MANUAL DE CONTROL DE INVENTARIOS
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INDICE Capitulo 1 El Sistema Logístico Integral Generalidades -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Sistema de Abastecimiento Nacional – D.L. 22056 --------------------------------------------------------- 13 Ámbito de aplicación – Entidades comprendidas ----------------------------------------------------------- 14 Principios que rigen a las Contrataciones y Adquisiciones ------------------------------------------------ 14 Procesos Técnicos de Evaluación y Supervisión ------------------------------------------------------------ 14 Proceso Técnico de Abastecimiento --------------------------------------------------------------------------- 14 Instrumentos o documentos de Gestión Administrativa ---------------------------------------------------- 15 Información al Órgano de Abastecimiento --------------------------------------------------------------------- 15 Proceso Técnico de Programación ----------------------------------------------------------------------------- 15 Proceso Técnico de Adquisición --------------------------------------------------------------------------------- 16 Proceso Técnico de Almacenamiento -------------------------------------------------------------------------- 16 Proceso Técnico de Distribución --------------------------------------------------------------------------------- 17 Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado ---------------------------------------------------------- 16 Catálogo de Bienes, Servicios y Obras ------------------------------------------------------------------------- 17 Lineamiento para la Implantación Inicial del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado –SEACE----------------------------------------------------------------------------- 17 Registro Nacional de Proveedores ------------------------------------------------------------------------------ 18 La Logística Comercial Internacional ---------------------------------------------------------------------------- 19 Logística Empresarial ----------------------------------------------------------------------------------------------- 20 Logística Integrada (Outsourcing) -------------------------------------------------------------------------------- 20 Regla de Oro de la Logística -------------------------------------------------------------------------------------- 20 Justo a Tiempo (JIT) ------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 2
La Calidad Total en la Logística ---------------------------------------------------------------------------------- 21 Métodos de Control Total de la Calidad de los Inventarios ------------------------------------------------ 22 El Benchmarking ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 23
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Las Normas ISO ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 23 Los efectos de la Globalización en los inventarios ---------------------------------------------------------- 24 El sistema de Leasing o arrendamiento financiero ---------------------------------------------------------- 25 El sistema Leaseback ----------------------------------------------------------------------------------------------- 26 El sistema Leveraged Lease -------------------------------------------------------------------------------------- 27 Compras o Abastecimiento ---------------------------------------------------------------------------------------- 27 Actividades ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28 Normas para realizar las compras ------------------------------------------------------------------------------- 29 Tipos de mercaderías y suministros que se adquieren ----------------------------------------------------- 29 Tipos de suministros ------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 La Ética de las compras -------------------------------------------------------------------------------------------- 30 Plan Piloto para Implementar el Sistema de Compras Obligatorias del Estado --------------------- 31 Listado de Bienes y Servicios ------------------------------------------------------------------------------------- 31 Entidades participantes --------------------------------------------------------------------------------------------- 31 Entidades Técnicas -------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 Unidades de Compra ------------------------------------------------------------------------------------------------ 32 Procedimiento y plazos --------------------------------------------------------------------------------------------- 32 Supuesto excepcional que habilita a Entidades Participantes a adquirir ellas mismas los bienes y servicios requeridos ------------------------------------------------------------------------------------------------ 32 Procedimientos para la venta de bienes dados de baja por las Entidades Públicas --------------- 32 Almacenamiento ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 33 Ciclo de almacenamiento ------------------------------------------------------------------------------------------ 34 Relación con contabilidad ------------------------------------------------------------------------------------------ 34 Relación fuera de la empresa ------------------------------------------------------------------------------------- 35 Indicadores de desempeño de la función Almacén ---------------------------------------------------------- 36 Los Almacenes Aduaneros ---------------------------------------------------------------------------------------- 38 3
Los Almacenes Libres (Duty Free) ------------------------------------------------------------------------------- 39 Existencia máxima y mínima -------------------------------------------------------------------------------------- 40 Formas de codificación de los artículos ------------------------------------------------------------------------ 40
