Libros de contabilidad, principios contables y planificación ÍNDICE 4.1

EL LIBRO DIARIO

4.2

EL LIBRO MAYOR

4.3

EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

4.4

PRINCIPIOS CONTABLES GENERALMENTE ACEPTADOS

4.5

LA PLANIFICACIÓN CONTABLE

4.6

4.5.1

Introducción

4.5.2

Necesidad de la planificación contable

4.5.3

Elaboración y objetivo de un Plan de Cuentas

EL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD 4.6.1

Necesidad de homogeneizar las normas contables

4.6.2

Concepto de pequeña y mediana empresa

4

CONTABILIDAD GENERAL

Libros de contabilidad, principios contables y planificación

Objetivos didácticos

Conocer el funcionamiento del libro DIARIO.

Realizar el traspaso de las cuentas del Diario al libro MAYOR.

Presentación del Libro de INVENTARIOS y CUENTAS ANUALES.

Valorar la necesidad de racionalizar y estandarizar la Contabilidad a través del PLAN DE CUENTAS.

Conocer cuál es la normativa por la que se debe aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.

4.1

CONTABILIDAD GENERAL

4 LIBROS DE CONTABILIDAD, PRINCIPIOS CONTABLES Y PLANIFICACIÓN

4.1 El libro Diario El Diario es el libro destinado a registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, si bien se permite registrar también la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos de tiempo que no sean superiores a un mes. Aunque el Diario es un libro de carácter obligatorio, no existe una regulación en cuanto a su estructura, siendo la más utilizada la que se conoce como modelo americano. Es la siguiente:

DEBE

HABER Nº de Orden ................. Fecha.....................

Cantidad

Rfª.

Título de la cuenta del Debe

Rfª.

Cantidad

a Título de la cuenta del Haber Concepto de la operación

Cantidades del Debe

Referencias para el libro Mayor

Cantidades del Haber

– Número de orden de los asientos y fecha de los mismos. – Título de las cuentas (del Debe y del Haber). – Concepto de las operaciones

Las operaciones quedan reflejadas en forma de asiento, tal como hemos visto al hablar de la partida doble. Loa asientos (anotaciones) se van realizando por orden de fechas y deben numerarse correlativamente. La estructura de cada asiento es la siguiente: – En un primer renglón , en el cuerpo central del rayado, se acostumbra a poner el número de orden del mismo seguido de una línea horizontal, con un espacio en el centro, para separarlo del asiento anterior. En dicho espacio se escribe la fecha del asiento.

4.2

– En un segundo renglón se anota: en la casilla del Debe la cantidad de la cuenta del Debe; a continuación, en el cuerpo central, el título de esta cuenta y el de la cuenta del Haber, precedido éste de la preposición a; y, por último, en la casilla del Haber, la cantidad de la cuenta del Haber. En la parte central, a continuación de estas anotaciones se escribe brevemente el concepto de la operación que ha dado lugar al asiento. La explicación ha de ser, además de breve, clara, haciendo referencia a los documentos donde queda constancia del hecho, por ejemplo, facturas, letras, cheques, etc. Se pueden agrupar los asientos de diferentes operaciones hechas en el mismo día; por ejemplo, todos los cobros a los clientes o todos los pagos a los proveedores. Al final de cada página se anotan las sumas de las columnas del debe y del haber, con la indicación sumas y siguen. Al comienzo de una nueva página se anotan las cifras a las que se ha llegado en la página anterior con la anotación sumas anteriores. Recordemos que este “libro” puede ser tanto un libro, en sentido estricto, como una serie de hojas que salen del ordenador al procesar la información. En cualquier caso, el formato debe ser el mismo.

CASO PRÁCTICO Vamos a ver un ejemplo del registro de operaciones en el libro Diario. Al mismo tiempo, nos servirá de repaso del principio de la partida doble y de cuándo se carga o abona una cuenta. Las operaciones serán las siguientes: Fecha 2 de enero.

Un empresario aporta 6.011,00 euros para poner en marcha una empresa. El dinero se ingresa en una cuenta bancaria abierta a nombre de la empresa. La actividad consiste en la venta de material de librería y papelería.

