MANUAL DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO MONTENEGRO QUINDIO

PREPARADO POR:

CARLOS ALBERTO RIVERA BERMUDEZ Asesor de Control Interno

ALCALDIA MUNICIPAL MONTENEGRO QUINDIO 2010

MANUAL DE CONTROL INTERNO DEL MUNICIPIO MONTENEGRO QUINDIO CAPITULO I GENERALIDADES 1.1

CONCEPTO:

Por CONTROL INTERNO se entiende al sistema integrado por el esquema de organización

y

el

conjunto

de

los

planes,

métodos,

principios,

Normas,

procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la Administración de la información y los recursos se realicen de modo ordenado, tendientes a lograr proteger los activos y asegurar, en la medida de lo posible, exactitud, legalidad y veracidad de los registros, cumplimiento y observancia de la normatividad administrativa y que los planes, proyectos y programas se ajusten a las necesidades y planteamientos de la institución volcados al beneficio final: la comunidad.º El CONTROL INTERNO debe consultar los principios de Igualdad, publicidad y valoración de costos ambientales. Su ejercicio está intrínseco al desarrollo de las funciones asignadas a cada cargo, y se expresará a través de las políticas de Empresa y dirección. 1.2 1.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar.

2.

Garantizar la eficiencia, y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.

3.

Velar porque todas las actividades y recursos del Municipio estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos.

4.

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

5.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros en libros.

6.

Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Administración

7.

Garantizar que el sistema de CONTROL INTERNO disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

8.

Velar porque el Municipio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características.

1.3

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO

El CONTROL INTERNO en el Municipio, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones del respectivo Ente. La Secretaria Administrativa y Financiera, quien haga sus veces, será la máxima responsable de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de CONTROL INTERNO el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión del Municipio. La Oficina Asesora de CONTROL INTERNO será la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de CONTROL INTERNO en todas las áreas y proponer las recomendaciones para mejorarlo. 1.4

ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL

MUNICIPIO DE MONTENEGRO QUINDIO 1.

Definición de Políticas para la ejecución de los procesos administrativos.

2.

Manual de Funciones.

3.

Manual de Procedimientos.

4.

Normatividad

1.5

CAMPO DE APLICACIÓN

El CONTROL INTERNO en el Municipio de Montenegro, se aplicará a todas las áreas que conforman la organización del Municipio.

1.6

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

El CONTROL INTERNO es responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios vinculados a la administración municipal, acorde a los roles que se han definido para cada uno de ellos. Para la verificación de tal fin el Municipio de Montenegro establece una oficina de CONTROL INTERNO quien será la encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles asesorando al Despacho de Alcalde en la continuidad del proceso Administrativo y en la introducción de correctivos para el cumplimiento de las metas u objetivos propuestos. Como mecanismo de evaluación y verificación del CONTROL INTERNO se aplicarán las Normas de Auditoria Generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología eficiencia y seguridad. DE LAS AUDITORIA INTERNAS

Es el elemento de Control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. La Auditoría Interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos, y servir de apoyo a los Directivos en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados.

La Evaluación Independiente se constituyéndose en una herramienta de retroalimentación para el Sistema de Control Interno, que examina las debilidades y fortalezas del control en la operación de la entidad. Su propósito es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores presentados en la operación de la entidad, apoyando a la Dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes. La Auditoría Interna debe tener alcance en tres aspectos básicos de evaluación:

- Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables.

- Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales.

- Gestión y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado e economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. El ejercicio de la Auditoría Interna comprende básicamente cuatro fases, a saber: Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento. Su ejecución se soporta en el conjunto de Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las cuales buscan estandarizar los procesos auditores y formalizar el trabajo de auditoría propiamente dicho.

Las auditorias deben realizarse con base en un Programa de Auditoria Interna, documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución del Plan de Auditoría Interna por parte de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces. Los resultados de la Auditoría son comunicados al representante legal de la entidad y a cada uno de los niveles directivos responsables para que acojan las

recomendaciones, e implementen las acciones de mejoramiento

sugeridas por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Así mismo, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces puede realizar Auditorías internas a procesos, actividades u operaciones, no contempladas en el Programa Anual de Auditoria, cuando lo determine el representante legal o las condiciones así lo ameriten. Metodología 1. Elaborar el Programa Anual de Auditoría Interna. El cual debería contener como mínimo los siguientes aspectos: - Identificación de procesos, actividades o áreas críticas - Objetivos y alcance - Responsabilidades - Recursos - Cronograma de auditoría - Seguimiento y revisión 2. Presentar el Programa Anual de Auditoría Interna a la máxima autoridad de la entidad y al Comité de Coordinación de Control Interno, para lograr su apoyo y compromiso mediante su aprobación. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 3. Realizar las actividades propias de la auditoría. Para el desarrollo de las Auditorias se requiere:

- Documento de análisis general de la entidad. - Planes y Programas. - Proyectos. - Informes anteriores de la Oficina de Control Interno. - Informes resultantes de la Autoevaluación del Control. - Informes anteriores de órgano de control fiscal. - Planes de mejoramiento. - Normas de Auditoría Interna Generalmente Aceptadas. - Plan General de Contabilidad Pública. - Disposiciones del Gobierno Nacional y órganos de control a las cuales se encuentra sujeta la entidad. 4. Presentar los resultados a la máxima autoridad de la entidad para su conocimiento y acciones pertinentes, con copia al responsable del proceso o área auditada. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 5. Realizar el seguimiento a las acciones preventivas o correctivas implementadas objeto de la auditoría. 6. Componente Planes de Mejoramiento Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. 1.7

DEL ASESOR DE CONTROL INTERNO

En el Municipio de Montenegro el Asesor De Control Interno será el Jefe de OFICINA DE CONTROL INTERNO.

LA

FUNCIONES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO 1.

Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de CONTROL INTERNO.

2.

Verificar que el sistema de CONTROL INTERNO esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mandos.

3.

Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por cada uno de los responsables de su ejecución y que las áreas encargadas del régimen disciplinario ejerzan estas funciones.

4.

Verificar que los controles asociados para cada área de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución del Municipio.

5.

Velar por el cumplimiento de las leyes, Normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.

6.

Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

7.

Verificar los procedimientos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información del Municipio y recomendar los correctivos que sean necesarios.

8.

Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de Control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

9.

Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la Entidad.

10. Mantener permanentemente informado al Alcalde Municipal acerca del estado de CONTROL INTERNO dentro del Municipio, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 11. Verificar que se implanten las medidas correctivas recomendadas, y las demás que asigne el Alcalde de acuerdo con el carácter de sus funciones.

1.8

ASPECTOS LEGALES

1.8.1.

FUNDAMENTOS DE ORDEN CONSTITUCIONAL

La constitución política de Colombia estipula lo siguiente: ARTICULO 267 La vigencia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un Control Financiero, de gestión y de Resultados fundada en la eficiencia, la economía, la equidad, y la valoración de los costos ambientales. ARTICULO 269 En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de CONTROL INTERNO de conformidad con lo que disponga la Ley. 1.8.2.

FUNDAMENTOS DE ORDEN LEGAL

La ley 87 de noviembre de 1.993 emanada del Congreso de la Republica nos marca la pauta en el establecimiento del montaje y puesta en marcha del CONTROL INTERNO en los organismos del Estado en ella encontramos los objetivos básicos del CONTROL INTERNO, el campo de aplicación, Responsabilidades, Contratación con Empresas Privadas y otras funciones.

CAPITULO II 2.1.

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO

2.1.1

EL CONTROL INTERNO EN EL AREA DEL RECURSO HUMANO

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN EL AREA DEL RECURSO HUMANO El CONTROL INTERNO en la Gestión del Talento Humano permite verificar sus actividades y detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios. La actividad de CONTROL INTERNO a través de sus procedimientos y prácticas, deben apuntar a formas más efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organización y su departamento de personal, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el número apropiado de personas para aportar a la organización una fuerza laboral adecuada en la cual se obtenga eficiencia y efectividad. La actividad de CONTROL INTERNO se dirige a las siguientes funciones. En primer lugar LAS IMPLICACIONES LEGALES que enmarcan la actividad institucional a nivel del departamento de personal; en segundo lugar LOS COSTOS las prestaciones, sueldos y salarios son muy significativos y constituyen un monto muy apreciable del presupuesto, en tercer lugar LA ACTIVIDAD DE LA SUBSECRETARIA ADMINISTRATIVA porque ella guarda una relación directa con la productividad de la organización y la calidad de su entorno laboral, en cuarto lugar LA EVALUACIÓN E INVESTIGACIÓN con miras a identificar mejores procedimientos y el desempeño adecuado del personal. AREAS QUE ABARCA EL CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION DEL RECURSO HUMANO El CONTROL INTERNO cubrirá todas las actividades del departamento de personal, la oficina Asesora De Control Interno evaluará los objetivos y metas establecidas pues son ellos los parámetros para medir las acciones llevadas a cabo por los administradores de recursos humanos. En conclusión el CONTROL INTERNO debe identificar los problemas y garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales.

El CONTROL INTERNO para prestar una mejor asesoría profesional deberá realizar lo siguiente: 1.

Buscar métodos y técnicas para buscar mejorar la imagen profesional y de servicios de la institución.

2.

Se debe buscar inducir al administrador de personal para que asuma mayor responsabilidad y a que actué en un nivel más cercano a las políticas de la dirección.

3.

Se deben establecer las responsabilidades y los deberes de la jefatura de la sección administrativa.

4.

Se deben detectar los problemas latentes y que puedan resultar explosivos.

5.

Se debe buscar la uniformidad de procedimientos y políticas.

6.

Se evalúa el cumplimiento de las disposiciones legales del Municipio.

7.

Promover los cambios necesarios en la organización de tal manera que nadie resulte afectado.

8.

Evaluar el proceso de retroalimentación del desempeño.

9.

Evaluar la motivación y el comportamiento del personal.

