Story Transcript
Manual de Contratación CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
COMFENALCO ANTIOQUIA
Hoy y mañana contigo
INTRODUCCIÓN El Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA, en uso de sus facultades y mediante Acta 899 del 8 de julio de 2015, adoptó el presente Manual que establece los principios, políticas, definiciones y lineamientos de cumplimiento obligatorio en todos los procesos de contratación que la Corporación adelante. El Manual de Contratación, se desarrolla en el marco de las mejores prácticas empresariales y tiene por finalidad la unificación de criterios que permitan a COMFENALCO ANTIOQUIA el control de los riesgos inherentes a la actividad contractual, así como el manejo de un lenguaje común, la definición de roles y responsabilidades, la comprensión y seguridad en trámites de los diferentes actos jurídicos y la transparencia frente a los grupos de interés. Todo el personal de COMFENALCO ANTIOQUIA tiene la obligación de aplicar y velar siempre por el cumplimiento de todos los preceptos contenidos en este documento y su desconocimiento puede generar la iniciación de procesos disciplinarios y la imposición de sanciones conforme al Reglamento Interno de Trabajo.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
2
CONTENIDO TÍTULO I – DE LA CONTRATACIÓN EN GENERAL
8
CAPÍTULO I – DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
9
Artículo 1. Objeto. Artículo 2. Alcance. Artículo 3. Objetivos. Artículo 4. Revisión y reglamentación. Artículo 5. Interpretación. Artículo 6. Divulgación. Artículo 7. Vigencia.
9 9 9 9 10 10 10
CAPÍTULO II – DISPOSICIONES GENERALES
10
Artículo 8. Naturaleza Jurídica. Artículo 9. Objeto social. Artículo 10. Régimen de contratación. Artículo 11. Requisitos generales para contratar. Artículo 12. Facultades para comprometer a La Caja. Artículo 13. Limitaciones para contratar en razón de la cuantía. Artículo 14. Limitaciones para contratar en razón del objeto social. Artículo 15. Limitaciones legales para contratar. Artículo 16. Viabilidad de los contratos.
10 10 10 10 11 11 11 11 12
CAPÍTULO III – RÉGIMEN DE COMPORTAMIENTO
12
Artículo 17. Política general de contratación. Artículo 18. Principios de la contratación. Artículo 19. Inhabilidades e incompatibilidades. Artículo 20. Extensión de las inhabilidades e incompatibilidades. Artículo 21. Excepciones al régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Artículo 22. Contravención al régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Artículo 23. Conflictos de interés. Artículo 24. Manejo especial de los conflictos de interés. Artículo 25. Régimen de consecuencias.
12 12 12 13 13 13 13 14 14
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
3
CAPÍTULO IV – TIPOS DE CONTRATOS, CUANTÍAS Y ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN
15
Artículo 26. Contratos de egreso y administración. Artículo 27. Contratos de ingreso y asociación. Artículo 28. Cuantías para los procedimientos de contratación. Artículo 29. Etapas de la contratación.
15 15 15 15
CAPÍTULO V – ROLES Y RESPONSABILIDADES GENERALES EN LA CONTRATACIÓN
16
Artículo 30. Roles y responsabilidades generales en los contratos de egreso. Artículo 31. Roles y responsabilidades generales en los contratos de administración. Artículo 32. Roles y responsabilidades generales en los contratos de ingreso. Artículo 33. Roles y responsabilidades generales en los contratos de asociación.
16 16 16 17
CAPÍTULO VI –MODELO DE CONTRATACIÓN
17
Artículo 34. Adopción del modelo de contratación. Artículo 35. Naturaleza del modelo. Artículo 36. Elementos del modelo. Artículo 37. Administración del modelo.
17 17 17 18
TÍTULO II – CONTRATOS DE EGRESO
19
CAPÍTULO I – ETAPA PRECONTRACTUAL
20
Artículo 38. Plan Anual de Adquisiciones. Artículo 39. Constancia de Disponibilidad Presupuestal. Artículo 40. Régimen de autorización general y de autorización previa. Artículo 41. Autorizaciones y aprobaciones. Artículo 42. Comité de Adquisiciones. Artículo 43. Modalidades de selección de proveedores. Artículo 44. Selección objetiva. Artículo 45. Acta de negociación. Artículo 46. Selección directa. Artículo 47. Acta de selección directa. Artículo 48. Base de datos de proveedores. Artículo 49. Habilitación de proveedores para contratar. Artículo 50. Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés. Artículo 51. Contratos de outsourcing. Artículo 52. Notificación a los proveedores. Artículo 53. Manual de proveedores.
20 20 20 21 21 22 22 22 22 23 23 24 24 24 24 25
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
4
CAPÍTULO II – ETAPA DE FORMALIZACIÓN
25
Artículo 54. Formalización de procesos contractuales de egreso. Artículo 55. Formalización a través de órdenes de compra. Artículo 56. Formalización a través de contrato. Artículo 57. Solicitud de formalización. Artículo 58. Elaboración del contrato. Artículo 59. Perfeccionamiento del contrato. Artículo 60. Garantías contractuales. Artículo 61. Tipos de garantías contractuales. Artículo 62. Expediente contractual.
25 25 25 25 26 26 26 27 27
CAPÍTULO III – ETAPA DE EJECUCIÓN
27
Artículo 63. Asignación del interventor del contrato de egreso. Artículo 64. Acta de inicio. Artículo 65. Modificación al contrato. Artículo 66. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato. Artículo 67. Perfeccionamiento del otrosí y ajuste de garantías. Artículo 68. Suspensión del contrato. Artículo 69. Terminación anticipada del contrato.
27 28 28 29 29 29 30
CAPÍTULO IV – ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE
30
Artículo 70. Liquidación interna del contrato Artículo 71. Evaluación del proveedor. Artículo 72. Acta de liquidación y cierre.
30 30 31
TÍTULO III – CONTRATOS DE ADMINISTRACIÓN
32
CAPÍTULO I – ETAPA PRECONTRACTUAL
33
Artículo 73. Alcance de los contratos de administración. Artículo 74. Comodatos. Artículo 75. Análisis de necesidad.
33 33 33
CAPÍTULO II – ETAPA DE FORMALIZACIÓN
33
Artículo 76. Formalización de procesos contractuales. Artículo 77. Solicitud de formalización. Artículo 78. Elaboración del contrato. Artículo 79. Perfeccionamiento del contrato. Artículo 80. Expediente contractual.
33 33 34 34 34
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
5
CAPÍTULO III – ETAPA DE EJECUCIÓN
34
Artículo 81. Asignación del interventor del contrato de administración. Artículo 82. Acta de inicio. Artículo 83. Modificación al contrato. Artículo 84. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato. Artículo 85. Perfeccionamiento del otrosí. Artículo 86. Suspensión del contrato. Artículo 87. Terminación anticipada del contrato de administración.
34 34 35 35 35 35 35
CAPÍTULO IV – ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE
36
Artículo 88. Liquidación y cierre de los contratos de administración.
36
TÍTULO IV – CONTRATOS DE INGRESO
37
CAPÍTULO I – ETAPA PRECONTRACTUAL
38
Artículo 89. Construcción de la propuesta técnica y financiera. Artículo 90. Participación en convocatorias públicas y privadas. Artículo 91. Seriedad de la oferta. Artículo 92. Aprobación y presentación de propuestas.
38 38 38 38
CAPÍTULO II – ETAPA DE FORMALIZACIÓN
39
Artículo 93. Formalización de procesos contractuales de ingreso. Artículo 94. Formalización a través de contrato con minuta propia. Artículo 95. Formalización a través de contrato con minuta del contratante. Artículo 96. Solicitud de formalización de contratos con minuta del contratante. Artículo 97. Perfeccionamiento del contrato. Artículo 98. Garantías de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual. Artículo 99. Expediente contractual.
39 39 39 39 40 40 40
CAPÍTULO III – ETAPA DE EJECUCIÓN
40
Artículo 100. Asignación del interventor del contrato de ingreso. Artículo 101. Acta de inicio. Artículo 102. Modificación al contrato de ingreso. Artículo 103. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato de ingreso. Artículo 104. Perfeccionamiento del otrosí y ajuste de garantías. Artículo 105. Suspensión y terminación anticipada del contrato de ingreso.
40 41 41 42 42 42
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
6
CAPÍTULO IV – ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE
42
Artículo 106. Liquidación interna del contrato de ingreso. Artículo 107. Acta de liquidación y cierre.
42 43
TÍTULO V – CONTRATOS DE ASOCIACIÓN
44
CAPÍTULO I – ETAPA PRECONTRACTUAL
45
Artículo 108. Construcción de la propuesta técnica y financiera. Artículo 109. Aprobación y presentación de propuestas. Artículo 110. Propuestas para celebrar convenios de cooperación. Artículo 111. Propuestas para celebrar convenios con recursos de obligatoriedades.
45 45 46 46
CAPÍTULO II – ETAPA DE FORMALIZACIÓN
46
Artículo 112. Formalización de procesos contractuales de asociación. Artículo 113. Solicitud de revisión o elaboración del contrato de asociación. Artículo 114. Perfeccionamiento del contrato de asociación. Artículo 115. Garantías de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual. Artículo 116. Expediente contractual.
46 46 47 47 47
CAPÍTULO III – ETAPA DE EJECUCIÓN
47
Artículo 117. Actividades previas a la ejecución de los contratos de asociación. Artículo 118. Asignación del interventor del contrato de asociación. Artículo 119. Acta de inicio. Artículo 120. Modificación al contrato de asociación. Artículo 121. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato de asociación. Artículo 122. Perfeccionamiento del otrosí y ajuste de garantías. Artículo 123. Suspensión y terminación anticipada del contrato de asociación.
CAPÍTULO IV – ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE
47 47 48 48 49 49 49
49
Artículo 124. Liquidación del contrato de asociación. Artículo 125. Actividades finales para el cierre del contrato de asociación. Artículo 126. Liquidación interna del contrato de asociación.
49 50 50
TÍTULO VI – DISPOSICIONES FINALES
51
CAPÍTULO ÚNICO – GESTIÓN DOCUMENTAL, VIGENCIA Y DEROGATORIAS
Artículo 127. Gestión documental de los procesos contractuales. Artículo 128. Vigencia y derogatorias.
52
52 52
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
7
TÍTULO I
De la Contratación en General Hoy y mañana contigo
CAPÍTULO I DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN Artículo 1. Objeto. El presente Manual tiene por objeto definir las reglas que regirán la contratación de COMFENALCO ANTIOQUIA, asegurando la transparencia en las actuaciones de sus empleados, el cumplimiento de las obligaciones de las partes contractuales y la correcta ejecución de todos los contratos y demás actos jurídicos que la Corporación suscriba.
Artículo 2. Alcance. Este Manual aplica a todos los procesos de contratación que requiera COMFENALCO ANTIOQUIA para la adquisición y enajenación de bienes o de servicios, así como para las asociaciones con terceros (personas naturales o jurídicas, estas últimas de carácter público o privado) y en general, todo acto jurídico que celebre en cumplimiento de su objeto social. Se excluye del presente Manual la contratación laboral, la cual se regirá por los procedimientos establecidos por el Departamento de Gestión Humana de La Caja.
