MANUAL DE PROCESSOS ADMINISTRATIUS

Pàgina 2 de 25

Manual de processos administratius Fundació Bosch i Gimpera / Universitat de Barcelona

ÍNDEX 1. Contractació amb Empreses i Institucions ........................................................................................ pàg. 3 1.1. Projecte 1.2. Conveni 1.3. Models

 Sol·licitud de facturació 2. Unitat de Projectes Internacionals de Recerca.................................................................................. pàg. 6 3. Personal .................................................................................................................................................. pàg. 6 3.1. Contractes laborals 3.2. Beques de col·laboració 3.3. Estudiants de segon cicle de la UB (convenis de cooperació educativa) 3.4. Models 

Imprès per a dades personals i de contractes



Proposta de beca de col·laboració en projectes de recerca per a estudiants.



Sol·licitud de becari

4. Administració....................................................................................................................................... pàg. 16 4.1. Facturació 4.2. Ingressos 4.3. Pagaments 4.3.1. Proveïdors 4.3.2. Bestretes 4.3.3. Recuperació de despeses 4.3.4. Pagament de moneda estrangera 4.3.5. Dietes 4.3.6. Remuneracions 4.3.7. Pagament a professionals per prestacions de serveis 4.3.8. Pagament a conferenciants / ponents 4.4. Models 4.4.1. Ordre de pagament 4.4.2. Document recuperació de despeses

5. Directori de la Fundació Bosch i Gimpera....................................................................................... pàg. 25

Pàgina 3 de 25

1. Contractació amb Empreses i Institucions «1. Los grupos de investigación reconocidos por la Universidad, los Departamentos y los Institutos Universitarios de Investigación, y su profesorado a través de los mismos o de los órganos, centros, fundaciones o estructuras organizativas similares de la Universidad dedicados a la canalización de las iniciativas investigadoras del profesorado y a la transferencia de los resultados de la investigación, podrán celebrar contratos con personas, Universidades o entidades públicas y privadas para la realización de trabajos de carácter científico, técnico o artístico, así como para el desarrollo de cursos de especialización o actividades específicas de formación. 2. Los Estatutos, en el marco de las normas básicas que dicte el Gobierno, establecerán los procedimientos de autorización de los trabajos y de celebración de los contratos previstos en el apartado anterior, así como los criterios para fijar el destino de los bienes y recursos que con ellos obtengan.» (Art. 83 de la Llei Orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d'Universitats. Desenvolupat a l'Art. 112 de l'Estatut de la Universitat de Barcelona.)

El Departament de Contractació ajuda el professorat de la Universitat de Barcelona en la tramitació de contractes o convenis amb empreses i institucions, i en la sol·licitud d’ajuts públics per engegar projectes de recerca, per fer estudis, assessories, etc. S’ocupa de les tasques següents: 

Elaborar pressupostos amb càlculs de partides del pressupost, càrregues impositives vigents (IVA), despeses de gestió i administració (overheads) de la Fundació Bosch i Gimpera (FBG) i la Universitat de Barcelona (UB), etc.



Redactar la proposta de contracte o conveni, depenent del tipus de treball que s’hagi d’efectuar i del tipus d'institució contractant, d’acord amb les dades facilitades.



Orientar en la periodicitat de cobraments del contractant.



Tramitar la signatura dels contractes i convenis i les sol·licituds d’ajuts públics.



Preparar certificats de participació en projectes gestionats per la Fundació Bosch i Gimpera.

1.1. Projecte (PR) Entenem per projecte un contracte/conveni signat per tres entitats: d’una banda, l’empresa, organisme o institució; d’altra banda, la Fundació Bosch i Gimpera, i finalment, el professor d’un departament, centre o servei de la Universitat de Barcelona.

Aquesta modalitat és la més habitual: una empresa o institució contracta un professor o un equip investigador d’un departament de la Universitat de Barcelona per dur a terme un projecte d’investigació o servei determinat. La durada del contracte i l’import que hagi de pagar al client s’hauran d’especificar en les clàusules corresponents (objecte, durada, import), igual que les altres dades d’interès de la recerca: publicitat de resultats, titularitat dels resultats, etc.

1.2. Conveni Obert (CO) Entenem per conveni obert un document signat entre un professor d’un departament, centre o servei de la Universitat de Barcelona i la Fundació Bosch i Gimpera per dur a terme serveis per a diverses empreses o institucions sense especificar.

Pàgina 4 de 25

En els convenis no s’especifica a priori cap quantitat. No hi ha, per tant, cap quantitat contractada. La durada és indefinida mentre el professor pertanyi a la Universitat de Barcelona. La facturació dependrà, doncs, dels treballs que desenvolupi el director, qui ho comunicarà a la Fundació Bosch i Gimpera mitjançant el document Sol·licitud de facturació (vegeu pàg. 5) i que s’haurà d’enviar per fax, correu intern o correu electrònic. No hi ha cap document contractual signat amb l’empresa o institució, i es recomana passar pel conveni aquells treballs i encàrrecs de serveis molt puntuals i d’un import màxim, aproximadament, de sis mil euros. A partir d’aquest import, es requereix que el client accepti el pressupost. Un cop donat d’alta el projecte, se li adjudica una clau d’accés que permetrà accedir als moviments del projecte per Internet. D’aquesta manera, es pot:



Consultar els extractes detallats i resumits per conceptes de qualsevol exercici en què el projecte ha estat actiu.