10. Identificar a la persona responsable de cada actividad. 11. Determinar los objetivos postulados por cada actividad. 12. Verificar las políticas y procedimientos que se utilizan para el logro de estos objetivos. 13. Efectuar muestreo en los registros del sistema de información sobre el personal para

determinar

si

están

aplicando

adecuadamente

las

políticas

y

procedimientos. 14. Desarrollar un plan de acción para establecer si se resolvieron los problemas detectados mediante evaluación. 15. Efectuar seguimiento al plan de acción para verificar si se resolvieron los problemas detectados. EL CONTROL INTERNO DEL RECURSO HUMANO COMO FUNCION ASESORA Es obvio que el CONTROL INTERNO como control a la gestión tiene la responsabilidad de evaluar la eficiencia en el manejo del recurso humano asesorando los niveles de la organización cuando así sea necesario para el logro de las decisiones racionales hacia soluciones deseables posibles. La asesoría de CONTROL INTERNO consiste en el análisis y la exploración de un problema hacia los

niveles directivos junto con los responsables del desarrollo de métodos y procedimientos propios del sistema en que se desenvuelven. Pero la función asesora proporcionada por La Oficina Asesora de Control Interno debe enfocarse a la gestión una vez sea evaluada ésta, ya que el proceso de los procedimientos para el control de calidad debe ser asesorado, controlado y evaluado por cada uno de los responsables de las áreas de administración de personal, por lo que la asesoría se debe dirigir a: 1.

Proporcionar una asistencia útil en la evaluación de los resultados de planes, programas y proyectos.

2.

Revisar, formular y recomendar, nunca dirigir u ordenar.

3.

La asesoría de CONTROL INTERNO es la orientación en el desempeño de sus obligaciones.

4.

El CONTROL INTERNO como consejero aporta asesoría a nivel directivo a través de las líneas estructurales de la organización.

5.

La

Oficina

Asesora

de

CONTROL

INTERNO

debe

poseer

preparación,

actualización, actuar como agentes en la armonización de planes, verificar procedimientos y ante todo debe conferir calidad humana a la Institución. EL CONTROL A LA GESTION Se consagra en la Constitución Política de Colombia y por lo tanto el control se debe aplicar en términos de resultados bien sea en unidades físicas, volúmenes de trabajo, calidad técnica y eficiencia en los servicios. Se debe hacer un control constante para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos, a fin de que el rendimiento y la calidad en el tiempo sea el mejor. El control de gestión además proporciona elementos de juicio que fortalecen y agilizan la fijación de responsabilidades en los trámites administrativos de los diferentes niveles de la organización. Se debe tener un control sobre las tareas y las funciones, sobre el desempeño y el resultado. CONTROL INTERNO debe ejercerse sobre todo el proceso; el empleo de listas de verificación, cuestionarios de guías especializados proporcionan una mayor

flexibilidad en cuanto a la realización de las tareas de control y asesoría sirviendo como puente en el análisis de la gestión. AREAS PRINCIPALES CUBIERTAS POR CONTROL INTERNO EN LA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO. SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE LA GERENCIA DEL TALENTO HUMANO El sistema de información debe contener como mínimo los siguientes elementos: A.

PLANES DE RECURSOS HUMANOS

 Requerimiento y consecución del personal.  Existencias de Recursos Humanos.  Planes de sustitución reemplazos.  Planes de organización. B.

COMPENSACIONES Y SUELDOS

 Niveles de sueldos y salarios  Sistemas Prestacional.  Servicios al personal. C.

ANÁLISIS DEL CARGO

 Niveles de cargos  Descripción de cargos  Especificaciones de cargos.  Perfiles D.

CARRERA ADMINISTRATIVA

 Comunicación de oportunidades  Pruebas  Elegibles INTEGRACIÓN DE PERSONAL Y DESARROLLO Apunta a desarrollar los siguientes elementos:

A.

RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL

 Sistema de reclutamiento  Fuentes de reclutamiento  Disponibilidad de posibles candidatos  Bancos de solicitudes B.

SELECCIÓN

 Frecuencia y niveles de selección  Procedimientos de selección  Vinculación seguimiento y pos C.

INDUCCIÓN Y CAPACITACION

 Programas de inducción  Objetivos y procedimientos de capacitación  Niveles de efectividad de la capacitación. D.

DESARROLLO PROFESIONAL

 Programa de desarrollo  Planes de promoción  Movimientos de reubicación CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN A.

EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO

 Estándares y medición del desempeño  Técnicas de evaluación del desempeño  Entrevistas de evaluación  Reconocimientos B.

CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS

 Procedimientos disciplinarios  Comisión de personal  Procedimientos de cambio y desarrollo de la cultura institucional C.

ADMINISTRACION DE LAS RELACIONES LABORALES

 Administración de los contratos y convenios

 Servicios eventuales  Procedimientos para la resolución de conflictos  Sindicatos y asociaciones

D.

CALIDAD DEL ENTORNO

 Clima organizacional  Relaciones Humanas  Círculo de calidad  Tasa de rotación

2.2. DEFINICIÓN DE CONTROL FINANCIERO Consiste en el examen ejecutado por La Oficina Asesora De Control Interno sobre las transacciones realizadas por el Municipio y sus estados financieros, con el fin de expresar una opinión sobre si estos últimos presentan o no razonablemente la situación financiera a una fecha determinada, el resultado de las operaciones y los cambios en la situación financiera de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados en Colombia. OBJETIVOS 1.

Formular recomendaciones tendientes a mejorar la gestión financiera.

2.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables al Municipio.

3.

La Contabilidad será el lenguaje de las transacciones económicas del Municipio. y se utiliza con el fin de preparar estados financieros que sean útiles a la

4.

Dirección, autoridades fiscales y de control, organismos laborales y público en general.

5.

La Contabilidad en el Municipio, obedecerá a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

2.2.1.

CONTROL CONTABLE

El control contable en el Municipio incluye el plan de organización, los métodos y procedimientos y los registros relacionados con la custodia de los activos del Municipio y la confiabilidad de los datos e informes financieros. El CONTROL INTERNO Contable se dirigirá a garantizar la seguridad en los siguientes aspectos: 1.

En las transacciones que se ejecuten de acuerdo a la autorización general o especifica del Municipio.

2.

Que las transacciones se registren para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y con las Normas actuales.

3.

Para mantener adecuadamente la contabilización de los activos de tal forma que sean comparables con los existentes a intervalo de tiempo razonables y se tome la acción oportuna en relación con cualquier diferencia que se presente.

2.2.2.

CONTROL ADMINISTRATIVO CONTABLE

El control Administrativo Contable incluye todos los procedimientos y registros de autorizaciones y decisiones sobre transacciones por parte del Jefe del Área Contable. Asociados directamente con la responsabilidad de los objetivos del Municipio, este representa el punto de partida para establecer el control contable. 2.2.3. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA 1.

Plan de organización (Manual de Funciones y Procedimientos) con líneas claras de autoridad, designación correcta de deberes y funciones de cada empleado.

2.

Independencia sobre las unidades de organización sin que esto implique ruptura de comunicación entre ellas.

3.

Separación de labores de operación, registro y custodia como principios básicos.

4.

Establecimiento de documentos y registros adecuados.

5.

Control físico sobre los activos. En cumplimiento de lo anterior se deben tomar medidas sanas tales como:

 Adecuada protección de los Almacenes  Sistema de inventario permanente mediante la adopción de sistemas adecuados. 2.2.4. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CADA AREA La evaluación del CONTROL INTERNO permite determinar la confiabilidad del mismo o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si es ágil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante, para ello es importante contar con el Manual de Funciones y Procedimientos. 2.2.5. CONTROL INTERNO CON RELACION AL PRESUPUESTO 1.

Certificación de recursos de disponibilidad de Tesorería para su incorporación a presupuesto de la nueva vigencia.

2.

Expedición de certificaciones sobre si una renta se encuentra o no pignorada o del porcentaje comprometido.

3.

La refrendación de los informes de ejecución presupuestal y financiera en que se basa el cálculo de ingresos del proyecto de presupuesto para la siguiente vigencia fiscal.

4.

Los procedimientos para el trámite de cuentas para cancelar convenios entre

5.

Entidades.

6.

La constitución de reservas al comienzo de cada vigencia para atender pagos de contratos o compromisos celebrados en las vigencias anteriores.

7.

La cancelación de reservas constituidas en la vigencia fiscal.

8.

El inventario de compromisos pendientes a 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal.

2.2.6. CONTROL INTERNO CON RELACION A TESORERIA 1.

Normas sobre el procedimiento de ingresos a caja

2.

Normas sobre el procedimiento de ingresos a bancos

3.

Procedimientos para la elaboración de cheques

4.

Normas para la custodia de fondos y valores

5.

Custodia de documentos de valor

6.

Inversión temporal de los recaudos

7.

Traslados de cuentas bancarias

8.

Cancelación de cuentas corrientes

9.

Constitución de fondos especiales

10. Procedimientos de egresos en efectivo 11. Procedimientos de egresos por bancos 12. Procedimientos de anulación de cheques 13. El manejo de las notas débito y crédito 14. Los sobregiros bancarios 15. Los depósitos Judiciales 16. Prohibiciones a los empleados de manejo 17. Forma y contenido de los recibos de caja 18. Las conciliaciones bancarias (caja) 19. La solicitud de chequeras 20. La reglamentación de avances y anticipos. 2.2.7

CONTROL INTERNO CON RELACION A LA CONTABILIDAD

1.

Prescripción de métodos contables

2.

Elaboración del Plan de Cuentas

3.

Los libros de contabilidad

4.

Los formularios de contabilidad

5.

Los procedimientos para el manejo contable

6.

Organización de la contabilidad

7.

La Entidad Fiscalizadora determinará el contenido de los estados financieros y su forma de presentación al igual que la rendición de cuentas por el manejo de bienes del estado.

2.2.8. MECANISMOS ESPECIFICOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA A.

PARA INGRESOS

Separar en unidades o personas diferentes las funciones de operación custodia registro y control. Constitución de pólizas y fianzas Papelería Prenumerada Consignación intacta del efectivo recibido Control sobre cheques devueltos Arqueos físicos de confrontación B.

PARA EGRESOS

Utilización de cheques para todos los pagos Prohibición de firmar cheques al portador o firmarlos en blanco Firma de cheques por varias personas Control sobre cheques pendientes de entrega Conciliación bancaria por persona diferente al tesorero Registros contables detallados, confiables y oportunos. C.

