LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO.

OBJETIVO Mantener actualizados los inventarios de los bienes de activo fijo que constituyen el patrimonio del Poder Ejecutivo, mediante el establecimiento de normas generales de operación que permitan el manejo óptimo de los mismos. NORMAS DE OPERACIÓN Codificación de organigramas y asignación de rangos de inventario.- Las dependencias y entidades deberán presentar su respectivo organigrama al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles, con el fin de analizar y aplicar el código numérico a los niveles jerárquicos denominados áreas de adscripción; así como asignar los números de inventario que serán utilizados en cada uno de los bienes. Capacitación al personal administrativo de las dependencias y entidades.- El personal del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles capacitará al personal administrativo de las dependencias y entidades. Toma de inventario físico y aplicación de etiquetas.- El personal de las dependencias y entidades procederán a llevar a cabo la toma física del inventario, tomando las características particulares de cada uno de los bienes registrándolos en la cédula correspondiente. Posteriormente se procede a adherir las etiquetas impresas en cada uno de ellos con el número de inventario asignado, (el manejo de las etiquetas es si la dependencia o entidad cuenta con recursos para ello, en caso contrario se procederá a marcar con plumones de tinta permanente). Manejo del sistema automatizado.- Con la información registrada en las cédulas que fueron utilizadas en el levantamiento del inventario físico, se procede al manejo del sistema automatizado, elaborando las cédulas para el Registro de Bienes, de acuerdo a los siguientes tipos: 01 Bienes Inmuebles 02 Equipo de Transporte 03 Maquinaria Pesada 04 Equipo de Armamento y Seguridad 05 Muebles en General 06 Equipos en General 07 Obras de Arte MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Legalización de las cédulas para el Registro de Bienes.- Con el objeto de que las cédulas para el registro de bienes se encuentren debidamente requisitadas, deberán ser revisadas y firmadas por los funcionarios responsables de las áreas Administrativas, igualmente dichas cedulas deberán estar validadas por el Jefe de Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Secretaría de Finanzas, así como por los funcionarios designados por la Secretaría de la Contraloría General, para los efectos legales correspondientes. Vales de resguardo.- El personal administrativo de las dependencias o entidades tiene el deber de preservar los bienes que quedan bajo su responsabilidad, para lo cual se deberá elaborar el vale de resguardo, enviando original y copia al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles para su validación, quien posteriormente remitirá el original a la Dependencia o Entidad. Tipos de movimiento.- El personal administrativo de las dependencias y entidades operarán y desarrollarán los dos tipos de movimientos que son Altas y Bajas. Actualización de resguardos.- Cuando el inventario sufra modificaciones como consecuencia de la actualización de movimientos, los cuales pueden ser Altas y/o Bajas, será necesario actualizar los resguardos, los cuales se incluirán a las nuevas cédulas para el registro de bienes.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR 2006 1 2 PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENT. GRAL. DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO. ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO: BIENES MUEBLES E INMUEBLES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

ACT. NUMERO

1

DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Solicita a las dependencias y entidades su organigrama debidamente requisitado y firmado por los servidores públicos responsables.

2

Recibe el organigrama, firmando de acuse la copia - ORGANIGRAMA del oficio.

3

Codifica el organigrama de acuerdo al nivel jerárquico y asigna los rangos de inventario en forma conjunta con las dependencias y entidades.

4

Capacita al personal administrativo de las dependencias y entidades sobre el desarrollo del Sistema del Inventario General en sus aspectos teórico y técnico.

5

Efectúa la toma del inventario físico captando las características particulares de los bienes y las anota en la cédula de registro de bienes correspondiente.

6

Adhiere las etiquetas a los bienes inventariados con el número asignado, o procede a marcar los bienes con plumones de tinta permanente.

7

Supervisa la toma de inventarios físicos y las etiquetas adheridas o los números marcados a los bienes muebles.

8

Instala el sistema automatizado en la Dependencia o Entidad.

DEPENDENCIA O ENTIDAD

DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

FORMATO O DOCTO.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 28 ABR 2006 2 2 PROCEDIMIENTO: LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENT. GRAL. DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO. ÁREA: DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO: BIENES MUEBLES E INMUEBLES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

ACT. NUMERO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

9

Captura la información registrada en las cédulas que fueron utilizadas en el levantamiento físico.

