2013

MANUAL DE TARIFAS ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO LTDA.

Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda.

TABLA DE CONTENIDOS INTRODUCCION .................................................................................................................................... 4 REQUISITOS PREVIOS ........................................................................................................................... 4 CAPÍTULO 1: ANTES DE COMENZAR..................................................................................................... 5 1.1.- CLASIFICACIÓN DE TARIFAS ............................................................................................. 5 1.2.- SOFTWARE UTILIZADO (SOPTUR)............................................................................................ 8 CAPÍTULO 2: INGRESO DE TARIFAS .................................................................................................... 10 2.1. - HOTELES ................................................................................................................................ 10 2.2.- SERVICIOS .............................................................................................................................. 22 2.2.1.- TARIFAS COMPUESTAS ................................................................................................... 26 2.2.2.- MODIFICACIÓN DE SERVICIOS ....................................................................................... 27 2.2.3.- CONSULTA DE SERVICIOS ............................................................................................... 28 2.2.4.- ACTIVAR Y DESACTIVAR TARIFAS .................................................................................. 29 2.2.5.- COPIA DE SERVICIOS SIMPLE ......................................................................................... 29 2.2.6.- COPIA DE SERVICIOS COMPUESTOS .............................................................................. 30 2.2.7.- BLOQUEO/ACTIVACIÓN DE SERVICIOS EN FORMA MASIVA ........................................ 30 2.2.8.- IMPRIMIR TARIFAS ......................................................................................................... 30 2.2.9.- ELIMINAR TARIFAS ......................................................................................................... 31 2.2.10.- ELIMINAR SERVICIOS POR FECHA ................................................................................ 31 2.2.11.- ELIMINAR SERVICIOS EN FORMA MASIVA .................................................................. 31 2.3.- PACKAGES (PROGRAMAS) ..................................................................................................... 32 2.3.1.- AGREGAR HOTELES EN EL PACKAGE .............................................................................. 34 2.3.2.- DETALLE HOTELES ........................................................................................................... 35 2.3.3.- AGREGAR DETALLE EN EL PACKAGE .............................................................................. 36 2.3.4.- COSTOS DE SERVICIOS .................................................................................................... 37 2.3.5.- CUADRAR VALOR VENTA ............................................................................................... 39 2.3.6.- MODIFICAR PROGRAMA ................................................................................................ 40 2.3.7.- CONSULTAR PROGRAMA ............................................................................................... 40 2.3.8.- COPIAR PROGRAMA ....................................................................................................... 41 2.3.9.- ELIMINAR PROGRAMA ................................................................................................... 41 2.3.10.- SALIR DE PACKAGES ..................................................................................................... 41 Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. 2.4.- TKT AEREO ............................................................................................................................. 40 2.4.1.- INGRESO DE TKTS ........................................................................................................... 40 2.4.2.- ACTIVAR TARIFA DE TKT AEREO ...................................................................................... 42 CAPÍTULO 3: ADSONLINE ................................................................................................................... 43 3.1.- CARGA DE SERVICIOS ............................................................................................................ 43 3.2.- TRADUCCION DE SERVICIOS .................................................................................................. 44 3.3.- CARGA DE PROGRAMAS ....................................................................................................... 45 3.4.- TRADUCCION DE PROGRAMAS ............................................................................................. 45 CAPÍTULO 4: OTROS PROCEDIMIENTOS ............................................................................................ 46 4.1.- TIPO DE CAMBIO EN SISTEMA .............................................................................................. 46 4.2.- CUADRATURA GO ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido. CAPÍTULO 5: ANEXOS ......................................................................................................................... 48 5.1.- PROCESO TRAINEE............................................................................................................ 48 5.2.- NOCIONES BASICAS Y CONDICIONES GENERALES .................................................... 49 5.3.- PROTOCOLO DE INGRESO .............................................................................................. 50 5.3.1.- SERVICIOS.................................................................................................................... 50 SOLICITADAS POR CLAUDIA AVALOS). ........................................................................................ 50 5.3.2.- PACKAGES ................................................................................................................... 51 5.4.- PROTOCOLO DE SOLICITUD DE INGRESO DE TARIFAS ESPECIALES ......................... 52 5.4.1.- DIAGRAMA DEL PROCESO ...................................................................................... 52 5.4.2.- DESCRIPCIÓN DE PROCOLO DE SOLICITUD DE INGRESO DE TARIFAS ESPECIALES .............................................................................................................................. 53 CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES ............................................................................................. 55

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INTRODUCCION Este instrumento descriptivo de funciones, está orientado a aquellos profesionales que desempeñen sus funciones como Analistas en el área de TARIFAS de ADSMUNDO Turismo Receptivo y fue elaborado con la colaboración del equipo de trabajo del área. Este escrito tiene un carácter informativo y explicativo con fines didácticos para el correcto desempeño de las tareas y/o actividades que día a día se desarrollan en el área de carga de tarifas en sistema, además de poseer una aplicabilidad inmediata. Incluye una serie de imágenes de apoyo y un anexo con indicaciones especiales para el proceso de trainee de un nuevo integrante en el área mencionada u otra área de la empresa que requiera el manejo de los conocimientos del procedimiento del área de tarifas. Finalmente, incluye como anexo un glosario de terminología y códigos utilizados tanto en el desarrollo de las actividades del área, como en el software de gestión de la empresa.

REQUISITOS PREVIOS A continuación, se despliega un listado de requisitos básicos que se necesitan para poder ingresar una tarifa en el sistema utilizado actualmente por ADSMUNDO Turismo Receptivo. • • • • •

Manejo sistema SOPTUR, nivel medio – avanzado. Habilidad matemática, considerando un nivel de razonamiento matemático elevado. Capacidad de trabajo bajo presión. Nociones del funcionamiento de la empresa (Sistema, estructura, operaciones, etc.) Nociones de conceptos turísticos.

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CAPÍTULO 1: ANTES DE COMENZAR 1.1.- CLASIFICACIÓN DE TARIFAS En términos generales, hay dos grandes clasificaciones de tarifas: Tarifas de Tarifario, corresponden a todos los valores y/o datos de los proveedores que son incluidos en el Tarifario confeccionado por ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO. Tarifas Especiales, corresponden a todos los valores y/o datos de proveedores que tienen características diferentes a las que se contemplan en el Tarifario de ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO. Muchas veces, son requerimientos específicos de los clientes y son aplicables a un negocio (File) en particular. Ambos tipos de tarifas tienen distintos procedimientos, en cuanto al método de obtención de la información, y se vinculan de distinta forma con la estructura organizacional de la empresa. A continuación se muestra una imagen esquemática del proceso que conlleva el ingreso de una tarifa de tarifario.

Figura 1: ESQUEMA PROCESO INFORMACIÓN PARA TARIFA DE TARIFARIO.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Como se describe en la figura A.1, para la carga de tarifas incluidas en el tarifario de ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO, el ejecutivo de productos es responsable de recopilar y recibir la información proporcionada por los proveedores regulares, chequear que todo esté en orden y una vez que se haya cerciorado de que no existen errores, incongruencias o algún problema con los datos recogidos, de distribuir la información a los A nalistas. En el caso del proceso de información de un producto o servicio nuevo, la información proporcionada por el proveedor, luego de ser validada por el ejecutivo de productos, debe ser traspasada a un comité evaluador, quienes determinan si la información será incluida o no en la publicación del Tarifario de ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO.