Artículo 3. Objetivos. Son objetivos del Manual de Contratación de COMFENALCO ANTIOQUIA los siguientes: a) Integrar en un solo marco normativo los diferentes aspectos que regulan la forma como la
b)
c)
d) e)
f)
Corporación se relaciona y obliga jurídicamente con terceros en calidad de contratante, contratista, asociado y aliado estratégico o comercial. Establecer reglas y directrices de obligatorio cumplimiento para todos los actores que participan en las diferentes etapas de los procesos de contratación que adelante la Corporación. Determinar los roles y responsabilidades asociadas a aquellos que intervienen en la estructuración, formalización, ejecución, liquidación y cierre de los diferentes procesos de contratación. Asegurar la legalidad, eficiencia y oportunidad en la gestión de todos los contratos y actos jurídicos que realice la Corporación. Brindar herramientas gerenciales y de control para lograr que los procesos de contratación estén orientados a la protección jurídica de la Corporación y de sus Representantes Legales, así como a su sostenibilidad financiera y al cumplimiento de sus compromisos con la población afiliada, los entes de vigilancia y control, los contratantes, aliados, asociados, contratistas y demás grupos de interés. Asegurar el desarrollo de un modelo de contratación integral e integrado.
Artículo 4. Revisión y reglamentación. Corresponde a la Secretaría General de La Caja, por delegación expresa del Consejo Directivo y la Dirección, revisar y actualizar periódicamente el Manual de Contratación de COMFENALCO ANTIOQUIA, así como definir su reglamentación a través de procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que permitan el control y la correcta aplicación de sus contenidos.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
9
Artículo 5. Interpretación.
Artículo 9. Objeto social.
La Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA será la instancia encargada de impartir los conceptos y generar las aclaraciones que sean requeridas frente a las disposiciones del Manual de Contratación y su reglamentación.
Entiéndase por objeto social, todas aquellas actividades que COMFENALCO ANTIOQUIA puede realizar en el marco de sus estatutos y de la normatividad vigente. El objeto de toda la contratación debe ser concordante con el objeto social de La Caja.
Artículo 6. Divulgación.
Artículo 10. Régimen de contratación.
El Manual de Contratación estará a disposición de todos los grupos de interés en la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA y será divulgado a través de la página web www.comfenalcoantioquia.com, el Sistema de Gestión Integral y la Intranet Corporativa.
El régimen de contratación de COMFENALCO ANTIOQUIA es de derecho privado, y en consecuencia, sus actuaciones se regirán por las normas generales del derecho civil y comercial, en concordancia con las disposiciones especiales del Sistema del Subsidio Familiar y aquellas que regulan las actividades que desarrolla en el marco de su objeto social, y finalmente, por lo contenido en cada acto jurídico que en virtud de su formalización se convierte en ley para las partes.
Artículo 7. Vigencia. Para todos los efectos, el presente Manual rige a partir del 29 de julio del 2015, fecha de aprobación del Acta 899 por parte del Consejo Directivo.
CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES Artículo 8. Naturaleza Jurídica. La Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA, es una persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, organizada como corporación en la forma prevista en el Código Civil, que cumple funciones de seguridad social y se encuentra sometida al control y vigilancia en la forma establecida por la Ley.
Los contratos que se celebren con entidades estatales se regirán por lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás normas que lo modifican o complementan. En el evento de que la entidad estatal no se encuentre sometida a dicho Estatuto, se regirán por las normas que le apliquen de acuerdo con su naturaleza.
Artículo 11. Requisitos generales para contratar. COMFENALCO ANTIOQUIA puede realizar cualquier negocio jurídico posible a través de su representante legal principal o suplentes o de los apoderados designados por éstos, en atención a las atribuciones definidas por la Asamblea General de Afiliados y sin
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
10
que en ningún caso se exceda el alcance del objeto social de La Caja o el marco normativo general y especial aplicable.
Corresponde a la Secretaría General asegurar para cada situación quién actuará como representante legal para la suscripción del contrato.
Artículo 12. Facultades para comprometer a La Caja.
Artículo 13. Limitaciones para contratar en razón de la cuantía.
En nombre y representación de la Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA solo podrán contratar:
El Representante Legal o su equivalente, están autorizados para celebrar contratos en forma autónoma hasta la cuantía autorizada por la Asamblea General de Afiliados. Toda propuesta de negocio jurídico que supere dicho valor, requiere para su formalización la autorización previa del Consejo Directivo de La Caja.
a) El Director Administrativo. Como Representante Legal, es la persona facultada para contratar, y en consecuencia, comprometer a nombre de la Corporación su responsabilidad. b) Los Directores Administrativos Suplentes. Como Representantes Legales Suplentes, en caso de ausencias temporales o absolutas del Director Administrativo, podrán celebrar contratos asumiendo la representación en orden consecutivo y con las mismas condiciones señaladas para el principal. Se consideran como ausencias temporales del Director Administrativo las licencias remuneradas, las licencias no remuneradas, las vacaciones y la incapacidad física temporal. Como ausencias absolutas, su muerte, su renuncia y la incapacidad física permanente. c) Apoderado General. Es la persona autorizada mediante poder general otorgado por escritura pública para realizar algunas funciones de competencia del Representante Legal dentro del límite de sus atribuciones legales y estatutarias.
Anualmente la Asamblea General de Afiliados de la Corporación determinará los límites para contratar en razón de la cuantía.
Artículo 14. Limitaciones para contratar en razón del objeto social. El Representante Legal o su equivalente, únicamente podrán contratar lo que se encuentre autorizado dentro del objeto social de la Corporación, de acuerdo con los estatutos y las normas vigentes que le son aplicables.
Artículo 15. Limitaciones legales para contratar. La Corporación tiene prohibido, salvo que se haga para el pago del subsidio familiar o en virtud de autorización expresa de la ley, facilitar, ceder, dar en préstamo o entregar a título gratuito o a precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona jurídica o natural.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
11
Igualmente, tiene prohibido celebrar contratos con las personas naturales o jurídicas que se encuentren i n c u rs a s e n l a s ca u s a le s d e i n h a b i l i d a d , incompatibilidad o conflicto de interés, salvo las excepciones consagradas en las normas vigentes que le son aplicables.
Artículo 16. Viabilidad de los contratos. Por regla general, todo contrato de COMFENALCO ANTIOQUIA, previo a su suscripción por parte del Representante Legal o su equivalente, deberá tener visto bueno técnico, financiero y jurídico, del cual se dejará constancia en el sistema de información y en la correspondiente hoja de ruta. El visto bueno técnico, financiero y jurídico, así como el registro de la evaluación en el sistema de información, también serán requisitos previos para la presentación de las propuestas de negocio que realice la Corporación a terceros. Lo anterior, entendiendo que dichas propuestas comprometen la posición jurídica de La Caja. La aprobación técnica de la propuesta de negocio y del respectivo contrato, corresponderá al responsable del área que adelante el proceso de contratación. Cuando varias áreas participen en la etapa precontractual, de común acuerdo, deberán nombrar un líder quien será responsable de dar el visto bueno técnico. La aprobación financiera corresponderá al personal asignado para tal fin por el Departamento de Proyecciones Financieras de La Caja. La aprobación jurídica corresponderá al Secretario General, Jefe del Departamento Jurídico o al Consultor de Procesos Jurídicos según sea el caso.
CAPÍTULO III RÉGIMEN DE COMPORTAMIENTO Artículo 17. Política general de contratación. Las decisiones y conductas en todo proceso de contratación que adelante COMFENALCO ANTIOQUIA deberán estar siempre soportadas en la ley, en las buenas prácticas, en los acuerdos suscritos y en las normas que definen el marco interno de actuación. Los empleados tienen el deber de administrar siempre las relaciones contractuales de una forma transparente, responsable y eficiente, velando por el cumplimiento de los compromisos adquiridos por La Caja y exigiendo los derechos que los contratos le han otorgado. En COMFENALCO ANTIOQUIA queda proscrito todo comportamiento o actuación contraria a la ley y el orden público, las buenas costumbres, o que implique el ejercicio abusivo del poder para obtener el beneficio propio o de terceros.
Artículo 18. Principios de la contratación. La contratación en COMFENALCO ANTIOQUIA se orientará bajo los principios de legalidad, buena fe, transparencia, economía, equidad, confidencialidad, responsabilidad, autocontrol, autorregulación y autogestión.
Artículo 19. Inhabilidades e incompatibilidades. De conformidad con el Decreto 2463 de 1981, Artículo 6º, los miembros del Consejo Directivo, revisores fiscales y funcionarios de COMFENALCO ANTIOQUIA
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
12
no podrán, durante el ejercicio de sus funciones, ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, en relación con La Caja: a) Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona contrato o acto alguno. b) Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por la entidad a la cual sirven o han servido o se trate del cobro de prestaciones y salarios propios. c) Prestar servicios profesionales. d) Intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que hubieren conocido o adelantado durante su vinculación. Las anteriores prohibiciones se extienden a las sociedades de personas, limitadas y de hecho de que el funcionario o su cónyuge hagan parte y a las anónimas y comanditarias por acciones en que conjunta o separadamente tengan más del cuarenta por ciento (40%) del capital social.
Artículo 20. Extensión de las inhabilidades e incompatibilidades. De conformidad con el Decreto 2463 de 1981, Artículo 7º, el cónyuge, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil de los funcionarios a que se refiere la disposición precedente, así como quienes con tales funcionarios tengan asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad de personas o limitada, quedan comprendidos dentro de las incompatibilidades contempladas en el artículo anterior.
Artículo 21. Excepciones al régimen de inhabilidades e incompatibilidades. De conformidad con el Decreto 2463 de 1981, Artículo 7º, se exceptúa la aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades cuando la contratación se realice por obligación legal o en condiciones comunes al público.
Artículo 22. Contravención al régimen de inhabilidades e incompatibilidades. De conformidad con el Decreto 2463 de 1981, Artículo 8º, constituye causal de nulidad la celebración de actos o contratos en contravención a los artículos 6 y 7 ibídem. Los funcionarios que en ellos intervengan o permitan su ejecución serán sancionados por la Caja con la pérdida del empleo, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pueda caber al infractor. La Caja deberá informar a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los diez (10) días siguientes al conocimiento del hecho, su ocurrencia y la determinación adoptada.
Artículo 23. Conflictos de interés. Constituye conflicto de interés, toda situación o comportamiento en el cual los intereses personales de los miembros del Consejo Directivo, revisores fiscales y funcionarios de COMFENALCO ANTIOQUIA, o de terceros, estén o puedan llegar a encontrarse enfrentados a los intereses de la Corporación y en particular a la correcta aplicación de los recursos del Sistema.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
13
Para la denuncia, trámite y resolución de los conflictos de interés, deberá remitirse al Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo de COMFENALCO ANTIOQUIA.
Artículo 24. Manejo especial de los conflictos de interés. De conformidad con la Ley 789 de 2002, Artículo 23, es deber del Representante Legal de La Caja o sus entidades vinculadas, informar al Consejo Directivo aquellos casos en los cuales él o un administrador, miembro del Consejo Directivo, socio o asociado, revisores fiscales, tenga parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, con las personas que se relacionan a continuación: a) Los socios, asociados o de personas jurídicas que hagan parte de la red de servicios contratadas directa o indirectamente por la entidad o de las entidades vinculadas por razón de inversiones de capital. b) Los contratistas personas naturales y los socios o asociados de personas jurídicas con quienes la entidad o sus entidades vinculadas celebren cualquier tipo de contrato o convenio dentro del marco de la operación del régimen. c) Los socios, asociados o de personas jurídicas receptoras de recursos de capital de la entidad o entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita.
contratación o auditoria y la entidad deberá celebrarlos siempre y cuando éstos proponentes se encuentren en condiciones de igualdad con las demás ofertas o ser la mejor opción del mercado. El Representante Legal de La Caja deberá informar a los trabajadores de la entidad o entidades vinculadas sobre el contenido de la presente disposición y adoptar las medidas correspondientes tendientes a garantizar la periodicidad de esta información. En particular, esta deberá ser una cláusula en los diferentes contratos que celebren La Caja o entidades vinculadas, para garantizar por parte de terceros el suministro de la información.