10 de enero. Para poder hacer frente a pequeños pagos se sacan del banco 300,00 euros, que se depositan en Caja. 12 de enero. Se alquila un local para que la empresa pueda desarrollar su actividad. El alquiler es de 300,00 euros, pagándose la primera mensualidad mediante un cheque bancario. 15 de enero. Se compra mobiliario por valor de 1.803,04 euros, pagando 600,00 euros al contado y acordando pagar el resto a 90 días. 20 de enero. Se compra un ordenador para llevar la Contabilidad y la gestión administrativa. Su precio es de 1.353,00 euros. Se paga al contado mediante un cheque bancario.

4.3

22 de enero. Se compran libros por valor de 2.404,05 euros. Se paga un 20% al contado, mediante cheque bancario. El resto se pagará en varias veces, de acuerdo con el proveedor. 23 de enero. Se paga en efectivo la compra de material de oficina, destinado a su posterior venta, por importe de 180,30 euros. 25 al 31 de enero. Iniciada la actividad, durante esos días se realizan ventas al contado por un total de 1.292,18 euros. Este total se ingresa en la cuenta del banco. Todas estas operaciones representan tener que utilizar unas cuentas que serán cargadas o abonadas según los principios ya estudiados y, al mismo tiempo, registrar los hechos contables en el libro Diario: La 1ª operación es la aportación para poner en marcha el negocio. Las cuentas que aparecen son: – Bancos. Es una cuenta que representa el dinero del que disponemos, que en este caso se deposita en el banco. Por lo tanto, en el Debe de la cuenta de Bancos anotaremos el millón de pesetas, que supone un aumento del Activo. – Capital. Esta cuenta será la contrapartida, ya que el dinero aportado son los recursos propios de la empresa. Al ser un Pasivo debemos anotar la cantidad en el Haber de la cuenta de Capital. En definitiva, el asiento a realizar será:

6.011,00

Bancos

a

Capital

6.011,00

La 2ª operación supone una reducción del saldo del banco (disminución de una cuenta de Activo) y un aumento del saldo existente en caja (aumento de una cuenta de Activo). La situación patrimonial no se altera, ya que sólo se produce un trasvase de cuentas. El asiento será :

300,00

Caja

a

Bancos

300,00

La 3ª operación refleja una pérdida producida por el pago del alquiler y una disminución del saldo del banco. El asiento a contabilizar será:

300,00

Arrendamientos

a

Bancos

300,00

4.4

La 4ª operación supone una adquisición de inmovilizado (aumento del Activo) y la apertura de la cuenta de Mobiliario con la anotación correspondiente en el Debe. Por lo que respecta a la contrapartida, en este caso son dos las cuentas que intervienen: Bancos (disminución del Activo) por la parte pagada al contado, y Acreedores (aumento del Pasivo) por la parte aplazada. El asiento en este caso será:

1.803,04 Mobiliario

a

Bancos

a

Acreedores

600,00 1.203,04

La 5ª operación refleja también una adquisición de inmovilizado (otro aumento del Activo) que en este caso se paga al contado (disminución del Activo). Veamos el asiento:

1.353,00 Equipos informáticos

a

Bancos

1.353,00

La 6ª operación supone la incorporación de un bien producido por una compra que hace aumentar el Activo con una anotación en el Debe de la cuenta de Existencias. La contrapartida será una disminución del Activo (disminución del saldo del banco por la parte pagada al contado) y un aumento de Pasivo (cuenta de Proveedores, con anotación en su Haber del importe aplazado). El asiento quedará así:

2.404,05 Existencias

a

Bancos

a

Proveedores

480,81 1.923,24

La 7ª operación también es un aumento de Activo (Debe de la cuenta de Existencias) y una disminución de Activo (Haber de la cuenta de Caja).

180,30

Existencias

a

Caja

180,30

Por último, la 8ª operación supone un beneficio producido por las ventas efectuadas y un incremento de Activo por el importe ingresado en el banco.

1.292,18 Bancos

a

Ventas

1.292,18

4.5

Observamos que en esta última operación interviene una cuenta de resultados (Ventas) y que agrupamos en un solo asiento el total de las ventas, cuyo detalle, una a una, debería quedar registrado en un libro auxiliar. Una vez hemos cargado y abonado las distintas cuentas que deben abrirse como resultado de las operaciones realizadas, vamos a ver como quedaría el Diario después de todos los asientos que reflejan los hechos contables que se han producido. DEBE

Ref.ª

6.011,00

1

1 2 enero Bancos a Aportación para la apertura de la empresa

300,00

3

2 10 enero Caja a Cobro de un cheque bancario

300,00

4

CONCEPTO

3 Arrendamientos

12 enero a

Ref.ª

HABER

Capital

2

6.011,00

Bancos

1

300,00

Bancos

1

300,00

Bancos Acreedores

1 6

600,00 1.203,04

Bancos

1

1.353,00

Bancos Proveedores

1 9

480,81 1.923,24

Caja

3

180,30

10

1.292,18

Pago del alquiler mediante cheque nº ...........

