiento de mantenimiento preventivo: La propuesta debe especificar un procedimiento claro para la ejecución de los mantenimientos preventivos de equipos objeto de leasing o arrendamiento. Dicho mantenimiento debe incluir forma de programación, herramientas de limpieza, diagnóstico y reportes a entregar. 3. Garantía: La propuesta debe especificar que los equipos objeto de leasing o arrendamiento tendrán una garantía mínima de 3 años. 4. Trámite de garantía: La propuesta debe especificar un procedimiento claro para el trámite de garantia de los equipos objeto de leasing o arrendamiento. La cobertura para el trámite de garantías debe incluir las ciudades de Bucaramanga, Cali, Medellín, Pereira y Barranquilla. La solución para un equipo en trámite de garantía no debe superar 8 días calendario. 5. Equipos en Spare: La propuesta debe especificar la entrega de un (1) equipo para Spare en Bancoldex por cada diez equipos desktop objeto de leasing o arrendamiento, de igual forma, la entrega de un (1) equipo portátil por cada 25 equipos portatiles. 6. Valor Agregado que aportará a la solución ofrecida: El proponente deberá especificar el valor agregado que ofrece como complemento a la propuesta. Nota: Todas las condiciones de servicio relacionadas en este numeral deberán estar incluidas de manera clara y explicita en el contrato marco cuyo borrador deberà adjuntarse a la propuesta.

CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE

3.1.

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual, se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional, para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta:

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a. Misión, visión, objetivos b. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares c. Sucursales en algunas de las ciudades en las que se va a desarrollar el contrato. (Si aplica) d. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. e. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario – RUT. f.

Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés.

g. Tiempo de permanencia en el mercado. h. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. i.

Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes.

j.

Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica.

k. Diligenciamiento del formato “Anexo 5. Certificación/cuestionario sobre la prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo” exigido por el gobierno para procesos de contratación Anexo 1. l.

Incluir resumen ejecutivo de la propuesta

m. Plan de Gestion Ambiental n. Certificaciones en ITIL V3

Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal, de la persona jurídica, cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran.

Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella.

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3.2.

EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE

El proponente deberá certificar 3 contratos de leasing o arrendamiento operativo por al menos 200 equipos de cómputo cada contrato, que incluyan desktops y/o portátiles en los últimos 3 años.

Estas certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información para ser calificada: 

Nombre o razón social del contratante.



Datos básicos del contacto del contratante (teléfono, dirección, correo electrónico).



Objeto del contrato.



Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año).



Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular).

Adicionalmente la propuesta debe incluir documentos generados por el fabricante de las marcas de los equipos ofertados que certifiquen al proponente como canal de distribución autorizado.

Ver anexo 4 Formato de Experiencia del proponente

CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE

4.1. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA El proponente deberá detallar los conceptos y términos que son particulares de su propuesta, con el fin de tener un mejor entendimiento por parte del Banco para fines de calificación de los proveedores.

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4.2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN

El proponente deberá presentar de una manera resumida las características generales de la solución ofrecida, que cubra los requerimientos funcionales y no funcionales solicitados. Además de servicios que ofrezcan un valor agregado para la solución.

4.3. PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN

El Proponente deberá presentar con la propuesta un cronograma o plan de trabajo, en el cual describa los procesos/actividades requeridos para alcanzar el objeto de la solución o servicio requerido, explicando claramente el número de días de la actividad y profesionales dedicados para desarrollar cada actividad relacionada en el cronograma.

El cronograma debe cumplir con las siguientes condiciones:

a. Explicar claramente la relación entre las distintas actividades, especificando la ruta crítica. b. Indicar los productos específicos a ser presentados y su oportunidad (informes, reportes, etc.). c. Indicar el personal empleado en cada actividad, de manera que garantice el adecuado cumplimiento del objeto del presente proceso según los términos de referencia. d. El cronograma general debe presentarse respecto de las actividades a ejecutar, Identificar entregables, plan de pago y secuencia prevista para las actividades detalladas en esta contratación. Identificando: Actividades, fecha de inicio, fecha de terminación, hitos, ruta crítica. La secuencia y duración de cada una de las actividades debe estar discriminada en semanas.

Si la propuesta llegara a ser seleccionada, al momento de la firma del acta de inicio, se deberá entregar a BANCOLDEX, el cronograma detallado y ajustado, teniendo en cuenta el presentado inicialmente.

