MODUL KEARSIPAN / KELAS X SMK/MA KEARSIPAN “Mengelola Arsip dan Kearsipan” Untuk SMK/MK Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran Kelas X KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA MODUL BIMBINGAN BELAJAR SISWA Penulis: Yekti Rahayuning Gusti (170412617595)

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 1 KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan perlindungan-Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Modul Kearsipan yang berjudul “Mengelola Arsip dan Kearsipan” dengan baik. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Modul Kearsipan ini tidak akan terlaksana tanpa bantuan, dukungan, dan arahan dari berbagai pihak. Selanjutnya ucapan terimah kasih tidak lupa pula penulis ucapkan kepada yang terhormat sebagai berikut ini. 1. Dosen Mata Kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP, Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M. Si. sebagai dosen pengajar. 2. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan modul ini. 3. Semua pihak yang telah membantu dan saling memberikan dukungan dalam menyelesaikan modul ini. Penulis menyadari bahwa Modul Kearsipan ini banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Untuk itu segala bentuk kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima demi meningkatkan kualitas di masa mendatang. Semoga Modul Kearsipan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi penulis dan para pembaca. Terimakasih atas perhatiaannya. Malang, 20 November 2019 Yekti Rahayuning Gusti (170412617595)

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 2 DAFTAR ISI Kata Pengantar ………………………………………..... 1 Daftar Isi ………………………………………………... 2 Pendahuluan ……………………………………………. 3 Silabus ………………………………………………….. 4 Tujuan Pembelajaran …………………………………... 6 Petunjuk Penggunaan Modul …………………………… 7 Cek Kemampuan Peserta Didik ………………………… 9 Peta Konsep …………………………………………….. 10 Kegiatan Belajar 1 Ruang Lingkup Arsip …………………………………... 11 Pengertian Arsip ………………………………………... 11 Fungsi Arsip ……………………………………………. 13 Tujuan Arsip …….……………………………………… 14 Kegiatan Belajar 2 Penggolongan Arsip …………………………………….. 15 Nilai Guna Arsip ………………………………………... 18 Sistem Penyimpanan Arsip ……………………………... 19 Kegiatan Belajar 3 Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip) ……. 24 Kegiatan Belajar 4 Daur Hidup Arsip ……………………………………… 26 Ayo Berlatih ……………………………………………. 28 Kunci Jawaban …………………………………………. 32 Pedoman Penilaian ……………………………………... 34 Glosarium ……………………………….……………… 41 Penutup …………………………………………………. 43 Daftar Rujukan …………………………………………. 44 Lampiran ………………………………………………. 45

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 3 PENDAHULUAN Arsip (record) dalam istilah Bahasa Indonesia yakni sebagai “warkat”, yakni sebagai “setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula (Barthos, 2005)”. Secara umum, tujuan dari modul ini adalah menjelaskan hal-hal seputar arsip dan kearsipan. Sementara itu, setelah mempelajari modul ini diharapkan dapat menjelaskan: 1. Ruang lingkup arsip dan kearsipan serta karakteristik arsip 2. Penggolongan, nilai guna dan sistem penyimpanan arsip 3. Penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip) 4. Daur hidup arsip Agar memudahkan pembaca, modul ini dibagi menjadi 5 bagian kegiatan belajar, antara lain sebagai berikut: 1. Kegiatan Belajar 1 membahas tentang ruang lingkup arsip dan kearsipan serta karakteristik arsip 2. Kegiatan Belajar 2 membahas tentang penggolongan, nilai guna arsip dan sistem penyimpanan 3. Kegiatan Belajar 3 membahas tentang penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip) 4. Kegiatan Belajar 4 membahas tentang daur hidup arsip

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 4 SILABUS Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran Mata Pelajaran : Kearsipan Durasi (Waktu) : 144JP (@ 45 Menit) KI-3 (Pengetahuan) : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan 4actual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional. KI-4 (Keterampilan) : Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 5 Kompetensi Dasar Indikator Pencapaian Kompetensi Materi Pokok Alokasi Waktu (JP) Kegiatan Pembelajaran Penilaian 3.1Memahami arsip dan kearsipan 4.1.Melakukan pengelomp okan arsip dan kearsipan 3.1.1. Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan 3.1.2. Mengidentifikasi karakteristik arsip 3.1.3. Menguraikan fungsiarsip 3.1.4.Mengemukakan penggolongan, nilai guna, danmacam-macamarsip 3.1.5. Menguraikan penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip) 3.1.6. Menjelaskan daur hidup arsip 4.1.1. Melakukan identifikasi arsip dan kearsipan berdasarkan praktek dokumendan dokumentasi perkantoran 4.1.2. Mengelompokkan arsipdan kearsipan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja Arsip dan Kearsipan: 1.Ruang lingkup arsip dan kearsipan 2.Karakteristik Arsip 3. Penggolongan, nilai guna, dan macam-macam arsip 5.Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip) 6. Daur Hidup Arsip 4 - Mengamati untuk mengidentifikasi dan merumuskan masalah tentang arsip dan kearsipan. - Mengumpulkan data tentang arsip dan kearsipan - Mengolah data tentang arsip dan kearsipan. - Mengomunikasikan konsep arsip dan kearsipan Pengetahuan: -Tes tertulis -Penugasan Keterampilan : - Unjuk kerja