Visualitzar les factures emeses pendents de cobrament.



Consultar les operacions que hi ha en tràmit, pendents de pagar o sense comptabilitzar.



Imprimir les ordres de pagament.

El director del projecte rebrà aquesta clau per correu intern, i podrà accedir a la informació a través de l’apartat web Administració de projectes de la pàgina web de l’FBG. Enllaç: http://extractes.fbg.ub.edu/extractes/

Pàgina 5 de 25

1.3. Models

Sol·licitud de facturació Número de projecte

Nom de l’empresa o institució A l’atenció de

Adreça

Codi postal / Població

CIF

Telèfon / Fax / Correu electrònic

Concepte de facturació

Base imposable IVA Total factura

Data Signatura del director del projecte

Observacions

Pàgina 6 de 25

2. Unitat de Projectes Internacionals de Recerca Dóna suport i assessorament a professorat i personal investigador de la Universitat de Barcelona interessat a participar en projectes i programes de recerca dins de l’àmbit de finançament de la Unió Europea, principalment en el Programa Marc, pel que fa als aspectes econòmics, tant en les fases prèvies (presentació de propostes i negociació de contractes) com durant el període d’execució del projecte.

Les tasques que duu a terme són: 

Assessorament en l’elaboració del pressupost.



Aplicació i interpretació de la normativa CE específica per a cadascun dels programes i les direccions generals.



Seguiment del pressupost durant la vida del projecte.



Redacció dels informes econòmics periòdics.



Relació amb el coordinador CE pel que fa als aspectes financers.

3. Personal S’encarrega d’informar i assessorar els directors dels projectes sobre les modalitats de contractació laborals possibles, d’acord amb el marc legislatiu vigent. Tramita les altes, baixes i modificacions dels contractes de treball, així com els pagaments de les nòmines, els càlculs i les liquidacions de les quotes patronals de la Seguretat Social. També gestiona els pagaments de les beques de segon i tercer cicle, i els pagaments de remuneracions a professorat de la UB i a col·laboradors externs.

3.1. Contractes laborals Poden ser contractades totes aquelles persones de la Unió Europea que duguin a terme tasques (tant de recerca com administratives) en algun projecte de la Fundació Bosch i Gimpera. En el cas de ciutadans no comunitaris hauran de tenir el permís de treball en regla per poder ser contractats.

Aquestes contractacions es fan dins del règim de la Seguretat Social i, per tant, els salaris estan subjectes a les retencions de Seguretat Social (quota obrera) i d’IRPF que correspongui. Els projectes, a més del salari brut que rebrà el contractat, també s’hauran de fer càrrec dels pagaments de les quotes patronals (cotitzacions obligatòries a la Seguretat Social). Aquestes quotes són mensuals i representen, com a màxim, un 32,10% del salari brut; a la finalització del contracte laboral s’haurà de pagar la indemnització corresponent a fi de contracte. El contractat haurà d’estar donat d’alta a la Seguretat Social i tindrà dret a l’assistència sanitària, de la mateixa manera que disposarà també de la nostra mútua d’accidents laborals (Asepeyo). També tindrà dret a les prestacions de l’atur quan finalitzi el contracte amb l’FBG, sempre que hagi cotitzat dotze mesos com a mínim. El contractat tindrà dret a fer-se la revisió mèdica anual, que anirà a càrrec del projecte.

Pàgina 7 de 25

Procediment: Per sol·licitar la contractació caldrà que el director del projecte faci arribar una carta (via correu, fax o correu electrònic) o complimentar el document Imprès per dades personals on s’especifiqui el nom i cognoms de la persona, la jornada de treball (màxim 37,5 hores setmanals), la durada, el salari brut, la tasca que portarà a terme dins del projecte la persona contractada, així com el número de projecte. *L’alta del contracte laboral no es pot fer amb caràcter retroactiu i la baixa del contracte com a màxim cinc dies enrere.

