Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Ayuntamiento de Barcelona a través del Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC).

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Control de documento Información general Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Ayuntamiento de Barcelona.

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1.0

12/03/2014

IMI

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2.0

14/01/2015

IMI

3.0

15/12/2015

IMI

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Versión Ayuntamientos y organismos Versión PMEC

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Índice 1. Introducción

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2. Servicio PIMEFACTURA

5

2.1 Alta PIMEFACTURA

5

2.2 Acceder a PIMEFACTURA

7

2.3 Crear facturas

8

2.4 Seguimiento de las facturas

12

3. Presentación manual de facturas a e.FACT

14

3.1 Instalar la aplicación Facturae

15

3.2 Generar Factura Electrónica – Aplicación Facturae

18

3.2.1 Iniciar Aplicación

18

3.2.2 Generar Factura

20

3.2.3 Firmar la Factura

35

3.2.4 Exportar factura – Fichero XML

36

3.3 Otras aplicaciones para crear Facturas Electrónicas

38

3.3.1 Soluciones gratuitas

38

3.3.2 Servicios avanzados de facturación electrónica (con coste)

38

3.4 Entrega de Factura Electrònica - e.FACT

39

3.4.1 Acceso al buzón

39

3.4.2 Envio de facturas

39

3.4.3 Consulta de estados

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1. Introducción La facturación electrónica consiste en la tramitación de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, que tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. La gestión electrónica de las facturas genera grandes ventajas como el ahorro de costes derivados de la supresión del papel y el envío postal, o la mejora de la eficiencia en la gestión que supone la posibilidad de integración con ERPs, el obtención de información en tiempo real, la reducción del tiempo de gestión o el mayor control de acciones erróneas, entre otros. El Ayuntamiento de Barcelona tiene como objetivo fomentar el envío de facturas electrónicas de sus proveedores. Este documento es un manual donde se describen los procesos e información concreta y relevante que los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos necesitan para la generación de las facturas electrónicas y envío de estas el Ayuntamiento y sus organismos, y también al resto de administraciones públicas. Los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos y también de las diferentes AAPP tienen a su disposición la solución gratuita PIMEFACTURA, desarrollada y mantenida por PIMEC, patronal de la pequeña y mediana empresa de Cataluña. Esta solución 100% web, permite crear las facturas en el formato facturae 3.2 (formato requerido para las administraciones públicas de toda España). Una vez creada la factura, PIMEFACTURA la firma (concepto de firma delegada) y la envía al Punto general de entrada de facturas electrónicas de las administraciones públicas que corresponde. En el caso del Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, las facturas se envían al portal AOCeFACT, gestionado por el Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC). PIMEFACTURA también ofrece al proveedor información del estado de las facturas enviadas. Para hacer uso de esta aplicación, no es necesario instalar ningún programa informático, ni es necesario disponer de certificado digital. Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar, firmar y enviar las facturas electrónicas tanto en el Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, como al resto de administraciones públicas del estado Español. Toda la información sobre el modelo facturae e información relacionada a las Webs: • http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx • http://web.aoc.cat/suport/efact-empreses/

Existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato requerido:

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En el siguiente enlace encontrará información de soluciones gratuitas y avanzadas: • https://web.aoc.cat/suport/knowledge-base/com-podem-crear-e-

factures/?dms3override=28

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2. Servicio PIMEFACTURA 2.1 Alta PIMEFACTURA Para darse de alta en la aplicación PIMEFACTURA hay que ir a la página web https://consola.pimefactura.com/register/bcn

Cumplimentar los datos del formulario de registro, aceptar las condiciones y pulsar el botón SOLICITAR ALTA

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El mail recibido contiene un enlace de confirmación que abre la siguiente pantalla

Cumplimentar los datos de este formulario y pulsar el botón SOLICITAR ALTA El proceso de alta finaliza con la recepción de un mail de bienvenida al servicio de facturación PIMEFACTURA

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2.2 Acceder a PIMEFACTURA Para acceder a PIMEFACTURA ha de abrir un navegador de Internet y ir a: https://consola.pimefactura.com/login/bcn

Identifíquese con el NIF o nombre de usuario (si se lo ha cambiado) y el password indicado en el proceso de alta i pulsar el botón INICIAR SESIÓN A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación.

