LOGISTICA

Ing. Alexis Valderrama Wong

Logística y la cadena de abastecimiento

Cap. I

Antigüedad El concepto de Logística, probablemente aparece originalmente, en un contexto militar, en el que se le precisa como: "el conjunto de técnicas y procedimientos, utilizados por los ejércitos, para garantizar la disponibilidad de los recursos que se requieren en el campo de batalla.

ANTECEDENTES

Antes de 1920  Departamento de compras  Antes de 1950 Se asigna al dpto. de compras la responsabilidad de controlar inventarios y almacenes, especialmente los asociados al mantenimiento y reparación de los equipos fabriles, e incluyen entre sus funciones, las correspondientes a las operaciones de recepción e inspección de materiales. Después de 1950 Es recién a comienzos de la década de los años cincuenta, en que empieza a cristalizarse el concepto de la Logística Integrada y costo total de la logística.

ANTECEDENTES

• La logística integral no solo abarca a todas las áreas de una empresa sino también incluye diferentes métodos de producción, testeo y distribución del producto terminado; la primera etapa de logística integral tuvo lugar en 1950 pero no se conocía con ese nombre sino con el rótulo de “Origen y nueva dirección”. En los años posteriores a la guerra el auge de productos y la comercialización desordenada forzaron a los administradores a buscar alguna manera de controlar los costos de producción y distribución. Aunque parezca mentira, la logística y la distribución no se consideraban conceptos nuevos ni fascinantes pero todavía no podía comprenderse completamente. • Fue Peter Drucker quien pudo introducir la logística integral debido a que él fue le primero en enfocar su atención en la conexión que ésta tenía con la producción, los tiempos y la distribución de las manufacturas

Logística integral

"La logística es un conjunto de técnicas y medios destinados a gestionar el flujo de materiales e información, coordinando los recursos y la demanda para asegurar un nivel determinado de servicios al menor costo posible

CONCEPTO DE LOGISTICA

• Reducción de costos • Reducción de capital • Mejorar el servicio

Objetivos de la estrategia logística

• Determinar los productos necesarios en función del proceso productivo o comercial • Relacionarse con los proveedores. • Determinar la cantidad de mercancías precisas en cada momento en base a criterios de rentabilidad. • Determinar los recursos humanos y materiales precisos. • Gestionar el almacén con criterios de eficiencia. • Controlar la ubicación y el estado de las mercancías. • Priorizar las necesidades de los clientes. • Adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado. • Distribuir las mercancías en la forma y tiempos óptimos con el menor costo posible.

Objetivos específicos

CADENA DE VALOR

 La cadena valor es una herramienta de gestión diseñada por Michael Porter que permite realizar un análisis interno de una empresa, a través de la desagregación en sus principales actividades generadoras de valor.  El desagregar una empresa en estas actividades permite realizar un mejor análisis interno de ésta, permitiendo, sobre todo, identificar fuentes existentes y potenciales de ventajas competitivas, y comprender mejor el comportamiento de los costos.

CADENA DE VALOR

Durante años, la logística ha sido considerada como una actividad rutinaria, meramente operativa y necesaria para hacer llegar los productos desde los centros de producción a los de uso o consumo, generando solamente gastos y costos en las organizaciones. La logística actualmente añade valor a los clientes, ellos esperan que los productos tengan la calidad esperada, sean inocuos, estén a tiempo y están dispuestos a pagar por ello. Al aumentar las ventas y disminuir los costos también se obtiene mayor rentabilidad para los socios.

La logística agrega valor a la cadena

L4

Lo Logística inversa

SISTEMA LOGISTICO

• La logística inversa se ocupa de los aspectos derivados en la gestión de la cadena de suministros del retorno de materiales desde el usuario o consumidor hacia el fabricante o hacia los puntos de recogida, para su reutilización, reciclado o eventualmente, su destrucción. Otros autores incluyen en la definición teórica de logística inversa la etapa de desmontaje o proceso de los materiales para su reutilización o eliminación de forma respetuosa con el medioambiente.

Logística reversa

• • • • • •

Adquisición y control (Aprovisionamiento) Almacenes Inventarios y control Transporte y manipulación Personal Comunicaciones

• Mantenimiento • Planeamiento y control de la producción(PCP)

Elementos del sistema logístico

• El subsistema de aprovisionamiento (Compras) abarca a todos los proveedores y comprende todos los procesos necesarios para poner: materias primas, piezas y partes adquiridas al servicio del subsistema de producción. Velocidad

Puntualidad

Precio

Volúmenes Localizaciones

Calidad Servicio

Elementos del sistema logístico

 El almacén es la dependencia de la Empresa que guarda la materia prima o el producto, para proporcionarlo cuando se necesite, es lógico que su finalidad será: "Realizar las operaciones necesarias, a objeto de suministrar los bienes en el momento justo que son requeridos, evitando paralizaciones por falta de ellos, o en caso contrario, por la inamovilidad de Capitales asignados a sobre existencias"; es decir que, el Almacén debe controlar lo que guarda de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación.

Elementos del sistema logístico

INVENTARIO (control) • Desde el punto de vista de la administración logística , se define como “INVENTARIO” a la cantidad de cada artículo que se guarda en las bodegas o almacenes y que la empresa requiere para sus operaciones Una función muy importante de los inventarios, es actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases y los de entrada de las siguientes.