Pàgina 8 de 25

PROJECTE NÚM: DADES PERSONALS NOM I COGNOMS DEL CONTRACTAT:

DADES DEL CONTRACTE (ompliu només els camps en blanc) TIPUS DE CONTRACTE:

CODI:

INICI:

FINALITZACIÓ: DISTRIBUCIÓ DE L’HORARI (OBLIGATORI PER LLEI):

HORES SETMANALS: CATEGORIA: AJUDANT INVESTIGADOR 1

SALARI BRUT MENSUAL :

Aquest sou tindrà les pagues extres incloses. La quota patronal és a part d’aquest sou. 1

DESPESA PEL PROJECTE :

EUROS

MENSUALS

ANUALS

PEL PERÍODE DEL CONTRACTE

1.- Cumplimenteu únicament una de les dues caselles: o el sou brut mensual o la despesa total que teniu prevista per aquest contracte

EN CAS DE CONTRACTE D’INTERINATGE: NOM DE LA PERSONA A SUBSTITUIR: NIF:

NÚM. AFILIACIÓ:

MOTIU DE LA SUBSTITUCIÓ:

DESCRIPCIO DE LA TASCA QUE REALITZARA DINTRE DEL PROJECTE: [feu una explicació concreta però sintetitzada de las tasca que farà el contractat. Aquesta descripció és la que justifica la temporalitat del contracte]

COMENTARIS:

DADES DEL TREBALLADOR (a omplir per aquest o per la F.B.G.) N.I.F./N.I.E.:

NÚM AFILIACIÓ:

DOMICILI:

DATA DE NAIXEMENT: LOCALITAT:

C. POSTAL: TELF. PARTICULAR: NACIONALITAT:

TELF. MÒBIL ESTAT CIVIL:

E-MAIL: NÚM. FILLS:

NIVELL D’ESTUDIS FINALITZATS:

DADES BANCÀRIES ENTITAT: OFICINA:

DÍGIT DE CONTROL:

NÚM. COMPTE:

Pàgina 9 de 25

INSTRUCCIONS PER A LA CUMPLIMENTACIÓ DE L’IMPRÈS

NORMES GENERALS    

No s’admetrà a tràmit aquell document que no porti cumplimentades totes les caselles que estan en blanc. Els camps sombrejats són d’ús intern, a excepció de l’apartat de dades del treballador que únicament pot ser cumplimentat pel propi treballador o per la FBG. Donada la problemàtica dels impostos, especialment de l’IRPF, no es calcularan sous bruts partint de sous nets. El/La directora/a de projecte coneix que el treballador té dret a gaudir de les vacances que marca el Conveni Col·lectiu de l’empresa: 32 dies naturals de vacances d’estiu, 9 dies naturals de Nadal, 6 dies naturals de Setmana Santa i 3 dies naturals d’assumptes propis per cada any treballat. El treballador ha de gaudir d’aquest dies que li corresponen. El treballador podrà gaudir dels dies de vacances que li pertoquen segons el temps treballat durant el període del contracte laboral. Els dies no gaudits dintre del període del contracte, no implica la retribució dels mateixos. El/La directora/a de projecte ha de tenir en compte que el treballador pot gaudir d’aquest dies.

DADES DEL CONTRACTE SIGNATURA DEL DIRECTOR PROJECTE  Projecte núm.: Cal consignar DEL el número de projecte, no el nom que aquest tingui.    

Hores setmanals: indiqueu el número d’hores a la setmana que farà el contractat Distribució de l’horari: indiqueu com estan distribuïdes aquestes hores setmanals (dies que treballa, jornada que farà, etc). Salari brut: cal informar del salari brut mensual que tindrà el contractat. Despesa pel projecte: si no heu informat el salari brut, complimenteu aquesta casella.

DADES DEL TREBALLADOR Donat a la Llei de Protecció de Dades, aquests camps únicament poden ser cumplimentats pel treballador o per la pròpia Fundació Bosch i Gimpera

SIGNATURA DEL DIRECTOR DE PROJECTE DEPARTAMENT DE:

TELEFON DEL DEPARTAMENT:

Pàgina 10 de 25

FORMULARI PER A LA IDENTIFICACIÓ DEL LLOC DE TREBALL DEL TREBALLADOR O DEL BECARI PER A LA PREVENCIÓ DE RISCOS LABORALS [OMPLIU ELS ESPAIS EN BLANC]

NOM I COGNOMS DE LA PERSONA CONTRACTADA O DEL BECARI

LLOC ON DESENVOLUPA LA TASCA Adreça:

Edifici:

Població:

Pis/Planta: Telèfon:

Es troba dins: La U.B.

Codi Postal:

Facultat:

Laboratori:

Despatx:

El P.C.B.

Torre o mòdul:

Laboratori:

Despatx:

Altres

Indiqueu el nom de l’empresa:

1. Descripció de la tasca

2. Descripció dels productes químics o farmacèutics amb què treballeu (contaminants químics, citostàtics, etc.)

3. Substàncies manipulades: Acrilamida Hexà Trizma Mercaptoetanol Altres citostàtics:

Bromur d’etidi Metanol Bromofenol SDS

Formamida Isopropanol Formaldehid Altres:

4. Altres riscos Radiacions ionitzants Radiacions no ionitzants Utilització de làser

Submarinisme Soroll

Pàgina 11 de 25

5. Equips de protecció individual En cas que hagin de dur a terme treballs de camp o tasques en laboratoris que requereixin la utilització d’equips de protecció, els treballadors o els becaris han de disposar d’aquests equips abans de l’inici del contracte, d’acord amb el dret de protecció de la seguretat i la salut dels treballadors. Correspon al director de projecte subministrar-los i vetllar per la seva utilització. Si aquests equips de protecció individual s’han d’adquirir, cal fer-ho i demanar la factura a nom de la Fundació Bosch i Gimpera per tal que s’imputin al projecte per al qual es contracta els treballadors o els becaris. Indiqueu si ja disposeu o no dels equips de protecció individual per lliurar als treballadors o als becaris: Sí No, però els adquirirem i avisarem la Fundació quan en els tinguem Equips de protecció individual necessaris: Casc Ulleres de seguretat Pantalles de protecció Mascaretes d’un sol ús Mascaretes amb aportació d’aire Mascaretes amb filtre Guants de làtex Guants de nitril Guants de vinil Guants antiestàtics

Maniguets per als peus Ulleres de soldadura Maniguets per a les mans Pantalla de soldadura Impermeable Protectors auditius Bata Davantal Esclops Botes

Altres. Especifiqueu quins: 6. Indiqueu si la tasca implica desplaçaments en vehicles (no per anar o tornar de la feina, sinó durant el transcurs d’aquesta): Habitualment

Esporàdicament

Cotxe Moto Altres (incloent-hi el transport públic, l’avió, etc.) 7. Si realitzeu tasques d’oficina, indiqueu si feu servir algun d’aquests equips: Pantalles de visualització de dades Telèfon Fax 8. Agents biològics Tipus de mostres humanes manipulades: Tipus de mostres animals manipulades: Origen dels animals: Espècie d’animal manipulada:

Sang Sang Laboratori

Tipus d’agent biològic: Grup 1 Bacteris i similars. Quins: Virus Quins: Paràsits Quins: Fongs Quins: Indiqueu el tipus de cultiu cel·lular utilitzat:

Orina Orina Granja Grup 2

Teixits Teixits Desconegut Grup 3

Pàgina 12 de 25

9. Equips de treball que es fan servir: Agitadors (basculants, de tubs, de vèrtexs, plaques ELISA, magnètics, etc.) PH-metre Microscopi Revelador de gels (UV) Hot Lab Sales de cultius Cambra freda Sala de criogènia Sala de microbiologia Campanes de gasos Campanes de seguretat biològica (CBS) Campanes de flux laminar Sonicador Microones Espectrofotòmetre Cromatògrafs Aparells radiològics Nevera Cabines de seguretat biològica Banys (freds, calents, secs, termostàtics, d’ultrasons, etc.) Congeladors Làser Centrífugues Estufes Incubadores Bunsen Pipetes Material de vidre Xeringues amb agulla Bisturís Rotovapor Altres. Especificar: COMPROMÍS DEL RESPONSABLE DEL PROJECTE La Fundació Bosch i Gimpera es compromet a vetllar per la seguretat i salut dels seus treballadors i dels seus becaris i a integrar la prevenció de riscos laborals en el conjunt de les seves activitats d’acord amb les normatives legals corresponents. Per fer-ho ha d’implicar-hi tots els nivells jeràrquics i demana la col·laboració dels diferents responsables de projectes que tenen personal contractat al seu càrrec. En aquest sentit, com a director de projecte us comprometeu:  A vetllar per la seguretat i la salut dels treballadors contractats i dels becaris de la Fundació Bosch i Gimpera que estan a càrrec vostre.  A comunicar a la Fundació Bosch i Gimpera qualsevol modificació que es realitzi a les instal·lacions on els treballadors i els becaris a càrrec vostre desenvolupen la serva tasca, així com tot allò que afecti els procediments de treball.  A comunicar a la Fundació Bosch i Gimpera qualsevol canvi d’ubicació o de tasca dels treballadors contractats i dels becaris de l’empresa dels quals sou responsables com a director. COMENTARIS: SIGNATURA DEL DIRECTOR DE PROJECTE DEPARTAMENT DE: TELEFON DEL DEPARTAMENT:

Pàgina 13 de 25

3.2 Beques de col.laboració 

La proposta per a iniciar el procediment de la convocatòria de beca l'efectuarà l'Investigador responsable del projecte, mitjançant la nostra pagina web, a l’apartat d’extractes a la pestanya de beques.



En cas de dubte per efectuar el procediment posar-se en contacte amb Mireia Solsona ([email protected]).



Les bases que regulen aquest tipus de beca la http://www.fbg.ub.edu/index.php/ca/home-4/indicadors-de-transferencia

podeu

trobar

a

:

3.3 Convenis de cooperació educativa

Es tracta de convenis de cooperació educativa signats entre la Universitat de Barcelona (Departament al que pertany l'alumne), una empresa (La Fundació Bosch i Gimpera amb càrrec a un projecte d'investigació) i l'alumne. Aquestes pràctiques que fa l'estudiant a l'empresa no tenen res a veure amb un contracte de treball;tot i que actualment cotitzen a la seguretat social.

