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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA Administración 2012-2016
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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CONTENIDO I.
PRESENTACIÓN: .......................................................................................................................................... 5
II.
INTRODUCCIÓN: .......................................................................................................................................... 6
III. MISION: ............................................................................................................................................................... 7 IV. VISION: ............................................................................................................................................................... 7 MANUAL DE ORGANIZACIÓN y funciones:........................................................................................... 8 1.
OBJETIVO GENERAL: ................................................................................................................................. 9
2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: ....................................................................................................................... 9
3.
MARCO LEGAL: .......................................................................................................................................... 10
4.
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO: ............................................................................................ 12
5.
FUNCIONES DE ADMINISTRACION: ................................................................................................ 14
6.
DEFINICIONES: .......................................................................................................................................... 15 NIVEL 1: DE ALTA DIRECCION: ......................................................................................................... 16 NIVEL 2: DE CONTROL INTERNO..................................................................................................... 17 NIVEL 3: DE ADMINISTRACIÓN: ....................................................................................................... 17 NIVEL 4: DE EJECUCIÓN ....................................................................................................................... 18
7. ORGANIGRAMA: ............................................................................................................................................. 19 8. CODIFICION DE SECCIONES ORGANIZATIVAS ............................................................................... 20 9. AUTORIDAD MAXIMA SUPERIOR: .................................................................................................... 21 9.1 CONSEJO DE ADMINISTRACION .................................................................................................... 22 9.2 COMISION DE ENERGIA ..................................................................................................................... 23 9.3 GERENTE GENERAL ............................................................................................................................. 23 10. AUDITORIA INTERNA: .......................................................................................................................... 24 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 24 11. ASESORÍA JURÍDICA: .............................................................................................................................. 25 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 26 12. GERENCIA GENERAL: ............................................................................................................................. 27 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 28 13. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: ......................................................................................... 31 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 32 13.1 SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS: ......................................................................................... 33 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 34 13.2 SECCIÓN DE INFORMATICA Y SISTEMAS: .............................................................................. 35 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 35 13.3 SECCION DE SEGURIDAD: .............................................................................................................. 36 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 36 13.4 SERVICIOS GENERALES: ................................................................................................................. 37 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 37 14. DEPARTAMENTO COMERCIAL: ....................................................................................................... 38 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 38 14.1 SECCION DE COMERCIALIZACION: ............................................................................................ 40 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 40 14.2 SECCION DE ATENCIÓN AL USUARIO: ..................................................................................... 41 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 41 14.3 SECCION DE FACTURACION Y COBRO: .................................................................................... 42 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 42 15. DEPARTAMENTO TÉCNICO-OPERATIVO: ................................................................................. 43 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 45 15.1 SECCION DE LECTURAS: ................................................................................................................. 47 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 47 15.2 SECCION DE CORTES Y REINSTALACIONES.......................................................................... 48 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 48 15.3 SECCIÓN DE MANTENIMIENTO .................................................................................................. 49 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 49 15.4 SECCIÓN DE SUPERVISION ............................................................................................................ 49 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 50 16.
DEPARTAMENTO FINANCIERO: ............................................................................................... 50 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 53
16.1 SECCION DE COMPRAS y COTIZACIONES: ............................................................................. 54 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 55 16.2 SECCION DE ALMACEN DE SUMINISTROS Y SECCION DE BODEGA DE MATERIALES:.................................................................................................................................................. 56 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 57 16.3 SECCION DE CONTABILIDAD: ...................................................................................................... 58 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 59 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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16.4 SECCION DE PRESUPUESTO: ........................................................................................................ 61 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 61 16.5 SECCION DE INVENTARIO DE ACTIVOS:................................................................................. 62 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 62 16.6 SECCION DE TESORERIA: ............................................................................................................... 64 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 64 16.6.1 CAJAS RECEPTORAS: ..................................................................................................................... 65 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 65 16.6.2 SECCION DE PAGOS: ...................................................................................................................... 66 FUNCIONES: ................................................................................................................................................ 66
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I.
PRESENTACIÓN:
El Manual de Organización y Funciones y El Manual de Descriptor de Puestos, ambos en una sola herramienta administrativa constituyen el documento donde se definen las estructuras organizativas, las Unidades de Mando, la Delegación de Autoridad, donde han sido delimitadas las funciones y responsabilidades de los/as Empleados/as así como la separación de funciones incompatibles. Es importante señalar que la Gerencia de la Empresa Eléctrica, durante la Administración 2012-2016; se ha preocupado grandemente en contar con herramientas administrativas que permitan normar los procesos de gestión municipal; y con el objeto de verificar el cumplimiento de las funciones de cada Unidad y Puesto de Trabajo se ha realizado la segunda propuesta del Manual de Organización; considerando que en el mes de agosto del 2012, fue aprobado por el Honorable Concejo Municipal, el Primer Manual, y que dentro de sus lineamientos se establece que se debe revisar y actualizar continuamente en base a las necesidades que se presentan y con ello ir consolidando conocimientos Legales, Administrativos, y Operativos, en cada una de las tareas de los empleados. En esta oportunidad hemos separado la descripción de la Organización de los Puestos de Trabajo, para establecer claramente las líneas de mando y coordinación que debe existir en una institución; y que por principio administrativo cada individuo debe rendir cuentas a su jefe inmediato superior, siguiendo las líneas y canales adecuados. Cabe recalcar que este esfuerzo administrativo es gracias al deseo y apoyo del Honorable Concejo Municipal en cimentar las bases para que los empleados municipales fortalezcan sus capacidades y que su carrera administrativa sea ventajosa para beneficio de la población misma. Cordialmente,
Elmer Leonidas Guerra Calderón, Gerente General
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II.
INTRODUCCIÓN:
El Manual de Organización y Funciones y el Manual de Puestos y Funciones de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa tienen por objeto contar con los principales instrumentos de gestión empresarial, referido al aspecto de la sistematización y racionalización de la organización y funciones de la institución, hasta los niveles de departamentos de la estructura orgánica, que norme, oriente y defina las atribuciones y responsabilidades de dichos elementos. El presente Manual establece la estructura organizacional, precisando las funciones generales de la Empresa Eléctrica Municipal, y los órganos que lo conforman. Y se pretende con este documento poseer una estructura orgánica que cuente con sus funciones bien definidas, que permitan cumplir con la misión, visión y objetivos empresariales. Este Manual compuesto en dos partes: la primera “El Manual de Organización y Funciones” describe los Departamentos y Secciones que conforman a la Empresa Eléctrica, es decir las oficinas; y en la segunda parte “El Manual de Puestos y Funciones” describe los puestos que deben incluirse dentro de las oficinas así como las funciones que cada uno de ellos debe desempeñar; es la expresión de la necesidad indispensable de la empresa de armonizar voluntades, esfuerzos y capacidades en aras de lograr un desarrollo sostenido a través de la implementación, supervisión, control y evaluación del cumplimiento de las funciones, objetivos y planes. La Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa que busca mejorar su gestión, está orientando sus esfuerzos a acreditar su eficiencia y normar las actividades institucionales. El Organigrama y las disposiciones contenidas en el presente Manual permitirán instruir y orientar al personal para que cumplan sus funciones con responsabilidad y eficiencia. El Manual de Organización y Funciones debe servir de referencia para efectos de elaborar reglamentos específicos inherentes a cada órgano de la empresa y como todo documento debe ser revisado y actualizado anualmente para efectos de incluir modificaciones pertinentes orientadas al mejor funcionamiento y eficiencia de las diversas dependencias de la Empresa Eléctrica. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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III. MISION:
Ser una empresa que brinda el servicio de Energía Eléctrica a los habitantes del municipio de Jalapa, en condiciones de confiabilidad, continuidad y calidad. Generando una cultura de servicio identificado con las necesidades de nuestros clientes, para ser rentables, eficientes, eficaces y contribuir al desarrollo socioeconómico de nuestro pueblo.
IV. VISION:
Ocupar el primer lugar a nivel de Empresas Eléctricas Municipales en Calidad y Servicio, realizando proyectos de energía eléctrica en beneficio de Jalapa, expandirnos a un nivel acelerado para cubrir las distintas necesidades de nuestro municipio, atrayendo nuevas inversiones y generando nuevas fuentes de trabajo, llevando el desarrollo a nuestras áreas rurales para poder satisfacer la demanda de nuestros clientes.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:
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1. OBJETIVO GENERAL: Contar con un instrumento administrativo que se proporcione a las autoridades, funcionarios o funcionarias y personal de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, para que sea conocido e implementado por los involucrados; y refuercen sus conocimientos sobre líneas de mando y coordinación entre cada unidad organizativa y de servicio, de tal manera que se realicen las actividades con el mejor aprovechamiento de los recursos.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS: a. Contar con un Manual de Organización que establezca en forma integrada
y
consistente
la
organización
apropiada
para
la
administración y funcionamiento de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, de conformidad con las prioridades establecidas y la capacidad disponible. b. Evitar los conflictos por razones de jurisdicción y la dualidad en las funciones administrativas. c. Propiciar un ordenamiento lógico, efectivo y eficaz de la estructura organizacional de la Empresa Eléctrica Municipal, a efecto que las funciones de las dependencias, unidades técnicas y administrativas, propicien el desarrollo de la comunidad jalapaneca.
