MANUAL DE MEDIOS MAGNÉTICOS

Existen dos tipos de informes de medios magnéticos : 1- Movimiento Ej. Formatos 1001-1002-1003-1005-1006-1007 2- Acumulados Ej: Formatos 1008-1009 Los formatos Acumulados (Ejemplo Cxc, Cxp) se basan en todos los movimientos por terceros (incluyendo los movimientos de saldos originales) Es importante que dichos movimientos se encuentren correctamente digitados con su respectivo nit, de lo contrario los reportes no serán consistentes. Existen test para verificar dicha confiabilidad. Para ello puede ver las opciones de : Contabilidad-Terceros-Balance de Prueba Terceros Respecto a saldos originales por tercero, puede ver los reportes : Configurar-Saldos Originales-Editar Saldos Originales por Terceros

El éxito del módulo de Medios Magnéticos consiste primordialmente en una buena parametrización contable, desagregando las cuentas según concepto de impuestos, de movimiento etc.. También es importante una buena codificación de nits (terceros), para ello tenga en cuenta las siguientes recomendaciones -

El nombre de las personas naturales debe estar desagregado en Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre. Si no se desagregó el nombre correctamente al momento de crear el nit, puede hacerlo con la opción Configurar-Nits-Codificar: Edición Nits; empleando la opción “Desagregar Apellidos y Nombres” También puede hacerlo con la opción Configurar-Nits-Edición Masiva de NitsDesagregación de Apellidos y Nombres

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Al registrar los impuestos ( Especialmente Retefuente e Iva) se debe haber digitado la base gravable. Si efectúo asientos sin éste requisito, puede digitar las bases gravables con la opción :Contabilidad-Impuestos-Editar Bases Gravables

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Si la empresa tiene saldos originales, no se olvide desagregar el saldo inicial en la opción Configurar-Saldos Originales-Editar Saldos Originales por Terceros. Si la empresa trabaja los módulos de cartera y ya entró los saldos originales de Cxc y _CxP por el módulo, puede pasar dicho movimiento automáticamente haciendo clic en el botón “Importar Datos de Cxc” y en “Importar Datos de Cxp” Esta opción es primordial para efectuar los reportes de cuentas por cobrar y por pagar según saldos.

Tareas previas: - Normalice bases :  Configurar-Superutilidades-Normalización  Haga clic en el botón “Normalizar Bases Impuestos y Otros”

Recomendaciones : -

Imprima el Listado de Formatos de Medios Magnéticos. Opción: Configurar-Maestros-Tabla de Listas Precodificadas En el campo “Código” busque y seleccione el de “MEDIOS MAGNÉTICOS DIAN1” En “CLASE DE CATÁLOGO A IMPRIMIR” seleccione “5-Solo Contenido” Haga clic en el botón “Imprimir Reporte”

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Imprima el reporte de movimiento mayorizado del periodo o año que desea reportar. Opción: Contabilidad-Asientos-Consulta y Reporte de MovimientoEn el campo Año, seleccione el correspondiente, haga clic en el botón seleccionar todos los meses del año, haga clic en el botón aceptar Haga clic en el primer botón (Tabla/Reporte de Movimiento Específico) Active la opción “Reportar Mayorizado” Haga clic en el botón “Consultar Movimiento” Haga clic en el botón “Imprimir” Haga clic en el botón “Cerrar Vista Previa” Haga clic en el botón “Cancelar” (Este reporte no es necesario imprimirlo) Sale un mensaje donde se notifica que comienza el informe Mayorizado. Haga clic en el botón “Aceptar” En la pantalla aparece el informe mayorizado que debe imprimir. Haga clic en el botón “Cerrar Vista Previa” e imprima éste reporte.

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Si una nit (tercero) no tiene codificado el campo de la dirección comercial, se toma la dirección residencial, si ésta tampoco existe, aparecerá en el campo respectivo el símbolo “?” Si un registro de movimiento no tiene nit, aparecerá el campo “?”

