Cód. FO-ADQU-096 Versión. 3

Fecha de entrada en Vigencia: 27/Ene/2012

Formato FO-ADQU Invitación Mínima Cuantía

INVITACIÓN PÚBLICA MÍNIMA CUANTÍA 9008280 DE 2013 “Consultoría para el desarrollo de los procesos de planeación, gestión, ejecución y acompañamiento al componente de Formación Artística y las demás acciones adelantadas dentro del PL y PP de la Secretaría de Cultura Ciudadana, año 2013 Medellín, 18 de JUNIO de 2013 SEÑORES PROPONENTES: El Municipio de Medellín se encuentra interesado en recibir propuestas para el siguiente proceso de contratación de Mínima Cuantía: 1. INFORMACIÓN GENERAL Y CRONOGRAMA FECHA: Medellín, JUNIO 18 DE 2013 RAZÓN SOCIAL CONTRATANTE: Municipio de Medellín DIRECCIÓN CONTRATANTE: Calle 44 52-165 UNIDAD EJECUTORA: Secretaria De Cultura Ciudadana COMPETENCIA PARA ADJUDICAR: Secretaría De Cultura Ciudadana MODALIDAD: MÍNIMA CUANTÍA PROCESO: 9008280 OBJETO: Consultoría para el desarrollo de los procesos de planeación, gestión, ejecución y acompañamiento al componente de Formación Artística y las demás acciones adelantadas dentro del PL y PP de la Secretaría de Cultura Ciudadana, año 2013 ALCANCE DEL OBJETO: Aportar en la etapa precontractual al análisis y construcción de estudios previos y evaluación de propuestas en procesos de contratación; realizar la interventoría integral de los contratos celebrados para la ejecución de los proyectos de inversión en los componentes de Formación Artística y demás acciones en las comunas 5-6-7-8-9-10, de la ciudad; acompañar las acciones adelantadas en el marco del Programa de Planeación Local y Presupuesto Participativo en el año 2013.

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ACTA COMITÉ: PRESUPUESTO OFICIAL: GRAVADO CON IVA:

2446 de JUNIO 14 de 2013 $25.719.360 SI REGIMEN COMUN 16% REGIMEN SIMPLIFICADO 2.4% APROPIACIÓN PRESUP.: 4000067233 CORREO ELECTRONICO: [email protected] CONSULTA INVITACIÓN: www.contratos.gov.co y www.medellin.gov.co LUGAR DE EJECUCIÓN: Medellín LUGAR CORRESPONDENCIA: Medellín LUGAR ENTREGA PROPUESTAS: Calle 44 No 52-165 oficina 704 CLASE DE CONTRATO: Consultoría DURACIÓN CONTRATO: 6 seis meses a partir del acta de inicio PLAZO DE ENTREGA: Sin superar el 31 de Diciembre de 2013 FORMA DE PAGO:

El MUNICIPIO DE MEDELLÍN pagará al/a contratista el valor del presente contrato mediante 6 pagos mensuales, sujetos al cumplimiento de las especificaciones técnicas del Contrato y/o entrega de productos contractuales, previa presentación de la factura o cuenta de cobro debidamente legalizada y de la constancia de recibo a satisfacción por parte de la interventoría. NOTA: Los informes de actividades deberán ser revisados en primera instancia por el Coordinador del PL y PP de la Secretaría de Cultura Ciudadana, luego deberán ser revisados y aprobados por el Interventor quien corroborará que las obligaciones se han cumplido a cabalidad para proceder con el respectivo pago.

MULTAS:

En el evento que el contratista incurra en mora o en incumplimiento parcial del presente contrato, se acuerdan multas que deberán ser directamente proporcionales al valor del contrato y a los perjuicios que sufra el MUNICIPIO DE MEDELLÍN-, sin exceder del cinco por mil (5x1000) del valor total del contrato

CLAUSULA PENAL:

En caso de incumplimiento del CONTRATISTA, se pacta una sanción pecuniaria a favor del MUNICIPIO DE MEDELLÍN, que será Página 2 de 29

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equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y se considera como pago parcial de los perjuicios causados al MUNICIPIO DE MEDELLÍN CRONOGRAMA:

1. Publicación Invitación y Estudios Previos: 2. 3.

4.

5.

6. 7.

18 JUNIO DE 2013 Plazo para la presentación de observaciones a la Invitación pública: 24 JUNIO DE 2013 Plazo para expedir Adendas y responder observaciones a la invitación pública: 24 JUNIO DE 2013 Cierre del proceso, apertura de propuestas y publicación del acta de apertura: 25 JUNIO DE 2013 A LAS 10:00 AM Publicación de Informe de verificación y plazo para subsanar requisitos y presentar observaciones al Informe de evaluación: 26 JUNIO DE 2013 Publicación de Informe de evaluación definitivo: 27 JUNIO DE 2013 Publicación Comunicación de aceptación y respuesta a observaciones: 28 JUNIO DE 2013

2. INVITACIÓN Y ADENDAS La información de esta invitación contiene todos los elementos para la presentación de la oferta. El proponente debe verificarla completamente y cerciorarse que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas y observaciones que considere pertinentes en las oportunidades aquí señaladas. Interpretación de la solicitud de propuestas: Es entendido que los documentos de la contratación se complementan mutuamente, de tal manera que lo señalado en cada uno de ellos se tomará como indicado en todos. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de las estipulaciones contenidas en esta Invitación Pública son de su exclusiva responsabilidad. En consecuencia, El Municipio de Medellín, no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, malas interpretaciones u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El hecho de que los proponentes no se informen y documenten debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales será ejecutado el objeto contractual, no se considerará como excusa válida para la eventual formulación de posteriores reclamaciones. Página 3 de 29