Elementos del sistema logístico

 El TRANSPORTE, es una

función eminentemente Logística, mediante la cual, se realiza el movimiento / desplazamiento de materiales, desde la fuente de abastecimiento (obtención) hacia las instalaciones donde van a ser almacenados (Almacenes de Recepción / Centrales / Productos Terminados) y desde los cuales, hacia instalaciones de atención a clientes y/o hasta Puntos de Distribución

Elementos del sistema logístico

Ventajas y desventajas de los principales sistemas de transporte

Es responsable del planeamiento, la programación, la preparación, el lanzamiento y la supervisión del cumplimiento del programa de materiales, mano de obra, instalaciones, instrucciones y todos los elementos adicionales necesarios para que estén disponibles en las fechas en que se requieren para cumplir con el programa de producción.

Planeamiento y control de la producción

ORGANIZACION DEL ENTE LOGISTICO

GERENCIA

LOGISTICA

PRODUCCION

VENTAS

FINANZAS

Aún cuando el staff tiene una preparación específica con algunos sectores de un negocio es común encontrar que su especialización ha creado la falta de perspectiva para comprender el cuadro integral relativo a todas las operaciones.

No tiene responsabilidad directa otro problema es la tendencia del staff a usurpar las prerrogativas de las funciones de líneas, lo que ocasiona conflictos con el personal de línea.

ORGANIZACIÓN TIPO STAFF

GERENCIA

PRODUCCION

LOGISTICA

almacén

compras

transporte

VENTAS

FINANZAS

Las funciones logísticas están bajo responsabilidad de un área.

Bajo responsabilidad de un área

GERENCIA

PRODUCCION

almacén

transporte

VENTAS

FINANZAS

compras

Las operaciones logísticas las realizan diferentes áreas

Gerente General

Finanzas

Ventas

Logística

Control de inventarios Compras Almacén Distribución

Posición En el organigrama y responsabilidades bien definidas.

Area logística

Producción

•

EJEMPLOS

Empresa metal mecanica

 DIRECCION DE SALUD LIMA SUR II

SERVICIO DE SALUD

Cadena de abastecimiento

Competencia moderna

ABASTECIMIENTO Y COMPRAS

Cap. II

LOGISTICA GESTION COMPRAS

• La función logística en la empresa empieza en esta área. Esta tiene como finalidad adquirir para la empresa todos aquellos productos necesarios para el desarrollo de su actividad. • Por ello, la gestión eficiente de las compras es un objetivo estratégico de primer orden que precisa la implementación de un proceso coherente y sistemático para ser eficiente

Sub sistema compras

COMPRA NUEVA Se produce cuando es la primera vez que se compra un determinado bien o servicio, por lo tanto no se tiene experiencia y se debe buscar toda la información posible. RECOMPRA Se da cuando es necesario reaprovisionarse, es la situación que mas se produce. RECOMPRA MODIFICADA Se da cuando en el proceso de compra se produjo un error. Es necesario una revisión completa del proceso.

SITUACIONES DE COMPRA

FASES DE GESTION COMPRA FASE 1 Planificación de compras

FASE 2 Gestión de proveedores

FASE 3 Realización de la compra

Análisis de necesidades

Búsqueda de proveedores

Decisión de compra

Desarrollo de especificaciones

Solicitud de ofertas Evaluación de alternativas Análisis de necesidades

•Conocimiento detallado de las necesidades OPERACIONES •Determinación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas . PREVIAS

•Investigación de Mercado Proveedores PREPARACION •Preselección de proveedores

•Análisis y comparación de ofertas •Negociación con los ofertantes •Elección de proveedores REALIZACIÓN •Confección de pedidos(Orden de Compra)

•Vigilancia y Reclamación de las entregas •Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos SEGUIMIENTO •Eventual devolución de los productos no conformes

•Recuperación de envases, embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. OPERACIONES •Gestión de los inventarios de los materiales y productos adquiridos DERIVADAS

FASES DEL PROCESO DE COMPRAS

Todo proceso de compra nace de una necesidad. Por tanto el primer paso consiste en determinar la necesidad que implica una compra y analizarla para determinar su influencia en los objetivos de la empresa. Las necesidades surgen de los departamentos y ellos son los responsables de su respectivo análisis.

Análisis de necesidades

Se denominan especificaciones a las características que ha de tener un producto para cubrir con su uso los requerimientos que han originado el proceso de compra. Las especificaciones deben incluir:  Características técnicas del producto  Cantidad  Plazo de aprovisionamiento  Costo unitario máximo  Estándar de calidad mínimo El desarrollo de estándares corresponde a los técnicos de la empresa que entienden el proceso que ha generado la necesidad.

Especificaciones

• Ejemplo: el departamento de producción necesita 200 pernos de 2” x 3/8 acerados

Ejemplo de especificaciones

Si analizamos el mercado se puede observar que existe una gran variedad de tipo de pernos, con diferentes característica y especificaciones

• • • • • • • • •

Pernos Cabeza hexagonal Material : Acero Resistencia al torque : Grado 8 Recubrimiento : zinc Diámetro : 3/8 pulgada Largo : 2 pulgadas Tipo de rosca : Milimétrica completa Cantidad : 200 unidades

Especificaciones reales

GENERALIDADES  Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende las siguientes actividades : 1. Prever las necesidades de la empresa 2. Planificarlas en el tiempo 3. Expresarlas en términos adecuados desde el punto de vista descriptivo en forma cuantitativa y cualitativa 4. Buscar en el mercado los productos que las satisfacen 5. Adquirir (Comprar)los productos 6. Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas 7. Pagar los productos adquiridos.