Artículo 25. Régimen de consecuencias. Cada empleado de COMFENALCO ANTIOQUIA es responsable de todas sus actuaciones dentro de las etapas del proceso de contratación, y en todo caso, cuando en La Caja se presente un detrimento patrimonial o se viera obligada a resarcir un perjuicio a un tercero en virtud de dichas actuaciones, la Corporación tomará las medidas administrativas, disciplinarias, financieras y legales a que hubiere lugar. Corresponde al Departamento de Gestión Humana definir el esquema de consecuencias disciplinarias aplicables al incumplimiento de las disposiciones legales asociadas a la contratación de la Caja de Compensación Familiar, del presente Manual y de la reglamentación que en esta materia se expida.
En estos casos el Representante Legal o la persona que tenga uno de los vínculos anteriores deberá abstenerse de participar en los procesos de selección,
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
14
CAPÍTULO IV TIPOS DE CONTRATOS, CUANTÍAS Y ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN Artículo 26. Contratos de egreso y administración. La contratación de egreso y administración implica la aplicación de políticas y procedimientos definidos por COMFENALCO ANTIOQUIA para la celebración, ejecución y control de los contratos necesarios para el abastecimiento de bienes y servicios, impliquen o no una erogación.
Artículo 27. Contratos de ingreso y asociación. La contratación de ingreso y asociación implica la aplicación de políticas y procedimientos definidos por COMFENALCO ANTIOQUIA para la celebración, ejecución y control de los contratos que generan ingresos a través de la prestación de servicios o de aquellos que le permiten asociarse con terceros para lograr el cumplimiento de fines comunes.
Artículo 28. Cuantías para los procedimientos de contratación. Para efecto de determinar el procedimiento aplicable en las etapas del proceso contractual, se deberá tener en consideración los siguientes rangos:
b) Menor Cuantía. Cuando el contrato tenga valor inicial superior a cincuenta (50) y hasta dos mil (2.000) SMLMV. c) Mayor Cuantía. Cuando el contrato tenga valor inicial superior a dos mil (2.000) SMLMV. Cuando por la característica del contrato a celebrar, la cuantía inicial sea indeterminada pero determinable, se deberá dejar constancia en el expediente del proceso contractual el valor estimado con base en el cual se identificó el trámite aplicable.
Artículo 29. Etapas de la contratación. El proceso de contratación se ha diseñado para brindar las condiciones administrativas, financieras, jurídicas y técnicas requeridas por COMFENALCO ANTIOQUIA en el giro ordinario de sus negocios. La contratación, entendida como proceso organizacional, se desarrolla a través de un ciclo de actividades ordenadas en forma lógica a través de las etapas (1) precontractual, (2) de formalización, (3) ejecución y seguimiento, (4) liquidación y cierre, para los contratos de ingreso, asociación, egreso y administración. C o r re s p o n d e a t o d o s lo s e m p le a d o s co n responsabilidades en las diferentes etapas de la contratación, aplicar y velar siempre por el cumplimiento de las disposiciones legales asociadas a la contratación de la Caja de Compensación Familiar, del presente Manual y de la reglamentación que en esta materia se expida.
a) Mínima Cuantía. Cuando el contrato tenga valor inicial entre cero (0) y hasta cincuenta (50) SMLMV.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
15
CAPÍTULO V ROLES Y RESPONSABILIDADES GENERALES EN LA CONTRATACIÓN Artículo 30. Roles y responsabilidades generales en los contratos de egreso. Corresponde al Departamento de Logística y Abastecimiento asegurar la etapa precontractual del proceso de contratación del egreso, incluida la aprobación del Consejo Directivo y la aprobación o información a la Superintendencia del Subsidio Familiar cuando se trate de la compra o arrendamiento de bienes inmuebles en atención al régimen de autorización general y previa, al Departamento Jurídico la etapa de formalización, y a las áreas o sedes solicitantes del bien o servicio adquirido, el control a la ejecución del contrato por parte del contratista, así como su evaluación en los términos descritos en los procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que se expidan. La Secretaría General será responsable de construir, actualizar, divulgar y configurar en el sistema de información la matriz de roles y responsabilidades para todas las etapas del proceso de contratación de egreso.
Artículo 31. Roles y responsabilidades generales en los contratos de administración. Corresponde al Departamento Jurídico asegurar las etapas precontractual y de formalización del proceso
de contratación de administración, y las áreas solicitantes el control a la ejecución del contrato en los términos descritos en los procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que se expidan. La Secretaría General será responsable de construir, actualizar, divulgar y configurar en el sistema de información la matriz de roles y responsabilidades para todas las etapas del proceso de contratación de administración.
Artículo 32. Roles y responsabilidades generales en los contratos de ingreso. Corresponde a los Departamentos adscritos a las Gerencias de Servicios Sociales, Inmobiliaria y Comercial, así como a la Coordinación del Centro de Cotizaciones y las Gerencias Regionales, asegurar la etapa precontractual del proceso de contratación del ingreso, al Departamento Jurídico la etapa de formalización, y a las áreas o sedes prestadoras del servicio el control a la ejecución del contrato por parte de COMFENALCO ANTIOQUIA y del cliente. Cuando el proceso de contratación del ingreso tenga por objeto la venta o arrendamiento de activos de la Corporación, corresponde al Departamento de Logística y Abastecimiento asegurar la etapa precontractual del proceso de contratación, incluida la aprobación del Consejo Directivo y la aprobación o información a la Superintendencia del Subsidio Familiar cuando la venta o arrendamiento sea de bienes inmuebles en atención al régimen de autorización general y previa, así como la etapa de ejecución del contrato por parte de COMFENALCO ANTIOQUIA y del vendedor o arrendador según el caso.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
16
La venta activos debe ser un proceso compartido entre la Gerencia Administrativa y Financiera y la Secretaría General previo protocolo de autorización del Consejo Directivo. Lo anterior, en los términos descritos en los procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que se expidan. La Secretaría General será responsable de construir, actualizar, divulgar y configurar en el sistema de información la matriz de roles y responsabilidades para todas las etapas del proceso de contratación del ingreso.
Artículo 33. Roles y responsabilidades generales en los contratos de asociación. Corresponde a los Departamentos adscritos a las Gerencias de Servicios Sociales, Inmobiliaria y Comercial, así como a la Coordinación de Cotizaciones y las Gerencias Regionales, asegurar la etapa precontractual del proceso de contratación de asociación, al Departamento Jurídico la etapa de formalización, y a las áreas definidas como responsables la ejecución por parte de COMFENALCO ANTIOQUIA, del aliado o asociado y de los proveedores contratados para el cumplimiento del objeto y las obligaciones derivadas del contrato. Lo anterior, en los términos descritos en los procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que se expidan. La Secretaría General será responsable de construir, actualizar, divulgar y configurar en el sistema de información la matriz de roles y responsabilidades
para todas las etapas del proceso de contratación de asociación.
CAPÍTULO VI MODELO DE CONTRATACIÓN Artículo 34. Adopción del modelo de contratación. Por medio del presente Manual, COMFENALCO ANTIOQUIA adopta su modelo de contratación bajo los principios generales enunciados en este documento y el cual responde al conjunto de elementos del Sistema de Gestión de La Caja, que desarrollados y organizados en forma estructurada e integral permiten a la Corporación administrar los diferentes acuerdos de voluntades que requiere para la adquisición, uso o enajenación de bienes y servicios, y para asociarse con terceros (personas naturales o jurídicas, estas últimas de carácter público o privado) en cumplimiento del objeto corporativo de La Caja.
Artículo 35. Naturaleza del modelo. El modelo se fundamenta en la naturaleza de la contratación que realiza COMFENALCO ANTIOQUIA y su posición dentro de los acuerdos de voluntades que suscribe, bien sea en su calidad de contratante, contratista, asociado, aliado estratégico o comercial.
Artículo 36. Elementos del modelo. Los elementos del modelo de contratación de COMFENALCO ANTIOQUIA son:
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
17
a) Procesos. Políticas, procedimientos e instructivos definidos para la identificación de necesidades o el análisis de viabilidad de oportunidades, formalización, ejecución y seguimiento, liquidación y cierre de las relaciones civiles y comerciales de la Corporación. b) Tecnología. Requerimientos funcionales y no funcionales, implementación, puesta en marcha y soporte posterior a la salida en vivo del módulo SAP de Contratación. c) Personas. Actores del modelo necesarios para la gestión de los procesos de contratación, con roles y responsabilidades definidas, perfiles, planes de formación y entrenamiento, y la gestión del cambio necesaria para la inmersión del modelo en la cultura de la Corporación. d) Infraestructura. Evaluación de las necesidades de espacios físicos requeridos para la ejecución de los procesos de contratación. e) Métrica. Definición de indicadores, reportes y alertas para el mejoramiento del modelo.
Artículo 37. Administración del modelo. Corresponde a la Secretaría General de La Caja, por delegación expresa del Comité Directivo, la administración de los elementos del modelo de contratación. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades propias que cada área tiene frente a sus procesos y que tienen impacto en el desempeño del modelo.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
18
TÍTULO II
Contratos de Egreso Hoy y mañana contigo
CAPÍTULO I ETAPA PRECONTRACTUAL Artículo 38. Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta gerencial de planificación contractual, integrada con el presupuesto de egresos y el plan de inversiones aprobados por el Consejo Directivo, que permite mejorar la gestión de las necesidades de adquisición de bienes y servicios que requiere la Corporación, facilitando el uso racional y estratégico de los recursos de La Caja. Los procesos de adquisición registrados en el Plan son un marco de referencia para La Caja. Corresponde al Departamento de Logística y Abastecimiento el diseño, configuración en el sistema de información, implementación progresiva, control y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones.
Artículo 39. Constancia de Disponibilidad Presupuestal. Previo al inicio de un proceso contractual de egreso de mínima cuantía con solicitud de formalización, menor y mayor cuantía, el Departamento de Proyecciones Financieras verificará el diligenciamiento en el sistema de información de la Constancia de Disponibilidad Presupuestal (CDP) por parte del área requirente. La atribución para la aprobación de la CDP corresponde a lo definido en el manual de autorizaciones y aprobaciones de COMFENALCO ANTIOQUIA.
Artículo 40. Régimen de autorización general y de autorización previa. Al inicio de todo proceso de contratación del egreso, el Departamento de Logística y Abastecimiento deberá verificar el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar sobre planes, programas, proyectos y negociación de bienes inmuebles sometidos a las modalidades de autorización general y autorización previa. Los planes, programas y proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización general, y en consecuencia los contratos de egreso asociados a los mismos, podrán ser ejecutados por COMFENALCO ANTIOQUIA una vez sean aprobados por el Consejo Directivo y cumplan con los requisitos y documentación exigida para el desarrollo de los mismos. Los planes, programas y proyectos de inversión sometidos al régimen de autorización previa, y en consecuencia los contratos de egreso asociados a los mismos, deberán obtener aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar para ser ejecutados por COMFENALCO ANTIOQUIA. Para efectos de negociación de bienes inmuebles, se requiere aprobación del Consejo Directivo y el cumplimiento del trámite según aplique la modalidad d e a u t o r i z a c i ó n g e n e r a l o p re v i a s e g ú n reglamentación que sobre el particular expida la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
20
Artículo 41. Autorizaciones y aprobaciones.
El Comité cumplirá las siguientes funciones:
Corresponde al Director Administrativo otorgar, para efectos meramente administrativos y del ámbito interno de la Corporación, atribuciones para ordenar el gasto e inversión. Dichas atribuciones no facultan a los autorizados bajo ninguna circunstancia para celebrar o suscribir ningún tipo de acto jurídico o administrativo en representación de COMFENALCO ANTIOQUIA.
a) Priorizar la contratación según las necesidades y los recursos financieros disponibles, de acuerdo con el presupuesto y el plan de inversiones de la respectiva vigencia.
