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MANUAL DE
Alfa Diseño de Sistemas, S.A. de C.V. Conmutador (55) 3603 9970 con 15 líneas
Introducción:
Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan nuestro sistema CONTPAQi Nóminas® y que requieren información sobre las características básicas de accesibilidad. Incluye entre otros temas, información básica de lo que usted necesita para iniciar a utilizar nuestro sistema y describe temas relativos a la creación y eliminación de una empresa, al respaldo y restauración de la información, cómo redefinir y configurar los parámetros de la empresa a utilizar y las principales aplicaciones de la nómina. CONTPAQi Nóminas® Es el sistema para la Administración de la Nómina que se adapta de manera fácil a tus procesos de cálculo, cumple con todas las obligaciones de ley y te permite hacer un pago a tiempo a tus empleados. Novedades 2016: Se agregó lo siguiente: • Se conecta en línea con el SUA, para registrar altas y movimientos; así como para conciliar las liquidaciones, sin tener que cargar y bajar archivos de texto. • Concilia automáticamente los movimientos de la nómina con tus pólizas registradas en la contabilidad. • Consulta de manera ágil la información de la pre nómina, con el orden que necesitas, con ayuda de sus filtros y búsquedas personalizadas. • Genera de manera masiva los contratos laborales de tus colaboradores. •
Cambio en los reportes del DIM
•
Tablas actualizadas con el Incremento al salario mínimo
•
Crédito Infonavit (Cuota Fija)
1
INDICE
INTROCUCCION……………………………………………………..…………………………………………………………….1 INDICE ................................................................................................................................................. 2 CAPITULO 1 ......................................................................................................................................... 5 1.1.
Ejecutando el programa por primera vez ............................................................................ 5
1.2.
Ventana de ingreso al sistema ............................................................................................ 5
1.3.
Catálogo de Empresas ......................................................................................................... 6
1.4.
Creando una base de datos (Empresa) – Consideraciones ................................................. 7
1.5.
Creando una base de datos (Empresa) – Capturando la información. ................................ 8
CAPITULO 2 ....................................................................................................................................... 13 2.1.
Trabajando con una empresa ............................................................................................ 13
2.2.
Acceso a la empresa por primera vez ................................................................................ 13
CAPITULO 3 ....................................................................................................................................... 16 3.1.
Configurando la empresa - Tablas de la empresa ............................................................. 16
3.2.
Tablas de la empresa ......................................................................................................... 17
3.3.
Tabla de Antigüedades ...................................................................................................... 17
3.4.
Tabla de Factor SDI ............................................................................................................ 20
3.5.
Utilización de las tablas de Antigüedad y/o Tablas Factor SDI .......................................... 21
3.6.
Tabla de Reparto Monetario ............................................................................................. 21
3.7.
Tabla Salarios mínimos ...................................................................................................... 24
3.8.
Tabla de IMSS riesgo de trabajo (TIMSSRIESGOT) ............................................................ 25
3.9.
Tabla de infonavit (TINFONAVITSegVivienda) ................................................................... 27
3.10.
Tablas de ISR .................................................................................................................. 28
3.11.
Tablas de SUBSIDIO ....................................................................................................... 28
3.12.
TABLAS GLOBALES ......................................................................................................... 29
3.13.
Tablas IMSS Patrón ........................................................................................................ 29
3.14.
Tabla IMSSTrabajador ................................................................................................... 30
3.15.
TopesSGDF .................................................................................................................... 30
CAPITULO 4 ....................................................................................................................................... 31 2
4.1.
CONFIGURANDO LOS CATALOGOS .................................................................................... 31
4.2.
Dando de alta departamentos .......................................................................................... 31
4.3.
Dando de alta puestos ....................................................................................................... 32
4.4.
Dando de alta turnos. ........................................................................................................ 33
4.5.
Tipos de periodos .............................................................................................................. 33
4.6.
Periodos. ........................................................................................................................... 34
4.7.
Catálogo de conceptos. ..................................................................................................... 34
4.8.
Modificando el % del impuesto estatal. ............................................................................ 35
4.9.
Catálogo de Fórmulas. ....................................................................................................... 37
CAPITULO 5 ....................................................................................................................................... 38 5.1.
Capturando empleados ..................................................................................................... 38
5.2.
Datos obligatorios para alta de empleado ....................................................................... 38
5.3.
Pestaña Generales del catálo de empleados ..................................................................... 39
5.4.
Pestaña Imss-Infonavit ...................................................................................................... 40
5.5.
Pestaña de Pagos de Nómina y extras ............................................................................... 40
5.6.
Impresión de contratos ..................................................................................................... 41
CAPITULO 6 ....................................................................................................................................... 43 6.1.
Procesando la Nómina ...................................................................................................... 43
6.2.
Configurando la pre nómina .............................................................................................. 44
6.3.
Captura de importes y conceptos ..................................................................................... 48
6.4.
Movimientos NO Permanentes ......................................................................................... 48
6.5.
Movimientos Permanentes ............................................................................................... 48
6.6.
Captura de movimientos Globales (Vales de despensa) ................................................... 50
6.7.
Captura Préstamo infonavit .............................................................................................. 52
6.8.
Captura de prestamos infonavit (vsm) .............................................................................. 54
6.9.
Captura de prestamo infonavit (porcentaje) ..................................................................... 55
6.10.
Credito INFONAVIT (Cuota fija) ..................................................................................... 55
6.11.
Crear tarjeta de INFONAVIT .......................................................................................... 56
6.12.
Registro de Vacaciones .................................................................................................. 57
6.13.
Registro de Incapacidades ............................................................................................. 59
6.14.
Registro de retardos ...................................................................................................... 61
6.15.
Registro de faltas injustificadas ..................................................................................... 62
6.16.
Calculo de incidencias registradas ................................................................................. 64 3
CAPITULO 7 ....................................................................................................................................... 65 7.1.
Autorización de la Nómina, generación de sobres recibos, reportes y cierre anual. ........ 65
7.2.
Autorización de la nómina ................................................................................................ 65
7.3.
Generación de sobres-recibo (Formato tradicional) ......................................................... 69
7.4.
Emisión de recibos electrónico ......................................................................................... 71
7.5.
Emisión de Recibos electrónicos (Conciliación) ................................................................ 71
7.6.
Emisión de Recibos electrónicos (Timbrado) .................................................................... 76
7.7.
Envío masivo de sobre-recibos .......................................................................................... 80
7.8.
Emisión de Recibos electrónicos (Impresión). ................................................................... 85
7.9.
Generación de reportes. ................................................................................................... 87
CAPITULO 8 ....................................................................................................................................... 88 8.1. Pagos Electrónicos, Procesos especiales - Fórmulas, Finiquitos, Modificación de salarios, Reingresos y Cierre Anual. ............................................................................................................ 89 8.2.
Pagos electrónicos ............................................................................................................. 89
8.3.
Procesos Especiales – Fórmulas ........................................................................................ 94
8.4.
Bono de puntualidad ......................................................................................................... 94
8.5.
Clases de computación ...................................................................................................... 99
8.6.
Finiquito .......................................................................................................................... 103
8.7.
Modificación de Salarios. ................................................................................................ 111
8.8.
Reingreso ......................................................................................................................... 114
8.9.
Cierre anual ..................................................................................................................... 115
CAPITULO 9 ..................................................................................................................................... 120 9.1.
SUA en línea .................................................................................................................... 120
9.2.
Conciliaciones vs SUA (Reportes) .................................................................................... 121
9.3.
¿Cómo hacer la conexión con el SUA? ............................................................................ 122
Agradecimiento……………………………………………………………………………………………………………………...122 4
CAPITULO 1
1.1. Ejecutando el programa por primera vez Para ejecutar la aplicación, con el “mouse” se debe dar doble clic al icono de: CONTPAQi® NÓMINAS. Otra opción es seleccionar el icono con el “mouse” y posteriormente oprimir la tecla Enter (Intro).
1.2. Ventana de ingreso al sistema Una vez que se ejecuta el sistema de CONTPAQi® Nóminas, nos mostrara la ventana del sistema con la versión que se tiene instalada.
Después el sistema nos muestra la ventana para el ingreso al sistema. El sistema solicitara los siguientes datos: Código de usuario y Clave de acceso, se muestra la palabra SUPERVISOR, que es el usuario predefinido, este usuario no tiene contraseña, por lo tanto, si se le da un clic en el botón Aceptar el sistema permitirá el acceso.
NOTA: Se recomienda que en un futuro se le asigne una Clave de acceso al usuario SUPERVISOR, ya que de lo contrario cualquier persona con acceso al equipo, podría ejecutar la aplicación.
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1.3. Catálogo de Empresas La primera vez que se tiene acceso al sistema vemos la ventana para seleccionar la empresa Una vez que se entramos al sistema se ve la siguiente ventana que es la selección de empresa, ahí estarán listadas todas las empresas que se tienen en el sistema.
También se muestra la ventana de últimas noticias, con mensajes de twitter sobre los sistemas. Si se cierra la ventana, desde el menú de ayuda del sistema podemos volver a abrirla.
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1.4. Creando una base de datos (Empresa) – Consideraciones Para crear una base de datos nueva (Empresa) en el catálogo de empresas hay que dar un clic en el icono de Catálogo.
Dar un clic al icono de nuevo.
Llenar los campos correspondientes como son: • Nombre de la empresa • Mascarilla • Tipo de código • Ejercicio • Fecha de inicio • Zona de salario 7
• Nombre corto
IMPORTANTE: El nombre corto será utilizado tanto para el nombre de la base de datos, como para la ruta de los respaldos
1.5. Creando una base de datos (Empresa) – Capturando la información. Al abrir la ventana de catálogo de empresas y darle un clic en nuevo nos saldrá la siguiente ventana, en la pestaña de “Generales” es en donde se capturan los datos de la empresa que se está dando de alta.
Nombre de la empresa: Aquí va el nombre de la empresa que se va a dar de alta. Mascarilla del código del empleado: En el ejemplo tiene 3 XXX que indica que será el código de 3 posiciones es decir hasta llegar al 999 empleados. Tipo de código del empleado: Hay 2 opciones numérico y alfanumérico, en el ejemplo y 8
opción por default tiene numérico.
