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San José, 29 de octubre de 2010. DGABCA-NP-1035-2010. Señores Jerarcas Institucionales Proveedurías Institucionales Direcciones Administrativas Administración Central y Órganos Adscritos S. O.

Estimados (as) Señores (as):

La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en conjunto con la Tesorería Nacional, con el fin de dar cumplimiento a sus funciones de ejecutar las acciones necesarias para lograr el cumplimiento de los objetivos propios de los Sistemas regidos por ambas, en ejercicio de las facultades conferidas en el artículo 99 inciso a) de la Ley Nº 8131 "Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”, el cual establece: "Ejecutar las acciones necesarias para establecer políticas en materias propias del sistema regido por ella”. Hacen del conocimiento de las Proveedurías Institucionales y Unidades financieras, Direcciones Administrativas y similares, sobre las Políticas de Uso del Convenio Marco de Emisión de Boletos Aéreos. Antes se debe recordar que los convenios marco de conformidad con lo establecido en el artículo 115 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, deben ser tramitados a través de un procedimiento de licitación pública, en virtud de su cuantía inestimable, por lo tanto, estamos ante un procedimiento ordinario de contratación con todas las garantías y resguardo de los principios constitucionales establecidos en nuestro ordenamiento jurídico.

Condiciones Básicas del Convenio Marco El presente Convenio Marco tendrá una duración mínima 1 año y máxima de 4 años, dicho plazo correrá a partir del momento en que se gire la orden de inicio respectiva, esto de acuerdo a las prórrogas que se realicen año con año. Luego del proceso de Licitación Pública resultaron adjudicatarias las siguientes Agencias de Viajes: 1. Kymbo. 2. Caravana Internacional. 3. Times Square. 4. VEMSA. DGBACA-NP-1035-2010

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5. Viajes Colón. Estas agencias son las únicas incluidas en el convenio marco por lo que serán las invitadas en todos los procesos que se realicen para adquirir los boletos aéreos, el sistema las asignará automáticamente en cada proceso de compra, es importante destacar que estas agencias cumplieron con todos los requisitos solicitados en el cartel de licitación, además de que todas rindieron la respectiva garantía de cumplimiento, además de aportar las especies fiscales correspondientes en el momento en que se realizaron las formalizaciones contractuales, las cuales fueron debidamente refrendadas por la Contraloría General de la República, por lo que no es necesario en cada compra que se realice solicitar especies fiscales ni garantía alguna. Los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda. 1.

Para efectos de comparación se utilizará el colón.

2. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, el Sistema las convertirá en una misma para efectos de comparación. 3. Se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la comparación de precios. 4. Existe un costo por la emisión de los boletos aéreos el cual estará incluido dentro del monto que las 5 agencias oferten, dicho monto puede bajar durante la ejecución del convenio si las agencias así lo deciden, también podría subir mediante un reajuste de precio y previa aprobación de la DGABCA. Comisión por

KYMBO

CARAVANA

servicio Monto

TIMES

VEMSA

SQUARE $14

$15

$10

VIAJES COLON

$20

$15

Criterios para la Adquisición de los Boletos La entidad contratante, utilizará los siguientes criterios al momento de realizar una compra en orden de preferencia: • El mejor precio, para la necesidad propuesta. La entidad podrá escoger a un proveedor distinto al de mejor precio, siempre y cuando acredite en el expediente respectivo la justificación. Esta justificación deberá demostrar de manera fehaciente que esta adquisición representa una mejora, mediante una relación costo beneficio para la entidad y la persona que realiza el viaje.

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• Criterios de desempate. Cuando los precios sean iguales, la entidad deberá tomar en cuenta criterios de desempate definidos como el caso de las Pymes, para este convenio se informa que la empresa Caravana es la única que está certificada como Pyme. • Solamente en las siguientes situaciones las Instituciones se podrán apartar del convenio, si así lo consideran conveniente para la debida satisfacción del interés público: 1. De acuerdo al Reglamento de Contratación Administrativa en referencia al Artículo 115. Convenio Marco: Los integrantes de un convenio marco, están obligados a consultarlo, antes de tramitar otro procedimiento para la adquisición de bienes y servicios cubiertos por el convenio y obligados a utilizarlo, salvo que demuestren mediante resolución motivada, poder obtener condiciones más beneficiosas con otro procedimiento, tales como, precio, condiciones de las garantías, plazo de entrega, calidad de los bienes y servicios, mejor relación costo beneficio del bien (considerar el costo de realizar el procedimiento de contratación). 2. Cuando los fondos que se utilizan para el pago de los tiquetes aéreos son provistos por Instituciones Internacionales. 3. Cuando un funcionario requiera adquirir boletos aéreos en una situación imprevisible estando fuera del país. 4. Para el caso de la Dirección de Migración y Extranjería en aquellos casos que requiera la deportación de personas por su estatus migratorio o situación similar. • Si la Institución que realiza la compra, desea que la agencia de viajes le aplique las siguientes opciones adicionales, deberá establecerlo en el plan de vuelo y conocer los costos correspondientes que se indican en el siguiente cuadro: CONDICIÓN

