Notas, documentos e impresión 1. NOTAS DEL ORADOR

L

as notas del orador y los documentos que puedes repartir entre los participantes de la presentación son dos componentes más de una presentación PowerPoint que puedes crear al mismo tiempo que las diapositivas. Por una parte, las notas para el orador te pueden servir a la hora de realizar una exposición de la presentación delante de público, y permiten tener una imagen más pequeña de las diapositivas con anotaciones que quieras realizar o desees recordar. Además, también podrías repartir entre los participantes documentos con las diapositivas de la exposición, dejando espacio para que hagan anotaciones o realizando indicaciones en estas hojas sobre aspectos que consideres importantes y quieras resaltar. Al trabajar con estos dos tipos de documentos (notas y documentos), recuerda que se rigen por el patrón de notas y el patrón de documentos, respectivamente, pudiendo configurar estos patrones para que tengan la apariencia que quieras. El trabajo es exactamente igual que con el patrón de diapositivas, por lo que no tendrás ningún problema. Empecemos viendo lo que son y cómo se usan las notas del orador. En este caso, cada una de las diapositivas de la presentación tiene su correspondiente página de notas, en la que se incluye una miniatura de la diapositiva junto a un espacio para que realices las anotaciones que te pueden ayudar en la exposición de la presentación ante el público. Como hemos dicho antes, las notas del orador siguen las indicaciones del patrón de notas, por lo que, si quieres añadir algún texto o alguna imagen en todas las páginas de notas, es una buena idea el incluirlos en dicho patrón. Copyright © Computer Aided Education, S.A.

1

Notas, documentos e impresión

Para mostrar el patrón de notas, muestra la ficha Vista y pulsa el botón Patrón de notas.

El patrón de notas consta, en la parte superior, de dos cuadros, que corresponden al área de encabezado y de fecha y hora. Seguidamente puedes ver una imagen reducida de una diapositiva. Esta imagen representa la posición y tamaño de la diapositiva en este patrón de notas. A continuación, debajo de la imagen de la diapositiva aparece el marcador de texto de las notas, que puedes modificar de la misma forma que el texto principal de las diapositivas. En el pie de página se incluyen los marcadores para el área de pie de página y el área del número de página. Todos estos elementos son objetos PowerPoint, por lo que puedes cambiar su tamaño o ubicación de la forma que ya sabes. Así, es posible que quieras hacer más pequeña la imagen de la diapositiva y hacer más grande el marcador de texto, para poder hacer más anotaciones interesantes. 2

Notas, documentos e impresión

Una vez hayamos establecido el formato adecuado en el patrón de notas y hayamos cerrado esta vista Patrón, puedes incluir tus comentarios o notas en cada una de las diapositivas. Para esto, hazlo de la misma manera que en cualquier otro marcador de texto: pulsa en su interior y escribe aquello que quieras recordar en el momento de la exposición. En el modo de vista Normal aparece en la parte inferior un panel, que sirve para introducir el texto de la hoja de notas para la diapositiva actual.

Desde la vista Página de notas, además de texto, podrás añadir imágenes, gráficos, tablas,... Estos objetos no se mostrarán en el panel de notas de la vista Normal, pero ten en cuenta que, al imprimir las páginas de notas, sí que aparecerán.

Recuerda que puedes arrastrar los límites entre los paneles para configurarlos como necesites. De esta manera, puedes aumentar o disminuir el tamaño del panel de notas, del panel de diapositivas o del panel donde se encuentran las fichas Esquema y Diapositivas. Sin embargo, para introducir el texto de las notas, hay un modo de vista preparado especialmente para ello, al que puedes acceder pulsando el botón Página de notas en la ficha Vista. Aquí también puedes introducir las notas correspondientes a cada diapositiva, haciendo clic en el marcador de texto de la nota y escribiendo lo que quieras. Estas notas introducidas te ayudarán a no olvidarte de lo que quieras decir cuando realices la presentación, e incluso también podrías distribuirlas a la audiencia de la presentación, para complementar la misma.

Copyright © Computer Aided Education, S.A.