Ejercicio Vigente: Aquí se revisa que tenga el ejercicio vigente. Fecha de inicio de la historia: Aquí se puede cambiar la fecha de inicio de la historia de la empresa. Zona de salario: Aquí se selecciona la zona de salario que se va a utilizar para la nómina Factor no deducible: Y por default tiene 0.53 Nombre corto, base de datos de la empresa y ruta de archivos de la empresa: Estos datos los pone por default el sistema En la pestaña “Adicional”, se captura la dirección y representante legal.
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En la pestaña “Registros” se captura el Régimen Fiscal y los registros de la empresa como el de Infonavit, de Cámara, Patronal, etc. En el campo de RFC se incluye en un solo renglón y sin separaciones.
Pestaña “Contable” aquí es donde se asocia la empresa de contabilidad y bancos para hacer la interfaz, entre esos 3 sistemas. (Nóminas, bancos y contabilidad). Al darle un clic en los 3 puntidos se iniciara la conexión con los sistemas y nos saldrá la ventana de ingreso a contabilidad y al darle aceptar nos mostrar una ventana con las empresas de contabilidad para poder seleccionar la empresa. El mismo proceso es al seleccionar la empresa de banco.
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Pestaña de “Recibo Electrónico” proceda a habilitar el ícono de “Emitir recibos sellados electrónicamente” y de clic en “Guardar”, de esta forma se mostrará la empresa la empresa de contabilidad que servirá de Interfaz, entre el sistema de Nóminas y Contabilidad, para utilizar el Administrador Digital.
En la parte de abajo viene el campo para el formato de la presentación impresa que se usara para los recibos electrofónicos.
En la pestaña “Opciones”, proceda a asociar el formato de recibo electrónico formato 3.rtm, el cual le servirá para visualizar en un formato tradicional, sus sobre-recibos que genere.
Al darle un clic en los 3 puntos se abre una venta en donde hay que buscar el sobre recibo, la ruta es y así quedaría la ruta ya en el sistema.
Solo se le da en “Guardar” Para que el sistema nos mande nos pregunte si deseamos crear la empresa, le damos un clic en sí, y así empezara la creación de la nueva base de datos. 11
Una vez que se crea la base de datos, podemos observar que en la ventana de selección de empresas, ya aparece la empresa.
Para cerrar esta ventana, solo necesitamos dar un clic al icono de cerrar. Pero si queremos abrir la empresa le podemos dar doble clic a la empresa, o darle solo un clic para seleccionarla y presionar el botón de “Abrir Empresa” Esto explica a continuación en capítulo 2. 12
CAPITULO 2 2.1. Trabajando con una empresa Para seleccionar una empresa, es necesario tener acceso al catálogo de empresas, aquí, es necesario que el usuario seleccione la empresa con el mouse, una vez hecho esto, puede dar un doble clic o en su caso seleccionar el botón Abrir Empresa.
2.2. Acceso a la empresa por primera vez La primera vez que se tiene acceso a la empresa, el sistema validara que ya se cuente con información, en caso contrario, el sistema desplegara una ventana solicitando información sobre qué tipo de periodo de nómina desea trabajar, estos periodos son: Semanal, Decenal y Quincenal.
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En este caso seleccionaremos los periodos Semanal y Quincenal, los cuales iniciarán a partir del día 1 de Enero de 2015. Se le da ejecutar para iniciar el proceso.
Al terminar el proceso el sistema nos mostrara la siguiente ventana de información y solo se la en aceptar.
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Una vez que se crean los periodos, el sistema desplegara una ventana, solicitando el periodo con el cual queremos trabajar, en este caso el sistema mostrara las opciones Periodo Extraordinario Semanal Quincenal
Para continuar cerraremos la ventana de Selección de periodo, con el botón Cancelar continuar cerraremos la ventana de Selección de periodo, con el botón Cancelar
NOTA: El Periodo Extraordinario es agregado en automático, independientemente a los tipos de periodos que dimos de alta, en el Periodo Extraordinario típicamente se utiliza para ejecutar las nóminas de Aguinaldo y Reparto de utilidades. Para continuar cerraremos la ventana de Selección de periodo, con el botón aceptar. Ahora podemos observar la ventana de Catálogo de empleados, esta ventana se despliega porque el sistema detecta que la base de datos se encuentra vacía, sin embargo, aquí es importante considerar, que primero, es necesario dar de alta los departamentos, los puestos, configurar las tablas, etc.
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Por lo tanto, cerraremos esta ventana, con el botón de Cerrar.
CAPITULO 3
3.1. Configurando la empresa - Tablas de la empresa 16
El primer paso para configurar nuestra empresa es seleccionar el menú de Tablas, dentro de este menú seleccionaremos el sub-menú Tablas de la empresa
3.2. Tablas de la empresa Al seleccionar el sub-menú de tablas de la empresa, podemos observar que se despliega una ventana, dividida en 2 partes, del lado izquierdo vemos el nombre de las tablas disponibles, como por ejemplo: Antigüedades y del lado derecho el contenido de la misma. En este caso las tablas que nos interesan son: Antigüedades Factor SDI Finiquito Reparto Monetario Salarios Mínimos TIMSSRIESGOT TINFONAVITSegVivienda TRF2010LocalISRAnual TRF2010LocalISRMens TRF2010LocalSubEmpAnual TRF2010LocalSubEmpMens
3.3. Tabla de Antigüedades 17
Al seleccionar la tabla de antigüedades, podemos observar que del lado izquierdo existen varias columnas como: Antigüedad: Esta columna representa los años de antigüedad que el empleado puede tener en la empresa. Dias_vac_conf y Dias_vac_sind: Estas columnas representan los días de vacaciones para los empleados de confianza y los días de vacaciones para los empleados sindicalizados respectivamente. Es decir, que CONTPAQi® - NÓMINAS reconoce dos tipos de empleados, confianza y sindicalizados, a los cuales pueden tener diferentes prestaciones. Porc_prima_conf y Porc_prima_sind: Estas columnas representan el porcentaje de prima vacacional que corresponde a los empleados de confianza y sindicalizados respectivamente. Al desplazarse a la derecha en la tabla de antigüedades, encontraremos las siguientes columnas.
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Dias_aguinaldo_conf y Dias_aguinaldo_sind: Estas columnas representan los días de aguinaldo que corresponde a los empleados de confianza y sindicalizados respectivamente. Si traducimos a algo menos técnico, entonces tenemos lo siguiente: Días de Días de Porcentaje Porcentaje de Días de Días de aguinaldo Antigüedad vacaciones vacaciones de prima prima aguinaldo confianza confianza sindicalizado confianza sindicalizado sindicalizado 1
6
6
25%
25%
15
15
La función de la tabla anterior es poder determinar el FACTOR DE INTEGRACION Días del año
365.00
Días de aguinaldo
Días de vacaciones
6
Porcentaje de prima
25%
15.00
1.50
(Días de vacaciones x Porcentaje de prima)
Total en días
Si dividimos el resultado entre 365
entonces tenemos la determinación del
famoso factor de:
1.0452
Este factor es utilizado para determinar
EL SALARIO DIARIO INTEGRADO.
381.50
Por lo tanto, tenemos las siguientes conclusiones 1.- Cuando las prestaciones de la empresa son conforme a la ley, se entiende que la tabla de antigüedades se quedara como está. 2.- Cuando las prestaciones de la empresa son superiores a la ley en base a días, se modificara la tabla, es decir, es posible tener más días de vacaciones, es posible tener un porcentaje de prima 19
y es posible tener más días de aguinaldo, en caso de que así sea, es en ésta tabla donde se debe modificar, de acuerdo al ejercicio anterior ustedes pueden verificar el resultado. 3.- Por último es importante que consideren que existen 2 columnas para cada concepto, es decir, que existe una columna para los empleados de CONFIANZA y otra columna para los empleados SINDICALIZADOS, tanto para los conceptos de DIAS DE VACACIONES, PORCENTAJE DE PRIMA y DIAS DE AGUINALDO.
NOTA: NO ES POSIBLE MANEJAR MAS DE DOS TIPOS DE EMPLEADOS, en caso de que se requiera, solo es posible controlarlo, manejando el SDI por fuera.
3.4. Tabla de Factor SDI
Cuando las prestaciones de la empresa son superiores a la ley en base a dinero. Ejemplo: La empresa otorga por contrato un bono anual por una cantidad determinada, este bono se debe integrar al salario, por lo tanto es necesario “calcular por fuera” los factores correspondientes para cada año y alimentarlos a la tabla FactorSDI. Considere, que al igual que la tabla anterior, existen dos columnas, una para empleados de confianza y otra para empleados sindicalizados. Por lo tanto, tenemos las siguientes conclusiones: 1.- Cuando la empresa tiene prestaciones de ley o son superiores en base a días, se debe utilizar la tabla de antigüedades. 2.- Cuando la empresa tiene prestaciones superiores a la ley en base a dinero, se debe utilizar la tabla de Factor SDI, obviamente hay que calcular por fuera dichos factores.
IMPORTANTE: En realidad el sistema cuando tenga que calcular el SALARIO DIARIO INTEGRADO, realizara lo siguiente:
El sistema validara si la tabla Factor SDI tiene valores, en caso de tener cifras diferentes a cero, realizara el proceso de multiplicar el Salario Diario por el valor correspondiente, en caso contrario, utilizara la tabla de Antigüedades.
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3.5. Utilización de las tablas de Antigüedad y/o Tablas Factor SDI Cuando se está dando de alta a un empleado en el sistema, podemos apreciar lo siguiente: Cuando capturamos el Salario Diario y oprimimos la tecla Enter, el sistema nos pasara al siguiente campo que es el denominado SDI (F10 calcular). Como podrán deducir al oprimir la tecla F10, el sistema determinara el SALARIO DIARIO INTEGRADO, en base a las tablas comentadas.