Corresponde a la Secretaría General reglamentar los niveles, límites y formalidades de las autorizaciones otorgadas por el Director Administrativo.
Artículo 42. Comité de Adquisiciones. Conformado por el Gerente Administrativo y Financiero, el Secretario General o en quien delegue, los Jefes de los Departamentos de Tesorería y de Logística y Abastecimiento, el Comité de Adquisiciones de COMFENALCO ANTIOQUIA es responsable de la selección de proveedores y adjudicación de contratos cuya cuantía sea superior a 500 y hasta 2.000 SMLMV, así como de someter a consideración del Consejo Directivo los procesos contractuales que superen los 2.000 SMLMV. El Comité es una instancia constituida para contribuir al correcto uso de los recursos financieros de La Caja, asegurando razonablemente la sincronización de la ejecución presupuestal, incremento en la capacidad de negociación, planificación de las compras de bienes y servicios, y el adecuado flujo efectivo de caja, procurando optimizar los recursos, mejorar las condiciones económicas y de calidad para la empresa, garantizando el flujo constante de las operaciones.
b) Aprobar o rechazar las solicitudes de adquisiciones de bienes y servicios de las cuales tenga conocimiento en razón de la modalidad o cuantía del futuro negocio jurídico. Corresponde al Comité de Adquisiciones conocer y decidir sobre las solicitudes de contratación directas, según las excepciones a la modalidad de selección objetiva plasmadas en el presente documento. c) Dejar constancia en actas de las decisiones adoptadas. d) Definir los grupos de compras que serán abordados en el Comité y los montos. e) Establecer los montos a partir de los cuales se realiza la selección objetiva por evaluación de oferentes. Corresponde al Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento definir cronograma de las reuniones ordinarias para la respectiva anualidad, programar sesiones extraordinarias en caso de ser necesario, ejercer la secretaría del Comité, elaborar y someter a aprobación las actas, obtener y tramitar documentos soportes para presentar, elaborar y presentar resúmenes ejecutivos a solicitud del Comité de Dirección, preparar la agenda y las demás que el Comité defina.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
21
Artículo 43. Modalidades de selección de proveedores. La regla general para la selección de proveedores de COMFENALCO ANTIOQUIA es la modalidad de evaluación de oferentes, salvo que el contrato a celebrar se encuentre en las excepciones previstas en el presente Manual.
Artículo 44. Selección objetiva. La selección objetiva de proveedores, en atención a la cuantía del negocio jurídico a celebrarse, podrá ser por cotización, por evaluación de oferentes con invitación directa o por evaluación de oferentes con publicación en la página Web. a) Selección objetiva por cotización. Aplica para procesos contractuales del egreso de mínima cuantía y de menor cuantía hasta 500 SMLMV, y la aprobación de la contratación será de acuerdo con el cuadro atribuciones para ordenar el gasto e inversión. b) Selección objetiva por evaluación de oferentes con invitación directa. Aplica para procesos contractuales de menor cuantía entre 500 y 1.000 SMLMV, y la aprobación de la contratación corresponde al Comité de Adquisiciones. c) Selección objetiva por evaluación de oferentes con publicación en Web. Aplica para procesos contractuales de menor cuantía superiores a 1.000 SMLMV, la aprobación de la contratación corresponde al Comité de Adquisiciones hasta 2.000 SMLMV y al Consejo Directivo de 2.000 SMLMV en adelante.
Corresponde a la Secretaría General y al Departamento de Logística y Abastecimiento, por delegación expresa del Consejo Directivo y la Dirección, definir, actualizar y divulgar la reglamentación de la modalidad de selección objetiva de proveedores a través de procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que permitan el control y su correcta aplicación.
Artículo 45. Acta de negociación. Finalizado el proceso de selección objetiva, COMFENALCO ANTIOQUIA convocará al oferente con mayor puntaje para negociar las condiciones técnicas, económicas y demás aspectos que considere necesarios con el fin de llegar a un acuerdo final. De los acuerdos realizados se dejará constancia en un acta de negociación que deberá ser suscrita por el representante legal del oferente y el Jefe del Departamento de Logística y Abastecimiento de COMFENALCO ANTIOQUIA. Este documento será parte integral del futuro contrato y primará sobre el documento de referencia utilizado en el proceso de selección y la oferta del proponente.
Artículo 46. Selección directa. Por excepción, la Corporación podrá contratar de manera directa en los siguientes casos: a) Servicios profesionales, asesoría, consultoría, capacitación, artísticos y culturales que se deban contratar con determinada persona natural o jurídica en atención a sus calidades.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
22
b) Empréstitos, productos, fiducias y demás contratos financieros especializados. c) Subcontratación de bienes o servicios con recursos de terceros. d) Bienes o servicios que sólo pueden ser suministrados por determinada persona natural o jurídica. e) Eventos calificados como urgencia manifiesta que afecten directamente y de forma inmediata la prestación del servicio. f) En razón de circunstancias especiales de oportunidad de mercado, confidencialidad o de estrategia de negocio. g) Ampliación o renovación de plataforma tecnológica cuando se requiera la continuidad del proveedor o producto, servicios de tecnología exclusivos, renovación de licencias de software, soporte y mantenimiento, todo debidamente justificado por el Departamento de Informática de la Corporación. h) Mantenimiento y soporte de bienes que deba ser realizado por el proveedor de los mismos. i) Compra y arrendamiento de bienes inmuebles. j) Contratos de corretaje sobre bienes inmuebles.
misionales, siempre que no superen las horas mensuales y se ajusten a las tarifas definidas para cada tipo de servicio. Corresponde a la Secretaría General, por delegación expresa del Consejo Directivo y la Dirección, aprobar los casos de contratación directa que se presenten dejando constancia en acta que será parte integral del archivo del contrato. Igualmente, deberá definir, actualizar y divulgar la reglamentación de la modalidad de selección directa a través de procedimientos, guías, instructivos, formatos y demás documentos complementarios que permitan el control y su correcta aplicación.
Artículo 47. Acta de selección directa. En los casos de selección directa de proveedores para contratos de menor y mayor cuantía, el área que requiere la contratación es responsable de someter a consideración del Comité de Adquisiciones las razones que motivan el uso de esta modalidad. Aprobada la contratación directa, y previo a la formalización del contrato, el área interesada deberá elaborar y suscribir un acta de selección directa donde consten los antecedentes de la necesidad, la justificación de la modalidad y el proveedor seleccionado. El acta de selección directa deberá ser re m i t i d a a l D e p a r ta m e n to d e L o g í st i ca y Abastecimiento junto con los demás documentos requeridos para dar inicio a la etapa de formalización del contrato.
k) Adquisición de pólizas de seguros en todos los ramos que ofrece el mercado asegurador.
Artículo 48. Base de datos de proveedores.
l) Trabajadores independientes que presten servicios calificados por COMFENALCO ANTIOQUIA como
Proveedor es la persona natural o jurídica habilitada en el sistema de información de COMFENALCO
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
23
ANTIOQUIA y que presta un servicio, entrega un bien o grupo de ellos o suministra materiales a cambio de una contraprestación económica dentro de un marco de un acuerdo de voluntades. La base de datos única de proveedores de COMFENALCO ANTIOQUIA tiene por objeto asegurar que La Caja cuenta con un número óptimo de proveedores de servicios y de insumos. Para la suscripción y ejecución de cualquier tipo de contrato de egreso, el proveedor debe estar habilitado previamente en la base de datos y para estar habilitado, debe cumplir con los requisitos definidos por la Corporación. La base de datos de proveedores es responsabilidad del Departamento de Logística y Abastecimiento.
Artículo 49. Habilitación de proveedores para contratar. COMFENALCO ANTIOQUIA se abstendrá de celebrar cualquier tipo contrato con proveedores que no cumplan con los requisitos exigidos para cada proceso de contratación, que no estén debidamente habilitados en la base de datos, que se encuentren inmersos en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés descritas en el presente documento, que se encuentren sancionados, que se encuentren vinculados a listas restrictivas o que no cumplan con la normatividad vigente aplicable.
Artículo 50. Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés. La declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés es obligatoria para toda persona
natural o jurídica que tenga la intención de celebrar cualquier tipo de acuerdo contractual con COMFENALCO ANTIOQUIA. La persona que firma la declaratoria a nombre propio o en la calidad de representante legal de una persona jurídica, entenderá que es responsable de la veracidad y exactitud de la información suministrada para dar pleno cumplimiento a lo consagrado en el régimen legal inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés de las Cajas de Compensación Familiar. Todos los contratos elaborados por la Corporación deberán incluir una cláusula que obligue al proveedor a notificar cualquier circunstancia que genere una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés durante la ejecución, liquidación y cierre de la relación contractual. Sobre el particular, corresponde a la Secretaría General determinar las medidas a tomar a fin de subsanar la situación sobreviniente.
Artículo 51. Contratos de outsourcing. La contratación para prestación de servicios bajo la modalidad de outsourcing deberá contar previamente con la aprobación del Departamento de Gestión Humana de COMFENALCO ANTIOQUIA a fin de administrar los riesgos legales que la misma pueda generar.
Artículo 52. Notificación a los proveedores. El proveedor seleccionado y habilitado en el sistema de información deberá ser notificado de la decisión de contratarlo e informarle sobre el trámite para la formalización de su contrato. Igualmente se deberá notificar a los oferentes no seleccionados agradeciendo su participación en el proceso.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
24
Notificado el proveedor, el Departamento de Logística y Abastecimiento adelantará el trámite de formalización del acuerdo contractual con el Departamento Jurídico. Una vez formalizado en los términos del presente Manual, el área que requiere la contratación podrá dar inicio a la ejecución del contrato.
Artículo 53. Manual de proveedores. Corresponde a la Secretaría General y los Departamentos de Gestión Humana y Logística y Abastecimiento, por delegación expresa del Consejo Directivo y la Dirección, elaborar, actualizar y divulgar el Manual de Proveedores de COMFENALCO ANTIOQUIA.
CAPÍTULO II ETAPA DE FORMALIZACIÓN Artículo 54. Formalización de procesos contractuales de egreso. La formalización de los procesos contractuales de egreso que adelante COMFENALCO ANTIOQUIA, en atención a la cuantía del negocio jurídico, podrá ser por orden de compra o por contrato con plenas formalidades.
Artículo 55. Formalización a través de órdenes de compra. Las órdenes de compra, como mecanismo de formalización, solo aplican para procesos contractuales de mínima cuantía. Si la facturación
emitida por el proveedor durante la vigencia fiscal supera los 50 SMLMV, requerirá la suscripción de contrato con plenas formalidades. En este caso, se dejará constancia de este hecho en los considerandos del contrato y se exigirán los requisitos y garantías definidos para los contratos de menor y mayor cuantía. Corresponde al Departamento de Logística y Abastecimiento de COMFENALCO ANTIOQUIA el seguimiento y control al valor de las órdenes de compra a efectos de solicitar la formalización de aquellos casos en los cuales superen los 50 SMLMV.
Artículo 56. Formalización a través de contrato. El contrato, como mecanismo de formalización, aplica para todos los procesos contractuales de menor y mayor cuantía de COMFENALCO ANTIOQUIA. Igualmente, aplica para aquellos con valor indeterminado pero determinable y para los de mínima cuantía cuando por su objeto se considere necesario o por solicitud expresa del proveedor.
Artículo 57. Solicitud de formalización. La elaboración o revisión de todo contrato de egreso corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el Departamento de Logística y Abastecimiento deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización y remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y los soportes establecidos para cada tipo de contrato. Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización, el
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
25
cumplimiento de los requisitos precontractuales, el contenido de los soportes solicitados y el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá dar trámite al contrato.