1.803,04

5

4 Mobiliario

15 enero a a

Adquisición de mobiliario

1.353,00

2.404,05

7

8

5 20 enero Equipos informáticos a Adquisición de un ordenador 6 Existencias

22 enero a a

Adquisición de libros 7 180,30

1.292,18

13.643,57

8

1

23 enero

Existencias a Adquisición de material de oficina para su venta

8 31 enero Bancos a Ventas Total de las ventas realizadas en este mes según detalle en el libro auxiliar de Ventas SUMAS

13.643,57

4.6

Como vemos, los asientos han sido numerados correlativamente por orden de fechas. En las columnas tituladas “Refª.” se anota el número que a cada cuenta se le asigna en el libro Mayor a medida que se van abriendo, como veremos en el siguiente epígrafe que dedicamos a analizar el funcionamiento y objetivos de dicho libro. Las variaciones en la composición y en el valor del patrimonio que suponen las operaciones contabilizadas de una manera que podríamos definir como histórica en el libro Diario, se advertirán con mayor claridad cuando analicemos cada uno de los elementos patrimoniales. Este análisis nos es facilitado por el libro Mayor, tal como vamos a estudiar.

4.2 El libro Mayor Al explicar el funcionamiento de las cuentas veíamos la dificultad de ir reflejando todos los cambios patrimoniales ocasionados por cada una de las operaciones realizadas a partir de balances sucesivos. Para simplificar aquél procedimiento, prácticamente imposible de llevar en la realidad, procederemos a establecer el siguiente circuito contable.

Operación contable

Se registra en el libro Diario

Se registra en el libro Mayor

Se obtiene el Balance

De esta forma, toda operación contable queda reflejada primero en el libro Diario, de éste pasa al Mayor, y de éste podremos obtener un nuevo Balance al cierre del período correspondiente. Ya sabemos que el Diario recoge las operaciones de la empresa por el orden cronológico en que se van produciendo. El libro Mayor, en cambio, tiene por misión agrupar por cuentas todas las operaciones reflejadas ya en el libro Diario. Debe contener todas las cuentas que se utilizan en la Contabilidad. Según hemos dicho, las normas legales no consideran al Mayor como un libro obligatorio, pero resulta imprescindible si tenemos presente que las cuentas son los registros contables que proporcionan la información sobre la situación de los distintos elementos patrimoniales.

4.7

El formato más utilizado y más práctico del libro Mayor es el que vemos a continuación:

Nº

Título de la cuenta

Fecha

Concepto

Rfª.

Debe

Haber

Nº :

Número de orden de la cuenta.

Refª :

Número de asiento en el libro Diario.

I:

Inicial D del Debe o H del Haber, para indicar de qué signo es el saldo.

Saldo

I

También se puede utilizar el formato que vimos anteriormente al referirnos a la representación de las cuentas, pero tiene el inconveniente de la obligación de realizar las sumas del debe y del haber para conocer el saldo. En el que aquí exponemos, en cambio, se puede ir conociendo el saldo cada vez que se produce una anotación en la cuenta. Pero insistimos en que cualquier modelo es perfectamente válido. En definitiva, el funcionamiento del libro Mayor es muy sencillo y puede resumirse así: – Toda cuenta cargada en el libro Diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro Mayor. – Toda cuenta abonada en el libro Diario debe serlo, por su mismo importe, en el libro Mayor. A continuación desarrollaremos el libro Mayor de las operaciones pasadas al Diario en el ejemplo anterior. La primera cuenta utilizada, Bancos, la describiremos siguiendo el modelo que hemos considerado como más práctico, mientras que las demás las representaremos gráficamente en forma de “T”, tal y como vimos anteriormente. De esta forma no alargaremos innecesariamente un capítulo que es de fácil comprensión.