Figura 2: PROCESO DE INGRESO DE TARIFA DE TARIFARIO

Una vez que el A nalista ingresa la o las tarifas solicitadas, debe enviar una confirmación por escrito al Supervisor de Tarifas, quien a su vez se encarga de dar aviso al Ejecutivo de Web y Medios, que es el encargado de redistribuir la información de ingreso al equipo del área comercial. Para la carga de tarifas especiales, el proceso que recorre la información es diferente. El Ejecutivo de Cuentas debe solicitar una cotización especial al proveedor que puede ofrecer el servicio requerido por el cliente. Una vez recepcionada esta información de respaldo, es enviada al área de tarifas, con copia al Supervisor de Tarifas y a los Analistas. Dentro del área de Tarifas se distribuyen los datos de acuerdo a una segmentación realizada previamente, en base a la sectorización de mercados que maneja el Departamento Comercial. Luego de que la tarifa es ingresada en el sistema, entonces se da aviso por escrito al Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Ejecutivo de Cuentas que realizó Supervisor de Tarifas y al otro Analista.

la

Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. solicitud, enviando copia al

NOTA: ANTES DE REALIZAR CUALQUIER INGRESO EN SISTEMA, SE DEBE CHEQUEAR QUE NO ESTÉ PREVIAMENTE INGRESADO. SIN RESPALDO DEL PROVEEDOR, NO SE PUEDE INGRESAR NINGUNA TARIFA.

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1.2.- SOFTWARE UTILIZADO (SOPTUR) El software utilizado por la empresa es SOPTUR (Sistema de Operaciones Turísticas) el cual es una herramienta de trabajo fundamental, puesto que almacena la información necesaria para la gestión de negocios y ventas de la empresa. Este manual, está orientado a ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO, por lo que al ingresar al sistema, debe seleccionar la opción “Receptivo”, como se muestra en la imagen, para comenzar a trabajar.

Figura 3: MENÚ SELECCIÓN ÁREA De TRABAJO Para obtener acceso al sistema, se debe contar con una clave de usuario, la cual es entregada por la Sub-Gerencia de Operaciones. Esta clave de autentificación es de uso exclusivo y personal.

Figura 4: ACCESO SOPTUR

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Una vez que ha ingresado en el sistema, puede trabajar. Para el ingreso o modificación de tarifas (Tarifario o Especiales) debe seleccionar la opción Tarifas desde el menú, se desplegará el siguiente listado de opciones:

Figura 5: MENÚ TARIFAS

La funcionalidad de cada una de las opciones disponibles en este menú se expondrá, en detalle, más adelante en este documento.

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CAPÍTULO 2: INGRESO DE TARIFAS Como se dijo anteriormente, hay dos grandes clasificaciones de Tarifas. El procedimiento de ingreso entre una y otra no varía, puesto que su clasificación no interviene en él. El sistema utilizado despliega cuatro principales menús sobre los cuales se puede trabajar para el ingreso y/o modificación de tarifas: HOTELES, SERVICIOS, PACKAGES, TKT AEREOS, tal como se muestra en la figura 6.

2.1. - HOTELES El ingreso de tarifas para Servicios de Alojamiento Turístico, tiene procedimiento.

el siguiente

Ruta: TARIFAS – HOTELES – MODIFICAR.

Este menú se utiliza tanto para ingresar una tarifa, como para modificarla. Pues el hotel debe estar ingresado con anterioridad por Administración en sistema. Tal como se muestra en la figura 7, se debe ingresar el nombre del hotel que es necesario modificar. Para lograr una búsqueda más específica, se pueden completar los campos País y Ciudad. Para realizar un ejemplo, se utilizara la palabra “IORANA” como objeto de búsqueda:

Figura 6: SELECCIONAR HOTEL A MODIFICAR

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Al hacer click en el botón BUSCAR, se despliega el siguiente cuadro:

Para especificar la búsqueda se puede añadir un rango de fechas. Se hace clic sobre el nombre del Hotel que se desea modificar y se agrega un rango de fechas, tal como se muestra en el siguiente cuadro.

Al hacer click en el botón SELECCIONA, se despliega el siguiente cuadro:

Figura 7: EJEMPLO DE TARIFAS CARGADAS EN UN HOTEL Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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De acuerdo a los parámetros de búsqueda, el sistema arroja las tarifas del hotel IORANA TOLACHE, con vigencia a partir del 01/01/10, tal como se muestra en la figura 8. En la primera parte, encontramos los datos generales de identificación del hotel, que son cargados por Administración una vez que ingresan un hotel como proveedor en el sistema:

A continuación el DETALLE de cada una de las columnas de la grilla: ESTADO DE TARIFA La columna “E”, hace referencia al estado de una tarifa, que es representado por una letra. Los posibles estados son: - A = Activada - N = Inactiva - B = Bloqueada Esta última opción requiere un código de autenticación para realizar el bloqueo.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. VIGENCIA DE TARIFA Las columnas “desde” y “hasta” indican la fecha de vigencia de una tarifa, estableciendo el rango de validez en un período de tiempo determinado. Esta información es proporcionada por el proveedor.

EMPRESA (COLUMNA D) Esta columna indica la empresa a la que pertenece la tarifa. ADSMUNDO RECEPTIVO es R, SPORTSTOUR receptivo es S, SORTSTOUR Nacional es M, y una tarifa utilizable en ambos ADS y SPORTSTOUR llevará un espacio en blanco “ “

PROVEEDOR La columna de la imagen, es para especificar si la tarifa corresponde a un dato entregado directamente por el Hotel, o bien por un proveedor externo. Si la tarifa es otorgada por el hotel, la columna se debe dejar en blanco. Si el dato es proporcionado por un proveedor externo, entonces se debe ingresar el código alfabético2 que identifica al proveedor.

TIPO DE HABITACIÓN Esta columna hace referencia al tipo de habitación al que corresponde la tarifa. Debe ingresarse el código alfabético con el que cada habitación es representada. MONEDA En esta columna se debe especificar el tipo de moneda en la que está expresada la tarifa. En sistema están las monedas más utilizadas y se representan por una letra mayúscula. Por lo general en el área de Receptivo, se utiliza el Dólar Americano y/o el Peso Chileno.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. TIPO DE TARIFA La columna “T” especifica el tipo de tarifa que se está ingresando. Este código puede estar compuesto por números o letras. La columna “Ti” es utilizada exclusivamente por RECEPTIVO, y su funcionalidad es generar un código interno que permite identificar el tipo de tarifa ingresada. Al igual que en la columna anterior, el código puede estar formado por números o letras. PAXS POR TARIFA En esta columna, se debe indicar si el valor ingresado o a ingresar corresponde a un valor por pasajero o por habitación. Identificando con una P si la tarifa es por pasajero, y con una H si es por habitación. CANTIDAD DE PASAJEROS POR HABITACIÓN

De acuerdo a las clasificaciones de habitaciones en los hoteles, en base al número de pasajeros, podemos encontrar las que se muestran en la grilla. Es así como cada una de las columnas, representa un tipo de habitación, de acuerdo al número de pasajeros que puede albergar. -

SGL

= Corresponde al valor de un pasajero.

-

DBL

= Corresponde al valor de dos pasajeros.

-

TPL

= Corresponde al valor de tres pasajeros.

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QUA

= Corresponde al valor de cuatro pasajeros.

-

CHD

= Corresponde al valor de un niño.

-

JUNIOR = Corresponde al valor de un joven. (Edad depende de las Políticas del proveedor).