KYMBO CARAVANA

VEMSA

$0

TIMES SQUARE $15,22

$0

VIAJES COLON $0

1.Tramitación de documentos de viaje 2.Cambio de fechas de pasaje 3.Cambios de pasajeros 4.Anulación de pasajes 5. Asistencia Total

$4 $1

$0

$0

$0

$0

$7

$0

$0

$15

$0

$1

$0

$0

$0

$0

$1

$0

$0

$0

$0

IMPORTANTE: Estos costos o penalidades son adicionales a los que cobren las aerolíneas. No se conoce el monto exacto de las penalidades que estarían cobrando por esto ya que dependen de la tarifa cotizada, de la ruta y otros factores, por lo que se recomienda solicitar el importe en cada cotización al plan de vuelo específico que se requiera. Los rangos de multas oscilan entre los $50 a $250 por tiquete según cada aerolínea. Por ejemplo una vez que se ha emitido el tiquete y se requiera cambiar las fechas del vuelo, solamente si el cambio se realiza el mismo día hábil de emitido el tiquete, NO se paga penalidad, posterior a esa fecha si se deberá pagar la penalidad DGBACA-NP-1035-2010

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tanto a la Agencia de Viajes como lo que la aerolínea cobre, por todo lo expuesto es importante confirmar las fechas de vuelo para no incurrir en estos gastos adicionales. Cambio de pasajeros: verificar la tabla anterior, Kymbo cobra $7, Vemsa cobra $15 las demás agencias no cobran por este servicio, a lo anterior se debe sumar el costo de las aerolíneas y verificar si el boleto permite realizar esto, para manejar bien la información en el plan de vuelo suministrado, vendrá el espacio para que las agencias indiquen todas las restricciones de los boletos que están cotizando. Para la anulación de pasajes, Kymbo cobra $1, las demás agencias no cobran por este servicio, para no incurrir en costos adicionales, la anulación se debe hacer el mismo día en horas hábiles. Otros Servicios Costo por trámites de exoneraciones del ICT y pasaportes oficiales

KYMBO CARVANA

Trámite de exoneraciones $5 Del ICT y pasaportes oficiales (previa solicitud de, ofertar el costo del servicio de manera independiente)

$0

TIMES VEMSA VIAJES SQUARE COLON $0

$0

$0

Este rubro se estableció por si la persona requiere que la agencia tramite lo correspondiente a exoneraciones y pasaportes oficiales, se debe tener en cuenta que la agencia Kymbo cobra $5 por este servicio. Las Agencias de Viaje adjudicadas deberán en cada cotización incluir el costo de la comisión ofertado más los costos adicionales por los servicios enumerados en los puntos anteriores y será obligación de cada Administración incluir todos esos costos para determinar la mejor oferta. Otro aspecto destacable es que el procedimiento de contratación realizado es de cuantía inestimable, por lo tanto no existen restricciones de montos ni cantidades requeridas por las instituciones al amparo del presente convenio marco. Lugar de entrega: Las instituciones informarán al proveedor a través de la orden de compra o pedido, el sitio donde se deberá efectuar el servicio, indicando la dirección exacta y la región en que se ubica la institución de acuerdo con la regionalización definida en el cartel de licitación o el correo electrónico para remitir los boletos electrónicos para su impresión por parte de las personas que realizarán el viaje.

