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MANUAL DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-01-P02 Versión 1.0 09/10/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES
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Contenido 1.
INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2.
LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4
3.
ROLES .......................................................................................................................................... 4
4.
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7
6.
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES .................................... 8
6.1.
PROPÓSITO .............................................................................................................................. 8
6.2.
ALCANCE .................................................................................................................................. 8
6.3.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 8
7.
ANEXOS ..................................................................................................................................... 11
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1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso
ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES
Código del Proceso
CS‐STAB‐01‐P02
Descripción
PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. DISPARADOR Informe Técnico de Diagnóstico Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles ENTRADAS Informe Técnico de Diagnóstico Disposición de la Subdirección Técnica de Administración de Bienes ACTIVIDADES PRINCIPALES Determinar tipo de contrato del Bien Inmueble Elaborar TDR´s para publicación del inmueble al portal y/o Cursar Invitaciones Individuales Elaborar y suscribir contrato de arrendamiento PROCESO RELACIONADO Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Contratación y Compras Públicas Finalización de Contrato de Arrendamiento Gestión de Monitoreo al pago del Canon de Arrendamiento
Productos/Servicios del Proceso
Bienes inmuebles arrendados
Tipo de Proceso
Sustantivo
Responsables del Proceso
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Tipo del cliente
Cliente externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Administración de Bienes Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006 RESOLUCIÓN INCOP Nro. 013‐09 Ley de Inquilinato Código Civil Ley de Administración de Bienes Reformatoria a la Disposición Transitoria Única de la Ley de Prevención Detención y Erradicación del Delito de Lavado de Activos del Financiamiento de Delitos. Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas publicada en el suplemento del Registro Oficial No. 732 de 26 de junio de 2012. Resolución UGEDEP No 64 A
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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Arriendo de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos:
Para fijar el monto de canon de arriendo, se observará lo dispuesto en la Resolución INCOP‐013‐09 de 06 de marzo de 2009 Artículo 8, lo dispuesto en el Artículo 17 de la Ley de Inquilinato, según el caso, y además se tomará en cuenta la información del Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso del Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles. Para la suscripción de contratos de arrendamiento, los documentos y garantías necesarios son: Documentos: Copia de Ruc Copia de Cédula de Identidad y Papeleta de Votación En el caso de personas jurídicas, copia del Nombramiento. o Las garantías se establecerán de acuerdo al MEMORANDO No. INMOBILIAR‐DPAL‐ 2014‐0277‐M de fecha 20 de junio de 2014, que indica: “PRONUNCIAMIENTO JURÍDICO: …, al entregar en arrendamiento los bienes inmuebles de su propiedad o que se encuentran bajo su administración, deberá establecer con el Arrendatario la garantía correspondiente, la misma que servirá para reparar los posibles daños que se causaren a los inmuebles arrendados…” El archivo único de expedientes de bienes inmuebles, estará bajo el custodio del Analista de Registro de Bienes Inmuebles, sin embargo será de libre acceso para el Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles, y será responsabilidad de este actualizar la información pertinente a su gestión dentro del mismo expediente. o
3. ROLES Analista de Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento. Analista Jurídico DNABI.‐ Ejecuta las actividades de soporte legal, que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento.
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Analista de Registro de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta de la custodia, revisión, y actualización de los expedientes de un bien inmueble así como también el ingreso de la información del bien inmueble al sistema de administración de bienes inmuebles. Arrendatario.‐ Persona que toma en arrendamiento o alquiler un bien inmueble. Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público. Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director de Patrocinio y Asesoría Legal.‐ Ejerce la defensa y patrocinio en los procesos administrativos, judiciales y extrajudiciales en los que sea parte INMOBILIAR; adicionalmente en casos de mediaciones y arbitrajes, así como asesorar a todos los procesos de la Institución a fin de que los actos administrativos emanados de ellos cumplan con los procedimientos y norma establecidas en el ordenamiento jurídico; absolver consultas jurídicas de las diferentes unidades administrativas de la entidad y emitir pronunciamientos respecto de las solicitudes emanadas por otras entidades públicas o entes privados. Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.‐ Gestiona y coordina las actividades con los funcionarios de la Unidad de Arriendos, con el fin de ejecutar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR, que han sido dispuestos para arrendamiento. Subdirector Técnico de Administración de Bienes.‐ Formula, ejecuta y emite la política pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable. BI.‐ Bien Inmueble Canon de arriendo.‐ Cantidad de dinero que se paga por el uso y gozo de un bien inmueble entregado bajo la figura de contrato de arriendo. 5
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DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles. Garantía.‐ Cantidad de dinero u objeto de valor que se da para asegurar el cumplimiento de una obligación determinada en la cláusula de contrato de arrendamiento. Invitación Individual.‐ De acuerdo a lo estipulado en la RESOLUCIÓN INCOP Nro. 016‐09, Artículo 8 determina que: “Los contratos de arrendamiento de locales de uso especial, como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendarán preferentemente a arrendatarios locales, para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el Portal, sino que se podrán cursar invitaciones individuales.” TDR´s.‐Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción, conferencia, negociación, oferta de arriendo, etc.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan ejecutar correctamente la gestión para la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR que han sido dispuestos para arrendamiento.