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Métodos de codificación -------------------------------------------------------------------------------------------- 41 Ventajas de la codificación ----------------------------------------------------------------------------------------- 41 Mantenimiento -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Objetivos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Responsabilidad ejecutiva ----------------------------------------------------------------------------------------- 42 Transporte -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Organización ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43 Formas de transporte ----------------------------------------------------------------------------------------------- 43 Gastos que cubre el flete marítimo ------------------------------------------------------------------------------ 44 Formas de cotización de fletes ----------------------------------------------------------------------------------- 44 Transporte por aire --------------------------------------------------------------------------------------------------- 44 Sistema de tarifas aéreas ------------------------------------------------------------------------------------------ 45 Transporte por tuberías --------------------------------------------------------------------------------------------- 45 Transporte a campo traviesa -------------------------------------------------------------------------------------- 45 Factores que afectan al transporte ------------------------------------------------------------------------------ 45 Seguros ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46 Elementos técnicos del riesgo ------------------------------------------------------------------------------------ 47 Requisitos de los riesgos puros asegurables ----------------------------------------------------------------- 47 Seguro por transporte marítimo ---------------------------------------------------------------------------------- 48 Planeamiento logístico ---------------------------------------------------------------------------------------------- 48 Importancia ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 49 Características -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49 Descripción del puesto de un Gerente Logístico ------------------------------------------------------------- 50 Lista de Abreviatura de las unidades de despacho usados en el Catálogo de Materiales -------- 52 Clases de productos ------------------------------------------------------------------------------------------------- 54 Principales medidas de peso -------------------------------------------------------------------------------------- 56 4
Modelos de formularios usados en el sistema logístico ---------------------------------------------------- 58 Modelo de Catálogo de Materiales ------------------------------------------------------------------------------ 59 Modelo de solicitud de Compra de Inventarios --------------------------------------------------------------- 61
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Modelo de Orden de Compra ------------------------------------------------------------------------------------- 62 Modelo de Nota de Recibo ----------------------------------------------------------------------------------------- 63 Modelo de Informe de Reclamo ---------------------------------------------------------------------------------- 64 Modelo de formulario de Tranferencia de Materiales ------------------------------------------------------- 65 Modelo de Solicitud de Materiales ------------------------------------------------------------------------------- 66 Procedimiento de pago de las mercaderias ------------------------------------------------------------------- 67 Formas de codificar un andamio --------------------------------------------------------------------------------- 68 El sistema logístico contable -------------------------------------------------------------------------------------- 69 Modelo de tarjeta Kardex ------------------------------------------------------------------------------------------- 70
Capitulo 2 El Sistema Contable Integral Organización empresarial ------------------------------------------------------------------------------------------ 71 Area de finanzas ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 71 El inventario fisico ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 71 Tipos de inventarios ------------------------------------------------------------------------------------------------- 72 Procedimientos de control fisico de inventarios -------------------------------------------------------------- 73 Toma de inventarios y determinacion de los precios -------------------------------------------------------- 73 Los materiales --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 74 Revaluacion de inventarios ---------------------------------------------------------------------------------------- 76 Depreciacion por revaluacion de inventarios ------------------------------------------------------------------ 76 La depreciacion de operaciones de Leasing por adquisicion de inventarios ------------------------- 77 Manejo de la obsolescencia de los inventarios --------------------------------------------------------------- 78 Los inventarios y su relación con la Ecología ----------------------------------------------------------------- 78 Costos ambientales -------------------------------------------------------------------------------------------------- 79 Ejemplo de efectos ambientales ---------------------------------------------------------------------------------- 81 5
Titulación de activos ------------------------------------------------------------------------------------------------- 81 Normas de control interno de los inventarios ----------------------------------------------------------------- 82 Reglas aplicadas por los auditores al inicio de su gestion ------------------------------------------------- 83