-

DEPTO = Corresponde al valor por un departamento.

-

MAX. P = Indica el número de pasajeros que pueden alojarse en un Departamento.

-

C. ADIC = Corresponde al valor por incluir una cama adicional.

PLAN ALIMENTICIO En esta columna se debe especificar el plan alimenticio que la tarifa incluye. Esta información varía de acuerdo a las políticas de cada proveedor. También es representado por un código alfabético.

MEDIA PENSION Corresponde al valor por la media pensión (se completa sólo cuando no está incluido en la tarifa de la habitación y está especificado por separado).

PENSION COMPLETA Corresponde al valor por la pensión completa (se completa sólo cuando no está incluido en la tarifa de la habitación y está especificado por separado).

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. DESAYUNO

Corresponde al valor del desayuno (se completa sólo cuando no está incluido en la tarifa de la habitación y está especificado por separado).

COMISIÓN

Corresponde al porcentaje de comisión otorgado por el proveedor para ADSMUNDO. Esta columna se utiliza siempre y cuando la tarifa entregada y la comisión se apliquen bajo el mismo criterio. Es decir, cuando se reciba una tarifa neta comisionable sobre el neto o una tarifa con IVA incluido, comisionable sobre el total. En caso contrario, el cálculo debe hacerse manualmente debido a limitaciones del sistema. Esta celda se utiliza también cuando el proveedor nos entrega una tarifa rack comisionable en un porcentaje inferior al margen. Un ejemplo es el de Termas de Puyehue, en donde la comisión y el margen se deben igualar para no ofrecer un precio superior al valor pizarra del hotel. UTILIDAD

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Esta columna es la que indica el porcentaje de utilidad que se le quiere otorgar a la tarifa. Se utiliza cuando el precio de venta es distinto al resultado del margen general.

IVA

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Esta celda se utiliza para discriminar si la tarifa ingresada incluye o no el porcentaje del Impuesto del Valor Agregado (IVA). -

T: Señala que las tarifas son NETAS o más IVA.

-

N: Señala que las tarifas son brutas o con IVA incluido.

Para ingresar una tarifa NO SHOW, se debe obviar esta sigla. Al hablar de IVA, se refiere al impuesto de Chile, por lo que las tarifas de otros países no deben considerar ninguna de estas siglas. Otro punto a considerar en este ítem, es el relacionado con las comisiones. Pues la comisión asignada, se aplicará de acuerdo a la letra asignada a cada tarifa, es decir si dice T, se aplicará sobre el neto y si dice N, se aplicará sobre el total. Por lo tanto cuando se recibe una tarifa sin IVA y la comisión otorgada es sobre el total, se debe hacer el cálculo manual, según el siguiente cálculo:

Otro caso en el cual se deben hacer cálculos manuales, es cuando la comisión se aplica sobre el valor neto y las tarifas son recibidas con IVA incluido, lo cual se aclara en el siguiente ejemplo:

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. NOTAS Al hacer doble clic en la celda de “memo”, se puede acceder a una ventana que contiene el espacio suficiente para ingresar todas las notas, recordatorios, características del hotel, descripciones, políticas, etc., como sean necesarios. La palabra “memo” quedará automáticamente en mayúscula una vez que se ingrese una nota. El área de producto determinará las notas necesarias, dependiendo del destino y tipo de tarifa. BOTÓN “COPIA LÍNEA”

De acuerdo a las políticas de cada proveedor, hay hoteles que tienen muchos cortes de fechas y/o tarifas que se deben ingresar en sistema. Por ello, el sistema cuenta con una opción que permite clonar un ingreso, evitando la doble digitación a través de la copia de una línea de ingreso. Una vez copiada, puede ser modificada de acuerdo a la información proporcionada por el proveedor. Para ejecutar este comando, se debe presionar este botón, y completar aquellas celdas que quedan en blanco. BOTÓN “CANCELAR”

Al seleccionar este botón se deja sin efecto cualquier modificación realizada a las tarifas del hotel en que se está trabajando. BOTÓN “GRABAR”

El botón registra todos los cambios realizados en el hotel en que se está trabajando.

Se han mencionado las funciones de ingreso y modificación de tarifas en el menú de Hoteles. Además de esto, es importante recalcar que existen otras opciones en este menú que se señalan y explican a continuación. Al realizar un cambio en tarifas de Hoteles que cuentan con convenio de Allotment ADSMUNDO, se debe dar aviso por escrito al Encargado de Stock y Allotment para que tome conocimiento de las nuevas condiciones.

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BOTÓN “CONSULTAR”

Permite ver valores de costo y/o venta finales de cada tarifa, considerando el valor a pagar de cada tarifa seleccionada. La ruta para acceder es: TARIFAS HOTELES CONSULTAR. Allí se despliega un panel de búsqueda de hotel en donde se debe seleccionar el hotel. Luego se debe ingresar la fecha de viaje y seleccionar el costo a verificar ya sea neto o de venta (ver figura 9). Finalmente se debe escoger el tipo de tarifa que se consulta. Sólo muestra las tarifas activas para la fecha seleccionada.

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Figura 8: BUSQUEDA ESPECIFICA DE UNA CONSULTA DE TARIFA

BOTÓN “ACTIVAR/DESACTIVAR TARIFAS”

Esta opción, permite activar o desactivar tarifas, según corresponda. No se puede modificar otro dato del hotel, ya que está habilitado para modificación, sólo el ESTADO y las NOTAS.

Figura 9: ACTIVAR O DESACTIVAR TARIFAS

BOTÓN “ELIMINAR TARIFAS”

Esta aplicación solo la utiliza el departamento de Administración. Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. BOTÓN “ELIMINAR TARIFAS DE HOTELES”

Dado el volumen de la información registrada en sistema, es necesario realizar este proceso todos los años durante el mes de enero, en donde se eliminan todas las tarifas del año anterior. Esta opción no elimina hoteles, sino las tarifas de éstos, las cuales quedan en un registro interno que sirve solo como información de consulta en una opción del menú habilitada para ello. De ser necesario, los asistentes de soporte técnico y computacional, pueden recuperar la información para ser trabajada dentro de la opción de modificación. BOTÓN “COPIA HOTELES”

Esta opción sirve para copiar hoteles con sus correspondientes tarifas de un departamento a otro. Si bien esta alternativa evita una doble digitación, tiene muchas limitaciones, pues deben coincidir todos los códigos entre un departamento y otro, lo que actualmente NO ocurre en la mayoría de los casos, pues la base de datos entre Nacional / Receptivo y Emisivo no es la misma, por ende los códigos discrepan entre ellos. BOTÓN “IMPRIMIR TARIFAS”

Una vez que se han ingresado las tarifas, se pueden imprimir en esta opción para generar un respaldo físico que compruebe el ingreso.

Figura 10: MOTOR DE BUSQUEDA IMPRIMIR TARIFAS

BOTÓN “IMPRIMIR DATOS”

Sirve para obtener un registro rápido de los hoteles ingresados en sistema, con datos básicos tales como: código, nombre, país, ciudad, fono, dirección, categoría y operador. Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. BOTÓN “AUDITORIA DE TARIFAS DE HOTELES”

Muestra todos los cambios realizados en las tarifas ordenadas de manera cronológica, y que puede ser visualizado por pantalla, o bien imprimir. Al seleccionar la opción “Salir y borrar auditoría”, el sistema borra la información histórica desde la fecha de la consulta hacia atrás. Por lo que al entrar nuevamente el sistema muestra la información desde la fecha de eliminación en adelante. Si se necesita mantener la información auditada se debe seleccionar la opción “salir” solamente. (Herramienta para la supervisión de ingreso) BOTÓN “AUDITORIA”

Permite conocer el historial de modificaciones de un hotel determinado de forma general (no detallada), es decir, muestra las fechas y horas de modificaciones y los usuarios que intervinieron. (Herramienta para la supervisión de ingreso) BOTÓN “TARIFAS ELIMINADAS”

Cumple una función similar al de consulta, pero con las tarifas de estado “E”, eliminadas.