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3. MARCO LEGAL: a. En materia de Organización de la administración municipal: Artículo 34, Código Municipal, reformado. b. En materia de prestación de servicios municipales: Artículos, 1, 2 y 253 de la Constitución Política de la República. Artículos 68, 72 y 73 del Código Municipal, reformados. c. En materia de servicios administrativos: Artículos 139, 140 y 141 del Código Municipal. d. En materia de la administración financiera. Artículos 97 y 98 Código Municipal reformado. e. En materia de finanzas municipales: Artículo 99 del Código Municipal. Artículo 100 del Código Municipal, reformado. f. En materia de planificación y ordenamiento territorial de los municipios: Artículos 22, 142 y 147 del Código Municipal reformado. Artículo 143 del Código Municipal. Artículos 4 y 23 del Código Municipal, reformados. g. En materia de planificación y participación ciudadana: Artículo 132 del Código Municipal, reformado. h. En materia de respeto a la interculturalidad: Artículos 20 y 21 del Código Municipal reformado. i.
En materia de respeto a la Organización Municipal Indígena: Artículos 55, 56, 57 y 58 del Código Municipal.
j.
En materia de coordinación interinstitucional y asociativismo municipal: Artículos 10 del Código Municipal. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Artículos 49 y 50 del Código Municipal, reformados. k. En materia de ambiente y recursos naturales: Artículo 97 de la Constitución Política de la República. Artículos 1, 6, 7, 13, 26 y 28 de la Ley de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente (D.68-86) y su reglamento. Artículo 8, Ley Forestal (D. 101-96). Artículo 1, 61 y 63 de la Ley de Áreas Protegidas (D.4-89). Artículos 36 y 68 del Código Municipal reformado. l.
En materia de la familia, la mujer, la niñez y la adolescencia: Artículo 47 de la Constitución Política de la República. Artículo 36 y 96 del Código Municipal reformado. Artículos 2 y 5 de la Ley de Consejos de Desarrollo Urbano y rural y su reglamento. Artículo 4 de la Ley General de Descentralización. Artículos 2 y 3 del Decreto 7 – 99, de la Ley de Dignificación y Promoción Integral de la Mujer. Código de la Niñez y la Juventud, Decreto 78-1996.
m. En materia de la descentralización: Artículos 6 y 8 de la Ley General de Descentralización.
Así mismo, la Contraloría General de Cuentas mediante el Acuerdo Interno No. 09-03 “Normas Generales de Control Interno Gubernamental” de fecha 08 de julio de 2003, normas aplicables a los sistemas de administración general y deben ser de observancia en
las entidades del Estado y
consecuentemente en las municipalidades, y se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución, para que los sistemas de
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administración se definan y ajusten en función de los objetivos institucionales, de tal manera que se evite la duplicidad de funciones y atribuciones mediante la adecuación y fusión, creación o supresión de unidades administrativas, para alcanzar la eficiencia, efectividad y economía en las operaciones.
4. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO: Las normas y principios de control interno aplicables a los sistemas de administración general municipal y sus empresas son las siguientes:
a)
Principios generales de administración municipal: La Empresa Eléctrica, como empresa de la Municipalidad de Jalapa, es
una entidad pública, y debe adoptar los principios generales de administración, enfocados y tendientes a la modernización del Estado, para que sean compatibles con el marco legal y los avances tecnológicos.
b)
Organización Interna: La Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, como entidad pública se
organiza internamente de acuerdo a sus objetivos, naturaleza de sus actividades y operaciones dentro del marco legal general y específico, que le permita cumplir eficientemente sus funciones, para satisfacer las necesidades de la ciudadanía jalapaneca, como beneficiaria directa de los servicios.
Por consiguiente en el presente Manual de Organización
Municipal se aplican los principios y conceptos más importantes para la organización interna, siendo los siguientes:
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1. Unidad de mando:
Establece
que
cada
Dirección,
Departamento, Sección o Unidad es responsable únicamente ante su jefe inmediato superior. 2. Delegación de autoridad: En función de los objetivos y la naturaleza de sus actividades, la máxima autoridad delega en los distintos niveles de mando, de manera que cada ejecutivo o ejecutiva asume la responsabilidad en el campo de su competencia y puede tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir las funciones que les sean asignadas con el debido respeto y las relaciones laborales optimas en la unidad a su cargo. 3. Asignación de funciones y responsabilidades: En el Manual de Puestos y Funciones se detalla de forma clara y por escrito, las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo. 4. Líneas de Comunicación: Se establecen las líneas definidas y recíprocas de comunicación en todos los niveles y entre las diferentes unidades administrativas internas. 5. Supervisión: Los distintos niveles de supervisión están establecidos de manera
concreta
según
la
estructura
organizacional
y
administrativa, en donde el responsable directo de la misma es el Jefe, Encargado, Director, y/o Gerente. 6. Gerencia por excepción: Establece que cada nivel directivo deberá decidir sobre asuntos que no se puedan resolver en los niveles inferiores, de tal manera que su atención se oriente al análisis y solución de asuntos de trascendencia que beneficien a la institución en su conjunto.
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7. Gerencia por Resultados: Establecer objetivos y metas que se apeguen a las necesidades y a los recursos que se tengan, dirigiendo y motivando al personal para ejecutar las operaciones y controlar los resultados de acuerdo a lo planificado.
5. FUNCIONES DE ADMINISTRACION: Por ser la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, un ente que administra los recursos de la comunidad, cada Dirección o Dependencia debe de cumplir las siguientes Funciones, que son los principios básicos de una buena administración:
Función de Planificación Prever necesidades, elegir alternativas, seleccionar objetivos,
establecer
políticas,
normas,
programas
procedimientos
y
presupuestos, adoptar decisiones para alcanzar los objetivos institucionales.
Funciones de Organización Determinar actividades necesarias y su agrupación para el cumplimiento de los objetivos; asignar estas actividades a las unidades o personas a disponer lo necesario para que las funciones de autoridad y coordinación se desarrollen eficazmente.
Funciones de Dirección Guiar y supervisar el trabajo de los subordinados, orientarlos, incentivar su iniciativa motivarlos y encaminar su esfuerzo a su obtención de los objetivos señalados.
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Funciones de Ejecución Acatar las directrices y llevarlas a la práctica, desarrollando los planes, programas y proyectos; realizar el trabajo asignado, revisar las formas y procedimientos en el desarrollo del trabajo y evitar la demora en la realización de las actividades.
Funciones de Control Medir resultados de toda actividad, detectar y corregir las desviaciones que produzcan en el desarrollo de los planes, objetivos, políticas, normas, programas, procedimientos, presupuestos y volúmenes de trabajo.
6. DEFINICIONES: a)
Estructura Orgánica: Consiste en el esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa.
Establece
líneas de autoridad y responsabilidad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles que le corresponde a cada puesto. La Estructura organizacional delimita la responsabilidad de cada trabajador, lo cual permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respeto a quien da las órdenes y quien las debe ejecutar. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las Unidades de Trabajo.
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b)
Estructura Organizacional y delegación de autoridad: La delegación de autoridad se define en los niveles jerárquicos establecidos en la clasificación y agrupación de actividades. La estructura orgánica, está conformada en cuatro niveles jerárquicos, de la siguiente manera:
Autoridad Máxima Superior
Control Interno y Asesorías
Autoridad Administrativa Personal Técnico, Administrativo y Operativo
NIVEL 1: DE ALTA DIRECCION: Consejo de Administración o Autoridad Máxima Superior: De acuerdo al al Reglamento de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, Acta No. 65-23-08-2012; artículo 3.- “La Dirección de la Empresa estará a cargo de un Consejo de Administración integrado por los miembros del Concejo Municipal de la Municipalidad de Jalapa en pleno, que fungirán durante un período de cuatro años contados a partir del quince de enero del año en que tome posesión la nueva corporación municipal, hasta el quince de enero, día de la entrega de cargos de la administración entrante, siendo éste la máxima autoridad de la empresa...”
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“El Consejo de Administración por delegación del Concejo Municipal; como ente responsable de las políticas, normas, presidido por el Alcalde, quien funge como Gerente General; es la autoridad del órgano ejecutivo del gobierno municipal.
NIVEL 2: DE CONTROL INTERNO Auditoría Interna y Asesores: Comprende a las secciones de Auditoría Interna; Auditoría Externa y Asesores, los cuales son nombrados por el Concejo Municipal o Consejo de Administración; a propuesta de una terna por el Gerente General y son considerados Empleados de Confianza o libre remoción.
NIVEL 3: DE ADMINISTRACIÓN: Gerente General y Sub Gerente Se refiere al Gerente General; quien por delegación de la Autoridad Máxima Superior ejerce la Representación Legal y está a cargo de la Administración de la Empresa Eléctrica.
El Puesto de Sub Gerente; también
es considerado del nivel 3; ya que es quien vela por la ejecución de las normas, políticas y programas establecidos por la Autoridad Máxima Superior.
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NIVEL 4: DE EJECUCIÓN Personal Técnico; Operativo y Administrativo: Se refiere a los puestos de trabajo que realizan las actividades operativas, administrativas o de campo, dentro del presente nivel se encuentran ubicados también los Jefes y/o Directores, quienes son considerados puestos de carrera.