Opciones de menú: • • •

•

MIS FACTURAS: muestra la lista de las facturas creadas, y es el punto de entrada para crear nuevas facturas MIS PDF: este punto de menú accede a un servicio de creación de facturas a partir de facturas originales en formato PDF CLIENTES: muestra la lista de clientes. Los clientes Ayuntamiento de Barcelona y empresas vinculadas están ya creado, pero también puede crear otras administraciones públicas alas que deba facturar Perfil de usuario: permite entre otras funcionalidades, cambiar los datos de facturación del usuario emisor, el usuario para acceder al servicio y el password.

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2.3 Crear FACTURAS Desde el menú MIS FACTURAS Se ha de hacer clic sobre la barra azul donde dice HAZ CLIC AQUÍ PARA NUEVAS FACTURAS y se muestran las tres diferentes modalidades.

Selecciona la opción "Servicio de creación de facturae"

A continuación se muestra la pantalla "formulario" donde se informará de los datos de la factura que se quiere crear. El formulario de entrada está estructurado en 5 bloques y una vista simulada de la factura, para facilitar el trabajo de creación de la factura al usuario. •

Bloque 1: Datos Generales

•

Bloque 2: Pago

•

Bloque 3: Líneas de detalle

•

Bloque 4: Observaciones

•

Bloque 5: DIR3

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Bloque 1: Datos Generales

Campo tipo: Normal o Rectificativa. Campo cliente: Se selecciona de la lista de clientes Serie / Núm: Estos dos campos son de texto libre. El campo serie de la factura es opcional. Fecha Factura: Se informará la fecha de la factura. Período de facturación: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Fecha de inicio y Fecha final. Estos dos campos, solamente se informarán si el objeto de la factura lo requiere, por ejemplo un alquiler mensual, o un seguro anual, etc ... Referencias (Expediente / Contrato / Pedido): marca esta opción, se muestran los campos Expediente, Contrato y Pedido, que hacen referencia a los campos: "FileReference" "ReceiverContractReference" "ReceiverTransactionReference

Bloque 3: Pago Forma de pago: A seleccionar de la lista de las formas de pago admitidas.

Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura.

IBAN: Este campo sólo se indicará si has seleccionado forma de pago transferencia. (informar con mayúsculas y sin espacios ni guiones). Si en la ficha de usuario se ha informado el IBAN, saldrá por defecto.

Swift / BIC: Opcional, solo es necesario para transferencias a entidades financieras extranjeras

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Anticipo: Marcando esta opción, se muestran los campos Fecha y Importe del anticipo. (estos dos campos, solamente se informarán si ha habido un cobro anticipado, contra esta factura Bloque 3: Líneas de detalle Concepto: Texto libre con el concepto de facturación (NO INFORMAR LÍNEAS DE DETALLE SIN CANTIDAD NI PRECIO)

Cantidad: Cantidad de bienes o servicios facturados (hasta dos decimales)

Unidades: A seleccionar de la lista

Precio Unitario: Precio unitario expresado en euros (hasta 6 decimales)

Imp. Repercutido: A seleccionar de la lista del impuestos disponibles a aplicar y el porcentaje que corresponde. (en caso necesario, el porcentaje se puede modificar directamente sobre el porcentaje elegido)

Imp. Retenido: Exclusivo para el IRPF. A seleccionar de la lista el porcentajes.

Albarán: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Número y Fecha de albarán. Esta información se puede cambiar para cada línea añadida.

Al hacer clic en el botón Añadir, se registra la línea y se limpian los campos para repetir la operación tantas veces como líneas tenga la factura

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Bloc 4: Observaciones

Observaciones: Texto libre para cualquier tipo de explicación que deba ir en la factura. Esta información no es a nivel de línea, es a nivel de factura.

Bloque 5: DIR3

Marcar la combinación de DIR3 que corresponda, entre las disponibles en la ficha del cliente

Generar y enviar la factura

• •

Per finalizar el proceso: Adjuntar (opcional) un archivo de tipo PDF o Excel (botón “Adjuntar documento“) Generar y enviar la factura (botón “Generar y enviar facturae“)

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En este momento, el servicio PIMEFACTURA genera la factura en formato XM-facturae, la firma y la envía al Punto General de entrada indicado en la ficha del cliente.