FORMATO O DOCTO.

Imprime del sistema las cédulas de registro de bienes (3o) y se recaba las firmas y sellos oficiales correspondientes.

10 DEPENDENCIA O ENTIDAD

Se distribuyen las cedulas de registro de bienes de - CEDULA DE la siguiente manera: REGISTRO DE • Departamento de Bienes - Original BIENES Muebles e Inmuebles • Secretaria de la Contraloría General - Original • Dependencia o Entidad -Original Elabora los vales de resguardo de bienes, en el sistema y recaba las firmas y sellos oficiales, remitiendo original y copia (O/c) al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

11

- VALE DE Se distribuyen los Vales de Resguardo de bienes de RESGUARDO la siguiente manera: (SIIR40) • Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles • Dependencia o Entidad

12 DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 13

- Original - 1ª Copia

Revisa las cédulas de registro de bienes y valida en forma conjunta con personal asignado por la Secretaría de la Contraloría General, y archiva en expediente. Valida los vales de resguardo de bienes y remite el original a la Dependencia o Entidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luís Naya González

REVISÓ Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Ing. Javier Cortes López

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: ÁREA

FECHA DE AUTORIZACIÓN 28

ABR

HOJA

2006

DE 2

1

LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO

DIR. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GRALES.

DEPARTAMENTO: DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

DEPTO. BIENES MUEBLES E INMUEBLES

DEPENDENCIA O ENTIDAD

INICIO

1

Solicita a las Dependencias y Entidades su organigrama debidamente requisitado y firmado por los servidores públicos responsables 2

Recibe el organigrama, firmando de acuse la copia del oficio. ORGANIGRAMA 3

Codifica el organigrama de acuerdo al nivel jerárquico y asigna los rangos de inventario en forma conjunta con las dependencias y entidades.

4

Capacita al personal administrativo de las Dependencias y Entidades sobre el desarrollo del Sistema del Inventario General en sus aspectos teórico y técnico.

5

Efectúa la toma del inventario físico captando las características particulares de los bienes y los registran en la cédula correspondiente. CEDULAS REGISTRO

DE DE

1

BIENES 0

6

Adhiere las etiquetas a los bienes inventariados con el número asignado, o procede a marcar los bienes con plumones de tinta permanente.

A

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPTO. BIENES MUEBLES

FECHA DE AUTORIZACIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: ÁREA

28

ABR

HOJA

2006

DE 2

2

LEVANTAMIENTO, CAPTURA Y REGISTRO DEL INVENTARIO GENERAL DE BIENES DEL PODER EJECUTIVO

DIR. DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GRALES.

DEPARTAMENTO: DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

DEPTO. BIENES MUEBLES E INMUEBLES

DEPENDENCIA O ENTIDAD

A 7

Supervisa la toma de inventarios físicos y las etiquetas adheridas o números marcados a los bienes muebles.

8

Instala el sistema automatizado en la Dependencia o Entidad.

9

Captura la información registrada en las cédulas que fueron utilizadas en el levantamiento físico.

10

Imprime del sistema las cédulas de registro de bienes (tres originales) y se recaba las firmas y sellos oficiales correspondientes. CEDULAS REGISTRO BIENES

CONTRALORIA O DE DE O O

11

Elabora los vales de resguardo de bienes, en el sistema y se recaban las firmas y sellos oficiales, remitiendo en original y copia al Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

12

Revisa las cédulas de registro de bienes y valida en forma conjunta con personal asignado por la Secretaría de la Contraloría General, y archiva en expediente. 13

Valida los vales de resguardo de bienes y remite el original a la Dependencia o Entidad

FIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VALES DE RESGUARDO DE BIENES (SIIR40) O

DEPTO. BIENES MUEBLES

1

DEPTO. BIENES MUEBLES

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1)

BIENES INMUEBLES

0 1

LOCALIDAD

IDENTIFICACION Familia

Artículo

(7)

(8)

USUARIO RESPONSABLE

(2) (3)

MUNICIPIO

UBICACION

No. de Inventario

(9)

(10)

VALIDO

AREA DE ADSCRIPCION CLAVE CATASTRAL

(11)

(17)

TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

USO O ASIGNACION

OBSERVACIONES

(13)

(12)

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA.