3.6. Tabla de Reparto Monetario
Esta tabla es utilizada para generar el reparto monetario, es decir, suponiendo que nuestra nómina tuviera solo un empleado, en donde deberíamos de pagar 1357 pesos. El sistema generaría el siguiente reporte 2 Billetes de 500 1 Billete de 200 1 Billete de 100 1 Billete de 50 1 Moneda de 5 1 Moneda de 2 Obviamente, esto era utilizado cuando se enviaba al banco o la transportadora de valores la nómina, de esta manera se facilitaba el proceso de “ensobretado” Actualmente ya no se utiliza, ya que ahora por lo regular se utilizan las transferencias electrónicas. Otro uso de esta tabla, es el siguiente si observamos el último valor de la derecha, o en su caso el valor de más baja denominación es el de 0.2, esto es equivalente a 20 centavos. 21
Este valor es utilizado para “redondear” el importe a pagar, es decir el sistema “ajustara” a múltiplos de 20 centavos. Esta situación fue pensada en su momento por el manejo de cheques o en su caso el servicio de transporte de valores, ya que en estos lugares al empleado no le darían en la realidad esos centavos. Sin embargo, en la mayoría de las empresas ahora se hacen transferencias electrónicas, por lo tanto es RECOMENDABLE CAMBIAR DE 0.2 A 0.01, de esta manera evitaremos el redondeo o ajuste. Si dejamos el valor de 0.2 en la última columna de Reparto Monetario, tal y como viene de fábrica el sistema, cuando se realice el proceso de cálculo de los empleados, el sistema “agregara” el importe de redondeo o ajuste al neto, como podemos observar en este recibo ($0.09). Además podemos darnos cuenta que el importe Neto a pagar ya está ajustado a múltiplos de 20 centavos. Como se ve en la siguiente imagen del sobre-recibo.
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Si cambiamos el valor de 0.2 a 0.01, en la última columna de Reparto Monetario, cuando se realice el proceso de cálculo de los empleados, el sistema “no agregara” el importe de redondeo o ajuste, ya que el cálculo esta “redondeado a múltiplos de 1 centavo” como podemos observar en este recibo, el concepto Ajuste al Neto aparece, pero no tiene ninguna cifra. Además podemos darnos cuenta que el importe Neto ya no presenta ajustes
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3.7. Tabla Salarios mínimos
IMPORTANTE: Antes de iniciar el proceso de nómina, es sumamente importante
verificar que el sistema este actualizado con los salarios mínimos de cada zona. Como podemos observar, en este ejemplo tenemos que están actualizados al 2016.
En dado caso de que usted desee capturar los SMG del siguiente ejercicio (2017) y agregar un registro, es necesario colocar el cursor se cualquier columna del último renglón, y oprimir la tecla de flecha hacia abajo.
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De esta manera se agregara un registro en blanco, para el capturar los SMG de 2017, poner la fecha y llenar los campos de las zonas geográficas y darle en el botón de “guardar” que se graben los cambios.
para
3.8. Tabla de IMSS riesgo de trabajo (TIMSSRIESGOT) Cada empresa ante el IMSS debe calcular su Prima de Riesgo en el mes de febrero de cada año, mismo que aplicará a partir del 1 de Marzo del mismo año. En caso de empresas de reciente creación, el IMSS asignara a la empresa la Prima de Riesgo. Por otro lado, si observamos el Registro Patronal, este está declarado como “Y0123456789”, lo cual evidentemente no es correcto, por lo cual es necesario modificar este valor.
IMPORTANTE: Para realizar ese proceso es necesario, cerrar las tablas y seleccionar en el menú principal la opción de Catálogos.
En el menú Catálogos seleccionamos el sub-menú Registro Patronal.
Una vez seleccionado, veremos la siguiente pantalla: 25
IMPORTANTE: Podemos observar que ya existe un registro patronal, sin embargo el valor del mismo es “00000000000”, lo cual es importante MODIFICAR, para dejar el valor correcto.
Ejemplo: Cambiemos el valor a “Y0123456789”, el sistema agregara los guiones, una vez realizado el cambio, debemos guardar los cambios.
Estando en la ventana de Cátalogo de registros patronales, se selecciona la pestaña de “Certificado Sello Digital” Aquí asociamos el certiifcado, el archivo.cer y el .key, dandole un clic al botón de examinar los buscamos en el equipo y se asocian. Despues poner la contraseña y la confirmamos. Esto es muy importante ya que sin estos archivos no se podra timbrar la nómina. Una vez que terminemos le damos en el botón
de “Guardar” datos.
para que se graben los
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Posteriormente, proceda a asignar la Clase y Fracción de riesgo de trabajo de su empresa.
Debemos cerrar esta ventana y regresar al menú de Tablas / Tablas de la empresa, y de este grupo nuevamente seleccionar la tabla TIMSSRIESGOT Una vez que regresamos a la tabla, de la empresa podemos apreciar que el valor ya ha sido cambiado. Sin embargo, aun no hemos capturado la nueva PRIMA DE RIESGO, para lo cual es necesario colocarse en el último renglón y oprimir la TECLA FLECHA ABAJO, de esta manera ingresaremos un registro en blanco. Asimismo, debemos cambiar la Fecha vigencia, al 01/03/2014 y 01/03/2015 Para finalizar, debemos modificar el renglón: Ejemplo: 0.05
IMPORTANTE: Divida su % de Prima entre 100 y ese importe capture en esta tabla.
3.9. Tabla de infonavit (TINFONAVITSegVivienda) Esta tabla indica el importe que el INFONAVIT cobra de forma bimestral al trabajador, al otorgarle su crédito, desde el 01/11/2010, se ha mantenido en $15.00 MN.
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3.10. Tablas de ISR
Para Finalizar el grupo de Tablas de la empresa, debemos considerar que existen 4 tablas. Las primeras 2 tablas, se refieren al ISR, la primera es la tabla anual, la segunda es la tabla mensual, a continuación podemos ver los nombres de dichas tablas. Para 2016 se seguirán utilizando los valores, sin embargo, si fuera necesario cambiar los valores, el funcionamiento es similar a las tablas anteriores.
3.11. Tablas de SUBSIDIO Las últimas 2 tablas, se refieren al SUBSIDIO, la primera es la tabla anual, la segunda es la tabla mensual, a continuación podemos ver los nombres de dichas tablas Para 2016 se seguirán utilizando los valores, sin embargo, si fuera necesario cambiar los valores, el funcionamiento es similar a las tablas anteriores.
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3.12. TABLAS GLOBALES
Al seleccionar el sub-menú de tablas globales, podemos observar que se despliega una ventana, dividida en 2 partes, del lado izquierdo vemos el nombre de las tablas disponibles, como por ejemplo: TablaIMSSPatron y del lado derecho el contenido de la misma.
En este caso las tablas que nos interesan son: TablaIMSSPatron; TablaIMSSTrabajador; TopesSGDF
3.13. Tablas IMSS Patrón Al seleccionar el sub-menú de tablaIMSSPatron, podemos observar que al navegar en dicha tabla, hacia la derecha, la última columna es la de Retiro. En dado caso que los valores de estas tablas cambiaran, simplemente substituimos dichos valores en cada columna.
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3.14. Tabla IMSSTrabajador Al seleccionar la tabla IMSSTrabajador podemos observar del lado derecho los porcentajes de cada una de las “ramas” del IMSS, que corresponden al Trabajador. Es importante considerar que desde 2008 no han existido cambios a dichos porcentajes, por lo tanto no es necesario modificar ningún valor.
3.15. TopesSGDF Al seleccionar la tabla TopesSGDF podemos observar del lado derecho los topes de cada una de las “ramas” del IMSS. Como podemos apreciar los topes se quedaron con el valor de 25 para todas las “ramas”, esto quiere decir que el máximo para el cálculo del IMSS son 25 salarios mínimos.
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CAPITULO 4
4.1. CONFIGURANDO LOS CATALOGOS Antes de iniciar la captura de los empleados, debemos dar de alta los departamentos puestos y Turnos de trabajo.
4.2. Dando de alta departamentos Empezamos con ir al menú de catálogos y seleccionar “Departamento”
Procedemos a dar de alta los departamentos que tiene la empresa. Cabe mencionar que podemos dar de alta n cantidad de departamentos y esto nos facilitará el proceso de captura de empleados. Solo hay que darle un clic en el icono de nuevo el sistema nos pondrá el consecutivo, pero se puede cambiar, el nombre y por ultimo solo se le da “Guardar” para que se graben los cambios.
Si sacamos el reporte de los departamentos, en el menú de Reportes, Catálogos, Catálogos de Departamentos; Esto es lo que obtendremos.
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4.3. Dando de alta puestos En el menú de Catálogos ahora seleccionamos el sub-menú de “Puesto” Procedemos a dar de alta los puestos que tiene la empresa. Cabe mencionar que podemos dar de alta n cantidad de puestos con su descripción y esto nos facilitará el proceso de captura de empleados. Dando un clic en el botón de nuevo, el sistema nos da el consecutivo o lo podemos cambiar, el nombre del puesto y le damos un clic en el botón de “Guardar”
Si sacamos el reporte de los departamentos, en el menú de Reportes, Catálogos, Catálogos de Puestos; Esto es lo que obtendremos.
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4.4. Dando de alta turnos.
Procedemos a dar de alta los Turnos, en este caso, dejaremos los turnos que vienen por default, precargados en el sistema, los cuales son: • • • •
Matutino Mixto Nocturno Vespertino Si es necesario, podemos cambiar las horas de dichos turnos y crear nuevos por ejemplo (Becario).
4.5. Tipos de periodos Al ingresar al catálogo-Tipos de Periodo., observamos que existen dados de alta el Periodo Extraordinario, el Quincenal y el Semanal. Que son los periodos que se dieron de alta al entrar a la empresa, el periodo extraordinario ya lo trae el sistema.
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4.6. Periodos.
Al seleccionar catálogos de periodos en el menú de Catálogos nos saldrá esta ventana en donde podemos observar los periodos, que cuenta la empresa por dos ejercicios, el vigente y el posterior. Para salir de esta pestaña damos clic en cerrar.
4.7. Catálogo de conceptos. En esta pestaña podemos observar los conceptos con que cuenta la empresa divididos en Percepciones, Deducciones y Obligaciones. Para salir de esta pestaña damos clic en cerrar.
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4.8. Modificando el % del impuesto estatal.