Artículo 58. Elaboración del contrato. El contrato es un acto jurídico generador de derechos y obligaciones para las partes, por lo tanto, todos los contratos que celebre COMFENALCO ANTIOQUIA d e b e r á n co n sta r s i e m p re p o r e s c r i to . E l Representante Legal o su equivalente solo suscribirán aquellos contratos que cumplan con todos los requisitos definidos y que cuenten con los análisis y vistos buenos técnicos, financieros y jurídicos. Las estipulaciones de los contratos que celebre COMFENALCO ANTIOQUIA deberán estar enmarcadas dentro de las normas civiles, comerciales y aquellas especiales que le apliquen según los diferentes sectores de los cuales participa. En todo caso, en los contratos podrán incluirse las diferentes modalidades, condiciones y estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre y cuando éstas no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y los principios y reglas adoptadas en el Manual de Contratación de la Corporación. Los contratos de egreso que celebre COMFENALCO ANTIOQUIA deberán contener, como mínimo, el tipo de contrato, la identificación suficiente de las partes que intervienen, los elementos esenciales del contrato (objeto, plazo o vigencia, valor y forma de pago), indicación del régimen jurídico aplicable, el domicilio, las obligaciones de las partes, las especificaciones del servicio o material, cláusula de indemnidad, i n d i ca c i ó n d e l ré g i m e n d e i n h a b i l i d a d e s ,
incompatibilidades y conflictos de interés de la Caja de Compensación Familiar, disposiciones en materia laboral y de cumplimiento de la seguridad social, las causales de terminación del contrato y mecanismos para solución de controversias. A juicio de la Secretaria General, en cada caso, en los contratos que celebre la Corporación podrán incluirse disposiciones sobre garantías comerciales, garantías d e c u m p l i m i e n t o y re s p o n s a b i l i d a d c i v i l extracontractual (incluyendo su restablecimiento o ampliación), multas y cláusula penal, cláusulas excepcionales, confidencialidad, derechos de autor, hábeas data y protección de datos personales, prohibiciones a que haya lugar y las demás que se consideren necesarias a fin de brindar seguridad jurídica a COMFENALCO ANTIOQUIA.
Artículo 59. Perfeccionamiento del contrato. Los funcionarios de COMFENALCO ANTIOQUIA deberán abstenerse de iniciar la ejecución y cualquier t i p o d e re l a c i ó n co n p ro v e e d o re s s i n e l perfeccionamiento del correspondiente contrato. Se entiende como perfeccionado un contrato solamente cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes y las garantías solicitadas fueron aprobadas por la Secretaría General.
Artículo 60. Garantías contractuales. Los contratos que celebre COMFENALCO ANTIOQUIA como contratante deberán buscar la adecuada transferencia de riesgos a terceros. En cada caso, la Secretaría General deberá analizar los riesgos inherentes al futuro contrato para definir la necesidad
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
26
de solicitar garantías y el porcentaje de cobertura requerido.
civil extracontractual derivada de las acciones u omisiones del contratista y subcontratistas.
Corresponde a la Secretaría General la revisión de las garantías constituidas por los proveedores, realizando los requerimientos que considere necesarios para su ajuste, aprobando o rechazando dichas garantías en forma definitiva mediante acto motivado. En caso de suspensiones o modificaciones de los contratos con garantías, las mismas deberán reflejar dichas circunstancias.
Corresponde a la Secretaría General, por delegación expresa del Consejo Directivo y la Dirección, elaborar, actualizar y divulgar el reglamento de garantías contractuales.
Para efectos de definir la cobertura de las garantías en los contratos de cuantía indeterminada pero determinable, corresponde al Departamento de Logística y Abastecimiento definir el valor estimado de las futuras operaciones a realizar con el proveedor durante la vigencia del acuerdo contractual.
Artículo 62. Expediente contractual. Finalizada la etapa de formalización, los contratos en original, sus anexos, las garantías solicitadas y su documento de aprobación, así como los soportes de la etapa precontractual, deberán ser remitidos por la Secretaría General al Departamento de Logística y Abastecimiento para la apertura del respectivo expediente contractual.
La aprobación de las garantías exigidas es requisito previo para que se entienda como perfeccionado un contrato.
CAPÍTULO III ETAPA DE EJECUCIÓN
Artículo 61. Tipos de garantías contractuales.
Artículo 63. Asignación del interventor del contrato de egreso.
COMFENALCO ANTIOQUIA podrá solicitar a los oferentes y proveedores la constitución de una póliza de seguros, un patrimonio autónomo o una garantía bancaria para cubrir los riesgos inherentes al proceso de contratación.
Con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los derechos y obligaciones adquiridos por COMFENALCO ANTIOQUIA en sus relaciones contractuales, previo al inicio de la ejecución, se deberá asignar un responsable para la supervisión, coordinación y control de los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de una relación contractual, a partir de la firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidación y cierre, bajo la observación de las disposiciones legales, jurídicas y del régimen de contratación de la Corporación.
Las garantías exigidas deberán cubrir los posibles riesgos de incumplimiento en la presentación de ofertas en los procesos de selección objetiva y en la ejecución de las obligaciones surgidas a favor de COMFENALCO ANTIOQUIA, así como la responsabilidad
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
27
La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica designada por la Secretaría General de común acuerdo con el Gerente o Jefe de Departamento responsable de la ejecución del contrato. La asignación del interventor deberá ser registrada en el sistema de información y comunicada formalmente al funcionario o tercero seleccionado para tal responsabilidad. En las ausencias temporales o definitivas del interventor, o cuando existan fallas demostradas en el ejercicio de esta responsabilidad, se deberá asignar el contrato a otra persona de forma tal que las funciones de control permanezcan activas durante toda la relación contractual. Toda orden de compra y contrato de egreso tendrá un interventor y deberán desempeñar dicho rol con rigurosidad. Sin embargo, para efectos de seguimiento y control en el sistema de información solo serán asignados interventores para los contratos de menor y mayor cuantía. Dependiendo de la complejidad del contrato, podrán ser asignados varios interventores. En este caso, deberá ser nombrado un interventor líder y otros interventores concurrentes. De las actividades de coordinación, seguimiento y control que realice el interventor, deberá quedar registro en el sistema de información y en el expediente físico y magnético del respectivo contrato. Previo a la aceptación de cualquier factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor, el interventor del contrato o responsable de la orden de compra deberá verificar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de cotización al Sistema Integral de Seguridad Social, así como la calidad del bien o servicio adquirido y dejar registro en el sistema de información de su visto bueno para el pago.
Corresponde a la Secretaría General, por delegación expresa del Consejo Directivo y la Dirección, elaborar, actualizar y divulgar el Manual de Interventoría de COMFENALCO ANTIOQUIA.
Artículo 64. Acta de inicio. En los contratos de menor y mayor cuantía, una vez perfeccionados y asignado el interventor, las partes deberán dejar constancia del inicio de contrato mediante acta. El acta de inicio es parte integral del contrato y podrá ser suscrita por el interventor asignado mediante delegación del Representante Legal de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el interventor debe gestionar la firma del representante legal o apoderado del contratista según sea el caso, realizar el respectivo registro en el sistema de información y remitir el documento en original a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Artículo 65. Modificación al contrato. El contrato es ley para las partes, por lo tanto, las cláusulas pactadas son de obligatoria aplicación durante su vigencia y posteriormente si así se estipuló. Cualquier modificación que se requiera debe ser por escrito mediante otrosí. El interventor, atendiendo a la necesidad identificada de cambio en las condiciones del contrato, podrá s o l i c i ta r a l D e p a r ta m e n to d e L o g í st i ca y Abastecimiento la modificación del valor (adición o reajuste), tiempo (prórroga o terminación anticipada) y demás condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato o sus anexos.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
28
Previo al inicio del proceso de modificación, el Departamento de Logística y Abastecimiento deberá verificar lo siguiente: Ÿ La razonabilidad de la solicitud realizada por el interventor del contrato. Ÿ Para las modificaciones del valor que impliquen adición de recursos, el diligenciamiento en el sistema de información de la Constancia de Disponibilidad Presupuestal (CDP). En caso que el interventor no cuente con las atribuciones para ordenar el gasto según régimen de autorizaciones y aprobaciones, la CDP deberá ser diligenciado por su superior jerárquico. En los contratos de egreso, la adición de recursos no podrán exceder del cincuenta por ciento del valor para la respectiva vigencia contractual. Ÿ Para las modificaciones del plazo (prórrogas o terminación anticipada) que no se genere impacto económico para COMFENALCO ANTIOQUIA, salvo que se solicite modificar también el valor cumpliendo las condiciones antes definidas. Los contratos podrán prorrogarse previo acuerdo de las partes y por regla general no habrá lugar a prórrogas automáticas.
Artículo 66. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato. La elaboración o revisión de todo otrosí a los contratos de egreso corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el Departamento de Logística y Abastecimiento deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización, remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y los soportes establecidos.
Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización de la modificación, el cumplimiento de los requisitos y soportes, así como el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá a dar trámite al otrosí.
Artículo 67. Perfeccionamiento del otrosí y ajuste de garantías. El interventor y demás funcionarios que participen en la ejecución del contrato, deberán abstenerse de ejecutar cualquier modificación al mismo sin el perfeccionamiento del correspondiente otrosí. Se entiende como perfeccionado el otrosí solamente cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes y los ajustes (restablecimiento o ampliación) a las garantías otorgadas por el proveedor fueron aprobados por la Secretaría General. Finalizada la etapa de formalización de la modificación, el otrosí en original, sus anexos, las garantías ajustadas y su documento de aprobación, así como los soportes, deberán ser remitidos por la Secretaría General al Departamento de Logística y Abastecimiento para almacenamiento en el respectivo expediente contractual.
Artículo 68. Suspensión del contrato. COMFENALCO ANTIOQUIA y el contratista, podrán de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar la ejecución del mismo. La suspensión del contrato, siendo una medida excepcional, debe siempre formalizarse en un acta que deberá ser firmada por el interventor y el representante legal del contratista.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
29
En todo caso, la suspensión acordada por las partes no modifica la vigencia del contrato. Si se requiere modificación de la fecha de terminación, el interventor deberá agotar el trámite dispuesto para la formalización de otrosí.