FECHA

(4) (5)

DEPENDENCIA

RESPONSABLE DEL DEPTO.

B=Bueno (18) E.F. (Estado Físico): (19) Mov. (Movimiento):

SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES

R=Regular M=Malo (20) A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia

DIA

(6)

MES AÑO

E.F. MOV.

COSTO

(14) (15)

(16)

TOTAL $

(21)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 01 BIENES INMUEBLES LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10. Anotar la ubicación de acuerdo a lo estipulado en Escritura. 11. Registrar el numero que la Dirección de Catastro le asigno al Bien Inmueble que se esta inventariando. 12. Especificar el uso o destino que se le esta dando al Bien Inmueble. 13. Anotar las características especificas que describan la Bien Inmueble. 14. Anotar el Estado Físico en que se encuentra el Bien Inmueble B= Bueno Regular M= Malo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

R=

15. Registrar el Tipo de Movimiento del Bien Inmueble que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja. 16. Anotar el valor catastral especificado en escritura. 17. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 18. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 19. Nombre y Firma del titular de la Dependencia o Entidad que se esta inventariando. 20. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 21. Total de los Costos Registrados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES 1

EQUIPO DE TRANSPORTE

0 2

IDENTIFICACION Familia

Artículo

No. de Inventario

(7)

(8)

(9)

USUARIO RESPONSABLE

(2) (3)

MUNICIPIO LOCALIDAD

DESCRIPCION

(10)

VALIDO

TIPO DE USO

(11)

AREA DE ADSCRIPCION

PLACA

(12)

CARACTERISTICAS

No. DE FACTURA

MARCA

(13)

(14)

MODELO

No. DE SERIE

(15)

(16)

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA. RESPONSABLE DEL DEPTO.

(23) TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

(24)

(25)

FECHA

(4) (5)

DEPENDENCIA

No.D/MOTOR

(17)

DIA

MOV.

COSTO

(18) (19) (20) (21)

(22)

COLOR

P

SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES (26)

E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia

P (Procedencia): N=Nacional E=Extranjera Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido

E.F.

(6)

MES AÑO

TOTAL $

(27)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 02 EQUIPO DE TRANSPORTE LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10.

Anotar la Descripción del vehículo que se esta Inventariando.

11.

Anotar el tipo de uso que tiene el bien inventariable Compartido M= Colectivo.

12.

Anotar el numero de placa del vehículo que se esta inventariando.

13.

Anotar el numero de factura que ampara la compra del vehículo que se esta inventariando. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

P= Personal

C=

14.

Anotar la Marca del vehículo que se esta inventariando.

15.

Anotar el Modelo del vehículo que se esta inventariando.

16.

Anotar el Número de Serie del vehículo que se esta inventariando.

17.

Anotar el Número de Motor del vehículo que se esta inventariando.

18.

Anotar el color del vehículo que se esta inventariando.

19.

Anotar la procedencia del vehículo que se esta inventariando N= Nacional E= Extranjero.

20.

Anotar el Estado Físico de vehículo que se esta inventariando B= Bueno R= Regular M= Malo.

21.

Anotar el Movimiento A= Alta B= Baja.

22.

Anotar el costo del vehículo según factura.

23.

Para uso exclusivo de Contraloría del Estado.

24.

Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando.

25.

Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando.

26.

Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

27.

Total de Costos Registrados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1)

MAQUINARIA PESADA

0 3

IDENTIFICACION Familia

(7)

Artículo

No. de Inventario

(8)

USUARIO RESPONSABLE

(9)

MUNICIPIO LOCALIDAD DESCRIPCION

(10)

VALIDO

(22)

(2) (3)

AREA DE ADSCRIPCION

TIPO DE USO

MARCA

MODELO

(11)

(12)

(13)

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA.

TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

(23)

TIPO

(14)

SERIE

(15)

RESPONSABLE DEL DEPTO.

