LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS COMO BASE PARA LA PRESTACIÓN EFICAZ DE SERVICIOS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN EN INSTITUCIONES PÚBLICAS

JULIO ALBERTO PARRA ACOTA SUBDIRECTOR DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS DIRECCION ARCHIVO DE BOGOTÁ

QUITO – ECUADOR NOVIEMBRE DE 2012

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

“Conjunto de instrucciones en las que se detalla las operaciones para el desarrollo de los procesos propios de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos” (Triana, AGN, 2006)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD: • ADMINISTRATIVAS: el objetivo esencial de todo PGD debe considerar todas aquellas operaciones que son responsabilidad de una organización, aumentando los tiempos dedicados a reducir los costos operativos y aumentar la eficiencia administrativa, por tanto deben considerar: Un órgano coordinador Unos procesos documentados Un marco normativo Una alineación con sistemas administrativos (sistema de gestión de la calidad, sistema de gestión de seguridad de la información, sistema de gestión ambiental, sistema de responsabilidad social, sistema de control interno, entre otros.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD: • ECONÓMICAS: definir recursos económicos relacionados con la producción, distribución, tramitación, utilización, reproducción, conservación y recuperación de los documentos. Robergé (1992), define la gestión de documentos como un sistema que tiene como objetivos principales la eficacia y la rentabilidad, lo cual significa la reducción de costos y el retorno de la inversión.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD: • TECNOLÓGICAS: el uso de tecnologías debe estar al servicio de la administración de información pero no debe considerarse como un fin en si mismo. La aplicación de nuevas tecnologías debe considerarse dentro de un escenario complejo de operaciones en las cuales los adelantos informáticos cumplen una función vital, pero limitada y subordinada a la función principal de gestión de información Conceptos como administración-información-ciudadanía establecen la nueva percepción de sociedades de información

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD:

• CORPORATIVAS DE GESTIÓN DEL CAMBIO: preparar a las directivas de la organización y a los responsables del diseño, implementación y dirección de gestión documental para que asuman un liderazgo asertivo, que se traduzca en un programa de sensibilización y acompañamiento corporativo.

ESTRUCTURA BASICAS DEL PGD

PLANEACION

El diseño y desarrollo de un PGD debe obedecer a un plan de acción con líneas concretas que posibiliten su aplicación de manera efectiva, eficiente y eficaz. Este proceso contempla: • • • •

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos Análisis y determinación de requerimientos de información Mantenimiento y evaluación del programa Elaboración de planes de mejoramiento y de contingencia

ESTRUCTURA BÁSICAS DEL PGD

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL • PRODUCCIÓN. Generación de documentos en las instituciones en cumplimiento de sus funciones (normalización de la producción documental) • RECEPCIÓN. Conjunto de operaciones de verificación y control para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica (recepción, radicación y registro de documentos) • DISTRIBUCIÓN. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario (distribución de documentos externos, distribución de documentos internos y distribución de documentos enviados). • TRÁMITE. Curso del documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa (recepción de solicitud o trámite y respuesta)

ESTRUCTURA BASICAS DEL PGD PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • ORGANIZACIÓN. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución (cuadro de clasificación documental) • CONSULTA. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene (formulación, estrategia de búsqueda y respuesta) • CONSERVACION. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido • DISPOSCION FINAL. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental (conservación total, selección, eliminación, nuevas tecnologías)

LA GESTION DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS

La gestión documental enfocada a procesos, tiene su base en la doctrina archivística convencional; no rompe los postulados tradicionales de la disciplina ni los principios archivísticos de aceptación universal, como lo son el de procedencia y el de orden original. Responde a un nueva estructura organizacional, orientada por los postulados del sistema de calidad. En este sentido, la gestión documental enfocada a procesos se puede entender como: «un complemento a la gestión documental tradicional, la cual incorpora conceptos y principios propios de la gestión de la calidad, de la oficina sin papel y del gobierno abierto»

LA GESTION DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS

OBJETIVOS: • Normalizar la función archivística al interior de las entidades con base en la estructura normativa vigente y en la norma ISO-15489-1:2010 • Incorporar la gestión documental como parte activa del sistema integrado de gestión, con el propósito de lograr el manejo integral de la información para la toma de decisiones. • Integrar los nuevos conceptos de canales digitales y servicios de gobierno electrónico para la certificación de trámites en los procesos internos y externos de las entidades y el acercamiento del ciudadano a la gestión gubernamental.

LA GESTION DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS

ALCANCE: Subsistema Interno de Gestión Documento y Archivos -SIGA Reglas de producción

Enfoque Administrativo

Enfoque Archivístico

Estructura orgánicafuncional

Directrices del sistema nacional de Archivos – SNA y sistema Distrital de Archivos

Reglas de gestión Reglas de archivo

Enfoque basado en procesos

NTC-ISO 15849-1:2010 Reglas de valoración

Servicios de gobierno electrónico

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS-SIGA

Dentro del ciclo PHVA el SIGA tiene en cuenta los siguientes pasos para su implementación: • Creación de comité de archivo (Acuerdo 07 de 1994) • Creación y delegación de funciones de la dependencia responsable del SIGA (Decreto 514-2006) • Adopción de una política de gestión documental, con el fin de garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información así como la adecuada clasificación, valoración y preservación de la documentación. • Implementación del programa de gestión documental • Definición de procesos, procedimientos, roles y responsabilidades de la gestión documental. • Elaboración de un instrumento con los contenidos técnicos para el tratamiento documental en cada una de las fases de archivo (gestión, central e histórico)

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS-SIGA

• Normalización de la producción documental mediante la elaboración y aplicación de los cuadros de clasificación documental y de las tablas de retención y valoración documental • Implementación del sistema integrado de conservación • Definición del personal profesional y técnico (Decreto 514-2006) • Asignación de recursos tecnológicos, presupuestales y físicos

GESTION DOCUMENTAL Y ACCESO A LA INFORMACION

• Servicio a la comunidad. La gestión documental en los archivos deben hacer suyos, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios como derechos y deberes consagrados en la constitución, así como facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecte en los temimos previstos por la ley • Fuentes de información. La gestión documental y los archivos, son importantes para la administración y la cultura ya que son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y cumplida su vigencia se convierten en fuentes para la historia, la conservación del patrimonio cultural y la identidad nacional. • Patrimonio cultural. Los documentos son potencialmente parte integral del patrimonio de la nación, por tanto es responsabilidad de los servidores públicos de posibilitar su organización y difusión.

GESTION DOCUMENTAL Y ACCESO A LA INFORMACION

• Acceso público. Los archivos deben garantizar y velar por el derecho fundamental de acceso a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; solo por razones constitucionales, legales y de conservación se restringirá el acceso a la información. • Cultura archivística. Los archivos deben contribuir a la realización de programas de sensibilización hacia sus comunidades usuarias, sobre la importancia del uso y alcance administrativo, legal, científico y cultural de los documentos con el objeto de diseñar e implementar mecanismos de participación ciudadana. • Cultura administrativa. Los archivos contribuirán a desarrollar una conciencia sobre los la integración de los diferentes sistemas administrativos de la gestión pública, con un enfoque basado en procesos y de alta calidad.

Muchas gracias JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector del Sistema DistritaDirección Archivo de Bogotá E-mail: [email protected]

Archivo de Bogotá Calle 6B No. 5-75. Teléfono (57 1) 381 3000 ext. 4114