3

Notas, documentos e impresión

2. DOCUMENTOS PARA PARTICIPANTES

P

owerPoint también permite la creación de documentos para repartir entre los asistentes o participantes de la presentación. Este detalle puede hacer que los participantes se interesen realmente en la exposición, influyendo de forma significativa en el éxito de la misma. Normalmente estos documentos constarán de las distintas diapositivas de la presentación acompañadas de texto o detalles que te interese resaltar, como la dirección y teléfono de tu empresa, para realizar pedidos. Los documentos que crees seguirán las especificaciones del patrón de documentos, que puedes mostrar pulsando el botón Patrón de documentos en la ficha Vista. Otra forma alternativa de acceder a este Patrón de documentos es hacer clic en el botón Clasificador de diapositivas mientras mantienes pulsada la tecla .

Los recuadros delineados indican dónde se imprimirán las diapositivas que indiques en el momento de la impresión y cuya situación no puedes cambiar. Por otra parte, tanto en el pie como en el encabezado de página puedes incluir la fecha, hora, número de página, etc., de la misma forma que con las notas para el orador. En el grupo Configurar página puedes indicar la orientación de las páginas y de las diapositivas para situarlas en Vertical o en Horizontal. Pulsando el botón Diapositivas por página puedes elegir el número de diapositivas que deben aparecer en los documentos: 1, 2, 3, 4, 6 ó 9.

4

Notas, documentos e impresión

Puedes incluir los textos, imágenes, etc., que quieras en este patrón, para que aparezcan en todas las páginas de documentos. Además, pulsando el botón Encabezado y pie de página en la ficha Insertar, puedes indicar los elementos que aparecerán en el encabezado y pie de página de los documentos y de las notas para el orador, al igual que ya vimos con las diapositivas.

Sin embargo, no puedes establecer elementos distintos para las hojas de notas y los documentos para participantes en este cuadro de diálogo, sino que tendrás que hacerlo manualmente en el patrón de dichos documentos. 3. ENVIAR A WORD

S

i no te parecen suficientes las posibilidades de PowerPoint en la confección de estos tipos de documentos que hemos visto, puedes utilizar Microsoft Word para mejorarlos. Mediante la exportación a Word podrás crear los documentos en este procesador de textos, a partir de las hojas de notas que hayas creado utilizando PowerPoint. Lógicamente, necesitarás tener instalado Word en tu ordenador. Sin embargo, la función para exportar a Word no está disponible en la cinta de opciones. Por ello, colocaremos el botón de este comando en la Barra de herramientas de acceso rápido .

Copyright © Computer Aided Education, S.A.

5

Notas, documentos e impresión

Para añadir comandos en la barra de herramientas de acceso rápido, pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido , que está a la derecha de la barra, y elige Más comandos...

Despliega la lista Comandos disponibles en y elige Comandos que no están en la cinta de opciones. Pulsa una o varias veces en la parte inferior de la barra de desplazamiento de la lista y selecciona el comando Crear documentos en Microsoft Office Word. Después pulsa el botón Agregar >> para pasarlo a la lista de la derecha. Acepta para que se incluya el comando que hemos añadido a la lista en la barra de herramientas de acceso rápido. Al pulsar el botón Crear documentos en Microsoft Office Word , te aparecerá un cuadro de diálogo desde el que podrás indicar de qué forma va a crearse el documento en Word. Puedes elegir las opciones en las que se incluyen las notas efectuadas o elegir aquellas en las que se añaden líneas en blanco para que los participantes puedan efectuar notas mientras se realiza la presentación. Si quieres vincular la información de la presentación con el documento que se cree en Word, activa la casilla Pegar vínculo. En este caso, cualquier cambio que hagas en las diapositivas de PowerPoint se verá reflejado en el documento de Word. 6

Notas, documentos e impresión

También podrías enviar únicamente el esquema, con lo que se crearía un documento en Word aplicando los estilos de título.