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Plazo del servicio: El plazo del servicio será el tiempo que se requiere para la entrega del boleto, en el lugar indicado por la entidad posterior a la emisión del pedido u orden de compra. Estos están determinados por la necesidad de cada administración. Forma de pago: Los Ministerios e Instituciones de la Administración Central utilizarán la forma de pago usual de gobierno mediante reserva de recursos por lo tanto deben de contar con la respectiva reserva para proceder con los pagos. Para las Instituciones Adscritas y otras instituciones del Sector Público que utilicen el convenio marco la forma de pago será usual de gobierno por el medio utilizado actualmente para la compra de boletos. Todo lo anterior corresponde a la sub partida 1.05.03 Traslado de Funcionarios Públicos al Exterior con el objeto de garantizar el pago oportuno a las Agencias de Viajes por concepto de Emisión de Tiquetes Aéreos. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION DE BOLETOS AEREOS

PROCEDIMIENTO MEDIANTE CONVENIO MARCO Acuerdo de Viaje aprobado.*

La AV, entrega el o los Tiquetes mediante el procedimient o acordado

El encargado de Programa o la Proveeduría crea la solicitud de pedido y el plan de vuelo Electrónicamente en Compr@RED

La Institución paga al proveedor comercial con cargo a la reserva de recursos.

Se envía el plan de vuelo electrónicamente a las agencias de viaje (AV), mediante Compr@RED

Las (AV)remiten sus cotizaciones electrónicas según el plan de vuelo, en el plazo establecido para ello (mínimo 2 horas)

La Proveeduría emite el pedido y la envía a la AV adjudicada.

La Proveeduría revisa y aprueba o corrige la recomendaci ón..

El funcionario recomienda la opción que mejor satisfaga el interés público y de menor precio y remite a la proveeduría institucional.

Vencido el plazo, el funcionario abre el cuadro comparativo en el Sistema y analiza las opciones que presentaron las Agencias

Detalle del Procedimiento para Ministerios y Administración Central: 1. *Inicia con el acuerdo de viaje debidamente aprobado por la autoridad competente. En casos debidamente justificados y cuando exista la certeza de que el viaje se va a realizar se podrá aplicar lo indicado en el artículo 21 punto f) del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, el cual indica lo siguiente: “ i-Un funcionario público podrá salir del país con el Acuerdo de Viaje firmado sólo por el DGBACA-NP-1035-2010

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Ministro del ramo, para situaciones imprevistas, comprobadas y autorizadas por el responsable, con la condición de que la firma del señor Presidente se concrete antes de la correspondiente liquidación. Caso contrario la respectiva liquidación será rechazada hasta contar con la firma antes mencionada, asumiendo con las consecuencias legales que de ello deriven. ii- El Ministro, Viceministro y funcionarios (…) que por la naturaleza de sus labores, deban realizar funciones en el exterior que resulten imprevistas y que no permitan realizar el trámite previo establecido, presentarán el Acuerdo de Viaje debidamente firmado al efectuar la liquidación. Caso contrario la respectiva liquidación será rechazada, con las consecuencias legales que de ello deriven. iii- Los Agentes de la Policía Especial de la Dirección General de Migración y Extranjería podrán salir del país en calidad de acompañantes de uno o más deportados, previa autorización del Director General de Migración y Extranjería, con la condición de que al regreso de la gira y en el plazo establecido para la presentación de la liquidación correspondiente, la Unidad Financiera disponga del Acuerdo de Viaje debidamente firmado por el señor Presidente de la República y por el Ministro del Ramo.” 2. El encargado de Programa o la Proveeduría crea la solicitud de pedido y el plan de vuelo Electrónicamente en Compr@Red. 3. Mediante el sistema se le envía a las 5 Agencias de Viajes (AV) que están en el catálogo electrónico el plan de vuelo, con el detalle de los días de viaje, horarios y demás información pertinente. 4. Las AV realizan sus cotizaciones electrónicas en el plazo determinado por el funcionario que realiza el proceso, se recomienda un plazo mínimo de 2 horas, en casos de emergencia puede ser hasta de 1 hora. 5. Vencido el plazo el funcionario que realiza el proceso abre el cuadro comparativo en Compr@Red, y analiza las opciones que presentaron las Agencias. 6. El funcionario recomienda la opción que mejor satisfaga la el interés público y sea de menor costo. 7. En la proveeduría respectiva se revisa la recomendación y se procede a la adjudicación por parte del competente para ello, en caso de que se aparte de la recomendación deberá justificarlo y adjudicará como corresponda. 8. En la proveeduría institucional se procede a emitir la orden de compra, donde se indicará el número de reserva que afectará para realizar el pago, procediendo a notificar a la AV adjudicada. 9. La AV entrega el o los tiquetes mediante el procedimiento acordado. 10. Finalmente la Institución procede con el pago al proveedor comercial previa presentación de los documentos necesarios para ello y mediante la reserva indicada. El funcionamiento del convenio es en horas hábiles dentro de los horarios normales de trabajo de las Instituciones, la asistencia al viajero es de 24 horas al día los siete días de la semana, esto dentro de los compromisos asegurados con las agencias de viaje. El plazo mínimo para que las agencias respondan a lo solicitado será de 2 horas en circunstancias normales, para situaciones de emergencia el plazo de respuesta a la solicitud de cotización será de 1 hora. El plazo máximo para que las agencias respondan lo determinará cada institución en el momento efectivo de la compra, se debe recordar que los precios de los boletos se mantienen máximo entre 1 a 3 días hábiles. DGBACA-NP-1035-2010