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Las modificaciones a la presente invitación y a los términos en ella contemplados, serán realizadas mediante la expedición de adendas de conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012. 2. REQUISITOS HABILITANTES VERIFICACIÓN

Legales

Título

Y

DOCUMENTOS

PARA

SU

REQUISITOS HABILITANTES Soporte de Criterio Consecuencia verificación Personas Jurídica  Certificado de existencia y representación  Cédula del representante legal  Rut Persona Natural Tener capacidad legal y jurídica  Cédula para contratar  Rut Comunes a No estar incurso en inhabilidades cualquier personas o incompatibilidades  Antecedentes penales, disciplinarios o fiscales  anexar tarjeta profesional si es una profesión que requiere Acreditar título en áreas de ciencias sociales, humanas y/o licenciado en educación.la inclusión del título dentro de las áreas correspondientes se Acta de grado verificará a través del SNIES. Para lo cual deberá anexar los datos necesarios para proceder a efectuar la verificación. Experiencia Profesional:

Experiencia Treinta y seis (36) meses

Certificados laborales o de de contratos

Habilita

Habilita Página 4 de 29

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haber obtenido referenciado

el

título terminados

Experiencia Especifica Veinte cuatro meses (24) en la gestión, coordinación, y/o realización de proyectos de formación artística y cultural Experiencia en interventorías o supervisiones a contratos cuyo objeto sea la realización de proyectos de formación artística y cultural.

En caso de persona jurídica deberá anexar las hojas de vida del personal con el cual ejecutará el contrato. La dedicación del profesional que ejecute la interventoría deberá ser del 100% al proyecto. La experiencia profesional y específica deberá ser debidamente certificada. Tanto de la persona natural como de la persona jurídica. El proponente debe anexar el acta de compromiso personal debidamente firmada por el profesional propuesto. Se debe anexar copia de certificación de experiencia expedida por la entidad o empresa contratante, o copia del contrato y acta de liquidación, las cuales deben expresar de manera clara el objeto, el valor, fechas de inicio y terminación del contrato (especificando día, mes y año), fecha de certificación, contratista y contratante. Los anteriores documentos deberán incluir los datos suficientes para verificar datos del contratante, contratista y contrato; objeto, valor del contrato y actividades realizadas, la ausencia de los datos requeridos implicará que no se tendrá en cuenta este certificado. Si el proponente presenta certificaciones de contratos, que se encuentran en ejecución, se tendrá en cuenta para acreditar la experiencia mínima, la proporción ejecutada hasta la presentación de la propuesta. La experiencia general y específica del proponente, deberá acreditarse mediante certificaciones expedidas por el respectivo contratante suscrito por funcionario competente de la Entidad contratante, que contenga, como mínimo, la siguiente información: - Nombre del Contratista, Página 5 de 29

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- Número (si lo tuvo) y objeto del contrato - Valor ejecutado, - Plazo de ejecución, - Descripción y alcance del proyecto - Fechas de iniciación y de terminación (día, mes y año) - porcentaje de participación si el contrato fue ejecutado en Consorcio o Unión Temporal Sólo será válida la experiencia certificada por la entidad contratante o empleadora y no por un tercero. De conformidad con el Artículo 2.2.7 del Decreto 0734 de 2012, la experiencia general y específica de los proponentes se contará en años o meses vencidos, en los períodos determinados en el pliego de condiciones para cada una de ellas. NOTA: Los certificados aportados para acreditar la experiencia deberán tener sus fechas exactas, día, mes y año, de inicio y terminación Si el contrato fue ejecutado con el Municipio de Medellín, puede hacerse referencia al número de contrato, objeto, valor, modalidad, dependencia contratante, fecha de inicio y terminación, o demás datos relevantes CRITERIOS DE EVALUACIÓN Criterio Precio

Propuesta económica más favorable

Soporte de verificación

Consecuencia

Propuesta económica

3. CRITERIO DE EVALUACIÓN, PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y DECLARATORIA DE DESIERTA De conformidad con el Decreto 734 de 2012, el criterio de escogencia será el precio más bajo, siempre que se encuentren en condiciones del mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Con el fin de garantizar el principio de igualdad, el valor de las propuestas se evaluará sin el Impuesto a las Ventas (IVA), para los responsables pertenecientes al régimen común. Las propuestas de oferentes tanto del régimen simplificado como de no responsables serán evaluadas por su valor total, las cuales no podrán superar el valor del presupuesto oficial sin IVA, so pena de ser eliminadas del proceso de selección. En cumplimiento de lo anterior, se realizarán los siguientes pasos: a. La Administración Municipal, una vez operado el cierre del proceso, procederá a la apertura de las propuestas en presencia de los proponentes que se encuentren en el día y hora establecidos en el cronograma para determinar y dar a conocer el oferente con el precio más bajo sin incluir el IVA, dejando constancia mediante acta de apertura. En caso de empate en el menor precio la Administración Municipal evaluará la propuesta de quien Página 6 de 29