Artículo 69. Terminación anticipada del contrato. Por regla general, los contratos terminan por el vencimiento del plazo pactado en sus cláusulas. Por excepción, los contratos podrán terminar por el mutuo consentimiento de las partes, el incumplimiento de las obligaciones o por la configuración de alguna causal consagrada en el acuerdo contractual. Cuando la causal de terminación sea el mutuo consentimiento de las partes, el interventor deberá registrar la novedad en el sistema de información, realizar liquidación del contrato, generar solicitud debidamente motivada a la Secretaría General, gestionar la suscripción del acta de liquidación y cierre, así como del documento de terminación bilateral. Estos documentos, en original, deben ser enviados a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato. Cuando la causal de terminación corresponda al incumplimiento de las obligaciones del contratista, el interventor del contrato deberá informar a la Secretaría General los hechos que configuran dicho incumplimiento para dar inicio a las valoraciones del caso, aplicar las sanciones legales y contractuales a que haya lugar, notificar a la compañía de seguros para efectos de una posible reclamación, e identificarlo de la base de datos única de proveedores de COMFENALCO ANTIOQUIA. De igual forma, el interventor informará a la Secretaría General para
estudio del caso sobre la ocurrencia de otras circunstancias que configuren causal de terminación anticipada en los términos del contrato. Terminado el contrato de forma unilateral, el interventor deberá proceder a la liquidación del mismo, elaborar acta en la cual deje constancia de todo el proceso de terminación, liquidación y cierre, y enviarla con sus soportes a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
CAPÍTULO IV ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE Artículo 70. Liquidación interna del contrato Dentro del mes siguiente a la terminación de los contratos de menor y mayor cuantía, el interventor deberá realizar la revisión final del cumplimiento de las obligaciones de las partes y de los resultados técnicos, financieros y jurídicos del contrato. De lo anterior dejará constancia en un informe que será enviado a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Artículo 71. Evaluación del proveedor. Todo proveedor de servicio y materiales deberá ser evaluado de manera objetiva por el interventor del contrato y registrar los resultados en el sistema de información para efectos de futuras contrataciones.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
30
Artículo 72. Acta de liquidación y cierre. Dentro de los tres meses siguientes a la terminación de los contratos de menor y mayor cuantía, el interventor deberá elaborar acta de liquidación y cierre del contrato dejando en forma explícita que COMFENALCO ANTIOQUIA y el proveedor han cumplido con todas las obligaciones y se encuentran a paz y salvo por todo concepto. En caso de tener obligaciones pendientes al momento de suscribir el acta, el interventor dejará constancia de dichas obligaciones y la fecha de cumplimiento para seguimiento y control. En virtud de la revisión final, podrán las partes hacer los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones. Para el efecto, se requiere visto bueno previo de la Secretaría General. El acta de liquidación y cierre deberá ser suscrita por el Representante Legal de COMFENALCO ANTIOQUIA o su equivalente, el interventor del contrato y el contratista. Cuando el contratista se niegue a suscribir el acta, el interventor dejará constancia de este hecho en ella, la suscribirá y remitirá el caso a la Secretaría General para las acciones a que haya lugar. Los documentos de liquidación y cierre, incluida el acta suscrita, deberán ser enviados por el interventor a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
31
TÍTULO III
Contratos de Administración Hoy y mañana contigo
CAPÍTULO I ETAPA PRECONTRACTUAL Artículo 73. Alcance de los contratos de administración. Los contratos de administración son aquellos acuerdos de voluntades que son requeridos para el funcionamiento de COMFENALCO ANTIOQUIA, no implican erogación alguna por las partes y cuyas obligaciones son de hacer o no hacer en los términos del código civil. Son contratos de administración el comodato, el mutuo, la promesa de negocio, el corretaje de seguros, la concesión mercantil, los acuerdos de intención, los acuerdos de confidencialidad, el mandato (sin remuneración), cesión de derechos, entre otros. En todo caso, para la celebración de estos contratos no se requerirá selección objetiva y se deberán aplicar las limitaciones legales descritas en las disposiciones generales de este documento.
Artículo 74. Comodatos. COMFENALCO ANTIOQUIA podrá, previo análisis técnico, financiero y jurídico, recibir a título de comodato bienes de terceros. Cuando se trate de bienes inmuebles, requiere autorización del Consejo Directivo e informe a la Superintendencia del Subsidio Familiar en cumplimiento de lo dispuesto en el régimen de autorización general. COMFENALCO ANTIOQUIA no podrá entregar bienes en comodato a ninguna persona natural o jurídica.
Artículo 75. Análisis de necesidad. Corresponde a los Gerentes y Jefes de Departamento realizar el análisis técnico y justificar la necesidad de celebrar los contratos de administración. Cuando se trate de contratos de comodato, se deberá contar con el visto bueno del Departamento de Logística y Abastecimiento como responsable del manejo de activos en la Corporación.
CAPÍTULO II ETAPA DE FORMALIZACIÓN Artículo 76. Formalización de procesos contractuales. La formalización de los procesos contractuales de administración que adelante COMFENALCO ANTIOQUIA será por contrato con plenas formalidades.
Artículo 77. Solicitud de formalización. La elaboración o revisión de todo contrato de administración corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el Gerente o Jefe de Departamento deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización y remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y los soportes establecidos para cada tipo de contrato. Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización, el cumplimiento de los requisitos precontractuales, el
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
33
contenido de los soportes solicitados y el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá a dar trámite al contrato.
CAPÍTULO III ETAPA DE EJECUCIÓN
Artículo 78. Elaboración del contrato.
Artículo 81. Asignación del interventor del contrato de administración.
El contrato es un acto jurídico generador de derechos y obligaciones para las partes, por lo tanto, todos los contratos que celebre COMFENALCO ANTIOQUIA d e b e r á n co n sta r s i e m p re p o r e s c r i to . E l Representante Legal o su equivalente solo suscribirán aquellos contratos que cumplan con todos los requisitos definidos y que cuenten con los análisis y vistos buenos técnicos, financieros, y jurídicos. Para la elaboración del contrato se tendrán en cuenta los lineamientos definidos en el presente Manual.
Artículo 79. Perfeccionamiento del contrato. Los funcionarios de COMFENALCO ANTIOQUIA deberán abstenerse de iniciar la ejecución de los contratos de administración sin el perfeccionamiento del mismo. Se entiende como perfeccionado un contrato de administración solamente cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes.
Artículo 80. Expediente contractual. Finalizada la etapa de formalización, los contratos en original y sus anexos deberán ser remitidos por la Secretaría General al Departamento de Logística y Abastecimiento para la apertura del respectivo expediente contractual.
Con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los derechos y obligaciones adquiridos por COMFENALCO ANTIOQUIA en sus relaciones contractuales, previo al inicio de la ejecución, se deberá asignar un responsable para la supervisión, coordinación y control de los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de una relación contractual, a partir de la firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidación y cierre, bajo la observación de las disposiciones legales, jurídicas y del régimen de contratación de la Corporación. Para la asignación del interventor de los contratos de administración se aplicará lo dispuesto en el presente Manual para los contratos de egreso, excepto lo relacionado con verificación y pago de facturas.
Artículo 82. Acta de inicio. En los contratos de administración, una vez perfeccionados y asignado el interventor, las partes deberán dejar constancia del inicio de contrato mediante acta. El acta de inicio es parte integral del contrato y podrá ser suscrita por el interventor asignado mediante delegación del Representante Legal de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el interventor debe gestionar la firma del representante legal o apoderado de la otra parte según sea el caso, realizar el respectivo registro en el
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
34
sistema de información y remitir el documento en original a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Artículo 83. Modificación al contrato. El contrato es ley para las partes, por lo tanto, las cláusulas pactadas son de obligatoria aplicación durante su vigencia y posteriormente si así se estipuló. Cualquier modificación que se requiera debe ser por escrito mediante otrosí. El interventor, atendiendo a la necesidad identificada de cambio en las condiciones del contrato, podrá solicitar a la Secretaría General la modificación del tiempo (prórroga o terminación anticipada) y demás condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato o sus anexos.
Artículo 84. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato. La elaboración o revisión de todo otrosí a los contratos de administración corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el Gerente o Jefe de Departamento deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización, remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y los soportes establecidos. Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización de la modificación, el cumplimiento de los requisitos y soportes, así como el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá a dar trámite al otrosí.
Artículo 85. Perfeccionamiento del otrosí. El interventor y demás funcionarios que participen en la ejecución del contrato, deberán abstenerse de ejecutar cualquier modificación al mismo sin el perfeccionamiento del correspondiente otrosí. Se entiende como perfeccionado el otrosí solamente cuando este se encuentre debidamente suscrito por ambas partes. Finalizada la etapa de formalización de la modificación, el otrosí en original, sus anexos y los soportes, deberán ser remitidos por la Secretaría General al Departamento de Logística y Abastecimiento para almacenamiento en el respectivo expediente contractual.
Artículo 86. Suspensión del contrato. Las partes del contrato podrán, de mutuo acuerdo, suspenderlo cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar la ejecución del mismo. La suspensión del contrato, siendo una medida excepcional, debe siempre formalizarse en un acta que deberá ser firmada por el interventor y el representante legal de la otra parte. En todo caso, la suspensión acordada por las partes no modifica la vigencia del contrato. Si se requiere modificación de la fecha de terminación, el interventor deberá agotar el trámite dispuesto para la formalización de otrosí.
Artículo 87. Terminación anticipada del contrato de administración. Por regla general, los contratos terminan por el vencimiento del plazo pactado en sus cláusulas. Por
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
35
excepción, los contratos podrán terminar por el mutuo consentimiento de las partes, el incumplimiento de las obligaciones o por la configuración de alguna causal consagrada en el acuerdo contractual.
El acta de liquidación y cierre deberá ser suscrita por el Representante Legal de COMFENALCO ANTIOQUIA o su equivalente, el interventor del contrato y el representante de la otra parte.
Para la terminación de los contratos de administración se aplicará lo dispuesto en el presente Manual para los contratos de egreso.
Los documentos de liquidación y cierre, incluida el acta suscrita, deberán ser enviados por el interventor a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
CAPÍTULO IV ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE Artículo 88. Liquidación y cierre de los contratos de administración. Dentro del mes siguiente a la terminación de los contratos de administración, el interventor deberá realizar la revisión final del cumplimiento de las obligaciones de las partes. De lo anterior dejará constancia en un informe que será enviado a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato. Así mismo, dentro de los tres meses siguientes a la terminación de los contratos de administración, el interventor deberá elaborar acta de liquidación y cierre del contrato, dejando en forma explícita, que COMFENALCO ANTIOQUIA y la otra parte han cumplido con todas las obligaciones y se encuentran a paz y salvo por todo concepto. En caso de tener obligaciones pendientes al momento de suscribir el acta, el interventor dejará constancia de dichas obligaciones y de la fecha de cumplimiento para seguimiento y control.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
36
TÍTULO IV
Contratos de Ingreso Hoy y mañana contigo
CAPÍTULO I ETAPA PRECONTRACTUAL Artículo 89. Construcción de la propuesta técnica y financiera. Durante la etapa precontractual de los contratos de ingreso, los canales de venta de COMFENALCO ANTIOQUIA identifican en el medio las oportunidades de negocio que pueden ser de interés para la Corporación y solicitan al Centro de Cotizaciones de la Gerencia Comercial la elaboración de propuestas técnicas y financieras a los futuros clientes. Cuando la demanda puede ser satisfecha con la oferta existente (producto o servicio estándar), el canal captador deberá verificar capacidad de prestación y solicitar la elaboración de propuesta estándar al Centro de Cotizaciones. Cuando el objeto de la propuesta es una venta a la medida (directo, por licitación pública o por invitación privada), el canal captador solicita al Centro de Cotizaciones la elaboración de una propuesta técnica y financiera que cumpla con los requerimientos específicos del Cliente. Una vez el Centro de Cotizaciones recibe la solicitud, deberá convocar a las áreas técnicas necesarias para construir la propuesta y vincular a la Gerencia Financiera y a la Secretaría General al proceso para determinar su viabilidad. En todo caso, para las ventas de servicios que realice COMFENALCO ANTIOQUIA se debe realizar antes de iniciar el proceso de contratación un estudio documentado en que se especifique el estado de resultados con el fin de conocer el remanente que dicha venta le produce a la Corporación.
Artículo 90. Participación en convocatorias públicas y privadas. Las licitaciones, convocatorias o invitaciones son las modalidades mediante las cuales una entidad pública o privada formula una solicitud, para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas, de las cuales se seleccionará la más favorable de acuerdo con los términos de referencia entregados. Las propuestas que presente COMFENALCO ANTIOQUIA en virtud de convocatorias públicas o privadas deberán tener visto bueno previo técnico, financiero y jurídico.
Artículo 91. Seriedad de la oferta. En los casos que el convocante lo requiera, COMFENALCO ANTIOQUIA otorgará a su favor pólizas de cumplimiento que aseguren la seriedad de la oferta a presentar. Para el efecto, el Centro de Cotizaciones deberá solicitar la garantía a la Secretaría General quien la tramitará siempre a través del corredor de seguros habilitado.