2.4 Seguimiento de las FACTURAS La pantalla "MIS FACTURAS", es el punto de partida para el seguimiento de todas las facturas enviadas. Desde esta pantalla podemos gestionar todas las facturas enviadas.

Hay que ir mirando el estado de las facturas enviadas. El estado de las facturas, no depende de PIMEFACTURA, sino que se actualiza de forma automática en función del estado de la factura que devuelven los Puntos Generales de entrada de facturas donde se han enviado las mismas. Especial atención a las facturas en estado "RECHAZADA". El resto, han sido "temporales", hasta llegar al estado final "PAGADA". ATENCIÓN: las facturas en estado "RECHAZADA" requieren de una atención especial. En los siguientes puntos "Acción más información" y "Acción editar factura" explicamos cómo encontrar el motivo del rechazo, modificar y volver a generar y enviar una factura rechazada.

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•

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Acción más información: Haciendo clic sobre el número de la factura, en la lista de MIS FACTURAS, accedemos a esta pantalla.

Esta pantalla muestra información detallada sobre los diferentes estados por donde ha pasado la factura, y en el caso de estar la factura en estado "RECHAZADA", muestra el motivo de rechazo. •

Acción editar factura: Haciendo clic sobre el icono situado a la derecha de lista de las facturas, volvemos a la pantalla donde hemos creado la factura. Esta acción, permite editar las facturas que nos han sido RECHAZADAS, corregir el motivo del rechazo y volver a Generar y enviar la factura.

•

Acción Aplicar filtros: En el pie de la lista de MIS FACTURAS, tenemos la posibilidad de aplicar filtros por los diferentes campos que hay en la lista. Solo hay que escribir un valor, por ejemplo un estado, o un NIF, y hacer clic sobre el botón FILTRAR. Las facturas que quedan listadas en pantalla una vez aplicado el filtro, se pueden Exportar a Excel.

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3. Presentación manual de facturas a eFACT Para llevar a cabo este proceso, los emisores deben disponer de: • •

Programa que permita generar facturas en formato XML Firma electrónica

Los pasos que hay que seguir son:

Los proveedores de las diferentes AP tienen a su disposición la aplicación gratuita 'Facturae', desarrollada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, que permite la gestión de la facturación electrónica dirigida a las administraciones. Sin embargo, existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato que se requiere. Una vez creado el fichero XML, es indispensable firmar electrónicamente el documento. Este proceso se puede hacer mediante el programa 'Facturae', que ya incorpora esta funcionalidad, o a través de otras aplicaciones. Finalmente, el fichero o ficheros se entregan mediante el buzón de entrega del Ayuntamiento de Barcelona, que es un portal web personalizado de libre acceso que dispone el Consorcio de Administración Abierta de Cataluña y que permite a los proveedores del Ayuntamiento de Barcelona el envío de facturas y anexos dirigidos a este. Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar y firmar facturas mediante la aplicación 'Facturae' y de entregarlas a través del buzón 'e.FACT' al Ayuntamiento de Barcelona. Se pueden obtener todos los detalles técnicos de ambas aplicaciones a través de las webs: http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=1

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3.1 Instalar la aplicación Facturae Para descargar la aplicación Facturae se debe acceder a la página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx A continuación, se debe seleccionar el archivo de descarga del programa correspondiente al sistema operativo del equipo ('Linux'(1), 'MacOS'(2) o 'Windows'(3))

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Figura 1: Página web de descarga de la aplicación Facturae

Seguidamente aparece el icono distintivo que indica el inicio de la instalación de la aplicación.

Figura 2: Icono de inicio de instalación

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A continuación, se abre una ventana donde se muestra el acuerdo de licencia que hará falta leer y aceptar como requisito necesario para proseguir con la instalación.

Figura 3: Ventana acuerdo de licencia

Al pulsar el botón 'Acepto', se abre la ventana de selección de componentes donde se indica el espacio que ocupará en el disco. Hay que pulsar el botón 'Siguiente' para continuar.

Figura 4: Ventana de selección de componentes

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A continuación, una ventana muestra el directorio de destino donde se guardará la instalación del programa. Por defecto, se instalará en el directorio 'C:\Facturae-3.0'. Si se desea instalar en otro directorio, hay que pulsar el botón 'Examinar...' y seleccionar la carpeta de destino. Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Instalar' para iniciar el proceso.