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 6 TUJUAN PEMBELAJARAN Berdasarkan KI-KD yang telah tercantum diatas tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan pembelajaran materi ini, yakni sebagai berikut: 1. Siswa diharapkan dapat menjelaskan dan memahami mengenai ruang lingkup arsip dan kearsipan yang terdiri dari pengertian, fungsi dan karakteristik. 2. Siswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami pengelompokkan, nilai guna dan macam-macam arsip. 3. Siswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami penyelenggaraan arsip. 4. Siswa diharapkan dapat menjelaskan daur hidup arsip.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 7 PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Agar lebih memudahkan pembaca, berikut ini merupakan petunjuk penggunaan modul, antara lain: 1. Peserta Didik a. Bacalah modul dengan cermat dan pahamilah pertanyaan yang terdapat dalam halaman “Cek Kemampuan” guna sebagai tolak ukur pemahaman modul ini. b. Pahami dan cermati materi yang ada dalam modul ini agar tercapai tujuan pembelajaran yang tercantum diatas. c. Apabila dalam proses pembelajaran mengalami kesulitan, diskusikan bersama peserta didik lain mengenai materi modul ini. d. Apabila masih ada hal yang kurang meyakinkan, silahkan bertanya kepada pendidik/guru yang berkaitan dengan materi modul. e. Kerjakanlah tugas yang diberikan pendidik/guru baik tugas individu maaupun kelompok. f. Peserta didik tidak diperkenankan melanjutkan materi di Kegiatan Belajar berikutnya jika belum tuntas memahami materi di Kegiatan Belajar sebelumnya. g. Apabila peserta didik mampu menyelesaikan materi, maka akan diadakan uji kemampuan. 2. Pendidik / Guru a. Menginformasikan tentang KI-KD, tujuan pembelajaran, cara penggunaan modul, penilaian, dan kebutuhan waktu pelajaran. b. Memberikan bimbingan kepada peserta didik mengenai materi modul. c. Memonitor dan mencatat kemajuan peserta didik. d. Memberikan apresiasi kepada peserta didik atas usaha untuk menyelesaikan materi. e. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KDM), tetap berada didalam kelas dan mendampingi peserta didik.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 8 3. Perlengkapan yang harus disediakan a. Alat 1) Laptop 2) LCD – Proyektor 3) Modem/Internet 4) Ordner 5) Perforator 6) Stapler 7) Label 8) Numerator b. Bahan 1) Power Point 2) Buku yang berkaitan dengan Kearsipan 3) Dokumen arsip

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 9 CEK KEMAMPUAN PESERTA DIDIK Sebelum mempelajari modul ini, jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan memberikan tanda centang (√) dan berikan jawaban singkat di kolom paling kiri. Pelajarilah materi yang belum dipahami secara rinci. Pertanyaan Ya Tidak Jawaban 1. Apakah Anda mengetahui arsip? 2. Apakah Anda mengetahui fungsi arsip? 3. Apakah Anda mengetahui karakteristik arsip? 4. Apakah Anda mengetahui seberapa pentingnya arsip? 5. Apakah Anda dapat mengelompokkan arsip? 6. Apakah Anda mengetahui cara penyelenggaraan arsip? 7. Apakah Anda mengetahui daur hidup arsip?

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 10 PETA KONSEP ARSIP DAN KEARSIPAN Ruang Lingkup Penggolongan dan Nilai Guna Arsip Penyelenggaraan Arsip Daur Hidup Arsip Pengertian Arsip Fungsi Arsip Tujuan Arsip Macammacam Arsip Sistem Penyimpanan Nilai Guna Arsip Asas Sentralisasi Asas Desentralisasi Asas Gabungan Sistem Wilayah Sistem Abjad Sistem Nomor/Angka Sistem Kronologis Sistem Subyek Penciptaan Penggunaan Pemeliharaan Penyusutan