En este nivel se agrupan todos los puestos
en vista que son quienes deben realizar y operativizar los planes y programas.
A Continuación se muestra el Organigrama de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, y se describen los objetivos y funciones específicas de cada una de las dependencias que conforman la institución:
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7. ORGANIGRAMA: CONCEJO MUNICIPAL (Concejo de Administración)
ASESORIA JURIDICA
AUDITORIA INTERNA
COMISION DE ENERGIA
GERENTE GENERAL
SUB GERENTE
Asistente de Gerencia
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
OPERATIVO
FINANCIERO
Recursos Humanos
Comercialización.
Informática
Atención al Usuario
Registro de Lecturas
Almacén de Suministros
Presupuesto
Caja
Seguridad
Facturación y Cobros
Cortes y Reinstalaciones
Bodega de Materiales
Inventarios Activos
Pagos
Mantenimiento
Supervisión
Compras
Mantenimiento
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Contabilidad
Tesoreria
8. CODIFICION DE SECCIONES ORGANIZATIVAS Código 1000
Dependencia CONCEJO MUNICIPAL Y/O CONSEJO DE ADMINISTRACION
1001 1002
CONSEJO DE ADMINISTRACION COMISION DE ENERGIA
2001 2002
ASESORIAS Y AUDITORIA INTERNA OFICINA JURIDICA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA
3001 3002
GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL SUB GERENCIA
4001 4002
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Sección de Recursos Humanos Sección de Informática
4003 4004
Sección de Seguridad Sección de Mantenimiento
5001 5002
DEPARTAMENTO COMERCIAL Sección de Comercialización Sección de Facturación y Cobro
5003
Sección de Atención al Usuario
6001 6002 6003 6004
DEPARTAMENTO OPERATIVO Sección de Supervisión Sección de Lecturas Sección de Cortes y Reconexiones Sección de Mantenimiento (Cuadrillas)
7001 7002 7003 7004
DEPARTAMENTO FINANCIERO Sección de Compras Sección de Almacén de Suministros Sección de Bodega de Materiales Sección de Contabilidad
7005 7006 7007
Sección de Presupuesto Sección de Inventarios de Activos Sección de Tesorería
7008
Receptoría
2000
3000
4000
5000
6000
7000
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9. AUTORIDAD MAXIMA SUPERIOR:
CONCEJO MUNICIPAL (Consejo de Administración) COMISION DE ENERGIA
AUDITORIA INTERNA
ASESORIA JURIDICA
GERENTE GENERAL
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9.1 CONSEJO DE ADMINISTRACION
El Consejo de Administración es el responsable de la Dirección de la Empresa, integrado por los miembros del Concejo Municipal de la Municipalidad de Jalapa en pleno, según lo establecido en el Reglamento de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, artículo No. 03 del acta No. 65-2308-2012. Al Consejo de Administración le corresponde la Dirección de las actividades gerenciales de la empresa, con base en las normas políticas que sean acordadas. Tendrá a su cargo además las siguientes atribuciones: a. Conocer el proyecto de presupuesto anual de la empresa que debe presentar el Director Financiero con el Visto Bueno del Gerente, proyecto que deberá ser aprobado o modificado por el Concejo Municipal. b. Aprobar la memoria anual de actividades de la empresa; c. Nombrar o remover a los demás empleados y trabajadores de la empresa pudiendo delegar esta atribución en el Gerente, salvo al Director Financiero y Auditor Interno. d. Representar a la empresa por delegación del Concejo Municipal y delegar esta representación en el Gerente de acuerdo con las limitaciones estipuladas en los artículos 5 y 6 del Reglamento. e. Delegar todas las disposiciones adecuadas para proteger el patrimonio de la empresa y para que esta preste un servicio eficiente. f. Resolver todas las demás cuestiones que no deben ser resueltas específicamente por el Gerente, g. Nombrar en caso de ausencia temporal del Gerente, al Presidente del Consejo quien asumirá sus funciones.
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9.2 COMISION DE ENERGIA
La Comisión de Energía, la integran tres (3) Concejales nombrados en Asamblea ordinaria quienes se deben de encargar de proporcionar dictamen sobre asuntos delegados por el Concejo Municipal y/o por el Consejo Administrativo; dicha delegación deberá constar mediante ordenanza o punto de acta; dichos dictámenes son de opinión y no de decisión por lo que deben presentarse al pleno para su discusión y posterior aprobación de los asuntos encomendados. La Comisión de Energía conocerá principalmente asuntos que requieren un análisis de la situación antes de la toma de decisión; por lo que no implica conocer asuntos administrativos de menor relevancia, sin que sea solicitado por el Gerente General; ya que éstos competen a sus funciones.
9.3 GERENTE GENERAL El puesto de Gerente General de la Empresa Eléctrica Municipal; es ocupado por el Alcalde Municipal; según Acuerdo del Concejo Municipal establecido en el acta No. Xxxxx de fecha xxxxxxx; por lo que integra a la Autoridad Maxima Superior; El Gerente General es el representante legal por delegación y sus funciones se enmarcan en la Administración y Dirección de la Empresa, por lo que sus actuaciones deberán hacerse del conocimiento del Concejo Municipal y/o Concejo de Administración. Para respaldar sus acciones podrá apoyarse en solicitar dictamen a la Comisión de Energía; a la Asesoría Jurídica y/o a la Auditoría Interna; así como solicitar dictamenes técnicos a los Directores o Administradores de cada una de las dependiencias que componen la Empresa Eléctrica.
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10. AUDITORIA INTERNA: La auditoría interna es un proceso cuya responsabilidad parte del Concejo Municipal y/o Concejo de Administración, y debe realizarse para proporcionar seguridad sobre el logro de los objetivos de la Institución, tales como: a. Efectividad y eficiencia de las operaciones, b. Confiabilidad de la información financiera, c. Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas; principalmente las establecidas por la Contraloría General de Cuentas.
FUNCIONES: La función de auditoría interna ha cambiado notablemente en los últimos años, pasando de una auditoria tradicional orientada a la protección de la empresa (activos) hacia una auditoria enfocada al control de los riesgos, a fin de aumentar el valor de la organización.
El objetivo principal de la Auditoría Interna es ayudar al Concejo Municipal y/o Consejo Administrativo en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos: a. Investigar el grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados la Autoridad Máxima Superior. b. Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros. c. Determinar todos los bienes del activo y asegurar que están registrados y protegidos. d. Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la Institución.
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e. Realizar investigaciones especiales solicitadas por el Concejo Municipal y/o Consejo de Administración. f. Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se juzguen adecuadas. g. Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con anterioridad por esta dependencia y por las auditorías Externas realizadas por autoridades competentes.
11. ASESORÍA JURÍDICA: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Es la Unidad de la Empresa Eléctrica Municipal que se encarga de la aplicación del marco Legal unificando criterios para la resolución de conflictos, principalmente brindando asesoría en materia legal al Concejo Municipal y/o Consejo de Administración, así como a los Funcionarios de la Institución.
FUNCIONES: Sus principales funciones son las siguientes: a. Asesorar al Concejo Municipal y/o Consejo de Administración en material legal. b. Emitir dictámenes, opiniones, proyectos de resolución, minutas de contratos e informes sobre los asuntos y consultas que le sean formulados y sometidos a su conocimiento. c. Efectuar estudios en materia legal sobre temas que competen a la Institución. d. Elaborar anteproyectos de ley o de reglamentos que coadyuven al mejoramiento y desarrollo de la Institución. e. Coordinar sus funciones con la Asesoría Jurídica del Ministerio del ramo. f. Estar pendiente de los términos que se concedan dentro de la secuela procedimental de cada uno de los asuntos judiciales que se sigan ante los tribunales, con el fin de presentar las fases correspondientes. g. Informar permanentemente al Concejo Municipal y/o Consejo de Administración los avances en el cumplimiento de los objetivos, funciones y programas de trabajo, con la finalidad de que tenga conocimiento de lo que se realiza por esta división. h. Realizar todas aquellas actividades de su competencia para el logro de los objetivos de la División de Asuntos Jurídicos de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa. i. Otras funciones que le competan a la División de Asuntos Jurídicos de la Empresa Eléctrica Municipal por ley o que le sean asignadas por la autoridad superior de la Institución.
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12. GERENCIA GENERAL: La Gerencia General de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa es la responsable de la administración y ejecución de las disposiciones emanadas por el Concejo Municipal y/o por el Concejo de Administración para la buena marcha de la Empresa; elevar los niveles de eficiencia y eficacia mediante la aplicación de procedimientos administrativos, establecimiento de metas y la evaluación continua de las acciones realizadas por todo el personal.
Gerente General Sub Gerente Asistente de Gerencia
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La Gerencia General, facilitará y velará por la administración y ejecución de los planes, programas, proyectos y actividades aprobados por el Concejo Municipal, debiendo coordinar acciones con él o la Sub gerente y con los diferentes Directores y/o Administradores de los diferentes departamentos; para el cumplimiento de las funciones.