2.2.- SERVICIOS El ingreso de tarifas de servicios turísticos, tiene el siguiente procedimiento: Ruta: TARIFAS – SERVICIOS – INGRESAR

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Figura 11: INGRESO DE SERVICIOS

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SERVICIO: Corresponde al nombre del servicio (ver anexo protocolo de ingreso de ingresos). - ESTADO: Identifica el estado de la tarifa (Activa, Inactiva). - TIPO: Identifica el tipo de Servicio que se ingresa. Esta celda es de vital importancia para ADSMUNDO Turismo Receptivo, pues este código está directamente asociado con la comisión para el cliente, de acuerdo a su condición. Se debe señalar que las comisiones otorgadas de acuerdo al tipo de cliente las definen e ingresan el área comercial. - D: De acuerdo a las opciones indicadas en ingreso hoteles (R – ADS Receptivo / S – SPT Receptivo / M – SPT Nacional / “ “ uso combinado). - PAIS: País donde se generan los servicios. - CIUDAD: Ciudad donde se generan los servicios. - FECHA INICIO SERVICIO: Inicio de la vigencia del servicio. - FECHA FINALIZACION SERVICIO: Fin de la vigencia del servicio. - PROVEEDOR: Proveedor asociado al servicio ingresado. Se debe ingresar el código alfabético correspondiente. Si el proveedor no existe aún en sistema, se debe ingresar con código ADS y luego de que Administración ingrese el nuevo proveedor, modificar el código en el servicio y en el Negocio correspondiente. - MONEDA: Se debe ingresar la moneda en la que está expresada la tarifa. Por lo general, es en Dólares Americanos o Pesos Chilenos. - COMISION: Se utiliza cuando existe una comisión sobre la tarifa ingresada. Esta opción solo se utiliza cuando el proveedor otorga comisión solo a ciertos servicios, pues cuando se trata de un proveedor con comisión única para todos los servicios, éstos son ingresados en la tabla del proveedor y el sistema descuenta automáticamente la comisión señalada sin necesidad de ingresar uno a uno en cada servicio. - MARKUP: Se utiliza cuando el margen es distinto a la condición general de cada departamento. - CODIGO DE SERVICIO: Se utiliza para filtrar la búsqueda de servicios en sistema (Ver anexo de codificación de servicios). - VALOR POR PASAJERO: Se selecciona esta opción cuando la tarifa corresponde a un valor por pasajero. - VALOR POR BUS: Se selecciona esta opción cuando la tarifa corresponde a un valor por vehículo. - CONVENIO: Se ingresa el código que corresponde, para identificar el convenio de la tarifa. - T.COMAG: Se utiliza en ADSMUNDO Nacional – Internacional. - TARIFA COMPUESTA: Se utiliza cuando se ingresa una tarifa que lleva más de un elemento para su venta (ejemplo: excursión + entradas + almuerzo + guía) En este ítem se deben ingresar los códigos que componen la tarifa que se está armando (los que se obtienen en la opción consulta o modificación de tarifas). Para este efecto el sistema valida las vigencias de los elementos con el fin de evitar inconsistencias de información. Más información sobre el ingreso de Tarifas Compuestas, más adelante. - NOTAS: Al igual que en la Hotelería, este espacio permite ingresar toda la Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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información extra proporcionada por el proveedor. GRABAR: Este botón registra todos los cambios realizados en el servicio en que se está trabajando. CANCELAR: Al seleccionar este botón se deja sin efecto cualquier modificación realizada a las tarifas del servicio en que se está trabajando. PAX_I: Tramo inicial de pasajeros al que se aplica la tarifa. PAX_F: Tramo final de pasajeros al que se aplica la tarifa. TARIFA: Corresponde al valor del costo del servicio. VENTA: Se debe calcular manualmente el valor a ingresar aquí. Las fórmulas de cálculo, se exponen a continuación:

COMPV: Porcentaje de rentabilidad del tramo según precio de venta ingresada. Este porcentaje lo arroja automáticamente el sistema luego de ingresar el precio de venta.

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2.2.1.- TARIFAS COMPUESTAS Como su nombre lo indica, estos servicios están compuestos por una serie de otros servicios. Para crear estas tarifas compuestas, previamente se debe ingresar todos los servicios que la componen, también llamados “TARIFAS COMPONENTES”. -

-

INGRESO DE TARIFAS COMPONENTES: Estos servicios se ingresan de igual modo que como se describió anteriormente, con la excepción que se antepone una R en el nombre del servicio, para diferenciarla del resto de los servicios, y se mantienen inactivos. INGRESO DE TARIFAS COMPUESTAS: Los datos se completan de igual manera como se explicó anteriormente, con la salvedad que se debe ingresar el código de los servicios (tarifas componentes) que se crearon previamente, en el cuadro de “Tarifa Compuesta”, tal como se muestra en la figura 13.

Figura 12: EJEMPLO DE TARIFA COMPUESTA

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2.2.2.- MODIFICACIÓN DE SERVICIOS Ruta: TARIFAS – SERVICIOS – MODIFICAR

Al ingresar a esta aplicación, el sistema arroja un motor de búsqueda, con una serie de parámetros que se pueden completar para filtrar la búsqueda. El proceso de modificación de servicios, para tarifas especiales, debe ser registrado en la ventana de “Notas” del servicio. Con la fecha, el motivo de modificación y qué es lo que se modificó. En el caso de tarifas de tarifario, es preferible inactivar el servicio e ingresar uno nuevo con las modificaciones correspondientes.

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2.2.3.- CONSULTA DE SERVICIOS Para consultar el valor de un servicio en especial, se debe seguir la ruta: “Tarifas – Servicios – Consultar” y completar los datos que se estiman para filtrar la búsqueda.

Al igual que en la hotelería, se puede visualizar el valor de Costo o el de Venta del servicio que está ingresado.

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2.2.4.- ACTIVAR Y DESACTIVAR TARIFAS Esta opción permite dejar activar o inactivos los servicios que están ingresados en sistema. No permite hacer otras modificaciones, excepto el cambio de estado de la tarifa ingresada previamente.

2.2.5.- COPIA DE SERVICIOS SIMPLE Esta opción permite copiar servicios que están ingresados en sistema, evitando así la doble digitación. La ruta para ejecutar esto es: TARIFAS – SERVICIOS – COPIA SERVICIOS SIMPLE. En donde aparece el motor de búsqueda.

Al filtrar la búsqueda, se despliega el listado de los servicios simples disponibles en sistema, desde donde se puede seleccionar los que se desea copiar. Para ello, se debe hacer clic en la línea del servicio y luego en el botón “MARCA Y DESMARCA” para seleccionar. Una vez que se han marcado todos los servicios que se desea copiar, se debe hacer clic en el botón “COPIAR SELECCIÓN”, acción tras la cual el sistema en un proceso interno, realizará la copia de los servicios indicados.