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Se emitirá un documento estándar llamado Plan de Vuelo, como guía para las personas que realicen el proceso de ingreso de datos necesarios para poder adquirir los boletos aéreos el cual contiene la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Nombre, puesto, y datos de contacto de las personas que viajan. Propósito del viaje. Fecha y hora de cierre de cotización. Itinerario con fecha y hora de salida, regreso, destinos y otros. Lugar de Salida y Destino. Millaje. Cantidad de boletos. Aerolínea. Número de vuelo, clase. Precio. Forma de entrega, lugar y fecha. Vigencia de la cotización.

Ventajas Adicionales El beneficio de los convenios marco reside en aprovechar la capacidad de compra de las instituciones del Estado como un todo, generando mejores precios y mayores ventajas, de ahí la idea de implementar un convenio de tiquetes aéreos, buscando la eficiencia, seguridad y control en la ejecución de los fondos públicos, aspectos regulados en la Ley de Control Interno, Ley N° 8292 y a las Normas de control interno para el Sector Público. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa de acuerdo con lo establecido en el cartel de licitación procedió a comunicar el desarrollo de este convenio a las aerolíneas registradas en nuestro país, con el fin de lograr algún tipo de descuento y el manejo del Millaje por institución compradora, lo anterior con base en la capacidad de compra que genera el Convenio Marco, donde a partir de una sola Licitación Pública se adquieren los boletos aéreos; producto de este arduo proceso, se pretende establecer convenios con las siguientes aerolíneas las cuales se mostraron anuentes a participar, estas son: 1. 2. 3. 4.

American Airlines. Delta Airlines. Copa Airlines. Taca.

Lo anterior implica que estas aerolíneas próximamente brindarán tarifas con descuento cuando el proceso de compra se realice mediante el Convenio Marco por igual a las 5 agencias registradas, pudiéndose incorporar en cualquier momento otra aerolínea que desee proponer beneficios similares a la Administración, lo anterior a fin de quelas Agencias de viaje puedan buscar siempre ofertar la mejor ruta y con el mejores precios para el Estado.

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En referencia al Millaje todo funcionario público que realice un viaje financiado con recursos del estado costarricense deberá ceder el Millaje generado por el viaje, para lo cual se incorporará en al acuerdo de viaje la indicación específica sobre la cesión del Millaje, habilitándose un espacio para esto, además deberá gestionar ante la aerolínea correspondiente el registro de su institución en el programa de millas. Las millas serán administradas por cada una de las instituciones que realicen las compras respectivas, con la posibilidad en el momento que se acumulen suficientes millas poder a cambiarlas por viajes efectivos, generando ahorros en los montos a invertir en éstas compras. Las Direcciones Administrativas serán las responsables de administrar, controlar, distribuir y asignar el Millaje acreditado por las Líneas Áreas, y deberá brindar mensualmente un informe a la Tesorería Nacional o cuando ésta lo solicite, indicando el Millaje cedido y acumulado por los viajes que han realizado los funcionarios de las instituciones, así como la distribución y adjudicación de éste Millaje en viajes oficiales de los funcionarios de la Institución. Lo anterior en apego a lo establecido en el Decreto Ejecutivo 32874-H en el Artículo 21 enunciado 2 punto p. a.- Excepción al punto anterior: La administración podrá ceder millas a instituciones de bien social, deportivas u otras organizaciones debidamente calificadas, cuando lo estime conveniente, previa justificación de los interesados. Las Agencias de Viajes brindarán asesoramiento y cooperación a las unidades Direcciones Administrativas del Millaje cedido por las líneas áreas, razón por la que deberán estar atentas a sus recomendaciones. Los funcionarios públicos que viajen en asuntos oficiales no podrán disfrutar de Millaje para uso personal, es prohibido su utilización, de lo contrario quedará sujeto a las sanciones administrativas estipuladas en normativa atinente, sin perjuicio de la responsabilidad penal que dicha conducta podría acarrear. La Dirección Administrativa deberá disponer de un manual operativo o un procedimiento, en donde se establezca en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo relacionadas con la administración total de las millas cedidas por las líneas áreas en coordinación con las Agencias de Viaje. Para todo aquello no previsto en la presente directriz se aplicarán supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos de las Contraloría General de la República y demás normativa que resulte, así como a los lineamientos que emita la Tesorería Nacional y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