4.8

Vamos a pasar, por lo tanto, todas las operaciones que hemos visto al libro Mayor: Nº 1

BANCOS

Concepto

Fecha

Nº asiento Diario

DEBE 6.011,00

HABER

SALDO

I

6.011,00

D

2 enero

Aportación de capital

1

10 enero

Efectivo para Caja

2

300,00

5.711,00

D

12 enero

Pago del alquiler

3

300,00

5.411,00

D

15 enero

Pago de mobiliario

4

600,00

4.811,00

D

20 enero

Compra de un ordenador

5

1.353,00

3.458,00

D

22 enero

Compra de libros

6

480,81

2.977,19

D

31 enero

Ventas al contado

8

4.269,37

D

1.292,18

Las restantes cuentas quedarán como sigue. En la parte izquierda anotaremos el Debe y en la derecha el Haber. Entre paréntesis, el número de asiento del Diario. Nº 2

CAPITAL 6.011,00 (1)

Nº 4

ARRENDAMIENTOS 300,00 (3)

Nº 6

ACREEDORES

EXISTENCIAS

2.404,05 (6) 180,30 (7)

Nº 10

300,00 (2)

Nº 5

CAJA 180,30 (7)

MOBILIARIO

1.803,04 (4)

1.203,04 (4)

Nº 8

Nº 3

Nº 7 EQUIPOS INFORMATICOS 1.353,00 (5)

Nº 9

PROVEEDORES 1.923,24 (6)

VENTAS 1.292,18 (8)

4.9

4.3 Libro de Inventarios y Cuentas Anuales En las empresas se divide la actividad económica en períodos de tiempo, generalmente anuales, realizándose al final de cada período un análisis de la situación patrimonial de la empresa y de los resultados obtenidos en el año. Una vez concluido dicho análisis, se puede proceder al reparto de beneficios (si los hay) y proyectar las actuaciones para el año siguiente. Estos períodos de tiempo en que se divide la actividad de la empresa se denominan ejercicios económicos ( o simplemente ejercicios), y se identifican con el año al que se refieren. Así, hablando de los resultados de un año, se dice: “en el ejercicio económico de 2008” o bien “en el ejercicio de 2008”. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un libro que recoge, por una parte, los Inventarios y Balances que se realizan en la empresa, y por otra las Cuentas Anuales, que son estados contables específicos que se realizan al final del ejercicio para informar de la situación de la empresa y del resultado de las actividades realizadas en el año. Es un libro obligatorio y el Código de Comercio establece la forma de llevarlo. El libro se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y, al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación de todas las cuentas. Además, al final de cada ejercicio se registrará también en este libro el Inventario de cierre del ejercicio y las Cuentas anuales. Las Cuentas anuales comprenden, a su vez, los siguientes documentos: – El Balance de Situación – La cuenta de Pérdidas y Ganancias – El Estado de Cambios en el Patrimonio neto – La Memoria Como vemos, el libro de Inventarios y Cuentas anuales no es un libro uniforme, sino que recoge distintos documentos, cada uno con su formato específico. De todos estos conceptos y documentos a los que nos hemos referido, algunos por primera vez, nos ocuparemos más adelante, cuando estudiemos y desarrollemos un ciclo contable completo.

4.4 Principios contables generalmente aceptados La Contabilidad tiene como base unos principios reconocidos universalmente y, por el momento, todavía vigentes, motivo por el que se les denomina Principios Generalmente Aceptados. Estos principios que vamos a comentar podríamos decir que constituyen la filosofía en la que se apoya la Contabilidad tradicional o clásica. Alguno de estos principios son objeto de ciertos estudios encaminados a demostrar la incapacidad de la contabilidad clásica para reflejar en el balance y en la cuenta de resultados los efectos de la inflación sobre los valores registrados. Estos principios son los siguientes:

4.10

Principio de igualdad o de equilibrio. El balance de una empresa, como exponente de los recursos obtenidos y del empleo que se ha hecho de ellos, nos facilita la primera ecuación a tener en cuenta y que ya estudiamos anteriormente: ACTIVO =

