MANUAL DEL PROGRAMA EXCEL LABORAL®

Nivel 1 Tema 1 Caso Práctico 01 Creación Base de Datos de Variables Alfabéticas Capacitaciones Interdisciplinarias y Servicios Profesionales S.A.

Programa Excel Laboral® Manual de contenidos SEGUNDO PASO: PRÁCTICA

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Capacitaciones Interdisciplinarias y Servicios Profesionales S.A CASO PRÁCTICO: CREACIÓN DE BASE DE DATOS VARIABLES ALFABETICAS A continuación se presenta una de las aplicaciones laborales que podrá conocer con el programa Excel Laboral® para facilitarles tareas cotidianas que usted realiza. Muchas veces como docentes o investigadores requerimos de tener información para analizar y poder luego hacer pruebas de evaluaciones o análisis de la información. Cuando esta información está disponible es fácil acceder a ella y analizarla pero en otras muchas ocasiones esto no es posible y nos vemos en problemas para poder hacer nuestro trabajo por falta de información. Para solucionar este problema con Excel Laboral® vamos a ver cómo construir una base de datos de variables alfabéticas a nuestro gusto o según nuestras necesidades de evaluación o análisis. Para hacerlo realizamos los siguientes pasos: 1. Primero debemos crear el archivo de Excel para hacer nuestra base de datos, a este libro le vamos a llamar “Base de datos”, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Barra de título: Nombre del archivo

2. Seguidamente le damos nombre a las hojas del libro “Base de datos” según lo que vallamos a requerir. En este ejemplo vamos a utilizar dos hojas del libro y se llamaran “Soporte” y “BD” tal y como se muestra en la siguiente imagen: Etiquetas de las hojas: Nombre de las hojas

3. Cuando el archivo ya esta preparado para trabajarlo ahora vamos a construir las variables y los códigos que llevaran cada una de ellas. En nuestro ejemplo vamos a usar 3 variables llamadas SEXO, PROVINCIA y GRADO ACADEMICO quedando tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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Programa Excel Laboral® Manual de contenidos Digitalización de las variables y códigos

4 4. Ya con las variables digitalizadas vamos a crear un nombre en Excel para referirnos a los datos que acabamos de crear. Para estos vamos a seleccionar los datos de cada una de ellas pero sin marcar sus encabezados y crear un nombre compuesto por 3 letras. En este ejemplo las vamos a llamar SEX, PRO y GRA. Si queremos crear el nombre, por ejemplo, para la variable provincia lo hacemos tal y como aparece en la siguiente imagen: Cuadro de Nombres: Crear nombre a provincia =”PRO”

5. Luego de ello debemos utilizar dos fórmulas: ALEATORIO.ENTRE y BUSCARV. La primera de ellas permite crear valores al azar entre un mínimo y un máximo indicado, la segunda permite buscar un valor dentro de una matriz utilizando con referencia de búsqueda los valores de la primera columna de la matriz.1 Por ejemplo, si voy a buscar los valores “HOMBRE” o “MUJER” dentro de la matriz SEX lo puede hacer con la función “BUSCARV”. En la siguiente imagen tenemos el valor 1 en la celda B7 y la función BUSCARV en la celda C7. La interpretación de los datos incorporados es: Busque el valor 1 en la matriz SEX y si lo encuentra muestre el dato incorporado en la columna 2 de esa matriz.

Si no encuentras BUSCARV en tu Excel versión 2010 debes usar CONSULTAV. Para ver como se utilizan estas funciones consulta nuestro “Manual de Funciones de Excel Laboral®” o consulta la ayuda de Excel. 1

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Capacitaciones Interdisciplinarias y Servicios Profesionales S.A BUSCARV utilizada para la matriz SEX