INVERSIONES

Custodia por persona diferente al cajero que controla efectivo Registros contables independientes de quien los custodia Arqueos físicos de los valores por personas diferentes. D.

. PAGOS ANTICIPADOS

Responsabilidad en la adquisición y cobertura de seguros

Adecuado sistema de amortización de prepagados Mantenimiento de registros actualizados E.

OBLIGACIONES FINANCIERAS

Procedimientos escritos para la consecución de empréstitos. Registros

auxiliares

detallados

por

préstamo,

indicando

cuantía,

intereses,

vencimiento y forma de pago. Circularizaciones periódicas y conciliaciones de diferencias. F.

CONTROL INTERNO CON RELACION A BIENES DE ALMACEN

Vigilancia sobre la conservación y mantenimiento. Procedimiento para la formación de los inventarios Control perceptivo sobre el ingreso de elementos. Control perceptivo sobre el ingreso o traspaso de elementos Control para reintegro de devolutivos del servicio Procedimientos para el ingreso de bienes recuperados robados. Normas sobre la compensación de sobrantes y faltantes. Normas sobre la custodia de devolutivos en servicio. Procedimientos contables de las responsabilidades. Normas sobre la salida de elementos de consumo y devolutivos. Normas para dar de baja elementos Registros contables de los elementos Procedimientos para inventario físico anual G.

MECANISMOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO A

BIENES Y ALMACEN Registro de inventario permanente Cuadre periódico de los registros de control y auxiliares Registros contables manejados por personas diferentes al almacenista Papelería prenumerada para ingresos, salidas, traslados y bajas de almacén Inventarios físicos periódicos, rotativos y sorpresivos Confirmación de elementos en poder de terceros Registros contables detallados por cada bien. Inventarios físicos independientes

Contabilidad de devolutivos Cubrimiento adecuado de los seguros Políticas de depreciación. H. LIBROS PRESUPUESTOS Libro de Control de Ingresos Libro de Control de Ejecuciones PAGADURÍA Libro de caja Libro de contabilización de ingresos Libro de cuentas bancarias Libro de contabilización de acreedores Libro radicador CONTABILIDAD Libro Diario Libro cuentas auxiliares Libro Mayor y Balances Libro de Inventarios y Balance Libro Registro de Acreedores 2.3.

CONTROL INTERNO PARA LA CONTRATACIÓN

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS CONTRATOS Que estén dentro del marco legal correspondiente evitando conductas que afecten la moralidad pública como:  Peculados por aplicación oficial diferente  Violación al régimen legal de inhabilidades  Contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales  Enriquecimiento ilícito  Prevaricato en todas sus formas

 Verificar que se realice en forma efectiva el seguimiento y control a los diversos contratos con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas. 2.4

CONTROL

INTERNO

PARA

LOS

DIVERSOS

PROCESOS,

PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES ESTABLECIDOS EN LA ADMINSITRACION CENTRAL  Garantizar un adecuado y oportuno suministro de información tanto para el cliente externo para el cliente interno.  Corroborar que se están desarrollando la debida administración del riesgo, con le uso adecuado de las actividades de autocontrol y autoevaluación.  Se desarrollen actividades en busca de la mejora continua de los procesos y procedimientos establecidos.  Que se desarrollen y cumplan los diversos planes de mejoramiento que surgen de la aplicación del sistema de control interno.

CAPITULO III METODOS DE EVALUACIÓN METODO DESCRIPTIVO O INDAGACIÓN: Consiste en explicaciones verbales de los funcionarios, acerca del procedimiento de las operaciones en las cuales laboran. METODO ESPECIFICO: Son los cronogramas, flujogramas, diagramas que identifican las fases de control desde su origen hasta su culminación. METODO DE CUESTIONARIO: Son las posibles preguntas y respuestas hechas por escrito a los funcionarios sobre las operaciones en las cuales laboran. PRUEBAS PRUEBA DE CUMPLIMIENTO : Se establece en el Municipio para identificar si los procedimientos de control prescritos operan como fueron diseñados. PRUEBA SUSTANTIVA : Es el examen de los documentos de soporte para identificar las transacciones realizadas. CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO: CONTROL PREVENTIVO Es el control que tiene por objeto principal el de prevenir que ocurran errores. CONTROL DETECTIVO: Tiene por objeto detectar y corregir los errores que han ocurrido.

CAPITULO IV 4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA 4.1. PARA INGRESOS A CAJA El CONTROL INTERNO para ingresos a caja debe dar la seguridad que todos los ingresos están registrados como tales y todo lo que hubiere que recibir sea recibido. Teniendo como fundamento el resultado de la evaluación de los ingresos a caja se debe planificar:  El período a revisar.  Elaborar un listado de los libros y documentos necesarios para que sean entregados.  Efectuar un arqueo de Caja Menor y General, relacionando todo el efectivo, cheques, bienes, acciones, en sí todos los valores que estén bajo custodia del funcionario visitado. Los registros de los libros de esta oficina deben quedar inicialmente en la fecha en que se encuentre al momento de la visita.  Verificar la exactitud de las sumas, cuadre de los registros de asientos originales de dos meses no consecutivos del año.  Investigar los ingresos de Caja con los datos originales, remitir a las carpetas o cuentas de los aportantes.  Comparar los ingresos con los depósitos bancarios.  Determinar que sea adecuado el cierre mensual de los ingresos a caja.  Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al día siguiente en la Entidad bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido.  Si existe el sistema de recibos prenumerados de caja verificar su adecuada utilización. Si se encuentra recibos dañados el ORIGINAL y LAS COPIAS deben aparecer con la respectiva relación.  Todos los actos deben ser presenciados por los funcionarios visitados y deben quedar registrados en el acta haciendo referencia a todo lo ocurrido durante la visita. 4.2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS POR COBRAR  El objetivo de la Auditoria al examinar las cuentas por cobrar son :  La exactitud de la liquidación de los aportes.

 La cobrabilidad.  La Evaluación adecuada en la presentación de los estados financieros.  Analizar por grupos cuentas por cobrar según su origen, relacionarlas, estudiarlas, examinarlas y realizar las operaciones que se estimen convenientes.  Totalizar las cuentas por cobrar y cruzar con el saldo del balance.  Analizar la suficiente provisión para cuentas de dudoso recaudo teniendo en cuenta los antecedentes.  Inspeccionar si existen saldos de naturaleza diferente a esta cuenta, si existiere determinar la causa y proponer los ajustes correspondientes.  Si se cree conveniente confirmar los saldos.  Cuando se evalué el cuestionario de Evaluación de CONTROL INTERNO, planear la visita a esta dependencia. 4.3. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS INCOBRABLES La prueba de cobrabilidad descansa en el cobro, una cuenta puede ser confirmada, válida, correcta y sin embargo puede ser incobrable. La OFICINA DE CONTROL INTERNO debe determinar la cobrabilidad, de manera que el balance no demuestre más que las cantidades realizables y de esta manera rendir un adecuado informe. 4.3.1. ESTUDIAR :  Que originó el envió de la cuenta al rubro de incobrables.  Si la Empresa tiene criterios preestablecidos para tomar esta determinación.  Si hay criterios y estos se cumplieron en su totalidad.  La correspondencia sobre el tema.  La contabilización de esta cuenta.  Todo lo que tenga que ver con la cuenta y presentar soluciones que permitan se refleje en el Balance la cifra real. 4.4. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA INVENTARIOS 1. Investigar si existen copias de anteriores procesos de estos y verificarlos. 2. Examinar si hay instructivos sobre el proceso y estudiarlos. 3. Visitar todas las dependencias que a modo de ver tengan relación con este proceso.

4. Determinar ubicación, clase, valor de los bienes de cada sitio o período a examinar. 5. Capacitar al personal que va a participar en el evento discutiendo puntos de vista, elaborar con ellos los papeles de trabajo y las tareas determinadas individual o por grupo. ANALIZAR 1. Como se tratan los bienes dañados, obsoletos o de poco movimiento. 2. Que las cantidades contadas y la descripción de los artículos y/o elementos inventariados sean anotados correctamente. 3. Que al efectuar el conteo no se omitan artículos y/o elementos que deban inventariarse. 4. Si la última relación de artículos o elementos recibidos por el almacén ya fue contabilizado. ESCOGER 1.

Artículos o elementos al azar o por determinación del auditor tenga en cuenta un porcentaje sobre el total de lo examinado.

2.

Relacionar los artículo o elementos, unidad de medida, cantidad contada etc.

3.

Relacionar las hojas de recuento que crea conveniente.

4.

Seleccionar un período determinado y solicitar las ordenes de compra o suministros y realizar :  Confirmar que las órdenes de compra o suministro fueron debidamente aprobadas y ordenadas por funcionarios autorizados.  Comprobar que toda orden de compra esté acompañada por solicitud aprobada.  Analizar que se hayan cumplido con las Normas legales, administrativas y fiscales para efectuar la compra.  Que existan facturas que respalden cada pedido y que coincidan: solicitud, pedido, facturas e ingresos de almacén  Que las facturas correspondan a los precios cotizados según las ordenes de compra  Que las cantidades recibidas fueran las solicitadas.  Que se registraron las facturas inmediatamente se recibieron los artículos  y/o elementos a los cuales se produjo el ingreso al almacén.

 Que en el costo se facturen solamente los fletes si este así se hubiere cotizado. CONSTATAR  Si se aprobó la cotización más favorable para la Empresa.  Si las cotizaciones fueron competitivas con precios de otros proveedores.  Que las facturas y comprobantes estén debidamente ordenados.  Que las facturas y comprobantes correspondientes tengan sello de pago cancelado.  Que las facturas sean originales.  Que todos los documentos de un negocio se encuentren debidamente archivados facilitando su permanente u ocasional estudio. CON RESPECTO A LOS INGRESOS DE ALMACEN, EXAMINAR : Si están bien codificados según la descripción del artículo o elemento. Que el número de unidades sea el correcto. Si el recibo de los artículos o elementos se efectuó por el funcionario correspondiente. Si el ingreso está debidamente anotado en los registros. Si se encuentra bien almacenado según su origen y calidad. CON RESPECTO A LOS EGRESOS DE ALMACEN. EXAMINAR: 1.

