RESOLUCIÓN 78 DE 2007

(junio 29) Diario Oficial No. 46.572 de 15 de septiembre de 2007 UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA Por la cual se adopta el procedimiento para el trámite y desarrollo de procesos en el Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios (pregrado y posgrado) en la Universidad Surcolombiana. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las que le confiere el artículo 31, numeral 18 del Acuerdo número 075 de 1994, y CONSIDERANDO: Que es necesario contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo Académico, Administrativo y de Bienestar de la Universidad dentro de los criterios de eficiencia, eficacia y legalidad; Que de conformidad con el Decreto 1537 de 2001, la Universidad Surcolombiana debe identificar los procesos institucionales y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan optimizar el funcionamiento de la Institución y la calidad de los servicios prestados; Que de conformidad con el Estatuto General, es responsabilidad del Rector adoptar los procedimientos de la Universidad, de acuerdo con las políticas aprobadas por el Consejo Superior; Que mediante Resolución número 00261 del 25 de noviembre 2004, se modificaron algunos procedimientos administrativos, dentro de los cuales están los de la División Financiera de la Universidad Surcolombiana, los cuales fueron incorporados en el Manual de Procesos y Procedimientos; Que en virtud de la dinámica de las circunstancias jurídicas y administrativas, es necesario ajustar, en lo pertinente, los procedimientos previstos en las Resoluciones anteriores, mediante las cuales se adoptó el Manual de Procedimientos de la Universidad Surcolombiana; Que con el fin de mantener actualizados los procedimientos administrativos al interior de la Institución, se convocó a la Oficina de Liquidación de Derechos Pecuniarios para proponer los ajustes y modificaciones a los procedimientos que en cumplimiento de sus objetivos consideren necesarios, arrojando como resultado la preparación de los procedimientos que hacen parte de la presente resolución; Que en estricta aplicación de los dispuesto en el artículo 3o de la Resolución número 05023 del 30 de diciembre de 1999, la Oficina de Planeación de la Universidad Surcolombiana, una vez surtida la etapa propositiva por parte de la dependencia interesada, procedió a la preparación y presentación del texto de la presente resolución para su trámite de legalización por la instancia competente, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Adoptar, con fundamento en lo expuesto en la parte motiva de la presente resolución, el procedimiento para el trámite y desarrollo de los procesos en Liquidación de Matrículas y Derechos Pecuniarios (pregrado y posgrado) en la Universidad Surcolombiana, así:

UNIVERSIDADSURCOLOMBIANA FINANCIERA GRUPO DE LIQUIDACION DERECHOS PECUNIARIOS FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LEVANTAMIENTO: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE DERECHOS PECUNIARIOS MATRICULAS A ASPIRANTES ADMITIDOS A PROGRAMAS DE PREGRADO.

DE

2. PROPOSITO

La liquidación y facturación de los pagos por concepto de liquidación de matrícula para aspirantes admitidos por procesos de selección, reintegro y transferencia. 3. ALCANCE

Desde la publicación en la página web de la relación de aspirantes admitidos por el Comité de Admisiones hasta la impresión del formato de liquidación a través de la página web por parte del interesado. 4. BASE LEGAL

Ley 30 del 29 de diciembre de 1992, artículo 122.

Estatuto General de la Universidad Surcolombiana. Acuerdo 075 de 1994 del Consejo Superior Universitario.

Acuerdo 055 del 21 de diciembre de 1998. Tarifas para Internet.

Acuerdo 011 del 28 de julio de 2000. Tarifas de Derechos Pecuniarios. Instructivo de Admisiones aprobado mediante Acuerdo por el Consejo Académico Plan de Contabilidad Pública. 5. DEFINICIONES

GCP: Plan de Contabilidad Pública.

NC: Nota Crédito.

SILSA: Sistema Integrado de Liquidación de Servicios Académicos.

SIRCCA

6. DOCUMENTOS

Formato de liquidación de matrícula 7. RESPONSABLE

División Financiera: Grupo de Liquidación de Matrícula y Derechos Pecuniarios. 8. PROCEDIMIENTO Responsable

Descripción

CENTRO DE ADMISIONES

1. Publica la relación de aspirantes admitidos en la página web de la Universidad.

REGISTRO Y CONTROL

2. Habilita a los aspirantes admitidos en la aplicación sircca.

SECRETARIA GENERAL

3. Elabora Resolución fijando fechas de pago de acuerdo a lo aprobado por el Consejo Académico y/o el Comité de Admisiones y comunica a cada una de las dependencias involucradas en el proceso.