En el catálogo de conceptos, nos vamos a la parte de abajo y seleccionamos la pestaña “Obligación” y buscamos el concepto 90 y en descripción se modifica el porcentaje del “Impuesto Estatal, de 2% al 3%.
Posteriormente, damos clic en la pestaña de “Importe total”, después le damos un clic en el icono de los 3… puntos para poder visualizar la formula.
Observemos que en la formula aparece al final * 0.02
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Modificamos la formula y le quitamos el 2 y al final de la formula le capturamos un número 3 damos clic en aceptar, para guardar los cambios.
A l darle Aceptar, se cierra la ventana de las expressiones y nos muestra la formúla correcta en la pestaña de “Importe Total”
Al irnos a la pestaña “Principal” y dar clic en “Guardar”, observemos que ya está corregida la descripción del concepto 90 al 3%. Para salir de esta pestaña damos clic en cerrar.
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4.9. Catálogo de Fórmulas.
Al irnos a la pestaña “Catálogos” y dar clic en “Formulas”, observemos que aquí el sistema lleva a cabo cálculos automáticos de todas las fórmulas de la empresa. Es “IMPORTANTE” no manipular estas fórmulas. Para salir de esta pestaña damos clic en cerrar.
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CAPITULO 5
5.1. Capturando empleados Para proceder a capturar los empleados, debemos irnos a la pestaña “Catálogos” y dar clic en “Empleado”. Al darle un clic al botón de nuevo procedemos a dar de alta el empleado. Veamos en la siguiente imagen los datos obligatorios para cada empleado.
5.2. Datos obligatorios para alta de empleado Tenemos los siguientes datos: Codigo: Aquí es donde se captura el número para el empleado Fecha: es la fecha de alta del empleado Tipo de contrato: Al dar clic en la flecha hacia abajo podemos elegir Permanente, Eventual, Eventual de la construcción, Eventual de campo, A prueba y capacitación inicial. Nombre y Apellidos del empleado Tipo de periodo: Aquí seleccionamos el periodo al cual va pertenecer el empleado Salario Diario: Aquí capturamos el salario diario del empleado Base de cotización: Aqui tenemos Fijo, Variable y mixto para poder seleccionar SBC Parte Fija: Al precionar la tecla F10 se genera el importe en automatico, por ejemplo: de $1,752.50, el cual representa el tope máximo de deducción de 25 SMGDF, según la Ley vigente del IMSS (70.10 * 25). 38
Ahora en la parte de abajo tenemose una serie de pestañas que se describen a continuacion:
5.3. Pestaña Generales del catálo de empleados
Departamento: Aquí seleccionamos el depártamento al que corresponde el empleado Puesto: Se selecciona el puesto del empleado Tipo de empleado: Aquí tenemos 2 opciones Sindicalizado o de Confianza Base de pago: Que puede ser: Sueldo, Comisión, Destajo, Sueldo-Comisión, Sueldo-Destajo. Forma de pago: Tenemos Efectivo, Cheque, Tarjeta. Procedemos a elegir Tarjeta, para posteriormente poder general el archivo ASCII para transferencia bancaria o SPEI. Turno de Trabajo: Las opciones que se tienen son: Matutino, Vespertino, Nocturno, pero recuerde que se pueden dar de alta las turnos. Zona de Salario: A,B, C. Seleccionamos la que le recorresponda. 39
5.4. Pestaña Imss-Infonavit
Num. Seguridad Social: Aquí va el numero del seguro social del empleado Registro Patronal del IMSS: Aquis nos da por defautl el registro U.M.F: Aquí va la unidad medica familiar a cual corresponde el empleado Estado Civil: Aquí seleccionamos el estado civil del empleado Datos R.F.C y CURP: Aquí se valida que este correcto el rfc del empleado y se llena la zona federativa. Domicilio Actual: Aquí se captuar la dirección del empleado.
IMPORTANTE: Tanto el R.F.C, como el CURP ya se pueden calcular solo presionando la tecla F10 del teclado.
5.5. Pestaña de Pagos de Nómina y extras La pestaña de Pago de Nóminas y Extras, sirve para que posteriormente generemos el proceso para la generación del archivo ASCII o layout que servirá para las transferencias bancarias de la nómina de cada empleado al banco correspondiente. 40
En este ejemplo, indicamos el No. 14 al Banco, 10 dígitos para el No. De cuenta del empleado y suponemos que la sucursal bancaria es la No. 100
Importante: El número de cuenta para pago electrónico, dependerá del Banco con que usted genere sus transferencias, ya que existen bancos que solicitan la cuenta a 10 dígitos y otros a 18 dígitos, en este caso se eligió a Santander, el cual según el catálogo del SAT, emitido el 8 de Enero de 2014, tiene asignado el No. 014.
Una vez que se hayan llenado esos campos, le damos en el icono de “Guardar” nos grabe los cambios.
para que
Y así damos de alta a todos los trabajadores de la empresa.
5.6. Impresión de contratos La nueva característica como su nombre lo indica permite imprimir los contratos de los empleados, se puede realizar desde el catálogo Empleados en el botón Imprimir contratos o bien desde el menú Reportes opción Contratos seleccionar Impresión de contratos.
Para cualquiera de ambos casos se utilizarán plantillas de Word® que generan un archivo por cada empleado. Así el usuario tendrá la opción de diseñar sus contratos con el editor de texto, apoyándose con el archivo en PDF que lleva por nombre “Etiquetas para la impresión de contratos”, donde se encuentran las etiquetas disponibles, para crear las plantillas requeridas. Una vez presionado el botón se abrirá la ventana de Selección Formato Impresión Contrato, en la cual se puede elegir la plantilla que se quiera utilizar para visualizar el contrato.
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Al darle un clic a icono de los 3 puntos podremos seleccionar el tipo de contrato, para esto el sistema cuennta con 2 formatos.
Una vez generadas las plantillas, bastará con seleccionar el menú Reportes en la opción Contratos / Impresión de contratos, desde el cual solo será necesario modificar los filtros para generar un documento por empleado.
Al darle continuar se generaran los documentos solicitados.
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CAPITULO 6
6.1. Procesando la Nómina Una vez que hemos capturado todos los empleados de la empresa, los pasos para procesar la nómina son: • •
Damos clic en el icono “Pre nómina”. Damos clic en Filtro, todos del período.
Se generan todos los empleados que dimos de alta. Y en la siguiente imagen vemos como ya nos mostraran todos los empleados del periodo.
Ya que se ven los empleados presionamos el botón de calcular nómina. Damos clic en Aceptar y se generan los cálculos de todos los empleados
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Posteriormente damos clic en Aceptar y se presentan en la nómina los cálculos de todos los empleados
6.2. Configurando la pre nómina Posteriormente damos clic en la flecha del botón de la parte de abajo del lado izquierdo “Configuración de pre nómina” y damos clic en “Percepciones, deducciones y obligaciones” o presionamos “F7”
Al presentarse la pantalla “Configuración de pre nómina” procedemos a configurar los conceptos que deseamos se reflejen en nuestra nómina, iniciando con Percepciones. Posteriormente, con el mouse seleccionamos los conceptos de Séptimo día y Horas extras. Con la flecha intermedia quitamos los dos conceptos anteriores de nuestra configuración de nómina.
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El siguiente paso es insertar los conceptos de Percepciones que deseamos aparezcan en nuestra nomina, en este ejercicio, como ejemplo seleccionaremos los siguientes conceptos: • • • • • •
Comisiones; Gratificación; Bono de Puntualidad; Vacaciones a tiempo; Prima de vacaciones a tiempo; y Despensa.
Posteriormente, con la flecha del lado derecho, subimos de nivel los citados conceptos, después de Sueldo.
El siguiente paso es insertar los conceptos de Deducciones que deseamos aparezcan en nuestra nomina, en este ejercicio, como ejemplo seleccionaremos los siguientes conceptos: • • • • • • •
I.S.R. (sp); Subsidio al Empleo (sp); Seguro de vivienda Préstamo Infonavit vsm; Préstamo Infonavit Préstamo empresa; Ajuste al neto.
Posteriormente, con la flecha del lado derecho, subimos de nivel los citados conceptos, después del IMSS. 45
El siguiente paso es insertar los conceptos de Obligaciones que deseamos aparezcan en nuestra nomina, en este ejercicio, como ejemplo seleccionaremos únicamente el siguiente concepto: 3% Impuesto estatal.
Posteriormente, damos clic en “Aceptar” y se presenta un mensaje que nos pregunta si deseamos grabar la nueva configuración dela pre nómina, para lo cual damos clic en el icono de “Sí”
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Como resultado se presenta en la pantalla la nueva configuración dela pre nómina, con todos los conceptos de percepciones, deducciones y obligaciones que previamente seleccionamos y en el orden elegido
También se agregan las columnas Otras Percepciones y Otras Deducciones a la tabla de la pestaña Percepciones, Deducciones y Obligaciones. Estas columnas siempre estarán visibles y muestran el total de las percepciones y deducciones de los conceptos que no se están visualizando en la tabla de la Pre nómina. Ahora el concepto Neto siempre aparecerá visible en la Pre nómina, por lo que se elimina la posibilidad de removerlo de la configuración.
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También se tiene los filtros en cada columna y tenemos un campo para poder buscar
Se restructuran los filtros fijos para obtener así un reporte más fidedigno de lo que se está pagando en el periodo, por ejemplo, los empleados con estado de baja, en un periodo extraordinario, si tiene movimientos aparecerán en la pre nómina. Las columnas de las tablas dela pre nómina se pueden ordenar de manera ascendente o descendente, o bien, realizar filtros temporales para solo mostrar en la tabla la información deseada.
6.3. Captura de importes y conceptos El primer paso para iniciar a cargar los importes es con aquellos conceptos que NO son “Movimientos Permanentes”.
6.4. Movimientos NO Permanentes En nuestro ejemplo, procederemos a cargar directamente en nuestra pre nómina importes a: • • •
Comisiones; Gratificación; y Bono de puntualidad
Estos importes los asignamos a los empleados: 001,003, 004 y 005.
Una vez que capturamos los importes en aquellos conceptos que no son “Movimientos Permanentes”, procederemos a configurar las percepciones y deducciones que sí son permanentes y aquellas que se refieren al registro de vacaciones y prima vacacional, e incapacidades.
