PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 14 DE NOVIEMBRE DE 2011

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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CONTENIDO

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CONTENIDO PÁG.

I. Introducción ........................................................................................................................

5

II. Base jurídica .......................................................................................................................

7

III. Procedimientos .................................................................................................................

9

Procedimiento: Proporcionar mantenimiento a las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina de áreas administrativas e inmuebles del Poder Legislativo .........................

10

Procedimiento: Reparación de mobiliario y equipo de oficina mediante servicio externo ..........................................................................................................................

15

Procedimiento: Servicios de logística para eventos ....................................................

19

IV. Bitácora de actualización .................................................................................................

23

V. Hoja de validación..............................................................................................................

25

VI. Anexos ...............................................................................................................................

27

Anexo 1: Formato “Solicitud de Servicio” (40045-F01-11) .......................................................

28

Anexo 2: Formato "Reporte de Mantenimiento Preventivo" (40045-F02-11) ............................

29

Anexo 3: Formato "Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante “Servicio Externo" (40045-F03-11) ...........................................................................................

30

Anexo 4: Formato “Servicios de Apoyo para Eventos” (40045-F04-11) ...................................

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INTRODUCCIÓN

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INTRODUCCIÓN

Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones en el área administrativa del sector público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos que facilitan el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere para la ejecución de actividades en sus ámbitos de competencia. Dichos manuales tienen el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, para lograr la realización de las tareas que se les han asignado, auxiliándoles de una manera clara y sencilla para su cumplimiento.

Por lo anterior, a fin de atender cabalmente lo establecido en artículo 160, fracciones XIX y XX del Reglamento del Poder Legislativo; se elaboran, integran y difunden los manuales administrativos, instrumentos que documentan objetivos, funciones, políticas y procedimientos institucionales.

La Secretaría de Administración y Finanzas a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el presente “Manual de Procedimientos del Departamento de Mantenimiento y Servicios“.

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BASE JURÍDICA

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BASE JURÍDICA -

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

-

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

-

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

-

Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

-

Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo.

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PROCEDIMIENTOS

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PROCEDIMIENTO: PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO

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ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-10 OBJETIVO Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles del Poder Legislativo. POLÍTICAS -

Los titulares de las unidades administrativas del Poder Legislativo reportarán e informarán al Departamento de Mantenimiento y Servicios los desperfectos, fallas, daños o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así como de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, de gas, telefónicas y televisivas; solicitando su reparación o mantenimiento de forma verbal, telefónica o escrita.

-

El Departamento de Mantenimiento y Servicios atenderá oportunamente las solicitudes de mantenimiento de mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles requeridas por las dependencias y áreas administrativas.

-

Para atender los trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo el Departamento de Mantenimiento y Servicios aplicará dos procedimientos. El primero (Anexo 1, 40045-F01-11), cuando el servicio solicitado lo lleve a cabo en sus instalaciones y cuente con la capacidad operativa para hacerlo; y segundo (Anexo 2, 40045-F02-11) cuando se lleve a cabo a través de la contratación de un establecimiento, negocio, taller o compañía, debido a que el área de mantenimiento no cuente con la infraestructura para hacerlo, dicho prestador de servicios será el que asigne el Departamento de Adquisiciones o el que determine el Comité de Adquisiciones y Servicios.

-

Todas las solicitudes atendidas por el Departamento de Mantenimiento y Servicios serán registradas debidamente en el formato “Solicitud de Servicio” (Anexo 1, 40045-F01-11) y se obtendrá la firma de conformidad al concluir el trabajo.

-

El Departamento de Mantenimiento y Servicios emprenderá acciones de mantenimiento preventivo o correctivo en las instalaciones, mobiliario y equipo ubicados en espacios de uso común de los inmuebles del Poder Legislativo tales como los existentes en pasillos, salones, vestíbulos, sanitarios, entre otros.

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ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-10 OBJETIVO Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de los inmuebles del Poder Legislativo.