DIFERENCIA ENTRE APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

Compras

3

2

1

• El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios, las que aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto.

Almacena miento

Inventari os

APROVISIONAMIENTO

Por otra parte las COMPRAS como función empresarial presenta un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. Comprende las siguientes actividades : 1. Buscar en el mercado los productos que las satisfacen 2. Adquirir los productos 3. Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas 4. Pagar los productos adquiridos

COMPRAS

• Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas de fabricación o de compras • Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas • Establecer políticas y normas de adquisiciones • Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos • Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas, tendencias, etc.

OBJETIVOS

• • • • •

Estudio de las fuentes de suministro Selección de proveedores Control de las especificaciones de calidad requeridas Gestión de precios Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor • Venta de sobrantes y productos obsoletos

FUNCIONES

 Búsqueda y evaluación de proveedores  Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a: Características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precio y condiciones de entrega y pago  Negociación permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos de entrega  Previsión de compras en sus aspectos técnicos, económicos y financieros  Planificación de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstos  Preparación de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad  Solventar discrepancias en la recepción del producto  Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad

ACTIVIDADES

PROCESO DE COMPRA

NORMAS ADQUISICIONES

Se dice que existen cuatro aspectos básico que rigen las compras

CALIDAD.- La calidad estará en razón directa al uso que se vaya a dar al bien o servicio que se adquiere. Por lo tanto, se fijarán los parámetros de calidad en función a su finalidad en el desenvolvimiento empresarial. En términos generales, a este respecto se requiere: Definir la “calidad” en términos de un conjunto de Atributos medibles, Propiedades y/o especificaciones, Esto significa que el comprador, debe recoger del usuario y trasladar al proveedor las propiedades y especificaciones que tendrán los materiales que quiere adquirir, de manera que, puedan ser medidos por medio de sus propiedades físicas o químicas. La calidad no debiera ser inferida directa y unívocamente por el precio, En la vida cotidiana, resulta común pensar que a mejor precio, se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varían de una fuente de adquisición a otra, en artículos idénticos y aún de inferior calidad.

Calidad

Definir un valor o parámetro de calidad “ad hoc” de aceptación, relacionándolo con el costo y el precio de venta. Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o en otras palabras que la calidad conveniente no será siempre la mejor. Por ello debe indicarse en las especificaciones al solicitar un material, la calidad mínima que puede aceptarse, ya que debemos relacionar este aspecto con el precio de costo y con el costo de venta. El parámetro de calidad “ad hoc” debe estar siempre disponible De nada valdrá que obtengamos un artículo de “gran calidad” relativa, si cuando se vuelva a necesitar, no está disponible o no se encuentra en el mercado. Este concepto de disponibilidad, se refiere a que el material pueda ser adquirido con facilidad, a un precio económico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.

Calidad

CANTIDAD .- En primer lugar, es un deber ineludible del comprador, el estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para determinar si la cantidad que le solicitan responde al consumo y al mismo tiempo poder establecer la cantidad económica. Este aspecto de la gestión de compras, establece que se debe poner a disposición de los usuarios, “la cantidad” que satisfaga cabalmente sus necesidades. Para ello es menester equilibrar los siguientes tres aspectos: • • • •

Las necesidades de consumo Las ventajas económicas La seguridad del almacenamiento Por ello, las normas que sobre cantidad se establezcan, deben considerar estos tres puntos. Dichas normas pueden ser las siguientes:

Cantidad

a) LA CANTIDAD DEBE BASARSE EN EL CONTROL DE EXISTENCIAS.Para los artículos de consumo constante que se mantienen en el almacén, las cantidades a pedir, deben estar basadas en el consumo que de ellos se haga. Por consiguiente, en la entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtención de datos necesarios en la determinación de la cantidad a pedir, que permita comparar las cantidades que se solicitan con las que se consumen y que evite los caprichos o preferencias de los usuarios. Sólo así logrará Compras adquirir cantidades correctas y económicas. b) LA CANTIDAD DEBE ESTAR RESPALDADA.Toda requisición que reciba Compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su determinación se refiere. En el caso de artículos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo será el control de existencias; en el caso de artículos que se adquieren por primera vez o de adquisición esporádica, este respaldo consiste en la indicación concreta del uso que se le va a dar o del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.

Cantidad

• c) LA CANTIDAD NO DEBE SER INFLUENCIADA POR EL PRECIO.• Se conoce que a mayor cantidad en la adquisición será menor el precio unitario de compra. Sin embargo, no por ello se comprarán grandes cantidades. La obtención de un buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio, y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirirá la cantidad prevista. Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para establecer su política de compras, que podría consistir en: • Para artículos cuyo precio varían poco, comprar de acuerdo a las necesidades. • Para artículos de mucha variación en el precio, comprar cuando baja, teniendo en cuenta las necesidades de los períodos en que sube.

• d) LA CANTIDAD QUE SE DETERMINE DEBE TENER EN CUENTA EL TIEMPO DE DEMORA.• El tiempo que se demorará en contar con el material desde sus trámites iniciales hasta su disponibilidad en el almacén, es un factor que hay que tener en cuenta, si se quiere mantener la continuidad del servicio a los usuarios, por ello es que debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir.