Artículo 92. Aprobación y presentación de propuestas. En el entendido que toda propuesta de servicios (oferta) que realice COMFENALCO ANTIOQUIA es vinculante en los términos del código de comercio, para su presentación se deberán atender las siguientes disposiciones: Ÿ Toda propuesta de servicios debe ser registrada en el sistema de información para su aprobación, seguimiento y control.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
38
Ÿ La propuesta estándar de mínima y menor cuantía podrá ser aprobada por el cargo responsable del Centro de Cotizaciones de la Gerencia Comercial. Para el efecto, siendo una propuesta estándar, solo requerirá el visto bueno técnico del área prestadora. Ÿ Las propuestas a la medida de cualquier cuantía y las estándar que respondan a procesos licitatorios o de invitación privada requieren aprobación técnica, financiera y jurídica. Ÿ Cualquier propuesta de mayor cuantía requiere aprobación del Consejo Directivo. La presentación de las propuestas de servicios se realizará en el formato de oferta mercantil definido por la Secretaría General. Entregada la propuesta al cliente para su revisión y respuesta, puede ser que ésta sea aceptada, que requiera ajustes o que sea rechazada. En caso de requerir ajustes se aplicará nuevamente el proceso de revisión y vistos buenos antes descrito.
CAPÍTULO II ETAPA DE FORMALIZACIÓN Artículo 93. Formalización de procesos contractuales de ingreso. La formalización de los procesos contractuales de ingreso que adelante COMFENALCO ANTIOQUIA podrá ser a través de minuta propia o del contratante.
Artículo 94. Formalización a través de contrato con minuta propia. Para la formalización de los contratos de ingreso de mínima, menor y mayor cuantía, COMFENALCO ANTIOQUIA someterá a revisión del cliente una minuta genérica que contendrá la descripción de las partes, el objeto del contrato, el valor del servicio y la forma de pago descrita en la propuesta, las obligaciones del contratista y del contratante, las reglas para la confirmación, cancelación y modificación del servicio, la garantía de indemnidad, creación de cupo de crédito, domicilio y firma de los representantes legales. Cuando el contratante acepte la minuta sugerida, deberá entenderse como perfeccionado el contrato cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes.
Artículo 95. Formalización a través de contrato con minuta del contratante. Cuando la formalización del contrato derive de un proceso de selección objetivo público o privado, o cuando el contratante presente su minuta para revisión de COMFENALCO ANTIOQUIA, el Centro de Cotizaciones realizará, a través del sistema de información, solicitud de formalización a la Secretaría General.
Artículo 96. Solicitud de formalización de contratos con minuta del contratante. La revisión de todo contrato de ingreso con minuta del contratante corresponde a la Secretaría General de
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
39
COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el Centro de Cotizaciones deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización y remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y la minuta con los soportes establecidos para este tipo de contrato. Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización, el cumplimiento de los requisitos precontractuales, el contenido de los soportes solicitados y el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá dar trámite al contrato.
Artículo 97. Perfeccionamiento del contrato. Los funcionarios de COMFENALCO ANTIOQUIA deberán abstenerse de iniciar cualquier tipo de actividad con los clientes sin el perfeccionamiento del correspondiente contrato. Se entiende como perfeccionado un contrato solamente cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes y se cumplan con los requerimientos específicos del contratante como garantías de cumplimiento aprobadas y actas de inicio suscritas, si es del caso.
Artículo 98. Garantías de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual. Corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA gestionar, a través del corredor de seguros de la Corporación, la suscripción de pólizas de cumplimiento y de responsabilidad civil solicitadas por los contratantes, así como sus modificaciones y restablecimiento si fuera necesario.
Artículo 99. Expediente contractual. Finalizada la etapa de formalización, los contratos con minuta propia, sus anexos, así como los soportes de la etapa precontractual, deberán ser remitidos por el Centro de Cotizaciones al Departamento de Logística y Abastecimiento para su archivo en un expediente contractual que se dispondrá para tal fin. Para los contratos con minuta del contratante, el contrato suscrito, sus anexos, las garantías otorgadas, así como los soportes de la etapa precontractual, deberán ser remitidos por el Centro de Cotizaciones a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
CAPÍTULO III ETAPA DE EJECUCIÓN Artículo 100. Asignación del interventor del contrato de ingreso. Con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los derechos y obligaciones adquiridos por COMFENALCO ANTIOQUIA en sus relaciones contractuales, previo al inicio de la ejecución, se deberá asignar un responsable para la supervisión, coordinación y control de los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de una relación contractual, a partir de la firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidación y cierre, bajo la observación de las disposiciones legales, jurídicas y del régimen de contratación de la Corporación.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
40
La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica designada por la Secretaría General de común acuerdo con el Gerente o Jefe de Departamento responsable de la ejecución del servicio. La asignación del interventor deberá ser registrada en el sistema de información y comunicada formalmente al funcionario o tercero seleccionado para tal responsabilidad. En las ausencias temporales o definitivas del interventor, o cuando existan fallas demostradas en el ejercicio de esta responsabilidad, se deberá asignar el contrato a otra persona de forma tal que las funciones de control permanezcan activas durante toda la relación contractual. Todo contrato de ingreso tendrá un interventor, quien deberá desempeñar dicho rol con rigurosidad. Sin embargo, para efectos de seguimiento y control en el sistema de información sólo serán asignados interventores para los contratos con minuta del contratante. Dependiendo de la complejidad del contrato, podrán ser asignados varios interventores. En este caso, deberá ser nombrado un interventor líder y otros interventores concurrentes. El Interventor deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones legales, administrativas y técnicas de COMFENALCO ANTIOQUIA y gestionar el pago de las facturas generadas por la prestación del servicio. Cuando el interventor identifique un hecho o una amenaza de incumplimiento durante la ejecución del contrato deberá notificar a los responsables de las áreas prestadoras del servicio y a la Secretaría General, identificando el tipo y prioridad del asunto.
De las actividades de coordinación, seguimiento y control que realice el interventor deberá quedar registro en el sistema de información y en el expediente físico y magnético del respectivo contrato.
Artículo 101. Acta de inicio. Por solicitud del contratante, COMFENALCO ANTIOQUIA podrá suscribir acta de inicio para los contratos de ingreso. El acta deberá ser suscrita por el Representante Legal o su equivalente, según los requisitos del contratante, siendo el interventor responsable de realizar el respectivo registro en el sistema de información y remitir original o copia del acta a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Artículo 102. Modificación al contrato de ingreso. El contrato es ley para las partes, por lo tanto, las cláusulas pactadas son de obligatoria aplicación durante su vigencia y posteriormente si así se estipuló. Cualquier modificación que se requiera debe ser por escrito mediante otrosí. El interventor, atendiendo a la necesidad identificada con el contratante de cambio en las condiciones del contrato, podrá solicitar a la Secretaría General la modificación del valor (adición o reajuste), tiempo (prórroga o terminación anticipada) y demás condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato o sus anexos. De igual forma solicitará los ajustes requeridos a las garantías otorgadas a favor del contratante.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
41
Artículo 103. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato de ingreso.
Artículo 105. Suspensión y terminación anticipada del contrato de ingreso.
La elaboración o revisión de todo otrosí a los contratos de ingreso corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el interventor del contrato deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización, remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y los soportes establecidos.
Cuando se requiera la suspensión o la terminación anticipada de un contrato de ingreso, para dar trámite, el interventor deberá informar los hechos o circunstancias que motivan esta novedad a la Secretaría General y realizar el respectivo registro en el sistema de información.
Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización de la modificación, el cumplimiento de los requisitos y soportes, así como el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá a dar trámite al otrosí y a las modificaciones a las garantías otorgadas a favor del contratante.
Artículo 104. Perfeccionamiento del otrosí y ajuste de garantías. El interventor y demás funcionarios que participen en la ejecución del contrato, deberán abstenerse de ejecutar cualquier modificación al mismo sin el perfeccionamiento del correspondiente otrosí. Se entiende como perfeccionado el otrosí solamente cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes y los ajustes (restablecimiento o ampliación) a las garantías otorgadas fueron aprobados por el contratante. Finalizada la etapa de formalización de la modificación, el otrosí, sus anexos, las garantías ajustadas, así como los soportes, deberán ser remitidos por la Secretaría General al Departamento de Logística y Abastecimiento para almacenamiento en el respectivo expediente contractual.
De la suspensión y terminación anticipada se dejará constancia en un acta suscrita por los Representantes Legales de ambas partes, y se procederá a notificar a la aseguradora para el ajuste de las garantías otorgadas a favor del contratante. Estos documentos deben ser enviados por el interventor a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
CAPÍTULO IV ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE Artículo 106. Liquidación interna del contrato de ingreso. Dentro del mes siguiente a la terminación de los contratos de ingreso, el interventor deberá realizar la revisión final del cumplimiento de las obligaciones de las partes y de los resultados técnicos, financieros y jurídicos del contrato. Para los contratos asignados en el sistema de información, el interventor dejará constancia en un informe que será enviado a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
42
Artículo 107. Acta de liquidación y cierre. A solicitud del contratante y dentro del término pactado en el contrato de ingreso o aquel definido en la ley para contratos públicos, COMFENALCO ANTIOQUIA procederá a la revisión técnica, financiera y jurídica del acta de liquidación y cierre proyectada por la otra parte. En caso de encontrar conforme el contenido revisado, el acta de liquidación y cierre deberá ser suscrita por el Representante Legal de COMFENALCO ANTIOQUIA o su equivalente. Los documentos de liquidación y cierre, incluida el acta suscrita, deberán ser enviados por el interventor a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
43
TÍTULO V
Contratos de Asociación Hoy y mañana contigo
CAPÍTULO I ETAPA PRECONTRACTUAL Artículo 108. Construcción de la propuesta técnica y financiera. Cuando el objeto de la propuesta a construir sea un convenio de cooperación nacional o internacional, una alianza estratégica, una alianza comercial o cualquier otra forma asociativa para lograr un fin común, el Jefe de Departamento o Gerente Regional interesado en la participación de COMFENALCO ANTIOQUIA deberá solicitar al Centro de Cotizaciones de la Gerencia Comercial la elaboración de la propuesta técnica y financiera. Una vez el Centro de Cotizaciones recibe la solicitud, deberá convocar a las áreas técnicas necesarias para construir la propuesta y vincular a la Gerencia Financiera y a la Secretaría General al proceso para determinar su viabilidad.
Artículo 109. Aprobación y presentación de propuestas. Todas las propuestas que presente COMFENALCO ANTIOQUIA para la celebración de contratos de asociación requieren visto bueno previo técnico, financiero, jurídico y del Comité de Dirección. Para la presentación de las propuestas de asociación se deberán atender las siguientes disposiciones: Ÿ Toda propuesta de celebración de contratos de asociación debe ser registrada en el sistema de información para su aprobación, seguimiento y control.