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 11 KEGIATAN BELAJAR 1 RUANG LINGKUP A. PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN Organisasi atau perusahaan pasti melakukan kegiatan-kegiatan tertentu. Setiap kegiatan biasanya menghasilkan data (dokumen) berisikan informasi. Informasi tersebut akan dikumpulkan dan direkam guna kepentingan tertentu. Sebuah rekaman data (dokumen) yang berisikan informasi dari kegiatan tersebut biasanya disebut dengan arsip (record). Sesuai dengan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sementara itu, kumpulan surat-surat yang dikumpulkan, dikelompokkan dan disimpan secara rapi disuatu tempat juga termasuk sebuah arsip. Hal ini dikarenakan sura-surat tersebut berisikan informasi dan bukti akan dilaksanakan atau dilakukannya suatu kegiatan organisasi atau perusahaan. Selain itu, surat-surat tersebut juga dapat digunakan untuk keperluan atau kebutuhan lainnya di kemudian hari nanti. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu dokumen dikatakan arsip apabila memenuhi hal sebagai berikut ini: 1. Dikatakan sebuah arsip apabila dapat dijadikan sebagai bukti terjadinya atau terlaksananya suatu kegiatan organisasi, tetapi bukti tersebut harus dimiliki lebih dari 1 orang. Maksudnya, arsip harus berisikan data yang memiliki arti sosial 2. Dikatakan sebuah arsip apabila arsip disimpan dengan nyata. Ada 3 media arsip, yakni kertas (paper), film, dan media magnetic. 3. Dikatakan sebuah arsip apabila dibutuhkan untuk digunakan dapat ditemukan kembali secara fisik ataupun informasi.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 12 Dengan begitu, arsip dapat dikatakan sebagai sebuah kumpulan rekaman informasi dari kegiatan organisasi atau perusahaan. Biasanya rekaman tersebut digunakan juga untuk keperluan pengambilan keputusan pimpinan. “Archive” merupakan kata arsip berasal dari Bahasa Inggris dan “Archium” berasal dari Bahasa Latin Kuno, artinya suatu tempat penyimpanan arsip pemerintah, dimana arsip sebagai tanda bukti, dokumen, atau warkat dengan keterangan tertentu. Sementara itu, arti dari kearsipan sendiri yakni suatu kegiatan menyimpan surat atau dokumen. Kegiatan tersebut berkaitan dengan kegiatan penerimaan, pencatatan, pengiriman, serta pemusnahan surat dan dokumen. Kearsipan sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Hal ini telah disadari oleh seluruh pihak yang terkait. Apabila suatu organisasi tidak melakukan kearsipan pasti akan menimbulkan permasalahan baru bagi organisasi atau perusahaan tersebut. Misalnya saja, ketika organisasi memiliki banyak surat atau dokumen, jika tidak ada kearsipan maka surat atau dokumen tersebut akan menumpuk dan itu akan menghambat proses pencarian sewaktu dibutuhkan. Ditambah lagi jika pimpinan sangat membutuhkan surat atau dokumen tersebut untuk urusan yang sangat penting, pasti sangatlah sulit mencarinya. Biasanya setiap komunikasi dan keputusan diambil berdasarkan penggambaran atau atas dasar dari arsip. Sehingga arsip harus mendukung keperluan bisnis dan digunakan untuk akuntabilitas. Maka dari itu, setiap arsip harus memiliki beberapa karakteristik, yakni sebagai berikut ini: 1. Autentik Organisasi diharuskan menerapkan kebijakan dan prosedur daur hidup arsip untuk mengontrol dan melindungi arsip guna menjamin keabsahan dari arsip tersebut. Arsip autentik dapat dibuktikan apabila: a. Keberadaannya diakui; b. Pembuat dan pengirim arsip mengakui; c. Waktu pembuat dan pengiriman diakui. 2. Andal Apabila arsip memiliki konten dapat dipercaya dan menunjukkan transaksi lengkap dan akurat serta tindakan atau fakta dapat dibuktikan dan diandalkan dalam rangka transaksi atau tindakan, maka arsip tersebut dikatakan arsip andal.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 13 3. Integritas Setiap arsip harus dilindungi dari berbagai perubahan yang tidak sah dan tidak dapat ditunjukkan. Jadi, setiap adanya perubahan arsip, pemusnahan dan sebagainya harus melalui proses yang diakui dan dapat ditunjukkan buktinya. 4. Dapat digunakan Maksudnya dari arsip dapat digunakan yakni setiap arsip akan dapat digunakan, ditemukan kembali, ditunjukkan, dan diinterpretasikan wujudnya pada waktu yang berkaitan. Sebab, arsip berkaitan dengan keberlangsungan kegiatan dari organisasi atau perusahaan tersebut. Hubungan setiap arsip sangatlah penting, maka arsip harus benarbenar dipelihara agar tidak menimbulkan masalah baru saat terjadi sesuatu. B. FUNGSI ARSIP Apabila dilihat dari segi kegiatannya dalam kearsipan, arsip memiliki fungsi sebagai berikut ini: 1. Sebagai alat penyimpanan warkat; 2. Sebagai alat bantuan perpustakaan; 3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan sesudah diambil, atau dasar dalam pengambilan atau penentian keputusan organisasi atau perusahaan; 4. Sebagai penyimpanan warkat secara teratur dan tetap demi kepentingan mengenai kemajuan perusahaan. Sementara itu, apabila dilihar dari segi sistem penanganan kearsipannya, fungsi arsip sendiri yakni sebagai berikut: 1. Dengan adanya arsip, aktifitas organisasi atau perusahaan akan berjalan dengan lancar; 2. Sebagai bukti-bukti tertulis jika terjadi masalah; 3. Sebagai sarana komunikasi secara tertulis; 4. Sebagai bahan dokumentasi; 5. Sebagai alat pengingat; 6. Sebagai alat penyimpanan warkat; 7. Sebagai alat bantu perpustakaan organisasi atau perusahaan jika memilikinya; 8. Sebagai bantuan bagi pimpinan dalam menentukan keputusan organisasi atau perusahaan.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 14 Dalam peraturan yang ditetap pemerintah juga terdapat pembagian fungsi arsip, antara lain sebagai berikut: 1. Fungsi Dinamis Arsip dikatakan sebagai fungsi dinamis apabila penggunaannya dilakukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi atau perusahaan. 2. Fungsi Statis Arsip dikatakan sebagai fungsi statis apabila penggunaannya tidak dilakukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan organisasi atau perusahaan. C. TUJUAN ARSIP Untuk melindungi dan menjamin bahan pertanggungjawaban tentang seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan merupakan tujuan umum adanya arsip. Selain itu, adanya arsip juga dijadikan bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, sebagai wujud untuk merealisasikan tujuan arsip, setiap organisasi atau perusahaan sebaiknya melakukan pelaksanaan kearsipan harus: 1. Menyampaikan arsip dengan aman dan ditemukan dengan mudah jika diperlukan; 2. Menyiapkan arsip ketika diperlukan; 3. Mengumpulkan arsip-arsip yang berkaitan dengan masalah sebagai pelengkap.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 15 KEGIATAN BELAJAR 2 PENGGOLONGAN, NILAI GUNA DAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP A. PENGGOLONGAN ARSIP Suatu organisasi atau perusahaan pasti memiliki banyak arsip. Agar arsip-arsip tersebut mudah ditemukan dan digunakan saat dibutuhkan, maka arsip sebaiknya diklasifikasikan sesuai jenisnya. Berikut ini uraian jenis-jenis arsip: 1. Berdasarkan Keasliannya a. Arsip Asli Arsip asli yakni dokumen pertama yang dikerjakan dan dicetak dari mesin ketik atau printer dimana terdapat tandatangan asli dan legalisir asli didalamnya. b. Arsip Tembusan Arsip tembusan yakni dokumen kedua atau seterusnya dimana pembuatannya bersamaan dengan dokumen asli, akan tetapi ditujukan kepada pihak selain penerima dokumen asli. c. Arsip Salinan Arsip salinan yakni dokumen dimana proses pembuatannya tidak bersamaan dengan dokumen asli, akan tetapo saling berkaitan dengan dokumen asli. 2. Berdasarkan Kepentingan Arsip a. Arsip Tidak Penting Dokumen yang didalamnya hanya berisikan pemberitahuan informasi tertentu disebut dengan arsip tidak penting. Contoh dari arsip ini yakni surat undangan, ucapan terimakasih dan memo. Sementara itu, untuk penyimpanan arsip ini biasanya hanya berjangka 1 tahun. Biasanya arsip ini diberi tanda huruf “T”. b. Arsip Biasa Dimana sebuah dokumen mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun disebut dengan arsip biasa. Contoh dari arsip ini yakni surat pesanan, surat pengaduan, surat peringatan, surat tugas, surat permohonan cuti, presentasi anggota/pegawai, surat pesanan barang, surat putusan yang bersifat rutin, dan sebagainya. Arsip diberi dengan tanda huruf “B”.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 16 c. Arsip Penting Dimana sebuah dokumen mempunyai nilai guna berhubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan dating disebut dengan arsip penting. Contoh dari arsip ini yakni surat keputusan, daftar riwayat hidup anggota/pegawai, naskah laporan, data statistik, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya. Arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan diberi tanda huruf “P”, d. Arsip Sangat Penting (Vital) Sebuah dokumen dimana dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu tidak terbatas (abadi). Contoh dari arsip ini yakni akte pendirian, sertifikat, piagam penghargaan dan arsip lain setidaknya mempunyai nilai dokumenter. Arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda huruf “V”, 3. Berdasarkan Fungsi Arsip a. Arsip Dinamis Penggunaan suatu dokumen secara langsung dalam seluruh rangkaian kegiatan organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan arsip tertentu disebut dengan arsip dinamis. Dimana arsip tersebut masih diperlukan untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan organisasi atau perusahaan dalam sehari-hari. Sesuai kebutuhan tersebut, arsip dinamis digolongkan lagi menjadi beberapa arsip, antara lain: 1). Arsip Aktif Dimana sebuah arsip digunakan secara terus menerus oleh organisasi atau perusahaan demi keberlangsungannya disebut dengan arsip aktif. Penggunaan arsip ini kisaran 15 kali dalam 1 tahun. 2). Arsip Semi Aktif Dimana sebuah arsip digunakan oleh organisasi atau perusahaan dengan frekuensi penggunaan yang agak menurun dari arsip aktif disebut dengan arsip semi aktif. Penggunaan arsip ini kisaran 8 kali dalam 1 tahun. 3). Arsip Inaktif Dimana sebuah arsip tidak dipergunakan secara terus menerus atau sudah jarang digunakan lagi oleh organisasi atau perusahaan disebut dengan arsip inaktif. Penggunaan arsip ini kisaran 5 kali dalam 1 tahun.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 17 b. Arsip Statis Sebuah dokumen dimana tidak digunakan secara langsung untuk keberlangsungan kegiatan organisasi atau perusahaan. Arsip ini bersifat tarif nilai abadi. Sebab, arsip ini memiliki nilai sejarah dan telah diverifikasi secara langsung ataupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan. Contoh dari arsip statis yakni teks proklamasi. 4. Berdasarkan Subyek atau Isinya, penggolongan arsip ini didasarkan pada isi atau masalah pokok, maka jenis arsip sesuai dengan bidang organisasi atau perusahaan tersebut. Seperti: a. Arsip Keuangan; b. Arsip Kepegawaian; c. Arsip Pemasaran; d. Arsip Penjualan; e. Arsip Pembelian; f. Arsip Produksi; dsb 5. Berdasarkan Sifat Arsip a. Arsip Tertutup Sebuah arsip dimana dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan disebut arsip tertutup. b. Arsip Terbuka Sebuah arsip dimana dalam pengelolaan dan perlakuannya tidak berlaku ketentuan kerahasiaan dan boleh diketahui oleh orang lain disebut arsip terbuka. Arsip ini juga dibagi menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, yakni sebagai berikut: 1). Arsip sentral (pusat), arsip yang disimpan di suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu 2). Arsip pemerintah mengandung nilai khusus, disimpan secara khusus di Jakarta pada Arsip Nasional pusat yang disingkat ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). 3). Arsip unit, arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi (disebut juga arsip mikro atau arsip khusus).