6.5. Movimientos Permanentes Para ello, debemos dar clic derecho en el mouse del empleado al cual le vayamos a aplicar dichos movimientos.
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Seleccionamos al empleado 002, observemos que al dar clic derecho en el mouse se presenta el submenú y seleccionamos la opción “Abrir sobre-recibo”.
Después de dar clic en la opción “Movimientos Permanentes”, se presenta esta pantalla y damos clic en “Nuevo”
, a fin de generar el primer movimiento permanente.
Y procedemos a capturar nuestro primer movimiento permanente. En este caso generamos el concepto “Préstamo Empresa”, suponiendo que al empleado No. 2 se le otorga un préstamo de $1,000.00, para descontarse en tres quincenas, se procede a realizar la siguiente configuración: Al término de la captura damos clic en guardar.
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Si nos vamos a la pre nómina y le damos en calcular, calculas todos los empleados ya podremos ver como se muestra en la columna el importe de préstamo de la empresa.
Después, procedemos a capturar nuestro segundo movimiento permanente.
6.6. Captura de movimientos Globales (Vales de despensa) En este caso generamos el concepto “Vales de Despensa”, suponiendo que se les entrega a todos los empleados un 10% de vales de despensa, en función de su sueldo, por lo cual en la pestaña de Movimientos; Movimientos globales. Nos vamos al menú de movimientos, y seleccionamos “Movimientos Globales”
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PASO
Después de dar clic en “Movimientos Globales”, procedemos a dar clic en Nuevo.
PASO Se abre el Asistente para la construcción de filtros, “crear un nuevo filtro”, damos clic en Siguiente.
PASO Seleccionamos Emp Alta al IMSS con un clic y lo pasamos al lado derecho con la flecha y después le damos clic en siguiente.
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PASO Después, seleccionamos Emp Alta al IMSS, Es igual a: Si y marcamos también la “Y” y damos clic en siguiente.
PASO
Se selecciona de la flecha el nombre del filtro que en este caso es “vales de despensa” y se genera la Tarjeta de control de movimientos globales y damos clic en el botón de finalizar.
Y al ir nuevamente a la pre nómina y darle calcular, calcular a todos los empleados ya veremos que nos calculó la columna de Despensa de todos los empleados.
6.7. Captura Préstamo infonavit Ahora es el turno de registrar el descuento del “Préstamo Infonavit”, de aquellos empleados que cuenten con dicho crédito. En este caso seleccionaremos a los empleados 002, para aplicarle crédito de Infonavit. Nuevamente damos clic derecho en el empleado 002 y abrimos el sobre recibo y le damos clic en la pestaña “Infonavit” y seguimos los siguientes pasos:
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Damos clic en el botón de “Nuevo”. Capturamos el No. de crédito. En “Descripción”, procedemos a capturar Préstamo Infonavit. En “tipo de crédito” damos clic en vsm (15). En la pestaña vsm factor mensual, capturamos como ejemplo 25. Habilitamos la casilla “Incluir pago de Seguro (concepto D-14). Indicamos en el combo de “Fecha de inicio de aplicación” Monto acumulado, cero. Veces aplicado, cero. Fecha de registro, debe ser la misma que la referida en el paso 7. Estado “Activo”. Al terminar, damos clic en el ícono “Guardar”.
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Después procedemos a registrar los préstamos de Infonavit de los empleados 003 y 005, con diversas opciones de descuentos y llevamos a cabo los siguientes pasos: Seguimos los pasos 1 al 4 señalados con anterioridad.
6.8. Captura de prestamos infonavit (vsm) Para el empleado 003 supongamos que el Infonavit le descuenta 30 VSMGDF. Seguimos los pasos 6 al 12 señalados con anterioridad.
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Después procedemos a registrar los préstamos de Infonavit del empleado 005, con la opción de Porcentaje y llevamos a cabo los siguientes pasos:
Seguimos los pasos 1 al 4 señalados con anterioridad.
6.9. Captura de prestamo infonavit (porcentaje) Para el empleado 005 supongamos que el Infonavit le descuenta 30%, de porcentaje factor mensual. Seguimos los pasos 6 al 12 señalados con anterioridad.
6.10. Credito INFONAVIT (Cuota fija) El sistema cuenta con el nuevo tipo de Crédito Infonavit Cuota Fija (concepto D-16) el cual considera los días cotizados del empleado. El crédito anterior Cuota Fija (concepto D-59) ahora se encuentra como Movto. Permanente (concepto D-59). Nuevo concepto El nuevo crédito utiliza el nuevo concepto D16 Préstamo Infonavit (cf) para calcular el importe del crédito en el periodo de acuerdo a los días cotizados, apegándose al cálculo del SUA, es decir, toma la proporción diaria y lo multiplica solo por los días cotizados en el periodo.
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6.11. Crear tarjeta de INFONAVIT
Una vez abierto el sobre-recibo del empleado a crear la nueva tarjeta hay que hacer lo siguiente:
Ve a la pestaña Infonavit del sobre recibo. Haz clic en el botón Nuevo, verás cómo se habilitan los campos para poder asignar la información necesaria. Una vez asignado el Número de crédito Infonavit y Descripción, en el campo Tipo crédito Infonavit selecciona la opción Cuota Fija (concepto D-16). Se capturan el resto de los campos según correspondan y se da clic en Guardar.
También se cuenta con los siguientes reportes para que considere el nuevo tipo de crédito Infonavit: • Catálogo de tarjetas de control de movtos permanentes. • Cuotas y Aportaciones de INFONAVIT de empleados acreditados. • Estado de cuenta de INFONAVIT de empleados acreditados. • Reporte General de Movimientos SUA
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• SUA Liquidaciones • Conciliaciones vs SUA • Liquidación Bimestral vs SUA
6.12. Registro de Vacaciones Ahora supongamos que los empleados 0001, solicito vacaciones, por 10 días a partir del 09/01/2012, pagándoles sus vacaciones y su prima vacacional, al dar clic derecho con el mouse y abrir el sobre recibo, ahora damos clic en la pestaña “Vacaciones” y seguimos los siguientes pasos:
Damos clic en el botón de “Nuevo”. En “Descripción”, procedemos a seleccionar “Vacaciones y prima vacacional”. En “fecha inicial” se captura la fecha del inicio En “fecha final” capturamos cuando regresaria En “fecha de pago” capturamos la fecha de pago Damos clic en los tres puntos … y registramos los días de descanso de los empleados, supongamos que trabaja de lunes a viernes. Al darle clic en los … aparece un calendario de días de descanso, con el mouse damos clic en los días sábado y domingo y damos clic en el botón “Aceptar”. Observemos como se marcan en color azul los días de descanso. Posteriormente registramos en la pestaña “Prima vac. De Días de vac. 1, que equivale al 25% de los 04 días. Observemos como quedan registrados: Los 04 días de vac, El % de la prima vac.,Las vac. Pendientes, y El % de días de prima de vac. Pend. El período de vac. Damos clic en guardar
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Después de dar clic en guardar en “Vacaciones”, y habiendo capturado los días de vacaciones, cerramos el sobre recibo y damos clic en el botón “Calcular de la pantalla principal, se presenta la ventana de calcular seleccionamos a todos los empleados y damos un click en aceptar. Como resultado se genera el cálculo del vacaciones.
Asimismo, al dar clic en la pestaña inferior de “Días y Horas”, podemos observar que ya aparecen registrados los días de vacaciones de cada empleado. Este es el procedimiento correcto para el registro de las vacaciones de los empleados, ya que se generan los acumulados y los días pendientes.
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6.13. Registro de Incapacidades Ahora supongamos que el empleado 002, tuvo incapacidad de 3 días, por enfermedad general, al dar clic derecho con el mouse y abrir el sobre recibo, ahora damos clic en la pestaña “Incapacidades” y seguimos los siguientes pasos:
Damos clic en el botón de “Nuevo”. En “Folio”, procedemos a capturar el folio de la incapacidad. En “Tipo de incidencia” damos clic en Enf. Gral./Acc. Fuera trab. En días autorizados indicamos 7. Indicamos en la pestaña de “Fecha de inicio de aplicación” el 07/01/2015. En la pestaña “Ramo de seguro”, elegimos Enfermedad general. En la pestaña % de Incapacidad, dejamos 0.00, salvo que la empresa tenga como prestación el pagar el 100% de incapacidad al empleado, o el 40% restante que el IMSS no le paga. En la pestaña “control de Incapacidad” elegimos 1 única. En la pestaña “Descripción precisa de los hechos y su ubicación”, capturamos la causa de la enfermedad y/o accidente fuera de trabajo. Procedemos a dar clic en “Guardar” Y le damos un clic en “Cerrar”. Llevamos a cabo el mismo procedimiento, para el registro de incapacidades de otros empleados.
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Asimismo, al dar clic en la pestaña inferior de “Días y Horas”, podemos observar que ya aparecen registrados los días de incapacidad del empleado. Este es el procedimiento correcto para el registro de las incapacidades de los empleados.
Asimismo, al recalcular la nómina y dar clic con el botón derecho del mouse y abrir el sobre recibo del empleado 002, solo se le pagan 8 días de sueldo, ($1500.00 * 8), debido, al correcto registro de su incapacidad.
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6.14. Registro de retardos Ahora supongamos que los empleados 004 y 005 tuvieron retardos, de 30 minutos y 45 minutos, el día 3, para lo cual procedemos a dar clic en la pestaña de “Días y Horas” y seguimos los siguientes pasos:
PASO
Damos clic en el botón de los 3… en cada uno de los días y empleados referidos.
PASO
De los conceptos que se muestra con la barra lateral seleccionamos “Retardos”, ya que esta seleccionado le damos un clic a la flecha de abajo para poder agregar los minutos de retardos de cada empleado.