(24)

FECHA

(4) (5)

DEPENDENCIA

No. DE MOTOR

(16)

COLOR

DIA

P

E.F.

MOV.

(17) (18)(19) (20)

SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES

(25)

TOTAL $

E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia P(Procedencia): N= Nacional E=Extranjera Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido

(6)

MES AÑO

COSTO

(21)

(26)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 03 MAQUINARIA PESADA LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10. Anotar la Descripción del la Maquinaria que se esta Inventariando. 11. Anotar el tipo de uso que tiene el bien inventariable P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar la Marca de la Maquinaria que se esta Inventariando. 13. Anotar la Marca del vehículo que se esta inventariando. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

14. Anotar el Modelo del vehículo que se esta inventariando. 15. Anotar el Número de Serie del vehículo que se esta inventariando. 16. Anotar el Número de Motor del vehículo que se esta inventariando. 17. Anotar el color del vehículo que se esta inventariando. 18. Anotar la procedencia del vehículo que se esta inventariando N= Nacional E= Extranjero. 19. Anotar el Estado Físico de vehículo que se esta inventariando B= Bueno R= Regular M= Malo. 20. Anotar el Movimiento A= Alta B= Baja. 21. Anotar el costo del vehículo según factura. 22. Para uso exclusivo de Contraloría del Estado. 23. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 24. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 25. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 26. Total de Costos Registrados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1)

EQUIPO DE ARMAMENTO

0 4

IDENTIFICACION Familia

Artículo

(7)

(8)

USUARIO RESPONSABLE

No. de Inventario

(9)

MUNICIPIO LOCALIDAD DESCRIPCION

(10)

VALIDO

(2) (3) TIPO DE USO

(11)

(4) (5)

DEPENDENCIA AREA DE ADSCRIPCION

MARCA

CALIBRE

(12)

(13)

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA.

(21) TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

(22)

MODELO

(14)

RESPONSABLE DEL DEPTO.

(23)

MATRICULA

No. DE FOLIO

DEL ARMA

S.D.N.

(15)

FECHA DIA

OBSERVACIONES

(16)

(17)

SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES

(24)

E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido

E.F.

(6)

MES AÑO

MOV.

COSTO

(18) (19)

(20)

TOTAL $

(25)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 04 EQUIPO DE ARMAMENTO LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10. Anotar la Descripción del la Maquinaria que se esta Inventariando. 11. Anotar el tipo de uso que tiene el bien inventariable P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar la Marca del Equipo de Armamento que se esta Inventariando. 13. Anotar el Calibre del Equipo de Armamento que se esta inventariando. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

14. Anotar el Modelo del Equipo de Armamento que se esta inventariando. 15. Anotar la Matricula del Arma que se esta inventariando. 16.

Anotar el Número de Folio (S.D.N) del Equipo de Armamento que se esta inventariando.

17.

Anotar las observaciones que se encuentren .

18.

Anotar el Estado Físico del Equipo de Armamento que se esta inventariando B= Bueno R= Regular M= Malo.

19.

Anotar el Movimiento A= Alta B= Baja.

20.

Anotar el costo del Equipo de Armamento según factura.

21.

Para uso exclusivo de Contraloría del Estado.

22.

Firma del Responsable Inventariando.

23.

Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando.

24.

Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

25.

Total de Costos Registrados.

Administrativo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

del

Área

que

se

esta

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES MUEBLES DE OFICINA (1) EN GENERAL

0

5

LOCALIDAD

IDENTIFICACION Familia

Artículo

(7)

(8)

USUARIO RESPONSABLE

(2) (3)

MUNICIPIO

DESCRIPCION

No. de Inventario

(9)

(11)

DIA

CARACTERISTICAS MARCA

MODELO

COLOR

(13)

(14)

(15)

(12)

MOV.

COSTO

(16) (17) (18)

(19)

No. DE SERIE

E.F.

(21)

TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

(22)

(23)

TOTAL $

E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P= Personal C=Colectivo M=Compartido

(6)

MES AÑO

RESPONSABLE DEL DEPTO. SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA.