Figura 5: Ventana de lugar de instalación

Si el proceso se ha realizado con éxito, se muestra un mensaje que lo indica. Entonces se puede cerrar la ventana pulsando el botón 'Cerrar'. En el escritorio aparecerá el icono con el logotipo distintivo de Facturae que servirá para acceder a la aplicación.

Figura 6: Icono de acceso a Facturae

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3.2 Generar factura electrónica - Aplicación Facturae 3.2.1 Iniciar aplicación Para acceder a la aplicación Facturae hay que pulsar dos veces sobre el icono de acceso directo a la aplicación situado en el escritorio.

Figura 7: Icono de acceso a Facturae

La primera vez que se accede se debe seleccionar el idioma de presentación y pulsar 'Continuar'.

Figura 8: Ventana de selección de idioma

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A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación.

Figura 9: Pantalla principal Facturae

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3.2.2 Generar factura La versión del formato de factura tendrá que ser la '3.2'. Se tiene que seleccionar esta opción en el desplegable situado a la derecha del botón 'Generar factura'. A continuación hay que pulsar el botón.

Figura 10: Ventana principal Facturae - Selección de la versión del formato

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El sistema muestra la ventana de generación de factura. Los campos marcados con un asterisco (*) son de cumplimentación obligatoria.

Figura 11: Ventana de generación de factura

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Datos generales de la factura En esta área de datos se deben introducir los datos globales de la factura como, por ejemplo, la fecha de expedición de la factura y los datos relativos al lugar y periodo de facturación. El sistema asigna de manera automática un identificador único o 'número de factura' a la factura que se está generando.

Figura 12: Área de datos generales factura

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Emisor Esta área de datos está destinada a la información relativa al emisor de la factura. Para crear un nuevo emisor, primero se tiene que seleccionar el tipo de sujeto: • •

Persona jurídica Persona física

A continuación, hay que pulsar el botón

.

Figura 13: Área de datos emisor

Seguidamente se activará el botón de guardar un valor en el campo 'Identificador'.

y se asignará de manera automática

Selecciona el tipo de residencia del emisor: • • •

Extranjero Residente Residente en la UE

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En la pestaña 'General' se deben rellenar los campos: • • •

Id. fiscal: Número de identificación fiscal del emisor Razón social: Nombre de la razón social del emisor Nombre comercial: Nombre comercial del emisor

Figura 14: Pestaña datos generales emisor

En la pestaña 'Dirección' hay que introducir de manera obligatoria los datos sobre la dirección del emisor. En las pestañas 'Registro' y 'Contacto' se puede completar la información según convenga. Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón

para guardar los datos.

Figura 15: Pestaña dirección del emisor MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx

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Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde. Asimismo, el emisor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del campo 'Emisor'.

Figura 16: Datos emisor

Receptor En esta área de datos se debe completar la información referente al receptor, en este caso, el Ayuntamiento de Barcelona o el organismo que corresponda. Para crear el receptor se debe seleccionar el tipo de sujeto 'Persona jurídica', el tipo de residencia 'Residente' y pulsar el botón mensaje:

y a continuación os presenta el siguiente

Figura 17: Datos Receptor

Nos da la opción de crear un receptor dado de alta en la plataforma FACe (Punto General de entrada de facturas electrónicas). Pulsar y continuar. La tramitación del Ayuntamiento de Barcelona es a través del eFACT del Consorci de l’Administració Oberta de Catalunya. MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx

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En la pestaña 'General' hay que introducir: • •

Id. fiscal: Número de identificación fiscal del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Razón social: Razón social del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona)

Figura 18: Pestaña de datos generales del receptor

En la pestaña 'Dirección' se debe introducir: • • • • • • •

Dirección: Dirección del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Código postal: C ó d i g o postal del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Población: Población del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona) Provincia: Barcelona País: España

Figura 19: Pestaña de dirección del receptor MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx

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Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona Id. Fiscal P0801900B

Razón Social Ajuntament de Barcelona

Institut Municipal d’Educació de Barcelona Institut Municipal d´Hisenda de P5801911H Barcelona Institut Municipal de Cultura de P5890006I Barcelona Institut Municipal d' Urbanisme de P5801910J Barcelona Institut Municipal de Mercats de P5801916G Barcelona Institut Municipal de Persones amb P5801909B Discapacitats P5890001J