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la haya entregado primero, según el orden de entrega de las mismas. Luego de lo anterior, se verificará el cumplimiento de los requisitos y documentos habilitantes respecto del oferente con el precio más bajo sin incluir el IVA. b. Se procederá a publicar Informe de Verificación, indicando si el proponente con el precio más bajo cumple o no cumple con los requisitos habilitantes exigidos, teniendo en cuenta las reglas de subsanabilidad. c. Agotado el término para subsanar, se elaborará el consolidado del informe de verificación y evaluación, el cual se pondrá a disposición por un día hábil para que presenten las observaciones que consideren pertinentes. d. En caso de discrepancia se aplicará la corrección aritmética, así: Para todas las propuestas se aplicará la Corrección Aritmética, la cual consiste en la verificación de las operaciones realizadas sobre el formato de propuesta económica. En virtud de esta corrección, si existe error en cualquier operación aritmética se ajustará a los valores correctos y sobre estos se valorará. e. Si el proponente con el precio más bajo no cumple con los requisitos habilitantes exigidos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente hasta tener un proponente habilitado. De no lograrse la habilitación se declarará desierto el proceso. f.

La Administración Municipal publicará la Comunicación de Aceptación en el SECOP, por medio de la cual el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta, con lo que se entenderá perfeccionado el contrato.

4. GARANTÍAS Para el presente proceso de selección debe aportarse una garantía que ampare: #

AMPARO Cumplimiento de obligaciones surgidas CONTRATO.

las del

CUANTÍA

VIGENCIA

10% del valor del contrato. En ningún caso sea inferior al valor de la cláusula penal pecuniaria

Vigencia del contrato y 4 meses más (término estimado para la liquidación)

El contratista se obliga al restablecimiento, reposición o ampliación de la garantía por su valor, cuando éste se haya visto reducido o agotado por razón de las reclamaciones efectuadas. En cualquier evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, EL CONTRATISTA deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia según el caso. El incumplimiento de la obligación del CONTRATISTA de mantener la suficiencia de la garantía, facultará al MUNICIPIO DE MEDELLÍN a declarar la caducidad del contrato. Página 7 de 29

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5. CAUSALES DE RECHAZO Y/O ELIMINACIÓN El Municipio de Medellín podrá rechazar, sin que haya lugar a su evaluación, o eliminar las propuestas presentadas, si incurre, entre otras, en cualquiera de las siguientes causales: 5.1 Cuando el valor de la propuesta económica con IVA incluido supere el presupuesto oficial. 5.2 Si vencido el plazo para subsanar, no se cumple con los requisitos habilitantes y/o los requerimientos técnicos mínimos, que deben cumplirse en su totalidad. 5.3 Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en la Ley 80 de 1993 y demás normas aplicables sobre la materia. 5.4 Si luego de verificadas y/o evaluadas las propuestas, se encuentra contradicción entre los documentos aportados en la propuesta o entre ésta y lo confrontado con la realidad. 5.5 Cuando en la propuesta económica no se coticen la totalidad de los ítems. 5.6 Cuando se presenten varias ofertas por el mismo oferente directamente o por interpuesta personas y se configure cualquiera de las siguientes hipótesis: con el mismo nombre; con nombres diferentes; de forma simultánea como persona natural o jurídica y representante legal de una persona jurídica, de forma simultánea como persona natural o jurídica e integrante de un Consorcio o Unión Temporal, de forma simultánea como persona natural o jurídica y representante de un Consorcio o Unión Temporal. Cuando varias personas jurídicas tengan el mismo representante legal, o socios comunes, sólo podrá presentarse a la selección una de ellas. 5.7 Quien entregue la propuesta en un lugar diferente al dispuesto en la presente invitación y que por esta causa no llegue antes de la hora del cierre. 6. ENTREGA Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Deberán entregarse original y copia de la propuesta, debidamente foliada, en sobre cerrado y marcado con los siguientes datos: Número de sobre, nombre del sobre, Secretaría de Cultura Ciudadana, oficina 704, dirección CAM piso 7 oficina 704, el número y el objeto del proceso, el nombre y dirección del proponente. Los sobres se recibirán en la Secretaría de Cultura Ciudadana, piso 7, oficina 704 dirección CAM (ver cronograma). Página 8 de 29

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De conformidad con el Articulo 20, numeral 5°, del Decreto 2153 de 1992, la hora de referencia será la establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio, quien mantiene, coordina y da la hora legal de la República de Colombia. Podrá consultarse en las páginas web www.sic.gov.co ó www.medellin.gov.co. Aspectos adicionales para la presentación:  La documentación que contiene cada sobre debe elaborarse a máquina o en procesador de palabras.  Tanto el original, como la copia para la verificación de los requisitos habilitantes y la propuesta de precio deberán entregarse debidamente FOLIADOS y LEGAJADOS.  Con el fin de evitar omisiones en propuestas cada uno de los folios que conforman la oferta original (sobre No. 1) deberán tener un visado o firma resumida en la parte inferior derecha del Representante Legal o un delegado del proponente.  Las propuestas deberán contener un índice o tabla de contenido, que permita localizar adecuadamente la información solicitada en la invitación, especificando los números de página donde se encuentran los documentos requeridos.  El Municipio no se hará responsable por no abrir, o por abrir prematuramente los sobres mal identificados o incorrectamente dirigidos.  Los documentos que hacen parte del original y de la copia de la propuesta deberán ser totalmente legibles. Los folios que contengan modificaciones o enmiendas deberán ser convalidados con la firma de quien suscribe la carta de presentación. 