Bancóldex a través del Supervisor del contrato verificará el desarrollo del cronograma presentado, la dedicación del personal ofrecido, los resultados esperados y en general el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

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1. Esquema de Implantación y Adecuación. El proponente deberá describir la metodología que será utilizada durante la entrega y adecuación de los equipos de computo y servidores. Así mismo deberán especificarse los tiempos, y recursos del Banco requeridos y recursos del proveedor ofrecidos para la implantación exitosa de acuerdo con un cronograma de actividades propuesto. De igual manera, el proponente deberá comprometerse a realizar las adecuaciones o extensiones necesarias para que la entrega e implementaion ofrecida cumpla totalmente con los requerimientos definidos en estos términos. 2. Pruebas de la Solución Ofrecida El proponente debera realizar las pruebas técnicas para la entrega efectiva de equipos al Banco, las cuales incluyen:  Pruebas de sistema Operativo.  Pruebas de funcionalidad de los equipos con los estandares del Banco.  Presentacion de informe de resultados de las pruebas.

CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA.

5.1.

CARTA DE PRESENTACIÓN.

El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos.

5.2.

COSTOS.

La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales de arrendamiento incluyendo servicios para cada ítem, discriminando IVA. Diligenciar el formato Propuesta económica del proponente. 5.2.1.

Relación de costos

El proponente debe discriminar cada uno de los costos relacionados en el siguiente cuadro con relación al requerimiento a total solicitado para el primer adendo.

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Ítem

VALOR MES DE CANTIDAD VALOR TOTAL ARRENDAMIENTO DE CANON MENSUAL POR EQUIPO EQUIPOS ANTES DE IVA ANTES DE IVA

ALL IN ONE PORTÁTILES TOTAL ANTES DE IVA

5.3.

FORMA DE PAGO

BANCÓLDEX realizara los pagos mes vencido al proveedor contra la respectiva presentación de la factura y aprobación por parte del supervisor del contrato.

CAPITULO VI – ELABORACIÓN DEL CONTRATO

6.1.

TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO

Una vez se adjudique el Contrato, el Banco informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del contrato junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.

En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos términos de referencia, el Banco podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. Todas las especificaciones de los numerales 2.3 “Arrendamiento de Hardware” y 2.4 “Servicios a la solución ofrecida” deberán estar incluidas en el contrato marco, para ello el proponente deberá incluir el borrador de su proforma de contrato, la cual será evaluada por el Banco.

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6.2.

REQUISITOS DE LEGALIZACION

El contrato se entenderá legalizado, una vez se cumpla con los siguientes requisitos:  Reconocimiento notarial del texto y de la firma por parte de un Representante Legal de el Contratista.  Aprobación por parte del Departamento Jurídico del Banco, de los seguros constituidos por el contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato.  Si el valor de este contrato supera las autorizaciones dadas al representante legal para suscribir contratos, anexar la autorización del órgano legal de la compañía, que le habilite para suscribir el respectivo contrato según la propuesta presentada.

6.3.

POLIZAS DE GARANTIA

El proveedor seleccionado deberá constituir a favor de Bancóldex garantías, que podrán consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o garantía bancaria expedida por un Banco local.

6.3.1. De cumplimiento de las obligaciones contraídas. Será constituida para garantizar el cumplimiento del contrato. Por un monto asegurado equivalente al veinte por ciento (20 %) del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más.

6.3.2. Subcontratos

El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante BANCOLDEX S.A., el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.

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ANEXOS DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

ANEXO No. 1. VALORES INSTITUCIONALES

VALORES INSTITUCIONALES

Los valores institucionales contenidos en este documento deben ser cumplidos y aceptados por parte de los proveedores de Bancóldex S.A. Honestidad: Actuamos con rectitud, honradez, transparencia, integridad, buena fe, veracidad en todos y dentro de los más rigurosos principios éticos y legales, conceptos cuya aplicación rebasan el plano estrictamente laboral y se extienden a nuestra vida personal.

Compromiso: Nos esmeramos por trascender el simple cumplimiento del deber, aceptamos y reconocemos las consecuencias de nuestras decisiones y ejecuciones y anteponemos siempre los intereses del Banco a intereses personales o cualquier otro propósito.

Desarrollo del capital humano: Trabajamos permanentemente por el fortalecimiento de la cultura de desarrollo integral del talento humano y damos un trato digno a las personas, independiente de su jerarquía institucional, valorando sus ideas, aportes y expectativas.

Calidad y servicio al cliente: Todos los funcionarios del Banco contribuimos permanentemente en la creación, innovación o mejoramiento de tareas, procesos, productos o proyectos contando con una cultura de eficiencia organizacional para tener un mejor servicio al cliente.