Si los documentos de autorización tienen las firmas correspondientes.

2.

Si las personas que recibieron fueron las autorizadas para ello,

3.

Las salidas de almacén están debidamente registradas.

4.

Si son correctos el número o cantidad entregada con la autorizada en los documentos.

5.

Seleccionar los traspasos, devoluciones o reintegros, y estudiar:  Los traspasos, devoluciones o reintegros que se han realizado estén debidamente diligenciados y firmados por las personas autorizadas para tal fin.  Que sean los artículos, elementos u objetos registrados en los documentos presentados para la operación.  Que estén debidamente contabilizados.

PROCEDIMIENTOS EN CASO QUE NO HUBIESE INVENTARIO FISICO

1. Practicar un selectivo por unidades y valores (tener en cuenta un porcentaje sobre el total). 2. Cruzar estos datos con las tarjetas de kardex 3. Si hay diferencias investigarlas con el funcionario correspondiente. Y realizar los correctivos dando aviso a contabilidad. 4. Siempre obtener explicación satisfactoria de las diferencias y correctivos dejando la constancia correspondiente. 5. Establecer que las cantidades existentes se encuentren entre los máximos y mínimos establecidos para dichos elementos. PERIÓDICAMENTE VISITAR AL ALMACEN Y OBSERVAR: 

Si las seguridades son las apropiadas para la protección de los bienes en custodia.



Si solo las personas autorizadas tienen acceso al almacén y a los elementos en depósito.



Si las recepciones y entregas las efectúa el almacenista.



Si hay elementos en consignación, custodia, etc., (que no pertenezcan al Municipio, como están almacenados, si es fácil distinguirlos de los propios y si se cuenta con el respaldo de documentos oficiales.



Si la rendición de cuentas de almacén a la Entidad competente se hacen en la fecha prevista o fuera de estas y sus causas.



Si la Entidad Competente ha hecho observaciones, estudiar sus causas e insinuar correctivos.



Estudiar los saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, analizarlos, presentando soluciones y observando su correcta contabilización.



Si encuentra elementos dados de baja investigar orden de funcionario competente, acta correspondiente y firma de los funcionarios fiscales.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS Un CONTROL INTERNO adecuado para la adquisición de activos exige que la compra esté separada del recibo, registro y pago. CON RESPECTO A LA SECCION DE COMPRAS

 Revisar si hay proveedores analizados por grupos especializados, que sus documentos para contratar estén actualizados y que haya una hoja de vida de su comportamiento comercial.  Movimiento por grupos especializados de la utilización anual, semestral, trimestral mediante el cual se pueda aprobar un pedido.  Promedios mínimos por artículos del almacén para realizar pedidos.  Estadísticas necesarias para planear las compras. CON RESPECTO A LAS COMPRAS  Verificar las sumas y cuadrar el registro de los asientos originales e investigar los totales hasta el mayor general como mínimo de dos meses no consecutivos.  Examinar las facturas de los proveedores y sus registros contables de : o

Dos meses anteriores no consecutivos.

o

El último mes del ejercicio

o

Un mes al azar

 Tomar los registros de recepción y realizar un proceso hasta su contabilización (Almacén, cuentas corrientes).  Examinar las notas por devoluciones y rebajas realizando el proceso contable, almacén, cuentas corrientes, departamento de compras, recepción.  Verificar que los precios sean los acordados como también las condiciones de entrega, empaque y pagos.  Investigar las facturas duplicados o fotocopias. REALIZAR CUESTIONARIO O ENCUESTA PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA ACTIVOS FIJOS. ESTUDIAR:  Solicitar a la fecha de la visita una relación que muestre el movimiento con saldos de todos los activos fijos con sus respectivas depreciaciones.  Realizar pruebas selectivas de los registros más significativos y analizarlos.  Efectuar cruces de los registros auxiliares con los saldos de la cuenta control y determinar su veracidad.  Confrontar las facturas, documentos de propiedad y equipo del transporte con sus matrículas.  Revisar si los bienes se encuentran asegurados, si su cobertura es la adecuada y si las pólizas están vigentes.

 Constatar

si

la

depreciación

está

siendo

aplicada

correctamente,

si

la

amortización se hace con base a técnicas y estudios adecuados y si estos pueden ser aplicados en forma constante y uniforme.  Verificar si las adquisiciones son autorizados por funcionarios competentes, si existen los respectivos contratos, si los activos han sido recibidos y su valor cancelado y cruzarlos con ingresos a almacén.  Inspeccionar si los activos están siendo utilizados correctamente, si su código de identificación coincide con el de inventario.  Observar si se llevan todos los activos fijos, hoja de vida donde se anote control de mantenimiento así: o

Número de orden

o

Fecha de mantenimientos

o

Clase de reparación

o

Valor de la Mano de Obra

o

Valor de los recursos

o

Garantía de calidad

o

Vida útil

 Examinar en su totalidad los métodos utilizados para la evaluación de activos fijos.  Estudiar el control de reparaciones si se exige garantía de calidad y si éstos son incluidos para la evaluación y determinación de la vida útil.  Estudiar la forma utilizada para calificar la obsolescencia de los bienes y el sistema para sacarlos de inventario en forma definitiva. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA DEUDORES, FONDOS Y AVANCES Ubicar los documentos soportes de estas cuentas, relacionarlas y cruzar el total con el saldo del balance. La edad de las cuentas, el movimiento de abono de éstas. Si los deudores pidieron la autorización correspondiente para tener derecho a estos préstamos. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA PAGOS ANTICIPADOS El CONTROL INTERNO adecuado requiere una revisión periódica de los elementos para determinar que están en uso y que la cantidad declarada es la correcta, que las

cantidades no amortizadas permanecen como gastos diferidos. Cuando se trata de gastos diferidos a largo plazo es aconsejable que sea la cúpula administrativa la que tome determinaciones. OBJETIVOS Examinar los pagos anticipados, los gastos relativos así:  Establecer la validez y propiedad de las cantidades cargadas a las cuentas del activo.  Cerciorarse de que los futuros ejercicios resulten beneficiados de los activos que se llevan y determinar que las cuentas del activo sean debidamente aplicadas a los gastos.  Revisar que las cantidades que se pasan como pagos anticipados, gastos pagados por anticipado y gastos diferidos en realidad sean cargables a períodos y a operaciones más allá del final del período fiscal en curso. PRIMAS DE SEGURO  Se debe tener en cuenta que el beneficiario sea El Municipio. Que si las propiedades están hipotecadas que estas tengan su respectiva póliza.  Determinar la cantidad del seguro pagado por anticipado y los gastos periódicos por seguro de cada póliza.  Comparar cantidades registradas con las de la compañía de seguros, si hay diferencias pedir aclaraciones y realizar los correspondientes ajustes.  Se debe investigar la devolución por primas hasta su ingreso a caja y su correcta contabilización.  Examinar la correspondencia de las compañías de seguro, que seguramente fijará pautas a seguir.  Verificar si los seguros fueron tomados después de un estudio técnico o por el contrario fue producto de una operación normal.  Confirmar que la cobertura del seguro sea equivalente al valor de la prima y si ofrece garantía para El Municipio.  Elaborar una relación de las pólizas de seguros con los siguientes datos : o

Número de la póliza

o

Nombre de la compañía de seguros

o

Fecha de suscripción

o

Vigencia

o

Riesgo que cubre

o

Valor de la cobertura

o

Primas canceladas

o

Porción causada y diferencia a la fecha de estudio.

 El Asesor de Control Interno CONTROL INTERNO debe analizar tanto el aspecto numérico contable como la confiabilidad y seguridad de la operación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA  Se debe establecer que los pagos correspondan a una evidencia clara y veraz  Observar que haya una adecuada separación de funciones respecto a: o

La aprobación de las facturas o documentos a cancelar

o

El registro de los auxiliares

o

La elaboración de los cheques

o

El control de los cheques listos para la entrega al beneficiario

 El resultado de la evaluación permite la planeación para la visita al área donde se efectúa el egreso como son : o

Elaboración de los papeles de trabajo

o

Inventario de los documentos necesarios para el análisis, revisión, conformación e inscripción.

CON REFERENCIA A LOS CHEQUES OBSERVAR: Que las facturas o documentos estén debidamente aprobadas y autorizadas:  Las facturas y documentos deben tener un sello con la palabra pagado  Las devoluciones, rebajas, descuentos, ingresos a almacén, ordenes de prestación de servicios, contratos y demás documentos soportes se hubiesen tenido en cuenta en la operación. EXAMINAR LOS COMPROBANTES DE EGRESO: DEBE CONTENER:  Nombre del beneficiario  La firma o iniciales de las personas autorizadas para ordenar, actualizar, aprobar y revisar.