GRUPO DE LIQUIDACION

4. Consulta e imprime a través de la página web de la Universidad la relación de los aspirantes admitidos por cada programa académico. 5. Recibe documentos de acuerdo a la información socioeconómica digitada por el aspirante en el momento de su inscripción y conforme lo establecido en el instructivo de admisiones. 6. Revisa y acepta o rechaza la documentación presentada por cada aspirante admitido. Con la información aportada y aceptada, se alimenta del aplicativo silsa. 7. Inicia el proceso de liquidación de la matrícula con la parametrización de la liquidación por programa en el aplicativo SILSA (forma de pago, concepto, fechas, bancos) según normatividad vigente. 8. Consulta por código, nombres, número de inscripción y/o cédula si el aspirante admitido está activado en la aplicación SILSA, y graba el valor base para liquidar. 9. Verifica si el admitido obtiene descuentos por becas de convenios, por certificado electoral, u otro tipo de descuento o si es beneficiario de crédito Icetex o Plan Excelencia. 10. Graba en el aplicativo SILSA las liquidaciones de los aspirantes admitidos que han cumplido el proceso de liquidación de matrícula. 11. De acuerdo a las fechas señaladas en el instructivo de admisiones, publica en la página web de la Universidad las liquidaciones de matrícula de los aspirantes admitidos que cumplieron con los requisitos exigidos.

ASPIRANTE ADMITIDO

12. Imprime el formato de liquidación de matrícula a través de la página web de la universidad accesando con el número de inscripción. 13. Consigna en el banco señalado con el formato de liquidación de matrícula el valor establecido y continúa con el proceso de matrícula en el Centro de Admisiones, Registro y Control. 14. Si es beneficiario de crédito Icetex, Plan Excelencia o tiene autorización de descuento por nómina, diligencia aval en el Grupo de Liquidación.

GRUPO DE LIQUIDACION

15. Habilita a los beneficiarios de crédito Icetex, Plan Excelencia y descuento por nómina, en el aplicativo SILSA para continuar con el proceso de matrícula en el Centro de Admisiones, Registro y Control. FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LEVANTAMIENTO:

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE DERECHOS PECUNIARIOS DE MATRICULAS A ESTUDIANTES DE PROGRAMAS DE PREGRADO– ANTIGUOS. 2. PROPOSITO

LA LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN DE PAGOS POR CONCEPTO DE LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES ANTIGUOS (INCLUYE REINTEGRO, TRANSFERENCIA Y TRASLADO DE PREGRADO). 3. ALCANCE

DESDE LA FIJACIÓN DE FECHAS DE PROCESO DE MATRÍCULA HASTA EL PAGO DE MATRÍCULA POR EL INTERESADO. 4. BASE LEGAL

LEY 30 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1992, ARTÍCULO 122. ESTATUTO DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA. ACUERDO 075 DE 1994 DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. ACUERDO 055 DEL 21 DE DICIEMBRE DE 1998. TARIFAS PARA INTERNET. ACUERDO 011 DEL 28 DE JULIO DE 2000. TARIFAS DE DERECHOS PECUNIARIOS. ACUERDO 013 DEL 18 DE JULIO DE 2001. ACUERDO 023 DEL 31 DE JULIO DE 2003. MECANISMOS DE PAGO DIFERIDO. CALENDARIO ACADÉMICO. PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. 5. DEFINICIONES PGCP: PLAN DE CONTABILIDAD PÚBLICA. NC: NOTA CRÉDITO. SILSA: SISTEMA INTEGRADO DE LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS.

SIRCCA: 6. DOCUMENTOS

FORMATO DE LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA. 7. RESPONSABLE DIVISIÓN FINANCIERA: PECUNIARIOS.

GRUPO

DE

LIQUIDACIÓN

DE

MATRÍCULA

Y

DERECHOS

8. PROCEDIMIENTO Responsable

Descripción

SECRETARIA GENERAL

1. Elabora Resolución fijando fechas de pago de acuerdo a lo aprobado por el Consejo Académico y comunica a cada una de las dependencias involucradas en el proceso.

GRUPO DE LIQUIDACION

2. Inicia el proceso de liquidación de matrícula con la parametrización de la liquidación por programa en el aplicativo SILSA (forma de pago, concepto, fechas, bancos y aumento) según normatividad vigente. 3. Genera liquidaciones de acuerdo a la norma por programa académico. 4. Verifica si el estudiante tiene beneficios por becas, convenios, certificado electoral, estudio socioeconómico, etc., y aplica beneficios. 5. Verifica si el estudiante es beneficiario de crédito Icetex o Plan Excelencia. 6. Se publica en la página web de la universidad las liquidaciones de los estudiantes de todos los programas académicos.

ESTUDIANTE

7. Imprime formato de liquidación de matrícula desde la página web de la universidad accesando con el número de código. 8. Consigna en el banco señalado en el formato de liquidación de matrícula el valor establecido y continúa con el proceso de matrícula en el respectivo programa. 9. Si es beneficiario de crédito Icetex, Plan Excelencia o tiene autorización de descuento por nómina, diligencia aval en el Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios.