FUNCIONES: a. Proponer el régimen de organización interior y funcionamiento la Empresa Eléctrica Municipal y el plan de desarrollo de capacidades. b. Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de los órganos internos a su cargo, en concordancia con las políticas de gestión establecidas en el Plan Operativo Institucional y las disposiciones impartidas por los órganos de gobierno. Es responsable del cumplimiento de los objetivos y metas. c. Coordinar y supervisar las labores del Sub Gerente, las Direcciones, oficinas administrativas, el cumplimiento de las funciones y tareas específicas emanadas por el Concejo Municipal y normas de gestión vigentes. d. Controlar, evaluar y supervisar la gestión administrativa, financiera y económica de la Empresa Eléctrica. e. Presentar al Concejo Municipal o Consejo de Administración conjuntamente con el Sub Gerente y el Director Administrativo Financiero, el ante proyecto de Presupuesto. f. Elaborar y presentar conjuntamente con el Sub Gerente, la memoria anual de labores de la Empresa Eléctrica. g. Gestionar asistencia técnica y financiera para la ejecución de los planes y proyectos de la Empresa h. Presidir y/o participar en las Comisiones técnicas de trabajo para formular y recomendar acciones de desarrollo. i. Mantener informado al Concejo Municipal o Consejo de Administración sobre el funcionamiento de la estructura orgánica y funcional de la Empresa Eléctrica y presentar las medidas correctivas que estime conveniente para la buena marcha de la Administración. j. Representar a la Empresa Eléctrica Municipal; en actividades técnico normativas MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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k. Controlar y proponer alternativas para mejorar la recaudación de los ingresos por cobro del servicio eléctrico. Así como vigilar el destino de los fondos presupuestales de conformidad con las normas vigentes. l. Establecer y mantener coordinaciones al más alto nivel, con organismos, instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras, con las cuales mantendrá estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestión. m. Efectuar el seguimiento pertinente en la implementación de las medidas correctivas sobre denuncias y quejas del usuario. n. Coordinar con el departamento de Recursos Humanos, programas de Inducción, Capacitación y Motivación. o. Verificar que se cumpla con los procedimientos establecidos en el reglamento interno de Personal. p. Integrar y/o presidir comisiones de trabajo para formular recomendaciones de desarrollo. q. Participar con la Comisión de Energía; Sub Gerente y los Directores en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA). r. Dirigir, coordinar, programar y evaluar los planes de trabajo de las diversas dependencias de la Empresa Eléctrica Municipal contenida en el Plan Operativo Anual. s. Coordinar en la elaboración del Plan General de Compras y Contrataciones, estableciendo las modalidades de compra a realizar durante el ejercicio fiscal. t. Establecer y verificar el cumplimiento de mecanismos que mejoren la atención al público. u. Organizar los planes de mantenimiento de los bienes propiedad de la Empresa Eléctrica y la infraestructura de servicios. v. Y las demás funciones y atribuciones que le sean por ley le sean establecidas.
Para el cumplimiento de sus funciones la Gerencia General se conforma de: 01 Gerente General (Alcalde Municipal). 01 Sub Gerente MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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01 Asistente de Gerencia.
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13. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Es el departamento responsable por la administración de los Recursos Humanos e Informáticos para asegurar que los mismos sean aprovechados con eficiencia y eficacia, asegurando la optimización de ellos. Este departamento se encuentra a cargo de la Sub Gerencia; y sus acciones deben estar coordinadas y ejecutadas por el (la) Sub Gerente.
Gerente General
Sub Gerente Asistente
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
D.C.
D.O.
D.F.
Recursos Humanos Informática y Sistemas Seguridad Servicios Generales
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FUNCIONES: El Departamento de Administración debe cumplir con las siguientes funciones: 1. Velar porque el resto de departamentos y secciones de la Empresa Eléctrica, cuente con recurso humano calificado, debiendo presentar al Gerente un Plan de Capacitación elaborado en conjunto con el Encargado de Recursos Humanos. 2. Garantizar que todo el personal cuente con su registro respectivo, en cuanto a los movientos que se generen; tales como: vacaciones, suspensiones, permisos, ausencias justificadas, etc. 3. Asesorar y acompañar en todo momento a la buena administración del personal y de los recursos materiales e informáticos. 4. Velar por el adecuado de los registros de los usuarios, garantizando que los mismos se encuentren resguardados de forma segura y que sean manipulados por el personal responsable. 5. Velar porque los registros informáticos sean seguros y que se cuente con los back up necesarios que permitan disponer de la información en cualquier momento. 6. Asegurar la coordinación entre las demás secciones y departamentos de la Empresa Eléctrica Municipal. 7. Propiciar de un ambiente agradable y seguro tanto a los empleados como al público en general, mediante lugares de trabajo y oficinas limpias y ordenadas. 8. Asegurar que los encargados de Seguridad colaboren en la realización de los depósitos bancarios, para garantizar el resguardo de los mismos. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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9. Brindar apoyo logístico y administrativo al resto de áreas de la Empresa Eléctrica Municipal. 10. Realizar otras actividades designadas por el Gerente General, encaminadas a la buena administración y cumplimiento de lo establecido en Consejo de Administración.
El Departamento Administrativo se conforma por:
La Sección de Recursos Humanos,
La Sección de Informática,
La Sección de Seguridad y
La Sección de Servicios Generales.
13.1 SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Es la dependencia responsable de la administración del Recurso Humano, es decir; es la sección que debe planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones del personal y que garanticen su optimización; para lograr la buena ejecución de los planes y proyectos establecidos.
FUNCIONES: a. Cumplir y hacer que se cumpla la legislación en materia laboral así como los reglamentos, manuales y ordenanzas aprobadas por el Concejo Municipal. b. Revisar, actualizar y hacer propuestas a los Manuales de Personal, Reglamento Interno de Personal. c. Participar en las instancias que promuevan mejoras a la Ley de Servicio Municipal, profesionalización del servicio público y la carrera administrativa del empleado municipal. d. Gestionar los expedientes de los empleados cuando se realice algún movimiento de personal. e. Coordinar la realización de pruebas para nuevos ingresos o ascensos del personal en los diferentes puestos. f. Elaborar y presentar a la Gerencia, las propuestas de planes de clasificación de puestos y administración de personal. g. Identificar las necesidades de capacitación del personal y presentar al Gerente General el programa correspondiente para su consideración, aprobación e implementación. h. Elaborar conjuntamente con los Directores de cada dependencia, el programa anual de vacaciones del personal. i. Promover el bienestar social de los trabajadores y las trabajadoras, cooperando en la solución de sus problemas personales y laborales. j. Trasladar y gestionar al Concejo Municipal o a la Junta Mixta, los casos que a ella competan. k. Coordinar con los Directores, Encargados de Oficinas, la realización de evaluación del desempeño de los y las trabajadoras.
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13.2 SECCIÓN DE INFORMATICA Y SISTEMAS: La Sección de Informática y Sistemas es la encargada de velar por la correcta administración del equipo de cómputo y las bases de datos que en ella se almacenan, debe garantizar que la información sea confiable y que se resguarde de forma segura.
FUNCIONES: 1. Garantizar la seguridad de la información. 2. Administrar la información de forma adecuada, brindando accesos y permisos a los usuarios de acuerdo a sus funciones y capacidades. 3. Mantener la base de datos en óptimas condiciones. 4. Mantener back up de la información. 5. Capacitar constantemente a los usuarios en el uso de sus accesos. 6. Garantizar que la información sea consultada por los responsables. 7. Permitir operaciones de entrada de datos dejando registro de los mismos. 8. Permitir operaciones de salida a los responsables, dejando registro de los mismos. 9. Presentar planes, programas y proyectos en búsqueda de mejor el servicio y la atención al usuario. 10. Proponer mejoras continuas en el manejo de la información. 11. Vedar accesos a quienes no corresponda.
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13.3 SECCION DE SEGURIDAD: Es la sección del Departamento Administrativo que garantiza el bienestar de los usuarios, el personal y los bienes patrimoniales de la Empresa Eléctrica Municipal.
FUNCIONES: 1. Garantizar la seguridad a propios y visitantes durante su permanencia en las instalaciones de la Empresa Eléctrica. 2. Acompañar a realizar los depósitos monetarios a la agencia bancaria que corresponda. 3. Brindar seguridad al personal, principalmente a quienes manejan efectivo o valores. 4. Velar porque los bienes patrimoniales de la Instituciones se encuentren resguardados. 5. Elaborar conocimientos de cualquier acto sospechoso que se detecte y trasladarlo inmediatamente a la Gerencia, para sus gestiones ante las instancias correspondientes. 6. Realizar reportes o denuncias correspondientes ante las instituciones de la Policía Nacional Civil o a donde corresponda.
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13.4 SERVICIOS GENERALES: Es la Sección del Departamento Administrativo que se encarga del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes patrimoniales de la institución, tales como: conserjería y mecánica automotriz para garantizar que se brinda una atención calificada a los usuarios del servicio. En esta sección se incluyen las unidades de:
Conserjes, Mensajeros, Mecánicos, Mantenimiento de Edificio.
FUNCIONES: 1. Mantener en óptimas condiciones los bienes de la Empresa Eléctrica, brindándole mantenimiento, limpieza y reparación, a las instalaciones y los vehículos propiedad de la Empresa Eléctrica. 2. Gestionar la adquisición de repuestos o piezas que se requieran para mantener los bienes en buenas condiciones. 3. Reportar a la Sub Gerencia cualquier daño o desperfecto detectado para su pronta reparación.