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PASO
Al retardo lo seleccionamos con un clic y ahí en el campo de “Valor” se podrá capturar el tiempo de retardo al dar clic en la flecha hacia abajo
PASO
Damos clic en aceptar y observemos que ya quedan registrados dichas incidencias
En la pre nomina se muestra de la siguiente manera:
6.15. Registro de faltas injustificadas La siguiente incidencia a registrar es Faltas injustificadas, supongamos que el empleado 003, incurrió en una falta injustificada el día 5, para lo cual procedemos a dar clic en la pestaña de “Días y Horas” y seguimos los siguientes pasos: 62
PASO
Damos un clic en el icono de los 3… en cada uno de los días y empleados referidos.
PASO
En la ventana de selección de días y horas buscamos “Faltas injustificadas”, y presionamos el icono de flecha hacia abajo para poder agregar el tiempo del retardo.
PASO
A la falta la seleccionamos con un clic y ahí en el campo de “Valor” se podrá capturar el tiempo de retardo al dar clic en la flecha hacia abajo
PASO
Damos clic en aceptar y observemos que ya quedan registrados dichas incidencias
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En la pre nomina se muestra de la siguiente manera:
6.16. Calculo de incidencias registradas Por último, antes de proceder a autorizar la nómina, o sea a cambiar de periodo, damos clic en el botón de “Calcular”, todos los del período y ya estamos en posibilidades de generar dicho proceso.
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CAPITULO 7
7.1. Autorización de la Nómina, generación de sobres recibos, reportes y cierre anual. Una vez que hemos capturado todas las incidencias de los empleados de la empresa, los pasos para autorizar la nómina y cambiar de período son:
7.2. Autorización de la nómina Damos clic en el icono “Calcular” Seleccionamos “Todos los empleados del filtro”. Damos clic en el icono “Aceptar”.
Después damos clic en menú de “Procesos”, y seleccionamos “Autorización de la nómina
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Damos clic en “Si”, en la pantalla de Confirmación.
Importante: Observemos que aún estamos en el período 11. Aparecerá la ventana para poder respaldar nuestra empresa y se le da un clic en el botón de procesar para que se empiece a realizar el respaldo.
IMPORTANTE: RECUERDE QUE PUEDE CAMBIAR EL NOMBRE AL RESPALDO, PARA LLEVAR UN MEJOR CONTROL DE SUS NÓMINAS Y TENER UN RESPALDO DE CADA UNA DE ELLAS.
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Una vez terminado el respaldo nos sale el siguiente mensaje indicándonos la ruta de donde se generó el respaldo y solo le damos un clic en el botón de aceptar.
Observamos que el respaldo ya se agregó a la lista y damos clic en cerrar.
El sistema hace la autorización y podemos ver que ya cambio el periodo al 6 y nos sale una ventana
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La ventana que nos sale es la de “Dispociones que se deben cumplir”. Como ejemplo damos un clic en avisos de Alta IMSS y ejecutamos.
Observemos que se genera un reporte de “Altas pendientes ante el IMSS” de todos los empleados de la empresa. Dicho reporte lo podemos enviar a diferentes medios de salida: • • • •
PDF; Excel; HTML; Impresora.
Damos clic en “cerrar”
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7.3. Generación de sobres-recibo (Formato tradicional)
Una vez que hemos generado los primeros tres períodos de nuestra nómina, los pasos para generar los sobres-recibo, en formato tradicional, son: Damos clic en el Reportes / Calculo de Nómina y seleccionamos Impresión de Sobres – Recibos.
En la ventana que se abre realizamos los siguientes pasos: Con las flechas >> pasamos a la derecha el registro patronal. Con las flechas >> pasamos a la derecha todos los departamentos. Seleccionamos el rango de empleados del 001 al 007. Seleccionamos el Tipo de Período, “Quincenal”. Seleccionamos el No. De período, “11”. Seleccionamos el Ejercicio, “2015”. Seleccionamos el Orden de impresión, “Código de empleado”. Damos clic en Aceptar o se teclea “F10”.
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Observemos como se genera el primer sobre-recibo del empleado 1. Para ir al siguiente empleado, demos clic en >. Damos clic en “Cerrar”
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7.4. Emisión de recibos electrónico
Otra de las novedades que se generaron es la conciliación de información con el SAT, al momento que nosotros, realicemos el timbrado el sistema nos va a preguntar si conciliamos o solo timbramos los recibos: Pasos a seguir ir al menú de “Procesos” y seleccionamos “Emisión de recibos electrónicos”
Al dar clic en el sub-menú de emisión de recibos electrónicos nos aparece una ventana en la cual nos muestran dos botones, si queremos realizar la conciliación o emitir recibos.
7.5. Emisión de Recibos electrónicos (Conciliación) Al presionar en el botón de realizar conciliación nos despliega una ventana con 4 pestañas (1. Generar archivo RFC, 2. Conciliar con resultado SAT, 3. Registrar empleados en el SAT, 4. Cancelar recibos con RFC inválidos.)
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Nos ubicamos en la pestaña 1 incluimos el ejercicio 2015 y nos despliega una nueva ventana de confirmación, al momento de presionar SI, se despliegan los trabajadores que tenemos en la empresa.
Una vez que aparecen nuestros trabajadores del lado derecho aparece un botón para generar un archivo del SAT.
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Al presionar el boton nos aparece la siguiente ventana, en donde se generar un archivo con el nombre (AAA010101AAA_ListadoRFC Empleado_150611_12-4812.txt), el cual se guarda en la ruta de la empresa, este lo podemos validar el RFC en el portal del SAT.
Nos manda un mensaje de que se ha creado correctamente el archivo y la ubicación del mismo. Solo le damos un clic en el botón de aceptar para cerrar esa ventana.
Una vez que guarda el archivo hay que seguir los siguientes pasos:
Entrar a la página del SAT www.sat.gob.mx y seleccionar tramites
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Consultas, verificación de autenticidad y seleccionamos Validación de RFC
Se despliega el validador de RFC y seleccionamos Validación en forma masiva de RFC’s y ahí se debe de incluir su archivo para la validación.
Al darle seleccionar archivo nos muestra la ventana para poder ubicar el archivo que se generó anteriormente. Una vez que le damos un clic en el botón de abrir empieza el validador del SAT a analizar el archivo
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Una vez que se valida el archivo el SAT genera la respuesta, y ese archivo lo guardamos en la misma ruta en el que guardamos el primero (en la carpeta de la empresa) para que lo podamos cargar en el sistema y hagamos la validación de la siguiente forma.
Le damos un clic en el botón “Terminar” de la página del SAT y cerramos el navegador.
En la ventana de la conciliación nos vamos a pestaña 2 y del lado derecho esta la opción para poder subir el archivo de resultado del SAT
Se selecciona el archivo que debe de estar guardado en la ruta de la empresa
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Una vez que se sube el archivo y se valida nos aparece en la ventana la validación del SAT y una ventana en la cual nos dice que se subió correctamente el archivo con el número total de registros.
Una vez que subimos la respuesta del SAT al programa podemos comparar si el RFC del trabajador es correcto o si tenemos que enviar la información que acabamos de recabar al SAT para que se registre, de igual manera se puede realizar la cancelación de los recibos desde esta opción.
7.6. Emisión de Recibos electrónicos (Timbrado) Si nosotros optamos por Emitir Recibos el sistema nos envía directamente a la pantalla de emisión de sobres recibos y podemos empezar a timbrar. Pasos a seguir ir al menú de “Procesos” y seleccionamos “Emisión de recibos electrónicos”
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Al dar clic en el sub-menú de emisión de recibos electrónicos nos aparece una ventana en la cual nos muestran dos botones, si queremos realizar la conciliación o emitir recibos.
Se genera la ventana “Emitir sobre recibos electrónicos”, Seleccione el número de período a emitir. El ejercicio. La fecha de pago de su nómina. La fecha de emisión se genera de forma automática Capture su contraseña, misma que debe ser la misma de sus certificados de sello digital. Se le da un clic en el botón aceptar.
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Se generan las pestañas “Emitiendo, consultando y verificando el estado de los sobre-recibos electrónicos”
Se generan el “Resumen del proceso de emisión de sobre recibos electrónicos”, de clic en aceptar, para ver la bitácora del proceso.
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Se genera el resultado en las bitácoras del sistema y la podemos enviar a Excel del de clic en cerrar y proceda, en su caso, a corregir los errores de los empleados y vuelva a generar el proceso, hasta que todos los empleados se les haya generado el timbrado de sus sobre recibos electrónicos.
Una vez ya corregido se mostrara los empelados timbrados y cada uno con su UUID.
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7.7. Envío masivo de sobre-recibos
De Clic en el menú “Procesos”, seleccione “Envío masivo de recibos electrónicos”.
Se mostrara la ventana de “Envío de recibos electrónicos”, y realizamos lo siguiente:
seleccione el o los registros patronales Seleccionamos el ejercicio Seleccionamos el tipo de período 80
Seleccionamos los departamentos Seleccionamos los empleados Y le damos un clic en continuar Se genera la pestaña “Envío de recibos electrónicos” seleccione el correo del emisor capture su contraseña de clic en enviar
Al darle enviar hace el proceso y nos muestra la siguiente ventana:
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Se genera correctamente el resultado en las bitácoras del sistema y en Excel del proceso de envío de sobre recibos electrónicos, consulte su correo electrónico y visualice los recibos enviados. Nos muestra la bitacora del proceso y podemos usar las barra lateral y horizontal para ver toda la bitacora, pero tambien le podemos dar un clic en el botón de “Enviar a Excel” para ver mejor la bitacora.
Podemos observar en la columna de observaciones como el 1er correo si se envío y en los demas nos dice que no se envio y nos dice la razón.
Al consultar su correo electrónico, usted podrá visualizar el correo y podra descargar los recibos enviados.
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Al descargar los recibos enviados a su correo, podrá visualizarlos y guardarlos en la carpeta que usted elija, dentro de su equipo. Vemos que tenemos 2 archivos el PDF y el XML.
Y al darle un clic en cada uno de ellos los podrá visualizar. Por ejemplo en PDF
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Y en el XML
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7.8. Emisión de Recibos electrónicos (Impresión). Ya que generamos nuestros sobre recibo XML y PDF. Podemos hacer la impresión de los sobre recibos, para eso nos vamos al menú Proceso y seleccionamos Impresión de recibos electrónicos, dar clic vamos a poder enviar en forma masiva.