Institut Municipal de Paisatge Urbà i Qualitat de Vida Institut Municipal de Serveis P0800234G Socials Agència Local de l'energia de P0800115H Barcelona P5890051E

Código Postal

Población

Plaça Sant Jaume, 1

08002

Barcelona

Plaça Espanya, 5

08014

Barcelona

Av. del Litoral, 30

08005

Barcelona

La Rambla, 99

08002

Barcelona

Bolívia, 105

08018

Barcelona

Av. Icària, 145147

08005

Barcelona

València, 344

08009

Barcelona

Av Drassanes, 68

08001

Barcelona

València, 344

08009

Barcelona

08012

Barcelona

08038

Barcelona

08930

Sant Adrià de Besòs

08002

Barcelona

08003

Barcelona

08003

Barcelona

08018

Barcelona

08014

Barcelona

Dirección

Torrent de l'olla, 218-220 Av. de L'Estadi, Q0801296E Institut Barcelona Esports 40 Edifici Besós, C/Olímpic, s/n. P5890053A Consorci del Besòs pl.2, 2 Consorci de Biblioteques de La Rambla, 88, P0800083H Barcelona 3er Passeig Q0801897J Museu de les Ciències Naturals Picasso,s/n G66008897 Fundació Museu Picasso Montcada,15 Av. Diagonal, P5801908D Institut Municipal d'Informàtica 220 P5801914B Institut Municipal de Parcs i Jardins Tarragona, 173

A continuación hay que indicar el centro administrativo pulsando el botón sistema abre la siguiente ventana:

, y el

Figura 20: Ventana de centro administrativo

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Al pulsar el botón se accede al formulario de introducción de datos para la creación de un nuevo centro administrativo. En esta ventana habrá que rellenar los campos: •

Código: código del centro administrativo del Ayuntamiento u organismo (ver NOTA2: Centros Administrativos y Código DIR3 válidos para el Ayuntamiento de Barcelona y organismos)

• •

Rol: Receptor Descripción y nombre: Nombre del centro administrativo (ver NOTA2: Centros Administrativos válidos para el Ayuntamiento de Barcelona y organismos)

En la pestaña 'Dirección' se debe introducir la información relativa a la dirección del centro administrativo destinatario de facturas. (ver NOTA2: Centros Administrativos válidos para el Ayuntamiento de Barcelona y organismos)

Los datos de la pestaña 'Contacto' son de cumplimentación opcional.

Figura 21: Formulario centro administrativo

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NOTA2: DIR 3 o Centros Administrativos (C.A) válidos para el Ayuntamiento de Barcelona y organismos Sociedad

DIR3 / Codigo

Nombre Centros Administrativos

Dirección

Ajuntament de Barcelona

LA0007014

Gerència de Recursos

Plaça Sant Miquel , 3-5

08002

Ajuntament de Barcelona

LA0006942

Gerència Recursos Humans i Organització

Escar, 1

08039

Ajuntament de Barcelona

0104

Gerència Municipal

Plaça Sant Miquel, 3-5

08002

Ajuntament de Barcelona

LA0006794

Gerència de Drets Socials

València, 344-346

08009

Ajuntament de Barcelona

LA0006791

Plaça Pi Sunyer, 810

08002

Ajuntament de Barcelona

LA0006941

Av. Diagonal, 240

08018

Ajuntament de Barcelona

0502

Torrent de l’Olla, 218-220

08018

Ajuntament de Barcelona

LA0006793

Av. Diagonal, 240

08018

Ajuntament de Barcelona

0504

Gerència de Seguretat i Prevenció Gerència d'Ecologia, Urbanisme i Movilitat Gerència adj. Medi Ambient Gerència adjunta d'Urbanisme Gerència adj. d'Infraestructures. i Coordinació Urbana