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 18 B. NILAI GUNA ARSIP Nilai suatu arsip dimana didasarkan pada keperluan penggunaan arsip disebut dengan nilai guna arsip. Berdasarkan kegunaannya, nilai guna arsip dibedakan menjadi dua yakni: a. Nilai Guna Primer, meliputi: 1). Nilai Guna Administrasi, dimana arsip digunakan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip. 2). Nilai Guna Hukum, berisi bukti-bukti kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah. 3). Nilai Guna Keuangan, berisi segala hal mengenai keuangan. 4). Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi, mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian. b. Nilai Guna Sekunder, meliputi: 1). Nilai Guna Kebuktian, terdapat fakta beserta keterangan dan digunakan untuk menjelaskan mengenai perkembangan organisasi atau perusahaan mulai dari awal pembentukan hingga pengelolaannya. 2). Nilai Guna Informasional, mempunyai nilai guna informasional untuk berbagai kepentingan penelitian tanpa adanya keterkaitan dengan organisasi atau perusahaan, seperti: orang, tempat, fenomena dan sebagainya. Sementara itu, untuk keperluan penentuan jangka waktu penyimpanan arsip sendiri, nilai gunanya sebagai berikut: a. Nilai kegunaan administrasi b. Nilai kegunaan hukum c. Nilai kegunaan keuangan d. Nilai kegunaan politik/kebijakan e. Nilai kegunaan pelaksanaan f. Nilai kegunaan sejarah g. Nilai kegunaan penelitian Adapun nilai guna arsip untuk warkat sendiri, antara lain sebagai berikut ini: a. Informatoris b. Yuridis c. Historis d. Ilmiah