-

Todas las acciones de mantenimiento preventivo efectuadas en instalaciones, equipo y mobiliario; se llevarán a cabo conforme al Programa Anual de Mantenimiento Preventivo, y se deben registrar en el formato “Reporte de Mantenimiento Preventivo” (Anexo 2, 40045-F0211).

-

Cuando el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo solicitado implique la instalación o colocación de algún mecanismo, accesorio o refacción que no se maneje en el almacén de servicios generales, el Departamento de Mantenimiento y Servicios tramitará la compra ante el Departamento de Adquisiciones.

-

Todos los requerimientos de mantenimiento y servicios generales que impliquen para su ejecución la erogación de gastos mayores por concepto de compra de material, mecanismos, accesorios o refacciones, deben ser solicitados directamente a la Secretaría de Administración y Finanzas, quien determinará lo conducente.

-

Los trabajos relacionados con la construcción, remodelación o ampliación de inmuebles de las dependencias se llevarán a cabo conforme lo determine el Comité Interno de Obra Pública del Poder Legislativo.

-

El mantenimiento preventivo de los despachadores de agua se llevará a cabo conforme al programa de mantenimiento y limpieza de dichos depósitos, sin embargo, también se atenderán oportunamente las solicitudes que en este aspecto presenten las áreas administrativas.

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PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-10

ÁREA SOLICITANTE Departamento Mantenimiento y Servicios

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Nº 1

Recibe de forma escrita, verbal o telefónica solicitud de mantenimiento o servicios generales para mobiliario, equipo de oficina o de instalaciones de los inmuebles de las dependencias del Poder Legislativo.

2

Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Solicitud de Servicio". Anexo 1 (40045-F01-11)

3

Asigna e instruye al personal para dar el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo.

4

Recibe indicación y acude al área solicitante para atender solicitud y resolver el problema.

5

Verifica problema y determina los materiales, accesorios o refacciones que se requieren para la reparación o corrección.

6

Si cuenta con los materiales realiza la reparación o corrección.

7

No cuenta con material, realiza la gestión para la compra de los materiales o refacciones ante el Departamento de Adquisiciones.

8

Concluye trabajo resolviendo el problema y solicita al usuario firma de conformidad.

Área Solicitante

9

Verifica trabajo y firma “de conformidad” por el servicio recibido.

Servidor Público Asignado

10

Recibe formato debidamente firmado por el usuario e informa al titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido.

Servidor Público Asignado

de

Fin.

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PROCEDIMIENTO PROPORCIONAR MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES, MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS E INMUEBLES DEL PODER LEGISLATIVO 40045-P01-10 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

Inicio

Recibe de forma escrita, verbal o telefónica solicitud de mantenimiento o servicios generales para mobiliario, equipo de oficina o de instalaciones de los inmuebles de las dependencias del Poder Legislativo.

Registra los datos del servicio en el formato “Solicitud de Servicio” Anexo 1 (40045-F0111).

Asigna e instruye al personal para atender el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo.

SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO

ÁREA SOLICITANTE

Recibe indicación y acude al área solicitante para atender solicitud y resolver el problema.

Verifica problema y determina los materiales, accesorios o refacciones que se requieren para la reparación o corrección.

Si cuenta con los materiales realiza la reparación o corrección.

En caso contrario, realiza la gestión para la compra de los materiales o refacciones ante el Departamento de Adquisiciones.

Concluye el trabajo resolviendo el problema y solicita al usuario firme de conformidad.

Verifica trabajo y firma de conformidad por el servicio recibido.

Recibe formato debidamente firmado por el usuario e informa al titular del departamento de Mantenimiento y servicios que el servicio ha sido atendido.

