Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Kolaylaştırıcının El Kitabı “Tanımlanamayan Şey Ölçülemez, Ölçülemeyen Şey Yönetilemez”

Toplantı öncesinde Mazeretler öğrenilir. Toplantıdan en geç bir gün önce dijital takvime toplantı gündemi yazılır. ! ŞM ile mutabık kalınmalıdır. Toplantı öncesinde okunması gereken doküman ortak paylaşım platformundan gönderilir. ! Belgelerin, aynı gün ancak okunma süresi gözetilecek şekilde gönderilmesi etkiyi arttıracaktır. Raportörlük görevini daimi olarak üstlenecek gönüllü yoksa, her hafta değişecek şekilde sıralama yapılır. Raportöre hatırlatma yapılır.

Toplantı sırasında Üyelerin mazeretleri ve raportörün kim olduğu duyurulur. Son toplantıdan itibaren ne gibi gelişmeler olduğunun bilgisi verilir. Gündem konularından sapmamaya dikkat edilir. Konu başlıkları arasında geçiş sırasında zaman kontrol edilir. Katılımcı devam kontrolü için imza atmak yerine fotoğraf çekilir. İlk gündem maddesi okunarak başlanır. ! Belirli aralıklarla eski tutanaklar okunur, tamamlanmamış görevler üyelere hatırlatılır. Karbon ayak izini azaltmak için çıktı alınmaz her türlü doküman dijital olarak saklanır!

Toplantı sonrasında Toplantı esnasında karara bağlanamayan konular için mini anket düzenlenebilir veya Olanaksızı Düşünme Kulüp gündemine taşınabilir. Özel olarak sorulan soruların, herkes tarafından anlaşılmamış olma ihtimali için cevaplar gruptan verilebilir. ! Gruba yazılan ve/veya gönderilen her şeyin tartışma yaratmayacak ve çok soru sormaya sebep olmayacak açıklıkta ve kolaylaştırıcı olmasına dikkat edilir. Görevini tamamlayanların vurgulanmasına özen gösterilir. Raportör toplantı tutanağını yazıp bitirdiğini ortak paylaşım platformundan duyurur. ! Projeksiyon ekranına bakabilmek için çember oturma biçimi (eşitlik) bozulduğundan çok gerekmedikçe projeksiyon cihazı açılmamalıdır. Doküman ortak paylaşım platformuna gönderilebilir. Detaylı Toplantı Kuralları İçin: https://stratejikyonetimsistemi.izmir.bel.tr /tr/toplanti-kurallari/21/60

SYS KOLAYLAŞTIRICISI KİMDİR? Stratejik Yönetim Sistemi kapsamında Strateji Geliştirme Dairesine bağlı müdürlüklerin ortaklaşa çalıştığı proje gruplarının katılımcıları tarafından belirlenen kişidir. Kapsayıcı bir karar verme sürecinin olmasını, grubun daha etkin bir şekilde çalışmasını, işbirliği yapmasını ve sinerjiye ulaşmasını sağlayan, nötr davranan taraftır. Mevcut zaman içerisinde grubun gündem üzerinde konuşmasına yardımcı olma sorumluluğunu kabul eder ve bu işin yapılması için gerekli olan kararları alıp planlamaları yapar. Yetkinlikleri Nelerdir? • Katılımcılara saygılı, gereksinim ve ilgilerinin farkında olma, • Yeni durumlara kolayca uyum gösterebilecek esnekliğe sahip olma, • Tartışılan konuda yeterince bilgi sahibi olma, • Kendine güvenli, soğukkanlı, canlı ve olgun davranma, • Tartışmayı etkili yönetme, hızlı kavrama, hızlı karar verme yeteneğine sahip olma, • Kişisel görüşlerden sıyrılabilme, • Farklı fikirleri teşvik edebilme, • Soru ve yorumlara açık olabilme.

Kurumu ve kendi biriminizi yeniden keşfettiğiniz bir yolculuğun başlangıcına hazır mısınız? https://stratejikyonetimsistemi.izmir.bel.tr/ Aralık 2022