PASIVO

Principio de autonomía de la empresa. El patrimonio de la empresa es ajeno por completo al de los propietarios. La relación de la empresa con el propietario es similar a la que mantiene con otras terceras personas o entidades, aunque su condición de propietario le otorga una serie de derechos y obligaciones peculiares. La empresa responde únicamente con su patrimonio frente a terceros. Sólo las empresas individuales o sociedades de tipo personalista tienen establecido por la Ley la obligación del propietario de responder con su patrimonio privado cuando el de la empresa nos sea suficiente para hacer frente a sus obligaciones. A pesar de esto, se mantiene la separación de patrimonios. La Empresa, por tanto, tiene una autonomía y constituye una unidad económica. Principio de coste de adquisición. Las inversiones que realiza la empresa se contabilizan por su coste de adquisición o precio de compra. Este principio está respaldado por el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad. En épocas de estabilidad económica se puede aceptar este principio como totalmente válido, pero en momentos de inflación sería mucho más discutible. Principio de la partida doble. Quedaba perfectamente explicado en el capítulo que hemos dedicado a la partida doble. Recordemos que en cada operación o hecho contable resultan afectadas dos o más cuentas de valores iguales y sentido contrario, como consecuencia del principio de igualdad. Principio de explotación. Todas las operaciones realizadas por la empresa se resumen en un resultado de explotación, que es la diferencia entre los ingresos o ganancias y los gastos o pérdidas. Principio de invariabilidad del capital. Sabemos que, en el momento de puesta en marcha de la empresa, el capital es la aportación de los propietarios para su funcionamiento, o sea: BIENES (ACTIVO) = CAPITAL (PASIVO) = VALOR NETO DEL PATRIMONIO INICIAL

4.11

Esto no es otra cosa que el principio de invariabilidad referente al inicio de la actividad y que no podemos variar a posteriori por ser un valor histórico que representa los derechos de los propietarios sobre el Activo de la empresa. Este principio es obligatorio en las empresas sociales desde el punto de vista legal y jurídico. La legislación Mercantil ya establece la normativa necesaria para que las empresas puedan variar su Capital. El Capital podrá ampliarse o reducirse cuando la situación de la empresa lo requiera y ello representará una nueva etapa en la que la nueva cifra de Capital seguirá siendo invariable. Ya decíamos en capítulos anteriores que los resultados obtenidos, pérdidas o ganancias, no se incorporaban a la cuenta de Capital directamente sino que se agrupan en la cuenta de PÉRDIDAS Y GANANCIAS. Pongamos un ejemplo que nos permita comprender claramente el problema: Una empresa inicia su actividad con una aportación de los socios de 3.006,00 euros. Tenemos por tanto: ACTIVO INICIAL – PASIVO EXIGIBLE INICIAL = CAPITAL (o PATRIMONIO NETO) (3.006,00)

(-)

(3.006,00)

y podemos decir que el patrimonio líquido de la empresa es de 3.006,00 €. Al cerrar el ejercicio, la misma empresa tiene la siguiente situación patrimonial: ACTIVO FINAL - PASIVO EXIGIBLE FINAL = CAPITAL + RESULTADOS (6.012,00)

(2.253,80)

(3.758,20)

El Patrimonio Neto de la empresa queda en 3.758,20 euros, lo que representa que con un capital de 3.006,00 euros se ha obtenido un beneficio de 752,20 euros. Principio de permanencia del capital. El capital permanece en la empresa durante toda su vida y sólo desaparece como última operación contable de la liquidación. El capital, al formar la parte de los recursos propios, recibe la clasificación de NO EXIGIBLE por tratarse de una deuda que no vence mientras la empresa siga existiendo. Principio de independencia de los ejercicios. Se pretende con este principio que la empresa refleje en cada ejercicio contable los ingresos y gastos que correspondan realmente al ejercicio en cuestión. Los ingresos y gastos hechos físicamente en un ejercicio pero correspondientes a operaciones consideradas de otro ejercicio contable no deben incluirse en el resultado del ejercicio en curso. Esto lo haremos mediante la creación de unas cuentas de activo o de pasivo que el Plan General de Contabilidad denomina ajustes por periodificación y que estudiaremos más adelante.

4.12

Principio de duración. A efectos contables, la vida de la empresa se divide en períodos de igual duración llamados EJERCICIOS, que constan de doce meses naturales y NO deben coincidir obligatoriamente con el año natural ( de Enero a Diciembre).