Las propuestas que lleguen después del plazo fijado para recibir los documentos necesarios para verificar los requisitos habilitantes de la Mínima Cuantía serán devueltas a los proponentes en las mismas condiciones en que fueron recibidas (sin abrir).

 Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la planilla de recepción de propuestas, por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma.  No se aceptarán propuestas que sean entregadas en una oficina diferente a la indicada anteriormente, así sea recepcionada dentro del plazo señalado para la entrega de propuestas. Página 9 de 29

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7. CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN Podrán participar en el proceso de contratación solo aquellos proponentes cuyo objeto social esté relacionado directamente con el bien o servicio requerido por la Administración Municipal. Lo anterior aplica para cada uno de los integrantes de Uniones Temporales, Consorcios u otras formas de asociación. 7.1 CONSORCIOS, ASOCIACIÓN

UNIONES TEMPORALES

Y OTRAS FORMAS

DE

La forma asociativa deberá tener un nombre diferente para cada proceso de selección, independiente que las personas naturales o jurídicas que lo conformen, sean las mismas que hayan constituido consorcios o uniones temporales para otros procesos. Dichas formas asociativas no podrán ser disueltas ni liquidadas durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba y seis meses más. Deberán cumplir con lo estipulado en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993 y con los siguientes aspectos: 

Las Uniones Temporales deberán indicar su porcentaje de participación, la cual no podrá ser inferior al 15%, ni ser modificado sin la autorización previa del Municipio de Medellín. En caso de no indicarse en el acta de conformación el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes de la Unión Temporal, se les dará el tratamiento de Consorcios para todos los efectos, es decir un 50% para cada uno.



En caso de ser adjudicatarios los Consorcios, Uniones Temporales u otras formas asociativas deberán presentar ante el Municipio de Medellín el correspondiente RUT dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de adjudicación, cuyo NIT deberá ser único y exclusivo para cada contrato, lo anterior conforme el Decreto 2645 del 27 de julio de 2011, modificado por el Decreto 2820 del 9 de agosto de 2011.



De acuerdo con lo preceptuado en el Artículo 66 de la Ley 488 de 1998 y la Circular 200600287503 de la Secretaría de Hacienda Municipal, las facturas o documentos equivalentes para pago deben ser expedidas directamente por la respectiva forma de asociación, cumpliendo los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario y no por cada uno de sus integrantes. Para proceder con su respectivo pago debe indicarse además, el nombre y el Nit de los integrantes del Consorcio y en el caso de Uniones Temporales, indicar además el porcentaje de participación en el mismo.

7.2 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:

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No podrán presentar propuesta quienes se encuentren incursos en causales de inhabilidades e incompatibilidades que les impidan celebrar contratos con entidades públicas, de acuerdo con la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y demás normas vigentes sobre la materia.

Es requisito de participación, no estar reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la Nación. Esta consulta la hará el Municipio de Medellín. Puede consultar su estado en la página web www.contraloriagen.gov.co 7.3 PAGO DE APORTES: De conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, EL CONTRATISTA deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal. 7.4 MULTAS: En el evento en que EL CONTRATISTA incurriere en mora, deficiencia o faltare al cumplimiento de alguna (s) de las obligaciones contraídas en el contrato a configurarse, desde esta instancia se acuerdan multas, las cuales serán proporcionales al valor total del contrato y a los perjuicios que sufra EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN. Para la imposición de las multas, EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN dará aplicación al debido proceso conforme a la Ley 1474 de 2011. Se estipula una cláusula penal que se hará efectiva en caso de declaratoria de caducidad por parte del MUNICIPIO DE MEDELLIN o de declaratoria de incumplimiento grave y definitivo. El valor de la cláusula penal se tomará directamente de cualquier suma que se le adeude al CONTRATISTA, si la hubiere, o de la Garantía de Cumplimiento constituida, y si esto no fuere posible se cobrará ejecutivamente. En todo caso, se dará observancia al debido proceso, artículo 17 Ley 1150 de 2007, y se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el cual establece el procedimiento administrativo para imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. La imposición de multas no libera al CONTRATISTA del cumplimiento de sus obligaciones contractuales, so pena de que se le inicie un nuevo procedimiento sancionatorio ante nuevos incumplimientos. Página 11 de 29

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7.5 INDEMNIDAD: Será obligación del CONTRATISTA mantener libre al MUNICIPIO DE MEDELLÍN de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. 7.6 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que se genere con ocasión de la presente Mínima Cuantía podrá ser entregada, directamente en la Secretaría de Cultura Ciudadana, del Centro Administrativo Municipal la Alpujarra, piso 7, en la oficina 704 o al correo electrónico [email protected] 7.7 CONDICIONES ECONÓMICAS: Los precios ofrecidos deberán ser en pesos colombianos e incluir el impuesto sobre las ventas IVA, si hay lugar a ello, sin superar el presupuesto oficial, de lo contrario será eliminado del proceso de selección. Adicionalmente, al preparar su propuesta deberá tener en cuenta todos los impuestos que se causen por la celebración y ejecución del contrato, los cuales son por cuenta del adjudicatario y no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados.