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14. DEPARTAMENTO COMERCIAL: El Departamento Comercial es el encargado de todos los aspectos referidos y pertenecientes al proceso de comercialización de energía eléctrica y servicios comerciales complementarios.
GERENTE GENERAL
SUB GERENTE Asistente de Gerencia D.A.
DEPARTAMENTO COMERCIAL
D.O.
D.F.
Comercialización Atención al Usuario. Facturación y Cobro
FUNCIONES: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Son funciones del Departamento Comercial están enmarcadas en lo siguiente: 1. Formular el plan operativo y el ante proyecto de presupuesto anual del Departamento Comercial. 2. Proponer políticas, normas y procedimientos de aplicación en la gestión comercial, para hacer más eficiente la recaudación y el otorgamiento del servicio. 3. Presentar a la Gerencia General planes y objetivos de las secciones de Comercialización; Atención al Usuario y de Facturación y Cobro. 4. Investigar y evaluar la demanda de servicios de energía eléctrica del municipio de Jalapa y elaborar el correspondiente diagnóstico de mercado. 5. Programar e implementar el plan de captación de nuevos usuarios. 6. Planificar y supervisar el Programa de Servicio al usuario. 7. Supervisar la asistencia técnica y comercial a los usuarios en lo relacionado con la dotación y ampliación del suministro. 8. Supervisar los consumos de energía, potencia conectada y la potencia contratada a fin de actualizar contratos o efectuar cambios. 9. Supervisar y controlar la reducción de las pérdidas comerciales tomando las medidas necesarias para la erradicación del uso clandestino de la energía. 10. Administrar la cartera de usuarios en mora, velando por el cobro oportuno. 11. Notificar a los usuarios en mora de su situación 12. Reducir la mora a los niveles mínimos, debiendo gestionar ante el Gerente General, el cobro administrativo y/o judicial los pagos correspondientes. 13. Emitir resoluciones con el Visto Bueno del Gerente en atención a los reclamos de los usuarios del servicio público de electricidad. 14. Elaborar convenios de pago, previa aprobación del Gerente General. 15. Cumplir y hacer cumplir las normas legales que regulan la prestación del servicio eléctrico. 16. Presentar la Solicitud de Compra ante la Sección de Compras; de la compra de ponencia eléctrica, para la elaboración de bases de licitación; con la debida anticipación 17. Cumplir otras funciones que le asigne la Gerencia General en el ámbito de su competencia.
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14.1 SECCION DE COMERCIALIZACION: La Sección de Comercialización es la encargada de planificar, dirigir, controlar y supervisar la labor comercial de la empresa.
FUNCIONES: 1. Establecer los parámetros de operación comercial de la empresa, así como analizar y evaluar los resultados obtenidos. 2. Diseñar y proponer políticas y procedimientos para la comercialización de energía eléctrica buscando la optimización del servicio. 3. Coordinar la atención de requerimientos de la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas y la Comisión Nacional de Energía Eléctrica (CNEE) 4. Coordinar con el Departamento Técnico-Operativo para la atención de solicitudes de factibilidad de suministro y puntos de alimentación de energía eléctrica. 5. Supervisar y controlar el cronograma de facturación por consumo de energía eléctrica, así como la toma de lectura con personal de la empresa. 6. Supervisar las campañas permanentes para detectar conexiones clandestinas o fraudulentas y manipulación de los equipos de medición. 7. Proponer precios de los Servicios Complementarios en coordinación con los demás Departamentos. 8. Analizar el comportamiento de los mercados de consumo de negocios y gubernamentales; así como evaluar oportunidades de crecimiento de la empresa por diversificación concéntrica del producto. 9. Gestionar el cumplimiento de los estándares de calidad. 10. Revisar e interpretar las disposiciones sobre tarifas de compra y venta de energía eléctrica, así como revisar los Pliegos Tarifarios de los sistemas eléctricos de la empresa y supervisar su correcta aplicación. 11. Elaborar estadísticas de indicadores macroeconómicos, desarrollar análisis tarifarios e informes de aspectos comerciales requeridos por la Gerencia. 12. Desarrollar indicadores de gestión para controlar la Gestión Comercial para su evaluación periódica.
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13. Apoyar en la formulación y revisión de los contratos de compra y venta de energía eléctrica. 14. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno y los Manuales Administrativos 15. Cumplir otras funciones que le encomiende el Jefe Comercial en el ámbito de su competencia.
14.2 SECCION DE ATENCIÓN AL USUARIO: La Sección de Atención al usuario es la responsable de ejecutar programas de atención para minimizar las quejas y reclamos.
FUNCIONES: Entre sus funciones se encuentra: 1. Recibir, atender y dar solución a quejas y reclamos presentados por los usuarios. 2. Facilitar por medio de formularios pre-impresos la presentación de quejas o reclamos. 3. Crear estadísticas que permitan determinar la cantidad de reclamos y quejas y los motivos de los mismos 4. Coordinar la revisión de medidores en caso de insatisfacción del usuario. 5. Brindar asesoría a los usuarios al correcto uso de la Energía Eléctrica. 6. Crear campañas de concientización en coordinación con el Departamento de Relaciones Públicas de la Municipalidad de Jalapa, del uso racional de la Energía Eléctrica. 7. Brindar atención con Cortesía, Eficiencia y Confianza a todo usuario que lo solicite. 8. Atender requerimientos vía telefónica con el objeto de brindar buen servicio al usuario. 9. Ofrecer en todo momento un trato agradable al usuario. 10. Propiciar el trabajo en equipo para la atención de los quejas y reclamos de los usuarios. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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11. Propiciar de un ambiente agradable y armonioso a los visitantes. 12. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno y los Manuales Administrativos 13. Cumplir otras funciones que le encomiende el Jefe Comercial en el ámbito de su competencia.
14.3 SECCION DE FACTURACION Y COBRO: Es la sección que debe velar por la administración de usuarios en mora principalmente para gestionar el pago de oportuno.
FUNCIONES: Las funciones principales son: 1. Depurar la cartera de usuarios morosos. 2. Presentar semanalmente la situación de mora ante la Gerencia General, para que a su vez, informe al Consejo de Administración. 3. Emitir los listados de mora por meses de mora, para gestionar la orden de corte. 4. Emitir convenios de pago para aprobación. 5. Controlar el consumo de Energía Eléctrica y llevar estadística de los servicios que han sido aprobados con exoneración de pago por ser Instituciones sin fines de lucro, o servicios al servicio de la Municipalidad de Jalapa. 6. Trasladar los casos considerados incobrables administrativamente, para que la Gerencia gestione el cobro judicial. 7. Elaborar proyecciones de Recuperación, estableciendo meta de Cartera Recuperada. 8. Llevar registro y control de los usuarios que constantemente son morosos 9. Coordinar con la Sección de Comercialización, no otorgar servicios nuevos sin obtener la solvencia respectiva. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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10. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno y los Manuales Administrativos 11. Cumplir otras funciones que le encomiende el Jefe Comercial en el ámbito de su competencia.
15. DEPARTAMENTO TÉCNICO-OPERATIVO:
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El Departamento Técnico-Operativo es el encargado de la Operación y Mantenimiento del Sistema Eléctrico del municipio de Jalapa; garantizando la confiabilidad, calidad y seguridad del suministro de energía eléctrica.
GERENTE GENERAL SUB GERENTE Asistente de Gerencia
D.A.
D.C.
DEPARTAMENTO TECNICOOPERATIVO
D.F.
Supervisor
Lectores Cortes y Reconexiones Mantenimiento
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FUNCIONES:
1. Formular y proponer a la Gerencia General, el plan operativo anual, los planes de acción, programas y actividades de operación y mantenimiento de los Sistemas de Transmisión y de Distribución. 2. Planificación, organización, dirección y control de las actividades del Departamento Técnico-Operativo, programadas en el plan operativo y de inversiones de la empresa. Las actividades son las relacionadas con la transmisión y distribución de energía eléctrica en el ámbito del municipio de Jalapa, supervisando y evaluando los planes y programas a fin de que se cumplan de acuerdo a las metas previstas en tiempos, costos y recursos. 3. Elaborar los planes y programas de mantenimiento preventivo, correctivo y 4. de emergencia, a fin de mantener operativos los sistemas de transmisión y 5. distribución de energía eléctrica en el casco urbano del municipio de Jalapa. 6. Formular el presupuesto de operaciones y participar en las inversiones de la 7. empresa, en base a ello controlar su ejecución y cumplimiento. 8. Dirigir y ejecutar los estudios a través de las obras relacionadas con la infraestructura eléctrica, desde el nivel de ingeniería básica hasta el nivel definitivo, referidos a los proyectos de inversión a cargo de la Empresa Eléctrica. 9. Coordinar y supervisar el uso óptimo de los recursos humanos, materiales y financieros. 10. Apoyar a la Gerencia General, en el logro de sus objetivos y metas, coordinando con las áreas funcionales en lo que corresponde a la operación y mantenimiento del Sistema de Distribución. 11. Participar en la elaboración de planes y proyectos de inversión de la empresa, teniendo como referencia los criterios de planeamiento estratégico empresarial, con sus objetivos y metas. 12. Proponer a la Gerencia General el nombramiento, contratación, promoción, capacitación y desarrollo; así como, otros procesos vinculados con los beneficios, deberes y derechos del personal del Departamento Tecnico-Operativo
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13. Supervisar y controlar los proyectos de inversión ejecutados por terceros, de 14. acuerdo a las condiciones contractuales. 15. Analizar y evaluar los resultados obtenidos en la gestión operativa y disponer las acciones correctivas en caso de desviaciones. 16. Emitir políticas operativas, directivas, procedimientos y otros instrumentos técnico - normativos necesarios para optimizar los sistemas de transmisión y distribución de energía eléctrica en el ámbito de la empresa. 17. Planificación, elaboración y supervisión del cumplimiento de las normas de Seguridad e Higiene Ocupacional del personal y de las instalaciones e infraestructura eléctrica, y del Programa de Seguridad Anual. 18. Proponer al Gerente General, la contratación de consultores, personal técnico y administrativo, de acuerdo a las necesidades y en base de las disposiciones legales vigentes. 19. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones de carácter Técnico – Administrativo normadas por la empresa. 20. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno y Normas de Seguridad e Higiene Ocupacional. 21. Cumplir otras funciones que le asigne el Gerente General en el ámbito de su competencia.