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Para realizar cambios en los servicios simples copiados, se debe ingresar a la opción “Modificar” a través de la ruta: TARIFAS – SERVICIOS – MODIFICAR.

2.2.6.- COPIA DE SERVICIOS COMPUESTOS Esta opción presta la misma utilidad que la copia de servicios simples, y se utiliza para evitar un doble ingreso. La diferencia con la copia de servicios simples, es que esta utilidad permite copiar aquellos servicios que se encuentran compuestos, duplicando todos los servicios asociados a cada uno. La ruta de acceso es: TARIFAS – SERVICIOS – COPIA SERVICIOS COMPUESTOS. Al filtrar la búsqueda, se despliega el listado de los servicios compuestos disponibles en sistema, desde donde se puede seleccionar los que se desea copiar. Para ello, se debe hacer clic en la línea del servicio compuesto y luego en el botón “MARCA Y DESMARCA” para seleccionar. Una vez que se han marcado todos los servicios compuestos que se desea copiar, se debe hacer clic en el botón “COPIAR SELECCIÓN”, acción tras la cual el sistema en un proceso interno, realizará la copia de los servicios compuestos indicados.

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Para realizar cambios en los servicios compuestos copiados, se debe ingresar a la opción “Modificar” a través de la ruta: TARIFAS – SERVICIOS – MODIFICAR.

2.2.7.- BLOQUEO/ACTIVACIÓN DE SERVICIOS EN FORMA MASIVA Esta opción se utiliza para activar o desactivar servicios ingresados en sistema, de forma masiva. La ruta de acceso a esta utilidad es: TARIFAS –SERVICIOS – BLOQUEO/ACTIVACION DE SERVICIOS. Al filtrar la búsqueda, se despliega el listado de los servicios disponibles en sistema, desde donde se puede seleccionar los que se desea activar y/o bloquear. Para ello, se debe hacer clic en la línea del servicio y luego en el botón “MARCA Y DESMARCA” para seleccionar. Una vez que se han marcado todos los servicios que se desea activar y/o bloquear, se debe hacer clic en el botón “PROCESA SELECCIÓN”, acción tras la cual el sistema en un proceso interno, realizará la activación y/o bloqueo de los servicios indicados.

2.2.8.- IMPRIMIR TARIFAS Esta opción es utilizada para tener un respaldo físico del ingreso de los servicios en sistema. La ruta de acceso es: TARIFAS – SERVICIOS – IMPRIMIR TARIFAS.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Al filtrar la búsqueda, se despliega el siguiente menú:

2.2.9.- ELIMINAR TARIFAS Esta opción es utilizada para eliminar servicios uno a uno. La ruta de acceso para esta utilidad es: TARIFAS – SERVICIOS – ELIMINAR TARIFAS.

2.2.10.- ELIMINAR SERVICIOS POR FECHA Esta función permite eliminar tarifas de forma masiva hasta una fecha determinada. Al igual que en el caso de las tarifas de hoteles, este proceso de realiza todos los años en el mes de Enero, eliminando las tarifas del año anterior. Esto con el fin de descargar el sistema pues el volumen de información es muy alto. La ruta de acceso es: TARIFAS – SERVICIOS – ELIMINAR SERVICIOS X FECHA

2.2.11.- ELIMINAR SERVICIOS EN FORMA MASIVA Esta función permite eliminar tarifas en forma masiva, dentro de un periodo determinado. A diferencia de la opción anterior, en ésta se puede seleccionar los servicios a eliminar uno a uno, para luego eliminar en el proceso sólo las tarifas seleccionadas. La ruta de acceso es: TARIFAS –SERVICIOS – ELIMINAR SERVICIOS EN FORMA MASIVA.

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2.3.- PACKAGES (PROGRAMAS) Un programa turístico es la combinación de una serie de servicios en un tiempo determinado y con un itinerario específico. Para ingresar esto en sistema, se utiliza la opción PACKAGES, cuya ruta es: TARIFAS – PACKAGES – INGRESAR. Luego de seleccionar la opción “ingresar” se desplegará el siguiente cuadro:

Para agregar un nuevo programa, se debe presionar el botón “AGREGAR” y completar los campos que solicita la grilla:

-

Código I/T: Corresponde al código de identificación del programa ingresado.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Una vez que se crea el mismo, este no puede ser modificado. Debe ingresarse de acuerdo al protocolo de codificación. -

Descripción Package: Nombre del programa. Si es un programa publicado en el Tarifario de ADSMUNDO, debe ingresarse el nombre publicado. Si es un programa especial, debe ingresarse de acuerdo al protocolo de ingreso.

-

Prov: Corresponde al campo en donde se indica el proveedor que entrega los servicios del programa. Si es un programa creado por ADSMUNDO, debe ingresarse la sigla ADS.

-

País: Se debe ingresar el nombre del país donde se generan los servicios.

-

Ciudad: Se debe ingresar el nombre de la ciudad donde se generan los servicios.

-

Nac: Esta celda, se utiliza en la ADSMUNDO Nacional/Internacional y Emisivo, por lo que no se debe completar.

-

Nota: Se debe ingresar los antecedentes necesarios para facilitar la venta.

-

T. Pack: Especifica el tipo de servicio. Es utilizado para efectos de aplicación de comisiones a los clientes.

-

TC: Esta celda, se utiliza en la ADSMUNDO Nacional/Internacional y Emisivo, por lo que no se debe completar.

-

Area: Se ingresa la empresa que utilizará el programa, de la misma forma que en servicios y hoteles, las opciones son: R – ADS Receptivo / S – SPT Receptivo / M – SPT Nacional / “ “ compartido.

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2.3.1.- AGREGAR HOTELES EN EL PACKAGE Para agregar un hotel relacionado con el programa, se debe hacer clic en botón “HOTELES”, acción tras la cual se despliega la una ventana. Para ingresar los datos de la hotelería, se debe hacer clic en el botón “AGREGAR”, acción tras la cual el sistema permite cargar los datos.

-

DESDE/HASTA: Se debe ingresar las fechas de vigencia de la tarifa.

-

Categ: Opción no utilizada por Receptivo. Se debe dejar en blanco esta celda.

-

Nac.: Opción no utilizada por Receptivo. Se debe dejar en blanco esta celda.

-

T/H: Corresponde al tipo de habitación del hotel. Se debe ingresar el código correspondiente (ver anexo Códigos de Tipo de Habitación).

-

T: Indica el tipo de tarifa (ver anexo “Códigos de Tipo de Tarifa”).

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2.3.2.- DETALLE HOTELES Identifica el o los hoteles que están relacionados con el programa. Se debe ingresar el código numérico correspondiente. Si el programa tiene una combinación de 2 o más hoteles, se deben ingresar en la misma línea, separados por un “/”.

En la columna MON se debe indicar el tipo de moneda que posee la tarifa. Las siguientes columnas, no son utilizadas por Receptivo, por lo que se deben dejar en blanco.

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2.3.3.- AGREGAR DETALLE EN EL PACKAGE Esta opción se utiliza para agregar el detalle de los servicios incluidos en el Package. Para ello se debe hacer clic en el botón “Detalle” del menú de Packages.

Luego de lo anterior, se despliega la siguiente ventana:

En la ventana, se debe ingresar los datos necesarios para asociar los servicios incluidos en el programa y en orden cronológico, de acuerdo al itinerario trazado. -

L: Indica la línea de servicio. Se debe ingresar un número correlativo, de acuerdo al orden en que se darán los servicios. Ej. Para el primer servicio se ingresa 1, para el segundo servicio, se ingresa 2 y así sucesivamente.