7.8 TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA: La transferencia electrónica o consignación para la cancelación de cuentas, la hará EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN sujeto a la disponibilidad de recursos que presente la Subsecretaría de Tesorería, respetando el derecho de turno consignado en el artículo 19 de la Ley 1150 de 2007. 7.9 REPERCUSIONES LABORALES EL futuro CONTRATISTA se obliga a título de contratista independiente. EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN, en consecuencia, no adquiere con él, ni con las personas que ocupe, ningún vínculo de carácter laboral ni administrativo, entre otros. 7.10

MARCACIÓN DE BIENES

Si en desarrollo del objeto del contrato, se requiere la compra de bienes muebles no consumibles (entiéndase por bienes no consumibles, aquellos que no tienen una duración predeterminada, es decir que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, siendo susceptibles de reintegro o devolución), el interventor o Página 12 de 29

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supervisor deberá remitir al proceso de administración de bienes muebles e inmuebles:  La relación de los bienes adquiridos por contrato o convenio, fotocopia de facturas, manuales de operación y mantenimiento.  Los bienes para marcar, inventariar, asegurar y administrar. Agotado el trámite anterior se procede a la entrega de los bienes a la dependencia solicitante. De no agotarse el referido procedimiento, se entenderá que no hubo recibo a satisfacción. 7.11

PAZ Y SALVO DEL FUTURO CONTRATISTA

EL oferente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con entrega de la oferta, estar a paz y salvo con EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN. Adicionalmente, autoriza para que en la Subsecretaría de Tesorería, en el momento de un pago, automáticamente, sin previo aviso y siempre y cuando no exista Acuerdo de Pago vigente entre EL CONTRATISTA y la Administración Municipal, hagan cruce de cuentas, para compensar los valores que tenga en mora por cualquier concepto. 8. DECLARATORIA DE DESIERTA: La declaratoria de desierta del proceso de selección, procederá únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Dada en Medellín, a los diez y ocho (18) días del mes de junio del año dos mil trece, (2013)

MARIA DEL ROSARIO ESCOBAR PAREJA Secretaria de Cultura Ciudadana Elaboró: luz Stella Mesa Pérez Revisó: Victoria Angel Aprobó: Claudia Gómez

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ANEXO REQUERIMIENTOS TÉCNICOS El contratista se obliga para con el Municipio de Medellín, a cumplir con todas las responsabilidades, actividades y productos que se relacionan a continuación: 1. Proceso del Programa de Planeación Local Y Presupuesto Participativo: Objetivos o Actividades

1. Apoyar la operación de los Consejos Comunales, los equipos de gestión y las comisiones de Cultura del Programa de Planeación Local y Presupuesto Participativo de la ciudad. 2.Formulación de alternativas de solución a las necesidades encontradas de acuerdo a las líneas estratégicas de los Planes de Desarrollo Local de las diferentes comunas y corregimientos de la ciudad, y su articulación con los objetivos misionales de la Secretaria de Cultura Ciudadana 3.Trámites de viabilidad de los proyectos de inversión con las instancias pertinentes de la Administración. 4. Acoger los protocolos y procedimiento de la política del Sistema Integral de Gestión Calidad, e incorporar la cultura de mejora continua a través del monitoreo y seguimiento utilizando el

Productos resultado esperado 1.1 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

1.2 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

1.3 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación 1.4 Informe de actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

Cantidad

Unidad de medida

Fecha de entrega

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

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ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) en la gestión, la cual se debe evidenciar a través de los diferentes informes. 2. PROCESO CONTRACTUAL Objetivos o Actividades

Productos resultado esperado

Cantidad

2.1 Informe de

1.Evaluar los procesos de selección de contratistas, adelantados dentro del Programa de Planeación Local del Presupuesto Participativo de la ciudad, según plan de trabajo orientado por la Secretaría. 2.Ejecutar con oportunidad las actividades propias del rol de interventor en la plataforma de información SAP.

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

2.2 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación 2.3 Informe de actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

3.Apoyar la inspección de campo de otros contratos asignados al equipo del Programa de Planeación Local y Presupuesto Participativo según plan de trabajo orientado por la Secretaria de Cultura Ciudadana. 3. ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL Objetivos o Actividades

Participar de las reuniones con las instancias internas y externas que le sean solicitadas con el fin de promover la acción sinérgica de los equipos

Productos resultado esperado 2.1 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

Cantidad

Unidad de medida

Fecha de entrega

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

Unidad de medida

Fecha de entrega

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

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humanos y por consiguiente el cumplimiento de las líneas temáticas expresadas en los planes de desarrollo locales y sectoriales, en concordancia con el Plan de Desarrollo de la Ciudad. Promover que las actuaciones adelantadas por la Secretaría de Cultura Ciudadana, en el marco del Programa de Planeación Local y Presupuesto Participativo se ejecuten guardando correspondencia con las dinámicas territoriales de Desarrollo Local. 4.INTERVENTORIA:

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

Unidad de medida

Fecha de entrega

4.1

Informe de actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación.