Cantidad

• e) EL TRANSPORTE A ELEGIR ESTA EN FUNCION DE LA CANTIDAD QUE SE ADQUIERA.• Si tenemos en cuenta que los medios de transportes establecen cantidades y volúmenes mínimos al fijar sus precios, es lógico que para determinar el medio y la vía a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artículo que está solicitando. Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite. • f) LA CANTIDAD DEBE TENER EN CUENTA EL ESPACIO DISPONIBLE.- El espacio de que se dispone en el almacén y el costo de dicho espacio, influyen sobre la cantidad a pedir y sobre el método a adoptar en la adquisición. El comprador deberá tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y tendrá que estudiar la solución adecuada antes de cursar un pedido

Cantidad

• OPORTUNIDAD DE LA COMPRA .- Es menester identificar el momento óptimo de efectuar una compra, atendiendo criterios racionales como el control de existencias, que permite establecer un determinado nivel que entendemos como el “punto de pedido” y que constituye la señal para la solicitud de material. La determinación del momento en que hay que comprar el material, evita gastos inútiles y compras de último minuto, y para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la vía a utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor. Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente es: “El momento en que hay que comprar

Oportunidad de compra

PRECIO MAS CONVENIENTE .- Probablemente , este factor es el más relevante, debido a que involucra el desembolso de dinero de la empresa, por lo que se debe tener en cuenta: El precio de adquisición, es un elemento básico de la venta, Gran parte del precio de venta de un artículo está formado por el de compra, por lo tanto, para lograr vender a precios de competencia en el mercado, hay que adquirir a un precio que le permita a la compañía competir cuando exponga su producto a los consumidores. El precio debe buscarse en alguna relación con la Calidad y la Cantidad, Sabemos la influencia que sobre el precio tienen la calidad y la cantidad, por lo tanto hay que tener en cuenta que no se trata de buscar lo más barato, sino el más bajo precio que se pueda pagar por un artículo que tenga la calidad mínima requerida y en la cantidad necesaria. Para ello los compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio. El precio no es sólo el monto desembolsado / facturado por la adquisición. El valor real de la adquisición incluye además los costos de: embalaje, transporte, recepción, almacenamiento y otros relacionados no explícitos (mermas, obsolecencia, seguros, etc.). A efectos de cuantificar el “costo real” de una compra, es necesario evaluar los criterios antes señalados.

Precio mas conveniente

Documentos del sistema aprovisionamiento

Una orden de compra es un comprobante que sirve para saber que cosas se han solicitado, a qué precio, qué cantidad, condiciones de pago, detalles de la entrega y cualquier otra información relacionada a la transacción. Lo gira la empresa que compra al proveedor Las órdenes de compra deben contener los siguientes elementos:  Lugar  Cantidades a comprar  Fecha  Precio pactado  Forma de pago  Tiempo de entrega  Descripción de los productos  Y se pueden agregar cuantos elementos sean necesarios.

ORDEN DE COMPRA

Orden de compra

Los vendedores aprecian el uso de las Ordenes de compra, porque trae claridad a una orden. Cualquier objeto puede ser reducido a sus componentes esenciales y deja poco margen para el error. Se reducen a una orden por escrito. Las situaciones quedan claras antes del envío. La eliminación de posibles errores en los pedidos entregados es un buen negocio. Una orden de compra es considerada un documento legal y es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la entrega según lo acordado. El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras o almacén.

Importancia

• Es el documento que utilizan las empresas proveedoras, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido. Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio

Nota de pedido

Nota de pedido

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta. Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme

Guía de remisión

Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes: 1. Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes: 1. Membrete o razón social de la casa vendedora 2. Numeración correlativa 3. Lugar y fecha 4. Nombre o razón social de comprador 5. Dirección del cliente 6. Detalle de los artículos 7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.) 8. Precio unitario y total 9. Firma del vendedor 10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos. Importancia.- Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante. constituye un elemento importante.

Requisitos Guía remisión

PROVEEDORES Las encuestas muestran que más del 68% de los clientes que abandonan su relación comercial con una empresa, lo hacen porque el servicio es deficiente

 Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus compradores.  Deben saber las ultimas tendencias del mercado.  Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad.  Deben tratar de cumplir lo más rápidamente con los compromisos adquiridos con los compradores.(Rapidez)  Capaz de ajustarse a las necesidades imprevistas.  Toma iniciativa para sugerir modos más adecuados a la clientela.  Notifica con anticipación los cambios latentes en el mercado que pueden afectar las operaciones del comprador.  Brindan asesoría técnica y de cualquier otra índole que necesite el comprador.(servicio)  Estas entre otras características tanto éticas como profesionales.

Características de un buen proveedor

• • • • • • •

prensa, radio y televisión, publicaciones especializadas, publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro, ferias y exposiciones comerciales, Páginas Amarillas, Internet, asociaciones empresariales, cámaras de comercio y bases de datos de organismos públicos y privados, • otras empresas de nuestro sector

FUENTES DE INFORMACION SOBRE PROVEEDORES

• Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.

Selección de proveedores

 Precio Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios. Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. No olvidar los gastos relacionados que pueden elevar este precio como: transporte, seguros embalaje, etc. Asimismo, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar.  Calidad De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o servicios es mala. Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus características, sus atributos, su durabilidad, etc.

Criterios de selección

 Pago En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet. Y también evaluamos las condiciones o el plazo del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc.  Entrega Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.