L'import que percebrà l'alumne es considera un ajut a l'estudi, i variarà en funció de les hores de dedicació i la tasca realitzada, en última instància quedarà a criteri del director del projecte. El director del projecte es posarà en contacte amb el Departament de Personal per fer-li arribar el document Sol·licitud de Becari degudament omplert i signat. Posteriorment aquesta sol·licitud s'enviarà a la UB, un cop revisada per ells ens faran arribar el model de conveni per omplir. L'alumne vindrà a signar-ho a la FBG i lliurarà aquest a la UB.

Pàgina 14 de 25

Sol·licitud de Becari

CONVENIS COOPERACIÓ EDUCATIVA

Període de pràctiques (inici-final): Nombre d'hores total:

màxim. 500 hores

Nombre d'hores diàries:

màxim. 5 hores

Horari: Facultat: Ensenyament: Lloc on realitza les pràctiques: Nombre d’estudiants: Remuneració a l'estudiant:

mensual

Ajut econòmic a la UB: 100 euros

Obligatori per conveni.

Breu descripció de les tasques:

Requisits (idiomes, informàtica...): En el cas de que tingueu un o més d’un estudiant en el qual estigueu interessats, indiqueu les seves dades. NOM

Tutor de l'empresa Nom i cognoms: Telèfon: E-mail:

PROJECTE:

NIF

E-MAIL

TELÈFON

Pàgina 15 de 25

3.5.Prevenció de Riscos Laborals S’encarrega del desenvolupament i implantació dels instruments de gestió de prevenció per complir amb les obligacions que la Fundació Bosch i Gimpera té amb tots els seus treballadors contractats a través de convenis o projectes. Realitza les avaluacions de riscos laborals, promou mesures pel control i per a la reducció dels riscos, realitza les activitats d’informació i formació dels treballadors, planifica l’acció preventiva a desenvolupar i estableix la vigilància i el control de salut a través d’una empresa externa amb qui té el concert d’aquesta activitat. També es realitzen les activitats coordinades amb la Universitat de Barcelona, Parc Científic de Barcelona i altres empreses on els treballadors puguin estar ubicats pel desenvolupament habitual de la seva tasca. 1. Avaluacions de riscos Consisteix a determinat els riscos concrets que hi ha a un lloc de feina i establir les mesures per evitar o disminuir aquests riscos. La Fundació Bosch i Gimpera ha d’estar informada en tot moment de la ubicació concreta del seus treballadors, dels productes amb que treballa, maquinària, etc. A l’inici del contracte laboral es complimenta un formulari que s’envia al Departament de Personal i on es recullen totes aquestes dades. Si posteriorment es produeix algun canvi, cal notificar-ho a la Fundació amb el formulari d’ubicacions dels llocs de feina. Els resultats de les avaluacions es comuniquen als diferents Departaments de Seguretat i Salut de les empreses on estan ubicats els treballadors (Universitat de Barcelona, Parc Científic de Barcelona, Generalitat, etc.) per coordinar les activitats preventives. 2. Informació i formació S’elaboren manuals i tríptics informatius dels diferents riscos d’un lloc de feina i es dona formació als treballadors respecte als riscos concrets que poden trobar-se en el desenvolupament de la seva feina. Es compleix així amb l’article 19 de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals sobre la obligació de l’empresari de garantir que el treballador rebi formació en matèria preventiva. 3. Investigació dels accidents Quan es produeixi un accident que afecti a un o més dels treballadors de la Fundació Bosch i Gimpera s’ha de comunicar al departament de RRHH i Seguretat i Salut, qui realitzarà el tràmit de comunicació amb la Generalitat de Catalunya i amb la mútua d’accidents laborals ASEPEYO i investigarà les causes i establirà les mesures preventives per que es pugui evitar un nou accident. 4. Vigilància de la salut Es realitzarà un reconeixement mèdic anual complint amb l’article 22 de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals i amb l’article 52 del Conveni Col·lectiu de Centres d’Educació Universitària i Investigació, al qual la Fundació Bosch i Gimpera està subscrit. Aquest reconeixement té un cost pel projecte, que és que costen les anàlisis que es puguin fer al treballador d’acord amb el protocol que s’apliqui pel seu lloc de feina. Aproximadament el cost d’aquest reconeixement serà de 60 euros.

Pàgina 16 de 25

3. Administració S’encarrega de la facturació, del cobrament de les quantitats que hagi d’abonar l’empresa, dels pagaments per compte de l’equip investigador en la moneda en què se sol·liciti, i de l’enregistrament de tots els moviments comptables de cada contracte al llibre diari de l’FBG.

4.1. Facturació Amb el contracte ja signat i enregistrat, s’inicia la fase de la facturació a l’empresa o institució per l’import acordat en el contracte i segons el calendari de pagaments. En cas que el contracte no especifiqui les dades de facturació, s’haurà d’atendre la indicació expressa de la direcció del projecte, mitjançant el document Sol·licitud de facturació (model pàg. 5) Aquest és el document necessari per facturar en cas de signar un conveni de col·laboració amb un professor de la UB.