 Fecha de emisión, número de cheque, cuenta bancaria  Valor de cheque cruzado en los documentos de origen  El código e imputación presupuestal afectado  Firma del beneficiario, número de cédula, sello, autorización autenticada del beneficiario para el retiro del cheque, cuando es hecho por personas diferentes al beneficiario.  Verificar si el cheque físico es girado con restricciones. VERIFICAR EN LOS LIBROS  Que se descargue en la fecha del giro.  La secuencia del giro.  Si existen comprobantes anulados observar que los mismos (original y copias) tengan el sello o palabra anulado.  Si existen cheques anulados, cerciorarse que la parte de las firmas se haya mutilado.  Estudiar las conciliaciones Bancarias cuidadosamente.  Cruzar los saldos (auditoría de caja, saldos en bancos con el mayor general).  Analizar los pagos efectuados por contratos (compras, prestación de servicios, etc.) compruebe la vigencia de su póliza, el recibido de conformidad de los contratos, descuentos, anticipos, retenciones y demás de ley.  Elaborar una relación de los cheques por entregar y comprobar la fecha de giro.  Investigar los que tengan una antigüedad de más de 30 días, examinar los comprobantes y documentos que respondan al pago y si se estima conveniente averiguar con los beneficiarios los motivos de su no cobro. Si resulta conveniente solicitar la anulación y observar que se efectué los registros contables correspondientes.  Verificar la correcta contabilización de las notas débito.  Elaborar relación de los depósitos en tránsito, pendientes de registro en el banco a la fecha de la visita, investigar su origen, cotejando el asiento contable, cruzando las cantidades con la evidencia obtenida, el examen de la cuenta acreditada por el débito a bienes. Verificar que todos los depósitos en trámite figuren consignados y registrados en el extracto bancario del mes siguiente.  Cotejar los sobregiros existentes en las cuentas bancarias, que sean reales y que se muestren como pasivos a corto plazo en el Balance. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CONTRATOS

Escoger contratos de diferentes índole y analizar : Objeto, imputación presupuestal respectiva y su registro Vigencia de las pólizas suscritas. Cumplimiento de los plazos para su ejecución Fecha de perfeccionamiento Acta de iniciación Clase de contrato Pagos efectuados En caso de incumplimiento, estudiar la actuación administrativa tomada Por el Municipio. VERIFICAR:  Si los fines del contrato cumplen con las funciones del Municipio.  Si se presentaron las cotizaciones o propuestas.  Si se cumplieron requisitos previos como : Estudios Técnicos o económicos,  etc.  Si existe un equilibrio económico entre la calidad y la cantidad de los bienes y servicios y los precios a cancelar.  Si se registró la reserva presupuestal  Si se cumplieron todos los requisitos legales  Si se dio cumplimiento a todas las cláusulas del contrato para su cancelación.  Si la adquisición de bienes y servicios están libre de peticiones remuneratorias de parte de los funcionarios.  Si el contratista se encuentra o no incurso en inhabilidades o incompatibilidades. 4.10.1. SOLICITAR INFORMACIÓN SOBRE:  Si existe un listado debidamente estudiado y calificado de profesionales, empresas o entidades especializadas con las cuales el Municipio requiere contratar.  A la oficina jurídica sobre existencia de remuneraciones por contrato suscrito, concepto sobre la situación planteada y posibles resultados.  Si existe archivo permanente individual con todos los documentos de cada uno de los contratos y sus movimientos que facilite el estudio o investigación.  Si el Municipio atendió financieramente el contrato según sus obligaciones, si no se hizo investigar las causas.

 De los contratos por honorarios analizar si existe contrato de prestación de servicios o contrato u orden de trabajo. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA EL RECURSO HUMANO NOMINAS  Que la lista para elaborar la nómina aparezca únicamente los funcionarios reales con sus respectivas asignaciones.  Que no permanezcan en la nómina ex funcionarios  Que las horas extras se justifiquen y que hubiesen sido autorizadas.  Que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueron liquidados adecuadamente.  Hacer cruce de información los reportes de seguridad social CON RESPECTO A LA HOJA DE VIDA  Que exista hoja de vida formato único de la función publica, bien diligenciada y firmada por el peticionario, verificando estudios y soportes necesarios acorde a la ley.  Que cumpla con los requisitos exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren adjuntos.  Comprobar que los descuentos fueron bien liquidados y girados oportunamente a los beneficiarios.  Revisar los cálculos sobre prestaciones sociales, retenciones y si fueron girados en su totalidad en el tiempo previsto a las entidades que por ley le correspondan.  Investigar si las nóminas han sido debidamente autorizadas, refrendadas, imputadas presupuestalmente y que han seguido todos los pasos que se requieren para el pago de la misma CONTROL INTERNO DE LAS COMISIONES  Si fueron autorizadas previamente  Si se legalizó el avance en el tiempo requerido  Si se cumplió con el objeto de la comisión y se presentó el informe oportunamente.  Seleccionar de los funcionarios un número no inferior al 25 % del total y analizar: o

Que el nombre, apellidos, documento de identidad, cargo y sueldo sean los determinados en el documento de nombramiento o ascenso.

o

Que esté ocupando las funciones y el cargo para el cual fue contratado, si no, exigir el documento (Acto Administrativo) mediante el cual se le asignó el que está desempeñando en el momento de la visita.

o

Que la nómina esté debidamente liquidada y que los beneficiarios hubiesen recibido el valor real.

 Comparar la firma en la nómina con la registrada en el acta de posesión, hoja de vida, documento de identidad.

CONTROL INERNO DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES En concordancia con lo establecido en el audite 3.0 utilizado por la Contraloría General de la Nación se establece lo siguiente: Procedimientos Generales  Examinar el cumplimiento de los criterios generales de distribución y giro de los recursos del Nivel Nacional a las entidades territoriales.  Evaluar el cumplimiento de la normatividad general en las áreas de presupuesto, contratación, contabilidad, tesorería y control interno, que son comunes a todas las participaciones y asignaciones, con el fin de verificar la veracidad, legalidad, consistencia y oportunidad de los registros relativos al manejo de los recursos del SGP.  Evaluar los procesos de contratación a los cuales le son aplicables las normas generales de contratación. Criterios  El SGP tiene definidas las reglas para establecer el monto y la distribución sectorial y territorial. Corresponde a las entidades receptoras chequear su cumplimiento.  El manejo presupuestal específico y las fechas de giro están definidas en la Ley.  A estos recursos les son aplicables todas las normas generales sobre presupuesto, contabilidad, manejo de tesorería y contratación, salvo las específicas que se incorporan asignación.

en

los

procedimientos

respectivos

para

cada

participación

y

Distribución de Recursos  Determinar si la entidad territorial ejerce controles para verificar que la asignación de recursos del SGP corresponde a la establecida por la Ley.  Si la entidad territorial recibió más recursos de los que le correspondieron, establecer si los recursos recibidos en exceso se dedujeron del presupuesto de la vigencia siguiente; si recibió menos recursos de los que correspondían, comprobar si se hicieron las asignaciones adicionales. Programa Presupuestal  Prepare cuestionarios de Control Interno y evalúe la existencia y efectividad de los mecanismos de control establecidos para el manejo de los recursos del SGP.  Solicite el presupuesto del ente territorial y constate que los recursos asignados para la vigencia a auditar fueron incorporados a los respectivos presupuestos. Confronte el presupuesto de ingresos y gastos aprobados por el CONPES, con el presupuesto incorporado por el departamento, distrito o municipio según sea el caso. De encontrar inconsistencias, determine la razón de las mismas.  Determine que las modificaciones al sistema presupuestal se realicen atendiendo lo dispuesto por el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Decreto 111 de 1996, el cual debió ser adoptado en cada entidad territorial en su estatuto departamental, distrital o municipal, según lo establecido por el Artículo 104 de dicho decreto o en la norma vigente.  Solicite a la Secretaría de Hacienda o a la dependencia que haga sus veces, la constancia (comunicado de giro) que certifica la fecha en que el respectivo Ministerio giró los recursos y verificar si fueron girados por la Nación en los diez primeros días del mes siguiente al que corresponde la transferencia.  Verifique el ingreso, registro y ejecución de la última doceava de la vigencia anterior.  Determine que se haya elaborado el Plan Operativo Anual Mensualizado de Caja, considerando la programación de los giros del SGP y el presupuesto definitivo, identificando que para dicho plan se haya definido el monto máximo mensual de fondos de la cuenta única de la tesorería distrital, municipal o departamental (incluye las subcuentas con destinación específica del SGP), así como, el monto máximo mensual de pagos, donde la apropiación presupuestal será considerada

como límite máximo a partir del cual se podrán determinar los compromisos y pagos prioritarios a realizar en la vigencia.  Chequear los actos administrativos por los cuales se ejecutan los dineros del SGP: certificado de disponibilidad presupuestal, registros presupuestales, órdenes de servicios, contratos y órdenes de compra, entre otros.  Con base en los extractos bancarios, tome algunos pagos realizados y solicite los documentos soportes de gastos para determinar si se encuentran legalmente tramitados y autorizados por el ordenador del gasto.  Corrobore que existe un manejo separado de cuentas para cada tipo de componente del SGP; en ese sentido, los recursos de salud se giran al Fondo departamental, distrital o municipal de salud, al cual se asignan los recursos con dicha destinación, conforme a la reglamentación que se expida para el efecto. Los demás recursos se giran a las cuentas separadas, pero igualmente deben garantizar la destinación específica de los recursos.  Verifique que los recursos del SGP no hayan hecho unidad de caja con los demás recursos de la entidad territorial, que su administración se realice en cuentas separadas por sectores según su destinación específica y que con ellos no se haga unidad de caja ni se dispongan para otros fines, ni siquiera transitoriamente.  Verifique si los recursos recibidos del SGP han generado rendimientos, cuantifique y compruebe si se han incorporado al presupuesto y fueron destinados al mismo sector.  Si hay recursos del SGP provenientes de saldos de vigencias anteriores que no están amparando reservas presupuestales, verifique que se hayan incorporado al presupuesto de la vigencia siguiente; igual procedimiento se aplicará cuando, por cualquier motivo, se cancelen reservas constituidas con recursos del SGP, siempre que se haya hecho la situación de fondos.  Determine que los saldos de caja del SGP no apropiados (considerados como recursos del balance con destinación específica), ni programados en el presupuesto del año fiscal en el que fueron girados, se presupuestaron y ejecutaron en la vigencia siguiente de acuerdo con la destinación sectorial.  Analice si las apropiaciones se ejecutaron de acuerdo con el fin para el cual fueron programadas.  Analice el presupuesto apropiado y ejecutado tanto de ingresos como de egresos; si hay diferencias entre la asignación y su ejecución determine las causas.

 Constate si los actos administrativos expedidos por el nominador del gasto que afecten las apropiaciones presupuestales, tienen certificado de disponibilidad previo que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender el gasto.  De acuerdo con el punto anterior, verifique que exista el registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin.  Cuando se trate de comprometer vigencias futuras, cerciórese que la autoridad nominadora del gasto haya contado con la aprobación previa del CONFIS o de quien éste delegue.  Verifique que el funcionario que esté ordenando el gasto, sea el autorizado.  Constate que las cuentas por pagar de la entidad tengan sus respectivos soportes legales.  En el libro que debe llevar la entidad para contabilizar las cuentas por pagar, compruebe: o

Monto de la obligación.

o

Número, fecha y cuantía del documento de pago y saldo.