Fin

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PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO

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ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 40045-P02 10 OBJETIVO Garantizar el funcionamiento óptimo del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de las áreas administrativas del Poder Legislativo, a través de servicio externo. POLÍTICAS -

Para atender los trabajos de mantenimiento preventivo o correctivo el Departamento de Mantenimiento y Servicios aplicará dos procedimientos. El primero (Anexo 1, 40045-F01-11), cuando el servicio solicitado lo lleve a cabo en sus instalaciones y cuente con la capacidad operativa para hacerlo; y segundo (Anexo 2, 40045-F02-11) cuando se lleve a cabo a través de la contratación de un establecimiento, negocio, taller o compañía, debido a que el área de mantenimiento no cuente con la infraestructura para hacerlo, dicho prestador de servicios será el que asigne el Departamento de Adquisiciones o el que determine el Comité de Adquisiciones y Servicios.

-

Todos los requerimientos de mantenimiento preventivo o correctivo mediante servicio externo atendidos por el Departamento de Mantenimiento y Servicios serán registrados debidamente en el formato “Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo” (Anexo 3, 40045-F03-11).

-

Los titulares de las unidades administrativas del Poder Legislativo reportarán e informarán al Departamento de Mantenimiento y Servicios los desperfectos, fallas, daños o deterioros detectados en el mobiliario, maquinaria o equipo de oficina; así como de las instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, de gas, telefónicas y televisivas; solicitando de forma verbal, telefónica o escrita su mantenimiento preventivo o correctivo.

-

Cuando las áreas usuarias identifiquen o determinen que el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo se tiene que contratar, deben solicitar el servicio mediante oficio dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas.

-

Todos los requerimientos atendidos por el Departamento de Mantenimiento y Servicios serán registrados debidamente en el formato “Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo” (Anexo 3, 40045-F03-11) y recabar la firma de conformidad al concluir el trabajo.

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PROCEDIMIENTO REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 40045-P02 10

ÁREA RESPONSABLE Departamento Mantenimiento y Servicios

Nº 1

Determina que el servicio solicitado se atenderá vía externa, dando indicación para que acudan por el mobiliario o equipo de oficina al lugar donde se encuentre ubicado.

2

Asigna y gira instrucciones al servidor público que cubrirá servicio.

3

Recibe indicación y registra los datos del mobiliario o equipo de oficina en el formato “Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo” (Anexo 3, 40045-F03-11) y procede a realizar su salida de las oficinas e instalaciones del área solicitante.

4

Envía mobiliario o equipo de oficina al prestador del servicio que designe el Departamento de Adquisiciones o quien determine el Comité respectivo y espera la fecha programada de recibir el bien debidamente reparado.

5

Recibe en la fecha programada el mobiliario o equipo de oficina debidamente reparado.

6

Revisa que el equipo de oficina o mobiliario funcione correctamente.

7

Envía al área solicitante el equipo o mobiliario, solicitándole al usuario su firma "de conformidad".

Área Solicitante

8

Recibe y verifica que el mobiliario o equipo funcione correctamente, firmando de conformidad y de recibido en el formato respectivo.

Servidor Público Asignado

9

Recibe formato debidamente firmado e informa al titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido.

Servidor Público Asignado

de

A C T I V I D A D D E S C R I P C I Ó N

Fin

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PROCEDIMIENTO REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO 40045-P02 10 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS Inicio

Determina que el servicio solicitado se atenderá vía externa, dando indicación para que acudan por el mobiliario o equipo de oficina al lugar donde se encuentre ubicado.

Asigna y gira instrucciones al servidor público que cubrirá servicio.

SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO

ÁREA SOLICITANTE

Recibe indicación y registra los datos del mobiliario o equipo de oficina en el formato “Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo“, Anexo 3 (40045-F03-11) y procede a realizar su salida de las oficinas e instalaciones del área solicitante.

Envía mobiliario o equipo de oficina al prestador del servicio que designe el Departamento de Adquisiciones o quien determine al Comité respectivo y espera la fecha programada para recibir el bien debidamente reparado.

Recibe en la fecha programada el mobiliario o equipo de oficina debidamente reparado.

Revisa que el equipo de oficina o mobiliario funcione correctamente.