 Servicio de post venta En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas. También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.  Otros factores Los criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los que más debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo, también existen otros factores que siempre es bueno considerar:       

experiencia reputación organización: servicio al cliente: situación económica: tamaño: fabricante o mayorista: devoluciones

PROCESO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Según los objetivos de la empresa Según encuesta

En el ejemplo la calidad tiene mayor ponderación que los demás factores

Según Norma del departamento Por ejemplo solo se aceptan proveedores que califiquen con mas de 80 pts.

Método ponderación

.

Ejemplo de encuesta

El siguiente paso es contactar a los proveedores seleccionados para iniciar el proceso de negociación, que establezca las condiciones definitivas de compra-venta. En esta etapa algún proveedor que no fue bien valorado pude mejorar su opción. Elementos del proceso de negociación: • Sujetos: Personas que tomaran parte del proceso de negociación • Objetivos: Lo que quiere lograr ambas partes, por lo general son objetivos contrapuestos que han de encontrar un punto de confluencia. • Acuerdo : Es el resultado final, lo mas conveniente es que sea equilibrado y que suponga ventajas para ambas partes.

Negociación con los proveedores

TECNICAS DE NEGOCIACION

• El proceso de negociación se puede definir como un proceso humano entre dos o más partes, con intereses comunes, pero a la vez en conflicto, que deciden intercambiar para satisfacer sus intereses y necesidades y lograr un acuerdo. • Negociar es un proceso de resolución de un conflicto entre dos o más partes, pues hay siempre, bajo la negociación, un conflicto de intereses.

Negociar

Las dos figuras A y B representan dos partes de una negociación. Cada una de ellas si pudiera elegir libremente, elegiría la posición más favorable para sus intereses. Estas posiciones están representadas por los extremos del diagrama. Es muy poco probable que una parte logre convencer a la otra para que acepte su P.M.F. Por ello cada parte deberá desplazarse hacia la posición de su opositor. Este desplazamiento tiene un límite, llamado a veces punto de ruptura, que de superarse haría que las partes prefirieran romper la negociación a aceptar un acuerdo.

Espacio de negociación

Espacio de negociación Margen de maniobra

Limite A Punto mas favorable

Zona común

B Punto mas favorable

Limite

Margen de maniobra

Negociaciones estancadas Margen de maniobra

Limite A Limite

B

Margen de maniobra

El intervalo que separa el punto más favorable del límite puede ser grande o pequeño. Cuando los negociadores hablan de su margen de maniobra, están refiriéndose a la distancia que separa ambos puntos. En algunas negociaciones puede ocurrir que no exista zona común. En dichas circunstancias las negociaciones quedan estancadas, salvo que una o ambas partes recurran a una postura de fuerza con el fin de convencer a la otra parte para que reajuste su límite.

• Negociaciones competitivas (Yo gano tu pierdes) Se establece en términos de confrontación No importa lo que sienta el otro • Negociaciones colaborativas (Yo gano tu ganas) Se establece en términos de colaboración La otra parte debe quedar satisfecha con el acuerdo.

Concepciones sobre la negociación

1. La Planificación Es primera etapa y de repente la mas importante aquí se determinara objetivos y estrategias , así como los limites máximos y mínimos de negociación. 2. El desarrollo Esta es la parte central de la negociación. Se trata de un diálogo por turno, en forma oral (excepto los resultados que se consignan por escrito), en el cual ambas partes tratan de llevar adelante sus propias estrategias.

Etapas de la negociación

• Toda propuesta debe ser condicional. Si Ud. Acepta X nosotros aceptaremos Y • Nunca demos algo por nada. • Presentar primero nuestras condiciones. • Mantengamos los temas entrelazados.

En la fase de desarrollo

3. El cierre Corresponde a la parte final de la etapa de discusión. Es una decisión difícil, pues nunca se sabrá si de continuar ésta se pudieran obtener más ventajas. Hay que cerrar en una etapa de beneficio de la negociación, y expresar esta decisión de modo que no se entienda como una agresión a la otra parte. Por eso, el anuncio del cierre debe tener dos características: ser creíble (o firme) y ser aceptable por ambas partes.

Expectativa de futuro Se habla de beneficios a futuro, para contra restarla hay que poner a prueba dichos ofrecimientos. El Ancla Se da cuando el opositor arranca la negociación haciendo una petición muy alta. las alternativas son hacer una propuesta mas baja o revisar nuestra posición.

Algunas estrategias

El bueno y el malo Consiste en que una persona hace el papel del intransigente, o la persona que hace las peticiones mas altas y de pronto una persona de su grupo aparece como un interlocutor mas asequible bajando las propuestas. Para contrarestar esta estrategia se recomienda hacer dos contrapropuestas extremas.

El Farol Consiste en hacer pensar que si su propuesta no es aceptada se retirara por que tiene mejores propuestas. Para contrarestarla se recomienda pedir que muestre esas propuestas, otra alternativa mas radical es pedirle que acepte dicha propuesta. El enlace En este caso la otra parte pide una mejora enlazándola a una debilidad de la empresa, por ejemplo solicita una rebaja argumentando los retrasos de atención. Para contrarrestarla se puede enlazar fortaleza

Las políticas y normas de compras marcan pautas de actuación para el correcto desarrollo de la actividad, y buscan maximizar la aportación de valor de compras a la compañía Ejemplo:  No se aceptan regalos  Compras mayores a 10000 serán aprobadas por un comité de compra.  Los proveedores serán calificados 2 veces al año.