GRUPO DE LIQUIDACION

10. Habilita a los beneficiarios de crédito Icetex, Plan Excelencia y descuento por nómina, en el aplicativo SILSA para continuar con el proceso de matrícula a través de la página web. FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LEVANTAMIENTO:

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE DERECHOS PECUNIARIOS DE MATRICULA FINANCIADA EN CUOTAS ESTUDIANTES DE PREGRADO ANTIGUOS, SEDES Y POSGRADO 2. PROPOSITO

LA LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN DE PAGO EN CUOTAS PARA ESTUDIANTES ANTIGUOS DE PREGRADO, SEDES Y POSGRADO. 3. ALCANCE

DESDE LA FIJACIÓN DE FECHAS DE PROCESO DE MATRÍCULA EN CUOTAS HASTA EL PAGO TOTAL DE MATRÍCULA POR EL INTERESADO. 4. BASE LEGAL

LEY 30 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1992, ARTÍCULO 122. ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA. ACUERDO 075 DE 1994 DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. ACUERDO 055 DEL 21 DE DICIEMBRE DE 1998. TARIFAS PARA INTERNET. ACUERDO 011 DEL 28 DE JULIO DE 2000. TARIFAS DE DERECHOS PECUNIARIOS. ACUERDO 013 DEL 18 DE JULIO DE 2001. ACUERDO 023 DEL 31 DE JULIO DE 2003. MECANISMOS DE PAGO DIFERIDO. CALENDARIO ACADÉMICO. PLAN DE CONTABILIDAD PÚBLICA. 5. DEFINICIONES PGCP: PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. NC: NOTA CRÉDITO. A: SISTEMA INTEGRADO DE LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS. RCCA: 6. DOCUMENTOS PAGARÉ. CARTA DE COMPROMISO. FORMATO DE LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA. 7. RESPONSABLE DIVISIÓN FINANCIERA: PECUNIARIOS. 8. PROCEDIMIENTO:

GRUPO

DE

LIQUIDACIÓN

DE

MATRÍCULA

Y

DERECHOS

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

ESTUDIANTE

1. Diligencia solicitud de crédito a través de la página web de la Universidad Surcolombiana. Para el caso de postgrado se otorga crédito a todos los estudiantes. Según lo establecido en el artículo 1o del Acuerdo 023 del C.S.U. del 31 de julio de 2003, previo diligenciamiento de la solicitud de crédito.

GRUPO DE LIQUIDACION

2. Parametriza la aplicación SILSA por programa en cuotas, según las solicitudes de crédito aprobadas (la aprobación se realiza en forma automática dependiendo si el estudiante se encuentra al día con el pago de períodos anteriores). Cuando las solicitudes son negadas, una vez el estudiante se encuentre al día se autoriza.

ESTUDIANTE

3. Aprobado su crédito, imprime desde la página web de la Universidad y legaliza con su codeudor en la oficina del Grupo de Liquidación la carta de compromiso y el pagaré con los siguientes documentos: - Fotocopia de cédula de ciudadanía del estudiante y codeudor. - Certificado laboral y/o certificado de ingresos y retenciones, y/o certificado de ingresos mensuales donde establezca la actividad donde provienen los ingresos expedido por contador público; declaración de renta, según el caso estos documentos se exigen al codeudor. - Si el estudiante y/o codeudor es pensionado debe adjuntar copia del desprendible de pago de pensión del último mes recibido.

GRUPO DE

4. Publica en la página web las liquidaciones aprobadas en cuotas.

ESTUDIANTE

5. Imprime a través de la página web de la Universidad los formatos de liquidación según el número de cuotas en que le fue fraccionada la matrícula. 6. Consigna el valor de la primera cuota de la matrícula y continúa con el proceso a través de la página web. 7. Consigna los valores de las cuotas siguientes en las fechas establecidas dejando soporte de pago en el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico. 8. Una vez pagada la totalidad del crédito, reclama el pagaré y los documentos soporte. Cuando no consigna el valor de las cuotas pendientes en las fechas señaladas, paga un recargo correspondiente al interés bancario vigente mensual proporcional a los días de mora a la fecha de consignación.

GRUPO DE LIQUIDACION

9. Devuelve el pagaré y los documentos soporte a los estudiantes que se encuentren al día por concepto de matrícula en cuotas. 10. Al finalizar el semestre reporta los estudiantes con cartera pendiente a la Oficina de Contabilidad. FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LEVANTAMIENTO:

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE DERECHOS PECUNIARIOS DE MATRICULAS A ESTUDIANTES DE POSGRADO.