Al aceptar el cuadro, aparecerá el procesador de textos Word con la información exportada, pudiendo realizar todos los cambios que quieras en este documento. Podrías aplicar toda la potencia de este procesador de textos para modificar el documento a tu gusto. Cuando acabes, guárdalo como uno más de Word y sal de la aplicación para volver a PowerPoint. Si el resultado obtenido no es satisfactorio, tal vez podrías probar a enviar a Word las diapositivas en escala de grises o en blanco y negro, como verás más adelante. 4. CONFIGURAR LAS DIAPOSITIVAS

U

no de los últimos pasos en la creación de una presentación puede ser imprimirla. PowerPoint tiene multitud de opciones y características que debes seleccionar para que la impresión se realice como quieras (en blanco y negro o en color, tamaño del papel, diapositivas por página, etc.). Una de las primeras cosas a tener en cuenta, antes de imprimir la presentación, es configurar cómo aparecerán los distintos documentos que la componen, pulsando el botón Configurar página en la ficha Diseño. Copyright © Computer Aided Education, S.A.

7

Notas, documentos e impresión

En la lista Tamaño de diapositivas para podrás indicar distintos formatos de papel (A3, A4, carta, B4,...) o diapositivas de 35 mm, que te permitirá generar un fichero para la creación de diapositivas de 35 mm en un centro especializado.

La configuración de página determina el tamaño y orientación de las diapositivas, así como de las páginas de notas, documentos para la audiencia y el esquema de la presentación, que son los objetos que PowerPoint puede imprimir. En la lista Tamaño de diapositivas para indicarás el tamaño con el que quieres imprimir las diapositivas. Si vas a realizar, por ejemplo, una presentación con transparencias (para retroproyectores), deberás elegir el tamaño Transparencia. Si lo que quieres es realizar una presentación electrónica en la que el soporte de la presentación sea tu ordenador u otros conectados al mismo, elige el tamaño adecuado entre las distintas opciones de Presentación en pantalla. Con la opción Personalizado podrás indicar el tamaño exacto utilizando los campos de ancho y alto, que están situados en este mismo cuadro de diálogo. Especifica un número en Numerar las diapositivas desde si no quieres que la primera diapositiva de la presentación sea la número 1. Podrás indicar la orientación, por una parte, de las diapositivas y, por otra, de las notas, documentos y el esquema de la presentación. Una vez establecidas las opciones adecuadas (tamaño, numeración y orientación de los documentos), ya estás casi preparado para abordar la impresión final de la presentación.

8

Notas, documentos e impresión

5. IMPRIMIR

E

n ocasiones, aunque hayas creado la presentación en color, puedes querer imprimirla en blanco y negro o con todas las tonalidades de grises (por ejemplo, si tu impresora no admite el color). En este caso, es conveniente visualizar primero cómo quedaría la impresión de esta forma. Es posible que muchos elementos que se ven perfectamente en color, no se distingan bien en escala de grises o en blanco y negro, por lo que deberás corregirlos para que aparezcan de una manera adecuada.

En el grupo Color o escala de grises en la ficha Vista, puedes elegir si la presentación se imprimirá en Color, en Escala de grises o sólo en Blanco y negro puros. La impresión en blanco y negro puros oculta todos los matices de gris y también oculta los rellenos de los objetos. Los mapas de bits, las imágenes prediseñadas y los gráficos aparecen en escala de grises, incluso cuando los imprimes en blanco y negro puros. Aquí te muestro un resumen de cómo se muestran distintos tipos de objetos en estos modos de impresión:

Al mostrar la presentación en escala de grises o en blanco y negro, aparecerá una ficha en la cinta de opciones, desde la que podrás cerrar esa vista, volviendo a ver las diapositivas en color, y configurar el aspecto de los objetos en la escala de grises o en blanco y negro.

Copyright © Computer Aided Education, S.A.