Envía al área solicitante el equipo o mobiliario, solicitándole al usuario su firma de “conformidad”.

Recibe y verifica que el mobiliario o equipo funcione correctamente, firmando de conformidad y de recibido en el formato respectivo.

Recibe formato debidamente firmado e informa al titular del departamento de Mantenimiento y Servicios que el servicio ha sido atendido.

Fin

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PROCEDIMIENTO: SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS

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ÁREA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS 40045-P03-10 OBJETIVO Proporcionar servicios de apoyo logístico para la celebración de eventos legislativos, culturales, cívicos y especiales, ya sean locales o foráneos que organicen los grupos parlamentarios, diputados, dependencias o áreas administrativas del Poder Legislativo. POLÍTICAS -

Todos los requerimientos de apoyo logístico para la celebración de eventos se deben solicitar mediante oficio dirigido a la Secretaría de Administración y Finanzas, especificando: lugar, día, hora, requerimientos y condiciones específicas.

-

El Departamento de Mantenimiento y Servicios registrará los datos del solicitante y de los requerimientos de apoyo logístico en el formato "Servicios de Apoyo para Eventos" Anexo 4, (40045-F04-11), así como la firma de conformidad del apoyo recibido por parte del responsable del evento o del titular de la dependencia.

-

Con el objeto de satisfacer oportunamente los requerimientos de apoyo logístico, los diputados y dependencias solicitarán sus necesidades con dos días de anticipación cuando los eventos se celebren en la zona metropolitana de Toluca; y con ocho días cuando se celebren al interior del Estado de México.

-

Los diputados y dependencias deben designar un responsable de organizar el evento, mismo que se coordinará con el personal del Departamento de Mantenimiento y Servicios para la instalación del escenario y equipo para la celebración del evento, para tal efecto se debe contar con su número de teléfono celular, particular y el de oficina.

-

Los diputados y dependencias proporcionarán al Departamento de Mantenimiento y Servicios el programa del evento y el croquis del lugar en la que se llevará a cabo.

-

Cuando el Departamento de Mantenimiento y Servicios no cuente con la capacidad operativa para atender los requerimientos del evento, se coordinará con el Departamento de Adquisiciones a fin de contratar los servicios necesarios, los cuales se detallarán en el formato “Servicio de Apoyo para Eventos” Anexo 4, (40045-F04-11).

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PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS 40045-P03-10

ÁREA RESPONSABLE Departamento Mantenimiento y Servicios

Servidor Público Asignado

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Nº de

1

Recibe oficio turnado por la Secretaría de Administración y Finanzas, en la que los diputados y dependencias solicitan los servicios de apoyo logístico para eventos culturales, celebración de trabajos legislativos o eventos especiales.

2

Asigna al personal para cubrir la solicitud, otorgándole los materiales, equipos y herramientas necesarias para cumplir con el servicio.

3

Registra los datos del servicio en el formato "Servicios de Apoyo para Eventos" Anexo 4, (40045-F04-11).

4

Determina los trabajos que ejecutará y los que debe contratar en coordinación con el Departamento de Adquisiciones.

5

Acude al lugar en que se llevará a cabo el evento y realiza el montaje o acondicionamiento del escenario.

6

Al concluir el evento solicita al representante de la dependencia anfitriona del evento, firme “de conformidad” el formato respectivo.

7

Procede a desmontar y retirar el escenario o lo que haya colocado el personal del área.

8

Informa al titular del Departamento que el servicio de apoyo logístico ha sido atendido. Fin.

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PROCEDIMIENTO SERVICIOS DE LOGÍSTICA PARA EVENTOS 40045-P03-10 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO

Inicio

Recibe oficio turnado por la Secretaría de Administración y Finanzas, en la que los diputados y dependencias solicitan los servicios de apoyo logístico para eventos culturales, celebración de trabajos legislativos o eventos especiales.