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Si un Nit no tiene código divipola (codificación de Departamento, Municipio), se toma el código de la configuración de la empresa, si no se tiene éxito en el registro, se coloca cero (0)

FORMATO 1001 Se supone que de las cuentas del formato 1001 se toma el movimiento db (Db-cr) conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta

FORMATO 1002 Se supone que de las cuentas del formato 1002 se toma el movimiento CR (CR-DB) conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, se utiliza normalmente la cuenta 2365

FORMATO 1003 Se supone que de las cuentas del formato 1003 se toma el movimiento DB (DB-CR) conformando un saldo a reportar. Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, se utiliza normalmente la cuenta 135515

FORMATO 1004 Se supone que de las cuentas del formato 1004

FORMATO 1005 : IVA DESCONTABLE Se supone que de las cuentas del formato 1005 son de naturaleza DB. El saldo se obtiene de restar (Db-Cr) y si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, normalmente se reportan las cuentas 240802

FORMATO 1006: IVA GENERADO Se supone que de las cuentas del formato 1006 son de naturaleza Cr. El saldo se obtiene de restar (Cr-DB) y si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta Para el plan contable comercial, normalmente se reportan las cuentas 240801

FORMATO 1007 Se supone que de las cuentas del formato 1007 Es de naturaleza CR (Cuentas 4) El saldo se obtiene de restar (CR-DB) Si el saldo es negativo o igual a cero no se reporta

FORMATO 1008 SALDO DE CXC FORMATO 1009 SALDO DE CXP

Los socios o accionistas del exterior se deben informar en un solo registro con identificación 444444000 y Razón Social: “OPERACIONES DEL EXTERIOR”, tipo documento 43 y dirección del informante. (Cree el nit respectivo) Cuando en dicho país no se utilice número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444445000 y con tipo de documento 43. En la dirección se diligencia la nomenclatura, la ciudad y el país del tercero del exterior y en departamento y municipio los del informante. Los asalariados a quienes se les hubiese efectuado pagos por salarios, honorarios, comisiones, servicios y otros conceptos, cuyo valor acumulado sea inferior a veinte millones de pesos ($20.000.000), se reportaran acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto correspondiente, reportando la dirección del informante. (Cree el nit Respectivo)

ANEXO : ERRORES QUE SE DEBEN EVITAR 1. El tipo de nit no puede ser 100 -Otros Si el programa detecta este error, deja el tipo de Nit en cero (0) 11-REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO 12-TARJETA DE IDENTIDAD 13-CÉDULA DE CIUDADANÍA 21-TARJETA DE EXTRANJERÍA 22-CÉDULA DE EXTRANJERÍA 31-NIT 41-PASAPORTE 42-TIPO DE DOCUMENTO EXTRANJERO 43-SIN IDENT. EXTERIOR O USO DIAN 3- Si es tipo de identificación 31-NIT debe tener dígito de verificación (1 carácter numérico) de lo contrario no se diligencia - Si es un nit, la razón social debe ser diligenciada No debe ser diligenciado primer nombre y apellido y segundo nombre y apellidos - Si es un tipo de ident. 11, 12, 13, 21, 22, 41, la razón social no debe ser diligenciada Pero si el primer apellido y el primer nombre -

la dirección debe ser de mínimo 8 caracteres

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Código del dpto 2 caracteres numéricos

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Código del municipio 3 caracteres numéricos país de residencia, 3 caracteres numéricos

Si el país de residencia es diferente a Colombia (169) -

No debe diligenciarse la razón social No debe diligenciarse el código del dpto No debe ser diligenciado el código el municipio No debe ser diligenciada la dirección

Cuentas Menores Razón Social : CUANTÍAS MENORES NIT: 222222222 Dirección (la del informante Códigos de Municipio, Departamento y País, los del informante No lleva Primer Apellido, Segundo Apellido,Primer nombre, segundo nombre No lleva dígito de verificación