Adicionalmente, los proveedores de bienes y servicios deberán dar estricto cumplimiento a las directrices de la OIT y de otras entidades internacionales y/o nacionales relacionadas con la protección de los derechos humanos de los trabajadores a su cargo, tales como prohibición del trabajo infantil, prohibición de discriminación por condiciones de género, raza, situación económica, etc.

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ANEXO 2. CARTA DE PRESENTACION. Bogotá D.C.,

Señores BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. Ciudad

Estimados Señores:

Actuando en mi calidad de Representante Legal de ___________________________, y de acuerdo a su solicitud, con la presente me permito certificar que conozco y acepto los valores institucionales adoptados por el Banco. En consecuencia, la sociedad que represento se obliga a dar cumplimiento a dichos valores y divulgarlos entre los funcionarios designados para la ejecución de dicho contrato.

Cordialmente,

Nombre: _____________________________ C.C:

_____________________________

___________________________ Firma

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ANEXO No 3. POLÍTICAS CORPORATIVAS Las políticas de seguridad contenidas en este documento deben ser cumplidas por parte de los proveedores de Bancóldex S.A., para asegurar un adecuado nivel de confidencialidad, integridad y disponibilidad en su información. 1. Aportar certificación suscrita por el Representante Legal, sobre la propiedad del licenciamiento del software contenido en cualquier equipo de su propiedad, que ingrese al Banco. Igualmente, la certificación debe ser extensiva a cualquier software o herramienta tecnológica que se utilice para el desarrollo del objeto del contrato, para lo cual debe mediar el permiso o licencia suscrita por el fabricante. 2. Tramitar la autorización previa del Banco para cualquier conexión e interacción con la red de Bancóldex y su información. 3. Aceptar el monitoreo de cualquier conexión e interacción con la red del Banco y su información cuando BANCOLDEX lo considere oportuno. 4. Comprometerse a no acceder las áreas de Centro de Cómputo, Cintoteca o cualquier otro sitio declarado como de acceso restringido en el Banco, sin un acompañante o con la debida autorización, para lo cual se compromete a dejar registro en las bitácoras dispuestas para tal fin. 5. Garantizar que toda actualización y modificación a la infraestructura tecnológica del Banco será validada y aprobada en forma previa por la Vicepresidencia de Operaciones y la Dirección del Departamento de Sistemas. 6. Utilizar los recursos tecnológicos que le entregue el Banco, en forma exclusiva para el desarrollo de la labor para la cual fue contratado. 7. Cumplir con especial cuidado, el principio de buen uso y confidencialidad de los medios de acceso que ha entregado el Banco para el desarrollo del objeto del contrato. 8. Asegurar que al término del contrato, toda información, software, dispositivos y demás elementos tecnológicos de propiedad del Banco serán eliminados de los equipos del proveedor, atendiendo los acuerdos de confidencialidad. 9. Asegurar que como producto de este contrato, entregará al Banco una solución que garantice confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información relacionada con el objeto del mismo. 10. Garantizar al Banco que el personal asignado por el proveedor a la atención del contrato, conoce y cumple las políticas contenidas en este documento y responde por cualquier inobservancia de las mismas. 11. Disponer de un plan de contingencia y continuidad que permita mantener disponible la prestación del servicio contratado por el Banco, en el evento que se presenten situaciones de interrupción. Dicho

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plan se mantendrá documentado y disponible en el momento que el Banco lo requiera para verificar su adecuado funcionamiento.

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ANEXO 4. FORMATO DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Utilizando el formato propuesto, proporciona información sobre los trabajos más relevantes para los que el Proponente fue contratado legalmente, ya sea de manera individual o como integrante de una asociación, propuesta conjunta, consorcio o unión temporal, y que acrediten la experiencia mínima requerida en las Reglas de participación.

Item

EXPERIENCIA CERTIFICADA en ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS

EMPRESA O ENTIDAD CONTRATANTE

CIUDAD DE EJECUCIÓN

VALOR TOTAL ACTIVIDADES Y FACTURADO INTEGRANTE OBLIGACIONES INCLUIDO IVA IDENTIFICACIÓN QUE FECHA DE DESARROLLADAS, (DE LAS (NÚMERO, REPORTA INICIO; % QUE SIRVEN ACTIVIDADES FECHA) Y LA FECHA DE PARTICIPACIÓN COMO SOPORTE QUE OBJETO DEL EXPERIENCIA, TERMINACIÓN DE LA ACREDITAN CONTRATO No. EXPERIENCIA LA TELÉFONO QUE SE ACREDITA EXPERIENCIA)

1. 2. 3. 4.

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ANEXO No 5. CERTIFICACIÓN/CUESTIONARIO SOBRE LA PREVENCIÓN DE LOS ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

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