Asigna al personal para cubrir la solicitud, otorgándole los materiales, equipos y herramientas necesarias para cumplir con el servicio.

Registra los datos del servicio en el formato “Servicios de apoyo para Eventos” Anexo 4, (40045F04-11).

Determina los trabajos que ejecutará y los que debe contratar en coordinación con el Departamento de Adquisiciones.

Acude al lugar en que se llevará a cabo el evento y realiza el montaje o acondicionamiento del escenario.

Al concluir el evento solicita al representante de la dependencia anfitriona del evento, firme de “conformidad” el formato respectivo.

Procede a desmontar y retirar el escenario o lo que haya colocado el personal del Departamento.

Informa al titular del Departamento que el servicio de apoyo logístico ha sido atendido satisfactoriamente.

Fin

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BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

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BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

REFERENCIA

OBSERVACIONES

Elaboración 09/Mayo/2001

Sin referencia M1

Se documenta en este manual los procedimientos y políticas vigentes del Departamento de Mantenimiento y Servicios.

15/Noviembre/2004

N°. De Oficio CNDA/DNOD/070/04 M2 Signado por la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en que se solicita la actualización de los Manuales de Organización y Procedimientos.

Se actualizaron los procedimientos y políticas integrándose los formatos que utiliza el Departamento para los servicios que proporciona. Cambió la dependencias.

denominación

de

algunas

Se modificaron de forma integral los objetivos, políticas y la secuencia de actividades de los tres procedimientos. Actualización de los siguientes formatos: Solicitud de Servicio (40045-F01-06). Solicitud de Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina mediante Servicio Externo (40045-F0306). Servicios de Apoyo Logístico para Eventos (40045-F04-06). Elaboración del siguiente formato: Reporte de Mantenimiento Preventivo (40045F02-06).

04/Abril/2006

Sin referencia Actualización 3 A3

13/Diciembre/2010

Sin referencia A4

Actualización con la finalidad de garantizar que este documento describa la información real y actual del Departamento de Mantenimiento y Servicios, conforme a los lineamientos técnicos existentes.

14 de Noviembre de 2011

N° de oficio SAF/DRM/DMS/135/2011 Actualización 5

Se actualizó el manual derivado de la modificación de los formatos, utilizados por este departamento.

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HOJA DE VALIDACIÓN

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HOJA DE VALIDACIÓN

ELABORÓ

VALIDÓ

LIC. ROSAURA SALGADO SAN JUAN

C. CARLOS LÓPEZ BENITEZ

COORDINADORA DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

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A 2001 2011

ANEXOS

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A 2001 2011

ANEXO 1 FORMATO “SOLICITUD DE SERVICIO” (40045-F01-11)

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PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios

SOLICITUD DE SERVICIO D

M

A

1 FECHA

2 FOLIO

PARA SER LLENADO POR EL SOLICITANTE PERSONA SOLICITANTE DEL SERVICIO: 3 SERVICIO SOLICITADO: 4 ÁREA SOLICITANTE: 5 6 DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO

7 MATERIALES REQUERIDOS

RESPONSABLE DEL TRABAJO: 8

OBSERVACIONES: 9

10 NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

40045-F01-11

INSTRUCTIVO DEL FORMATO “SOLICITUD DE SERVICIO” OBJETIVO: Registrar y controlar los servicios de mantenimiento, solicitados por las áreas administrativas. N°

DESCRIPCIÓN

1

El día, mes y año en que se solicita el servicio.

2

El número consecutivo de acuerdo a la solicitud.

3

Nombre del servidor público que solicita el servicio.

4

Nombre del servicio requerido.

5

Nombre del área administrativa que solicita el servicio.

6

Descripción detallada de los trabajos realizados

7

Descripción detallada de los materiales utilizados en el trabajo.

8

Nombre del servidor público responsable de proporcionar el servicio.

9

Si lo considera necesario describa las situaciones o actividades que se presentan durante el servicio de mantenimiento.

10

Nombre y firma de conformidad del solicitante del servicio.