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15.1 SECCION DE LECTURAS: La Sección de Lecturas, está integrada por personal que recorre las calles para la toma del registro del consumo de energía desde cada uno de los medidores individuales por servicio.
FUNCIONES: a. Tomar registro del consumo de energía eléctrica desde cada medidor local de los usuarios. b. Dejar constancia de la toma del registro del consumo de energía eléctrica. c. Trasladar los registros de los medidores a la Sección de Informática, para que sea procesada en el sistema de Cobro. d. Reguardar los registros para futuros reclamos; e. Mantener informado al Jefe de Operaciones sobre situaciones encontradas relacionadas con los medidores. f. Informar por escrito sobre cualquier anomalía encontrada, al Jefe de Operaciones para que éste a su vez lo informe a la Gerencia General. g. Colaborar en proporcionar declaraciones a autoridades competentes sobre actos anómalos encontrados. h. Participar en el establecimiento de metas de recaudación en base a los promedios de consumo. i. Participar en capacitaciones que fortalezcan las capacidades como empleado municipal y que garanticen un servicio de calidad. j. Atender instrucciones establecidas por el Jefe de Operaciones, quien es su jefe inmediato superior.
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15.2 SECCION DE CORTES Y REINSTALACIONES Esta sección del Departamento Técnico Operativo, es la responsable de ejecutar las órdenes de cortes de energía autorizadas por el Gerente General; en base al reporte proporcionado por la Sección de Cobros y facturación del Departamento de Comercialización.; Así como la reinstalación de aquellos servicios que hayan solventado su situación morosa.
FUNCIONES: a. Ejecutar los cortes a los servicios que tengan más de 3 meses sin realizar el pago respectivo. Mediante orden por escrito firmado y sellado por el Gerente General. b. Realizar reinstalaciones de aquellos servicios que hayan resuelto su situación morosa o que hayan firmado convenio de pago. c. Mantener informado al Jefe de Operaciones sobre cualquier situación encontrada en los servicios de los usuarios. d. Realizar las denuncias que correspondan; en coordinación con el Jefe de Operaciones y la Gerencia General. e. Brindar atención con calidad y calidez a los usuarios, informándoles que el servicio será suspendido por falta de pago y que será reinstalado hasta que solvente su situación en la Sección de Cobros y Facturación del Departamento de Comercialización. f. Mantener sus bases de datos e informes resguardados para aclarar cualquier situación que pudiera presentar los usuarios con el fin de no cumplir con su responsabilidad de pago. g. Cumplir con las instrucciones establecidas por el Jefe de Operaciones, con el fin de garantizar el cumplimiento de metas y objetivos de la Alta Dirección.
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15.3 SECCIÓN DE MANTENIMIENTO La Sección de Mantenimiento del Departamento Técnico Operativo, la integran dos (2) cuadrillas de trabajadores, que se encargan del buen funcionamiento de la distribución de energía eléctrica; además son los responsables, en coordinación con la Sección de Comercialización del Departamento de Comercialización, de la Instalación de nuevos servicios.
FUNCIONES: a. Velar por la correcta distribución de Energía Eléctrica en el municipio de Jalapa. b. Reportar cualquier problema de distribución, tanto en la red pública, como de los servicios de los usuarios. c. Estar pendientes del reporte de cualquier falla o desperfecto durante las 24 horas del día, 7 días de la semana, los 365 días del año. d. Presentarse inmediatamente para resolver y atender cualquier falla reportada. e. Coordinar con el Jefe de Operaciones sus acciones con el objeto de garantizar la buena marcha de las actividades. f. Coordinar con la Directora de Administración Financiera, para garantizar la oportuna adquisición de los materiales e insumos necesarios para atender las fallas; específicamente con el Encargado de la Bodega de Suministros.
15.4 SECCIÓN DE SUPERVISION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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La Sección de Supervisión del Departamento Técnico Operativo, garantiza que las lecturas hayan sido tomadas de forma eficiente; para que los cobros a realizar no sean objeto posteriores quejas o reclamos. FUNCIONES: a. Garantizar que los Lectores hayan realizado su tarea de forma eficiente y eficaz. b. Reportar inconsistencias en la información. c. Crear un registro y control de las supervisiones realizadas, especificando los resultados y llevando estadísticas de los motivos por los cuales los usuarios reclaman constantemente revisión de lectura. d. Informar al Jefe de Operaciones y a la Sub Gerente; de forma semanal sobre los resultados de su labor. e.
16.
DEPARTAMENTO FINANCIERO: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Es la dependencia responsable de una eficiente formulación, ejecución y liquidación del presupuesto, el cumplimiento de la legislación del venta y mantenimiento del fluido eléctrico, así como respaldar adecuadamente todos los egresos conforme a la planificación y el debido registro para la rendición de cuentas a nivel interno y externo tanto a las entidades rectoras como fiscalizadores y principalmente a la población del municipio.
GERENTE GENERAL
SUB GERENTE
Asistente de Gerencia
D.A.
D.C.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
D.O.
COMPRAS
CONTABILIDAD
Almacén de Suministros
Presupuesto
Bodega de Materiales
Inventario de Activos
TESORERIA
Cajas Receptoras
Pagos
.
Objetivos principales del Departamento Financiero: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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a. Coordinar con el Ministerio de Finanzas Públicas, ente rector de la administración y control financiero del Estado, la aplicación en la Empresa Eléctrica Municipal, de los principios, normas, sistemas y procedimientos para la administración financiera integrada y transparente, específicamente con el Sistema Integrado de Administración Financiera y Control, SIAF, la Dirección Técnica del Presupuesto, la Dirección de Contabilidad del Estado, la Tesorería Nacional y además con la Contraloría General de Cuentas. b. Contribuir a que la Empresa Eléctrica Municipal disponga de los recursos financieros para cumplir con sus planes a corto, mediano y largo plazo y su correcto manejo. c. Velar por la aplicación, coherencia y desempeño de los principios, normas, sistemas y procedimientos legales establecidos por los entes rectores de los sistemas de administración financiera del Estado. d. Fortalecer conjuntamente con el Gerente, Sub Gerente, la Comisión de Energía, la Dirección Municipal de Planificación, el proyecto de Presupuesto. e. Velar por el cumplimiento de la gestión administrativo-financiera de las dependencias de la Empresa y que se cumpla con la debida administración de la deuda, flujos de caja, fondos rotativos, el proceso de recaudación y liquidación de las tarifas por venta de energía eléctrica, contribuciones, así como autorización de apertura de cuentas bancarias. f. Garantizar que la Planificación y coordinación de los sistemas de registro e información financiera, así como los recursos de computación, sean los adecuados para los servicios que prestan, así como analizar, evaluar y enviar al Gerente General y Sub Gerente los estados financieros e informes de la política financiera. g. Asesorar al Gerente y Sub Gerente sobre la administración y políticas financieras y colaborar con las autoridades en la preparación y presentación oportuna de informes financieros y de resultados, que la ley ordena. h. Establecer en coordinación con el Ministerio de Finanzas, la Comisión Nacional de Energía Eléctrica, el INAP y ANAM, capacitación a los funcionarios y funcionarias, empleados y empleadas de la Empresa, para la aplicación plena de las leyes nacionales, del Código Municipal y sus reformas y de los paquetes de procesamiento computarizado de información para el desarrollo de la Institución. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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i.
Cumplir y hacer cumplir todo lo relativo al régimen jurídico financiero del municipio, la recaudación y administración de los ingresos municipales, la gestión de financiamiento, la ejecución presupuestaria y control de los bienes patrimoniales a nombre de la Empresa Eléctrica.