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

4.2 Informe de

fuentes de verificación en medio

Cada mes

2.2 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

Objetivos o Actividades

Vigilancia, acompañamiento y control técnico, administrativo, financiero y legal en los contratos que le sean asignados o delegados para efectos de realización de interventoría de los proyectos del Presupuesto Participativo de la Secretaría de Cultura Ciudadana según lo previsto en el Manual de Interventoría de la Alcaldía de Medellín. Suscribir las actas a que haya lugar con ocasión de la ejecución del contrato

Productos resultado esperado

actividades mensual con sus

Cantidad

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y/o convenio; salvo estipulación contractual o convencional diferente: a)Acta de inicio del contrato b)Actas o informes de avance parcial a efectos de controlar el desarrollo del objeto. c)Acta final de recibo a satisfacción. Dicho documento deberá contener la constancia del recibo definitivo de los servicios a satisfacción, el cual es requisito para el último pago y para la liquidación del contrato o convenio; se suscribe a efectos de hacer constar el estado en que se reciben los proyectos, obras, bienes o servicios, con las observaciones, las modificaciones o los pendientes. d)Informe final de la interventoría que dé cuenta del desarrollo de todo el contrato, desde la suscripción del acta de inicio hasta el acta final de recibo a satisfacción y que describa detalladamente el proceso completo de la interventoría. e)Ejecutar con oportunidad las actividades propias del rol de interventor en la plataforma de información SAP Conformar y garantizar un expediente en el archivo de la Secretaría de Cultura Ciudadana en

respectivas fuentes de verificación

magnético

4.3 Informe de

fuentes de verificación en medio magnético

actividades mensual con sus respectivas

Cada mes

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forma cronológica, debidamente foliado y firmado, de toda la documentación que se produzca en desarrollo de la ejecución del contrato o convenio, así como de la correspondencia realizada por el contratista o la comunidad, copia de las respuestas dadas, al igual que las actuaciones que con respecto al mismo haya adelantado o haya requerido cualquier órgano de control. Proyectar, diligenciar y entregar las actas de liquidación bilateral de los contratos a cargo legalizadas ante el Secretario de Cultura y el Representante Legal de la entidad contratista.

fuentes de verificación

Llevar el control del archivo en forma permanente, sobre el desarrollo del contrato o convenio, con la finalidad de lograr una adecuada y oportuna toma de decisiones en el proceso de ejecución del objeto.

4.5

4.4 Certificado de

actualización física de los expedientes que debe conformar el contratista, en caso de aplicar, para los procesos precontractuales y contractuales, éste será otorgado por el equipo coordinador del programa de Planeación Local y presupuesto Participativo de la Secretaría de Cultura Ciudadana. Diario de campo (bitácora) detallado con las acciones y actividades adelantadas en el desarrollo del contrato, las actividades allí

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

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Elaborar informes según lo previsto en el Manual de Interventoría, y los demás que le sean solicitados por la Secretaría de Cultura Ciudadana. Realizar inspección de campo a las actividades consignadas en cada uno de los contratos delegados. Recibir, orientar, acompañar, hacer seguimiento y evaluación a los planes de trabajo y cronograma de sus contratistas. Realizar reuniones periódicas con comunidades, contratistas y demás sectores que requieran presencia de la Secretaría de Cultura Ciudadana, a fin de gestionar un adecuado desarrollo de las iniciativas de inversión comunitaria. Velar porque el servicio contratado por la Secretaría de Cultura Ciudadana cuente con los criterios de calidad, equidad, eficiencia, oportunidad y satisfacción en cumplimiento del objeto contractual. Suministrar información que se genere en desarrollo de las actividades relacionadas

descritas deberán tener su respectiva fuente de verificación. 4.6 Informe de actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

4.9Fuente de verificación

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

4.10 Informe de

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

4.7 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

4.8 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

actividades mensual con sus respectivas

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con el programa de Planeación Local y Presupuesto Participativo, con la finalidad de proyectar estrategias de prevención, atención y promoción. Adicionalmente, con esta información deberá alimentar la matriz de seguimiento de la Secretaría de Cultura Ciudadana acorde con el cronograma indicado por la Secretaría de Participación Ciudadana Dejar documentos de verificación que den cuenta de las reuniones y actividades realizadas que contengan: número de asistentes, temas tratados y otras consideraciones importantes. Este informe debe actualizarse en la carpeta que para tal fin se asigne. Realizar seguimiento, actualización y análisis de la información surgida de las iniciativas a cargo.

Elaborar un informe final de la gestión que de cuenta del avance, logros, fortalezas y aspectos a mejorar de cada uno de los procesos a cargo.

fuentes de verificación

4.11 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

4.12 Informe de

actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación 4.13 Informe de actividades mensual con sus respectivas fuentes de verificación

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

fuentes de verificación en medio magnético

Cada mes

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Obligaciones adicionales del contratista:  

 

    

 



 

Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas anteriormente. Presentar informes periódicos de avances del proceso, y los demás que sean requeridos por la interventoría en cuanto a las actividades del contrato. Los informes presentados por el contratista a la interventoría durante la ejecución del contrato. Presenta informe final sobre actividades realizadas Reportar la información relacionada con la ejecución o que tenga incidencia en ella de acuerdo con las reglas del contrato y las normas que lo regulan, cuando sea requerida por EL CONTRATANTE o por el interventor, adicionalmente a los informes que regularmente deba presentar. Facilitar la labor de interventoría dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen. Informar oportunamente a EL CONTRATANTE cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la constitución y la ley. Estar al día con el pago de la seguridad social (salud y pensión) Pagar las pólizas a que haya lugar para su contratación. Realizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato las gestiones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato así como de sus modificaciones, adiciones o prorrogas y asumir los costos de éstas. Presentar los formatos requeridos para el manejo de los recursos administrativos. Entregar un informe final de actividades que deberá contener una copia de la carpeta de cada uno de los contratos designados, con toda la documentación requerida, a fin de proceder con el recibo a satisfacción de dicho informe. Apoyar la articulación de la Administración Municipal por medio de la inclusión y promoción de los programas y proyectos de las diferentes Secretarías en la ejecución de las iniciativas del Programa de Planeación Local y Presupuesto Participativo. Atender las quejas, solicitudes, peticiones y reclamos presentados por la ciudadanía de manera íntegra y oportuna. Reconocimiento de los diferentes Planes de Desarrollo Local, sectoriales (Plan de Desarrollo Cultural) su articulación con el Plan de Desarrollo Municipal.