NOTAS: - El programa detecta y corrige (si es del caso) los dígitos de verificación de los nit -

No olvide antes de pasarlo de Excel al prevalidador, colocar el formato de texto para todos los campos Tampoco olvide diligenciar la priemera linea del prevalidador y después si pasar el resto

RELACIÓN DE TÍTULOS DE CAMPOS REPORTADOS EN EXCL FORMATO 1001 : PAGOS TOTA1 SERIUL CODINT CAMCE1 APELLI1 APELLI2 NOMBRE1 NOMBRE2 NOMBRENT DIRCOM CAMCE2 CAMCE3 CAMCE4 CAMME20 CAMNE21

Concepto Típo de Identificación No. De Identificación Dígito de Verificación Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Razón Social Dirección Código Departamento Código Municipio Código de Páis Valor PAGOS O ABONOS EN CUENTA QUE NO CONSTITUYEN COSTOS O DEDUCCIÓN ******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

FORMATO 1002 : RETEFUENTE PRACTICADAS TOTA1 Concepto SERIUL Típo de Identificación CODINT No. De identificación CAMCE1 Dígito de Verificación APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razón Social DIRCOM Dirección CAMCE2 Código Departamento CAMCE3 Código Municipio CAMCE4 Código de Páis VALBASE1 Valor Base para retención CAMNE21 Valor Retenido ******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

FORMATO 1003 : RETEFUENTES QUE LE PRACTICARON TOTA1 Concepto SERIUL Típo de Identificación CODINT No. De identificación CAMCE1 Dígito de Verificación APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razón Social CAMNE21 Valor que le retuvieron ******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

No hay código municipio, departamento, país, dirección

FORMATO 1005 IVA DESCONTABLE

SERIUL Típo de Identificación CODINT No. De Identificación CAMCE1 Dígito de Verificación APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razón Social CAMNE20 Valor Iva Descontable ******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

No hay código municipio, departamento, país, dirección, no hay concepto

FORMATO 1006 IVA GENERADO

SERIUL Típo de Identificación CODINT No. De Identificación CAMCE1 Dígito de Verificación APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razón Social CAMNE20 Valor Iva Descontable ******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

No hay código municipio, departamento, país, dirección, no hay concepto

FORMATO 1007 : INGRESOS TOTA1 Concepto SERIUL Típo de Identificación CODINT No. De Identificación CAMCE1 Dígito de Verificación APELLI1 Primer Apellido APELLI2 Segundo Apellido NOMBRE1 Primer Nombre NOMBRE2 Segundo Nombre NOMBRENT Razón Social CAMCE4 Código de Páis CAMME20 Valor Ingresos Brutos Recibidos CAMNE21 Devoluciones, rebajas y descuentos ******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

No hay Código departamento, municipio ni dirección

FORMATO 1008 : CXC TOTA1 SERIUL CODINT CAMCE1 APELLI1 APELLI2 NOMBRE1 NOMBRE2 NOMBRENT DIRCOM CAMCE2 CAMCE3 CAMCE4 CAMME20

Concepto Típo de Identificación No. De identificación Dígito de Verificación Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Razón Social Dirección Código Departamento Código Municipio Código de País Valor

******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

FORMATO 1009 : CXP TOTA1 SERIUL CODINT CAMCE1 APELLI1 APELLI2 NOMBRE1 NOMBRE2 NOMBRENT DIRCOM CAMCE2 CAMCE3 CAMCE4 CAMME20

Concepto Típo de Identificación No. De identificación Dígito de Verificación Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Segundo Nombre Razón Social Dirección Código Departamento Código Municipio Código de País Valor

******************************************************************* DB CR CARNUM3

Valor Movimiento Débito Valor Movimiento Crédito NOMBRE DEL NIT

Impuestos asumidos

531520

Impuestos Asumidos