Políticas y normas de compras

Los conceptos que se exponen en éste acápite, fueron obtenidos de la Asociación Nacional de Gerencia de Compras, de los Estados Unidos de Norte América, la que nos brinda niveles y recomendaciones para las adquisiciones y que abarcan los siguientes puntos:

ETICA EN LA GESTION DE COMPRAS

PERCEPCIÓN Evitar los intentos de prácticas comprometedoras no éticas en relaciones, acciones y comunicaciones con proveedores. Los resultados de una “simple apariencia” de deslealtad, pueden llegar a ser más dañinos que una trasgresión. Cualquier actividad con proveedores actuales o potenciales, debe ser lo más clara y transparente posible, ya que demostrar una apariencia que parezca no totalmente translúcida, podría tomarse en forma errada y por ende, traería malas consecuencias. Se debe evitar toda relación de negocios en la que intervenga una amistad y si por razones estrictamente convenientes a los intereses empresariales, llegara a ser el caso, ésta relación deberá ser informada a un superior.

• RESPONSABILIDAD CON EL EMPLEADOR Ante todo, se debe demostrar lealtad al empleador. Entender que la autoridad que se nos ha otorgado, sirve para proteger al empleador y no para beneficiarse la persona encargada de compras. Es necesario tratar de obtener los máximos beneficios monetarios y evitar cualquier actividad que pudiera dar lugar a un compromiso a largo plazo. Se debe tener mucho cuidado en mantenerse al día en cuanto a normas y leyes gubernamentales, técnicas de adquisición y responsabilidades de la gerencia.

CONFLICTO DE INTERESES Los compradores profesionales, deben evitar cualquier actividad personal o privada dentro de su empleo. No es recomendable utilizar nuestra posición en casos en que estén envueltos algún familiar o que por una u otra razón nos dé un beneficio personal, pudiendo interpretarse éste en forma negativa hacia nosotros, por lo tanto, se debe evitar tener otro negocio o empleo que perturbe el puesto de responsabilidad que se nos ha otorgado, sobre todo por la lealtad que debemos a nuestro empleador. Es importante no tener que ver con otra empresa que sea la competencia de la nuestra, ni trabajar o tener relaciones de negocios con algún proveedor de nuestro empleador.

GRATITUD Nunca se debe aceptar dinero o “gratitudes” como bienes materiales o servicios ofrecidos con la intención de conseguir se les compre algo o como un aparente agradecimiento por una adquisición ya efectuada. Es recomendable evitar cualquier tipo de influencia de los proveedores que nos comprometa a comprar, o que nos induzca a olvidar que estamos en la obligación de velar por los intereses del empleador. La Ética profesional del personal de compras lo obliga a, por ningún motivo, aceptar cualquier tipo de regalos que influyan de alguna manera en la decisión de una compra

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL El manejo de información confidencial (o reservada), es de naturaleza prioritaria en empleados y/o acreedores. Hay que considerar con mucho cuidado y con ética profunda, el manejo de esta clase de información. En actividades diarias, los compradores que tengan que ver con información confidencial, deben saber tratarla en todo el sentido de la palabra, proteger el nombre de la empresa y prever las consecuencias que traería el mal uso de esta información. La información de un proveedor, jamás deberá ser compartida con otro. Algunos ejemplos de información confidencial son los siguientes: Precios, hojas de costos, planes, estrategias de la compañía, información de bienes, información de clientes, programas de computadoras (software), información de artículos, fórmulas y procesos de producción, metas, información de utilidades, escala de salarios, fuentes de aprovisionamiento.

TRATO A PROVEEDORES Se debe promover las relaciones positivas e imparciales con el proveedor en todas las fases del ciclo de compras. El buen trato y la cortesía son fundamentales para las relaciones entre e comprador y el proveedor, ya que cualquier signo de descortesía o falta de respeto las resquebrajaría. Es recomendable tener en cuenta las siguientes recomendaciones: • Igualdad e imparcialidad en el trato a proveedores, • Dar oportunidad de manera justa a todos los proveedores, • Mantener discreción y no revelar precios o costos a los proveedores que compitan, • Evitar cualquier tipo de renegociación a fin de no causar conflictos entre proveedores, • Ser amigable, cooperativo y objetivo en las relaciones con los proveedores. Esto evitará dar una imagen de parcialidad

RECIPROCIDAD Las transacciones a favor de un cliente específico como acreedor, influenciará al proveedor a ser cliente. Esto constituye reciprocidad. Los compradores deben tener especial cuidado en el trato con proveedores - clientes y no demostrar preferencia por alguno de ellos. Se debe tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: .. La reciprocidad para una buena función de compras, debe ser positiva y con mucha estrategia. En el caso de notar alguna reciprocidad, se debe buscar la ayuda de un consejero legal. .. el comprador deberá actuar siempre sin esperar recibir algo a favor que no sea el interés propio del empleador. Auditabilidad en la Función de Compras y Almacenes

LOTE ECONOMICO

• Inventario excesivo: • • •

pérdidas por deterioro espacio adicional para almacenamiento costo de oportunidad del capital

• Escasez de inventarios: (RUPTURA DE STOCK)

• • •

interrupción de producción ventas perdidas elevado costo de procesamiento de facturas y pedidos

¿Por qué planificar las compras?