4.2. Ingressos El cobrament de les factures es pot fer per transferència o per xec nominatiu a nom de la Fundació Bosch i Gimpera. És fonamental que el client, en efectuar el pagament, ens indiqui el número de projecte i número de la factura que paga, a fi d’assegurar ràpidament l’ingrés al compte del projecte. L’FBG es responsabilitza de la gestió de reclamar les factures que no hagin estat abonades pel client.

4.3. Pagaments 4.3.1. Proveïdors L’FBG, a partir de la presentació del document Ordre de pagament (model pàg. 20), signat per la direcció del projecte i amb l’adjunció dels justificants corresponents, procedirà al pagament dels proveïdors. Per poder pagar la factura d’un proveïdor, és imprescindible tenir present que la factura ha d’anar a nom de la Fundació Bosch i Gimpera i amb el seu CIF: FUNDACIÓ BOSCH I GIMPERA C/ Baldiri Reixac, 4-8, torre D 08028 Barcelona CIF G-08906653

Les factures que hagi de pagar l’FBG hauran de ser originals. Si per necessitat, són factures proforma, es consideren com a despeses pendents de justificar, no podent-se deduir l’IVA, en espera de rebre els originals. Els originals s’hauran de presentar a l’FBG en el decurs d’un mes, a comptar des del pagament de la factura proforma. En cas de no presentar la factura definitiva, no es podrà sol·licitar un nou pagament d’aquest tipus.

Pàgina 17 de 25

Caldrà especificar clarament el tipus de material/producte en el concepte de l’ordre de pagament. Si tot i així, el vincle del concepte de la factura no quedés clar amb l’activitat del projecte, es podrà demanar aclariment addicional per part de l’FBG. Malgrat que la factura vagi a nom de l’FBG, s’entén que el proveïdor la tramet al director del projecte, a fi que aquest l’enviï al Departament d’Administració i Gestió Econòmica de l’FBG, amb la corresponent ordre de pagament signada. El pagament a proveïdors es recomana que sempre es faci per transferència bancària, a fi d’assegurar que aquest sigui correcte i ràpid per l’empresa. Per poder realitzar el pagament, cal especificar en l’ordre les dades bancàries de l’empresa. El pagament per xec bancari només es farà en casos excepcionals, amb l’autorització prèvia de la Direcció de l’FBG. Els xecs s’hauran de deixar a les oficines de l’FBG, a disposició del director del projecte, o bé de l’empresa, perquè el retirin amb la signatura corresponent. Si el xec s’hagués d’enviar per correu, cal que es faci constar en l'ordre de pagament.

4.3.2. Bestretes La Fundació Bosch i Gimpera, podrà concedir un import màxim de tres-cents euros, en concepte de bestreta. Els justificants corresponents s’hauran d’enviar a l’oficina de la Fundació Bosch i Gimpera en el decurs dels dos mesos següents al lliurament de la quantitat i, en qualsevol cas, seran una condició prèvia per a la disponibilitat de noves despeses per justificar. En aquest capítol, s’inclouen despeses com ara:  compra de material fungible  compra de material inventariable  despeses de representació  etc.

Pàgina 18 de 25

4.3.3. Recuperació de despeses CRITERIS Cal tenir en compte que les persones beneficiàries han de constar dins l’equip de treball, així com les despeses justificades han de tenir un vincle amb el desenvolupament de l’activitat del projecte. Després del dia 15 de febrer l’any en curs, no s’admetran factures o tiquets de l’any anterior.

Per procedir a la validació i pagament de la recuperació de despeses, és necessari complimentar el document de recuperació de despeses adjunt en l’annex, que no substitueix en cap cas, l’ordre de pagament. Els justificants que s’aportin hauran de ser tiquets o factures originals, això exclou fotocòpies, documents escanejats, albarans, proformes, comprovants bancaris, comprovants de targeta de crèdit, etc. Per tal d’agilitzar el pagament de la recuperació de despeses, aquestes s’han de justificar el més aviat possible i no acumular justificants de diversos mesos en una mateixa ordre de pagament. Les despeses en moneda diferent a l’euro han de venir transformades a moneda euro acompanyades del comprovant del càrrec en compte/targeta o del document acreditatiu del tipus de canvi aplicat, el qual haurà de ser el de la data de la despesa. Recomanem el web www.oanda.com per a trobar el tipus de canvi, així com imprimir aquest comprovant i adjuntar-ho.



Desplaçaments

Sota aquest concepte es poden recuperar els desplaçaments relacionats amb el projecte, ja sigui amb vehicle propi, com en transport aliè.

Cal que la persona que realitza el desplaçament tingui vincle amb el projecte o la recerca que desenvolupa el director del projecte i ha d’estar inclòs en l’equip de treball.

L’import del quilometratge no pot excedir els 0,19€ per km, calculats mitjançant consulta contrastada a Internet de la distància quilomètrica entre els llocs de treball habitual i el de destí.