Al dar clic en el renglón de emisión de recibos electrónicos nos va a desplegar una ventana y debemos poner los parámetros para poder imprimir los recibos. Seleccionamos el registro patronal Seleccionamos el ejercicio Seleccionamos el Periodo 85
Seleccionamos el tipo de periodo Seleccionamos el o los departamentos Seleccionamos uno o todos los empleados Seleccionamos el orden de impresión Y le damos un clic en continuar
Y nos mostrara la ventana de “Visor de documentos” con la vista previa de los sobrerecibos para poderlos mandar a imprimir. 86
7.9. Generación de reportes. Una vez que hemos generado nuestra nómina, los pasos para generar los reportes de la nómina son: Damos clic en el menú de “Reportes”, seleccionamos “Cálculo de la nómina” y por ultimo damos un clic en “Pre nómina de percepciones, deducciones y obligaciones”
Observemos que en la pantalla solo se pueden presentar 10 columnas. 87
Podemos dar clic en los íconos de: PDF, Excel, y/o HTML de la barra de herramientas Podemos imprimir nuestro pre nómina y le damos un clic en el botón de cerrar.
CAPITULO 8 88
8.1. Pagos Electrónicos, Procesos especiales - Fórmulas, Finiquitos, Modificación de salarios, Reingresos y Cierre Anual.
8.2. Pagos electrónicos Una vez que hemos generado la nómina, los pasos para generar los reportes para los pagos electrónicos de la nómina son: PASO Damos clic en el menú de “Reportes” seleccionamos “Pagos Electrónicos” y le damos un clic en “Banamex”.
PASO En la ventana de “Exportación de Banamex Windows”, damos clic en el botón de “Aceptar”.
PASO En la ventana de “Filtro de exportación de archivos ASCII”, seguimos los siguientes pasos: Seleccionamos en: Empleado Cuenta para pago electrónico Del” 0 Al 99999999999 Y damos un clic en el botón de la derecha para continuar con el proceso
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PASO Seleccionamos en: “Empleado Sucursal para pago electrónico Del” 0 Al 9999.
PASO Seleccionamos en: “Empleado Estado del empleado Diferente de” Baja.
PASO Seleccionamos en: “Período Número de período Igual a” del periodo que vaya a hacer el pago
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PASO Seleccionamos en: “Período Ejercicio Igual a” el ejercicio del pago
PASO Escribimos el : “Registro Patronal del IMSS Del” _Al _
PASO Seleccionamos en: “Tipo de período, Nombre del tipo período Igual a” Quincenal. Damos clic en “Aceptar”.
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PASO En la ventana de “Inicio de parámetros”, vemos: No. De identificación del cliente Fecha de pago: Secuencial del archivo 0001 No. De sucursal: 0250 No. De cuenta: Clave del estado 00 Clave de Ciudad 0000 Clave de Banco 0000 Damos clic en “Aceptar”.
PASO Al dar clic en aceptar, se empieza a generar el proceso de exportación de archivos ASCII.
PASO Al terminar el proceso de exportación nos sale una ventana preguntándonos “Desea ver un resumen del proceso” Damos clic en “Sí”
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PASO Se genera el “Resumen de exportación de archivos ASCII”. Podemos apreciar la ruta en “C”, en donde se ´guardó el archivo txt. Dicho archivo txt. Es el que vamos a exportar al sistema electrónico de Banamex, para el pago electrónico de los empleados. Damos clic en “Bitácora”
PASO Después de dar clic en “Bitácora” podemos observar que se generaron correctamente todos los movimientos, para su posterior exportación al sistema de pagos “SPEI” de Banamex. Damos clic en “Cerrar”
PASO
Por último, al irnos a la ruta en la cual se guardó el archivo “txt”, podemos apreciar los datos que se generarán al exportar dicho archivo al sistema bancario.
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8.3. Procesos Especiales – Fórmulas
En esta ocasión generaremos las fórmulas del Concepto de Percepciones, denominado “Bono de Puntualidad” el cual aparece en su Catálogo de conceptos, observemos que dicho concepto no tiene fórmulas
8.4. Bono de puntualidad Para generar la fórmula del concepto “Bono de Puntualidad”, por ejemplo con las siguientes consideraciones: • •
Supongamos que se pagará un concepto de bono de puntualidad a los empleados que no faltaron en el período, este bono será igual al 10% de su sueldo. Las restricciones para obtener dicho bono de puntualidad son: Cero faltas, cero incidencias (sin retardos, ni permisos)
Realizamos los siguientes pasos: PASO En la pestaña de Principal, Habilitamos “Automático Global”
PASO se genera la pantalla y damos clic en “Aceptar”
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PASO Seleccionamos la pestaña de “Importe total”, damos clic en el botón de los 3 …
PASO Al abrirse la ventana de “Editor de expresiones”, procedemos a: Damos clic en Funciones. Damos clic en Programáticas, Seleccionamos IIF y damos doble clic, se genera la expresión. PASO Al generarse la función: IIF(«valor», «valor», «valor»), procedemos a substituir cada , por su fórmula correspondiente.
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PASO Damos clic en Tablas Incidencias vigentes Días Damos doble clic sobre Faltas
injustificadas y se genera la primera incidencia.
PASO Anexamos al paso anterior >=0.1, Damos clic en el segundo , y lo substituimos por 0, PASO Nos posicionamos en el tercer y damos clic en Percepciones – Sueldo – Seleccionamos “Total”, damos doble clic y se genera la función:
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PASO Anexamos al final la fórmula * 0.10, a fin de definir el % de aplicación del bono.
PASO Adicionamos al primer de la fórmula anterior el símbolo + e incluimos la incidencia, “Permiso con goce de sueldo”, para lo cual damos clic en el icono “Tablas” - Incidencias – Vigentes – Días – Seleccionamos “Permisos con goce de sueldo”, damos doble clic y se genera la función:
PASO Adicionamos al primer de la fórmula anterior el símbolo + e incluimos la incidencia, “Permiso sin goce de sueldo”, para lo cual damos clic en el icono “Tablas” - Incidencias – Vigentes – Días – Seleccionamos “Permisos sin goce de sueldo”, damos doble clic y se genera la función:
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PASO Adicionamos al primer de la fórmula anterior el símbolo +, damos clic en “Incidencias” – Vigentes – Horas – Retardos, damos doble clic y se genera la función:, Damos clic en “Aceptar” y se genera la fórmula completa, ya estamos listos para aplicarla. Solo damos un clic en aceptar.
PASO Así ya quedaría la formula en el concepto y solo le damos clic en guardar para grabar los cambios.
Damos clic en la pestaña de “Días y Horas” y procedemos a registrar las incidencias a los empleados seleccionados: 002; 005 Permiso sin goce de sueldo; 98
Regresamos a la pestaña de “Percepciones y Deducciones” y presionamos el botón de Calcular y seleccionamos Todos los empleados del filtro y se generan los cálculos de cada empleado, indicando “0” en los empleados: 002 y 005, que incurrieron en las incidencias seleccionadas.
Observemos que a los demás empleados se les aplica el % del 10% del “Bono de Puntualidad”.
8.5. Clases de computación Ahora supongamos que se descontará un 5% de sueldo, a los empleados 003 y 004; los cuales decidieron inscribirse a los cursos de computación, para lo cual llevamos a cabo los siguientes pasos: PASO Damos clic en el menú de “Catálogo” seleccionamos “Empleados” y después “Pagos de Nóminas”
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PASO Seleccionamos la pestaña de Pagos Extras-Campo Numérico 1, adicionamos el No. 1
PASO Damos clic en “Guardar” y Cerrar. Se repiten el mismo procedimiento para los demás empleados.
PASO Después damos un clic en el menú de “Catálogo”, seleccionamos “Conceptos” y seleccionamos la pestaña de “Deducciones”. Le damos un clic en el icono de “Nuevo”, para crear el nuevo concepto con la descripción “Clases de Computación” marcamos la casilla de “Automático Global” y damos clic en “Guardar”.
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PASO Seleccionamos la pestaña de “Importe total”, damos clic en la botón de los 3 …
PASO Al generarse el “Editor de expresiones”, procedemos a: dar clic en la pestaña de Funciones, después damos clic en Programáticas, seleccionamos IIF y damos doble clic, se genera la expresión IIF(,,) PASO Al generarse la función: IIF(«valor», «valor», «valor»), procedemos a substituir cada , por su fórmula correspondiente. Primer valor, damos clic en Tablas – Campo extra numérico 1; anexamos al final =1;
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PASO Segundo valor, damos clic en Movimientos PDO y le damos un clic en Percepciones, después en Sueldo y hacemos doble clic en Total agregamos al final * 0.05; Tercer valor, 0 y damos clic en “Aceptar”
PASO Al dar clic en “Aceptar” y se genera la fórmula completa, ya estamos listos para aplicarla. Paso 7. Damos clic en “Guardar” y Cerrar.
PASO En la pre nómina presionamos la tecla de su teclado F7 para poder abrir la ventana de configuración de la pre nómina y agregamos el concepto 177 que es el que se acaba de crear, “Clases de Computación” y le damos un clic en “Aceptar”
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PASO Observemos que al dar clic en el icono “Calcular”-Todos los empleados del filtro y darles en Aceptar, se genera el descuento del 5% del concepto “Clases de Computación” a los empleados seleccionados.
8.6. Finiquito Otra de las novedades de la versión 7.0.0 de nómina es la opción de Finiquito el cual tiene la particularidad de que si se va a realizar este movimiento se puede dar reversa al movimiento siempre y cuando sea en el mismo periodo, se puede dar solo la baja ante IMSS sin necesidad de timbrar o hacerlo si ya se tiene la información correcta. Nos vamos al menú de Procesos y seleccionamos Finiquitos.
Una vez que se ingresa a esta opción hay que verificar que el trabajador al que se va a dar de baja sea el correcto, hay que revisar que la fecha se a la correcta y en el renglón, causa de finiquito se incluya el adecuado, se pongan los demás parámetros.
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Hecho lo anterior hay que ir al icono de “Calcular” para que se realice el cálculo del finiquito se pueda revisar y se genere la carta finiquito y posteriormente podamos realizar la baja, ya sea solo ante el IMSS o la definitiva.