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 19 C. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP Dalam penyimpanan arsip ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan, yakni sebagai berikut ini: 1. Pemeriksaan Arsip 2. Mengindeks Arsip 3. Memberi Tanda Arsip 4. Menyortir Arsip 5. Menyimpan Arsip Sementara itu, suatu sistem digunakan untuk penyimpanan dokumen/arsip dengan tujuan agar memudahkan penemuan arsip kembali dan cepat disebut dengan sistem penyimpanan arsip. Sistem ini pada prinsipnya berdasarkan kata tangkap (caption) dari arsip baik huruf maupun angka sesuai dengan penggunaan sistem yang dipilih. Sistem penyimpanan didefinisikan juga sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Berikut ini macam-macam sistem penyimpanan arsip, yakni sebagai berikut ini: 1. Sistem Wilayah Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan pembagian wilayah sebagai pedoman untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem wilayah. Pembagian wilayah tersebut dipisahkan sesuai dengan asal pengirim atau penerima surat. Sebelum melakukan penyortiran surat, dilakukan klasifikasi wilayah terlebih dahulu. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan yakni nama Negara atau wilayah, nama pembagian wilayah administrasi Negara atau wilayah, serta nama pembagian wilayah administrasi khusus. Sementara itu, penggunaan guide pada sistem wilayah yakni sebagai petunjuk peletakan arsip disimpan dan kode pada tab harus sesuai dengan daftar klasifikasi wilayah. Untuk folder sendiri, sebagai map untuk menyimpan arsip. Jumlah masingmasing guide dan folder menyesuaikan ketentuan pembagian wilayah (daftar klasifikasi wilayah).

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 20 Contoh penyusunan berdasarkan wilayah: PT Kalimas di Cilandak Jakarta Selatan, menerima surat dari Bapak Andi dengan alamat rumah Jalan Sawo Manila nomor 7 Tebet Barat, Jakarta Selatan. Maka surat dapat diberi kode: - Untuk laci (nama kecamatan) - Untuk guide - Untuk folder (hasil indeks) Kartu Indeks: 2. Sistem Abjad Suatu sistem penataan arsip dengan menggunakan petunjuk abjad sebagai pedoman untuk menyimpan dan penemuan kembali arsip disebut dengan sistem abjad. Surat akan disimpan berdasarkan nama orang/nama perusahaan/ nama organisasi yang menerima maupun mengirim surat. Nama orang/organisasi/perusahaan akan digunakan sebagai kode penyimpanan dalam indeks dan penyimpanan diurutkan sesuai urutan abjad, seperti urutan abjad dalam kamus. Penggunaan sistem abjad, biasanya memerhatikan dan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut ini: a. Masalah organisasi atau perusahaan belum kompleks atau sangat sederhana b. Volume arsip tidak terlalu banyak c. Bimbingan atau training petugas arsip Filing sistem abjad dasarnya dipilih sebagai filing sistem arsip dengan beberapa alasan berikut: a. Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama. b. Menginginkan agar dokumen/arsip dari nama sama akan berkelompok di bawah satu nama. Tebet Tebet Barat And

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 21 c. Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama lebih membantu. d. Sistem nama mudah diingat. Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip lain. Ada dua tipe guide berdasarkan isinya yaitu berisi huruf dan berisi kata/nama/masalah. 3. Sistem Kronologis Suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun disebut Filing sistem kronologis. Kode penyimpanan dan penemuan kembali di sistem ini menggunakan tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat pada barisan tanggal dalam arsip itu. Sebagai subjek yakni tahun, sebagai sub subjek yakni bulan, dan sebagai satuan sub subjek yakni tanggal. Sistem kronologis merupakan sistem yang sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan di perusahaan kecil dimana segala kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum kompleks. Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Tahun ditetapkan sebagai judul laci. b. Bulan ditetapkan sebagai judul guide. c. Tanggal ditetapkan sebagai judul folder. Misalnya: Diterima surat dari PT ABC pada beberapa tanggal: 1 Oktober 2011 18 November 2013 14 Desember 2013 Kode Tanggal Surat Kode laci Guide Folder 1 Oktober 2011 2011 Oktober 01 18 November 2013 2013 November 18 14 Desember 2013 2013 Desember 14 4. Sistem Subyek Suatu pengelolaan arsip dari penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari arsip disebut sistem penyimpanan subyek. Sistem ini sebagai sistem paling susah pada penanganannya. Penggunaannya banyak dipergunakan oleh instansi-instansi

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 22 pemerintah yang besar dan luas di Indonesia. Sementara itu, untuk penggunaan penyimpanan asas desentralisasi, pemakaian sistem ini kurang tepat sebab setiap unit kerja sudah mempunyai tugas dan fungsi meliputi satu subyek tertentu. Banyaknya jumlah arsip dengan berbagai macam subyek/pokok masalah, maka dalam penerapannya harus membuat daftar klasifikasi subyek atau pola klasifikasi subyek terlebih dahulu. Tujuannya untuk memudahkan penggunaan daftar istilah (sering disebut indeks). Sebab, menemukan sebuah arsip dalam sistem subyek diperlukan sarana (wakil dokumen) arsip yakni kartu indeks. Gambar: Kartu Indeks 5. Sistem Nomor/Angka Sistem penyimpanan arsip sesuai kode nomor yakni sebagai ganti dari nama orang atau badan disebut dengan sistem nomor (numeric filling system). Sistem ini merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor. Nomor menunjukkan pengelompokan data sesuai kejadian-kejadian setiap hari, contohnya nomor identitas pasien dokter, nomor jaminan sosial dan nomor lain sebagainya. Sistem nomor ini lebih susah penerapannya dari pada sistem nama. Sistem nomor terdiri dari 3 unsur yakni file utama, indeks dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar). Sementara itu, sistem penyimpanan menurut nomor seri dibagi dalam 3 macam, yakni sebagai berikut: a. Sistem ilustrasi Sebagian besar sistem pengarsipan secara permanen menggunakan warna atau angka untuk menandakan batas. Nomor-nomornya selalu berurutan sehingga orang buta warna tidak dapat menemukan arsip dengan benar. Sistem ini, visualisasi warna secara kontras adalah bantuan untuk mempelajarinya. b. Sistem pengarsipan nomor langsung Sistem pengarsipan nomor langsung (Direct Number Filing System) memiliki bagian utama dengan penomoran ratusan (100, 200 dan seterusnya) ditandai

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 23 dengan petunjuk posisi pertama adalah tanda merah. Kemudian, sub bagiannya ditandai dengan petunjuk posisi kedua adalah tanda biru dan petunjuk posisi ketiga adalah tanda kuning, semuanya dalam rentang puluhan. Semua label petunjuk bisa disisipkan dan batas nomor-nomor bisa digunakan sesuai kebutuhan. Masing–masing folder memiliki tanda potongan menunjukkan nomor-nomor dan nama-nama. c. Sistem pengarsipan setara Sistem pengarsipan nomor setara (Sequential Numerik Shelf Filing System) memiliki folder berwarna dengan nomor-nomor bercetak tebal dan berurutan. Dengan adanya warna dan nomor folder sehingga akan mudah dikenali, tercantum dalam tab-tab di posisi pertama dan ketiga. Folder-folder diurutkan dalam warna-warna sesuai keinginan. Nomor awal folder merupakan nomor secara khusus disusun dengan nomor urut (sebagai contoh: 2, 4, 6, atau 10, 20, 30, 40).