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1. Administrativas a. Llevar el control del plazo de los convenios o contratos, verificar que se cumpla el cronograma establecido y en caso de que sea necesario, solicitar y tramitar la ampliación del plazo. b. Elaborar las actas de suspensión/reinicio temporal del contrato previa aprobación del contratante cuando se requiera c. Elaborar la solicitud de adiciones, prorrogas u otras modificaciones del convenio a que haya lugar con la suficiente antelación a su vencimiento. d. Elaborar informes parciales sobre la ejecución del convenio y proyectar la liquidación del mismo llegada su terminación. e. Requerir por escrito al asociado cuando se requiera para el cumplimiento de las obligaciones s e informar de ello por escrito al contratante. f. Aportar todo su conocimiento y experiencia para desarrollar adecuadamente el objeto del contrato de conformidad con lo requerido por el contratante.

2. Contables a) Realizar el seguimiento al presupuesto aprobado y verificar que se ejecute de acuerdo con lo previsto. Deberá mantener un cuadro de control financiero de recursos ejecutados, pagos y pendientes. b) Controlar y evitar que el objeto y obligaciones derivadas del convenio intervenido supere los presupuestos disponibles. En caso de que sea necesario contar con más recursos verificar que previamente se haya efectuado el correspondiente análisis técnico, jurídico, contable y se cuenten con la disponibilidad presupuestal y la modificación del contrato c) Solicitar oportunamente cuando se requiera la adición de recursos del contrato. d) Verificar el cumplimiento en el pago de salarios, prestaciones, afiliación y aportes a seguridad social y aportes parafiscales del contratista de conformidad con las exigencias legales sobre la materia. e) Revisar y aprobar u objetar las cuentas de cobro o facturas del asociado f) Verificar que se cumpla la forma de pago establecida en el convenio e implementar los controles necesarios previamente a éste. 3. Técnica a) Verificar que las obligaciones relacionadas con el componente de Formación1 se desarrollen a cabalidad, en su totalidad y de acuerdo con los lineamientos y necesidades de la Alcaldía. 4. Legales a) Exigir el cumplimiento de los requisitos legales para la ejecución del contrato y para las modificaciones que se le realicen al mismo. Página 22 de 29

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b) Revisar y vigilar la expedición y aprobación oportuna de las garantías otorgadas por el asociado y solicitar su modificación cuando sea necesario. c) Informar al contratante con antelación, la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensión y reinicio del convenio. d) Informar al contratante con antelación, la ocurrencia de eventos que den lugar a la modificación del contrato, con el fin de que éste pueda adoptar las medidas necesarias. e) Informar al contratante con antelación circunstancias que puedan dar lugar a la terminación anticipada del contrato, recomendando la adopción de las medidas respectivas f) Informar al contratante los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del convenio 5. Obligaciones respecto de su propio contrato: a) Realizar todos los pagos de seguridad social, parafiscales e indemnizaciones que le correspondan de acuerdo con el personal que llegare a emplear en la ejecución del contrato, en las cuantías establecidas por la ley y oportunamente. b) Reportar la información relacionada con la ejecución del contrato o que tenga incidencia en ella de acuerdo con las reglas del contrato y las normas que lo regulan cuando sea requerida por el contratante o su interventor, adicionalmente a los informes que regularmente deba presentar. c) Facilitar la labor de supervisión de su contrato dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen. d) Acoger los protocolos y procedimientos de la política del “Sistema de Apoyo a la Contratación en SAP”, del municipio de Medellín e) Tramitar con el responsable del Plan de Compras de la Secretaría de Cultura Ciudadana, la asignación de usuario y clave como interventor, a fin de hacer los asientos respectivos del desarrollo de la interventoría en el “Sistema de Apoyo a la Contratación en SAP”, del municipio de Medellín. Es de anotar que deberá diligenciar tanto lo establecido en el aplicativo de SAP, como los formatos propuestos en el Manual de Interventoría del municipio de Medellín.

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MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (Utilice papel membreteado) Ciudad y fecha

Señores SECRETARIA CULTURA CIUDADANA Oficina 704 Centro Administrativo Municipal "La Alpujarra" C.A.M.

El suscrito ______________________________________, identificado con la C.C. __________ en nombre de ______________________________, de acuerdo con las reglas que se estipulan en la Invitación y demás documentos de la Mínima Cuantía 9008280 de 2013, cuyo objeto Consultoría para el desarrollo de los procesos de planeación, gestión, ejecución y acompañamiento al componente de Formación Artística y las demás acciones adelantadas dentro del PL y PP de la Secretaría de Cultura Ciudadana, año 2013. Me permito presentar la siguiente propuesta. En caso que mi oferta sea aceptada por el Municipio de Medellín, me comprometo a cumplir todas las obligaciones señaladas en la Invitación y en mi propuesta. Declaro así mismo: 1. 2. 3.