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Normas de control interno sobre los activos fijos ------------------------------------------------------------ 84 Responsabilidad legal del auditor en los inventarios -------------------------------------------------------- 85 Responsabilidad del auditor como contador ------------------------------------------------------------------ 86 Responsabilidad del contador en relación con el inventario ---------------------------------------------- 86 Cuestionario de control interno sobre almacenes ------------------------------------------------------------ 87 Cuestionario sobre inventarios y costo de ventas ----------------------------------------------------------- 88 Modelo de verificación aproximada de trabajos en proceso ---------------------------------------------- 90 Modelo de prueba auditora de los precios de inventario --------------------------------------------------- 90 Modelo de certificado de inventario ------------------------------------------------------------------------------ 91 Tratamiento de los NIC’s o NIIF’s sobre los inventarios ---------------------------------------------------- 92 Sobre las Existencias : NIC’ N 2 ---------------------------------------------------------------------------------- 92 NIC 2: Inventarios ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 95 Sobre Inmuebles, Maquinaria y Equipo: NIC N 16 --------------------------------------------------------- 107 Sobre Desvalorización de Activos: NIC N 36 ---------------------------------------------------------------- 127
Capitulo 3 Procedimientos para la toma de Inventarios Generalidades ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 208 Libros contables de control de inventarios ------------------------------------------------------------------- 209 Causas de las diferencias de los inventarios ---------------------------------------------------------------- 209 Transacciones por diferencias de inventarios rechazadas por el sistema de control De computarizado -------------------------------------------------------------------------------------------------- 210 Documentos contables que se utilizan en toda transaccion de ----------------------------------------- 211 Materiales ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 211 Lo que debe incluirse en el inventario ------------------------------------------------------------------------- 212 Metodos para tomar el inventario y asignar precios ------------------------------------------------------- 213 6
Modelos de formatos utilizados en la toma de inventarios ----------------------------------------------- 213 Valoracion de las existencias terminadas -------------------------------------------------------------------- 214
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Capitulo 4 Desarrollo de casos praciticos Sobre analisis de diferencias de inventarios ----------------------------------------------------------------- 225 Diferencias de inventarios sobrantes -------------------------------------------------------------------------- 226 Sobre costeos de materiales ingresados en stock --------------------------------------------------------- 229 Sobre reclamos por materiales ---------------------------------------------------------------------------------- 237 Sobre devolucion de materiales importados ,no conformes --------------------------------------------- 239 Sobre devolucion de materiales no conformes,en territorio nacional --------------------------------- 241 Cuadro de distribucion de los costos por proceso manufacturado ------------------------------------ 242 Sobre material reciclado ------------------------------------------------------------------------------------------ 243 Actuacion de receptoria de carga ------------------------------------------------------------------------------ 244 Sobre adquisiciones ----------------------------------------------------------------------------------------------- 245 Sobre actuacion de almacenes --------------------------------------------------------------------------------- 247 Casos practicos sobre determinacion del valor del terreno y construccion Adquiridos mediante Leasing por un monto global -------------------------------------------------------- 248 Caso practico sobre procedientos de calculo de depreciación para efectos Tributarios ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 249 Caso practico de valorizacion de inventarios sobrantes en el regimen general Como consecuencias de una fiscalizacion ------------------------------------------------------------------- 250 Caso practico de valorizacion de diferencias de inventarios faltantes en el regimen General como consecuencias de una fiscalizacion ------------------------------------------------------- 250 Caso practico de valorizacion de diferencias de inventario faltantes en el regimen general como consecuencia de una fiscalizacion ----------------------------------------------------------------------------- 253 Caso practico de valorizacion de diferencias de inventario faltantes en el regimen Especial como consecuencia de una fiscalizacion --------------------------------------------------------- 256 Sobre metodos de depreciacion en caso de bienes adquiridos por leasing ------------------------- 259 7
Caso practico de aplicación de las deducciones de los gastos incurridos por las Unidades vehiculares en el periodo 2006 -------------------------------------------------------------------- 260
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Capitulo 5 Desarrollo de Consultas sobre Control de Inventarios Sobre sector Publico del estado -------------------------------------------------------------------------------- 262 Sobre Aspectos Tributarios -------------------------------------------------------------------------------------- 266 Sobre el ambito contable ----------------------------------------------------------------------------------------- 297
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