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 24 KEGIATAN BELAJAR 3 PENYELENGGARAAN ARSIP Dasarnya ada beberapa asas dalam penyelenggaraan arsip ada 3 asas yakni asas sentralisasi, asas desentralisasi dan gabungan antara kedua asas tersebut. Penentuan penggunaan asas tersebut dengan berbagai pertimbangan, seperti jarak dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak, volume arsip besar stsu tidak, jumlah anggota dan pertimbangan lainnya. A. Asas Sentralisasi Organisasi umumnya menggunakan asas sentralisasi. Setiap surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga sebagai asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan menerapkan asas sentralisasi akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya. Sebab, setiap pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat. Selain itu, adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya memudahkan organisasi dalam pengelolaannya. Surat masuk diterima langsung oleh unit pengelola biasanya harus disampaikan terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat tersebut teregister di unit terkait. Penggunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien. Dengan demikian, maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat ditangani relatif kecil. Adapun kebaikan dari asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut: 1. Lebih mudah menyeragamkan cara kerja dalam pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipan, penyeragaman pemakaian formulir, dan sebagainya. 2. Pengawasan yang lebih efektif dan mudah dilakukan karena berada dalam 1 tempat yang sama. 3. Menghindari pemborosan penyediaan pembelian perabotan arsip. 4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, sesuai dengan keahlian dan keterampilan dalam bidangnya. 5. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja di organisasi atau perusahaan.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 25 Sementara itu, untuk kelemahan dari asas sentralisasi sendiri, antara lain sebagai berikut: 1. Adanya kelambanan dan hambatan dalam penyelesaian karena membutuhkan waktu. 2. Kebutuhan khas masing-masing unit belum tentu dapat terpenuhi. 3. Untuk organisasi dan perusahaan yang kecil atau masih berkembang belum dapat dirasakan manfaatnya. B. Asas Desentralisasi Suatu kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi disebut dengan asas desentralisasi. Unit kerja dalam asas ini akan bertanggungjawab dalam melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat. Dengan penggunaan asas desentralisasi, organisasi atau perusahaan yang memiliki cabang atau unit di beberapa daerah akan memudahkan dan lebih efisien dimana masingmasing unit organisasi atau perusahaan melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya. Dengan pemberlakuan asas ini, maka: 1. Pelaksanaan sepenuhnya mengenai pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilakukan oleh unit pengelola; 2. Fungsi dan wewenang dari unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif; 3. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Asas desentralisasi memiliki kelebihan yakni kecepatan penyampaian surat ke meja kerja lebih cepat sampai, kemudian lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Akan tetapi sebaliknya, asas ini juga memiliki kelemahan yakni kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian, serta pencatatan surat sehingga tidak efesien dalam pelaksanaannya. C. Asas Gabungan dari Kedua Asas Asas gabungan adalah suatu asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Maksudnya, sentralisasi pada prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan dilakukan oleh unit kearsipan. Akan tetapi, dalam pelaksanaannya menggunakan asas desentralisasi. Biasanya asas ini digunakan oleh organisasi relatif besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan relatif kompleks. Selain itu, juga untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari kedua asas (sentralisasi dan desentralisasi).

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 26 KEGIATAN BELAJAR 4 DAUR HIDUP ARSIP Manajemen kearsipan adalah sebuah kegiatan mengelola arsip, dimana sistem tersebut membentuk terdiri atas unsur-unsur saling berkaitan sehingga membentuk daur hidup arsip (life cycle of record). Diagram : Daur Hidup Arsip Sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku di Indonesia, telah dicantumkan bahwa siklus hidup arsip ada beberapa tahapan, antara lain sebagai berikut: 1. Penciptaan Suatu kegiatan bertujuan menghasilkan sebuah arsip, melalui cara merekam informasi, dalam media tertentu dimana tujuannya untuk dikomunikasikan dan berhubungan dengan pihak luar maupun dalam organisasi atau perusahaan disebut dengan kegiatan penciptaan arsip. Kegiatan ini biasanya berkaitan dengan desain formulir, korespondensi, tata naskah, manajemen laporan dan manajemen produk hukum. 2. Penggunaan Untuk kegiatan penemuan arsip kembali dan pendistribusian arsip kepada pihak terkait merupakan salah satu kegiatan penggunaan arsip. Biasanya arsip akan digunakan untuk Daur Hidup Arsip Penciptaan Penggunaan Pemeliharaan Penyusutan