(20)

FECHA

(4) (5)

AREA DE ADSCRIPCION

TIPO DE USONo. FACTURA

(10)

VALIDO

DEPENDENCIA

(24)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 05 MUEBLES DE OFICINA EN GENERAL LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10. Anotar la Descripción del Bien que se esta Inventariando. 11. Se anota el Tipo de Uso P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar el Numero de Factura que ampara la compra del Bien. 13. Anotar la Marca del Bien que se esta Inventariando. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

14. Anotar el Modelo del Bien que se esta Inventariando. 15. Anotar el Color del Bien que se esta Inventariando. 16. Anotar el Numero de Serie del Bien que se esta Inventariando. 17. Anotar el Estado Físico en que se encuentra el Bien Inmueble B= Bueno R= Regular M= Malo. 18. Registrar el Tipo de Movimiento del Bien Inmueble que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja . 19. Anotar el Costo del Bien que se esta Inventariando. 20. Para uso exclusivo de la Contraloría del Estado. 21. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 22. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 23. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 24. Costo Total de los Bienes Inventariados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES EQUIPO DE OFICINA (1) EN GENERAL

0

6

IDENTIFICACION Familia

(7)

Artículo

(8)

USUARIO RESPONSABLE

No. de Inventario

(9)

MUNICIPIO

(2) (3)

LOCALIDAD

DESCRIPCION

(10)

VALIDO

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA.

(20)

AREA DE ADSCRIPCION

TIPO

No.

DE USO

FACTURA

(11)

(12)

RESPONSABLE DEL DEPTO.

(21)

TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

(22)

CARACTERISTICAS MARCA

MODELO

COLOR

(13)

(14)

(15)

No. DE SERIE

(16)

(6)

FECHA

(4) (5)

DEPENDENCIA

DIA

E.F.

MES AÑO

MOV.

COSTO

(17) (18)

(19)

SUPERVISADO POR EL DEPTO. DE BIENES MUEBLES

(23)

TOTAL $

E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P=Personal C=Colectivo M=Compartido

(24)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 06 EQUIPO DE OFICINA EN GENERAL LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10. Anotar la Descripción del Bien que se esta Inventariando. 11. Se anota el Tipo de Uso P= Personal C= Compartido M= Colectivo. 12. Anotar el Numero de Factura que ampara la compra del Bien. 13. Anotar la Marca del Bien que se esta Inventariando. 14. Anotar el Modelo del Bien que se esta Inventariando. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

15. Anotar el Color del Bien que se esta Inventariando. 16. Anotar el Numero de Serie del Bien que se esta Inventariando. 17. Anotar el Estado Físico en que se encuentra el Bien Inmueble B= Bueno R= Regular M= Malo. 18. Registrar el Tipo de Movimiento del Bien Inmueble que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja. 19. Anotar el Costo del Bien que se esta Inventariando. 20. Para uso exclusivo de la Contraloría del Estado. 21. Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando. 22. Nombre y Firma del Titular de la Dependencia o Entidad que se esta Inventariando. 23. Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles. 24. Costo Total de los Bienes Inventariados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDULA PARA EL REGISTRO DE BIENES (1) OBRAS DE ARTE

0

MUNICIPIO

7

LOCALIDAD

IDENTIFICACION Familia

Artículo

(7)

(8)

USUARIO RESPONSABLE

(2) (3) DESCRIPCION

No. de Inventario

AREA DE ADSCRIPCION No. REGISTRO I.N.A.H.

(10)

(9)

VALIDO

(17)

RESPONSABLE DEL AREA ADMVA.

(18)

TODOS LOS ARTICULOS DESCRITOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO QUEDAN BAJO LA ESTRICTA RESPONSABILIDAD DEL SIGNANTE, INCLUYENDO LOS POSIBLES CAMBIOS QUE SE REALICEN SIN PREVIO AVISO POR ESCRITO AL AREA ADMINISTRATIVA DE SU DEPENDENCIA, CONFORME A LOS ARTICULOS 33 Y 37 DEL REGLAMENTO DE RESGUARDO PATRIMONIAL EN RELACION CON LOS BIENES MUEBLES QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DEL ESTADO.