• Los inventarios son necesarios dadas las diferencias entre el tiempo y la localización de la demanda y el abastecimiento • Implica dos decisiones básicas: • Cuánto ordenar • Cuándo ordenar

NECESIDAD DE LOS INVENTARIOS

• Stock mínimo : Cantidad mínima que es preciso tener en el almacén para poder servir los pedidos y no quedar desabastecidos. • Stock Máximo : Cantidad máxima que es posible almacenar. Tiene diferentes limites • Físico : tamaño del almacén • Financiero : capacidad financiera de la empresa • Económico : costos de almacenaje

Comportamiento de los stocks

• Stock de seguridad : Es la cantidad de producto que hay que tener almacenada para mantener el stock mínimo. • Ruptura de stock: Esta situación se produce cuando el stock de seguridad no es suficiente para hacer frente a pedidos y se produce el desabastecimiento total. Situación que debe ser evitada a toda costa.

Sistema de reposición simple: Cuando sale un producto inmediatamente se hace el pedido para reponerlo. Sistema de reposición de nivel mínimo. El pedido se hace cuando llega a un nivel de existencias: Fijo Variable

Sistemas de reposición de mercancías









MODELO DEL LOTE ECONOMICO

Si analizamos los Costos Totales de Gestión de Stock, observaremos que pueden dividirse en dos grandes grupos: Costos de Adquisición y Costos de Almacenamiento. El Costo de Adquisición se refiere a los costos asociados a la generación del Pedido de Compras (horas de administración, teléfono, correo, carga, transporte, etc.) El Costo de Almacenamiento está asociado la tenencia del ítem almacenado (seguros, capital inmovilizado, depreciación, gastos de almacenamiento como alquileres del depósito, vigilancia, electricidad, etc.) Si hacemos un análisis de cómo varían estos costos en función de la cantidad solicitada por cada Pedido de Compras, tendremos el siguiente resultado:

• Coste de Adquisición Se compone de una parte fija (coste de lanzamiento o de emisión del pedido), y de otra variable (coste variable de adquisición). El coste de lanzamiento se refiere a la compra de material a un proveedor externo (correo, teléfono, tarea administrativa, carga, transporte, etc.) y a la preparación de los pedidos de artículos manufacturados en la misma empresa (puesta a punto de máquinas, limpieza, etc.). • Coste de Almacenar o Posesión Debido a la creación y mantenimiento de la capacidad del almacén (alquiler, electricidad, maquinaria, vigilancia, etc.), a la manipulación de material y trabajos administrativos, a los gastos derivados de los seguros internos y externos, a variaciones del valor de los bienes motivados por el desgaste, y al coste de oportunidad del capital (dinero que se deja de ganar por mantener inmovilizado en stock el capital en vez de invertirlo) • Coste por demanda Insatisfecha Aparece cuando no es posible atender la demanda por falta de existencias (ruptura de stocks)

Tipos de Costes relacionados a los inventarios

 En consecuencia, podemos decir que el Lote Económico es “la cantidad a solicitar por cada pedido de compras que generarán los mínimos costos totales de gestión”.  Cabe aclarar que existe un Lote Económico para cada ítem que esté asignado al inventario, con lo cual el cálculo del mismo se debe realizar para cada uno de ellos

CONCEPTO

FORMULAS

D EOQ CT  KD  bt EOQ 2

COSTO TOTAL

• La demanda es uniforme • El abastecimiento se recibe todo junto cada vez • El tiempo de entrega es constante • Todos los costos son constantes

SUPUESTOS DEL SISTEMA

 La empresa XXX SAC. Se dedica a la confección de ropa industrial entre la materia prima que compra se encuentra rollos de tela, cada rollo de tela tiene un precio de $500.  La cantidad requerida al año es de 1000 rollos  Los costos por adquisición (transporte, teléfonos, administración, etc.) ascienden a $800  y el costo de almacenaje (intereses, seguridad, electricidad, etc.) representan el 15% del monto de los bienes almacenados.

Ejemplo

# Unid. Invent. Costo Costo Costo Costo pedi- por prome- prom. por por total dos pedido dio invent. mant. pedir comb. 1 1000 500 250000 37500 800 38300 2

500

250 125000 18750

1600 20350

4

250

125

62500

9375

3200 12575

6

167

83

41500

6225

4800 11025

7

143

71

35500

5325

5600 10925

8

125

63

31500

4725

6400 11125

Proyección de pedidos y costos

25

Costos

20 15 10 5 0 0

100

200

300

400

500

Tamaño de pedido Costo combinado

gráficos

Costo por pedir

Costo manteniento

• Aplicando la fórmula: 2 KD 2(800)(1000) Q   146,06 bt (500)(0.15)

• Tamaño de pedido: 146 unidades Es la cantidad que se debe pedir para incurrir en los costos mínimos.

Calculo del lote económico

• Número de pedidos: 1000/146 = 6,85  7 • Días entre órdenes: 365/7 = 52,14 días O bien: 250/7 = 35,71 días

La evaluación de la eficiencia en el área de Compras, es vital; debido a que, de algún modo, permite evaluar la gestión de las adquisiciones empresariales, y si los objetivos que se ha trazado la empresa para dicha área, se están satisfaciendo económicamente. Existen varias propuestas o métodos para la medición de la eficiencia, los cuales se resumen a continuación:

1. ASIGNACIÓN DE OBJETIVOS Este método se realiza sobre la base del seguimiento de objetivos que se ha trazado la empresa para el área de Compras y puede desarrollarse mediante selección de respuestas a preguntas relativas a su gestión.