4.

5.

6. 7.

Que esta propuesta, sólo compromete a los firmantes de esta carta. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato que de ella se derive. Que he tomado cuidadosa nota de las especificaciones y condiciones de la presente Mínima Cuantía y acepto todos los requisitos contenidos en la Invitación. Que ni el suscrito ni la sociedad que represento se hallan incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993 y demás normas sobre la materia. Que el suscrito y la sociedad que represento se comprometen a entregar a satisfacción del Municipio de Medellín, en las fechas indicadas, el objeto de este proceso. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Mínima Cuantía. Que los precios de la propuesta se mantendrán sin variación durante la vigencia del proceso de selección y la ejecución del contrato. La validez mínima de la oferta presentada es de 30 días hábiles contados a partir del cierre del proceso.

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8. 9.

10.

11.

Que la presente oferta no tiene información reservada Que autorizo expresamente al Municipio de Medellín para verificar toda la información incluida en la propuesta y realice consultas en las listas de riesgos. Que ofrezco entregar las cantidades que figuran en el cuadro de precios y valor total de la oferta y/o prestar los servicios o ejecutar las obras señaladas, con el cumplimiento de los requerimientos técnicos. Que bajo la gravedad de juramento declaro que no me encuentro reportado en el Boletín de responsables fiscales que expide la Contraloría General de la República o en caso de estarlo, tener vigente un acuerdo de pago y me encuentro al día en los pagos.

Proponente: ____________________________ Nit: _______________________ Correoelectrónico:____________________________________________________ Dirección: __________________ Teléfono: ___________ Fax: _______________ Nombre Representante legal del proponente: _____________________________ Dirección: _______________________________ Teléfono: _________________ Documento de identificación: _________________________________________ Firma del Representante legal: ________________________________________ Nota: * Si el proponente cuenta con información reservada deberá detallarla.

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RESUMEN ECONÓMICO- PROPUESTA DE PRECIO

Mínima Cuantía:

9008280 de 2013

Objeto: Consultoría para el desarrollo de los procesos de planeación, gestión, ejecución y acompañamiento al componente de Formación Artística y las demás acciones adelantadas dentro del PL y PP de la Secretaría de Cultura Ciudadana, año 2013. Proponente: ______________________________________________________ OFERTA DE PRECIO ITEM

DESCRIPCIÓN

UNIDAD

CANTIDAD

1

2

3

4

1

Objeto del contrato

1 mes

Duración del contrato

PRECION UNITARIO SIN IVA 5 El valor mensual por el que el proponente desee presentarse

IVA 6 Si es persona natural 2.4%, si es persona jurídica 16%

TOTAL PRECIO UNITARIO CON IVA 7 Sumatoria de la casilla 5+ casilla 6

PRECIO TOTAL 8 Multiplicación casilla 7 por casilla 4

VALOR TOTAL SIN IVA VALOR TOTAL DEL IVA VALOR TOTAL CON IVA

Nota: el valor total sin IVA, será el valor tenido en cuenta para la evaluación.

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CERTIFICADO DE PAGO DE LOS APORTES Ciudad y fecha

Señores SECRETARIA DE CULTURA CIUDADANA Oficina 704 Dirección: Calle 44 # 52-165

ASUNTO: Carta de certificación de pago de aportes

Por medio de la presente me permito certificar, que la firma que represento o audito, se encuentra a paz y salvo por todo concepto de pago de los aportes de los empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, aportes parafiscales y de contratación de aprendices al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de compensación Familiar.

Atentamente,

NOMBRE: FIRMA: CARGO:

Nota: Este documento deberá ser firmado por el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el Representante Legal.

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CERTIFICADO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El suscrito declara que: Conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las Entidades Estatales de conformidad con las Leyes: 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y demás normas sobre la materia. Así como las sanciones establecidas por transgresión a las mismas en los artículos 26 numeral 7o. y 52 y los efectos legales consagrados en el Art. 44 numeral. 1o. del Estatuto Contractual. Declaro bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la firma del presente documento, que no me encuentro incurso en ninguna de ellas, ni mis socios, ni tampoco la sociedad que represento.

Dado en el Municipio de _______________, a los _____ días, del mes mayo _________, de 2013

_________________________________ Nombre y firma del Representante Legal

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ANEXO CONSTANCIA COMPROMISO PERSONAL

Nombre Cedula Cargo o rol a desempeñar Título Universitario Posgrados No. de Tarjeta o Matrícula Profesional Teléfono: Número de años de experiencia (A partir de la Graduación) Número de años de experiencia específica o relacionada según requerimiento (Solo la que posea certificado) El (la) suscrito(a) por medio del presente documento me comprometo a prestar mis servicios en el cargo o función como arriba se indica al proponente: ____________________________ Dentro del proceso de mínima Cuantía No. __________________ de 2013 Y cuyo objeto es Consultoría para el desarrollo de los procesos de planeación, gestión, ejecución y acompañamiento al componente de Formación Artística y las demás acciones adelantadas dentro del PL y PP de la Secretaría de Cultura Ciudadana, año 2013. _________________________________________________________________ A si mismo autorizó al proponente a presentar y utilizar mi hoja de vida en este proceso.

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