Revisado el finiquito procedemos a generar la Carta Finiquito que nos va a servir como soporte del movimiento realizado.
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Revisado el finiquito e impresa la carta, podemos realizar la baja nos vamos al icono de IMSS y damos clic, al hacer este movimiento se realiza la baja (solo en el sistema) sin timbrar, nos da la posibilidad de checar la baja y si es necesario reversar el movimiento si nos equivocamos.
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Para que podamos corroborar que la baja se realizó con éxito podemos cerrar esa ventana e irnos a la pre nómina o directamente a catálogo de empleados y ahí podemos validar que el trabajador esta dado de BAJA. Pre nómina
Catálogo de empleados
Si por alguna causa nos equivocamos al momento de procesar el finiquito, ya tenemos la opción de dar reversa o deshacer este movimiento, lo que tenemos que hacer es ir nuevamente a procesos/finiquito y rehacer el cálculo.
Al entrar a la ventana de Finiquito nos aparece el mensajes de que el sobre recibo es de solo lectura, le damos un clic en Aceptar para que nos muestre el sobre recibo.
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Al realizar este proceso el movimiento de baja se deshace y está en posibilidad de recalcular el movimiento, y validar que ahora si hacerlo bien y poder realizar la baja definitiva y timbrar el movimiento.
Notemos que el sobre recibo ya no tiene la leyenda “BAJA”
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Ya que corregimos y dejamos correctamente el finiquito podemos ir directamente al icono de aplicar finiquito para que podamos dar la baja y timbrar el recibo, para esto hay que poner la contraseña y presionar en el botón aceptar.
Al presionar aceptar el programa empieza a realizar el cálculo de timbrado del movimiento de la baja y al terminar nos muestra el movimiento realizado a través de una ventana.
Adicional a esto se genera una bitácora que puede enviar a Excel que además se guarda en la ruta de la empresa.
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Bitácora en Excel
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Por ultimo hay que verificar nuevamente que la baja se haya realizado, esto lo checamos en la aplicación y al momento que abrimos el sobre recibo.
Podemos validar que la baja está realizada y nos aparece con ese estatus y en la parte inferior la fecha del movimiento.
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8.7. Modificación de Salarios.
Ahora supongamos que se va a otorgar un incremento del 5% al salario de todos los empleados, para lo cual llevamos a cabo los siguientes pasos: PASO Damos clic en el menú de “Procesos” y seleccionamos “Incremento de Salarios”,
PASO Seleccionamos el Registro Patronal y le damos doble clic tanto en inicio como en fin de rango. Y le damos un clic en siguiente.
PASO En inicio de rango le damos doble al primer departamento que es el “0” y en fin de rango nos desplazamos con la barra vertical y le damos doble clic al último departamento y le damos un clic en siguiente.
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PASO Ahora le damos un clic en la opción de seleccionar empleados por un rango.
PASO Seleccionamos el o los empleados, en este caso, en inicio de rango seleccionamos al primer empleado y en fin de rango al último empleado. Y le damos un clic en el botón de siguiente.
PASO En el rango de salario nos muestra el primero que tenemos y en fin de rango el último y más alto. Y le damos un clic en siguiente
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PASO Observamos que está marcada la opción de porcentaje y solo escribimos el porcentaje del aumento, que en este caso es del 5% y le damos un clic en el botón de “Calculo”
PASO Se nos muestra la ventana de Incremento de Salario y solo le damos un clic en el botón de “Aplicar incremento”.
ANTES PASO En la pre nómina de calcula a todos los empleados y ya podemos ver el DESPUES incremento del 5%
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8.8. Reingreso
Ahora supongamos que vamos a reingresar o sea recontratar al empleado 001, que dimos de baja en la Quincena. Para lo cual llevamos a cabo los siguientes pasos: Observemos que dicho empleado no aparece en nuestra pre nómina.
PASO Damos clic en el icono “Catálogo”– Empleado,
PASO Seleccionamos al empleado 1 y le damos un clic en el botón de “Reingreso” y ponemos la fecha en la cual lo reingresaremos y damos clic en Sí.
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PASO Observemos que el estatus del empleado cambia a “Reingreso y se genera la fecha del reingreso
PASO Observamos que en la pre nomina al poner en el filtro todos, ya nos aparece el empleado pero sin importes. PASO Le damos calcular a todos los empleados y ya vemos que nos aparece con importes
8.9. Cierre anual Ahora generaremos los reportes para el “Cierre Anual” de la nómina, hacemos lo siguiente: Damos clic en el menú de “Reportes” y seleccionamos “Cierre anual” y le damos un clic en “Recalculo anual de subsidio al Empleo ISPT”.
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Saldrá una ventana de información, en la cual nos avisa…”Para este reporte recuerde tener información del cierre anual correspondiente al año que desea imprimir, supongamos que estamos al cierre del año, a fin de generar los reportes siguientes. Damos clic en “Aceptar”.
Se mostrara una ventana de “Recalculo Anual de Subsidio al empleo e ISPT” Pasamos a la derecha el registro patronal, con las flechas >> y damos clic en “Ejecutar reporte F10”.
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Se genera el “Recalculo Anual de Subsidio al empleo e ISPT”
Ahora generaremos el reporte detallado del “Cierre Anual” de la nómina, los pasos a seguir son: PASO
Damos clic en el menú de “Procesos” y seleccionamos “Asignación de cálculo anual”.
En la ventana que se abre le damos un clic en el botón de “Detectar y Calcular” 117
PASO
Despues se imprimri las “Cartas aviso” haciendo un clic en el botón de Cartas de aviso
Cuando el trabajador realiza la declaración anual, de forma independiente, tiene la oportunidad de deducir algunos gastos que ha llegado a efectuar durante el año y que el SAT los tome a cuenta de impuestos, y por eso es posible que realice la devolución de una parte de lo gastado durante el año. En algunos casos se puede llegar a recuperar hasta el 30% de los gastos presentados como deducibles. Es importante que el trabajador se ponga en contacto con el personal de nóminas de su empresa para conocer los importes o topes deducibles, así como la lista de conceptos que se pueden deducir.
PASO Imprime los formatos de Constancia 37 para que sean entregados a los trabajadores que NO considerarás para realizar el cálculo, haciendo clic en el botón con el mismo nombre.
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PASO
Selecciona el empleado y haz clic derecho con el ratón, del menú flotante selecciona la opción Cálculo anual detallado.
PASO
Verifica la información generada en el reporte Cálculo anual detallado. 119
CAPITULO 9
9.1. SUA en línea Nuevo módulo Conexión en línea con SUA para exportar directamente los movimientos que se registran en el SUA, tales como: altas, bajas, reingresos, ausencias, modificaciones de salario e incapacidades. Dentro del menú IMSS/INFONAVIT la entrada SUA Exportaciones cambia de nombre a Conexión en línea con SUA.
Aquí podrás registrar en forma directa los movimientos en el SUA, sin necesidad de generar o cargar archivos de texto, aun así, mantiene la funcionalidad de generar dichos archivos para aquellos que no cuentan con el SUA instalado.
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La pestaña de Incapacidades de este módulo mostrará información de los datos de las incapacidades. La información del Empleado como nombre y código, son sólo informativos por lo que no se permitirá su edición.
La columna Tipo Riesgo se llenará de acuerdo al tipo de incidencia que corresponda a la incapacidad, es decir, se llenará como Accidente de Trayecto siempre que la incidencia en CONTPAQi® Nóminas corresponda a este tipo, los demás valores se cargarán de acuerdo a la información de la tarjeta de incapacidad.
La pestaña de Movimientos del módulo mostrará información de Bajas, Reingresos, Ausencias y Modificaciones de salario. Los datos del Empleado como nombre y código son sólo informativos por lo que no se permitirá su edición
El SBC mostrado se topará a 25 salarios mínimos del DF, y en caso de ser menor que el salario mínimo de la zona del empleado se reemplazará por el salario mínimo tal como se efectúa desde versiones anteriores.
Importante: • Antes de enviar la información a SUA se recomienda realizar respaldo de la base de datos. • El módulo está diseñado para trabajar con SUA versión 3.4.6
A partir de esta versión, en Agenda fiscal, se observará que la disposición de Exportación de información al SUA mes hará referencia al nuevo módulo de Conexión en línea con SUA. De igual forma se mostrará actualizado los avisos de disposiciones fiscales mostrados al terminar la autorización del periodo.
9.2. Conciliaciones vs SUA (Reportes) Se validará la conexión con la Base de Datos del SUA al momento de ejecutar los reportes de Conciliaciones vs SUA para facilitar y agilizar el proceso de conciliación. Hay que tomar en cuenta los siguientes puntos:
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• En caso de no contar con la base de datos de SUA se solicitará confirmación para continuar con la ejecución de los reportes usando el archivo de pago generado en SUA. • Así como el procesamiento de la información del empleado y sus datos afiliatorios ahora considerarán el campo Entidad Federativa del catálogo Empleados como el lugar de nacimiento.
9.3. ¿Cómo hacer la conexión con el SUA? Para poder realizar la Conexión en línea con SUA hay que conocer la ruta de la base de datos: SUA.MBD teniendo esta información hay que hacer lo siguiente:
Seleccionar los filtros, para así conocer la información a reportar. Hacer clic en Ejecutar Mostrará la información en las pestañas según corresponda y entre paréntesis se visualizará el número de registros a reportar al SUA Después de verificar que la información sea la correcta, hay que hacer clic en Conexión SUA (Solo se realiza una vez)
Mostrará una ventana donde hay que seleccionar la ruta de la base de datos de SUA.
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Una vez seleccionada la ruta, solo hay que hacer clic en el botón Enviar Movimientos a SUA
Y listo envía la bitácora de envío.
Sí no se cuenta con el SUA instalado, aún se pueden generar los archivos de texto correspondiente desde el botón
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Agradecimiento:
Esperamos que éste material sirva para facilitar el registro de la nómina de sus empleados. Nuestro más sincero agradecimiento por permitirnos ser parte de su crecimiento y proyección.
“Este Manual es para uso exclusivo de los clientes y Socios de Negocios de Alfa Diseño de Sistemas”
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