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 27 bahan pelengkap kebutuhan tertentu dan dasar pengambilan keputusan. Misalnya, seorang pimpinan yang akan menentukan pembelian bahan produksi, akan mengambil keputusan melalui arsip laporan keuangan dan laporan produksi di bulan tertentu sebagai acuannya agar perusahaan tidak mengalami kerugian. 3. Pemeliharaan Kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip adalah kegiatan wajib dalam pemeliharaan arsip. Selain itu, pengurusan surat, pemberkasan, penggolongan arsip (dari yang aktif hingga arsip vital) dan perawatan juga harus dilakukan. Dalam pemeliharaan arsip, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar umur arsip bertahan cukup lama, yakni mengenali dan mengetahui jenis-jenis arsip, bahan arsip, dan pengganggu arsip yang dapat merusaknya. Misalkan, arsip terbuat dari bahan kertas, sebaiknya melakukan pengenalan jenis kertas, tinta yang digunakan, cara menanganinya agar tidak terjadi kelunturan, mencari solusi agar terhindar dari kelembaban, udara kering, debu, jamur dan sebagainya. Selain itu, tempat penyimpanan arsip juga harus diperhatikan. Penyimpanan arsip tidak disembarang tempat. Penyimpanan tersebut harus terhindar dari serangan api, air, serangga dan lain sebagainya. Disarankan tempat harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik. Suhu ruangan juga harus disesuaikan agar tidak merusak arsip. 4. Penyusutan Suatu kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dana sudah tidak bernilai guna disebut penyusutan arsip. Kegiatan tersebut dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Dimana kegiatan survei atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan tergolong kegiatan didalamnya.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 28 AYO BERLATIH A. PILIHAN GANDA Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat! 1. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan .... a. Pengkodean b. Penampungan c. Penelitian d. Penyortiran e. Penyimpanan 2. Arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan suatu organisasi, meruakan pengertian dari . . . a. Arsip aktif b. Arsip inaktif/pasif c. Arsip statis d. Arsip sekunder e. Arsip Primer 3. Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing disebut ... . a. Alat sortir b. Filling cabinet c. Perforator d. Label e. Numerator 4. Folder yang mempunyai besi penggantung disebut ... . a. Guide b. Ordner c. Hanging folder d. Map snelhecter e. Stopmap 5. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ... . a. Stopmap folio b. Folder c. Hanging folder

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 29 d. Snelhecter e. Ordner 6. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi surat disebut juga filling sistem ... . a. Abjad b. Nomor c. Subjek d. Kronologis e. Wilayah 7. Sistem penyimpanan arsip ada 5 macam, kecuali … . a. Sistem Abjad b. Sistem Indeks c. Sistem Subyek d. Sistem Nomor e. Sistem Wilayah 8. Perhatikan langkah-langkah berikut : i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam ii. Menuju tempat penyimpanan iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil vi. Mengisi bon peminjam vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah .... a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii 9. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan .... a. Pengkodean b. Penampungan c. Penelitian

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 30 d. Penyimpanan e. Penyortiran 10. Apotek Depok Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah .... a. Ad b. Ak c. Dep d. Ap e. De 11. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan filling sistem .... a. Abjad b. Subjek c. Wilayah d. Tanggal e. Nomor 12. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah .... a. Mengisi buku b. Menentapkan indeks dan kodenya c. Surat diteliti kemudian dikirim d. Menetapkan jumlah indeks e. Menandatangani 13. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah .... a. 22 b. 23 c. 24 d. 25 e. 26

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 31 14. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi .... a. Pratama Aga Bekti b. Pratama Bekti Aga c. Aga Pratama Bekti d. Bekti Aga Pratama e. Bekti Pratama Aga 15. Surat sebelum disimpan dicatat dalam .... a. Buku tulis b. Buku agenda c. Buku klaper d. Buku simpan e. Kertas B. URAIAN Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat! 1. Jelaskan pengertian arsip dan kearsipan ! 2. Sebutkan dan jelaskanlah mengenai daur hidup arsip yang kamu ketahui! 3. Jelaskanlah mengapa sebuah perusahaan melakukan pengarsipan! 4. Sebutkan peranan dan fungsi arsip ! 5. Jelaskan tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi?

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 32 KUNCI JAWABAN A. PILIHAN GANDA 1. E 2. A 3. A 4. C 5. A 6. C 7. B 8. D 9. D 10. E 11. B 12. B 13. E 14. A 15. B B. URAIAN 1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena memiliki nilai guna sehingga sewaktu-waktu diperlukan tersedia. Sementara itu, kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara teratur menggunaka sistem tertentu dan bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. 2. Daur hidup arsip: a. Penciptaan. Tahap penciptaan yaitu lahirnya sebuah arsip. b. Penggunaan. Arsip didistribusikan kepada orang yang berkepentingan dengan arsip tersebut. Setelah arsip sampai ditangan orang yang dituju kemudian arsip tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan. c. Pemeliharaan. Selanjutnya, arsip disimpan sesuai dengan sistem tertentu apabila arsip tersebut berguna seumur hidup maka arsip tersebut tetap disimpan. d. Penyusutan

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 33 Apabila arsip yang hanya memiliki umur yang terbatas maka setelah umur arsip habis arsip tersebut dimusnahkan. 3. Setiap organisasi melakukan kearsipan karena arsip dijadikan sebagai ingatan suatu organisasi, sebagai bukti autentik, bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dan dijadikan sebagai barometer kegiatan suatu organisasi. 4. Peranan dan fungsi arsip, yakni: a. Sebagai pusat informasi b. Sebagai sumber dokumentasi c. Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi 5. Fungsi arsip : a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan dan disimpan dalam waktu tertentu. b. Arsip Statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai. c. Arsip aktif yaitu arsip penggunaannya terus – menerus. d. Arsip inaktif yaitu arsip yang penggunaannya telah menurun Sementara itu, nilai guna dibedakan menjadi dua : a. Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga / instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi : - Nilai guna administrasi - Nilai guna hukum - Nilai guna keuangan - Nilai guna ilmiah b. Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kedapa masyarakat / nasional. Nilai guna sekunder meliputi: - Nilai guna pembuktian - Nilai guna informasi