 Compruebe que en los documentos de pago se adjunten por lo menos los siguientes soportes: orden de suministro, órdenes de trabajo, factura, pedidos, resoluciones y contratos, junto con la imputación presupuestal correspondiente, y todo acto que afecte el presupuesto y que haya sido previamente registrado y esté debidamente perfeccionado. Los documentos deben certificar la legalidad de la prestación de los servicios o del bien recibido.  Verifique que la entidad haya efectuado la incorporación al presupuesto de la siguiente vigencia, por concepto de los dineros sobrantes no ejecutados, de las cuentas por pagar de vigencias fiscales anteriores, refrendada por el ordenador del gasto y el funcionario responsable.  Constate que los anticipos no excedan del 50% de los contratos, verifique que los pagos pendientes a 31 de diciembre de cada vigencia sean compromisos causados y por consiguiente deban constituirse como cuentas por pagar.  Constate que las partidas aprobadas para gasto tengan validez y no sobrepasen las autorizadas por el PAC.  Revise si al cierre de la vigencia fiscal, la gobernación o alcaldía constituyó las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hubieran cumplido, siempre que estén legalmente contraídos.  Determine si la entidad constituyó a 31 de diciembre del año fiscal, cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.

 Verifique que se hayan incluido en el presupuesto las apropiaciones para el pago de

sentencias,

créditos

judicialmente

reconocidos,

laudos

arbitrales,

conciliaciones y servicios públicos. CONTROL INTERNO DE LA IMPLEMENTACION DEL MECI En este capitulo se hará referencia a dos acciones, Una relacionada con la autoevaluación y la segunda con la las evaluación independientes. SOBRE LA AUTOEVALUACION La autoevaluación puede ser dirigida por la ofician de control interno o por iniciativa de cada área de gestión, dependencia o servidor público de la administración municipal. Para tal efecto se sugiere el siguiente formato FORMULARIO DE AUTOEVALACION DEL CONTROL Califique cada afirmación del cuestionario, de acuerdo con la siguiente escala de valoración: Valor Descripción 0 = NO SABE 1 = NO SE CUMPLE

3 = SE CUMPLE ACEPTABLEMENTE 4 = SE CUMPLE EN ALTO GRADO

2 = SE CUMPLE INSATISFACTORIAMENTE 5 = SE CUMPLE PLENAMENTE SUBSISTEMA

CONTROL ESTRATEGICO

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL VALORACI NRO.

AFIRMACION Conoce el documento o código de ética que contiene los Acuerdos,

1

Compromisos o Protocolos Éticos. (Si valora «No Se Cumple» no valore las afirmaciones que siguen a continuación).

2 3 4

El documento o código de ética fue elaborado mediante el diálogo y la participación de los servidores de la entidad. Se difundieron los Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos a todos los servidores de la entidad. Se han puesto en marcha políticas y estrategias de gestión para aplicar el documento o código de ética en todas las dependencias.

ON

5 6 7 8

Se han definido lineamientos de comportamiento ético en la dependencia de acuerdo con las funciones específicas asignadas. Los conflictos se resuelven según el documento o código de ética. La vinculación de los servidores responde a los requerimientos de los empleos. Los procesos de inducción le facilitaron a los nuevos servidores conocer la cultura organizacional de la entidad y el ejercicio de sus funciones. Los procesos de reinducción han permitido la actualización de todos los

9

funcionarios en las nuevas orientaciones técnicas y normativas que afectan el quehacer institucional.

10 11 12

En la entidad se ejecuta el plan institucional de formación y capacitación. Fueron consultados los servidores sobre sus necesidades de capacitación, a través de encuestas o reuniones de trabajo. Ha mejorado el desempeño en el puesto de trabajo debido a la capacitación recibida.

13

La entidad adoptó y ejecutó programas de bienestar social laboral.

14

La entidad ejecutó el plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios.

15

Se aplica el sistema institucional de evaluación del desempeño.

16 17 18 19 20

Se han tomado acciones de capacitación y desarrollo de los servidores, con base en los resultados de la evaluación del desempeño. La entidad ha utilizado mecanismos internos y/o con apoyo externo para la selección de gerentes públicos. Fue evaluada la gestión de los gerentes públicos a través de los Acuerdos de Gestión. Se realizó publicidad y difusión sobre las prácticas de gestión del talento humano. La alta dirección emitió los lineamientos y las acciones de la entidad para el cumplimiento de su objeto social.

21

Los directivos dan cumplimiento a las funciones de la Entidad.

22

Las actuaciones de la alta dirección generan confianza en los servidores.

23 24 25 26 27 28

El estilo de dirección tiene en cuenta la participación de los servidores en los diferentes procesos de la entidad. El estilo de dirección tiene en cuenta la participación de las partes interesadas para facilitar el control social. La alta dirección delegó responsabilidades que contribuyeron a la oportuna toma de decisiones. Las políticas trazadas por la Alta Dirección fortalecen el desarrollo del talento humano. Ha sido transparente y eficiente la asignación y uso de los recursos en la entidad. Hay respaldo y liderazgo de la alta dirección con las políticas y objetivos del control interno.

29 30 31 32 33

La alta dirección lidera el cumplimiento de las acciones del mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de control del Estado. Los directivos tienen los conocimientos y destrezas para dirigir las áreas bajo su responsabilidad. Los directivos tienen en cuenta los conocimientos y habilidades de sus colaboradores para asignar las cargas de trabajo. La alta dirección da un trato respetuoso a los servidores de la entidad. La alta dirección fomenta la comunicación y retroalimentación entre los niveles de la organización.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO VALORACI NRO. 34

AFIRMACION Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad por la Constitución y la Ley

35

Conozco la misión de la entidad

36

Conozco la visión de la entidad.

37 38

Hay coherencia entre la misión y las competencias y funciones asignadas a la entidad por la norma de creación. Hay coherencia entre la visión y las competencias y funciones asignadas a la entidad por la norma de creación. La entidad contempla dentro del proceso de formulación de los planes y

39

programas, la participación y concurso de organismos e instituciones de cooperación que permitan su ejecución.

40

Los planes y programas se ejecutaron con base en los lineamientos estratégicos (planes indicativos o estratégicos)

41

Conozco los planes de gestión anual.

42

Hay coherencia entre los planes de gestión anual y la misión y la visión.

43 44

Las necesidades de la ciudadanía se tuvieron en cuenta para la definición de los objetivos del plan de gestión anual. Los planes y programas se han ejecutado de acuerdo con el presupuesto asignado. Los planes y programas de la entidad articulan y propician la participación de

45

otras entidades públicas en la financiación, coordinación y ejecución de sus proyectos.

46 47

Se ha hecho seguimiento a los planes de gestión anual. Se han ajustado los planes de gestión anual con base en los resultados del seguimiento.

48

Se han evaluado los planes de gestión anual.

49

Los resultados obtenidos responden a lo planeado.

50

Los procesos de la entidad están concebidos en función de los objetivos institucionales.

ON

51 52 53 54 55 56 57

Se diseñan los procesos agrupando las actividades independientemente del área que las ejecuta. La ejecución de los procesos logra el cumplimiento de los objetivos planteados La entidad tiene claramente establecida la interrelación de los procesos que se ejecutan. Están identificadas las entradas (insumos) y salidas (productos) de los procesos en la entidad. Conozco a qué proceso de la entidad corresponden las labores que ejecuto e identifico el producto que genera. Se tienen identificadas las actividades que conforman los procesos de la organización Están consignados los procesos en un documento que le permita a los responsables de los mismos, conocer cómo se ejecutan.

58

Los procesos cuentan con controles que aseguran su eficiencia y eficacia.

59

Los procesos en la entidad responden a criterios o políticas de calidad.

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Los procesos han sido clasificados en estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación. Están definidos claramente los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad. La entidad tiene la capacidad para ajustarse a los cambios del entorno. La estructura diseñada contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales. El diseño de la estructura y de los cargos se hizo con base en los procesos y procedimientos de la entidad. La asignación y distribución de cargos responde a los requerimientos de los procesos. Se estudiaron los puestos de trabajo para definir los perfiles de los empleos que conforman la planta de personal. La entidad cuenta con manuales de funciones y competencias actualizados. La estructura organizacional facilita la comunicación entre los niveles de la entidad. La estructura organizacional facilita la comunicación de la entidad con las partes interesadas

COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO VALORACI NRO.

AFIRMACION La entidad tiene identificados los eventos de riesgo tanto internos como

70

externos que pueden afectar negativa o positivamente el logro de los objetivos institucionales.

ON

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Se han identificado los riesgos que afectan el cumplimiento de los planes y programas de la entidad. Se han identificado los riesgos que afectan el desarrollo de los procesos de la entidad. Se han identificado las causas que generan los riesgos en la entidad. Se han identificado los efectos que pueden presentarse si se materializan los riesgos. La entidad tiene priorizados, clasificados y evaluados los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos. La entidad está aplicando acciones con el fin de evitar, reducir, transferir o asumir los riesgos.

77

La entidad cuenta con los recursos para administrar los riesgos.

78

Conoce las orientaciones institucionales para la administración del riesgo.

79 80 81

SUBSISTEMA

Hay compromiso de la alta de dirección para que se implementen acciones que garanticen la efectividad de la administración del riesgo. Están identificados los controles para prevenir los riesgos en la entidad. Los responsables de los procesos realizan periódicamente evaluaciones de riesgos en sus actividades.

CONTROL DE GESTION

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

VALORACI NRO. 82 83 84 85 86 87

AFIRMACION La entidad cuenta con lineamientos o directrices para hacer eficiente la operación de los procesos definidos. Las políticas trazadas facilitan la medición del desempeño de los procesos y de los servidores que los desarrollan. Los procesos en los que participa el área están diseñados, documentados y comprendidos. Los procedimientos diseñados en el área son efectivos para desarrollar las funciones y alcanzar los objetivos y metas. La entidad cuenta con políticas y procedimientos efectivos para detectar / prevenir los riesgos. Los procesos tienen definidos controles en las actividades críticas para prevenir situaciones de riesgo

ON

88

Los controles definidos han contribuido a reducir los riesgos. Existen indicadores definidos para medir la efectividad de los procesos del

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área y se realizan mediciones periódicas para tomar los correctivos necesarios.

90

En el área se cumple con las políticas y procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos (o de Operación).