Av. Diagonal, 240

08018

Districte de Ciutat Vella

Ramelleres , 17

08001

Districte de l’Eixample

Bruc , 100

08009

Districte de Sants Montjuïc

Creu Coberta , 104106

08014

Districte de Les Corts

Plaça Comas, 18

08028

Districte de Sarrià - Sant Gervasi

Anglí , 31

08017

Districte de Gràcia

Plaça Vila de Gràcia ,2

08012

Districte de Horta Guinardó

Ronda Guinardó, 51

08024

Districte de Nou Barris

Plaça Major de Nou Barris, 1

08016

Districte de Sant Andreu

Ajuntament, 2-4

08030

Districte de Sant Martí

Plaça Valentí Almirall, 1

08018

Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona Ajuntament de Barcelona

LA0006772 LA0006773 LA0006774 LA0006775 LA0006777 LA0006781 LA0006784 LA0006787 LA0006788 LA0006789

Codigo Postal

Ajuntament de Barcelona

LA0006792

Gerència de Presidencia i Economia

Ciutat, 4-6

08002

Ajuntament de Barcelona

0702

Empresa i Ocupació

Ciutat, 4-6

08002

Ajuntament de Barcelona

0703

Serveis Centrals

Plaça Sant Miquel , 3-5

08002

Ajuntament de Barcelona

LA0006795

Gerència de Drets de la Ciutadania, Participació i Transparència

Plaça Sant Miquel , 3-5

08002

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Manual de usuario para la confección y entrega de facturas electrónicas al Ayuntamiento de Barcelona a través del Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña (CAOC).

Sociedad Institut Municipal de Educació de Barcelona Institut Municipal d´Hisenda de Barcelona Institut Municipal de Cultura de Barcelona Institut Municipal de Cultura de Barcelona Institut Municipal de Cultura de Barcelona

DIR3 / Codigo

Nombre Centres Administratius

Dirección

LA0006799

Administració General

Plaça Espanya, 5

08014

LA0006797

Administració General

Av. del Litoral, 30

08005

LA0006806

Direcció de Recursos

La Rambla, 99

08002

1100

Projectes arquitectònics i manteniment

La Rambla, 99

08002

1200

Difusió i sistemes

La Rambla, 99

08002

La Rambla, 99

08002

La Rambla, 99

08002

La Rambla, 99

08002

La Rambla, 99

08002

Institut Municipal de Cultura de Barcelona

1300

Institut Municipal de Cultura de Barcelona

1400

Institut Municipal de Cultura de Barcelona

1500

Institut Municipal de Cultura de Barcelona Institut Municipal d' Urbanisme de Barcelona Institut Municipal de Mercats de Barcelona Institut Municipal de Persones amb Discapacitats Institut Municipal de Paisatge Urbà i Qualitat de Vida Agencia de Salut Pública de Barcelona Institut Municipal de Serveis Socials Agència Local de l'energia de Barcelona

1600

DIRECCIÓ DE CULTURA COMUNITARIA I DE PROXIMITAT DIRECCIÓ DE MEMÒRIA I HISTORIA DIRECCIÓ D'INFRAESTRUCTURES CULTURALS,PATRIMONI I COORDINACIÓ DIRECCIÓ DE SECTORS I INNOVACIÓ

Codigo Postal

LA0006804

Administració General

Bolívia, 105

08018

LA0006798

Administració General

Av. Icària, 145-147

08005

LA0006802

Administració General

València, 344

08009

LA0006801

Administració General

Av Drassanes, 6-8

08001

LA0006923

Administració General

Plaça de Lesseps, 1

08023

LA0006803

Administració General

València, 344

08009

Direcció de Recursos i Administració Generals Recursos i Serveis General

Torrent de l'olla, 218-220

08012

Av. de L'Estadi, 40

08038

0100

Institut Barcelona Esports

LA0006796

Consorci del Besòs

0100

Administració General

Edifici Besós, C/Olímpic, s/n. pl.2, 2

08930

Consorci de Biblioteques de Barcelona

0100

Administració General

La Rambla, 88, 3er

08002

Museu de les Ciències Naturals

0100

Administració General

Passeig Picasso,s/n

08003

Fundació Museu Picasso

0100

Serveis Centrals

Montcada,15

08003

Serveis Generals

Av. Diagonal, 220

08018

Administració General

C/Torrent de l'Olla 218-220

08014

Institut Municipal LA0006800 d'Informàtica Institut Municipal de Parcs LA0006805 i Jardins MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx

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Se debe pulsar el botón

para introducir el centro administrativo.

Figura 22: Centro administrativo informado

El botón

permite cerrar la ventana y volver a la página principal.