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ANEXO 2 FORMATO “REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO” (40045-F02-11)

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REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO D

M

A

1 FECHA

2 FOLIO

DATOS DEL TRABAJO REALIZADO DEPENDENCIA O ÁREA ADMINISTRATIVA: 3

DESCRIPCIÓN DEL MOBILIARO, EQUIPO Y/O INSTALACIONES REVISADAS: 4

5 DESCRIPCIÓN

DEL TRABAJO REALIZADO

OBSERVACIONES: 6

7 RESPONSABLE DEL EQUIPO O

8 RESPONSABLE DEL TRABAJO

9 AUTORIZA

SERVIDOR PÚBLICO ASIGNADO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PERSONAL DEL ÁREA DONDE SE PRESTO EL SERVICIO

DEPENDENCIA, DIPUTADO O ÁREA ADMINISTRATIVA

40045-F02-11

INSTRUCTIVO DEL FORMATO “REPORTE DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO” OBJETIVO: Registrar los servicios de mantenimiento preventivo realizado en el mobiliario y equipo, así como a las instalaciones del Poder Legislativo. N°

DESCRIPCIÓN

1

El día, mes y año en que se requisita el formato.

2

Número consecutivo asignado al servicio.

3

Nombre de la dependencia o área administrativa donde se realiza el trabajo.

4

Nombre, n° de inventario y marca del equipo o mobiliario, en su caso describir las condiciones de la instalación revisada.

5

Información detallada de la reparación o servicio o en su caso describir las condiciones de la instalación revisada.

6

Si lo considera necesario describa las situaciones o actividades que se presentan durante el servicio de mantenimiento.

7

Nombre y firma del titular de la dependencia o área administrativa responsable del equipo o mobiliario al que se da servicio de mantenimiento. En su caso especificar que se trata de una área común.

8

Nombre y firma del servidor público responsable de realizar el trabajo.

9

Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios responsable de autorizar el servicio.

PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

30 DE 31 D 09 14

M 05 11

A 2001 2011

ANEXO 3 FORMATO “SOLICITUD DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO (40045-F03-11)

MANPRO-40045

CNDA-A5

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios

SOLICITUD DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO D

M

A 2 TIPO DE SOLICITUD:

1 FECHA:

□

ESCRITA

□

TELEFÓNICA

3 FOLIO:

PARA SER LLENADO POR EL SOLICITANTE ÁREA SOLICITANTE: 4 NOMBRE DEL USUARIO: 5 DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO: 6 No. INVENTARIO:7 MOTIVO DE LA REPARACIÓN: 8

9 SOLICITA SERVICIO

10 ENTREGA

11 AUTORIZA SERVICIO

TITULAR DEL ÁREA SOLICITANTE

USUARIO O RESGUARDATARIO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

PARA SER LLENADO POR EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DESCRIPCIÓN DE LA REPARACIÓN: 12

REFACCIONES SUSTITUIDAS: 13

COSTO TOTAL DE LA REPARACIÓN: 14 PRESTADOR DEL SERVICIO: 15

OBSERVACIONES: 16

17 ENTREGA

18 RECIBE DE CONFORMIDAD

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS

USUARIO O RESGUARDATARIO 40045-F03-11

INSTRUCTIVO DEL FORMATO “SOLICITUD DE REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA MEDIANTE SERVICIO EXTERNO” OBJETIVO: Registrar las reparaciones del mobiliario y equipo de oficina, que se realizan mediante servicio externo. N°

DESCRIPCIÓN

1

El día, mes y año en que se solicita el servicio.

2

Marque con una “x” si la reparación se solicita mediante oficio o vía telefónica.

3

Se anotará el número consecutivo asignado al servicio.

4

Nombre del área que solicita la reparación.

5

Nombre del servidor público usuario responsable del equipo o mobiliario.

6

Nombre y marca del bien que se envía a reparación.