-

Código: Esta celda indica el tipo de servicio que se entregará. Se debe ingresar el código8 correspondiente.

-

Nombre: En esta celda, se debe especificar el servicio que se entrega, indicando el nombre del mismo. Cuando se trata de alojamiento solo debe ingresarse “NOCHE DE ALOJAMIENTO”, pues el sistema completa cada glosa con los códigos previamente ingresados.

-

Proveedor: Este campo indica el proveedor que presta el servicio detallado en la misma línea. Debe ingresarse el código correspondiente al proveedor que entregará el servicio.

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NOCHES: Esta celda se activa solo en las líneas donde se ingresó un servicio de alojamiento. Y es utilizada para indicar el número de noches de alojamiento en un hotel determinado.

Dentro del ingreso del detalle de los servicios asociados a un programa, es importante recalcar que se debe agregar una última línea de servicio denominada “DIFERENCIA DE PROGRAMA”. Esta se utiliza para cuadrar el precio de venta de los programas. El tipo de servicio que debe especificarse es “Servicio costos distintos” (SCD). El costo de esta línea lo asume ADSMUNDO, por lo que debe ingresarse con proveedor ADS.

2.3.4.- COSTOS DE SERVICIOS Esta opción muestra la lista de Hoteles y vigencias para poder ingresar los costos de acuerdo a lo que corresponda.

Figura 13: SELECCIONAR LINEA DE HOTEL Y VIGENCIA PARA INGRESAR COSTOS Es necesario ingresar los costos de servicios solo una vez cuando son los mismos, independiente del hotel o de la combinación de hoteles seleccionado. Al seleccionar una línea de vigencia dentro de la ventana de la figura 14, se despliega una nueva grilla, la cual se muestra en detalle en la página siguiente.

Figura 14: GRILLA DE INGRESO DE COSTOS POR SERVICIO Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Como se muestra en la figura15, el sistema despliega una nueva ventana, que permite ingresar los costos servicio por servicio.

-

NOMBRE: Esta columna despliega el listado de servicios que se ingresaron previamente en la opción “DETALLE”. -

T: Esta columna indica el tipo de tarifa. Se debe ingresar el código correspondiente.

-

TH: Esta celda se completa, cuando la línea de servicio corresponde a Hotelería y se utiliza para especificar el tipo de habitación que está asignada al programa. Se debe ingresar el código10 que corresponda.

Los valores de costo que corresponden a cada servicio se deben ingresar con el valor que corresponda a la cantidad de pasajeros y con el valor unitario. Es decir POR UN PASAJERO. Cuando los valores proporcionados por el proveedor, son específicamente en cualquiera de las bases, entonces se debe ingresar en las celdas que corresponda exclusivamente a la base de cotización. Por ejemplo un TRF APTO/HOTEL que cuesta $ 15.000 pesos para 1 o 2 pax, se debe ingresar $ 15.000 en base SGL y $ 7.500 en base DBL. Cuando se desconoce el detalle del costeo servicio por servicio, y se tiene solo el valor total del programa (Todos los servicios son proporcionados por el mismo proveedor), se debe ingresar en la primera línea, de acuerdo a la cantidad de pasajeros en la cual fue cotizado el programa. Para el caso del ingreso de Hotelería dentro de un programa, se debe ingresar el costo total de la estadía, por pasajero. -

% COMIS: Esta columna es utilizada cuando el proveedor indica que a la tarifa proporcionada, se le debe aplicar un porcentaje de comisión. Se debe ingresar el valor entregado por el proveedor.

-

% CARGO: Esta columna indica el Margen (Markup) de cada servicio del programa. A diferencia de la hotelería y los servicios, el ingreso de este porcentaje es estrictamente necesario para que el sistema refleje la utilidad que el programa posee. Si el tipo de cambio del dólar es el mismo en sistema, que el utilizado para calcular las ventas, entonces se debe ingresar el valor 32,5 en todas las líneas de servicio, excepto en la línea de “DIFERENCIA DE PROGRAMA”, pues esta no genera utilidad a la empresa.

En la línea de “DIFERENCIA DE PROGRAMA” no se debe completar ningún campo, hasta que se desee cuadrar el valor de venta del programa.

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2.3.5.- CUADRAR VALOR VENTA Para cuadrar el valor de venta que se desea asignar al programa ingresado, se debe salir de la ventana de costeo, en donde aparecerá la misma ventana para ingresar a ella, como se muestra en la siguiente figura.

Al hacer click en el botón “P.VENTA” aparece la siguiente ventana:

Como se muestra en la figura, el sistema arroja el valor de venta del programa por pasajero. En base a que el porcentaje de Markup aplicado, arroja resultados considerando decimales, es que se debe realizar un cálculo manual, de la siguiente manera:

Al obtener esta diferencia, se debe reingresar a la ventana de costeo. Una vez allí, se debe ingresar el valor correspondiente a la columna de base por pasajero en la línea de “DIFERENCIA DE PROGRAMA”.

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2.3.6.- MODIFICAR PROGRAMA Para modificar un programa, se debe seguir la siguiente ruta de acceso: TARIFAS – PACKAGES – MODIFICAR

Al ingresar a esta opción aparecerá la siguiente ventana:

Al filtrar la búsqueda, de acuerdo a los parámetros ingresados, el sistema despliega una lista de los programas disponibles, donde se puede seleccionar el que se desea modificar.

2.3.7.- CONSULTAR PROGRAMA Esta opción permite ver los costos y el valor venta de los programas ingresados en sistema. Para filtrar la búsqueda, se despliega la siguiente ventana:

Al seleccionar los criterios de búsqueda requeridos, se despliega un listado de los programas disponibles en sistema.

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2.3.8.- COPIAR PROGRAMA Para copiar un programa se debe ingresar a la opción MODIFICAR, filtrar la búsqueda, de acuerdo a los requerimientos de copia. Luego de ello, se debe seleccionar con el mouse el código del Package ingresado, presionar “Ctrl+C” en el teclado y cerrar la ventana. Luego acceder a la ruta TARIFAS – PACKAGES – COPIAR PACKAGE, donde se despliega la siguiente ventana:

En ella, se debe ingresar un nuevo código de Package para que el sistema genere en forma interna la copia. Para guardar los cambios de copia, el sistema necesita que se cierre la sesión y se vuelva a reingresar. Para modificar el programa copiado, se debe acceder por la modalidad de MODIFICAR.

2.3.9.- ELIMINAR PROGRAMA Para eliminar un programa ingresado, se debe seleccionar de la lista disponible, el que se desea eliminar, y luego presionar el botón “ELIMINAR” disponible en el menú de Packages.

2.3.10.- SALIR DE PACKAGES Para salir de Packages, se debe presionar el botón “SALIR”. Esta acción guarda los cambios realizados en Packages.