Finalmente, se deben guardar los datos pulsando el botón

.

Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde. Asimismo, el receptor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del campo 'Receptor'.

Detalle de factura Esta área está destinada a los conceptos a facturar, así como a otros elementos asociados (impuestos, descuentos, forma de pago, etc.). Para introducir un concepto a facturar hay que pulsar el botón de la tabla de conceptos o líneas.

situado a la derecha

Figura 23: Detalle de factura

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A continuación, el sistema abre la ventana destinada a la generación de conceptos. En el área de datos 'General' se deben rellenar los campos: • Descripción-ID: denominación del producto/servicio • Cantidad: cantidad de producto a facturar • Importe unitario

En el área de datos 'Otros datos', pestaña 'Referencias receptor', se debe introducir: • Ref. contacto: número de contrato que ha asignado el Ayuntamiento o el organismo (8 dígitos) • Ref. transacción: código de pedido que ha asignado el Ayuntamiento o organismo (10 dígitos)

Figura 24: Ventana de generación de concepto o línea de detalle

En el área ‘Impuestos’ se debe introducir al menos un impuesto repercutido. El botón

permite abrir la ventana de selección de impuesto repercutido.

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A continuación, se debe seleccionar el tipo de impuesto y el porcentaje de este que se aplica. Si es necesario, también se pueden rellenar los campos ‘Bases imponibles especiales’ o ‘Otros impuestos especiales’. Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón

.

Figura 25: Ventana de agregación de impuesto repercutido

La ventana se cerrará y aparecerá una nueva fila en la tabla correspondiente.

Figura 25: Ventana de generación de concepto - concepto informado

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Una vez introducido el producto, hay que pulsar el botón producto a la factura.

para incorporar la línea del

El producto/servicio facturado queda detallado en el área de datos 'Detalle factura'. Se pueden crear tantas líneas como sean necesarias pulsando el botón

.

En la parte inferior de esta área se encuentran varias pestañas que permiten introducir, si son convenientes, otros parámetros: descuentos, anticipos, cargos, ayudas, datos de pago, retención global o literales legales. Una vez completada la factura, es posible firmarla mediante el botón 'Firmar' o crearla como borrador para ser tratada en otra ocasión, botón 'Guardar borrador'.

Figura 27: Ventana de generación de factura - factura informada

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3.2.3 Firmar la factura Para firmar la factura hay que pulsar el botón 'Firmar' que se encuentra en la parte inferior de la factura. A continuación, aparece una ventana donde se muestran los certificados digitales instalados en el navegador del ordenador del usuario. Se tiene que seleccionar el certificado correspondiente y pulsar el botón 'Continuar'.

Figura 28: Ventana de selección de certificado

Una vez finalizado el proceso, la factura queda guardada en el nodo 'Emitida'.

Figura 29: Pantalla principal Facturae - Pestaña de facturas emitidas MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx

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3.2.4 Exportar factura – Fitxer XML Para exportar facturas hay que pulsar el botón 'Importar / Exportar' situado en la parte izquierda de la pantalla.

Figura 30: Pantalla principal de Facturae - Exportar facturas

A continuación se abre una ventana donde se debe seleccionar la opción 'Exportar facturas' y pulsar 'Continuar'.

Figura 31: Ventana de selección de importación / exportación

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Acto seguido se abre una ventana donde hay que seleccionar, mediante el botón , la carpeta donde se guardarán los ficheros “xml” de las facturas en el ordenador del usuario. En el campo 'Exportar las facturas en estado' hay que seleccionar la categoría de facturas 'Emitida'. Finalmente, hay que pulsar 'Exportar'.

Figura 32: Ventana de exportación de facturas

Si el proceso finaliza correctamente, el sistema emitirá el siguiente mensaje:

Figura 33: Mensaje de finalización

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3.3 Otras aplicaciones para crear Facturas Electrónicas 3.3.1 Soluciones gratuitas •

• • • •

B2B Router : servicio en la nube que permite crear facturas electrónicas en formato Facturae fácilmente, sin necesidad de un certificado digital, de forma gratuita y enviarlo directamente a las administraciones públicas catalanas mediante el servicio e.FACT. www.HazteUnaFacturae.com : esta web en la versión BASICA admite el envío gratuito de solamente 3 facturas al mes. SERES E-factura : proporciona un servicio de creación y envío manual de las facturas a los proveedores que presenten hasta 3 facturas mensuales. FacturaDirecta by Conductiva Complementos para Microsoft Word 2007 | 2010