FUNCIONES:
De acuerdo a los artículos 97 y 98 del Código Municipal, son competencia y funciones del Departamento Financiero, las siguientes: a. Proponer a la Gerencia; en Coordinación con la Dirección Municipal de Planificación, la política presupuestaria y las normas para su formulación, coordinando y consolidando la formulación del proyecto de presupuesto de ingresos y egresos de la Empresa Eléctrica Municipal. b. Rendir cuenta al Concejo Municipal o Consejo de Administración; en su sesión inmediata, para que resuelva sobre los pagos que haga por orden del Gerente y que, a su juicio, no estén basado en la ley, lo que lo eximirá de toda responsabilidad con relación a esos pagos. c. Programar el flujo de ingresos y egresos con base a las prioridades y disponibilidad de la Empresa Eléctrica Municipal, en concordancia con los requerimientos de las dependencias, responsables de la ejecución de programas y proyectos, así como efectuar los pagos que estén fundamentados en las asignaciones del Presupuesto, verificando previamente su legalidad. d. Llevar el registro de la ejecución presupuestaria y de la contabilidad de la Empresa Eléctrica Municipal y preparar los informes analíticos correspondientes. e. Remitir a la Contraloría General de cuentas, certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores, a más tardar cinco (5) días hábiles después de efectuadas esas operaciones. f. Evaluar cuatrimestralmente la ejecución del presupuesto de ingresos y egresos y proponer las medidas que sean necesarias. g. Efectuar el cierre contable y liquidar anualmente el presupuesto de ingresos y egresos. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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h. Recaudar, administrar, controlar y fiscalizar los pagos del servicio de energía eléctrica y, en general, todos las demás ingresos que deba percibir la Empresa Eléctrica, de conformidad con la ley. i. Asesorar al Gerente y al Sub Gerente en materia de administración financiera. j. Mantener una adecuada coordinación con los entes rectores de los sistemas de administración financiera y aplicar las normas y procedimientos que emanen de éstos. k. Elaborar y mantener actualizado el registro de contribuyentes en coordinación con la Dirección Municipal de Planificación, específicamente con la Sección de IUSI. l. Informar al Gerente y Sub Gerente; y a la Dirección Municipal de Planificación sobre los cambios de los objetos y sujetos de la tributación. m. Administrar la deuda pública. n. Administrar la Cuenta de Caja Única, basándose en los instrumentos gerenciales, de la Cuenta única del Tesoro Municipal. o. Elaborar y presentar la Información financiera que por ley le corresponde. p. Adicionalmente a lo establecido en el Código Municipal la DAFIM debe Cumplir y hacer cumplir las normas, sistemas y procedimientos establecidos en el Manual de Administración Financiera –MAFINemitido por el Ministerio de Finanzas Públicas. El Departamento Financiero se divide en: Sección de Compras y Contrataciones, Sección de Almacén de Suministros, Sección de Bodega de Materiales, Sección de Contabilidad Sección de Presupuesto; Sección de Inventario de Activos. Sección de Tesorería, Sección de Cajas Receptoras Sección de Pagos.
16.1 SECCION DE COMPRAS Y COTIZACIONES: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Es la dependencia responsable de administrar los procesos de compras de acuerdo a los procedimientos establecidos en Ley de Contrataciones del Estado, y las aprobadas por el Concejo Municipal, promoviendo en los procesos de adjudicación de obras o compras la participación ciudadana, que según las normas sean por cotización obligatoria o licitación.
FUNCIONES: a. Recibir y tramitar requerimientos. b. Cotizar, analizar y comprar lo solicitado por parte de las diferentes unidades de la Empresa Eléctrica. c. Adquirir en las mejores condiciones de precio, calidad y tiempo de entrega los materiales e insumos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la administración. d. Elaborar órdenes de compra. e. Elaborar informes que le sean solicitados por Gerencia. f. Aplicar y/o apoyar los procedimientos de contrataciones, de acuerdo a los requerimientos de la Empresa Eléctrica y al marco legal en la materia. g. Verificar la disponibilidad presupuestaria para la erogación solicitada. h. Verificar la calidad y el ingreso al almacén de los bienes, materiales y suministros, adquiridos. i. Efectuar compras directas, de acuerdo al monto autorizado. j. Verificar la aplicación de las disposiciones específicas, en cuanto a tomar en cuenta que toda adquisición que realice, debe ser con base en las cantidades y calidades establecidas por el solicitante de los bienes y/o suministros y tomando en cuenta la codificación y autorización presupuestarias correspondientes, según el Manual de Clasificadores Presupuestarios emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas. k. Observar y cumplir con el artículo 15, del Reglamento de la Ley de Contrataciones, en cuanto a que para efectuar una compra, debe existir el pedido correspondiente, de la persona que solicita los bienes o servicios con Visto Bueno del Director responsable de la Oficina, y Aprobada por el Gerente General. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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l.
m. n. o. p. q. r.
Las adquisiciones cuyo monto exceda el límite establecido para compras por medio de fondo rotativo, se efectuarán con orden de compra. Elaborar anualmente el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones –PAACCoordinar con el Encargado de Presupuesto para verificar saldos en las partidas presupuestarias, previo a comprometer el gasto. Elaborar bases de concursos de cotización y/o Licitación. Dar seguimiento a los concursos publicados en guatecompras. Dar cumplimiento a la Guía para realizar eventos de Cotización y /o Licitación. Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente; Sub Gerente y/o Director del Departamento Financiero.
16.2 SECCION DE ALMACEN DE SUMINISTROS Y SECCION DE BODEGA DE MATERIALES: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Son las dependencias responsables de recibir las compras efectuadas, su registro y entrega a las dependencias que lo han requerido, manteniendo un inventario mínimo de los suministros que se utilizan regularmente en la Empresa Eléctrica.
FUNCIONES: De acuerdo a la naturaleza de la dependencia de almacén sus funciones son las siguientes: a. Cuidar los bienes y suministros con que cuenta la Empresa Eléctrica Municipal, manteniendo los controles necesarios para garantizar su correcta disposición. b. Recibir y entregar materiales e insumos. c. Mantener datos actualizados sobre existencias y proveedores. d. Velar por el buen uso y manejo de los materiales e insumos. e. Capacitar o brindar asesoría a los empleados sobre el proceso de Solicitud y entrega de bienes y suministros. f. Solicitar la adquisición de materiales e insumos, para mantener en existencia. g. Rendir cuentas ante el Gerente; Sub Gerente y/o Director del Departamento Financiero; sobre las condiciones y cantidades de recursos disponibles. h. Recepción de bienes y/o artículos de consumo que sean adquiridos por parte de la Empresa Eléctrica Municipal. i. Entregar los bienes y/o artículos de consumo que le sean requeridos, con base en la solicitud/ entrega de bienes, la cual solo debe contener los bienes, materiales o suministros que hayan en existencia. j. Elaborar requisiciones de recepción y entrega de bienes y/o suministros. k. Trasladar a la Sección de presupuesto la copia de la recepción de bienes y servicios, para que se registre la etapa de devengado. l. Colocar a la "Solicitud/entrega de bienes" un sello que diga "No hay existencia" y la entregará al interesado o interesada para que, éste o ésta a su vez, lo entregue a la Sección de Compras. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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m. Archivar adecuadamente la copia de la recepción de bienes y servicios y el original de la solicitud / entrega de bienes, cuando físicamente haya hecho entrega de los mismos. n. Identificar y ubicar adecuadamente todos aquellos bienes que se encomienden para su custodia y control, de manera que se facilite su localización. o. Controlar por medio de tarjetas numeradas y autorizadas por la Contraloría General de Cuentas o mediante el sistema automatizado que se establezca, el ingreso, salida y existencia de los bienes y/o artículos, bajo su responsabilidad, tanto en unidades como en valores. p. El Encargado de la Sección de Bodega de Materiales, deberá solicitar especial autorización al Sub Gerente para el retiro de materiales; debiendo justificar plenamente su egreso de la bodega. q. Otras funciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal, Gerente Municipal y/o Directora de Administración Financiera Integrada Municipal.
16.3 SECCION DE CONTABILIDAD: MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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Es la dependencia responsable de los registros contables, presupuestarios y patrimoniales aplicando las normas emitidas por los entes rectores de la Administración Financiera Pública.
FUNCIONES: a. Aplicar el Plan de Cuentas establecido por la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, de acuerdo a la naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de información de la Empresa Eléctrica Municipal. b. Adoptar los Clasificadores contables establecidos por la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, a la naturaleza jurídica, características operativas y requerimientos de información. c. Llevar la Contabilidad patrimonial de la Empresa Eléctrica Municipal, procesada en el sistema. d. Producir en el sistema, información de estados financieros para la toma de decisiones y su envió a la Contraloría General de Cuentas. e. Realizar la Conciliación Bancaria en el sistema. f. Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable. g. Revisar y actualizar los criterios de contabilización y requerimientos de información para la toma de decisiones. h. Mantener actualizada la información referente a la deuda. i. Analizar la información contable, presupuestaria y de tesorería obtenida del sistema que incluye el reporte “Informe de rendición de ingresos y egresos” que debe enviar mensualmente a la Contraloría General de Cuentas con toda la transparencia posible. j. Analizar la información contable, presupuestaria y de tesorería obtenida del sistema computarizado. k. Detección mensual de inconsistencias en la ejecución presupuestaria de gastos e ingresos, así como su seguimiento para su regularización, la consistencia de las modificaciones presupuestarias ingresadas al sistema y la comprobación de la coherencia de los estados contables y económica –financieros.
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l.
m.
n. o. p.
q. r.