En el full justificatiu del desplaçament caldrà detallar el lloc, el dia i el motiu del mateix.

L’import dels peatges hauran d’anar degudament justificats amb el comprovant de pas, o el càrrec en compte del Teletac. Tanmateix, per recuperar despeses de pàrquing caldrà justificar el motiu del desplaçament.

Pàgina 19 de 25

Les factures de combustible no són despeses elegibles a càrrec d’un projecte, sempre s’haurà de recuperar en concepte de quilometratge especificant el dia, lloc de desplaçament, el motiu i el total de quilòmetres realitzats.

En cas de llogar un vehicle, caldrà adjuntar la factura corresponent. Es responsabilitat dels viatgers que utilitzen aquest mitjà de transport contractar les assegurances específiques adequades i/o cerciorar-se que l’agència les ha contractades. A més del cost del lloguer i de les assegurances, es consideren despeses associades, el cost de la benzina i les despeses d’aparcament i peatges.

Si el desplaçament es realitza en transport públic, caldrà adjuntar el corresponent bitllet validat, o rebut de taxi, explicant el motiu del mateix. Recordar que el transport diari per anar i tornar de la feina, no és recuperable. Si la despesa a recuperar és un bitllet de tren, avió o altre mitjà de transport, caldrà justificar l’import amb la factura de compra del mateix a nom de l’FBG o amb la impressió de la pàgina d’internet en cas que hagi estat adquirit a través d’aquest mitjà o amb els bitllets originals del viatge. Paral·lelament caldrà especificar la persona titular dels bitllets i la relació amb el projecte en cas que no sigui el propi director del projecte. Si el viatge està relacionat amb l’assistència a unes jornades o congrés caldrà adjuntar còpia del certificat de participació o inscripció al mateix. En el cas que l’FBG hagi avançat el pagament de la inscripció, posteriorment caldrà enviar la factura original definitiva a nom de l’FBG o de la persona que recupera les despeses.



Despeses de representació

S’entenen com a despeses de representació aquelles que estan relacionades amb la promoció, difusió i seguiment del projecte. Normalment es tracta de despeses de restauració, i han d’anar documentades amb la preceptiva factura (no s’accepta comprovant de targeta de crèdit) i amb una breu explicació del motiu, així com una relació dels assistents, a detallar en el document de Recuperació de despeses (model pàg. 24).



Factures de proveïdors

Es podran recuperar aquelles factures avançades pel director del projecte i/o col·laboradors que constin en l’equip de treball, sempre i quan la despesa estigui vinculada amb el desenvolupament de l’activitat del projecte. Les factures han d’anar a nom de la Fundació Bosch i Gimpera. En cas que es tractin de tiquets de caixa de petites compres, caldrà especificar el tipus de material/producte, si no és prou entenedor en el propi document. Si el vincle del concepte de la factura/tiquet no quedés clar amb l’activitat del projecte, es podrà demanar aclariment addicional per part de l’FBG. Les despeses de formació es podran recuperar, sempre i quan el contingut de la mateixa estigui vinculat amb l’activitat investigadora de qui la rep. Tanmateix en cas que no sigui el propi director del projecte, caldrà especificar el vincle del beneficiari amb el projecte i constar en l’equip de treball.

Pàgina 20 de 25



Despeses d’allotjament

Les despeses d’allotjament relacionades amb un viatge vinculat al projecte o al desenvolupament de l’activitat investigadora, hauran d’anar justificades amb la corresponent factura d’hotel a nom de la Fundació Bosch i Gimpera. A l’Ordre de Pagament caldrà especificar la persona/es que ha/n pernoctat, i en cas que no sigui l’investigador principal, esmentar el vincle amb el projecte. Aconsellem que les despeses d’un mateix viatge (desplaçaments, estada, representació, etc.) es tramitin en una única ordre de pagament, a fi de relacionar-les i no haver de fer una explicació per cadascuna.

4.3.4.

Pagament de moneda estrangera

L’FBG, amb l'Ordre de pagament (model pàg. 24) degudament emplenada, signada per la direcció del projecte i amb el justificant corresponent, efectuarà el pagament a l’exterior.

Per poder fer el pagament, és imprescindible que la factura vagi a nom de la Fundació Bosch i Gimpera amb el seu CIF (G08906653) i TVA (ESG08906653).

L’FBG requereix un període de quinze dies, des de la sol·licitud de pagament, per fer la tramitació de la moneda estrangera al banc i obtenir els xecs corresponents. En l'ordre de pagament cal fer constar si el xec s’ha d’enviar per correu o si el passaran a recollir. En cas que el pagament es faci per transferència bancària, en l'ordre de pagament s’han d’especificar les dades bancàries (nom del banc, tots els dígits segons el país, adreça del banc, població, país, IBAN, SWIFT, etc.). A la factura també hi ha de constar el CIF i el TVA del proveïdor. En cas de compra de material, cal fer la descripció del mateix per saber a quin compte s’ha d’imputar la despesa des del punt de vista comptable així com establir el vincle amb el desenvolupament de l’activitat del projecte.