6.2. ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción del Informe Técnico de Diagnóstico del proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes, hasta la actualización del Sistema de Administración de Bienes Inmuebles.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD
ROL
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Disponer Gestión
Subdirector Técnico de Administración de Bienes
Con el Informe Técnico de Diagnóstico del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes, el Subdirector determina las directrices para el arriendo del bien inmueble y dispone la gestión al Director DNABI.
Memorando
Director DNABI
El Director DNABI, conoce y dispone la gestión al Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles.
Memorando
Disponer Gestión
Definir si el bien inmueble es para uso especial
Con la disposición recibida y el Informe Técnico de Diagnóstico, el Experto determina si el bien inmueble se encuentra Experto en dentro de los casos especiales definidos en Arriendo de la RESOLUCIÓN INCOP (SERCOP) Nro. 013‐ Bienes Inmuebles 09, Artículo No. 8.
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Elaborar TDR´s y especificaciones técnicas
Analista de arriendos
Cursar Invitación Individual
Analista Jurídico
Si el bien inmueble no es para uso especial, el Analista procede con la elaboración de los TDR´s y especificaciones técnicas, posteriormente solicita la validación y aprobación por parte del Experto en Arriendo de Bienes Inmuebles y el Director DNABI respectivamente. Una vez que cuenta con la aprobación de los TDR´s procede a solicitar la publicación al Portal de COMPRAS PÚBLICAS a la Dirección Administrativa. Si el bien inmueble corresponde a un local de uso especial, debe revisar si existen oferentes para el mismo y elaborar la invitación individual para su validación y aprobación. Si posterior a la publicación del bien inmueble en el Portal de COMPRAS PÚBLICAS, no se hubiere obtenido ofertas y este proceso haya sido declarado desierto, de igual forma el Analista debe proceder con la elaboración de la invitación individual. Esta invitación debe ser revisada por el Experto, validada por el Director DNABI y autorizada por el Subdirector Técnico de Administración de Bienes, una vez que se cuenta con esta autorización, el Analista la hace llegar al Arrendatario y recepta la documentación habilitante para la firma del contrato de arrendamiento.
Elaborar borrador de Contrato
Analista Jurídico DNABI
El Analista elabora el borrador de contrato de arrendamiento de acuerdo al formato establecido por la Dirección Nacional de Legalización de Bienes y solicitará mediante memorando la revisión y sumilla del mismo.
Revisar y aprobar contrato
Director de Patrocinio y Asesoría Legal
El Director revisa y aprueba mediante sumilla el contrato de arrendamiento para la suscripción del mismo.
Memorando
Invitación Individual
Borrador de Contrato de Arrendamiento
Contrato de Arrendamiento Sumillado
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Solicitar aprobación y suscripción de contrato
Gestionar entrega de garantías y suscripción del contrato
Inscribir y legalizar contrato
Ingresar Información
Remitir comprobante de depósito de garantía
Una vez sumillado el contrato, el Analista solicita la revisión del mismo por parte del Experto, la validación por parte del Director Contrato de Analista Jurídico DNABI y finalmente la aprobación y Arrendamiento suscripción del contrato por parte del DNABI aprobado Subdirector Técnico de Administración de Bienes. Una vez aprobado el contrato, el Analista solicita el depósito de la garantía en la Contrato de Analista de cuenta bancaria establecida por la Dirección Arrendamiento Arriendo de Financiera, una vez recibido el comprobante suscrito Bienes Inmuebles del depósito gestiona la suscripción del Comprobante de contrato de arrendamiento con el depósito Arrendatario.
Analista Jurídico DNABI
Una vez suscrito el contrato de arrendamiento por los involucrados el Analista procede con la inscripción y legalización del contrato de arrendamiento en el juzgado competente.
Una vez firmado el contrato por el arrendatario, el Experto ingresa la información respectiva a la Matriz de Experto en Arriendos y remite la copia del contrato de Arriendo de arrendamiento al Analista de Registro de Bienes Inmuebles Bienes Inmuebles para su gestión y actualización del Sistema de Administración de Bienes Inmuebles. Una vez actualizada la Matriz de Arriendos el Experto remite mediante memorando el comprobante de depósito de la garantía a la Dirección Financiera para su gestión. Posteriormente el Experto en Arriendo de Experto en Bienes Inmuebles da inicio al proceso de Arriendo de Gestión de Monitoreo al pago del Canon de Bienes Inmuebles Arrendamiento y durante el desarrollo del mismo monitorea el cumplimiento de las cláusulas de los contratos de arrendamiento, si se identifica que existe incumplimiento de estas cláusulas dará inicio al proceso de Finalización de Contrato de Arrendamiento.
Contrato de Arrendamiento Legalizado
Matriz de Arriendos
Memorando
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7. ANEXOS o o o o o
Manual del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Manual del Proceso de Gestión de Monitoreo del pago del Canon de Arrendamiento Manual del Proceso de Finalización de Contrato de Arriendo Formato Contrato de Arrendamiento (CS‐STAB‐01‐P02‐F01) Formato Invitación Individual (CS‐STAB‐01‐P02‐F02)
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MANUAL DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Elaborado Por:
Nombre
Cargo
Ing. Diana Ruiloba
Analista de Procesos
Aprobado Por:
Eco. Vanessa Centeno
Validado por:
Ing. Fabián Moscoso
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles Subdirector Técnico de Administración de Bienes
Firma
Fecha
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión 1.0
Descripción del Cambio Emisión Inicial
Fecha de Actualización 09/10/2014
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