Ÿ Las propuestas para la adquisición de acciones, cuotas o partes de interés social y las demás que impliquen una inversión, deberán cumplir con lo dispuesto en el régimen de autorización general y previa definido para los planes, proyectos y programas de las Cajas de Compensación Familiar. Ÿ Las propuestas para suscribir contratos de asociación de mayor cuantía, así como aquellas que comprometan recursos de las obligatoriedades, requieren aprobación previa del Consejo Directivo de la Corporación. Ÿ Toda propuesta de asociación deberá identificar el tipo y valor del aporte que realizará COMFENALCO ANTIOQUIA. En el caso de los aportes en dinero, la contraprestación que recibirá La Caja debe estar suficientemente establecida, siempre teniendo en consideración las limitaciones legales para contratar descritas en las disposiciones generales de este documento. Ÿ Las propuestas de convenios de cooperación nacional e internacional en los cuales COMFENALCO ANTIOQUIA será administrador de recursos de terceros, deberán siempre indicar claramente que su participación se dará en un contexto de administración delegada. Entregada la propuesta al interesado para su revisión y respuesta, puede ser que ésta sea aceptada, que requiera ajustes o que sea rechazada. En caso de requerir ajustes se aplicará nuevamente el proceso de revisión y vistos buenos antes descrito.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
45
Artículo 110. Propuestas para celebrar convenios de cooperación. Con el fin de coadyuvar en la ejecución de las políticas públicas que en materia de protección y desarrollo social adopten los gobiernos nacional, departamental y los municipales, COMFENALCO ANTIOQUIA podrá presentar propuestas para la celebración de convenios que permitan la consecución y aplicación de recursos del orden nacional o internacional. Para el efecto, la Corporación podrá presentar como aportes de contrapartida la cuantificación de recursos en especie como talento humano, capacidad instalada, infraestructura, equipos, experiencia y know how. El aporte en especie deberá respetar la destinación específica que tienen los recursos del 4% o de cualquier otra unidad de negocio de la Caja en atención a la limitante legal para entregar a terceros a título gratuito bienes o servicios. En materia de cooperación nacional e internacional, la población objetivo del convenio podrá ser afiliada o no afiliada a COMFENALCO ANTIOQUIA, desempleados, población vulnerable o desplazada, y en general, toda la comunidad, debiendo respetar la normatividad vigente que regula el funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar. La participación de COMFENALCO ANTIOQUIA en los convenios de cooperación solo podrá darse dentro del contexto de administración delegada, en cuya gestión o ejecución, La Caja en ningún caso podrá generar una posición deficitaria que afecte sus recursos. COMFENALCO ANTIOQUIA podrá presentar propuestas para celebrar acuerdos administrativos, de asociación
o contratos de aporte en los cuales se encargue de administrar, operar o desarrollar programas sociales dirigidos a población afiliada y no afiliada en concordancia con la política social adoptada por el Gobierno Nacional, Departamental o Municipal.
Artículo 111. Propuestas para celebrar convenios con recursos de obligatoriedades. COMFENALCO ANTIOQUIA podrá celebrar convenios de asociación con las entidades públicas que señale la ley para la aplicación de recursos de destinación específica provenientes de las obligatoriedades. Este aporte deberá quedar expresado en la propuesta y en el respectivo convenio respetando la aprobación otorgada por el Consejo Directivo de la Corporación.
CAPÍTULO II ETAPA DE FORMALIZACIÓN Artículo 112. Formalización de procesos contractuales de asociación. La formalización de los procesos contractuales de asociación que adelante COMFENALCO ANTIOQUIA podrá ser a través de minuta propia o del asociado.
Artículo 113. Solicitud de revisión o elaboración del contrato de asociación. La elaboración o revisión de todo contrato de asociación corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el área que adelanta el proceso de contratación deberá registrar
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
46
en el sistema de información la solicitud de formalización y remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y la minuta con los soportes establecidos para este tipo de contrato. Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización, el cumplimiento de los requisitos precontractuales, el contenido de los soportes solicitados y el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá dar trámite al contrato.
Artículo 114. Perfeccionamiento del contrato de asociación. Los funcionarios de COMFENALCO ANTIOQUIA deberán abstenerse de iniciar cualquier tipo de actividad con los asociados sin el perfeccionamiento del correspondiente contrato. Se entiende como perfeccionado un contrato solamente cuando este se encuentre debidamente suscrito por ambas partes y se cumplan con los requerimientos específicos del asociado como garantías de cumplimiento aprobadas y actas de inicio suscritas si es del caso.
Artículo 115. Garantías de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual. Corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA, gestionar a través del corredor de seguros de la Corporación, la suscripción de pólizas de cumplimiento y de responsabilidad civil solicitadas por los asociados, así como sus modificaciones y restablecimiento si fuera necesario.
Artículo 116. Expediente contractual. Finalizada la etapa de formalización, los contratos de asociación, sus anexos, las garantías otorgadas, así como los soportes de la etapa precontractual, deberán ser remitidos por el Centro de Cotizaciones a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
CAPÍTULO III ETAPA DE EJECUCIÓN Artículo 117. Actividades previas a la ejecución de los contratos de asociación. Perfeccionado el contrato de asociación, para aquellos que impliquen administración delegada de recursos, la Secretaría General procederá a solicitar por medio escrito a la Gerencia Administrativa y Financiera: (1) la asignación de un Auxiliar Contable; (2) la creación de la respectiva orden de convenio en el sistema de información; y (3) la apertura de cuenta bancaria para el depósito de los aportes en dinero por parte del asociado.
Artículo 118. Asignación del interventor del contrato de asociación. Con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los derechos y obligaciones adquiridos por COMFENALCO ANTIOQUIA en sus relaciones contractuales, previo al inicio de la ejecución, se deberá asignar un responsable para la supervisión, coordinación y control de los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de una relación contractual, a partir de la
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
47
firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidación y cierre, bajo la observación de las disposiciones legales, jurídicas y del Manual de Contratación de la Corporación. La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica designada por la Secretaría General de común acuerdo con el Gerente o Jefe de Departamento responsable de la ejecución del servicio. La asignación del interventor deberá ser registrada en el sistema de información y comunicada formalmente al funcionario o tercero seleccionado para tal responsabilidad. En las ausencias temporales o definitivas del interventor, o cuando existan fallas demostradas en el ejercicio de esta responsabilidad, se deberá asignar el contrato a otra persona de forma tal que las funciones de control permanezcan activas durante toda la relación contractual. Dependiendo de la complejidad del contrato, podrán ser asignados varios interventores. En este caso, deberá ser nombrado un interventor líder y otros interventores concurrentes. El Interventor deberá velar por el cumplimiento de todas las obligaciones legales, administrativas, técnicas y financieras de COMFENALCO ANTIOQUIA, del asociado y de los proveedores que se contraten en virtud de la administración delegada de recursos para la ejecución de las actividades acordadas en el contrato de asociación. La selección de proveedores requeridos para el cumplimiento del objeto del contrato de asociación se regirá, a falta de estipulación contractual, por las disposiciones en materia de contratación del egreso consagradas en el presente Manual.
Cuando el interventor identifique un hecho o una amenaza de incumplimiento durante la ejecución del contrato, deberá notificar a los responsables de las áreas implicadas y a la Secretaría General, identificando el tipo y prioridad del asunto. De las actividades de coordinación, seguimiento y control que realice el interventor deberá quedar registro en el sistema de información y en el expediente físico y magnético del respectivo contrato. Así mismo, deberá elaborar y presentar a consideración de los asociados los informes que sean requeridos según el marco contractual definido.
Artículo 119. Acta de inicio. Por solicitud del asociado, COMFENALCO ANTIOQUIA podrá suscribir acta de inicio para los contratos de asociación. El acta deberá ser suscrita por el Representante Legal o su equivalente según los requisitos del asociado, siendo el interventor responsable de realizar el respectivo registro en el sistema de información y remitir original o copia del acta a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Artículo 120. Modificación al contrato de asociación. El contrato es ley para las partes, por lo tanto, las cláusulas pactadas son de obligatoria aplicación durante su vigencia y posteriormente si así se estipulo. Cualquier modificación que se requiera debe ser por escrito mediante otrosí. El interventor, atendiendo a la necesidad identificada con el asociado de cambio en las condiciones del
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
48
contrato, podrá solicitar a la Secretaría General la modificación del valor (adición), tiempo (prórroga o terminación anticipada) y demás condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato o sus anexos. De igual forma solicitará los ajustes requeridos a las garantías otorgadas a favor del asociado.
Artículo 121. Solicitud de formalización de modificaciones al contrato de asociación. La elaboración o revisión de todo otrosí a los contratos de asociación corresponde a la Secretaría General de COMFENALCO ANTIOQUIA. Para el efecto, el interventor del contrato deberá registrar en el sistema de información la solicitud de formalización, remitir la correspondiente hoja de ruta con el visto bueno técnico y los soportes establecidos. Una vez verificado el registro en el sistema de información de la solicitud de formalización de la modificación, el cumplimiento de los requisitos y soportes, así como el visto bueno técnico, la Secretaría General procederá a dar trámite al otrosí y a las modificaciones a las garantías otorgadas a favor del asociado.
Artículo 122. Perfeccionamiento del otrosí y ajuste de garantías. El interventor y demás funcionarios que participen en la ejecución del contrato, deberán abstenerse de ejecutar cualquier modificación al mismo sin el perfeccionamiento del correspondiente otrosí. Se entiende como perfeccionado el otrosí solamente cuando éste se encuentre debidamente suscrito por ambas partes y los ajustes (restablecimiento o ampliación) a las garantías otorgadas fueron aprobados por el asociado.
Finalizada la etapa de formalización de la modificación, el otrosí, sus anexos, las garantías ajustadas, así como los soportes, deberán ser remitidos por la Secretaría General al Departamento de Logística y Abastecimiento para almacenamiento en el respectivo expediente contractual.
Artículo 123. Suspensión y terminación anticipada del contrato de asociación. Cuando se requiera la suspensión o la terminación anticipada de un contrato de asociación, para dar trámite, el interventor deberá informar los hechos o circunstancias que motivan esta novedad a la Secretaría General y realizar el respectivo registro en el sistema de información. De la suspensión y terminación anticipada se dejará constancia en un acta suscrita por los Representantes Legales de ambas partes, y se procederá a notificar a la aseguradora para el ajuste de las garantías otorgadas a favor del asociado. Estos documentos deben ser enviados por el interventor a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
CAPÍTULO IV ETAPA DE LIQUIDACIÓN Y CIERRE Artículo 124. Liquidación del contrato de asociación. A solicitud del asociado y dentro del término pactado en el contrato de asociación o aquel definido en la ley para contratos públicos, COMFENALCO ANTIOQUIA procederá a la revisión técnica, financiera y jurídica del acta de liquidación y cierre proyectada por el asociado.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
49
En caso de encontrar conforme el contenido revisado, el acta de liquidación y cierre deberá ser suscrita por el Representante Legal de COMFENALCO ANTIOQUIA o su equivalente. Los documentos de liquidación y cierre, incluida el acta suscrita, deberán ser enviados por el interventor a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Artículo 125. Actividades finales para el cierre del contrato de asociación. Para el cierre de los contratos de asociación con administración delegada, el interventor deberá solicitar a la Gerencia Administrativa y Financiera la devolución de aportes no ejecutados (si existen), el bloqueo de la orden y la cancelación de la cuenta bancaria.
Artículo 126. Liquidación interna del contrato de asociación. Una vez finalizado el proceso de liquidación con el asociado, el interventor deberá, dentro del mes siguiente, realizar el informe interno de liquidación y resultado técnico, financiero y jurídico del contrato. El informe deberá ser enviado a la Secretaría General para control y remisión al expediente del contrato.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
50
TÍTULO VI
Disposiciones Finales
Hoy y mañana contigo
CAPÍTULO ÚNICO GESTIÓN DOCUMENTAL, VIGENCIA Y DEROGATORIAS Artículo 127. Gestión documental de los procesos contractuales. Con el objetivo de asegurar la gestión documental de los procesos contractuales de COMFENALCO ANTIOQUIA, la Secretaría General y el Departamento de Logística y Abastecimiento elaborarán un documento que contenga, como mínimo, los principios generales de la administración de los expedientes de los contratos, acceso, consulta, conservación y salida de documentos contractuales.
Artículo 128. Vigencia y derogatorias. Este Manual deja sin efecto las disposiciones internas que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su aprobación por el Consejo Directivo de COMFENALCO ANTIOQUIA.
Manual de Contratación Comfenalco Antioquia
52
Hoy y mañana contigo comfenalcoantioquia.com