4.5 La planificación contable 4.5.1 INTRODUCCIÓN En lo que llevamos de curso hemos intentado poner las bases para que alguien que se enfrenta por primera vez con la Contabilidad comprenda la lógica que la sustenta y pueda, además, desenvolverse con cierta soltura en la resolución de problemas aún sencillos. Pretendemos que no se entienda la Contabilidad como algo complejo, aburrido y mecánico, sino como una disciplina de extensa aplicación y de una enorme utilidad para entender en profundidad los problemas de la administración de empresas. Con la técnica de la partida doble aprendemos a razonar los hechos económicos, teniendo siempre presente el origen (causa) y el destino (efecto) de los movimientos que tienen lugar en la actividad económica. Pero esta técnica de registro no es otra cosa que la expresión de medir hechos económicos que han debido ser previamente estudiados y, en la medida de lo posible, resueltos.

La medición de esos hechos económicos debe tener en cuenta las circunstancias de tipo económico, jurídico y social de cada momento. Esto quiere decir que, si bien la técnica no varía, o lo hace mínimamente, a medida que transcurre el tiempo, los problemas de medición si van cambiando y se necesitan nuevas respuestas. Para que esas respuestas sean de aplicación lo más extensa posible en el tiempo y en el espacio, se hace necesaria la normalización de la Contabilidad, tema que estudiaremos en un próximo epígrafe, así como la necesidad de planificarla debidamente.

4.5.2 NECESIDAD DE LA PLANIFICACIÓN CONTABLE En general, la planificación contable consiste en la adopción de un modelo contable en función de las necesidades de la empresa y de los medios con que cuenta para ello. Las necesidades de información contable pueden sentirse en el seno de la empresa, pero también fuera de la misma. Es evidente que la propia empresa precisa una información contable por múltiples razones. El modelo contable, como sistema de información, adquiere una cierta complejidad, debido, sobre todo, a la gran cantidad de hechos que contempla, y se presenta, además, enormemente diverso, debido a la variedad de clasificaciones necesarias para su análisis y síntesis.

Por todo ello, es totalmente ineludible que exista una previsión del modelo contable en todos sus detalles. Obrar de otro modo sería ir creando el modelo contable (cuentas, criterios de valoración, etc.) de un modo anárquico y al compás de los acontecimientos. Es necesario, pues, prever las necesidades de información y tener claro que esa información será útil para controlar debidamente la gestión de la empresa.

4.13

Hemos dicho antes que la necesidad de información contable no es sólo por parte de la empresa, sino también de terceros. Esta necesidad se acentúa cuando nos situamos en el campo fiscal. La única forma que tiene la Administración Pública de implantar un sistema tributario justo y razonado es disponer de una información facilitada por la empresa respecto de su actividad. Si no dispusiera de estos medios de tecnificación contable se generalizarían los sistemas impositivos basados en estimaciones y presunciones carentes de toda lógica. Sólo facilitando las cantidades económicas de la empresa que luego se transforman en cantidades fiscales (base imponible, base liquidable, etc.) se pueden cifrar con realismo los impuestos correspondientes. Además de la Administración Pública, es decir, el Estado, la información puede ser necesaria para accionistas que invierten un capital, entidades financieras a quienes se solicitan préstamos o créditos, proveedores a quienes se compra negociando determinadas condiciones de pago, etc. Creemos que con lo dicho queda suficientemente demostrada la necesidad de obtener una información debidamente planificada. Pero, si hay terceros que necesitan la información ¿deben participar en la planificación contable?. Evidentemente, esto no es así, sino que es la empresa la que debe llevarla a cabo ajustándose a unas normas dictadas por el Estado. La planificación contable de una empresa aparece, pues, en forma de elaboración de un plan de cuentas concreto que, además de respetar las normas existentes, se adapte a las necesidades internas de la empresa y a los medios de lo que dispone. Esta claro que los medios con que se cuenta para rendir una información útil dependen de las circunstancias de cada empresa; pero en cualquier caso, se puede afirmar que, a medida que la gestión se vaya racionalizando, estos medios habrán de ser mayores. Y no debe olvidarse que la competencia obliga, cada vez más, a tomar decisiones precisas y racionales.