COMPONENTE INFORMACION VALORACI NRO.

AFIRMACION Se conocen las fuentes externas que proveen información a la entidad

91

(comunidad, proveedores, contratistas, entes reguladores o de control, entes de cooperación o de financiación, otras entidades u organismos públicos o privados, entre otros)

92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105

Se cuenta con información sobre la satisfacción de los usuarios frente a la calidad en la prestación de los servicios. El proceso de quejas y reclamos es insumo para el mejoramiento continuo. La información que se requiere para realizar las funciones en el puesto de trabajo es fácilmente accesible. Se conocen las fuentes internas que proveen información a la entidad (actos administrativos, manuales, informes, actas, formatos, entre otros). Se ha identificado la información que produce la entidad y que es básica para su operación. Cada servidor registra y divulga la información actualizada requerida para el desempeño de su cargo. Se han tenido en cuenta las sugerencias realizadas por los servidores de la entidad para el mejoramiento continuo. Se ha documentando el conocimiento y experiencia de los servidores de la entidad. La entidad cumple con los parámetros normativos establecidos para la gestión documental. (Ley General de Archivos y reglamentarios) Se ha controlado la gestión de los procesos con base en los sistemas de información. La información generada en la entidad cumple con condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación. La toma de decisiones se hace con base en los sistemas de información. Los sistemas de información facilitan el control político, social y de los organismos de control. Los sistemas de información permiten el cruce de información y servicios entre las entidades.

COMPONENTE COMUNICACIÓN

ON

VALORACI NRO. 106 107 108 109 110

AFIRMACION

ON

Las políticas de información han contribuido al fortalecimiento de la imagen institucional. La comunicación interna ha contribuido al fortalecimiento de los resultados de los procesos de la entidad. Los mecanismos internos de comunicación han contribuido al logro de los objetivos institucionales. Han sido pertinentes y oportunos los procesos de divulgación de los propósitos, estrategias, planes, políticas y la manera de llevarlos a cabo. Participa la ciudadanía en los procesos de formulación, control y evaluación de la gestión de la entidad. Los servidores de la entidad han recibido capacitación sobre mecanismos de

111

participación ciudadana y estrategias para informar a la ciudadanía sobre la gestión de la entidad. Los procesos de rendición de cuentas se han constituido en un mecanismo

112

de comunicación e intercambio de información entre la entidad y la ciudadanía.

113

Se ha informado a la ciudadanía acerca de los mecanismos de participación que pueden utilizar frente a la entidad. La información de la entidad relacionada con los programas, servicios, obras,

114

contratos o administración de recursos se han puesto a disposición permanente de la ciudadanía. Las veedurías utilizan los mecanismos de comunicación establecidos por la

115

entidad para acceder en forma oportuna a la información sobre el objeto de control social.

116 117 118

La entidad cuenta con mecanismos de comunicación para llegar a las partes interesadas. Los medios de comunicación utilizados por la entidad influyen sobre el clima organizacional. Los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el mejoramiento continuo.

SOBRE LA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno observando

siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración. Igualmente, la Oficina en mención, deberá presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la Entidad, haciendo énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema. La Evaluación del Sistema de Control Interno en forma independiente a la administración de la entidad toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Como una herramienta de apoyo a la Evaluación del Sistema de Control Interno, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces puede realizar Informes de Evaluación Eventuales, que permitan establecer los mecanismos para Ilustración 10. Insumos y productos del Componente Evaluación Independiente definir los acuerdos sobre Planes de Mejoramiento, los cuales, se diseñan conjuntamente con los servidores del nivel directivo responsables de los procesos y el área organizacional correspondiente. Metodología Para implementar este Elemento de Control se elaboran los siguientes Informes: 1. Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno: para evaluar el desarrollo de los Elementos del Sistema de Control Interno, debe utilizar la Encuesta Referencial que para tal fin expida el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la cual también se utiliza como insumo para la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, en cumplimiento del

Decreto 2145 de 1999, en los términos, formatos y bajo los requerimientos establecidos por este órgano consultor. 2. Informes de Evaluaciones Eventuales Independientes:

Para la elaboración de estos informes, se debe tener en cuenta: - Presentar por parte de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, los procedimientos que registran el trabajo, las recomendaciones propuestas derivadas de la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno, así como los procedimientos para la socialización de dichos resultados a los directivos correspondientes. Los informes, serán dirigidos a la máxima autoridad de la entidad, con copia a los directivos responsables de cada uno de los procesos, así como al Comité de Coordinación de Control Interno. Para el desarrollo de estos Informes se requieren los resultados de los procesos de Autoevaluación del Control, los resultados de la Evaluación Independiente del Control Interno y los Informes de Auditoría de períodos anteriores y los resultados de los Planes de Mejoramiento. - Preparar el informe de Evaluaciones Eventuales Independientes de Control Interno, cuando sea necesario realizar un examen sobre la efectividad del Control sobre procesos o áreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello. Para tal fin, se sugiere utilizar el Formato Las acciones de mejoramiento acordadas con los responsables de los procesos deben hacer parte del Plan de Mejoramiento por procesos (revisar Componente Planes de Mejoramiento). El formato básico para la Evaluación independiente del Sistema de Control Interno será el siguiente:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

COMPONENTE

EVALUACION INDEPENDIENTE

ELEMENTO

EVALUACION INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FORMATO

CUESTIONARIO DE EVALUACION INDEPENDIENTE

ELEMENTO DE EVALUACION EVIDENCIA NRO.

PARAMETRO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 SUMATORIA NUMERO DE PREGUNTAS PUNTAJE (SUMATORIA / NUMERO DE PREGUNTAS) ELABORADO REVISADO APROBADO

CALIFICACION

VERBAL

DOCUMENTAL

CONTROL INETRENO PARA LA GESTION DOCUMENTAL. OBJETIVO Realizar un diagnóstico sobre el estado en que se encuentra la entidad en cuanto al manejo documental y si se está haciendo acorde a lo establecido en la normatividad vigente. PROPOSITO DE LA ENCUESTA En sentido simple, se pretende

hacer seguimiento a los aspectos básicos de la

foliación contenidos en la normatividad, y que tiene que ver con los siguientes aspectos fundamentales como: la depuración de información, clasificación de las fechas, numeración y la utilización de los instrumentos u hojas de control.

AUDITORIA GESTION DOCUMENTAL 2009

DEPENDENCIA FUNCIONARIO RESPONSABLE

IDENTIFICACION UNIDAD DE CONSERVACION NOMBRE DE LA SERIE TIPO SERIE DOCUMENTAL TIPO UNIDAD DE CONSERVACION SOBRE LA FOLIACION FECHAS ASCENDENTE DEPURACION NUMERACION

INSTRUMENTO DE CONTROL

TRD SE DEFINIERON SE UTILIZAN

NOMBRE SERVIDOR PUBLICO FIRMA

SOBRE QUIEN ELABORA LA AUDITORIA

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

OBSERVACIONES

ASESOR DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE AUDITORIA INTERNA PARA COMPRAS - Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. - Determinar el cumplimiento del programa anual de compras. - Determinar el funcionamiento del área. 1

Pregunta

Si

N o

Tiene la dependencia una distinción clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden Observaciones

2

Pregunta

S

N

i

o

S

N

i

o

S

N

i

o

S

N

Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras que establece las normas vigentes de contratación publica. Observaciones

3

Pregunta Se solicitan cotizaciones.

Observaciones

4

Pregunta Se realizan estudios para la selección del mejor proponente

Observaciones

5

Pregunta

i Se lleva a cabo el comité de compras Observaciones

o

6

Pregunta

Si

N o

Se realizan las compras acorde a lo establecido en el plan anual de compras Observaciones

7

Pregunta

Si

N o

EL plan anual de compras se ajusta a la realidad de consumo Observaciones

8

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Se elabora periódicamente un programa de adquisiciones Observaciones

9

Pregunta

o Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromisos de compras Observaciones

10

Pregunta

S

N

i

o

Se verifica con el almacén la existencia de bienes antes de gestionar su compra Observaciones

11

Pregunta

S

N

i

o

La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados. Observaciones

12

Pregunta

Si

No

Se mantiene actualizado el registro de proveedores Observaciones 13

Pregunta

S

N

i

o

Si

No

Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos Observaciones

14

Pregunta Existen mecanismos de control para verificar la veracidad de las cotizaciones

Observaciones 16

Pregunta

Si

N o

Existen varios funcionarios encargados de tramitar todas las cotizaciones Observaciones 17

Pregunta

Si

N o

Tomando como base el programa anual de compras, los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal Observaciones

NOMBRE DEL ENCUESTADO

OBSERVACIONES

FIRMA DEL ENCUESTADO

CUESTIONARIO AREA DE TESORO PUBLICO

OBJETIVOS 1 Verificar que el proceso de ejecución presupuestal esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. 2 Determinar la correcta imputación y afectación del presupuesto aprobado. 3 Determinar el cumplimiento del programa anual de caja 4 Determinar el funcionamiento del área.