5 Este mismo ejercicio debe ser corroborado por usted con las matrices “PRO” y “GRA” anteriormente creadas. 6. Una vez que ya tenemos creada esta función y corroborados los resultados hacemos lo siguiente. Dentro de BUSCARV el valor a buscar puede tener 3 orígenes: a. Digita el valor a consultar (USO DE CONSTANTE). b. Escribe el valor desde una celda (USO DE REFERENCIA). c. Utiliza una función que le ayude a generar el dato (USO DE FUNCIÓN). En nuestro caso lo que vamos a utilizar es la función ALEATORIO.ENTRE. Esta función ayuda a generar números al azar entre dos valores extremos, un inferior y otro superior. Si por ejemplo queremos hacerlo para la variable “PROVINCIA” el dato inferior de los códigos sería el 1 y el dato superior el 7, en el caso de la variable “SEXO” el inferior es el 1 y el superior es el 2, y de la variable “GRADO ACADEMICO” el inferior es 1 y el superior es 3, estos deben ser los números utilizados como inferiores y superiores en la función aleatorio. Si deseas hacerlo para más variables debes observar igualmente los valores extremos de sus códigos. Cada vez que se active el cursor para editar o crear información de Excel se activa el ALEATORIO.ENTRE y con el pulsar “Enter” los datos cambian según el rango indicado a la función. Esto se puede apreciar en la siguiente imagen para “PROVINCIA”: ALEATORIO.ENTRE utilizada para los códigos de Provincia

Este mismo ejercicio debe ser realizado por usted con los valores extremos de las variables SEXO y GRADO ACADEMICO. 7. Como siguiente paso deben crear los encabezados de cada variable en la hoja “BD” y trasladar las funciones de BUSCARV de cada una de ellas.

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Programa Excel Laboral® Manual de contenidos 8. Enseguida sustituye el valor de búsqueda de la función BUSCARV por la función ALEATORIO.ENTRE según los valores máximos y mínimos de los códigos de cada variable. Estos dos pasos quedaran en el Excel tal y como se muestra en la siguiente imagen. Formula lista para generar bases de datos.

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Primer valor de la base de datos a generar.

9. Por último, solamente debemos saber cuántos datos queremos generar para poder crear nuestra base de datos. En este ejemplo vamos a crear una base de datos con 2.000 observaciones de cada una de las variables. Para ello debemos seleccionar las celdas donde tenemos las formulas creadas (Rango B4:D4), copiarlas e ir al final de la última celda donde vamos a copiar las formulas (celda B2003) para hacer esto rápido puede utilizar el cuadro de nombre de Excel. Con el uso del teclado debe seleccionar el rango de celdas donde irán las formulas copiadas (Rango B4:D2003). Con todas celdas seleccionadas copiamos las formulas pulsando el “Enter”. 10. Si es nuestro parecer podemos darle formato a la base de datos generada. Al finalizar nuestra base de datos quedara tal y como se visualiza en la siguiente imagen: Primer valor de la base de datos a generar.

RECOMENDACIONES SOBRE ESTE CASO. El utilizar la función ALEATORIO.ENTRE hace que el archivo sea muy pesado y lento para hacer los cálculos. Por esto lo recomendable es dejar solamente la primera fila de la base de datos con la formula y pegar en valores los demás datos para así eliminar estas

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Capacitaciones Interdisciplinarias y Servicios Profesionales S.A fórmulas (seleccione los datos desde la segunda fila hasta el final, luego clic derecho copiar y clic derecho pegado especial, valores para eliminar las formulas). TEMAS DE EXCEL VISTOS EN ESTE CASO. 1. Creación de un libro nuevo de Excel. 2. Nombre de las etiquetas de hojas. 3. Digitalización de datos (números y texto). 4. Creación de nombres simples. Uso de cuadro de nombres. 5. Funciones de Excel: BUSCARV y ALEATORIO.ENTRE. 6. Comandos de Excel: Copiar, pegar, seleccionar datos, uso del teclado. El trabajo terminado está en el archivo de Excel N1-T01-P01 Base de datos alfabética.

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En Laboral® Excel Laboral® creado una serie de Programa Excel Manual dehemos contenidos

manuales para que aprendas adecuadamente el uso de esta herramienta y resuelvas los problemas que se te presentan. Están divididos de la siguiente forma según el fondo de su portada: 1. Los manuales VERDES que permiten CONOCER las herramientas que posee 8 Excel para trabajar con la información que disponemos. 2. Los manuales AZULES permiten poner en PRÁCTICA los contenidos vistos en el curso y resolver un caso real presentado en el trabajo. 3. Los manuales NEGROS son aportes de los estudiantes donde se APLICA todo lo aprendido y permite la primera creación propia por parte de ellos que se enfoca en el trabajo. Además de ello disponemos de las prácticas y todos los archivos de Excel listos para que comiences a resolver tus problemas laborales de manejo de información. En Excel Laboral® queremos que aprendas a resolver los problemas más rápido con la ayuda de esta herramienta permitiéndote un ahorro considerable de tiempo en el proceso que te permitirá invertirlo luego de una mejor forma, según sus necesidades y preferencias. Cispro S.A.

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