7

Número de inventario de acuerdo a la codificación que corresponda.

8

Causa por la cual solicita el servicio de reparación del equipo o mobiliario.

9

Nombre y firma del titular del área que solicita el servicio.

10

Nombre y firma del usuario responsable del bien.

11

Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios.

12

Anotar los detalles de la reparación realizada.

13

Anotar los accesorios o refacciones que fueron reemplazados.

14

Importe total del pago correspondiente.

15

Nombre del negocio o prestador del servicio.

16

Describir aspectos sobresalientes de la reparación o servicio.

17

Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios.

18

Nombre y firma del usuario responsable del bien.

PÁGINA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FECHA ELABOR. ACTUAL.

31 DE 31 D 09 14

M 05 11

A 2001 2011

ANEXO 4 FORMATO “SERVICIOS DE APOYO PARA EVENTOS” (40045-F04-11)

MANPRO-40045

CNDA-A5

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales Departamento de Mantenimiento y Servicios

SERVICIOS DE APOYO PARA EVENTOS 1 FECHA (D/M/A)

2 FOLIO:

DATOS DEL SOLICITANTE DEPENDENCIA O DIPUTADO: 3 GRUPO PARLAMENTARIO 4 ÁREA SOLICITANTE: 5 RESPONSABLE DEL EVENTO: 6 N° TELEFÓNICO DEL RESPONSABLE DEL EVENTO: 7 7

DATOS DEL EVENTO

8FECHA: 8 HORA: 10

DOMICILIO: 11 12

         

TEL. PAR.:

LUGAR: 9

         

ADECUACIÓN ACONDICIONAMIENTO PODIUM PROCENIO ESTRADO PRESIDIUM ROTULOS BANDERAS ILUMINACIÓN CARPAS

REQUERIMIENTOS TEMPLETE MAMPARAS ENLONADO ATRIL INSTALACIÓN DE AUDIO INSTALACIÓN DE VIDEO MESAS DE TRABAJO PAÑOS INSTALACIONES ESPECIALES PENDONES

        

PANTALLAS VINILONAS ESTRUCTURAS ESCALONES MESAS SILLAS LETRINAS INSUMOS DE LIMPIEZA OTROS

ESPECIFIQUE:

DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS ALQUILADOS O CONTRATADOS 13 N°

14 UNIDAD

15 DESCRIPCIÓN

18 REFERENCIA DE OFICIO

16 CANT.

17 PROVEEDOR

19 RESPONSABLE DEL SERVICIO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS 40045-F04-11

INSTRUCTIVO DEL FORMATO “SERVICIOS DE APOYO PARA EVENTOS” OBJETIVO: Registrar los servicios y los requerimientos de apoyo para eventos que soliciten las dependencias, diputados o áreas administrativas. N°

DESCRIPCIÓN

1

El día, mes y año de la solicitud del servicio de apoyo.

2

Se anotará el número consecutivo asignado al servicio.

3

Nombre de la dependencia o diputado solicitante.

4

Nombre del grupo parlamentario que solicita el servicio.

5

Nombre del área que solicita el servicio.

6

Nombre de la persona responsable del evento.

7

Número telefónico del responsable.

8

Día, mes y año de realización del evento

9

Nombre del lugar donde se va a realizar el evento. (auditorio, explanada, parque. etc.)

10

Hora de inicio del evento.

11

Calle, n°, colonia y población dónde se llevará a cabo el evento.

12

Marque con una “x” los requerimientos de apoyo necesarios para el evento.

13

Número progresivo de los servicios alquilados.

14

Unidad de medida de los servicios (piezas, paquetes, cajas, etc.)

15

Detallar la descripción del servicio alquilado.

16

Describir la cantidad, de acuerdo a la unidad de medida.

17

Anotar el nombre del negocio o prestador del servicio.

18

Anotar el n° de oficio enviado por el solicitante del servicio.

19

Nombre y firma del titular del Departamento de Mantenimiento y Servicios.