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2.4.- TKT AEREO 2.4.1.- INGRESO DE TKTS La ruta de acceso para ingresar es: TARIFAS – TKT AEREOS – INGRESAR. Al ingresar, se despliega la siguiente ventana:

1. RUTA: Corresponde a la ruta del viaje. Debe ingresarse la ruta completa y no sólo el Origen y el Destino. 2. L.A: Corresponde a la Línea Aérea. Se debe ingresar el código correspondiente. 3. PAIS: Se refiere al país de DESTINO del vuelo. 4. CIUDAD: Se refiere a la ciudad de DESTINO del vuelo. 5. COPIA LINEA: Sirve para copiar una tarifa determinada dentro de la misma ruta manteniendo todos los datos excepto estado y memo. El estado queda inactivo hasta la modificación y activación y el memo debe ser ingresado de acuerdo a las condiciones de la nueva tarifa. 6. GRABAR: Guarda los cambios realizados. 7. CANCELAR: Cancela la operación. 8. E: Indica el estado de la tarifa. (A) ACTIVA; (N) INACTIVA. 9. DESDE/HASTA: Indica la vigencia de la tarifa. 10. D: Empresa que debe ver la tarifa. Como se está trabajando en el área de Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Receptivo, se debe ingresar una R. 11. M: Moneda en que está expresada la tarifa. 12. CLASE: Letra que identifica la clase del ticket aéreo. Este dato es entregado por la línea aérea de la reserva, en el PRINT de reserva. 13. FACIAL: Valor de publicación del ticket aéreo de acuerdo a la clase asignada. Se debe ingresar el costo entregado por el proveedor. 14. NETO: Costo de la tarifa para la empresa. Se debe ingresar el mismo valor que se ingresó en la celda de Facial. 15. %OVER: Porcentaje de sobre-comisión para automáticamente por el sistema.

la empresa. Es calculado

16. T.OVER: Ídem al ítem anterior, expresado en la moneda en que se ingresó la tarifa. 17. %CHD: Porcentaje del TKT que paga el niño. 18. C: En esta celda se debe ingresar F (Facial) o N (Neto), con el fin de definir sobre qué valores se aplica la tarifa de niño, para que el sistema realice el cálculo automático. 19. %INF: Porcentaje del TKT que paga el infante (bebé). 20. I: En esta celda se debe ingresar F (Facial) o N (Neto), con el fin de definir sobre qué valores se calcula la tarifa de infante. 21. %P.V.: Margen aplicable al TKT aéreo. Corresponde al 20%. 22. F_BASIS (FARE BASIS): Nomenclatura e la clase del ticket aéreo, relacionada con el tipo de tarifa aplicable a ésta. Se debe indicar el nombre del proveedor. 23. NOTAS: Notas necesarias para facilitar la venta del TKT aéreo.

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2.4.2.- ACTIVAR TARIFA DE TKT AEREO Para activar un ingreso de TKT aéreo, se debe seguir la ruta: TARIFAS – TKT AEREO – ACTIVAR Y DESACTIVAR TARIFAS. En esta ruta, se despliega el motor de búsqueda de TKT aéreos. Una vez ingresados los criterios de búsqueda, se selecciona la ruta a modificar y se despliega la siguiente ventana:

En ella, se pueden modificar los estados de las tarifas y las notas.

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CAPÍTULO 3: ADSONLINE 3.1.- CARGA DE SERVICIOS De acuerdo al resumen proporcionado por el Supervisor de Tarifas, los servicios deben ser cargados para ADS-ONLINE, con el siguiente procedimiento: Ruta: OTROS – SELECCIONAR TARIFAS PARA WEB – SERVICIOS –TRASPASAR A WEB.

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3.2.- TRADUCCION DE SERVICIOS RUTA: OTROS – TRADUCIR PARA WEB – SERVICIOS

En idioma “español” las notas se copian automáticamente. Dependiendo del contenido, estas pueden modificarse en el cuadro blanco que permite hacer modificaciones y que contiene las notas que finalmente se visualizarán por la Web. Para traducir al inglés, se debe escoger este idioma en el combo de opciones que se despliega en “Idioma”. Al seleccionar esto, se despliega la información de los servicios seleccionados para la Web, con la opción para modificar el nombre y las notas añadidas, datos que deben ser ingresados en Inglés.

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3.3.- CARGA DE PROGRAMAS RUTA: OTROS – SELECCIONAR TARIFAS PARA WEB TRASPASO WEB

– PACKAGES Y TARIFAS –

3.4.- TRADUCCION DE PROGRAMAS RUTA: OTROS – TRADUCIR PARA WEB – PACKAGES

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CAPÍTULO 4: OTROS PROCEDIMIENTOS 4.1.- TIPO DE CAMBIO EN SISTEMA Debido a la fluctuación que el dólar experimenta regularmente, se ha incluido esta utilidad en sistema, que permite ingresar un tipo de cambio semanal y que rige a todos los servicios que se entregan durante los 7 días en que rige un determinado tipo de cambio. El valor asignado a cada semana, es una información proporcionada por la Gerencia de la empresa y éste debe ser modificado en sistema todos los lunes a primera hora. La ruta de acceso es: TABLAS – TIPO DE CAMBIO/RECEPTIVO/CONTABLE Se debe modificar el Tipo de Cambio Receptivo contable, como se muestra en la siguiente figura:

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Además se debe modificar en la opción MANTENEDOR TIPO DE CAMBIO, como se muestra en la figura.

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CAPÍTULO 5: ANEXOS 5.1.- PROCESO TRAINEE Estimado (a): A partir de hoy, comienzas un nuevo desafío. Formas parte de uno de los equipos fundamentales para el funcionamiento de esta Empresa: el área de Tarifas. Tu principal labor es mantener el sistema utilizado, con la información actualizada y clara. Esto es crucial para el apoyo en la gestión de otros departamentos que trabajan directamente en el rubro de ADSMUNDO Turismo Receptivo, que es la venta masiva de servicios turísticos en Chile. Hemos elaborado este documento, para que te guíes durante el período de entrenamiento en el que te encuentras. De todas maneras, si hay dudas cuya respuesta no encuentras en este manual, debes consultar al Supervisor de Tarifas, quien es tu jefe directo, o a tu compañero(a) que también es Analista y quienes estarán dispuestos a ayudar en lo que sea necesario. Es importante que sepas que somos un equipo de trabajo, por lo que tanto los errores como los aciertos se asumen en conjunto. Si tienes ideas innovadoras que tú crees que pudieran permitir una mejora en nuestra gestión, no dudes en comunicarla al Supervisor de Tarifas. Bienvenido a ADSMUNDO Turismo Receptivo | Área Tarifas |

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5.2.- NOCIONES BASICAS Y CONDICIONES GENERALES Para situarte en la empresa, esta es un Tour Operador. Nuestra empresa se encarga de vender servicios turísticos en forma masiva, por lo que sus clientes directos son todas las Agencias de Viajes en el extranjero que ofrecen a Chile como un destino para sus pasajeros finales. -

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ADSMUNDO, utiliza un software computacional denominado SOPTUR, como herramienta de apoyo a la gestión de sus trabajadores. En el área de tarifas es fundamental, pues todos los ingresos se realizan en este sistema. De acuerdo a tu perfil de Cargo, están predeterminadas las responsabilidades que posees. A su vez, estas se ven reflejadas en el sistema, denegando el acceso a las opciones que no se adecúan a tu descripción de Cargos. Durante el proceso de entrenamiento, TODOS los ingresos que realices, debes dejarlos inactivos en sistema y notificar al Supervisor de Tarifas para que proceda a la revisión de los mismos. Una vez que la revisión esté correcta y el ingreso esté sin errores, se pueden activar los servicios en el sistema. El Supervisor de Tarifas es quien evaluará tu desempeño y acorde a ello, te autorizará posteriormente a ingresar y activar de inmediato los servicios. Como primera tarea dentro del área, debes leer el manual de Procedimientos adjunto e ir revisando las opciones descritas, en el Sistema. Si aún no tienes tu clave de acceso, el Supervisor de Tarifas te facilitará una, momentáneamente. Al finalizar la lectura, comenzarás con algunos ingresos de prueba. “La práctica hace al maestro”, así es que no te desanimes si cometes errores. ¡¡¡Sólo continúa practicando!!!