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Referencias Legales a considerar Se hace especial referencia a los artículos 4º y 45º, donde la Contraloría General de la República manifiesta en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos lo siguiente: Artículo 4º de la Ley 7411 “Ley Reguladora del Otorgamiento de Pasaportes Diplomáticos y de Servicio” le corresponde emitir la autorización para que los funcionarios de la Administración Central viajen en función de su cargo o en misión oficial, con pasaporte de servicio; para lo anterior se deben de vincular las reuniones o las actividades de formación del recurso humano, con las prioridades establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo o en la Agenda de Cooperación Internacional. Por lo anterior se informa que en el nuevo “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos”, emitido por la Contraloría General de la República, resolución R-DC-131-2010 y publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº156 del 12 de agosto de 2010; se estipula claramente en el artículo 33 que la Administración Central deberá velar para que sus funcionarios hagan uso del pasaporte de servicio y se evite utilizar el pasaporte personal para viajes oficiales. Lo anterior, solamente se podrán reconocer a los funcionarios públicos los gastos por concepto de visas, impuestos de salida u cualquiera otros requisitos migratorios esenciales en caso de fuerza mayor. De lo contrario, dichos gastos no podrán ser asumidos por la Administración; por lo que consideramos importantes que se informe esta medida, a las Dependencias que se encuentran bajo su cargo. Artículo 45º.- Gastos por transporte aéreo. En todo viaje al exterior en que deba usarse transporte aéreo, deberá emplearse, conforme lo indica el Artículo 3º de la Ley 3462, la línea o líneas aéreas nacionales que cubran la totalidad o parte de la ruta del viajero. Si no pudieran utilizarse esas empresas se dará preferencia a la línea que ofrezca el mayor descuento en el precio de los pasajes o el menor precio de éstos. En aquellos casos en que haya rutas alternativas para viajar a determinado país, se escogerá la que resulte más económica, para lo cual la Administración deberá tomar en cuenta todos los factores que incidan en el costo de la gira. En todo caso, la Administración será la encargada de comprar los respectivos pasajes o tiquetes aéreos. Procurará con apego a la normativa que los rija- que todos los beneficios derivados por la compra de tales pasajes o tiquetes, así como los derivados del pago de los servicios de alimentación, hospedaje y similares, les sean cedidos para su disfrute. Únicamente en casos excepcionales, debidamente justificados y autorizados por la Administración, el funcionario podrá comprar tales pasajes o tiquetes. Ningún ente público podrá cubrir el valor de pasajes aéreos en primera clase, salvo que se trate del señor Presidente de la República, en cuyo caso, dicha prohibición no afecta a aquellos miembros de la comitiva presidencial que sean seleccionados por el señor Presidente. Los otros miembros de los Supremos Poderes, los viceministros, los Presidentes Ejecutivos, los Gerentes de las instituciones autónomas y aquellos funcionarios que integren la Autoridad Superior Administrativa del ente público podrán viajar en clase ejecutiva o de negocios.

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A su vez cabe destacar que en el Decreto Ejecutivo 32874-H establece en su artículo 21 enunciado 2 punto p lo siguiente en relación al Millaje: Para aplicar lo anterior es sumamente importante que la persona que viaja en su condición de funcionario público cuente con su registro en la aerolínea respectiva como servidor público en forma independiente al registro que utilizará como persona física, a efectos de que no exista confusión con la acreditación de millas.

Sin otro particular, suscriben atentamente,

Jeannette Solano García DIRECTORA GENERAL

José Adrián Vargas Barrantes TESORERO NACIONAL

ESA/EZS Cc/ Directrices Consecutivo

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