2. PROPOSITO

LA LIQUIDACIÓN Y FACTURACIÓN DE PAGO POR CONCEPTO DE MATRÍCULA PARA ESTUDIANTES ANTIGUOS Y ADMITIDOS POR PROCESOS DE SELECCIÓN, REINTEGRO, TRANSFERENCIA Y TRASLADO DE POSTGRADO. 3. ALCANCE

DESDE EL ENVÍO DE LA RELACIÓN DE ADMITIDOS POR EL COMITÉ DE POSTGRADOS HASTA LA IMPRESIÓN DEL FORMATO DE LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB POR PARTE DEL INTERESADO. 4. BASE LEGAL

LEY 30 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1992, ARTÍCULO 122. ESTATUTO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA. ACUERDO 075 DE 1994 DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. ACUERDO 055 DEL 21 DE DICIEMBRE DE 1998. TARIFAS PARA INTERNET. ACUERDO 011 DEL 28 DE JULIO DE 2000. TARIFAS DE DERECHOS PECUNIARIOS. ACUERDO 013 DEL 18 DE JULIO DE 2001. ACUERDO 023 DEL 31 DE JULIO DE 2003. MECANISMOS DE PAGO DIFERIDO. PLAN DE CONTABILIDAD PÚBLICA. 5. DEFINICIONES PGCP: PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA. NC: NOTA CRÉDITO. SILSA: SISTEMA INTEGRADO DE LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS. SIRCCA: 6. DOCUMENTOS FORMATO DE LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULA. 7. RESPONSABLE DIVISIÓN FINANCIERA: PECUNIARIOS 8. PROCEDIMIENTO

GRUPO

DE

LIQUIDACIÓN

DE

MATRÍCULA

Y

DERECHOS

Responsable

Descripción

COMITÉ DE POSGRADOS

1. Envía relación de admitidos al Centro de Admisiones, Registro y Control, al de Liquidación de Derechos Pecuniarios, informando la fecha de pago de la primera cuota.

CENTRO DE ADMISIONES

2. Habilita en la aplicación SIRCCA a los aspirantes admitidos e informa al de Liquidación de Derechos Pecuniarios.

REGISTRO Y CONTROL SECRETARIA GENERAL

3. Expide resolución fijando fechas de pago de acuerdo a lo establecido por el Consejo de Facultad y/o Comité de Postgrado.

GRUPO DE LIQUIDACION

4. Verifica con el listado enviado por el Comité de Postgrados de cada Facultad y configura la liquidación por Postgrado en el aplicativo SILSA (forma de pago, concepto, fechas, banco, etc.).

ESTUDIANTE

5. Realiza solicitud de pago en cuotas. 6. Imprime a través de la página web de la Universidad la carta de compromiso y el pagaré y legaliza el crédito con su codeudor en la oficina del Grupo de Liquidación.

GRUPO DE LIQUIDACION

7. Divide la liquidación en cuotas.

ESTUDIANTE

8. Imprime desde la página web las liquidaciones según las cuotas estipuladas y consigna la primera cuota. 9. Realiza la matrícula en la secretaría del posgrado. 10. Consigna las cuotas pendientes en las fechas y banco asignados. Si paga las cuotas en fechas diferentes a las establecidas debe cancelar un interés de mora que es liquidado en el Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios.

GRUPO DE LIQUIDACION

11. Expide liquidación con nueva fecha y recargo por mora a los estudiantes que no pagaron oportunamente las cuotas pendientes y están interesados en pagar en una fecha posterior.

ARTÍCULO 3o. ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. Toda modificación o actualización para el mejoramiento continuo que deba realizarse a los procedimientos adoptados mediante la presente resolución, con el fin de mejorar la eficiencia, eficacia y la transparencia, deberá surtir el procedimiento establecido para el efecto, y ser notificada a cada uno de los funcionarios del área a que pertenece el procedimiento. PARÁGRAFO: Corresponde a los jefes de cada área velar por la aplicación y actualización de los procedimientos, cuando las circunstancias así lo ameriten, entre otras, por las razones de cambio en la normatividad sobre la materia o modernización de los trámites.

ARTÍCULO 4o. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Los procedimientos adoptados mediante la presente resolución serán incorporados al Manual de Procedimientos de la Universidad Surcolombiana y reposarán en la Oficina de Control Interno y en la Oficina de Planeación, área que realizará el manejo administrativo y la divulgación de los procedimientos en las dependencias.

ARTÍCULO 5o. Comuníquese el contenido de la presente resolución a los Jefes de Dependencias, de los niveles Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial para lo de su competencia.

ARTÍCULO 6o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase. Dada en Neiva a los veintinueve (29) días del mes de junio de 2007. El Rector, LUIS ALBERTO CERQUERA ESCOBAR. El Secretario General, ALBERTO POLANÍA PUENTES.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. n.d. n.d. Última actualización: 15 de diciembre de 2016