Analizar, conjuntamente con las demás secciones del Departamento Financiero, los ajustes a realizar a la información ingresada al sistema cuando sea necesario, a fin de lograr un adecuado registro de las operaciones que afectan la situación económica-financiera. Administrar la gestión financiera del registro de la ejecución, de conformidad con el sistema financiero y a los lineamientos emitidos por la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas como órgano rector de la Contabilidad Integrada Gubernamental. Participar en la formulación de la política financiera, que elabore la Unidad de Dirección Administrativa Financiera Municipal –DAFIMAdministrar el archivo de documentos financieros. Orientar a las diferentes dependencias de la Empresa Eléctrica Municipal, en el uso de los formularios a enviar como documentación de respaldo para el registro de ejecución presupuestaria de gastos e ingresos en el sistema. Analizar la documentación de respaldo previo al registro de las diferentes etapas del gasto en el sistema. Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente General; Sub Gerente y/o Director del Departamento Financiero.
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16.4 SECCION DE PRESUPUESTO:
Es la dependencia responsable de la eficiente formulación, aprobación, ejecución y liquidación del presupuesto, fomentando la participación de la población, con el objeto de transparentar la administración financiera de la Empresa Eléctrica Municipal. Su principal objetivo es alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros para el aprovechamiento racional de los recursos a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y con transparencia.
FUNCIONES: a. Coordinar con Tesorería y Contabilidad, la supervisión y monitoreo del proceso de gestión presupuestaria en cuanto a ejecución de ingresos y pagos, su debido registro y los reportes correspondientes a fin de asegurar la coherencia de salidas y reportes que debe presentar a las autoridades, a los órganos superiores correspondientes y a la población. b. Coordinar en conjunto con el Director Financiero, apoyo o asesoría a las diferentes dependencias en la elaboración de sus proyectos de presupuesto. c. Analizar y ajustar en conjunto con el Director Financiero, los proyectos de presupuestos enviados por las diferentes dependencias. d. Realizar la apertura del presupuesto aprobado por el Concejo Municipal. e. Aprobar conjuntamente con el Director Financiero, la programación de la ejecución financiera del presupuesto. f. Elaborar, registrar, validar y someter a consideración del Director Financiero las solicitudes de modificaciones al presupuesto. g. Supervisar, controlar y apoyar la gestión presupuestaria de las dependencias. h. Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente General; Sub Gerente y/o Director Financiero. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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16.5 SECCION DE INVENTARIO DE ACTIVOS:
Es la sección encargada de llevar registro y control de los bienes muebles e inmuebles a nombre de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa.
FUNCIONES: a. Recibir los Activos de la Empresa Eléctrica de Jalapa. b. Codificar todos los bienes del inventario. c. Registrar y mantener actualizado el libro de inventarios, de los ingresos y egresos de bienes muebles e inmuebles, ya sea adquiridos por fondos propios o por otras fuentes. d. Elaborar y actualizar las Tarjetas de Responsabilidad autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, (alzas, bajas y traslados de bienes) para todo funcionario (a), empleado (a) que tome posesión de un puesto de trabajo, cese su actividad y/o se traslade a otro puesto dentro de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa. e. Realizar los trámites para solicitar autorización de los formatos y documentos de la sección de Inventario de Activos, ante la Contraloría General de Cuentas y otras entidades. f. Efectuar periódicamente inventarios físicos de los bienes que integran el rubro de inventarios. g. Elaborar el Informe anual de Activos fijos de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, para ser entregado a la Dirección de Bienes del Estado y otras instancias, siendo responsables del cumplimiento de los plazos de tiempo para la entrega del mismo. h. Suscribir y certificar las actas relacionadas con los bienes de inventario. i. Dar de baja a los bienes activos de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, por pérdida, robo, deterioro, destrucción, etc. Siguiendo el procedimiento legal correspondiente. j. Establecer el sistema de Control de vehículos propiedad de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, conjuntamente con el Director del Departamento Financiero y el Sub Gerente MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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k. Gestionar, registrar y controlar el pago de impuestos por calcomanías y placas de los vehículos propiedad de la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, conjuntamente con el Director del Departamento Financiero. l. Velar por el adecuado almacenamiento de los bienes activos a su cargo, y controlar y custodiar los Activos Fijos que se encuentren en tránsito. m. Elaborar informes mensuales de las alzas y bajas de los bienes. n. Gestionar ante el Gerente General, para que a su vez, presente al Concejo Municipal sobre la destrucción o venta de los bienes inservibles, debiendo presentar un inventario detallado de dichos bienes. o. Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente General, Sub Gerente y/o Director del Departamento Financiero.
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16.6 SECCION DE TESORERIA:
Es la dependencia encargada de velar por el equilibrio y saneamiento de las finanzas municipales y es dirigida por el Directora Financiero debiendo:
FUNCIONES: a. Diseñar, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que regulan el funcionamiento del área de tesorería, de acuerdo a las normas establecidas por la entidad rectora y los procedimientos del Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal. b. Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez, mediante el sistema de cuenta única. c. Diseñar, mantener y actualizar los reglamentos, instructivos, procedimientos en las fases de programación y control de los flujos financieros de la Empresa Eléctrica Municipal. d. Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normas dictadas por el Concejo Municipal. e. Elaborar, conjuntamente con la Sección de Presupuesto la programación de la ejecución del presupuesto y programar el flujo de fondos de la Empresa Eléctrica. f. Aprobar y someter a consideración de la Gerencia, el programa mensual de caja para la realización de pagos. g. Administrar el sistema de Caja Única. h. Proveer información en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la toma de decisiones. i. Administrar la deuda realizando el registro de los préstamos y/o donaciones tanto los nuevos como los que se encuentren vigentes o que se hayan finalizado en el mismo periodo fiscal vigente. Realizando las ampliaciones del presupuesto, tanto en ingresos como en egresos, realizando la programación de la recepción de los desembolsos, así como de las amortizaciones. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA
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j.
Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente General y/o Sub Gerente.
16.6.1 CAJAS RECEPTORAS:
La Sección de Cajas Receptoras; es responsable de la percepción de los ingresos, según los cobros realizados en base a las lecturas tomadas e ingresadas por el Departamento de Operaciones. Para el funcionamiento de esta sección la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa, debe contar con personal capacitado y calificado para la buena atención al vecino ubicándolo en las cajas receptoras y coordinado por el Director Financiero, quien velará por la buena marcha de las operaciones.
FUNCIONES: a. Cuadrar el efectivo recibido diariamente y trasladarlo al Banco, debiendo registrarlo en los correspondientes controles. b. Trasladar a la Sección de Contabilidad la documentación de soporte de los ingresos percibidos, que permita elaborar las operaciones contables correspondientes. c. Llevar el control de los recibos 7-B debidamente autorizados por la Contraloría General de cuentas. d. Resguardar las formas en blanco de las formas en blanco de los recibos 7-B, debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas. e. Proveer información en tiempo real del movimiento de efectivo. f. Coordinar al personal ubicado en las cajas receptoras g. Asegurar la buena atención al vecino, con eficiencia y eficacia. h. Elaborar mensualmente un informe analítico de los ingresos percibidos y trasladarlo a la Gerencia. i. Facilitar la documentación correspondiente a las Auditorías Internas o de instituciones de fiscalización. j. Mantener cuadrado el saldo de caja fiscal.
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k. Hacer los cortes de caja diariamente, al finalizar la jornada de trabajo, garantizando el cuadre de los documentos de respaldo con la cantidad recaudada. l. Extender a las y los contribuyentes, los documentos de respaldo correspondientes a sus contribuciones o pagos, en caso de extravío del original el Director Financiero podrá extender una copia certificada. m. Coordinar con la Sección de Sistemas e Información para elaborar y mantener el registro de contribuyentes y usuarios así como con la Sección de IUSI de la Municipalidad de Jalapa para establecer el catastro. n. Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente; Sub Gerente y/o Director Financiero.
16.6.2 SECCION DE PAGOS:
Es la Unidad de Tesorería encargada de realizar los pagos a los proveedores de bienes, insumos, materiales, entre otros, así como la entrega de cheques por concepto de sueldos y salarios al personal que labora en la Empresa Eléctrica Municipal de Jalapa.
FUNCIONES: a. Coordinar con la encargada de compras y Encargado de Recursos Humanos; sobre el registro y control de Planillas y facturas pendientes de pago. b. Dar seguimiento a las facturas para garantizar el pago oportuno a los proveedores. c. Llevar registro de todos los pagos realizados. d. Ordenar y archivar las copias de los cheques voucher para adjuntarse a los documentos de respaldo. e. Entregar a Contabilidad la documentación correspondiente junto con la copia del cheque firmado de recibido.
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f. Elaborar un informe mensual de las facturas pendientes de pago indicando el motivo del atraso en el pago, debiendo entregarlo a la Gerencia. g. Elaborar un listado de registro y control de proveedores. h. Apoyar a la Sección de Contabilidad para elaborar debidamente los expedientes de respaldo de la caja fiscal. i. Procurar la entrega inmediata de los cheques, debiendo informar al proveedor que podrá recoger su cheque el día y hora establecida en la programación de pagos.
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MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES EMPRESA ELECTRICA MUNICIPAL DE JALAPA REVISADO: EN JULIO 2013.
COORDINACION: PROFESOR ELMER LEONIDAS GUERRA CALDERON GERENTE GENERAL COMISION DE ENERGIA HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
I MODIFICACION: CLAUDIA MARIELA GUERRA SUB GERENTE JALAPA, JULIO DE 2013.
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