4.5.3 ELABORACIÓN Y OBJETIVO DE UN PLAN DE CUENTAS En una primera aproximación, podemos afirmar que un Plan de Cuentas es la relación de cuentas a utilizar por una empresa, agrupándolas de manera significativa, desde un punto de vista analítico, estableciendo los criterios de valoración (derivados de ciertos principios o macrorreglas) que sirvan de pauta y referente para la medición de los diferentes activos, pasivos, gastos e ingresos. De igual forma, esta agrupación debe ser la adecuada para obtener de la manera más satisfactoria posible los diferentes estados contables o estados financieros (Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias, principalmente). Un Plan de Cuentas, en términos generales, tiene como objeto racionalizar la estructura del Balance y facilitar, a través de una codificación y descripción de las cuentas y sus movimientos, la comprensión del mismo a cualquier persona que deba estudiarlo. Es, en cierto modo, una estandarización de la información, por lo menos en determinados aspectos, ya que la peculiaridad de cada caso obliga a dejar un cierto margen de actuación discrecional. En definitiva, en Plan de Cuentas debe estar estructurado de forma que nos facilite una visión amplia y sintetizada de la situación económica de la empresa. Para ello, debe reunir unas condiciones técnicas que le permitan conseguir los objetivos concretos. Así, consideramos que debe ser completo, flexible y lógico:

4.14

– Completo en el sentido de haber previsto todo lo que sea previsible y no tener vacíos ni lagunas que dificulten su utilidad. – Flexible en cuanto a que pueda aceptar hechos nuevos que por su naturaleza sean difícilmente previsibles de forma anticipada. – Lógico debe serlo en cuanto a que la clasificación de las cuentas tenga como base un criterio establecido en el que los grupos de cuentas y subcuentas estén definidos de forma que no existan dudas respecto a la situación de una cuenta determinada. Para poder utilizarlo correctamente, un Plan de Cuentas debe suministrar la siguiente información:

– Relación de las cuentas a utilizar, indicando en cada una de ellas: · Motivos de cargo y abono, así como las contrapartidas normalmente utilizadas. · Significación del saldo. · Agrupación en masas patrimoniales homogéneas y significado del saldo conjunto. – Significado de la terminología utilizada. – Proceso de cálculo de costes y resultados. – Estados financieros resultantes. – Criterios de valoración en el establecimiento de esos estados financieros.

Otras normas que consideramos imprescindibles son las siguientes: – Se deben crear tantas cuentas como sean necesarias para que la información sea suficiente. – Definir con precisión el objeto de cada cuenta. – Las cuentas deben llevar títulos simples y claros que permitan identificar claramente su objetivo. – Una vez establecido, el Plan no debe modificarse. Se pueden dejar de utilizar las cuentas innecesarias o añadir las necesarias, pero manteniendo siempre su estructura inicial. Por último, digamos que para la identificación de las cuentas tenemos un elemento de gran utilidad: la codificación. Consiste en asignar a cada una de las cuentas uno o varios números que facilitan poner de manifiesto el orden racional de la clasificación efectuada, incluir nuevas cuentas y simplificar la denominación de cuentas con títulos largos o poco claros, por citar sólo algunos ejemplos.

4.15

4.6 El Plan General de Contabilidad 4.6.1 NECESIDAD DE HOMOGENEIZAR LAS NORMAS CONTABLES Una vez explicada la necesidad de un plan de cuentas, tenemos que saber que existe un Plan General de Contabilidad que es el desarrollo reglamentario de la legislación mercantil en materia contable. Haciendo un poco de historia, en el año 1989 se produjo en España una importante reforma en la legislación mercantil como resultado de la incorporación, en 1986, a la Unió Europea. El primer paso fue la Ley 19/1989, de 25 de julio, "de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la Comunidad Económica Europea en materia de sociedades", cuya entrada en vigor fue el 1 de enero de 1990, que modificó nuestro Código de Comercio y dio paso al Plan General de Contabilidad, aprobado por el Real Decreto 1643/1990. Pero la globalización de la economía ha hecho necesario un mayor grado de comparabilidad de la información financiera en un ámbito internacional más amplio que el de la Unión Europea, es decir, la necesidad de normas homogéneas que posibiliten esa comparabilidad. El resultado ha sido la Ley 16/2007, de 4 de julio, "de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea". Y en cumplimiento de lo dispuesto en esta ley, se ha aprobado un nuevo Plan General de Contabilidad en vigor desde el 1 de enero de 2008 (Real Decreto 1514/ 2007, de 16 de noviembre), y como norma complementaria de éste, el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre), cuyo objetivo es simplificar las normas contables que pueden ser aplicadas por ciertas empresas.