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5.3.- PROTOCOLO DE INGRESO 5.3.1.- SERVICIOS Para el ingreso de servicios, se ha establecido el siguiente protocolo en forma general para la glosa del servicio: -

Tipo de servicio: Privado o Seat In Bus (SIB). Origen: Lugar donde comienza el servicio Duración: Tiempo de duración del servicio Destino: Lugar donde finaliza el servicio Idioma: Guía idioma del servicio

El formato general para servicios de tarifario, es: -

SEAT IN BUS: (SIB) + SERVICIO + DURACIÓN + ORIGEN / DESTINO + IDIOMA PRIVADO: SERVICIO + DURACIÓN + ORIGEN / DESTINO + IDIOMA

Para el ingreso de servicios correspondiente. Ejemplos:

especiales,

se

incluirá

el

número

de

FF

(SIB) TRANSFER AEROPUERTO SCL / HOTEL SCL GUIA ESPAÑOL FF 441051 TRANSFER AEROPUERTO SCL / HOTEL SCL GUIA ESPAÑOL FF 441051 Para el código de servicios de Tarifario: (propuesta) SIGLA SERVICIO + IDIOMA + TIPO SERVICIO + CIUDAD Ejemplo: EXCINGPRISCL (FILTRARÍA A TODOS LAS EXCURSIONES PRIVADAS EN SANTIAGO CON GUÍA INGLES) Para el código de servicios Especiales: (propuesta) CODIGO EJECUTIVA + SIGLA SERVICIO + TIPO SERVICIO + CIUDAD Ejemplo: CAAEXCSIBSCL (FILTRARÍA TODAS LAS EXCURSIONES SIB EN SANTIAGO, SOLICITADAS POR CLAUDIA AVALOS).

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5.3.2.- PACKAGES Para el ingreso de Packages, el protocolo general es el siguiente. PROGRAMAS ADS Formato general glosa: NOMBRE DEL PROGRAMA PUBLICADO + IDIOMA + AÑO DE VIGENCIA Formato general código: CODIGO TARIFARIO + AÑO Ejemplos: Glosa: MARAVILLAS DE ATACAMA GUIA INGLES 2010 Código: PT0300CJC 2010 PROGRAMAS TODO INCLUIDO (PTI) Formato general: NOMBRE DEL PROGRAMA PUBLICADO + AÑO DE VIGENCIA Formato general código: CODIGO TARIFARIO + NUMERO DE NOCHES + AÑO Ejemplos: Glosa: EXPLORA PATAGONIA 4 NOCHES 2010 Código: PL1200PUQ 4N 2010 PROGRAMAS ESPECIALES Formato general Glosa: PROGRAMA ESPECIAL + DESTINO + NOMBRE PAX Y/O # DE FILE Formato general código: CODIGO EJECUTIVA + CIUDAD + # FF Ejemplos: Glosa: PROGRAMA ESPECIAL TORRES DEL PAINE FF 441081 Código: CCASCL441081

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5.4.- PROTOCOLO DE SOLICITUD DE INGRESO DE TARIFAS ESPECIALES 5.4.1.- DIAGRAMA DEL PROCESO

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5.4.2.- DESCRIPCIÓN DE PROCOLO DE SOLICITUD DE INGRESO DE TARIFAS ESPECIALES Se entiende como tarifas especiales o servicios especiales a aquellos servicios que no se encuentren publicados en campañas ni tarifarios ADSMUNDO Turismo Receptivo. También se refiere a aquellos servicios que no se encuentran valorizados en tarifarios enviados por proveedores, por lo que requieren de una cotización directa solicitada por el Ejecutivo de Venta, y posterior confirmación de los servicios emitida por el Proveedor. Una vez el Ejecutivo de Venta ha recibido conforme una cotización oficial del servicio requerido, éste, solicitará el ingreso en SOPTUR al Área de Tarifas, como Tarifa Especial. La solicitud de ingreso enviada al Analista de Tarifas debe cumplir con lo siguiente: •

Toda solicitud siempre debe enviarse por escrito, formato e-mail, con copia a todos los integrantes del área (Analistas y Supervisor de Tarifas).

•

Toda solicitud debe acompañarse de la confirmación oficial del proveedor, ya sea, como archivo adjunto, o bien, como reenvío del mail de la confirmación enviada por el proveedor. Si la solicitud no presenta esta documentación, el Analista de Tarifas, enviará observaciones al Ejecutivo y no realizará el ingreso, hasta no contar con toda la documentación necesaria.

•

Mail de solicitud del ejecutivo: En ASUNTO: Debe indicar sólo NUMERO DE FILE. En el cuerpo del correo: Debe indicar claramente, descripción del servicio, cantidad de pasajeros y formato de acuerdo a estándares ADSMUNDO Turismo Receptivo. Fechas de vigencia del servicio, con el formato DD/MM/AAAA Debe especificar claramente el PROVEEDOR y la CIUDAD en la que se entregarán los servicios.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda. Una vez que el Analista de Tarifas coteja la información, dará paso a la creación del nuevo servicio en SOPTUR, siguiendo las indicaciones del Ejecutivo indicadas en el email de solicitud. La respuesta del Analista de Tarifas con la ruta en SOPTUR y confirmación del ingreso del servicio, no deberá exceder las 4 horas hábiles posteriores a la recepción del mail de solicitud de ingreso (sin observaciones). Toda respuesta emitida por el Analista de Tarifas, debe ser enviada con copia al Supervisor de Tarifas y Programación para posteriormente, ser ingresada a la Planilla de Ingreso de Tarifas Especiales, documento que es la base para obtener uno de los 2 índices ISO emitidos mensualmente por el Área de Tarifas.

Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

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Manual de Tarifas ADSMUNDO Turismo Receptivo Ltda.

CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES

FECHA 02/01/2008

Nº MOTIVO MODIFICACION VERSION 00 FORMATO ORIGINAL

01/06/2010

01

RESPONSABLE SUBGERENTE PRODUCTOS DIGITADORA

REESTRUCTURACION AREA TARIFAS SE AGREGA IMAGEN DEL INFORME DE INGRESOS ESPECIALES. SE MODIFICA NOMBRE DEL GERENTE DOCUMENTO, PARA PRODUCTOS AJUSTARLO AL NOMBRE ORIGINAL.

29/07/2010

02

17/05/2011

03

SE MODIFICA CONCEPTO DE SUBGERENTE DIVISION TURISMO OPERACIONES RECEPTIVO A ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO

14/05/2012

04

SE AGREGA PROTOCOLO SOLICITUD DE INGRESO TARIFAS ESPECIALES

05/07/2013

05

SE ACTUALIZAN CARGOS DE SUPERVISOR DE ANALISTAS Y SUPERVISOR TARIFAS TARIFAS SE AGREGA INGRESO DE SERVICIOS HOMOLOGADOS.

Número de versión: 05 Fecha de revisión: 14 de Junio de 2013 Revisado por: Supervisor de Tarifas. Aprobado por: Gerente de Producto.

DE

DE

DE JEFE DE TARIFAS Y DE PROGRAMACION

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