2. INDICES DE MEDICION DE EFICIENCIA Este método, nos brinda la posibilidad de poder cuantificar con cifras, los resultados obtenidos de la gestión de compras. Se desarrolla mediante "índices" como los que se describen a continuación:

EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA DE COMPRAS

• VARIACIÓN PORCENTUAL DEL INVENTARIO VS% = VALOR TOTAL DE COMPRAS X 100 CONSUMO TOTAL ANUAL

Este ratio nos permite conocer la cantidad que se compra, adicionalmente el promedio mínimo entre lo presupuestado y lo comprado. Al momento de la evaluación, es preciso tomar en cuenta lo siguiente: • El saldo puede incluir un stock de seguridad (reposición) • El saldo puede incluir un saldo de un pedido no consumido. • El porcentaje incluye un stock de seguridad y un saldo de pedido no consumido. • El porcentaje nunca deberá ser mayor al Lote Económico.

• VALOR COMPRADO POR ORDEN DE COMPRA • VCO/C = VALOR TOTAL DE COMPRAS No. ÓRDENES DE COMPRA EMITIDAS

• Este ratio nos permite determinar el costo de lo que significa emitir una Orden de Compra. Lo óptimo es poder llegar a emitir menor cantidad de Ordenes de Compra con montos mayores, esto conllevará a que la empresa se preocupe por planificar sus compras en un período determinado, de tal manera que se logren las ventajas de la compra en escala. Lo que significaría que disminuir el costo de comprar influya en el L1 para lograr mayor beneficio en el L3.

• VALOR COMPRADO POR EMPLEADO VCE = VALOR TOTAL DE COMPRAS . NUMERO DE EMPLEADOS DEL AREA DE COMPRAS • Este ratio no es aplicable, debido a que el resultado distorsiona el trabajo realizado realmente por el empleado de compras, como por ejemplo: si una persona compra productos con un bajo monto, este resultado no le sería favorable mientras que si sucediera lo contrario lo inflaría. • Este indicador podría distorsionar el verdadero valor de compra por cada empleado, no permitiendo identificar a quienes por su valor de compras, justifican su trabajo y aquellos cuyo monto de compras son menores, se serían beneficiados injustamente por el producto de este indicador.

• PORCENTAJE DE EMPLEADOS DE COMPRA EN RELACIÓN AL TOTAL DE EMPLEADOS DE LA EMPRESA %EC =

NUMERO DE EMPLEADOS DE COMPRAS X 100 NUMERO DE EMPLEADOS DE LA EMPRESA

Este criterio resulta relevante porque nos permite inferir y comparar con otras de la misma industria, el tipo de compañía que se mide, sea del sector público o privado. Por ejemplo, de un modo genérico, se considera que, el porcentaje aceptable en las empresas privadas para los empleados de compra es de 5%. Asimismo, nos permite conocer si existe una gran cantidad de empleados que se dedican a esta actividad dentro de la empresa y si se deberá reducir personal o no. Por otro lado, mediante la evaluación de este indicador se puede observar si la empresa tiene procedimientos manuales o mecánicos o si su sistema está automatizado, es decir, si una empresa presenta demasiada carga laboral dentro del área de compras, significará que se necesita mucho personal debido a que sus operaciones son netamente manuales, mientras que de la otra forma, daría como resultado lo contrario.

• PORCENTAJE ANUAL DE AHORRO PAA = AHORRO ANUAL X 100 VALOR TOTAL DE COMPRAS • Este ratio es importante debido a que nos permite determinar la comparación entre lo presupuestado vs. lo comprado, dando como resultado el porcentaje de ahorro obtenido de las compras anual de la empresa. Lo que nos servirá para contar con un estimado cuantitativo para evaluar la gestión de compras.

• COSTO DE RENOVACIÓN CR = GASTO ANUAL DE LA DEPENDENCIA DE COMPRAS No. ORDENES DE COMPRA EMITIDAS • Este ratio es importante porque nos permite determinar el gasto que nos ocasiona la emisión de una Orden de Compra, estando directamente influenciado en el L1. Asimismo, si el costo fuera muy alto, se determinaría realizar una reingeniería para evaluar el procedimiento en relación a las Ordenes de Compra. Para definir el gasto real de una adquisición, se emplea la siguiente expresión: VALOR REAL X O/COMPRA = GASTO ADM.COMP.TOT. + VALOR TOT. COMPRA No. ORDEN DE COMPRA EMITIDAS

• La suma de los Gastos Administrativos de Compra Totales y el Valor Total de Compra, dan como resultado, el Valor Real de Compra. Si se mantiene este criterio para todos los índices de eficiencia en la gestión de compras, el resultado deberá ser más certero.

3. COSTO NETO FINAL DE COMPRAS Mediante este tercer método, se pretende cuantificar la eficiencia del área de Compras, mediante el establecimiento del costo final de compra para la realización de una compra de un valor monetario unitario y comprarlo con las economías obtenidas por la dependencia al realizar su labor. Su cuantificación requiere los siguientes insumos de datos: • Economías Comprobadas: Precios pagados en relación a los del mercado, • Gastos ocasionados por “deficiencias” en las compras: retrasos, falta de materiales, etc.• Gastos Operativos de la dependencia de Compras, • Gastos de Almacenamiento y Mantenimiento de Inventarios (Costo de Posesi

Donde: • • • • •

I Ineficiencia G Gastos por deficiencias de gestión E Economías Comprobadas V Valor total de Compras EF Eficiencia

EF= 100 - (G — E) x 100 V