4.6.2 CONCEPTO DE PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA Es conveniente aclarar qué ha de entenderse por "pequeña", por "mediana" e incluso por "microempresa", ya que ésta también es objeto de una regulación contable específica en algunos aspectos. Existen dos conceptos de PYME: el que se basa en el tamaño de la empresa y el que se basa en el grado de exigencia de información financiera que debe elaborar y suministrar esa empresa. En el año 2003, la Unión Europea, tomando como criterio el tamaño de la empresa, definió la "mediana", "pequeña" y "microempresa" en base a tres baremos: la plantilla de personal, el volumen de negocios anual y la valoración del balance general anual. Sin embargo, la definición incluida en las Normas Internacionales de Información Financiera no se basa en el tamaño, sino en el grado de exigencia de información financiera que debe elaborar y suministrar la empresa. Según este criterio, quedan excluidas del concepto de PYME, por muy pequeñas o medianas que sean, aquellas empresas en las que existe un alto grado de interés externo por parte de los inversores y de otros grupos en el conocimiento de los estados financieros de la entidad, la cual, por lo tanto, está obligada a suministrar información financiera a los organismos reguladores de los mercados de valores. En España, el criterio adoptado para determinar el concepto de PYME ha sido mixto: se tiene en cuenta el tamaño (el total de las partidas del activo + el importe neto de la cifra anual de ne-

4.16

gocios + el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio); pero, aunque en base a esos criterios se pudiese aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES, no será posible su aplicación, entre otros supuestos, si la empresa tiene valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, o bien forma parte de un grupo de sociedades que debe formular cuentas anuales consolidadas. Por lo que respecta a las "microempresas", es un concepto que puede parecer residual. Pero, si dispusiéramos de datos estadísticos, nos sorprendería ver que se trata de un porcentaje altísimo de empresas las que se pueden considerar como tales. En todo caso, deberán aplicar las mismas normas que las PYMES y podrán aplicar unos criterios específicos de contabilización en determinadas operaciones.

Llegados a este punto del módulo de Contabilidad y estudiados los primeros cuatro temas en los que el objetivo era analizar todos los fundamentos, criterios y conceptos básicos de la contabilidad, a partir del próximo tema se adaptan todos los contenidos a las normas establecidas en el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (en adelante PGC de PYMES). Con el fin de irnos familiarizando con el PGC de PYMES, a partir del próximo tema empezaremos a utilizar y codificar las cuentas de acuerdo con él, por lo que será necesario, a la hora de realizar las pruebas de evaluación, utilizar el módulo del PGC de PYMES como elemento de consulta, especialmente en lo que se refiere al cuadro de cuentas y a las definiciones y relaciones contables, donde se explica cómo y cuándo hay que utilizar las cuentas adecuadas.

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CONTABILIDAD GENERAL

Libros de contabilidad, principios contables y planificación

Resumen de conceptos El libro DIARIO tiene por objeto registrar cronológicamente todas las operaciones relativas a la actividad de la Empresa. Las operaciones quedan reflejadas en forma de asientos, que se ordenan por fechas y se numeran correlativamente. El libro MAYOR es un fichero de las cuentas del DIARIO. Se abrirá una cuenta de MAYOR para cada una de las que han aparecido en los asientos del Diario. Funciona en base al siguiente criterio: – Todas las cuentas que figuran en el Debe del libro Diario se transcribirán con el mismo importe en el Debe de su cuenta del libro Mayor. – Todas las cuentas que figuran en el Haber del libro Diario se transcribirán con idéntico importe en el Haber de su cuenta del libro Mayor. Toda operación contable queda reflejada primero en el Diario, pasando después al Mayor. Libro de INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES: es un libro que recoge, por una parte, los Inventarios y Balances, y por otra las Cuentas Anuales, que son estados contables específicos que se cumplimentan al final del ejercicio para informar de los resultados de las actividades realizadas en ese ejercicio económico. Las CUENTAS ANUALES comprenden: - El Balance de Situación. - La Cuenta de Pérdidas y Ganancias. - La Memoria. La necesidad de planificar y racionalizar debidamente la Contabilidad pasa por la aplicación de unos principios contables reconocidos universalmente y por la elaboración de un plan de cuentas que se adapte a las necesidades internas de la Empresa, y lo haga comprensible a cualquier persona, incluso ajena a la misma. El PLAN DE CUENTAS estandariza la información contable, en su aspecto general, a través de la codificación. El Plan de Cuentas debe ser: - Completo - Flexible - Lógico