Instrucciones Técnicas de la BUJA

IT.[PC06.212]-09

GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRÓNICAS CON ERM

Elaborado por

Sección de Publicaciones Periódicas

Aprobación

Junta Técnica de 14 de diciembre de 2011

Objeto

Gestionar la colección de revistas electrónicas suscritas por la BUJA, asegurando su control y accesibilidad para los usuarios

Proceso

BIBL-SPC.03 – ANÁLISIS DOCUMENTAL

Histórico de cambios Código edición

Fecha

01

2011-12-14

Modificaciones

Universidad de Jaén Vicerrectorado de Extensión Universitaria Biblioteca

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 2 Instrucciones Técnicas de la BUJA

DESARROLLO

El procedimiento se inicia cuando una revista electrónica o paquete suscrito por la Biblioteca ha pasado todos los requerimientos técnicos y comprobaciones por lo que su acceso está activado y está lista para su disposición al usuario.

Serials Solutions Es una herramienta de la Biblioteca que permite el control de la colección de revistas electrónicas suscritas y facilita su acceso a los usuarios. Con Serials Solutions se consigue, de un lado, crear y mantener una base de datos para la gestión que contiene la totalidad de revista electrónicas suscritas por la BUJA con su respectiva información bibliográfica, URLs y coberturas; y de otro lado, ofrecer al usuario un buscador de revistas electrónicas actualizado, rápido y fácil de usar.

La primera fase para la gestión es incluir la revista electrónica o paquete en Serials Solutions, para ello se busca el título dentro de la plataforma y se suscribe, comprobando que los datos y coberturas son correctos.

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 3 Instrucciones Técnicas de la BUJA

En Serials Solutions se gestiona la totalidad de los títulos: altas, cancelaciones, URLs, coberturas, información sobre títulos, etc.

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 4 Instrucciones Técnicas de la BUJA

De esta forma el título pasa a formar parte de la colección de la Biblioteca y está disponible para el usuario en el portal de revistas electrónicas de la BUJA.

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 5 Instrucciones Técnicas de la BUJA

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 6 Instrucciones Técnicas de la BUJA

Es importante que el responsable de Automatización reescriba la URL de la revista en el modulo WAM de Millennium para facilitar el acceso de los usuarios desde fuera del campus.

Otra utilidad importante de Serials Solutions es el aprovechamiento de toda la información que gestionamos para la integración de las revistas electrónicas en el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria que tiene la biblioteca, Millenniun, con el fin de que todos los recursos informativos de la Biblioteca estén gestionados y accesibles de forma conjunta.

Para la integración en Millennium se realizan las siguientes tareas previas:

a) Extracción de fichero con datos actualizados a partir de Serials Solutions. b) Tratamiento de los datos Serials Solutions de forma que sean compatibles para cargar en el modulo de ERM.

Integración en Millennium En el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria de la BUJA, Millennium, se lleva la gestión de todos los recursos informativos, y dispone de un módulo específico para la gestión de los recursos electrónicos denominado ERM. Este módulo se usará para la gestión de las revista electrónicas: descripción del recurso, licencia, contactos, pedido, fondos relacionados, financiero, estadísticas de uso y coberturas.

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 7 Instrucciones Técnicas de la BUJA

La estructura de los registros en ERM

[Registro de recurso] EBSCO host: Electronic Journals

[Registro bibliográfico] Revista de derecho [Registro Fondos] 1975[Registro Fondos] 1975 - 2001

[Registro de recurso] Science Direct

[Registro Contactos] Contactos

[Registro Licencia] Detalles de licencia

[Registro bibliográfico] Methods in [Registro Fondos] 1998 -

[Registro bibliográfico] Archives of Brain [Registro Fondos] 1998 -

[Registro Pedido] Pagos

La segunda fase de la gestión de las revistas electrónicas es su integración en Millennium y para ello se realiza los siguientes pasos:

A. Creación de registros específicos de ERM Registro de recurso (el código de tipo de registro comienza con la letra “e”) delinea el recurso electrónico que ha comprado la Biblioteca, puede ser un paquete de revistas, una revista o una base de datos con texto

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 8 Instrucciones Técnicas de la BUJA

completo. Ofrece información sobre el periodo en pruebas, periodo de cobertura, dirección url, información sobre el acceso, tipo de recurso, requerimientos de hardware y software, enlace a datos estadísticos de uso

Registro de licencia (el código de tipo de registro comienza con la letra “l”) recoge información detallada sobre las condiciones del contrato: número de usuarios simultáneos, método de validación, permisos y restricciones de uso; y datos que permiten su seguimiento.

Registro de contacto (el código de tipo de registro comienza con la letra “t”) se refieren datos de cualquier institución o empresa que pueda estar relacionada con los recursos electrónicos: proveedores de accesos electrónicos, propietarios de los derechos, proveedores de datos, editores, consorcio a través del cual se ha adquirido el recurso.

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 9 Instrucciones Técnicas de la BUJA

En definitiva, a cada registro de recurso se la asocian registros relacionados: licencia, contacto, pedido, fondos, etc.

B. Carga de cobertura La BUJA elabora, mantiene y difunde el catálogo de Biblioteca como herramienta de búsqueda y recuperación de información independientemente del tipo recurso informativo y de su soporte, por lo cual, las revistas electrónicas deben estar presentes en él. En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones:

1. Normalización de la catalogación de revistas electrónicas 2. Carga de ficheros de cobertura 3. Comprobación de carga de cobertura

Para la carga de cobertura usamos en modo específico:

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 10 Instrucciones Técnicas de la BUJA

Se llevará a cabo una comprobación y control de las cargas de cobertura con el objetivo de detectar anomalías, controlar los cambios, y normalizar el procedimiento. Se contará con la ayuda del Responsable de Automatización.

Una vez que las revistas electrónicas se integran en Millennium, el usuario accederá fácilmente a ellas a través del catálogo

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 11 Instrucciones Técnicas de la BUJA

Seguimiento La gestión de las revistas electrónicas requiere seguimiento y actualización continua, especialmente cuando se producen altas o bajas en la colección o nuevas adquisiciones, modificaciones o renovaciones de las licencias

IT.[PC06.212]-09 – GESTIÓN DE REVISTAS ELECTRONICAS CON ERM • 12 Instrucciones Técnicas de la BUJA

Comunicación y difusión Con este procedimiento gestionamos, controlamos, difundimos y damos acceso a la colección de revistas electrónicas de la BUJA pero debe completarse con una adecuada comunicación y difusión para conseguir un impacto importante en nuestros usuarios. Para ello utilizaremos el Plan de Comunicación Interna y el Plan de Comunicación con el Usuario.

LO MÁS IMPORTANTE

La gestión eficaz de las revistas electrónicas suscritas por la BUJA a través del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria Millennium de forma que todos los recursos informativos queden integrados en el mismo sistema a fin de mejorar su gestión así como la búsqueda y recuperación por los usuarios.

.