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 34 PEDOMAN PENILAIAN A. PENILAIAN KOGNITIF (PENGETAHUAN) 1. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda 2. Petunjuk Penilaian Soal Uraian Kriteria Skor Soal Uraian: No Soal Skor Maksimal Indikator Skor 1. 10 Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan 10 Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan, tetapi tidak lengkap atau tidak sesuai 7 Jawaban salah 3 Tidak menjawab 0 2. 30 Menyebutkan dan menjelaskan daur hidup arsip dengan tepat dan benar 30 Menyebutkan dan menjelaskan daur hidup arsip, tetapi kurang sesuai dan lengkap 20 Hanya menyebutkan daur hidup arsip 10 Jawaban salah 3 Tidak menjawab 0 3. 15 Menjelaskan alasan perusahaan melakukan pengarsipan dengan benar dan tepat 15 Menjelaskan alasan perusahaan melakukan pengarsipan, tetapi kurang sesuai 8 Jawaban salah 3 Tidak menjawab 0 4. 15 Menyebutkan peranan dan fungsi arsip secara benar, lengkap dan tepat 15 Menyebutkan peranan dan fungsi arsip, tetapi tidak lengkap 7 Jawaban salah 3 Nilai = ∑ lah soal benar 15 × 100

× 100

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 36 B. PENILAIAN AFEKTIF (SIKAP) Format Penilaian Sikap : NO ASPEK PERILAKU YANG DINILAI NILAI 1 2 3 4 1 Disiplin 2 Jujur 3 Tanggungjawab 4 Santun 5 Responsif Keterangan : 4 = jika empat indikator terlihat 3 = jika tiga indikator terlihat 2 = jika dua indikator terlihat 1 = jika satu indikator terlihat Indikator Penilaian Sikap : 1. Disiplin a. Tertib mengikuti instruksi b. Mengerjakan tugas tepat waktu c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif. 2. Jujur a. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan sebenarnya b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi c. Tidak menyontek atau melihat data/pekerjaan orang lain d. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip/dipelajari 3. Tanggung Jawab a. Pelaksanaan tugas piket secara teratur b. Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok c. Mengajukan usul pemecahan masalah d. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 37 4. Santun a. Berinteraksi dengan teman secara ramah b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat d. Berperilaku sopan 5. Responsif a. Antusias dalam mengikuti pembelajaran b. Tidak ragu berpendapat selama proses pembelajaran Nilai akhir sikap diperoleh dari (skor yang sering muncul) dari keempat aspek diatas. Kategori nilai sikap Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA Rubrik Penilaian Sikap (Afektif) No Nama Siswa Disiplin Jujur 1 2 3 4 1 2 3 4 Bubuhkan tanda (√) pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

38 Tanggung jawab Santun Responsif Nilai Akhir 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 39 C. PENILAIAN PSIKOMOTORIK (KETERAMPILAN) Aspek Penilaian : Format Penilaian : 1 2 3 4 1 Kerjasama 2 Keaktifan 3 Toleransi 4 Hasil Diskusi Kelompok NILAI No ASPEK PENGAMATAN DISKUSI Keterangan : Masing-masing kolom diisi dengan kriteria: Nilai = ∑ ℎ X 100 Skor Maksimal Keterangan : 4: Sangat Sesuai / Baik Sekali 3: Sesuai / Baik 2 : Cukup 1: Kurang

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA Rubrik Penilaian Psikomotorik No Nama Kerja sama Keaktifan

40 ASPEK PENGAMATAN DISKUSI Toleransi Hasil Diskusi Kelompok Skor Nilai Predikat

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 41 GLOSARIUM Record : sebuah data tertulis, bergambar, maupun direkam yang berkaitan dengan suatu hal, kegiatan, peristiwa yang telah dilakukan dan diadakan untuk keperluan sebagai alat penginga. Media Magnetik : data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer. Warkat : surat, isi surat; pos, lembaran surat pos (yang boleh dilipat sebagai surat tertutup), Autentik : dapat dipercaya, asli, tulen, sah. Integritas : mutu, sifat, atau keadaaan yang menunjukkan kesatuan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan, kejujuran. Sentral : pusat, ditengah-tengah. Kompleks : mengandung beberapa unsur yang pelik, rumit, sulit, dan saling berhubungan. Life cycle of record : konsep atau siklus dimana sebuah arsip mulai diciptakan, digunakan, dipelihara hingga dimusnahkan. Inventarisasi : pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor (sekolah, rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Retensi : penyimpanan, penahanan. Arsip sentral : arsip yang disiman di suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu Arsip unit : arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi, (disebut juga arsip mikro atau arsip khusus). Informatoris : memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa. Yuridis : menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan. Historis : menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau sebagai peristiwa sejarah. Ilmiah : sebagai catatan hasil pemikiran atau penemuan-penemuan suatu ekspedisi ilmiah.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 42 Indeks : proses menentukan kata tangkap (caption) Sortir : memilih, memilah surat Caption : judul surat Guide : petunjuk dalam pembagian surat/arsip yang ada dalam filling cabinet. Folder : map untuk menempatkan surat/arsip dalam filling cabinet. Korespondensi : perihal surat menyurat

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 43 PENUTUP Setelah menyelesaikan Modul Kearsipan, maka Anda berhak untuk mengikuti uji kompetensi yang telah dipelajari. Apabila Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan dari hasil evaluasi dalam modul ini, maka Anda berhak untuk melanjutkan ke modul berikutnya. Akan tetapi apabila Anda belum memenuhi standar minimal, maka Anda diharuskan mempelajari kembali modul ini sebelum melanjutkan ke modul berikutnya. Mintalah pada guru pengajar untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaiannya dilakukan langsung dari pihak asosiasi profesi yang berkompeten. Apabila Anda telah menyelesaikan suatu kompetensi tertentu, atau apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul, maka hasil yang berupa nilai dari guru pengajar atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi bagi asosiasi profesi.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 44 DAFTAR RUJUKAN Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi Edisi 1. Jakarta: Bumi Aksara. Bukhori, Imam. 2013. Manajemen Kearsipan Sistem Tanggal, Nomor, Abjad, Wilayah dan Pokok Masalah. Gorontalo: Universitas Negeri Gorontalo Press. Tasyhar, dkk. 2013. Kearsipan 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013. Depok: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 45 LAMPIRAN Hasil Test Plagiasi:

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 46

MODUL KEARSIPAN / Kelas X SMK/MA 47