3.3.2 Servicios avanzados de facturación electrónica (con coste) • • • • • • • • • • •

CAIXAFACTURA (La Caixa) eFACTURA-Seres TS-factura plataforma de EDICOM EdasFacturas(ZeroComa) B2B Router (Invinet sistemas) CAMERFACTURA (Camerfirma) baVel (Voxel Group) Hazteunafacturae Premium (Enxendra) BS factura (Banco Sabadell) EDIVERSA (Intercambio electrónico de Documentos, S.L.)

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3.4 Entrega de Factura Electrónica – e.FACT 3.4.1 Acceso al buzón Para acceder al buzón de factura electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, hay que hacerlo a través de la dirección web: https://efact.eacat.cat/bustia/CommonServlet;jsessionid=7B71FAA8E6906A2387 3A94DF9A4204B5?accion=changeTab&selectedTab=wellcomeTab&portalId=1

Figura 34: Buzón de facturas electrónicas

3.4.2 Envío de facturas Para acceder a la pantalla hay que seleccionar la pestaña 'Envío de facturas' situada en el buzón de facturas electrónicas. A continuación, hay que seleccionar el fichero que contiene la factura a enviar pulsando el botón 'Navega...'

Figura 35: Buzón de facturas electrónicas - Pestaña de envío de facturas MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx

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Acto seguido se accede al cuadro de diálogo que permitirá seleccionar el fichero que contiene la factura a enviar.

Figura 36: Cuadro de diálogo "Abrir"

Una vez seleccionado, se debe pulsar el botón 'Añade' para que se cargue el fichero en el servidor web. En el área de datos 'Facturas a enviar' aparece una línea con el nombre del fichero de factura que se acaba de subir. En esta misma línea también aparece una columna adicional que permite la carga de ficheros adjuntos en formato PDF. En la columna 'Destinatario' se tiene que abrir el desplegable y seleccionar 'Ayuntamiento de Barcelona' o el nombre del organismo que corresponda.

Figura 37: Listado de facturas gestionadas

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En la parte inferior del área de datos 'Facturas enviadas' hay un campo de cumplimentación opcional que permite introducir una dirección de correo electrónico donde recibir avisos del estado de la factura. Para adjuntar documentos PDF a la factura hay que pulsar el botón 'Navega...' de la columna 'Documentos adjuntos'. A continuación, se accede al cuadro de diálogo donde se podrá seleccionar el fichero a adjuntar. Una vez cargado el fichero, hay que pulsar el botón 'Adjuntar'. Los ficheros adjuntos se pueden eliminar pulsando el icono cada uno de los archivos.

que aparece al lado de

Para realizar el envío se debe marcar la casilla situada delante del nombre de la factura que se quiere enviar y pulsar el botón 'Enviar'. A continuación, se mostrará un código de seguridad que habrá que confirmar. Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Enviar'.

Figura 38: Código de seguridad

De manera automática se vuelve a la pantalla de envío de facturas y se muestra un mensaje de confirmación del envío.

Figura 39: Confirmación de envío

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3.4.3 Consulta de estados Se accede a la pantalla seleccionando la pestaña 'Consulta de estados'. Esta pantalla muestra las facturas enviadas previamente y permite consultar su estado de proceso. Para consultar el estado de una factura se deben rellenar los campos: • Número de factura • Año fiscal de la factura • NIF / CIF del emisor • NIF del receptor • Importe total de la factura A continuación, hay que pulsar el botón 'Buscar'.

Figura 40: Buzón de facturas electrónicas - Consulta de estado

Acto seguido se muestra el histórico de estados por el que ha pasado la factura y se detalla la siguiente información: • • • • • • • •

Número de factura. Identificador de transacción. NIF / CIF del emisor. Año fiscal de la factura. Importe total de la factura. Estado. Fecha del estado. Datos complementarios (esta columna solo aparecerá rellenada para los estados Registrada y Rechazada, mostrándose el número y la fecha de registro de la factura o la razón de rechazo de la misma según corresponda).

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Figura 41: Buzón de facturas electrónicas - Resultado de la consulta de estado

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