1

Pregunta

Si

N o

En la solicitud de CDP se verifica que esté debidamente firmada Observaciones

2

Pregunta

Si

N o

En la orden

de pago se verifica que la imputación presupuestal

este correcta Observaciones

3

Pregunta

Si

N o

En el LIBRO DE GASTOS se determinan saldos mensuales para saber la disponibilidad Observaciones

4

Pregunta

Si

N o

El Programa Anual de Caja, se adopta por acto administrativo. Observaciones

5

Pregunta

Si

N o

Tomando como base el programa anual de caja, los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo normal Observaciones

6

Pregunta

Si

N o

Se han modificaciones al PAC inicialmente adoptado Observaciones

7

Pregunta

Si

N o

Tiene la dependencia una distribución clara de las funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden Observaciones

8

Pregunta

Si

N o

Las cuentas de cobro a. Son registradas después de radicadas de acuerdo al orden de llegada b. Se registran de acuerdo al objeto del gasto c. Se registran de acuerdo a la dependencia Observaciones

9

Pregunta

Si

N o

En las cuentas de cobro, se tiene en cuenta : a) Que estén elaboradas correctamente y que el valor esté en números y letras, para evitar cualquier alteración b) Que se efectúen los descuentos de ley c) Que tengan todas las firmas d) Los documentos que respaldan toda erogación contienen las correspondientes autorizaciones de acuerdo a lo que al respecto prevén los procedimientos internos e) Se efectúa revisión a la cuenta y a sus soportes internos. Observaciones

10

Pregunta

Si

N o

Todas

las

erogaciones

de

fondos

están

respaldadas

por

documentos que comprueban su legalidad Observaciones

11

Pregunta

Si

N o

Las cuentas pagadas contienen un sello que identifican que han sido canceladas de manera que se evite su utilización para otros pagos. Observaciones

12

Pregunta

Si

N o

En los cheques : a. Se contabilizan los cheques en el momento de la preparación. b. Se controla su secuencia numérica. c. Los anulados son inutilizados con un sello que exprese tal condición. d. Se conservan y archivan los cheques anulados. e. Están las chequeras bajo control adecuado en caja fuerte. f. Al final de cada mes los cheques pendientes de cobro son trasladados a acreedores varios por caja. g. Se giran cheques a nombre del pagador h. Los cheques pendientes de cobro que han permanecido un largo período son investigados Observaciones

13

Pregunta

Si

N o

Una vez elaborados los cheques para pago cómo se informa a los beneficiarios para su respectivo cobro. a. Telefónicamente b. Por cartelera c. Internet d. Otro Observaciones

14

Pregunta

Si

N o

En las conciliaciones bancarias. Son preparadas por las personas que reciben el sobre de los extractos bancarios

Son preparadas por alguien que no tenga vínculos con los procedimientos de caja ni con la firma de cheques. Se incluye cotejo de los estados bancarios con los registros de bancos. Son revisados y aprobados por funcionarios independientes de quien los prepara Se investiga oportunamente las notas débito y crédito mostradas en la conciliación. Observaciones

15

Pregunta

Si

N o

Existe un adecuado control de los comprobantes de ingresos, que esten debidamente enumerados y lleven en forma cronologica Observaciones

NOMBRE DEL ENCUESTADO

OBSERVACIONES

FIRMA DEL ENCUESTADO

CUESTIONARIO AREA DE CONTRATACION OBJETIVOS Constatar que la asignación de los contratos se sujete a las Normas legales vigentes (Ley 80 de 1.993 Y DECRETOS REGLAMENTARIOS). Verificar las inscripciones, actas y demás documentos para cumplir con las diferentes clases de contratación. Las inscripciones cumplen requisitos legales y se respetan prioridades económicas a favor del Municipio. Cumplimiento de las Normas fiscales respecto de los contratos. Avales y garantías de los mismos. 1

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Se elabora programación de obras y adquisición de bienes Observaciones

2

Pregunta

o Se realizan estudios previos Observaciones

3

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

El contrato está acompañado de los siguientes documentos : Realizar listado Observaciones

4

Pregunta

o

Están debidamente suscritos los contratos Observaciones

5

Pregunta

Si

N o

Están debidamente perfeccionados los contratos Observaciones

6

Pregunta

S

N

i

o

S

N

i

o

S

N

i

o

El registro presupuestal está debidamente imputado y con el número de compromiso Observaciones

7

Pregunta El certificado de existencia y representación legal tiene una vigencia mínima de 30 días

Observaciones

8

Pregunta El objeto de la sociedad está acorde con el contrato

Observaciones

9

Pregunta

S

N

i

o

Los contratos son debidamente liquidados Observaciones

10

Pregunta

S

N

i

o

Se están elaborando actas de entrega al recibo de los bienes del almacén Observaciones

11

Pregunta

S

N

i

o

S

N

i

o

Se están elaborando actas de entrega a la comunidad de los bienes y servicios Observaciones

12

Pregunta Los

proyectos

que

soportan

los

contratos

se

encuentran

debidamente viabilizados por el Banco de Programas y proyectos de la Administración Observaciones

FIRMA DEL ENCUESTADO

FIRMA DE QUIEN REALIZA LA ENCUESTA

EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO.

RECOMENDACIONES

FIRMA DE QUIEN CALIFICA

FIRMA JEFE INMEDIATO

CUESTIONARIO AREA CONTABILIDAD OBJETIVOS Verificar que el manejo del grupo de contabilidad esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. Determinar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el manual de contabilidad. Determinar el funcionamiento de la Administración en el área. Establecer que se apliquen las Normas de contabilidad generalmente ceptadas. Verificar el cumplimiento de las Normas fiscales.

1

Pregunta

S

N

i

o

S

N

i

o

S

N

i

o

Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y Responsabilidades que le correspondan Observaciones

2

Pregunta Se encuentran abierto los libros principales y auxiliares que sean necesarios, utilizan la contabilidad de acuerdo a lo prescrito en los manuales contables

Observaciones

3

Pregunta Tiene el Municipio Manual de procedimientos Contables

Observaciones

4

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Se registran todas las operaciones en forma oportuna y correcta de conformidad con los Manuales de contabilidad Observaciones

5

Pregunta

o Cuando se efectúan asientos incorrectos se exige la elaboración del asiento de corrección respectivo Observaciones

6

Pregunta

Si

N o

En el libro Diario se registran los boletines diarios de caja y almacén y los asientos adicionales a que haya lugar Observaciones

7

Pregunta En el Libro Mayor y Balance se incorporan los resultados del Libro Diario una vez cerradas las operaciones de éste

Observaciones

S

N

i

o

8

Pregunta

Si

N o

Existen Libros auxiliares para cada una de las cuentas del Balance. Observaciones

9

Pregunta

Si

N o

En los libros auxiliares se registran las operaciones con base en los respectivos comprobantes y asientos adicionales de corrección Observaciones

10

Pregunta

S

N

i

o

S

N

i

o

Se coteja el traslado de los registros anotados en los libros auxiliares y subcuentas a los libros principales y cuentas mayores. Observaciones

11

Pregunta Sobre las cuentas por pagar, que se hayan girado y antes de su pago: a. Se revisa la afectación de los codigos contables b. Se revisa y verifica

los valores de los descuentos de ley

efectuados. c. Se revisión de la cuenta y los soportes de la misma.

d. Una vez efectuada las revisiones anteriores, se identifican todas las cuentas con un sello que diga “revisado contabilidad” o algo similiar. Observaciones

NOMBRE DEL ENCUESTADO

RECOMENDACIONES

FIRMA DEL ENCUESTADO

CUESTIONARIO AREA ALMACEN / COMPRAS OBJETIVOS Verificar que el proceso de adquisiciones esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. Determinar el cumplimiento del programa anual de compras Determinar el funcionamiento del Municipio en el área. 1

Pregunta

S N i

o

Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. Observaciones

2

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Existe un adecuado control a los bienes Observaciones

3

Pregunta

o Se da cumplimiento a las disposiciones legales que sobre el proceso de compras establece la ley 80 de 1.993 y sus decretos reglamentarios. Observaciones

4

Pregunta

Si

N o

Se solicitan cotizaciones Observaciones

5

Pregunta

Si

N o

Se realizan estudios para la selección del mejor proponente Observaciones

6

Pregunta

Si

N o

Se lleva a cabo comité de Compras Observaciones

7

Pregunta

Si

N o

El Programa Anual de Compras se ajusta a la realidad del consumo Observaciones

8

Pregunta

S

N

i

o

Se consulta la disponibilidad presupuestal para la adquisición de compromiso de compras Observaciones

9

Pregunta

Si

N o

La entrada al almacén de los bienes adquiridos se hace revisando las características descritas del mismo y en los términos pactados Observaciones

10

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Se mantiene actualizado el registro de proveedores Observaciones

11

Pregunta

o Se mantiene comunicación con las dependencias solicitantes sobre el trámite en que se encuentran sus pedidos Observaciones

12

Pregunta

S

N

i

o

Se cuenta con mecanismo de control para verificar la veracidad de las cotizaciones Observaciones

13

Pregunta Cuenta el Municipio con el Plan Anual de Compras

Observaciones

S

N

i

o

14

Pregunta Tomando como base el programa anual de compras los gastos efectuados hasta la fecha están dentro de lo norma

Observaciones

FIRMA DEL ENCUESTADO

FIRMA DE QUIEN REALIZA LA ENCUESTA

EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO.

RECOMENDACIONES

FIRMA DE QUIEN CALIFICA

FIRMA JEFE INMEDIATO

S

N

i

o

CUESTIONARIO PARA MANEJO DE INVENTARIOS OBJETIVOS - Verificar que el proceso de manejo de inventarios esté acorde con las Normas legales, administrativas y de control. - Determinar el funcionamiento del área.

1

Pregunta

Si

N o

Tiene la dependencia una distribución clara de sus funciones, obligaciones y responsabilidades que le corresponden. Observaciones

2

Pregunta

Si

N o

Se encuentran todos los inventarios bajo control Observaciones

3

Pregunta

Si

N o

Son adecuadas las medidas de seguridad Observaciones

4

Pregunta Se llevan registros de inventarios perpetuos para toda clase de inventarios, artículos o elementos.

S

N

i

o

Observaciones

5

Pregunta

Si

N o

Todos los artículos comprados son entregados al almacén. Observaciones

6

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Verifican los registros de inventarios mediante recuento físico por lo menos una vez al año Observaciones

7

Pregunta

o Se hacen las entregas a las diferentes secciones por medio de requisiciones Observaciones

8

Pregunta

S

N

i

o

S

N

Las discrepancias entre el recuento físico y los registros de inventarios se investigan aclaran y aprueban Observaciones

9

Pregunta

i

o

Se informa periódicamente sobre los artículos obsoletos, averiados o defectuosos Observaciones

10

Pregunta

S

N

i

o

Si

N

Está debidamente registrado el movimiento de entradas y salidas de artículos Observaciones

11

Pregunta

o Los artículos que no pertenecen a la entidad y que por cualquier motivo se encuentran en almacén están separados físicamente, bajo acuerdo y control contable. Observaciones

FIRMA DEL ENCUESTADO

EVALUACIÓN DEL CUESTIONARIO.

FIRMA DE QUIEN REALIZA LA ENCUESTA

RECOMENDACIONES

FIRMA DE QUIEN CALIFICA

FIRMA JEFE INMEDIATO