4.3.5. Dietes L’FBG, amb l'Ordre de pagament (model pàg. 24) degudament emplenada i signada per la direcció del projecte, pagarà les dietes del viatges fets a compte del projecte.

En realitzar un viatge imputable al pressupost del projecte o relacionat amb ell, cal tenir en compte el següent: 

S’entén per dietes l’import que, segons el Butlletí Oficial de l’Estat (BOE), es pot cobrar diàriament per desplaçament fora del lloc de treball habitual.

Pàgina 21 de 25



Podran cobrar dietes, exclusivament, aquelles persones que tinguin contracte laboral amb la Fundació Bosch i Gimpera i que hagin fet un viatge o desplaçament a càrrec del projecte.



Per aquelles persones vinculades al projecte però que no tinguin una relació laboral (professor UB, col·laborador extern i becari), podran recuperar l'import de les despeses que el viatge hagi generat mitjançant la presentació de tiquets que estiguin degudament justificats i relacionats amb el projecte.



Les dietes que es cobrin s’hauran de justificar mitjançant factures d’hotel, de restaurants o tiquets que justifiquin el desplaçament. Per cobrar dietes amb pernoctació cal justificar l’allotjament mitjançant la factura corresponent.



Queden exclosos del pagament de la dieta els casos en què es pernocti en cases d’amics, familiars, etc., en què es podrà cobrar la despesa amb la presentació dels tiquets corresponents.



Caldrà que se’ns faciliti per escrit el motiu de la despesa, els dies i el lloc del desplaçament.

A continuació adjuntem els imports per dia que s’estableixen al BOE per aquest concepte.

BOE, núm. 289, de 3 de desembre de 2005

Estat Espanyol

Estranger (independentment del país que sigui)



Despeses d'estada

Les justificades

Les justificades

(factura d'hotel)

 

Despeses de manutenció si es pernocta en un lloc diferent del de residència Despeses de manutenció si es pernocta en un lloc habitual de residència

53,34 €/dia

91,35 €/dia

26,67 €/dia

48,08 €/dia

El nombre màxim de dies fora del lloc habitual de residència és de 186 a l’any (6 mesos). 4.3.6. Remuneracions L’FBG, contra la presentació de l’Ordre de pagament corresponent (model pàg. 24), signada per la direcció del projecte, podrà pagar els treballs de professorat de la Universitat de Barcelona.

Per poder pagar aquestes remuneracions caldrà que la persona que les percebi sigui professor docent de la Universitat de Barcelona, i l'ordre de pagament haurà d’estar emplenada degudament amb totes les dades personals de la persona interessada. Aquests tipus de pagaments duen una retenció de l’IRPF legal vigent, que s’haurà de restar de la quantitat bruta que s’hagi de percebre.

Pàgina 22 de 25

4.3.7. Pagament a professionals per prestacions de serveis El pagament per prestacions de serveis és el destinat a retribuir els treballs dels professionals legalment donats d’alta i vinculats al projecte de recerca.

Els requeriments legals són:     

Alta en el cens d’Hisenda: model 037. Exempt IAE. L’alta és gratuïta. Emissió de factura amb tots els requisits legals regulats al reglament de facturació, incloent l’IVA i retenció d’IRPF. El tipus de retenció és el d’activitats econòmiques. Obligació de declaració trimestral de l’IVA. Obligació de presentar la declaració anual de l’IRPF, per a qualsevol import. Alta d’autònoms.

La responsabilitat dels requisits legals i de la gestió dels impostos serà de la persona que actuï com a professional. Per l’alta de creditors només caldrà adjuntar la factura correctament emesa. Aquests professionals, en cas de tenir despeses vinculades al projecte, s’inclouran en la factura de prestacions de serveis amb els corresponents originals dels justificants. Aquestes despeses han d’incrementar la base de la factura i per tant estar subjectes a IVA i el corresponent IRPF.

4.4. Pagament a conferenciants/ ponents Conferenciants i ponents, són aquelles persones que col·laboren de manera esporàdica i puntual en jornades/congressos organitzats pel projecte de recerca.

Pel pagament s’haurà d’acreditar la seva participació a la jornada/congrés amb l’aportació documental del díptic del congrés o similar on consti la seva participació.

Aquesta participació està subjecta a la retenció legalment establerta.

Pàgina 23 de 25

4.5. Models 4.4.1. Ordre de pagament Enllaç al document: http://extractes.fbg.ub.edu/extractes/documents/Ordre_pagament_14_SEPA.pdf

Pàgina 24 de 25

4.4.2 Recuperació de despeses Enllaç al document: http://extractes.fbg.ub.edu/extractes/documents/Recuperacio_Despeses.xlsx

Pàgina 25 de 25

5.

Directori de la Fundació Bosch i Gimpera

Enllaç al directori de la Fundació Bosch i Gimpera: http://www.fbg.ub.edu/index.php/ca/home-4/arees-i-persones