9

Notas, documentos e impresión

En ocasiones puede suceder que, al imprimir algún objeto en escala de grises o en blanco y negro, no se vea muy bien. En estos casos, puedes cambiar la configuración de escala de grises o de blanco y negro a ese objeto en concreto. Para ello, selecciona dicho objeto y pulsa en el botón correspondiente en la ficha Escala de grises. Prueba distintas combinaciones hasta escoger la que permita una mejor visualización. Otra posibilidad es cambiar la combinación de colores o aplicar una plantilla distinta para que se muestren adecuadamente los objetos. Sin embargo, el cambiar la configuración de la escala de grises o de blanco y negro tiene la ventaja de que no afecta a los colores originales de los objetos, que permanecerán igual al mostrarlos en color, mientras que al cambiar los colores o la combinación de colores, sí que cambian los objetos. Desde la ventana de la Vista preliminar podrás seleccionar qué parte de la presentación quieres imprimir, la orientación, si quieres imprimir en color, en escala de grises o en blanco y negro y si quieres enmarcar las diapositivas.

10

Para salir del modo de escala de colores o de blanco y negro, . pulsa el botón Volver a la vista de color Antes de imprimir, siempre es conveniente ver cómo quedará la presentación al ser impresa con la Vista preliminar. Para ello pulsa el Botón de Office , despliega la opción Imprimir y selecciona Vista preliminar.

Notas, documentos e impresión

Con la ficha Vista preliminar que aparece en la cinta de opciones, podrás dar los últimos ajustes a la presentación antes de imprimirla. Sal de la vista preliminar pulsando Cerrar vista preliminar . Una vez te has asegurado de que tu presentación se imprimirá correctamente, ya sea en blanco y negro o en color, accede al cuadro de diálogo Imprimir. Para ello, pulsa el botón Imprimir en la Vista preliminar o elige la opción Imprimir de entre las opciones del Botón de Office .

En la parte superior se establece qué impresora se utilizará en la impresión. Inicialmente, el cuadro muestra la impresora predeterminada en Windows, pero puedes elegir cualquier otra que tengas disponible en tu entorno de trabajo. A través del botón Propiedades podrás modificar la configuración actual de la impresora que esté seleccionada. El cuadro que aparezca dependerá de dicha impresora. Al utilizar la opción Imprimir a archivo, se crea un fichero con la impresión de la presentación, de forma que puedes retrasar la impresión en papel para otro momento, utilizando este fichero. Ten en cuenta que el archivo que se genera al activar esta casilla es dependiente de la impresora que esté seleccionada, por lo que no se podrá utilizar en otra. Copyright © Computer Aided Education, S.A.

11

Notas, documentos e impresión

En la parte inferior aparece la lista desplegable Imprimir, donde puedes indicar qué parte de la presentación deseas imprimir. Las opciones son:  Diapositivas: permite la impresión de las diapositivas tal como aparecen en pantalla, una por página.  Documentos: permite seleccionar el número de diapositivas por página que van a imprimirse: 1, 2, 3, 4, 6 ó 9.  Páginas de notas: imprime las notas del orador tal y como se han configurado con su patrón.  Vista Esquema: imprime el esquema de la presentación según la configuración que tenga en ese momento. El zoom y nivel de detalle que se muestra en la ficha Esquema será lo que obtendremos al elegir esta opción de impresión. En la sección Intervalo de impresión indicarás qué partes de los documentos especificados en la lista Imprimir se van a imprimir finalmente. Puedes imprimir toda la presentación, sólo la diapositiva actual o un determinado intervalo de diapositivas. Por ejemplo, si introduces el intervalo 2-5, sólo se imprimirán los documentos correspondientes a las comprendidas entre la segunda y quinta diapositiva.

Si activas la casilla Intercalar, se imprimirán las copias en el orden correcto de encuadernación; es decir, se imprimirá una copia completa antes de empezar con la siguiente. Si está desactivada, se imprimirán todas las copias indicadas de cada página juntas.

12

Si introduces 1;4-6, se imprimirán la primera diapositiva y las que están entre la cuarta y la sexta.

En la lista Color o escala de grises puedes indicar cómo se va a imprimir la presentación, mientras que en la sección Copias puedes introducir el número de copias que se van a imprimir. Pulsando en el botón Vista previa podrás volver a la Vista preliminar y ver la apariencia que tendrá tu presentación al imprimirla, según las opciones que hayas establecido en el cuadro de diálogo. Pulsa el botón Aceptar para imprimir la presentación con las opciones que hayas establecido.