(11)

No. DE CATALOGO

OBSERVACIONES

(12)

(13)

RESPONSABLE DEL DEPTO.

SUPERVISADO POR EL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

(19)

(20)

(6)

FECHA

(4) (5)

DEPENDENCIA

DIA

E.F.

MOV.

(14) (15)

MES AÑO

COSTO

(16)

TOTAL $

E.F.(Estado Físico): B=Bueno R=Regular M=Malo Mov. (Movimiento): A=Alta B=Baja C=Cambio T=Transferencia Tipo de Uso: P= Personal C=Colectivo M=Compartido

(21)

GUÍA DE LLENADO FORMATO 07 OBRAS DE ARTE LLENADO 1.

Indica el tipo de cedula que se debe utilizar, de acuerdo al bien que se esta inventariando.

2.

Anotar el municipio al que pertenece la Dependencia o Entidad, según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

3.

Anotar la Localidad a la que pertenece la Dependencia o Entidad según lo señalado en el Catalogo de Municipios y Localidades registradas en el Sistema de Inventarios.

4.

Anotar el numero de Dependencia que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Mubles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

5.

Anotar el numero de Área de Adscripción que le fue asignado previamente por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles de acuerdo al Catalogo de Dependencias.

6.

Anotar día mes y año en que se Registra el Movimiento (Alta ó Baja).

7.

Deberá anotar el numero de Familia de acuerdo al tipo de Bien que se esta Inventariando, según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos, registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

8.

Deberá anotar el numero de Articulo que le corresponde de acuerdo al Tipo de Bien que se esta registrando según lo señalado en el Catalogo Clasificado de Artículos registrado en el Sistema Integral de Inventarios.

9.

Anotar el numero que le corresponde de acuerdo a la asignación de Rangos que le fue asignado por el Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

10.

Anotar la Descripción de la Obra de Arte que se esta Inventariando.

11.

Anotar el Numero de Registro que le proporciono el I.N.A.H. a la Obra que se esta Inventariando.

12.

Anotar el numero de Registro que se encuentra el Catalogo de Pieza del Museo.

13.

Anotar las características especificas que presenta la obra que se esta inventariando.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

14.

Anotar el Estado Físico en que se encuentra la obra B= Bueno R= Regular M= Malo.

15.

Registrar el Tipo de Movimiento de la obra que se esta Inventariando. A= Alta B= Baja.

16.

Anotar el costo señalado en la Factura.

17.

Para uso exclusivo de Contraloría del Estado.

18.

Firma del Responsable Administrativo del Área que se esta Inventariando.

19.

Nombre y Firma del titular de la Dependencia o Entidad que se esta inventariando.

20.

Para uso exclusivo del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

21.

Total de los Costos Registrados.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(1) (2)

(3)

(4) (5)

(6)

(7)

(8)

(9) (10)

(11)

(12)

(13)

(15) (16) (17)

(18)

(14)

GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO VALE DE RESGUARDO DE BIENES

1.

Este folio es consecutivo y lo asigna el programa.

2.

Anotar Día, Mes y Año en que se realiza el resguardo.

3.

Anotar el numero de empleado de la persona a quien se asigne el resguardo.

4.

Nombre de la persona responsable del resguardo.

5.

Anotar el cargo de la persona.

6.

Anotar la dependencia en la cual se encuentra adscrito.

7.

Nombre de la oficina en la que se encuentran asignados los bienes.

8.

Anotar el nombre del Municipio en donde se encuentra ubicada la oficina (área).

9. 10.

Anotar el nombre de la población en donde se encuentran ubicados los bienes. Anotar el nombre del responsable del área de trabajo.

11.

Anotar el numero de inventario de cada uno de los bienes asignados.

12.

Nombre de los bienes resguardados.

13.

Anotar el importe de los bienes resguardados según facturas.

14.

Anotar el tipo de uso del bien (Colectivo, Personal o Compartido).

15.

Anotar el total de los bienes resguardados.

16.

Anotar la suma de los costos totales de los bienes resguardos.

17.

Nombre y la firma de la persona responsable del área.

18.

Nombre y firma de la persona responsable del resguardo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS